Agendabundel

Over afwijkingen rapporteert het college in de paragraaf bedrijfsvoering zoals beschreven in de artikel 23. 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en nader te bepalen bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 3 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Pagina 7 van 10

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen Artikel 30. Intrekken oude verordening en overgangsrecht De financiële verordening d.d. 26 maart 2019 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treed. Artikel 31. Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening 2023. Aldus besloten in de openbare vergadering van de Gemeenteraad van Rozendaal d.d. 28 maart 2023, de griffier, K.M. Schaap

de voorzitter, drs. E. Weststeijn-Vermaat

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 11 Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 7.500 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in: a. maximaal 30 jaar: rioleringen; b. 40 jaar: nieuwbouw woonruimten en schoolgebouwen; c. 40 jaar: nieuwbouw kantoren en bedrijfsgebouwen; d. 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten, en schoolgebouwen; e. 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop kantoren en bedrijfsgebouwen; f. 25 jaar: hekwerk, uitbreiding en paden begraafplaats g. 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen, zonnepanelen, rioolgemalen; h. 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, speeltoestellen; i. 10 jaar: kantoormeubilair en schoolmeubilair; j. 10 jaar: aanleg tijdelijke terreinwerken; k. 5 jaar: zware transportmiddelen, aanhangwagens, personenauto’s en lichte motorvoertuigen; l. 5 jaar: website m. 5 jaar: afvalcontainers n. 3 jaar: automatiseringsapparatuur, camerasystemen. Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met maatschappelijk nut De volgende materiële vaste activa met maatschappelijk nut worden lineair afgeschreven in: a.

maximaal 40 jaar: klinkerwegen, pleinen en rotondes; b. maximaal 40 jaar: waterwegen, waterbergingen en walbeschoeiing; c. maximaal 30 jaar: parken, sportvelden en groenvoorzieningen; d. maximaal 20 jaar: geluidswallen; e. maximaal 15 jaar: asfaltwegen, asfaltpleinen en asfaltrotondes Pagina 8 van 10

f. g. h. i.

40 jaar: lantaarnpalen openbare verlichting 15 jaar: armaturen openbare verlichting; 10 jaar: straatmeubilair; 10 jaar: pompen en gemalen.

Artikelsgewijze toelichting Artikel 6 lid 2 In artikel 5 lid 1 is, zoals gebruikelijk bij gemeenten, opgenomen dat de raad autoriseert op programmaniveau wat voor de accountant dan leidend is voor het oordeel over begrotingsrechtmatigheid. Overigns biedt het college bij de prigramma’s inzicht in de onderliggende budgetten per taakveld. In artikel 6 lid 2 is opgenomen dat afwijkingen > € 5.000 op het niveau van het taakveld in de tussenrapportage worden opgenomen. Bij de vormgeving van dit artikel is zowel gedacht aan een grensbedrag als aan een percentage om te voorkomen dat ook heel kleine afwijkingen in de rapportage moeten worden opgenomen. Uiteindelijk is gekozen voor een grensbedrag van > € 5.000 wat voor de het merendeel van de programma’s werkbaar is. In verhouding is € 5.000 bij het programma Sociaal Domein relatief laag. De bedoeling is dat de raad in staat is enigszins gevoel en zicht te houden op het verloop van de budgetten door het jaar heen. Artikel 7 Dit artikel heeft tot doel het college in staat te stellen snel te handelen in situaties waarbij het niet lukt vooraf toestemming aan de raad te vragen. Bijbehorende uitgaven tot € 10.000 worden dan achteraf alsnog ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 11 Rechtmatigheid is een breed begrip. De rechtmatigheidsverantwoording door het college is beperkt tot de ‘financiële rechtmatigheid’.

De Commissie BBV die verantwoordelijk is voor de landelijke richtlijnen voor de rechtmatigheidsverantwoording, legt in de kadernota rechtmatigheid uit wat dit precies betekent. De commissie BBV geeft aan dat de rechtmatigheidsverantwoording specifiek betrekking heeft op de volgende criteria: • begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting; • voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden; • misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Eerste lid In relatie tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in het eerste lid opgenomen dat de raad bij aanvang van iedere raadsperiode vaststelt op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Tweede lid

Pagina 9 van 10

In het tweede lid stelt de raad de verantwoordingsgrens vast, waarboven burgemeester en wethouders moeten rapporteren aan de raad (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Derde lid Het derde lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens). Artikel 16 Vanwege de hoge weerstandsratio en het door de jaren heen relatief lage bedrag aan dubieuze debiteuren is in dit artikel opgenomen dat er pas een afzonderlijke voorziening wegens oninbaarheid van debiteuren wordt gevormd bij een totaal aan dubieze debiteuren groter dan € 35.000 (1% van begrotingstotaal). Artikel 26. In artikel 14 van het BBV staat welke informatie de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel is de aanvullende informatievraag van de raad voor deze paragraaf gedefinieerd. In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken een grotere rol gekregen.

De commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken: • Burgemeester en wethouders geven in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. • Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moeten burgemeester en wethouders hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering. • Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Aanvullend moeten burgemeester en wethouders in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de in artikel 11 genoemde rapportagegrens overschrijden. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rozendaal d.d. 28 maart 2023

Klaas Schaap, griffier

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 10 van 10

1 Concept-raadsbesluit Controleverordening.docx

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Rozendaal, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 februari 2023 Besluit: vast te stellen de navolgende: Vast te stellen de Controleverordening Rozendaal 2023 Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant een door de raad benoemde: • registeraccountant of • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b.

accountantscontrole de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • onrechtmatigheden in de jaarrekening; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen. c. de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van het verslagjaar 2023 geeft het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording af bij de jaarrekening. De stellige uitspraken van de commissie BBV in de Kadernota rechtmatigheid zijn daarbij leidend. De rechtmatigheidsverantwoording maakt deel uit van de jaarrekening zodat het huidige kwaliteitsniveau van de controle op rechtmatigheid geborgd blijft. De accountant geeft een

Pagina 1 van 5

Collegevoorstel

getrouwheidsoordeel af bij de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. d. deelverantwoording een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. e. goedkeuringstolerantie een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. f. verbijzonderde interne controle De verbijzonderde interne controle heeft als doel om namens het college, onafhankelijk van het voor de uitvoering van (financiële) processen verantwoordelijk management, vast te stellen of de interne controlemaatregelen binnen de processen zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant vindt eenmaal per raadsperiode plaats. 2. De raad stelt voordat met de accountant een overeenkomst wordt aangegaan het programma van eisen vast.

In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties); c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering. 3. De raad kan in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole, in overleg met de accountant, specifieke aandacht vraagt voor onderwerpen. Hierbij kunnen afwijkende rapporteringstoleranties afgesproken worden. Artikel 3. Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

Pagina 2 van 5

Collegevoorstel

2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde verbijzonderde interne controle. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de senior beleidsmedewerker financiën. Artikel 5. Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3.

Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan Pagina 3 van 5

Collegevoorstel

vormen over het gevoerde financiële beheer en de getrouwheid van zowel het financiële beeld daarvan in de jaarrekening als de verantwoording van het college omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 6. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 7. Rapportering 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de gemeentesecretaris en de senior beleidsmedewerker financiën. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Pagina 4 van 5

Collegevoorstel

HOOFDSTUK V.SLOTBEPALINGEN Artikel 8. Intrekken oude verordening en overgangsrecht De controleverordening gemeente Rozendaal d.d. 30 september 2003 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treed. Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Rozendaal 2023. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rozendaal d.d. 28 maart 2023

Klaas Schaap, griffier

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 5 van 5

1 Concept-raadsbesluit Verordening controlecommissie.docx

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Rozendaal, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 februari 2023 Besluit: vast te stellen de navolgende: Verordening Controlecommissie 2023 Artikel 1. Instelling en Begripsomschrijvingen 1. Er is een controlecommissie. 2. In deze verordening wordt verstaan onder: a. raad: de gemeenteraad; b. college: het college van burgemeester en wethouders; c. de commissie: de controlecommissie; d. accountant: de door de raad aangewezen accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening. Artikel 2. Taken De commissie heeft als taak: a. de voorbereiding van procedures (aanbesteding) tot selectie en aanwijzing van de accountant en het uitbrengen van advies aan de raad over de aanwijzing; b. het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten specifiek; c. het periodiek voeren van overleg met het college over de uitvoering van de verbijzonderde interne controle op de financiële rechtmatigheid zoals bedoeld in artikel 32 van de financiële verordening; d.

het beoordelen – voor de aanvang van de accountantscontrole over het voorgaande boekjaar – van het (meerjarig) controleprotocol en het vaststellen van onderwerpen, die naast de reguliere controle in het bijzonder dat jaar zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole; e. het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en -verslag door de raad. De commissie bespreekt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting daarop door het college in de jaarstukken en de controleverklaring en het accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar advies aan de raad. Daarnaast kan de commissie als klankbord voor het college of de portefeuillehouder financiën fungeren voor: f. eventuele aanpassing van de verordeningen, bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de gemeentewet en het treasurystatuut (en zo nodig hierover de raad adviseren); g. planning en control, risicomanagement, financieel beleid en beheer en doelmatigheidsonderzoeken.

Pagina 1 van 2

Collegevoorstel

Artikel 3. Samenstelling van de commissie a. De commissie bestaat uit 1 lid per fractie uit het blok Algemene Zaken en Financiën van de commissie van advies van de gemeente Rozendaal; b. Het andere lid van de fractie uit het blok Algemene Zaken en Financiën van de commissie van advies fungeert als plaatsvervangend lid; c. De portefeuillehouder financiën van het college en de medewerkers bedrijfsvoering kunnen de vergaderingen bijwonen en advies uitbrengen aan de commissie; d. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter; e. Het college draagt zorg voor ambtelijke ondersteuning van de commissie. Artikel 4. Zittingsduur a. De leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd; b. De leden treden af op de dag van aftreden van de gemeenteraad of zoveel eerder bij beëindiging het van raads- of commissielidmaatschap. Artikel 5. Intrekken oude verordening en overgangsrecht De Verordening controlecommissie 2019 d.d. 5 februari 2019 wordt ingetrokken. Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel 1. De verordening wordt aangehaald als “Verordening controlecommissie 2023”; 2. Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rozendaal d.d. 28 maart 2023

Klaas Schaap, griffier

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 2 van 2

1 Concept-raadsbesluit Treasurystatuut.docx

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Rozendaal, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 februari 2023 Besluit: vast te stellen de navolgende:

Treasurystatuut Rozendaal 2023

1. Inleiding Het treasurystatuut vormt het beleidskader voor de uitvoering van het treasury-functie. Onder treasury wordt verstaan: het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. In het treasurystatuut worden de uitgangspunten, doelstellingen , taken, verantwoordelijkheden, en bevoegdheden vastgelegd. Daarnaast beschrijft het de financiële kaders voor financieringen, uitzettingen en derivaten gebruik. De financiële kaders die hier van toepassing zijn: - Wet Fido en bijbehorende ministeriële regelingen - Gemeentewet - Besluit begroting en verantwoording (BBV) - Wet houdbare overheidsfinanciën - Europese regelingen aangaande staatssteun - Wet markt en overheid - Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo)

Treasury Artikel 1. Begrippenkader In dit statuut wordt verstaand onder: a) Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemde vermogen. b) Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. c) Kredietrisico: De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij, als gevolg van insolventie of deficit. d) Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid. e) Liquiditeitsrisico: Het risico dat de gemeente loopt om niet aan haar korte termijn betalingsverplichting te kunnen voldoen. f) Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen g) Schatkistbankieren: Tegoeden van decentrale overheden aangehouden in de Nederlandse schatkist.

Pagina 1 van 4

Collegevoorstel

h) Treasuryactiviteiten: De financieringsactiviteiten , het bijbehorende risicobeheer en alle activiteiten die erop gericht zijn huidige en toekomstige financiële risico’s in kaart te brengen en te beheersen i) Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Artikel 2. Doelstellingen - Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities. - Het beheersbaar houden van financiële risico’s, zoals renterisico, kredietrisico en liquiditeitsrisico’s. - Het minimaliseren van interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. - Het optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten binnen de wettelijke kaders respectievelijk de richtlijnen en limieten van dit statuut. - Het waarborgen dat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de treasuryfunctie duidelijk wordt geregeld.

Risicobeheer Artikel 3. Uitgangspunten risicobeheer Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangpunten: - Het college legt bij het aangaan van een lening of garantie overwegingen vast ten aanzien van de financiële positie en kredietwaardigheid van de betreffende partij, alsook de impact op de eigen financiële positie.Bij leningen of garanties uit hoofde van de ‘publieke taak’ is bij een bedrag van meer dan € 1.000.000 instemming van de raad vereist. Voor lagere bedragen heeft het college informatieplicht richting de raad. - Het college legt bij het aangaan van een lening of garantie vast op welke wijze zekerheden bij het aangaan van de lening, of garantstelling zijn afgedwongen. - Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. Artikel 4. Renterisicobeheer - Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en liquiditeitenplanning. - Gestreefd wordt naar spreiding in rentetypische looptijden van uitzettingen. Artikel 5. Kredietrisicobeheer Bij uitzettingen en het aangaan van leningen brengt het college in beeld op welke wijze de uitzetting danwel lening past in de meerjarige liquiditeitsplanning. Artikel 6. Liquiditeitsrisico’s De gemeente beperkt haar liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een liquiditeitenplanning.

Gemeentefinanciering Pagina 2 van 4

Collegevoorstel

Artikel 7. Financiering - Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken voor de uitoefening van de publieke taak - Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken in euro’s - Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne liquiditeiten te gebruiken - De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen, waaronder de huisbankier, alvorens een langlopende belegging/financiering wordt gedaan. Dit is ook van toepassing op kortlopende beleggingen/financieringen met een looptijd, langer dan een maand. Deze offertes worden door de gemeente zelf schriftelijk vastgelegd. - Toegestane vormen van het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen zijn daggeldleningen, kasgeldleningen en kredietfaciliteiten in rekening-courant. De gemeente houdt bij het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen rekening met de wettelijke kasgeldlimiet. Een overschrijding van meer dan drie kwartalen moet worden gemeld bij de toezichthouder. Artikel 8. Relatiebeheer De gemeente beoogt het realiseren van gunstige danwel marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: - Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die gesteld zijn aan een AA-rating.

- Financiële instellingen dienen onder Nederlands of anderszins EU-toezicht te vallen, zoals de Nederlandsche bank en Verzekeringskamer. Kasbeheer Artikel 9. Geldstromenbeheer Om de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt: - Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstomen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. - Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank. Artikel 10. Saldo- en liquiditeitsbeheer Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer geldende volgende specifieke richtlijnen: - De gemeente streeft naar concentratie van de overtollige liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities; - Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken.

Hierbij wordt de kasgeldlimiet niet overschreden; - Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening-courant; - Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s; - Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 5 genoemde tegenpartijen toegestaan.

Administratieve organisatie en interne controle Pagina 3 van 4

Collegevoorstel

Artikel 11. Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle We hanteren de volgende uitgangspunten voor de administratieve organisatie en interne controle: - De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat: • De uitvoering rechtmatig en doelmatig is; • De treasuryactiviteiten goed kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; • De juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd is; - De bevoegdheden zijn via mandaat nader schriftelijk vastgelegd; - Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: • Iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd; • De uitvoering en controle geschiedt door verschillende functionarissen; • De uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door verschillende functionarissen. Artikel 12. VerantwoordelijkhedenWe hanteren de volgende verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de treasuryactiviteiten: Functie De Gemeenteraad

College van B&W

Verantwoordelijkheden Het vaststellen van het kaders voor treasury in dit Treasurystatuut Het vaststellen van de paragraaf Financiering in begroting en jaarrekening Het controleren van de naleving van het Treasurystatuut door college. Het uitvoeren van het treasurybeleid binnen de kaders van dit Treasurystatuut Het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid via de paragraaf financiering in de begroting en jaarrekening

Artikel 13. Informatievoorziening In de begroting en jaarstukken geeft het college van burgemeester en wethouders inzicht in de berekening van de kasgeldlimiet, de renterisiconorm, de financieringsbehoefte (indien aanwezig) en de rentelasten externe financiering (indien aanwezig). i Artikel 14. Intrekking oude treasurystatuut Het treasurystatuut zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 31 mei 2016 met kenmerk AW/16/01/02 wordt ingetrokken. Artikel 16. Inwerkingstreding en naamgeving 1. Dit treasurystatuut treed in werking op 28 maart 2023. 2. Dit treasurystatuut wordt aangehaald als: Treasurystatuut Rozendaal 2023. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rozendaal d.d. 28 maart 2023

Klaas Schaap, griffier

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 4 van 4

1 Bijlage rechtmatigheidsverantwoording.pdf

Onderwerp Invoering rechtmatigheidsverantwoording Adviseur Portefeuillehouder Datum

: D. Blagdan : S. Warmerdam : 28 maart 2023

Aan de Raad Inleiding Door wijziging van de Gemeentewet moet het college met ingang van het boekjaar 2023 verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Deze wijziging is het gevolg van een aanbeveling van de commissie-Depla, die in opdracht van het VNG-bestuur advies uitbracht over vernieuwingen en aanpassingen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Sinds de invoering van de rechtmatigheidscontrole door de accountant in 2004 is dit vooral gezien als ‘de verantwoordelijkheid van de accountant’. De commissie vindt dat niet wenselijk, omdat het gemeentebestuur zelf verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid. Door deze wijziging verandert de rolverdeling tussen de gemeenteraad (hierna “de raad”), het college, de accountant en de gemeentelijke organisatie voor de controle en verantwoording van de rechtmatigheid. In de onderstaande afbeelding geeft een samenvatting van de wijzigingen met ingang van het boekjaar 2023. Tot en met boekjaar 2022

Stap 1

Stap 2

Stap 3

•Normenkader wordt vastgesteld •Accountant toetst aan normenkader

•De accountant rapporteert over getrouwe beeld en rechtmatigheid •Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn mede bepalend voor de strekking van de controleverklaring •De raad spreekt met de accountant over de bevindingen m.b.t. de rechtmatigheid

Vanaf boekjaar 2023

Stap 1

Stap 2

Stap 3

•Normenkader wordt vastgesteld •Het college toetst aan normenkader

•Het college rapporteert over rechtmatigheidsfouten en eventuele onduideljkheden •De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over de getrouwheid •De raad spreekt met het college over de bevindingen m.b.t. de rechtmatigheid

Uit de afbeelding blijkt dat de raad (en de Controlecommissie) vanaf 2023 met het college spreekt over de bevindingen met betrekking tot de rechtmatigheid. Er is echter meer, de raad heeft een belangrijke kader stellende rol. In deze notitie is nadere uitleg over de wijzigingen rond de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Achtereenvolgens gaan wij in op: • de definitie van rechtmatigheid; • de nieuwe rolverdeling; • de raad als opdrachtgever; • de door de raad vast te stellen kaders. De kaders legt de raad vast in een aantal formele documenten. Wij sluiten deze notitie af met een korte toelichting op de voorgestelde aanpassingen in deze formele documenten.

1. Wat is rechtmatigheid? Rechtmatigheid is een breed begrip. De rechtmatigheidsverantwoording door het college is beperkt tot de ‘financiële rechtmatigheid’. De Commissie BBV die verantwoordelijk is voor de landelijke richtlijnen voor de rechtmatigheidsverantwoording, legt in de kadernota rechtmatigheid 2023 uit wat dit precies betekent: “Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (Arbo), aanbestedingen, Omgevingswet, subsidievoorwaarden, raadsbesluiten enzovoort. Van een overheidsorganisatie mag immers verwacht worden dat zij conform wet- en regelgeving handelt. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen”1.

Dat betekent dat alleen regels en besluiten die directe impact hebben op financiële beheershandelingen relevant zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording. De Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV is een belangrijk document waarin nadere uitwerking wordt gegeven aan het begrip rechtmatigheid, de rechtmatigheidscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording. In de kadernota rechtmatigheid staan richtlijnen (‘stellige uitspraken’) over de invulling van de controle en verantwoording van de rechtmatigheid van de decentrale overheden conform artikel 75, lid 2 BBV. Afwijken van die richtlijnen is niet toegestaan. Een voorbeeld van een ‘stellige uitspraak’ is de verantwoording van de rechtmatigheid van aanbestedingen in het geval van afwijkingen van de Aanbestedingswet en de ‘Gids proportionaliteit’: “Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het college hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering”2. De commissie BBV geeft ook adviezen. Afwijken van adviezen is mits goed gemotiveerd wel toegestaan. In de kadernota is een specifiek voor raadsleden bedoeld hoofdstuk opgenomen waarin het bestuurlijk belang van rechtmatigheid en de rol van de raad wordt uitgelegd. Deze is uiteraard gebruikt als basis voor deze notitie.

1 Kadernota rechtmatigheid 2023, commissie BBV, paragraaf 2.2. 2 Kadernota rechtmatigheid 2023, commissie BBV, paragraaf 4.1.1.

2. De nieuwe rolverdeling Tot en met de jaarrekening 2022 verstrekken (externe) accountants een controleverklaring inclusief een oordeel over de rechtmatigheid bij de jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 wijzigt dit. In de onderstaande afbeelding is de nieuwe rolverdeling schematisch weergegeven.

De impact op de rol van de ambtelijke organisatie, het college en de accountant is het grootst. De verantwoordelijkheid voor de controle op de rechtmatigheid verschuift immers van de accountant naar het college, de uitvoering komt te liggen bij de ambtelijke organisatie. De omvang van de impact van die gewijzigde rolverdeling is mede afhankelijk van de keuzen die de raad in haar rol als opdrachtgever maakt.

3. De raad als opdrachtgever De raad stelt de kaders voor het financieel beheer en de controle. Op grond van deze rol is de raad de opdrachtgever voor de (rechtmatigheids-) controle. Ook controleert de raad bij de vaststelling van de jaarstukken of deze kaders worden nageleefd. De raad stelde deze kaders altijd al vast, wat dat betreft niets nieuws onder de zon. Nieuw is dat het gesprek vooraf over de kaders en achteraf over de uitkomsten van de rechtmatigheidscontrole nu door de raad met het college en de directie wordt gevoerd en niet meer met de accountant. In Rozendaal functioneert een Controlecommissie die de raad adviseert en ondersteunt in haar kaderstellende taken. De accountant heeft nog wel een rol in de rechtmatigheidscontrole. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is van de jaarrekening waarbij de accountant een verklaring afgeeft moet de accountant controleren of de rechtmatigheidsverantwoording klopt. Dat houdt in: Berust op een goed georganiseerde en uitgevoerde interne controle in de gemeente. De door de raad te bepalen kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording en de onderliggende interne audit vallen in twee delen uiteen: • De diepgang van de rechtmatigheidsverantwoording. Dat is de grens waarboven ‘afwijkingen’3 in de verantwoording moeten worden opgenomen. Deze mag maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) zijn.

Daarnaast kan de raad nadere regels stellen voor het toelichten van ‘afwijkingen’ in het jaarverslag. • De reikwijdte van de verantwoording. Wettelijk moet de verantwoording minimaal gaan over de financiële rechtmatigheid waarbij het door de raad jaarlijks vast te stellen normenkader rechtmatigheid bepalend is4. De raad kan echter besluiten om ook andere aspecten in de verantwoording te betrekken. De verantwoording krijgt daardoor meer het karakter van een ‘in control statement’. In de onderstaande afbeelding en de toelichting daarop wordt dit verder uitgelegd.

3 Met ‘afwijkingen’ worden fouten en onduidelijkheden bedoeld. Voor beide categorieën geldt

de vast te stellen verantwoordingsgrens afzonderlijk. 4 Het normenkader omvat minimaal alle landelijke en lokale wetten en regels met impact op de financiële beheershandelingen. Lokale regels zijn alle verordeningen die door de gemeenteraden zijn vastgesteld en alle raadsbesluiten met een kaderstellend karakter die betrekking hebben op financiële beheershandelingen.

Zoals aangegeven moet wettelijk minimaal verantwoording over de financiële rechtmatigheid worden afgelegd. De raad kan echter besluiten om de verantwoording te ‘upgraden’. De eerste stap is ‘financieel in control’. Dit houdt in dat de inrichting van de organisatie zodanig is dat monitoring en sturing op financiële doelen en de getrouwheid (juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de jaarrekening is geborgd in de bedrijfsvoering. Krachten vanuit de accountant spelen hierbij een rol. De accountant controleert ook na 2022 nog steeds de getrouwheid van de jaarrekening en stelt daarbij steeds hogere eisen aan de kwaliteit van de organisatie van de gemeente. Bij onvoldoende kwaliteit wordt het steeds lastiger om een accountant te vinden die de controle wil uitvoeren en/of wordt de organisatie geconfronteerd met hoge accountantskosten vanwege het meerwerk dat de accountant dan moet doen. Een ultieme stap is het ‘in control statement’. Dat houdt in dat alle, dus ook niet financiële, doelstellingen van de organisatie in de verantwoording worden betrokken. Maatschappelijke ontwikkelingen zorgen voor meer druk op informatievoorziening die niet alleen gericht is op financieel maar ook beleidsmatig. Denk bijvoorbeeld aan doelstellingen op het gebied van duurzaamheid.

Natuurlijk hebben de keuzes voor zowel de diepgang als de reikwijdte van de verantwoording grote impact op de organisatie in brede zin maar natuurlijk ook op de omvang van de onderliggende interne audit die moet worden uitgevoerd om tot de verantwoording in de jaarrekening te komen. 4. De door de raad vast te stellen kaders in Rozendaal Zoals hiervoor aangegeven heeft de raad de opdrachtgeversrol voor de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de diepgang en reikwijdte van de controle en verantwoording is het voorstel aan de raad als volgt: • Diepgang: De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording gemeld moeten worden mag 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) bedragen. Het voorstel is om deze grens dan ook te hanteren voor de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering houdt het college zich aan de volgens de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV verplichte onderwerpen. De interne audit op de rechtmatigheid zal worden uitgevoerd met een controlematerialiteit van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves om aan te sluiten bij de materialiteitsgrens die de accountant bij de controle van de jaarrekening hanteert.

• Reikwijdte: De ambitie van het college is om voor de eerste periode te voldoen aan de wettelijke eis voor de rechtmatigheidsverantwoording, de financiële rechtmatigheid. Wel zal vanaf de start van de interne audit al aandacht worden besteed aan de beheersing van de bedrijfsvoering gericht op de getrouwe verantwoording van de financiën in de jaarrekening. Daar waar nodig zal interne audit management en het college adviseren over procesverbeteringen die nodig zijn om financieel in control te komen. Het zetten van stap drie richting ‘in control statement’ vraagt een aanmerkelijk bredere aanpak van de audit met aspecten op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid, juridische kwaliteit en privacy en gegevensverwerking. Deze stap kan, als dat al wenselijk is, pas volgen nadat het gewenste niveau van ‘in control’ in de brede bedrijfsvoering is bereikt.

5. Aanpassing van formele documenten Op grond van de gewijzigde rolverdeling en de door de raad vast te stellen kaders moeten een aantal verplichte formele documenten worden aangepast. Dit zijn de volgende documenten: • de Verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet (hierna ‘de financiële verordening’); • de Verordening op grond van artikel 213 van de Gemeentewet (hierna ‘de controleverordening’); • de Verordening Controlecommissie • het Controleprotocol waarin nadere aanwijzingen zijn opgenomen voor de controle en de bijlage daarvan: het Normenkader rechtmatigheid 5.1. De financiële verordening (artikel 212 Gw) In deze verordening worden de spelregels voor het financieel beleid, het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vastgelegd. In verband met de rechtmatigheidsverantwoording door het college zijn in de financiële verordening een aantal bepalingen aangescherpt en/of aanvullend opgenomen die betrekking hebben op de controle van en de verantwoording over de financiële rechtmatigheid door het college in de jaarrekening. Het betreft de organisatie en uitvoering van de interne audits als grondslag voor de verantwoording en de verantwoordings- en rapportagegrens voor de jaarrekening. De bepalingen sluiten aan bij de in het voorgaande benoemde kaders. 5.2.

De controleverordening (artikel 213 Gw) In deze verordening liggen de regels voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening was heel specifiek gericht op de accountantscontrole. Zo zijn er bepalingen opgenomen over de (wettelijke) inhoud van de controleopdracht, de benoeming van de accountant door de raad, de door het college te verstrekking informatie en de inrichting van de accountantscontrole en de rapportering daarover. Omdat de controle op de rechtmatigheid niet langer door de accountant wordt uitgevoerd maar door het college zijn de nodige aanpassingen gedaan in deze verordening. 5.3. De verordening Controlecommissie De Controlecommissie is namens de raad advies- en gesprekspartner voor het college en de accountant voor de (rechtmatigheids-)controle. De commissie doet dat vanwege de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad maar treedt daarbij niet in de bevoegdheden van raad en het college.

Specifiek voor de rechtmatigheidscontrole heeft de Controlecommissie de volgende taken: • de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol; • het zijn van eerste aanspreekpunt richting de raad voor het college voor de opzet en uitvoering van de interne controle op de rechtmatigheid; • een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak en de uitkomsten uitgevoerde controle; • het evalueren van de werkzaamheden van de accountant en het; • het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken. Ook in deze verordening zijn natuurlijk aanpassingen noodzakelijk vanwege de gewijzigde rolverdeling inzake de rechtmatigheidscontrole en -verantwoording.

5.4. Het controleprotocol en het normenkader In het controleprotocol is de opdracht aan de accountant en met ingang van 2023 ook het college uitgewerkt. Deze opdracht is gebaseerd op de bepalingen in de verordeningen 212 en 213. In het controleprotocol staan meer gedetailleerde afspraken waaraan de accountant en het college zich moeten houden bij de controle. Het gaat om de volgende onderwerpen: • de normen waaraan de controles moeten voldoen; • de percentages of bedragen die moeten worden gebruikt voor een (anders dan) goedkeurende verklaring/de rechtmatigheidsverantwoording; • vanaf welk percentage of bedrag de accountant een opmerking moet maken in het verslag van bevindingen; • wat het college over rechtmatigheid moet opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag. Het controleprotocol bestond al jaren. Nieuw zijn voor 2023 de aanwijzingen voor de op te stellen rechtmatigheidsverantwoording door het college, waaronder de van toepassing zijnde normen en de verantwoordingsgrens. Een bijlage bij het controleprotocol is het op grond van landelijke regelgeving (van de commissie BBV) verplichte ‘normenkader rechtmatigheid’. Inhoudelijk verandert daaraan door de verschuiving van de rechtmatigheidscontrole van de accountant naar het college niets.

Het is echter formeel verplicht om het normenkader jaarlijks te actualiseren in verband met wijzigingen in wetten, regels en verordeningen voor zover die impact hebben op de financiële rechtmatigheid. Het normenkader wordt jaarlijks achteraf vastgesteld door de raad om zo veel mogelijk in het jaar gewijzigde of nieuwe verordeningen in het normenkader te benoemen. Bij de uitvoering van de interne controle tijdens het jaar wordt natuurlijk wel rekening gehouden met gewijzigde of nieuwe verordeningen.

6. Gevraagd besluit Door wijziging van de Gemeentewet moet het college met ingang van het boekjaar 2023 verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Dat betekent dat deze in de jaarrekening 2023 voor het eerst wordt opgenomen. De kaders daarvoor worden door de raad vastgesteld en vastgelegd in de genoemde verordeningen op grond van de artikelen 212 en 213 Gemeentewet en het controleprotocol met het bijbehorende normenkader rechtmatigheid. De raad wordt gevraagd om wijzigingen in de volgende stukken vast te stellen: • de financiële verordening • de controle verordening • de verordening Controlecommissie • het controleprotocol Per verordening geven wij in bijlage 1 tot en met 3 een toelichting op de wijzigingen in de verordeningen. Het controleprotocol is op grond van de wetswijziging en aangepaste verordeningen geheel herschreven.

Raadsinformatiebrief

Bijlage 1. Aanpassing Financiële verordening ex artikel 212 Gw Artikel oud 1

Artikel nieuw 1

Tekst oud

Tekst nieuw

Reden wijziging

NVT

NVT

11

NVT

Rechtmatigheidsverantwoording de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording: 1. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. 2. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) die in de in lid 1 genoemde rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen nader toegelicht.

Het college controleert met ingang van 2023 de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen van de gemeente en legt daarover verantwoording af in de jaarrekening. Daarbij neemt het college de stellige uitspraken van de commissie BBV in de kadernota rechtmatigheid 2023 in acht. De raad stelt de verantwoordingsgrens vast, waarboven het college moet rapporteren aan de raad. Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. (kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021).

21

23

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op. Daarnaast neemt het college in elk

In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken ook een grotere rol gekregen.

Pagina 1 van 16

Artikel oud

25 d

Artikel nieuw

27 d

Tekst oud

Tekst nieuw

Reden wijziging

Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

geval ook de op grond van stellige uitspraken van de commissie BBV in de kadernota rechtmatigheid verplichte onderwerpen op.

het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de

het afleggen van verantwoording door het college aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

De commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken: a. Burgemeester en wethouders geven in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. b. Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moeten burgemeester en wethouders hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering. c. Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De teksten van deze artikelen zijn aangepast vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Pagina 2 van 16

Artikel oud

27 lid 1

Artikel nieuw

29 lid 1

Tekst oud begroting en relevante wet- en regelgeving Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Tekst nieuw

Reden wijziging

Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Over afwijkingen rapporteert het college in de paragraaf bedrijfsvoering zoals beschreven in de artikel 23.

Pagina 3 van 16

Bijlage 2 aanpassing controleverordening Artikel Artikel Tekst oud oud nieuw Aanhef Aanhef De raad van de gemeente Rozendaal; gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten; Artikel 1c

NVT

Artikel 1c

Artikel 1f

rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

NVT

Tekst nieuw

Reden wijziging

De raad van de gemeente Rozendaal;

Het Besluit accountantscontrole gemeenten is per 2017 vervangen door het (inhoudelijk gelijkluidende) Besluit accountantscontrole decentrale overheden De accountant controleert met ingang van 2023 de getrouwheid van de jaarrekening waarvan de rechtmatigheidsverantwoording door het college onderdeel uitmaakt.

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van het verslagjaar 2023 geeft het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording af bij de jaarrekening. De stellige uitspraken van de commissie BBV in de Kadernota rechtmatigheid zijn daarbij leidend. De rechtmatigheidsverantwoording maakt deel uit van de jaarrekening zodat het huidige kwaliteitsniveau van de controle op rechtmatigheid geborgd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af bij de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. De verbijzonderde interne controle heeft als doel om namens het college, onafhankelijk van het voor de uitvoering van (financiële) processen verantwoordelijk management, vast te stellen of de interne controlemaatregelen binnen de processen zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt.

Het college controleert met ingang van 2023 de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen van de gemeente en legt daarover verantwoording af in de jaarrekening. Daarbij neemt het college de stellige uitspraken van de commissie BBV in de kadernota rechtmatigheid 2023 in acht. Dat betekent niet dat de accountant geen werkzaamheden meer verricht op het gebied van rechtmatigheid maar wel een belangrijke verandering van die werkzaamheden. Vanaf 2023 moet de accountant de opzet, het bestaan en de werking van het (interne controle) proces dat ten grondslag ligt aan de Pagina 4 van 16

Artikel oud Artikel 3 lid 1

Artikel nieuw Artikel 3 lid 1

Tekst oud

Tekst nieuw

Reden wijziging

Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

NVT

Artikel 3 lid 6

NVT

rechtmatigheidsverantwoording controleren en vaststellen dat de verantwoording in de jaarrekening aansluit op de uitkomsten van dat proces en de uitgangspunten van het controleprotocol van de gemeente Rozendaal.

Artikel 5 lid 3

Artikel 5 lid 3

Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 7 lid 1

Artikel 7 lid 1

Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde verbijzonderde interne controle. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer en de getrouwheid van zowel het financiële beeld daarvan in de jaarrekening als de verantwoording van het college omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een

Zoals hiervoor aangegeven is de oordeelsvorming over de rechtmatigheid met ingang van het boekjaar 2023 geen taak meer van de accountant. Wel moet de accountant vaststellen dat de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening ‘getrouw’ is. Dat doet hij op de wijze zoals hiervoor toegelicht bij de aanpassingen van de artikelen 1 en 3. Bevindingen hierover dient de accountant uiteraard ook aan de raad te rapporteren.

Pagina 5 van 16

Artikel oud

Artikel 7 lid 3

Artikel nieuw

Artikel 7 lid 3

Tekst oud

De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

Tekst nieuw goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

Reden wijziging

De term “accountantsverklaring” is vervangen door “controleverklaring”. Een controleverklaring is één van de soorten accountantsverklaringen. Bij een controleverklaring geeft de accountant een oordeel over de jaarrekening met een redelijke mate van zekerheid.