Document · PDF

[23bb007892] Bijlage behorende bij 23bb007891 over rapport Ambtelijke integriteit

Commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid (2022 - 2026) 8 februari 2024, gemeente RotterdamBij agendapunt: Rekenkamer onderzoek ambtelijke integriteit36.728 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 5

Minder dan een derde van de onderzoeken wordt uitgevoerd door de COE en gemiddeld één keer per jaar wordt zij daarbij ondersteund door de flexibele onderzoekspool. Een extern bureau wordt af en toe ingezet en de cijfers laten een afname van de inzet van externe bureaus zien. De gemeente beschikt niet over een afwegingskader of andersoortige systematiek dat voorschrijft of richting geeft door wie een onderzoek moet worden uitgevoerd. Over de wijze waarop keuzes hieromtrent worden gemaakt, staat niets op papier. Hierdoor bestaat het risico dat de keuze voor wie dit onderzoek doet, niet op uniforme wijze wordt gemaakt en meldingen niet goed worden onderzocht, bijvoorbeeld omdat niet de juiste expertise wordt ingeschakeld. In het cultuuronderzoek werd benoemd dat er in de praktijk vaak sprake is van complexe

ambtelijke integriteit

problematiek, waardoor bij de uitvoering van integriteitsonderzoek verschillende deskundigheid nodig is. De vraag wie het onderzoek moet uitvoeren en op welke manier is dan niet altijd eenvoudig te beantwoorden. 9 In de praktijk wordt de meerderheid van de onderzoeken door professionals ‘in de lijn’ onderzocht. Formeel bestaat deze vorm van integriteitsonderzoek niet en is er dus niets over vastgelegd. Hierdoor doen zich in de praktijk van lijnonderzoek kwaliteit- en zorgvuldigheidsrisico’s voor. Tot 2020 rapporteerde de gemeente in haar jaarverslagen over het aantal meldingen dat werd onderzocht in de zogenoemde ‘lijn’. Bij lijnonderzoek worden geen onderzoeksmethoden ingezet, maar er is wel sprake van uitzoekwerk, waarbij de functionaris in de lijn onderzoekt wat er aan de hand is, bijvoorbeeld door het voeren van gesprekken met melders en betrokkenen. Sinds 2021 spreekt de gemeente niet meer over lijnonderzoek, maar over meldingen die zijn ‘afgehandeld’ door de desbetreffende clustercoördinator integriteit of het lijnmanagement. Hoewel de gemeente het niet meer zo noemt, is het uitvoeren van lijnonderzoek nog wel staande praktijk. Zoals beschreven onder conclusie acht wordt de meerderheid van de onderzoeken onderzocht door professionals in ‘de lijn’.

De gemeente beschikt echter niet over een procesbeschrijving, waaruit blijkt hoe een lijnonderzoek eruit dient te zien en aan welke voorwaarden een dergelijk onderzoek moet voldoen. Hierover is niets vastgelegd op papier. Deze bevinding volgt ook uit het casusonderzoek. Hierdoor is het lijnonderzoek een ‘black box’ en loopt de gemeente het risico dat zich in de praktijk van lijnonderzoek kwaliteits- en zorgvuldigheidsrisico’s voordoen. Deze risico’s worden door ambtenaren en sommige integriteitsfunctionarissen in de praktijk ook als zodanig ervaren. In gesprekken gaven zij bijvoorbeeld aan dat er bij lijnonderzoek soms zorgvuldigheidsstappen worden overgeslagen. Ook werd de slechte verslaglegging van gesprekken benoemd. Uit het cultuuronderzoek blijkt dat de voorkeur voor lijnonderzoek kan samenhangen met handelingsverlegenheid van de leidinggevenden. afhandelen van meldingen 10 De gemeente beschikt niet over een afwegingskader of andersoortige systematiek dat voorschrijft of en zo ja welke maatregelen moeten worden opgelegd na integriteitsschendingen. In het proces voor ongewenste omgangsvormen is niets geregeld rondom het mogelijk treffen van maatregelen, terwijl maatregelen in de praktijk wel worden opgelegd. Hierdoor bestaat het risico dat maatregelen niet passend zijn of als zodanig worden beleefd.

In de bestaande regelingen en protocollen die de werkwijze rondom het afhandelen van mogelijke misstanden voorschrijft, is niets opgenomen over de wijze waarop de gemeente beslist of er een maatregel wordt getroffen en hoe zij bepaalt welke maatregel wordt opgelegd. Uit een stroomschema van de gemeente over de werkwijze blijkt dat “de concerndirecteur een besluit neemt over het vervolg na advies van HR en/of de Expertgroep Arbeid en Recht”. De gemeente wil bij het treffen van maatregelen maatwerk leveren. Er bestaat echter geen afwegingskader of andersoortige systematiek waarmee de gemeente borgt dat zij ook daadwerkelijk maatwerk levert. Uit het casusonderzoek blijkt dat er meestal wel

ambtelijke integriteit

contact is geweest met HR of de Expertgroep Arbeid en Recht. Adviezen van deze professionals en de besluitvorming daarover zijn echter niet in de dossiers vastgelegd. Hierdoor kan de rekenkamer niet reconstrueren op welke wijze er in de praktijk wordt bepaald of en zo ja welke maatregel er opgelegd wordt en hoe dit besluit genomen wordt. Zoals gesteld, kent de werkwijze voor ongewenste omgangsvormen een andere procedure. In deze procedure is niets vastgelegd over het eventueel opleggen van maatregelen. In de praktijk blijkt dat dit wel voorkomt. Betrokkenen worden bijvoorbeeld overgeplaatst naar een andere werkplek. Hoe de gemeente tot deze maatregel komt, is niet bekend. Uit de beschikbare registratiegegevens blijkt dat doorgaans de melder wordt overgeplaatst (op jaarbasis gemiddeld twee tot negen keer vaker dan de beklaagde). Het besluit om medewerkers over te plaatsen, moet mogelijk begrepen worden binnen de context van de werkwijze rondom ongewenste omgangsvormen. Bij dit type integriteitsschending zet de gemeente acties in die gericht zijn op de-escalatie en zorgen dat medewerkers kunnen blijven (samen)werken. Het is goed voor te stellen dat maatregelen als het overplaatsen van melders weinig voldoening bieden voor degenen die melding hebben gemaakt of dat dit soort maatregelen zelfs als onrechtvaardig worden beschouwd.

Het betreft immers gedrag dat melders als grensoverschrijdend ervaren. Het casusonderzoek toont aan dat het voor melders inderdaad als onrechtvaardig voelt wanneer zij worden overgeplaatst in plaats van de beklaagde. Uit het onderzoek blijkt ook dat de registratie over de getroffen maatregelen tekort schiet, voornamelijk rondom integriteitsschendingen. Er is geen goed overzicht te maken van de verschillende maatregelen die de gemeente over de jaren heeft getroffen. De registratie bevat fouten, is incompleet en het type maatregelen dat vermeld wordt in het jaarverslag verschilt per jaar. Bovendien zijn er verschillende maatregelen (zoals ambtenaren terugzetten uit een leidinggevende functie, onthouden van promotie en demotie) die niet in de registratie voorkomen. Dit bemoeilijkt de mogelijkheid van de gemeente om een duidelijk beeld te krijgen van welke maatregelen in welke situaties zijn genomen, waardoor het ook lastig is om te waarborgen dat nieuwe maatregelen in lijn zijn met eerdere beslissingen. Het is belangrijk dat de gemeente uniform handelt en dat de getroffen maatregelen passend zijn en in verhouding tot elkaar staan. Daarbij zou het principe moeten gelden dat vergelijkbare situaties op een gelijke manier worden behandeld, terwijl ongelijke situaties verschillend behandelend dienen te worden.

In het cultuuronderzoek kwam het treffen van maatregelen herhaaldelijk als aandachtspunt naar voren. Betrokkenen uitten bezorgdheid over de effectiviteit van de genomen maatregelen en twijfelen eraan of hogere ambtenaren wel aan dezelfde normen worden gehouden als ambtenaren in lagere salarisschalen. Hieruit blijkt dat maatregelen in de beleving van betrokkenen niet altijd passend zijn. communicatie en nazorg 11 Het integriteitsproces kan zorgen voor ongemak, stress en gezondheidsproblemen bij betrokkenen. Een goede informatieverstrekking in elke fase van het proces kan hierbij helpen. In de praktijk is de communicatie naar betrokkenen, en melders in het bijzonder, onvoldoende. Hierdoor is het voor hen onduidelijk wat er met de melding gebeurt. Dit kan nadelige gevolgen hebben voor de toekomstige meldingsbereidheid.

ambtelijke integriteit

Het integriteitsproces kan zorgen voor ongemak, stress en gezondheidsproblemen bij betrokkenen: diegene waarover de melding gaat, de melder, het betreffende organisatieonderdeel en de leidinggevende. Uit het casusonderzoek blijkt dat de duur en eenzaamheid, maar ook de onzekerheid waarmee het melden gepaard gaat, kunnen leiden tot slapeloosheid, stressvlekken, paniekaanvallen en burn-outklachten. In de enquête wezen melders bovendien op het ongemak dat zij ervaren tijdens het oppakken en onderzoeken van de melding, omdat de organisatie in deze periode in hun optiek blootgesteld blijft aan de risico’s van de mogelijke schending. In het cultuuronderzoek kwam naar voren dat het integriteitsproces niet alleen stress oplevert bij melders, maar ook voor een zekere onrust en spanning zorgt op de betrokken afdeling. Dit gebeurt zeker als de beklaagde gedurende het onderzoeksproces wordt geschorst. Deze maatregel kan worden genomen in het belang van het onderzoek of de organisatie en is zichtbaar voor (voornamelijk directe) collega’s. Tegelijkertijd zegt een schorsing nog niets over de waarschijnlijkheid dat degene waarover de melding gaat de schending ook daadwerkelijk heeft begaan. Uit de literatuur blijkt dat een goede informatieverstrekking van belang is voor succesvolle meldprocessen. Het is in de eerste plaats belangrijk dat ambtenaren weten waar ze kunnen melden.

Dit blijkt niet iedereen in de organisatie te weten (zie ook conclusie 4a). Wanneer een ambtenaar een melding doet, is het belangrijk dat de procedures binnen de gemeente worden toegelicht, zodat duidelijk is wat hij/zij kan verwachten. Uit het rekenkameronderzoek blijkt dat melders het ook prettig vinden als zij gedurende het onderzoek op de hoogte worden gehouden van het verloop. Volgens de literatuur is de manier waarop de procedures worden ingevuld en de omgang met melders en beklaagden bepalend voor het succes van meldprocessen. Uit de enquête blijkt echter dat 59% van de melders niet op de hoogte is gehouden van de genomen vervolgstappen naar aanleiding van hun melding. De communicatie richting melders is dus een belangrijk aandachtspunt binnen de gemeente. Uit het cultuuronderzoek van de rekenkamer werd duidelijk dat een vermoeden van een mogelijke integriteitsschending veel teweeg kan brengen binnen de organisatie. De omgang met deze impact werd als een aandachtspunt benoemd. Uit het cultuuren casusonderzoek van de rekenkamer blijkt ook dat de behoefte van de organisatie om samen te bespreken wat er aan de hand is groot is. Wanneer dit gebeurde werd dat als een opluchting en ook een vorm van nazorg ervaren.

Dat melders niet altijd conform de richtlijnen geïnformeerd worden, kan verklaard worden door het ontbreken van een duidelijk plan over wat er wanneer aan wie gecommuniceerd moet worden. Daarnaast lijken integriteitsfunctionarissen terughoudend te zijn met het delen van informatie, onder andere vanwege privacyoverwegingen. Volgens de rekenkamer is privacy als reden om terughoudend te zijn met het informeren van melders een drogreden. Melders verwachten niet dat privacygevoelige informatie wordt gedeeld, maar wel dat zij op de hoogte worden gehouden van de stand van zaken. Bij de afwegingen over communiceren lijkt de informatievoorziening naar melders in de praktijk onvoldoende prioriteit te krijgen. Hoe de communicatie ervaren wordt, is ook belangrijk. Onderzoek toont aan dat als melders het systeem, proces en de procedures als eerlijk ervaren, zij zich waardig en respectvol behandeld voelen en zij informatie ontvangen over het ‘waarom’ achter

ambtelijke integriteit

procedures of uitkomsten er een zogenaamd gevoel van ‘procedurele rechtvaardigheid’ ontstaat. Dit is cruciaal voor de wijze waarop zij op het proces terugkijken. Tevredenheid met het meldproces vergroot op zijn beurt de toekomstige meldingsbereidheid van melders. Uit de enquête blijkt echter dat slechts één derde van de melders tevreden was over de wijze waarop de melding is opgepakt. 12 Het verlenen van nazorg aan melders vergroot de toekomstige meldingsbereidheid. De gemeente is ver gevorderd met het ontwikkelen van een nazorgplan. Het is van belang dat hierbij ook aandacht is voor de melder. Uit het onderzoek blijkt dat in het denken van de gemeente over nazorg vooral oog was voor de (onterecht) beklaagde. Momenteel beschikt de gemeente nog niet over een vastgesteld nazorgplan. Het opstellen van dit plan maakt onderdeel uit van het gemeentelijk actieplan dat tegen het einde van 2023 wordt afgerond. Uit de enquête van de rekenkamer blijkt dat zo’n 17% van de respondenten die een melding hebben gedaan, nazorg heeft ontvangen. Van de respondenten heeft 83% geen nazorg ontvangen, waarbij overigens 64% aangaf hier ook geen behoefte aan te hebben. Uit het cultuuronderzoek blijkt dat in het denken over nazorg veel aandacht is voor (onterecht) beschuldigde medewerkers van de gemeente. Hoewel dit uiteraard belangrijk is, is er weinig tot geen aandacht voor nazorg aan de melder.

Ondanks dat niet alle melders behoefte hebben aan nazorg, is het verlenen van deze zorg wel van belang. Nazorg heeft namelijk een positief effect op de toekomstige meldingsbereidheid. Uit de enquête blijkt dat van respondenten die aangeven voldoende nazorg te hebben ontvangen, 90% van plan is om in de toekomst opnieuw een melding te doen. Van de respondenten die onvoldoende of geen nazorg hebben ontvangen, terwijl ze daar wel behoefte aan hadden, geeft respectievelijk 67% en 56% aan dat zij in de toekomst opnieuw zouden melden. Dit zijn significant lagere percentages. Voor het detecteren van mogelijke integriteitsschendingen is de meldingsbereidheid van groot belang. Uit de enquête blijkt dat 38% van de respondenten die een integriteitsschendingen vermoedde, er in eerste instantie al voor koos om deze niet aanhangig te maken bij een meldpunt binnen de gemeente. Dit zijn in absolute aantallen 829 (oud)medewerkers. Gevraagd naar de toekomstige meldingsbereidheid, geeft een kwart van de respondenten aan in de toekomst niet meer te melden of het nog niet te weten. Dit zijn respectievelijk 115 en 200 (oud)medewerkers. Het onderzoek laat zien dat meldingen door medewerkers een belangrijke bron zijn voor het detecteren van integriteitsschendingen en dat een aanzienlijk deel van de meldingen gegrond wordt verklaard.

In de meeste onderzochte jaren zijn er meer gegronde dan ongegronde meldingen. Tegen die achtergrond is het negatieve effect van de huidige nazorgpraktijk op de meldingsbereidheid zorgelijk. leren 13 Leren van mogelijke integriteitsschendingen is een cruciaal onderdeel van preventie. Het huidige leersysteem van de gemeente kent echter tekortkomingen. Bovendien zijn de noodzakelijke voorwaarden om op casus- en casusoverstijgend niveau te leren, niet aanwezig: a De gemeente heeft geen vast proces ingericht om van mogelijke integriteitsschendingen te leren.

ambtelijke integriteit

De gemeente kan op verschillende niveaus leren van (mogelijke) integriteitsschendingen, namelijk op casusniveau en op casusoverstijgend niveau. Een belangrijke voorwaarde om van mogelijke integriteitsschendingen te kunnen leren, is de aanwezigheid van een duidelijke structuur. De rekenkamer constateert echter dat de gemeente geen vast proces heeft ingericht om van (mogelijke) integriteitsschendingen te leren. De gemeente heeft de afgelopen jaren wel hulpmiddelen gecreëerd om leren te stimuleren. Zo zijn er op casusniveau zogenoemde ‘side letters’ ontwikkeld. Hierin worden lessen uit het onderzoek van de COE verzameld. Op casusoverstijgend niveau maakt de gemeente sinds 2022 gebruik van een nieuw registratiesysteem (GIRS) om data te verzamelen en te analyseren. Ook vindt er tweewekelijks een meldingenoverleg plaats, waarin meldingen clusteroverstijgend kunnen worden besproken, en zijn er plannen voor een kennisbank, waarin deze casusoverstijgende lessen kunnen landen. Er is echter geen vast proces waarin geregeld is wanneer en hoe deze hulpmiddelen worden ingezet. Daardoor worden de hulpmiddelen niet optimaal benut en gaan er binnen de gemeente lessen verloren. b De registratie en dossiervorming zijn onvolledig. Hierdoor bestaat het risico dat integriteitsrisico’s uit beeld raken en leerkansen verloren gaan.

Naast het ontbreken van een vast proces, heeft de gemeente te maken met incomplete registraties en dossiers van integriteitsschendingen en ongewenste omgangsvormen. Op basis van haar ervaringen met het opvragen van dossiers, constateert de rekenkamer dat de meldingenregistratie niet altijd volledig en kloppend is. Daarnaast bestaat er onduidelijkheid over de bewaartermijn van dossiers, waardoor er verschillen bestaan in de duur waarin dossiers bewaard worden. Door de gebrekkige registratie en dossiervorming is de data om trends binnen de gemeente te herkennen onvolledig en kunnen er geen lessen op casusoverstijgend niveau worden opgedaan. c

De organisatiecultuur beperkt de ervaren ruimte van professionals om van integriteitscasussen te leren.

Ten slotte wordt het leerproces van de gemeente in de praktijk belemmerd door factoren in de organisatiecultuur. Op basis van casusgesprekken constateert de rekenkamer dat leidinggevenden weliswaar belang hechten aan het leren van casussen, maar ook dat zij lessen kunnen ervaren als een berisping, wat het leren in de weg staat. Bovendien kwam in het cultuuronderzoek naar voren dat leidinggevenden binnen de gemeente Rotterdam resultaatgericht zijn en zich daarom eerder focussen op het oplossen van problemen en het treffen van sancties, dan op het leren van integriteitscasussen. Niet alleen leidinggevenden richten zich vooral op het behalen van tastbare resultaten. Uit het cultuuronderzoek blijkt dat ook ambtenaren vooral bezig zijn met het behalen van korte termijndoelen. Daardoor is het moeilijk tijd vrij te maken voor reflectie en bezinning. Ook blijkt uit het cultuuronderzoek dat ambtenaren, door de nadruk op resultaten binnen de gemeente, het gevoel hebben dat zij geen fouten mogen maken. Het is echter cruciaal voor een lerende organisatie om te erkennen wanneer zaken, processen of handelingen niet goed zijn verlopen. Doordat ambtenaren hier onvoldoende ruimte voor ervaren, wordt het leerproces belemmerd.

ambtelijke integriteit

3 aanbevelingen De rekenkamer heeft op basis van de conclusies zes aanbevelingen geformuleerd aan het college van B en W. Deze lijst is niet uitputtend, integriteit is immers nooit af. De rekenkamer verwacht echter dat het college met deze aanbevelingen een belangrijke volgende stap kan zetten. 1 Richt één procedure in voor het melden van vermoedelijke integriteitschendingen, differentieer daarbinnen waar nodig. Er bestaan nu twee verschillende procedures, één voor ongewenste omgangsvormen en één voor vermoedelijke integriteitschendingen. Dat heeft een historische verklaring, namelijk twee verschillende wettelijke vertrekpunten. Uit dit rekenkameronderzoek en bijvoorbeeld ook uit de uitgelichte integriteitscasussen in de media, blijkt dat casussen vaak niet eenduidig te typeren zijn als één bepaald type schending. Ook creëert het voor de melder onduidelijkheid. Het onderscheid in deze twee verschillende procedures is in de praktijk van de gemeente rigide en heeft verstrekkende gevolgen. Bij ongewenste omgangsvormen wordt er binnen de gemeente in principe niet aan waarheidsvinding gedaan, maar richt de gemeente zich op de-escalatie. Dit terwijl ongewenste omgangsvormen ook over zaken gaan als pesten, agressie en geweld, discriminatie en seksuele intimidatie. De aanbeveling is daarom om één procedure te ontwikkelen voor alle integriteitsmeldingen.

2 Heroverweeg de rol en verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersonen. Op dit moment fungeren vertrouwenspersonen als een meldpunt en behandelen de vertrouwenspersonen de meldingen over ongewenste omgangsvormen. Dit schuurt op het moment dat er zich casussen voordoen, waarbij er een behoefte bestaat aan waarheidsvinding en (disciplinaire) maatregelen. Vertrouwenspersonen hebben namelijk niet de bevoegdheden of doorzettingsmacht om aan deze behoefte te voldoen. In het verlengde van aanbeveling één zal daarom ook de rol en de verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersoon herzien moeten worden. Bij het herinrichten van de rol van de vertrouwenspersoon moet duidelijk zijn hoe vertrouwenspersonen met vermoedens van integriteit dienen om te gaan. Blijft alles wat melders vertellen vertrouwelijk? Betekent dit ook dat de melder zelf kiest of het mogelijke integriteitsschendingen meldt? En is de rol van de vertrouwenspersoon bij integriteitsschendingen een andere dan bij ongewenste omgangsvormen? Ook moet in de heroverweging nagedacht worden of de vertrouwenspersoon als een meldpunt gezien moet worden. Indien een vertrouwenspersoon er is als luisterend oor, in hoeverre kan dan het spreken met een vertrouwenspersoon als melding gezien worden?

ambtelijke integriteit

Tot slot dient in de herbezinning ook meegenomen te worden of het passend is dat het zijn van vertrouwenspersonen een rol blijft binnen de gemeente, die in de meeste gevallen in een paar uur per maand naast een andere functie ingevuld wordt. 7 3 Bereid leidinggevenden beter voor op hun rol in het integriteitsproces door: a integriteit steviger in te bedden in het personeelsbeleid voor leidinggevenden (denk aan: sollicitatieprocedure, functiebeschrijvingen, functioneringsgesprekken, trainingen en rollenspellen); b te werken aan veranderingen in de organisatiecultuur. De omgang met integriteit kan verbeterd worden door meer prioriteit aan integriteit te geven in de dagelijkse werkzaamheden en ook de beladenheid van het onderwerp te verminderen. Een besef dat bij zo’n grote hiërarchische organisatie met een unieke maatschappelijke rol integriteitsschendingen altijd op de loer liggen, kan hierbij helpen. 4 Zorg voor effectievere communicatie in elke fase van het meldingsproces en nazorg naar alle betrokkenen bij een integriteitsmelding, waarbij de aandacht voor melders, beklaagden en overige betrokkenen, zoals de betrokken afdeling, beter in evenwicht is. Op dit moment wordt een groot gedeelte van de melders bij de gemeente geheel niet op de hoogte gehouden van het verloop van het proces.

Dat het belangrijk is om ook melders en de betrokken afdeling op de hoogte te houden en nazorg te bieden, staat niet goed bij de gemeente op het netvlies. De rekenkamer beveelt daarom aan hier verandering in te brengen en zorg te dragen voor een effectieve communicatie. 5 Vergroot de uniformiteit, voorspelbaarheid, transparantie en kwaliteit van de besluitvorming tot en uitvoering van integriteitsonderzoeken door: a een gestandaardiseerd kader te ontwikkelen voor vooronderzoek en deze fase af te sluiten met een formeel beslismoment; b een afwegingskader of andersoortige systematiek te ontwikkelen dat richting geeft door wie een onderzoek moet worden uitgevoerd; c formeel te regelen hoe omgegaan dient te worden met meldingen die nu ‘in de lijn worden afgehandeld’. 6 Bevorder het lerend vermogen van de gemeente door onder andere te investeren in een verdere verbetering van de registratie en dossiervorming en vergroot het inzicht in trends en ontwikkelingen door hier systematisch analyses op uit te voeren. Investeer ook in de organisatiecultuur door niet alleen belang te hechten aan tastbare resultaten, maar ook ruimte te maken voor reflectie. Een goede registratie kan de gemeente helpen in haar uitdaging om zowel uniformiteit als proportionaliteit te realiseren en geeft daarnaast ook de mogelijkheid om algemene trends in de gemeente te ontwaren.

In hoeverre worden er bijvoorbeeld meldingen gemaakt over ambtenaren die in een hogere schaal zitten dan de melder zelf zit? Dit kan iets zeggen over de meldcultuur. Welk type schendingen worden er onderworpen aan integriteitsonderzoek? Gaat dit veelal over uitvoerende

7 Ten tijde van het schrijven van deze nota (oktober 2023) moest er nog een besluit genomen worden hoeveel uur een vertrouwenspersoon per maand aan deze rol mocht besteden. Eerder was dit twee uur.

ambtelijke integriteit

werkzaamheden (die wellicht makkelijker aan te tonen zijn) of gaan deze onderzoeken ook over werkzaamheden die door ambtenaren in hogere schalen worden uitgevoerd? Een thema als integriteit vraagt om tijd voor reflectie en bezinning. De ruimte om te erkennen dat zaken, processen of handelingen niet goed zijn verlopen, is een belangrijke voorwaarde om te kunnen leren. Op het moment dat een integriteitsschending er niet mag zijn, is het een stuk moeilijker om hiervan te leren. Naast het leren van integriteitsschendingen zelf en bijvoorbeeld het aanpassen van de desbetreffende procedure of het verscherpen van controles, kunnen betrokkenen rondom een integriteitscasus ook leren van hun eigen handelen. Hoe is er bijvoorbeeld gereageerd op de melding? Om ook op dit niveau van een casus te kunnen leren, is het van belang dat er een bewustzijn is bij de betrokkenen dat het goed omgaan met integriteitsschendingen ingewikkeld is en het mogelijk, en misschien wel waarschijnlijk is dat zij hier niet perfect mee omgegaan zijn. Dit vraagt wel van de organisatiecultuur van de gemeente dat er tijd is voor reflectie, maar ook dat er redelijk en voorspelbaar met ambtenaren wordt omgegaan, zodat zij niet hoeven te vrezen afgerekend te worden.

ambtelijke integriteit

4 bestuurlijke reactie Het college spreekt haar waardering uit voor het onderzoek en het rapport. Wij hechten grote waarde aan een ethische, open organisatiecultuur, aan een veilige werkomgeving en aan respectvolle bejegening. Niemand mag schade ondervinden bij het verrichten van werkzaamheden. In 2021 is het college gestart met het versterken en intensiveren van het ambtelijk integriteitsbeleid. Wij willen een betrouwbare overheidsorganisatie zijn en integriteit is cruciaal voor het vertrouwen van burgers in de overheid. Er is sinds die start veel gedaan en er staat ons nog veel te doen. Werken aan integriteit is nooit af. Ons uitgangspunt is dan ook dat wij dit rapport omarmen en aan de slag gaan met uw aanbevelingen. Wij staan klaar voor de volgende stap naar een integrale, gecoördineerde en duurzame aanpak van integriteit. Het college dankt u zeer en spreekt haar waardering uit voor alle medewerkers en oud-medewerkers van de gemeente Rotterdam die een bijdrage hebben geleverd aan dit onderzoek. Zonder deze bijdrage is grondige analyse van het beleid onmogelijk, dank daarvoor. Hieronder gaan wij nader in op de afzonderlijke conclusies en aanbevelingen. Conclusies gemeentelijke inzet en beleid 1 Binnen de gemeente is de aandacht en inzet voor integriteit de afgelopen jaren toegenomen. De toegenomen aandacht wordt bovendien gemeentebreed ervaren.

Deze conclusie onderschrijven wij van harte. Er is afgelopen twee jaar flink geïnvesteerd om integriteit steviger neer te zetten. Met zowel meer middelen als menskracht is hard gewerkt aan het intensiveren en verbeteren van het integriteitsbeleid. Wij zullen blijven werken aan een integere en veilige organisatie. De opgave is omvangrijk en niet eenvoudig te realiseren, maar zinvol én noodzakelijk voor ambtelijke integriteit. 2 De gemeente beschikt over een integriteitsbeleid en heeft een proces ingericht voor het melden van vermoedelijke integriteitsschendingen. Hiermee is een noodzakelijke basis gelegd voor het detecteren, melden en oppakken van integriteitsschendingen. De wijze waarop het proces is ingericht en in de praktijk wordt uitgevoerd, maakt het echter voor zowel melders als andere betrokkenen complex en kent tekortkomingen. Hierdoor wordt een aanzienlijk deel van de integriteitscasussen niet ontdekt of adequaat opgepakt, onderzocht en afgehandeld. U trekt de conclusie dat ons integriteitsproces te complex is geregeld en de wijze waarop het wordt uitgevoerd tekortkomingen kent. Hoe de rekenkamer tot deze

ambtelijke integriteit

conclusie is gekomen, wordt toegelicht in conclusie drie tot en met dertien. Dat zal het college hieronder ook per conclusie doen. Conclusies detecteren 3 Leidinggevenden hebben binnen de gemeente een belangrijke verantwoordelijkheid gekregen bij het detecteren van mogelijke integriteits- schendingen. Zij kunnen integriteitsschendingen ontdekken door open te staan voor signalen en door systematisch controles uit te voeren. In de praktijk pakken leidinggevenden deze rol echter niet altijd op. Hierdoor is onvoldoende geborgd dat de gemeente via controles en signalen integriteitsschendingen detecteert. Het college onderschrijft en herkent uw conclusie. Leidinggevenden hebben een grote rol en verantwoordelijkheid in het creëren van een open organisatiecultuur, een veilige werkomgeving en respectvol gedrag. We zien daarnaast ook een zekere mate van ‘handelingsverlegenheid’ van leidinggevenden om integriteitszaken (preventief) aan te pakken, te benoemen of ervan uit te gaan dat ‘het wel goed zit.’ We zetten stevig in op de hard controls (bijv. frauderisico’s) en het verder ontwikkelen van ethisch leiderschap. Daarbij worden we geholpen door de bijzonder hoogleraar Integriteit van het Lokaal Bestuur, op initiatief van de gemeente Rotterdam, aan de Erasmus Universiteit Rotterdam.

We zijn volop aan de slag om dit met trainingen, elearnings, workshops, teamoverleggen en sturingsgesprekken e.d. te verbeteren. Dat we er nog niet zijn, maakt dit onderzoek duidelijk. 4 Een andere manier waarop de gemeente integriteitsschendingen kan ontdekken, is via

meldingen van ambtenaren. Uit de enquête van de rekenkamer onder (oud-)medewerkers blijkt dat bijna 4 op de 10 respondenten die aangeven een integriteitsschending te hebben vermoed, dat niet binnen de gemeente hebben gemeld. Dit heeft twee belangrijke oorzaken, namelijk: a onbekendheid van de interne meldprocedure; b een interne meldcultuur die niet uitnodigt tot melden. Het college onderschrijft de conclusie dat de vermoedens van integriteitsschendingen groter zijn dan die we in beeld hebben. Wij staan voor een integere organisatie met de ambitie om alle signalen en meldingen te ontvangen. We willen er alles aan doen om de drempels zo laag mogelijk te houden, om regelingen en meldpunten bekend te maken en om het bewustzijn rond integriteit te vergroten. Er lag en ligt daarnaast een grote opgave om de meldcultuur te verbeteren. Zie ook hieronder onze reactie bij conclusie 5 en verderop bij de aanbevelingen. Conclusies oppakken van signalen en meldingen 5 De meeste meldingen komen binnen bij leidinggevenden, vertrouwenspersonen en HRmedewerkers. Zij moeten deze melding vervolgens oppakken en doorzetten naar de verantwoordelijke functionaris. In de praktijk zijn deze professionals onvoldoende toegerust op hun rol in het integriteitsproces, waardoor er een reëel risico is op het niet of onvoldoende oppakken van de melding.

Hiervoor bestaan verschillende redenen: x Bij een deel van de leidinggevenden is er sprake van handelingsverlegenheid of een zekere onwil om integriteitsmeldingen op te pakken. x HR-medewerkers zijn niet altijd goed op de hoogte van de procedures. Bovendien zijn hun rol en verantwoordelijkheden rondom mogelijke integriteitschendingen onvoldoende helder. x Vertrouwenspersonen moeten meldingen over vermoedelijke integriteitsschendingen doorzetten naar de coördinator integriteit en de directie van het desbetreffende cluster. Het onderscheid tussen vermoedelijke integriteitsschendingen en ongewenste omgangsvormen is

ambtelijke integriteit

in de praktijk echter niet altijd (meteen) helder en er bestaat bovendien onduidelijkheid over de werkwijze rondom het maken van dit onderscheid en het doorzetten van de integriteitsmeldingen door vertrouwenspersonen. Het college staat voor een integere organisatie en accepteert op geen enkele wijze niet-integer handelen. Dat betekent dat wij alle signalen en meldingen hierover uiterst serieus nemen en professionals op hun rol dienen te zijn voorbereid. Wij streven daarin dan ook om zo dicht mogelijk de 100% te halen van alle signalen en meldingen. We zullen steviger inzetten op het verminderen van handelingsverlegenheid, op helderheid verschaffen over procedures en ondersteuning en op goed opgeleide professionals. Dat heeft onze prioriteit. Wij gaan bij aanbeveling 1 dieper in op het inrichten van een procedure voor alle meldingen over niet-integer handelen. 6 Als een melding van een vermoedelijke integriteitsschending terechtkomt bij de clustercoördinator integriteit, voert deze een vooronderzoek uit en stelt op basis daarvan een advies op over het al dan niet instellen van een onderzoek. Doordat dit vooronderzoek vormvrij is en fluïde verloopt, bestaat het risico dat casussen niet goed worden opgepakt.

De gemeente heeft met de invoering van het meldingenoverleg een systematiek ontwikkeld die kan bijdragen aan meer uniformiteit en voorspelbaarheid bij het oppakken van meldingen. Er is echter een risico dat het potentieel van het meldingenoverleg niet optimaal wordt benut. Het college onderschrijft deze conclusie en ziet dit risico ook. We gaan het vooronderzoek aanscherpen door expliciet de stappen te benoemen en vast te leggen, juist vanuit het oogpunt van de melder om duidelijker te maken waarom een melding wel of niet tot een feitenonderzoek leidt. 7 Voor het oppakken van ongewenste omgangsvormen heeft de gemeente een separaat proces ingericht. Vertrouwenspersonen hebben hierin een belangrijke rol. Voor een gedeelte van de meldingen van ongewenste omgangsvormen volstaat het proces niet. Dit komt doordat: x Het proces gericht is op de-escalatie en niet op waarheidsvinding. Hierdoor vindt casusgericht feitenonderzoek alleen in uitzonderlijke gevallen plaats. Dit terwijl zo’n onderzoek vanuit de verantwoordelijkheid van de gemeente om als werkgever te zorgen voor een sociaal veilig werkklimaat noodzakelijk kan zijn. x Vertrouwenspersonen ervaren een gebrek aan mandaat, doorzettingsmacht en tijd. Ook vrezen sommige vertrouwenspersonen dat zij persoonlijk nadeel ondervinden van hun rol. Deze factoren vergroten het risico dat meldingen stranden of niet goed worden opgepakt.

Melders verdienen bescherming. De vertrouwenspersoon wint het vertrouwen van kwetsbare collega’s, zonder het organisatiebelang daarbij uit het oog te verliezen. Het college beseft dat hier spanning zit. Vertrouwenspersonen hebben instrumenten om, gegeven die vertrouwelijkheid, signalen aan de organisatie en directies mee te geven. Omdat de vertrouwenspersonen, onder meer, een gebrek aan doorzettingsmacht en mandaat ervaren gaan wij onderzoeken hoe wij hun positie kunnen versterken. Hierbij wordt meegenomen hoe waarheidsvinding een plek krijgt in het vervolgtraject na de melding. Bij uw aanbevelingen 1 en 2 gaat het college in op de verbeteringen die wij invoeren bij dit proces. Conclusies onderzoeken van integriteitsmeldingen 8 De gemeente heeft in haar werkwijze geborgd dat een onderzoek niet mag starten voordat er een goedgekeurd onderzoeksvoorstel is opgesteld. Het is echter onduidelijk hoe de gemeente

ambtelijke integriteit

in dit onderzoeksvoorstel bepaalt wie een onderzoek naar integriteitsmeldingen moet uitvoeren. Hiervoor bestaat geen afwegingskader of andersoortige systematiek. Hierdoor bestaat het risico dat keuzes niet op uniforme wijze worden genomen, waardoor meldingen mogelijk niet goed worden onderzocht. Het college realiseert zich dat het duidelijk moet zijn wie er waarom een onderzoek uitvoert Wij zullen dat op zorgvuldige wijze laten vastleggen, juist vanwege de impact op alle betrokkenen. Een clustercoördinator integriteit legt altijd een gemotiveerd verzoek voor aan de concerndirecteur, waarna de algemeen directeur/ gemeentesecretaris beslist. Deze bevat ook het voorstel, naast de onderzoeksmethoden, wie het onderzoek uitvoert: meestal de Centrale Onderzoekseenheid van de gemeente Rotterdam (wel of niet met aanvullende expertise), soms een extern integriteitsbureau. Ook zullen we, wanneer we tot extern onderzoek overgaan, helder en inzichtelijk maken waarom we dit doen. Dan gaat om 1. bijzondere expertise, 2. grote omvang en/of complexiteit, 3. grote gevoeligheid. 9 In de praktijk wordt de meerderheid van de onderzoeken door professionals ‘in de lijn’ onderzocht. Formeel bestaat deze vorm van integriteitsonderzoek niet en is er dus niets over vastgelegd. Hierdoor doen zich in de praktijk van lijnonderzoek kwaliteit- en zorgvuldigheidsrisico’s voor.

Het college onderschrijft deze conclusie. Leidinggevenden kunnen geen toegangspassen uitlezen, dossiers en systemen van medewerkers raadplegen, mail en andere communicatie inzien, etc. Wel kunnen zij gesprekken aangaan met medewerkers, hiervan verslag doen en/of advies inwinnen bij HR. En in dit lijnonderzoek zitten zeker zorgvuldigheidsrisico’s, vandaar dat wij in de ondersteuning voor leidinggevenden hier meer aandacht voor gaan laten geven (zie aanbeveling 3). Conclusies afhandelen van meldingen 10 De gemeente beschikt niet over een afwegingskader of andersoortige systematiek dat voorschrijft of en zo ja welke maatregelen moeten worden opgelegd na integriteitsschendingen. In het proces voor ongewenste omgangsvormen is niets geregeld rondom het mogelijk treffen van maatregelen, terwijl maatregelen in de praktijk wel worden opgelegd. Hierdoor bestaat het risico dat maatregelen niet passend zijn of als zodanig worden beleefd. Op grond van deze conclusie gaat het college onderzoeken wat voor soort afwegingskader past bij een praktijk waarin feiten en omstandigheden in iedere zaak anders zijn. Bovendien is de arbeidsrechtelijke rechtspraak en literatuur voortdurend in beweging. Er zal extra ingezet worden op het registreren en administreren van dossiers.

Conclusies communicatie en nazorg 11 Het integriteitsproces kan zorgen voor ongemak, stress en gezondheidsproblemen bij betrokkenen. Een goede informatieverstrekking in elke fase van het proces kan hierbij helpen. In de praktijk is de communicatie naar betrokkenen, en melders in het bijzonder,

ambtelijke integriteit

onvoldoende. Hierdoor is het voor hen onduidelijk wat er met de melding gebeurt. Dit kan nadelige gevolgen hebben voor de toekomstige meldingsbereidheid. Het college onderschrijft deze conclusie. Wij hebben ondertussen al het voorstel van nazorg laten uitbreiden naar meer zorg voor alle betrokkenen en melders in het bijzonder. Daarmee ook wijzend op de vereiste zorg in de eerste fase van melden (voor-zorg), gedurende het meldproces (zorg-tijdens) en na afhandeling van de melding (de na-zorg). Zie ook aanbeveling 4. 12 Het verlenen van nazorg aan melders vergroot de toekomstige meldingsbereidheid. De gemeente is ver gevorderd met het ontwikkelen van een nazorgplan. Het is van belang dat hierbij ook aandacht is voor de melder. Uit het onderzoek blijkt dat in het denken van de gemeente over nazorg vooral oog was voor de (onterecht) beklaagde. Het college onderschrijft deze conclusie. We hebben de uitwerking voor de zorg aan melders inmiddels laten toevoegen aan het nazorgplan. Zie verder onze reactie bij aanbeveling 4. Conclusies leren 13 Leren van mogelijke integriteitsschendingen is een cruciaal onderdeel van preventie. Het huidige leersysteem van de gemeente kent echter tekortkomingen.

Bovendien zijn de noodzakelijke voorwaarden om op casus- en casusoverstijgend niveau te leren, niet aanwezig: x De gemeente heeft geen vast proces ingericht om van mogelijke integriteitsschendingen te leren. x De registratie en dossiervorming zijn onvolledig. Hierdoor bestaat het risico dat integriteitsrisico’s uit beeld raken en leerkansen verloren gaan. x De organisatiecultuur beperkt de ervaren ruimte van professionals om van integriteitscasussen te leren. De rekenkamer stelt dat de hulpmiddelen die afgelopen twee jaar zijn ingevoerd, niet optimaal worden benut en er binnen de gemeente lessen verloren gaan. Het college is het hiermee eens. Wij beseffen goed dat we er nog niet zijn, zie ook reactie op aanbeveling 6. Hieronder gaat het college in op uw aanbevelingen.

Aanbevelingen 1 Richt één procedure in voor het melden van vermoedelijke integriteitschendingen, differentieer daarbinnen waar nodig. Het college neemt deze aanbeveling over. Het college beseft dat de twee verschillende procedures voor omgangsvormen en vermoedens van integriteitsschendingen de overzichtelijkheid voor burgers en medewerkers niet ten goede komt. Het kan verwarrend werken. Wij hebben inmiddels de opdracht gegeven om het 1-

ambtelijke integriteit

loketprincipe verder uit te werken en toe te passen voor alle signalen en meldingen. Dat is niet eenvoudig en snel geregeld. Het gaat om de rode knop ‘meld ongewenst gedrag’ op de startpagina van RIO en bij andere ingangen van melden (bij het Klant Contact Centrum, leidinggevenden, HR, vertrouwenspersonen, intranet) om deze eerst op te nemen en pas daarna te duiden. Achter de 1-loketfunctie hechten wij grote waarde om te blijven differentiëren tussen omgangsvormen en integriteitsschendingen. Hiervoor bestaat een drietal argumenten, zoals deels al bij de conclusies naar voren kwam: r De achtergrond vanuit verschillende wettelijke vertrekpunten, zoals u ook terecht stelt in uw rapport. Waarbij regels, richtlijnen en instrumenten rond omgangsvormen voortkomen uit de Arbowet en integriteitsschendingen uit de Ambtenarenwet; r Het onderscheid is er daarnaast omdat het bij omgangsvormen in eerste instantie gaat om het bieden van veiligheid, reductie van stress en adviseren over oplossingen en vervolgstappen. Bij de vermoedens van schendingen staat het vaststellen van feiten voorop, de zgn. waarheidsvinding; r Er is een verschil in het slachtofferschap, de medewerker versus de organisatie. 2 Heroverweeg de rol en verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersonen. In uw toelichting benoemt u een aantal zaken, wij gaan daar hieronder dieper op in.

a Op dit moment fungeren vertrouwenspersonen als een meldpunt en behandelen de vertrouwenspersonen de meldingen over ongewenste omgangsvormen. Dit schuurt op het moment dat er zich casussen voordoen, waarbij er een behoefte bestaat aan waarheidsvinding en (disciplinaire) maatregelen. Vertrouwenspersonen hebben namelijk niet de bevoegdheden of doorzettingsmacht om aan deze behoefte te voldoen. In onze reactie van conclusie 5 is het college ingegaan op de dubbelrol van vertrouwenspersonen: het bijstaan van kwetsbare collega’s en het organisatiebelang van een veilige werkomgeving. Het schuurt als melders het laten zitten bij een luisterend oor. En het schuurt dat vertrouwenspersonen niet door kunnen pakken. Wij hebben daarbij aangegeven dat er ook nu aan waarheidsvinding wordt gedaan en welke instrumenten er op dit moment zijn om de risico’s zoveel mogelijk te beperken.

Het college neemt verder de volgende maatregelen, met plek voor waarheidsvinding: - de coördinator vertrouwenspersonen heeft voortdurend afstemming met de manager integriteit en andere integriteitscollega’s over de meldingen en er worden afspraken gemaakt wanneer onderzoek nodig is; - het gevraagd en ongevraagd advies van vertrouwenspersonen richting de leiding krijgt meer impact en gewicht (via de coördinator vertrouwenspersonen en manager integriteit); - de coördinator vertrouwenspersonen en manager integriteit zullen de (vervolg)schade beperken of oplossen door het vertrouwen te krijgen wanneer ook ‘stil’ geïntervenieerd wordt (na feitenonderzoek, hoor en wederhoor, etc). b Ook moet in de heroverweging nagedacht worden of de vertrouwenspersoon als een meldpunt gezien moet worden. Indien een vertrouwenspersoon er is als luisterend oor, in hoeverre kan dan het spreken met een vertrouwenspersoon als melding gezien worden?

ambtelijke integriteit

Wij onderscheiden een informele en een formele fase in het traject met vertrouwenspersonen. Betekenis en gevolg geven aan wat een medewerker vertelt is waar het om gaat, los van woorden als melding of klacht. Om hier iets dieper op in te gaan: na de eerste opvang van luisteren, stressreductie, het geheim delen, komt de stap tot het meedenken in oplossingen. Kan de medewerker zelf de situatie oplossen door feedback te geven aan de veroorzaker, dan eindigt hiermee ook de melding. Is hulp nodig bij een gesprek met veroorzaker (bemiddeling of mediation), dan voorkomt deze stap verdere escalatie naar een formeel traject van klacht of aangifte. Ook dat is een optie, een formele melding of klacht indienen, waaruit een advies volgt aan de leiding. Het college zal nagaan of we dat standaard kunnen invoeren. c

Dit is een onderwerp waar we op dit moment nog niet uit zijn. De gemeentelijke organisatie heeft op dit moment een fulltime Coördinator Vertrouwenspersonen en een Centraal Vertrouwenspersoon (naast 26 vertrouwenspersonen als rol). En sinds oktober 2023 zijn twee externe vertrouwenspersonen beschikbaar voor de gehele organisatie. Ook verhogen we de uren naar 4 uur per week. Tot slot: het college volgt voor dit moment nauwgezet de (landelijke) ontwikkelingen, de richtlijnen uit de branche en de aanbevelingen van de regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag. 3 Bereid leidinggevenden beter voor op hun rol in het integriteitsproces door: x integriteit steviger in te bedden in het personeelsbeleid voor leidinggevenden (denk aan: sollicitatieprocedure, functiebeschrijvingen, functioneringsgesprekken, trainingen en rollenspellen); x te werken aan veranderingen in de organisatiecultuur. De omgang met integriteit kan verbeterd worden door meer prioriteit aan integriteit te geven in de dagelijkse werkzaamheden en ook de beladenheid van het onderwerp te verminderen. Een besef dat bij zo’n grote hiërarchische organisatie met een unieke maatschappelijke rol integriteitsschendingen altijd op de loer liggen, kan hierbij helpen. Het college neemt deze aanbeveling over.

Het past in onze toekomstvisie en ambitie om te groeien in ethisch leiderschap, om integriteit steviger te borgen in ons personeelsbeleid en te werken aan een open en ethische organisatiecultuur. In onze reactie bij conclusie 3 hebben we de rol en verantwoordelijkheid van leidinggevenden bij integriteit benoemd, de geconstateerde handelingsverlegenheid en de samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam. Uw aanbeveling sluit daar naadloos bij aan. We laten dit dan ook verder uitwerken in concrete maatregelen. 4 Zorg voor effectievere communicatie in elke fase van het meldingsproces en nazorg naar alle betrokkenen bij een integriteitsmelding, waarbij de aandacht voor melders, beklaagden en overige betrokkenen, zoals de betrokken afdeling, beter in evenwicht is. Het college onderschrijft deze aanbeveling. We hebben de uitwerking voor de zorg voor melders inmiddels laten toevoegen aan het nazorgplan. Hiermee is de zorg naar

ambtelijke integriteit

alle betrokkenen (melders, beklaagden, de betrokken afdeling en de leidinggevende) geborgd. 5 Vergroot de uniformiteit, voorspelbaarheid, transparantie en kwaliteit van de besluitvorming tot en met uitvoering van integriteitsonderzoeken door: x een gestandaardiseerd kader te ontwikkelen voor vooronderzoek en deze fase af te sluiten met een formeel beslismoment; x een afwegingskader of andersoortige systematiek te ontwikkelen dat richting geeft door wie een onderzoek moet worden uitgevoerd; x formeel te regelen hoe omgegaan dient te worden met meldingen die nu ‘in de lijn worden afgehandeld’. Het college neemt dit over en heeft bij conclusie 6 aangegeven bij het vooronderzoek expliciet de stappen te benoemen en vast te leggen. Juist vanuit het oogpunt van de melder om duidelijker te maken waarom een melding wel of niet tot een feitenonderzoek leidt.

De nieuw vast te leggen stappen bij het vooronderzoek zijn dan toetsing en weging van de aard van de melding (concreetheid, welke norm is geschonden), de ontvankelijkheid (gedrag binnen de organisatie, is een klachtprocedure geschikter), de ernst van de zaak (invloed op de organisatie, maatschappelijk impact), de valideerbaarheid (zijn feiten en omstandigheden te controleren), heeft melder kennis van het voorval (betrouwbaarheid van de melder), geloofwaardigheid van wat is gemeld (is er een verband tussen de melding en de feiten zoals bekend) en de actualiteit van de melding (van jaren is terug is nauwelijks onderzoekbaar). De toetsingscriteria maken we hiermee expliciet en inzichtelijk. Datzelfde geldt voor wie een onderzoek uitvoert. Daarbij gaat het om de aanwezigheid van bijzondere expertise, de omvang en compliciteit en de gevoeligheid van het uit te voeren onderzoek. Leidinggevenden kunnen gesprekken aangaan met medewerkers, hiervan verslag doen en/of advies inwinnen bij HR. In dit lijnonderzoek zitten zeker zorgvuldigheidsrisico’s, vandaar dat wij in de ondersteuning voor leidinggevenden hier meer aandacht voor gaan laten geven en nemen wij mee in de uitwerking van aanbeveling 3.

6 Bevorder het lerend vermogen van de gemeente door onder andere te investeren in een verdere verbetering van de registratie en dossiervorming en vergroot het inzicht in trends en ontwikkelingen door hier systematisch analyses op uit te voeren. Investeer ook in de organisatiecultuur door niet alleen belang te hechten aan tastbare resultaten, maar ook ruimte te maken voor reflectie. Het college neemt deze aanbeveling over. De rekenkamer stelt dat de hulpmiddelen als o.a. GIRS, het meldingenoverleg, side-letters en de kennisbank niet optimaal worden benut en er binnen de gemeente lessen verloren gaan. Er is geen vast proces waarin geregeld is wanneer en hoe deze hulpmiddelen worden ingezet en systematische analyses ontbreken. De hulpmiddelen zijn weliswaar afgelopen twee

ambtelijke integriteit

jaar gerealiseerd, maar het college beseft ook dat we er nog niet zijn. Hoe we dat precies gaan realiseren, is op dit moment nog niet uitgewerkt. Tot slot: nogmaals danken wij u voor het rapport. Wij gaan met uw conclusies en aanbevelingen vervolgstappen maken naar beter beleid. Wij realiseren ons dat wij bij de uitvoering hiervan al onze medewerkers nodig hebben en hopen dat dit rapport en gesprekken daarover een motiverende invloed heeft.

ambtelijke integriteit

5 nawoord: aandachtspunten gemeenteraad Op 15 november 2023 ontving de rekenkamer de bestuurlijke reactie van het college op dit rapport. Hierin geeft het college aan de hoofdconclusies van het rapport te onderschrijven. Het college wil alle aanbevelingen opvolgen en tevens stelt het college bij enkele aanbevelingen concreet voor hoe zij deze wil opvolgen. Hieronder gaat de rekenkamer in op de reactie van het college op de aanbevelingen.

Tabel A: reactie college op aanbevelingen aanbeveling

reactie college

1 Richt één procedure in voor het melden van vermoedelijke integriteitschendingen,