[22bb005071] Bijlage behorende bij 22bb5070 over MIP 2022-01

Monitor ICT Projecten Rotterdam

Januari 2022 tot en met mei 2022

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Algemene Informatie Voor u ligt de Monitor ICT Projecten (MIP) over de periode januari 2022 tot en met mei 2022. Aan de hand van vastgestelde criteria is bepaald welke projecten en programma’s zijn opgenomen. Deze zijn beoordeeld op de aspecten: tijd, geld, risico’s en kwaliteit. De beheersaspecten worden beoordeeld met de kleuren groen (onder controle), oranje (aandacht vereist) en rood (directe actie benodigd). De MIP geeft inzicht in de voortgang van de 11 grootste en meest risicovolle ICT-projecten & -programma’s. Dit zijn: programma Data Gedreven Werken, programma DWARSS, programma GERS, programma Digitale Stad, programma Vervanging Handhavingssystemen, programma Adidas, programma Sorga, programma ZekeR en programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur, en de projecten GREAT en Waste Management Systeem. Deze projecten en programma’s zijn opgenomen aan de hand van de door de Raad vastgestelde criteria en vallen onder de verantwoordelijkheid van: Wethouder Vreugdenhil, Wethouder Karremans, Wethouder Versnel, Wethouder Struijvenberg en Wethouder Yigit.

Criteria voor opname projecten in de MIP De selectie van projecten is gebaseerd op het classificatiemodel welke binnen het concern wordt gehanteerd. Conform het classificatiemodel wordt bij zware projecten en programma’s een projectcontroller toegewezen en wordt deze opgenomen in de MIP. Inhoud De rapportage bevat per project/programma: • Een korte omschrijving van het doel van het project/programma en stand van zaken vanuit de project-/programmamanager. • Inzicht in de indicatoren geld, tijd, kwaliteit en risico’s met een toelichting bij een eventuele afwijking. • Een toelichting op het oordeel vanuit de Directie Middelen en Control inclusief eventuele adviezen.

In de MIP staan de volgende programma’s/projecten die ook zijn opgenomen in de digitaliseringsagenda (19bb23172):  Data Gedreven Werken (DGW)  Gedigitaliseerde en Rotterdamse Samenwerking (GERS)  Digitale stad  Digitaal Werken Aan de Rotterdamse Samenwerking en Service (DWARSS)

2

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Status van de projecten/programma’s in éénoogopslag vanuit projectmanagement Adidas

Data Gedreven Werken

Digitale Stad

DWARSS

GERS

GREAT

Rotterdamse Digitale Infrastructuur

Sorga

Vervanging Handhavingssystemen

Waste Management Systeem

ZekeR

3

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Overzicht oordeel Directie Middelen en Control en voortgang t.o.v. vorige rapportageperiode

4

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

ADIDAS Doel Programma In 2020 is besloten de G4 samenwerking ten behoeve van de IT-dienstverlening voor onder meer de domeinen Werk en Klantinteractie te stoppen. Voor beide domeinen is besloten de IT-dienstverlening te vervangen door een applicatie genaamd Thomas. Thomas is de digitale basisvoorziening voor de kwetsbare Rotterdammer en de professional. Met Thomas stellen we onder meer de huidige applicatie Edison buiten gebruik. In Edison kan de Rotterdammer nu digitaal een bijstandsuitkering aanvragen en de begeleiding naar werk starten. Door Thomas kunnen we onze digitale dienstverlening op het gebied van de aanvraag levensonderhoud (ALO) en de uitkering voor oudere werkzoekenden (IOAW), duurzame uitstroom naar werk en begeleide participatie nog beter afstemmen op de specifieke situatie van de kwetsbare Rotterdammer. Dit vraagt ook om een omslag van systeemdenken naar mensgericht denken en werken. Het programma ADIDAS (Allen Doen mee door Innovatieve Dienstverlening Als een Service) geeft integraal vorm aan deze transitie: de realisatie van de benodigde IT-ondersteuning, de inrichting van de onderliggende processen, de implementatie hiervan en de begeleiding in het anders werken door professionals zijn allen rand voorwaardelijk voor een succesvolle transitie.

Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 1 van 2) Thomas/ALO Eind januari werd vastgesteld dat de go live van Thomas ALO begin maart 2022 niet mogelijk was. Als reactie hierop is een verdere focus in werkzaamheden en scope aangebracht. Met de toenmalige snelheid van ontwikkelen en de resterende activiteiten voor business implementatie, voorzagen we een go live van Thomas/ALO in de periode medio juni. Voor het geval dat er toch nog eventuele onzekerheden voort zouden komen uit de testresultaten van de leverketen en snelheid van ontwikkelen is voor alle zekerheid parallel aan de realisatie een fall back scenario via de Digitale Balie gerealiseerd. De extra kosten per maand uitloop na februari 2022 bedragen 86K. Hiervoor werd een reservering opgenomen in de begroting van Sociaal Digitaal. Met de extra kosten voor het langer in de lucht houden van Edison is reeds rekening gehouden in de begroting van Sociaal Digitaal. Met Wigo4it zijn afspraken gemaakt om de continuïteit van dienstverlening rondom Edison te borgen tot het moment dat Thomas/ALO de functionaliteit van Edison over heeft genomen. Timing is afgestemd met Wigo4it, de leverancier van Edison. Inmiddels (30 juni 2022) is de go live datum van 13 juni gehaald en is het fall back scenario niet nodig gebleken.

5

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

ADIDAS Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 2 van 2) Thomas voor Mens- en Arbeidsontwikkeling Het gedeelde dienstverleningsconcept voor het ‘volgen en begeleiden van Rotterdammers in de uitkering’ is in april 2022 door de betreffende directies (MO en W&I) vastgesteld. Dit dienstverleningsconcept is kaderstellend voor de doorontwikkeling van Thomas voor Mens- en Arbeidsontwikkeling. De inhoud van de eerste release voor Thomas voor Duurzame uitstroom en participatie is vastgesteld. Deze omvat de benodigde basisregistratiefunctionaliteit die op dit moment beschikbaar is in RMW. In nauwe samenwerking met de uitvoering zijn de activiteiten voor het ontwerp opgestart. Scenario’s ter aanscherping van de koers voor de digitaliseringsopgave Mensenwerk worden rond de zomer aan de Directieraad voorgelegd. Hierin wordt voor Duurzame Uitstroom en Participatie onder meer gekeken naar beschikbaarheid van standaard producten in de markt en continuïteit van dienstverlening in relatie tot uitfasering van RMW.

6

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

ADIDAS Oordeel Projectmanager

Oordeel Directie Middelen en Control

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: T.B. Versnel

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 1 van 2) Toelichting afwijking Kwaliteit: Thomas/ALO dient ter vervanging van Edison. Edison wordt per 1 juli 2022 definitief uitgezet. Thomas/ALO dient voor deze datum live te worden gebracht. Deze tijdsdruk leidt, in nauwe afstemming met de uitvoering, in specifieke gevallen tot keuzes voor procesmatige oplossingen in plaats van geautomatiseerde. Na go live zullen deze workarounds alsnog worden geautomatiseerd. Toelichting afwijking Geld: De uitloop van Thomas/ALO en de daarop genomen maatregelen leiden tot extra kosten in de realisatie van 86K per maand. Hiervoor is een reservering opgenomen in de begroting van Sociaal Digitaal. Daarnaast zijn er door de uitloop van Thomas/ALO maandelijkse exploitatiekosten voor het langer gebruiken van Edison. (65K per maand). Deze kosten kunnen geabsorbeerd worden binnen het financieel kader van digitaliseringsopgave van W&I. De activiteiten voor Thomas Mens- en Arbeidsontwikkeling zijn opgestart. Nader uitgewerkt wordt of Thomas voor Mens- en Arbeidsontwikkeling tijdig kan worden opgeleverd als alternatief voor RMW (uitfasering eind 2023). Verschillende scenario’s/mogelijke mitigerende acties in relatie tot deze tijdslijn en hun financiële impact worden in kaart gebracht en voor de zomer besproken met de Directieraad.

7

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

ADIDAS Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 2 van 2) Toelichting afwijking Tijd: Eind januari bleek dat de voor het project Thomas/ALO bijgestelde planning met een streven go live begin maart niet haalbaar was. De nu voorziene releasedatum is medio juni. Timing is afgestemd met Wigo4it, de leverancier van Edison. De activiteiten voor Thomas Mens- en Arbeidsontwikkeling zijn opgestart. Nader uitgewerkt wordt of Thomas voor Mens- en Arbeidsontwikkeling tijdig kan worden opgeleverd als alternatief voor RMW (uitfasering eind 2023). Verschillende scenario’s/mogelijke mitigerende acties in relatie tot deze tijdslijn worden in kaart gebracht en voor de zomer besproken met de Directieraad. Toelichting afwijking Risico’s: We zitten voor Thomas/ALO in de afrondende fase richting go live. Voor het geval er toch nog eventuele onzekerheden voortkomen uit de testresultaten van de leverketen is parallel aan de realisatie van een fall back scenario via de Digitale Balie gewerkt. De herhaaldelijke uitloop van Thomas ALO zet de tijdslijnen en budget van de realisatie van Thomas voor Duurzame uitstroom en Participatie en de migratie van RMW naar Thomas onder druk. Rond de zomer wordt een aantal scenario’s met maatregelen voorgelegd aan de Directieraad.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Ondanks mitigerende maatregelen heeft de oplevering van THOMAS/ALO opnieuw vertraging opgelopen. Dit leidt tot extra kosten in de realisatie en het langer aanhouden van het oude systeem Edison. De go-live datum, voordat Edison wordt uitgezet, lijkt echter gehaald te worden. Ook is er een alternatief scenario uitgewerkt, mocht de geplande datum van livegang alsnog niet gehaald worden. Dit scenario voorziet erin dat de dienstverlening aan de Rotterdammer ook dan doorgang kan blijven vinden. ADIDAS zet met Thomas Mens- en Arbeidsontwikkeling in op de ontwikkeling van een innovatief dienstverlenend concept. Anderzijds verzorgt het programma de migratie van ALO en RMW. De schaarste aan personele resources en de hoge urgentie van deze migraties vergroten de complexiteit van de uitvoering van het programma als geheel. Momenteel vindt er een herijking plaats van de totale digitaliseringsopgave, waarin ook deze complexiteit wordt besproken. Het programma betrekt daarbij de opgedane ervaring met de migratie van THOMAS/ALO. De besluitvorming zal rond de zomer plaatsvinden. Tot en met 2023 zijn middelen gereserveerd voor het programma. Hierin zijn ook de extra kosten van verlenging ALO opgenomen. Over de looptijd van het gehele project wordt momenteel een beperkte overschrijding voorzien.

De directie Middelen en Control kan zich vinden in het oordeel van het programmateam.

8

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Datagedreven Werken (DGW) Doel Programma Het programma Datagedreven Werken (DGW) heeft tot doel om samen met clusters en BCO/IIFO een datagedreven gemeente Rotterdam te realiseren. We willen data gebruiken als ‘grondstof’ voor de bouw van slimme informatieproducten. Informatieproducten die ons helpen om allerlei actuele vraagstukken effectiever en efficiënter aan te pakken en zelf realtime aan te sturen. Denk bijvoorbeeld aan zorg op maat, bestrijding van ondermijning, slimme routering van 14010 gesprekken, beeldherkenning van afval op straat, doorstroming van verkeer en toepassingsmogelijkheden voor alternatieve energie. Zo bouwen we transparant aan een leefbare stad en betere dienstverlening. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik Resultaten: Er wordt uitvoering gegeven aan de Rotterdamse Datastrategie ‘Daden met Data’ 2021-2025. Er zijn samen met de clusters 4 actielijnen geprioriteerd waaraan samen met BCO/IIFO en de clusters de uitvoering van de Datastrategie geïntensiveerd is. Deze actielijnen betreffen; 1) technisch fundament (in de vorm van het Data en Analyse Platform Rotterdam – DAPR), 2) het Datafundament, 3) datakwaliteit en 4) privacy, compliance en ethiek. De communicatie over de uitvoering van de Datastrategie krijgt zijn beslag in het magazine Data010, dat samen met de clusters wordt gemaakt. In maart 2022 is de tweede editie uitgekomen.

In april 2022 is de privacy governance voor datagedreven werken, d.t.v. de stuurgroep Privacy, vastgesteld in de Concerndirectie. Tevens is het ontwerp voor de datamanagementfunctie en de datagovernance vastgesteld in de stuurgroep Datastrategie. Beide governances zijn op elkaar afgestemd en vormen de basis voor het komende decennium voor het onder alle waarborgen werken met data binnen Rotterdam. Ook hebben we aandacht voor de ethische aspecten rond data en analyse. We hebben de DEDA (De Ethische Data Assistent) en IAMA (Impact Assessment Mensenrechten en Algoritmen) geïmplementeerd. Door programma DGW is een Europese aanbesteding uitgevoerd voor consultancy ondersteuning op het gebied van DGW. Hier kunnen alle clusters en BCO/IIFO gebruik van maken. De mantel is eind mei 2022 definitief en bestaat uit de percelen DGW transformatie, Analytics, Datamangement en Geo. Vooruitblik: 2022 staat het programma DGW in het teken van 1) de transformatie naar datagedreven werken. Concreet betekent dat, dat we veel inzetten op communicatie; nieuwe edities van het magazine, casebeschrijvingen en informatieve filmpjes. De volgende editie van het magazine staan gepland voor juni en oktober 2022. Daarnaast blijven we de Data academie doorontwikkelen, voor bewustwording, basiskennis en voor de specialisten.

We blijven de clusters begeleiden met het werken in de DACC’s (Data en Analyse Competentie Centra). In het najaar zal een evaluatie van de BI functie worden uitgevoerd, om zo goed mogelijk de aangereikte tools voor data en analyse te kunnen blijven benutten. Daarnaast zal 2) sterk worden ingezet op Datamanagement. De genoemde 4 actielijnen geven hier invulling aan. We verwachten in de komende periode sterk uit te breiden op data architecten, data engineers, privacy en compliance adviseurs en te investeren in het ontwikkelen van het DAPR en webservices (datakwaliteit).

9

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Datagedreven Werken (DGW) Oordeel Projectmanager

Oordeel Directie Middelen en Control

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: G.J.M. Vreugdenhil

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Geen afwijkingen.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Op de drie verschillende sporen van het programma worden de vier actielijnen in het kader van de herijking conform totaalplanning uitgevoerd. Het totale projectbudget is toereikend om het programma volgens plan op te leveren. Eerder zijn er risico’s gerapporteerd met betrekking tot het kunnen werven van voldoende en kwalitatief personeel, zoals beoogd voor de invulling van de actielijnen. Deze functies zijn momenteel reeds (deels) ingevuld met externe inhuur en daarmee voorlopig gemitigeerd. De Directie Middelen en Control kan zich vinden in het oordeel van het programmamanagement.

10

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Digitale Stad Doel Programma Het doorlopen van een innovatietraject waarin allerlei (real-time) datastromen op gestandaardiseerde wijze ontsloten en zichtbaar gemaakt worden door middel van een 3D Digital Twin dataplatform met een datamarktplaats. Hierbij onderzoeken we ook de mogelijke rol(len) van de overheid en hoe zij vervolgens anderen kunnen stimuleren om (met hen) mogelijkheden te ontdekken. Op een innovatieve wijze gaan we de nieuwe realiteit tegemoet en leren voortdurend van het innovatietraject. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 1 van 2) Spoor 1 Ontwikkeling van een Open Urban Platform (OUP) met 3D Digital Twin. • •

Aanbesteding MVP-fase Ontwikkeling OUP is gestart. We starten binnenkort met de tweede fase van de aanbesteding, de dialoogfase. Regionale samenwerking ‘Grenzeloos datalandschap’: programmabureau is opgericht en de vacature voor programmamanager is ingevuld. Voor dit jaar is er een eenmalige subsidie van het ministerie van BZK van ruim 400.000 euro verkregen.

Spoor 2 Ontwikkeling nieuwe toepassingen (o.b.v. de Digital Twin) • •

• • •

•

Co-creatie in de digitale stad: het prototype is gereed. Afdeling SO-Ruimte, Wonen en Milieu wil ook hierop aangehaakt worden. De projectleider heeft verder contact met Taskforce Digitale Participatie. Vergunningen check service: prototypefase loopt. Samenwerking met TU Delft wordt vervolgd. Vanuit programma Totaal 3dimensionaal! (samenwerking A’dam, R’dam, DH, VNG) is extra geld beschikbaar. Tevens wordt deze pilot gebruikt om een onderzoek te doen naar de mogelijkheden van Linked data. SAFE 3D Rdam / DE-RISC: prototypefase is in december gestart, verwachte afronding in het najaar. Nieuwbouwplannen app: het prototype is gereed, het gebruikersonderzoek wordt nu uitgevoerd. Digital Twin Duurzaamheid, kent 3 niveaus: 1. (databronnen): onderzoek naar generieke, schaalbare en beheerbare databronnen onderwerp zonnepotentieel 2. (generieke tussenlaag): DT-dataconcept heeft nu een eerste opzet. Opzet wordt getest Prinsenland/Lage land, inclusief DT-viewer. We werken samen met Amsterdam en Utrecht. 3. (toepassingenlaag): Onderdeel daarvan is de doorontwikkeling van de Co-creatietool om in te kunnen zetten bij duurzaamheidsvraagstukken. Een Plan van aanpak wordt daar nu voor opgesteld. De gemeente Rotterdam is gevraagd als fieldlab mee te doen in de ontwikkeling van een nationale Digital Twin Fysieke Leefomgeving (nDTFL).

Zij zien ons als een voorbeeld voor de nDTFL ontwikkeling, en willen graag dat we meedoen. De inzet op korte termijn is dat iemand vanuit nDTFL gaat meedraaien in het projectteam voor de pilot in Prinsenland en Het Lage Land.

11

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Digitale Stad Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 2 van 2) •

Digital Twin Onderwater: samenwerking met o.a. ministerie van defensie, politie, Veiligheidsregio en Havenbedrijf. Doel is een gemeenschappelijke Digital Twin van de onderwaterwereld (grote rivieren) te creëren, te beginnen door het bijeenbrengen van alle sectoraal ingezamelde data. Na een lange aanloop is de Proof of Concept hiervoor in januari gestart.

Spoor 3: Kennistrajecten en programma ondersteuning (communicatie, organisatie, financiën) • Kennistrajecten: Het doorlopende onderzoekstraject met Rotterdam School of Management van de EUR gaat alweer zijn 6e jaar in. Ook dit jaar zullen 5 studenten hun masteronderzoek verrichten binnen of gelieerd aan het programma Digitale Stad. In de afgelopen 5 jaar zijn meer dan 40 studenten zo afgestudeerd en hun master onderzoek bij ons (en onze partners) uitgevoerd. • Diverse samenwerkingsmogelijkheden met collega’s, internationale en nationale steden en instellingen zoals Erasmus Center for Data Analytics (ECDA), binnen gemeente Rotterdam (CDO-office, programma’s Data Gedreven Werken, Smart City,), Eurocities, Hogeschool Rotterdam, BOLD, VNG, IPO, EU om kennis te vergaren en te creëren. Een voorbeeld hiervan is gezamenlijk Europese aanvraag UDI Eindhoven, KDC Utrecht en Rdam in het kader van de European Digital Innovation Hubs (EDIH’s). Communicatie: in januari is de nieuwsbrief verstuurd. Er zijn diverse video’s en infographics gemaakt en in maart was de 6e kennisnetwerksessie voor alle kennispartners waar we mee samenwerken. Verder is er onder meer een video van 3-5 minuten uitgezonden op de Franse TV en is er een delegatie uit het Midden-Oosten langs geweest. De programmamanager en programmateamleden hebben presentaties gegeven tijdens Internationale of nationale evenementen.

12

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Digitale stad Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: G.J.M. Vreugdenhil

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Toelichting afwijking Geld: Oranje heeft betrekking op het feit dat de Digitaliseringsagenda de periode 2022-2023 bestrijkt. Hierdoor valt 2024 buiten de huidige periode van de Digitaliseringsagenda, hier heeft de Stuurgroep Datastrategie al aandacht voor. Oranje betekent hier dus niet dat er op korte termijn sprake is van een overschrijding. Toelichting afwijking Risico’s: Het beheer aspect ‘Risico’s’ wordt beoordeeld op oranje, aangezien innovatieve projecten door het vernieuwende, iteratieve karakter van het proces, continu een zekere mate van onzekerheid in zich hebben.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Het oordeel van projectcontrol komt overeen met die van de PM. De aanbesteding van het Open Urban Platform is spannend door zijn aanbestedingsvorm: concurrentiegerichte dialoog. Na de gunning staat de uitwerking van het governance-model en de samenwerking (PPS) op de agenda. Voor de begeleiding van het hele proces heeft het projectteam interne (ABZ, deelnemingen) en externe expertise ingeschakeld. Voor de gunning zijn met de stuurgroep afspraken gemaakt over dekking. De definitieve dekking zal met de digitaliseringsagenda ‘24 meegenomen worden.

13

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

DWARSS (Digitaal Werken Aan de Rotterdamse Samenwerking en Service) Doel Programma DWARSS levert verbeterde dienstverlening op voor Rotterdammers. Dat lukt ons door zaakgewijs te werken. Dwars door de organisatie werken we aan zaken van de Rotterdammers met behulp van een centraal systeem (e-Suite) en op een eenduidige manier. Hierdoor hebben Rotterdammers 24/7 statusinformatie over al hun gemeente-zaken, ervaren ze snellere doorlooptijden, en worden ze minder van kastje naar muur gestuurd. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik In het document Realisatie en planning is de actuele stand van zaken beschreven. De oorspronkelijke opgave uit 2017 is bijna voltooid, en ronden we in oktober af. In de tussenliggende jaren is de focus verlegd naar het realiseren van hoge kwaliteit zaakgewijs werken met een toekomstbestendig systeem. Dit jaar en 2023 wordt daarin ieder geval nog volop voor benut. Stapsgewijs worden onderdelen vervangen, waar we eerder dachten in één keer een nieuw zaaksysteem te gaan gebruiken. Eind 2022 is dat deel vervangen wat door de burgers wordt ingevuld, het afhandelend systeem is pas later in 2023 of mogelijk zelfs 2024 aan vervanging toe.

Dimpact heeft als doel om eind 2023 een nieuw platform te hebben staan waar gemeenten gebruik van kunnen maken, volgend jaar rond deze tijd weten we of dat ook al geschikt is voor Rotterdam om volledig te gebruiken of dat we nog wat meer tijd nodig hebben voor de definitieve overstap. Daarom is het wel noodzakelijk om voor onze collega’s die met de eSuite moeten werken wat langer doorontwikkeling mogelijk te maken, want stilstand is achteruitgang. Hoe dat precies wordt georganiseerd, wat kunnen we zelf in eigen beheer en waarvoor hebben we de leverancier nodig, dat wordt momenteel uitgewerkt en in juni in onze stuurgroep besproken.

14

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

DWARSS (Digitaal Werken Aan de Rotterdamse Samenwerking en Service) Oordeel Projectmanager

Oordeel Directie Middelen en Control

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: G.J.M. Vreugdenhil

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Toelichting afwijking Geld: Op dit moment hebben we een onderbesteding vanwege krapte op arbeidsmarkt en een afronding van werkzaamheden bij DWARSS vs nog afwachten in opschalen voor RAVE, we verwachten dat dit tegen het eind 2022 weer ingelopen is. Toelichting afwijking Tijd: Vanwege de bijstelling van de koers bij Dimpact is het niet meer haalbaar om per 1 juli 2023 een volledig nieuw zaaksysteem te hebben. Eind 2023 hebben we het op grote delen vervangen maar de verwachting is dat het dan nog niet helemaal is afgerond, in hoeverre het dan echter onder regie van een programma moet worden uitgevoerd valt nog te bezien, dat managen we in de loop van dit en komend jaar. We werken agile en zijn als Rotterdam op alle lagen van de besluitvorming bij Dimpact betrokken. Zowel in uitvoerende zin als in stuurgroep (directeur klantcontact) en in de Algemene ledenvergadering (directeur IIFO). 30 juni 2022 is de ALV waar een besluit over de nieuwe koers aan de leden wordt gevraagd. Toelichting afwijking Risico’s: In de vorige rapportage voorzagen we het risico van uitloop, dat is reëel gebleken maar Dimpact heeft scenario’s uitgewerkt en die worden op 30 juni aan de ALV ter besluitvorming voorgelegd.

De consequenties voor onze medewerkers zijn gering: de continuïteit is geborgd, de licenties van het huidig zaaksysteem zijn nu in eigen beheer en daarmee valt ook geld vrij om de transitie en nieuwe koers van te bekostigen. Ook de Rotterdammers zullen geen hinder ondervinden van het uitstel. Wel is er risico op stilstand in de doorontwikkeling en vernieuwing, om die zo veel mogelijk te beperken brengen we in beeld wat er nog wel kan in eigen beheer en wat de leverancier nog kan betekenen. Deze beheersmaatregel bespreken we in juni binnen het strategisch/tactisch overleg van het programma.

15

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

DWARSS (Digitaal Werken Aan de Rotterdamse Samenwerking en Service) Toelichting oordeel Directie Middelen en Control De originele opleverdatum van juli 2023 wordt niet gehaald. Op 30 juni zal Dimpact aan de ALV verschillende scenario’s presenteren welke opties op tafel liggen. De verwachting is dat de vertraging in ieder geval een half jaar is. Dit uitstel zou ervoor kunnen zorgen dat het programma extra krediet nodig zal hebben. Hierover is na 30 juni duidelijkheid. Ons advies is om, als er inderdaad extra geld nodig is, de exacte hoogte hiervan zo snel mogelijk in kaart te brengen en ook de interne besluitvorming over de toekenning hiervan zo gauw mogelijk in gang te zetten. Deze financiële duidelijkheid maakt Risico’s duidelijk welk ambitieniveau reëel is. Blijvend risico (dat ook in de vorige MIP rapportage is genoemd) zijn de personele resources. Zowel aan de kant van de leverancier als aan de interne kant zijn soms mensen tekort. Door de krapte op de arbeidsmarkt zal dit risico niet snel verdwijnen. Ons advies is daarom, waar dat nog niet gebeurt, zowel met de leverancier als intern afspraken te maken over ieders commitment en op hoeveel arbeidsuren per aankomende projectfase minimaal kan worden gerekend. Dit geeft extra grip op de planning. De directie Middelen en Control kan zich vinden in het oordeel van het programmateam.

16

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

GERS Doel Programma Binnen het programma zorgen voor de digitale dossiervorming van 90% van de daarvoor in aanmerking komende werkprocessen door met de clusters de dossiers papierarm in te richten, op orde te brengen en te centraliseren in het concern document managementsysteem DIVA. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik De uitrol van de diverse systemen die door het programma GERS worden uitgerold, DIVA (document managementsysteem), DIVA-BB (procesondersteuning voor Bestuurlijke Besluitvorming), Xential (documentcreatiesysteem op basis van sjablonen), MyLex (zoekfunctionaliteit) en digitale handtekening, loopt goed. De inspanningen van de voorgaande jaren, waarbij is ingezet op bewustwording en belang van dossiervorming, werpen hun vruchten af. De uitrol van DIVA-BB (waarbij alle clusters, directie Veilig en CAMC zijn aangesloten), is grotendeels geslaagd. Het programma biedt momenteel nog ondersteuning. De koppeling van DIVA-BB met de griffiesystemen is momenteel technisch niet mogelijk; de ‘koppeling’ wordt via procedures opgelost. Momenteel wordt er onderzoek verricht over een koppeling met het bestuurlijke informatiesysteem en worden de taken van de portefeuillehouders nog verder ontwikkeld. Dit zal voor enige uitloop zorgen. Met betrekking tot documentcreatie zijn intussen twee van de drie uit te faseren systemen definitief uitgezet.

Voor het laatste uit te faseren documentcreatiesysteem loopt momenteel de migratie van de sjablonen naar het nieuwe systeem. De ontwikkeling en uitrol van DIVA als basis voor samenwerking aan dossiers, wordt in nauwe samenwerking met en op vraag van de clusters geïntensifieerd. Bij diverse clusters zal er tot het einde van het jaar verder uitgerold worden.

17

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

GERS Oordeel Projectmanager

Oordeel Directie Middelen en Control

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: G.J.M. Vreugdenhil

Toelichting op beheersaspect groen (vanuit PM) Geen afwijkingen.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control De Directie Middelen en Control kan zich vinden in het oordeel van het programmamanagement. Het programma komt in september ten einde, de komende periode staan dan ook in het teken van evaluatie en overdracht richting de lijn. De aanvraag om programmabudget voor 4 FTE’s over te hevelen naar de lijnorganisatie wordt momenteel voorbereid. Tevens wordt er een aanvullende kredietaanvraag voorbereid om de koppeling met het collegesysteem en wijkradensysteem (iBabs) en een aantal taken voor wethouder en burgemeester te realiseren. Het werkelijke gebruik van de DIVA systemen blijft een punt van aandacht, dit is de afgelopen rapportageperiode wel sterk verbeterd. Advies vanuit Directie Middelen en Control is om het monitoren van het gebruik en het escaleren in het geval van afnemend gebruik na afronding van het programma goed te borgen in de lijn.

18

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

GREAT Doel Project Implementatie van een nieuw toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk standaardsysteem in de Cloud voor de concernadministratie en de ondersteunende Financiën en Inkoopprocessen. Great is een groot en complex project met impact door de hele gemeente. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik In november is het contract met Deloitte getekend voor de implementatie van GREAT. Na een voorbereidingsfase is het project daadwerkelijk op 1-22022 gestart met opbouwen en inrichten. In april hebben we een brede kick-off gehad voor de gehele projectorganisatie, waarbij ook de clusters goed aangehaakt zijn! De eerste periode hebben we gebruikt om het implementatieplan op te stellen en goed te doorleven. Hierbij is veel aandacht geweest voor het samenwerken, het scherp krijgen van wat de opdracht precies is en het opstellen van een gedeelde (detail)planning. We zijn net gestart met de volgende fase waarin we het systeem gaan inrichten. De medewerkers van Rotterdam gaan meer merken van het project GREAT en kunnen mee gaan doen in een proeftuin om eigen processen te beleven. Het veranderplan en communicatieplan komt in uitvoering. Zowel binnenin als de buitenkant van het project wordt iedereen meegenomen in de verandering.

19

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

GREAT Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: G.J.M. Vreugdenhil

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Toelichting afwijking Geld: De bestedingen van het budget ligt op koers. De prognose is dat we zowel aan externe als interne kosten krap gebudgetteerd hebben. Enerzijds lijkt de planning (zie tijd) wat optimistisch ingeschat te zijn. Anderzijds is de businesscase uitgegaan van een slanke projectorganisatie. Echter de projectpraktijk leert dat er een zeer hoge participatiegraad binnen het concern is en dat er meerdere rollen/functies benodigd zijn voor het project. Op dit moment hebben we verschillende maatregelen genomen, om de kosten beheersbaar te houden. Toelichting afwijking Tijd: Er is meer tijd genomen om samen het implementatieplan goed te doorleven en samen te starten. Dit heeft tot gevolg dat we op de eerste planning een langere doorlooptijd verwachten. We zijn nu bezig deze planning te concretiseren en de gevolgen hiervan in kaart te brengen. Duidelijk is wel dat de nieuwe planning geen risico op go live datum van 1 januari 2024 oplevert.

20

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

GREAT Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Voor het project GREAT is dit de eerste MIP-rapportage sinds de start van de implementatie dit voorjaar. Het project staat zowel inhoudelijk als procesmatig voor een complexe opgave, waarbij de uitvoering impact heeft op de gehele gemeentelijke organisatie. Door het nog niet kunnen invullen van alle functies binnen het project (waaronder de definitieve invulling van de functie van projectmanager) heeft het project vertraging opgelopen. Vooralsnog heeft dit nog geen invloed op de datum van livegang en is de invloed op de kosten beperkt. Om echter te voorkomen dat de kwaliteit van wat wordt opgeleverd onder druk komt te staan, dienen de vacatures wel snel vervuld te worden. De grip op de planning dient vergroot te worden. Een kritische tijdspad planning ontbreekt nog. Daarnaast wordt geadviseerd dat in de statusupdates van het project binnen de governance structuur ook standaard een planning wordt opgenomen, waaruit blijkt of er vertraging is of dat alles op schema loopt. De meest actuele prognose van de interne kosten wijkt sterk af van de originele prognose. Het projectteam is bezig om de exacte hoogte hiervan inzichtelijk te maken. Zolang dit nog niet bekend is, is de financiële prognose onzeker.

Om een grote toename van de gerealiseerde interne kosten te beperken, dienen nieuwe afspraken met de clusters gemaakt te worden over de inzet en de kostentoerekening. Op het gebied van risicomanagement en integrale besluitvorming wordt geconstateerd dat het project de eerste maanden grote stappen heeft gezet. Het continu bijhouden van een risicolog over alle sporen dat zowel aan de kant van de gemeente als het consortium wordt gebruikt, is hiervoor belangrijk geweest. Gezien de impact en de hoeveelheid van het aantal risico’s op het project wordt dit vooralsnog op oranje gezet.

21

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) Doel Programma In de datastrategie van de gemeente Rotterdam is beschreven dat wij voor een aantal integrale digitale opgaven staan. Om de digitale ambities van de verschillende clusters te kunnen voorzien is een toekomst vaste en schaalbare IT-infrastructuur nodig. De Corona-crisis heeft verschillende trends versneld waardoor we op een andere manier zijn gaan werken. De gemeente heeft de ambitie om ervoor te zorgen dat medewerkers, burgers en bedrijven flexibel, digitaal en met de juiste competenties kunnen (samen)werken en informatie met elkaar kunnen delen. Om bovenstaande allemaal te kunnen faciliteren worden in het programma de Rotterdamse Digitale Infrastructuur de veranderingen teweeggebracht via een viertal project sporen op het gebied van toegang tot systemen, de digitale werkomgeving, de integratie van data en werkomgevingen en de IT- en data infrastructuur. De Pyramide is de visualisatie op welke lagen het programma RDI in de infrastructuur de vernieuwingen zal doorvoeren: o De top van de Pyramide geeft aan wie profijt hebben van het programma RDI en dit zijn de medewerkers gemeente Rotterdam, burgers, bedrijven en ketenpartners.

o 2de laag Identity Accesmanagement (IAM): IAM zorgt voor een geautomatiseerde veilige en gecontroleerde toegang voor medewerkers, burgers, bedrijven, ketenpartners en IoT (Internet of Things) tot informatiebronnen. Hiermee krijgen de juiste mensen, op het juiste moment, met de juiste rechten en met de juiste redenen toegang tot de juiste voorzieningen en faciliteiten. IAM is het technische platform om Rol Gebaseerde Dienstverlening (RGDV) mogelijk te maken. RGDV is een apart project (welke niet tot het programma RDI behoort) welke per cluster zorgt voor de onboarding van de applicaties en medewerkers van het cluster op het IAM-platform. o 3de laag Doorontwikkeling Werkomgeving (DWO): Het realiseren van de werkomgeving om de moderne medewerker te ondersteunen zodat deze zijn werkzaamheden transparant kan uitvoeren ongeacht tijd, plaats en/of apparaat. Onderdeel hiervan is ook hybride kunnen vergaderen op diverse kantoorlocaties. o 4de laag Hybride Integratie Platform (HIP): Het realiseren van een stelsel van technische knooppunten om verschillende voorzieningen met elkaar te verbinden en integreren. Hierdoor kunnen er binnen en buiten de gemeenteapplicaties met elkaar communiceren en kan data eenvoudig gedeeld en geïntegreerd worden.

o Onderste laag Hybride Datacenter (DC); staat voor onze 2 datacenters in de stad, die wij steeds meer naar de cloud zullen brengen, hierdoor kan de gemeente mee in de beweging richting nieuwe technieken en applicaties en inspelen op de kansen van de digitale samenleving. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 1 van 2) Hierbij de actuele ontwikkelingen en vooruitblik van de 4 RDI projectsporen van het programma in volgorde van de Pyramide lagen: Identity Accesmanagement (IAM): o Op dit moment zijn we bezig met de inrichting van de technische omgevingen voor het IAM-platform voor medewerkers bij de eerste afdeling van het eerste cluster MO. Oplevering wordt na de zomer verwacht. Bij succesvolle eerste implementatie zullen de resterende medewerkers en applicaties bij het cluster MO worden onboard op het IAM-platform (2022/2023). Door gebruik te gaan maken van het IAM-platform wordt Rol Gebaseerde dienstverlening voor een cluster ingericht, waardoor wij gaan voldoen aan security eisen wie heeft toegang tot welke data en applicaties.

22

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 2 van 2) o Het IAM-platform voor burgers/bedrijven zal vanaf juli aangetoond kunnen worden op de werking, waarnaar applicaties als mijn loket, Digi-d, eherkenning gemigreerd zullen gaan worden via deze nieuwe oplossing. Daarmee gaan wij als gemeente Rotterdam voor de ICT infrastructuur voldoen aan verscherpte eisen die worden gesteld in security, wet- en regelgeving. Restpunten Doorontwikkeling Werkomgeving (DWO): In de vorige MIP-rapportage, rapporteerde dit project apart. Het project is tot zijn einde gekomen en heeft een aantal belangrijke resultaten behaald. Zo is BCO/IIFO in staat geweest om maximaal veerkrachtig op te treden bij aanvang Corona door Microsoft Teams in 1 week uit te rollen, zodat alle ambtenaren vanaf dan konden thuiswerken. Een ander resultaat is het versneld inrichten van Hybride vergaderen op onze Rotterdamse kantoren. De restpunten van het project worden via het programma RDI nog weer gegeven in deze rapportage en betreffen de onderstaande bullets. o De bedoeling is de komende maanden zoveel mogelijk mailboxen te migreren naar Exchange Online (cloud), te beginnen bij de medewerkers van het cluster BCO en daarna volgen alle andere clusters (2022/2023).

o Dit jaar zal ook een vernieuwde methode worden ingezet voor authenticatie, alle medewerkers zullen overgaan naar Multi Factor Authenticatie van Microsoft (MS), dit past ook in het geheel dat wij inmiddels allemaal werken op de office 365 Suite van MS. Het zal ook een kostenbesparing opleveren daar dit valt in de licentie van MS en wij voor de huidige authenticatie Safenet een flink bedrag moeten betalen. Hybride Integratie Platform (HIP): o Het hybride integratie platform zal bestaan uit meerdere integratiemiddelen welke tezamen het HIP zullen vormen. Het meest gevraagde integratiemiddel, de API-ESB gateway om te kunnen koppelen met andere applicaties en systemen, wordt nu geïmplementeerd. Er wordt verwacht deze in oktober gereed te hebben voor de business die hier met smart op zit te wachten om hier gebruik van te kunnen maken. o Verder worden de voorbereidingen getroffen voor het uitwerken van de volgende integratiemiddelen als datavirtualisatie (belangrijk voor data gedreven werken) en Internet of Things (IoT) Gateway. Datacenter (DC): o Het project is bezig met de voorbereiding van de aanbesteding van een managed private cloud omgeving, om in de toekomst afscheid te kunnen nemen van de eigen fysieke datacenters in de stad.

o Het Cloud Regie Centrum is inmiddels in oprichting, zodat zij vragen over cloud en opdrachten zoals applicaties migreren naar de cloud kunnen gaan oppakken. Dit is echt nieuw! We moeten kennis betreffende cloud technologie eigen maken en er zit een flinke verandering in de organisatorische en financiële uitwerking. We kunnen dit namelijk niet meer op een traditionele IT manier beheren. Medewerkers zullen training moeten volgen en een meer Agile werken zich eigen moeten maken, wat betekent dat we kunnen inspelen op de snel veranderende IT-cloud omgeving in een multi disciplinair team. Daar er ook steeds meer verschillende medewerkers als beheerders en ontwikkelaars bezig zijn in onze cloud omgeving is het ook noodzakelijk dat dit centrale cloud expert team er is om ook het costmanagement zeer scherp in de gaten te houden. We kunnen besparen op ons datacenter in de toekomst, maar er zijn veel mogelijkheden in de cloud, dus is het zaak om dit costmanagement goed in te richten.

23

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: G.J.M. Vreugdenhil

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Geen afwijkingen.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Naar het oordeel van project control heeft de programma manager haar organisatie goed op orde. De organisatie kenmerkt zich door een doordachte en gedegen inrichting waarbij afhankelijkheden binnen en buiten het programma structureel worden gemonitord. Het beschikken over voldoende kwalitatief personeel is een uitdaging. Niet alleen op dit programma en haar projecten maar ook gemeente breed. Goed portfoliomanagement helpt hierbij. Op dat vlak zijn binnen de gemeente nog verbeterslagen te maken.

24

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Sorga Doel Programma Eind 2019 heeft de Algemene Deelnemers Vergadering van Wigo4it besloten om de G4 samenwerking op het gebied van de IT-dienstverlening voor de domeinen Klantinteractie, Werk en Zorg te stoppen. Van de huidige drie gebruikers van Socrates Zorg hebben Utrecht en Den Haag aangegeven niet verder te gaan met Wigo4it. Rotterdam heeft het besluit genomen wel door te gaan met de verdere ontwikkeling van Sorga, het overnemen van de applicatie en het ondersteunende ontwikkelteam. Risico’s

Om dit te kunnen realiseren is het Programma Sorga in het leven geroepen. Vanuit het programma richten wij ons op: 1. De transitie van W4 (WiGo4It) naar G1 Rotterdam: - Personeel (HR) - Technische transitie Sorga in Rotterdam (IIFO) - Juridische borging (JD/HR) - Financiën - Communicatie 2. Ontvlechten en doorontwikkelen van Sorga 3. Ontwikkelen Inkoop WMO module: realisatie 1-7-2022 in relatie tot Sorga 4. Implementatie Sorga in Rotterdam. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik In de periode januari tot en met april 2022 heeft de uitvoering van de ontvlechting centraal gestaan. Tussentijds zijn enkele ondersteunende releases gedaan zoals de Betaaltool Sorga die succesvol in productie is genomen. Focus ligt op de afronding van de eerste productgroep reeks en de voorbereiding van de implementatie hiervan. Ook worden eerste stappen gezet met de volgende productgroepen (ontwikkeling en implementatie voorbereidingen). De eerste productgroep stond gepland in maart/april om te implementeren. Maar door verschillende tegenslagen is de uiteindelijke implementatiedatum niet gehaald. We verwachten nu rond juni alsnog te kunnen implementeren. Na analyse van de huidige situatie verwachten we ongeveer 2 maanden langer nodig te hebben om te ontvlechten. Dit brengt extra kosten met zich mee. De personele kosten zijn in beeld, mogelijk komen er nog extra kosten bij vanuit Wigo4it vanwege o.a.

het verlengen van licenties. De verwachtte vertraging heeft effect op het traject van de nieuwe inkoop. Er wordt momenteel gewerkt aan een oplossing om de afhankelijkheid van beide programma’s van elkaar los te koppelen waardoor dit probleem wordt opgelost.

25

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Sorga Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: M.J.W. Struijvenberg

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 1 van 2) Toelichting afwijking Geld: Overall heeft het programma momenteel een verwacht tekort van ruim €500.000 euro. Voor €300.000 was al een plan van aanpak opgesteld. De nieuwe extra kosten die ontstaan zijn door de uitloop, worden momenteel binnen de stuurgroep van het programma besproken. Toelichting afwijking Tijd: Doordat binnen het programma en door de leveranciers Agile Scrum gewerkt wordt, is tijd al vanaf de start een lastige voorspeller geweest. Door continue veranderende omstandigheden vraagt het van het programma om continue te schakelen/bij te sturen. Vanuit de stuurgroep hadden we vastgesteld dat 12 juli 2022 de datum van ontvlechting zou worden, ondertussen is helder dat dit niet gehaald wordt. We sturen er maximaal op aan om dit zo kort mogelijk op 12 juli alsnog te realiseren. Zowel het programma als de stuurgroep zitten hier bovenop.

26

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Sorga Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) (deel 2 van 2) Toelichting afwijking Risico’s: Nieuwe inkoop: De uitloopt overschrijdt de uiterste data waarop begonnen moet worden met de ontwikkelingswerkzaamheden van de nieuwe inkoop Jeugd. Om dit op te lossen wordt momenteel gewerkt aan een oplossing van dit risico. Als dit wordt gerealiseerd vervalt dit risico volledig doordat dit dan losgekoppeld wordt van eventuele ontwikkelingen vanuit het programma. Wigo4it: De uitloop overschrijdt geplande data bij Wigo4it waarvan verwacht werd dat gestart kon worden met het uitfaseren van datacentres en de cloudgang van Socrates. Op dit moment is Wigo4it nog aan het onderzoeken of deze uitloop intern opgevangen kan worden door prioritering aan te passen en of daar nog extra kosten bij gemoeid zijn. Vakantieperiodes: Door de uitloop komen we steeds meer uit op implementatie in vakantieperiodes. Dat is niet optimaal en biedt uitdagingen om bezetting op orde te hebben tijdens zowel ontwikkeling, implementatie en daadwerkelijke uitvoering.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control Voor de validatie van het programma zijn de gevraagde documenten tijdig en volledig aangeleverd. Daarom heeft de Directie Middelen en Control ten opzichte van de vorige MIP-rapportage het aspect “kwaliteit” op groen gezet. Voor 2021 was de begroting sluitend, maar voor 2022 geldt dat nog niet. Een deel van de financiële overschrijding kan worden opgevangen binnen de begroting van MO. Dit wordt verwerkt en geformaliseerd tijdens de tweede herziening. Directie Middelen en Control heeft het aspect “geld” op rood gezet en adviseert dringend dekking te regelen voor het resterende bedrag van de overschrijding om de begroting 2022 sluitend te krijgen. Verder is de prognose voor 2022 nog onvoldoende onderbouwd. Directie Middelen en Control adviseert om de huidige prognose beter te onderbouwen. Met betrekking tot het aspect “tijd” heeft het programma de einddatum bijgesteld. Deze staat nu op 17 juli 2022. Programma management prognosticeert medio augustus als einddatum. De einddatum is ten opzichte van de oorspronkelijke planning meerdere malen bijgesteld. Directie Middelen en Control ziet het aspect “tijd” als een groot risico en maakt zich hier zorgen over. Er worden voorlopig voldoende beheersmaatregelen getroffen om de overige risico’s binnen het programma te mitigeren.

Het advies is om risico’s te blijven actualiseren om verdere uitloop van het programma te voorkomen.

27

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Vervanging Handhavingssystemen Doel Programma Het doel van dit programma is niet alleen een toekomstbestendig applicatielandschap binnen de afdeling Handhaving, maar vooral ook te komen tot een eenvoudige en eenduidige manier van werken voor de toezichthouders en handhavers op straat, zodat zij efficiënter hun werk kunnen doen. Ook is een belangrijk doel van dit programma om meer inzicht te krijgen in de diverse werkzaamheden en daarmee de mogelijkheid voor het management beter te kunnen sturen op de effectiviteit van de inzet van toezichthouders en handhavers. Ook waarnemingen, bijvoorbeeld als er geen bijzonderheden zijn geconstateerd, moeten geregistreerd kunnen worden en vervolgens dienen als sturingsinformatie. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik Binnen het programma wordt vooral gestuurd op kwaliteit: liever een goed systeem wat volledig voldoet aan de doelstellingen van het programma en later wordt opgeleverd, dan een systeem wat weliswaar op tijd wordt opgeleverd, maar niet de gewenste kwaliteit heeft. Mede als gevolg hiervan is de planning al diverse keren opgeschoven en heeft de leverancier zich niet gehouden aan gemaakte afspraken en deadlines. Ook na de officiële ingebrekestelling en het opleggen van een boete door de gemeente Rotterdam is een aantal belangrijke deadlines niet gehaald.

Inmiddels heeft dat de vraag opgeroepen of de leverancier überhaupt in staat is om dit programma conform de afspraken en aangegane verplichtingen te voldoen. Om antwoord te krijgen laten de gemeente Rotterdam en de leverancier een Quality Control (externe audit) houden. De eerste stappen om dit te doen zijn inmiddels in gang gezet en de resultaten hiervan worden voor de volgende MIP-rapportage verwacht. Op basis van dit onderzoek zal er een besluit genomen worden of en hoe het programma voort te zetten en mogelijk zelfs stop te (moeten) zetten. Ondanks deze laatste mogelijkheid blijft de focus verder liggen op het verder inrichten van de werkprocessen, het functioneel testen en aansluitend de gebruikerstesten en opleiden van alle circa 450 gebruikers van het nieuwe systeem. Buiten de technische veranderingen voor de organisatie is er ook veel aandacht voor de organisatorische veranderingen en de nieuwe werkprocessen.

28

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Vervanging Handhavingssystemen Oordeel Directie Middelen en Control

Oordeel Projectmanager

Risico’s

Risico’s›

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: V.P.G. Karremans

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Toelichting afwijking Geld: Zoals in de vorige rapportage al is aangegeven zijn en worden er door de verdere uitloop van dit programma extra kosten gemaakt. Een deel van deze kosten wordt gedekt door de boete die aan de leverancier is opgelegd. Voor het resterende deel wordt een verhoging van het krediet aangevraagd. Toelichting afwijking Tijd: Binnen het programma wordt vooral gestuurd op kwaliteit: liever een goed systeem wat volledig voldoet aan de doelstellingen van het programma en later wordt opgeleverd, dan een systeem wat weliswaar op tijd wordt opgeleverd, maar niet de gewenste kwaliteit heeft. Mede als gevolg hiervan is de planning al diverse keren opgeschoven en heeft de leverancier zich niet gehouden aan gemaakte afspraken en deadlines. Ook na de officiële ingebrekestelling en het opleggen van een boete door de gemeente Rotterdam is een aantal belangrijke deadlines niet gehaald. In de afgelopen periode heeft de leverancier zich vooral geconcentreerd op het verbeteren van de interne organisatie en is er vanuit het Rotterdamse perspectief weinig voortgang te bespeuren. Zie verder ook de alinea hieronder. Toelichting afwijking Risico’s: Het telkens niet halen van de deadlines heeft de vraag opgeroepen of de leverancier überhaupt in staat is om dit programma conform de afspraken en aangegane verplichtingen te voldoen.

Om antwoord te krijgen laten de gemeente Rotterdam en de leverancier een Quality Control (externe audit) houden. De eerste stappen om dit te doen zijn inmiddels ingang gezet en de resultaten hiervan worden voor de volgende MIP-rapportage verwacht. Op basis van dit onderzoek zal er een besluit genomen worden of en hoe het programma voort te zetten en mogelijk zelfs stop te (moeten) zetten. Parallel hieraan is de gemeente de eventuele risico’s en consequenties hiervan in kaart aan het brengen. De uitkomsten van de externe audit en de risico’s zijn nu nog onvoldoende inzichtelijk, vandaar dat het aspect risico op oranje is gezet.

29

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Vervanging Handhavingssystemen Toelichting oordeel Directie Middelen en Control De Directie Middelen en Control ziet een groot risico in dit project, namelijk het niet kunnen continueren van het programma. Het houden van de externe audit en het onderzoeken van de consequenties om de mogelijke risico’s rondom onder andere tijd, privacywetgeving, relatie met andere projecten, organisatie en geld inzichtelijk te maken zijn de juiste stappen om daarna adequate beheersmaatregelen te kunnen nemen. Een belangrijk actiepunt is het nadenken over en in beeld brengen van alternatieven bij het stoppen met het programma en de gevolgen daarvan. De Directie Middelen en Control Risico’s adviseert op korte termijn een besluit te nemen over de toekomst van het programma en om in deze beslissing alle stakeholders goed mee te nemen.

30

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

Waste Management Systeem Doel Project Het doel van het project Waste Management is om een basisregistratiesysteem, met de naam AfvalRIS, te implementeren voor Inzameling & Hergebruik van Stadsbeheer. Het basisregistratiesysteem registreert alle aanmeldingen van grofvuil, wit-en bruingoed en snoeiafval van de Rotterdammer om dit via een geoptimaliseerde route dagelijks in te zamelen. Daarnaast ligt er in het basisregistratiesysteem vast van welke inzamelmiddelen (240 liter container GFT, bijv.) de Rotterdammer gebruik mag maken om het afval aan te bieden. We plannen de chauffeurs en voertuigen op de routes om het afval in te zamelen, registreren de gewogen gewichten van de eindverwerker op de betreffende routes en zorgen hiermee voor een sluitende afvalstoffenregistratie. Met de implementatie van AfvalRIS worden het aantal handelingen binnen Inzameling en Hergebruik beperkt, worden de gegevens in 1 systeem opgeslagen en is er een sterke verbetering in het verder digitaliseren en automatiseren van de werkprocessen. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik De functionele live gang van fase 6 van het project is in een afrondend stadium. Per 31 mei 2022 gaat de containerservice, aftransporten en evenementen live binnen AfvalRIS. Daarnaast hebben de technische opleveringen voor het project plaatsgevonden door de leverancier, AMCS waardoor we het project gaan afronden.

De technische oplevering heeft conform planning plaatsgevonden. Het overtuigen van de gebruikers om het systeem daadwerkelijk te gebruiken heeft de formele oplevering doen vertragen. De afronding van het project staat gepland voor 1 augustus. Binnen Schone Stad wordt daarna, zelfstandig, de plaagdierbeheersing in gebruik genomen. Dit in overleg en afstemming met de stuurgroep.

31

Terug naar totaaloverzicht

Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Waste Management Systeem Oordeel Projectmanager

Oordeel Directie Middelen en Control

Onder controle Aandacht vereist Directe actie Verantwoordelijk Wethouder: V.P.G. Karremans

Afwijkingen op beheersaspect groen (vanuit PM) Geen afwijkingen.

Toelichting oordeel Directie Middelen en Control De oplevering van het project is wederom vertraagd, nu met 4 maanden naar aug 2022. Initieel zou het project eind 2019 zijn opgeleverd. De oorzaken voor deze uitloop zijn bekend (o.a. Corona) maar de uitloop blijft fors. In de huidige planning lijken de risico’s op verdere vertraging beperkt.

32

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

ZekeR Doel Programma Het programma zekeR verbetert de dienstverlening aan Rotterdammers met een laag inkomen door het verbeteren van de inzet en het bereik van de inkomensondersteuning. De inkomensondersteuning omvat in totaal 13 regelingen van de bijzondere bijstand of bijstand voor ondernemers tot jeugdtegoed. Het programma is er voor de Rotterdammers met een laag inkomen die wel een steuntje in de rug kunnen gebruiken. Hiervoor realiseren we digitale oplossingen in Thomas. Thomas is het digitale portaal voor de kwetsbare Rotterdammer en de professional. In de toekomst kunnen de regelingen overzichtelijk en eenvoudig via Thomas aangevraagd worden. Ook geeft Thomas advies op basis van de persoonlijke situatie of een Rotterdammer in aanmerking komt voor een regeling. Zo weet de Rotterdammer precies waar hij/zij aan toe is. Dit geeft zekerheid, inkomenszekerheid. In het programma werken we volgordelijk aan de regelingen waarbij we voor de korte termijn wel focusbepalen. Volgens de korte termijn routekaart werken we als eerste aan de doorontwikkeling van de bijstandsaanvraag en het kunnen beheren daarvan (zoals makkelijk wijzigingen door kunnen geven) maar ook aan de werkpremie en twee producten van de bijzondere bijstand: de individuele inkomenstoeslag en de woonkostentoeslag. Naast de regelingen pakken we ook ondersteunende processen aan, zoals het proces vorderen.

Dit doen we niet met Thomas, hiervoor schaffen we een nieuw en modern systeem aan dat wel in combinatie met Thomas zal gaan werken. Om te onderzoeken of er een passend modern systeem is in de markt, voeren we eerst een marktconsultatie uit. Actuele ontwikkelingen en vooruitblik De afgelopen periode stond in het teken van het afronden van de marktconsultatie Vorderen, het verbreden van de basisvoorziening in Thomas en het starten met de ontwikkeling van de regeling Individuele Inkomenstoeslag. De marktconsultatie Vorderen is afgerond en heeft voldoende inzicht opgeleverd over passende oplossingen. Er is nog wel besluitvorming nodig. Niet alleen over de passende oplossing maar ook over het “hoe nu verder”. Deze besluitvorming wordt momenteel voorbereid. Ten aanzien van de basisvoorziening in Thomas hebben we een visueel ontwerp gemaakt van Thomas. Dit is een doorklikbaar model van Thomas waarmee we de dienstverlening voor onze Rotterdammers met een laag Inkomen maar ook onze Rotterdammers in de bijstand willen ondersteunen. Het prototype is gemaakt mét en voor Rotterdammers en onze professionals. Ook welzijnspartijen hebben hieraan meegewerkt. Het visueel ontwerp is inmiddels de leidraad van waaruit we ontwerpen en bouwen in Thomas. Zo blijven we oplossingen maken die dichtbij de Rotterdammers staan waar we het voor doen.

Ten aanzien van de regeling Individuele Inkomenstoeslag hebben we de ontwerpen van de functionaliteiten afgerond. Ook hier werken we weer met een prototype als ontwerp.

33

April 2020 t/m september 2020 | Monitor grote projecten Januari 2022 t/m mei 2022│Monitor ICT projecten

Terug naar totaaloverzicht

ZekeR Actuele ontwikkelingen en vooruitblik (deel 2 van 2) Toekomstperspectief Zoals gezegd in de vorige MIP-rapportage is het programma zekeR afhankelijk van het zusterprogramma ADIDAS, dat voor de zomer de bijstandsaanvraag ook wel aanvraag Levensonderhoud (ALO) oplevert. Uitloop van Thomas ALO, beperkte beschikbaarheid van resources binnen een krappe arbeidsmarkt, in combinatie met de extra inzet voor het succesvol opleveren van de Energietoeslag begin mei en de complexiteit van de digitaliseringsopgave, zetten de voortgang van het programma zekeR onder druk. Daarom zullen we op basis van de laatste ontwikkelingen en het nieuwe coalitieakkoord het programma zekeR rond de zomer opnieuw prioriteren. Waarbij het verbeteren van de toegang van de aanvullende inkomensvoorzieningen de nodige aandacht zal krijgen.