Bijlage Rapport Rekenkameronderzoek Doorwerking rekenkameronderzoeken gemeente Roosendaal.pdf

Welke door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen zijn door het college van B en W niet opgevolgd en waarom niet?

Welke door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen zijn door het college van B en W niet opgevolgd en waarom niet? Onderzoek Feitelijke bevindingen Indicatoren analysekader • De conclusies en/of redeneertrant zijn overgenomen in beleid(svoornemens). • De aanbevelingen zijn niet/deels/volledig geïmplementeerd. • Als gevolg van het product is een aantoonbare verandering opgetreden in: o de beleidsvorming door ambtelijke organisatie, college en/of raad; o de meningsvorming door het college en/of de raad; o de (wijze van) besluitvorming door het college en/of de raad; o de beleidsuitvoering; o de verantwoording over het gevoerde bestuur. • Veranderingen in de beleidsuitvoering hebben geleid tot verbeterde resultaten in termen van besluiten en beleidsplannen en/of maatschappelijke effecten. Risicomanagement (2014) In de nota risicomanagement uit 2019 zijn alle aanbevelingen van het rekenkameronderzoek meegenomen en zijn nog steeds actueel qua thema. In de optiek van de onderzoekers is in deze nota concrete invulling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van risicomanagement opgenomen om tot een goede borging te komen. Aanbeveling 2 is deels opgevolgd.

Wanneer de onderzoekers naar de begrotingen en jaarrekening van de gemeente van de boekjaren vanaf 2014 kijken, wordt geconstateerd dat in de programma’s nog geen expliciete koppeling wordt gemaakt tussen doelstellingen (begroting), resultaten (jaarrekening) en risico’s. Ook de evaluatie van de werking van het instrument risicomanagement (inventarisatie risico’s + beheersmaatregelen) komt niet expliciet terug. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing worden de tien belangrijkste risico’s benoemd en beschreven. In deze paragraaf worden ook beheersmaatregelen genoemd. Zoals blijkt uit de bestuurlijke reactie van het college van B en W is dit in hun ogen voldoende qua informatievoorziening aan de raad.

15

Welke door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen zijn door het college van B en W niet opgevolgd en waarom niet? Onderzoek Feitelijke bevindingen Verbonden partijen (2015) Alle aanbevelingen zijn opgevolgd. Langer zelfstandig wonen voor Alle aanbevelingen zijn opgevolgd. ouderen (2016) Armoedebeleid (2017) Alle aanbevelingen zijn opgevolgd, voor zover uitvoerbaar. Een aanbeveling was niet uitvoerbaar vanwege landelijke wet- en regelgeving. Onderhoud en beheer Alle aanbevelingen zijn opgevolgd. openbare ruimte (2017)

Constateringen Vrijwel alle aanbevelingen zijn door het college van B en W overgenomen en opgevolgd door middel van concrete maatregelen. Een uitzondering vormt aanbeveling 2 uit het onderzoek naar het risicomanagement. De oorzaak hiervan is gelegen in de perceptie die het college had ten aanzien van de informatievoorziening aan de raad over risicomanagement. Deze week af van de conclusie en aanbeveling in het rekenkamerrapport hetgeen verklaart dat deze deels is opgevolgd.

16

4. Monitoring en aantoonbare effecten c.q. verbeteringen In dit hoofdstuk worden de volgende onderzoeksvragen beantwoord: 6. Op welke wijze is de monitoring van de uitvoering van de aanbevelingen geborgd door het college van B en W en de gemeenteraad? 7. Welke factoren, die de doorwerking van rekenkameronderzoek beïnvloeden, hebben een rol gespeeld? Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen zijn de indicatoren van het analysekader leidend geweest. 4.1

Op welke wijze is de monitoring van de uitvoering van de aanbevelingen geborgd door het college van B en W en de gemeenteraad?

Op welke wijze is de monitoring van de uitvoering van de aanbevelingen geborgd door het college van B en W en de gemeenteraad? Onderzoek Feitelijke bevindingen Indicatoren analysekader • Er wordt bewaakt in hoeverre het college gedane toezeggingen nakomt. • Het college rapporteert regelmatig aan de raad over de voortgang en tussenresultaten ten aanzien van conclusies en aanbevelingen. RisicoRaad management Vanuit het college van B en W en raad heeft weinig tot geen monitoring plaatsgevonden over de voortgang van de (2014) uitvoering van de aanbevelingen. Vanuit de raad zijn na de behandeling van het rekenkamerrapport in de raad geen vervolgacties meer geweest, bijvoorbeeld in de vorm van vragen. Hierbij de opmerking dat bij dit onderzoek geen motie of amendement is ingediend. De raad heeft nooit teruggegrepen op het rekenkamerrapport, constateren respondenten. Informatievoorziening over sec de risico’s vindt plaats via de reguliere planning-en-controlcyclus. College van B en W Doordat er vanuit de raad geen actie is ondernomen ten aanzien van de monitoring van de opvolging van de aanbeveling, is er vanuit het college van B en W niet geïnformeerd over de voortgang. Er is hier sprake van een reactief proces. Het college van B en W heeft namelijk ook niet proactief gerapporteerd.

Verbonden partijen (2015)

Langer zelfstandig wonen voor ouderen (2016)

Armoedebeleid (2017)

De mate waarin vanuit de ambtelijke organisatie over de voortgang wordt gerapporteerd aan het college van B en W en vervolgens aan de raad is voornamelijk afhankelijk van de betrokken beleidsadviseurs. Raad De monitoring van uitvoering van de aanbevelingen vindt plaats onder leiding van de griffiers van de zes gemeenten in West-Brabant die als De6 een netwerksamenwerking vormen. De werkgroep Grip op Samenwerking voert de coördinerende taak van uitvoering van de regionale nota Verbonden Partijen uit. Het is de bedoeling adoptanten vanuit de raad toe te wijzen aan een aantal verbonden partijen om de betrokkenheid te vergroten. College van B en W Er wordt verantwoording afgelegd via de planning-en-controlcyclus. Met een aantal verbonden partijen is een DVO (dienstverleningsovereenkomst) gesloten met prestatie-indicatoren. De nota Verbonden Partijen is inmiddels gedurende dit onderzoek geëvalueerd en vervolgens geactualiseerd. Voor de meeste verbonden Partijen geldt dat die eens in de vier jaar geëvalueerd zouden moeten worden. Raad De onderzoekers hebben niet kunnen vaststellen of de raad via raadsinformatiebrieven over de uitvoering van de motie in ingelicht.

Uit ambtelijke en bestuurlijke gesprekken van onderhavig onderzoek blijkt dat over de aanbevelingen vanuit het rapport niet is gerapporteerd richting raad (en andersom is er ook geen ruchtbaarheid aan gegeven door de raad zelf). College van B en W In de gevoerde ambtelijke gesprekken is aangegeven dat het rekenkameronderzoek ‘een beetje in de vergetelheid’ was geraakt, vanwege de onderzoeken ter uitvoering van de aangenomen motie. De opvolging van de aanbevelingen is niet meer gemonitord. Raad Vanuit de ambtelijke gesprekken met respondenten is aangegeven dat de raad steeds is geïnformeerd over de uitvoering. College van B en W Alle aanbevelingen zijn voor uitgevoerd en hebben geleid tot meerdere nota’s, maatregelen en producten. De monitoring van de aanbevelingen is niet geborgd. Vanwege verkiezingen en een nieuw college in 2018 zijn ook acties niet meer uitgevoerd, vanwege de nieuwe politieke koers. We zien dit bijvoorbeeld terug bij aanbeveling 5. Deze aanbeveling is vooralsnog niet opgevolgd vanwege een prioritering van acties. Inmiddels in 2020 wordt er wel gewerkt aan opvolging van deze aanbeveling.

17

Onderhoud en beheer openbare ruimte (2017)

Raad De raad heeft nooit teruggegrepen op het rekenkamerrapport, constateren de respondenten. De betrokkenheid is niet groot. De raad wordt geïnformeerd, onder andere middels een aantal raadsinformatiesessies waarin de raad is meegenomen in het proces rondom het bepalen van onderhoudsniveaus. College van B en W In de ambtelijke en bestuurlijke gesprekken is aangegeven dat de monitoring van de uitvoering van de aanbevelingen niet is geborgd. Het ligt aan de wethouder en de ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor dit thema of de aanbevelingen ook daadwerkelijk worden opgevolgd.

Constateringen De opvolging van de aanbevelingen is niet systematisch geborgd en lijkt in grote mate afhankelijk te zijn van de betrokken beleidsmedewerkers. Er is geen vaste systematiek van monitoren en verantwoorden richting het college en vervolgens naar de raad. Vanuit de afdeling control probeert men hierop te sturen via de procedures in de planning-en-controlcyclus en daarbij apart het onderwerp rekenkameronderzoek te adresseren. Ook raadsleden geven middels de vragenlijst aan dat de opvolging van de aanbevelingen via de planning-en-controlcyclus een goed idee zou zijn12. Vanuit de ambtelijke gesprekken constateren de onderzoekers dat er wel een meerwaarde wordt gezien om structureel te gaan monitoren. Een voorbeeld om dat te doen is middels het uitvoeren van art. 213a-onderzoeken, bijvoorbeeld specifiek gericht op het onderwerp opvolging van aanbevelingen van rekenkameronderzoek. Informatieverstrekking over de opvolging aan de gemeenteraad vindt ad hoc plaats of verloopt via de planning-en-controlcyclus bij het betreffende beleidsprogramma. Het is voor de gemeenteraad daardoor niet altijd mogelijk een 'vinger aan de pols te houden', met andere woorden de opvolging van de aanbevelingen systematisch te volgen, verantwoording te nemen en eventueel de opvolging bij te sturen.

Wanneer er een motie of amendement is ingediend, blijkt dat de informatievoorziening over de opvolging wel structureel plaatsvindt. Dit omdat het proces omtrent opvolging van moties en amendement wel structureel geborgd is en eigenaarschap geborgd is bij het college van B&W. Incidenteel vindt de instelling plaats van een raadswerkgroep of raadsklankbordgroep, waardoor de opvolging actief wordt gevolgd en incidenteel worden door raadsleden vragen aan het college van B en W gesteld over de opvolging. De situatie is nu in het algemeen zo dat de raad de conclusies en aanbevelingen overneemt en opdracht geeft aan het college om ze uit te voeren. Vervolgens vindt er via de reguliere P&C-cyclus wisselwerking plaats tussen raad en college over de mate van uitvoering en eventuele noodzakelijke bijsturing. In de ideale situatie is er sprake van een actieve wisselwerking: de raad vraagt actief en het college koppelt hierover terug. 4.2

Welke factoren, die de doorwerking van rekenkameronderzoek beïnvloeden, hebben een rol gespeeld?

In paragraaf 1.6 en in bijlage 2 zijn de factoren beschreven die van invloed zijn op de doorwerking van rekenkameronderzoeken. Deze paragraaf gaat dieper in op deze factoren. Op basis van de bevindingen uit de documentenanalyse en de gesprekken gedurende het onderzoek, hebben de onderzoekers in onderstaande tabel voor ieder onderzoek de factoren benoemd en voorzien van een toelichting. De factor Organisatie wordt als eerst beschreven voor alle onderzoeken integraal. Organisatie

12

De vragenlijst is door zes raadsleden ingevuld.

18

De organisatie van de rekenkameronderzoeken wordt in het algemeen positief gewaardeerd. De onafhankelijkheid van de Rekenkamer ondervindt waardering, evenals de contacten met de gemeenteraad. Er zijn wensen ten aanzien van de afstemming en betrokkenheid met het college van B en W en de ambtelijke organisatie. Onderzoek Risicomanagement (2014)

Factor Timing

Betrokkenheid bij het proces

Toelichting Uit de ambtelijke en bestuurlijke gesprekken voor het onderzoek maken wij op dat de timing van dit onderzoek neutraal is. Het moment van waarop het onderzoek werd gestart en de doorlooptijd werden als goed bestempeld. Rondom de tijdigheid van het resultaten en incubatietijd van het onderzoek, kan het volgende gesteld worden: de conclusies en aanbevelingen waren een bevestiging van de reeds ingeslagen weg op dit onderwerp door de gemeente. De organisatie heeft na het publiceren van het rapport, de conclusies en aanbevelingen in beperkte mate opgepakt, omdat veel zaken al waren opgepakt of dat de organisatie er reeds mee bezig was. Bij de actualisatie van de Nota Risicomanagement in 2019 is teruggegrepen op de conclusies en aanbevelingen uit 2014. Dit is meegenomen in de vorming van het beleid. Tijdens de voorbereiding Het onderzoek is gestart met een startgesprek tussen de Rekenkamer, de onderzoekers en betrokken ambtenaren, de concerncontroller(s), een directeur en de verantwoordelijk portefeuillehouder. Tijdens deze bijeenkomst is door de Rekenkamer een toelichting gegeven op het onderzoek en de aanpak. Tevens zijn er afspraken gemaakt met de gemeente over het vervolg, de te interviewen personen en personen die worden uitgenodigd om de digitale enquête in te vullen.

Tijdens het onderzoek Voor het onderzoek zijn de volgende functionarissen geïnterviewd: • College van B en W • Directie en managementteam • Enkele project- en programmaleiders/-manager • (Project)controller(s) Bij presentatie en nazorg Het onderzoek is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal.

Kwaliteit van het onderzoeksrapport

Communicatie, presentatie en nazorg

We constateren dat de betrokkenheid aan het begin van het onderzoek breed wordt ingestoken. Bij afronding van het onderzoek is de betrokkenheid kleiner en alleen gericht op het bestuur. Voor het onderzoek zijn een deskresearch en een enquête binnen de ambtelijke organisatie uitgevoerd en zijn interviews gehouden. Een normenkader is gehanteerd om de bevindingen aan te toetsen. Het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer West-Brabant is gevolgd; verslagen van interviews zijn ter accordering aan de gesprekspartners voorgelegd en er vond ambtelijk en bestuurlijk wederhoor plaats. Vanuit de ambtelijke gesprekken maken we op dat het rapport als kwalitatief goed werd bestempeld. De conclusies en aanbevelingen waren vertaald naar de gemeentelijke context en gaven voldoende handvatten om vervolgstappen te nemen. Er wordt ook bevestigd dat in 2019 bij het opstellen van de Nota Risicomanagement teruggegrepen wordt op het rekenkamerrapport uit 2014. Het rekenkamerrapport is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal en daarna gepubliceerd op de website van de Rekenkamer: https://www.rekenkamerwestbrabant.nl/rapp-per-gemeente.php Daarnaast is het rapport ook beschikbaar op de website van de gemeente. Dit kan via het bestuurlijk informatiesysteem. Er is niet voor andere communicatiekanalen gekozen.

19

Onderzoek

Factor Omgevingsfactoren

Verbonden partijen (2015)

Timing

Betrokkenheid bij het proces

Toelichting Voor het onderzoek naar Risicomanagement geldt dat het tegelijkertijd in zes andere West-Brabantse gemeenten is uitgevoerd (Bergen-op-Zoom, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk en Oosterhout). Door middel van een koepelnotitie is een vergelijking gemaakt tussen de gemeenten op het onderwerp Risicomanagement. Uit de ambtelijke gesprekken voor dit onderzoek maken wij op dat dit als een meerwaarde werd gezien. Door de vergelijking ontstaat inzicht in hoe andere gemeenten invulling geven aan het risicomanagement, wat wel en niet werkt en welke leerpunten aanwezig zijn. Dit helpt om het eigen beleid aan te scherpen en te verbeteren. Het onderzoek uit 2015 geldt als een follow-up van een eerder rekenkameronderzoek uit 2006/2007. Dit laat zien dat dit onderwerp veel bestuurlijke aandacht heeft. Dit maakt ook dat de urgentie van het onderwerp groot is, dit ook gelet op decentralisaties sociaal domein die toen begonnen (moment van de start van het onderzoek sloot hier goed op aan). Parallel aan het onderzoek was de gemeente bezig met het opstellen van de Nota Verbonden Partijen. Hierdoor konden de aanbevelingen gelijktijdig worden meegenomen. De tijdigheid van de resultaten was goed te noemen. Over het geheel genomen was de timing goed te noemen. Tijdens de voorbereiding Raadsleden zijn betrokken geweest bij de keuze van het onderzoeksonderwerp.

In de voorbereiding is ook een startgesprek gehouden met de ambtelijke organisatie. Tijdens het onderzoek Tijdens het onderzoek zijn diverse interviews gehouden met de betrokken wethouders, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, contactambtenaren van de onderzochte verbonden partijen en functionarissen van de verbonden partijen. Daarnaast heeft een groepsgesprek plaats gevonden met raadsleden. Hiervoor is een digitale enquête uitgezet bij alle raadsleden. Bij presentatie en nazorg Het onderzoek is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal.

Kwaliteit van het onderzoeksrapport

Communicatie, presentatie en nazorg

Omgevingsfactoren

We constateren dat de betrokkenheid aan het begin van het onderzoek breed wordt ingestoken en tijdens het onderzoek ook verschillende partijen worden geconsulteerd. Bij afronding van het onderzoek is de betrokkenheid kleiner en alleen gericht op het bestuur van de gemeente. Het onderzoek is uitgevoerd middels een documentenstudie, een viertal casestudies, interviews, internetenquête onder raadsleden, gesprek met raadsleden. Het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer West-Brabant is gevolgd; verslagen van interviews zijn ter accordering aan de gesprekspartners voorgelegd en er vond ambtelijk en bestuurlijk wederhoor plaats. Vanuit de ambtelijke gesprekken maken we op dat het rapport als kwalitatief goed werd bestempeld. De conclusies en aanbevelingen waren vertaald naar de gemeentelijke context en gaven voldoende handvatten om vervolgstappen te nemen. Het rekenkamerrapport is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal en daarna gepubliceerd op de website van de Rekenkamer: https://www.rekenkamerwestbrabant.nl/rapp-per-gemeente.php Daarnaast is het rapport ook beschikbaar op de website van de gemeente. Dit kan via het bestuurlijk informatiesysteem. Er is niet voor andere communicatiekanalen gekozen. Het onderzoek naar verbonden partijen is gelijktijdig uitgevoerd bij de gemeenten Geertruidenberg en Moerdijk.

Door middel van een koepelnotitie is een vergelijking gemaakt tussen de gemeenten op het onderwerp Verbonden Partijen. Deze vergelijking was voor de gemeenten Geertruidenberg en Moerdijk van toegevoegde waarde,

20

Onderzoek

Factor

Toelichting omdat zij in regionaal verband veel samenwerken en optrekken. De gemeente Roosendaal werkt veelal samen in het De6-verband. Hierdoor was een vergelijking met de gemeenten in dit samenwerkingsverband van meer toegevoegde waarde geweest.

De WGR werd per 1 januari 2015 gewijzigd, mede op verzoek van gemeenteraden en colleges om beter grip en sturing te hebben op samenwerking. Er was daarvoor al ambtelijk en bestuurlijk aandacht voor intergemeentelijke samenwerking en governance vraagstukken. Diverse publicaties van onder andere wetenschappelijke bureaus verschenen.

Langer zelfstandig wonen voor ouderen (2016)

Timing

Betrokkenheid bij het proces

Het rekenkameronderzoek heeft positief bijgedragen aan samenwerking middels regionale richtlijnen voor verbonden partijen. Ook de samenwerkingsbijeenkomsten met raadsleden zijn een positief gevolg. De actualiteit van de aanbevelingen is nog steeds geldig. Het rekenkameronderzoek heeft aan de vooravond gestaan van de ontwikkeling waarbij het sociaal domein en fysieke domein bij elkaar zijn gebracht. Volgens de geïnterviewden kwam het onderzoek precies om het moment dat er behoefte aan was, ook bij de raad. De gemeente stond aan de vooravond om de beleidsontwikkeling op te pakken. Met andere woorden, het moment en de doorlooptijd van het onderzoeken waren goed gekozen. Daarnaast kwamen de resultaten op een goed moment. Het rekenkameronderzoek heeft namelijk bijgedragen aan het onderliggende proces om deze kaders goed neer te zetten. Volgens de respondenten was de timing van het onderzoek goed. Tijdens de voorbereiding In de voorbereiding van het onderzoek heeft een gesprek plaatsgevonden met een aantal leden van de gemeenteraad. In de voorbereiding is ook een startgesprek gehouden met de ambtelijke organisatie. Tijdens het onderzoek Tijdens het onderzoek zijn diverse interviews gehouden met de betrokken wethouder, functionarissen binnen de gemeente Roosendaal, de raadsgriffier en betrokken functionarissen van de woningcorporaties en de seniorenraad.

Daarnaast is tijdens het onderzoek gesproken met een afvaardiging van raadsleden. Bij presentatie en nazorg Het onderzoek is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal.

Kwaliteit van het onderzoeksrapport

Communicatie, presentatie en nazorg

We constateren dat de betrokkenheid aan het begin van het onderzoek breed wordt ingestoken en tijdens het onderzoek ook verschillende partijen worden geconsulteerd. Bij afronding van het onderzoek is de betrokkenheid kleiner en alleen gericht op het bestuur van de gemeente. Het onderzoek is uitgevoerd middels een documentenstudie, interviews, toetsing aan het normenkader. Het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer West-Brabant is gevolgd; verslagen van interviews zijn ter accordering aan de gesprekspartners voorgelegd en er vond ambtelijk en bestuurlijk wederhoor plaats. Uit ambtelijke gesprekken komt naar voren dat het rapport van een degelijke kwaliteit is met dito aanbevelingen. “Het onderzoek is goed getimed, goed uitgevoerd, de aanbevelingen zijn opgevolgd en het heeft een goede uitwerking gehad, wat geresulteerd heeft in een goed verbeterproces.” Het rekenkamerrapport is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal en daarna gepubliceerd op: https://www.rekenkamerwestbrabant.nl/rapp-per-gemeente.php

21

Onderzoek

Factor

Omgevingsfactoren

Armoedebeleid (2017)

Timing

Betrokkenheid bij het proces

Toelichting Daarnaast is het rapport ook beschikbaar op de website van de gemeente. Dit kan geraadpleegd worden via het bestuurlijk informatiesysteem. Er is niet voor andere communicatiekanalen gekozen. Het onderzoek naar verbonden partijen is tegelijkertijd uitgevoerd bij de gemeenten Bergen op Zoom, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk en Oosterhout. Door middel van een koepelnotitie is een vergelijking gemaakt tussen de gemeenten op het onderwerp Ouderenhuisvesting. De koepelnotitie kwam anderhalf jaar na de oplevering van het rapport voor de gemeente Roosendaal. Zodoende heeft men niet kunnen putten uit voorbeelden en best practices vanuit andere gemeenten bij het opstellen van het beleid. Uit de gevoerde ambtelijke en bestuurlijke gesprekken blijkt dat de timing van dit onderzoek als goed werd bestempeld. De ambtelijke organisatie was in dezelfde periode bezig met het opstellen van een integrale beleidsnota Armoede. Deze nota kent verschillende referenties naar het rekenkameronderzoek en het onderzoek door het Nibud. Met andere woorden, de start, doorlooptijd en het moment waarop de resultaten beschikbaar waren, was goed getimed. Tijdens de voorbereiding De raad is aan de voorkant betrokken geweest en heeft actief meegedacht over aandachtspunten voor in het onderzoek. In de voorbereiding is ook een startgesprek gehouden met de ambtelijke organisatie.

Tijdens het onderzoek Tijdens het onderzoek zijn diverse interviews gehouden met de betrokken wethouder, functionarissen binnen de gemeente Roosendaal en vertegenwoordigers van samenwerkingspartners en uitvoerders. Daarnaast is tijdens het onderzoek gesproken met een afvaardiging van raadsleden.

Kwaliteit van het onderzoeksrapport

Communicatie, presentatie en nazorg

Omgevingsfactoren

Bij presentatie en nazorg Het onderzoek is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal. We constateren dat de betrokkenheid aan het begin van het onderzoek breed wordt ingestoken en tijdens het onderzoek ook verschillende partijen worden geconsulteerd. Bij afronding van het onderzoek is de betrokkenheid kleiner en alleen gericht op het bestuur van de gemeente. Voor het onderzoek is een deskresearch uitgevoerd en zijn interviews gehouden. Een normenkader is gehanteerd om de bevindingen aan te toetsen. Daarnaast is er een afzonderlijk onderzoek uitgevoerd door het Nibud dat complementair was aan het rekenkameronderzoek. Respondenten merken op dat het rapport een gedegen indruk maakte. Het rekenkamerrapport is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal en daarna gepubliceerd op: https://www.rekenkamerwestbrabant.nl/rapp-per-gemeente.php Daarnaast is het rapport ook beschikbaar op de website van de gemeente. Dit kan via het bestuurlijk informatiesysteem worden geraadpleegd. Er is niet voor andere communicatiekanalen gekozen. Het rekenkameronderzoek naar het armoedebeleid is gelijktijdig uitgevoerd bij de gemeenten Etten-Leur, Drimmelen en Moerdijk (resultaten vastgelegd in een koepelnotitie). Omdat dit gemeenten zijn, waarmee de gemeente Roosendaal, veelvuldig samenwerkt (ook op het onderwerp armoede) was er sprake van veel toegevoegde waarde.

Door te kijken naar onderlinge verschillen, overeenkomsten, best practices en toekomstperspectief voor de regio kon het eigen armoedebeleid worden versterkt.

22

Onderzoek

Factor

Onderhoud en beheer openbare ruimte (2017)

Timing

Betrokkenheid bij het proces

Toelichting De aanbevelingen vanuit het rapport van de Rekenkamer zijn gezamenlijk in regionaal overleg door de ambtenaren besproken. Vanuit het regio-overleg is een regionale besluitnota opgesteld op het gebied van armoede. De koepelnotitie heeft gezorgd voor regionaal draagvlak en de mogelijkheid om bevindingen uit te wisselen voor beleidsvorming. Het rekenkameronderzoek heeft ook gezorgd voor een ‘push’ om regionaal minimabeleid op te tuigen. Door het rekenkameronderzoek is er meer eenheid ontstaan op regionaal vlak ten aanzien van het armoedebeleid. De timing van dit onderzoek werd door de respondenten als niet goed bevonden. De reden hiervoor was dat het onderzoek een jaar voor een bestuurswissel uitkwam. Dit is ook tijdens de commissievergadering waarin het rapport behandeld werd, duidelijk uitgesproken. Het nieuwe bestuur maakte andere keuzes waardoor er slechts beperkt uitvoering gegeven kon worden aan de aanbevelingen. Tijdens de voorbereiding Vanuit de auditcommissie van de gemeente Roosendaal zijn aan de hand van het onderwerp vooraf een aantal vragen en opmerkingen geformuleerd. Om het onderzoek goed te laten aansluiten bij de informatiebehoefte van de raad heeft de Rekenkamer bij de start van het onderzoek ook een afzonderlijk gesprek gevoerd hierover. In de voorbereiding is ook een startgesprek gehouden met de ambtelijke organisatie.

Tijdens het onderzoek Tijdens het onderzoek zijn diverse interviews gehouden met de betrokken wethouder, functionarissen binnen de gemeente Roosendaal en vertegenwoordigers van de inwoners van Nispen en Tolberg. Bij presentatie en nazorg Het onderzoek is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal.

Kwaliteit van het onderzoeksrapport

Communicatie, presentatie en nazorg

Omgevingsfactoren

We constateren dat de betrokkenheid aan het begin van het onderzoek breed wordt ingestoken en tijdens het onderzoek ook verschillende partijen worden geconsulteerd. Bij afronding van het onderzoek is de betrokkenheid kleiner en alleen gericht op het bestuur van de gemeente. Voor het onderzoek is een deskresearch uitgevoerd en zijn interviews gehouden. Een normenkader is gehanteerd om de bevindingen aan te toetsen. Uit de ambtelijke gesprekken komt naar voren dat het een helder en goed leesbaar rapport was met concrete aanbevelingen. Een groot deel van de aanbevelingen sloot aan bij de ontwikkelingen en verbeteracties die de gemeente zelf al had ingezet. Er is niet voor andere communicatiekanalen gekozen. Het rekenkamerrapport is gepresenteerd aan de raad van Roosendaal en daarna gepubliceerd op: https://www.rekenkamerwestbrabant.nl/rapp-per-gemeente.php Daarnaast is het rapport ook beschikbaar op de website van de gemeente. Dit kan via het bestuurlijk informatiesysteem worden geraadpleegd. Het rekenkameronderzoek naar het Onderhoud en beheer openbare ruimte is gelijktijdig uitgevoerd bij de gemeenten Etten-Leur, Geertruidenberg en Halderberge. Het gelijktijdig uitvoeren van onderzoek naar hetzelfde onderwerp in de vier betrokken gemeenten maakt het mogelijk om tot een onderlinge vergelijking van bevindingen en ‘best practices’ te komen.

In de koepelnotitie zijn verschillen en overeenkomsten tussen de vier gemeenten blootgelegd.

Constateringen Op basis van bovenstaande tabel constateren de onderzoekers dat de factoren ‘Timing’ en ‘Kwaliteit van het onderzoeksrapport’ het sterkst zijn bij en daarmee ook de grootste invloed 23

hebben op de doorwerking. De factor ‘communicatie, presentatie en nazorg’ is het minst sterk en heeft daarmee beperkte invloed op de doorwerking gehad. Op basis van bovenstaande tabel constateren de onderzoekers tevens dat het onderzoek naar Armoedebeleid de grootste doorwerking heeft gehad en dat het onderzoek naar onderhoud en Beheer en onderhoud openbare ruimte de kleinste doorwerking heeft gehad. Dit komt overeen met de kwalitatieve analyse. Timing Bij het onderzoek naar ‘Beheer en onderhoud openbare ruimte’ was de timing niet optimaal gekozen, omdat vlak daarna een bestuurswisseling plaatsvond en het nieuwe bestuur andere prioriteiten koos, waardoor niet alle aanbevelingen konden worden uitgevoerd. Het onderzoek naar ‘Langer zelfstandig wonen voor ouderen’ was heel goed getimed, omdat precies op het moment van uitbrengen een discussie begon te spelen over de verbinding tussen het sociale en fysieke domein. Er is hier dan ook sprake van een grote mate van doorwerking middels diverse onderzoeken naar woonwensen en de woningmarkt van ouderen. Daarnaast is gestart met een kennisgroep ‘Ouderenhuisvesting’, waarin stakeholders zijn samengebracht. Dit geldt ook voor het onderzoek naar het Armoedebeleid.

Betrokkenheid bij het proces Ten aanzien van de factor ‘betrokkenheid bij het proces’ is duidelijk dat de Rekenkamer bij alle onderzoeken een inventariserend gesprek met de raad heeft gevoerd over de keuze van het onderwerp. Tevens is voorafgaand aan het onderzoek een startgesprek met de ambtelijke organisatie gehouden. Na afronding van het onderzoek is de betrokkenheid van relevante stakeholders lager. Na het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor vond in het algemeen geen nazorg plaats. Dit bevordert de doorwerking niet. Kwaliteit van het onderzoeksrapport Uit het onderzoek blijkt dat de onderzoeksrapporten qua kwaliteit voldoende tot goed scoren. Er is sprake van een juiste onderzoeksmethoden en –technieken die passen bij het onderwerp en de vraagstelling. Daarnaast maken wij uit de gevoerde ambtelijke en bestuurlijk gesprekken op dat wanneer de conclusies en aanbevelingen zijn vertaald naar de gemeentelijke en organisatorische actuele situatie, de mate van gevoelde urgentie en toepasbaarheid worden versterkt en daarmee ook de mate van doorwerking. Een voorbeeld hiervan is het onderzoek naar ‘Verbonden Partijen’. Naar aanleiding van dit onderzoek is in RWB (Regio West-Brabant)-verband gezamenlijk naar de conclusies een aanbevelingen gekeken en dat heeft geleid tot een regionale nota Verbonden Partijen met kaders en spelregels.

Communicatie, presentatie en nazorg De factor ‘communicatie, presentatie en nazorg’ scoort beperkt met alleen een presentatie in de raad, en een publicatie van het rekenkameronderzoek op de website van de Rekenkamer en het beschikbaar stellen van het rapport via het raadsinformatiesysteem van de gemeente Roosendaal. Er zijn meer mogelijkheden aanwezig om deze factor te versterken en daarmee de doorwerking van het onderzoek te verbeteren. Voorbeelden zijn het maken van een persbericht, publicatie op de site van de NVVR, LinkedIn, site van de gemeente, et cetera. Omgevingsfactoren Tevens blijkt dat de mogelijkheid om te vergelijken met andere gemeenten, als het onderzoek gelijktijdig is uitgevoerd, als waardevol wordt gezien. Dit is van toepassing bij alle vijf de onderzoeken. Hierdoor kan geleerd worden van geconstateerde verschillen en/of overeenkomsten of best practices of er kan in regionaal verband tot een nadere afstemming gekomen worden ten aanzien van beleidsvorming. Dit laatste gebeurde vooral bij de onderzoeken naar ‘armoedebeleid’. Het is wel van belang dat de vergelijking tussen gemeenten aansluit bij bestaande samenwerkingsverbanden (formeel en informeel). Bij het onderzoek naar ‘Verbonden Partijen’ is te zien dat de toegevoegde waarde van de vergelijking van de gemeente Roosendaal met Geertruidenberg en Moerdijk minder van toegevoegde waarde was.

Bij de gemeente Roosendaal vindt geen (zelf)evaluatie plaats naar aanleiding van de uitkomsten van rekenkameronderzoeken en in hoeverre deze doorwerken.

24

5. Conclusies en aanbevelingen 5.1 Conclusies In deze paragraaf wordt allereerst antwoord gegeven op de centrale onderzoeksvraag: In hoeverre werken de aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken door (in het gemeentelijk beleid) en wat zijn hierbij relevante factoren die van invloed kunnen zijn op (de mate van) doorwerking? Op basis van de vijf onderzochte rekenkameronderzoeken kan geconcludeerd worden dat het onderzoek naar Armoedebeleid de grootste doorwerking heeft gehad. Het onderzoek Onderhoud en beheer openbare ruimte heeft de minste doorwerking gehad. Ten aanzien van de factoren die doorwerking beïnvloeden, is de conclusie dat de factoren ‘timing’ en ‘kwaliteit van het onderzoeksrapport’ het sterkste zijn en daarmee de grootste invloed hebben gehad. De aanbevelingen zijn over het algemeen overgenomen door zowel de raad als het college. Daarbij bepaalt de ‘politieke relevantie’ van de onderwerpen, maar ook de ‘betrokkenheid van de raad’ tijdens het onderzoek, in grote mate of er een debat plaatsvindt en of er moties worden ingediend naar aanleiding van het onderzoek. Hoewel de aanbevelingen overwegend worden opgevolgd, gebeurt dit niet systematisch, maar is dit in belangrijke mate afhankelijk van de goede wil van betrokkenen. Hierbij speelt de factor ‘timing’ voor de ambtelijke organisatie een grote rol.

Met andere woorden, wanneer de organisatie het onderzoek zelf ook goed kan gebruiken, worden de aanbevelingen consequenter en sneller opgevolgd. Ditzelfde geldt voor de terugkoppeling hierover, die nu niet systematisch is geborgd, waardoor het lastig voor de gemeenteraad is om een vinger aan de pols te houden. Naast de factor ‘timing’ speelt zoals aangegeven ook de factor ‘kwaliteit van het onderzoek’ een belangrijke rol bij de mate van doorwerking. De kwaliteit van de rapporten wordt bestempeld als ‘goed’, waarbij de aanbevelingen doorgaans als concreet en uitvoerbaar worden gezien. Een derde factor die zorgt dat de aanbevelingen worden opgevolgd is de zogenaamde koepelnotitie die vaak wordt geschreven wanneer de Rekenkamer hetzelfde onderzoek voor meerdere gemeenten uitvoert. Dit zorgt voor regionaal draagvlak en ook draagt het bij aan het leereffect. Een laatste factor is de ‘betrokkenheid van de raad’ zelf bij de monitoring van de opvolging van de aanbevelingen. Hier is op dit moment nog weinig aandacht voor, waardoor de opvolging van bepaalde aanbevelingen niet altijd even helder is. Op basis van het onderzoek zijn de volgende conclusies getrokken: 1. De keuze van een onderwerp voor onderzoek wordt bepaald door de voorkeur van de fracties in de gemeenteraad. Er is hierbij sprake van urgentie, politieke voorkeur of van actualiteit.

Aansluiting op beleidscyclus vindt nog onvoldoende plaats De keuze van een onderwerp van onderzoek wordt door de raad ingegeven of kan ook door de Rekenkamer worden aangedragen. Voorafgaand aan het onderzoek vindt afstemming plaats tussen de Rekenkamer en de raad. Hierbij wordt nog geen expliciet verband gelegd met de factor ‘timing’ om doorwerking te vergroten. Hiermee wordt bedoeld dat nog onvoldoende wordt gekeken of de keuze van het onderwerp en de timing (aansluiten beleidscyclus) op elkaar aansluiten. Op dit moment wordt het instrument rekenkameronderzoek nog weinig ingezet voor thema’s met een grote actuele maatschappelijke relevantie. 2. Aanbevelingen worden over het algemeen overgenomen door de raad en het college Van de onderzochte onderzoeken blijkt dat vrijwel alle aanbevelingen door de raad, maar ook door het college zijn overgenomen. Naar aanleiding van de behandeling van de rekenkameronderzoeken in de raad, zijn bij de onderzoeken naar Langer Zelfstandig Wonen voor Ouderen en Verbonden Partijen moties aangenomen. Wanneer de raad voorafgaand aan en gedurende het proces van het 25

onderzoek is betrokken, krijgt het onderzoek meer aandacht van de raad en meer doorwerking, bijvoorbeeld middels het behandelen van moties. Daarnaast bepaalt de aard van het onderwerp (politieke relevantie) in hoeverre de raad en het college echt de discussie aangaan over de conclusies en aanbevelingen. 3. De aanbevelingen worden overwegend opgevolgd, maar de uitvoering gebeurt niet volgens een systematisch proces De aanbevelingen zijn over het algemeen opgevolgd, maar dit gebeurde doorgaans ad hoc. De opvolging is niet systematisch volgens eenzelfde methodiek geborgd en wordt dan ook niet actief gemonitord. De opvolging is afhankelijk van de betrokkenheid van de ambtenaren. Het rekenkameronderzoek naar Langer zelfstandig wonen voor ouderen is een voorbeeld waarbij de aanbevelingen nauwgezet zijn opgevolgd door het college. In andere gevallen, zoals het onderzoek naar Verbonden partijen, is de opvolging van de aanbevelingen onderhevig aan gewijzigde wetgeving, nieuwe bestuurlijke en professionele inzichten of gemeentelijke samenwerking, zoals De6-samenwerking. 4. Er is geen vaste systematiek van monitoren en verantwoorden richting het college en vervolgens naar de raad Informatieverstrekking over de opvolging aan de gemeenteraad vindt dan ook ad hoc plaats of verloopt soms via de planning-en-controlcyclus bij het betreffende beleidsprogramma.

Het is voor de gemeenteraad daardoor niet altijd mogelijk een 'vinger aan de pols te houden', met andere woorden de opvolging van de aanbevelingen systematisch te volgen, verantwoording te nemen en eventueel de opvolging bij te sturen. 5. Timing en kwaliteit van het onderzoek zijn het sterkst ingevuld en hebben daarmee de grootste impact op de doorwerking gehad De factoren die de doorwerking van rekenkameronderzoek beïnvloeden, zijn ‘timing’ en ‘kwaliteit van het onderzoeksrapport’ het sterkste en hebben het grootste effect gehad op de doorwerking van het onderzoek. Bij de onderzoeken naar Langer zelfstandig wonen voor ouderen, Armoedebeleid en Verbonden Partijen was de timing goed gekozen. Dit komt omdat in de beleidsontwikkeling direct kon worden aangesloten op de conclusies en aanbevelingen uit de rekenkameronderzoeken. De kwaliteit van de rapporten is overwegend goed te noemen. Indien de conclusies en aanbevelingen zijn vertaald naar de gemeentelijke context en voldoende handvatten geven om vervolgstappen te nemen, is de doorwerking goed. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het onderzoek naar Langer zelfstandig wonen voor ouderen. Een andere factor die hoog gewaardeerd werd en de doorwerking van onderzoek bevorderde is de aanwezigheid van een koepelnotitie, waarin een vergelijking is gemaakt met andere gemeenten.

Het is van belang dat de vergelijking tussen gemeenten aansluit bij bestaande samenwerkingsverbanden (formeel en informeel). Ook de timing is van belang. Een voorbeeld waarbij de koepelnotitie van meerwaarde is geweest voor de doorwerking is bij het onderzoek naar het Armoedebeleid. De aanbevelingen vanuit het rapport van de Rekenkamer zijn gezamenlijk in regionaal overleg door de ambtenaren besproken. Vanuit het regio-overleg is een regionale besluitnota opgesteld op het gebied van armoede. De koepelnotitie heeft gezorgd voor regionaal draagvlak en de mogelijkheid om bevindingen uit te wisselen voor beleidsvorming. 6. De raad stuurt niet actief op de verdere opvolging Volgens de uitkomsten uit de (door zes raadsleden) ingevulde vragenlijst, maken de raadsleden gebruik van rekenkameronderzoek in hun raadswerk (kaderstellende en controlerende rol). Dit gebeurt echter niet op structurele wijze. Het kritisch vermogen van de raad kan worden versterkt door meer gebruik te maken van het instrument rekenkameronderzoek. Dit kan onder andere worden gedaan door actiever vragen te stellen over de opvolging van conclusies en aanbevelingen aan het college van B en W en het actief betrekken van rekenkameronderzoeken (rapporten) in het doen van raadswerk. 5.2 Aanbevelingen Op basis van de conclusies doet de Rekenkamer West-Brabant de volgende aanbevelingen.

Hierbij is onderscheid gemaakt tussen aanbevelingen gericht aan de raad van Roosendaal en aan het college van B en W.

26

Aanbevelingen aan de raad van Roosendaal Versterk het belang van rekenkameronderzoek Het belang bij rekenkameronderzoek van de gemeenteraad wordt versterkt bij een grote betrokkenheid. Dat geldt niet alleen bij de keuze van het onderzoeksonderwerp en het bepalen van de aandachtspunten, maar ook bij de informatievoorziening gedurende de loop van het onderzoek, bijvoorbeeld middels een nieuwsbrief. En bij de opvolging van de aanbevelingen (monitoring), door actief het college te bevragen naar de stand van zaken inzake de opvolging. Dit betekent bijvoorbeeld concreet: waar de raad aanbevelingen overneemt, zou in het raadsvoorstel standaard de gewenste uitvoeringstermijn en de wijze van terugkoppeling door het college van B en W moeten worden benoemd. Versterk de adviserende rol van de griffier Er kan gevarieerd worden in de presentatie en behandeling van de uitkomsten van een rekenkameronderzoek. Traditioneel is dat een rapportage wordt toegelicht in een commissie en dat daarna een raadsvoorstel wordt behandeld in de opvolgende raadsvergadering. In overleg met de griffier kan ook geëxperimenteerd worden met behandeling in de vorm van een workshop of een presentatie middels een video. Sluit aan bij de beleidscyclus Rekenkameronderzoeken winnen aan actualiteit als wordt aangesloten bij de onderwerpen die op de beleidsagenda staan en daarmee actueel of urgent zijn.

De raad kan in de oriëntatiefase op nieuwe onderwerpen daarvoor afstemmen met het college van B en W en de ambtelijke organisatie. Aanbeveling aan het college van B en W van de gemeente Roosendaal Verbeter de monitoring van opvolging van de aanbevelingen Een systematische monitoring is een waarborg voor opvolging van de aanbevelingen en daarmee van doorwerking. Er zijn goede ervaringen bekend in den lande door een paragraaf op te nemen in de jaarstukken met informatie over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken of het onderwerp te laten zijn van een art. 213a-onderzoek.

27

6. Reactie college op conceptrapport Op 22 oktober 2020 heeft de Rekenkamer het conceptrapport aangeboden voor bestuurlijk hoor en wederhoor. Het college heeft hierop gereageerd bij brief van 17 november 2020. De inhoud van deze brief is onderstaand integraal verwoord. Geachte leden van de Rekenkamer, De Rekenkamer West-Brabant heeft in 2020 onderzoek verricht naar de doorwerking van eerdere rekenkamerrapporten binnen de gemeente Roosendaal. Op de onderzoeksbevindingen hebben wij reeds via de ambtelijke reactie onze opmerkingen gegeven; deze zijn door uw Rekenkamer overgenomen. We zijn verheugd met het gedegen onderzoek en willen de Rekenkamer hier dan ook mee complimenteren. Bij deze geven wij u onze bestuurlijke reactie op de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Conclusies Wij kunnen ons vinden in de conclusies die uw Rekenkamer heeft getrokken. Wel willen we nog meegeven dat het college de meerwaarde ziet van rekenkamerrapporten en de conclusies in het rapport onderschrijft, dat over het algemeen aanbevelingen door het college worden overgenomen, maar dat er nog een verdere verbeterslag mogelijk is. We zien de conclusies op een juiste wijze landen in de aanbeveling voor het college, namelijk dat het opvolgen van aanbevelingen uit (eerdere) rekenkamerrapporten systematischer moet worden gemonitord.

Aanbevelingen Uw Rekenkamer heeft een viertal aanbevelingen geformuleerd op basis van bevindingen en getrokken conclusies. Er is één aanbeveling aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roosendaal gericht: Aanbeveling 4 Verbeter de monitoring van opvolging van de aanbevelingen. Reactie Wij nemen deze aanbeveling over en zullen deze vormgeven door in de jaarstukken, met ingang van het jaarverslag 2020, in de paragraaf Bedrijfsvoering informatie op te nemen over de opvolging van aanbevelingen uit eerdere rekenkamerrapporten.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Roosendaal, De secretaris,

De burgemeester,

Drs. M.C.J. Franken

J.M. van Midden MSc

28

7. Nawoord Met belangstelling heeft de Rekenkamer kennis genomen van de bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders, d.d. 17 november 2020. Het college geeft aan zich te kunnen vinden in de conclusies en het college neemt de aanbeveling gericht aan het college over. Met ingang van het jaarverslag 2020 zal in de paragraaf Bedrijfsvoering informatie worden opgenomen over de opvolging van aanbevelingen uit eerdere Rekenkamerrapporten. In dit rekenkamerrapport zijn (ook) aanbevelingen opgenomen die gericht zijn aan de gemeenteraad. De Rekenkamer is in afwachting van de behandeling van dit rapport door de gemeenteraad en diens besluitvorming over het opvolgen van onze aanbevelingen. De Rekenkamer spreekt de hoop uit dat het college bereid is samen met de raad op te trekken bij het uitvoeren van de door de raad opgevolgde aanbevelingen.

29

Bijlagen Bijlage 1

Analysekader

Bijlage 2

Factoren die van invloed zijn op doorwerking

Bijlage 3

Digitale vragenlijst

Bijlage 4

Bestudeerde documenten

30

Bijlage 1

Analysekader

Onderzoeksvraag

Indicatoren

1.

Hoe is de keuze van de onderzoeken tot stand gekomen c.q. wat is de aanleiding geweest?

● ● ● ●

Actualiteit Politieke relevantie Aangedragen door raadsleden Voldoen aan selectiecriteria Rekenkamer

2.

Welke aanbevelingen van de Rekenkamer zijn door de gemeenteraad overgenomen? Welke aanbevelingen van de Rekenkamer zijn niet door de gemeenteraad overgenomen en waarom niet?

●

Er is voldoende aandacht door de raad geweest voor bespreking van het rapport. De hoofdlijnen van het rapport zijn niet/deels/volledig gesteund door de raad. De bevindingen van het rapport zijn niet/deels/volledig gesteund door de raad. De conclusies van het rapport zijn niet/deels/volledig gesteund door de raad. De aanbevelingen van het rapport zijn niet/deels/volledig overgenomen door de raad. Er is door de raad op een andere manier een vervolg gegeven aan het rapport, bijvoorbeeld door het aannemen van een amendement of motie.

3.

● ● ● ● ●

4.

5.

Welke door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen zijn door het college van B en W en ambtelijke organisatie aantoonbaar uitgevoerd? Welke aanbevelingen zijn door het college van B en W niet uitgevoerd en waarom niet?

● ● ●

●

6.

De conclusies en/of redeneertrant zijn overgenomen in beleid(svoornemens). De aanbevelingen zijn niet/deels/volledig geïmplementeerd. Als gevolg van het product is een aantoonbare verandering opgetreden in: ○ de beleidsvorming door ambtelijke organisatie, college en/of raad; ○ de meningsvorming door het college en/of de raad; ○ de (wijze van) besluitvorming door het college en/of de raad; ○ de beleidsuitvoering; ○ de verantwoording over het gevoerde bestuur. Veranderingen in de beleidsuitvoering hebben geleid tot verbeterde resultaten in termen van besluiten en beleidsplannen en/of maatschappelijke effecten.

Op welke wijze is de monitoring van de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen geborgd door het college van B en W en de gemeenteraad?

● ●

Er wordt bewaakt in hoeverre het college gedane toezeggingen nakomt. Het college rapporteert regelmatig aan de raad over de voortgang en tussenresultaten ten aanzien van conclusies en aanbevelingen.

7.

Welke factoren, die de doorwerking van rekenkameronderzoek (zie figuur 2) beïnvloeden, hebben een rol gespeeld?

● ● ● ●

Voeren van een startgesprek. Vaste werkwijze bij interviews. Toepassing ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. Presentatie aan de raad.

8.

Welke verbeteringen zijn mogelijk om doorwerking te bevorderen?

●

Er wordt door het college van B en W en de raad gezamenlijk en afzonderlijk geëvalueerd welke verbeteringen mogelijk zijn. Er wordt door de ambtelijke organisatie geëvalueerd welke verbeteringen mogelijk zijn, bijvoorbeeld middels zelfevaluatie.

●

31

Bijlage 2

Factoren die van invloed zijn op doorwerking

Organisatie De manier waarop de Rekenkamer is ingebed in de organisatie en het gezag dat de Rekenkamer heeft, beïnvloedt de mate van doorwerking. De mate van onafhankelijkheid van de Rekenkamer is ook van belang. Sommige onderzoekers (Elzinga13) zijn van mening dat de mate van onafhankelijkheid bepalend is voor het succes. Anderen (Hornstra) stellen, dat juist de mate van binding met de raad een onderzoek succesvol maakt. Timing Timing heeft betrekking op de volgende aspecten: ● Het moment waarop het onderzoek wordt gestart. ● De doorlooptijd van het onderzoeksproces. ● De tijdigheid of timing van de resultaten: Met tijdigheid of timing wordt bedoeld dat de uitkomsten eerder bekend moeten zijn voordat het onderzochte probleem (deels) is opgelost of is vervangen. ● Het moment waarop de uitkomsten in de politieke arena bekend worden. Is op het moment dat de uitkomsten bekend worden wel aandacht, tijd en interesse vanuit de politiek om het onderzoek te gaan gebruiken? Of is het bijvoorbeeld verkiezingstijd? ● De incubatietijd van het onderzoek. Betrokkenheid bij het proces Doorwerking is gebaat is bij een goede interactie met raad, college en ambtelijke organisatie. De bedoeling hiervan is om zo flexibel mogelijk te kunnen inspelen op veranderende inzichten, behoeften en wensen.

Hier staat tegenover dat een deel van het ‘institutioneel gewicht’ van een Rekenkamer wordt bepaald door de onafhankelijkheid. Er is dus een grens aan de interactie. In het algemeen is het zinvol om zoveel mogelijk belanghebbenden tijdens een zo groot mogelijk deel van het onderzoeksproces te betrekken bij het onderzoek. Deze betrokkenheid vergroot de kans dat het onderzoek ook echt zal worden gebruikt. Meestal vindt de interactie plaats voorafgaand aan en na een onderzoek. Het is aan te bevelen ook in de uitvoeringsfase meer interactiemomenten aan te brengen. Goede communicatie en verwachtingenmanagement is bij interactie wel een voorwaarde. De interactie kan als volgt plaatsvinden: ● Tijdens de voorbereiding: goede afstemming over het werkprogramma, uitwerking vraagstelling en aanpak onderzoek, aansluitend bij behoefte van de doelgroep, niet te veel uitbrengen (verzadigingseffect) en ook niet te weinig (onvoldoende zichtbaar), aansluiting vinden bij alle niveaus in de organisatie. Contact en draagvlakverwerving bij raad, college, ambtelijke organisatie en (eventueel) het beleidsveld. ● Tijdens de uitvoering van het onderzoek: organiseren feedback tijdens de uitvoering, vormgeven wijze van structureel contact. Contact en draagvlakverwerving bij raad, college, ambtelijke organisatie en (eventueel) het beleidsveld.

● Bij de presentatie en nazorg: organiseren vraagbaakfunctie en feedback. Vormgeven wijze structureel contact. Contact en draagvlakverwerving bij raad, college, ambtelijke organisatie en (eventueel) beleidsveld. Kwaliteit van het onderzoeksrapport Voor de doorwerking van onderzoek is het van belang dat het onderzoek(srapport) gedegen in elkaar steekt. Deze technische kwaliteit van onderzoek bestaat onder andere uit de volgende elementen: ● Goed onderwerp (de actualiteit en politieke relevantie van het onderwerp). ● Juiste methoden en technieken (passend bij het type onderwerp, onderzoeksprobleem en de onderzoeksvragen). ● Betrouwbaarheid, geldigheid en controleerbaarheid (onweerlegbare bevindingen). ● Evenwichtige beoordeling. ● Toegesneden op de situatie (lokaal maatwerk). ● Bruikbare, specifieke, beleidsinhoudelijke, concrete en doelgerichte aanbevelingen. Staatscommissie Dualisme en lokale democratie, 1999, Dualisme en lokale democratie, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, p. 1-617. 13

32

● ●

Goed leesbaar. Goed vormgegeven.

Communicatie, nazorg en presentatie Aandacht voor een rapport staat niet gelijk aan doorwerking. Maar aandacht is wel een belangrijke voorwaarde voor doorwerking. Een goede communicatiestrategie gericht op verschillende doelgroepen is van belang. Als stelregel geldt: hoe directer (frequenter, informeler) de communicatie tussen Rekenkamer en haar doelgroep is, des te groter de kans op gebruik van resultaten. Persoonlijke communicatie is meestal effectiever dan schriftelijke. Maar ook: als een rapport breed verspreid wordt, krijgt het waarschijnlijk meer aandacht. Optimale media-aandacht vraagt een actieve benadering (goede persberichten, persconferenties, maar ook persoonlijk contact met journalisten). Het zoeken van de publiciteit brengt ook een risico op minder doorwerking met zich mee. De media kunnen bijvoorbeeld de boodschap van de Rekenkamer op de verkeerde wijze interpreteren of berichtgeving kleuren. In het algemeen geldt: hoe meer aandacht het advies krijgt tijdens de presentatie, des te groter de kans op doorwerking. De presentatie van de onderzoeksresultaten moet passen bij het onderzoek en aansluiten bij de beleving en het begripsniveau van de doelgroep. Meestal presenteren Rekenkamer(commissie)s uitkomsten van onderzoek in een onderzoeksrapport, dat wordt toegezonden aan belanghebbenden/belangstellenden.

Daarnaast kunnen de resultaten ook op andere manieren worden gepresenteerd. Bijvoorbeeld een video, een (interactieve) website, een posterpresentatie, een fotoreportage, een werkconferentie, een lezing, een folder of een rekenkamerbrief. Met een goede nazorg kan de aandacht voor een rapport ook op langere termijn aanhouden. Het volgen van de totstandkoming van standpunten van en besluitvorming door de raad is hiervoor van groot belang. Daarnaast kan de Rekenkamer(commissie) aan nazorg doen: ● door bij verschillende gelegenheden te wijzen op relevante onderzoeksresultaten, ● het aangaan van gesprekken en ● het doen van vervolgonderzoek en/of doorwerkingsonderzoek. Omgevingsfactoren De omgeving waarin de Rekenkamer(commissie) zich bevindt, beïnvloedt de mate waarin de onderzoeken doorwerken. Een Rekenkamer(commissie) kan de doorwerking vergroten door hiermee rekening te houden en rekening te houden met ieders belangen. De Rekenkamer(commissie) kan deze factoren echter vaak zelf niet beïnvloeden. Bij relevante omgevingsfactoren gaat het om: ● Politiek bestuurlijke factoren ● Organisatieafhankelijke factoren ● Factoren in het beleidsveld

33

Bijlage 3

Digitale vragenlijst

In de periode van 19 tot en met 29 mei 2020 is aan de raadsleden onderstaande digitale vragenlijst aangeboden met het verzoek om op deze manier bij te dragen aan het rekenkameronderzoek. Na een week is een reminder gestuurd. De vragenlijst is door zes raadsleden ingevuld. Vragen Enquête Raadsleden Gemeente Roosendaal

Start van blok: Blok 1 Opzet Vragen Enquête Raadsleden Gemeente Roosendaal Rekenkameronderzoek is een belangrijk instrument voor raden om invulling te geven aan hun kaderstellende en controlerende rol. Het adequaat inzetten van dit instrument kan van substantiële waarde zijn voor raden. Rekenkameronderzoek toetst de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van gemeentelijk beleid en geeft handvatten voor raadsleden, maar ook het college van B en W en de ambtelijke organisatie om (bij) te sturen, te verbeteren en te leren. Een belangrijk element van rekenkameronderzoek is doorwerking. Het doel van het onderzoek naar de ‘doorwerking van rekenkameronderzoeken’ is vast te stellen of de aanbevelingen uit de rekenkameronderzoeken daadwerkelijk het afgesproken vervolg hebben gekregen, inzicht bieden in verklaringen voor eventuele afwijkingen en om de gemeenteraad plusen leerpunten mee te geven bij toekomstig rekenkameronderzoek. De scope van het rekenkameronderzoek naar doorwerking betreft de volgende onderzoeken: Risicomanagement (2014), Verbonden partijen (2015), Langer zelfstandig wonen voor ouderen (2016), Armoedebeleid (2017), Onderhoud en beheer openbare ruimte (2017). Onderdeel van het onderzoek is om ook de zienswijze van raadsleden ten aanzien van de doorwerking van rekenkameronderzoek mee te nemen.

Vanwege de Coronacrisis vragen wij u om een korte enquête hierover in te vullen. Zou u bij het beantwoorden van de volgende vragen de zojuist genoemde onderzoeken als vertrekpunt willen nemen en zo mogelijk hieraan willen refereren? Daarnaast zijn wij geïnteresseerd in uw wensen rond toekomstige onderzoeken. U kunt elke beantwoorde vraag desgewenst van een toelichting voorzien. 1. In hoeverre bent u bekend met de vijf genoemde rekenkameronderzoeken die de Rekenkamer West-Brabant heeft uitgevoerd?

o o o

Alle vijf zijn mij bekend Enkele zijn mij bekend Geen van deze zijn mij bekend

34

Ruimte voor toelichting bij vraag 1 ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 2. Kunt u aangeven hoe de keuze van de u bekende onderzoeken tot stand is gekomen?

▢ ▢ ▢ ▢ ▢ ▢

Op basis van actualiteit

Vanuit politieke relevantie

Aangedragen door raadsleden

Voorselectie door de Rekenkamer

Anders ________________________________________________

Weet ik niet

Ruimte voor toelichting bij vraag 2 ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

35

3. Werd u tijdens het proces van het onderzoek betrokken bij de u bekende rekenkameronderzoeken?

Te weinig

Genoeg

Te veel

o o o o

o o o o

o o o o

Bij de voorbereiding van het onderzoek Bij de start van het onderzoek Tijdens het onderzoek Bij oplevering van het eindrapport

Ruimte voor toelichting bij vraag 3 ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 4. Wat is uw mening over de wijze van behandeling door de raad van de u bekende rekenkameronderzoeken?

o o o

Deze was onvoldoende Deze was voldoende, maar kon beter Deze was goed

Ruimte voor toelichting bij vraag 4 ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

36

5. Hoe waardeert u de kwaliteit van de u bekende rekenkamerrapporten en de uitvoerbaarheid van de aanbevelingen?

Onvoldoende De kwaliteit van de rekenkamerrapporten Waren de aanbevelingen concreet en praktisch uitvoerbaar

Voldoende

Goed

o

o

o

o

o

o

Ruimte voor toelichting bij vraag 5 ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

37

6. Van de vijf genoemde rekenkameronderzoeken zijn (bijna) alle conclusies en aanbevelingen door de raad overgenomen. Wat is naar uw mening voor de u bekende rekenkameronderzoeken vooral doorslaggevend geweest? (meerdere antwoorden mogelijk)

▢ ▢ ▢ ▢ ▢ ▢ ▢ ▢ ▢ ▢ ▢

De keuze van het onderwerp van onderzoek

De timing van het onderzoek

De opzet en organisatie van het onderzoek

De betrokkenheid van de raad

De betrokkenheid van externe partijen

De kwaliteit van het onderzoek en van het rapport

De communicatie over en presentatie van het rapport

De concrete toepasbaarheid van de aanbevelingen

Specifieke omgevingsfactoren

De geboden nazorg door de onderzoekers/de Rekenkamer

Anders

Ruimte voor toelichting bij vraag 6 ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________