[23bb006536] Bijlage behorende bij 23bb006535 over Handleiding aanvragen Cultuurplan 2025-2028

· ·

Oktober 2023

30

mogen met hun nevenactiviteiten niet · Instellingen met publieke middelen of faciliteiten oneigenlijk

·

concurreren met marktpartijen. De nevenactiviteit mag niet ten koste gaan van de toegankelijkheid/bereikbaarheid van de reguliere activiteiten van de instelling.

Huisvesting

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Als uw instelling met vrijwilligers werkt, dient u de gestelde vragen te beantwoorden. Als alle vragen met ja zijn beantwoord, wordt er geen uitzondering op de VOGplicht voor vrijwilligers gemaakt. Dat betekent dat uw instelling verplicht is voor deze vrijwilligers een VOG aan te vragen. Zie voor meer informatie: Verklaring omtrent gedrag (VOG) aanvragen Rotterdam | Rotterdam.nl

Geef hier inzicht in de kale huurprijs (indien van toepassing) en de servicelasten. Vul ook het totale aantal m2 in. Vul, indien van toepassing, de looptijd van uw huurovereenkomst in.

Personeel U geeft aan uit hoeveel fte uw instelling bestaat, hoeveel daarvan op vaste aanstelling en hoeveel op tijdelijke basis (bijvoorbeeld zzp’ers, uitzendkrachten, free­ lancers, et cetera). U vult ook het aantal vrijwilligers in dat betrokken is bij de activiteiten van uw instelling, en het aantal stagiaires. U vermeldt of uw instelling een cao volgt en zo ja welke. Als er geen sprake is van een cao, vermeld dan of uw instelling een honoreringsrichtlijn volgt en zo ja welke.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

31

Formulier Bedrijfsvoering Onderstaand formulier (F) is een voorbeeld. Het in te vullen pdf-formulier vindt u op de website van de gemeente Rotterdam.

Bijlage F: Formulier Bedrijfsvoering

Over dit formulier

Dit formulier is onderdeel van de aanvraag cultuurplan 2025-2028 en kan bij de aanvraag via het webportaal worden ingeleverd.

Privacy

ld

De gemeente gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Meer leest u hierover op Rotterdam.nl/privacy.

Organogram

ee

U dient in een bijlage het organogram van uw instelling mee te sturen (jpeg). Geef hierin ook het aantal fte per organisatieonderdeel op.

Toelichting bij de organisatiestructuur

Vo or b

Bij wie is de zakelijke leiding in uw instelling belegd?

Bij wie is de artistieke leiding in uw instelling belegd?

Risicoparagraaf

362C-04332

Welke (bedrijfs)risico’s loopt uw instelling? (Graag specificeren in maximaal 150 woorden)

blad 1/8

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

32

ld

Welke maatregelen treft u/heeft u getroffen om deze risico’s te beperken? (Maximaal 250 woorden)

Liquiditeitsratio

ee

Berekening liquiditeitsratio: Kortlopende vorderingen + Saldo liquide middelen/kortlopende schulden 2022:

rb

Als de liquiditeitsratio lager is dan 1, licht dan toe wat de organisatie eraan doet om deze te verbeteren.

Vo o

Evenwichtige verdeling inkomsten

Waar ziet uw instelling kansen voor het verwerven van aanvullende middelen? (Maximaal 150 woorden)

blad 2/8

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

33

Investeringsparagraaf Welke investeringen staan er in de periode 2025-2028 gepland? (Maximaal 150 woorden) (Als niet van toepassing, dan kunt u deze tabel leeglaten)

Investering

Bedrag

Afschrijvingstermijn

1. 2. 3. 4.

Vo o

rb

ee

ld

5.

blad 3/8

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

34

Toelichting investeringen: Ad 1.

ld

Ad 2.

Vo o

rb

ee

Ad 3.

Ad 4.

Ad 5.

blad 4/8

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

35

Hoe gaat u deze investeringen financieren? (Maximaal 150 woorden) Ad 1.

ld

Ad 2.

Vo o

rb

ee

Ad 3.

Ad 4.

Ad 5.

blad 5/8

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

36

Nevenactiviteiten, onder andere winkel en/of horecafunctie Is er sprake van nevenactiviteiten (zie toelichting) zoals een winkel en/of horecafunctie? Ja

Nee

Zo ja, voldoet u aan de richtlijnen voor nevenactiviteiten? Ja

Nee

In het geval van winkel en/of horecafunctie, is deze in eigen beheer? Nee

Huisvesting Realisatie 2022

Servicelasten Aantal vierkante meters

Vo o

rb

Looptijd huurovereenkomst (tot:)

2025-2028 per jaar

ee

Kale huurprijs

ld

Ja

blad 6/8

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

37

Personeel Realisatie 2022

2025-2028 per jaar

Uren werkweek fte in uur

Werknemers in vaste dienst (onbepaalde tijd) in aantal Waarvan vast (fte)

Werknemers in vaste dienst (onbepaalde tijd) in ft Werknemers in tijdelijke dienst (bepaalde tijd) in aantal

Vrijwilligers in aantal

Vo o

Vrijwilligers in fte

rb

Ingehuurde zelfstandigen/ freelancers in uren

ee

Ingehuurde zelfstandigen/ freelancers in aantal

ld

Werknemers in tijdelijke dienst (bepaalde tijd) in fte

Stagiaires (met een stagevergoeding) in aantal

Volgt uw instelling een cao en zo ja welke? Zo nee, bent u aangesloten bij collectieve tariefafspraken?

blad 7/8

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

38

VOG – Verklaring Omtrent Gedrag (Indien u met vrijwilligers werkt) Werkt uw instelling met vrijwilligers? Ja

Nee

Zo ja, worden deze ingezet voor meer dan alleen eenmalige vrijwillige activiteiten? Ja

Nee

Zo ja, komen deze vrijwilligers bij deze activiteiten in aanraking met personen die bescherming nodig hebben vanwege hun kwetsbare positie zoals jongeren? Nee

Vo o

rb

ee

ld

Ja

blad 8/8

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

39

Hoofdstuk 5

Governance Alle instellingen die meerjarige subsidie ontvangen in het kader van het Cultuurplan 2025-2028 moeten de Governance Code Cultuur 2019 naleven. Als u de Governance Code Cultuur niet toepast in uw organisatie, komt u niet voor deze subsidie in aanmerking. Uw organisatie past alle principes van de Governance Code Cultuur toe (pas toe én leg uit). Uw organisatie volgt de aanbevelingen op en wijkt van deze aanbevelingen alleen gemotiveerd af (pas toe óf leg uit). Zie voor meer informatie en de volledige tekst van de Governance Code Cultuur 2019 de website van Cultuur + Ondernemen. Hier vindt u ook handige tools voor het werken met de code en handreikingen voor verschillende governance-thema’s.

Algemeen Governance is de manier waarop uw organisatie bestuur en toezicht inricht. Het gaat over besturen, toezicht houden en verantwoording afleggen. Maar ook over gedrag, verantwoordelijkheid en integriteit. De Governance Code Cultuur is een instrument voor goed bestuur en toezicht en helpt culturele organisaties om de governance naar behoren in te richten. Zo kunnen mensen erop vertrouwen dat uw organisatie goed wordt bestuurd, dat het toezicht functioneert en dat u (maatschappelijke) verantwoordelijkheid neemt. De code gaat over het gehele besturingsproces van een organisatie: beleid, besluitvorming, uitvoering, toezicht en verantwoording. De code helpt bestuurders en toezichthouders bewust en kritisch te reflecteren aan de hand van vragen als: ‘Hoe doen we het eigenlijk?’, ‘Waarom doen we het zo?’ en ‘Wanneer doen we het goed?’. Het biedt ook handvatten voor het handelen in situaties die ingewikkeld zijn, zoals in het geval van (ongewenste) belangenverstrengeling en tegenstrijdige belangen. Het gaat er niet om dat alle regels kunnen worden afgevinkt, maar of er sprake is van bewust handelen. Een gezonde omgang met de code moet in het DNA van elke organisatie zitten. De code sluit aan op financiële, juridische en fiscale kaders uit de geldende wet- en regelgeving en, voor

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

zover van toepassing, op subsidievoorwaarden. De Governance Code Cultuur is van en voor de cultuur­ sector. Het is een kader dat door de culturele sector zelf is opgesteld en onderschreven (onder andere via hun branchevertegenwoordigers). Principes en aanbevelingen De code bestaat uit acht principes. Bij elk principe zijn aanbevelingen opgesteld die concrete aanwijzingen geven voor handelen. Voor de principes geldt ‘pas toe én leg uit’. De principes zijn ruim gesteld, maar ook verplichtend. Ze moeten gevolgd worden en omdat ze ruim geformuleerd zijn, vraagt dit om een toelichting hoe uw organisatie deze heeft toegepast. Voor de aanbevelingen geldt ‘pas toe óf leg uit’. Dit beginsel houdt in dat de aanbevelingen uit deze code moeten worden toegepast, tenzij de situatie zo is dat afwijken hiervan beter is voor uw organisatie. Dit kan samenhangen met de aard, omvang of specifieke omstandigheden van uw organisatie. Er kan alleen beargumenteerd worden afgeweken van de aanbevelingen. Het ‘pas toe óf leg uit’-beginsel doet recht aan de grote verscheidenheid aan organisaties in de cultuursector. Sociale veiligheid Het bestuur is verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving. De toezichthouder heeft tot taak hierop

Oktober 2023

40

toe te zien. Dit betekent dat het de verantwoordelijkheid van het bestuur is om op de hoogte te zijn van de situatie op de werkvloer, en om beleid te creëren of te toetsen dat gericht is op de preventie van grensoverschrijdend gedrag, zoals een interne gedrags- of integriteitscode en de aanwezigheid van een onafhankelijke (externe) vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld via meldpunt Mores. Werkgevers zijn verplicht om te zorgen voor veiligheid en gezondheid van hun werknemers op de werkvloer. Daaronder valt het voorkomen van ongewenste omgangsvormen zoals pesten, discriminatie, agressie/ geweld en seksuele intimidatie. Zie voor meer informatie de website van Cultuur + Ondernemen. Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) Op 1 juli 2021 is de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (hierna WBTR) in werking getreden. De WBTR bevat maatregelen die gericht zijn op bestuur en toezicht bij verenigingen en stichtingen. Vijf maatregelen staan centraal in deze wet: 1. Voor de vereniging en de stichting wordt een wettelijke grondslag gegeven om een raad van toezicht/commissarissen of een monistisch besturingsmodel met één orgaan (bestuur bestaande uit uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders) in te stellen. 2. Wanneer bestuurders en toezichthouders/ commissarissen van verenigingen en stichtingen een tegenstrijdig belang hebben, mogen zij niet deelnemen aan de besluitvorming. 3.

Er worden regels gegeven voor aansprakelijkheid van bestuurders en toezichthouders/ commissarissen van verenigingen en stichtingen in geval van faillissement wegens onbehoorlijke taakvervulling. 4. De rechter krijgt meer beoordelingsvrijheid om een bestuurder of toezichthouder/commissaris van een stichting te ontslaan als het Openbaar Ministerie of een belanghebbende daarom verzoekt. 5. Voor de vereniging en stichting geldt dat (a) de statuten een regeling moeten bevatten voor ontstentenis (bijvoorbeeld overlijden, ontslag) of belet (bijvoorbeeld ziekte) van bestuurders en toezichthouders/ commissarissen en (b) een bestuurder of toezichthouder/commissaris niet meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders of toezichthouders/commissarissen tezamen.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

NB In de WBTR heet het toezichthoudende orgaan raad van commissarissen, maar er is bepaald dat de term raad van toezicht ook mag worden gebruikt.

De WBTR heeft gevolgen voor de governance van uw organisatie. Een deel van de wet is al onderdeel van de Governance Code Cultuur, andere regels zullen doorgevoerd moeten worden. Om aan de WBTR te voldoen zullen de meeste culturele instellingen bovendien hun statuten moeten aanpassen. Daarbij gaat het in ieder geval om de artikelen over tegenstrijdig belang, de belet- en ontstentenisregeling en het meervoudig stemrecht. Er geldt vanaf 1 juli 2021 een overgangsperiode van vijf jaar. Aanpassen kan dus eventueel bij de eerstvolgende statutenwijziging. Maar er moet wel naar de wet worden gehandeld; die heeft voorrang boven de statutaire bepalingen. Meer informatie over de WBTR en de gevolgen voor uw culturele organisatie kunt u vinden op de website van Cultuur+Ondernemen en de Rijksoverheid. (Culturele) ANBI Een ANBI is een Algemeen Nut Beogende Instelling. Als je als organisatie een ANBI-status krijgt, dan draag je op de een of andere manier bij aan het algemeen belang. Een culturele ANBI is voor minstens 90% actief op cultureel gebied. Om als ANBI te worden aangewezen, moet je als organisatie naast de hiervoor genoemde 90%-eis aan een aantal voorwaarden voldoen en deze status aanvragen bij de Belastingdienst. Zowel de ANBI als de donateur van de ANBI genieten diverse belastingvoordelen bij erven, schenken en de energiebelasting.

Uit de statuten van een ANBI moet blijken dat geld dat na opheffing van de ANBI overblijft – het zogenoemde batig liquidatiesaldo – volledig wordt besteed aan een ANBI met een soortgelijk doel of aan een buitenlandse instelling die zich (geheel of nagenoeg) uitsluitend inzet voor het algemeen belang en een soortgelijk doel heeft. Geld van bijvoorbeeld een theater moet na opheffing van de ANBI weer worden besteed aan een theater. Voor instellingen die al vóór 23 juni 2012 zijn opgericht en als ANBI werden aangemerkt geldt een overgangs­ regeling. Bij opheffing van deze ANBI’s moet het geld dat overblijft besteed worden aan een goed doel. Deze ANBI’s hoeven de statuten op dit punt niet direct aan te passen. De oude regeling blijft gelden tot de eerst­ volgende notariële statutenwijziging van de ANBI. Zie voor meer informatie over (culturele) anbi’s de website van de Belastingdienst en Cultuur + Ondernemen.

Oktober 2023

41

Wat stuurt u mee met uw aanvraag Bij uw aanvraag dient u de volgende informatie over de governance van uw instelling aan te leveren (voorbeelden van de formulieren vindt u aan het einde van dit hoofdstuk): - Het formulier governance U moet alle vragen in dit formulier over de governance van uw instelling beantwoorden. - Rooster van aftreden/profielmatrix Wij vragen u het rooster van aftreden en de profielmatrix in te vullen voor uw instelling. Deze zijn onderdeel van het formulier governance. Het rooster van aftreden regelt dat niet te veel leden tegelijk aftreden zonder herbenoembaar te zijn. Het rooster van aftreden is openbaar en wordt op de website van de organisatie geplaatst. Statutair legt de organisatie de maximale zittingstermijn voor de leden van het bestuur/de raad van toezicht vast (tweemaal een periode van vier jaar). Het bestuur/de raad van toezicht bestaat conform de Governance Code Cultuur uit minimaal drie leden. In de profielmatrix noemt u de huidige leden van het bestuur/de raad van toezicht en vult u enkele gegevens in voor deze leden. Ook geeft u aan op basis van welke expertises de leden zitting hebben in het bestuur/de raad van toezicht. Voorbeelden zijn genoemd in de voetnoot onderaan de profielmatrix. Het staat u vrij om de lijst aan te vullen. - Overige bijlagen Daarnaast voegt u aan uw aanvraag onderstaande bijlagen toe. 1.

Recent uittreksel uit het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel (KvK) - niet ouder dan zes maanden 2. Gewaarmerkte kopie van de meest recente statuten van uw organisatie De statuten, de directeur-bestuurder(s) en de leden van de raad van toezicht of de directie en de leden van het bestuur (bestuur-model) moeten ingeschreven zijn in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. De inschrijvingsdata moeten overeenkomen met de datum van verlijden van de statutaire akte en de data van de (her)benoemingen (geregistreerde datum in functie, zoals blijkt uit het rooster van aftreden).

NB Alleen al opgerichte en bij de Kamer van Koophandel ingeschreven instellingen kunnen een aanvraag doen.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

3. Profielschets De profielschets is een beschrijving van het functieprofiel voor het bestuur of de raad van toezicht waarin staat welke competenties er nodig zijn, rekening houdend met een aantal aspecten zoals strategie, diversiteit en samenstelling. In de profielschets omschrijft u welke expertises en competenties meest wenselijk zijn in uw bestuur/raad van toezicht. Let op! De profielschets is iets anders dan de profielmatrix. De profielmatrix is een overzicht waarin schematisch wordt weergegeven welke expertises en competenties bij de zittende leden aanwezig zijn. 4. Reglementen U voegt het reglement of de reglementen toe die voor uw organisatie van toepassing zijn. - Reglement van de raad van toezicht Hierin ligt onder meer vast: de onderlinge taakverdeling, de werkwijze van de raad van toezicht en de omgang met de directeur-bestuurder(s). Ook bevat het reglement regels over het omgaan met tegenstrijdige belangen bij leden van de raad van toezicht, de directeurbestuurder(s) en de externe accountant. - Bestuursreglement (bij het raad-vantoezicht-model) Hierin staat onder meer hoe binnen het bestuur (de directeur-bestuurder(s)) taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn verdeeld en hoe het bestuur als collectief werkt. Het bestuursreglement dient goedgekeurd te zijn door de raad van toezicht.

- Bestuursreglement (bij het bestuur-model) Hierin staat onder meer hoe binnen het bestuur taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn verdeeld en hoe het bestuur als collectief werkt. Ook bevat het reglement regels over het omgaan met tegenstrijdige belangen bij bestuursleden, directies en de externe accountant. - Directiereglement (bij het bestuur-model) Hierin staat onder meer hoe de directie haar werkzaamheden vormgeeft, welke verantwoordelijkheden zij heeft ten aanzien van de verschillende belanghebbenden (bestuur, medewerkers, externe financiers), hoe besluitvorming is georganiseerd en welke kwaliteiten er in de directie aanwezig moeten zijn.

Oktober 2023

42

Formulier Governance Onderstaand formulier (G) is een voorbeeld. Het in te vullen pdf-formulier vindt u op de website van de gemeente Rotterdam.

Over dit formulier

Dit formulier is onderdeel van de aanvraag Cultuurplan 2025-2028 en kan bij de aanvraag via het webportaal worden ingeleverd.

Privacy

De gemeente gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Meer leest u hierover op Rotterdam.nl/privacy.

ld

Bijlage G: Formulier Governance

I. Governance Code Cultuur

ee

Uw organisatie past alle principes van de Governance Code Cultuur toe (pas toe én leg uit), volgt de aanbevelingen op en wijkt van deze aanbevelingen alleen gemotiveerd af (pas toe óf leg uit).

362C-04532

Vo or b

Licht hieronder toe hoe uw instelling de acht principes van de Governance Code Cultuur toepast (maximaal 350 woorden)

blad 1/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

43

Zijn er aanbevelingen in de Governance Code Cultuur waarvan uw instelling afwijkt? Ja

Nee

II. Bestuur/Raad van toezicht Welk besturingsmodel hanteert uw instelling? Bestuur

Monistisch bestuur

ee

Raad van toezicht

ld

Zo ja, kunt u toelichten op welke punten uw instelling afwijkt van de Governance Code Cultuur en waarom?

Zijn de statuten, de directeur-bestuurder(s) en de leden van de raad van toezicht (raad-van-toezichtmodel) of de directie en de leden van het bestuur (bestuur-model) ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Nee

rb

Ja

Zo ja, komt de inschrijvingsdatum van de statuten(wijziging) bij de Kamer van Koophandel overeen met de datum van verlijden van de statutaire akte (in het uittreksel van de Kamer van Koophandel)? Nee

Vo o

Ja

Zo ja, komt de datum van aantreden van de leden volgens het rooster van aftreden overeen met de geregistreerde datum in functie bij de Kamer van Koophandel (in het uittreksel van de Kamer van Koophandel)? NB Indien dit niet het geval is, moet u dit corrigeren. Ja

Nee

Toelichting:

blad 2/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

44

Volgens de Governance Code Cultuur bestaat het bestuur/de raad van toezicht uit minimaal drie leden. De organisatie legt de maximale zittingstermijn voor de leden van het bestuur/de raad van toezicht statutair vast (tweemaal een periode van vier jaar, andere indelingen zijn echter ook mogelijk). Bestaat het bestuur/de raad van toezicht uit minimaal drie leden? Ja

Nee

Zo nee, kunt u toelichten waarom het bestuur/de raad van toezicht uit minder dan drie leden bestaat?

ee

ld

Wat is de maximale zittingstermijn voor de leden van het bestuur/de raad van toezicht?

Ja

rb

Is de maximale zittingstermijn voor de leden van het bestuur/de raad van toezicht statutair vastgelegd? Nee

Vo o

Zo nee, kunt u toelichten waarom de maximale zittingstermijn niet in de statuten is vastgelegd?

Voldoet de raad van toezicht/het bestuur aan de statutaire vereisten voor wat betreft het minimaal benodigde aantal leden voor rechtsgeldige besluiten? Ja

Nee

Toelichting:

blad 3/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

45

Volgens de Governance Code Cultuur hanteert de organisatie spelregels om belangenverstrengeling in een zo vroeg mogelijk stadium te signaleren, om ongewenste belangenverstrengeling te vermijden en om te waarborgen dat bestuurders en toezichthouders op een transparante en zorgvuldige wijze omgaan met eventuele tegenstrijdige belangen. Belangenverstrengeling is een situatie waarin een bestuurder of toezichthouder meerdere belangen of functies heeft die elkaar raken. Tegenstrijdig belang is een zodanig direct of indirect persoonlijk belang van een bestuurder of toezichthouder dat deze niet meer in staat is om de belangen van de (culturele) organisatie op een integere, objectieve en onbevooroordeelde wijze te behartigen. Heeft uw organisatie spelregels opgesteld om belangenverstrengeling te signaleren, ongewenste belangenverstrengeling te vermijden en te waarborgen dat transparant en zorgvuldig met eventuele tegenstrijdige belangen wordt omgegaan? Ja

Nee

ee

ld

Zo nee, kunt u toelichten waarom niet?

III. Sociale veiligheid

Vo o

rb

Het bestuur handelt als goed werkgever: het schept de randvoorwaarden voor een goede en veilige werkomgeving, betrekt hierbij de interne belanghebbenden en stelt een interne gedrags- of integriteitscode op. De Code Diversiteit & Inclusie en de Fair Practice Code kunnen hierbij behulpzaam zijn. Het bestuur maakt het mogelijk dat medewerkers vermoedens van misstanden en onregelmatigheden zonder risico voor hun positie kunnen melden bij een (externe) vertrouwenspersoon. Heeft uw organisatie een interne gedrags- of integriteitscode? Ja

Nee

Zo nee, kunt u toelichten waarom niet?

blad 4/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

46

Bent u voornemens om op korte termijn een interne gedrags- of integriteitscode op te stellen of te wijzigen? Ja

Nee

Toelichting:

Is er binnen uw organisatie een onafhankelijke (externe) vertrouwenspersoon waar medewerkers terecht kunnen? Ja

Nee

ee

ld

Zo nee, kunt u toelichten waarom niet?

Nee

Vo o

Ja

rb

Bent u voornemens om op korte termijn een (externe) vertrouwenspersoon in te stellen binnen uw organisatie?

Toelichting:

Hoe bevordert u binnen uw organisatie sociale veiligheid en zorgt u voor het voorkomen (preventie) van ongewenste omgangsvormen? Toelichting:

blad 5/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

47

IV. Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) Op 1 juli 2021 is de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (hierna WBTR) in werking getreden. De WBTR bevat maatregelen die gericht zijn op bestuur en toezicht bij verenigingen en stichtingen. NB De wet is al van kracht en heeft voorrang op statutaire bepalingen.

Moet u door de komst van de WBTR aanpassingen doorvoeren in de governance van uw organisatie en/of de statuten? Ja

Nee

Zo ja, licht toe om welke aanpassingen het gaat en op welke termijn u die verwacht te gaan doorvoeren.

ee

ld

Toelichting:

V. ANBI

Ja

rb

Heeft uw instelling de status van algemeen nut beogende instelling? Nee

Vo o

Zo ja, is in de statuten van uw instelling opgenomen dat geld (het volledige bedrag) dat na opheffing van de organisatie overblijft – het zogenoemde batig liquidatiesaldo – wordt besteed aan een anbi met een soortgelijk doel? Ja

Nee

Zo nee, valt uw instelling onder de overgangsregeling (zie toelichting)? Ja

Nee

De overgangsregeling blijft gelden tot de eerstvolgende notariële statutenwijziging van de ANBI. Zo ja, zijn uw statuten na 23 juni 2012 nog notarieel gewijzigd? Ja

Nee

Toelichting:

blad 6/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

48

Over dit formulier Dit formulier is onderdeel van de aanvraag Cultuurplan 2025-2024 en kan bij de aanvraag via het webportaal worden ingeleverd.

ee ld

Rooster van aftreden bestuur/raad van toezicht

Privacy De gemeente gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Meer leest u hierover op Rotterdam.nl/privacy.

De huidige Governance Code Cultuur hanteert geen derde termijn voor leden van het bestuur/ RvT. Als u hiervan afwijkt, verzoeken we u dit nader toe te lichten in uw meerjarenbeleidsplan.

rb

Naam instelling: Leden bestuur/raad van toezicht Man / Vrouw / X

Maatschappelijke Functie

M

V

X

M

V

X

M

V

X

M

V

X

M

V

X

6

M

V

X

7

M

V

X

1

2 3 4

362C-04532

Geboortejaar

5

Functie in bestuur / raad van toezicht

Benoeming (1e termijn) Datum Datum aantreden aftreden

Herbenoeming (2e termijn) Datum Datum aantreden aftreden

Vo o

Naam lid

blad 1/1

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

49

Profielmatrix bestuur/raad van toezicht

ee ld

Over dit formulier Dit formulier is onderdeel van de aanvraag Cultuurplan 2025-2028 en kan bij de aanvraag via het webportaal worden ingeleverd. Privacy De gemeente gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Meer leest u hierover op Rotterdam.nl/privacy.

Geboortejaar Man/Vrouw/X Datum van aantreden

362C-04532

Datum van aftreden

4

rb

Naam

2

3

5

6

7

Vo o

1

Kerncompetentie

Termijn (1e/2e termijn)

blad 1/2

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

50

1

2

Rotterdams netwerk Juridisch Management

Fondsenwerving

Politiek-bestuurlijk Discipline-specifieke competenties

362C-04532

X = competentie

5

6

7

Vo o

Marketing Public Relations

4

rb

Financieel

3

ee ld

Compententies (voorbeelden)

* = minder geprofileerde competentie

blad 2/2

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

51

Hoofdstuk 6

Richtlijnen beheerders gemeentelijke collectie Deze richtlijnen zijn bestemd voor instellingen die een gemeentelijke collectie beheren: Centrum Beeldende Kunst (collecties Kunstuitleen Rotterdam en Beeldende Kunst in de Openbare Ruimte), Nederlands Fotomuseum (fotocollectie voormalig in beheer bij Wereldmuseum), Maritiem Museum Rotterdam, Museum Boijmans Van Beuningen, Museum Rotterdam en Wereldmuseum. Uitgangspunt voor de richtlijnen zijn de collectiebeheerovereenkomsten tussen gemeente en instellingen.

Bij uw aanvraag voor het Cultuurplan 2025-2028 dient u de volgende stukken mee te sturen: a. Collectiebeleidsplan 2025-2028 (maximaal 10 pagina’s op A4-formaat, inclusief beeld. De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype met regelafstand 1,0) b. Verklaring verantwoord collectiebeheer 2022

NB De verklaring verantwoord collectiebeheer is niet vereist voor de collectie Beeldende Kunst in de Openbare Ruimte en de collectie Kunstuitleen Rotterdam (CBK).

Daarnaast maakt u de c. Beheerlasten gemeentelijke collectie inzichtelijk in de meerjarenbegroting. Instellingen die een gemeentelijke collectie beheren, moeten in de meerjarenbegroting aangeven welke middelen de instelling aan het beheer van de collectie besteedt. A Collectiebeleidsplan 2025-2028 (maximaal 10 pagina’s A4-formaat incl. beeld) In uw collectiebeleidsplan beschrijft u het beleid voor de collectie die de gemeente aan u in beheer heeft gegeven. De Visie op de Collectie Rotterdam – Schatten van Rotterdam dient als kapstok voor het formuleren van uw collectiebeleid. Het collectiebeleidsplan bestaat uit onder meer een collectiebeschrijving, een beschrijving

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

van het beleid over collectievorming (verzamel- en ontzamelbeleid), beheer en behoud (onder andere conservering en restauratie) en registratie en gebruik (onder meer presentatie, bruikleen, onderzoek en educatie). Het collectiebeleidsplan is onderdeel van uw cultuurplanaanvraag; wij verwachten dat het collectiebeleidsplan aansluit bij uw meerjarenbeleidsplan 2025-2028. Naast de uitwerking van de vaste onderdelen in het plan vragen wij u specifiek in te gaan op de volgende punten: De verhouding tussen de door u beheerde collectie en de Collectie Rotterdam/de door de andere Rotterdamse musea beheerde collectie(s). Uw strategie/aanpak om samen met de andere musea in de stad de Collectie Rotterdam (nog) beter te ontsluiten en optimaal te gebruiken in bijvoorbeeld een gezamenlijke programmering. Dit gaat verder dan onderling bruikleenverkeer.

· ·

Voor het opstellen van uw collectiebeleidsplan kunt u de leidraad van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed hanteren: Een collectieplan schrijven? Dat doe je zo! | Publicatie | Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (2021) B Verklaring verantwoord collectiebeheer 2022* Bij uw cultuurplanaanvraag voegt u een verklaring van verantwoord collectiebeheer, opgesteld in 2022. Conform de beheerovereenkomst is deze verklaring afkomstig van een onafhankelijke auditor die de inspectie uitvoert. Eventuele aanbevelingen die

Oktober 2023

52

voortkomen uit de inspectie moet u in uw collectie­ beleidsplan 2025-2028 uitwerken. * De verklaring verantwoord collectiebeheer is niet vereist voor de collectie Beeldende Kunst in de Openbare Ruimte en de collectie Kunstuitleen Rotterdam (CBK). C Beheerlasten gemeentelijke collectie Instellingen die een gemeentelijke collectie beheren, moeten de relatie tussen het collectiebeleidsplan en hun meerjarenbegroting inzichtelijk maken door in de meerjarenbegroting aan te geven welke middelen de instelling aan het beheer van de collectie besteedt. Het betreft hier alle lasten die direct ten gunste komen van de museale collectie om de collectieonderdelen kwalitatief op niveau te houden. Hieronder vallen onder andere de direct toe te wijzen lasten: Kosten behoud en restaureren collectieonderdelen. Huisvestingskosten ten behoeve van het beheer van de collectie (niet voor de publieksactiviteiten). Kosten conservatoren (toe te wijzen op basis van de taakstelling en de aard van de werkzaamheden). Kosten applicatiebeheerder (mits applicatie voor de collectie). Kosten beveiligingsmedewerkers (meldkamer, bemensing, camera’s en dergelijke, niet samenhangend met de publieksactiviteiten). Kosten bibliotheek- en documentatiemedewerker. Onderzoekskosten (uitgezonderd ten behoeve van tentoonstellingen). Registratiekosten.

· · · · · · · ·

Alle lasten die rechtstreeks samenhangen met het uitvoeren van publieksactiviteiten behoren niet tot het beheer van de collectie. Het toewijzen van lasten aan collectiebeheer gebeurt zo veel mogelijk op objectieve gronden en moet te controleren zijn.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

53

Colofon Vormgeving Ontwerpwerk, Den Haag Fotograaf Ossip van Duijvenbode (Cover) Oktober 2023