[22bb006014] Handreiking Wijkraden tbv cie BOFV 220922

38

Grote bewonersinitiatieven van 2.500 tot 20.000 euro Voor bewonersinitiatieven tussen 2.500 en 20.000 euro stelt u samen met de wijkmanager jaarlijks per categorie en per stemronde de verdeling van het budget vast. Daarnaast controleert u of de initiatieven passen binnen het wijkakkoord. Als dit niet het geval is, adviseert u de wijkmanager hierover. De wijkmanager controleert of de aanvraag compleet is en regisseert ook hier het proces van advisering. Welke bewonersinitiatieven uiteindelijk worden uitgevoerd, beslist de wijk door te stemmen op hun favoriete initiatief. Meer informatie Op Mijn Rotterdam en op Opzoomer Mee staat meer informatie. Ook is er een gereedschapskist te vinden voor initiatiefnemers. In deze gereedschapskist staan onder andere voorbeelden, spelregels en tips voor het indienen van een bewonersinitatief. Heeft u als wijkraadslid vragen over de bewonersinitiatieven? Dan kunt u die ook stellen aan de wijknetwerker of Opzoomer Mee via uw wijkraadscoördinator.

Handreiking Wijk aan Zet

39

Integriteit en gedragingen

Integriteit en gedrag: de basis

Als wijkraadslid heeft u een voorbeeldfunctie. U dient het algemeen belang van de stad en de wijk die u vertegenwoordigt. Wijkraadsleden handelen integer. U bent transparant, onafhankelijk, gaat zorgvuldig om met informatie en behandelt bewoners en organisaties allemaal gelijk en met respect.

Handreiking Wijk aan Zet

Integriteit gaat niet alleen over het naleven van regels. Niet altijd is alles wat mag ook gepast. Stel uzelf daarom altijd de vraag: deugt het? Ook wanneer het mag volgens de regels. Dilemma’s kunt u bespreken met uw collega-wijkraadsleden, uw wijkraadcoördinator, de voorzitter of met de integriteitscoördinator van de gemeente. Ook bij vragen over de gedragscode kunt u contact opnemen met de integriteitscoördinator. In de gedragscode voor de wijkraden vindt u alle afspraken en richtlijnen voor het integer vervullen van uw wijkraad­ lidmaatschap.

Integriteitsmelding Als u twijfelt of iets dat u wilt gaan doen of gedaan heeft, wel mag of overeenkomt met uw rol als wijkraadslid, dan kunt u advies vragen aan de directeur Gebieden. Als het nodig is kan hij of zij u doorverwijzen naar de burgemeester. Als er signalen zijn dat een wijkraadslid de gedragscode overtreedt, dan kan de burgemeester een onderzoek doen. De regels hiervoor staan in het onderzoeksprotocol integriteit. Naast een onderzoeksprotocol integriteit is er ook een onderzoeksprotocol disfunctioneren. Dit protocol richt zich op het herhaaldelijk of ernstig disfunctioneren van een wijkraadslid. Hierbij staat het gedrag van een wijkraadslid centraal. Wanneer u vermoedt dat een ander wijkraadslid niet integer handelt of ernstig disfunctioneren vertoont, kunt u dit melden aan de directeur Gebieden of de burgemeester. De contactgegevens kunt u opvragen via de wijkraadcoördinator of via de ambtenaren integriteit. Gevolgen niet-integer handelen Als u de regels en richtlijnen van de gedragscode voor wijkraadsleden niet volgt, dan kan er een integriteitsonderzoek worden gedaan. Uw handelen wordt dan in opdracht van de burgemeester onderzocht. Het gevolg kan zijn dat de burgemeester besluit dat uw wijkraadslidmaatschap vervallen wordt verklaard en u dus geen wijkraadslid meer bent.

Nevenfuncties en belangenverstrengeling Nevenfuncties Bent u van plan om een nieuwe nevenfunctie naast het wijkraadlidmaatschap te vervullen? Of wordt u lid van een vereniging? Dan moet u dit melden bij uw wijkraad­ coördinator. Deze informeert dan de rayondirecteur hierover. De rayondirecteur vraagt advies aan de ambtenaren Integriteit of de nevenfunctie past bij uw werk als

40

wijkraadslid. Bij een positief advies kunt u de nevenfunctie of het lidmaatschap aanvaarden. Bij het aanvaarden en uitoefenen van een nevenfunctie of lidmaatschap, zorgt u ervoor dat: a. uw onafhankelijkheid gewaarborgd blijft; b. u elke vorm van belangenverstrengeling vermijdt; c. er geen strijdigheid met enig gemeentelijk belang is; d. het tijdsbeslag het goed functioneren als wijkraadslid niet in de weg staat. In de melding moet u in ieder geval een korte omschrijving van de taken, functie, verantwoordelijkheden en de organisatie geven, en hoeveel tijd dit kost. Uw nevenfuncties worden openbaar gemaakt via de website van de gemeente. Ook wanneer u een nevenfunctie of een lidmaatschap opzegt, geeft u dit door aan uw wijkraadcoördinator. Belangenverstrengeling In de wijk spelen veel verschillende belangen van bewoners, organisaties en partijen. Als wijkraadslid wordt van u verwacht dat u al deze belangen op een onafhankelijke en eerlijke manier afweegt. Uw persoonlijke belangen mogen bij het adviseren of het nemen van besluiten geen invloed hebben. Twijfelt u over uw onafhankelijkheid bij een onderwerp? Wees hier dan duidelijk en open over door dit te melden aan de voorzitter van uw wijkraad. Bespreek of u mee mag doen aan de overleggen, besluitvorming en advisering over een onderwerp.

Als u een persoonlijk belang hebt bij een onderwerp, dan mag u hierover niet meepraten en besluiten. Ook mag u geen besluit nemen over een opdracht van de gemeente aan iemand met wie u persoonlijke betrekkingen hebt, zoals familie of vrienden of een bedrijf.

Handreiking Wijk aan Zet

41

Vormen van druk

1. Gezonde druk Gezonde druk vindt plaats in een omgeving waarin iedereen zich vrij voelt om te zeggen wat hij of zij wil. Vertrouwen en loyaliteit staan hierbij voorop Iedereen heeft respect voor elkaar en voor ieders rol, verantwoordelijkheden en werkterrein. Gezonde druk is gericht op het verbeteren van het proces en het resultaat waar je samen aan werkt.

2. Regulier verzoek Wat er wordt gevraagd en hoe iets wordt gevraagd, past binnen de normale gedragsregels, de gedragscode en wet- en regelgeving. De randvoorwaarden om aan het verzoek te voldoen zijn voldoende op orde.

3. Oneigenlijk verzoek Wat er wordt gevraagd, gaat in tegen de geldende weten regelgeving, democratische beginselen en procedures. Maar er is geen sprake van druk: er is voldoende ruimte om tegenspraak te bieden.

4. Onbehoorlijke druk De manier waarop iets wordt gecommuniceerd, is past niet bij de normale gedragsregels. Bijvoorbeeld vanwege de toon, het taalgebruik of de agressie waarmee het gebeurt of de autoriteit die oneigenlijk wordt ingezet. Maar wat er wordt gevraagd, past binnen de geldende wet- en regelgeving.

5. Oneigenlijke druk Wat er wordt gevraagd en hoe iets wordt gevraagd, zijn oneigenlijk en passen niet binnen gangbare gedrags­regels, de gedragscode en wet- en regelgeving. De druk kan zichtbaar en verbaal zijn, maar ook subtiel en non-verbaal worden geuit.

Wat kunt u zelf doen? Het is belangrijk om u bewust te zijn van uw eigen handelen en het handelen van anderen. Zo voorkomt u lastige situaties bij het samenwerken. Het is belangrijk om respectvol met elkaar om te gaan en geen dingen te vragen of te doen die volgens de wet niet mogen.

Komt u er samen niet uit, dan kan uw wijkraadcoördinator of voorzitter u hierbij helpen. In het persoonlijk ontwikkelprogramma vindt u verschillende trainingen, e-learnings en cursussen die u kunt volgen en u kunnen helpen om te gaan met lastige situaties.

Hieronder vindt u een aantal adviezen wat u kunt doen wanneer u oneigenlijke druk ervaart: ■ Stel uw oordeel uit en probeer uit te zoeken of uw mening of gevoel bij wat er wordt gezegd wel klopt. Bespreek dit ook regelmatig als wijkraad met elkaar. Wat ziet u als toegestaan en wat ziet u als ongepast en ongewenst gedrag. ■ Vraag wat iemand precies bedoelt met een opmerking of gebaar. ■ Oefen hoe u met respect tegenspraak kunt geven. De moed en het vertrouwen om te zeggen wat u vindt, krijgt u vooral door het te doen, ook bij kleinere dingen. Het is belangrijk om open met elkaar te praten.

Kennisclip: Wanneer is er sprake van oneigenlijke druk?

Oneigenlijke druk In de politiek-ambtelijke omgeving wordt geregeld druk uitgeoefend. Ook als wijkraadslid komt u waarschijnlijk mensen tegen die u proberen te overtuigen om iets te doen omdat zij dat graag willen. Dat is niet altijd erg. Soms is het zelfs nodig om tot goede resultaten te komen. Maar als druk oneigenlijk wordt en niet prettig voelt, omdat mensen zich niet aan de spelregels houden, dan kan dat grote gevolgen hebben voor de integriteit en effectiviteit van uw functioneren. Door onderscheid te maken in verschillende vormen van druk, kunnen we beter herkennen wanneer sprake is van oneigenlijke druk. Zo kunt u beter bepalen welke maatregelen of reactie gepast is. Het is belangrijk dat u zich als wijkraadslid bewust bent van deze vormen van druk. Oneigenlijke druk herkent u vooral doordat niet alleen het verzoek zélf oneigenlijk en ongepast is, maar ook de manier waarop iets gevraagd of gezegd wordt niet normaal is - bijvoorbeeld omdat erbij gescholden wordt of dat er bedreigingen worden geuit.

Handreiking Wijk aan Zet

42

U maakt geen gebruik van deze informatie in het voordeel van uzelf of van uw familie, vrienden of derden. U mag uw privémailadres niet voor wijkraadszaken gebruiken.

Geschenken en uitnodigingen Als wijkraadslid krijgt u soms geschenken aangeboden. Soms mag u deze geschenken aannemen als de geschatte waarde niet hoger is dan 75 euro. Geschenken of uitnodigingen met een geschatte waarde hoger dan 75 euro moet u melden bij uw wijkraadcoördinator en worden eigendom van de gemeente. U mag geen geschenken op uw huisadres ontvangen. Ontvangt u een geschenk, uitnodiging of dienst, die uw onafhankelijke positie als wijkraadslid kan beïnvloeden? Of hebt u het gevoel dat de gever iets van u terugverwacht? Dan moet u het geschenk altijd weigeren. Ook wanneer de geschatte waarde van het geschenk minder is dan 75 euro. U mag lunches, diners, recepties en andere uitnodigingen die door anderen betaald of georganiseerd worden accepteren. Maar dit mag alleen wanneer uw aanwezigheid direct te maken heeft met uw functie als wijkraadslid.

Twijfelt u over het aannemen van geschenken en uitnodigingen? Neem dan contact op met de integriteitscoördinator.

Veiligheid Als lokaal vertegenwoordiger staat u midden in de wijk en komt u verschillende mensen tegen, die allemaal hun eigen belangen hebben. Bij sommige onderwerpen die spelen kan veel emotie of frustratie ontstaan. Dit kan u als wijkraadslid soms in lastige situaties brengen. Ondanks alle emoties en frustraties moet u uw werkzaamheden altijd veilig kunnen doen. Ervaart u in uw functie een onveilige situatie? Voelt u zich bedreigt of maakt u een vervelende situatie mee? Dan kunt u bij een vertrouwens­persoon van de gemeente terecht. Deze vertrouwenspersoon is onafhankelijk, luistert en kijkt samen met u welke stappen er mogelijk zijn in uw specifieke ervaring.

Als u contact wilt met een vertrouwenspersoon, dan kunt u dit aangeven bij uw wijkraadcoördinator, de rayondirecteur of bij de coördinatoren integriteit wijkraden. Zij brengen u in contact met een vertrouwenspersoon. U hoeft niet aan de wijkraadcoördinator, de rayondirecteur of de coördinator integriteit te vertellen wat er is gebeurd en waardoor u zich onveilig voelt. Dit mag uiteraard wel als u dat zelf prettig vindt.

Vertrouwelijke en geheime informatie Als wijkraadslid ontvangt u soms vertrouwelijke of geheime informatie. Bijvoorbeeld over voorlopige plannen voor de wijk of van een bewoner die u iets in vertrouwen vertelt. Ook persoonsgegevens vallen onder vertrouwelijke informatie. U gaat zorgvuldig en correct om met informatie die u vanuit uw functie als wijkraadslid heeft. U gebruikt deze informatie alleen voor de uitoefening van uw wijkraadslidmaatschap.

U bent er zelf verantwoordelijk voor dat deze informatie niet naar buiten komt. Geheime en vertrouwelijke informatie slaat u veilig op, zodat deze alleen toegankelijk is voor mensen die de informatie ook mogen hebben.

Datalekken U gaat verstandig om met de middelen die u van de gemeente krijgt, zoals uw e-mailadres en uw tablet. U mag deze middelen alleen privé gebruiken, wanneer hier duidelijke afspraken over zijn gemaakt. Dit is bij uitzondering. Bij het gebruiken van de tablet, apps, uw e-mail en digitale gegevensopslag kan het gebeuren dat er een datalek ontstaat. Denk bijvoorbeeld aan het verlies van een USB-stick met vertrouwelijke informatie, het verlies van uw tablet of het laten rond­ slingeren van vertrouwelijke papieren. Als u denkt dat u data verloren bent, moet u dit zo snel mogelijk per e-mail melden bij de Concern Information Security Officer van de gemeente via datalekbestuurBCO@rotterdam.nl

Handreiking Wijk aan Zet

43

Als lid van de wijkraad bent u onafhankelijk. Eigenlijk net als de gemeenteraad. Dit betekent ook dat u uw eigen communicatie verzorgt. U hoeft dit natuurlijk niet helemaal alleen te doen. Vanuit de gemeente helpt het team Wijkcommunicatie u graag op weg. Met een training en met een set communicatiemiddelen die u gemakkelijk zelf kunt gebruiken. En op zijn tijd een adviesgesprek voor tips of zaken waar u tegenaan loopt. Hierover leest u meer onder het kopje Communicatiemiddelen.

Communicatie en woordvoering

Handreiking Wijk aan Zet

De do’s van goede communicatie

& dont’s

44

U bent zelf verantwoordelijk voor uw communicatie, maar er zijn wel dingen waar u als wijkraad op moet letten:

U mag geen grove, lasterlijke, haatdragende, racistische, bedreigende of seksueel georiënteerde taal gebruiken;

Het logo van de gemeente Rotterdam mag u alleen in uw eigen communicatie gebruiken als u hiervoor toestemming heeft van de gemeente.

Bij uitingen op social media is er geen onderscheid tussen u als wijkraadslid en u als privépersoon. Voor bewoners bent u altijd in functie als wijkraadslid. Ga daarom zorgvuldig om met social media en wat u daarop plaatst. U bent altijd aanspreekbaar op uw gedrag en uitlatingen op social media.

Als u foto’s gebruikt, let erop dat u deze foto’s ook mag gebruiken (auteursrecht). U kunt bijvoorbeeld niet zomaar een foto van internet gebruiken. Maakt u zelf foto’s en staan hier duidelijk herkenbaar mensen op? Zorg ervoor dat iedereen schriftelijk toestemming heeft gegeven om de foto te gebruiken;

Als wijkraad communiceert u in het Nederlands. Zorg ervoor dat iedereen het kan begrijpen. Gebruik eenvoudige taal met korte zinnen en duidelijke woorden;

Wanneer u advertenties wilt plaatsten in bijvoorbeeld een eigen wijkraadnieuwsbrief, dan is het belangrijk dat u dit afstemt met uw wijkraadcoördinator. Is het een betaalde advertentie? Dat mag. U moet hier wel open over zijn en u moet dit als wijkraad melden bij de wijkraadscoördinator en in uw jaarverslag;

Er is geen Rotterdamse huisstijl voor de wijkraad. U bent immers onafhankelijk. Er is wel een beeldmerk voor uw wijkraad gemaakt. Dit beeldmerk is een soort stempel, dat u kunt gebruiken in uw communicatie. Het gebruik is handig, maar niet verplicht. U bepaalt zelf welke communicatiemiddelen u inzet en hoe deze eruitzien. Maar zorg ervoor dat u altijd op dezelfde manier communiceert. Gebruik bijvoorbeeld hetzelfde lettertype en dezelfde afzender. Zo bent u als wijkraad herkenbaar. Het beeldmerk kan hierbij helpen;

Handreiking Wijk aan Zet

45

En verder? ■ De wijkraad heeft op gezette tijden een adviesgesprek met de communicatieadviseur die in uw wijk actief is. In dit gesprek kunt u bijvoorbeeld advies vragen over welke middelen goed werken in uw wijk of over nieuwe communicatiemiddelen die u als wijkraad wilt gaan gebruiken; ■ In het persoonlijk ontwikkelprogramma kunt u kiezen voor workshops en cursussen over communicatie. U kunt zich hiervoor aanmelden via Sofie. ■ U kunt het participatieplatform Mijn Rotterdam gebruiken om de inwoners en ondernemers in de wijk te betrekken bij onderwerpen die in de wijk spelen. Bijvoorbeeld door een enquête te plaatsen. Uw wijkraadcoördinator kan u hierbij helpen; ■ Heeft u nieuws? Geef dit via uw wijkraadcoördinator door aan de redactie van Wijknieuws. Wijknieuws is de tweewekelijkse digitale nieuwsbrief van de gemeente. De redactie kijkt of uw bericht in de nieuwsbrief past en beslist of zij het bericht in de nieuwsbrief opneemt. Communicatiemiddelen Als wijkraad verzorgt u zelf uw communicatie. U bepaalt zelf hoe u communiceert. U kunt hierbij een aantal hulpmiddelen gebruiken die de gemeente u aanbiedt. Er is een beeldmerk voor alle wijkraden. U kunt dit beeldmerk als een soort stempel gebruiken op een uitnodiging of een poster, en ook op social media. Zo is de wijkraad herkenbaar. Het gebruik van dit beeldmerk is handig, maar niet verplicht.

■ Het logo van de gemeente Rotterdam mag u niet gebruiken. Als wijkraad bent u namelijk onafhankelijk. U kunt wel zelf een logo of huisstijl laten maken, of het beeldmerk gebruiken dat speciaal voor de wijkraden is gemaakt. ■ Er zijn sjablonen waarmee u makkelijk zelf een uitnodiging, een flyer of een poster maakt. ■

Er zijn sjablonen voor standaardbrieven, die u moet gebruiken om belangrijke onderwerpen bij de gemeente onder de aandacht te brengen. Bijvoorbeeld wanneer u een ongevraagd advies wilt indienen bij het college of de gemeenteraad, of een felicitatiebrief wilt sturen naar een jubilaris in uw wijk. ■ Over alle 39 wijken is een handig informatieblad gemaakt met heel veel informatie over uw wijk. Hierin staan bijvoorbeeld de belangrijke netwerken in de wijk, belangrijke organisaties en informatie over media in de wijk zoals digitale platforms, wijkkrantjes en radio/tv. ■

Voor al deze middelen kunt u bij uw wijkraadcoördinator terecht. Als wijkraad beslist u zelf of u deze middelen ook wilt gebruiken. Naast bovenstaande middelen heeft u als wijkraad ook budget om zélf communicatie te verzorgen.

Contact Heeft u vragen? Neem dan contact op met uw wijkraadcoördinator. U kunt via uw wijkraadcoördinator ook een afspraak maken voor de communicatieadviesgesprekken.

Handige links Taal: Schrijfwijzer, Onze Taal, Taal Advies, Van Dale, Is het B1? Beeld: Unsplash, Rotterdam Make It Happen, Pixabay, Pexels, Canva

Handreiking Wijk aan Zet

46

Woordvoering en persvraging Als wijkraadslid kunt u zomaar een vraag krijgen van de media. Logisch, want u vertegenwoordigt uw wijk. En u denkt samen met de wijk mee over onderwerpen die belangrijk zijn voor de wijk. Dan heeft u vast ook iets te vertellen over die onderwerpen. Als wijkraad verzorgt u in principe altijd uw eigen woordvoering. We geven u wel graag een aantal adviezen mee:

1 2 3 4 5

Houd altijd in gedachten dat u namens de hele wijkraad spreekt; niet namens uzelf; Spreek duidelijk af wie namens de wijkraad vragen van de pers beantwoordt. Dit kan altijd dezelfde persoon zijn, maar u kunt ook afspraken maken per onderwerp; Laat u nooit verleiden om direct antwoord te geven. Stem eerst af met de overige wijkraadsleden en geef aan dat u er zo spoedig mogelijk op terug komt. Een journalist kan best even wachten; Bereid u goed voor. Denk vooraf goed na over woorden en zinnen die u gebruikt en welke u echt wilt vermijden. Probeer zo kort en bondig mogelijk te formuleren. Oefen dat ook vooraf; Ga in het gesprek met een journalist in op de concrete vraag. Ga er niet allerlei zaken bijhalen omdat deze een stilte laat vallen;

6 7 8

Soms leggen journalisten u woorden in de mond: ‘Dus u vindt het schandalig’. Ga daar niet in mee. Zeg dan: “Dat zijn uw woorden, ik vind het enerzijds jammer, anderzijds begrijp ik het ook”. Doet u dat niet, dan worden die woorden aan u toegeschreven. Journalisten stellen in het begin van een interview vaak gemakkelijke vragen, waardoor u zich op uw gemak voelt. Het venijn zit vaak in de staart, dus blijf geconcentreerd; Soms denkt u dat een journalist het over een bepaald onderwerp wil hebben, maar in het interview verandert ineens het onderwerp. Dat mag, maar wees u er altijd van bewust;

9 10

11

U kunt altijd vooraf inzage in een artikel vragen. De afspraak is daarbij wel dat u alleen feitelijke onjuistheden kunt laten aanpassen; Het kan gebeuren dat u het over sommige onderwerpen als wijkraad niet helemaal met elkaar eens bent. Maak hierover afspraken. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat een deel voor en een deel tegen is. Vaak is dat geen enkel probleem; Wees u ervan bewust dat “off the record” of informeel niet bestaat. Houd er rekening mee dat uit al uw contacten met de pers iets in een artikel kan verschijnen. Ook als u na een interview nog even napraat. Vaak leveren die momenten voor media het beste nieuws op.

Krijgt u een vraag die niet voor de wijkraad bedoeld is, maar voor de gemeente? Dan kunt u de journalist doorverwijzen naar de persvoorlichters van de gemeente. De contactgegevens van de persvoorlichters vindt u op Persmateriaal | Rotterdam.nl.

Handreiking Wijk aan Zet

47

Facilitaire zaken

?

Handreiking Wijk aan Zet

Papierloos werken digitaal overleggen Alle informatie die van belang is voor wijkraden krijgt u digitaal. Via iBabs (een ict-systeem) heeft u als wijkraadslid altijd en overal toegang tot deze informatie via een eigen account. Er is een aparte webpagina voor de wijk­ raden, waarop een kalender met de bijeenkomsten staat, die door en voor de wijkraad worden georganiseerd. Wanneer er documenten zijn die horen bij uw wijkraadbijeenkomst, dan zijn deze via de kalender toegankelijk. Op die manier garanderen we de openbaarheid van uw bijeenkomst. U vindt de kalender op wijkraad.rotterdam.nl en op de wijkpagina van uw wijkraadgebied op www.rotterdam.nl.

iPad uitleg en gebruik U krijgt een krijgt een iPad in bruikleen gedurende uw lidmaatschapsperiode. Als uw wijkraadslidmaatschap wordt beëindigd, dan moet u de iPad teruggegeven aan de gemeente. Op de iPad staan Office-toepassingen zoals Outlook en Word. En ook speciale toepassingen voor de wijkraad: een aanwezigheidsregistratie systeem (Roadi), een app om informatie uit te wisselen (iBabs) en PublicRoam, waarmee u kunt verbinden met WiFi in de gemeentelijke locaties. De iPad beschikt over een 4G-kaart, maar het is aan te raden om altijd WiFi te gebruiken, omdat het 4G-abonnement vooral de basisfunctionaliteit ondersteunt. Bij de iPad ontvangt u een handleiding. Heeft u hulp of advies nodig? Bel dan de servicedesk van de gemeente: 010 2676543. U kunt ook een afspraak maken bij een van

48

de drie servicepunten. De servicepunten zitten in het Timmerhuis, het Stadhuis en De Rotterdam. Een afspraak kunt u maken via hetzelfde nummer: 010 2676543. Vergeet niet uw legitimatiebewijs mee te nemen wanneer u naar een servicepunt gaat of als bezoeker aangemeld bent in een gemeentelijk pand.

Voor de e-mails die u als wijkraadslid stuurt, heeft u een persoonlijk e-mailadres gekregen. Dit e-mailadres eindigt op @wijkraadrotterdam.nl of @dorpsraadrotterdam.nl. Dit e-mailadres staat ook vermeld op de website van de gemeente. Wanneer u dit niet wilt, kunt u dit aangeven bij uw wijkraadcoördinator.

Wat te doen als u uw iPad kwijt bent? Als u de iPad bent verloren of hij is gestolen dan moet u zo snel mogelijk uw wachtwoord aanpassen en dit melden bij de servicedesk: 1. Pas het wachtwoord van uw e-mail aan in Outlook web access. Aanmelden via: https://login.live.com/ Select Settings > Change password en volg de instructies. 2. Meld aan de servicedesk (010-267 70 70) dat uw iPad is gestolen en gewiped (geschoond) moet worden.

U mag als wijkraadslid geen privé e-mailadres gebruiken. Dit heeft te maken met beveiliging, informatiebeheer en de grotere kans op een datalek bij het gebruik van een privéadres. Krijgt u een e-mail die officieel in behandeling moet worden genomen door uw wijkraad? Dan kunt u deze doorsturen naar wijkraden@rotterdam.nl.

E-mailadressen wijkraadsleden en gebruik privémail Om het voor inwoners en ondernemers makkelijker te maken, is er één digitaal loket voor de post aan de wijkraden. Alle e-mailberichten voor de wijkraden gaan via het e-mailadres wijkraden@rotterdam.nl. Hierna wordt de e-mail aan de juiste wijkraad doorgestuurd. Van alle berichten voor uw wijkraad wordt u op de hoogte gebracht via iBabs.

Handreiking Wijk aan Zet

U ontvangt een handleiding voor het gebruik van de Roadi-app. De handleiding is ook digitaal beschikbaar. Als u deze niet heeft gekregen of kwijt bent, kunt u deze altijd aan uw wijkraadcoördinator vragen.

Klachten van bewoners

Roadi-app (aanwezigheidsadministratie) Als lid van de wijkraad krijgt u een vergoeding voor elke wijkraadbijeenkomst die u bijwoont. Er is wel een maximumvergoeding. Deze vergoeding is gebaseerd op 24 wijkraadbijeenkomsten per jaar. Uw aanwezigheid bij een bijeenkomst registreert u in de Roadi-app. U bent hiervoor zelf verantwoordelijk. De wijkraadcoördinator stelt per bijeenkomst de aan­ wezigheid vast. Na afloop van iedere maand controleert u of uw aanwezigheid goed heeft ingevuld is in de Roadi-app. Daarna is de informatie definitief en gaat de informatie naar de HR. U krijgt maandelijks 2 bijeenkomsten uitbetaald. Aan het eind van het jaar wordt gekeken of u 24 bijeenkomsten heeft bijgewoond. Bent u minder vaak aanwezig geweest? Dan wordt dit verrekend.

U heeft als wijkraadslid natuurlijk veel contacten met de bewoners en ondernemers in uw wijk. Het is goed om te weten dat er verschillende mogelijkheden zijn om vragen & complimenten door te geven aan de gemeente, maar ook meldingen & klachten. Als wijkraadslid bent u nooit zelf verantwoordelijk voor het afhandelen van meldingen of klachten. Wel kunt u bewoners en ondernemers wijzen op de verschillende mogelijkheden die er zijn. De vraag, melding of klacht komt dan terecht bij de juiste persoon die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de klacht of melding.

Bewoners kunnen op de volgende manieren contact opnemen met de gemeente: ■ Via een formulier op de website Klacht indienen | Rotterdam.nl ■ Per telefoon op nummer 14010 ■ Per post: Gemeente Rotterdam, Postbus 70013, 3000 KR Rotterdam Meldingen over de buitenruimte (zwerfvuil, afval, kapotte straatverlichting, wegdek etc.) kunnen ook doorgegeven worden via de MeldR-app. De MeldR app is te downloaden op de mobiele telefoon of tablet. Krijgt de bewoner geen reactie op de melding? Dan is er de klachtenprocedure. Is hij of zij na afronding nog niet tevreden? Dan kan de klager terecht bij de gemeentelijke ombudsman.

Informatiebeheer & archivering Volgens de wet- en regelgeving moeten alle belangrijke stukken van de wijkraden (zoals stukken voor formele vergaderingen, adviezen en besluiten) opgeslagen en bewaard worden. De gemeentelijke systemen zijn hiervoor ingericht. Uw wijkraadcoördinator en de wijkondersteuners zorgen ervoor dat de documenten en dossiers Vindbaar zijn, Volledig zijn, Veilig bewaard zijn en blijven, en Voldoen aan wet- en regelgeving (de 4 V’s). Heeft u vragen over informatiebeheer en archivering? Stel deze aan uw wijkraadcoördinator.

49

Visitekaartjes Als wijkraadslid krijgt u niet standaard een visitekaartje. Wilt u toch graag visitekaartjes hebben, dan kan dat. U kunt u deze aanvragen bij de wijraadcoördinator. Het kan soms enige tijd duren, omdat in één keer de opdracht voor meerdere sets visitekaartjes naar de drukker gaat. U kunt ook een digitale visitekaart-pas aanvragen. De kosten hiervan vallen onder het budget van uw wijkraad. Ook hiervoor kunt u terecht bij uw wijkraadcoördinator.

Handreiking Wijk aan Zet

Uw rechtspositie als wijkraadslid Als wijkraadslid bent u niet in dienst bij de gemeente, omdat er geen gezagsverhouding is: u bent een gekozen volksvertegenwoordiger voor de wijkraad. Er is dan ook sprake van een fictieve dienstbetrekking. Voor de belasting wordt dit gezien als Overige Werkzaamheid. In wezen geldt voor u als wijkraadslid hetzelfde als voor gemeenteraadsleden. De werkzaamheden voor een wijkraad vallen daardoor niet onder de werknemersverzekeringen, zoals de Werkloosheidswet, de Ziektewet en de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). Ook valt u niet onder de Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (Appa), waarin uitkeringen voor pensioen, werkloosheid en arbeidsongeschiktheid voor andere politieke ambtsdragers zijn geregeld, zoals voor

50

burgemeesters en wethouders. Wél valt dat wat u doet als wijkraadslid onder de aansprakelijkheidsverzekering van de gemeente Rotterdam.

of via de wijkondersteuner. Hij of zij meldt u dan aan als bezoeker. Als u zich kort voor de afspraak bij de receptie meldt op de locatie waar u heeft afgesproken, dan wordt u opgehaald of doorverwezen naar de zaal waar u moet zijn.

Verhuizen

Belasting & uitbetaling vergoeding

Als u verhuist naar een andere wijk (of gemeente), dan moet u helaas uw functie als wijkraadslid neerleggen. Als u stopt als wijkraadslid door verhuizing (of om een andere reden), dan moet u dit melden aan de wijkraadcoördinator. Deze zorgt voor de afronding, zoals de afrekening vergoeding, het inleveren ICT-middelen, het stopzetten accounts, organiseren afscheid etc cetera.

Vergaderlocaties Als wijkraadslid bent u veel in de wijk om in contact te staan met bewoners, participatie te stimuleren en werkbezoeken af te leggen. In de wijk betekent overal in de wijk. Afspraken en bijeenkomsten kunnen dus overal plaatsvinden. Ook in de wijkhub, maar de wijkhubs zijn niet geschikt om bijeenkomsten te organiseren.

In principe kunt u in elke zaal die daarvoor geschikt is een bijeenkomst organiseren. Enige voorwaarde is dat formele wijkraadbijeenkomsten openbaar toegankelijk moeten zijn voor publiek. U bent dus niet gebonden

aan gemeentelijke locaties. Als u op een gemeentelijke vergaderlocatie bijeenkomt, zijn hier meestal geen kosten aan verbonden. Als u wel kosten maakt voor locatie, catering en beveiliging, dan wordt dit betaald uit het participatie- en representatiebudget van de wijkraad. De wijkraadcoördinator beheert dit budget. De wijkondersteuner kan een zaal voor u reserveren. U moet dit wel op tijd aangeven. Een aanvraag voor een gemeentelijke vergaderlocatie moet bij­ voorbeeld minimaal vijf dagen van tevoren.

Toegang gemeentelijke panden U krijgt geen toegangspas voor gemeentelijke panden. Heeft u overleg met ambtenaren op een gemeentelijke locatie? Maak dan een afspraak met de betreffende persoon

Als wijkraadslid krijgt u een vergoeding. De Belastingdienst beschouwt deze wijkraadsvergoeding als inkomen. U gaat een fictief dienstverband aan via het keuzeformulier Opting-in regeling. Dat betekent voor u dat bij de inhoudingen op het loon dezelfde regels gelden als bij een echt dienstverband. Bent u behalve wijkraadslid ook zelfstandig ondernemer? Dan kiest u niet voor Opting-in. U bent dan zelf verantwoordelijk voor het betalen van loonheffing en premie volksverzekeringen.

Handreiking Wijk aan Zet

Contactgegevens Algemeen informatienummer gemeente Rotterdam 14010 Opleidingsprogramma wijkraden opleidingsprogrammawijkradendv@rotterdam.nl ICT 010 267 65 43, en kies ‘Wijkraden’ in het keuzemenu HR HRBeheer_SpecialsBCO@rotterdam.nl Datalekken datalekbestuurBCO@rotterdam.nl

51