Document · PDF

REKENKAMER rapport Burgerparticipatie - Roosendaal

Gemeenteraad 9 juli 2026, gemeente RoosendaalBij agendapunt: 3d: Voorstel 58 - Rekenkameronderzoek naar inwoners- en overheidsparticipatie in Roosendaal30.134 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 4

2.3

Borging van participatie in het beleids- en uitvoeringsproces

Beleidsproces De gemeente wil dat participatie nadrukkelijk onderdeel uitmaakt van het beleids- en besluitvormingsproces van de gemeente. Hiertoe heeft de raad met het college de afspraak gemaakt dat ieder raadsvoorstel een participatieparagraaf bevat. De inrichting van participatieprocessen maakt daarmee transparant deel uit van beleid en de besluitvorming en heeft een minder vrijblijvend karakter. Het stimuleert de raad, het college en de ambtelijke organisatie vooraf na te denken hoe op maat het participatieproces, voor een bepaald vraagstuk dat voorligt, in te richten. De raad en het college geven verder aan dat het niet voor iedere opgave of project, of onderdelen daarvan, nodig is om een participatieproces in te richten. Niet alle besluiten lenen zich voor participatie. Ook in het geval besloten zal worden dat participatie niet zal worden ingezet is het de bedoeling dit in de participatieparagraaf van een raadsbesluit

Pagina 47

helder te vermelden met een motivatie. Daarmee worden de keuzes die de raad en het college maken transparant. Uitvoering Er wordt in Roosendaal door het college en binnen de ambtelijke organisatie allerlei inspanningen verricht om inwonersparticipatie vorm te geven. Om de kwaliteit van inwonersparticipatie te bewaken en te verhogen zijn participatieadviseurs aangesteld om met projectleiders mee te denken en hen te adviseren en te ondersteunen in de uitvoering als dat nodig is. Daarbij is veelal maatwerk nodig want er is geen blauwdruk van een participatieplan: iedere situatie is weer anders. Inwonersparticipatie is echter nog versnipperd georganiseerd in de organisatie. Om hier meer eenheid van werken in te krijgen is het plan om een zogeheten ‘participatie eiland’ in te richten als digitaal platform. Doel is participatietrajecten zichtbaar te maken voor iedereen, ervaringen en lessen met elkaar te delen, en vooral ook een gedeelde taal te ontwikkelen (tussen raad, college en ambtelijke organisatie) over participatie. Dit is ook essentieel om stelselmatig trajecten van inwonersparticipatie te evalueren en goede voorbeelden en effectieve instrumenten en -werkwijzen te verankeren door kennisverspreiding binnen de ambtelijke organisatie. Dit was een van de aanbevelingen uit eerder onderzoek van de rekenkamer in 2012.

Verder is voor de uitvoering ook een toolkit met participatieve instrumenten in ontwikkeling. De toolkit moet ambtenaren ondersteunen bij het vormgeven en inrichten van het participatieproces. Met betrekking tot overheidsparticipatie spelen binnen de ambtelijke organisatie de zogeheten ‘verbinders’ een belangrijke rol. Dit zijn ambtelijk functionarissen die voortdurend relaties opbouwen in wijken en buurten. Deze rol is ontstaan uit het programma vitale wijken en dorpen (voorheen: wijkgericht werken). De ‘verbinders’ zijn de ogen en oren in de wijk of het dorp en zijn namens de gemeente het eerste aanspreekpunt voor alle inwoners en organisaties. Zij helpen initiatiefnemers uit de lokale samenleving om hun initiatieven te realiseren en vormen de schakel tussen de initiatiefnemer en verschillende afdelingen binnen de ambtelijke organisatie.

2.4

Rol van de raad en het college bij participatie

In de enquêtes voor inwonersparticipatie is aan de ambtelijk projectleiders gevraagd of een participatieplan is vastgesteld door de raad, of de raad betrokken was als procesbewaker en een korte toelichting hierop te geven. Voor het traject Bulkenaar heeft de raad een participatieplan vastgesteld, voor de twee andere trajecten Cloetta en Schaalsprong/Het Gesprek niet. Casus

Was de raad betrokken als procesbewaker?

De Bulkenaar

Cloetta

Schaalsprong/ Nee Het Gesprek Tabel: rol van de raad (bron: enquête).

Is een Toelichting participatieplan vastgesteld door de raad? Ja Er is een raadbegeleidingsgroep ingesteld om de raad goed te informeren en aan te laten haken bij de ontwikkelingen in het gebied. Nee De raad was waarnemer en heeft tijdens het traject een groot aantal raadsvragen gesteld. Nee De raad was waarnemer, onderzoeker en discussiedeelnemer.

Pagina 48

Soms wordt dus een participatieplan vastgesteld door de raad, soms ook niet. Dit wisselende beeld is ook te zien in de enquêtes voor andere trajecten (die in dit onderzoek niet nader zijn verdiept). Voor het traject ‘Omgevingsvisie de verbonden stad’ heeft de raad ook een participatieplan vastgesteld. Voor andere trajecten heeft de raad geen participatieplan vastgesteld, zoals voor het traject Gebiedsvisie Westrand, De Hoogt 2 Wouw, Jeugdagenda, Hart voor Langdonk en het Roosendaals Isolatieprogramma. Uit een gesprek met een afvaardiging van de raad blijkt dat de raad met het college de afspraak heeft gemaakt dat een raadsvoorstel, indien relevant, een participatieparagraaf bevat. Ook is afgesproken dat het college niet voor ieder project een participatieplan opstelt. De ‘checklist grote projecten’ van de gemeente geeft hiertoe een afwegingskader. Deze checklist biedt echter nog geen handreiking wat de rol van de raad precies is in het geval een participatieplan is opgesteld. Hier wordt in de raadswerkgroep Participatie nog over gesproken.16

16 Bron: interview

Pagina 49

Resultaten van participatie: realisatiekracht en democratie In dit hoofdstuk staan de deelvragen 8 en 9 centraal. Dit hoofdstuk biedt een verdieping aan de hand van de bestudeerde casussen die voor dit onderzoek zijn geselecteerd. Onderzoeksvragen 8 In hoeverre is het beleid en de uitvoering van de gemeente ten aanzien van inwoners- en overheidsparticipatie doeltreffend? > Zijn of worden de beoogde doelen gerealiseerd? > Welke opbrengsten heeft inwoners- en overheidsparticipatie voor het beleid, de besluitvorming en uitvoering van de gemeente: in hoeverre is beleid en/of de uitvoering aangepast en bijgesteld als gevolg van participatie, worden inwonersinitiatieven daadwerkelijk gerealiseerd? > Zijn inwoners en de gemeente tevreden met inwoners- en overheidsparticipatie? Dit met betrekking tot het proces en de resultaten. > In het bijzonder de wijkraden en jongerenraad: zijn zij tevreden en wat zijn nog wensen? > Wat zijn daarbij goede en minder goede voorbeelden? 9

Worden participatietrajecten tussentijds en achteraf geëvalueerd en zo ja wat zijn de uitkomsten en wat is daarmee gedaan?

3.1

Algemeen beeld

Voor een oordeel over de resultaten zijn de kwaliteitsmaatstaven ‘Realisatiekracht’ en ‘Democratie’ belangrijk. We werken deze in de navolgende paragrafen verder uit. In deze paragraaf beperken we ons tot het algemene totaaloordeel van respondenten. Dat zijn: • Inwoners die hebben deelgenomen aan trajecten voor inwonersparticipatie (De Bulkenaar, Cloetta en De Schaalsprong/Het Gesprek) en de ambtelijk projectleiders van deze trajecten. • Initiatiefnemers van de trajecten (inwoners) voor overheidsparticipatie (DE-Toltuin en Bloesembos) en de ambtelijk betrokkenen bij deze trajecten. INWONERSPARTICIPATIE Voor het participatietraject Bulkenaar beoordelen zowel de ambtelijk projectleider als de respondenten (participanten) het traject als ‘voldoende’, met respectievelijk een cijfer 7 en een 6. Qua algemeen oordeel zitten de ambtelijke organisatie en respondenten van de enquête nagenoeg op één lijn. Voor het participatietraject Cloetta beoordelen zowel de ambtelijk projectleider als de respondenten (participanten) het traject als ‘zeer onvoldoende’, met respectievelijk een cijfer 4 en een 3. Qua algemeen oordeel zitten de ambtelijke organisatie en participanten nagenoeg op één lijn.

Voor het participatietraject De Schaalsprong/Het Gesprek beoordelen zowel de ambtelijk projectleider als de respondenten (participanten) het traject als ‘ruim voldoende’, met allebei een cijfer 7. Qua algemeen oordeel zitten de ambtelijke organisatie en participanten op één lijn. OVERHEIDSPARTICIPATIE Voor het participatietraject DE-Toltuin beoordelen de ambtelijk projectleider als de respondenten (participanten) het traject als ‘zeer voldoende tot zeer goed’, met respectievelijk een cijfer 7,5 en een 9. De initiatiefnemers beoordelen dit traject dus positiever dan de

Pagina 50

ambtelijk projectleider. Voor het participatietraject Bloesembos beoordelen de ambtelijk projectleider als de respondenten (participanten) het traject als ‘voldoende tot goed’, met respectievelijk een cijfer 6 en een 8. De initiatiefnemers beoordelen dit traject dus positiever dan de ambtelijk projectleider.

3.2

Resultaten inwonersparticipatie

De onderstaande tabel geeft weer wat de gemiddelde score is geweest van respondenten die de enquête hebben ingevuld rondom de drie geselecteerde casussen. De volledige rapportage (trajectrapporten) van de drie casussen zijn te vinden in bijlage 2 van dit rapport. REALISATIEKRACHT : Inwonersparticipatie Traject I betreft De Bulkenaar, traject II Cloetta en traject III De Schaalsprong/Het Gesprek Positief ( + ) → Zeer positief ( ++ ) Neutraal (0)

Volgens de projectleider

Volgens de deelnemers

Negatief ( - )→ Zeer negatief ( -- )

Participatie draagt (naar verwachting) bij aan…

III

nieuwe/betere ideeën, inzichten, oplossingen

meer ambitie of kwaliteit

snellere realisatie van de opgave

het delen van verantwoordelijkheid

zichtbaarheid van inbreng van deelnemers

nvt

DEMOCRATIE : Inwonersparticipatie Traject I betreft De Bulkenaar, traject II Cloetta en traject III De Schaalsprong/Het Gesprek Positief ( + ) → Zeer positief ( ++ ) Neutraal (0)

Volgens de projectleider

Volgens de deelnemers

Negatief ( - )→ Zeer negatief ( -- )

Participatie draagt (naar verwachting) bij aan…

III

steun voor inhoud van het plan/project/initiatief

tevredenheid over het proces ongeacht de inhoud

nvt

meer invloed op de besluitvorming

grotere betrokkenheid en deelname

nvt

wederzijds begrip en vertrouwen

een zorgvuldige afweging van alle belangen

alle deelnemers hebben invloed kunnen uitoefenen

nvt

het duidelijk maken van hoe belangen zijn meegewogen

nvt

duidelijk maken hoe inbreng is behandeld

nvt

Tabel: beoordeling kwaliteitsmaatstaf door projectleider en de deelnemers. Voor de grijze vlakken is de vraag niet gesteld aan de projectleider of de deelnemers.

Pagina 51

DE BULKENAAR Rondom het oordeel over de realisatiekracht en democratie richten we ons hieronder verder op de inpassing van het ziekenhuis in de omgeving en de inrichting van het landschapspark. De locatiekeuze laten we verder buiten beschouwing, aangezien uit het vorige hoofdstuk is gebleken dat met betrekking tot dit onderdeel er geen sprake was van een op maat gesneden participatietraject. Uiteraard is er wel sprake van de reguliere ‘Inspraak en Rechtsbescherming’ voor besluiten op grond van de Omgevingswet, die verlopen conform de procedures van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), denk aan een zienswijze-, bezwaar- en beroepsprocedure. De enquête laat zien dat zowel de ambtelijk projectleider als de respondenten (participanten) het traject als ‘voldoende’, met respectievelijk een cijfer 7 en een 6 beoordelen. Dit beeld is in verdiepende gesprekken genuanceerder. De meningen van verschillende bewonersgroepen lopen namelijk sterk uiteen en is sterk afhankelijk van de gekozen strategie van een bewonersgroep. Een bewonersgroep die mordicus tegen de locatiekeuze is, beoordeelt ook de resultaten van participatie met betrekking tot de inpassing van het ziekenhuis en de inrichting van het landschapspark als negatief. De bewonersgroep die als strategie ‘agree tot disagree’ heeft gekozen beoordeelt dit positiever.

Deze groep geeft aan daadwerkelijk invloed te hebben gehad op de inpassing en de inrichting van het landschapspark. Voorbeelden zijn: > De plek van de parkeergarage van het ziekenhuis, de hoogte van het ziekenhuis en de routes van en naar het ziekenhuis. Er is volgens deze groep zoveel als mogelijk gevolg gegeven aan het ‘niet zien en niet horen’ principe; > Ideeën en wensen omtrent de inrichting van het landschapspark zijn in verschillende dialoogsessies besproken en door de landschapsarchitect meegenomen in het ontwerp van het park. Er is ruimte gegeven voor de invulling van het park als zorglandschap en het behouden van het karakter van het buitengebied. CLOETTA Voor het participatietraject Cloetta beoordelen zowel de ambtelijk projectleider als de respondenten (participanten) het traject als ‘zeer onvoldoende’, met respectievelijk een cijfer 4 en een 3. Zoals in het voorgaande hoofdstuk besproken is hier geen sprake van participatie, anders dan de reguliere ‘Inspraak en Rechtsbescherming’ voor besluiten op grond van de Omgevingswet. Van resultaten als gevolg van participatie kunnen we dan ook niet spreken. Wel geven deelnemers aan de enquête aan zij hun rechten hebben benut en dat dit ook resultaat heeft opgeleverd.

Enkele voorbeelden die zij aangeven: > Door het indienen van zienswijzen is zichtbaar gemaakt dat niet met een omgevingsvergunning beperkte milieutoets (vormvrije MER) gewerkt kan worden; > Door inspraak is zichtbaar gemaakt dat een tweetal vergunningen (milieuvergunning en vergunning lozing oppervlaktewater) niet zijn aangevraagd door Cloetta en dat er mogelijk vervuild proceswater in een open wateropslagbekken wordt opgeslagen; > Er zal geen onnodige ontsluitingen en kap van bomen plaatsvinden en het bedrijf ziet af van gasgestookte productie. DE SCHAALSPRONG/HET GESPREK Er is sprake van een hoge mate van betrokkenheid. In totaal hebben circa 2.400 inwoners deelgenomen, waarvan sommige deelnemers alleen aan de eerste dialoog hebben meegedaan en anderen aan alle drie. De doorwerking op het afwegen van belangen door de gemeente en de toekomstige besluitvorming over allerlei onderwerpen moet nog blijken. Verschillende zienswijzen op en meningen van inwoners over verschillende onderwerpen zijn wel al wel zichtbaar geworden. Dat was ook een belangrijk doel van het traject De Schaalsprong/Het Gesprek. Zo bleek de ambitie van de gemeente om naar 100.000 inwoners te groeien een terugkerend punt van discussie. Daar zijn de meningen over verdeeld. Tegelijkertijd is er behoefte aan meer woningen voor jong en oud en een groene en schone leefomgeving met een hoge leefkwaliteit.

Pagina 52

3.3

Resultaten overheidsparticipatie

De onderstaande tabel geeft weer wat de gemiddelde score is geweest van respondenten die de enquête hebben ingevuld rondom de twee casussen. De volledige rapportage (trajectrapporten) van de drie casussen zijn te vinden in bijlage 2 van dit rapport. REALISATIEKRACHT : Overheidsparticipatie Traject I betreft DE-Toltuin, traject II Bloesembos Volgens de projectleider

Volgens de deelnemers

Tijdens het traject is er sprake van…

De doelen van het initiatief zijn gerealiseerd

Door samenwerking met de gemeente zijn de doelen sneller gerealiseerd Door samenwerking met de gemeente heeft het initiatief meer doelen bereikt

nvt

Positief ( + ) → Zeer positief ( ++ ) Neutraal (0) Negatief ( - )→ Zeer negatief ( -- )

c. d.

De gemeente heeft slagvaardig gehandeld

nvt

De gemeente heeft flexibel gehandeld: de regels waren/zijn niet knellend

nvt

De gemeente heeft een goede bijdrage geleverd aan het initiatief

nvt

De initiatiefnemer heeft voldoende realisatiekracht om doelen te realiseren

nvt

DEMOCRATIE : Overheidsparticipatie Traject I betreft DE-Toltuin, traject II Bloesembos Positief ( + ) → Zeer positief ( ++ ) Neutraal (0)

Volgens de projectleider

Volgens de deelnemers

Negatief ( - )→ Zeer negatief ( -- )

Tijdens het traject is er sprake van… a.

De initiatiefnemers hebben zicht op de belangen van anderen die geraakt worden door of te maken hebben met het initiatief

nvt

De initiatiefnemer heeft inzet gepleegd om tegengestelde belangen te overbruggen, bijv. door compromissen te sluiten

nvt

Het is de initiatiefnemer gelukt om de tegengestelde belangen te overbruggen

nvt

De gemeente helpt het initiatief bij het overbruggen van eventuele tegengestelde belangen De gemeente legt goed uit hoe de eventuele besluitvorming loopt en hoe tot haar besluiten komt De gemeente weegt bij besluiten de inbreng en belangen zorgvuldig af

nvt

e. f. g.

De betrokkenheid van inwoners bij onze stad, dorp of wijk is door dit initiatief toegenomen

Tabel: beoordeling kwaliteitsmaatstaf door projectleider en de deelnemers. Voor de grijze vlakken is de vraag niet gesteld aan de projectleider of de deelnemers.

Pagina 53

DE-TOLTUIN De doelen van de initiatiefnemers rondom DE-Toltuin zijn ruimschoots gerealiseerd: het is een ontmoetingsplek voor inwoners, er is een natuurlijke speeltuin en een moestuin. De oogst van de moestuin gaat naar organisaties die dat uitdelen aan mensen die dat nodig hebben. Alle omwonenden zijn positief over het initiatief. Er waren geen tegengestelde belangen die moesten worden overbrugd of die tegen elkaar afgewogen moesten worden. Het team vrijwilligers bestaat uit omwonenden inwoners uit de wijk Tolberg. De betrokkenheid en sociale cohesie is groot, individuele belangen spelen nagenoeg geen rol. BLOESEMBOS Rondom het initiatief Bloesembos is hetzelfde beeld te zien als bij DE-Toltuin.

3.4

Evalueren en leren van participatietrajecten

De informatie uit participatietrajecten is versnipperd over de ambtelijke organisatie en er is ook sprake van personele wisselingen en inhuur. Dat hebben de onderzoekers van dit onderzoek ook gemerkt. Het duurde erg lang voordat relevante informatie beschikbaar was. Als redenen werden genoemd de versnippering van informatie, het niet documenteren van relevante informatie, informatie en kennis die was verdwenen omdat de desbetreffende medewerker niet meer werkzaam was voor de gemeente et cetera. De optelsom van dit alles belemmert de organisatie om te leren van trajecten en staat goede gezamenlijke evaluaties in de weg. Zo zijn er binnen de ambtelijke organisatie geen ervaringen en lessen gedeeld tussen de trajecten Cloetta en De Bulkenaar. Er is wel een beweging gaande om informatie meer centraal toegankelijk te maken, als voorwaarde om te leren van verschillende trajecten. Zo is er een plan om een zogeheten ‘participatie eiland’ in te richten als digitaal platform. Doel is participatietrajecten zichtbaar te maken voor iedereen, ervaringen en lessen met elkaar te delen, en vooral ook een gedeelde taal te ontwikkelen over participatie tussen raad, college en ambtelijke organisatie.17

17 Bron: Interviews.

Pagina 54

Rol van de raad In dit hoofdstuk staat de deelvraag 10 centraal. Deelvraag 10 Hoe vult de raad zijn kaderstellende en controlerende rol in? > Welke rol heeft de raad gehad bij het tot stand komen van het beleid ten aanzien van participatie en heeft de raad daarbij kaders gesteld? > Welke rol heeft de raad een rol bij het ontwerp en inrichting van participatietrajecten? > Welke informatie krijgt de raad over de stand van zaken van de voortgang en de resultaten? > Is deze informatie toereikend om de raad zijn controlerende rol in te laten vullen?

4.1

Kaderstellende rol

De raad heeft de wens om meer aan de voorkant te worden betrokken om zijn kaderstellende rol in te kunnen vullen, dus op het moment dat een participatieplan voor een bepaald traject of project is opgesteld en voordat het wordt uitgevoerd. De raad wil dan meer zicht op vraagstukken die spelen zoals: waar hebben participanten wel of geen invloed op, welke doelgroepen willen we bereiken, welke vormen van participatie zijn dan geschikt, hoe koppelen we terug aan participanten en wat is gedaan met hun inbreng? Dit omdat ieder participatietraject maatwerk is. Afhankelijk van de maatschappelijke opgave en vraagstukken die spelen moet een passend traject worden ingericht.18 Er is een raadswerkgroep Participatie. De werkgroep is door het college en de ambtelijke organisatie betrokken in de ontwikkeling van de ‘Roosendaalse visie op Participatie’ en de ‘Roosendaalse Participatiebrug’. Deze documenten vormen nu de kern van het beleid en de werkwijze van de gemeente als het gaat om participatie. De documenten zijn vastgesteld door de raad in december 2023.19 Verder heeft de raad met het college de afspraak gemaakt dat een raadsvoorstel een participatieparagraaf bevat. Dit om de raad al aan de voorkant beter in positie te brengen om zijn kaderstellende rol in te vullen, niet alleen beleidsmatig maar ook voor specifieke opgaven, projecten en vraagstukken.

Dit jaar 2024 zijn daartoe de eerste stappen gemaakt. De inrichting van participatieprocessen maakt daarmee transparant deel uit van de besluitvorming en heeft een minder vrijblijvend karakter. Het stimuleert de raad, het college en de ambtelijke organisatie vooraf na te denken hoe op maat het participatieproces, voor een bepaald vraagstuk dat voorligt, in te richten.20 De raad en het college geven verder aan dat het niet voor iedere opgave of project, of onderdelen daarvan, nodig is om participatie in te richten. Niet alle besluiten lenen zich voor participatie. Ook in het geval besloten wordt dat participatie niet wordt ingezet, is het de bedoeling dit in de participatieparagraaf van een raadsbesluit helder te vermelden met een motivatie. Daarmee worden de keuzes die de raad en het college maken transparant. Verder lopen dit jaar 2024 gesprekken met de raadswerkgroep met als doel om de rol van de raad te verkennen in participatietrajecten. De gedachte is dat door de raad onderdeel uit te laten maken van participatieprocessen het democratische proces sterker zal worden. De vraag die voorligt is: hoe kunnen de representatieve democratie en participatieve democratie elkaar versterken?

18 Bron: interviews 19 Bron: raadsvoorstel 21 december 2023 20 Bronnen: interviews en toelichting op het raadsvoorstel 21 december 2023

Pagina 55

4.2

Controlerende rol

De raad ontvangt verslagen en opbrengsten van participatiemomenten rondom specifieke trajecten of projecten. Ook wordt in het raadsvoorstel, onder de paragraaf participatie, verslag gedaan van de stand van zaken. Daarnaast krijgt de raad een beeld van de kwaliteit en opbrengst van participatie, doordat inwoners inspreken tijdens de raadsvergaderingen. Ook doen raadsleden eigen onderzoek door met inwoners te spreken. Uit gesprekken in het kader van dit onderzoek blijkt dat verschillende fracties en raadsleden met een verschillende bril kijken naar de kwaliteit van een participatietraject. Er is binnen de raad nog geen gedeeld beoordelingskader waarmee de raad een eenduidig en consistent oordeel kan vormen over de kwaliteit van een participatietraject. Iedere fractie en/of raadslid beoordeelt dit aan de hand van eigen criteria. Dit staat een uniforme wijze van evalueren van trajecten voor inwonersparticipatie in de weg, wat een van de aanbevelingen was uit eerder onderzoek van de rekenkamer in 2012.

Pagina 56

Bijlage 1

Trajectrapporten

Toelichting Met een online vragenlijst zijn aan de projectleider én deelnemers vragen gesteld die aansluiten bij vier kwaliteitsmaatstaven. De vier kwaliteitsmaatstaven zijn: realisatiekracht, democratie, kwaliteit van samenwerking en professionele vormgeving. Daarbij zijn de kwaliteit van samenwerking en professionele omgeving op te vatten als voorwaarden die moeten worden ingevuld om goede resultaten te realiseren. Realisatiekracht en democratie zijn de uiteindelijke resultaten van invulling van deze voorwaarden. In het geval er sprake is van goede invulling van de voorwaarden, is er sprake van voldoende realisatiekracht en een sterke democratie. In deze bijlage presenteren we de trajectrapporten van de geselecteerde participatietrajecten voor een nadere verdieping. Waarderingen van projectleiders en deelnemers voor deze onderwerpen zijn op de eerste pagina van ieder trajectrapport weergegeven met de symbolen -- (zeer negatief), - (negatief), 0 (neutraal), + (positief) of ++ (zeer positief). Naast gesloten vragen worden ook open vragen gesteld, waarbij respondenten in daarvoor bestemde tekstvelden hun antwoord kunnen geven. Wij hebben deze antwoorden een-op-een overgenomen.

Pagina 57

TRAJECT

Snoepfabriek Cloetta

Leeswijzer bij dit trajectrapport Dit trajectrapport geeft de uitkomsten van de zelfevaluatie door de projectleider van de gemeente én de online enquête deelnemers uit de samenleving. Legenda Positief ( + ) → Zeer positief ( ++ ) Neutraal ( 0 ) Negatief ( - )→ Zeer negatief ( -- ) Niet van toepassing

GEMEENTE ROOSENDAAL

Wat was de opgave? Om welke maatschappelijk vraagstuk of probleem ging het? Cloetta wil een nieuwe duurzame fabriek bouwen voor snoepwaren. Er is maar één bedrijventerrein in Roosendaal beschikbaar waar deze beoogde vestiging kan gerealiseerd worden, namelijk De Meeten 2. Het college heeft besloten om hieraan medewerking te verlenen, geeft Cloetta een optie tot aankoop van het terrein en bereidt een bestemmingsplanwijziging voor die gecoördineerd wordt met de omgevingsvergunning (zgn. een-op-een inpassing). De Meeten 2 was nog niet uitgegeven en wordt doorsneden door de Kemweg, met op het terrein oplopende milieuzoneringen. Doel van het proces is een aaneengesloten terrein van ongeveer 9 ha aan Cloetta beschikbaar te stellen waar een fabriek kan worden gerealiseerd die geen extra overlast voor de omgeving veroorzaakt t.o.v. wat reeds te verwachten viel op deze locatie. Waar was de particpatie op gericht? Informeren van omwonenden over het proces dat doorlopen zou worden. Dit proces was niet anders dan een reguliere bestemmingsplanwijziging, echter aangezien het een een-op-een inpassing betrof en er gelijk ook een omgevingsvergunning wordt ingediend, wilden zowel Cloetta als de gemeente de omwonenden betrekken bij het ontwerp van de fabriek.

Hoe waarderen de projectleider en de deelnemers het traject? 4

De projectleider geeft dit traject een rapportcijfer:

I REALISATIEKRACHT

II DEMOCRATIE

De opgave zo slagvaardig, slim, snel en/of efficiënt mogelijk realiseren Participatie draagt (naar verwachting) bij aan…

Volgens de projectleider

nieuwe/betere ideeën en inzichten

het delen van verantwoordelijkheid

8 ---

zichtbaarheid inbreng deelnemers

nvt

meer ambitie of kwaliteit snellere realisatie van de opgave

Deelnemers geven dit traject een gemiddeld rapportcijfer:

Volgens deelnemers

---0 -

De stem van de samenleving is vertegenwoordigd en klinkt door Volgens de projectleider

Volgens deelnemers

steun voor inhoud plan/project/initiatief

tevredenheid over proces ongeacht inhoud

nvt

Participatie draagt (naar verwachting) bij aan…

meer invloed op besluitvorming

grotere betrokkenheid en deelname

nvt

wederzijds begrip en vertrouwen

-----

een zorgvuldige afweging van alle belangen

alle deelnemers hebben invloed kunnen uitoefenen

nvt

duidelijk maken hoe belangen zijn gewogen

nvt

het duidelijk maken hoe inbreng is behandeld

nvt

III KWALITEIT VAN SAMENWERKING

IV PROFESSIONELE VORMGEVING

Goed teamspel: constructieve interactie en duidelijkheid voor iedereen

Een goede voorbereiding en een goed werkende aanpak in de praktijk

Volgens de projectleider

Volgens deelnemers

gericht op afwegen van belangen

8 0 8 0 ---+ + 8 +

0 0 0 -0 0 --

het gevoel serieus genomen te worden

nvt

Tijdens het traject is er sprake van… duidelijke spelregels voor de samenwerking juiste verwachtingen over en weer een open houding bij de gemeente een open houding bij de andere deelnemers open en constructieve interactie op elkaar voortbouwen prettige omgang en bejegening tijdige en relevante informatie

Tijdens het traject is er sprake van…

Volgens de Volgens projectleider deelnemers

nvt nvt

maatwerk in werkvormen en communicatie

-+ 0 --

ondersteuning met informatie, geld, expertise of capaciteit

een plan van aanpak voor participatie

nvt

heldere procedure over besluitvormingsmomenten abtenaren, college of raad

nvt

zicht op de relevante spelers en hun belangen zicht op geldend beleid, kaders en regels professionele begeleiding van het traject

nvt

Pagina 58

Wat is de feedback van de projectleider en de deelnemers over het traject Snoepfabriek Cloetta? Wat zijn volgens deelnemers de belangrijkste resultaten van het traject? • Door het indienen van zienswijzen heb ik zichtbaar gemaakt dat niet met een omgevingsvergunning beperkte milieutoets (vormvrije MER) gewerkt kan worden. • Door inspraak bij de commissie R.O. heb ik zichtbaar gemaakt dat een tweetal vergunningen (milieuvergunning en vergunning lozing • oppervlaktewater) niet zijn aangevraagd door Cloetta en dat er mogelijk vervuild proceswater in een open wateropslagbekken wordt opgeslagen. • Door een aansprakelijkstelling heb ik vermoedelijk de levering van het perceel grond voor de geplande fabriek vooralsnog kunnen uitstellen. De koop is echter wel gesloten. • Er vinden geen onnodige ontsluitingen en kap van bomen plaats, en het bedrijf afziet van gasgestookte productie. • Het niet door laten gaan van Cloetta! • Een aantal voorstellen zijn doorgevoerd in herziende plannen. Welke tips en feedback voor de toekomst geven deelnemers? • Inwonersparticipatie dient in een voorfase plaats te vinden, waarbij raad en omwonenden tijdig en eerlijk worden voorgelicht. De overheid dient daarbij als verantwoordelijke bestuurder te handelen en niet een plan te willen doordrukken. • Wees eerlijk en transparant over alles.

• Meer aandacht en tijd voor de belangen van omwonenden; ook voor de belangen die later aan het proces worden toegevoegd. • Betere communicatie met bewoners; koppel terug na vragen en opmerkingen. • Meer luisteren naar de betrokkenen. • Participatie werkt alleen als je bereid bent om echt in gesprek te gaan en alle belangen transparant worden afgewogen. • Informeer bewonersplatforms en eventuele andere georganiseerde bewonersgroepen vooraf bij het organiseren van een bewonersavond. • Meer begrip hebben voor de inwoners van Roosendaal. • Betrek bewoners eerder in het proces. • Meer empathisch meedenken en niet verschuilen achter allerlei regelgeving. • Handel eerlijk en betrouwbaar, niet vanuit eigenbelang van de gemeente. • Behandel geen onderwerpen in het traject die vooraf eigenlijk al helemaal vastliggen. • Neem participatie en betrokkenen serieus en geef invulling aan de inbreng van participanten. Wat zijn de belangrijkste resultaten volgens de projectleider? Op een zeer vroeg tijdstip werden actief omwonenden op de hoogte gebracht dat er een proces zou starten. Welke lessen trekt de projectleider zelf? Het bestuurlijke besluit was genomen, het betrof bijgevolg informeren. Verdere vormen van participatie in het proces zouden beperkt blijven tot het reageren op het ontwerp van de fabriek. Dit had veel duidelijker bij het begin van het proces gecommuniceerd moeten worden.

De informatiebijeenkomsten werden te vroeg georganiseerd, deze hadden veel beter plaatsgevonden toen het concept ontwerp van de fabriek klaar was. De gemeenteraad heeft ook veel te vroeg in het proces raadsvragen gesteld die betrekking hadden op een proces dat nog doorlopen diende te worden en waar de gemeenteraad nog niet aan zet was.

Achtergrondinformatie over het traject Snoepfabriek Cloetta (ingevuld door de projectleider) College tevreden volgens projectleider?

Niet bekend

Structureel

Raad tevreden volgens projectleider?

Niet bekend

Wat was de looptijd?

Twee jaar

Is er een werkwijze voor aanpak Nee van participatie vastgesteld?

Participatie vanaf welk moment?

Zeer vroeg stadium

Hoe is deze opgesteld?

Gezond verstand

Budget voor participatie

Geen

Werkvormen toegepast

Door wie wordt het onderwerp behandeld?

Door de raad

Inloop- en informatiebijeenkomsten, online platform/ website. Gesprekken met Aktiecomité De Meeten 2

Meest bepalende werkvormen en communicatiemiddelen

Die zijn er niet echt geweest

Op welk schaal?

Wijk

Op welke locatie?

Kortendijk – De Landerije

Tijdelijk of structureel?

Rol van de raad volgens de projectleider? Was de raad betrokken als procesbewaker?

Is het participatieplan door de raad vastgesteld?

Nee

Rollen van de raad?

Waarnemer, er zijn tijdens het traject een groot aantal raadsvragen gesteld.

Pagina 59 De Participatieladder: welke participatievormen/bestuursstijlen waren het meest kenmerkend voor dit participatietraject?

Respons op de online enquête onder deelnemers

Leeswijzer: de participatieladder laat zeven mogelijke rollen van deelnemers en de gemeente zien. Hoe hoger op de ladder, hoe groter de inbreng, invloed en verantwoordelijkheid van deelnemers. De projectleider heeft aangegeven welke treden van de ladder voorkwamen door 20 punten te verdelen. Hieronder is die verdeling in percentages te zien.

0% 0% 0% 0% 20% 80% 0%

Aantal voor de enquête uitgenodigde deelnemers

Aantal deelnemers dat de enquête heeft ingevuld

Uiteindelijke respons

27%

Wie waren de deelnemers precies?

Individuele inwoners

Totaal in traject

Aantal deelnemers aan de enquête

>100

Namens straat, wijk of buurt Andere groepen inwoners

5 2

Vanuit maatschappelijke organisaties Vanuit bedrijven

Onafhankelijke deskundigen

Namens andere overheden

Totaal

>109

Extra informatie over participatie door deelnemer(s): Bekend met visie van de gemeente op participatie in Roosendaal? In welke hoedanigheid deelgenomen aan het participatietraject?

Van de 26 deelnemers zijn 9 deelnemers bekend, en 17 deelnemers niet bekend met de gemeentelijke visie op participatie. Individueel, namens mijn straat, wijk of buurt of namens andere bewonersgroepen.

Op welke wijze geparticipeerd?

Deelname van een of meer informatiebijeenkomsten, via het indienen van een zienswijze en/of bezwaarschriften, via inspraak bij de raad(scommissie), via actiegroep (De Meeten) of personen volmacht te verstrekken. Daarnaast heeft een van de deelnemers ook documentatie ter inzage bekeken en correspondentie gevoerd met gemeente en provincie.

Vast contactpersoon bij de gemeente?

Het grootste deel van de respondenten (23) beantwoordt deze vraag met Nee.

Welke extra informatie is van belang? Toelichting op aanpak van het participatietraject:

Toelichting op het aantal deelnemers van het participatietraject: In de eerste ronde zijn o.b.v. door de ambtelijke organisatie verstrekte gegevens twee participanten uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen. De vragenlijst is door beide respondenten ingevuld. Op verzoek is aanvullend een mailbestand verstrekt. In een tweede ronde zijn o.b.v. een mailbestand 93 participanten uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen. Hiervan hebben 35 deelnemers de vragenlijst ingevuld, waar van 25 deelnemers de vragenlijst ook volledig hebben afgerond. Daarmee komt het response op totaal 26 deelnemers die de vragenlijst volledig hebben ingevuld. Om tot een gemiddelde score op een Likertschaal te komen, hebben onderzoekers aan elk punt van de Likertschaal een numerieke waarde toegewezen van ‘zeer oneens (1)’ tot ‘zeer mee eens (5)’. Om het gemiddelde te berekenen zijn alle scores (numerieke waarden) bij elkaar opgeteld en vervolgens gedeeld door het aantal antwoorden. Formule ziet er als volgt uit: gemeen = som van de scores / aantal reacties.

Opvallende punten volgens de onderzoeker:

Pagina 60

TRAJECT

Ontwikkeling locatie Bulkenaar

Leeswijzer bij dit trajectrapport Dit trajectrapport geeft de uitkomsten van de zelfevaluatie door de projectleider van de gemeente én de korte online enquête deelnemers uit de samenleving. Legenda

GEMEENTE ROOSENDAAL

Het betreft de ontwikkeling van een landschapspark, met daarin het nieuwe ziekenhuis aan de rand van de stad. Middels participatie worden inwoners geïnformeerd over de ontwikkelingen en in de gelegenheid gesteld om hun zorg, suggesties en ideeën voor de ontwikkeling in te brengen. Dit met het doel om goede inbedding van het ziekenhuis in het park en een park dat invulling geeft aan de wensen van de omwonenden.

Waar was de particpatie op gericht? Positief ( + ) → Zeer positief ( ++ ) Neutraal ( 0 ) Negatief ( - )→ Zeer negatief ( -- ) Niet van toepassing

Omwonenden en belanghebbenden te informeren over de inpassing van het ziekenhuisgebouw in het landschapspark. Tevens suggesties en ideeën op te halen voor verdere uitwerking en invulling van het landschapspark.

Hoe waarderen de projectleider en de deelnemers het traject? 7

De projectleider geeft dit traject een rapportcijfer:

I REALISATIEKRACHT

II DEMOCRATIE

De opgave zo slagvaardig, slim, snel en/of efficiënt mogelijk realiseren Participatie draagt (naar verwachting) bij aan…

Volgens de projectleider

nieuwe/betere ideeën en inzichten

++ 8 +

+ +

snellere realisatie van de opgave

het delen van verantwoordelijkheid

zichtbaarheid inbreng deelnemers

nvt

eigen inbreng in eindresultaat is herkenbaar

nvt

meer ambitie of kwaliteit

Deelnemers geven dit traject een gemiddeld rapportcijfer:

Volgens deelnemers

De stem van de samenleving is vertegenwoordigd en klinkt door Volgens de projectleider

Volgens deelnemers

steun voor inhoud plan/project/initiatief

tevredenheid over proces ongeacht inhoud

nvt

meer invloed op besluitvorming

grotere betrokkenheid en deelname

nvt

wederzijds begrip en vertrouwen

een zorgvuldige afweging van alle belangen

alle deelnemers hebben invloed kunnen uitoefenen

nvt

het duidelijk maken van hoe belangen zijn meegewogen

nvt

het duidelijk maken hoe inbreng is behandeld

nvt

III KWALITEIT VAN SAMENWERKING

Participatie draagt (naar verwachting) bij aan…

IV PROFESSIONELE VORMGEVING

Goed teamspel: constructieve interactie en duidelijkheid voor iedereen

Een goede voorbereiding en een goed werkende aanpak in de praktijk

Volgens de projectleider

Volgens deelnemers

zicht op de relevante spelers en hun belangen

nvt

zicht op geldend beleid, kaders en regels

nvt

een open houding bij de gemeente

88 ++

professionele begeleiding van het traject

nvt

een open houding bij de andere deelnemers

maatwerk in werkvormen en communicatie

open en constructieve interactie

op elkaar voortbouwen

ondersteuning met goede informatie, geld, expertise of capaciteit

nvt

prettige omgang en bejegening

een plan van aanpak voor participatie

nvt

gericht op afwegen van belangen

+ + 8 ++

heldere procedure over besluitvormingsmomenten abtenaren, college of raad

nvt

het gevoel serieus genomen te worden

nvt

Tijdens het traject is er sprake van… duidelijke spelregels voor de samenwerking juiste verwachtingen over en weer

tijdige en relevante informatie

Tijdens het traject is er sprake van…

Volgens de Volgens projectleider deelnemers

Pagina 61

Wat is de feedback van de projectleider en de deelnemers over locatie Bulkenaar? Wat zijn volgens deelnemers de belangrijkste resultaten van het traject? • Inrichting landschapspark en afsluiten kleine lokale wegen voor sluipverkeer. • Een participatietraject geeft je het gevoel dat je ergens aan bijdraagt. De uiteindelijke uitkomst laat zich raden, kan nu nog geen concrete resultaten opsommen, project loopt nog. • Aanpassingen in het programma. • Geen! Als bewoner van deze gemeente wordt je niet gehoord en wordt je van het kastje naar de muur gestuurd. Je moet zelf overal achteraan en je wordt letterlijk door de gemeente vergeten en genegeerd. Welke tips en feedback voor de toekomst geven deelnemers? • Veel inwoners verwarren inspraak met het krijgen van hun zin. Zie de vele interventies die worden gedaan door een relatief kleine groep. Zij zullen ook met meer negatieve gevoelens terugkijken want zij krijgen hun zin niet en dan is in hun ogen de inspraak mislukt. Meeste stemmen gelden werkt echter alleen eens per vier jaar bij de gemeenteraad verkiezingen en dat hoort ook zo. • Vanuit de gemeente was sprake van meer zenden dan ontvangen. Aspecten als hoe wordt omgegaan met de bestaande infra en de vrees voor parkeeroverlast in de wijk vanwege betaald parkeren bij het ziekenhuis, kwamen niet aan de orde in het participatieproces.

• Informatie over het traject zou wel beter kunnen door regelmatige updates te plaatsen in de Roosendaalse Bode. De informatiebijeenkomst was een goed initiatief, maar de keuze voor locatie kan beter. Ook jammer dat bijeenkomst in één weekend werd georganiseerd. • Bij de start van het project is onvoldoende toegelicht waarom de Bulkenaar de juiste locatie is, en waarom de locatie geen onderdeel uitmaakte van de het participatieproces. De locatiekeuze is verder met teveel doelredenaties onderbouwd terwijl cruciale informatie bij WOB-verzoeken niet meer te traceren was. Goede participatie vereist ook een zorgvuldige governance. De participatie rondom andere aspecten was uitstekend en professioneel georganiseerd: inrichting landschapspark, discussie over niet horen en zien van het concept m.b.t. verbindingsweg, aandacht voor woon-leefklimaat aspecten voor omwonenden t.a.v. onder meer het ontwerp ziekenhuis. Wat zijn de belangrijkste resultaten volgens de projectleider? • Zeggenschap van direct omwonenden op de inrichting van het landschapspark. • Draagvlak voor de totale ontwikkeling. • Onderdelen en activiteiten in het park die aansluiten bij de vragen en wensen va de inwoners.

Welke lessen trekt de projectleider zelf? Duidelijk uitleggen van rollen, verantwoordelijkheden en mate van inbreng aan het begin van het proces is van groot balang voor een goed participatieproces, naar zowel inwoners , college als gemeenteraad.

Achtergrondinformatie over het traject locatie Bulkenaar (ingevuld door de projectleider) Op welk schaal?

Stadsdeel

Op welke locatie?

Niet beantwoord

Tijdelijk of structureel?

Structureel

Wat was de looptijd?

2019 - 2027

Participatie vanaf welk moment? Budget voor participatie

€ 25.000 – 50.000

Door wie wordt het onderwerp behandeld?

Ambtelijk en door het college en de raad (high impact)

College tevreden volgens projectleider?

Tevreden

Raad tevreden volgens projectleider?

Neutraal

Is er een werkwijze voor aanpak van participatie vastgesteld?

Na bekendmaking van de locatie is er een plan uitgerold hoe invulling te geven aan participatie.

Hoe is deze opgesteld?

Gezond verstand, eerdere persoonlijke ervaringen, voorbeeld van collega’s en voorbeelden elders.

Werkvormen toegepast

Meest bepalende werkvormen en communicatiemiddelen

Dialoog-/samenwerksessies Inloop-/informatiebijeenkomst Een-op-een gesprekken | huisbezoek Digitale enquête Werk-, klankbordgroep Online platform | website Dialoog-/samenwerksessies Inloop-/informatiebijeenkomst Een-op-eengesprekken / huisbezoek

Rol raad volgens projectleider? Was de raad betrokken als procesbewaker?

Is het participatieplan door de raad vastgesteld?

Rollen van de raad?

Raadsbegeleidingsgroep ingesteld. Het traject van de Bulkenaar is een langjarig traject met zowel in samenleving als in de raad gevoeligheden. In de vorige bestuursperiode is door de raad in de begeleidingsgroep ingesteld om goed aangehaakt te blijven bij de ontwikkelingen in het gebied.

Pagina 62 Hierdoor waren zij uit eerste hand geïnformeerd en konden specifieke vragen via korte lijnen beantwoord krijgen.

De Participatieladder: welke participatievormen/bestuursstijlen waren het meest kenmerkend voor dit participatietraject?

Respons op de online enquête onder deelnemers

Aantal voor de enquête uitgenodigde deelnemers

Aantal deelnemers dat de enquête volledig heeft ingevuld

Uiteindelijke respons

12%

Wie waren de deelnemers precies?

Individuele inwoners

Totaal in traject

Aantal deelnemers aan de enquête

>100

Namens straat, wijk of buurt 0%

Andere groepen inwoners

Vanuit maatschappelijke organisaties

Vanuit bedrijven 40% 20% 40%

Onafhankelijke deskundigen Namens andere overheden

Totaal

Extra informatie over participatie door deelnemer(s): Bekend met visie van de gemeente op participatie in Roosendaal? In welke hoedanigheid deelgenomen aan het participatietraject?

Vijf van de zeven respondenten zijn bekend met de gemeentelijke visie op participatie Individueel en namens een groep omwonenden

Op welke wijze geparticipeerd?

Via een bijeenkomst en/of overleg, een vragenlijst, een online platform, vanuit de buurtvertegenwoordiging en door het indienen van zienswijze/bezwaar

Vast contactpersoon bij de gemeente?

Twee van de zeven respondenten antwoorden met ja. De andere vijf antwoorden hier met nee

Welke extra informatie is van belang? Toelichting op aanpak van het participatietraject: Op meerdere locatie en momenten heeft participatie plaatsgevonden: • In het lokale buurthuis (De Bergspil); • In het EKP (gebouw in het centrum) tijdens een breder event; • Op de locatie zelfs in een tent; • Tijdens corona is middels online bijeenkomsten invulling gegeven aan participatie.

Toelichting op de response van de deelnemers: In de eerste ronde zijn drie participanten uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen. Een van de drie deelnemers heeft de vragenlijst ingevuld. In een tweede ronde zijn o.b.v. steekproef uit een mailbestand 57 participanten uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen. Hiervan hebben veertien deelnemers de vragenlijst ingevuld, waar van zes deelnemers de vragenlijst ook volledig hebben afgerond. Daarmee komt het response op totaal zeven deelnemers. Om tot een gemiddelde score op een Likertschaal te komen, hebben onderzoekers aan elk punt van de Likertschaal een numerieke waarde toegewezen van ‘zeer oneens (1) tot ‘zeer mee eens (5). Om het gemiddelde te berekenen zijn alle scores (numerieke waarden) bij elkaar opgeteld en vervolgens gedeeld door het aantal antwoorden. Formule ziet er als volgt uit: gemeen = som van de scores / aantal reacties.

Opvallende punten volgens de onderzoeker: Bij de eerste uitvraag naar emailadressen van deelnemers aan dit participatietraject zijn drie emailadressen aan onderzoekers door de ambtelijke organisatie verstrekt. Uit de response blijkt dat het aantal deelnemers meer dan 100 is. Op verzoek is voor een tweede ronde een mailbestand aangeleverd waaruit op basis van een steekproef 57 emailadressen zijn geselecteerd en uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen.

Pagina 63

TRAJECT

Schaalsprong/Het Gesprek

Leeswijzer bij dit trajectrapport Dit trajectrapport geeft de uitkomsten van de zelfevaluatie door de projectleider van de gemeente én de korte online enquête deelnemers uit de samenleving.

GEMEENTE ROOSENDAAL

Wat was de opgave? Om welke maatschappelijk vraagstuk of probleem ging het? De toekomst van de gemeente Roosendaal

Waar was de particpatie op gericht?

Legenda Positief ( + ) → Zeer positief ( ++ ) Neutraal ( 0 ) Negatief ( - )→ Zeer negatief ( -- ) Niet van toepassing

Bedoeld om te luisteren naar de meningen en ideeën van onze inwoners, partners en ondernemers over waar de kansen en bedreigingen zitten en hoe die aan te pakken

Hoe waarderen de projectleider en de deelnemers het traject?

De projectleider geeft dit traject een rapportcijfer:

I REALISATIEKRACHT

II DEMOCRATIE

De opgave zo slagvaardig, slim, snel en/of efficiënt mogelijk realiseren Participatie draagt (naar verwachting) bij aan…

Volgens de projectleider

nieuwe/betere ideeën en inzichten

++ 8 ++

meer ambitie of kwaliteit snellere realisatie van de opgave het delen van verantwoordelijkheid zichtbaarheid inbreng deelnemers

+ + nvt

eigen inbreng is zichtbaar in het resultaat

Volgens deelnemers

De stem van de samenleving is vertegenwoordigd en klinkt door Participatie draagt (naar verwachting) bij aan…

Volgens de projectleider

Volgens deelnemers

+ ++ ++ + ++ 0

++ ++ + ++ ++

steun voor inhoud plan/project/initiatief

wederzijds begrip en vertrouwen

+ nvt + nvt 0

een zorgvuldige afweging van alle belangen

alle deelnemers hebben invloed kunnen uitoefenen

het duidelijk maken van hoe belangen zijn meegewogen

nvt

het duidelijk maken hoe inbreng is behandeld

nvt

III KWALITEIT VAN SAMENWERKING

tevredenheid over proces ongeacht inhoud meer invloed op besluitvorming grotere betrokkenheid en deelname

IV PROFESSIONELE VORMGEVING

Goed teamspel: constructieve interactie en duidelijkheid voor iedereen Tijdens het traject is er sprake van…

Deelnemers geven dit traject een gemiddeld rapportcijfer:

Een goede voorbereiding en een goed werkende aanpak in de praktijk

Volgens de projectleider

Volgens deelnemers

+ 8 + 8 +

+ +

zicht op de relevante spelers en hun belangen

Tijdens het traject is er sprake van…

Volgens de Volgens projectleider deelnemers

zicht op geldend beleid, kaders en regels

++ +

nvt nvt

professionele begeleiding van het traject

nvt

++ ++ ++ ++ ++ +

maatwerk in werkvormen en communicatie

ondersteuning met informatie geld, expertise of capaciteit

een plan van aanpak voor participatie

nvt

gericht op afwegen van belangen

+ ++ ++ ++ + 8 ++

heldere procedure over besluitvormingsmomenten abtenaren, college of raad

nvt

het gevoel serieus genomen te worden

nvt

duidelijke spelregels voor de samenwerking juiste verwachtingen over en weer een open houding bij de gemeente een open houding bij de andere deelnemers open en constructieve interactie op elkaar voortbouwen prettige omgang en bejegening tijdige en relevante informatie

Pagina 64

Wat is de feedback van de projectleider en de deelnemers over het traject Schaalsprong/Het Gesprek? Wat zijn volgens deelnemers de belangrijkste resultaten van het traject? • Draagvlak, concrete input per wijk of dorp, meer begrip en inzicht in de te nemen stappen. Verbeterd contact met medewerkers van de gemeente. Meer gezamenlijke realisatiekracht in de uitvoering straks. Grote betrokkenheid. • Contact met bewoners en nuancering. • Kennismaking en met elkaar kunnen aftasten op welke wijze deze vorm van participatie werkbaar is. • Dat er geluisterd wordt naar de inwoners. • Er is richting gegeven aan Roosendaal 2040, hopelijk komen er nog vervolgstappen en wordt uiteindelijk uitvoering gegeven aan de wensen van de Roosendaler zelf! • Ophalen van meningen over groot scala aan onderwerpen bij zo groot mogelijk deel van de inwoners en belanghebbenden. Methode was heel vernieuwend en baanbrekend. Traject loopt nog dus resultaten moeten nog blijken. Tussentijdse rapportages zien er goed uit. • Bijdragen aan oplossingen en speerpunten gezien vanuit de bewoners en gebruikers zelf; de mensen die echt in gemeente Roosendaal wonen en werken in verschillende leeftijdsgroepen en met verschillende achtergronden.

Welke tips en feedback voor de toekomst geven deelnemers? • Zorg dat de gehele organisatie, inclusief de raad, weet welke langjarige relatie je met inwoners wel of niet wil hebben. Welke onderwerpen een kleine en welke grote participatie traject zijn. Nu nog veel ieder voor zich en wiel steeds opnieuw uitvinden. Ook steviger zijn naar inhuur, jij bepaalt als gemeente de kleuren en de stijl, de continuïteit. • Probeer een meer representatieve groep bij elkaar te laten komen. • Het blijft lastig te zijn om jongeren en mensen met een andere (etnische) achtergrond hier enthousiast te krijgen. Hoe zorg je daarvoor? • Ga ermee door, geef er een vervolg aan zodat het niet voor niets is geweest. • Ga zo door. Hou de belanghebbenden en -stellenden op de hoogte van wat er speelt en wat er gedaan is. • Zorg dat de hele gemeentelijke organisatie (incl. bestuur) weet welke langjarige relatie je met inwoners wel of niet wil hebben. Welke onderwerpen zich voor een klein of groot participatietraject lenen. Nu nog veel ieder voor zich en steeds het wiel opnieuw uitvinden. Ook steviger zijn naar inhuur, als gemeente bepaal jij de kleur, stijl en continuïteit. Wat zijn de belangrijkste resultaten volgens de projectleider? Hoge mate van betrokkenheid, hoge waardering voor deze vorm van participatie (stand 12.03.2023: een 8,3 gemiddeld op 3.000 deelnemers).

Welke lessen trekt de projectleider zelf? Verbinding aan de voorkant, gezamenlijk resultaat aan de achterkant.

Achtergrondinformatie over het traject Schaalsprong/Het Gesprek (ingevuld door de projectleider) Op welk schaal?

Gemeentebreed

Op welke locatie?

Digitaal (dialoog) en fysiek in Huis van Roosendaal

Tijdelijk of structureel?

Tijdelijk

Wat was de looptijd?

6 maanden

Participatie vanaf welk moment?

Zeer vroeg moment

Budget voor participatie

€ 50.000 of meer

Door wie wordt het onderwerp behandeld?

Ambtelijk en door college en raad

Is er een werkwijze voor aanpak van participatie vastgesteld?

Participatieplan

Hoe is deze opgesteld?

Gezond verstand; Voorbeelden van inwonersparticipatie elders; Oriëntatie (landelijk) van mogelijkheden/initiatieven die passend zouden kunnen zijn bij deze grote opgave. O.b.v. presentatie en pitches is uiteindelijk de keuze gemaakt voor deze aanpak.

Werkvormen toegepast

College tevreden volgens projectleider? Raad tevreden volgens projectleider?

Meest bepalende werkvormen en communicatiemiddelen

Rol raad volgens projectleider? Was de raad betrokken als procesbewaker?

Nee

Is het participatieplan door de raad vastgesteld?

Nee

Rollen van de raad?

Waarnemer, onderzoeker en discussiedeelnemer

Dialoog- en samenwerksessie; Inloop-/informatiebijeenkomsten; Een-op-eengesprekken | huisbezoek Digitale vragenlijst; Werk- /klankbordgroep; Online platform / website; Sociaal media platforms. Digitale sessies waarbij meningen (1e ronde) worden gewaardeerd (2e ronde). Zeer waardevol!

Pagina 65

De Participatieladder: welke participatievormen/bestuursstijlen waren het meest kenmerkend voor dit participatietraject?

Respons op de online enquête onder deelnemers

Aantal voor de enquête uitgenodigde deelnemers

Aantal deelnemers dat de enquête heeft ingevuld

Uiteindelijke respons

78%

Wie waren de deelnemers precies?

Individuele inwoners

Totaal in traject

Aantal deelnemers aan de enquête

>100

Namens straat, wijk of buurt 50%

Andere groepen inwoners

>100

Vanuit maatschappelijke organisaties

>30

Vanuit bedrijven

>30

Onafhankelijke deskundigen

Namens andere overheden

Anders: ontwerper en uitvoerder van Het Gesprek in opdracht van gemeente

0% 0%

Totaal

>300

50% 0%

Extra informatie over participatie door deelnemer(s): Bekend met visie van de gemeente op participatie in Roosendaal? In welke hoedanigheid deelgenomen aan het participatietraject? Op welke wijze geparticipeerd?

Vast contactpersoon bij de gemeente?

Ja Een van de respondenten is als ontwerper en uitvoerder van Het Gesprek online en offline betrokken (geweest) in opdracht van de gemeente. Meerdere online vragenrondes en bijeenkomsten (zgn. reflectietafels). Als uitvoerder en ontwerper hebben we input vanuit de online dialoog gebruikt in latere dialogen en in de offline reflectietafels. Wij brachten onderwerpen en thema’s in vanuit de inwoners of vanuit traject Schaalsprong/Het Gesprek waarvoor een verdieping gevraagd werd. 5 van de 7 respondenten beantwoorden met ja.

Opvallende punten volgens de onderzoeker: De ambtelijke organisatie had aanvankelijk alleen de contactgegevens van de uitvoerder aan onderzoekers verstrekt. Later zijn op verzoek van de onderzoekers ook de leden van de reflectiegroep benaderd met de vraag om de enquête in te vullen. Hierop hebben vijf leden de vragenlijst alsnog ingevuld.

Pagina 66

Traject

Inwonersinitiatief DE-Toltuin

Gemeente Roosendaal

Leeswijzer bij dit trajectrapport

Beschrijving van het initiatief

Dit trajectrapport geeft de uitkomsten van de zelfevaluatie door de ambtelijk sleutelfiguur van de gemeente én de korte online enquête deelnemers uit de samenleving.

Drie hoofdfuncties worden door DE-Toltuin geboden aan de omliggende wijk: 1. Een ontmoetingsplaats (DE-Mast) waar buurtbewoners samen kunnen komen. 2. Een natuurlijke speeltuin (DE-Jungle) waar kinderen avontuurlijk kunnen spelen. 3. Een moestuin met oogst voor minima (DE-Tuin) onderhouden door vrijwilligers maar dus niet voor hen zelf

Legenda Positief ( + ) → Zeer positief ( ++ ) Neutraal (0) Negatief ( - )→ Zeer negatief ( -- ) Niet van toepassing

Wat is de centrale opgave / het doel van het initiatief? ▪ Het initiatief is gestart vanuit ergernis over de slechte inrichtings- en onderhoudskwaliteit van de openbare ruimte. Bewoners hebben eigen doelen geformuleerd: natuurlijk spelen, (moes)tuinieren, recreëren en ontmoeten. ▪ De leefbaarheid van de wijk vergroten op een perceel waar een school stond. Dit perceel werd toegevoegd aan het openbaar gebied.

Waardering voor het initiatief Alles overziend oordeel van ambtelijke begeleider en initiatiefnemer met een rapportcijfer 1 t/m 10 Oordeel van ambtelijke begeleider over tevredenheid bijdrage gemeente:

7,5

I REALISATIEKRACHT

Oordeel van initiatiefnemer over het proces:

Oordeel van initiatiefnemer over het resultaat:

II DEMOCRATIE Volgens de ambtelijke begeleider

Volgens deelnemers

Volgens de ambtelijke begeleider

Volgens deelnemers

De doelen van het initiatief zijn gerealiseerd

De initiatiefnemers hebben zicht op de belangen van anderen die geraakt worden door of te maken hebben met het initiatief

Door samenwerking met de gemeente zijn de doelen sneller gerealiseerd.

nvt

De initiatiefnemer heeft inzet gepleegd om tegengestelde belangen te overbruggen, bijv. door compromissen te sluiten

Door samenwerking met de gemeente heeft het initiatief meer doelen bereikt.

nvt

Het is de initiatiefnemer gelukt om de tegengestelde belangen te overbruggen

De gemeente heeft slagvaardig gehandeld.

nvt

De gemeente helpt het initiatief bij het overbruggen van eventuele tegengestelde belangen

De gemeente heeft flexibel gehandeld: de regels waren/zijn niet knellend

nvt

De gemeente legt goed uit hoe eventuele besluitvorming loopt en hoe zij tot haar besluiten is gekomen.

De gemeente heeft een goede bijdrage geleverd aan het initiatief.

nvt

De gemeente weegt bij besluiten de inbreng en belangen zorgvuldig af

Initiatiefnemer heeft voldoende realisatiekracht om doelen te realiseren

nvt

De betrokkenheid van inwoners bij onze stad, dorp of wijk is door dit initiatief toegenomen.

Het realiseren van het initiatief

De stem van de samenleving is vertegenwoordigd en klinkt door

Pagina 67

III KWALITEIT VAN SAMENWERKING

IV PROFESSIONELE VORMGEVING Volgens de ambtelijke begeleider

Volgens deelnemers

Volgens de ambtelijke begeleider

Volgens deelnemers

Er is een goede samenwerking tussen gemeente en initiatiefnemer(s)

De gemeente ondersteunt het initiatief op een professionele manier

De initiatiefnemer is netjes en respectvol door de gemeente behandeld.

nvt

De gemeente speelt een passende rol

De gemeente levert maatwerk

De procedures van de gemeente zijn helder voor de initiatiefnemer en andere betrokkenen

De gemeente zoekt naar ‘ruimte’ binnen de regels om het initiatief verder te helpen

++.

De informatie van de gemeente is begrijpelijk voor initiatiefnemer en andere betrokkenen

De gemeente stelt alle relevante informatie beschikbaar om het initiatief verder te helpen

De gemeente komt haar afspraken na

De gemeente geeft alle informatie die nodig is tijdig

De gemeente heeft een open en constructieve houding

De initiatiefnemer heeft een open en constructieve houding

nvt

Bij een eventueel te nemen besluit heeft de gemeente duidelijk aangegeven wanneer het besluit zou worden genomen.

nvt

Goed teamspel: constructieve interactie en duidelijkheid voor iedereen

De gemeentelijke regels en kaders en de eventuele rol/inzet van de gemeente voor het initiatief zijn duidelijk. De gemeente heeft aan de initiatiefnemer(s) helder gemaakt wat de gemeente kon betekenen voor het initiatief.

Een goede voorbereiding en een goed werkende aanpak in de praktijk

Wat is de feedback van de ambtelijke sleutelfiguren en de deelnemers over traject DE-Toltuin? Welke tips en feedback voor de toekomst geven initiatiefnemers aan de gemeente? Geen Wat zijn de belangrijkste resultaten volgens de ambtelijke begeleider? • Leefbaarheid en sociale cohesie zijn toegenomen. • Dit initiatief loopt inmiddels 10 jaar en heeft zich bewezen er is zelfs een stichting opgericht die op komen voor de continuïteit en nog steeds zijn de initiatiefnemers zeer betrokken.Nog steeds er er samenwerking met de gemeente er is b.v een jaarbudget waarmee gewerkt word en er zijn nog steeds regelmatig activiteiten. Welke tips en suggesties heeft de ambtelijke begeleider voor de initiatiefnemers? • Ga alsjeblieft door zoals je gedaan hebt. • Soms is het moeilijk om samen te werken beheerders kijken anders naar inactieven dan de medewerkers aan de sociale kant van de gemeente soms staan regels in de pad en is er onvoldoende vertrouwen in bewoners. Ik ga uit van vertrouwen en initiatief nemers kunnen meer als je van vertrouwen uit gaat . Samen werken is begrip hebben van de doelen die je wil bereiken daarvoor heb je intern begrip nodig. Als dat er is kun je meer voor elkaar krijgen. Welke lessen trekt de ambtelijke begeleider? • Laat los, gun de bewoners hun leermomenten, ook van de dingen waarvan je vanuit je professie zegt dat het een mislukking zal worden.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.roosendaal.nl/api/v1/meetings/1931/documents/54505