Document · PDF

[24bb002724] Bijlage 2 behorende bij 24bb002721 - Handreiking handhaving voor de volkstuinen in Rotterdam

Commissie Zorg, Welzijn, Cultuur en Sport (2022 - 2026) 15 mei 2024, gemeente RotterdamBij agendapunt: Sport15.365 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Handreiking handhaving voor de volkstuinen in Rotterdam

Opgesteld door Bureau Verinorm in samenwerking met de gemeente Rotterdam en de volkstuinverenigingen Rotterdam

Concept – 8 februari 2024

2 Inhoudsopgave HANDREIKING HANDHAVING VOOR DE VOLKSTUINEN IN ROTTERDAM .......................................... 1 1. INLEIDING ................................................................................................................................... 4 2. DOEL VAN HET HANDHAVINGSKADER EN UITGANGSPUNTEN ..................................................................... 6 3. WET- EN REGELGEVING EN AFKORTINGEN .......................................................................................... 10 4. STAPPENPLAN PER SCENARIO ......................................................................................................... 12 4.1. SCENARIO 1 NIET NALEVEN VAN DE WET, DE STATUTEN, KWALITEITSEISEN OF REGLEMENTEN ............................ 12 4.2 SCENARIO 2 NEGEREN BOUWVOORSCHRIFTEN ........................................................................................... 17 4.3 SCENARIO 3 ILLEGAAL OVERNACHTEN EN PERMANENTE BEWONING .............................................................. 21 4.4 SCENARIO 4 ONENIGHEID BINNEN HET BESTUUR ........................................................................................ 24 4.5 SCENARIO 5 BEDREIGING EN GEWELD ......................................................................................................

27 4.6 SCENARIO 6 OVERLAST EN VERSTORING VAN DE OPENBARE ORDE.................................................................. 30 4.7 SCENARIO 7 DIEFSTAL EN INBRAAK ........................................................................................................... 33 4.8 SCENARIO 8 CRIMINALITEIT .................................................................................................................... 37 4.9 GEBRUIK VERENIGINGSGEBOUW ............................................................................................................. 40 4.10 HOUTKACHELS ................................................................................................................................... 43

3 Doel en status van deze Handreiking Deze ‘Handreiking handhaving voor de volkstuinen in Rotterdam’ is een hulpmiddel voor besturen van volkstuinverenigingen in Rotterdam om de regels die gelden op de volkstuinen te kunnen handhaven. Deze Handreiking is opgesteld door Bureau Verinorm, in samenwerking met de gemeente Rotterdam en de volkstuinverenigingen Rotterdam. In deze Handreiking staat voor tien scenario’s van veelvoorkomende strafbare feiten, overtreding van huisregels van volkstuinverenigingen en andere ongewenste situaties beschreven welke handhavende stappen de besturen van volkstuinverenigingen kunnen nemen om hiertegen op te treden. Het uitgangspunt van de handhaving op de volkstuinen is dat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van civiel recht, oftewel het verenigingsrecht uit het Burgerlijk Wetboek. Via civiele procedures kunnen tuinders die zich niet aan wet- en regelgeving houden, die huisregels overtreden die op volkstuincomplexen gelden, die overlast en ongemak veroorzaken en die daarmee een negatieve invloed hebben op het verblijfsklimaat op de volkstuinen, effectief aangepakt worden. In uiterste instantie – indien het gedrag niet ten positieve verandert – kunnen zulke tuinders van de volkstuinen verwijderd worden.

Afhankelijk van de situatie en/of het soort strafbare feit kunnen zulke tuinders ook door de overheid strafrechtelijk en/of bestuursrechtelijk aangepakt worden. De tien scenario’s betreffen de volgende strafbare feiten, overtreding van huisregels op de volkstuinen en andere ongewenste situaties: 1. Niet naleven van de statuten, kwaliteitseisen of reglementen. 2. Negeren bouwvoorschriften. 3. Illegaal overnachten en permanente bewoning. 4. Onenigheid binnen het bestuur. 5. Bedreiging en geweld. 6. Overlast en verstoring van de openbare orde. 7. Diefstal en inbraak. 8. Criminaliteit. 9. Gebruik verenigingsgebouw. 10. Gebruik houtkachels. Voor elk scenario staat beschreven welke handhavingsstappen het bestuur van een volkstuinvereniging kan doorlopen om tegen het ongewenste gedrag op te treden. In de bijlagen zijn voorbeeldbrieven opgenomen die de besturen hierbij kunnen gebruiken. In sommige scenario’s staat beschreven hoe de samenwerking met de gemeente en andere handhavingsorganisaties dan wel de taakverdeling bij de handhaving eruit kan zien. Deze samenwerking en taakverdeling moet nog in de praktijk getoetst en verder uitgewerkt worden. Dat vindt plaats in een pilot handhaving volkstuinen. Deze pilot is onderdeel van het traject om de ‘Visie volkstuinen - Meer groen voor meer Rotterdammers’ uit te werken.

Deze visie is in december 2023 door de gemeenteraad van Rotterdam vastgesteld. De pilot handhaving moet nog opgezet en uitgewerkt worden door de verschillende partijen en zal circa twee jaar duren. Dit is een eerste versie van de Handreiking handhaving voor de volkstuinen in Rotterdam. De processtappen, de taakverdeling tussen de diverse handhavingsorganisaties en de voorbeeldbrieven voor handhaving die in deze handreiking staan, moeten in de praktijk toegepast worden. Pas dan blijkt of ze werken zoals bedacht, onder welke voorwaarden en waar aanpassingen noodzakelijk zijn. Op basis van de ervaringen uit de pilot, wordt deze Handreiking (telkenmale) aangepast. Het is daarmee een levend document.

4 1. Inleiding Bij veel Rotterdamse volkstuinverenigingen gaat het goed. Op de ruim 5100 volkstuinen verblijven en tuinieren Rotterdammers met veel plezier. Ieder volkstuinvereniging kent zijn eigen dynamiek en uitdagingen. Hoewel het bij de meeste volkstuinverenigingen soepel en voorspoedig verloopt, kent iedere vereniging wel incidenten of krijgt bijvoorbeeld te maken met een lastig lid of iemand van buiten de vereniging. Soms is er sprake van illegale overnachtingen of permanente bewoning, onveilige situaties, afwijking van de bouwvoorschriften en in een enkel geval van criminele activiteit of bedreiging. Ook hebben volkstuinverenigingen soms te maken met buitenstaanders met minder goede bedoelingen. Met ingang van 2024 is er een Rotterdamse volkstuinvisie, krijgen de volkstuinverenigingen een huurcontract rechtstreeks met de gemeente Rotterdam en moeten zij voldoen aan aangescherpte kwaliteitseisen. Verenigingen worden geacht goed te functioneren en een adequaat bestuur van vrijwilligers te hebben. Besturen stimuleren de naleving door de leden van de kwaliteitseisen, de statuten en reglementen. Er zijn echter situaties denkbaar waarbij handhaving vereist is. Daarvoor hebben de besturen ondersteuning nodig.

Daarvoor is deze Handreiking Handhavingskader die de uitgangspunten, doelstellingen en werkwijze die betrokken partijen hanteren beschrijft om de naleving van wet- en regelgeving binnen de volkstuinparken te bevorderen en te ondersteunen. Hierin wordt beschreven welke interventies op welk moment zullen worden ingezet om het gewenste nalevingseffect te bereiken. Het Handhavingskader is een samenhangend raamwerk waarin normering, monitoring, naleving, handhaving en verantwoording beschreven zijn. Er zijn veel verschillende personen en organisaties betrokken bij volkstuinen zoals tuinders, bestuursleden en diverse handhavende organisaties. En er zijn diverse regels van toepassing. In Rotterdam vallen de volkstuinen onder de regelgeving van de gemeente Rotterdam. De gemeente kent specifieke regels en voorschriften met betrekking tot het gebruik van volkstuinen binnen haar jurisdictie. Het gaat om regels zoals Omgevingsplannen (met ingang van 1 januari 2024 het Omgevingsplan), de Algemene plaatselijke verordening Rotterdam, de kwaliteitseisen bij het huurcontract en de voorwaarden voor langdurig huurcontract. De verenigingen beheren de volkstuinvoorzieningen en hebben hun eigen reglementen en richtlijnen (zoals statuten, huishoudelijk reglement, bestuursreglement en tuinreglementen) die moeten worden nageleefd door de tuinders.

Om een volkstuin te hebben in Rotterdam, is het nodig om lid te worden van een volkstuinvereniging. Op dit moment ligt een notitie voor de realisatie van de aansluiting bij een koepelorganisatie die de volkstuinvereniging kan ontzorgen. Dit kunnen ook meerdere koepelorganisaties zijn, hierover is nog geen besluit genomen. De verenigingen beheren de volkstuinparken en hebben vaak hun eigen reglementen en richtlijnen die moeten worden nageleefd door de tuinders. De gemeente Rotterdam heeft ook algemene regels opgesteld met betrekking tot volkstuinen, zoals regels met betrekking tot het onderhoud van de tuinen, het gebruik van chemische middelen, de bouw van bouwwerken op de tuinen en het behoud van groen in de omgeving. Deze regels zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat de volkstuinen goed worden onderhouden,

5 de bijdrage van de volkstuinen aan biodiversiteit te waarborgen, en te voorkomen dat de volkstuinen negatieve impact hebben op het milieu of de omgeving. Door de veelheid aan partijen en regels is het soms onduidelijk voor (vrijwillige en daardoor wisselende) besturen waar ze terecht kunnen voor welke ondersteuning. Daarom bevat de Handreiking Handhaving voor de volkstuinen in Rotterdam een schema dat gebaseerd is op een reeks van tien scenario's, waarin staat wie er verantwoordelijk is voor welke actie en waar besturen en leden terecht kunnen voor ondersteuning. Er wordt beschreven welke interventies op welk moment kunnen worden ingezet om het gewenste nalevingseffect te bereiken. Het is de bedoeling dat deze Handreiking Handhaving een levend document is, dat in ontwikkeling blijft en gewijzigd wordt als daarvoor aanleiding is. Er wordt na vaststelling van deze Handreiking op initiatief van de gemeentelijke beleidsafdeling een overlegplatform in het leven geroepen met een representatieve vertegenwoordiging van de betrokken partijen, dat jaarlijks deze Handreiking evalueert en eventueel aanpast en/of aanvult. Wanneer zich een scenario voordoet dat niet wordt behandeld in dit document, kan deze Handreiking ook aanknopingspunten bieden en als leidraad en voorbeeld dienen om hiermee om te gaan.

Mochten er desondanks nog vragen zijn of is er behoefte aan aanvullende informatie, dan staat de gemeente Rotterdam besturen te woord. Zij voorzien van verdere inzichten en ondersteuning bij het omgaan met specifieke situaties. Dit document is gecreëerd met het doel om de besturen van volkstuinverenigingen inzicht te geven in hun verantwoordelijkheden bij het bevorderen van de naleving van regels op de volkstuinen, hoe zij deze verantwoordelijkheden kunnen waarmaken, wat de taakverdeling is ten opzichte van andere handhavende partijen en hoe alle partijen elkaar kunnen aanvullen en versterken.

6 2. Doel van het handhavingskader en uitgangspunten

Het doel is om de normnaleving binnen de volkstuinparken te bevorderen en overtredingen te voorkomen en aan te pakken. Er is sprake van naleving als alle partijen zich houden aan de geldende wet- en regelgeving en afspraken en voldoen aan de verplichtingen die daaruit voortvloeien. Daarbij zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:

Uitgangspunt handhaving Het uitgangspunt van de handhaving van wet- en regelgeving op de volkstuinen is dat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van civiel recht, oftewel het verenigingsrecht uit het Burgerlijk Wetboek. Via civiele procedures kunnen tuinders die zich niet aan de regels houden, die overlast en ongemak veroorzaken en een negatieve invloed hebben op het verblijfsklimaat op de volkstuinen effectief aangepakt worden, door in uiterste instantie – indien het gedrag niet ten positieve verandert – van de volkstuinen verwijderd worden. Afhankelijk van de situatie c.q. het soort strafbare feit kunnen zulke tuinders ook door de overheid strafrechtelijk en/of bestuursrechtelijk aangepakt worden. Gezamenlijke inspanning Een goed nalevings- en handhavingskader is het resultaat van een gezamenlijke verplichting en inspanning van gemeente, andere handhavende partijen en de besturen van de verenigingen. Al deze partijen hebben ieder een eigen rol, maar ondersteunen en helpen elkaar. Openheid en vertrouwen, samenwerken, elkaar steunen en sterker maken, oplossingsgericht werken en transparantie zijn daarbij sleutelwoorden. Samenwerking, openheid, transparantie en vertrouwen als basis Samenwerken, eerlijk zijn, vertrouwen hebben, duidelijk zijn, goed met elkaar omgaan en elkaar helpen, dat zijn de belangrijkste zaken in een vereniging.

Goed contact zorgt ervoor dat mensen zich begrepen voelen, dat maakt hen meer betrokken bij de vereniging en geeft een gevoel van samenhorigheid. Dit helpt om problemen te voorkomen. Verheldering vraagpunten Er kunnen zich verschillende problemen voordoen op de volkstuinen en binnen de volkstuinverenigingen. Van schuttingen en te hoge heggen, (zeer) slecht tuinonderhoud, illegaal verblijven en bouwen, niet-functionerende besturen, frauderen, tot een enkele keer criminaliteit, intimidatie en geweld. Het is niet altijd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk en bevoegd is om handhavend op te treden in zulke situaties: volkstuinvereniging, gemeente of politie Als het gaat om toegang tot eigendommen of gebieden, kunnen sommige plaatsen op sommige tijden als semi- openbaar worden beschouwd. Dit betekent dat deze gebieden openbaar toegankelijk zijn, maar dat er ook plaatsen zijn die niet voor iedereen toegankelijk zijn, zoals de grond die in gebruik is bij een tuinder en waarop het tuinhuisje staat. Mogelijk is 6

7 de parkeerplaats alleen toegankelijk voor tuinders of personen die in het gebied wonen. Afhankelijk van de specifieke situatie van openbaarheid geldt bepaalde wet- en regelgeving wel of niet. Heldere afspraken over verantwoordelijkheden De gemeente Rotterdam en de besturen van de volkstuinverenigingen hebben ieder hun eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De gemeente Rotterdam wil als verhuurder dat de besturen van de volkstuinverenigingen zorgen voor naleving van de kwaliteitseisen van de gemeente, statuten en reglementen van de volkstuinverenigingen. Besturen van volkstuinverenigingen willen zich gesteund voelen door de gemeente Rotterdam indien zij voor de naleving handhavend moeten optreden. Verder willen zij een beroep kunnen doen op de diverse overheidspartijen indien het gaat om zaken die ook de overheid aangaan, zoals de brandweer als het gaat om brandveiligheid, de politie in het kader van de openbare orde en de veiligheid, de afdeling Bouw- en woningtoezicht van de gemeente Rotterdam als het gaat om het naleven van eisen die aan de bouw zijn gesteld. Het is dus belangrijk dat helder is wie waarvoor wanneer verantwoordelijk is. Daarbij is van belang te erkennen dat de besturen van de volkstuinverenigingen bestaan uit bestuurders die door en uit de leden van het volkstuinpark zijn gekozen en de functie op vrijwillige basis uitoefenen.

Volgens de wet wordt het bestuur als orgaan aangesproken wanneer een gebruiker van een tuin zich niet aan wet- en/of regelgeving houdt. Dit is niet in alle gevallen even eenvoudig, zeker niet als het lid persisteert in het zich misdragen en/of zich schuldig maakt aan grove overtreding(en). Eenduidige procedures Volkstuinverenigingen en de gemeente komen gezamenlijk tot procedures, standaardbrieven, documenten etc. die voor alle verenigingen direct toegankelijk en makkelijk inzetbaar zijn, ook in het kader van dossiervorming, als ze geconfronteerd worden met een situatie van naleving en handhaving. Doordat volkstuinverenigingen zoveel mogelijk eenduidige procedures hanteren, wordt naleving en handhaving beter gefaciliteerd en is het ook voor toekomstige besturen helder wat te doen. Advies over aansprakelijkheid van besturen De besturen worden geïnformeerd over de reikwijdte van hun aansprakelijkheid. Bijvoorbeeld in geval van brand, kunnen de besturen dan aansprakelijk zijn als blijkt dat de opstal niet aan de brandveiligheidseisen voldoet? Deze Handreiking Handhaving geeft besturen hieronder informatie over de reikwijdte van hun aansprakelijkheid. Van belang is dat er een verschil bestaat tussen interne en externe aansprakelijkheid. Uitgangspunt is dat iedere bestuurder tegenover het volkstuinpark gehouden is om zijn taak behoorlijk uit te voeren (artikel 2:9 BW).

Dit betekent dat een bestuurder voldoende zorgvuldig en naar beste inzicht moet handelen. Er is in beginsel sprake van een collectieve verantwoordelijkheid. Alle bestuurders zijn binnen het bestuur van de volkstuin gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitoefening van hun taken.

8 Dit betekent dat als een van de bestuurders een fout maakt, dat een fout is die aan het hele bestuur wordt toegerekend. Met andere woorden als de penningmeester een zooitje maakt van de financiën, is dit ook toe te rekenen aan de andere bestuurders, omdat zij hier -ook- op toe moeten zien. Een bestuurder is pas persoonlijk (dus niet collectief) aansprakelijk als de betreffende bestuurder ernstig verwijtbaar handelt. Bijvoorbeeld frauduleus handelt. De andere bestuurders moeten er wel op toezien dat de gevolgen van dit handelen van deze bestuurder zoveel als redelijk mogelijk is, wordt beperkt. Belangrijk is dat bestuurders zich houden aan de statuten en de reglementen. Wanneer wordt gesproken over onrechtmatig handelen wordt een onderscheid gemaakt tussen interne en externe aansprakelijkheid. Van interne aansprakelijkheid is zoals hierboven aangegeven sprake wanneer de bestuurder aansprakelijk is ten opzichte van het volkstuinpark. Van externe aansprakelijkheid is sprake wanneer het gaat om de bestuurder ten opzichte van derden (artikel 6:162 BW). Externe aansprakelijkheid wordt niet snel aangenomen. Een voorbeeld van externe aansprakelijkheid voor een volkstuinpark is een situatie waarbij het volkstuinpark indirect betrokken is bij schade aan eigendommen van buurtbewoners als gevolg van een overstroming veroorzaakt door hevige regenval.

Hoewel de overstroming hoofdzakelijk te wijten is aan weersomstandigheden, kunnen buurtbewoners beweren dat het volkstuinpark een rol heeft gespeeld bij het verergeren van de overstroming. Dit kan leiden tot juridische aansprakelijkheid voor het volkstuinpark, inclusief mogelijke verplichtingen om schadevergoeding te betalen aan de getroffen buurtbewoners en juridische geschillen. Om zich te beschermen, kan het volkstuinpark overwegen een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten, proactieve planning en onderhoud te implementeren, juridisch advies in te winnen en lokale wetten en voorschriften met betrekking tot waterbeheer en bouwvoorschriften na te leven. Er geldt dat hiervan alleen sprake is wanneer een bestuurslid een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Bijvoorbeeld wanneer een bestuurder geld dat van de volkstuin is, gaat uitlenen aan een familielid. Hoe dan ook is het verstandig om een (bestuurders)aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten, want hoewel aansprakelijkheid niet snel zal worden aangenomen door de rechter, kan het wel gebeuren dat iemand of een organisatie de volkstuinvereniging en/of een bestuurder van een volkstuinvereniging aansprakelijk stelt en dat kost naast geld ook veel narigheid, omdat alle tijd en energie opgaat aan deze zaak.

Opleidingen De gemeente biedt een ondersteunende rol door middel van het aanbieden van cursussen die specifiek gericht zijn op de behoeften van de besturen. Er bestaan al cursussen die voor volkstuinbesturen toegankelijk zijn, maar besturen kunnen ook in overleg met de gemeente specifieke wensen uiten. Het is immers cruciaal dat de aangeboden cursussen nauw aansluiten bij de werkelijke uitdagingen en wensen van de verenigingen. De gemeente heeft zich bereid getoond een en ander te financieren. Een voorbeeld van een training is de vaardigheid om statuten te interpreteren, vergadertechnieken en effectieve communicatie. Dit kan resulteren in een verhoogd niveau van competentie en zelfverzekerdheid onder de bestuurders. Een treffend voorbeeld van een dergelijke training is de vaardigheid om statuten te begrijpen en te interpreteren. Als er interesse is vanuit de verenigingen voor dit type training, kan de

9 gemeente dit faciliteren. Dit kan resulteren in een verhoogd niveau van competentie en zelfverzekerdheid onder de bestuurders. Indien besturen van volkstuinverenigingen ideeën en suggesties hebben voor een aanvullend opleidingsprogramma, dan kan dat overwogen worden door de gemeente, zodat een doorlopend' programma ontstaat. Dit betekent dat er voortdurend cursussen en trainingen worden aangeboden, niet alleen voor zittende bestuursleden, maar ook voor nieuw aangetreden bestuursleden. Hierbij is het essentieel om voorzichtig te zijn met het opleggen van verplichtingen om te voorkomen dat het mensen weerhoudt om toe te treden tot het bestuur. Het benadrukken van de voordelen van het volgen van deze trainingen en cursussen is van groot belang. Hierdoor wordt niet alleen hun individuele effectiviteit vergroot, maar ook de algehele kwaliteit van bestuurlijk werk binnen de verenigingen versterkt. Leeswijzer In het volgende hoofdstuk worden de wettelijke kaders en andere regelgeving in kaart gebracht. In het daaropvolgende hoofdstuk worden aanbevelingen gedaan aangaande de praktische organisatie van de vereniging. Dit fungeert als een richtlijn en omvat dus geen absolute normen. In het hoofdstuk daarna staat het tiental scenario’s waar deze Handreiking zich over buigt schematisch weergegeven in een tabel. In het volgende hoofdstuk is er per scenario een stappenplan opgenomen.

Dit stappenplan verwijst naar voorbeeldbrieven die in een soortgelijk geval gebruikt kunnen worden. Deze brieven zijn te vinden in de bijlage. Deze Handreiking sluit af met een korte samenvatting en een lijst met contactgegeven en verwijzingen naar de benodigde instanties of personen.

10 3. Wet- en regelgeving en afkortingen 3.1 Het juridisch kader voor een vereniging van volkstuinen: 1. Burgerlijk Wetboek Boek 2: Het Burgerlijk Wetboek Boek 2 regelt de verenigingen en stichtingen, waaronder de vereniging van volkstuinen valt. Hierin staan onder andere bepalingen over het bestuur, de ledenvergadering, aansprakelijkheid van bestuursleden, en de rechten van leden. 2. Gemeentewet: De Gemeentewet is relevant voor de vereniging van volkstuinen als het gaat om vergunningen, ruimtelijke ordening, en andere aangelegenheden die onder de bevoegdheid van de gemeente vallen. 3. Algemene wet bestuursrecht (Awb): De Awb is van belang als de Vereniging van Volkstuinen te maken krijgt met besluiten van overheidsorganen, zoals bij bezwaar- en beroepsprocedures tegen vergunningen of subsidies. 4. Omgevingswet: de Omgevingswet is de wet die alles regelt voor de leefomgeving op het gebied van natuur, milieu, bouwen en wonen. De Omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden. 5. Omgevingsplan: Het Omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan), vastgesteld door de gemeente, is van belang als het gaat om de locatie van de volkstuinen. Het Omgevingsplan bepaalt onder andere welke bestemming de grond heeft, zoals recreatief groengebied of volkstuinpark. Hier moeten de activiteiten van de vereniging in overeenstemming mee zijn. 6.

Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl): In het Bbl staan regels over veiligheid, gezondheid, duurzaamheid en bruikbaarheid van bouwwerken. 7. Algemene Plaatselijke Verordening (APV): Dit is een lokale regelgeving die door gemeenten in Nederland wordt vastgesteld. De APV bevat verschillende regels en voorschriften die specifiek van toepassing zijn binnen een bepaalde gemeente. Deze verordening kan betrekking hebben op diverse onderwerpen, zoals openbare orde, veiligheid, milieu, verkeer, en evenementen. De APV wordt gebruikt om de lokale situatie en behoeften te weerspiegelen en om de openbare orde en het welzijn binnen de gemeente te handhaven. Hierdoor kunnen gemeenten hun eigen specifieke regels vaststellen die het best passen bij de kenmerken en wensen van hun inwoners en omgeving. Het doel van de APV is om een duidelijke set regels te bieden die de gemeente kan hanteren om een ordelijke en veilige leefomgeving te creëren. Dit omvat zaken als het reguleren van markten, het verlenen van vergunningen voor evenementen, het handhaven van parkregels, het beperken van geluidsoverlast en nog veel meer. De APV biedt de gemeente de flexibiliteit om deze regels aan te passen aan hun eigen situatie, rekening houdend met lokale omstandigheden en behoeften. 8. Wetboek van Strafrecht: Het Wetboek van Strafrecht is van toepassing op strafbare feiten.

Hoewel de meeste zaken binnen een vereniging van volkstuinen civiele kwesties betreffen, kan het Wetboek van Strafrecht van toepassing zijn in gevallen van bijvoorbeeld vernieling of diefstal op het volkstuinpark.

11 9. Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR): De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen voorziet in maatregelen om de kwaliteit van bestuur en toezicht bij verenigingen en stichtingen te verbeteren. Het gaat om verenigingen en stichtingen van klein tot groot, dus van beroepsorganisaties tot gezelligheids- en sportverenigingen. 10. Huurovereenkomst met gemeente Rotterdam en Kwaliteitseisen. 11. Statuten: De statuten vormen de grondslag (een soort ‘grondwet’ of backbone) van de vereniging van volkstuinen en bevatten de regels met betrekking tot het doel van de vereniging, de rechten en verplichtingen van de leden, de bevoegdheden van het bestuur, en de procedures voor het nemen van besluiten. Deze statuten worden bij de notaris vastgelegd en geven de formele juridische status aan de vereniging. 12. Reglementen: Naast de statuten kan de vereniging van volkstuinen ook aanvullende reglementen hebben, zoals een huishoudelijk reglement, tuinreglementen, bouwreglement en bestuursreglement. Hierin staan specifieke regels en voorschriften. Het is van belang dat de vereniging van volkstuinen de geldende wet- en regelgeving naleeft en eventueel juridisch advies inwint om de juiste procedures te volgen en mogelijke juridische problemen te voorkomen. Er wordt een federatie opgericht om hierbij te hulp te schieten.

Hoe deze stichting vorm en inhoud krijgt dient nog nader te worden besproken. Belangrijk is om te weten dat de wet altijd voor gaat op de statuten. En verder geldt dat reglementen nooit in strijd mogen zijn met de statuten en de wet. Statuten zijn van hogere orde dan de reglementen en de besluiten die de vereniging neemt. Wanneer een besluit wordt genomen in strijd met de statuten dan kan sprake zijn van nietigheid, ofwel het besluit heeft volgens de wet nooit bestaan. Ook kan sprake zijn van vernietigbaarheid indien procedures of de reglementen niet (goed) zijn gevolgd. In de statuten staat onder meer wie lid kunnen zijn van de vereniging, wie het bestuur vormen en welke bevoegdheden het bestuur en bijvoorbeeld de algemene ledenvergadering hebben. In een aparte overleggroep, bijvoorbeeld de werkgroep statuten, wordt gesproken over de statuten en de reglementen, waar ook zaken als andere vormen van lidmaatschap (wel/geen partnerleden?) en wie er deel kunnen/mogen nemen aan het bestuur aan de orde komen. Met leden wordt een lidmaatschapsovereenkomst aangegaan die tevens gebruik van de tuin mogelijk maakt. Dat is besloten in het lidmaatschap. Let er dus op dat er geen (onder)huurovereenkomst of een gebruikersovereenkomst wordt aangegaan met leden, dat kan problemen opleveren conflictgevallen.

Mochten er wel (onder)huurovereenkomsten of gebruikersovereenkomsten gesloten zijn, dan moeten die in onderstaande scenario's eveneens opgezegd worden. Let hierop, het wordt nog wel eens vergeten om tevens deze overeenkomsten op te zeggen. Het is verstandig om geen gebruikersovereenkomst te sluiten, het lidmaatschap voldoet al zonder een dergelijke overeenkomst.

12 4. Stappenplan per scenario In dit hoofdstuk staan tien scenario's beschreven hoe de diverse handhavende partijen kunnen optreden in bepaalde ongewenste situaties. Voor ieder scenario geldt een stappenplan dat doorlopen kan worden: van de constatering van de eerste overtreding tot en met de laatste handhavingsstap of constatering dat de situatie is opgelost. In elk scenario staat beschreven welk partij of partijen een taak en verantwoordelijkheid hebben en op welke zij kunnen optreden. 4.1. Scenario 1 Niet naleven van de wet, de statuten, kwaliteitseisen of reglementen Bestuur van de volkstuinvereniging versus de tuinder (het lid van de volkstuinvereniging). 4.1.1 Introductie Het gaat in dit scenario om het niet (goed) naleven van de statuten, de kwaliteitseisen of de reglementen, waaronder het huishoudelijk reglement en andere reglementen van de volkstuinvereniging en het veroorzaken van overlast door de tuinder. Dat kan gaan om slecht tuinonderhoud, (geluids-)overlast, het creëren van een onveilige situatie, ongewenst gedrag tussen tuinders, het niet voldoen aan betalingsverplichting(en), niet meewerken tegen de regels in aan gezamenlijk onderhoud, het niet volgen van de kwaliteitseisen of reglementen. 4.1.2 Stappen Hieronder volgen de stappen in het proces van naleving en handhaving.

Allereerst preventieve acties, daarna de stappen schematisch weergegeven, daarna een toelichting op de stappen met verwijzing naar standaardbrieven.

Preventieve acties Het is aan te bevelen om bestuurders op te leiden om dergelijke problemen zelf op een juiste wijze te kunnen oplossen. Dit gebeurt door uitwisseling tussen bestuurders onderling en door middel van -regelmatige- trainingen vanuit de gemeente. De gemeente verzorgt bepaalde trainingen voor verenigingsbestuurders waar bestuurders van volkstuinen ook gebruik van kunnen maken. Statuten en/ of Huishoudelijke reglementen bevatten regels, soms staat daar ook een toelichting op een stapsgewijze procedure bij probleemgevallen. Deze statuten zijn opgesteld door de besturen in overleg met een juridisch bureau dat gefaciliteerd wordt door de gemeente. Het juridische bureau doet de juridische check. Deze Handreiking is een eerste stap in het beschikbaar stellen van juridische kloppende procedures en brieven voor verschillende situaties.

De stappen in schema * Telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat oplevert - daarbij zorgdragend voor goede dossiervorming is van groot belang gedurende alle stappen.

Stap

Toelichting

Informeel gesprek Opmerking: het is sterk aan bestuurslid/bestuursleden en tuinder of een te bevelen om live vriendelijke mail met verzoek tot. gesprekken met twee bestuursleden te doen.

Na besluit van het bestuur volgt een gesprek Indien gewenst kan het bestuur (of afvaardiging van het bestuur) en bestuur advies inwinnen bij tuinder, waarvan schriftelijk verslag wordt de federatie gemaakt voor beide partijen.

Bestuur stuurt standaard juridisch dekkende Indien gewenst kan het brief met waarschuwing, mogelijke bestuur advies inwinnen bij gevolgen. de federatie

Bestuur stuurt na 4 weken een brief met de Indien gewenst kan het laatste waarschuwing. bestuur advies inwinnen bij de federatie

Bestuur neemt het besluit tot opzegging van het lidmaatschap en stuurt na 4 weken een brief waarin het lidmaatschap (inclusief de gebruiksovereenkomst indien die er is) wordt opgezegd en licht de gemeente in.

Het huisje wordt verkocht door vereniging tegen de taxatiewaarde.

Mogelijke ondersteuning

Indien gewenst kan het bestuur advies inwinnen bij de federatie Eventueel incassobureau inschakelen

de Indien gewenst kan het bestuur advies inwinnen bij de federatie NB: Er wordt een proces ontwikkeld om te komen tot taxatie.

14 7

Indien de betreffende tuinder het huisje niet verlaat en niet overdraagt aan de vereniging kan er bij de rechtsbijstandverzekering worden aangeklopt.

Voorstel: Gezamenlijke rechtsbijstandsvereniging voor alle volkstuinverenigingen gefaciliteerd door de gemeente.

Eindresultaat Vereniging gaat verder zonder de tuinder*

*) Er bestaat behoefte aan een zwarte lijst van zich misdragende tuinders zodat het overlastgevende lid niet zonder meer lid kan worden bij een andere volkstuinvereniging. Het is mogelijk een en ander tot stand te brengen. Dit dient echter binnen de grenzen van wet- en regelgeving (privacy: AVG) plaats te vinden en verdient nadere uitwerking. Toelichting op de stappen: Stap 1 De eerste stap die gezet wordt is dat een bestuurslid de desbetreffende tuinder wijst op de mogelijke overtreding van de wet, statuten of reglementen. Dit kan via een vriendelijke mail of middels een informeel gesprek en behelst een informele waarschuwing ‘gewoon’ op de tuin. Het is sterk aan te raden om dit met z’n tweeën te doen. Leg vast wat er is besproken met de tuinder en bevestig dit per email aan de tuinder. Agendeer dit op de volgende bestuursvergadering, bespreek het gesprek en leg dit in de notulen van de bestuursvergadering vast. Stap 2 Wanneer blijkt dat de tuinder na de informele waarschuwing zich nog steeds niet conformeert aan de regels wordt overgegaan op stap twee. Het bestuur neemt het besluit om het lid een brief te sturen. Dit besluit wordt vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering. Voorbeeld voor in de notulen: Besluit: Tuinder heeft [beschrijving overtreding/overlast] op datum [datum] gepleegd. Tuinder is hierop aangesproken [datum].

Bestuur besluit tuinder brief te schrijven waarin het voornemen staat tot opzegging van het lidmaatschap en nodigt tuinder uit voor een gesprek. Het is aan te bevelen dat het bestuur een inspectierapport opmaakt, dagtekent en ondertekent, met zoveel mogelijk bewijsmateriaal, bijv. in de vorm van foto's, dan wel een beschrijving van de eigen waarneming van de bestuursleden die de overtreding hebben geconstateerd. Het bestuur nodigt de tuinder uit voor een gesprek (brief 1 van de voorbeeldbrieven). Dit gesprek dient als een hoor en wederhoor en biedt de tuinder de mogelijkheid zijn of haar verhaal te doen. Hoewel het Burgerlijk Wetboek zelf geen expliciete bepaling over hoor en wederhoor bevat, wordt dit beginsel in veel specifieke wetten en procedures toegepast om een eerlijk proces en een rechtvaardige besluitvorming te waarborgen. Voor dit gesprek kan er

15 eventueel advies ingewonnen worden bij de federatie. Het gesprek/ de uitnodiging voor het gesprek fungeert als een eerste formele waarschuwing. Verder zal aan de desbetreffende tuinder moeten worden uitgelegd wat de gevolgen zijn voor hem/haar kunnen zijn indien hij of zij zich niet conformeert aan de regels. Er vindt verslaglegging plaats van het gesprek, een korte gespreksnotitie wordt aan de tuinder toegezonden. In de bestuursvergadering vindt terugkoppeling plaats van het gesprek. Stap 3 Wanneer blijkt dat de tuinder zich na het gesprek nog steeds niet conform de regelgeving gedraagt zal het bestuur een standaard juridisch dekkende brief (brief 2) met een waarschuwing en de mogelijke gevolgen sturen. De brief fungeert als een tweede formele waarschuwing. In de brief wordt verwezen naar het eerder gehouden gesprek, de uitnodiging voor dit gesprek, en de formele waarschuwing met de bijbehorende data. Vervolgens wordt het probleem kort geschetst en verduidelijkt en wordt er gewaarschuwd voor de mogelijke gevolgen die zullen komen wanneer de tuinder zich niet aan de regelgeving blijft houden. Het valt tevens aan te bevelen om aan te geven in bestuursnotulen dat een waarschuwing is gegeven met de brief als bijlage. Stap 4 Het bestuur stuurt na een periode van 4 weken een tweede juridisch dekkende brief (brief 3) met een laatste waarschuwing.

In de brief zal wederom verwezen worden naar de eerdere waarschuwingen en er zal een strikte termijn gesteld worden aan de tuinder waarbinnen de tuinder zich alsnog zal moeten conformeren aan de regelgeving. Dit moet een redelijke termijn zijn. Wanneer de tuinder dit niet doet kan zijn of haar lidmaatschap worden opgezegd. De gevolgen worden omschreven in de brief. Het is aan te bevelen onderscheid te maken tussen het voortduren van de eerste overtreding en het maken van een nieuwe overtreding. Ook moet een termijn genoemd worden, waarbinnen een nieuwe overtreding voorkomen moet worden bijvoorbeeld 1 of 2 jaar. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage. Stap 5 Het bestuur neemt het besluit tot opzegging van het lidmaatschap en motiveert dit besluit. Notulen voorbeeld: Het bestuur heeft besloten tot [onmiddellijke] opzegging van het lidmaatschap, vanwege [omschrijving] en heeft daarin het gesprek [hoor/wederhoor] met het lid betrokken. Het bestuur stuurt na een periode van 4 weken een brief (brief 4) waarin het lidmaatschap (inclusief mogelijke andere overeenkomsten die afgesloten zijn), wordt opgezegd. In de brief wordt aangekondigd dat het huisje getaxeerd zal worden door [X] en verkocht. Na aftrek van alle kosten zal het restant bedrag -indien hiervan sprake is- worden overgemaakt aan de voormalig tuinder.

16 Wellicht kan collectief een overeenkomst worden aangegaan met een incassobureau in geval van wanbetaling. Stap 6 Het huisje wordt verkocht door de vereniging tegen de taxatiewaarde. De taxatie vindt in principe plaats door de vereniging zelf. Wanneer (een van de) partijen het niet eens is/zijn met het resultaat van de taxatie kan een onafhankelijke instantie gevraagd worden om de taxatie te doen. De eventueel openstaande kosten (en de gemaakte kosten van het hele proces) worden verrekend met de opbrengst en het restant gaat naar het desbetreffende lid. Stap 7 Indien de betreffende tuinder het huisje niet verlaat en niet overdraagt naar de vereniging, kan er aangeklopt worden bij de rechtsbijstandverzekering. Eindresultaat Vereniging gaat verder zonder dit betreffende lid en ondervindt geen (verdere) schade van dit traject. De vereniging heeft tevens een dossier opgebouwd van de gemaakte stappen. 4.1.2 Verantwoordelijkheid De eerstverantwoordelijke, na de tuinder, is het bestuur van de volkstuinvereniging. Zij dragen zorg voor preventieve acties en probleemvorming bij problemen. De gemeente kan in beeld komen op het moment dat er wet- en/of regelgeving wordt overtreden en bij het ondersteunen van de besturen van de verenigingen bij opleiding/training en collectieve inkoop (verzekeringen) stimuleren.

17 4.2 Scenario 2 negeren bouwvoorschriften Bestuur van de volkstuinvereniging versus de tuinder (het lid van de volkstuinvereniging), met -mogelijk- een rol voor de gemeente. Ook de gemeente kan constateren dat een huisje/bouwwerk in strijd is met de gemeentelijke bepalingen. 4.2.1 Introductie Leden bouwen in, aan en om hun tuinhuis. Dit is niet altijd conform het Omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan of het Besluit bouwwerken leefomgeving (voorheen Bouwbesluit of conform de regels die door de vereniging geformuleerd zijn in de reglementen en de statuten. 4.2.2 Stappen Hieronder volgen de stappen in het proces van naleving en handhaving. Allereerst preventieve acties, daarna de stappen schematisch weergegeven, daarna een toelichting op de stappen met verwijzing naar standaardbrieven.

Preventieve acties De kwaliteitseisen, het Omgevingsplan en de (bouw)regels van de vereniging zijn helder gecommuniceerd. De vereniging zorgt voor de informatievoorziening bijvoorbeeld via een website of digitale informatie via een e- mail. De gemeente maakt het Omgevingsplan bestemmingsplan voor volkstuinen eenvoudig beschikbaar. Er is duidelijkheid betreffende de sancties aan een lid voor het niet voldoen aan de eisen van de gemeente, als de acties van het bestuur niet tot het gewenste resultaat hebben geleid. Volkstuinverenigingen kunnen via hun reglementen sancties formuleren. De gemeente bepaalt daarnaast de sanctie bij niet-naleving van wet- en regelgeving en richt deze aan degene die het in zijn macht heeft de overtreding te beëindigen.

Procedure van bouwaanvragen Besturen van volkstuinverenigingen moeten voorafgaand aan indiening bij de gemeente schriftelijk goedkeuring geven aan een bouwaanvraag van leden. Het bestuur of daartoe aangestelde commissie doet de eerste toets. In geval van toestemming worden alle pagina's en tekeningen ondertekend door het bestuur. Dit toestemmingsvereiste wordt opgenomen in de statuten/reglementen. Leden dienen een aanvraag voor een omgevingsvergunning inclusief de schriftelijke toestemming van het bestuur in bij het Omgevingsloket De gemeente doet daarna een eigen toets die doorslaggevend is. Gemeente stuurt elke goedkeuring van bouwaanvragen naar de aanvrager. De aanvrager wordt via de reglementen verplicht een kopie van de goedkeuring aan het bestuur te sturen voor het dossier. Op deze manier zijn zowel het bestuur als de gemeente op de hoogte van eventuele bouwvergunningen. Bij verkoop van een tuin wordt alles in overeenstemming gebracht met de eisen en de regels. Het bestuur van de volkstuinvereniging regelt dat met het vertrekkende lid.

Correctie van afwijking van bouwwerken aan de bouweisen Er zijn redelijk wat bouwwerken op volkstuinvoorzieningen die niet voldoen aan de bouweisen. De afspraak is dat vanaf 2023 bij verkoop van een tuin alles in overeenstemming gebracht wordt met de op dat moment geldende eisen en de regels. Het bestuur van de volkstuinvereniging regelt dat met het vertrekkende lid. Indien het niet in overeenstemming is, wordt de tuin niet verkocht. Indien de verkoper niet meer in staat is tot wijziging, kan het bestuur met de nieuwe tuinder een bindende afspraak maken met een termijn van maximaal een jaar. Op deze manier worden alle bouwwerken die niet voldoen aan de bouwvoorschriften uitgefaseerd. Er mag alleen met een omgevingsvergunning nieuwbouw of aanbouw plaatsvinden (conform de bouwvoorschriften). De gemeente zorgt voor de nodige ondersteuning voor handhaving, bijvoorbeeld door de handhavingsbrieven te delen met het bestuur, en/of zelfstandig tot handhaving over te gaan nadat de inspanningen van het verenigingsbestuur niet tot het gewenste resultaat hebben geleid. Het volkstuinpark kondigt deze werkwijze in de algemene ledenvergadering aan en wijst de leden er actief op dat handhaving plaats zal vinden ten aanzien van te grote en/of onveilige bouwwerken en dat sprake zal zijn van uitfasering.

Er wordt een procedure ontwikkeld waarbij vooraf toestemming van het bestuur van de vereniging moet zijn gegeven voordat er een omgevingsvergunning wordt aangevraagd. Pas daarna kan de aanvraag worden ingediend bij het omgevingsloket. De toestemming van het bestuur moet worden opgenomen in de aanvraag. Het bestuur toetst vooraf of de aanvraag dus past binnen de regels van de statuten en de reglementen. Wanneer dat het geval is en de toestemming ervoor gegeven is vanuit het bestuur, dan buigt de gemeente zich over het vraagstuk. Voor de aanvraag van een bouwvergunning wordt een toestemming van het bestuur vereist. Dit zal moeten worden toegestuurd als bijlage bij de aanvraag. Wanneer de gemeente de goedkeuring verleend, dient het lid een kopie te delen met het bestuur, zodat het voor iedereen duidelijk is wat het besluit is geworden. Deze procedure wordt duidelijk gecommuniceerd aan de tuinders.

19 Stappen in schema * Telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat oplevert - daarbij zorgdragend voor goede dossiervorming Stap 1

Toelichting Informeel gesprek bestuursleden en lid

Gesprek bestuur en lid

Bestuur stuurt een brief met een waarschuwing, de termijn en de sanctie

Bestuur stuurt na 4 weken een vervolgbrief met een waarschuwing en een uitnodiging voor een tweede gesprek Bestuur stuurt na 8 weken een brief waarin de kwestie wordt overgeheveld naar de bouw- en woningtoezicht van de gemeente. Bouw- en woningtoezicht behandelt de strijdige situatie af.

Eindresultaat

Mogelijke ondersteuning bestuurslid/

Opmerking: het kan verstandig zijn dit met twee bestuursleden te doen. Eventueel kan er advies ingewonnen worden bij het juridisch bureau Eventueel brief laten checken door juridisch bureau Eventueel brief laten checken door juridisch bureau Eventueel brief laten checken door juridisch bureau

Stap 1 De eerste stap die gezet wordt is dat een bestuurslid het desbetreffende lid wijst op de mogelijke overtreding van de statuten of reglementen. Dit betreft een informeel gesprek ‘gewoon’ op de tuin. De regel omtrent het niet mogen overnachten in de wintermaanden staat opgenomen in het concept gebruikersovereenkomst artikel 15.5 en 15.6, ook staat de regel vermeld op de online te raadplegen website van de vereniging.

Stap 2 Wanneer blijkt dat het lid na de informele waarschuwing zich nog steeds niet conformeert aan de regels wordt overgegaan op stap twee. Het bestuur stuurt haar eerste brief naar het lid met een uitnodiging voor een gesprek (brief 1). Dit gesprek dient als een hoor en wederhoor. Hoewel het BW zelf geen expliciete bepaling over hoor en wederhoor bevat, wordt dit beginsel in veel specifieke wetten en procedures toegepast om een eerlijk proces en een rechtvaardige besluitvorming te waarborgen. In de brief wordt verwezen naar het eerder plaatsgevonden gesprek tussen een van de bestuursleden en het lid. Voor dit gesprek kan er eventueel advies ingewonnen worden bij het juridische bureau. Belangrijk is dat er een verslaglegging wordt gedaan van het gehouden gesprek. Het gesprek/ de uitnodiging voor het gesprek fungeert als een eerste waarschuwing. Het is belangrijk om deze waarschuwing formeel aan het einde van het gesprek aan het desbetreffende lid mede te delen. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.

20 Stap 3 Wanneer het lid niks doet veranderen aan de situatie zal het bestuur een standaard juridisch dekkende brief (brief 2) sturen met een waarschuwing, een termijn en waarin de gevolgen worden omschreven. Tevens wordt er in de brief verwezen naar de eerder plaatsgevonden gesprekken en de verstuurde brief. De standaardbrief kan eventueel gecheckt worden door het juridische bureau. De brief fungeert als een tweede waarschuwing. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.

Stap 4 Het bestuur stuurt na een periode van 4 weken een tweede juridisch dekkende brief (brief 3) met een waarschuwing en een uitnodiging voor een tweede gesprek. In de brief wordt verwezen naar de eerder verzonden brieven en gesprekken. De brief kan gecheckt worden door het juridisch bureau en het is weer belangrijk om een verslaglegging te maken van het eventuele tweede gesprek. De derde brief en een eventueel vervolggesprek fungeren als een derde en laatste waarschuwing. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.

Stap 5 Het bestuur stuurt na een periode van 8 weken een brief (brief 4) waarin de kwestie wordt overgeheveld naar bouw- en woningtoezicht van de gemeente door melding te maken via de link Illegale bouw melden | Rotterdam.nl. In de melding wordt verwezen naar de eerdere brieven en gesprekken. De brieven kunnen eventueel gecheckt worden door het juridische bureau. Er wordt contact opgenomen door het bestuur met de gemeente om de kwestie over te dragen. Water en elektriciteit voor de tuin kunnen worden afgesloten als daartoe mogelijkheden zijn.

5.1.3

Verantwoordelijkheid

De eerste verantwoordelijke is het bestuur van de volkstuin die ervoor moet zorgen dat de regels omtrent het overnachten bekend zijn bij haar leden. De tuinder is vervolgens verantwoordelijk om zich conform de regels te gedragen. Vervolgens is het bestuur verantwoordelijk om de tuinder erop te wijzen. De gemeente kan vervolgens in beeld komen op het moment dat wet/ regelgeving wordt overtreden.

21 4.3 Scenario 3 illegaal overnachten en permanente bewoning Bestuur van de volkstuinvereniging versus de tuinder (het lid van de volkstuinvereniging), met -mogelijk- een rol voor de gemeente. 4.3.1 Introductie Leden overnachten buiten het seizoen op de tuin (niet toegestaan van 1 oktober tot 1 april) of bewonen het tuinhuis permanent. 4.3.2 Stappen Hieronder volgen de stappen in het proces van naleving en handhaving. Allereerst preventieve acties, daarna de stappen schematisch weergegeven, daarna een toelichting op de stappen met verwijzing naar standaardbrieven.

Preventieve stappen De statuten/reglementen, kwaliteitseisen, het Omgevingsplan en de regels van de vereniging zijn helder gecommuniceerd en altijd beschikbaar. De vereniging zorgt voor informatievoorziening, bijvoorbeeld via een website of digitale informatie via een e-mail. Volkstuinverenigingen kunnen via hun reglementen sancties formuleren. De gemeente bepaalt daarnaast de sanctie bij niet-naleving van wet- en regelgeving en richt deze aan degene die het in zijn macht heeft de overtreding te beëindigen.

22 Stappen in schema * Telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat oplevert - daarbij zorgdragend voor goede dossiervorming Stap 1

Toelichting Informeel gesprek bestuursleden en lid

Gesprek bestuur en lid

Bestuur stuurt een brief met een waarschuwing, de termijn en de sanctie

Eindresultaat

Mogelijke ondersteuning bestuurslid/

23 Stap 3 Wanneer het lid niks doet veranderen aan de situatie zal het bestuur een standaard juridisch dekkende brief (brief 2) sturen met een waarschuwing, een termijn en waarin de gevolgen worden omschreven. Tevens wordt er in de brief verwezen naar de eerder plaatsgevonden gesprekken en de verstuurde brief. De standaardbrief kan eventueel gecheckt worden door het juridische bureau. De brief fungeert als een tweede waarschuwing. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.

Stap 5 Het bestuur stuurt na een periode van 8 weken een brief (brief 4) waarin de kwestie wordt overgeheveld naar bouw- en woningtoezicht van de gemeente door melding te maken via de link Illegaal gebruik van een gebouw melden | Rotterdam.nl. In de melding wordt verwezen naar de eerdere brieven en gesprekken. De brieven kunnen eventueel gecheckt worden door het juridische bureau. Er wordt contact opgenomen door het bestuur met de gemeente om de kwestie over te dragen. Water en elektriciteit voor de tuin kunnen worden afgesloten als daartoe mogelijkheden zijn.

5.1.3

Verantwoordelijkheid

24 4.4 Scenario 4 onenigheid binnen het bestuur Bestuur van de volkstuinvereniging onderling 4.4.1 Introductie Er is onenigheid binnen het bestuur/tussen de bestuursleden onderling. Binnen het bestuur zitten veel verschillende personen. Het is ook goed voor de representativiteit dat er verschillende tuinders in het bestuur zitten. Er wordt over veel zaken soms heel verschillend gedacht. Meestal leidt dat tot een compromis of laat men het erbij zitten. Als er serieuze problemen zijn kunnen er wrijving, ruzie en zelfs bedreigingen ontstaan. Een primaire reactie is dan om de bestuursrol op te geven door degene die het probleem aankaart. Maar daarmee wordt het bestuur verzwakt. Het is belangrijk om er alles aan te doen er onderling uit te komen. Mocht dit echt niet lukken dan kan in een uiterst geval het bestuurslid, of de bestuursleden worden ontslagen door de algemene ledenvergadering. 4.4.2 Stappen Hieronder volgen de stappen in het proces van naleving en handhaving. Allereerst preventieve acties, daarna de stappen schematisch weergegeven, daarna een toelichting op de stappen met verwijzing naar standaardbrieven.

Preventieve stappen Besturen moeten weten wat hun taken, rol en verantwoordelijkheden zijn en ook wat daar niet bij hoort. Dit is vastgelegd in een bestuursreglement of opgenomen in het huishoudelijk reglement. Toegang hebben tot een vertrouwenspersoon of een onafhankelijke derde is tevens belangrijk. Deze persoon kan gaan bemiddelen. Het bestuur wijst een bestuurslid aan dat integriteitskwesties afhandelt. Binnen de vereniging wordt een vertrouwenspersoon aangezocht. Dit kan ook een externe vertrouwenspersoon zijn. Een vertrouwenspersoon is iemand die anderen ondersteunt en begeleidt bij persoonlijke, emotionele of professionele kwesties. Een vertrouwenspersoon biedt een veilige en vertrouwelijke omgeving waar mensen hun zorgen kunnen delen, luisteren actief, geven advies, en behoudt strikte vertrouwelijkheid. Een vertrouwenspersoon kan ook doorverwijzen naar specialisten en kan een rol spelen in het voorkomen en oplossen van conflicten en misstanden binnen organisaties. Probeer steeds met elkaar in gesprek te blijven. Per slot komt iedereen elkaar op de tuin steeds weer tegen.

25 Stappen in schema * Telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat oplevert - daarbij zorgdragend voor goede dossiervorming is van groot belang gedurende alle stappen.

Stap

Toelichting

Het bestuur probeert er onderling met elkaar Vertrouwenspersoon/ uit te komen. Het kan helpen om dit onder onafhankelijke derde een onafhankelijke gespreksleider te doen.

Mediation Bij mediation gaan partijen formeel met elkaar in gesprek met hulp van een mediator en als partijen eruit komen wordt een overeenkomst met daarin de gemaakte afspraken opgesteld.

Mogelijke ondersteuning

Aanstelling van een mediator

Indien stap 2/3 niet tot resultaat leiden: Eén of meer personen worden voorgedragen voor ontslag op de algemene ledenvergadering. Dit staat op de agenda van de algemene ledenvergadering.

De algemene ledenvergadering stemt over het ontslag nadat het bestuurslid/bestuursleden hun kant van het verhaal hebben belicht (hoor/wederhoor)

Eindresultaat Bestuur kan weer goed functioneren.

Stap 1 Het bestuur belegt een gesprek over het betreffende onderwerp met een vertrouwenspersoon/ onafhankelijke derde. De bestuursleden worden daarin gewezen op hun verantwoordelijkheden. Het is belangrijk om een verslaglegging te maken van dit gesprek. Stap 2 Wanneer het probleem niet opgelost is na het gesprek met de vertrouwenspersoon/ onafhankelijke derde schakelt het bestuur een mediator in die zal helpen bij het oplossen van het geschil. Het is wederom van belang om ook van dit gesprek een verslag te maken.

26 Stap 3 Wanneer ook het gesprek met de mediator niet tot een oplossing heeft geleid zal het bestuur het besluit kunnen nemen om één of enkele bestuursleden voor te dragen voor ontslag. De Algemene Leden Vergadering is namelijk bevoegd om bestuursleden te benoemen en te ontslaan, mits met redenen omkleed, met een meerderheid van de stemmen. Artikel 2:27 van het Burgerlijk Wetboek behandelt het ontslag van bestuursleden. Het bepaalt dat bestuursleden te allen tijde door de Algemene Leden Vergadering kunnen worden ontslagen. In de statuten kunnen specifieke regels worden opgenomen over het ontslag van bestuursleden, zoals de procedure die moet worden gevolgd voor het nemen van een besluit tot ontslag. Zorg dat het verzoek om het ontslaan van het bestuurslid of de bestuursleden op de agenda van de algemene ledenvergadering staat. Wanneer er onenigheid is binnen het bestuur is een logische stap voor de Algemene Leden Vergadering om het bestuurslid of de bestuursleden te ontslaan aangezien het bestuur anders niet goed verder kan functioneren. Om de Algemene Leden Vergadering een weloverwogen keuze hierover te laten maken valt het aan te bevelen om de notulen van voorgaande gesprekken als bijlage toe te voegen bij het agenda punt. Stap 4 Op de Algemene Leden Vergadering wordt het punt rond het ontslag behandeld.

Het bestuurslid/bestuursleden moet(en) de kans krijgen om zich tegen het voornemen om het bestuurslid/bestuursleden te verdedigen. Het is dus belangrijk om het geschil goed te behandelen. Het kan verstandig zijn om een onafhankelijk technisch voorzitter voor dit punt de vergadering te laten leiden. Eindresultaat: Bestuur kan weer goed functioneren. De vereniging heeft tevens een dossier opgebouwd van de gemaakte stappen. 4.4.3 Verantwoordelijk De eerste verantwoordelijke is het bestuur van de volkstuinvereniging.

27 4.5 Scenario 5 bedreiging en geweld Bestuur van de volkstuinvereniging versus de tuinder (het lid van de volkstuinvereniging). 4.5.1 Introductie Leden, commissieleden, bestuursleden worden bedreigd of ondervinden geweld door leden die het bijvoorbeeld niet eens zijn met de regels die gelden en/of onvrede hebben met de handhaving. Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen milde en ernstige bedreiging om na te gaan welke procedures er doorlopen moeten worden. Milde bedreiging en geweld is schelden, roddelen, bedreiging die naar inschatting vooral ongecontroleerde boosheid is. We verwijzen hiervoor naar de stappen in scenario 1. Ernstige bedreiging en geweld zoals fysiek geweld, discriminerende uitlatingen, schade aan materiaal is van ernstige aard. Gaat het om een gedraging die in het Wetboek van Strafrecht staat, denk aan belediging, bedreiging, geweld, aanranding, verkrachting, enz. dan altijd met de politie schakelen bij noodsituaties en/ of door aangifte te doen. 4.5.2 Stappen Hieronder volgen de stappen in het proces van naleving en handhaving. Allereerst preventieve acties, daarna de stappen schematisch weergegeven, daarna een toelichting op de stappen met verwijzing naar standaardbrieven.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=RotterdamRaad&id=1fa871b8-6ced-4f2c-9736-d085a644c7f4