[23bb000137] Bijlage behorende bij 23bb136 over Kadernota Vastgoed

Kadernota Vastgoed

Van Attie Dijkstra/Andre Blaak

Datum December 2022

Inhoudsopgave 1

Spelregels rondom vastgoed

4

1.1

De basisregels

4

2

Verantwoord portefeuillemanagement

7

2.1

Integraliteit bij vastgoedkeuzes, hoe zorgen we daarvoor?

7

2.2

Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor vastgoed

7

2.3

Samenstelling Vastgoedportefeuille

7

2.4

Portefeuillesturing

10

2.5

Kostendekkend verhuren

12

2.6

Verduurzaming van de portefeuille

14

2.7

Wanneer wordt de markt ingezet?

15

2.8

Zakendoen met betrouwbare partners

17

2.9

Informatievoorziening en verantwoording

19

3

Onderhoud van het vastgoed

21

3.1

Onderhoudsniveau

21

3.2

(Duurzame) Meerjaren Onderhoudsplannen

21

3.3

Zelfbeheer van onderhoud

22

4

Verhuren van vastgoed

23

4.1

Huurprijs- en exploitatiebeleid

23

4.2

Verhuur maatschappelijk vastgoed (Kernportefeuille)

23

4.2.1

Directe verhuur

23

4.2.2

Compensatieportefeuille

24

4.2.3

Indirecte verhuur

24

4.3

Verhuur niet-kern portefeuille/Strategische objecten (kernportefeuille)

25

5

Ontwikkelen van het vastgoed

27

5.1

Een goede start

27

5.2

Een goed proces

28

5.3

Een goede inhoud

30

5.4

Een goede afronding

33

6

Transparant verkoopproces

35

6.1

De verkooplijst

35

6.2

Benodigde onderzoeken

35

Datum

Pagina

December 2022

2 van 43

6.3

Verkoopvoorwaarden

36

6.3.1

Basis Verkoopvoorwaarden:

36

6.3.2

Specifieke verkoopvoorwaarden gemeentelijke beleid

36

6.3.3

Verkoopvoorwaarden bij een verzoek tot aankoop door de markt

38

6.4

Verkoopmethoden

39

6.4.1

Reguliere verkopen

39

6.4.2

Verkoop met transformatie

39

6.4.3

Onderhandse verkopen aan zittende huurders

40

Lijst met afkortingen

43

Datum

Pagina

December 2022

3 van 43

1

Spelregels rondom vastgoed De gemeente Rotterdam is eigenaar van een aanzienlijke hoeveelheid grond- en waterpercelen en vastgoed, zoals scholen (eigendom of claimrecht), culturele en welzijnsobjecten en sportaccommodaties. Maar ook woningen, jachthavens, parkeergarages, kantoren en bedrijfshuisvesting maken deel uit van het gemeentelijke vastgoedbezit. De gemeentelijke vastgoedportefeuille ligt verspreid over de hele stad. De totale gemeentelijke portefeuille omvat 2704 objecten met een totale boekwaarde van 1,6 miljard euro (stand 1-10-2022). Met dit vastgoed faciliteert de gemeente in eerste instantie de huisvesting van allerhande maatschappelijk gewenste voorzieningen. Maar naast het verzorgen van de huisvesting van deze veelal sociale, culturele en economische activiteiten, gebruikt de gemeente haar vastgoed ook waar mogelijk als sturingsmiddel voor de verdere stedelijke ontwikkeling. De gemeente gaat als goed rentmeester met haar vastgoed om. Het beheer en de ontwikkeling van het gemeentelijk vastgoed zijn sinds 2006 geconcentreerd op één plek, nu de afdeling Vastgoed bij het cluster Stadsontwikkeling. Deze bundeling van vastgoedkennis zorgt voor doelmatigheid bij de ontwikkeling, exploitatie en verkoop van vastgoed.

De afdeling Vastgoed hanteert daarbij de volgende missie: “In 2050 beheren wij een volledig duurzame en betaalbare vastgoedportefeuille die aansluit bij de behoeften van onze gebruikers en de inwoners van Rotterdam.” Daarmee sluit de portefeuille aan op de ambitie van de gemeente om een klimaat neutrale gemeente in 2050 te zijn. De afdeling Vastgoed doet dit voor en met andere partijen. Deze Kadernota richt zich op de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor vastgoed en is tot stand gekomen in samenspraak met de betrokken partijen binnen het concern. De Kadernota vormt de basis voor de concern brede samenwerking bij vastgoedvraagstukken op basis van ieders eigen verantwoordelijkheid en rol bij vastgoed. In de Kadernota Vastgoed zijn de uitgangspunten en spelregels vastgelegd over hoe de gemeente Rotterdam omgaat met haar vastgoed.

1.1

De basisregels Bij een gezamenlijke verantwoordelijkheid horen gezamenlijke afspraken. Deze zijn samengevat in de volgende basisregels: 1. Vastgoed is geen doel maar een middel Het bezit van vastgoed is voor de gemeente Rotterdam geen doel op zich, maar een middel om maatschappelijke waarde te creëren en bestuurlijk gewenste doelen te realiseren. Daarvoor wordt de zogenaamde kernportefeuille aangehouden, waarmee bij wordt gedragen aan de maatschappelijk gewenste waarde en aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Deze panden worden niet verkocht.

Datum

Pagina

December 2022

4 van 43

2. Vastgoed inzetbaar voor (toekomstige) ontwikkeling, wordt niet verkocht Centraal staat de kernportefeuille. Wat geen onderdeel (meer) is van de kernportefeuille, wordt in principe verkocht. Vastgoed wordt aangehouden, wanneer het object voor de gemeente een strategische functie heeft, of kan worden ingezet bij toekomstige stedelijke ontwikkelingen. 3. Vastgoed wordt efficiënt en effectief beheerd De afdeling Vastgoed is binnen de gemeente verantwoordelijk voor goed rentmeesterschap door het efficiënt en effectief (laten) ontwikkelen, onderhouden, verhuren en eventueel verkopen van de totale gemeentelijke vastgoedportefeuille (eigendom en aanhuur). Vanuit deze verantwoordelijkheid heeft ze een eigen adviespositie naar het college. Zij kijkt over de partijen heen, kijkt naar alternatieve opties en houdt bij haar advies rekening met wat het beste is voor de stad. 4. We maken integrale en toekomstbestendige vastgoedkeuzes De gemeente kijkt integraal naar opgaven op het gebied van vastgoed. Uitgaande van een efficiënt en effectief beheer, wordt ook rekening gehouden met stedelijke- en/of gebiedsopgaven en duurzaamheidsopgaven. 5.

De markt, tenzij … Alleen wanneer er een maatschappelijke behoefte is, waarin marktpartijen of andere maatschappelijke partners niet voorzien, neemt de gemeente de verantwoordelijkheid om te zorgen voor een accommodatie met de gewenste maatschappelijke waarde. 6. Bij maatschappelijk vastgoed (kernportefeuille) horen verantwoordelijke beleidsdirecties Maatschappelijk vastgoed dient een gemeentelijk doel. De afdeling Vastgoed is niet verantwoordelijk voor de beleidsdoelen van de gemeente, maar voor het verantwoord beheren van het vastgoed. Dit betekent dat er altijd een beleidsdirectie is. Deze beleidsdirectie neemt financiële en beleidsmatige verantwoordelijkheid voor het maatschappelijke vastgoed. Keuzes met financiële consequenties kunnen alleen genomen worden door een beleidsdirectie. De desbetreffende directie draagt daarvoor de verantwoordelijkheid en zorgt voor een financiële dekking. 7. Afdeling Vastgoed werkt met kostendekkende huren De afdeling Vastgoed werkt kostendekkend, komt afspraken na en houdt zich daarbij aan de afgesproken budgetten. Verder rapporteert ze regelmatig en transparant over de doelmatigheid van haar handelen en legt daarover verantwoording af. Wanneer de huurder de kostendekkende huur niet of slechts gedeeltelijk kan opbrengen, moet de beleidsdirectie het verschil bijbetalen.

Dit kan door een subsidie of een huurkorting in het huurcontract, waarvoor de afdeling Vastgoed door de beleidsdirectie wordt gecompenseerd. Zodoende ontstaat transparantie m.b.t. de kosten van het vastgoed. 8. Afdeling Vastgoed zorgt voor betrouwbare, toegankelijke en volledige vastgoedinformatie De afdeling Vastgoed is verantwoordelijk voor het registreren van objectinformatie en draagt zorg voor een goede datakwaliteit. De vastgoedinformatie is betrouwbaar en leidend voor het maken van

Datum

Pagina

December 2022

5 van 43

keuzes over hoe om te gaan met het vastgoed. De afdeling Vastgoed deelt de vastgoedinformatie met de beleidsdirecties om ze optimaal te faciliteren bij het formuleren van de huisvestingsvraag en het maken van de keuzen. 9. We houden ons aan vastgelegde spelregels De gemeente werkt bij vastgoedvraagstukken volgens deze Kadernota Vastgoed. Met die uitgangspunten kan de afdeling Vastgoed het efficiënt en effectief (laten) exploiteren van de totale gemeentelijke vastgoedportefeuille verwezenlijken en zorgdragen voor een goede kwaliteit vastgoed. Afwijking van de spelregels vraagt daarom om een expliciete besluitvorming, waarbij de toegestane uitzonderingen worden gemotiveerd en schriftelijk worden vastgelegd. Bij kleinere afwijkingen kunnen deze door de directeur, die bij het cluster Stadsontwikkeling over vastgoed gaat, worden goedgekeurd. Bij grotere afwijkingen en bestuurlijk gevoelige zaken vraagt dit een bestuurlijk besluit van de verantwoordelijke wethouder of, indien nodig, het college. Dit laatste gebeurt bijvoorbeeld bij een onderhandse verkoop aan andere partijen dan zittende huurders. Denk hierbij bijvoorbeeld aan stichtingen die met een pand een bijdrage willen leveren aan de (maatschappelijke) ontwikkeling van de stad (o.a. filantropie).

Ook bij een bestuurlijk gevoelige verkoop onder de laagste taxatiewaarde, wordt de wethouder of eventueel, als de wethouder dit passend vindt, het college geïnformeerd en om een beslissing gevraagd. Bij de combinatie van een onderhandse verkoop en een verkoopbedrag onder de laagste taxatiewaarde, informeert het college altijd de raad onder geheimhouding. Het college kan uiteraard zelf ook het initiatief nemen om gemotiveerd af te wijken van de vastgelegde spelregels.

Datum

Pagina

December 2022

6 van 43

2

Verantwoord portefeuillemanagement

2.1

Integraliteit bij vastgoedkeuzes, hoe zorgen we daarvoor? Vastgoed is een belangrijk instrument voor de gemeente Rotterdam. Bij het maken van vastgoedkeuzes wordt met veel belangen, partijen en verschillende doelstellingen rekening gehouden. Beleidsdirecties formuleren doelstellingen, waaraan het vastgoed moet voldoen en bepalen de behoefte aan vastgoed. Het kan daarbij gaan om bijvoorbeeld het terugdringen van de leegstand, het realiseren van de gewenste vastgoedkwaliteit en het behalen van het (maatschappelijk) rendement. Een integrale vertaling van beleidsopgaven naar passend en efficiënt vastgoedaanbod, vraagt onder andere een duidelijke rolverdeling, afspraken over portefeuillesturing, de kostenverdeling, maar ook over informatieverstrekking en datakwaliteit.

2.2

Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor vastgoed Het gemeentelijk vastgoed is een gezamenlijke verantwoordelijkheid, waar wel een duidelijke rolverdeling bij hoort. Bij beheer en ontwikkeling van de portefeuille moet met veel aspecten rekening gehouden worden. De portefeuille moet aan de vraag, wettelijke vereisten en gemeentelijke doelstellingen voldoen. • Bestuurlijke verantwoordelijkheid De wethouder belast met vastgoed, is bestuurlijk verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke vastgoedportefeuille en daarmee voor het functioneren van de afdeling Vastgoed. De beleidsverantwoordelijke wethouders zijn bestuurlijk verantwoordelijk voor het vertalen van de beleidsprogramma’s naar concrete vastgoedvragen. Bij het ontwikkelen van vastgoed is de beleidsverantwoordelijke wethouder verantwoordelijk voor het opdrachtgeverschap aan de afdeling Vastgoed en daarmee voor de financiën (budget), de kwaliteit (Programma van Eisen (PvE)) en de planning. Binnen het afgesproken kader (voldragen PvE, budget en planning) is de wethouder belast met vastgoed, verantwoordelijk voor de realisatie en beheer van het vastgoed.

• Het eigendom en het managen van de gemeentelijke vastgoedportefeuille De afdeling Vastgoed is, in opdracht van de met vastgoed belaste wethouder, verantwoordelijk voor het efficiënt en effectief exploiteren van de totale gemeentelijke vastgoedportefeuille (eigendom en aanhuur). Hierbij gaat het om het realiseren en behouden van de gewenste kwaliteit van het vastgoed en het goed matchen van vraag en aanbod. Beleidsdirecties formuleren een huisvestingsvraag. Hoeveel vastgoed is er waar nodig en aan welke vereisten moet het vastgoed voldoen? Bij nieuwe ontwikkelingen is de beleidsdirectie bovendien verantwoordelijk voor het aanvragen van het hiervoor benodigde krediet.

2.3

Samenstelling Vastgoedportefeuille De basis vormt de huidige portefeuille. Rotterdam heeft eigen vastgoed in bezit en in ontwikkeling wanneer vastgoed een doeltreffende en doelmatige aanvulling vormt op de middelen en instrumenten, die worden gebruikt om maatschappelijke doelstellingen te behalen. Denk daarbij aan doelstellingen op het gebied van veiligheid, economie, cultuur, zorg, welzijn en sport. Het doel is een zo groot mogelijke maatschappelijke opbrengst tegen zo min mogelijk kosten te realiseren. Door de maatschappelijk functie als uitgangspunt te nemen en daarbij geen rendement na te streven, onderscheidt de gemeente zich van commerciële vastgoedpartijen. Het bezit van vastgoed is dan

Datum

Pagina

December 2022

7 van 43

ook geen doel op zich. Het verhogen van de kwaliteit van het Rotterdamse voorzieningenaanbod wél. De vastgoedportefeuille is onder te verdelen in enerzijds een kernportefeuille, bestaande uit maatschappelijk vastgoed, vastgoed met een strategisch belang voor de gemeente, brandstofverkooppunten en reclameobjecten en anderzijds een niet-kernportefeuille. De laatste portefeuille kan (op termijn) worden verkocht. Via het Meerjarenperspectief Grond & Vastgoed worden jaarlijks de exacte samenstelling en de te verwachten ontwikkelingen en mutaties in de portefeuilles gedeeld met de raad en gepubliceerd. In de onderstaande tabel is de portefeuilleverdeling inzichtelijk gemaakt.

Soort Portefeuille

Type gebruiksvergoeding

Maatschappelijk (KDH) Kern Commercieel (Markthuur)

Niet-Kern

Commercieel (Markthuur)

Deelportefeuille Onderwijs Sport & Recreatie, Kunst & Cultuur Welzijn & Zorg Concernhuisvesting Parkeren Strategisch (incl. strategisch gelegen grond en water) Brandstofverkooppunten Reclameobjecten

Opdrachtgever

Toelichting

MO SOC

Dekking gegarandeerd door opdrachtgevers

MO PGW&Z BCO CHV SB Parkeren Concern Concern Concern

NPRZ

Programma NPRZ

GO

Gebiedsontwikkeling

Fonds Vitale Kernen

SO Economie

Beheer Niet kern

Concern

Grond en water

Concern

Verkoop

Concern

Gedurende projectduur worden objecten gekocht, beheerd en verkocht Gedurende projectduur worden objecten gekocht, beheerd en verkocht Gedurende projectduur worden objecten gekocht, beheerd en verkocht Portefeuille wordt afgebouwd of overheveling naar Kern, SB of Verkoop Portefeuille wordt afgebouwd of overheveling naar Kern, SB of Verkoop Definitieve Verkooplijst

Datum

Pagina

December 2022

8 van 43

Kernportefeuille: Portefeuille Maatschappelijk Vastgoed Deze portefeuille maatschappelijk vastgoed bevat vastgoed, waarbij de inzet van de activiteiten moet bijdragen aan de gemeentelijke taken en doelstellingen uit het collegeprogramma. De collegedoelstellingen zijn en worden vertaald in plannen en programma’s van de gemeentelijke clusters. Daarnaast valt ook vastgoed ten behoeve van de concernhuisvesting (huisvesting van bestuur en ambtenaren) in de portefeuille Maatschappelijk Vastgoed. In deze portefeuille is de kostendekkende huur het uitgangspunt. Wanneer vastgoed niet behoort tot de portefeuille maatschappelijk vastgoed, wordt het vastgoed commercieel geëxploiteerd. De afdeling Vastgoed begeeft zich op de markt door het verhuren aan externe partijen en mag geen marktverstoring veroorzaken. In de kernportefeuille panden met een strategisch belang, brandstofverkooppunten en in de niet kernportefeuille, worden daarom markthuren gehanteerd. Kernportefeuille: Portefeuille met een strategisch belang, brandstofverkooppunten en reclameobjecten Deze portefeuille kan om strategische redenen niet worden verkocht en blijft in beheer bij de afdeling Vastgoed.

Het strategisch belang wordt bepaald door de ligging of de functie: • Locatie: Objecten, die door hun ligging in de stad ten opzichte van bijvoorbeeld belangrijke infrastructuur strategisch zijn, maar ook wanneer er ontwikkelingen rond het object worden verwacht, blijven in bezit. • Functie: Onderdeel van deze portefeuille zijn ook objecten met een functie, waarmee de gemeente door het bezit van vastgoed invloed wil houden op het gebruik van het object. Het gaat hier met name om de brandstofverkooppunten en reclameobjecten. Niet-kernportefeuille Kenmerkend voor de niet-kernportefeuille is dat deze objecten niet in de gemeentelijk portefeuille blijven, maar op (termijn) kunnen worden verkocht. Ook de panden die of in het kader van het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ), of voor de afdeling Gebiedsontwikkeling of voor het Fonds Vitale kernen worden aangekocht, beheerd en weer worden verkocht, maken onderdeel uit van de niet-kern portefeuille. De samenstelling van de niet-kern portefeuille is divers. Een groot deel van deze portefeuille betreft grond- en waterpercelen. Verder gaat het naast de overbodig geworden maatschappelijke voorzieningen om onder andere woningen, horecapanden, winkels, bedrijfsruimtes, kantoren en commerciële sportaccommodaties (fitnesscentra).

De portefeuille wordt periodiek doorgelicht om te bezien of de objecten kunnen worden verkocht of thuishoren in een andere portefeuille. In principe kan deze portefeuille worden verkocht. De zeker te verkopen objecten zijn opgenomen in de verkoopportefeuille. Bedrijfsverzamelgebouwen/multifunctionele accommodaties (MFA’s) Om effectief en efficiënt ruimtegebruik te bewerkstelligen, is het combineren van functies een mogelijke oplossing. Voor bedrijfsverzamelgebouwen/multifunctionele accommodaties (MFA’s), geldt

Datum

Pagina

December 2022

9 van 43

het uitgangspunt dat het object wordt toegedeeld aan de portefeuille, waarin de meeste vierkante meters bruto vloeroppervlak van het object vallen. Bijvoorbeeld wanneer de meeste vierkante meters in een MFA aan maatschappelijke instellingen is verhuurd, valt het beheer van dit object binnen de maatschappelijke portefeuille. De niet-maatschappelijke instellingen betalen marktconforme huren. De commerciële huuropbrengsten worden niet in mindering gebracht op de kostendekkende huur van de maatschappelijke instellingen.

2.4

Portefeuillesturing Het doel is een zo groot mogelijke maatschappelijke opbrengst tegen zo min mogelijk kosten te realiseren. Dit vraagt continue sturing op de samenstelling en kwaliteit van de portefeuille. Maatschappelijke gewenste voorzieningen kunnen op deze wijze flexibel, efficiënt en effectief worden gehuisvest. De gemeentelijke vastgoedportefeuille is voortdurend in beweging. Flexibel en efficiënt gebruik van het bij de gemeente in bezit zijnde vastgoed, vraagt een goede afstemming tussen de vraag naar en het aanbod van dat vastgoed. De beleidsdirecties formuleren een huisvestingsvraag en zijn verantwoordelijk voor de financiële dekking. Dat betekent dat zij verantwoordelijk zijn voor een dekking van de kostendekkende huren en bovendien verantwoordelijk zijn voor het aanvragen van krediet bij nieuwe ontwikkelingen. De vraag wordt, in overleg met de afdeling Vastgoed, vertaald naar een vastgoedvraag. De afdeling Vastgoed zorgt voor een match tussen de vraag en de portefeuille (aanbod). Bij een mismatch wordt een voorstel voor aanpassing van de portefeuille gedaan. Bij nieuwe ontwikkelingen adviseert de afdeling Vastgoed aan de voorkant mee over het op te stellen Programma van eisen (PvE), onder andere door risicoanalyses en krachtenveldanalyses, zodat het PVE gedragen en uitvoerbaar is.

De gemeente is terughoudend in het aankopen van objecten ten behoeve van huisvesting. Wanneer de gemeente onroerend goed aankoopt, wordt dit ingezet voor huisvesting van een eigen concernonderdeel of een maatschappelijke voorziening. Dit laat onverlet dat de gemeente voor een gewenste (her)ontwikkeling en realiseren van beleidsdoelstellingen ook onroerend goed aankoopt (bijvoorbeeld in het NPRZ-gebied en in het kader van het fonds Vitale Kernen of bestrijding van ondermijning). In incidentele gevallen worden objecten doorverkocht aan een marktpartij, nadat de realisatie van stedenbouwkundige plannen heeft plaatsgevonden. De aankopen gebeuren transparant, op basis van een onafhankelijke externe taxatie. In principe vinden deze verwervingen altijd plaats door het team Verwervingen van de afdeling SO GEX. De integrale benadering op objectniveau vertaalt zich in een objectvisie. De objectvisie is een beleidsmatige categorisering van een vastgoedobject met als doel het bepalen van: • De investeringen (bijv. duurzaamheidsmaatregelen/extra functionaliteiten). • Het verkoop-/aankoopbeleid. • Het beleid ten aanzien van contracten (o.a. aanhuur, beheer en onderhoud). De objectvisie richt zich primair op de verwachting van het gebruik van de vastgoedobjecten in de portefeuille.

We onderscheiden verschillende objectvisies, waarbij een relatie wordt gelegd met de te verwachten exploitatieperiode in de portefeuille. Basis

Objectvisie

Tijdshorizon

Kernportefeuille maatschappelijk

Strategisch

> 15 jaar

Lang

5 – 15 jaar

Datum

Pagina

December 2022

10 van 43

Kernportefeuille

Kort

< 5 jaar

Afstoten

0 jaar

Strategisch

Variabel

Gebiedsontwikkeling/NPRZ

> 5 jaar

e.d.

< 5 jaar

strategisch/brandstofverkooppunten en reclameobjecten Niet-kernportefeuille

0 jaar Verkoop

Verkoopstrategie: > 5 jaar < 5 jaar 0 jaar

Deze objectvisies vormen de basis voor hoe we met vastgoed omgaan. Op welk gewenst kwaliteitsniveau vindt onderhoud plaats? Wanneer wordt een object grootschalig opgepakt? Wanneer wordt het verkocht? Periodiek wordt de portefeuille gescand door SO Vastgoed en de beleidsdirecties op de huisvestigingsvraag, wet- en regelgeving en andere ontwikkelingen rond het gemeentelijk vastgoed, Dit kan leiden tot wijzigingen in de objectvisie. De objectvisie “Verkoop” leidt tot een opname in de verkooplijst, waarbij jaarlijks de lijst met voor het volgende jaar te verkopen objecten, door het college wordt vastgesteld. Voordat de objectvisie ‘’Verkoop’’ wordt vastgesteld, wordt eerst een uitgebreid intern traject doorlopen, waarbij met de clusters MO, SO, DV (Gebieden en Wijkplanner), SB, en BCO (Directie Veiligheid en Concernhuisvesting) gekeken wordt of het object elders inzetbaar is, voor bijvoorbeeld een maatschappelijk initiatief of voor een ruimtelijke ontwikkeling. Wanneer dat niet het geval is, kan het object verkocht worden.

Datum

Pagina

December 2022

11 van 43

2.5

Kostendekkend verhuren Sinds 2009 wordt er voor maatschappelijk vastgoed (kernportefeuille) gewerkt met kostendekkende huren (KDH). In 2013 is de berekeningssystematiek van de kostendekkende huur vastgesteld door het college. Een kostendekkende huur is de huur, waarbij alle kosten van de verwerving, renovatie en exploitatie van vastgoed worden gedekt en rekening wordt gehouden met rente en inflatie. Op hoofdlijnen betreft dit de kapitaalslasten, onderhoudskosten, zakelijke lasten, beheerkosten, niet verrekenbare BTW en andere kosten. De kostendekkende huurmethodiek, die de gemeente Rotterdam hanteert, heeft als basisprincipe: • De aanvangsinvestering minus de restwaarde van het object wordt omgezet in jaarlijkse kapitaalslasten. Het object (en aanvullende investeringen) worden annuïtair afgeschreven. • De aanvangsinvestering = boekwaarde opstal + boekwaarde grond. De restwaarde = boekwaarde grond. De exploitatielasten worden een keer per jaar op een in het huurcontract afgesproken moment geïndexeerd met de meest actuele CPI (Consumenten Prijsindex) van het CBS, de kapitaalslasten niet. Een KDH is opgebouwd uit: • Kapitaalslasten (rente en afschrijving) of bij een aanhuurpand de markthuur • Exploitatielasten:

Datum

Pagina

December 2022

12 van 43

•

o Verhuurders-/eigenaarsonderhoud (komt te vervallen bij aanhuur) o Beheer fee (beheerskosten Vastgoed) o Vaste (zakelijke) lasten (verzekeringen, heffingen, belastingen) Overige kosten (bijvoorbeeld bijdrage aan de VvE)

Kapitaalslasten Kapitaalslasten bestaan uit afschrijving en rentekosten. Gemeentelijk vastgoed wordt annuïtair afgeschreven met uitzondering van de grondkosten, die worden niet afgeschreven. Opstallen worden op dit moment afgeschreven tot € 0 en hebben geen restwaarde. Wanneer er volledig is afgeschreven, vervalt dit onderdeel in de huurprijs. Bij een nieuwe investering in het pand nemen de kapitaalslasten toe. Op de restwaarde (boekwaarde grond) wordt niet afgeschreven, maar er wordt wel rente over berekend. Hiervoor wordt de actuele interne gemeentelijke rekenrente gehanteerd.

Exploitatielasten: o Onderhoudskosten Dit zijn de kosten, die worden gemaakt om het object in de huidige staat te houden of op een gewenst niveau te brengen voor de functie, waarvoor het wordt gebruikt (functionele instandhouding). Wensen voor vervangende nieuwbouw, functieverandering of renovatie leiden tot investeringen, die uiteindelijk leiden tot een hogere KDH. De basis voor het bepalen van de onderhoudskosten is het MJOP (Meerjaren onderhoudsplan). In de KDH wordt vervolgens het meerjarig gemiddelde opgenomen. o Beheer fee Beheerskosten zijn de interne en externe kosten (apparaatslasten), die worden gemaakt om het object te beheren. Binnen de KDH is een beheer fee opgenomen om deze kosten te dekken. De berekening systematiek is in het najaar van 2020 vastgesteld door het college. Deze methodiek heeft het doel zo dicht mogelijk bij de feitelijke inspanning en kosten te komen. In de methode zijn relevante beheerelementen opgenomen en is een wegingsfactor per element toegekend. o Vaste (zakelijke) lasten Dit zijn de volgende kostenposten: - Onroerendezaakbelasting (OZB) - Rioolheffing - Waterschap heffing - Verzekeringskosten Overige kosten De overige kostenposten komen slechts incidenteel voor en meestal gaat het om relatief kleine bedragen.

Het gaat om de volgende kostenposten: - Erfpachtcanon - Huurdermutatie kosten (kosten gemaakt voor (weder)verhuur) - Niet-verrekenbare BTW (dat gedeelte van de BTW dat niet teruggevorderd kan worden) - Verhuurcourtage (kosten inschakelen verhuurmakelaar) - Marketingkosten - In geval van lidmaatschap van een Vereniging van Eigenaren: de VvE bijdrage

Datum

Pagina

December 2022

13 van 43

-

Overige exploitatiekosten

Het berekenen van de juiste KDH wordt ondersteund door een rekenmodel dat in samenwerking met een externe adviseur is opgesteld. Afdekken van risico’s De keuze voor de huidige berekeningsmethodiek heeft tot gevolg dat incidentele kosten, die niet op jaarbasis voorkomen, maar wel voorkomen in de levenscyclus van het gebouw, niet zijn meegenomen in de berekening. Hieronder vallen leegstandskosten en onderhoudskosten, die niet zijn meegenomen in de ’Meerjaren Onderhoudsplannen ’s (niet gelabeld onderhoud). De leegstandskosten bestaan uit mutatieleegstand, leegstand in verband met het verkoopproces, leegstand ten behoeve van sloop of renovatie en verhuurbare leegstand. Om de leegstandskosten te dekken binnen het maatschappelijk vastgoed, zijn met de opdrachtgevers afspraken gemaakt over het tijdig melden van het opzeggen van de huur en het vergoeden van kosten van een periode van leegstand (maximaal één jaar) om een geschikte vervolgbestemming binnen de gemeente te zoeken en indien dat niet aan de orde is, een verkoop voor te bereiden. De onderhoudsrisico’s kunnen worden verdeeld in twee soorten: incidentele excessieve onderhoudskosten (zoals asbest verwijderen, funderingsherstel, bodemsanering) en maatregelen om te voldoen aan (gewijzigde) wet- en regelgeving (bijvoorbeeld brandveiligheid).

Dit niet-gelabeld onderhoud is moeilijk te begroten en is daarom geen onderdeel van de KDH. In de nieuwe meerjarenbegroting (vanaf 2021) is er een jaarlijks bedrag begroot voor incidenteel onderhoud maatschappelijk vastgoed. Dit wordt verdeeld over de individuele objecten waar niet voorziene kosten naar voren komen. Implementatie kostendekkende huren Na vaststelling van het MPRV (Meerjarenperspectief Rotterdams Vastgoed) in 2009, is gestart met het invoeren van kostendekkende huren in de maatschappelijke portefeuille. Met de huurders zijn nieuwe kostendekkende huurcontracten afgesloten. Op dit moment worden de meeste objecten in de maatschappelijke portefeuille kostendekkend verhuurd. Met uitzondering van de grotere, bijzondere, complexen of objecten met langlopende huurcontracten, die niet kunnen worden opengebroken. Het gaat hier voornamelijk om panden in de cultuursector, het betreft op dit moment circa 20 contracten. De komende jaren wordt getracht ook hier tot nieuwe contracten te komen met kostendekkende huren.

2.6

Verduurzaming van de portefeuille Duurzaamheid is een onlosmakelijk onderdeel van ons handelen geworden. Rotterdam heeft het ambitieniveau ten aanzien van milieuzorg en duurzaamheid vastgelegd in het Duurzaamheidskompas (december 2020). Rotterdam heeft stevige ambities voor de verduurzaming op het gebied van zowel energie, circulair, klimaatadaptatie als biodiversiteit. In 2030 is de Rotterdamse CO2-uitstoot 55% lager ten opzichte van 1990. In 2050 is Rotterdam klimaatneutraal. De vastgoedportefeuille heeft een voorbeeldrol. Door te verduurzamen wordt ook bijgedragen aan het op waarde houden van de portefeuille. De aanpak loopt langs twee sporen:

Datum

Pagina

December 2022

14 van 43

1

2

Verduurzaming via nieuwbouw of vervanging. Panden, die functioneel en technisch niet meer aan de portefeuille-eisen voldoen, worden of vervangen door nieuwbouw of volledig gerenoveerd. Deze panden worden in de Integrale Huisvestingsplannen (IHP’s) opgenomen en gaan uit van de wettelijke vereiste minimaal Bijna Energieneutrale Gebouwen (BENG) en een BREEAM-score GOOD of GPR-score 7,5 voor nieuwbouwprojecten of grootschalige renovaties. 1 Verduurzamen bij beheer en onderhoud van bestaande panden Op dit moment wordt bij beheer en onderhoud bij vervangingen gekozen voor de meest duurzame oplossingen, wanneer deze passen binnen het Meerjaren onderhoudsplan (MJOP) en het daarbij behorende beschikbare onderhoudsbudget. Voor het bepalen welke verduurzamingsmaatregelen we gaan uitvoeren, is een discussie over het na te streven ambitieniveau en op welke termijn dat gerealiseerd moet worden, van belang. De volgende scenario’s worden daarin onderscheiden: a) Basisambitie (wet- en regelgeving). Het uitgangpunt is dat het gemeentelijk vastgoed altijd aan wet- en regelgeving moet voldoen, zoals die zijn opgenomen in het Bouwbesluit en het activiteitenbesluit. Het Activiteitenbesluit verplicht bedrijven en instellingen met een hoog energieverbruik om alle energiebesparende maatregelen met een terugverdientijd van 5 jaar of minder, uit te voeren.

Daarbij geldt voor utiliteitsbouw een energielabelverplichting.2 b) Rendabele investeringen (wet- en regelgeving en rendabele maatregelen). Naast de wettelijk verplichte maatregelen uit a., kunnen ook maatregelen worden getroffen, die met een langere terugverdientermijn dan de wettelijke voorgeschreven 5 jaar rendabel zijn en ook bij klein verbruik rendabel zijn. Of een investering rendabel is, wordt bepaald aan de hand van een business case, waarbij de investering wordt afgezet tegen de besparen energiekosten. c) No-regret betekent meer doen dan de verduurzamingsaanpak die hierboven geschetst wordt. Het betreft investeringen, die zich niet direct terugverdienen, maar waarmee voorgesorteerd wordt op vereisten voor klimaatneutraal in 2050 en de levensduur van het gebouw kan worden verlengd. De te verwachten exploitatieperiode is medebepalend voor het inzetten op no-regret. De financiering vraagt een langere afschrijvingstermijn.

2.7

Wanneer wordt de markt ingezet? De gemeente investeert jaarlijks vele miljoenen in de ontwikkeling en het onderhoud van vastgoed, onder andere door de investeringen in onderwijshuisvesting.

1

BREEAM Building Research Establishment Environmental Assessment Method)(en GPR (Gemeentelijke Praktijk Richtlijn voor duurzaam Bouwen) zijn beoordelingsmethodes om de duurzaamheidprestatie van gebouwen te bepalen. Beide methoden geven naast energieinzicht ook inzicht andere aspecten zoals materiaalgebruik. BREEAM heeft een internationale bekendheid en kent een certificering. GPR, oorspronkelijk ontwikkeld door de gemeente Tilburg nu landelijk gebruikt, wordt echter vaker bij maatschappelijk vastgoed gebruikt. Het is geschikt om prestatiegericht ambities te formuleren, biedt flexibiliteit bij het ontwerp en geeft duidelijkheid bij het toetsen van projecten.; 2 Een energielabel geeft aan hoe energiezuinig een gebouw is en welke energiebesparende maatregelen nog mogelijk zijn. De energielabelklasse wordt bepaald op basis van het primair fossiele energiegebruik, uitgedrukt in kilowattuur per vierkante meter per jaar (kWh/m² jr).. Bij verkoop, verhuur of oplevering van utiliteitsgebouwen is een energielabel verplicht. Het geldt voor gebouwen met de volgende functies (dit kan 1 functie zijn, maar ook een combinatie van meerdere functies):

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

kantoor onderwijs, zoals scholen en universiteiten bijeenkomst, zoals cafés, restaurants, kinderopvang en vergadercentra gezondheidszorg, zoals ziekenhuizen, verpleeghuizen, verzorgingshuizen logies, zoals hotels en pensions sport, zoals sporthallen, stadions, zwembaden winkels, zoals supermarkten, warenhuizen, showrooms van garages

Datum

Pagina

December 2022

15 van 43

De gemeente initieert alleen het ontwikkelen van vastgoed, waar de stad behoefte aan heeft, maar die door de markt niet (kunnen) worden uitgevoerd. Daarbij kan het gaan om maatschappelijke voorzieningen, maar ook om gebieden en gewenste voorzieningen een impuls te geven (bijvoorbeeld NPRZ en Vitale Kernen). Het heeft de voorkeur dat de markt een vastgoedontwikkeling op zich neemt. Bij bepaalde ontwikkelingen zijn er echter redenen voor de gemeente om het toch zelf te doen. Bijvoorbeeld als marktpartijen te lage of helemaal geen rendementen verwachten en daarom geen initiatief nemen, te hoge rendementen vragen óf als zij de risico’s te groot vinden. Deze afweging wordt voorafgaand aan een ontwikkeling van vastgoed gemaakt, waarbij ook de impact op de gemeentelijke vastgoedportefeuille een rol speelt (zie figuur 1 hieronder). In de beslisboom wordt ten eerste aangegeven waar de gemeente voor welke objecten wettelijk verantwoordelijk is. Ten tweede wordt aangegeven wanneer eigendom de voorkeur heeft boven aanhuur. De achterliggende gedachte is dat bezit op de lange termijn goedkoper is voor de gemeente dan aanhuur, maar daarvoor moet het gebouw wel langdurig in bezit blijven. Daarnaast zijn, met uitzondering van de kantoren, in de concernhuisvesting portefeuille de objecten vaak incourant (zeer specifiek).

Deze objecten zijn voor de markt beperkt alternatief aanwendbaar voor andere functies, wat zich vertaalt in een hogere prijs. De gemeente leent relatief goedkoop geld en de kapitaallasten indexeren niet (in tegenstelling tot aanhuur). De gemeente investeert met een perspectief van 40 jaar.

Datum

Pagina

December 2022

16 van 43

Figuur 1. Beslismodel gemeentelijk bezit

Bij het uitvoeren van werkzaamheden aan het vastgoed, wordt de markt altijd ingeschakeld. De afdeling Vastgoed heeft geen onderhouds- en installatietechnisch personeel in dienst. De werkzaamheden worden uitgezet bij marktpartijen, waarbij de afdeling Vastgoed de opdrachtgever is.

2.8

Zakendoen met betrouwbare partners De betrouwbaarheidstoets kan worden gezien als een verzamelnaam voor alle activiteiten van de gemeente Rotterdam om een huurder of koper te beoordelen. Dit traject begint altijd met het eigen Due Diligence onderzoek. Hierbij wordt de eigen informatie van de gemeente m.b.t. de wederpartij bezien. Daarnaast worden onder meer openbare bronnen geraadpleegd. Deze informatie kan aanleiding zijn voor vervolgonderzoek, dat in de huidige praktijk uit de volgende twee onderdelen bestaat: 1. Onderzoek in het kader van de Wet Bibob.

Datum

Pagina

December 2022

17 van 43

2. Kredietwaardigheidstoets. Ad.1 Onderzoek in het kader van de Wet Bibob (Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) Het doel van de Wet Bibob is het beschermen van de integriteit van de overheid. De Wet Bibob heeft een preventief karakter en is bedoeld om te voorkomen dat de overheid ongewild criminele activiteiten faciliteert door bijvoorbeeld vergunningen of subsidies te verstrekken of vastgoedtransacties aan te gaan. Hiermee wordt de concurrentiepositie van bonafide ondernemers beschermd. Op grond van de Wet Bibob is het mogelijk diepgaand onderzoek te doen naar de achtergrond van de persoon of marktpartij, waarmee de overheid voornemens is een vastgoedtransactie aan te gaan. Dit kan via eigen onderzoek en het vragen van een advies aan het Landelijk Bureau Bibob (het Bureau). Het is niet alleen mogelijk aan de voorkant een vastgoedtransactie te onderzoeken of om eventuele wijzigingen te voorzien. Zo wordt in iedere nieuwe huurovereenkomst een beëindigingsclausule opgenomen, die het mogelijk maakt om ook nadat een overeenkomst is gesloten een advies aan te vragen bij het Bureau. Een advies van het Bureau is niet bindend. Het is aan de gemeente om de afweging te maken of een door het Bureau vastgesteld gevaar zo zwaarwegend is dat een vastgoedtransactie niet moet worden aangegaan of een huurovereenkomst moet worden opgezegd/ontbonden.

In de Beleidslijn Toepassing Wet Bibob Rotterdam 2015 is vastgelegd hoe we als gemeente met de wet Bibob omgaan. Bibob beleid bij verkoop In het Bibob beleid staat een aantal indicatoren vermeld, waarbij eerder zal worden overgegaan tot een Bibob onderzoek. Het gaat hierbij om de volgende indicatoren: • De hoogte van de aankoopsom/bieding is ongebruikelijk vergeleken met de waardering van het vastgoedobject en/of; • De partij die het vastgoedobject wil kopen, beschikt over een snelgroeiende vastgoedportefeuille en/of; • De partij die het vastgoedobject wil kopen, is recent opgericht, al dan niet met een opmerkelijke of verdachte exploitatie en/of; • De verkoop betreft bedrijfsmatig onroerend goed en/of; • De verkoop van meerdere objecten.

Bibob beleid bij verhuur In het Bibob beleid staat vermeld dat indien sprake is van de volgende risicobranches en gebieden eerder zal worden overgegaan tot een Bibob onderzoek, • Horeca- en seksinrichtingen, coffeeshops en speelautomatenhallen • Smart-, head- en growshops • Sportscholen en fitnesscentra • Wellnessbranche (massage- en beautysalons, nagel- en zonnebankstudio’s) • Autobranche (autohandel, garages, lease- en verhuurbedrijven en autodemontage) • Opkopers en handelaren in gebruikte of ongeregelde goederen en belwinkels • Verblijfsinrichtingen • Woonwagenterreinen • Terreinen voor kermisexploitanten • De Spaanse polder Er kunnen ook nog andere risicocategorieën worden aangewezen.

Datum

Pagina

December 2022

18 van 43

Daarnaast kunnen signalen, die binnenkomen bij het Kenniscentrum Bibob (bijvoorbeeld een tip van het OM), aanleiding geven om een Bibob-onderzoek bij verkoop of verhuur te starten. Ad. 2 Kredietwaardigheidstoets. Dit is een interne of externe toets. Kennen we de huurder en zo ja wat zijn onze ervaringen? In het kader van deze toets wordt een uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel en de identiteit gecontroleerd. De afdeling Vastgoed vraagt daarnaast eventueel jaarrekeningen en bedrijfsplannen op om de financiële stabiliteit van de ondernemer te kunnen beoordelen en met name of er voldoende liquiditeit wordt gegenereerd om de huur te kunnen betalen. Het risico op wanbetaling wordt (gedeeltelijk) afgedekt door de gevraagde waarborgsom. Er kan ook een (externe) kredietwaardigheidstoets worden gedaan. Deze is verplicht bij een huursom van meer dan 2000 euro per maand (peildatum 2021), maar ook als er investeringen voor de huurder worden aangegaan, die verrekend worden in de huursom.

2.9

Informatievoorziening en verantwoording De juiste informatie vormt de basis voor een goede portefeuillesturing en - strategie op omvang en beoogde kwaliteit van portefeuille. Data op orde Databeheer en juiste gegevensregistraties zijn van groot belang voor de kwaliteit van het werk van de afdeling Vastgoed. Naast de juiste administratieve en financiële vastlegging, zijn een juiste fysieke gebouwregistratie en de kenmerken daarvan, steeds belangrijker. Het uitgangspunt is dat de fysieke registratie van gebouwen conform de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) is. De BAG als landelijke voorziening, is leidend gemaakt en de administratieve en financiële registraties in Oracle Property Manager (OPM) zijn hierop aangepast. De indeling vanuit de BAG wordt gehanteerd als basis om OPM in te delen. Met de BAG registratie is het mogelijk om: • Informatie te kunnen delen met andere systemen. • De betrouwbaarheid van m2 gegevens te vergroten. • Met de BAG nummers zijn belastingaanslagen veel makkelijker te koppelen aan objecten. • Bij verkoop is duidelijker aan te geven over welk (onderdeel van een) gebouw het gaat. • Het dasboard maatschappelijke voorzieningen te kunnen gebruiken. • Deel te kunnen nemen aan de Benchmark Gemeentelijk Vastgoed voor gemeenten.

De assetmanager van de betreffende asset binnen Vastgoed is er verantwoordelijk voor dat de financiële (contract en investering gerelateerde) gegevens en de object- en VHE-gegevens juist en volledig zijn en blijven. Benchmark Gemeentelijk Vastgoed Om transparantie, inzicht, verantwoording en datakwaliteit te verbeteren, participeert de gemeente Rotterdam in de Benchmark Gemeentelijk Vastgoed. Hiermee worden de vastgoedprestaties jaarlijks vergeleken met data van andere gemeenten en wordt de maatschappelijke meerwaarde inzichtelijk gemaakt. De benchmark helpt bij het maken van keuzes in vastgoedbeleid en moet daarnaast

Datum

Pagina

December 2022

19 van 43

bijdragen aan de doelstelling om de beste gemeentelijke vastgoed instelling in Nederland in 2030 te worden. Klanttevredenheid Het gemeentelijk vastgoed is er voor gebruikers. Met een periodieke peiling wordt gemeten hoe tevreden onze huurders zijn. Voor huurders met meer dan 10 huurcontracten wordt er een live interview gehouden in plaats van een enquête. Op deze wijze houden we gevoel met klanten en ontvangen we input voor evaluatie, verantwoording en potentiële verbeterpunten in beheer, onderhoud en serviceverlening.

Datum

Pagina

December 2022

20 van 43

3

Onderhoud van het vastgoed

3.1

Onderhoudsniveau Met al het gemeentelijk vastgoed onder één dak, mag van de gemeente ook eenduidigheid worden verwacht over het onderhoudsniveau van het gemeentelijke vastgoed. De gemeente hanteert voor de borging van de kwaliteit de NEN-2767 systematiek (conditiemeting), die objecten beoordeelt op drie indicatoren: functionaliteit, veroudering en basiskwaliteit. De kwaliteitsnorm zelf bestaat vervolgens uit een indeling in zes condities, waarbij een gebouw in conditie 1 de beste kwaliteit heeft en in conditie 6 de slechtste. De afdeling Vastgoed hanteert voor al haar vastgoed gemiddeld niveau 3 als norm. De gemeente voert het onderhoud uit op basis van de objectvisies met de daarbij behorende condities en risicoprofielen. De verschillen in onderhoud worden bepaald door de objectvisies. Een pand, dat gesloopt gaat worden, hoeft minder goed in conditie te zijn dan een pand dat nog geruime tijd onderdeel blijft uitmaken van de portefeuille. Uitgangspunt bij het onderhoud is het zoveel mogelijk voorkomen van overlast voor gebruikers, vervolgschade en risico’s met betrekking tot veiligheid en gezondheid. Voor al het vastgoed wordt samen met het beleidscluster het gewenste kwaliteitsniveau bepaald, waarna de onderhoudskosten die daarmee samenhangen, in de huur worden doorberekend. Het maken van keuzes is hierbij noodzakelijk.

Het uitvoeren van het onderhoud wordt uitgezet in de markt. Bij de opdrachtverstrekking is de veiligheid tijdens het verrichten van werkzaamheden een belangrijk aandachtspunt. Daarom dienen de marktpartijen bij het opstellen van de offerte aan te geven hoe ze rekening houden met de wettelijke eisen op het gebied van veiligheid en gezondheid bij de uitvoering van de werkzaamheden. De wettelijke eisen zijn terug te vinden in de arbeidsomstandighedenwet, Arbobesluit en Arboregeling. Bij een aantal onderdelen van de portefeuille wordt de uitvoering van het onderhoud belegd bij de huurders. Zo is het onderhoud van een deel van de sportportefeuille (ca. 210 objecten) belegd bij het Sportbedrijf. De afdeling Vastgoed blijft eigenaar van de objecten en geeft deze tegen een kostendekkende prijs in gebruik aan het Sportbedrijf. In de huurovereenkomst is vastgelegd hoe met onvoorziene risico’s voor de kosten, die niet zijn opgenomen in de Meerjaren Onderhoudsplannen (MJOP’s) en periodieke monitoring op het uit te voeren onderhoud, wordt omgegaan.

3.2

(Duurzame) Meerjaren Onderhoudsplannen Voor het opstellen van Meerjaren Onderhoudsplannen en de daaruit voortvloeiende begrotingen, geldt een inspectieleidraad. Deze komt voort uit een standaard Programma van Eisen (PvE) voor de Meerjaren Onderhoudsplanningen (MJOP’s). Het doel van de Leidraad is dat de MJOP’s voor de afzonderlijke objecten op een uniforme wijze met dezelfde kwaliteit worden opgesteld. Uitgangspunt is dat een MJOP maximaal vier jaar oud mag zijn. De gemeente monitort de onderhoudskwaliteit van het object door elke vier jaar een conditiemeting uit te voeren volgens de NEN-2767 systematiek. Op basis van deze inspectie wordt het MJOP geactualiseerd. Het gemeentelijke vastgoed draagt bij aan de verduurzaming. Daarom is het logisch om verduurzamingsmaatregelen bij de bestaande vastgoedobjecten te koppelen aan de natuurlijke Datum

Pagina

December 2022

21 van 43

momenten van de onderhoudsmaatregelen uit het MJOP. Om de Meerjaren Onderhoudsplanningen te verduurzamen, worden duurzaamheidsambities vertaald naar ingrepen en onderdeel van de zogenoemde Duurzame Meerjaren Onderhoudsplanningen. Deze opgave gaat onderdeel uitmaken van de eerdergenoemde Leidraad. De komende jaren zal bij een actualisatie van een huidig MJOP direct een DMJOP worden opgesteld. Met deze aanpak zullen de Meerjaren Onderhoudsbegrotingen binnen vier jaar allemaal zijn verduurzaamd.

3.3

Zelfbeheer van onderhoud Met het uitgangspunt kostendekkende huur maken de onderhoudskosten een onderdeel van de huur uit. Om op de huurkosten te kunnen besparen, komen er verzoeken, waarbij huurders en gebruikers aangeven zelf diverse vastgoedtaken, zoals onderhoudswerkzaamheden, uit willen voeren. Een dergelijke vorm van burgerparticipatie wordt bestuurlijk in Rotterdam gestimuleerd (‘Right to Challenge’). Omdat de gemeente als eigenaar verantwoordelijkheid is voor goed en veilig vastgoed, geldt voor het zelfbeheer van het onderhoud van gemeentelijk vastgoed dat dat mogelijk is met de volgende voorwaarden: • De afdeling Vastgoed ten minste het casco en alle onderdelen waarbij de gemeente een juridische aansprakelijkheid/zorgplicht heeft of waarbij de veiligheid in het geding is, blijft onderhouden; • De huurder akkoord gaat met een standaard beheermodel met duidelijke demarcatie van wie voor welke onderhoud verantwoordelijk is. Dit model is door de gemeente ontwikkeld met als doel zelfbeheer mogelijk te maken, maar waarbij wel in borging van kwaliteitsbehoud van het vastgoed wordt voorzien; • Wanneer zelfbeheer in objecten met meerdere huurders plaatsvindt, wordt dit vanwege de complexiteit alleen toegestaan als deze huurders zich verenigen in één juridisch aanspreekbare entiteit.

Het is ondoenlijk om afspraken te maken met individuele huurders en vervolgens die afspraken te handhaven en af te dwingen. De afspraken hierover worden schriftelijk vastgelegd met de huurder. De vraag naar zelfbeheer treedt voornamelijk op in de sport- en recreatieportefeuille. Voor deze portefeuille heeft de gemeente Rotterdam standaard beheermodellen ontwikkeld om zo tegemoet te komen aan deze maatschappelijke wens. Ook bij verhuringen aan professionele organisaties, die zelf een professionele vastgoedafdeling hebben, zoals hogescholen, wordt van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Uiteraard is het belangrijk dat de waarde en de veiligheid van het vastgoed gewaarborgd blijven. Als het onderhoud in een zelfbeheerconstructie wordt uitgevoerd, dan moet gegarandeerd zijn dat dit onderhoud op een kwalitatief toereikend niveau gebeurt. Gebeurt dat niet, dan daalt de waarde van een object en betaalt de gemeente uiteindelijk de rekening via het wegwerken van achterstallig onderhoud, handhavingskosten en/of een lagere verkoopopbrengst. Ook objecten die onder een vorm van zelfbeheer vallen, worden door middel van de vierjaarlijkse conditiemeting volgens de NEN 2767 systematiek gemonitord. Daarnaast wordt tussendoor steekproefsgewijs gecontroleerd. Wanneer een slechter conditieniveau dan afgesproken zich gaat voordoen bij zelfbeheer, zal door de gemeente worden gehandhaafd.

Het eindresultaat kan bij het niet nakomen van de verplichtingen van de huurder zijn, dat het beheermodel eenzijdig wordt ontbonden door de gemeente.

Datum

Pagina

December 2022

22 van 43

4

Verhuren van vastgoed

4.1

Huurprijs- en exploitatiebeleid De gemeente Rotterdam heeft een aanzienlijke vastgoedportefeuille, waarmee in de maatschappelijke behoefte moet worden voorzien. Hoe hiermee om wordt gegaan, is aan een aantal regels gebonden. De toedeling van het vastgoed aan huurders moet via een transparant proces, waarbij objectieve, toetsbare en redelijke criteria worden gehanteerd. Zo moet ook de opbouw van de huurprijs transparant en duidelijk zijn. De huur is immers een belangrijke kostenpost voor afnemers van het gemeentelijk maatschappelijk vastgoed. Voor het organiseren van een goede bedrijfsvoering van organisaties, ook op de langere termijn, zijn transparantie en voorspelbaarheid van groot belang. Ook afspraken over het toegestane gebruik van een object, de verdeling van onderhoudskosten en de ontwikkeling van de huurprijs zijn belangrijk en worden vastgelegd in huurcontracten. Het gemeentelijk vastgoed is ondergebracht in twee portefeuilles, die samen het hele gemeentelijke vastgoed beslaan. De te onderscheiden portefeuilles betreffen de kern- en de niet-kern portefeuille.

4.2

Verhuur maatschappelijk vastgoed (Kernportefeuille) Bij de verhuur van vastgoed voor een maatschappelijke bestemming draagt de huurder in het betreffende vastgoed met zijn activiteiten bij aan één van de beleidsdoelstellingen van de gemeente. De verantwoordelijke beleidsdirectie heeft de afdeling Vastgoed gevraagd hiervoor gemeentelijk vastgoed ter beschikking te stellen. De selectie van de huurder is bij de betreffende beleidsdirectie gebeurd. De huurder is geselecteerd of aangewezen als meest geschikte partij om deze beleidsdoelstelling te verwezenlijken. De afdeling Vastgoed verhuurt het betreffende vastgoed met het uitgangspunt dat een kostendekkende huur in rekening wordt gebracht, Er zijn drie verschillende huur- en verhuurrelaties in de maatschappelijke portefeuille tussen Beleidsdirecties en de afdeling Vastgoed: • Directe verhuur • Compensatieportefeuille • Collectieve huurovereenkomsten met indirecte verhuur

4.2.1

Directe verhuur Bij directe verhuur wordt een object, op aangeven van een beleidsdirectie, door de afdeling Vastgoed rechtstreeks aan de huurder (eindgebruiker) kostendekkend verhuurd. Wanneer geen geschikt pand voorradig is, wordt er ruimte gezocht. De vraag wordt beoordeeld en dit leidt met inbreng van de beleidsdirectie tot een vastgesteld Programma van Eisen (PvE) ten behoeve van nieuwbouw, verbouw, aankoop of aanhuur op de markt. De afdeling Vastgoed spreekt met de beleidsdirectie een investeringsbedrag af op basis van het PvE. Hierin staan zowel het aankoop/aanhuur- als het afzeten exploitatierisico. Aan de hand van deze berekening bepaalt de afdeling Vastgoed, samen met de beleidsdirectie, de kostendekkende huur. De beleidsdirectie dekt vervolgens het deel dat niet door de eindgebruiker kan worden betaald. Binnen de kaders van het PvE zijn aankoop/aanhuur-- het afzetrisico en het exploitatierisico door de beleidsdirectie afgedekt. Buiten deze kaders ligt het risico bij de afdeling Vastgoed.

Datum

Pagina

December 2022

23 van 43

Figuur: relaties maatschappelijk vastgoed (directe verhuur)

4.2.2

Compensatieportefeuille Voor een deel van de gemeentelijke portefeuille zijn de kostendekkende huren te hoog voor de maatschappelijke organisaties die ze gebruiken. In deze gevallen worden gebruikers gecompenseerd met een subsidie in de vorm van een huurkorting, die met de kostendekkende huur wordt verrekend. In deze gevallen wordt de afdeling Vastgoed gecompenseerd door de beleidsdirectie. Deze huurkorting is een vorm van subsidie. Met het Besluit Algemeen belang vaststelling Wet Markt & Overheid (2 oktober 2014) heeft gemeente deze handelswijze verankerd.

4.2.3

Indirecte verhuur Bij indirecte verhuur huurt een beleidsdirectie een object van de afdeling Vastgoed via een collectieve huurovereenkomst (CHO). De beleidsdirectie verhuurt deze op zijn beurt door aan een maatschappelijke partner. In dit geval ligt het aankoop- en afzetrisico bij de afdeling Vastgoed. Dit risico is nihil. Het exploitatierisico, waaronder leegstandsrisico, ligt bij de beleidsdirectie. Met de beleidsdirecties zijn afspraken gemaakt over leegstandrisico’s (zie ook 2.5 Kostendekkend verhuren). Ook de huisvesting voor de gemeente wordt via een CHO aan BCO Concernhuisvesting verhuurd en deze stelt de locaties ter beschikking aan de clusters van het concern.

Datum

Pagina

December 2022

24 van 43

Figuur: relaties maatschappelijk vastgoed (indirecte verhuur)

4.3

Verhuur niet-kern portefeuille/Strategische objecten (kernportefeuille) In deze portefeuilles wordt het vastgoed zoveel mogelijk (tijdelijk) verhuurd om leegstand en kostenverlies tegen te gaan. Hierbij, brengt de gemeente, conform de richtlijn Staatssteun, markthuren in rekening en zorgt de gemeente voor een openbare transparante procedure, zodat het beschikbare huuraanbod voor alle geïnteresseerden inzichtelijk is De huurders worden geselecteerd aan de hand van vooraf bekendgemaakte objectieve, toetsbare en redelijke criteria. Deze kunnen gebaseerd zijn op brancheringsbeleid van de gemeente, bijvoorbeeld het voorkomen van een te eenzijdig winkelaanbod. Het doel is dus leegstand voorkomen. Hiermee wordt verval voorkomen. Dit is goed voor het object en heeft een positief effect op de buurt en de wijk. Tot het moment van verkoop of gebiedsontwikkeling geldt bij deze portefeuille, dat in beginsel marktconform wordt verhuurd. Dit blijkt in de praktijk lastig of soms onmogelijk te zijn, mede vanwege de tijdelijkheid van de verhuur (er wordt immers ingezet op verkoop of herontwikkeling). Daarnaast heeft de gemeente in het verleden bepaalde objecten geschikt gemaakt voor gebruik voor specifieke functies. Door deze specifieke aanpassingen zijn de objecten vaak ook lastig commercieel te verhuren.

De gemeente gebruikt een aantal instrumenten voor het tijdelijk in gebruik geven van objecten in de periode dat ze leeg staan, voordat ze worden verkocht of opnieuw verhuurd. Deze instrumenten zijn voor kortdurende leegstand regulier leegstandsbeheer (anti-kraak). Hiervoor worden externe partijen ingeschakeld. Voor langere leegstand worden bij het tijdelijk in gebruik geven ook creatievere vormen van leegstandsbeheer ingezet.

Datum

Pagina

December 2022

25 van 43

Creatief leegstandsbeheer Een oplossing is een tijdelijke maatschappelijke invulling. Dit kunnen onder andere experimentele kunstzinnige en culturele initiatieven zijn. Ook bewonersinitiatieven of startende ondernemers, die zich nog moeten bewijzen, behoren tot de mogelijkheden. Zo krijgen de leegstaande gebouwen tijdelijk een maatschappelijke meerwaarde voor het gebied. Dit geldt vooral voor panden die zich qua situering in de stad lenen voor stimulerende functies en die naar verwachting langer dan een jaar leeg staan als gevolg van planontwikkeling of in afwachting van verkoop. Deze panden kunnen voor langere tijd op de markt worden gezet bij creatieve leegstandsbeheerders. Creatief leegstandsbeheer is een andere, creatievere, vorm van leegstandsbeheer dan regulier leegstandsbeheer, dat gericht is op antikraak. Met de creatieve leegstandsbeheerder worden afspraken gemaakt over realistische termijnen van gebruik en opzegging en eventuele investeringen. Bij creatief leegstandsbeheer kunnen beperkte investeringen worden gedaan, mits deze terugverdiend worden in de afgesproken leegstandsperiode. Het tijdelijk gebruik moet een maatschappelijke meerwaarde voor het gebied hebben en geen concurrentie vormen voor bestaande voorzieningen. Het tijdelijk huisvesten van een initiatief, wringt met de kostendekkende huur.

Voor het langdurig huisvesten van tijdelijke maatschappelijke initiatieven door middel van (creatief) leegstandsbeheer kan daarom ook van het uitgangspunt kostendekkende huur worden afgeweken. Gebiedsontwikkeling, NPRZ en Fonds Vitale kerngebieden Bijzondere aandacht binnen de gemeentelijke niet-kern portefeuille vergen de objecten, die door de gemeente zijn aangekocht of ontwikkeld ten behoeve van gebiedsontwikkelingen of in het kader van het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ) of via het Fonds Vitale kerngebieden. De gemeente kan voor een specifiek doel besluiten vastgoed aan te kopen. Dit gebeurt in principe onder begeleiding van een medewerker van het team Verwerving van de afdeling SO GEX. De afdeling Vastgoed neemt het aangekochte vastgoed tijdelijk in beheer. Met dat doel is in 2020 een overeenkomst van opdracht gesloten tussen Vastgoed en de voor het doel verantwoordelijke afdeling. Vastgoed is verantwoordelijk voor de tijdelijke invulling van het object (vaak woningen en bedrijfsruimtes), eventuele beveiliging en voor het vastgoedbeheer in ruime zin. Objecten kunnen tijdelijk worden verhuurd. Vanwege het tijdelijke karakter zijn dit soms lagere huren dan de kostendekkende huur. De financiële risico’s daarvan liggen bij de afdeling Gebiedsontwikkeling en de specifieke programma’s.

Jaarlijks rekent Vastgoed het (negatieve dan wel positieve) exploitatieresultaat af. Er zijn afspraken gemaakt over de dekking van de apparaatslasten van Vastgoed. Na verkoop van het object verdwijnt het uit de gemeentelijke vastgoedadministratie.

Datum

Pagina

December 2022

26 van 43

5

Ontwikkelen van het vastgoed De gemeente Rotterdam staat voor de opgave om de maatschappelijke voorzieningen, die met name zijn gebouwd in de wederopbouwtijd, te vernieuwen. De opgave op dit moment is vooral kwalitatief van aard. Vanwege het groeiende inwonertal en de toenemende druk op de ruimte zal in Rotterdam op termijn een grotere vraag naar maatschappelijke voorzieningen ontstaan. Met behulp van de referentienormen, hoeveel voorzieningen zijn nodig per inwoner, wordt deze toenemende vraag gemonitord. De kwalitatieve vernieuwing van de huidige kernportefeuille (Maatschappelijk vastgoed) en de (toekomstige) uitbreidingsbehoefte, vragen voortdurend financieel commitment en voldoende organisatorische capaciteit voor vastgoedontwikkeling.

5.1

Een goede start Vervangingsinvesteringen Om de stad mooi en aantrekkelijk te houden, moeten gemeentelijke bezittingen na afloop van hun economische levensduur worden vervangen, gerenoveerd of gerestaureerd. Naar aanleiding van de bestuursopdracht ‘Borging investeringsruimte voor vervanging, renovatie en restauratie van huidig bezit’ worden hiervoor structureel aanvullende dekkingsmiddelen beschikbaar gesteld. Deze middelen worden gestort in de bestemmingsreserve Rotterdamse Investeringsmotor (RIM), om vervolgens op basis van Integrale Huisvestingsplannen (IHP's) hieraan te worden onttrokken. Door de afzonderlijke beleidsdirecties zijn Integrale Huisvestingsplannen (IHP’s) opgesteld om prioritering aan te brengen in de vervanging, renovatie of restauratie. In de huisvestingsplannen zijn de investeringsplannen opgenomen voor de komende 10 jaar. In de gezamenlijke IHP’s is in totaal de vervanging opgenomen van 248 objecten voor de periode van 2021-2030. Door de combinatie van de dekking uit de dekkingsmiddelen in de RIM en de concrete huisvestingsplannen, is voor de vervangingsinvesteringen, renovaties en restauraties een heldere scope ontstaan. De IHP’s betreffen alle panden in een beleidsveld. Vanuit het perspectief van vastgoedontwikkeling is dit als sectoraal te beschouwen.

Daarnaast bestaat het IHP uit een noodzaak tot vervanging, renovatie of restauratie, zonder de oplossing te beschouwen. Per project zal daarom moeten worden verkend of renovatie vanuit cultuurhistorische waarde noodzakelijk is. En of nieuwbouw überhaupt mogelijk is door de nieuwe, meestal grotere, ruimtebehoefte? Ten slotte wordt per project bekeken of er kansen zijn om de vervanging van het vastgoed te combineren met een gebiedsontwikkeling. Om tot een uitwerking te komen, worden de sectorale IHP’s vertaald in een wijkgericht investeringsprogramma. Uitbreidingsbehoefte De afgelopen periode zijn door het cluster MO samen met de afdeling Vastgoed instrumenten ontwikkeld die veel bijdragen aan het in beeld brengen van het huidige maatschappelijk vastgoed en het bepalen wat er nodig is en zal zijn. Doelstelling daarbij is om zorg te dragen voor de goede groei van de stad, zodat bij gebiedsontwikkeling voldoende en kwalitatief goede voorzieningen worden gerealiseerd. De ontwikkelde instrumenten (voorzieningenplannen, de referentiewaarden en het dashboard Maatschappelijke voorzieningen) zijn in de korte tijd dat ze er zijn, van grote waarde gebleken. Het cluster MO zal de borging en doorontwikkeling van deze instrumenten op zich nemen