[24bb002724] Bijlage 2 behorende bij 24bb002721 - Handreiking handhaving voor de volkstuinen in Rotterdam

Preventieve stappen De informatie en communicatie vanuit het bestuur over kwaliteitseisen, (bestuurs-)reglementen en gewenst gedrag is helder. Het bestuur en commissies maken informatie makkelijk beschikbaar, bijvoorbeeld via de website of via nieuwsbrieven. Bestuursleden en commissieleden worden bij aantreden geïnformeerd over gewenst gedrag. Besturen volgen de procedure van naleving en handhaving zoals vastgelegd is in de Handreiking, voor akkoord verklaard door de Algemene Leden Vergadering en verwerkt in statuten of in het huishoudelijk regelement. Besturen kunnen eventueel in overleg gaan met het juridisch bureau voor advies in specifieke situaties.

27

28 Stappen in schema *Telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat oplevert - daarbij zorgdragend voor goede dossiervorming is van groot belang gedurende alle stappen.

Stap

Toelichting

1

Bepaling mate van bedreiging. - Volg scenario 1 wanneer het geen zaak van de politie is. - Ernstige zaak hanteer dan dit scenario.

2

Bel met de politie indien u als bestuur een dergelijke situatie waarneemt en treed in overleg.

3

Noteer direct wat voor soort situatie zich heeft voorgedaan en wie daar eventueel getuige van waren.

4

Contact opnemen met een juridisch adviseur

Mogelijke ondersteuning

Politie

Eindresultaat Vereniging heeft geen last meer van bedreiging

Stap 1 Eerst wordt er bepaald over welke mate van dreiging het gaat. Het gaat over milde dreiging wanneer het schelden, roddelen, bedreiging die naar inschatting vooral ongecontroleerde boosheid is betreft. Het gaat om ernstige dreiging wanneer het letterlijk genomen kan worden, fysiek geweld betreft of schade aan materiaal. Wanneer het gaat om milde dreigingen kunnen de stappen van scenario 1 gevolgd worden. Dit zijn namelijk niet strafbare gedragingen. Wanneer het gaat om ernstige dreiging kunnen de stappen van dit scenario worden gevolgd. Stap 2 Bij ernstige dreiging wordt er met de politie gebeld. Het bestuur doet aangifte bij de politie, of informeert de politie over de kwestie. De politie met de juiste bevoegdheden ondersteunt de vereniging. De politie beoordeelt tevens of er verder onderzoek gedaan wordt/ opsporing etc. De politie pakt de verdere handhaving op. Blijf goed met elkaar in contact. Soms leidt bijvoorbeeld een zaak tot heel veel onrust op het park. Neem in dat geval ook contact op met de politie. De politie kent maatschappelijke onrust teams en kan ondersteuning bieden. Bijvoorbeeld bij ernstige zaken, zoals een zedendelict tegen een minderjarige.

28

29 Stap 3 Noteer wat voor soort situatie zich heeft voorgedaan en wie daar eventueel getuige van waren. Documenteer eea goed, zodat de politie goed haar werk kan doen. Het dossier kan worden opgebouwd uit onder meer foto’s, video’s, whatsappberichten en ander bewijsmateriaal. Wat gebeurde, waar, wanneer, wie heeft het onder uw aandacht gebracht en wie waren erbij. Ga niet zelf onderzoek doen, maar praat eerst met de politie of zij de zaak oppakken. Indien de politie de zaak niet oppakt schakel dan eerst met de juridisch adviseur. Mogelijk is onderzoek dan wel nodig. Dit moet goed gebeuren. Stap 4 Neem bij ernstige zaken altijd contact op met de federatie over de te nemen vervolgstappen en de risico-inschatting per stap. Houdt de politie op de hoogte indien de betreffende persoon weer over de schreef (dreigt) te gaan of onrust ontstaat op het park. Eindresultaat: Vereniging heeft geen last meer van bedreiging. De vereniging heeft tevens een dossier opgebouwd van de gemaakte stappen. 4.5.3 Verantwoordelijk De eerstverantwoordelijke is de tuinder zelf, de tuinder is zelf verantwoordelijk om zich overeenkomstig de wet- en regelgeving te gedragen. Vervolgens is het bestuur van de volkstuinvereniging verantwoordelijk. De gemeente en de politie kunnen in beeld komen op het moment dat er wet- en regelgeving wordt overtreden.

29

30 4.6 Scenario 6 overlast en verstoring van de openbare orde Bestuur versus tuinder 4.6.1 Introductie Overlast en/of verstoring van de openbare orde, zoals geluidsoverlast en andere overlast of drugsgerelateerde overtredingen. 4.6.2 Stappen Hieronder volgen de stappen in het proces van naleving en handhaving. Allereerst preventieve acties, daarna de stappen schematisch weergegeven, daarna een toelichting op de stappen met verwijzing naar standaardbrieven.

Preventieve stappen De kwaliteitseisen, de APV, het Omgevingsplan en de regels van de vereniging zijn helder gecommuniceerd en altijd beschikbaar. De vereniging zorgt voor de informatievoorziening, bijvoorbeeld via een website of digitale informatie via een e-mail.

30

31 Stappen in schema * Telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat oplevert - daarbij zorgdragend voor goede dossiervorming is van groot belang gedurende alle stappen.

Stap

Toelichting

1

Bepaling mate van verstoring van de openbare orde of overlast. Volg scenario 1 wanneer het geen zaak van de politie is.

Mogelijke ondersteuning

Ernstige zaak: hanteer dan dit scenario. 2

Bel met de politie indien u als bestuur een dergelijke situatie waarneemt en treed in overleg.

3

Noteer wat voor soort situatie zich heeft voorgedaan en wie daar eventueel getuige van waren.

4

Bij ernstige zaken: Overleg met de juridisch adviseur en volg het advies

Politie

Eindresultaat Vereniging heeft geen last meer van bedreiging

Ook voor personen die gewelddaden plegen en/of ernstige overlast veroorzaken bestaat de wens betreffende een zwarte lijst of om elkaar hierover te informeren. Dit stuit op privacybezwaren en vereist nadere uitwerking. Stap 1 Indien zich de situatie voordoet dat een lid (regelmatig) milde overtreding(en) begaat kunnen de stappen bij scenario 1 gevolgd worden. Indien het gaat om ernstige overtredingen kunnen de stappen van dit scenario worden gevolgd. Stap 2 Ook bij openbare orde verstoringen/ernstige overlast kan met de politie worden gebeld. Het bestuur kan aangifte doen bij de politie, of informeert de politie over de kwestie. De politie ondersteunt de vereniging. Tevens wordt er contact gezocht met de gemeente. De politie beoordeelt tevens of er verder onderzoek gedaan wordt/ opsporing etc. De politie pakt de verdere handhaving op.

31

32 Stap 3 Noteer wat voor soort situatie zich heeft voorgedaan en wie daar eventueel getuige van waren. Documenteer eea goed, zodat de politie goed haar werk kan doen. Wat gebeurde, waar, wanneer, wie heeft het onder uw aandacht gebracht en wie waren erbij. Ga niet zelf onderzoek doen, maar praat eerst met de politie of zij de zaak oppakken. Indien de politie de zaak niet oppakt schakel dan eerst met de juridisch adviseur. Mogelijk is onderzoek dan wel nodig. Dit moet goed gebeuren. Stap 4 Schakel met de juridisch adviseur in het geval er sprake is van ernstige overlast en de politie verder geen actie onderneemt. Doe een melding bij de politie indien er weer sprake is van overlast. Eindresultaat: Vereniging heeft voldaan aan haar naleving. De vereniging heeft tevens een dossier opgebouwd van de gemaakte stappen. 4.6.3 Verantwoordelijkheid De eerstverantwoordelijke is de tuinder zelf, de tuinder is zelf verantwoordelijk om zich overeenkomstig de wet- en regelgeving te gedragen. Het bestuur is vervolgens verantwoordelijk om de tuinder op overlast aan te spreken en draagt een deel van de verantwoordelijkheid bij de handhaving. De politie kan in beeld komen op het moment dat het gaat om ernstige overlast en de tuinder zich blijft gedragen in strijd met de wet- en regelgeving.

32

33 4.7 Scenario 7 diefstal en inbraak Bestuur van de volkstuinenvereniging/politie versus leden of derden 4.7.1 Introductie Diefstal en inbraak. Er is diefstal en/of inbraak op het volkstuinpark. 4.7.2 Stappen Hieronder volgen de stappen in het proces van naleving en handhaving. Allereerst preventieve acties, daarna de stappen schematisch weergegeven, daarna een toelichting op de stappen met verwijzing naar standaardbrieven.

Preventieve stappen De kwaliteitseisen, het Omgevingsplan en de regels van de vereniging zijn helder gecommuniceerd en altijd beschikbaar. De vereniging zorgt voor informatievoorziening, bijvoorbeeld via een website of digitaal via een e- mail. Regelmatig wordt er een afspraak gemaakt door een van de bestuursleden met de toezichthouder (wijkagent) en een rondje over het park gelopen. Indien het gewenst is kunnen er ook camera’s worden geïnstalleerd door de vereniging. Een vereniging mag in principe camera's ophangen voor toezicht, maar dit moet wel gebeuren in overeenstemming met de privacywetgeving in Nederland, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is de Europese wetgeving die de bescherming van persoonsgegevens regelt. Als een vereniging camera's wil ophangen voor toezicht, moet zij ervoor zorgen dat dit voldoet aan een aantal voorwaarden: 1. Rechtmatigheid van de verwerking: De vereniging moet een rechtmatige grondslag hebben om de camera's te gebruiken. Dit kan gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van de vereniging, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, toestemming van de betrokkenen, of een andere wettelijke grondslag. 2. Transparantie: De vereniging moet de aanwezigheid van camera's duidelijk kenbaar maken aan de betrokkenen, bijvoorbeeld door het plaatsen van duidelijke borden.

Mensen moeten op de hoogte worden gesteld van het feit dat er cameratoezicht is en wie verantwoordelijk is voor de verwerking van de beelden. 3. Doelbeperking: De camera's mogen alleen worden gebruikt voor het specifieke doel waarvoor ze zijn geïnstalleerd, bijvoorbeeld het bewaken van eigendommen of het waarborgen van de veiligheid van de leden en bezoekers. 4. Minimale gegevensverwerking: De vereniging moet ervoor zorgen dat de camera's niet meer gegevens verzamelen dan nodig is voor het beoogde doel. Ook moet de bewaartermijn van de beelden redelijk zijn en de gegevens moeten adequaat worden beveiligd.

33

34 5. Rechten van betrokkenen: Personen die worden gefilmd door de camera's hebben bepaalde rechten, zoals het recht op inzage in de verzamelde beelden, het recht op rectificatie of verwijdering van onjuiste beelden, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking in bepaalde situaties. Schakel altijd even met een jurist voordat u hiertoe overgaat. NB: Particuliere camera's mogen alleen opgehangen worden met als doel de bescherming van eigendommen. Daarbij mag maar een beperkt deel van de openbare ruimte in beeld worden gebracht om de privacy te beschermen van mensen in de openbare buitenruimte. Het is dus essentieel dat een vereniging zich bewust is van de privacyregels en ervoor zorgt dat het cameratoezicht in overeenstemming is met de AVG. Als de vereniging niet voldoet aan de wettelijke vereisten, kan dit leiden tot juridische gevolgen en boetes. Indien het gewenst is kunnen er ook regelmatig ’s avonds controle rondjes gemaakt worden door een wijkagent. Aan de statuten of aan het huishoudelijk reglement wordt toegevoegd dat indien de politie moet worden ingeschakeld voor de handhaving, het desbetreffende lid geroyeerd kan worden.

34

35 Stappen in schema

* Telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat oplevert - daarbij zorgdragend voor goede dossiervorming is van groot belang gedurende alle stappen.

Stap

Toelichting

Mogelijke ondersteuning

1

Indien de dader op heterdaad betrapt wordt, zal direct de politie worden ingeschakeld

112 politie

2

Bij diefstal en/ of inbraak wordt door de tuinder aangifte gedaan bij de politie

Het bestuur ondersteunt de tuinder

3

Indien de dader een tuinder blijkt te zijn wordt er contact opgenomen met een juridisch adviseur om mogelijke vervolg stappen te bespreken.

Juridisch adviseur

Eindresultaat

Vereniging heeft voldaan aan haar naleving

Ook voor personen die diefstal plegen bestaat de wens betreffende een zwarte lijst of om elkaar hierover te informeren. Dit stuit op privacybezwaren en vereist nadere uitwerking. Stap 1 Wanneer de dader op heterdaad wordt betrapt zal er gelijk geschakeld worden met de politie via 112. De politie zal het verder oppakken. Stap 2 Wanneer de dader niet op heterdaad betrapt wordt zal de tuinder waarbij ingebroken is aangifte doen bij de politie. Dit zal moeten gebeuren ook in het licht van de verzekeringen. Het bestuur zal een ondersteunende taak op zich nemen door het lid te ondersteunen in zaken aangaande de verzekering. Stap 3 Indien de dader een tuinder blijkt te zijn wordt er contact opgenomen met een juridisch adviseur om mogelijke vervolg stappen te bespreken. Eindresultaat: Vereniging heeft voldaan aan haar naleving. De vereniging heeft tevens een dossier opgebouwd van de gemaakte stappen.

35

36 De eerstverantwoordelijke is de tuinder/burger zelf, deze is zelf verantwoordelijk om zich overeenkomstig de wet- en regelgeving te gedragen. Het bestuur van de volkstuinvereniging dragen de verantwoordelijkheid voor de preventieve maatregelen zoals hierboven beschreven. De politie draagt de verantwoordelijkheid voor het repressief handelen, in de handhaving van dergelijke scenario’s.

36

37 4.8 Scenario 8 criminaliteit De tuinders, bestuur van de volkstuinenvereniging en politie 4.8.1 Introductie Criminaliteit, vereniging versus openbare orde. Witwassen, wapenbezit, criminaliteit. Er zijn criminele activiteiten op de volkstuinvoorziening. 4.8.2 Stappen Hieronder volgen de stappen in het proces van naleving en handhaving. Allereerst preventieve acties, daarna de stappen schematisch weergegeven, daarna een toelichting op de stappen met verwijzing naar standaardbrieven.

Preventieve stappen De kwaliteitseisen, het Omgevingsplan en de regels van de vereniging zijn helder gecommuniceerd en altijd beschikbaar. De vereniging zorgt voor informatievoorziening, bijvoorbeeld via een website of digitale informatie via een e- mail. Het bestuur maakt regelmatig een afspraak met de toezichthouder (wijkagent) en loopt dan een rondje over het park. Indien gewenst kunnen er camera’s worden geïnstalleerd door de vereniging. Een vereniging mag in principe camera's ophangen voor toezicht, maar dit moet wel gebeuren in overeenstemming met de privacywetgeving in Nederland, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zie voor de aandachtspunten hierbij het vorige scenario (scenario 7). Indien gewenst kan de toezichthouder, zoals een wijkagent, regelmatig ’s avonds een controle rondje doen over het park.

37

38 Stappen in schema

* Telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat oplevert - daarbij zorgdragend voor goede dossiervorming van groot belang gedurende alle stappen

Stap

Toelichting

Mogelijke ondersteuning

1

Bij vermoedens van criminele activiteiten door tuinders zoals het telen van wiet op de tuin, diefstal of vandalisme, advies inwinnen bij de politie

Politie en/of bij dienst gemeente (veiligheid)

2

Indien criminele activiteiten geconstateerd worden, schakel direct met de politie.

112 politie

3

Neem bij ernstige zaken altijd contact op met de juridisch adviseur over de te nemen vervolgstappen en de risico-inschatting per stap. Houdt de politie op de hoogte.

Juridisch adviseur

Eindresultaat Vereniging heeft voldaan aan haar naleving

Ook voor personen die crimineel gedrag veroorzaken bestaat de wens betreffende een zwarte lijst of om elkaar hierover te informeren. Dit stuit op privacybezwaren en vereist nadere uitwerking. Stap 1 Wanneer het bestuur het vermoeden heeft dat er criminele activiteiten plaats vinden op de tuin zal het bestuur eerst advies inwinnen bij een overheidsinstantie. Tevens zal er een schriftelijke juridisch dekkende brief gestuurd worden naar het desbetreffende lid inhoudende een eerste en laatste waarschuwing (brief 6). Afhankelijk van hoe regelmatig er overleggen plaats vinden kan dit als agendapunt worden opgenomen voor een overleg met wijkagent etc. Vinden er slechts jaarlijks, of weinig overleggen plaats dan kan er contact worden opgenomen met X. Stap 2 Wanneer het bestuur constateert dat er criminele activiteiten plaats vinden op de tuin zal het bestuur direct de politie in moeten schakelen. De politie neemt het vanaf dat moment over. Stap 3 Schakel met de juridisch adviseur en neem dat advies over en volg de stappen overeenkomstig het advies.

38

39 Eindresultaat: Vereniging heeft voldaan aan haar naleving. De vereniging heeft tevens een dossier opgebouwd van de gemaakte stappen. 4.8.3 Verantwoordelijk Tuinders dragen de verantwoordelijkheid om ook te melden wanneer er een vermoeden is of wanneer er criminele activiteiten worden geconstateerd. Vervolgens draagt het bestuur de verantwoordelijkheid om hierop te reageren en bovenstaande stappen zorgvuldig te volgen. De politie heeft de verantwoordelijkheid om te handhaven wanneer er wet- of regelgeving wordt overtreden.

39

40 4.9 Gebruik verenigingsgebouw 4.9.1 Introductie Bij de meeste verenigingen staat het verenigingsgebouw een groot gedeelte van de week leeg. Het zou wellicht een uitkomst zijn voor veel wijkgerichte en maatschappelijke activiteiten als die hiervan gebruik zouden kunnen maken. Maar hoe kunnen wij dat faciliteren, wat is daarvoor nodig, kan de gemeente dit mogelijk maken (i.p.v. beperken). 4.9.2 Stappen Hieronder volgen de stappen in het proces van naleving en handhaving. Allereerst preventieve acties, daarna de stappen schematisch weergegeven, daarna een toelichting op de stappen met verwijzing naar standaardbrieven.

Preventieve stappen De gemeente stelt de kaders voor de (on)mogelijkheid van het gebruik van het gebouw. Van belang is dat helder is welke activiteiten wel en niet toegestaan zijn en wie daarvoor in aanmerking komen. Ook dient helder te zijn wat voor consequenties de btw-plichtigheid, en btw-afdracht heeft. Van belang is dat de activiteiten geen commercieel karakter dragen, wijkgericht en maatschappelijk van aard zijn en passen binnen wet- en regelgeving. Het bestuur stelt een beschrijving op van welke wijkactiviteiten zij zou willen (doen) organiseren binnen de kaders van de gemeente en geeft aan welke faciliteiten zij nodig heeft. Het bestuur is zich bewust van het risico dat zij lopen wanneer zij het verenigingsgebouw laten gebruiken door andere partijen. Het risico wat het bestuur loopt is namelijk dat zij BTWplichtig worden wanneer zij de verenging commercieel gaan gebruiken. Het is belangrijk dat het organiseren van dergelijke activiteiten niet-winstbeogend is en past bij de doelen van de vereniging. Om dit te voorkomen wordt er altijd voorafgaand een besluit genomen zoals hieronder beschreven is inhoudende ook het doel van de bijeenkomst die gehouden wordt in het verenigingsgebouw. Een voorbeeld is het organiseren van een bingo ten behoeve van onderlinge samenhang van de vereniging. Een dergelijk doel is voldoende.

Echter moet er in zo’n geval ook gekeken worden naar de kansspelwetgeving. Om advies in te winnen kan er altijd contact opgenomen worden met het juridisch bureau.

40

41 Stappen in schema

Stap

Toelichting

Mogelijke ondersteuning

1

Ontvangen aanvraag + reactie vanuit bestuur Indien gewenst kan het bestuur advies inwinnen bij de federatie

Eindresultaat Het verenigingsgebouw staat minder vaak leeg wat een veiliger gevoelt op de vereniging geeft.

Stap 1 Het bestuur ontvangt een aanvraag vanuit de wijk om het verenigingsgebouw te mogen gebruiken. Het bestuur zet dit op de agenda voor de bestuursvergadering. In de bestuursvergadering gaat het bestuur gezamenlijk na of er toestemming gegeven kan worden. Het bestuur neemt een voorgenomen besluit. Dus stelt in de notulen op: Het bestuur heeft het voornemen om [inhoud] besluit te nemen en vraagt hiervoor toestemming aan de gemeente. Na toestemming en onderling overleg vindt communicatie plaats en kan met de activiteit worden gestart. Het doel van de activiteit is [X]. De aanvrager zal bij goedkeuring schriftelijk op de hoogte gesteld worden (brief 7), ook bij afkeuring van de aanvraag zal de aanvrager schriftelijk worden geïnformeerd (brief 8). De aanvraag zal de volgende informatie moeten leveren: de dag en tijd, de hoeveelheid aanwezige mensen en het maatschappelijke doel dat de bijeenkomst zal dienen. Het moet namelijk gaan om wijkgerichte niet-commerciële activiteiten. Een commerciële bijeenkomst verwijst meestal naar een gebeurtenis waarbij zakelijke transacties plaatsvinden. In het kader van de volkstuinen is van belang dat een bijeenkomst heel gauw een commercieel randje kent. Wanneer bezoekers van de bijeenkomst bijvoorbeeld betalen voor een kopje thee, dan kan dit als commercieel aangemerkt worden.

Het is tevens van belang dat het een bepaald doel naleeft, zoals bijvoorbeeld een bingo kan zorgen voor saamhorigheid van de vereniging, en niet winst als uitgangspunt heeft. Ook valt aan te raden om het op te nemen bij de bestuursnotulen en om een algemene agenda aan te maken zodat er een duidelijk overzicht is wie wanneer gebruik kan maken van het verenigingsgebouw. Met de gebruiker van het verenigingsgebouw wordt een overeenkomst gesloten over het gebruik van de ruimte, waarin ook de aansprakelijkheid is geregeld. Eindresultaat: Het verenigingsgebouw staat minder vaak leeg, nut de maatschappelijke functie beter uit hetgeen ook een wat veiliger gevoel op de vereniging geeft.

41

42 4.9.2 Verantwoordelijkheid De eerste verantwoordelijke is het bestuur van de vereniging van de volkstuinen. Vervolgens speelt de afdeling van de gemeentelijke gebiedsorganisatie ook een rol en is de vereniging zelve verantwoordelijk op een goed verloop.

42

43 4.10 Houtkachels Preventieve stappen De besturen nemen de regel die voortvloeit uit het besluit van de gemeente op in hun huishoudelijk reglement. Het kan zijn dat de gemeente een en ander opneemt in de algemene bepalingen bij de huurovereenkomst of in de kwaliteitseisen. De besturen stellen de tuinders uitdrukkelijk op de hoogte van de nieuwe regels. Stappen in schema

Stap

Toelichting

Mogelijke ondersteuning

1

De gemeente stelt het bestuur op de hoogte van een overtreding, óf het bestuur stelt de gemeente op de hoogte van een overtreding.

2

Het bestuur volgt de stappen van scenario 1

-

3

Bij geen herstel van de overtreding wordt de kwestie overgeheveld aan de gemeente en de tuinder wordt hiervan op de hoogte gesteld (brief 5)

Desgewenst kan het bestuur advies inwinnen bij de federatie

Eindresultaat

Vereniging heeft voldaan aan haar naleving

43

44 Bijlage 1. Betrokken gemeentelijke afdelingen per scenario In onderstaand schema is gebruik gemaakt van de volgende afkortingen: B= bestuur; T = tuinder; VG = vastgoed; BWT = bouw- en woningtoezicht; SB= stadsbeheer (toezicht openbare ruimte); V= volkstuinverenigingen; P= politie. Civiel recht is hetzelfde als privaatrecht. In het privaatrecht gaat het om de rechtsverhouding tussen burgers/organisaties/bedrijven onderling. Het publiekrecht regelt de verhouding van burgers en de overheid.

Uitleg scenario

Verantwoordelij ke

Soort rechts

1

Niet naleven kwaliteitseisen of reglementen

B, VG

Civielrecht

2

Negeren bouwvoorschriften

T, B, BWT

Civielrecht/ bestuursrecht

3

Illegaal overnachten en permanente bewoning

B, BWT, P

Civielrecht/ bestuursrecht

4

Onenigheid binnen bestuur

B en VG

Civielrecht

5

Bedreiging en geweld

T, B, VG, P

Strafrecht/ civielrecht

6

Overlast en verstoring openbare orde

T, B, VG, SB, P

Civielrecht/ bestuursrecht, strafrecht

7

Diefstal en inbraak

T, B, VG, P

Strafrecht/ civielrecht

8

Criminaliteit

T, B, , V en P

Strafrecht/civielrecht

9

Gebruik verenigingsgebouw

B en V

Civielrecht/ bestuursrechtrecht

10

Houtkachels (?)

44

45

Lijst met contactgegevens Op basis van een nog op te zetten wijktafel op initiatief van de Volkstuinvereniging, naar voorbeeld van de wijktafel Charlois, kan deze lijst per vereniging zelf opgesteld worden. Voor overige vragen kan contact worden opgenomen via: Algemene vragen: telefonisch 14010 per mail volkstuinenalgemeen@rotterdam.nl Onderhoud en beheer: per mail onderhoudvolkstuinen@rotterdam.nl Huurcontracten: per mail (volgt)

45

46

BIJLAGE BRIEVEN Brief 1 AANGETEKEND PER EMAIL: [NAAM] [PLAATS], [DATUM], Betreft: uitnodiging voor een gesprek met het bestuur van [VERENIGING] op [DATUM] [NAAM] [FUNCTIE] [VERENIGING] Geachte [NAAM], Hierbij willen wij u graag uitnodigen voor een formeel gesprek met het bestuur van [VERENIGING]. Het doel van dit gesprek is om enkele belangrijke zaken met betrekking tot het naleven van kwaliteitseisen en reglementen/statuten/bouwvoorschriften/Omgevingsplan/ gedragingen die wij over en weer van elkaar mogen verwachten/ kwaliteitseisen van de CROW te bespreken waarop u eerder bent aangesproken op [datum] door een van de bestuursleden. Het bestuur is zich bewust van het belang van een harmonieuze en goed onderhouden vereniging, waarin alle leden bijdragen aan een prettige omgeving. Helaas hebben we onlangs enkele kwesties opgemerkt die onze aandacht vereisen en waarvan wij van mening zijn dat ze strijdig zijn met de vastgestelde regels en eisen. Tijdens het gesprek willen wij graag de gelegenheid bieden om uw perspectief te horen en eventuele misverstanden recht te zetten. Tevens willen we gezamenlijk zoeken naar mogelijke oplossingen om deze zaken aan te pakken en te voorkomen dat ze in de toekomst terugkeren. Het gesprek zal plaatsvinden op [DATUM] om [TIJD] op [LOCATIE].

We streven ernaar om een constructieve en respectvolle bijeenkomst te hebben, waarbij alle partijen hun standpunten kunnen uiten. Indien de voorgestelde datum en tijd niet passen, verzoeken wij u vriendelijk om ons dit zo spoedig mogelijk te laten weten, zodat we een geschikte alternatieve afspraak kunnen maken. Gelieve te bevestigen of u aanwezig zult zijn bij het gesprek, zodat we hier rekening mee kunnen houden bij de organisatie. Mochten wij niks van u horen, of komt u niet opdagen bij onze afspraak dan fungeert deze brief als een eerste formele waarschuwing. Wij kijken ernaar uit om met u te spreken en te werken aan een positieve samenwerking binnen onze vereniging. Met vriendelijke groet, [NAAM]

46

47 [FUNCTIE] [VERENIGING]

47

48 Brief 2 AANGETEKEND PER MAIL: [NAAM] [PLAATS], [DATUM], Betreft: waarschuwing voor mogelijke opzegging van uw lidmaatschap Geachte [NAAM], Namens het bestuur van [VERENIGING] willen wij uw aandacht vestigen op een belangrijke aangelegenheid wat mogelijk invloed kan hebben op uw lidmaatschap. Een van de bestuursleden heeft u aangesproken op [OVERTREDING] op [DATUM]. U heeft inmiddels een uitnodiging voor een gesprek gehad met het bestuur van [VERENIGING] [DATUM]/ U heeft inmiddels een gesprek gehad met het bestuur van [VERENIGING] op [DATUM] aangaande het niet voldoen aan de kwaliteitseisen of reglementen zoals bijvoorbeeld het negeren van kwaliteitseisen van de gemeente, het negeren van statuten, huishoudelijk reglementen en andere reglementen van de volkstuinvereniging of overlast. Zoals u bekend is, zijn de statuten en reglementen van onze vereniging van toepassing op alle leden, en deze regelgeving dienen te worden nageleefd om een ordelijk en rechtvaardig functioneren van de vereniging te waarborgen. Het bestuur heeft geconstateerd dat op de datum van vandaag [DATUM] u nog steeds niet handelt conform de regelgeving.

Conform artikel X van onze kwaliteitseisen/statuten/reglementen/ bouwvoorschriften/Omgevingsplan/of ‘gewoon’ gedragingen die wij over en weer van elkaar mogen verwachten/ kwaliteitseisen van de CROW te bent u verplicht de statuten en reglementen van de vereniging na te leven. Met deze brief willen wij u formeel waarschuwen dat uw recente gedragingen in strijd zijn met de bepalingen uit [regels die van toepassing zijn]. Het betreft de volgende situatie: [korte toelichting situatie en dat dit niet is opgelost na het gesprek]. VOORBEELD: Het gaat hierbij onder andere om te voldoen aan […] o.g.v. artikel … van de statuten/kwaliteitseisen/reglement alsmede om te voldoen aan artikel … van de statuten/kwaliteitseisen/reglement. VOORBEELD: De Vereniging De Zandweg heeft opgenomen op haar site dat een kweekkas een maximale hoogte van 2,50 meter mag bedragen en een oppervlakte van maximaal 12m2. Wanneer deze afmetingen worden overstreden is er een strijd met de bouwvoorschriften van de vereniging. Wij willen u benadrukken dat de naleving essentieel is voor het behoud van een gezonde en constructieve verenigingsomgeving/wij streven naar een zo veilig en plezierig mogelijke omgeving. Daarom roepen wij u op om onmiddellijk stappen te ondernemen om uw gedrag in overeenstemming te brengen met de toepasselijke regels [en de normen van fatsoen].

Indien er in de toekomst verdere situaties plaatsvinden waarin u in strijd blijft handelen met de toepasselijke regels behoudt het bestuur van [VERENIGING] zich het recht voor om uw

48

49 lidmaatschap te beëindigen op grond van artikel X van de statuten Een dergelijke beslissing kan verstrekkende gevolgen hebben, waaronder het verlies van uw tuin. Wij dringen erop aan dat u deze waarschuwing serieus neemt en maatregelen treft om de toekomstige overtredingen te voorkomen. Mocht u vragen hebben over de statuten, reglementen of deze waarschuwing, aarzel dan niet om contact op te nemen met het bestuur van [VERENIGING]. Wij vertrouwen erop dat u dit bericht ter harte neemt en dat we in de toekomst kunnen blijven rekenen op constructieve bijdrage aan onze vereniging.

Met vriendelijke groeten, Namens het bestuur, [NAAM] [FUNCTIE], [VERENIGING]

49

50 Brief 3 AANGETEKEND PER MAIL: [NAAM] [PLAATS], [DATUM], Betreft: laatste waarschuwing voor mogelijke opzegging van uw lidmaatschap Geachte [NAAM], Namens het bestuur van [VERENIGING] willen wij uw aandacht vestigen op een belangrijke aangelegenheid wat mogelijk invloed kan hebben op uw lidmaatschap. Eerder bent u aangesproken op een mogelijke overtreding op [datum]. Daarna bent u uitgenodigd voor een gesprek met het bestuur van [VERENIGING] op [DATUM]/ Daarna heeft u een gesprek gehad met het bestuur van [VERENIGING] op [DATUM] aangaande het niet voldoen aan de kwaliteitseisen of reglementen zoals bijvoorbeeld het negeren van kwaliteitseisen van de gemeente, het negeren van statuten, huishoudelijk reglementen en andere reglementen van de volkstuinvereniging of overlast. Vervolgens heeft u een officiële waarschuwing ontvangen op [DATUM]. Helaas heeft het bestuur geconstateerd dat u zich nog steeds niet conformeert aan de toepasselijke regelgeving. Middels deze brief willen wij u formeel een derde keer en laatste keer waarschuwen dat uw recente gedragingen in strijd zijn met de bepalingen uit [REGELS DIE VAN TOEPASSING ZIJN]. Het betreft de volgende situatie: [KORTE TOELICHTING SITUATIE EN DAT DIT NIET IS OPGELOST NA HET GESPREK].

Zoals u bekend is, zijn de statuten en reglementen van onze vereniging van toepassing op alle leden, en deze regelgeving dienen te worden nageleefd om een ordelijk en rechtvaardig functioneren van de vereniging te waarborgen. Conform artikel X van onze statuten/reglementen/bouwvoorschriften etc bent u verplicht de statuten en reglementen van de vereniging na te leven. Indien de situatie in de toekomst standhoudt waarin u in strijd blijft handelen met de toepasselijke regels behoudt het bestuur van [VERENIGING] zich het recht voor om uw lidmaatschap te beëindigen op grond van artikel X van de statuten. Een dergelijke beslissing kan verstrekkende gevolgen hebben, waaronder het verlies van uw tuin. Het bestuur geeft u nog tot [DATUM] de tijd om zich alsnog te conformeren aan onze regels. Wanneer u zich niet conform te statuten en reglementen gaat gedragen zijn wij genoodzaakt om uw lidmaatschap op te zeggen per [DATUM] op grond van artikel X van de statuten. Wij dringen erop aan dat u deze waarschuwing serieus neemt en maatregelen treft om de toekomstige overtredingen te voorkomen. Mocht u vragen hebben over de statuten, reglementen of deze waarschuwing, aarzel dan niet om contact op te nemen met het bestuur van [VERENIGING]. Wij vertrouwen erop dat u dit bericht ter harte neemt en dat we in de toekomst kunnen blijven rekenen op constructieve bijdrage aan onze vereniging.

Met vriendelijke groeten, 50

51 Namens het bestuur, [NAAM] [FUNCTIE], [VERENIGING]

51

52 Brief 4 AANGETEKEND PER E-MAIL: [NAAM] [PLAATS], [DATUM], Betreft: bevestiging beëindiging lidmaatschap [VERENIGING] [NUMMER] per [DATUM] Geachte [NAAM], U bent inmiddels een aantal keer mondeling en schriftelijk aangeschreven om aan uw verplichtingen te voldoen welke voortvloeien uit uw lidmaatschap van [VERENIGING]. [REGELS WAAR NIET AANVOLDAAN IS]. U bent op [DATUM] aangesproken door een van de bestuursleden, op [DATUM] bent u uitgenodigd voor een mondeling gesprek met het bestuur, op [DATUM] heeft dit gesprek plaats gevonden, op [DATUM] heeft u een volgende schriftelijke officiële waarschuwing ontvangen en op [DATUM] heeft u de laatste officiële waarschuwing ontvangen. Tevens hebben wij middels dezelfde brief d.d. [DATUM] aangekondigd uw lidmaatschap te beëindiging per [DATUM]. U heeft verzuimd om aan uw verplichtingen jegens de vereniging te voldoen. Middels deze aangetekende brief d.d. [DATUM] bevestigen wij dat uw lidmaatschap van onze vereniging per [DATUM] is beëindigd. Dat betekent dat alle bouwsels en beplanting op tuin [NUMMER] in eigendom toekomen aan de Vereniging op grond van artikel X van de statuten. De opzegging van uw lidmaatschap brengt tevens met zich mee dat de gebruiksovereenkomst ook wordt opgezegd. U krijgt van ons nog tot [DATUM] a.s. de gelegenheid om eventuele spullen uit het tuinhuis te verwijderen.

Houdt u er rekening mee dat het complex geopend is van 09.00 uur tot 17.00 uur. Daarna is de toegangspoort gesloten. Na [DATUM] zal het bestuur zal op grond van artikel X van de statuten overgaan tot verkoop van de bouwsels (inclusief bestrating) en beplanting om uit de opbrengsten al uw op dat moment openstaande financiële verplichtingen te voldoen. Daarvoor is het nodig om alle spullen die na [DATUM] a.s. nog aanwezig zijn op het perceel af te laten voeren. Ook zullen wij de tuin en de aanwezige opstallen in orde gaan maken voor verkoop. De waarde van de opstallen zullen worden getaxeerd. Hiervan ontvangt u een afschrift. Alle kosten die wij zullen moeten maken om het perceel verkoop klaar te maken, worden bij u in rekening gebracht. De opbrengst van de verkoop zal in mindering worden gebracht op uw openstaande schuld. In het geval er een positief saldo overblijft zal dat aan u worden overgemaakt op het bij ons bekende rekeningnummer. In het geval een eventuele verkoop van de bouwsels en/of beplanting onvoldoende opbrengt om uw uitstaande schuld aan de Vereniging te voldoen zal u in de gelegenheid worden gesteld om het restant bedrag per ommegaande te voldoen. Indien u aan dat verzoek geen gehoor geeft, berichten wij u reeds dat wij in dat geval genoodzaakt zijn zonder

52

53 vooraankondiging onmiddellijk over te gaan tot verdergaande rechtsmaatregelen, waarbij zal worden overwogen (conservatoir) beslag te leggen op uw bezittingen (goederen en bankrekeningen) teneinde zekerheid te verkrijgen omtrent het door u voldoen aan uw verplichtingen. Het zal duidelijk zijn dat alle hiermee gepaard gaande kosten volledig aan u zullen worden doorberekend. De beëindiging van uw lidmaatschap is onherroepelijk. Ik neem aan u naar behoren te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, [NAAM] [FUNCTIE] [VERENIGING]

53

54 Brief 5 AANGETEKEND PER MAIL: [NAAM] [PLAATS], [DATUM], Betreft: kwestie wordt overgeheveld aan de gemeente Rotterdam Geachte [NAAM], Namens het bestuur van [VERENIGING] willen wij uw aandacht vestigen op een belangrijke aangelegenheid en verwijzing naar de Gemeente Rotterdam. U bent inmiddels een aantal keer mondeling en schriftelijk aangeschreven om aan uw verplichtingen te voldoen welke voortvloeien uit uw lidmaatschap van [VERENIGING]. U bent op [DATUM] aangesproken op mogelijke overtredingen van de bouwvoorschriften. Eerder bent u uitgenodigd voor een gesprek met het bestuur van [VERENIGING] op [DATUM]/ Eerder heeft u een gesprek gehad met het bestuur van [VERENIGING] op [DATUM] aangaande het niet voldoen aan de bouwvoorschriften. Vervolgens heeft u een officiële waarschuwing ontvangen op [DATUM]. Daarna heeft u op [DATUM] een laatste waarschuwing van het bestuur van [VERENIGING] ontvangen. Helaas heeft het bestuur geconstateerd dat u zich nog steeds niet conformeert aan de bouwvoorschriften voortvloeiend uit het Omgevingsplan en de reglementen van de vereniging [VERIJWZING TOEPASSELIJKE REGELS]. Het bestuur is om deze reden genoodzaakt om de kwestie over te hevelen aan de Gemeente Rotterdam. Wij vertrouwen erop dat wij u voldoende hebben geïnformeerd en dat de Gemeente Rotterdam deze kwestie met de benodigde zorgvuldigheid zal oppakken.

Met vriendelijke groeten, Namens het bestuur, [NAAM] [FUNCTIE], [VERENIGING]

54

55 Brief 6 AANGETEKEND PER EMAIL: [NAAM] [PLAATS], [DATUM], Betreft: eerste en laatste waarschuwing [XX activiteiten] Geachte [NAAM], Namens het bestuur van [VERENIGING] willen wij uw aandacht vestigen op een belangrijke aangelegenheid wat mogelijk invloed kan hebben op uw lidmaatschap. Het bestuur heeft het vermoeden dat u mogelijke deelneemt aan criminele activiteiten. Middels deze brief wil het bestuur u een eerste en laatste keer formeel waarschuwen omtrent deze activiteiten op de tuin. Met deze brief willen wij u formeel waarschuwen dat uw recente gedragingen mogelijk in strijd zijn met de bepalingen uit [REGELS DIE VAN TOEPASSING ZIJN]. Het betreft de volgende situatie: [KORTE TOELICHTING SITUATIE EN DAT DIT NIET IS OPGELOST NA HET GESPREK]. Indien er in de toekomst verdere situaties plaatsvinden waarin u in strijd blijft handelen met de toepasselijke regels behoudt het bestuur van [VERENIGING] zich het recht voor om uw lidmaatschap te beëindigen op grond van artikel X de statuten. Een dergelijke beslissing kan verstrekkende gevolgen hebben, waaronder het verlies van uw tuin. Tevens zal het bestuur genoodzaakt zijn om de politie in te schakelen. Wij dringen erop aan dat u deze waarschuwing serieus neemt en maatregelen treft om de toekomstige overtredingen te voorkomen.

Mocht u vragen hebben over de statuten, reglementen of deze waarschuwing, aarzel dan niet om contact op te nemen met het bestuur van [VERENIGING]. Wij vertrouwen erop dat u dit bericht ter harte neemt en dat we in de toekomst kunnen blijven rekenen op constructieve bijdrage aan onze vereniging. Hierbij willen wij u graag uitnodigen voor een formeel gesprek met het bestuur van [VERENIGING]. Het doel van dit gesprek is om enkele belangrijke zaken met betrekking tot de mogelijke criminele activiteiten te verhelderen. Het bestuur is zich bewust van het belang van een harmonieuze en goed onderhouden vereniging, waarin alle leden bijdragen aan een prettige omgeving. Helaas hebben we onlangs enkele kwesties opgemerkt die onze aandacht vereisen en waarvan wij van mening zijn dat ze strijdig zijn met de vastgestelde regels en eisen. Tijdens het gesprek willen wij graag de gelegenheid bieden om uw perspectief te horen en eventuele misverstanden recht te zetten. Het gesprek zal plaatsvinden op [DATUM] om [TIJD] op [LOCATIE]. We streven ernaar om een constructieve en respectvolle bijeenkomst te hebben, waarbij alle partijen hun standpunten kunnen uiten.

55

56 Indien de voorgestelde datum en tijd niet passen, verzoeken wij u vriendelijk om ons dit zo spoedig mogelijk te laten weten, zodat we een geschikte alternatieve afspraak kunnen maken. Gelieve te bevestigen of u aanwezig zult zijn bij het gesprek, zodat we hier rekening mee kunnen houden bij de organisatie. Mochten wij niks van u horen, of komt u niet opdagen bij onze afspraak dan fungeert deze brief als een eerste en laatste formele waarschuwing. Wij kijken ernaar uit om met u te spreken en te werken aan een positieve samenwerking binnen onze vereniging. Met vriendelijke groeten, Namens het bestuur, [NAAM] [FUNCTIE], [VERENIGING]

56

57 Brief 7 AANGETEKEND PER EMAIL: [NAAM] [PLAATS], [DATUM], Betreft: goedkeuring aanvraag gebruik verenigingsgebouw van [VERENIGING] Geachte [NAAM], Namens het bestuur van [VERENIGING] verheug ik mij u te kunnen mededelen dat uw aanvraag voor het gebruik van ons verenigingsgebouw op [datum] van [starttijd] tot [eindtijd] is goedgekeurd. We waarderen uw initiatief om een [ACTIVITEIT] te organiseren en zijn blij dat deze activiteit bijdraagt aan de doelstellingen van onze vereniging en de wijk. Het versterken van de band onze vereniging en de wijk en het vergroten van de betrokkenheid binnen de gemeenschap zijn zaken waar we als bestuur veel waarde aan hechten. Gelieve er rekening mee te houden dat u verantwoordelijk bent voor het ordelijke en respectvolle gebruik van de faciliteiten. We vertrouwen erop dat u het verenigingsgebouw in dezelfde staat achterlaat als bij aanvang van de activiteit. Tevens dient u zich te houden aan de richtlijnen en regels van de vereniging met betrekking tot het gebruik van de faciliteiten. Hierbij ontvangt u een kopie van de gedetailleerde beschrijving van het evenement en het overzicht van benodigde faciliteiten voor uw referentie. Indien u nog verdere vragen heeft of aanvullende informatie wilt verstrekken, kunt u contact opnemen met [contactpersoon en contactgegevens].

Wij wensen u veel succes bij de organisatie van de activiteit en hopen dat het een succesvol en plezierig evenement zal worden voor alle betrokkenen. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur,

[NAAM], [FUNCTIE]

57

58 Brief 8 AANGETEKEND PER EMAIL: [NAAM] [PLAATS], [DATUM], Betreft: afwijzing aanvraag gebruik verenigingsgebouw van [VERENIGING] Geachte [NAAM], Namens het bestuur van [VERENIGING] wil ik u laten weten dat we uw aanvraag voor het gebruik van ons verenigingsgebouw op [datum] van [starttijd] tot [eindtijd] helaas moeten afkeuren. We begrijpen dat u graag een [ACTIVITEIT] wilt organiseren en we waarderen uw betrokkenheid bij onze vereniging. Echter, na een zorgvuldige beoordeling van uw aanvraag, zijn we tot de conclusie gekomen dat we om bepaalde redenen niet kunnen voldoen aan uw verzoek. De redenen voor de afkeuring kunnen variëren en kunnen onder andere betrekking hebben op: 1. De beschikbaarheid van het verenigingsgebouw op de door u gewenste datum en tijdstip. 2. Eerdere boekingen of conflicten met andere geplande activiteiten in het verenigingsgebouw. 3. Niet in lijn zijn met de doelstellingen van onze vereniging of strijdig zijn met onze beleidslijnen. 4. Onderhoudswerkzaamheden of andere omstandigheden die het gebruik van het gebouw op dat moment onmogelijk maken. 5. Het missen van bepaalde informatie [WELKE INFO] Wij begrijpen dat dit wellicht teleurstellend nieuws voor u is, maar we willen u aanmoedigen om in de toekomst contact met ons op te nemen voor eventuele andere aanvragen.

We staan altijd open voor initiatieven en ideeën vanuit de wijk en streven ernaar om onze faciliteiten zo goed mogelijk te benutten voor het welzijn van onze wijk. Mocht u nog verdere toelichting wensen over de afwijzing van uw aanvraag, dan staan wij u graag te woord. U kunt contact opnemen met [contactpersoon en contactgegevens]. Wij danken u voor uw begrip en hopen dat u blijft deelnemen aan onze activiteiten en bijdragen aan onze gemeenschap. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur, [NAAM], [FUNCTIE]

58