[22bb008415] Bijlage behorende bij 22bb8048 over Monitor ICT Projecten

Monitor ICT Projecten Rotterdam

Juni 2022 tot en met september 2022

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Algemene Informatie Voor u ligt de Monitor ICT Projecten (MIP) over de periode juni 2022 tot en met september 2022. Aan de hand van vastgestelde criteria is bepaald welke projecten en programma’s zijn opgenomen. Deze zijn beoordeeld op de aspecten: tijd, geld, risico’s en kwaliteit. De beheersaspecten worden beoordeeld met de kleuren groen (onder controle), oranje (aandacht vereist) en rood (directe actie benodigd). De MIP geeft inzicht in de voortgang van de 12 grootste en meest risicovolle ICT-projecten & -programma’s. Dit zijn: programma Data Gedreven Werken, programma DWARSS, programma GERS, programma Digitale Stad, programma Vervanging Handhavingssystemen, programma Adidas, programma Sorga, programma ZekeR, programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur en programma Forza MOR, en de projecten GREAT en Waste Management Systeem. Deze projecten en programma’s zijn opgenomen aan de hand van de door de Raad vastgestelde criteria en vallen onder de verantwoordelijkheid van: Wethouder Karremans, Wethouder Versnel, Wethouder Struijvenberg, Wethouder Buijt en Wethouder Yigit.

Criteria voor opname projecten in de MIP De selectie van projecten is gebaseerd op het classificatiemodel welke binnen het concern wordt gehanteerd. Conform het classificatiemodel wordt bij zware projecten en programma’s een projectcontroller toegewezen en wordt deze opgenomen in de MIP. Inhoud De rapportage bevat per project/programma: • Een korte omschrijving van het doel van het project/programma en stand van zaken vanuit de project-/programmamanager. • Inzicht in de indicatoren geld, tijd, kwaliteit en risico’s met een toelichting bij een eventuele afwijking. • Een toelichting op het oordeel vanuit de Directie Middelen en Control inclusief eventuele adviezen.

Grote ICT-programma’s/-projecten hebben als bestuurlijk opdrachtgever de wethouder die verantwoordelijk is voor het beleidsveld waarbinnen het ICT-programma/-project zich afspeelt. De Wethouder Organisatie is daarom veelal opdrachtgever voor concernbrede ICT-programma’s/projecten, andere wethouders voor clusterspecifieke ICT-programma’s/projecten. De Wethouder Organisatie is tevens stelselverantwoordelijk voor ICT-programma’s/-projecten, inclusief de Monitor. In de MIP staan de volgende programma’s/projecten die ook zijn opgenomen in de digitaliseringsagenda:  Data Gedreven Werken (DGW)  Gedigitaliseerde en Rotterdamse Samenwerking (GERS)  Digitale stad  Digitaal Werken Aan de Rotterdamse Samenwerking en Service (DWARSS)

2

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Totaaloverzicht projecten/programma’s (1 van 2)

Oordeel projectmgmt Trend*

Oordeel DMC

Oordeel projectmgmt Trend*

Trend*

ADIDAS

DWARSS

(Versnel)

(Struijvenberg)

Datagedreven werken (DGW)

Forza MOR (Karremans)

N.v.t.

Oordeel DMC

Trend*

N.v.t.

(Struijvenberg)

Digitale Stad (Struijvenberg)

=

=

GERS (Struijvenberg)

* = Ten opzichte van de voorgaande MIP-rapportage.

3

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Totaaloverzicht projecten/programma’s (2 van 2)

Oordeel projectmgmt Trend* GREAT (Struijvenberg)

Oordeel DMC

Oordeel projectmgmt Trend*

Trend*

Oordeel DMC

Trend*

Vervanging Handhavingssystemen

=

(Karremans)

Rotterdamse Digitale Infrastuctuur (RDI)

=

=

(Buijt)

=

=

N.v.t.

N.v.t.

(Karremans)

(Struijvenberg)

Sorga

Wastemanagement systeem

=

ZekeR (Yigit)

* = Ten opzichte van de voorgaande MIP-rapportage.

4

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

ADIDAS Doel Programma In 2020 is besloten de G4 samenwerking ten behoeve van de IT-dienstverlening voor onder meer de domeinen Werk en Klantinteractie te stoppen. Voor beide domeinen is besloten de IT-dienstverlening te vervangen door een applicatie genaamd Thomas. Thomas is de digitale basisvoorziening voor de kwetsbare Rotterdammer en de professional. Met Thomas stellen we onder meer de huidige applicatie Edison buiten gebruik. In Edison kan de Rotterdammer nu digitaal een bijstandsuitkering aanvragen en de begeleiding naar werk starten. Door Thomas kunnen we onze digitale dienstverlening op het gebied van de aanvraag levensonderhoud (ALO) en de uitkering voor oudere werkzoekenden (IOAW), duurzame uitstroom naar werk en begeleide participatie nog beter afstemmen op de specifieke situatie van de kwetsbare Rotterdammer. Dit vraagt ook om een omslag van systeemdenken naar mensgericht denken en werken. Het programma ADIDAS (Allen Doen mee door Innovatieve Dienstverlening Als een Service) geeft integraal vorm aan deze transitie: de realisatie van de benodigde IT-ondersteuning, de inrichting van de onderliggende processen, de implementatie hiervan en de begeleiding in het anders werken door professionals zijn allen rand voorwaardelijk voor een succesvolle transitie. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (1 van 2) Thomas/ALO Voor de zomer is Thomas/ALO succesvol live gegaan.

Rotterdamse burgers kunnen nu een aanvraag levensonderhoud doen via de Rotterdamse omgeving. De eerste signalen rondom het gebruik van Thomas/ALO zijn positief. Tot en met september wordt vanuit het programma actief nazorg en ondersteuning verleend waar nodig. Daarna zal het beheer van de applicatie worden overgedragen aan de staande organisatie. Thomas voor Duurzame Uitstroom en Participatie (DUP) Zoals in eerdere MIP rapportages is gemeld, zijn we in de realisatie van de programma’s ADIDAS en zekeR tegen een aantal knelpunten aangelopen. In deze context is tegelijkertijd continueren van twee omvangrijke programma’s niet verantwoord. Hoewel beide collegedoelstellingen even belangrijk zijn, is focus nodig in de totale digitaliseringsopgave. Er is gekozen om de komende anderhalf jaar de focus op ADIDAS en de verdere ontwikkeling van Duurzame Uitstroom en Participatie te leggen. Tegelijkertijd wordt, mits beschikbare capaciteit, vanuit de lijnorganisatie ook gewerkt aan onderdelen ten behoeve van de digitale dienstverlening voor Inkomenszekerheid. Het doel blijft dus overeind, maar de route, het tempo en aanpak worden anders. De raad is reeds geïnformeerd over deze ontwikkelingen aan de hand van de raadsbrief met het kenmerk M2210-1522.

5

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

ADIDAS Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (1 van 2) Heel concreet betekent dit dat we met prioriteit binnen het programma ADIDAS de basisvoorziening voor Duurzame Uitstroom en Participatie binnen het Thomas concept gaan realiseren (Thomas DUP). Met deze basisvoorziening vernieuwen we de digitale dienstverlening ten behoeve van duurzame uitstroom en participatie van Rotterdammers in de bijstand. Ook faseren we hiermee de huidige applicatie Re-integratie Module Werk (RMW) uit. Binnen Thomas DUP zetten we ook standaard software uit de markt in waarmee de betere adviezen kunnen geven over mens- of arbeidsontwikkeling en inzet van instrumenten. Hiervoor wordt een marktuitvraag opgestart. Om de continuïteit van dienstverlening te kunnen waarborgen, wordt gewerkt aan het verlengen van de beschikbaarheid van RMW ná eind 2023.

6

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

ADIDAS Oordeel Projectmanager

Oordeel Directie Middelen en Control

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: T.B. Versnel

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 1 van 2) Toelichting afwijking Kwaliteit: Thomas/ALO dient ter vervanging van Edison en draait stabiel. Edison is per 1 juli 2022 definitief uitgezet. Deze tijdsdruk heeft, in nauwe afstemming met de uitvoering, in specifieke gevallen geleid tot keuzes voor procesmatige oplossingen in plaats van geautomatiseerde. Sinds de oplevering van Thomas ALO zijn er meerdere release opgeleverd, waarmee een aantal bevindingen zijn weggewerkt. Voor de realisatie van Thomas DUP is een nieuwe senior projectmanager gestart. Hij zal op basis van de lessons learned uit Thomas ALO het voortbrengingsproces verder professionaliseren. Toelichting afwijking Geld: De uitloop van Thomas/ALO en de daarop genomen maatregelen leiden tot extra kosten in de realisatie van 86K per maand. Hiervoor is een reservering opgenomen in de begroting van Sociaal Digitaal. Daarnaast zijn er door de uitloop van Thomas/ALO maandelijkse exploitatiekosten voor het langer gebruiken van Edison. (65K per maand). Deze kosten kunnen geabsorbeerd worden binnen het financieel kader van digitaliseringsopgave van W&I. De activiteiten voor Thomas DUP zijn opgestart. In de prognose wordt rekening gehouden met de kosten voor de aanschaf van licenties. Hiervoor is aanvullende dekking gevonden binnen W&I. De hoogte van de kosten is gebaseerd op indicatieve bedragen uit de markt.

De daadwerkelijke kosten zullen bekend zijn bij gunning (2e helft november) van de opdracht en kunnen nog afwijken van het bedrag waar nu in de prognose rekening mee is gehouden. In de komende periode wordt in kaart gebracht of er in 2023 met intensivering van de inzet van expertise en middelen een eventuele versnelling kan worden aangebracht. Door de eerdere uitloop in het programma gaat het systeem RMW bij Wigo4it naar verwachting een jaar later dan financieel was voorzien. De extra kosten die nodig zijn om deze dienstverlening af te nemen is onder meer afhankelijk van het aantal steden dat ook volgend jaar langer gebruik zal gaan maken van RMW. Streven is om deze extra kosten op te vangen binnen het financieel kader van digitaliseringsopgave van W&I.

7

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

ADIDAS Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 2 van 2) Toelichting (afwijking) Risico’s: Door de herhaaldelijke uitloop van Thomas ALO is rond de zomer de koers van de digitaliserings-opgave aangescherpt en is een aantal risico mitigerende maatregelen getroffen. De belangrijkste maatregel is het aanbrengen van focus in de opgave. Op onderdelen zetten we standaard software in om complexiteit van zelf bouwen te beperken. Om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen, verlengen we de beschikbaarheid van RMW ná eind 2023. En op basis van de lessons learned werken we aan kwaliteitsverbetering Toelichting (afwijking) Tijd: Op basis van het haalbaarheidsonderzoek dat voor de zomer is uitgevoerd leveren we Thomas DUP eind volgend jaar op. Deze planning zal nauwlettend worden gemonitord.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Afgelopen zomer is binnen de directieraad ICT (W&I/MO en BCO) de herijking besproken van de verdeling van resources over de verschillende digitaliseringsopgaves. Het voorgenomen besluit is vervolgens afgestemd met de betrokken wethouders. Er is positief besloten op het voorgenomen besluit en Control kan zich vinden in de keuze om gezien de schaarste aan middelen – programmatisch - de focus nu op ADIDAS te leggen. Voor ADIDAS is met de afronding van Thomas/ALO en de start van DUP een nieuwe fase aangebroken. Een nieuwe projectorganisatie is hiervoor opgezet en de eerste stappen worden reeds gemaakt. De planning van het project loopt tot en met december 2023. De afhankelijkheid van externe partijen is beperkt, waardoor het team zelf aan het roer staat voor deze planning. De budgettering voor het project is tot en met einde looptijd vastgesteld, waarbij ook extra geld gereserveerd is voor eventuele hogere kosten ten aanzien van inkoop licenties. Voor de komende jaren is de prognose in evenwicht met de dekking. De Directie Middelen en Control heeft vertrouwen in de wijze waarop het project is vormgegeven en van start is gegaan en kan zich vinden in het oordeel van het projectteam.

8

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Datagedreven Werken (DGW) Doel Programma Het programma Datagedreven Werken (DGW) heeft tot doel om samen met clusters en BCO/IIFO een datagedreven gemeente Rotterdam te realiseren. We willen data gebruiken als ‘grondstof’ voor de bouw van slimme informatieproducten. Informatieproducten die ons helpen om allerlei actuele vraagstukken effectiever en efficiënter aan te pakken en zelf realtime aan te sturen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende cases binnen de gemeente Rotterdam in 2021; Dataplattegrond (data op kaart op wijkniveau), dashboard contractmanagement (cluster SB), dashboard Maatschappelijke Voorzieningen (cluster MO), Factorenmodel Jeugd (cluster MO), textmining producten en dienstencatalogus (cluster DV), voorspellen van instroom en doorstroom van uitkeringsgerechtigden (cluster W&I) Rotterdam Aardgasvrij Model en de WAT-kaart (cluster SO), Zo bouwen we transparant aan een leefbare stad en betere dienstverlening. Het programma DGW richt zich op de generieke voorzieningen en het ondersteunen van de organisatorische transformatie die nodig zijn om deze cases te realiseren. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik Resultaten: Er wordt uitvoering gegeven aan de Rotterdamse Datastrategie ‘Daden met Data’ 2021- 2025. Er zijn samen met de clusters 4 actielijnen geprioriteerd waaraan samen met BCO/IIFO en de clusters de uitvoering van de Datastrategie geïntensiveerd is.

Deze actielijnen betreffen; 1) technisch fundament (in de vorm van het Data en Analyse Platform Rotterdam – DAPR), 2) het Datafundament, 3) datakwaliteit en 4) privacy, compliance en ethiek. De communicatie over de uitvoering van de Datastrategie krijgt onder andere zijn beslag in het magazine Data010, dat samen met de clusters wordt gemaakt. In totaal zijn nu 3 edities uitgekomen. In april 2022 is de privacy governance voor datagedreven werken, d.t.v. de stuurgroep Privacy, vastgesteld in de Concerndirectie. Tevens is het ontwerp voor de datamanagementfunctie en de datagovernance vastgesteld in de stuurgroep Datastrategie. Beide governances zijn op elkaar afgestemd en vormen de basis voor het komende decennium voor het onder alle waarborgen werken met data binnen Rotterdam. Ook hebben we aandacht voor de ethische aspecten rond data en analyse. We hebben de DEDA (De Ethische Data Assistent) en IAMA (Impact Assessment Mensenrechten en Algoritmen) geïmplementeerd. Door programma DGW is een Europese aanbesteding uitgevoerd voor consultancy ondersteuning op het gebied van DGW. Hier kunnen alle clusters en BCO/IIFO gebruik van maken. De mantel is eind mei 2022 definitief geworden en bestaat uit de percelen DGW transformatie, Analytics, Datamangement en Geo. Vooruitblik: 1) 2022 staat het programma DGW in het teken van de transformatie naar datagedreven werken.

Concreet betekent dat, dat we veel inzetten op communicatie; nieuwe edities van het magazine, casebeschrijvingen en informatieve filmpjes. De volgende editie van het magazine Data010 staat gepland voor oktober 2022. Ook begin 2023 worden nog 2 edities gerealiseerd. Daarnaast blijven we de Data academie doorontwikkelen, voor bewustwording, basiskennis en voor de specialisten. We blijven de clusters begeleiden met het werken in de DACC’s (Data en Analyse Competentie Centra). In het najaar zal een evaluatie van de BI functie worden uitgevoerd, om zo goed mogelijk de aangereikte tools voor data en analyse te kunnen blijven benutten. 2) Daarnaast zal sterk worden ingezet op Datamanagement. De genoemde 4 actielijnen geven hier invulling aan. We verwachten in de komende periode sterk uit te breiden op data architecten, data engineers, privacy en compliance adviseurs en te investeren in het ontwikkelen van het DAPR en webservices (datakwaliteit).

9

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Datagedreven Werken (DGW) Oordeel Projectmanager

Oordeel Directie Middelen en Control

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: M.J.W. Struijvenberg

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Toelichting afwijking Risico’s: M.b.t. risico’s wordt oranje gerapporteerd. Reden is dat voor DAP’R onder andere gebruik gemaakt wordt van het Azure platform binnen Rotterdan. Op dit platform is cost management nog niet gerealiseerd. Dat betekent dat er onvoldoende waarborgen zijn om de kosten die gepaard gaan met een cloud dienst (kosten navenant gebruik) te beheersen. Momenteel is het gebruik op Azure nog beperkt, maar mochten er grote cases komen dan is het risico aanzienlijk. Momenteel wordt samen met IIFO gewerkt aan het op korte termijn implementeren van een aantal maatregelen. Waarmee de grootste risico’s gemitigeerd worden.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Het programma wordt conform totaalplanning uitgevoerd en het projectbudget is toereikend om het programma volgens plan op te leveren. Met betrekking tot risico’s kan de Directie Middelen en Control zich vinden in het oordeel van het programmamanagement. Momenteel zijn er nog weinig cases op DAP'R maar voorzien is dat dit volume gaat toenemen en daarmee ontstaat, bij gebrek aan een gedegen cost management structuur, een aanzienlijk financieel risico. Inmiddels wordt er gewerkt aan maatregelen om de grootste risico’s te ondervangen. In de volgende rapportage verwachten wij dan ook dat dit aspect geen groot risico meer zal zijn. Verder zijn er eerder risico’s gerapporteerd met betrekking tot het kunnen werven van voldoende en kwalitatief personeel, zoals beoogd voor de invulling van de actielijnen. Deze functies zijn vooralsnog (deels) ingevuld met externe inhuur, opgenomen in de begroting en daarmee tot dusver gemitigeerd. De Directie Middelen en Control adviseert het programmateam het risicoregister verder aan te vullen en op korte termijn een risicosessie te organiseren.

10

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Digitale Stad Doel Programma Het doorlopen van een innovatietraject waarin allerlei (real-time) datastromen op gestandaardiseerde wijze ontsloten en zichtbaar gemaakt worden door middel van een 3D Digital Twin dataplatform met een datamarktplaats. Hierbij onderzoeken we ook de mogelijke rol(len) van de overheid en hoe zij vervolgens anderen kunnen stimuleren om (met hen) mogelijkheden te ontdekken. Op een innovatieve wijze gaan we de nieuwe realiteit tegemoet en leren voortdurend van het innovatietraject. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 1 van 3) Spoor 1 Ontwikkeling van een Open Urban Platform (OUP) met 3D Digital Twin. • •

Aanbesteding Ontwikkeling OUP is gestart. In de afgelopen periode hebben de dialoogfase afgerond, er zijn in totaal 4 dialoogrondes geweest. We starten binnenkort met de derde fase van de aanbesteding, de gunningsfase. Grenzeloos Datalandschap: Er wordt gewerkt aan het opzetten van een aantal use cases, het uitwerken van een architectuur op hoofdlijnen , oprichting van het programmabureau en het opbouwen en uitbreiden van het netwerk van stakeholders.

Spoor 2 Ontwikkeling nieuwe toepassingen (o.b.v. de Digital Twin) • • • • •

Co-creatie. Het prototype is genoeg ontwikkeld om pilots in de praktijk samen met Rotterdammers uit te voeren. Daarnaast is gestart met de besluitvorming over de volgende fase, de Minimal Viable Product. Vergunningen check service: Het prototype is in juni afgerond. Er is een programma van eisen voor de vergunning-controle-service opgesteld. Plan van Aanpak voor de 3-de fase, de Minimal Viable Product,is opgesteld, De financiële paragraaf vergt nog aandacht. SAFE 3D Rdam / DE-RISC: het prototype zal een omgeving bevatten, waarin het 3D stadsmodel samen gebracht kan worden met data over realtime aanwezigheid en 3D indoor. Daarbij is de Veiligheidsregio als belangrijkste toekomstige gebruiker nadrukkelijk betrokken.. Er wordt en is gekeken naar diverse mogelijke subsidiestromen, mede door verbreding van het aantal use cases onder de bredere vlag van DERISC Nieuwbouwplannen app: De ontwikkeling van het prototype is gestart. Daarvoor is gebruik gemaakt van het nieuwbouwplan “Piekstraat’. In deze fase zal naast de technische doorontwikkeling van de app zelf, ook een uitgebreid gebruikersonderzoek uitgevoerd worden. De resultaten daarvan zullen worden meegenomen naar de 3e fase, de ontwikkeling van een Minimal Viable Product. Ook zal dan een definitieve beheeromgeving, inclusief opslagfaciliteiten voor BIM-modellen, moeten worden ingericht.

Wat daarvoor nodig is, zal nog in deze 2e fase i beeld worden gebracht. het prototype is gereed, het gebruikersonderzoek wordt nu uitgevoerd.

11

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Digitale Stad Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 2 van 3) • •

•

•

Digital Twin Duurzaamheid, het prototype voor de Digital Twin-viewer is opgeleverd. Het achterliggende dataconcept is bekend, maar nog niet georganiseerd. Het plan van aanpak voor het geheel, inclusief DT Duurzaamheid is recent geactualiseerd. Generieke databronnen: energiebesparingspotentieel en zonnepotentieel op pandniveau: De data m.b.t. energiebesparingspotentieel zijn op pandniveau beschikbaar, waarmee de 1e fase is afgerond. De 2e fase is gestart. Samen met de afdeling Duurzaamheid wordt bekeken hoe deze data zinvol berekend en toegepast kunnen worden. De gemeente Rotterdam is gevraagd mee te doen in de ontwikkeling van een nationale Digital Twin Fysieke Leefomgeving (nDTFL). Zij zien ons als een voorbeeld voor de nDTFL ontwikkeling, en willen graag dat we meedoen. De inzet op korte termijn is dat iemand vanuit nDTFL gaat meedraaien in het projectteam voor de pilot in Prinsenland en Het Lage Land. Digital Twin Onderwater: samenwerking met o.a. ministerie van defensie, politie, Veiligheidsregio en Havenbedrijf. Aan het plan van aanpak wordt invulling gegeven.

Spoor 3: Kennistrajecten en programma ondersteuning (communicatie, organisatie, financiën) •

•

• •

Kennistrajecten: Het doorlopende onderzoekstraject met Rotterdam School of Management van de EUR gaat ook dit jaar weer door. De nieuwe uitdaging is om deze samenwerking uit te bouwen naar een meer structureel proces. Ook dit studiejaar zullen ongeveer 5 studenten hun masteronderzoek afronden. Kennistraject Erasmus Universiteit, TU Delft en Erasmus Medisch Centrum (DERISC): In een consortium van kennisinstellingen, aangevuld met de Veiligheidsregio en gemeente, wordt gewerkt aan een brede onderzoeksagenda rondom gebouw- en sensordata. Hoe kunnen slimme datamodellen helpen het ontwerp, beheer/gebruik en sloop van gebouwen te verbeteren? Kennistraject Hogeschool Rotterdam BIM-Geo: Voorbereiding voor een nieuw onderzoekstraject met Hogeschool Rotterdam in 2023 waarin de relatie tussen BIM en geo centraal staat: hoe kunnen deze twee ‘data-werelden’ elkaar versterken? Wat is daarvoor nodig? Kennistraject Hogeschool Rotterdam User Interface & Experience Design: Samen met de HR is de gemeente een onderzoek gestart naar user interfaces en experience design. Hoe ziet een digitale belevingsomgeving eruit? Hoe bouw je die op? Welke interface met gebruikers is nodig? Vanaf september 2022 werken vanuit de HR diverse studentengroepjes (3e jaars) steeds 3 a 4 maanden aan verschillende deelvragen.

Dit zullen meerdere groepjes per jaar zijn, afhankelijk van het aantal inschrijvingen van studenten.

12

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Digitale Stad Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 3 van 3) •

•

• •

• •

• •

Kennistraject Center for BOLD Studies Maatschappelijke vraagstukken rondom Digital Twins: Het Center for BOLD studies heeft een NWOaanvraag ingediend, waar Rotterdam aan deelneemt. Daarbij staat de maatschappelijke impact en bijkomende vraagstukken rondom het concept en gebruik van (Urban) Digital Twins centraal. Rotterdam is een belangrijke use case binnen deze studie. We verwachten een kritische blik rondom (her)gebruik van DT-data, maar aangezien we een verantwoorde ontwikkeling van het OUP voorstaan, kunnen we hier tegelijkertijd veel van leren. Begin 2023 wordt bekend of de NWO aanvraag is gehonoreerd. Kennistraject Sharing Cities Allience Metaverse & de stad: De metaverse is een nieuw begrip dat snel opkomt. En het lijkt een soort paraplu waaronder verschillende digitale ontwikkelingen samenkomen, zoals immersive tech, AI, quantum computing etc. Maar wat is het precies? En wat betekent dat voor de stad en haar opgaven? Welke rol als overheid hebben we hierin? Rotterdam heeft samen met de Sharing Cities Allience daarom een eerste kennissessie georganiseerd rondom het thema ‘Metaverse & de stad’, om hier met het kennisnetwerk alvast over na te denken.. Kennissessies: Jaarlijks worden 3 tot 4 kennissessies georganiseerd voor het kennisnetwerk van Digitale Stad.

Dit betreft interne collega’s, collega’s van de diverse betrokken kennisinstellingen, andere overheden en een enkel bedrijf. Elke keer staat daarbij een ander thema centraal. In 2022 zijn tot nu toe 2 kennissessies georganiseerd, de eerste over digitale participatie en de tweede over de metaverse & de stad. Beide bijeenkomsten zijn redelijk goed bezocht met respectievelijk 80 en ruim 100 deelnemers Communicatie: er is een nieuwsbrief, de communicatie-uitingen worden momenteel geactualiseerd en verbetert en is een communicatieplan Diverse samenwerkingsmogelijkheden met collega’s, internationale en nationale steden en instellingen zoals Erasmus Center for Data Analytics (ECDA), binnen gemeente Rotterdam (CDO-office, programma’s Data Gedreven Werken, Smart City,), Eurocities, Hogeschool Rotterdam, BOLD, VNG, IPO, EU om kennis te vergaren en te creëren Een voorbeeld hiervan is gezamenlijk Europese aanvraag UDI Eindhoven, KDC Utrecht en Rotterdam in het kader van de European Digital Innovation Hubs (EDIH’s).die is gehonoreerd. Rotterdam is lid van het Consortium DUETTE, gezamenlijk is er een EU subsidieaanvraag ingediend.

13

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Digitale stad Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: M.J.W. Struijvenberg

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Toelichting afwijking Geld: Oranje heeft betrekking op het feit dat de Digitaliseringsagenda de periode 2022-2023 bestrijkt. Hierdoor valt 2024 buiten de huidige periode van de Digitaliseringsagenda, hier heeft de Stuurgroep Datastrategie al aandacht voor. Oranje betekent hier dus niet dat er op korte termijn sprake van een overschrijding. Toelichting afwijking Risico’s: Het beheer aspect ‘Risico’s’ wordt beoordeeld op oranje, aangezien innovatieve projecten door het vernieuwende, iteratieve karakter van het proces, continue een zekere mate van onzekerheid in zich hebben.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Het programma verloopt naar tevredenheid van de PM. De stappen in de aanbesteding van het Open Urban Platform (OUP) zijn inzichtelijk. Het programma stuurt op gunning eind dit jaar. Aandachtspunt blijft om met de digitaliseringsagenda 2024 aanvullend budget te ontvangen. Met de gunning van het OUP neemt het programma hier al een voorschot op maar voor dekking zijn afspraken in de Stuurgroep gemaakt. Het oordeel van projectcontrol komt overeen met die van de PM.

14

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

DWARSS (Digitaal Werken Aan de Rotterdamse Samenwerking en Service) Doel Programma Zaakgewijs werken draagt bij aan verbeterde dienstverlening voor Rotterdammers. Dwars door de organisatie werken we, op een eenduidige manier, aan zaken van de Rotterdammers. Dit doen we met behulp van een centraal systeem gebaseerd op common ground principes. Hierdoor hebben Rotterdammers 24/7 statusinformatie over al hun gemeente-zaken, ervaren ze snellere doorlooptijden, en worden ze minder van kastje naar muur gestuurd. Om het systeem steeds beter te laten aansluiten bij de eisen en wensen van deze tijd en te laten werken in de context van de digitale transformatie, zijn we samen met de vereniging Dimpact aangesloten bij de landelijke transitie op basis van common ground. Daarom is RAVE gestart, nu nog een voorbereidend project onder de vlag van DWARSS, maar vanaf 2023 als progamma wat vol gas geeft. Met behulp van RAVE ((Rotterdamse Aanpak Vervanging Esuite) brengen we common ground in praktijk door ons eSuite zaaksysteem stap voor stap op te knippen en per component te vervangen door Open source onderdelen. Dit doen we onder de vlag van Dimpact met 22 gemeenten in Nederland in het programma Beyond23 en in Rotterdam vertaalt zich dat naar RAVE.

Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 1 van 2) In het document Realisatie en planning is de actuele stand van zaken beschreven De oorspronkelijke opgave uit 2017 ronden we in oktober af. In de afgelopen vijf jaren heeft DWARSS het volgende neergezet: 1) grootschalig concernbreed zaakgewijs werken = gelukt want burgers kunnen 94% van onze producten en diensten ook volledig digitaal afhandelen en er zijn inmiddels al meer dan 1 miljoen zaken behandeld. Alle clusters werken zaakgewijs. 2) sinds 2020 is meer gestuurd op effect en kwaliteit bij zaakgewijs werken voor die dienstverlening. Er kunnen klanttevredenheidsmetingen worden uitgevoerd en met de data die dat oplevert worden processen verbeterd. Er is tweetalige dienstverlening aangeboden en we voldoen aan de eisen van wettelijke voorschriften voor toegankelijkheid. Proceseigenaren blijven continue verbeteren samen met de collega’s van concern dienstverlening. Er is een concern dashboard zaakgewijs werken. 3) In 2021 is ook aangekondigd dat de opgave van programma DWARSS afloopt in 2022. De lijn pakt over met doorontwikkeling (zie bullet 2 + op systeemgebied staat het expertisecentrum zaakgewijs werken klaar bij BCO).

15

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

DWARSS (Digitaal Werken Aan de Rotterdamse Samenwerking en Service) Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 2 van 2) Daarom kunnen we nu concluderen dat DWARSS is geslaagd in haar opzet en als programma gaat stoppen. Binnen tijd en budget. Per 1 januari 2023 is exploitatiebudget overgeheveld aan BCO en is er nog project budget wat besteed zal gaan worden aan RAVE ten behoeve van moderniseren en vervangen van het systeem. In de komende 3 maanden gaan we testen met de eerste nieuwe onderdelen van dat systeem voor zaakgewijs werken. Dimpact heeft het afgelopen half jaar een andere strategie omarmd die realistischer is. Gevolg daarvan is wel dat de eSuite in 2023 nog niet is vervangen. In 2023 loopt wel de programma budgettering van de DA DWARSS af en moet in het proces voor 2024 en verder bekeken worden wat de plannen, doelen en budgetten zijn om RAVE af te ronden. Dat wordt meegenomen in de ronde om te komen tot een nieuwe digitaliseringsagenda.

16

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

DWARSS (Digitaal Werken Aan de Rotterdamse Samenwerking en Service) Oordeel Projectmanager

Oordeel Directie Middelen en Control

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: M.J.W. Struijvenberg

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Geen afwijkingen.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Dit is de laatste MIP-rapportage dat DWARSS zal worden meegenomen. Het programma is bijna afgerond en zal doorgaan als RAVE met een nieuwe scope en focus. De directie middelen en control sluit zich aan bij het oordeel en de constateringen van het projectteam, waarbij het verder vormgeven van de afronding van de vervanging van de E-suite prioriteit heeft. Hiervoor staat RAVE aan de lat.

17

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Forza MOR Doel Programma Het programma Forza MOR is in juni van dit jaar van start gegaan en is nieuw in de MIP-rapportage. Het programma heeft tot doel de dienstverlengingsketen Meldingen Openbare Ruimte te verbeteren. Dat houdt in dat er verbeterde en/of nieuwe dienstverleningsconcepten worden ontwikkeld voor de Rotterdammer die zaken in de openbare ruimte wil melden om op te lossen. Evenals de wijze waarop de verschillende afdelingen van Stadsbeheer (SB) dit als een keten kunnen uitvoeren. Het programma zet niet alleen in op techniek, maar ook op de verandering van mens en organisatie. Naast de gefaseerde vervanging van MSB(meldingen Systeem Buitenruimte) (techniek) is er dus aandacht voor uniformering en vastlegging van processen, de organisatorische veranderingen en voor het opleiden en begeleiden van eindgebruikers (mens en organisatie). Deze samenhang vormt een integrale aanpak van het programma. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik De programma aanpak waarin de partijen samenwerken met als doel de dienstverleningsketen MOR te verbeteren is helder. Stadsbeheer heeft de verantwoordelijkheid om dienstverleningsconcepten te (her)ontwerpen en om de organisatorische en procesmatige veranderingen door te voeren die daarbij nodig zijn om de concepten te implementeren.

IIFO is als technische partner onmisbaar bij het bepalen van de technische mogelijkheden, het beheren van de te ontwikkelen techniek en misschien ook bij het ontwikkelen van nieuwe ondersteunende software. In de afgelopen maanden zijn we bezig geweest met het inrichten van het Programmateam, Beheerteam en het projectenteam. Tevens het ophalen van de wensen en eisen die er leven bij de uitvoerende teams binnen SB. Deze discovery resulteert in een Epic backlog. In de komende weken gaan we de epic’s prioriteren. Het projectteam voor beheer kan aan de slag met de integratie tussen MeldR en MSB. Dit willen we op zo’n manier opzetten dat berichtenverkeer vaker aankomt, de beide systemen een stuk stabieler worden en we in de toekomst makkelijker een ander systeem kunnen toevoegen aan de meldingsketen.

18

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Forza MOR Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Het Programma FORZA-MOR is opgestart eind juni dit jaar. In de huidige rapportage wordt er nog geen oordeel gegeven op de beheersaspecten vanuit Middelen en Control. Dit gebeurt voor het eerst in de volgende Monitor ICT Projecten.

19

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

GERS Doel Programma Binnen het programma zorgen voor de digitale dossiervorming van 90% van de daarvoor in aanmerking komende werkprocessen door met de clusters de dossiers papierarm in te richten, op orde te brengen en te centraliseren in het concern document managementsysteem DIVA. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik De uitrol van de diverse systemen die door het programma GERS zijn/worden uitgerold, DIVA (document managementsysteem), DIVA-BB (procesondersteuning voor Bestuurlijke Besluitvorming), Xential (documentcreatiesysteem op basis van sjablonen), MyLex (zoekfunctionaliteit) en digitale handtekening, is grotendeels afgerond of loopt goed. De inspanningen van de voorgaande jaren, waarbij is ingezet op bewustwording en belang van dossiervorming, hebben hun vruchten afgeworpen, en doen dat nog steeds. De uitrol van DIVA-BB bij de clusters, directie Veilig en CAMC is grotendeels afgerond. De koppeling van DIVA-BB met de griffiesystemen is momenteel technisch niet mogelijk; de ‘koppeling’ wordt via procedures opgelost. Het onderzoek over een koppeling met het bestuurlijke informatiesysteem loopt nog; bij de taken van de portefeuillehouders lopen we tegen de onmogelijkheden van SecureHub aan. Dit zal voor enige uitloop zorgen. Met betrekking tot documentcreatie zijn twee van de drie uit te faseren systemen definitief uitgezet.

Voor het laatste uit te faseren documentcreatiesysteem loopt nog steeds een traject. Intussen is documentcreatie systeem gekoppeld met een ander systeem dat niet in de oorspronkelijke scope van het programma was. De ontwikkeling en uitrol van DIVA als basis voor samenwerking aan dossiers, wordt verder gezet. Bij diverse clusters zal er tot het einde van het jaar verder uitgerold worden.

20

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

GERS Oordeel Projectmanager

Oordeel Directie Middelen en Control

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: M.J.W. Struijvenberg

Toelichting op beheersaspect groen (vanuit PM) Toelichting afwijking Geld: Voor onder andere de ontwikkeling van de koppelingen voor raad en college is een extra krediet aangevraagd. Toelichting afwijking Tijd: De ontwikkeling voor DIVA-Bestuurlijke Besluitvorming, met name de koppelingen met de systemen voor raad en college, nemen meer tijd in beslag. De koppelingen zijn nodig om het gehele bestuurlijk besluitvormingsproces optimaal digitaal te kunnen ondersteunen.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control De Directie Middelen en Control kan zich vinden in het oordeel van het projectmanagement. Het extra krediet is aangevraagd en dit wordt naar verwachting nog dit jaar toegezegd. De juiste acties zijn in werking gezet waardoor naar verwachting het programma GERS aan het einde van dit jaar volledig kan worden overgedragen aan de lijn.

21

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

GREAT Doel Project Implementatie van een nieuw toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk standaardsysteem in de Cloud voor de concernadministratie en de ondersteunende Financiën en Inkoopprocessen. Great is een groot en complex project met impact door de hele gemeente. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik Na een gedegen aanloopperiode is er november 2021 een contract getekend met een consortium onder leiding van Deloitte. Daarna is de projectorganisatie vormgegeven en is het project in februari 2022 gestart. In de periode daarna is veel aandacht gegaan naar het in detail uitwerken en vaststellen van de scope van het project. Op dit moment, eind september, is het project in de afsluitende fase daarvan. Naast deze technische kant van het project is sinds augustus de inzet op ‘de buitenkant’ van het project geïntensiveerd. Met de komst van de definitieve projectmanager en de nieuwe verandermanager is de bezetting in het project-mt op sterkte om cluster en andere belanghebbenden beter/intensiever te betrekken. Nu scope en impact steeds duidelijker worden wordt in de stuurgroep eind september besloten over het vervolg. Overwegingen hierbij zijn of uitbreiding/extra inzet of functionaliteiten opwegen tegen de consequenties (interne uren en budget). Hier zal richting bepaald worden, de uitwerking wordt eind 2022 verwacht.

22

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

GREAT Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: M.J.W. Struijvenberg

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Toelichting afwijking Geld: Het project heeft als gevolg van administratieve wijzigingen een tekort in de dekking van de businesscase. Dit is ontstaan in de periode van het opstellen van de businesscase tot nu. Deze bestaat deels uit het dubbel opnemen van dekking en deels uit een beperking in de mogelijkheid de kosten over de looptijd van het systeem uit te spreiden, waardoor er een piek in kosten zit in 2023. Voor de ontbrekende dekking die ontstaat door het dubbel opnemen van bedragen (+/- 1,2 mln) zoekt BCO in 2022 oplossingen binnen de eigen begroting. Daarnaast wordt het duidelijk dat extra geld nodig is. Dit bestaat uit extra interne uren die nodig zijn voor een goede implementatie, extra maatwerk om de beoogde functionaliteit te behalen en extra kwaliteit/functionaliteit ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Hoe hoog deze bedragen zijn is afhankelijk van de keuzes die komende tijd gemaakt worden en uitgewerkt worden voor het einde van dit jaar. Toelichting (afwijking) Tijd: Na een start waarin bemensing en wijze van aanpak tot enige vertraging heeft geleid, is er weer voldoende grip om de initiële planning (1-1-24 live) te halen. Toelichting (afwijking) Risico’s: Uiteraard zijn er risico’s in een project als deze.

Door het versterken/handhaven van de interne governance en werkafspraken zijn deze goed in beeld en worden deze op de juiste tafels besproken. Op dit moment zijn er geen risico’s waar geen oplossingsrichting/actie voor is.

23

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

GREAT Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Voor GREAT is dit de tweede MIP-rapportage sinds de start van de implementatie dit voorjaar. Geld - Het grootste zorgpunt is het budget. Er zijn kosten verschoven van latere jaren naar 2022/2023 en er is een dekkingstekort ontdekt in de oorspronkelijke businesscase door een dubbeltelling. Daarnaast kan door de hoeveelheid meerwerk/maatwerk en extra interne inzet het tekort hoger uitvallen. De exacte hoogte van deze extra kosten is nog niet inzichtelijk, maar het is waarschijnlijk dat het oorspronkelijke budget wordt overschreden. Het projectteam is momenteel bezig om alle issues te inventariseren en de exacte hoogte van het tekort inzichtelijk te krijgen. Hierop volgend wordt een voorstel uitgewerkt met inhoudelijke keuzes, het resterende tekort en wat de dekking hiervoor is/kan zijn. Hoewel de Directie Middelen en Control (DMC) constateert dat het (deels nieuwe) projectteam stappen en actie onderneemt om de bovenstaande issues te managen, zien wij ons gezien de grootte van de problematiek genoodzaakt het beheersaspect geld van oranje op rood te zetten. Risico’s - Op het gebied van risicomanagement werkt het projectteam met een transparant en voor alle projectmedewerkers toegankelijk risicolog. De belangrijkste risico’s die hierin worden opgenomen spelen ook een belangrijke rol in de besluitvorming.

Naast de grootste risico’s die hierin staan opgenomen constateert DMC, net zoals het projectteam, dat de opdrachtverlening en samenwerking met het consortium veel aandacht verdiend. Het projectteam geeft aan dat in de samenwerking vaak moet worden teruggewezen op eerder gemaakte afspraken. In combinatie met de huidige onzekerheid over de hoeveelheid meerwerk en de noodzakelijkheid daarvan, adviseert DMC om in de komende periode blijvend aandacht te besteden aan de knelpunten in de samenwerking met het consortium. Om deze redenen houdt DMC risico’s op oranje. Tijd - Het projectteam geeft aan voldoende grip op de planning te hebben. Bij DMC leven zorgen dat bepaalde (voor het op schema blijven lopen) belangrijke werkzaamheden niet worden uitgevoerd door de eerder genoemde financiële onzekerheid. Daarnaast adviseert DMC om in de voortgangsrapportages, naast statusupdates qua tijd per individueel spoor, ook standaard een overzicht op te nemen waarin wordt ingegaan op de status van het beheersaspect tijd van het project als geheel. Om deze redenen houdt DMC tijd op oranje. Kwaliteit - De kwaliteit die bij aanvang van het project werd beoogd lijkt tot dusverre te worden gehaald. De belangrijkste zorgen over de bemensing die er de vorige keer waren, zijn weggenomen. Om deze reden zet DMC kwaliteit van oranje op groen.

24

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) Doel Programma Om ervoor te zorgen dat medewerkers, burgers en bedrijven flexibel, digitaal en met de juiste competenties kunnen (samen)werken en informatie met elkaar kunnen delen, en om te kunnen voorzien in de digitale ambities van de clusters, is een toekomst vaste en schaalbare IT-infrastructuur nodig. Hierin wordt gefaciliteerd door het programma RDI om die veranderingen teweeg te brengen via een viertal projectsporen op het gebied van toegang tot systemen, de digitale werkomgeving, de integratie van data en werkomgevingen en de IT infrastructuur. Uiteindelijk zullen zowel medewerkers van gemeente Rotterdam als burgers, bedrijven en ketenpartners hiervan profiteren. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 1 van 2) Hierbij de actuele ontwikkelingen en vooruitblik van de 4 RDI projectsporen van het programma in volgorde van de Pyramide lagen: Identity Accesmanagement (IAM): o Het IAM-platform voor burgers/bedrijven zal vanaf oktober in productie gaan, waarna applicaties als mijn loket, Digi-d, e-herkenning gefaseerd gemigreerd zullen gaan worden via deze nieuwe oplossing. Hiermee is de technische voorziening gereed waarmee de komende tijd de juiste mensen, op het juiste moment, met de juiste rechten en met de juiste redenen toegang tot de juiste voorzieningen en faciliteiten.

We gaan hiermee ook voldoen aan de aangescherpte security eisen en wet- & regelgeving. o Bijzonder Resultaat: In een demo is al aangetoond dat gemachtigden via digitale balie op een veilige manier zaken kunnen aanvragen voor burgers die niet fysiek aan de balie kunnen verschijnen. Wij zijn er als Gemeente Rotterdam als eerste Nederlandse overheid die dit voor elkaar hebben gekregen om dit volgens een wettelijke en veilige manier te voorzien. De demo zal verder uitgewerkt worden om deze voor de hulpbehoevende burgers van Rotterdam beschikbaar te stellen. Er zal ook grote interesse zijn op landelijke en gemeentelijk niveau! o Verder zijn we bezig met de afronding van het IAM-platform om rolgebaseerde toegang voor medewerkers mogelijk te maken. De oplevering wordt in oktober verwacht, zodat we kunnen gaan starten met de eerste pilot bij het cluster MO en mogelijk ook DV. Door gebruik te gaan maken van het IAM-platform wordt Rol Gebaseerde dienstverlening voor een cluster ingericht, waardoor wij gaan voldoen aan security eisen, wie heeft toegang tot welke data en applicaties. Daarmee moet bijvoorbeeld ook het aantal datalekken verminderd gaan worden.

25

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 2 van 2) Doorontwikkeling Werkomgeving (DWO): De deelprojecten van de doorontwikkeling DWO worden onder regie van het programma RDI ten uitvoer gebracht; o Richting het einde van het jaar zullen de medewerkers van Rotterdam een aantal veranderingen gaan merken mbt hun digitale werkplek, om het Anders werken en de nieuwe behoefte in het digitale (samen)werken nog beter te kunnen ondersteunen. o Vanaf september zijn we gestart met het migreren van de gebruikers mailboxen naar Exchange Online (cloud). Dit is een meerjarig traject vanwege de grote hoeveelheid mailboxen en de omvang daarvan. o In het derde kwartaal gaan de medewerkers van gemeente Rotterdam over naar een nieuwe Multi Factor Authenticatie oplossing van Microsoft. o Vanaf 1 oktober worden alle medewerkers van Rotterdam die in het bezit zijn van een laptop voorzien van de nieuwe DWO laptop (dan wel het updaten van de bestaande laptop). Om de 11.000 medewerkers hierin te begeleiden zullen we zeker tot het 2de kwartaal van 2023 bezig zijn met de uitvoering hiervan. o In het laatste kwartaal van 2022 worden de medewerkers geïnformeerd over de verandering van het inloggen op de Citrix werkplek.

In navolging van de DWO laptop zullen we voor de centrale werkomgeving overstappen naar een nieuw concept (gebaseerd op de zogenaamde VmWare oplossing). Hybride Integratie Platform (HIP): o Het Hybride Integratie Platform bestaat uit meerdere integratiemiddelen. Het meest gevraagde integratiemiddel (de API-ESB gateway) is om zowel vanuit de clusters als partners van gemeente Rotterdam te kunnen koppelen met andere applicaties en systemen, deze API-ESB gateway wordt nu geïmplementeerd. Ook voor het kunnen delen van data onderling is dit integratiemiddel van essentieel belang. Verwacht wordt deze in oktober gereed te hebben voor de clusters en projecten die hier met smart op zitten te wachten om hier gebruik van te kunnen maken. Hiermee laten we ook een praktische invulling van de common ground principes zien. o Verder worden de voorbereidingen getroffen voor het uitwerken van de volgende integratiemiddelen als Ketenmonitoring en Internet of Things (IoT) Gateway (belangrijk voor de Digitale Stad). Datacenter (DC): o Het project is bezig met de voorbereiding van de aanbesteding van een managed private cloud omgeving, om in de toekomst afscheid te kunnen nemen van de eigen fysieke datacenters in de stad.

26

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: M.J.W. Struijvenberg

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Geen afwijkingen.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Het programma verloopt naar tevredenheid. De programma organisatie is doordacht ingericht. Met het programma team en de stuurgroep zijn recent in twee sessies de risico’s geïnventariseerd. Als risico kwam naar voren dat de afhankelijkheden tussen de RDI projecten en met andere projecten niet voldoende compleet in beeld zijn. Dit is overigens ook een reden geweest om het programma RDI in te richten. De PM heeft aanvullend diverse workshops georganiseerd om dit aan te scherpen. Een aandachtspunt blijft om voldoende kwalitatief personeel op de projecten te hebben en te behouden.

27

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Sorga Doel Programma Eind 2019 heeft de Algemene Deelnemers Vergadering van Wigo4it besloten om de G4 samenwerking op het gebied van de IT-dienstverlening voor de domeinen Klantinteractie, Werk en Zorg te stoppen. Van de huidige drie gebruikers van Socrates Zorg hebben Utrecht en Den Haag aangegeven niet verder te gaan met Wigo4it. Rotterdam heeft het besluit genomen wel door te gaan met de verdere ontwikkeling van Sorga, het overnemen van de applicatie en het ondersteunende ontwikkelteam. Risico’s

Om dit te kunnen realiseren is het Programma Sorga in het leven geroepen. Vanuit het programma richten wij ons op: 1. De transitie van W4 (WiGo4It) naar G1 Rotterdam: - Personeel (HR) - Technische transitie Sorga in Rotterdam (IIFO) - Juridische borging (JD/HR) - Financiën - Communicatie 2. Ontvlechten en doorontwikkelen van Sorga 3. Ontwikkelen Inkoop WMO module: realisatie 1-7-2022 in relatie tot Sorga 4. Implementatie Sorga in Rotterdam. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik In de periode juni t/m september 2022 heeft implementeren van de productgroepen Doelgroepenvervoer, Hulpmiddelen huur en Financiële maatwerkvoorzieningen centraal gestaan. Door blokkerende bevindingen in juli, is de release uitgesteld en moest hard gewerkt worden aan het oplossen en opnieuw implementeren van genoemde productgroepen. Op 15 oktober 2022 zullen deze productgroepen alsnog geïmplementeerd worden.

28

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Sorga Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: R. Buijt

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Toelichting afwijking Geld: Maandelijks worden de financiële prognoses bijgewerkt. Door de uitloop van het programma en de maandelijks daaraan gekoppelde kosten overschrijdt het programma momenteel het beschikbare budget met ruim 1,1 miljoen euro. Op het totaal al in 2023 nog €500.000 extra gevraagd worden voor de totale ontvlechting. De overschrijding inclusief nog verdere verwachtte overschrijding is in beeld. Voor dit tekort wordt gewerkt aan een voorstel in het DTMO. Toelichting afwijking Tijd: Door samenloop van het programma ontvlechting Socrates Zorg en programma nieuwe inkoop Jeugdzorg was het noodzakelijk om personele resources te schuiven. Dit heeft ervoor gezorgd dat de ontwikkelsnelheid aan de kant van het programma ontvlechting Socrates zorg omlaag is gegaan. Dit betreft een tijdelijke situatie die vanaf medio november/december weer omgezet kan worden. Dit effect is echter niet in te lopen waardoor het programma is vertraagd naar oplevering in maart 2023. Elke twee weken wordt de voortgang besproken in de stuurgroep ontvlechting Socrates Zorg.

29

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Sorga Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Kwaliteit De Directie Middelen en Control houdt kwaliteit op groen. Geld In de vorige MIP-rapportage verwachtte het programma een tekort van ruim €500.000 euro. Dit tekort is momenteel opgelopen tot €1,1 miljoen euro. Voor de overschrijding zal binnen het cluster Maatschappelijk Ontwikkeling dekking moeten worden gezocht. Dit tekort kan nog verder oplopen door onzekerheden ten aanzien van de leverancier. Voor de onderhoudskosten na oplevering van het project moet nog steeds dekking worden gezocht. Gezien de grootte en looptijd van de problematiek rondom het beheersaspect “geld” zet de Directie Middelen en Control Geld van oranje op rood. Momenteel wordt gewerkt aan een voorstel richting het DTMO om dit tekort op te lossen. Tijd Vertraging van het programma heeft geleid tot een overschrijding van budget waardoor het dekkingstekort is ontstaan. Programmamanagement prognosticeert eind maart als einddatum. De einddatum is ten opzichte van de oorspronkelijke planning meerdere malen bijgesteld en er is geen ruimte meer voor verdere uitloop van het programma. Het beheersaspect Tijd blijft om deze reden een zorgpunt en op oranje staan. Risico’s Het programmateam heeft de risico’s en impact van doorgaan volgens de huidige koers binnen het programma in kaart gebracht.

Deze blijven echter zodanig dat de Directie Middelen en Control het beheersaspect Risico’s ten opzichte van de vorige MIP-rapportage op oranje houdt. Er bestaan veel afhankelijkheden van de omgeving. Dit zorgt ervoor dat er ondanks mitigerende maatregelen niet altijd goed kan worden gestuurd.

30

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Vervanging Handhavingssystemen Doel Programma Het doel van dit programma is niet alleen te komen tot een toekomstbestendig applicatielandschap binnen de afdeling Handhaving, maar vooral ook te komen tot een eenvoudige en eenduidige manier van werken voor de toezichthouders en handhavers op straat, zodat zij efficiënter hun werk kunnen doen. Ook is een belangrijk doel van dit programma om meer inzicht te krijgen in de diverse werkzaamheden en daarmee de mogelijkheid voor het management beter te kunnen sturen op de effectiviteit van de inzet van toezichthouders en handhavers. Ook waarnemingen, bijvoorbeeld als er geen bijzonderheden zijn geconstateerd, moeten geregistreerd kunnen worden en vervolgens dienen als sturingsinformatie. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik Binnen het programma wordt vooral gestuurd op kwaliteit: liever een goed systeem wat volledig voldoet aan de doelstellingen van het programma en later wordt opgeleverd, dan een systeem wat weliswaar op tijd wordt opgeleverd, maar niet de gewenste kwaliteit heeft. Mede als gevolg hiervan is de planning al diverse keren opgeschoven en heeft de leverancier zich niet gehouden aan gemaakte afspraken en deadlines. Ook na de officiële ingebrekestelling en het opleggen van een boete door de gemeente Rotterdam is een aantal belangrijke deadlines niet gehaald.

De vraag of de leverancier überhaupt in staat is om dit programma conform de afspraken en aangegane verplichtingen te voldoen wordt steeds urgenter. In de vorige rapportage is aangegeven dat de gemeente Rotterdam en de leverancier om antwoord op deze vraag te krijgen een Quality Control (externe audit) zouden houden. Op basis van een advies van de jurist van de gemeente is de start van dit onderzoek uitgesteld en is er nu toch voor gekozen om eerst nog een keer met de leverancier om tafel te zitten en een aantal afspraken voor de korte termijn te maken. Op basis van de resultaten zal er een besluit genomen worden of en hoe het programma voort te zetten en mogelijk zelfs stop te (moeten) zetten. Bij de keuze voor voortzetting zal Quality Control nog steeds een rol spelen. Ondanks dat de kans op deze mogelijkheid dit programma te stoppen steeds groter wordt blijft de focus verder liggen op het verder inrichten van de werkprocessen, het functioneel testen en aansluitend de gebruikerstesten en opleiden van alle circa 450 gebruikers van het nieuwe systeem. Buiten de technische veranderingen voor de organisatie is er ook veel aandacht voor de organisatorische veranderingen en de nieuwe werkprocessen.

31

Terug naar totaaloverzicht

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Vervanging Handhavingssystemen Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Risico’s

Risico’s›

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: V.P.G. Karremans

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 1 van 2) Toelichting afwijking Kwaliteit: Binnen het programma wordt vooral gestuurd op kwaliteit: liever een goed systeem wat volledig voldoet aan de doelstellingen van het programma en later wordt opgeleverd, dan een systeem wat weliswaar op tijd wordt opgeleverd, maar niet de gewenste kwaliteit heeft. Mede als gevolg hiervan is de planning al diverse keren opgeschoven en heeft de leverancier zich niet gehouden aan gemaakte afspraken en deadlines. Ook na de officiële ingebrekestelling en het opleggen van een boete door de gemeente Rotterdam is een aantal belangrijke deadlines niet gehaald. In de afgelopen periode is er weliswaar een kleine vooruitgang geboekt, maar de gemeente Rotterdam vraagt zich steeds meer af of de leverancier sowieso wel in staat is de geëiste en, via de Europese aanbesteding, toegezegde kwaliteit binnen een afzienbare periode te leveren. Toelichting afwijking Geld: Zoals in de vorige rapportage al is aangegeven zijn en worden er door de verdere uitloop van dit programma extra kosten gemaakt. Een deel van deze kosten wordt gedekt door de boete die aan de leverancier is opgelegd. Voor het resterende deel is een verhoging van het krediet aangevraagd. Mocht het besluit om dit programma daadwerkelijk te stoppen genomen worden dan zijn de financiële consequenties groot.

Ook de noodzaak om een aantal van de huidige applicaties aan te passen of vervangen blijft, in het bijzonder vanwege privacy- en securityeisen, bestaan. De gemeente neemt hierbij op dit moment alle mogelijk maatregelen om deze kosten te beperken.

32

Juni 2022 t/m september 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Vervanging Handhavingssystemen Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 2 van 2) Toelichting afwijking Tijd: Binnen het programma wordt vooral gestuurd op kwaliteit: liever een goed systeem wat volledig voldoet aan de doelstellingen van het programma en later wordt opgeleverd, dan een systeem wat weliswaar op tijd wordt opgeleverd, maar niet de gewenste kwaliteit heeft. Mede als gevolg hiervan is de planning al diverse keren opgeschoven en heeft de leverancier zich niet gehouden aan gemaakte afspraken en deadlines. Ook na de officiële ingebrekestelling en het opleggen van een boete door de gemeente Rotterdam is een aantal belangrijke deadlines niet Risico’s gehaald. De leverancier en de gemeente Rotterdam zijn overeengekomen de komende periode alleen nog te sturen op het in de aanbesteding vastgestelde programma van eisen en niet ook te proberen alle nieuwe wensen direct mee te nemen voor oplevering. Gemeente Rotterdam heeft de leverancier opgedragen op basis hiervan een nieuwe planning op te stellen en deze is eind september voorgelegd aan de gemeente. Deze wordt de komende tijd tussen gemeente en leverancier besproken. Toelichting afwijking Risico’s: Het telkens niet halen van de deadlines heeft de vraag opgeroepen of de leverancier überhaupt in staat is om dit programma conform de afspraken en aangegane verplichtingen te voldoen.