Agendabundel

Samenstelling De adviesraad sociaal domein bestaat uit een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur (voorzitter, penningmeester en secretaris). De adviesraad bestaat uit minimaal zeven en maximaal twaalf leden, inclusief de voorzitter. De adviesraad sociaal domein wordt gevormd door vertegenwoordigers met werk- en/of praktijkervaring in het sociaal domein, met een brede achterban en woonachtig in de gemeente Rheden of Rozendaal. De leden worden door het college van burgemeester en wethouders benoemd. Op 31 december 2024 is de samenstelling van de adviesraad als volgt:

1.

Naam Angela Vos

Functie Voorzitter

2.

Kees van de Haak

Penningmeester

3.

Kyra Jurriëns

Secretaris

4. 5. 6. 7.

Wieke Kluft Anne Bruger Sonja Kapel-Pauli Frits van Aggelen

Co-secretaris Lid Lid Lid

8. 9.

Erdem Yildiz Lotte Ulrich

Lid Lid

10

Hans de Beer

Lid

Achterban Gezondheid, preventie, welzijn, cultuur Humanitas, Vluchtelingenwerk, schuldhulpmaatje, kerken Ouderenzorg, sport- en preventieakkoord Buurthuis de Poort, Wmo Cosbo en NIO Dierense speeltuin, minima Inloophuis Dieren, Humanitas, Zoomerij Humanitas, sport Bestaanszekerheid, jonge ouders Werk en inkomen

Woonplaats Dieren Rheden

Rozendaal Velp Rheden Dieren Dieren Dieren Dieren Dieren

In juli 2024 is Lotte Ulrich toegetreden tot de adviesraad sociaal domein. Zij vertegenwoordigt onder andere jonge ouders en is een welkome verjonging binnen de adviesraad. Wij zijn heel blij dat zij ons is komen versterken. Verder hebben zich in de samenstelling van de adviesraad geen wijzigingen voorgedaan. De adviesraad wordt secretarieel ondersteund door Carla Lodder-Eimers (managementassistent). Daarnaast sluit Gerthy Staring – manager sociaal domein van de gemeente Rheden – regelmatig aan bij de vergaderingen van de adviesraad om een inhoudelijke bijdrage te leveren.

1

Meer informatie over de rol en taken van de adviesraad sociaal domein vindt u in bijlage 1.

3

Vergaderingen De adviesraad is in 2024 zeven keer bij elkaar gekomen. De vergaderingen vonden plaats in de maanden januari, maart, april, mei, juli, september en november. Het dagelijks bestuur stelt de agenda op. Onderwerpen die op de agenda staan, worden doorgaans voorbereid door beleidsadviseurs van de gemeenten. Ook vindt één of twee keer per jaar een overleg plaats met de wethouders die het sociaal domein in hun portefeuille hebben. In 2024 zijn de volgende (hoofd)onderwerpen tijdens de vergaderingen behandeld: Datum 26-01-2024

Locatie Gemeentehuis in Velp

22-03-2024

’t Sprengenhus Laag Soeren

23-04-2024

Biljoenbad Velp

31-05-2024

Gemeentehuis in Velp

05-07-2024

Gemeentehuis in Velp

20-09-2024

Gemeentehuis in Velp

08-11-2024

Gemeentehuis in Velp

Onderwerpen • Toelichting Incluzio over hun taken en behaalde resultaten door regiomanager Incluzio en beleidsadviseur gemeente Rheden • Bespreking tevredenheidsonderzoek Incluzio en uitleg over nieuwe werkwijze • Koersdocument gemeente Rheden • Rechtsbescherming • Toelichting door bestuurder van ’t Sprengenhus • Zichtbaarheid en vindbaarheid van de ASD voor inwoners en organisaties • Effect spreidingswet op leefbaarheid • Extra overleg/vragenronde m.b.t. het concept Koersdocument • Toelichting wachttijden Wmo – door manager Samenleving • Koersdocument en Kadernota • Jaarverslag 2023 van de ASD • Werkervaringsplaatsen – door teammanager Werk & re-integratie • Opzetten eigen website – adviezen van een communicatiedeskundige • Voortgang Kadernota • Kennismaking wethouder Hofman (Wmo overgenomen van wethouder Hofstede) • Bezuinigingen en proces – door wethouders Hofstede en Hofman • Communicatie/website • Toelichting jongerenraad – door jongeren en Participatiepartners • Toelichting Rhedense Inclusieagenda – door betreffende beleidsadviseur • Uitkomsten begrotingsbehandeling en vervolg.

Tussen de vergaderingen door zijn diverse afstemmingsmomenten geweest van de adviesraad, in kleiner comité.

4

Uitgebrachte adviezen In 2024 heeft de adviesraad 9 adviezen uitgebracht. Datum Februari Maart

Gevraagd/ongevraagd Gevraagd Gevraagd

Mei

Gevraagd

Mei

Ongevraagd

Juni Juli

Ongevraagd Ongevraagd

Oktober Oktober November

Ongevraagd Ongevraagd Gevraagd

Advies Reactie op memo m.b.t. Rechtsbescherming Rozendaalse visie op het sociaal domein & publieke gezondheid 2024-2028 Koersdocument Sociaal Domein ‘Samen Leven in Rheden’ Verbeteren communicatie ihkv de wachttijden (o.a. door tussentijdse telefonische contactmomenten) Inspreekbijdrage m.b.t. de Kadernota 2025 Rol Adviesraad Sociaal Domein in het proces rond de Kadernota Inspreekbijdrage m.b.t. de programmabegroting Begrotingsbehandeling/bezuinigingsproces Rhedense Inclusieagenda

Verder heeft de adviesraad het traject rond het voortbestaan van het Hospice in Rozendaal nauw gevolgd en de partijen die de overname mogelijk gemaakt hebben, bedankt voor hun inspanningen.

Bijgewoonde activiteiten en bijeenkomsten Leden van de adviesraad sociaal domein sluiten aan bij diverse bijeenkomsten en activiteiten om kennis op te doen, mensen te ontmoeten, signalen op te vangen en goed geïnformeerd te zijn. In 2024 zijn de volgende activiteiten en bijeenkomsten door één of meerdere leden bijgewoond: • • • • • •

Bijeenkomst voor cliënten- en adviesraden uit de regio rondom het Integraal Zorg Akkoord (IZA) en specifiek over inwoner- en patiëntparticipatie in Arnhem op uitnodiging van Onze Huisartsen. Congres Binnenlands Bestuur over sociale basis/bestaanszekerheid. Twee bijeenkomsten Stuurgroep Samen Gezond Velp en Rozendaal. Themabijeenkomsten rond de aangekondigde bezuinigingen (cultuur, bestaanszekerheid, sociale basis). ‘Kloofdichters’ bij de Zoomerij. Diverse raadsvergaderingen met name rond Kadernota en begrotingsbehandeling.

Communicatie Globale informatie over de adviesraad sociaal domein is te vinden op de website van de gemeente Rheden en Rozendaal. Wij hebben de wens om als onafhankelijk adviesorgaan op een andere manier naar buiten treden. Er is gestart met het opstellen van een communicatieplan. Met wie willen communiceren? Wat wordt het doel van de communicatie en welke middelen zetten we dan in? Er is gesproken met een communicatiedeskundige, er is informatie ingewonnen bij de koepel van adviesraden en er is met de gemeente Rheden gekeken naar een vorm om zonder entiteit toch tot een eigen website te komen. Dit laatste heeft meer voeten in aarde dan wij als adviesraad vooraf ingeschat hadden. Wij hopen in de eerste helft van 2025 de website ‘live’ te hebben.

5

Jaarrekening 2024 In 2024 was er een totaalbedrag van € 18.000,- beschikbaar. Er is in totaal een bedrag besteed van € 1.650,-. Uitgaven waren onder andere voor het lidmaatschap van de Koepel Adviesraden sociaal domein en de vacatiegelden van de leden. Aan de uitgavenkant hebben we te maken gehad met een aantal meevallers. Zo hebben we deskundigheid kunnen inhuren op vrijwillige basis (eigen netwerk) en vanuit ons lidmaatschap bij de Koepel van Adviesraden. Het realiseren van de website kost meer tijd dan we oorspronkelijk gedacht hadden, waardoor de kosten doorschuiven naar 2025. Ook hebben we gemeend om projectkosten zo laag mogelijk te houden, passend in een tijd van bezuinigingen. Het restant van € 16.350,- vloeit terug naar de algemene middelen. Een uitgebreider overzicht vindt u in de jaarrekening 2024 (zie bijlage 2).

Vooruitblik 2025 Op het moment dat dit jaarverslag verschijnt, is 2025 al een kwartaal onderweg. Een intensief kwartaal, waarin de gemeente Rheden het proces ‘Samenwerken in Rheden’ van de grond kreeg. In dit proces denken zoveel mogelijk organisaties en instellingen mee met de gemeente over hoe we de gemeente kunnen zijn die we ook daadwerkelijk willen zijn – zelfs in tijden van bezuinigingen. Wij als adviesraad blijven ons hier actief mee bemoeien, vanuit de onafhankelijke rol die wij hebben. Dit is een belangrijke doelsteling. We doen dit vaak onzichtbaar, op de achtergrond, maar ook steeds vaker zichtbaar. Want ook dat is één van de doelstellingen die we ons voor dit jaar hebben gesteld: We willen meer en beter zichtbaar zijn, zodat we beter vindbaar zijn. Dat willen we onder andere realiseren met een eigen website. Een derde doelstelling is dat we in al het Rhedense bezuinigingengeweld niet vergeten ook de adviesraad van Rozendaal te zijn. Natuurlijk heeft ons werk altijd ook te maken met de gemeente Rozendaal. De uitvoering van het beleid op het sociaal domein is immers voor beide gemeenten hetzelfde. Maar de uitgangspositie en daarmee de uitwerking is dat zeker niet. Wij hebben hier aandacht voor. En dan zijn er nog de inhoudelijke dossiers. De wachttijden voor Wmo- en Jeugdhulp baren ons bijvoorbeeld al lange tijd grote zorgen.

De gemeente werkt hieraan en heeft zich nu als doel gesteld deze wachttijden voor de zomer van 2025 weggewerkt te hebben. We zullen dit natuurlijk goed volgen. We houden in de gaten of de dienstverlening van beide gemeenten voldoende gericht is op mensen met beperkingen op het gebied van internet, taal, cultuurverschillen, lichamelijke beperkingen, vervoersbeperkingen, ouderen et cetera. Ook zijn we heel geïnteresseerd in de verschillende nieuwbouwprojecten die in de gemeente Rheden gaan gebeuren. Want een stevige sociale basis begint in je eigen buurt. En als je daarvoor bij de bouw al een stevig fundament kunt leggen, moet je het niet laten. Een goed begin is tenslotte het halve werk.

Dit verslag is vastgesteld in de vergadering van 18 april 2025.

6

Bijlage 1: rol en taken adviesraad sociaal domein De rollen, taken en inzet van de leden zijn: ●

De adviesraad heeft de verantwoordelijkheid om het college gevraagd en ongevraagd te adviseren en te informeren over onderwerpen die de vorming en evaluatie van het gemeentelijk beleid ten aanzien van het sociaal domein betreffen.

●

De adviesraad heeft de rol en taak om uitgangspunten en richtlijnen van de beleidskaders te toetsen alsook de toetsing of belangengroeperingen en (kwetsbare) inwoners of hun vertegenwoordigers voldoende zijn betrokken bij het verkrijgen van inzicht over deze beleidskaders. Indien deze inwoners niet bereikt (kunnen) worden dan doet zij heeft de adviesraad ene taak om deze inwoners een stem te geven.

●

De adviesraad heeft een signaleringsfunctie bij de uitvoering van beleid.

●

In samenspraak met de gemeente wordt bepaald bij welke beleidsvorming en beleidsevaluatie de adviesraad wel/niet wordt. Dit om overbelasting te voorkomen en te focussen op die beleidsvorming en -evaluatie waar het de kwetsbare inwoners betreft.

●

De adviesraad is een klankbordgroep/sparringpartner voor de gemeenten, temeer ook omdat zij een achterban vertegenwoordigen. Beleidsvorming dient een co-productie tussen adviesraad en gemeenten te zijn. Het doel hierbij is om beleid te formuleren en uit te voeren met draagvlak uit de samenleving. Het gaat hier vooral om de beleidsstukken die de kwetsbare inwoners zo goed mogelijk helpen participeren en te bedienen. Dit is een gezamenlijk doel.

●

De leden van de adviesraad hebben een aantoonbare achterban en/of netwerk uit de samenleving die zij actief kunnen benaderen en raadplegen.

●

De adviesraad heeft de wil tot samenwerking met de gemeenten en te fungeren als sparringpartner om beleidsontwikkeling en -uitvoering mede vorm te geven.

●

De adviesraad pikt signalen uit de samenleving op, net als bestaande cliëntenorganisaties, belangenorganisaties en maatschappelijke partners dat ook doen. Zij hebben regelmatig contact en overleg met elkaar in zogenaamde netwerkbijeenkomsten om hun signalen met elkaar te delen en af te stemmen over wat er leeft in de samenleving. Op deze wijze werkt de adviesraad aan representativiteit en legitimiteit.

●

De adviesraad agendeert de meest prangende signalen richting gemeente en doet vervolgens verder onderzoek naar de signalen. Dit doet zij door samen met de gemeenten diverse participatievormen in te zetten om met verschillende groepen burgers in gesprek te komen en hun ervaringen en ideeën te horen over het betreffende signaal/onderwerp.

●

Vanuit de gemeenten ondersteunt een ambtelijk secretaris het adviesorgaan en de werkgroep. Hij of zij heeft vooral een procesmatige rol, zonder stemrecht. Hij of zij treedt op als verbindende schakel: tussen beide organen en daarnaast met de ambtelijke organisatie en de coördinerend portefeuillehouders.

7

Bijlage 2: jaarrekening 2024

Jaarrekening Adviesraad Sociaal Domein Gemeente Rheden & Gemeente Rozendaal begrotingsjaar 2024

€

Subsidie Gemeente Rheden en Gemeente Rozendaal Er zijn geen andere inkomstenbronnen

18.000,00

Vacatiegelden leden Opleidingen/lidmaatschappen Deelname projecten Deskundigheid expertise inhuren Website Onvoorzien

begroot € € € € € €

1.200,00 2.800,00 6.000,00 2.500,00 2.500,00 3.000,00

werkelijk € 1.050,00 € 600,00 € € € € -

Totaal

€

18.000,00

€

€

1.650,00

8

-

Agendapunt

Onderwerp

Fractie(s)

Toelichting

Stand van zaken

Raad 13-05-2025

Plaatsen van een Flitspaal langs de Schelmseweg

R'74

De motie roept het college op om: Om op zo kort mogelijke termijn bij de provincie Gelderland het verzoek in te dienen tot het plaatsen van een flitspaal op de betreffende locatie aan de provinciale weg N785; Daarbij actief de zorgen van bewoners en de verkeersonveiligheid te onderstrepen met beschikbare gegevens (zoals snelheidsmetingen, meldingen, incidenten e.d.). De Motie is aangenomen (9-0).

Onder handen. We zijn hierover in overleg met de Provincie.

Verzoekt het College om: a. De Raad regelmatig te informeren over de voortgang van het bouwinitiatief met de focus op het behoud restant Rijksmonument ‘De Wagenschuur’. b. Om de Raad regelmatig te informeren over het toezicht/eventuele lopende acties inzake dit bouwinitiatief, te denken valt aan herbeplantingsplicht, inspecties door de toezichthouders van Rheden namens Rozendaal etc.

De portefeuillehouder zal de raad mondeling informeren over de laatste stand van zaken.

Raad 07-05-2024 11.

Motie monitoring en handhaving met focus op behoud restant rijksmonument ‘De Wagenschuur’ Beekhuizenseweg 1a:

Voorstel: aanhouden

Voorstel: aanhouden

Agendapunt

Toezegging

Stand van zaken

Datum afdoening

Raad 27-05-2025

Naar aanleiding van een verzoek van de heer De Jonge om een uitgebreidere toelichting in het gemeenteblad over de raadsinformatiebrief over stikstof, zegt wethouder Blokland toe zich hierover te zullen buigen. Tevens is door de burgemeester toegezegd dat deze raadsinformatiebrief andermaal zal worden opgenomen in het overzicht van raadsinformatiebrieven voor de raadsvergadering van 26 juni 2024

RIB staat in het overzicht van Raadsinformatiebrieven voor de raad van 24 juni 2025. In de reguliere communicatielijnen over vergunningen wordt aandacht gegeven aan de veranderde toetsing op gebied van Stikstof indien relevant voor de aanvraag. Dit is dagelijkse praktijk. Wij zien nu geen aanleiding voor aanvullende algemene communicatie via In de Roos. Burgemeester informeert de raad hierover na de zomer.

24 juni

De informatie die wij hierover ontvangen van de gemeente Rheden, wordt gedeeld met de raad. Wij verwachten de commissie hierover in september verder te kunnen informeren.

Voorstel: aanhouden

Commissie 13-05-2025

Naar aanleiding van een vraag van de heer Van Ooik over het AZC in Velp, zegt de burgemeester toe om navraag te doen en hier op terug te komen

Commissie 13-05-2025

Naar aanleiding van een vraag van mevrouw Jordans over het wegwerken van de achterstanden in de werkvoorraden WMO en Jeugd, zegt wethouder Van der Pas toe om de commissie in september nader te informeren.

Voorstel: afvoeren

Voorstel: aanhouden

Raad 13-05-2025

Naar aanleiding van een vraag van de heer Jansen in de commissie- en de heer Diepenbroek in de raadsvergadering over de staat van onderhoud van -Het Rond- in de wijk Kapellenberg, zegt Wethouder Blokland toe hier in de volgende raadsvergadering op terug te komen. In de raadsvergadering van 27 mei heeft wethouder Blokland toegezegd hier op terug te komen, naar aanleiding van de constatering van de heer Diepenbroek dat deze toezegging in het overzicht ontbrak. De toezegging zal worden opgenomen in het overzicht van openstaande toezeggingen voor de raadsvergadering van 24 juni 2025.

Raad 13-05-2025

Naar aanleiding van een vraag van de heer Van Gorkum zegt wethouder Van der Pas een aanvulling op de beoordelingscriteria (KPI’s) met betrekking tot de deelauto toe, die in november, bij de definitieve evaluatie, aan de orde zullen komen.

Over het gazon in Het Rond constateren wij dat het gras achterblijft in groei en kleur. Ook bij gunstige weersomstandigheden is nauwelijks groei zichtbaar. Dit duidt erop dat de bodem onvoldoende organische stof bevat. Bij aanleg is organisch materiaal in de toplaag verwerkt, maar dit lijkt grotendeels verdwenen. Hierdoor spoelen water en voedingsstoffen snel weg, wat de groei belemmert. Op korte termijn wordt daarom compost aangebracht om de bodemstructuur te verbeteren en het vocht en voeding vermogen te vergroten.

Voorstel: afvoeren

Het college informeert de raad schriftelijk na de zomer.

Septemberraad Voorstel: aanhouden

Commissie 11-02-2025

Naar aanleiding van vragen van mevrouw Hupkes en de heer Jansen zegt wethouder Warmerdam toe om het evaluatierapport waarnaar in de Raadsinformatiebrief over het Masterplan Veluwezoom wordt verwezen, aan de lijst van ingekomen stukken toe te voegen.

Het rapport is nog niet gereed door veel personele wisselingen binnen de gemeente Rheden. De gemeente Rheden heeft aangegeven dat het rapport rond de zomer gereed is.

Voorstel: Aanhouden.

Raadsvoorstel

Onderwerp Krediet Wijziging inrichting personele- en financiële administratie Adviseur Programma Portefeuillehouder

: D. Blagdan : 0. Bestuur en organisatie : A. Blokland

Datum B&W Datum Raad Openbaar

: 27 mei 2025 : 24 juni 2025 : Ja

Aan de Raad Aanleiding Voor het dagelijks beheer van de financiële administratie en personele administratie maken we gebruik van dienstverlening van De Connectie. We ondervinden diverse problemen in de communicatie en aansturing van De Connectie. We ervaren de dienstverlening als ondermaats en zien een onwenselijke druk op onze organisatie als gevolg van het onderpresteren van De Connectie. Dit alles speelt op het vlak van de financiële administratie, en vooral op het vlak van de salarisadministratie. Doordat De Connectie wordt overgenomen door Arnhem en doordat er op het vlak van de financiële administratie projecten worden opgestart die leiden tot gewijzigde inrichting (i.h.b. cloudmigratie) waar we significante kosten (vooral eenmalig) voor voorzien, is het een logisch moment om de overstap te maken naar een andere inrichting. Een inrichting die bijdraagt aan efficiënte en kwalitatief goede financiële – en personele administratie. En een inrichting die beter aansluit bij de Rozendaalse context: - Vanuit korte lijnen en op basis van een standaard, overzichtelijke inrichting; - Een organisatie die na diverse investeringen stevig in control is op de bedrijfsvoeringsvraagstukken financiën en HR en zodoende wil en kan sturen op kwaliteit en kosten.

In dit dossier vragen we u om het budget beschikbaar te stellen, zodat we de eenmalige kosten die dit met zich meebrengt kunnen dekken. Gevraagde beslissing 1. Kennisnemen van de overweging door het college van de dienstverlening van De Connectie door het college ten behoeve van een efficiënte financiële en personele administratie. 2. Krediet verlenen ter dekking voor de eenmalige kosten van een financiële en personele administratiesysteem ten bedrage van € 40.000. Wat willen we bereiken? De doelstellingen die wij willen bereiken met een goed werkend systeem voor de financiële en personele administratie zijn:

Pagina 1 van 4

Raadsvoorstel

• • • •

In control zijn en blijven op zowel de kwaliteit als kostenontwikkeling t.a.v. financiële als de personele administratie; Meer grip op de inrichting van de systemen, zodat deze aansluiten bij onze processen en behoefte; Betere ondersteuning voor de gebruikers (inzicht en overzicht, makkelijk toegankelijk); Het vergroten van het gebruikersgemak en het ondersteunen van de gebruikers bij het goedkeuren en beheren van hun facturen en personele aangelegenheden.

Argumenten 1. Het college overweegt in hoeverre de huidige inrichting van de financiële en personele administratie (en daarmee dienstverlening door De Connectie) wenselijk is en besluit over de te nemen vervolgstappen op 24 juni Er zijn verschillende redenen om de inrichting van de financiële administratie en personele administratie – en daarmee de dienstverlening door De Connectie, te heroverwegen. a. Overgang De Connectie naar Arnhem. Allereerst is er het logische momentum om te bezien of de dienstverlening van De Connctie past bij de wijze waarop wij nu en in de toekomst de daar belegde aspecten willen organiseren. Op dit moment verleent De Connectie nog diensten op het vlak van Belastingen (heffing- invordering gemeentelijke belastingen), Basisregistraties (uitvoering van de gemeentelijke basisregistraties BAG/BGT/WKPB), ICT (beheer van een beveiligde glasvezeverbinding), Financiële administratie en personele administratie. De Connectie gaat over naar een nieuwe hostingcontructie waarbij de gemeente Arnhem de hostende partij wordt. Uitgangspunt daarbij is dat de diensten en kosten ‘as is’ overgaan naar Arnhem. Echter er zal een ‘onbourdings’-project moeten worden doorlopen waarin in ieder geval (voor 1 januari 2026) de Rozendaalse contracten (DVO’s, SLA’s en DAB’s) moeten worden omgehangen naar Arnhems dienstverlening. b.

Overgang financiële administratie naar nieuw pakket. De Connectie (en straks dus Arnhem) maakt de overgang naar een nieuw financieel pakket, waartoe ook een cloudmigratie nodig is. Het is een omvangrijk project waarvoor ook projectmatige inzet wordt gevraagd van Rozendaalse medewerkers. Met de migratie ontstaat een meer gebruiksvriendelijk product, waar we vanuit Rozendaal ook behoefte aan hebben. We zullen qua inrichting echter Arnhemse standaarden moeten hanteren die niet goed aansluiten bij onze eenvoudigere behoeftes. Daarnaast leidt deze overgang tot hogere (nog niet voorziene) licentiekosten én tot een eenmalige investering waarvoor ook aan Rozendaal een bijdrage zal worden gevraagd. c. Fouten in de dagelijkse uitvoering bij met name de personele administratie. We ondervinden veel storingen in de dienstverlening van De Connectie. Vooral op het vlak van personele adminstratie. Er worden mutaties in de salarissen niet goed, of niet tijdig doorgevoerd. Contracten voor nieuwe medewerkers worden niet tijdig doorgevoerd. Simpele wijziginge, zoals het loslaten van fysieke loonstrookjes, worden moeizaam verwerkt. En er wordt veel tijd en inzet gevraagd in changeprojecten (zoals E-HRM) die uiteindelijk voor de Rozendaalse organisatie weinig opleveren. Bij zowel de Pagina 2 van 4

Raadsvoorstel

personeelsadministratie als de financiële adminstratie ondervinden we hinder van een bureaucratische samenwerking die door ons gewenste wijzigingen niet, of te weinig faciliteert.1 d. Wens om te anticiperen op concrete en voorziene kostenontwikkelingen. Om de ontwikkelingen in perspectief te plaatsen heeft het college een marktconsultatie laten doen en is een businesscase opgesteld (zie bijlage), mede ter onderbouwing van deze kredietvraag aan uw raad. Op basis daarvan zien we dat andere partijen tegen geblijkblijvende kosten kunnen voldoen aan de Rozendaalse behoeftes. Terwijl we zodoende wél verwachten op kortere termijn betere kwaliteit te kunnen leveren. We willen dit betrekken in een meerjarig beeld van kostenontwikkeling en daarbij betrekken in hoeverre we ook zelf invloed hebben op de kostenontwikkeling. We zien daarbij dat de kostenontwikkeling in de samenwerking met De Connectie de nodige onzekerheden met zich meebrengt. We willen daar gericht mee om gaan op in ieder geval de onderdelen financiële administratie en personele administratie2. Uiterlijk 24 juni zal het college de heroverweging afronden, vanwege contractstermijnen van De Connectie. Daarbij zullen ook andere argumenten worden betrokken, zoals de eventuele personele consequenties en de mate van kwetsbaarheid wanneer een andere inrichting wordt gehanteerd.

Kortweg bestaande uit 3 mogelijke scenario’s: o Zowel de financiële als personele administratie bij De Connectie (later Arnhem) houden o De personele administratie via marktpartij inrichten en financiële administratie bij De Connectie houden o Beide administraties onderbrengen bij 1, of meerdere martkpartijen. Het college zal op 24 juni een principebesluit nemen over de te nemen vervolgstappen. In alle gevallen zal het college om uitvoering te geven aan een ontwikkelrichting tegen eenmalige meerkosten oplopen die bijvoorkeur gedekt worden uit een beschikbaar richtinggevend budget. 2. Onafhankelijk van de keuze die het college maakt op 24 juni is er om de vervolstappen te zetten een eenmalig (maximaal) budget nodig van € 40.000 In de verschillende scenario’s heeft het college incidenteel budget nodig om gevolg te geven aan de te nemen stappen. In 2 van de 3 scenario’s (blijven bij De Connectie, of beide pakketten via een of meerdere marktpartijen inkopen) is een geschat raming van € 40.000 gemoeid. Het college zal danook verdere uitvoering geven aan de gewenste inrichtingswens.

1 Een voorbeeld bij de financiële adminstratie: vanwege de verschillende rollen die medewerkers in Rozendaal

hebben is het wenselijk om meer rolflexibiliteit in de budgetbevoegdheden toe te kennen. Dit kan nu niet worden gefaciliteerd. Vanuit de personeelsadministratie is het een lastig punt dat specifieke Rozendaalse wensen in de waardering van medewerkers, of inleenkrachten niet goed wordt ondersteund door de – veelal op Arnhemse leest geschoeide, systemen. 2 Ambtelijk zijn signalen afgegeven dat het huidige kostprijsmodel zoals gehanteerd voor klanten zoals Rozendaal na verloop van tijd herijkt zal moeten worden. Pagina 3 van 4

Raadsvoorstel

Kanttekeningen N.v.t. Wat gaan we daarvoor doen? a) Planning Na kredietverlening en inachtneming van het collegebesluit van 24 juni zal De Connectie geïnformeerd worden over de wijze waarop we al-dan-niet verder willen met de dienstverlening. Tevens zal gestart worden met de eventuele inkoopprocedure en interne organisatiewijziging die nodig is voor het geval we er voor kiezen om 1, of beide administraties anders in te richten. b) Evaluatie Over de kredietuitputting wordt in de reguliere P&C-cyclus geïformeerd. c) Participatie en communicatie De raad wordt mondeling in de raadsvergadering van 24 juni bijgepraat over de stand van besluitvorming in het college. Deze zal in ieder geval onder voorbehoud zijn van de kredietverlening van de raad. Wat mag het kosten? De eenmalige investering wordt geschat op € 40.000. Deze investering verwachten wij voor zowel continuering bij De Connectie als voor een alternatieve optie. Voor deze kosten vragen we krediet aan bij de raad. Waar mogelijk dekken we deze kosten deels uit bestaande budgetten. Het college van burgemeester en wethouders,

Bas Pelgrum, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlage(n) 1. Businesscase systeem financiële en personele administratie

Pagina 4 van 4

Raadsbesluit

Onderwerp Krediet Wijziging inrichting personele- en financiële administratie

De raad van de gemeente Rozendaal, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 3 juni 2025

Besluit: 1. Kennisnemen van de overweging door het college van de dienstverlening van De Connectie door het college ten behoeve van een efficiënte financiële en personele administratie. 2. Krediet verlenen ter dekking voor de eenmalige kosten van een financiële en personele administratiesysteem ten bedrage van € 40.000.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rozendaal op 24 juni 2025.

Klaas Schaap, griffier

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 1 van 1

Businesscase systeem financiële en personele administratie

Inhoud 1. Aanleiding businesscase ......................................................................................................................3 1.1 Om welke processen gaat het?.....................................................................................................3 1.2 Hoe is het nu georganiseerd? (ist) ................................................................................................3 1.2.1. Personeels- en salarisadministratie .......................................................................................3 1.2.2. Financiële administratie ........................................................................................................4 2. Welke situaties zijn uitgewerkt? (soll) .................................................................................................5 2.1. Personeels- en salarisadministratie via AFAS ...............................................................................5 2.2 Financiële administratie ...............................................................................................................6 2.2.1 Capaciteit ................................................................................................................................7 2.2.2 Risico en functiescheiding ......................................................................................................7

2.2.3 Afas zelf afnemen en onderhouden ......................................................................................8 2.2.4 Lumen Civitas zelf afnemen en onderhouden ........................................................................8 3. Conclusie/advies ..............................................................................................................................9

2

1. Aanleiding businesscase

Sinds 2021 neemt de gemeente Rozendaal diensten af bij De Connectie. Het gaat hierbij om de belastingheffingen, financiële administratie, personeels- en salarisadministratie en een stukje ICT. Het gedeelte van de ICT is beperkt tot het gebruiken van de beveiligde glasvezelkabel en de aansluiting op Gemnet. Het ontlasten op het gebied van de belastingheffingen loopt naar alle tevredenheid. Echter bij de onderdelen van de financiële administratie en de personeels- en salarisadministratie is er twijfel bij het team Bedrijfsvoering of dit nog wel de juiste oplossing is voor onze gemeente. Daarnaast zijn er nieuwe ontwikkelingen rondom De Connectie; deze houdt op te bestaan per 1 januari 2026. Alle werkzaamheden worden ondergebracht bij de gemeente Arnhem. In dit document wordt de vraag verder uitgewerkt of doorgaan met de samenwerking met De Connectie/Gemeente Arnhem of een andere optie de juiste keus is. Het team bedrijfsvoering formuleert een conclusie met daaruit een advies aan in eerste instantie de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder.

1.1 Om welke processen gaat het?

Wij beperken ons tot de financiële en de personeels- en salarisadministratie. Alle processen die hierbij horen worden hierin meegenomen, van invoeren van declaraties tot het uitbetalen van facturen. Belastingen en het afnemen van de glasvezel blijven ondergebracht bij De Connectie.

1.2 Hoe is het nu georganiseerd? (ist) Dienstverleningsovereenkomst In de dienstverleningsovereenkomst(DVO) staat beschreven welke diensten wij afnemen. Dit zijn: Personeels- en salarisadministratie Financiële administratie Grootboekwerkzaamheden Functioneel applicatiebeheer Licentiekosten Ondersteuningsuren Gebruik financiële administratie De DVO geeft aan dat de looptijd van het contract een jaar (ingaande per 1 januari) is met stilzwijgende verlenging van telkens weer een jaar. Beëindiging van deze overeenkomst kan met een aangetekende brief en daarbij moet een opzegtermijn van zes maanden in acht genomen worden. Het opzeggen van het contract kan een vergoeding van schade als gevolg hebben. De totale kosten bedragen € 54.320 (prijspeil 2025) voor de personeels- en financiële administratie en het beheer. Project Unit 4 Financials Bij de implementatie van Unit 4 Financials zijn er prijsafspraken gemaakt over de kosten van dit project. De structurele kosten zijn berekend op een periode van 8 jaren. Dit zijn kosten die geactiveerd kunnen worden doordat ze toegerekend kunnen worden aan de oplevering van de dienst. Bij eerdere beëindigen dan 1-1-2028, factureert De Connectie een bedrag van € 62.500 minus hetgeen al betaald is door de gemeente Rozendaal aan structurele kosten. Per jaar wordt er € 10.444 betaalt (inbegrepen in de € 54.320).

1.2.1.Personeels- en salarisadministratie

Op dit moment nemen wij bij De Connectie een dienst af rondom de personeels- en salarisadministratie. Wij maken hierbij gebruik van de expertise op het gebied van salarisverwerking en registratie en wij maken gebruik van de door De Connectie gekozen systemen. Dit zijn Youforce (wordt gebruikt aan de voorkant) en Beaufort (is voor de verwerking aan de achterkant). 3

De laatste tijd zijn er twijfels of de salarisadministratie wel bij de juiste organisatie is belegd. Er worden aanmerkelijk meer fouten gemaakt bij de Connectie en het herstel hiervan verloopt vaak moeizaam. De oorzaak hiervan is velerlei. De inrichting van het E-HRM systeem vergt veel capaciteit en de werkprocessen sluiten niet/niet altijd aan bij onze werkprocessen. Daarnaast zijn kundige medewerkers bij de Connectie vertrokken of gepensioneerd. Het is erg lastig om aan vakbekwame medewerkers te komen en er is sprake van hoog ziekteverzuim. Dit alles zorgt voor veel extra werk. Voor die tijd liep alles wel naar tevredenheid maar De Connectie lijkt niet in staat de problemen vlot op te kunnen lossen. Als klant van de Connectie merken we dit vooral in de extra tijd die we kwijt zijn en fouten in onze administratie. Kosten De kosten die wij structureel betalen aan De Connectie voor de personeels- en salarisadministratie zijn € 13.433 (prijspeil 2025). Als we de bestaande situatie behouden zijn er geen eenmalige/ implementatie kosten, tenzij de verdere inrichting van Youforce dit vereist. Deze kosten betreffen zowel de financiële administratie als de salarisadministratie. Tijd Salarisadministratie Personeelsadministratie Overleg Connectie Oplossen van problemen Totaal

HR FIN HR

3 uur per maand 2 uur per maand 1 uur per maand 8 uur per maand 4 uur per maand 18 uur per maand

Ontwikkelingen Op dit moment is nog niet duidelijk wat de gevolgen voor Rozendaal zijn bij het ontbinden. Voor zover wij nu weten gaan we onder dezelfde voorwaarden over naar de gemeente Arnhem. Onze verwachting is echter dat het in de toekomst wel degelijk gevolgen zal hebben en dat de inrichting van het salarissysteem ingericht zal worden naar de wensen van de gemeente Arnhem, en daarmee complexer wordt. Dit is voor Rozendaal niet noodzakelijk. In de huidige situatie is dit ook al het geval. De implementatie loopt nog steeds en mogelijk volgen er nog aanvullende kosten als dit langer doorloopt.

1.2.2 Financiële administratie

Ook voor de financiële administratie nemen wij een dienst af. Wij worden hierbij volledig ontzorgt door De Connectie. Voor de financiële administratie verzorgen zij het registreren en betalen van de facturen. De codering ligt bij ons intern en het goedkeuren wordt ook gedaan door de budgethouders/budgetbeheerders van Rozendaal. De tool waarbinnen de administratie wordt uitgevoerd is Unit 4 Financials. De betalingen lopen via de BNG bank. Met de aankomende aanbesteding voor een nieuw financieel systeem en de voorgenomen overheveling van alle werkzaamheden van De Connectie naar de gemeente Arnhem zijn er twijfels gerezen of De Connectie nog de juiste samenwerkingspartner is voor de financiële administratie. Bij De Connectie is besloten dat ze overgaan naar de Saas-oplossing van het huidige systeem, Unit4. Op dit moment is er echter vanuit de Connectie nog geen businesscase of berekening gemaakt over de kosten die hiermee gepaard gaan, maar in het laatste gesprek (22-05-2025) is aangegeven dat de kosten aanzienlijk gaan toenemen. Daarnaast is de kans groot dat, wanneer Arnhem in de lead is, het

4

financiële systeem voor ons te uitgebreid en complex (dus ook duurder) wordt ingericht. Daarmee wordt het voor ons minder werkbaar. Kosten De kosten die wij structureel betalen aan De Connectie voor de financiële administratie zijn € 30.443 (prijspeil 2025) en daarbij tot 2028 € 10.444 voor de investering in de financiële administratie. De bestaande situatie kan niet behouden. Wij verwachten, op basis van de vorige implementatie en de recente uitspraken over de aanzienlijke toename van de kosten, dat wij met minimaal € 50.0000 aan eenmalige kosten worden geconfronteerd. Tijd De interne tijdsbesteding op dit moment is als volgt: Coderen FIN 8 uur per maand Goedkeuren facturen ALLEN 32 uur per maand (per budgetbeheerder 2 uur) Memo’s en correcties FIN 4 uur per maand Totaal 44 uur per maand Ontwikkelingen Ontbinding Connectie Op dit moment is nog niet duidelijk wat de gevolgen voor Rozendaal zijn bij het ontbinden. Voor zover wij nu weten gaan we onder dezelfde voorwaarden over naar de gemeente Arnhem. Onze verwachting is echter dat het in de toekomst wel degelijk gevolgen zal hebben. Wij verwachten dat de inrichting van het financiële systeem en het salarissysteem complexer wordt, en dat dit mogelijk ook gevolgen zal hebben voor de prijs. Dit is voor Rozendaal niet noodzakelijk.

Nieuw financieel systeem Bij De Connectie is besloten dat ze overgaan naar de Saas-oplossing van Unit4. Op dit moment is er echter vanuit de Connectie nog geen businesscase of berekening gemaakt over de kosten die hiermee gepaard gaan. Doordat Arnhem in de lead is hierin is het mogelijk dat de inrichting gebaseerd zal worden op de administratie van de gemeente Arnhem en daarmee veel te uitgebreid en complex is om voor ons werkzaam te zijn. De inrichting van het nieuwe systeem zal extra inspanningen vergen.

2. Welke situaties zijn uitgewerkt? (soll) We hebben contact gezocht met diverse aanbieders van verschillende systemen. Youforce/Visma heeft niet gereageerd op ons verzoek om informatie, IJK (Driessen) heeft na een eerste kennismaking geen informatie meer verschaft. Beiden zijn hieronder niet verder uitgewerkt. We zijn met 2 partijen in gesprek gegaan; Lumen Civitas voor het financiële deel en AFAS voor personeels- en salarisadministratie apart en in combinatie met het financiële deel.

2.1. Personeels- en salarisadministratie via AFAS *Alleen PSA, in combi met Lumen Civitas

Kosten De maandelijkse licentiekosten zijn € 825 per maand o.b.v. 50 medewerkers. Dat is jaarlijks een bedrag van ongeveer € 10.000. De implementatiekosten worden geschat op € 18.700 ervan uitgaande dat er 15 dagen een consultant nodig is. De benodigde opleiding is beperkt, en 5

opleidingskosten zijn inbegrepen in de licentiekosten. De conversie van de personeelsdossiers zal handmatig door ons gedaan worden, dit bespaart tijd en geld.

Tijd (Per medewerker en beheerder) Salarisadministratie

Personeelsadministratie Functioneel Beheer Totaal

HR 2 uur per maand FIN 1,5 uur per maand CONTR 2 uur per maand HR 4 uur per maand 2 uur per maand 11,5 uur per maand

Voordelen AFAS biedt meer flexibiliteit. We kunnen zelf de inrichting bepalen, en wanneer iemand opgeleid is ook de inrichting zelf bouwen. AFAS levert standaard workflows, welke gekoppeld kunnen worden aan de eigen inrichting en indien nodig aangepast. Hierdoor kunnen we de noodzakelijke items inrichten, passend bij onze eigen processen en regelingen, zonder verdere belasting (Kever volstaat, Cadillac is niet nodig). Het systeem is te benaderen via de PC maar ook via de app. Verlof registreren, verzuim melden of declaraties indien kan dus op een makkelijke manier. Net als de goedkeuring van bepaalde items, waardoor er een snellere afhandeling is. De babsen en de bestuurders kunnen zelf hun declaraties indienen via de app. Er is geen uitgebreid tijdrovende overleg structuur, en zoveel mogelijk processen worden geautomatiseerd. Dit geeft een besparing op interne uren. Nadelen Specifieke kennis van het systeem en de salarisadministratie is nu niet aanwezig. AFAS levert onder de naam ‘een leven lang leren’ de mogelijkheid om gratis alle inhoudelijke opleidingen te volgen. Ook is er een groot klantportaal waar informatie te vinden is over inrichting en knelpunten, met uitleg hoe dit op te lossen is in het systeem. Daarnaast kunnen we kennis inhuren bij specifieke vragen.

Kwetsbaarheid; Door de administratie zelf te gaan doen, met name de salarisadministratie, ontstaat er kwetsbaarheid. Dit is op te lossen door het systeem zo veel mogelijk te automatiseren en achtervang te regelen. Dit kan intern, maar in een uitzonderlijke situatie ook door extern in te huren. We moeten zelf betalingen regelen aan personeel, belastingdienst en pensioenfonds. Dit is ingericht in het systeem, maar vraagt wel accordering met 2 handtekeningen, waarbij we rekening moeten houden met onafhankelijkheid van het proces. Dit vraagt planning. Eindgebruiker Voor de eindgebruiker verandert er niet zo heel veel. De eindgebruiker krijgt bij invoering te maken met een andere app en een andere portal, maar dezelfde functionaliteiten blijven beschikbaar.

2.2 Financiële administratie

Met een nieuw financieel systeem/Saas-oplossing en de voorgenomen overheveling van de Connectie naar Arnhem, zien wij toenemende complexiteit en kosten op ons af komen. We hebben via marktconsultatie twee partijen uitgevraagd; Lumen Civitas en AFAS.

6

2.2.1 Capaciteit

Als wij ervoor kiezen de financiële administratie weer zelf uit te gaan voeren heeft dat gevolgen voor de capaciteit die wij binnen Rozendaal beschikbaar hebben. Voor het boeken, betalen, beheren en controleren moeten wij rekening houden met minimale extra capaciteit van 16 uur in de week. De verwachting is (vooruitlopend op HR21) dat deze taken passen bij schaal 7. Dit betekent een ophoging van het personele budget van ongeveer € 32.000. Als wij weer de administratie zelf gaan doen heeft dat gevolgen voor de benodigde uren. Wij voorzien de onderstaande tijdsbesteding. Ondersteuner (medewerker financiën) per maand: Scannen facturen 6 uur Coderen 16 uur* Loonjournaalpost 1 uur Grootboekbeheer 4 uur Functioneel Beheer 8 uur Facturatie 12 uur Debiteurenbeheer 4 uur Crediteurenbeheer 4 uur Interne controle 4 uur 59 uur Budgetbeheerders: Goedkeuren facturen Financieel Adviseur: Betalingen Correcties Totaal

24 uur 2 uur 2 uur 4 uur 87 uur

*Wij verwachten dat dit op termijn omlaag gaan door de steeds verdergaande automatisering van de facturen stroom. Het opvoeden van leveranciers en het instrueren van collega’s is hierbij van belang. Eindgebruiker Voor de eindgebruiker komt er een app waarmee de goedkeuring gedaan kan worden. Binnen de portal zijn er dashboards beschikbaar die helpen bij het budgetbeheer. De grootste winst is het niet meer hoeven inloggen via De Connectie waar je al snel een kwartier mee bezig bent.

2.2.2 Risico en functiescheiding

Bij de connectie is de continuïteit en de functiescheiding goed geborgd. Bij het uitvoeren van de administratie door onszelf zorgt dit gezien het beperkte aantal medewerkers voor een uitdaging. De functiescheiding is niet eenvoudig te borgen op het gebied van: mutaties in stamgegevens, boekingen, betalingen klaarzetten en verwerken en het tekenen van betalingen. Voor de betalingen zijn er per definitie twee handtekeningen nodig. Binnen onze organisatie kan dit in de vakantieperiode tot problemen/vertraging leiden. Verder willen we ook niet eenieder machtigen om een betaling te kunnen ondertekenen. Daarnaast zullen er meer interne controles moeten worden uitgevoerd waarbij wij nu nog kunnen steunen op de ISAE verklaring die De Connectie afgeeft.

7

2.2.3 Afas zelf afnemen en onderhouden

Kosten (Licentiekosten/structureel en implementatie/eenmalig) De structurele kosten bedragen ongeveer € 11.700 per jaar tot een maximum van 50 gebruikers voor de licentiekosten. De implementatiekosten worden geschat € 22.000. De benodigde opleiding is beperkt en valt onder de implementatiekosten. Voordelen De inrichting kunnen we naar eigen smaak inregelen; We kunnen efficiënter werken door het ontbreken van tussenpersonen; Er zijn korte lijnen m.b.t. wijzigingen/boekingen; Er is een integrale koppeling met HR-component; I.c.m. HR is er een app voor de medewerkers om alles vanuit te kunnen regelen. Nadelen Wij moeten zelf het beheer van de applicatie uitvoeren; Wij moeten meer interne controle werkzaamheden uitvoeren; De functiescheiding is lastiger te realiseren door het beperkt aantal medewerkers.

2.2.4 Lumen Civitas zelf afnemen en onderhouden

Kosten (Licentiekosten/structureel en implementatie/eenmalig) De structurele kosten bedragen ongeveer € 19.700 per jaar voor de licentiekosten. De implementatiekosten worden geschat € 60.000. De benodigde opleiding is beperkt en valt onder de implementatiekosten. De conversie wordt vanuit Unit 4 Financials grotendeels geautomatiseerd overgenomen. Voordelen De inrichting kunnen we naar eigen smaak inregelen; Zeer flexibele inrichting mogelijk (maatwerk). We kunnen efficiënter werken door het ontbreken van tussenpersonen; Er zijn korte lijnen m.b.t. wijzigingen/boekingen; Sluit aan op Microsoft 365 en Power BI. Nadelen Wij moeten zelf het beheer van de applicatie uitvoeren; Wij moeten meer interne controle werkzaamheden uitvoeren; De functiescheiding is lastiger te realiseren door het beperkt aantal medewerkers.

8

3. Conclusie/advies

De hieronder genoemde kosten zijn op basis van een globale prijsberekening die wij hebben ontvangen naar aanleiding van de marktconsultatie. De uiteindelijke offerte n.a.v. de formele inkoop uitvraag kan hierop afwijken.

Licentie- en Afbetaling eerdere capaciteitskosten investering Eenmalige kosten Totaal Systemen bij de Connectie € 53.000 € 17.000 € 50.000 € 120.000 Fin en PSA in twee systemen € 62.000 € 17.000 € 79.000 € 158.000 Fin en PSA in één systeem € 54.000 € 17.000 € 40.000 € 111.000

* In bovenstaande tabel is een aanname gedaan over de investeringskosten (eenmalige kosten) in de huidige samenwerking met de Connectie. Deze aanname is gelijk aan het bedrag van de huidige implementatie. De licentie- en capaciteitskosten zijn de huidige kosten, deze zullen in de nieuwe situatie aanzienlijk toenemen. In de huidige situatie zijn we zo’n 40 uur per maand kwijt aan de financiële administratie. De verwachting is dat dit in de nieuwe situatie 83 uur per maand gaat zijn. Daarom verzoeken wij ook op de kosten die wij aan De Connectie betalen te gebruiken als uren uitbreiding voor het aannemen van een financieel medewerker in schaal 7 voor 16 uur in de week. De kosten voor deze uren zijn opgenomen in het bedrag onder ‘licentie- en capaciteitskosten’. Advies Wij adviseren om te kiezen voor het zelf weer gaan uitvoeren van de administratie. Per saldo zijn wij financieel gezien ongeveer evenveel kwijt. Wij verwachten echter dat het gebruikersgemak (niet meer inloggen, direct toegang tot budget informatie) verhoogd wordt door de overstap. Ook de beheersing van de inrichting sluit volledig aan op de Rozendaalse situatie. Ondanks dat wij wat risico’s zien en een toename in het interne controle werk denken wij deze risico’s voldoende af te kunnen dekken en op de kunnen lossen met de aanvraag van capaciteitsuitbreiding.

De eenmalige kosten achten wij acceptabel, omdat wij ook vanuit De Connectie nog een eenmalige investering verwachten. Daarnaast wordt er ook gekeken of er in de huidige budgetten ruimte is om deze kosten deels te dekken. Vervolg Mochten de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder het advies uit de businesscase willen opvolgen, dan zien wij het vervolg van het proces als volgt: Instemming vragen aan het college om deze stap te zetten en in te stemmen met het raadsvoorstel voor het benodigde budget (eenmalige investering) Instemming van de raad voor de eenmalige investeringskosten Uitzetten van het inkoopproces waarbij wij de volgende processtappen zien: - verzoek aan het college voor afwijking van het inkoopbeleid voor een enkelvoudige uitvraag voor de HR tool. - het opstellen van plan van eisen en wensen waarbij intern wordt afgestemd met Informatiebeheer, Informatievoorziening, ISO/PO, FG, CISO en Xantion. - de uitvraag voor het financiële pakket - demo van de pakketten voor diverse interne medewerkers (hun voorkeur is onderdeel van de gunning) - de beoordeling van het financiële pakket - de gunning 9

Opzegging en afstemming met De Connectie (voor 1 juli, volgens de in het contract opgenomen bepaling) Implementatiefase in Q3 en Q4 2025 Schaduw draaien in Q4 In gebruik name per 1 januari 2026

10