[22bb005071] Bijlage behorende bij 22bb5070 over MIP 2022-01

34

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

ZekeR Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Risico’s

Risico’s›

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: E. Yigit

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 1 van 2) Toelichting afwijking Kwaliteit: Tot nu toe heeft de vertraging in het programma niet gezorgd voor een verminderde kwaliteit. Sterker nog, doordat we niet over konden gaan tot bouwen hebben we ons meer kunnen focussen op het blijven verbeteren van ons proces, de aanpak en de ontwerpen. Zaak is om deze opgebouwde kennis ook met de herprioritering van het programma te borgen. Toelichting afwijking Geld: In de vorige MIP is uitgelegd dat er een mogelijke overschrijding is, welke wordt veroorzaakt door een fout in het loonkostenmodel waarmee is gerekend en onvoorziene kosten door uitloop van werkzaamheden. Inmiddels wordt er voor 2022 geen overschrijding verwacht. Deels doordat er extra middelen beschikbaar zijn gesteld, deels omdat we in 2022 minder kosten verwachten omdat er door uitloop minder wordt opgeleverd dan voorzien. Deze uitloop zal mogelijk wel in 2023 tot meerkosten kunnen leiden. In de herprioritering van het programma zekeR zal onderzocht worden in hoeverre dit binnen de begroting kan worden opgevangen. Toelichting afwijking Tijd: In de vorige rapportage is een risico op tijd opgenomen ten aanzien van de regelingen op de korte termijn roadmap. Dit risico heeft zich ondanks de mitigerende maatregelen voorgedaan en geleid tot een afwijking op tijd.

Hiermee is het realiseren van de korte termijn roadmap binnen de gestelde tijd niet haalbaar. De impact van dit issue is afhankelijk van de herprioritering op het programma.

35

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

ZekeR Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 2 van 2) Toelichting afwijking Risico’s: In de vorige MIP zijn een tweetal risico’s beschreven: 1) Risico op kwaliteit - Als gevolg van ontbrekende risicomanagement processen en tools. Inmiddels zijn hier mitigerende maatregelen op genomen en kan dit risico worden afgevloeid. 2) Risico op tijd - Dit risico is inmiddels een issue geworden en wordt bij afwijking op tijd behandeld. Risico’s

Nieuw risico voor het programma is: 3) Risico op tijd, kwaliteit, geld - De herprioritering van het programma zekeR heeft mogelijk impact op de opgave, de ambitie, de scope en de programmatische aanpak. Door de vertraging in het afgelopen jaar in combinatie met de herprioritering, wordt het lastiger om de programmamedewerkers te blijven binden. Besluitvorming op korte termijn en duidelijkheid is nodig om verdere verlies van opgebouwde kennis en expertise tegen te gaan.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Door vertraging in de oplevering van THOMAS/ALO bij het zusterprogramma ADIDAS, de beperkte beschikbaarheid van resources, alsook de inzet van resources voor het opleveren van de Energiepremie en complexiteit van de totale digitaliseringsopgave vindt rond de zomer herijking plaats van het programma ZekeR. Het doel van de herijking is om te bepalen hoe sneller en met meer focus de digitaliseringsopgave van het programma kan worden gerealiseerd. Voor een succesvol vervolg is het naar ons oordeel cruciaal dat gezien de huidige situatie wordt bepaald hoe middelen zo effectief mogelijk kunnen worden ingezet en de gestelde doelen kunnen worden gerealiseerd. Ten opzichte van de vorige MIP rapportage constateren we dat het risicomanagement door het programma is opgepakt en dat er meerdere risicosessies hebben plaatsgevonden. De opbrengst hiervan speelt ook een rol in het huidige herijkingsproces. Vanuit financieel opzicht zien we dat er inmiddels middelen zijn gereserveerd tot en met 2023. Wel is er aan de uitgavenkant nog onzekerheid door de opgelopen vertraging. De financiën maken onderdeel uit van de herijking. De directie Middelen en Control kan zich vinden in het oordeel van het programmateam.

36