[23bb006536] Bijlage behorende bij 23bb006535 over Handleiding aanvragen Cultuurplan 2025-2028

Handleiding aanvragen Cultuurplan 2025-2028 Deze handleiding moet gelezen worden in combinatie met De uitgangspuntennota voor het cultuurbeleid 2025-2028: Van onschatbare waarde

Inhoud

Inleiding

3

Praktische informatie

4

Aanvraagformulier

8

Hoofdstuk 1 Richtlijnen meerjarenbeleidsplan 

11

Hoofdstuk 2 Kwantitatief activiteiten­overzicht en kengetallen

15

Hoofdstuk 3 Meerjarenbegroting

20

Hoofdstuk 4 Bedrijfsvoering

30

Hoofdstuk 5 Governance

40

Hoofdstuk 6 Richtlijnen beheerders gemeentelijke collectie

52

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

2

Inleiding Elke vier jaar spreekt de gemeente Rotterdam in het Cultuurplan de intentie uit om een aantal culturele instellingen voor de komende periode van vier jaar te subsidiëren.1

De basis van het Cultuurplan is de Uitgangspuntennota voor het cultuurbeleid. Hierin formuleert het college van burgemeester en wethouders iedere vier jaar zijn beleidsuitgangspunten. Op 22 juni 2023 heeft de Rotterdamse gemeenteraad de Uitgangspuntennota vastgesteld voor het cultuurbeleid 2025-2028: Van onschatbare waarde. Met het oog op de breed geuite wens van de culturele sector om verlichting van de aanvraagprocedure voor meerjarige rijkssubsidie en gemeentelijke Cultuur-/ Kunstenplannen 2025-2028, hebben het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW), gemeenten (G92) en rijkscultuurfondsen deze procedure onder de loep genomen. Zo zijn voor 2025-2028 de tijdspaden voor aanvragen voor meerjarige subsidies bij het Rijk, de rijkscultuurfondsen en de G9-gemeenten op elkaar afgestemd, wat het proces overzichtelijker maakt voor aanvragers. Daarnaast werken zowel OCW, fondsen als de G9-gemeenten voor meerjarige subsidie met inrichtingseisen of een handleiding en een aanvraagformulier. Geprobeerd is deze zoveel mogelijk te stroomlijnen met inachtneming van het feit dat door plaatselijk beleid een vorm van maatwerk onontkoombaar blijft. Culturele instellingen die in Rotterdam actief zijn kunnen een aanvraag indienen voor het Cultuurplan 2025-2028.

Deze Handleiding aanvragen Cultuurplan 2025-2028 (hierna: Handleiding) beschrijft alle verplichte onderdelen waar de aanvraag aan moet voldoen en geeft aan welke informatie in welke vorm in de aanvraag moet staan. Voor sommige onderdelen moet een formulier ingevuld worden, voor andere onderdelen geldt geen voorgeschreven format. In het overzicht op pagina 7 staan alle onderdelen onder elkaar en is aangeven voor welke onderdelen een formulier beschikbaar is.

Op de website van de gemeente Rotterdam kunt u de pdf-formulieren downloaden die gebruikt moeten worden. De formulieren in deze Hand­ leiding dienen slechts als voorbeeld.

Om in aanmerking te komen voor een subsidie in het kader van het Cultuurplan 2025-2028 en de Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving (BKV-gelden) kunnen culturele instellingen via het subsidieloket van de gemeente een aanvraag indienen. Het extra budget voor de fair pay toeslag, dat voor de periode 2021-2024 ter beschikking is gesteld om meerkosten voor fair pay gedeeltelijk te compenseren, maakt anders dan vier jaar geleden deel uit van het totale cultuurplanbudget voor 2025-2028. Aanvragen kunnen worden ingediend in de periode

vrijdag 1 december 2023 tot en met woensdag 31 januari 2024

We raden aan deze Handleiding ruim vóór aanvang van de indienperiode door te nemen, zodat duidelijk is wat er van uw instelling wordt gevraagd. Wacht bovendien niet tot de laatste dag met het uploaden van uw aanvraag, om overbelasting van het subsidieloket te voorkomen. In voorbereiding op uw aanvraag is het belangrijk dat u kennisneemt van de eerdergenoemde Uitgangspuntennota Van onschatbare waarde en van de adviesaanvraag van het college van B en W aan de Adviescommissie Cultuur; deze commissie beoordeelt de aanvragen voor het Cultuurplan 2025-2028. Na vaststelling door het college begin oktober 2023 is de adviesaanvraag te vinden via de informatiepagina Kunst en cultuur | Rotterdam.nl.

1 Op de subsidies van de gemeente Rotterdam zijn de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), de Subsidieverordening Rotterdam 2014 (SvR 2014) en het SvR 2014 Controleprotocol van toepassing. 2

Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Eindhoven, Maastricht, Arnhem, Enschede en Groningen

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

3

Praktische informatie Wie kan aanvragen? Aanvragen voor het Cultuurplan 2025-2028 kunnen ingediend worden door instellingen met een rechts­ persoonlijkheid naar burgerlijk recht (zoals stichtingen of verenigingen) die de principes uit de Governance Code Cultuur naleven de Fair Practice Code naleven de Code Diversiteit & Inclusie naleven ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel in de gemeente Rotterdam actief zijn op het gebied van cultuur statutair een doelstelling hebben op het gebied van cultuur

· · · · · ·

De activiteiten van deze instellingen zijn primair van artistiek-culturele aard op basis van de statuten, maar kunnen tevens een educatieve of maatschappelijke betekenis hebben zijn openbaar toegankelijk hebben een structureel karakter

· · ·

Indienen aanvraag via het subsidieloket De complete aanvraag moet digitaal ingediend worden via het subsidieloket van de gemeente Rotterdam. Voor deze aanvraag heeft u eHerkenning niveau 2 of hoger nodig en een machtiging ‘Ondernemersloket EH 2’ voor de gemeente Rotterdam. Kijk voor meer informatie op www.rotterdam.nl/eherkenning. Houd er rekening mee dat het aanvragen van eHerkenning minimaal 5 werkdagen kan duren – doe dit dus ruim voordat u de cultuurplanaanvraag indient. De onderdelen waarvoor geen format beschikbaar is en die dus naar eigen inzicht kunnen worden vormgegeven, moeten als platte tekst in een pdf-format worden aangeleverd dat doorzoekbaar is. Eventueel kan in het meerjarenbeleidsplan en in het collectiebeleidsplan beeldmateriaal toegevoegd worden. De maximale grootte per bijlage heeft een limiet van 5 MB. Verder mag het meerjarenbeleidsplan uit maximaal 20 pagina’s op A4-formaat bestaan, inclusief beeld, en het collectiebeleidsplan uit maximaal 10 pagina’s op A4-formaat, inclusief beeld. De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype met regelafstand 1,0.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Als moment van indienen geldt het tijdstip waarop u op de knop ‘verzenden’ heeft geklikt. Na het verstrijken van de deadline is het niet meer mogelijk om een aanvraag in te dienen! Na het indienen ontvangt u direct een ontvangstbevestiging op het opgegeven e-mailadres. Tip: op het moment van aanvragen is het praktisch om alle stukken gereed te hebben, zodat deze direct geüpload kunnen worden.

LET OP uw aanvraag moet uiterlijk op woensdag 31 januari 2024 ontvangen zijn door de gemeente Rotterdam. Aanvragen die op 1 februari 2024 of later binnen zijn, worden niet in behandeling genomen. Alleen volledige aanvragen worden in behandeling genomen.

Wat gebeurt er met uw aanvraag? De gemeente Rotterdam controleert uw aanvraag allereerst op volledigheid; zijn de juiste stukken ingediend, zijn deze compleet en zijn de formulieren volledig ingevuld. Wanneer de gemeente oordeelt dat uw aanvraag volledig is, wordt deze in behandeling genomen. U ontvangt daarvan nader bericht. De aanvragen worden vervolgens inhoudelijk beoordeeld door de adviescommissies (ingedeeld naar discipline plus één integrale commissie). Deze commissies worden benoemd door de gemeente Rotterdam. Blueyard is het ondersteunende bureau voor het adviestraject in het kader van het Rotterdamse Cultuurplan 2025-2028.

Oktober 2023

4

De disciplinecommissies beoordelen uw gehele aanvraag: de samenhang tussen de inhoud (beleid/ activiteiten), de organisatie (bedrijfsvoering), de financiën en het realistische gehalte van de aanvraag. Zij stellen een (concept)advies op, inclusief een advies aan de integrale commissie over het al dan niet toe te kennen subsidiebedrag. De integrale commissie bekijkt de conceptadviezen van de disciplinecommissies in samenhang en adviseert over de toedeling van de subsidiebedragen, binnen de kaders van het totale beschikbare budget. Ook is er per aanvraag sprake van een analyse van de bedrijfsvoering, inclusief de codes. In juni 2024 brengt de integrale commissie haar cultuurplanadvies uit aan het college van B en W. Op basis van dit advies stelt het college van B en W in september 2024 het Cultuurplan 2025-2028 inclusief het verdelingsvoorstel vast. De gemeenteraad stelt in november 2024 de begroting vast en daarmee wordt het Cultuurplan 2025-2028 inclusief het verdelingsvoorstel definitief. Na de vaststelling van de begroting door de gemeenteraad wordt het Cultuurplan 2025-2028 inclusief het verdelingsvoorstel openbaar gemaakt op de website van de gemeente Rotterdam.

Vervolgens ontvangt u uiterlijk in januari 2025, in de vorm van een subsidiebeschikking, bericht over (geheel of gedeeltelijke) verlening of (geheel of gedeeltelijke) weigering van uw aanvraag en de hoogte van het eventueel toegekende subsidiebedrag. Op 1 januari 2025 start de nieuwe Cultuurplanperiode.

Tijdlijn cultuurplanproces Het Cultuurplan 2025-2028 komt tot stand op basis van een aantal stappen: 1. Het college van B en W formuleert zijn beleidsuitgangspunten in de Uitgangspuntennota voor het cultuurbeleid 2025-2028: Van onschatbare waarde. Deze nota is op 22 juni 2023 vastgesteld door de gemeenteraad. 2. Begin oktober 2023 stelt het college van B en W de adviesaanvraag vast, waarna deze openbaar is. 3. Begin oktober 2023 publiceert de gemeente de Handleiding voor het indienen van de cultuurplanaanvragen. 4. In november 2023 organiseert de gemeente informatiebijeenkomsten over (1) het algehele indieningsproces en de Handleiding en (2) de Fair Practice Code.

3

5. Vanaf vrijdag 1 december 2023 tot en met woensdag 31 januari 2024 kunnen culturele instellingen hun aanvraag indienen voor het Cultuurplan 2025-2028. 6. De disciplinecommissies beoordelen in het voorjaar van 2024 de individuele cultuurplanaanvragen. Daarnaast formuleert de integrale commissie een integraal advies over het Cultuurplan. Het cultuurplanadvies wordt in juni 2024 aan het college van B en W overhandigd. 7. Op basis van het cultuurplanadvies, stelt het college van B en W in september 2024 het Cultuurplan inclusief het verdelingsvoorstel vast. 8. De gemeenteraad stelt in november 2024 de begroting vast en daarmee wordt het Cultuurplan 2025-2028 inclusief het verdelingsvoorstel definitief. 9. Na de vaststelling van de begroting door de gemeenteraad wordt het Cultuurplan 2025-2028 inclusief het verdelingsvoorstel openbaar gemaakt op de website van de gemeente Rotterdam. Vervolgens worden uiterlijk in januari 2025 de subsidiebeschikkingen verzonden. 10. Bij substantiële verschillen tussen een aanvraag en het uiteindelijke besluit over deze aanvraag (bijvoorbeeld als het toegekende bedrag aanmerkelijk lager is dan het gevraagde bedrag), vraagt de gemeente mogelijk om een aanvullend meerjarenbeleidsplan 2025-2028, een aangepaste begroting en een aangepast kwantitatief activiteitenoverzicht.

Een lager toegekend bedrag kan immers van invloed zijn op het aantal en/of de soort activiteiten. 11. De nieuwe Cultuurplanperiode start per 1 januari 2025.

Opname in het Cultuurplan Instellingen die worden opgenomen in het Cultuurplan 2025-2028 ontvangen gedurende vier jaar een jaarlijkse subsidie. De subsidie wordt in twaalf maandelijkse voorschotten aan u uitgekeerd; in januari en december 10% van de subsidie en in de overige maanden 8%. De subsidie wordt jaarlijks verleend op basis van het jaarplan (onder voorbehoud van de vaststelling van de jaarlijkse begroting van de gemeente Rotterdam) en in het daaropvolgende jaar vastgesteld op basis van het jaarverslag. De cultuurplanaanvraag geldt als subsidieaanvraag voor het jaar 20253. Als uw instelling opgenomen wordt in het Cultuurplan 2025-2028 zal de afdeling Cultuur van de gemeente Rotterdam indien nodig aanpassingen

Op basis van artikel 6.3 van de SvR. NB Instellingen die zijn opgenomen in Cultuurplan 2021-2024 hoeven voor 2025 dus géén apart jaarplan in te dienen per 1 juni 2024.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

5

in het jaarplan 2025 bij u opvragen; bijvoorbeeld vanwege een afwijkende toekenning en daarmee gepaard gaande wijzigingen in taken, activiteiten en aanvullende kengetallen.

Wij wijzen u erop dat instellingen die opgenomen worden in het Cultuurplan 2025-2028 geen aanspraak kunnen maken op de gemeentelijke regelingen voor eenmalige cultuursubsidies (projectsubsidies), noch op bijdragen vanuit de regeling Lokale Culturele Programmering.

Planning-en-controlcyclus en accounthouder Voor de verlening van de subsidie moet u elk jaar uiterlijk 31 mei een aantal stukken indienen voor het volgende planjaar. Zo kunt u onder andere aangeven of/ op welke punten u zult afwijken van uw meerjarenbeleidsplan (beleid/activiteiten) en dient u een aantal formulieren in, waaronder een begroting, een kwantitatief activiteitenoverzicht en de checklist governance. Voor de vaststelling van de subsidie dient u uiterlijk 31 maart van elk daaropvolgende jaar een inhoudelijk jaarverslag en een jaarrekening in, inclusief accountantsproduct4 (assurancerapport over de afrekenbare kwantitatieve activiteiten en/of een beoordelings-/ controleverklaring over de jaarrekening). Daarnaast wordt ook hierbij van u verwacht dat u een aantal formulieren indient, waaronder een verkorte exploitatierekening, een kwantitatief activiteitenoverzicht en de checklist governance. Als uw instelling wordt opgenomen in het Cultuurplan, dan krijgt u vanuit de afdeling Cultuur van de gemeente Rotterdam een accounthouder toegewezen die uw aanspreekpunt zal zijn in de cultuurplanperiode 2025-2028. Uw accounthouder toetst uw jaarstukken en voert beleidsgesprekken met u, waarin het beleid van uw instelling en monitoring op de beleidsuitgangspunten van de gemeente centraal staan.

4

Voor festivalorganisaties zal Stichting Rotterdam Festivals (SRF) in opdracht van het college de subsidierelatie beheren. SRF coördineert de uitvoering van het evenementenbeleid. Vanuit deze rol is SRF als geen ander bekend met de evenementensector en de betekenis van festivals voor de stad en beschikt dan ook over de benodigde expertise om het goede gesprek met deze instellingen te voeren. Daarnaast biedt SRF extra service en maatwerk aan de festivals in haar portefeuille. Ook beogen we hiermee de administratieve lasten voor deze instellingen te beperken, aangezien diverse festivals ook een financiële relatie met SRF hebben. De instellingen waar het om gaat worden gelijk aan de andere instellingen voor vier jaar opgenomen in het Cultuurplan. De subsidie zal worden uitbetaald door tussenkomst van SRF en u maakt met hen afspraken over de jaarlijkse planning-en-controlcyclus en bevoorschotting van de subsidie. U dient dus jaarlijks een aanvraag en verantwoording in bij Rotterdam Festivals. Verplichtingen die voortvloeien vanuit het Cultuurplan (o.a. governance, publieksonderzoek, beleidsspeerpunten) gelden onverminderd. Mocht er aanleiding zijn uw subsidie in enig jaar lager vast te stellen, dan legt SRF dit voor aan de gemeente. Ook beleidswijzigingen worden, wanneer door SRF geconstateerd, ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeente.

Houdt u er rekening mee dat u tijdig op zoek gaat naar een geschikte accountant, als u hier nog niet over beschikt. Aan accountantsproducten zijn kosten verbonden. Kijk voor meer informatie in het SvR 2014 Controleprotocol

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

6

Hieronder vindt u een overzicht van alle benodigde documenten voor het aanvragen van een subsidie in het kader van het Cultuurplan 2025-2028. #

Document + naam

Vorm

Onderdeel

Opmerkingen

1

Aanvraagformulier

Invulformulier pdf

Aanvraag

Verplicht

2

A Meerjarenbeleidsplan

Maximaal 20 pagina’s Meerjarenbeleidsplan A4-formaat incl. beeld, minimale lettergrootte 10 in een leesbaar lettertype met regelafstand 1,0; maximaal 5 MB, in 1 pdf

Verplicht

3

B Samenvatting Meerjarenbeleidsplan

Maximaal 500 woorden; Invulformulier pdf

Meerjarenbeleidsplan

Verplicht

4

C Kwantitatief activiteiten­overzicht en kengetallen

Invulformulier pdf

Meerjarenbeleidsplan

Verplicht

5

D Meerjarenbegroting

Invulformulier pdf

Meerjarenbeleidsplan

Verplicht

6

E Jaarverslag inclusief jaarrekening 2022

Naar eigen inzicht; maximaal 5 MB, in 1 pdf

Bedrijfsvoering

Verplicht

7

F Formulier bedrijfsvoering

Invulformulier pdf

Bedrijfsvoering

Verplicht

8

G Formulier governance

Invulformulier pdf

Governance

Verplicht

9

H KVK-uittreksel

Naar eigen inzicht; maximaal 5 MB, in 1 pdf

Governance

Verplicht

10

I Statuten

Naar eigen inzicht; maximaal 5 MB, in 1 pdf

Governance

Verplicht

11

J Profielschets

Naar eigen inzicht; maximaal 5 MB, in 1 pdf

Governance

Verplicht

12

K Reglementen

Naar eigen inzicht; maximaal 5 MB, in 1 pdf

Governance

Verplicht

13

L Collectiebeleidsplan

Maximaal 10 pagina’s Collectiebeheer A4-formaat incl. beeld, minimale lettergrootte 10 in een leesbaar lettertype met regelafstand 1,0; maximaal 5 MB, in 1 pdf

Alleen verplicht voor instellingen die een gemeentelijke collectie beheren

14

M Verklaring verantwoord collectiebeheer

Opgesteld door de instantie die de audit uitvoert en de verklaring afgeeft; maximaal 5 MB, in 1 pdf

Alleen verplicht voor instellingen die een gemeentelijke collectie beheren

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Collectiebeheer

Oktober 2023

7

Aanvraagformulier Onderstaand formulier is een voorbeeld. Het in te vullen pdf-formulier vindt u op de website van de gemeente Rotterdam.

Aanvraagformulier

Over dit formulier

Dit formulier is onderdeel van de aanvraag Cultuurplan 2025-2028 en kan bij de aanvraag via het webportaal worden ingeleverd.

Privacy

ld

De gemeente gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Meer leest u hierover op Rotterdam.nl/privacy.

Algemene gegevens

ee

1. Gegevens van de aanvrager Statutaire naam instelling

Vo or b

Naam instelling (indien afwijkend van de statutaire naam)

Bezoekadres

Postcode

Plaats

Postadres

Postcode

Telefoonnummer

Plaats

E-mail

362A-04532

Website

blad 1/3

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

8

2. Contactpersoon/correspondentieadres Naam contactpersoon

Functie contactpersoon

Adres

Postcode

Plaats

Telefoonnummer

Mobiel telefoonnummer

E-mail

ld

3. Financiële gegevens aanvrager

ee

Rekeningnummer (waarop de subsidie kan worden overgemaakt) Verplicht

Vo o

Ten name van

BIC

rb

IBAN

4. Rechtsvorm

Rechtsvorm (vereniging, stichting, coöperatie)

Jaar van oprichting

Inschrijving Kamer van Koophandel te (plaats)

KvK nummer

blad 2/3

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

9

5. Besturingsmodel Aankruisen Raad van toezicht Bestuur Monistisch bestuur

6. Code Diversiteit, Fair Practice Code en Governance Code Cultuur Alle instellingen in het Cultuurplan 2025-2028 leven deze drie codes na. U verklaart hier de drie codes na te leven door ze aan te kruisen: Code Diversiteit & Inclusie

ld

Fair Practice Code

ee

Governance Code Cultuur

7. Gevraagd subsidiebedrag voor de periode 2025-2028

rb

Totale begroting (gemiddeld per jaar)

Gevraagd bedrag aan gemeente in periode 2025-2028 (per jaar)

Vo o

Indien van toepassing: gevraagd bedrag uit BKV-gelden in periode 2025-2028 (per jaar)

Gesubsidieerd in het kader van het Cultuurplan 2021-2024 van de gemeente Rotterdam: (s.v.p. aankruisen) Ja,

hoeveel (subsidieniveau 2022)

Nee

Indien van toepassing: ontvangen bedrag BKV-gelden in periode 2021-2024 (s.v.p. aankruisen) Ja,

ja, hoeveel (subsidieniveau 2022)

Nee

blad 3/3

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

10

Hoofdstuk 1

Richtlijnen meerjarenbeleidsplan Uw meerjarenbeleidsplan is de inhoudelijke kern van uw subsidieaanvraag. Het plan geeft inzicht in de artistieke en zakelijke keuzes van uw instelling. U beschrijft welke keuzes u maakt en met welk doel.

Met het meerjarenbeleidsplan wordt de artistieke en maatschappelijke betekenis van uw instelling inzichtelijk. Voor het beleidsplan is geen format beschikbaar, het is naar eigen inzicht op te stellen maar het moet in elk geval de volgende onderdelen bevatten: 1. Profiel: missie, visie en strategie. 2. Codes: Code Diversiteit & Inclusie, Fair Practice Code en de Governance Code Cultuur. 3. Bijdrage aan de gemeentelijke beleidsspeerpunten: inclusiviteit, interconnectiviteit, innovatie. 4. (indien van toepassing) Toelichting op cultuuronderwijs en/of talentontwikkeling. 5. Toelichting op het kwantitatief activiteitenoverzicht en de kengetallen. 6. (indien van toepassing) Toelichting op Beeldende Kunst & Vormgeving (BKV). Houdt u rekening met de onderstaande vereisten: De maximale grootte per bijlage heeft een limiet van 5 MB. Het meerjarenbeleidsplan bestaat uit maximaal 20 pagina’s op A4-formaat, inclusief beeld. De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype. NB Als aparte bijlage (B) voegt u een samenvatting (maximaal één pagina A4) van uw meerjarenbeleidsplan toe. Daarin beschrijft u de kern van uw meerjarenbeleid.

· · ·

Ad 1 Profiel: missie/visie/strategie

uw instelling voor? Welke positie neemt uw instelling in het culturele veld in? Een visie is de beschrijving van de ambities van uw instelling voor de periode 2025-2028: wat wilt u bereiken? Bij strategie beschrijft u de aanpak om die ambities te realiseren met aandacht voor stakeholders en krachtenveld. Beschrijf ook, indien van toepassing, hoe uw digitale strategie5 bijdraagt aan doelstellingen van uw instelling. Ad 2 Codes In relatie tot de drie gedragscodes is in overleg met OCW en de G9 de volgende afspraak gemaakt: “De overheden onderschrijven het belang van de Fair Practice Code, de Code Diversiteit & Inclusie en de Governance Code Cultuur. De praktische uitwerking daarvan en de omgang daarmee wisselt, om zo goed mogelijk aan te sluiten op de lokale context en behoeften. Als hoofdlijn wordt ernaar gestreefd de codes zoveel mogelijk te zien en uit te vragen als een integraal onderdeel van het gehele inhoudelijke en bedrijfsmatige functioneren van een instelling, in lijn met het advies van de Raad voor Cultuur. Daarbij wordt fair pay niet door iedereen per se beschouwd als iets dat afrekenbaar wordt, maar aanvragers worden wel allen bevraagd op hun omgang met de code. Ook dient fair pay in de begroting van aanvragen te zijn opgenomen.”

Het artistieke en/of inhoudelijke profiel is de bron voor alle activiteiten die een instelling onderneemt. Een missie beschrijft het bestaansrecht van een organisatie vanuit de waarden en identiteit: waar staat

5

Kennisinstituut cultuur en digitale transformatie DEN biedt handvatten.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

11

De gemeente Rotterdam beschouwt de codes als een instrument om de culturele en creatieve sector toekomstbestendiger te maken en als indicatie van ‘de basis op orde’ van organisaties. Wij hanteren daarom naleving van de drie codes als voorwaarde voor opname in het Cultuurplan. De codes zijn integraal onderdeel van uw aanvraag en dienen te worden toegelicht in het meerjarenbeleidsplan. Wij stellen daaraan de volgende eisen: Diversiteit & Inclusie: · Code - Wij verwachten dat u de Code Diversiteit & Inclusie naleeft in de vier P’s (programma, publiek, partners en personeel) en uw werkwijze beschrijft als integraal onderdeel van het meerjarenbeleidsplan. Dit kunt u verwerken onder het beleidsspeerpunt Inclusiviteit (zie punt 3 beleidsspeerpunten) of elders in het meerjarenbeleidsplan. Het uitgangspunt is maatwerk per organisatie. - Per P formuleert u een doelstelling. U licht kort toe wat de stand van zaken is per P bij aanvragen, hoe u zorgt voor verbetering of bestendiging in de periode 2025-2028 en wat de situatie is aan het einde van de subsidieperiode.

NB Landelijk is de Scan D&I ontwikkeld, als een onderdeel van het eerste principe van de Code: weten waar de organisatie staat. Het invullen kan dienen als een nulmeting en helpen bij monitoring van diversiteit en inclusie binnen uw organisatie. De scan is bedoeld als tool voor zelfevaluatie; u hoeft de uitkomsten niet mee te sturen met uw aanvraag. Practice Code: · Fair - U beschrijft kort hoe u de vijf kernwaarden van de code hanteert: solidariteit (inclusief fair pay), diversiteit (u kunt hier verwijzen naar beleidsspeerpunt Inclusiviteit), vertrouwen, duurzaamheid en transparantie. - Fair pay dient onderdeel te zijn van uw begroting. U volgt met ingang van 1/1/2025 een collectieve tariefafspraak, zoals een cao of een honoreringsrichtlijn. Als hiervan geen sprake is voor uw branche, gebruikt u de richtlijnen van een aanpalende deelsector en licht u dit toe. Als u nog geen collectieve tariefafspraak volgt, licht u toe welke inspanningen u verricht om voor 1/1/2025 tot dergelijke afspraken te komen.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

NB Dit kan bij gelijkblijvende budgetten mogelijk leiden tot een lagere output. U licht toe wat de eventuele gevolgen zijn van het toepassen van fair pay voor het activiteitenniveau van uw organisatie. De kwantiteit van de output is niet leidend in de beoordeling. Code Cultuur · Governance - In het verlengde van uw profiel (missie, visie en strategie) beschrijft u hoe u de Governance Code Cultuur heeft geïmplementeerd in uw organisatie. Daarnaast beantwoordt u in formulier G (zie hoofdstuk 5) vragen over de toepassing van de governance binnen uw organisatie. Ad 3 Bijdrage aan de gemeentelijke beleids­ speerpunten De kernvraag in de beschrijving van uw bijdrage aan de gemeentelijke beleidsspeerpunten is: hoe draagt uw instelling vanuit de missie/visie/strategie bij aan de stad, bewoner en discipline(s)? Wij vragen u deze waarde te beschrijven vanuit uw eigen visie, plannen en activiteiten en daarbij de drie I’s – Interconnectiviteit, Innovatie en Inclusiviteit – te betrekken. We vragen u daarbij voor wat betreft de drie I’s gebruik te maken van onderstaande aandachtspunten: Interconnectiviteit is vanuit gezamenlijkheid en wederkerigheid werken aan opgaves op het niveau van wijk tot internationaal. Zo werken we – sector, andere domeinen en gemeente – met elkaar aan grootstedelijke vraagstukken vanuit gedeelde doelen/waarden en het gezamenlijk realiseren van impact.

- Beschrijf hoe uw instelling samenwerking inzet om te werken aan gezamenlijke doelen/waarden. Beschrijf hier bijvoorbeeld de relatie tot andere domeinen en/of internationalisering. Licht toe hoe de samenwerking met uw partners eruitziet.

·

geven in onze jonge en vernieuwende stad ruimte · We aan experiment en innovatie. Innovatie is bij uitstek een kracht van de culturele en creatieve sector; deze willen we faciliteren en stimuleren om te komen tot een veerkrachtige en sterke culturele sector en stad. We beschouwen innovatie daarbij als relatief; de discipline(s), het profiel, de context en positionering van de instelling zijn hierbij bepalend. Dat betekent ook dat niet van iedere instelling in dezelfde mate en op dezelfde wijze een bijdrage aan innovatie wordt gevraagd.

Oktober 2023

12

- Beschrijf de innovatiekansen die u ziet voor uw organisatie, passend bij uw profiel, en licht toe op welke wijze deze bijdragen aan de doelstellingen van uw instelling en aan het versterken/ veerkrachtiger maken van de sector en van de stad (indien van toepassing).

NB U kunt hiervoor het innovatiemodel gebruiken dat wordt beschreven in de Uitgangspuntennota. Dit model laat de bandbreedte zien van vernieuwing door tien soorten innovatie te beschrijven, in drie categorieën: beleving, aanbod en configuratie. Het kan een handvat zijn bij het herkennen van innovatiekansen en het formuleren van doelstellingen op het gebied van innovatie. Het innovatiemodel dient als hulpmiddel; het gebruik ervan is niet verplicht.

- Wij verwachten dat de culturele sector toegankelijk is voor iedereen en dat iedereen er welkom is. Wij vragen u inzicht te bieden in de wijze waarop uw organisatie bijdraagt aan fysieke, sociale en digitale (informatie) toegankelijkheid voor mensen met en zonder beperking. Ad 4 (indien van toepassing) Toelichting op het gebied van:

NB Van toepassing voor instellingen met een kerntaak op het gebied van cultuuronderwijs of talentontwikkeling én instellingen die dit als belangrijke neventaak hebben.

Cultuuronderwijs Hoe draagt u met uw activiteiten bij aan toegankelijk, inclusief en kwalitatief goed cultuuronderwijs? Op welke manier zet u samenwerking in om bij te dragen aan het cultuuronderwijs? Bijvoorbeeld met scholen, andere culturele instellingen, zzp’ers, wijkpartijen et cetera. Hoe zorgt u voor verbinding tussen binnen- en buitenschools aanbod? Bijvoorbeeld door toeleiding van leerlingen vanuit binnenschools cultuuronderwijs naar activiteiten in de vrije tijd.

staat voor een toegankelijke · Inclusiviteit · cultuursector voor iedereen, in alle delen van de stad: het is een integraal onderdeel van uw · meerjarenbeleidsplan; we verwachten dat u per P een doelstelling opneemt. De kernvraag daarbij is: wat is uw bijdrage aan diversiteit en inclusie en welke maatregelen worden door wie, wanneer en waarom genomen om de diversiteit en inclusie te bevorderen? - Bij de P van Publiek beschrijft u uw doelstelling ten aanzien van het bereik van doelgroepen. Wij vragen u de rapportage van de doelgroepenanalyse van Rotterdam Festivals mee te sturen als bijlage, indien beschikbaar. In de toelichting beschrijft u welke doelgroepen u bereikt, op welke doelgroepen u een doelstelling heeft om het bereik te vergroten en wat uw concrete acties zijn voor deze doelgroepen. - Bij de P van Programma beschrijft u op welke wijze u bijdraagt aan inclusieve programmering. - Bij de P van Partners beschrijft u in hoeverre de samenwerking met partners bijdraagt aan diversiteit en inclusie en meer gelijkwaardigheid en wederkerigheid in de sector. - Bij de P van Personeel beschrijft u in hoeverre er sprake is van een representatieve afspiegeling van de samenleving in uw raad van toezicht/bestuur en het personeelsbestand (vast en tijdelijk) en een inclusieve organisatie wordt nagestreefd.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

·

Talentontwikkeling Talentontwikkeling kan gericht zijn op de beroepspraktijk of op vrijetijdsbesteding. Hier vallen alle cultuur­ educatieve activiteiten onder die niet onder schooltijd plaatsvinden. We onderscheiden vier fases: van kennismaken/ontdekken (brede vorming) tot excelleren/ professionaliseren (gericht op de beroepspraktijk). NB De eerste fase biedt de mogelijkheid om talent te signaleren en door te leiden, maar hoeft dit niet als hoofddoel te hebben. Op welke fase(s) zijn uw activiteiten gericht? 1. Talent signaleren

Kennismaken / ontdekken

2. Instroom talent

Ontwikkelen

3. Doorstroom talent

Bekwamen

4. Uitstroom talent richting vrijetijd of beroeps­praktijk

Excelleren / professionaliseren

Oktober 2023

13

activiteiten zet u daarvoor in? · Welke In welke van Rotterdam bent u actief? · Op welkewijk(en) wijze zet in voor de in-, · door- en/of uitstroomu samenwerking van talent?

NB Naast artistieke en zakelijke ontwikkeling is ook mentaal welzijn en sociale veiligheid van makers van belang. Wij vragen u hierop te reflecteren.

Ad 5 Toelichting op kwantitatief activiteiten­ overzicht en kengetallen

NB Als richtlijn geldt dat ten minste 70% procent van het BKV-budget besteed moet worden aan het inkomen van de maker volgens fair pay voor bijvoorbeeld: Financiële ondersteuning van onderzoek ten behoeve van de ontwikkeling van nieuw werk; Betaalde opdrachten voor het maken van nieuw werk; Hanggeld of vergoeding voor bruikleen; Inhuur voor educatieve activiteiten (workshops, rondleidingen et cetera).

· · · ·

In uw meerjarenbeleidsplan neemt u een toelichting op het kwantitatieve activiteitenoverzicht en de kengetallen op. Indien het volgen van de Fair Practice Code, in het bijzonder fair pay, consequenties heeft voor het activiteitenniveau van uw instelling en leidt tot een lagere output, beschrijft u dit in uw meerjarenbeleidsplan. Ad 6 (indien van toepassing) Toelichting op Beeldende Kunst & Vormgeving (BKV) De BKV-middelen dienen primair ten goede te komen aan de beroepspraktijk en professionalisering van in Rotterdam ingeschreven of werkzame beeldend kunstenaars en vormgevers. Als uw instelling aanspraak wil maken op dit budget, dan moet u: a. In het aanvraagformulier het gevraagde bedrag aan BKV-gelden apart aangeven. b. In het meerjarenbeleidsplan een aparte paragraaf opnemen over BKV. Wij vragen u toe te lichten op welke manier u de BKV-gelden inzet aan de hand van onderstaande vragen: Wat zijn uw doelstellingen op het gebied van BKV? Welke artistieke producten en/of activiteiten worden met het BKV-budget bekostigd? Welk percentage van het gevraagde BKV-bedrag komt rechtstreeks ten goede aan het inkomen van de maker?

· · ·

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

14

Hoofdstuk 2

Kwantitatief activiteiten­ overzicht en kengetallen Onderstaande rasters zijn voorbeelden. Het in te vullen pdf-formulier vindt u op de website van de gemeente Rotterdam. Op basis van uw kerntaak vult u uw prestaties in één van de onderstaande drie rasters in: Kwantitatieve activiteiten, Activiteiten cultuuronderwijs of Activiteiten talentontwikkeling. Bij opname in het Cultuurplan zijn deze activiteiten/prestaties afrekenbaar.

1a. Kwantitatieve activiteiten Het invullen van tenminste één van onderstaande kwantitatieve activiteiten is verplicht. Afhankelijk van de kerntaak van uw instelling, kiest u de juiste activiteit(en) (zie toelichting verderop in dit hoofdstuk). U geeft

Kwantitatieve activiteiten

hier per activiteit de aantallen aan die u in de periode 2025-2028 verwacht te leveren. Het gaat om gemiddelde aantallen per jaar. Een toelichting op de activiteiten neemt u op in uw meerjarenbeleidsplan.

Gemiddeld per jaar

2022 (terugblik)

Aantal producties Aantal presentaties TOTAAL Aantal presentaties in Rotterdam Aantal presentaties digitaal* Aantal wisselende tentoonstellingen Aantal uren openstelling

* Presentaties met als doel deze online of digitaal te tonen. Ook televisie of film kunnen hier onder vallen. Hybride activiteiten (om gedeeltelijk in de zaal en gedeeltelijk online te tonen) kunnen hier ook worden opgenomen.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

15

1b. Activiteiten cultuuronderwijs Instellingen met activiteiten op het gebied van cultuuronderwijs vullen onderstaand overzicht in (gemiddelde aantallen per jaar).

Cultuuronderwijs

Primair onderwijs

Voortgezet onderwijs

NB Alleen afrekenbaar voor instellingen met binnenschools cultuuronderwijs als kerntaak.

Speciaal onderwijs PO

Speciaal onderwijs VO

MBO

Aantal bezoeken in schoolverband Aantal lessen op school

1c. Activiteiten talentontwikkeling Instellingen met activiteiten op het gebied van talentontwikkeling vullen onderstaand overzicht in (gemiddelde aantallen per jaar). Hieronder vallen ook uw activiteiten op het gebied van cultuureducatie in de buitenschool en/ of in de vrije tijd. Aanbod talentontwikkeling

NB Alleen afrekenbaar voor instellingen met talentontwikkeling als kerntaak.

Gemiddeld per jaar

Aantal activiteiten Deelnames totaal Aantal groepslessen cultuureducatie

Kengetallen Hieronder vult u – indien van toepassing – kengetallen in over uw publieksbereik en uw collectie. De kengetallen zijn niet afrekenbaar. Wel is het verplicht deze kengetallen aan te leveren als u publiek ontvangt en/of een collectie beheert.

2a. Kengetallen publiek Alleen in te vullen als u publiek ontvangt. Bezoek

Gemiddeld per jaar

Totaal aantal bezoeken* per jaar - Waarvan in Rotterdam Bezoeken digitale activiteiten

* Aantal bezoeken per jaar: het totale aantal bezoeken (inclusief deelnames aan educatieve workshops) aan de activiteiten van de instelling. Aanvullend wordt gevraagd het aantal bezoeken aan de activiteiten van de instelling die in Rotterdam plaatsvinden. Educatieve activiteiten in de vrije tijd/buitenschools worden kwalitatief beoordeeld aan de hand van de toelichting op het kwantitatieve activiteitenoverzicht in het meerjarenbeleidsplan.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

16

2b. Kengetallen collectiebeherende en -presenterende musea Alleen in te vullen door collectiebeherende en -presenterende musea. Kengetallen

Gemiddeld per jaar

Waarvan gemeentelijk eigendom

%

% (zie noot 6)

Aantal objecten waarvan op zaal Aantal verwervingen Aantal afgestoten objecten Registratiegraad in % Restauraties Aantal verkregen bruiklenen

n.v.t.

Aantal verleende bruiklenen % digitaal ontsloten via internet

Is er sprake van een vaste opstelling?

Ja/nee

Toelichting bij het formulier kwantitatieve activiteiten en kengetallen Onderstaande toelichting gaat in op de verschillende activiteitenrasters, het onderscheid tussen afrekenbare activiteiten en niet afrekenbare kengetallen en de definities bij het raster Kwantitatieve activiteiten. Ook treft u een toelichting aan op de rasters Activiteiten Cultuuronderwijs en Talentontwikkeling, en op de rasters kengetallen publieksbereik en collectiebeheer. De gemeente maakt onderscheid tussen afrekenbare activiteiten en niet afrekenbare kengetallen. In uw meerjarenbeleidsplan neemt u een toelichting op van zowel de afrekenbare activiteiten als de niet afrekenba­ re kengetallen. Als uw instelling meerdere kerntaken heeft, kunt u meerdere rasters invullen. Als u dit doet of als u zelf afrekenbare activiteiten definieert op basis van uw kerntaak (als uw kernta(a)k(en) dusdanig afwijken van de genoemde activiteiten in de beschreven rasters) dan licht u deze ook toe in uw meerjarenbeleidsplan. Afrekenbare activiteiten – rasters 1a, 1b, 1c De cultuurplansubsidie wordt verleend op basis van afrekenbare activiteiten. De term afrekenbaar houdt het volgende in: de aan u toegewezen accounthouder toetst jaarlijks aan de hand van uw jaarverslag of de afgesproken afrekenbare activiteiten zijn gerealiseerd. Als dit

6

niet het geval is en hiervoor geen verklaring is gegeven, dan bestaat de mogelijkheid dat de verleende subsidie lager wordt vastgesteld. Het is dus van belang dat u een realistische inschatting maakt van de aantallen afrekenbare activiteiten die u zelf in de cultuurplanaanvraag en – bij opname in het Cultuurplan – in de jaarplannen opgeeft. Voor alle aanvragers is het invullen van tenminste één van de drie rasters verplicht, afhankelijk van de kerntaak van uw instelling: 1a. Kwantitatieve activiteiten of 1b. Activiteiten cultuuronderwijs of 1c. Activiteiten talentontwikkeling U geeft hier per activiteit, bijvoorbeeld ‘aantal producties’, ‘aantal wisselende tentoonstellingen’, ‘aantal lessen op school’ of ‘deelnames talentontwikkeling’, de aantallen aan die u in de periode 2025-2028 verwacht te leveren. De gekozen activiteit(en) wordt/worden beschouwd als afrekenbaar. Definities bij kwantitatief activiteitenoverzicht (afrekenbaar) – raster 1a. Producties: onder producties wordt verstaan: nieuw aanbod (concerten, voorstellingen, debatten, lezingen, podcasts, et cetera), geproduceerd door de instellingen zelf en/of in coproductie. Reprises en dergelijk vallen hier niet onder.

·

Hier gaat het om hoeveel procent van de gemeentelijke collectie is geregistreerd, niet wat het percentage geregistreerde objecten in gemeentelijk eigendom ten opzichte van de gehele collectie is.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

17

onder presentaties wordt verstaan het · Presentaties: programmeren van podium-/ presentatieaanbod, bijvoorbeeld voorstellingen, concerten, debatten en lezingen. Een programma met optredens van meerdere acts, bands, artiesten enzovoort op één avond geldt als één presentatie. Bij festivals wordt het aantal presentaties bepaald door het aantal dagen te vermenigvuldigen met het aantal speellocaties.

Toelichting bij kwantitatief activiteitenoverzicht talentontwikkeling – raster 1c Van alle activiteiten vult u het totale aantal activiteiten en het aantal deelnames in. Een deelname is elke keer dat een persoon meedoet aan een activiteit. Een persoon kan dus meerdere keren deelnemen. De gegevens in dit raster moeten corresponderen met uw begroting. In de toelichting in het meerjarenbeleidsplan kunt u aangeven hoe de activiteiten zijn opgeteld.

NB Als uw instelling een productie maakt (bijvoorbeeld een voorstelling) en die vervolgens presenteert, rekent u 1 productie bij Producties; het aantal keren dat de voorstelling wordt gespeeld, telt u op en vult u in bij het aantal Presentaties.

NB Ten opzichte van vorige jaren is er geen onderdeel Vrijetijdsaanbod cultuureducatie meer. De aantallen kunt u invullen in het raster Talent­ ontwikkeling, inclusief het totaal aantal groepslessen (indien van toepassing). Onder een les wordt verstaan: een lesuur (gemiddeld 50 minuten) waarbij een bevoegd docent les geeft. Een docent is een persoon die lessen verzorgt in dienst of opdracht van een culturele instelling. U vult in hoeveel lesuren de docent(en) gezamenlijk in een jaar geven. De gegevens in dit raster moeten corresponderen met uw begroting.

digitale producties en presentaties wordt · Onder verstaan producties en presentaties die speciaal zijn

· ·

gemaakt met als doel deze online of digitaal te tonen. In het raster kunnen ook hybride activiteiten worden opgenomen: activiteiten die gedeeltelijk in de zaal en gedeeltelijk online getoond kunnen worden. Aantal wisselende tentoonstellingen: aantal verschillende tentoonstellingen dat in een jaar georganiseerd wordt. Aantal uren openstelling: het aantal uren op jaarbasis dat uw instelling toegankelijk is voor publiek.

NB De prestatie Aantal uren openstelling is alleen van toepassing op collectiebeherende en -presenterende instellingen en presentatie-instellingen visuele kunsten.

Toelichting bij kwantitatief activiteitenoverzicht binnenschools cultuuronderwijs – raster 1b Van alle activiteiten vult u het totale aantal bezoeken in schoolverband en het aantal lessen op school in. Onder bezoeken in schoolverband wordt verstaan: bezoeken die door uw instelling zijn georganiseerd aan uw instelling, of eventueel aan een andere locatie. Onder les op school wordt verstaan: een lesuur (gemiddeld 50 minuten) waarbij een bevoegd docent op de school een les geeft. Een docent is een persoon die lessen verzorgt in dienst of opdracht van een culturele instelling. U vult in hoeveel lesuren de docent(en) gezamenlijk in een jaar geven. De gegevens in dit raster moeten corresponderen met uw begroting.

7

Niet afrekenbare kengetallen – publieksbereik – raster 2a De kengetallen Publieksbereik zijn niet afrekenbaar, maar dit raster moet door alle aanvragers die publiek ontvangen ingevuld worden. Definities bij raster Publieksbereik: Aantal bezoeken7 per jaar: het totale aantal bezoeken aan de activiteiten van de instelling. Aanvullend wordt gevraagd het aantal bezoeken aan de activiteiten van de instelling die in Rotterdam plaatsvinden. Niet afrekenbare kengetallen – collectiebeheer – raster 2b Dit raster hoeft alleen door collectiebeherende en -presenterende musea te worden ingevuld. De kengetallen betreffen de collectie die uw instelling beheert/ presenteert. Definities bij raster Collectiebeherende en -presenterende musea: Objecten: aantal objecten in de collectie en het aantal dat op zaal hangt. Verwervingen: aantal aankopen en schenkingen, géén bruiklenen.

· ·

Er wordt uitgegaan van de term bezoeken in plaats van bezoekers. Een individuele bezoeker kan namelijk meerdere malen eenzelfde instelling bezoeken. Het aantal bezoeken geeft het totaal aantal bezoeken aan een instelling weer.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

18

objecten: in de tweede kolom geeft u · Afgestoten aan of het om gemeentelijk eigendom gaat dat via

· · ·

het gemeentelijk protocol is ontzameld. Registratiegraad: percentage geregistreerde objecten. Hier gaat het om hoeveel procent van de gemeentelijke collectie is geregistreerd, niet wat het percentage geregistreerde objecten in gemeentelijk eigendom ten opzichte van de gehele collectie is. Restauratie: aantal gerestaureerde objecten. Verkregen bruiklenen: uit publieke of particuliere collecties verkregen bruiklenen in binnen- en buitenland.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

bruiklenen: aan publieke of particuliere · Verleende collecties uitgeleende bruiklenen in binnen- en

·

buitenland. Percentage ontsloten via internet: percentage van het totale aantal objecten dat gedigitaliseerd is en via het internet vindbaar voor het publiek.

Oktober 2023

19

Hoofdstuk 3

Meerjarenbegroting U stuurt een sluitende meerjarenbegroting mee met uw cultuurplan­ aanvraag. Hiervoor is een formulier beschikbaar waarvan u hieronder een voorbeeld aantreft. Een toelichting op de posten vindt u onder het voorbeeldformulier. Uw financiële onderbouwing bestaat uit minimaal twee kolommen: één voor de begroting 2025-2028 en één voor uw resultaten over het jaar 2022. De eerste kolom, uw begrotingskolom, is een gemiddelde van uw baten en lasten over de jaren 2025 tot en met 2028 per jaar. De cijfers in deze kolom gelden als norm voor een jaarbegroting.

Prijsniveau Bij het opstellen van de meerjarenbegroting gaat u uit van het prijsniveau 2024.

NB Uw begroting moet sluitend zijn, zodat het saldo uitkomt op nul. Aanvragen met niet-sluitende begrotingen worden niet in behandeling genomen.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

20

Formulier Meerjarenbegroting Onderstaand formulier (D) is een voorbeeld. Het in te vullen pdf-formulier vindt u op de website van de gemeente Rotterdam.

Baten

Privacy

De gemeente gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Meer leest u hierover op Rotterdam.nl/privacy.

Normbegroting 2025-2028

Realisatie 2022

Vo or b

Eigen inkomsten

Dit formulier is onderdeel van de aanvraag Cultuurplan 2025-2028 en kan bij de aanvraag via het webportaal worden ingeleverd.

ld

Meerjarenbegroting €x1000

Over dit formulier

ee

Bijlage D: Formulier meerjarenbegroting

1. Directe inkomsten

1a1. Publieksinkomsten binnenland (specificatie) - Kaartverkoop (musea, presentatie-instelling, podia) - Recette (alleen podiumkunsten) - Uitkoop (alleen podiumkunsten)

- Partage (alleen podiumkunsten) - Overige publiekinkomsten

1a2. Publieksinkomsten buitenland

362B-04532

1b. Overige directe inkomsten (specificatie) - Sponsorinkomsten - Vergoedingen coproducent - Overige

blad 1/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

21

Meerjarenbegroting €x1000

Normbegroting 2025-2028

Realisatie 2022

2.Indirecte inkomsten:

ld

3.Bijdragen uit private middelen (specificatie) - particulieren (inclusief vriendenverenigingen) - bedrijven - private fondsen

ee

- overig

Subsidies

rb

4. Totaal structureel OCW 5. Totaal structureel provincie

Vo o

6. Totaal structureel gemeente Rotterdam Cultuurplan 7. Totaal landelijke fondsen - Fonds podiumkunsten

- Fonds Cultuurparticipatie - Mondriaanfonds

- Nederlands Filmfonds - Nederlands Letterenfonds - Stimuleringsfonds Creatieve Industrie 8. Totaal structureel publieke subsidie overig 9.Totaal eenmalige publieke subsidie Totaal baten (Totaal eigen inkomsten en totaal subsidies

blad 2/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

22

Meerjarenbegroting €x1000

Normbegroting 2025-2028

Realisatie 2022

Lasten 10. Beheerlasten totaal 10a.Beheerlasten materieel - huisvestingslasten - kantoorkosten - algemene publiciteitskosten

ld

- afschrijvingskosten

Vo o

rb

ee

10b. Beheerlasten personeel

11.Activiteitenlasten totaal

11a. Activiteitenlasten materieel

blad 3/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

23

Meerjarenbegroting €x1000

Normbegroting 2025-2028

Realisatie 2022

11b. Activiteitenlasten personeel

Specificatie personeelslasten (telt niet mee in totaaltelling 12a. Waarvan vast contract 12b. Waarvan tijdelijk contract

Totaal lasten (10 + 11) 13. Saldo uit gewone bedrijfsvoering

rb

14. Saldo rentebaten/-lasten

ee

ld

12c. Waarvan inhuur

Vo o

15. Saldo/exploitatieresultaat

Toelichting op specificaties: 1 tot en met 3

blad 4/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

24

ee

ld

Toelichting op specificaties: 4 tot en met 9

Vo o

rb

Toelichting op specificatie:10

blad 5/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

25

ee

ld

Toelichting op specificatie:11

Vo o

rb

Aanvullende toelichting

blad 6/6

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

26

Toelichting op het formulier Meerjarenbegroting 2025-2028 Baten Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen eigen inkomsten (direct en indirect) en subsidies. Onder eigen inkomsten wordt verstaan: publieksinkomsten, overige directe inkomsten, indirecte inkomsten en bijdragen uit private middelen. Onder subsidies wordt verstaan: de subsidies van overheden en publieke fondsen.

Eigen inkomsten Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte inkomsten en bijdragen uit private middelen. Directe inkomsten betreffen inkomsten die in enige relatie staan tot uw kernactiviteiten, namelijk publieks­ inkomsten en overige directe inkomsten. Publieksinkomsten binnenland zijn inkomsten uit publiek bereikt in het binnenland die direct aan de publieksactiviteiten zijn gekoppeld zoals: inkomsten uit kaartverkoop, recettes, uitkoopsommen, partages en overige publieksinkomsten (verkoop van programma’s, vergoedingen radio- of televisieoptredens, auteursrecht, horeca, museum/theaterwinkel, et cetera). Recettes zijn de inkomsten uit de verkoop van entree­ bewijzen of voorstellingen, theatertoeslagen en reserveringsgelden. Uitkoop is een overeenkomst op basis van uitkoop­ sommen; het overeengekomen bedrag tussen podium en bespeler. Partages zijn verkregen inkomsten op basis van afspraken over de verdeling van de recette tussen podium en bespeler (orkest, gezelschap). U vermeldt deze inkomsten gespecificeerd onder 1a1. Publieksinkomsten buitenland zijn inkomsten uit publiek bereikt in het buitenland. U vermeldt deze inkomsten onder 1a2.

Sponsorinkomsten betreffen financiële inkomsten uit een overeenkomst tussen een onderneming (de sponsor) en een culturele instelling of een organisator van een cultureel evenement (de gesponsorde). Vergoedingen coproducent zijn de vergoedingen die van een coproducent worden ontvangen voor een productie waar met twee of meer (al dan niet gesubsidieerde) producenten of instellingen aan wordt gewerkt. Zie voor voorwaarden onder coproductie. Uw overige directe inkomsten vermeldt u onder 1b. Indirecte inkomsten zijn inkomsten die geen of slechts een indirecte relatie hebben met uw kernactiviteiten, zoals horeca los van voorstellingen, verhuur van onroerend goed of vergoedingen voor het uitlenen van personeel. Deze post dient u in de toelichting te specificeren en te omschrijven U vermeldt deze inkomsten gespecificeerd onder 2. Bijdragen uit private middelen vermeldt u gespecificeerd onder 3. Dit zijn alle financiële bijdragen van private partijen (particulieren inclusief vrienden­ verenigingen, bedrijven, private fondsen en goede­ doelenloterijen). Bijdragen zijn giften, schenkingen, donaties, legaten, nalatenschappen of contributies. Het betreft geen sponsorinkomsten. Onder bijdragen van particulieren verantwoordt u alle contributies, schenkingen, donaties of legaten en bijdragen van vriendenverenigingen van particulieren.

Onder bijdragen van bedrijven verantwoordt u alle contributies, schenkingen, donaties of legaten en bijdragen van vriendenverenigingen van bedrijven. Deze bijdragen hoeft u niet verder te specificeren. Onder bijdragen van private fondsen verantwoordt u alle bijdragen van private fondsen. We vragen u de bijdragen van ieder privaat fonds apart te specificeren. Voorbeelden van private fondsen zijn: VandenEnde Foundation, VSBFonds, SNS Reaalfonds, Prins Bernhard Cultuurfonds, Turing Foundation, Ammodofonds. Onder bijdragen van goededoelenloterijen verantwoordt u alle bijdragen van goededoelenloterijen zoals de VriendenLoterij. Deze hoeft u verder niet te specificeren.

Overige directe inkomsten betreffen sponsorinkomsten, vergoedingen coproducent en overige directe inkomsten.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

27

Subsidies Hier vermeldt u de verwachte subsidies.

die zijn verstrekt door een zelfstandig · subsidies bestuursorgaan, zoals een cultuurfonds (Fonds

Onder 4 doet u een opgave van de meerjarige cultuursubsidie van het ministerie van OCW. Onder 5 geeft u de meerjarige subsidie van de provincie op. Onder 6 vermeldt u de subsidie die u in het kader van het Cultuurplan 2025-2028 wenst te ontvangen. Dit bedrag wordt aangemerkt als de gevraagde subsidie aan de gemeente Rotterdam en komt overeen met het bedrag dat u heeft vermeld in het aanvraagformulier. Als u al een subsidie op grond van het Cultuurplan 2021-2024 ontving, voert u in de kolom ‘realisatie 2022’ de reguliere subsidie op. Onder 7 vermeldt u de op jaarbasis te verwachten structurele bijdragen van de rijkscultuurfondsen: Fonds Podiumkunsten Fonds Cultuurparticipatie Mondriaanfonds Nederlands Filmfonds Nederlands Letterenfonds Stimuleringsfonds Creatieve Industrie Alle structurele subsidies die u van deze bronnen ontvangt, neemt u hier op. Een structurele subsidie is een subsidie voor de exploitatie van uw voortdurende activiteiten, zoals de vierjaarlijkse subsidie in het kader van de culturele basisinfrastructuur. Ook meerjarige structurele subsidies van anderen, zoals Europese subsidies, worden hier opgenomen. Wij vragen u de bijdragen van ieder orgaan apart te specificeren in de toelichting.

· · · · · ·

Onder 8 vermeldt u het totaal van de overige structurele publieke subsidie. Alle overige structurele subsidies, die niet onder 7 vallen, neemt u hier op. Een structurele subsidie is een subsidie voor de exploitatie van uw voortdurende activiteiten. Een voorbeeld hiervan zijn Europese subsidies, die hier kunnen worden opgenomen. Wij vragen u de bijdragen van ieder orgaan apart te specificeren in de toelichting. Onder 9 geeft u een opsomming van alle eenmalige subsidies. Bepalend is of de subsidie is verstrekt door of namens een overheid. Van het laatste is sprake als de overheid invloed heeft op de verdeling van de subsidies. Het gaat om de volgende categorieën: subsidies die rechtstreeks zijn verstrekt door het Rijk (ministeries, agentschappen, rijksdiensten, ambassades, et cetera), gemeenten, provincies of waterschappen;

·

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

· ·

Podiumkunsten, Mondriaan Fonds, Stimuleringsfonds Creatieve Industrie, Nederlands Letterenfonds, Fonds voor Cultuurparticipatie, Nederlands Fonds voor de Film), een gemeentelijk of provinciaal fonds (zoals het Amsterdams Fonds voor de Kunst); subsidies die zijn verstrekt door (andere) organisaties met publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid (zoals de Taalunie); subsidies die zijn verstrekt door de Europese Unie, buitenlandse overheden of buitenlandse publieke fondsen en art councils. (Zie ook structurele publieke subsidies).

Lasten 10. Beheerlasten Tot de beheerlasten worden gerekend: alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw instelling (overheadkosten). De beheerlasten materieel onder 10a. zijn alle materiële lasten die samenhangen met het beheer van de organisatie en niet direct toe te wijzen zijn aan activiteiten. Hieronder vallen zaken als huisvesting, kantoorkosten, algemene publiciteitskosten en afschrijvingskosten. De beheerlasten personeel onder 10b zijn alle personele lasten die samenhangen met het beheer van de organisatie. Personele lasten omvatten tenminste de brutosalarissen, het werkgeversdeel sociale lasten, vakantiegeld, kosten pensioenpremie en kosten inhuur. 11. Activiteitenlasten Tot de activiteitenlasten behoren kosten die direct samenhangen met de activiteiten van uw instelling. Maak onderscheid tussen materiële lasten (11a) en personele lasten (11b). Activiteitenlasten materieel zijn alle materiële lasten die direct samenhangen met de activiteiten van de instelling: reis- en transportkosten, zaalhuur (voor repetities en uitvoeringen), educatie, specifieke publiciteitskosten en kosten van vergunningen. Activiteitenlasten personeel zijn de personele lasten die direct samenhangen met de activiteiten van de instelling. Ook de inhuur van derden, die betrekking heeft op de activiteiten, neemt u hier op.

Podiumkunstinstellingen bijvoorbeeld specificeren hun personele lasten naar artistieke staf, uitvoerend personeel (acteurs, dansers of musici) en ondersteunend personeel (technici). Onder de activiteitenlasten neemt u géén doorbereken-

Oktober 2023

28

de overheadlasten op; alle lasten voor overhead moeten worden opgenomen onder beheerlasten. Onder post 12 wordt naar een specificatie van de personeelslasten gevraagd. Deze telt niet mee in het totaal. Het totaal van de lasten is een optelling van posten 10 en 11. Beheerlasten gemeentelijke collectie Voor een toelichting op de beheerlasten van de gemeentelijke collectie verwijzen wij u naar hoofdstuk 6 ‘Richtlijnen beheerders gemeentelijke collectie’. 15. Saldo/exploitatieresultaat Uw begroting moet sluitend zijn, zodat het saldo uitkomt op nul. Aanvragen met niet-sluitende begrotingen worden niet in behandeling genomen. Toelichting op specificaties en aanvullende toelichting U specificeert uw begrotingsposten in het formulier. Desgewenst licht u onder ‘Toelichting specificaties’ de begrotingsposten toe. Substantiële afwijkingen van de meerjarenbegroting 2025-2028 ten opzichte van de realisatie 2022 licht u toe onder ‘Aanvullende toelichting’. Dit geldt eveneens voor eventuele trends die niet inzichtelijk zijn door het opgeven van gemiddelde bedragen. Dit betreft een stijgende of dalende lijn van posten binnen de cultuurplanperiode 2025-2028.

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

Oktober 2023

29

Hoofdstuk 4

Bedrijfsvoering In dit hoofdstuk worden de elementen in het formulier bedrijfsvoering toegelicht. Een voorbeeld van dit formulier vindt u onderaan dit hoofdstuk.

Organogram en toelichting bij de organisatiestructuur In het organogram geeft u schematisch aan hoe uw instelling georganiseerd is. Ook vermeldt u het aantal fte per organisatieonderdeel. Laat hier eventueel ook zien hoe de zakelijke leiding in uw instelling is verankerd of vermeld dat in de tekst bij de toelichting.

Risicoparagraaf Onder de risicoparagraaf vermeldt u welke (financiële) risico’s uw instelling loopt en welke maatregelen u heeft genomen om de gevolgen van een eventuele calamiteit te beperken. Het betreft hier met name risico’s die de continuïteit van de instelling aangaan. Denk aan wachtgeldverplichtingen, juridische kwesties, verlof­ uren, arbomaatregelen, het moeten afgelasten van voorstellingen door slecht weer of ziekte. Bij de maat­ regelen die u heeft genomen kunt u bijvoorbeeld opnemen dat u bent verzekerd en welke bestemmingsreserves of voorzieningen zijn getroffen.

Liquiditeitsratio Hier berekent u de liquiditeitsratio van uw instelling in 2022. Dit doet u door de kortlopende vorderingen op te tellen bij het saldo liquide middelen en de uitkomst te delen door de kortlopende schulden. Als de liquiditeitsratio lager is dan 1, dan moet u toelichten wat uw instelling doet om deze te verbeteren.

Evenwichtige verdeling inkomsten Hier beschrijft u waar uw instelling kansen ziet voor het verwerven van aanvullende middelen. Noem concrete voorbeelden zoals sponsoring, crowdfunding, fondsen,

Handleiding aanvragen | Cultuurplan 2025-2028

eigen inkomsten (bijvoorbeeld entreegelden) enzovoort. Ook geeft u aan of uw instelling een strategie heeft om tot een evenwichtige verdeling van inkomsten te komen, bijvoorbeeld een fondsenstrategie. Indien van toepassing: vat deze strategie in 150 woorden samen.

Investeringsparagraaf Onder de investeringsparagraaf vermeldt u welke investeringen uw instelling beoogt in de cultuurplan­ periode 2025-2028 te doen. Te denken valt aan onderhoud, verbouwingen et cetera. Wij verzoeken u aan te geven hoe u deze investeringen gaat financieren.

Nevenactiviteiten, onder andere winkel en/of horecafunctie De gemeente Rotterdam hanteert de volgende richt­ lijnen voor het toezicht op nevenactiviteiten van culturele instellingen: De nevenactiviteit moet in lijn zijn met of dienstbaar aan de hoofdactiviteit, en daarmee aan de artistieke en/of ideële doelstellingen van de instelling en het publiek belang dat deze dient. De nevenactiviteiten moeten in principe ten minste kostendekkend zijn. Dit houdt in dat eventuele verliezen opgevangen moeten worden met de opbrengsten uit (andere) nevenactiviteiten of fondsen en niet met publiek geld (subsidie). Dit moet te toetsen zijn en in de verantwoording en de administratie van de instelling moeten de kosten en opbrengsten van de verschillende activiteiten dan ook inzichtelijk zijn. En eventueel moeten deze kosten en opbrengsten ook in juridische zin apart gezet worden door de nevenactiviteit in een separate rechtspersoon onder te brengen zoals een BV of een aparte stichting.