Bijlage 1 Beleidskader evenementen 2025.pdf
Tekst van het document
evenementenaanbod, de evenementenlocatie en de omgeving. De uitgangspunten van
geluidscategorie gesteld, bijvoorbeeld in verband met een hoge omgevingsbelasting. In
het locatiebeleid in deze paragraaf bieden een aanvullend kader om de gewenste balans
de beleidsregels worden deze aantallen gekwantificeerd. In deze situatie is er dus sprake
tussen ruimte en belasting te realiseren. Het ruimtelijke kader biedt ook mogelijkheden
van schaarse vergunningen. De verschillende aanvragers van deze evenementen-
om een vergunning te weigeren.
vergunning moeten gelijke kansen krijgen.
35
Die gelijke kansen ontstaan dankzij de ingestelde procedure bij de evenementenkalender
In hoofdstuk 7 komt de behoefte aan flexibiliteit en maatwerk in deze nader aan de orde.
(zie paragraaf 5.3). Mochten er voor een bepaalde vergunning meer kandidaten zijn, dan
Op termijn zullen de gebiedsprofielen met opgedane ervaringen wellicht verder
wordt er op basis van de aan dit beleidskader verbonden beleidsregels een keuze
inzoomen op veiligheids- en gezondheidsaspecten.
5
gemaakt. De kandidaten die overblijven, kunnen daarna desgewenst nog andere momenten/locaties aangeboden krijgen. Het is wenselijk om in het centrum ook een
5.4.7 Locatiebehoefte voor grootschalige evenementen
maximum te stellen aan het aantal belastende evenementendagen voor de kleinere
Roosendaal heeft geen locaties waar grootschalige buitenevenementen (met meer dan
evenementen, die met een meldingsplicht zijn geregeld.
10.000 bezoekers) plaats kunnen vinden, zeker nu ook de grote parkeerplaats in het Leisurepark hiervoor niet meer gebruikt kan worden. De wenselijkheid en locatie van een
In de uitwerking van het locatiebeleid (in de ‘Beleidsregels Evenementen in Roosendaal”)
dergelijk terrein is nog een punt voor nader onderzoek. Het is daarbij nog de vraag of
worden ook de formele evenementenlocaties door het college aangewezen.
deze behoefte per se binnen de gemeentegrenzen moet worden geboden. Momenteel vervult bijvoorbeeld het terrein van Breda International Airport deze functie.
Het Leisurepark Roosendaal (West-R) vervalt overigens als evenementenlocatie. Het gebruik als evenemententerrein verhoudt zich moeilijk tot het reguliere gebruik van het
Dezelfde behoefte- en locatievraag hebben we ook voor het nog ontbrekende aanbod
gebied en past ook niet meer in de nieuwe gebiedsvisie. Overige potentiële locaties voor
aan een evenementenhal of multifunctionele hal. De behoefte en eventuele marktkansen
evenementen (zoals o.a. Landgoed Wouwse Plantage, de natuurpoorten, de (sport)
voor een dergelijke voorzieningen zal nog onderzocht moeten worden.
parken, overdekte/ indoor locaties), locaties in het buitengebied) krijgen vooralsnog geen aparte status. Het hier beschreven locatiebeleid zal niet honderd procent sluitend zijn. In algemene zin zijn daarom ook de volgende beleidsuitgangspunten van toepassing:
5.5 HET KADER VOOR FINANCIËLE EN FACILITAIRE ONDERSTEUNING
A. Op incidentele evenementen op andere dan de genoemde locaties zal een aparte afweging plaatsvinden; daarbij geldt dat geen sprake mag zijn van onduldbare hinder. B. Mobiele evenementen waarvoor het openbaar gebied expliciet wordt afgesloten (o.a.
De gemeente streeft naar een stabiel evenementenklimaat, waarbij evenementen in hun voortbestaan in principe zo weinig mogelijk afhankelijk zijn van gemeentelijke
wielerevents, halve marathon) tellen in het locatiebeleid als evenement mee in het
ondersteuning. Zoals reeds aangegeven in paragraaf 2.2 is het voor evenementen echter
gebied waar de eventuele rand-activiteiten plaatsvinden (meestal bij de start en/ of
steeds lastiger om aan alle kostenverhogende eisen te voldoen. De gemeente wil de
finish).
sector daarom waar nodig faciliteren en ondersteunen en met hen nadenken over een
C. Gebied overschrijdende evenementen als de kermis tellen in het locatiebeleid mee in alle gebieden waar het evenement plaatsvindt.
efficiënte aanpak. Tegelijkertijd zet de gemeente evenementen ook in voor het bewerkstelligen van bredere gemeentelijke doelstellingen.
D. Mobiele evenementen zoals fietstoertochten die het verkeer niet beïnvloeden en waarvoor dus geen verkeersmaatregelen nodig zijn, vallen buiten de reikwijdte van het
Momenteel ontstaat een beeld van de werkelijke ondersteuningsbehoefte op basis
locatiebeleid voor evenementen.
waarvan de gemeente haar financieringskader voor de komende jaren in kan richten.
E. Evenementen die binnen (in een inrichting) plaatsvinden tellen niet mee voor het aantal belastende evenementen in een bepaald gebied, in geval van maximering.
Daarbij blijft het streven naar zelfstandigheid en zelfredzaamheid echter altijd het uitgangspunt.
F. Bijzondere gelegenheden zoals een koningsbezoek, WK/EK-voetbal, officiële herdenkingsbijeenkomsten, reünie korps commandotroepen en officiële huldigingen
De ondersteuning van evenementen dient transparant op basis van een goede afweging
tellen ook niet mee bij het aantal belastende evenementen.
plaats te vinden. De waardering van een evenement moet de basis vormen voor het
G. Incidentele prominente events die eventueel vanuit specifieke citymarketingdoeleinden
eventueel verlenen van ondersteuning. Het evenementenplatform (zie 3.5) adviseert de
in Roosendaal plaatsvinden hebben een bijzondere positie en tellen ook niet mee bij
gemeente hierover. In bijlage 2 is ter illustratie het model voor de waarderingstabel
het aantal belastende evenementen.
opgenomen. De komende jaren zal deze aanpak met waarderingscriteria en een weging per criterium verder uitgetest en uitgewerkt worden. Het evenementenplatform wil op
In het locatiebeleid wordt vooralsnog per locatie in het desbetreffende gebiedsprofiel
deze manier komen tot een objectieve advisering. Dit is van belang:
waar mogelijk ook ingegaan op randvoorwaarden ten aanzien van veiligheid en
• voor de prioritering van evenementen op de evenementenkalender;
gezondheid. In de praktijk is hier al veel ervaring mee opgedaan met de
• voor het al dan niet geven van facilitaire, promotionele en/ of financiële ondersteuning.
vergunningverlening. Desalniettemin is het ondoenlijk om per locatie standaard
In bijlage 3 zijn de verschillende criteria die hierbij van belang worden geacht opgenomen.
randvoorwaarden te stellen, omdat deze vaak samenhangen met het soort evenement, de terreininrichting, et cetera. Bovendien is het wenselijk om de randvoorwaarden na elke evaluatie van een specifiek evenement desgewenst bij te kunnen stellen.
36
37
De gemeentelijke ondersteuning kan op diverse manieren plaatsvinden. In paragraaf 3.2 is
Wat betreft het belang van evenementen voor de positionering, marketing van
al aangegeven dat de gemeente dat vanuit verschillende rollen en doelstellingen kan
Roosendaal gaat het om:
doen. De grondslag van het evenementenbeleid is het besef dat evenementen een
• De brede invulling en uitdragen van het Verhaal van Roosendaal. Wie zijn we en willen
intrinsieke waarde hebben voor de gemeente. Er wordt ook een beroep gedaan op de
we zijn en dat mede in relatie tot de groeiambities van Roosendaal? Evenementen
gemeente, als eigenaar van de meeste evenementen-locaties, om te zorgen voor o.a.:
dragen bij aan de identiteit en kunnen ook worden ingezet om het gewenste imago te
• een vrij beschikbaar evenemententerrein;
versterken. Het Verhaal van Roosendaal zal de basis vormen voor de marketingstrategie.
• deugdelijke vaste groene stroom- en watervoorzieningen;
De toegevoegde waarde van een evenement (-en programma) voor de effectuering
• basisvoorzieningen als dranghekken en toiletvoorziening;
van deze strategie zal daarmee een belangrijk afwegingscriterium worden voor de
• toegankelijkheid (pasjes) voor de organisatoren in het autoluwe gebied; • het indien mogelijk beschikbaar stellen van het raadhuis;
5
ondersteuning ervan. • In paragraaf 2.2. is de behoefte aan een specifieke (citymarketing)strategie aangegeven
• gemeentelijke hand- en spandiensten;
om doelgericht met evenementen meer bij te kunnen dragen aan de profilering van
• digitale plattegronden van de evenemententerreinen (via het digitale evenementenloket)
Roosendaal. In paragraaf 3.4 is deze behoefte in een bredere context geplaatst, maar
• de opslag en het beheer van materialen en materieel.
de strategie zelf wordt ontwikkeld. Uiteraard moet deze gerelateerd zijn/ worden aan het Verhaal van Roosendaal; tegelijkertijd is er lokaal voldoende kennis, expertise en
Ter illustratie volgen wat lokale voorbeelden.
ervaring om deze strategie op interactieve wijze verder te ontwikkelen. Verder dient de ondersteuning van evenementen niet alleen praktisch maar ook juridisch
VOORBEELDEN VAN ONDERSTEUNING
goed geregeld te zijn. Het inkoopbeleid heeft bijvoorbeeld ook juridische grenzen, waardoor wellicht meer specifieke subsidieregelingen nodig zijn; vooral wanneer het een
• Om het topsportklimaat te verbeteren, de naamsbekendheid te vergroten en het
meer structurele bijdrage voor gemeentelijke doeleinden betreft.
imago als wielerstad te vergroten heeft Roosendaal de afgelopen jaren meerdere wielerevenementen verwelkomd (Citymounyainbike Challenge, Boels Ladies
Vanuit de uiteenlopende betekenis van evenementen hebben ook derden (bedrijven en
Tour, (start) NK wielrennen, ZLM Tour, etc.); dit overigens in samenwerking met het
de overheid) vaak belang in de ondersteuning van evenementen. Bedrijven zullen dit
Roosendaals Wielerplatorm. De betreffende evenementen worden deels ingekocht
primair vanuit een commercieel belang doen of vanuit een bewust maatschappelijk
en deels ook gefaciliteerd.
ondernemerschap. Evenementen anticiperen op deze behoefte door middel van o.a. sponsorpakketten. De afgelopen jaren is gebleken dat de sponsorbereidheid in crisistijden
• Bij een aantal evenementen heeft de gemeente entreekaarten gekocht. Soms
snel afneemt; het is daarom geen gegarandeerde ondersteuning. Daarnaast is soms
voor de eigen public relations, maar meestal als een vorm van social return of
sprake van initiatieven vanuit de maatschappij zelf om bij te dragen aan een evenement,
investment voor specifieke doelgroepen als de Quiet Community en bijvoorbeeld
denk aan bestaande fondsen en bijvoorbeeld crowdfunding-acties. Deze nota beperkt
Oekraïense vluchtelingen. He betreft o.a. het Rooskleurig Festival, Blommenkinders
zich verder tot de ondersteuningsmogelijkheden van de gemeente.
en De Draai van de Kaai. De gemeente handelt vooral vanuit het algemene economische en/ of sociaal• In enkele gevallen worden specifieke diensten ingekocht. De ijsbaan ontvangt een tegemoetkoming voor de organisatie van het goed gewaardeerde schoolschaatsen. • In het kader van de gebiedsontwikkeling Vliedpark (Spoor C) is bijgedragen aan de
maatschappelijke belang. De gemeente heeft verschillende mogelijkheden om een evenement te ondersteunen. Het kan gaan om: A. materiële, facilitaire en personele ondersteuning
organisatie van het Flexfestival en het Zwaaigatconcert om de nieuwe mogelijkheden
De gemeente kan ervoor kiezen om bij te dragen aan bepaalde kosten; deze zijn vaak
van het gebied onder de aandacht te brengen.
verbonden aan het algemene belang of specifieke doelstellingen. Soms wordt ook bijgedragen aan noodzakelijke tijdelijke inrichtingswerkzaamheden en het treffen van
• De meeste evenementen hebben ook een meerwaarde vanwege de interconnecti-
bijzondere voorzieningen (bijv. dranghekken, toiletten, beveiliging en
viteit; ze zorgen voor en stimuleren samenwerking met andere sectoren. Ze kunnen
verkeersregulering). De gemeente biedt ook beperkte ruimte voor opslag van
ook een platform zijn voor uiteenlopende informatie- en promotiebehoeften omdat
materieel en materialen.
ze een groot en/ of specifiek bereik hebben vanwege de aanwezige bezoekers. Een daarvoor bijna specifiek evenement is het 2-jaarlijkse Roosendaals Treffen (vanaf 2025 “De Dag van Roosendaal”) dat door de gemeente zelf wordt georganiseerd.
38
39
B. inkoop van specifieke diensten of producten die door een organisator worden
zijde van de vergunning-aanvrager als aan de zijde van de vergunningverlener. Het zal
geleverd en/ of inkoop van (een deel van) het evenement zelf
echter ook een proces moeten zijn gericht op meer zelfredzaamheid en minder
Om uiteenlopende redenen kan vanuit het algemene belang en vanwege specifieke
gemeentelijke (financiële) ondersteuning.
5
gemeentelijke beleidsdoelstellingen een evenement of een specifiek onderdeel, deelprogramma of deelactiviteit van dat evenement worden ingekocht. Het evenement offreert het betreffende product en de gemeente bepaalt (geadviseerd door het evenementen-platform) of het product wordt ingekocht. Vaak snijdt het mes in deze
5.6 EVALUATIE EN HET BELANG VAN LEREND VERMOGEN
aan 2 kanten. De gemeente zet het evenement (of een deelproduct) in voor bereiken van haar doeleinden (vaak in de vorm van social return of investment) en het
De grote en/of risicovolle evenementen worden na afloop van het evenement
evenement krijgt hierdoor tegelijkertijd een bredere financieringsbasis.
geëvalueerd. Daarnaast worden at random of op grond van signalen ook minder
C. subsidieverstrekking
risicovolle evenementen geëvalueerd. De evenementencoördinator (Groep
Aan deze evenementennota is geen specifieke subsidieregeling verbonden.
Vergunningen) voert deze uit, naar behoefte in een multidisciplinaire setting met de
Desalniettemin zijn er bij de gemeente en andere instanties vooral vanuit o.a. sport
hulpdiensten en de organisator.
en cultuur beperkte en vaak eenmalige subsidiemogelijkheden voor evenementen. Daarnaast bestaan er bij de gemeente en andere instanties fondsen waarvoor
De hulpdiensten en de gemeente beoordelen de effectiviteit van de getroffen
sommige evenementen in aanmerking komen (zoals het in paragraaf 4.3 genoemde
maatregelen en trekken conclusies die in de toekomst tot een nog betere aanpak en
“Stimuleringsfonds inclusieve evenementen Roosendaal “).
borging van de veiligheid en gezondheid moeten leiden. Dat kan in zijn algemeenheid
D. zelf organiseren
gelden, maar ook specifiek voor de locatie of het soort evenement en/of specifiek voor
In enkele gevallen is de gemeente zelf de organisator of medeorganisator. Het
dat evenement, in geval van herhaling. De evaluaties kunnen ook aanleiding zijn om het
Roosendaals Treffen (vanaf 2025 “De Dag van Roosendaal”) en de verschillende
beleid en zeker de daaraan gekoppelde uitvoeringsbesluiten, procedures en afspraken
kermissen in Roosendaal worden door de gemeente zelf georganiseerd en
rond de programmering (evenementenkalender, locatiebeleid) aan te passen.
gefinancierd. Deze evaluatie staat los van de brede evaluatie van de voortgang die plaatsvindt vanuit het De afgelopen jaren heeft de gemeente (zie voornoemde voorbeelden) vooral specifieke
evenementenplatform (zie Hoofdstuk 6). Uiteraard wordt in het reguliere overleg van het
diensten ingekocht en facilitair ondersteund. Het hoe en waarom was echter niet altijd voor
evenementenplatform gezamenlijk niet alleen vooruitgeblikt, maar ook teruggekeken
iedereen even duidelijk. De keerzijde van deze (enigszins hap-snap) aanpak was dat er geen
naar recente evenementen.
structurele financieringsbasis werd geboden en het proces ook niet voldoende transparant geschiedde. Om deze reden nemen we met het voorliggende waarderings-/ afwegingskader deels afscheid van de huidige aanpak en willen we de evenementen met de introductie van het hiervoor beschreven afwegingskader en afwegingsproces beter faciliteren.
5.7 VERMINDERING REGELDRUK / BEPERKING (ADMINISTRATIEVE) LASTEN
Met het hiervoor beschreven waarderings-/ afwegingskader zal het evenementenplatform de gemeente voortaan adviseren over het belang van een bepaald evenement en de
Het evenementenplatform heeft in het verleden met het project Vermindering Regeldruk
wenselijkheid tot ondersteuning. Het gaat daarbij niet alleen om financiële ondersteuning
de behoefte aangegeven om het organisatieproces rondom evenementen te verbeteren.
in welke vorm dan ook maar ook om materiële, personele en/ of facilitaire ondersteuning.
Met de integrale en gezamenlijke aanpak van evenementen komen we voor een groot
Ook deze laatste vorm van vaak kostenbesparende ondersteuning vanuit de gemeente
deel tegemoet aan deze behoefte. Het evenementenloket, de evenementenkalender, het
verdient nadere aandacht. De samenwerking in het Roosendaals Wielerplatform heeft
evenementenplatform en de inmiddels aangestelde evenementencoördinator zijn hiervan
laten zien dat hiermee niet alleen de financiële basis voor de deelnemende evenementen
goede voorbeelden. Eenvoud is echter niet altijd te rijmen met de zorgvuldigheid die
is verbeterd maar ook de onderlinge relatie.
nodig is voor veiligheid en gezondheid bij evenementen. Deze beide doelen lijken in eerste instantie moeilijk te verenigen; maar met een goede samenwerking vanuit
Al met al (zie ook alle voorgaande hoofdstukken) wordt er nogal wat gevraagd van
wederzijds begrip kan elk evenement zo eenvoudig mogelijk tot stand komen. De
organisatoren. De gemeente stelt zichzelf ook de vraag of dit soort randvoorwaarden en
servicegerichtheid van het evenementenloket kan de administratieve lasten voor de
eisen en de daarbij horende competenties nog gevraagd kunnen worden van (vaak)
organisatoren ook verlichten. De gemeente is zich bewust van de desalniettemin
vrijwilligers die gewoon een leuk of interessant evenement willen organiseren? Worden
toenemende opgave voor evenementenorganisatoren. Daarom wil de gemeente de
organisaties niet gedwongen tot het aannemen van professionals die soms meer kosten dan
samenwerking verder uitbreiden en de evenementenorganisaties waar nodig op weg
het evenement zelf. Kosten die indirect vaak weer voor rekening komen van de gemeente.
helpen, ondersteunen en faciliteren. Dit proces wordt opgepakt vanuit het evenementenplatform.
Vanuit deze overweging wil de gemeente de komende jaren samen optrekken met de
40
organisaties, meedenken over hoe het proces verder verbeterd kan worden zowel aan de
41
6 VERVOLGOPGAVE INTEGRALE AANPAK EVENEMENTEN
6
In de nota staan veel nadere opgaven voor de komende jaren. Opdat deze een vervolg krijgen zal in samenspraak met het evenementenplatform een Plan van Aanpak opgesteld worden, dat gericht is op een implementatietermijn van 5 jaar. Dit Plan van Aanpak zal een voortschrijdend karakter hebben en daardoor ook inzicht gaan geven in de stand van zaken, tussentijdse conclusies en geboekte resultaten. Dat kan ook leiden tot een tussentijdse aanpassing van de beleidsregels door het college. De voortschrijdende vervolgopgave vormt ook de input voor een tussentijdse evaluatie na 2,5 jaar en de eindevaluatie na 5 jaar. Op basis van deze eindevaluatie zal bezien worden of en zo ja op welke manier dit beleid aangepast dient te worden. Het evenementenplatform ziet op deze manier ook structureel toe op de voortgang van de implementatie van dit beleidskader. Het is ook het overleg waarin de gang van zaken rondom evenementen met regelmaat wordt besproken. Het is de daarmee de plaats om samen verbeterpunten te signaleren, problemen bespreekbaar te maken en daar oplossingsrichtingen bij te zoeken.
42
43
BIJLAGE 1: INTEGRALE AANPAK VAN HET EVENEMENTENBELEID 2025-2030
A.5
a) Biedt een verantwoord alcohol-
Organisator/
Alcohol- en
beleid, bijv. door het verstrekken van
horeca-exploitant
drugsbeleid
alternatieven voor alcohol. b) Zorg voor bewustwording en
Organisator/
Intern en naar
educatie over de risico’s van alcohol-
horeca-exploitant/
bezoekers
en drugsgebruik.
Novadic-Kentron
c) “Train” personeel om te reageren
Organisator/
Gezamenlijke
op situaties met betrekking tot
horeca-exploitant/
aanpak
overmatig alcohol- of drugsgebruik.
evenementenplatform
d) Houd je aan de Alcoholwet, geen
Organisator/
Hierop kan worden
alcoholgebruik onder de 18 jaar.
horeca-exploitant
gecontroleerd
A.6
a) Stel een duidelijk rookbeleid op
Organisator
Op naar een
voor je evenement. Dit beleid kan
A) IMPLEMENTATIE GEZONDHEIDSDOELSTELLINGEN BIJ EVENEMENTEN 2025-2030 DOEL
ACTIE
WIE
A.1
a) Zorg voor een aanspreekpunt voor
Organisator
Algemeen
gezondheid binnen de organisatie en
Rookvrije
variëren van volledig rookvrij tot
benoem deze in het draaiboek
Generatie
aangewezen rookzones op specifieke
b) Leer van andere organisatoren en
Evenementenplatform
OPMERKINGEN
locaties.
Jaarlijks agenderen
zoek samenwerking
b) Markeer specifieke gebieden als
c) Deel waar mogelijk faciliteiten en
Organisatie/
Mogelijke opslag bij
rookvrij, zoals ingangen, speel-zones
materialen in deze.
evenementenplatform
gemeente
voor kinderen, eet- en drinkgedeeltes,
d) Let op vergunningvereisten
Organisator
en andere drukke locaties. c) “Train” medewerkers zodat ze op
Organisator/
vergelijkbare zorgbieders en zorg
de hoogte zijn en om respectvolle
evenementenplatform
voor terugkoppeling door zorgbieder
maar duidelijke aanwijzingen te geven
A.2
a) In een voortschrijdend actieplan
De gemeente levert
aan degenen die zich niet aan het
Voortschrijdend
wordt beschreven hoe wordt
hiervoor (via het
beleid houden.
Actieplan
gestreefd naar en gewerkt aan de
evenementenloket)
A.7
a) Houd rekening met de
Organisator/
gezondheidsdoelstellingen
een format
Bewustzijn
geluidsnormen zoals omschreven
geluidstechniek
Richting medewerkers
op te lopen
in het Convenant Preventie
en publiek
gezondheids-
Gehoorschade Versterkte Muziek.
problemen
b) Help bezoekers om de zon te
Organisator/
weren, te wijzen op het dragen van
evenementenplatform
A.3
a) Geef via diverse
Communicatie
communicatiekanalen bekendheid
Organisatie
aan de gezondheidsacties b) Zorg op de evenementenlocatie
Organisatie
voor informatie over de getroffen
beschermende kleding en waar
maatregelen.
mogelijk faciliteer het smeren.
c) Naming and faming. Goede
Gemeente e.a.
voorbeelden zullen actief naar buiten worden gebracht.
c) Sta open voor de aanpak van
Organisator/
maatschappelijke trends op het
evenementenplatform
a) Zorg voor voldoende sanitaire
Hygiëne en
voorzieningen, zoals toiletten en
A.8
a) Bied gezonde voedselopties aan,
Organisator/
Sanitatie
handwasstations/ moedig handen
Gezonde Keuzes
zoals fruit en groenten.
horeca-exploitant
Promoten
b) Moedig (op hele warme dagen)
Organisator/
hydratatie aan door gratis water
horeca-exploitant
b) Zorg voor regelmatige reiniging en
Gezamenlijke aanpak
gebied van het beperken van
A.4
gezondheidsproblematiek.
Organisator
wassen en desinfecteren aan.
44
Organisator
inzake aanwezigheid EHBO of
Organisator
B
Organisator
desinfectie van gemeenschappelijke
beschikbaar te stellen.
ruimtes en oppervlakken.
c) Stimuleer actief transport, zoals
c) Zorg voor een goede hygiëne t.b.v.
Organisator/
fietsen of wandelen, naar het
de voedselveiligheid.
Horeca-exploitant
evenement. A.9
a) Betrek omwonenden i.v.m.
Gezondheid
mogelijke (te voorkomen)
omwonenden
gezondheidsproblemen.
Organisator
Organisator
45
B) IMPLEMENTATIE INCLUSIE- EN TOEGANKELIJKHEIDSDOELSTELLINGEN BIJ EVENEMENTEN 2025-2030
B.5
a) ‘Train’ personeel om correct en
Organisator/
Gastvrijheid
waardig om te gaan met mensen
evenementenplatform
B
met een beperking en zorg dat medewerkers op de hoogte zijn van DOEL
ACTIE
WIE
B.1
a) Zorg voor een aanspreekpunt
Organisator
b) Zorg voor een betere
Organisator/
Algemeen
inclusie en toegankelijkheid binnen
toegankelijkheid van (onverharde)
evenementenplatform/
de organisatie en benoem deze in het
evenemententerreinen (bijv. met
gemeente
draaiboek
speciale rolstoelen of met behulp van
OPMERKINGEN
de voorzieningen.
b) Schakel indien nodig
Evenementenplatform
deskundigheid in en wissel onderlinge
en organisatoren /
B.6
a) Bekendmaken en promoten van het
kennis en ervaring uit en werk
Rebellenteam
Stimulerings-
fonds en de criteria om in aanmerking
fonds voor
te komen voor een bijdrage
rijplaten)
Jaarlijks agenderen
samen met hiervoor actieve lokale
Gemeente
Inclusieve
organisaties c) deel waar mogelijk faciliteiten en
Organisatie/
Mogelijke opslag bij
materialen in deze.
evenementenplatform
gemeente
B.2
a) In een voortschrijdend actieplan
Organisator
De gemeente levert
Voortschrijdend
wordt beschreven hoe wordt
hiervoor (via het
Actieplan
gestreefd naar / en gewerkt aan
evenementenloket)
de inclusie en toegankelijkheids-
een format
evenementen * ad *) Stimuleringsfonds inclusieve evenementen Roosendaal
Helaas zijn in Roosendaal lang niet alle evenementen inclusief voor al onze inwoners. Met het stimulerings-fonds inclusieve evenementen, onderdeel van het programma
doelstellingen B.3
a) Stel een duidelijk inclusiebeleid
Geef het goede
op voor je evenement. Elementen
inclusiever te maken. Dan gaat het over het toevoegen van voorzieningen of het
voorbeeld
zoals (invalide)parkeren, speciale
verbreden van de invulling van een evenement. Denk hierbij aan het plaatsen van (extra)
toiletvoorzieningen en inrichting zijn
toegankelijke toiletten, de inzet van een gebarentolk, de informatie over je evenement
Meedoen en Gelijke Kansen, willen we organisatoren stimuleren hun evenementen
Organisator/ gemeente
laten vertalen of meer diversiteit in de programmering. Op deze manier worden meer
hierin opgenomen. b) Er is aandacht voor toe-
inwoners in de gelegenheid gesteld om te komen en voelen zij zich meer welkom en
Organisator
en uitgankelijkheid. Neem in
uitgenodigd. Organisatoren kunnen een bijdrage uit het fonds aanvragen voor het krijgen
veiligheidsplannen de evacuatie van
van advies van specialisten of de extra kosten die worden gemaakt voor maatregelen die bijdragen aan een inclusiever evenement. Met dit fonds kunnen organisatoren een
mensen met beperking mee. c) Bied ruimte aan mensen met
Organisator
Indien mogelijk
bedrag aanvragen als zij aantoonbaar en in cofinanciering een inclusie-slag slaan met
een beperking om (als groep) deel
hun evenement. Tot en met 2026 kan er een beroep worden gedaan op dit fonds. Tevens
te nemen aan een evenement of
verwijzen we naar het Routeplan inclusieve samenleving,
een specifieke activiteit binnen het evenement (al dan niet met hulpmiddelen die het voor de doelgroep aantrekkelijker maken). d) Bied ruimte aan mensen met een
Organisator
Indien mogelijk
beperking om mee te doen in de organisatie van een evenement. e) Naming and faming. Goede
Gemeente e.a.
voorbeelden zullen actief naar buiten worden gebracht. B.4
a) Zorg (via media en op het
Informatie-
evenemententerrein) voor goede
voorziening
informatie over de toegankelijkheid
Organisator
van het evenement.
46
47
C) IMPLEMENTATIE DUURZAAMHEIDSDOELSTELLINGEN BIJ EVENEMENTEN 2025-2030
DOEL
ACTIE
WIE
C.1
a) Zorg voor een aanspreekpunt voor
Organisator
Algemeen
duurzaamheid binnen de organisatie
OPMERKINGEN
a) Zorg voor een hoogwaardig
Organisator/ gemeente/
Afval-
gesloten kringloopsysteem voor
evenementenplatform/
vermindering,
drinkbekers op basis van hardcups én
horeca-exploitant
afvalscheiding
single use plastics. Dit moet conform
en recycling
SUP-wetgeving:
• het gebruik van single use plastics vergt een hoogwaardige recycling
kennis van de verschillende
en voldoet bij een min. retour-
duurzaamheidsthema’s
percentage van 90% (in 2027) Evenementenplatform
Jaarlijks agenderen
zoek samenwerking
b) Werk met een afvalplan voor de
Organisator/
Mogelijke opslag bij
kg / bezoeker per dag (bron: Statline).
evenementenplatform
gemeente
Probeer bij elke volgende editie de
C.2
a) In een voortschrijdend actieplan
Organisator
De gemeente levert
hoeveelheid restafval verder terug
Voortschrijdend
wordt beschreven hoe wordt
hiervoor (via het
te brengen. Begin in 2025 met een
Actieplan
gestreefd naar en gewerkt aan het
evenementenloket) een
nulmeting.
verkleinen van de milieu-impact.
format
c) Zet tijdens het evenement
Richting medewerkers en
(herkenbare) afvalteams in, die
publiek
proactief zwerfafval opruimen, bakken
communicatiekanalen bekendheid
Organisator
aan de duurzaamheidsacties b) Zorg op de evenementenlocatie
Organisator
legen en bezoekers informeren en ondersteunen bij het juist omgaan
Organisator
voor informatie over de getroffen
met afval.
maatregelen.
d) Maak geen eenmalig gebruik van
Organisator /
plastic (o.a. bekers, bakjes en bestek)
horecaexploitant
c) Naming and faming. Goede
Gemeente e.a.
voorbeelden zullen actief naar buiten
bij de uitgifte van maaltijden, warme
worden gebracht. C.4
a) Streef naar het verminderen van
Zuinig en
zijn energieverbruik:
verantwoord
• inventariseer zo concreet mogelijk
energieverbruik
van de voortgang.
aanvaardbaar gemiddelde van 0,32
materialen in deze.
a) Geef via diverse
en koude snacks, ijs, gesneden fruit Organisator
Ga hierover ook in overleg
en noten (conform SUP-wetgeving).
met leveranciers
e) Zorg conform gem. beleid
de energiebehoefte
van afval. Maak een overzicht van de verschillende afvalfracties
vermindering van energiegebruik.
die op het evenemententerrein
• richt je ook op de beperking van de
worden ingezameld en vraag bij de
energievraag.
afvalverwijderaar de bijbehorende Organisator
de vaste groene stroompunten. c) Dieselaggregaten die eventueel
De gemeente zorgt voor
gegevens op. De verbruiksgegevens
groene stroom op de vaste
worden gelogd en aantoonbaar
stroompunten.
gemaakt aan de gemeente uiterlijk
Voor het gebruik van
2 maanden na het evenement
nodig zijn voor de resterende
batterijen moeten we
(zie bijlage 1 verbruiksgegevens,
stroombehoefte moeten minimaal
nog afstemmen met de
hoofdstuk Afval). Deze beleidsregel en
gaan voldoen aan emissienorm Stage
brandweer. Gebruik is alleen
daarmee het gescheiden inzamelen
4 met HVO100 diesel als brandstof.
zinvol als de batterijen
van afval geldt inclusief op- en
Daarnaast zal hiervoor in toenemende
vanuit een groene bron
afbouwperiode.
mate overgegaan worden op de inzet
geladen zijn.
van batterijen.
Organisator
voor scheiden en apart afvoeren
• monitor gedurende de jaren de
b) Maak zoveel mogelijk gebruik van
Gebruik deze als monitor
daarbij naar een primair naar een
Gemeente
d) Deel waar mogelijk faciliteiten en
Communicatie
Organisator
reductie van het restafval. Streef
nodig)
C.3
B
retourpercentage van 95%;
deze persoon heeft of ontwikkelt
c) Inhuur deskundigheid (indien
*
• hardcups voldoen bij een min.
en benoem deze in het draaiboek;
b) Leer van andere organisatoren en
48
C.5
Organisator
49
DOEL
ACTIE
C.6
a) Breng de voor bezoekers
Mobiliteit
beschikbare vormen van vervoer
(Verkeer, vervoer
naar het evenement vooraf in kaart
is dat het terrein minimaal wordt
en parkeren).
(met een onderverdeling naar het
achtergelaten zoals bij aanvang
WIE
d) Neem afdoende maatregelen
OPMERKINGEN
Organisator
verwachte percentage gebruikers per
Gemeente kan vooraf
ter bescherming van de bomen,
de staat van het terrein
bodem en flora met het uitgangspunt
vaststellen
B
aangetroffen.
verkeersmiddel). b) Neem maatregelen om de
Organisator
Organisator
C.8
a) Zorg voor verantwoord eten
Eten en drinken
en drinken voor bezoekers en
mobiliteit rondom het evenement
medewerkers. (Denk daarbij aan
te verduurzamen (bezoekers,
fairtrade en ecologisch verantwoorde
leveranciers en medewerkers) en
producten)
Organisator
duurzaam vervoer te stimuleren, hiervoor o.a.:
Ad *) In oktober 2018 heeft het Europees Parlement ingestemd met het verbod op single use
• fiets- en voetverkeer ondersteunen
plastics in de EU. Dit verbod houdt in dat kunststofproducten voor eenmalig gebruik vanaf juli 2021
met ruim voldoende (bewaakte)
zijn verboden op de Europese markt. Vanaf januari 2024 zijn aanvullende maatregelen van kracht.
fietsenstallingen,
Dit gebeurt door het gebruik van wegwerp drinkbekers en voedselverpakkingen te ontmoedigen
• zorgen voor bereikbaarheid met
en gebruik van herbruikbare alternatieven te stimuleren. Drinkbekers zijn in potentie de grootste
openbaar vervoer;
afvalfractie tijdens een evenement. Aan de hand van een gesloten systeem voor hergebruik of
• voor leveranciers (aandacht voor
recycling wordt gezorgd dat drinkbekers niet bij het restafval terechtkomen. De praktijk wijst uit
het bundelen van vrachten, minder
dat hoge retourpercentages alleen behaald worden indien een statiegeld of muntjessysteem wordt
milieubelastende vrachtwagens,
toegepast.
gebruik van elektrische en kleinere voertuigen bij op- en afbouw, etc.).
Uiteindelijk zijn momenteel 2 methodes beschikbaar waarbij hergebruik de norm is:
• vervoer op eigen terrein (aandacht
• Drinkbekers van polypropyleen (PP) of vergelijkbaar materiaal (hardcups) die als aparte en schone
voor de inzet van elektrische
stroom worden ingezameld en worden gereinigd zodat deze kunnen worden hergebruikt.
transportmiddelen, het gebruik van
Vanwege hygiëne en logistieke factoren heeft het wassen van de bekers buiten het
alternatieve duurzamere brand-
evenemententerrein de voorkeur.
stoffen en waar mogelijk kleinere
• Drinkbekers van single use PET of rPET bekers (softcups) die als aparte en schone fractie worden
hefmiddelen (heftrucks).
ingezameld en tot nieuwe grondstof worden verwerkt. Hoogwaardige recycling moet daarbij
C.7
a) Zorg wanneer nodig voor
Gebruik hiervoor
worden toegepast, wat inhoud dat een drinkbeker weer tot een nieuwe drinkbeker (geschikt voor
Water en groen.
voldoende gratis drinkwater (met
leidingwater i.v.m. veel
consumptie) wordt gerecycled. Het minimaal vereiste retourpercentage is 75% vanaf 2023
tappunten en/ of flesjes drinkwater)
minder CO2 uitstoot
groeiend naar 90% in 2027 conform de wetgeving. Om gebruik te maken van dit hoogwaardige
Organisator
conform de richtlijn van het Landelijk
recycling systeem is er een meldingsplicht bij de Inspectie Leefomgeving en Transport.
Centrum Hygiëne en Veiligheid Evenementen. b) Maak uitsluitend gebruik van
Organisator /
verantwoorde schoonmaakmiddelen
evenementenplatform
(met duurzaamheidskeurmerk.) en voorkom onnodig gebruik van drinkwater.
Organisator /
c) Onderzoek de mogelijkheden om
evenementenplatform
gebruik te maken van toiletten op basis van een vacuumsysteem en waterloze urinoirs.
50
51
BIJLAGE 2: ILLUSTRATIEF MODEL WAARDERINGSTABEL EVENEMENTEN
BIJLAGE 3: AFWEGINGSCRITERIA EVENEMENTEN (TOELICHTING BIJ BIJLAGE 2)
B
NAAM EVENEMENT Nr
Criterium
1
1. Het evenement is sociaal-maatschappelijk relevant en heeft een traditie opgebouwd
Weging (1-3)
Score (1-5)
Gewogen score
Sociaal-maatschappelijke relevantie en traditie
3
0
0
Dit betreft evenementen die inmiddels een jarenlange traditie hebben opgebouwd en
2
Lokale verankering/ sponsoring/ inkoop
2
0
0
niet meer weg te denken zijn uit het Roosendaalse evenementenprogramma. Vaak zijn
3
Hoge mate van sociale ontmoeting
2
0
0
het evenementen die verbonden zijn aan feestdagen en op meerdere plekken tegelijk
4
Bijdrage aan identiteit van Roosendaal
1
0
0
plaatsvinden.
5
Publiciteitswaarde voor Roosendaal
3
0
0
6
Toegevoegde waarde voor marketingstrategie Roosendaal
1
0
0
2. Het evenement is sterk lokaal verankerd
7
Groot aantal bezoekers
3
0
0
De sterk lokaal verankering uit zich vaak in de betrokkenheid en financiële ondersteuning
8
Aantrekking specifieke doelgroepen (nader te benoemen?)
1
0
0
van lokale ondernemers, instellingen of andere partijen. Het evenement wordt in de basis
9
Directe economische spin-off
3
0
0
voor en door Roosendalers georganiseerd.
10
Indirecte economische spin-off
1
0
0
11
Financiële deelname lokale ondernemers in organisatie
3
0
0
3. Het evenement zorgt voor een hoge mate van sociale ontmoeting
12
Vernieuwend voor Roosendaal
3
0
0
Voor een deel van de bezoekers is ontmoeting van anderen een belangrijke reden om naar
13
Uniek
3
0
0
het evenement te gaan. Het betreft evenementen die zorgen voor reünie, onderhouden
14
Belevingskwaliteit
3
0
0
van bestaande vriendschappen en/ of nieuwe kennismakingen en ontmoetingen.
15
Meerwaarde maatschappelijke beleidsdoelen (duurzaamheid)
1
0
0
16
Meerwaarde maatschappelijke beleidsdoelen (inclusie)
2
0
0
4. Het evenement draagt bij aan de identiteit van Roosendaal
17
Toegevoegde waarde voor specifieke gebiedsontwikkeling
1
0
0
Evenementen worden hier beoordeeld op de mate waarin ze inhoud en betekenis geven
Totaal aantal punten
0
aan de identiteit en het gewenste imago van Roosendaal. (Daarbij zal vooral aansluiting gezocht worden bij het Verhaal van Roosendaal).
WERKWIJZE Ad. 1 Het evenement moet terugkerend zijn/vertrouwd zijn
5. Het evenement heeft publiciteitswaarde voor Roosendaal
Ad. 2 Lokale sponsoring is belangrijk, koop lokaal tenzij (halen en !brengen bij lokale ondernemers)
Dit criterium ligt in het verlengde van het voornoemde criterium maar gaat in het bijzonder
Ad. 3 Wat is het ontmoetingsgehalte met oude bekenden?
over de publiciteitswaarde. In welke mate zorgt het evenement voor naamsbekendheid en
Ad. 4 Dit criterium moet later belangrijker worden als de identiteit van Roosendaal beter is vastgesteld.
zet het Roosendaal op de kaart?
Ad. 5 De landelijke publiciteit is belangrijk bij dit criterium Ad.6
Draagt dit evenement bij aan het merk van Roosendaal?
6. Het evenement heeft toegevoegde waarde voor de (city)marketingstrategie van
(we zullen dan eerst de Roosendaalse strategie moeten bepalen)
Roosendaal
Ad. 7 Heel belangrijk, staven per evenement: 5= > 5000 bezoekers, 4 = >2500 bezoekers, 3= > 1000 bezoekers,
Roosendaal Citymarketing is bezig met de verdere vormgeving van een brede strategie
2= > 750 bezoekers, 1 = onder de 250 bezoekers
voor de marketing van Roosendaal. In welke mate spelen evenementen in op die strategie
Ad. 8 Trekt dit evenement jeugd, nieuwkomers en/of ouderen?
of zijn ze een goed uithangbord voor citymarketing? Heeft het evenement toegevoegde
Ad. 9 Uitgaven bij de lokale horeca/retail
waarde voor het merk Roosendaal?
Ad. 10 Herhalingsbezoek Ad. 11 Doen de ondernemers (financieel) mee in de organisatie van dit evenement? (voorbeelden o.a. Hapstap/Hartverwarmend)
7. Het evenement heeft veel bezoekers
Ad. 12 Is dit evenement nieuw in het programma? Is de opzet van het evenement vernieuwd of vernieuwend?
Het aantal bezoekers dat een evenement trekt, zowel van binnen als buiten de stad, is een
Ad. 13 Is dit evenement binnen en/of buiten Roosendaal uniek?
goede indicator voor het draagvlak van het evenement. Het evenement moet minimaal
Ad. 14 Dit criterium is subjectief, maar denk aan aankleding/entourage
250 bezoekers hebben.
Ad. 15 Dit criterium is nu nog geen randvoorwaarde, maar gaat wel spelen in de toekomst. Ad. 16 Betreft toegankelijkheid (het evenement mogelijk maken voor iedereen/willen en kunnen)
52
Ad. 17 Voor nieuwe en bestaande gebieden
53
8. Het evenement richt zich (ook) op bijzondere en/ of interessante doelgroepen
16. Het evenement heeft een meerwaarde voor het bereiken van inclusie- en/ of
In hoeverre richt het evenement zich op een specifieke doelgroep die van belang is voor
gezondheidsdoelstellingen
de stad (blijkend uit andere beleidsdoelstellingen).
Hierbij verwijzend naar het flankerend beleid beschreven in de paragrafen 4.2 en 4.3 heeft
B
het evenement een duidelijke voorbeeldfunctie. Het evenement kan daarbij ook specifiek 9. Het evenement heeft een directe economische spin-off
aantrekkelijk zijn voor doelgroepen in deze sfeer.
Hier wordt ingeschat of het evenement de stad of het dorp in economische zin meteen iets op gaat leveren. Zo kan een evenement ervoor zorgen dat de bestedingen in de lokale
17. Het evenement heeft een toegevoegde waarde bij een gebiedsontwikkeling
horeca en detailhandel toenemen, of dat mensen kiezen voor een meerdaags verblijf
Bij het aanjagen van een gebiedsontwikkeling kunnen evenementen een heel speciale
in de gemeente. Sponsorbijdragen vanuit deze belanghebbenden vormen hiervoor een
beleving toevoegen aan de fysieke plek of de ontwikkeling ansich promoten. Ze kunnen
belangrijke indicator.
een instrument zijn om tijdelijk of op lange termijn een nieuw gevoel/associatie en een nieuwe dynamiek te creëren op een locatie.
10. Het evenement heeft een indirecte economische spin-off Hier wordt ingeschat of door (het bezoeken van) het evenement indirecte economische effecten op (zouden kunnen) treden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om herhalingsbezoek met bestedingen elders (bijvoorbeeld bij de sponsors waarmee ze kennis hebben gemaakt), maar bijvoorbeeld ook over economische resultaten bereikt vanuit relatiebeheer in de VIPruimten. 11. Het evenement komt (grotendeels) voort vanuit een collectieve samenwerking van ondernemers. Het betreft evenementen die vanwege het mogelijke economische effect en/ of vanuit verantwoord ondernemerschap op initiatief van samenwerkende ondernemers plaatsvinden. 12. Het evenement is vernieuwend en/of verrijkend voor Roosendaal We willen blijven werken aan een aansprekend en kwalitatief evenementenaanbod. Daarvoor willen we ook ruimte houden en bieden voor nieuwe evenementen. Maar ook bestaande evenementen kunnen op dit punt scoren door te vernieuwen. Dit kan een vernieuwing in programmering of in opzet zijn, maar ook bijvoorbeeld het aanspreken van nieuwe doelgroepen, het toevoegen van belevingselementen of het aangaan van nieuwe verbindingen of samenwerkingsverbanden. 13. Het evenement is uniek In het verlengde van bovenstaande is het voor een aansprekend en kwalitatief evenementenaanbod ook ruimte te bieden aan voor Roosendaal e.o. unieke concepten. 14.
Het evenement heeft een bijzondere en/ of hoge belevingswaarde Mensen stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van evenementen en aan de mate van beleving. Als we het hebben over excelleren, spreken we vooral over de mate waarin een evenement op een bepaald gebied boven het gemiddelde niveau uitstijgt. Beleving gaat over vele belevingsactiviteiten (wat kan men zelf doen, wat kan men meebeleven), maar het gaat ook over sfeer en aankleding. 15. Het evenement heeft een meerwaarde voor het bereiken van duurzaamheidsdoelstellingen Hierbij verwijzend naar het flankerend beleid beschreven in paragraaf 4.4 heeft het evenement een duidelijke voorbeeldfunctie.
54
54
55