Bijlage 1 Beleidskader evenementen 2025.pdf
Tekst van het document
BELEIDSKADER
EVENEMENTEN IN ROOSENDAAL 2025-2030
LEVENDIGHEID EN LEEFBAARHEID IN BALANS
INHOUD
5 INLEIDING
9
BELEIDSCONTEXT: ERVARINGEN, ONTWIKKELINGEN, NIEUWE OPGAVEN
15
PARTIJEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN ROLLEN
23 29 43 INTEGRALE AANPAK VAN HET EVENEMENTENBELEID
DE PIJLERS VAN HET EVENEMENTENBELEID
VERVOLGOPGAVE INTEGRALE AANPAK EVENEMENTEN
44 BIJLAGEN
2
3
1 INLEIDING
1
1.1 AANLEIDING In 2017 heeft de gemeente een Evenementenbeleid vastgesteld, waarna in 2018 is gestart met de implementatie. Op basis van de opgedane ervaringen is gebleken dat het beleid op een aantal punten aangepast dient te worden. Daarnaast heeft de evenementensector het sinds de coronacrisis lastig en is het daarom van belang is om evenementen beter te ondersteunen en faciliteren. Ook de toenemende eisen op het gebied van veiligheid, duurzaamheid, milieu, inclusie en gezondheid stellen de evenementensector voor uitdagingen. Tenslotte heeft de invoering van de omgevingswet ook gevolgen voor het locatiebeleid voor evenementen. Tegelijkertijd heeft de gemeente veel ambities waaraan evenementen een belangrijke bijdrage leveren. Zo zet de gemeente in op een interessant en aansprekend evenementenaanbod voor de stimulering van cultuur en sport en wil de gemeente meer ruimte bieden voor ontspanning en vermaak. Het bovenstaande heeft tot gevolg dat een actualisering van het beleid noodzakelijk is.
1.2 DOELSTELLING Het nu voorliggende beleidskader “Evenementen in Roosendaal” komt tegemoet aan deze actualiseringsbehoefte; waarbij het gaat over de juiste balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Over hoe we als gemeente daarin een regierol vervullen. En over hoe we met de betrokken partijen gezamenlijk kunnen werken aan een aangenaam evenementenklimaat met inachtneming van de gemeentelijke ambities. Deze nota heeft als doel “in Roosendaal een krachtig en aangenaam evenementenklimaat te creëren, waarbij levendigheid en economische meerwaarde in balans zijn met leefbaarheid.” Dit doel willen we bereiken door enerzijds kaders te stellen en anderzijds een koers en ambitie uit te stippelen voor een verbeterproces rondom evenementen. Het uiteindelijke resultaat is de aanwezigheid van een evenementvriendelijk klimaat en een aantrekkelijk doelgericht evenementenaanbod.
4
5
1.3 UITGANGSPUNTEN
en/ of de burgemeester (ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft) steeds kunnen
1
worden aangepast. Samen met de Algemene Plaatselijke Verordening vormt deze de basis Dit beleidskader is gebaseerd op een aantal uitgangspunten.
voor een effectieve uitvoering van het beleid. De belangrijkste pijlers voor dit werkproces worden nader toegelicht in Hoofdstuk 5.
Levendigheid Samenwerking De Gemeente Roosendaal wil inwoners, bezoekers, ondernemers, bedrijven, studenten aantrekken en behouden. Evenementen spelen hierbij een belangrijke rol en dragen
Deze nota is opgesteld door een breed samengestelde ambtelijke werkgroep. Waar nodig
bij aan de sfeer, levendigheid, promotie en sociale cohesie van de stad. Daarnaast
is specifiek contact gelegd met betrokken actoren. Voorts is het conceptbeleid tussentijds
leveren de evenementen een krachtige bijdrage aan de economische groei van de
afgestemd met het evenementenplatform en toegelicht in speciale informatieavonden
gemeente Roosendaal en regio. Jaarlijks worden er circa 1.200 (publieks)activiteiten en
met de organisatoren van evenementen. Bij de vormgeving van het beleid is ook naar
evenementen georganiseerd. Wij zijn trots op het brede en diverse evenementenaanbod,
het beleid van andere gemeenten gekeken (o.a. van de gemeente Breda en de gemeente
er is voor ieder wat wils: groot en klein, binnen en buiten, in de stad en in omliggende
Rotterdam). Deze aanpak gericht op samenwerking zal met een belangrijke rol voor het
dorpen.
evenementenplatform worden voortgezet (zie hoofdstuk 6).
Leefbaarheid Hoewel evenementen vele voordelen bieden, is er ook een keerzijde. Zo ondervinden
1.4 LEESWIJZER
bewoners en ondernemers soms verkeers- en geluidsoverlast en is er soms sprake van verstoring van de openbare orde en schade aan de omgeving. Speciale aandacht is nodig
In het volgende hoofdstuk (2) staat de context van het beleid centraal. Dat betreft de
voor gezondheids- en veiligheidsrisico’s en de nadelige gevolgen voor bijvoorbeeld
ervaringen met het huidige beleid, de ontwikkelingen in de evenementensector en ook
de leefbaarheid en het milieu. Dit evenementenbeleid is daarom mede gericht op het
de gemeentelijke ambities in deze. Hoofdstuk (3) gaat over de wie-vraag: wie zijn de
duurzaam en toekomstbestendig maken van het evenementenaanbod. Tegelijkertijd zien
betrokken partijen, hun rollen en hun verantwoordelijkheden? In Hoofdstuk (4) gaat over
wij evenementen als een middel om social return on investment (o.a. werkgelegenheid,
de integrale aanpak. Naast sociaal-economische doelen gaat het over openbare orde
sociale doelen) te bewerkstelligen.
en veiligheid, duurzaamheid, gezondheid en inclusie en toegankelijkheid. Hoofdstuk (5) beschrijft de belangrijkste pijlers van de beleidsimplementatie. Tot slot wordt in hoofdstuk
Integrale aanpak
(6) de vervolgopgave voor de komende jaren samengevat.
Tot op heden richtte het evenementenbeleid zich vooral op de economische en sociale doelstellingen van evenementen en de randvoorwaarden die vanuit openbare orde en veiligheid worden gesteld. Anno 2025 is het ondenkbaar om de context die o.a. vanuit duurzaamheid, inclusie en gezondheid wordt gesteld niet mee te nemen. Om deze reden is een nieuw hoofdstuk “integrale aanpak” opgenomen. Daarnaast is gelet op de toenemende druk op de evenementensector de ondersteunende rol van de gemeente in financiële en facilitaire zin verder uitgewerkt in ambities voor de toekomst. Voor de implementatie van het beleid wordt uitgegaan van een periode van 5 jaar.Het evenementenbeleid in de praktijk Het evenementenbeleid in Roosendaal bestaat naast dit beleidskader (vastgesteld door de gemeenteraad) uit de beleids- en uitvoeringsregels rondom evenementen, die door het college worden vastgesteld. Deze regels gaan onder andere over de vergunningsprocedure, nadere voorwaarden en de eventuele vereiste veiligheids en calamiteitenplannen, verkeersplannen en gezondheidsplannen. Ze regelen ook de toegestane geluidsbelasting voor de verschillende evenementenlocaties. Deze regels zijn bijeengebracht in de beleidsregels “Evenementen in Roosendaal”, die door het college
6
7
2 DE BELEIDSCONTEXT ANNO 2025 ERVARINGEN, ONTWIKKELINGEN, NIEUWE OPGAVEN EN AMBITIES
2
2.1 ERVARINGEN MET HET EVENEMENTENBELEID SINDS 2017 De afgelopen jaren is veel ervaring opgedaan met het evenementenbeleid dat in 2017 werd vastgesteld. • De evenementenkalender is structureel ingevoerd en blijkt na enige gewenning een praktisch en goed gewaardeerd planningsinstrument te zijn voor de evenementenorganisaties, de hulpdiensten en de gemeente. • Het evenementenloket is fysiek en digitaal ondergebracht bij Roosendaal Citymarketing. Het is vooral een servicegericht voorportaal voor de evenementenorganisaties en tegelijkertijd ook een portaal naar de gemeente. Daarnaast geschiedt de communicatie naar de evenementenorganisaties meestal via het evenementenloket. Het is geen verplicht loket; evenementenorganisatoren kunnen ook rechtstreeks bij de gemeente terecht. • Naast het accountmanagement voor vrijetijdseconomie beschikt de gemeente sinds 2023 ook over een evenementencoördinator bij de afdeling Vergunningen, wat zowel intern als ook extern (met de hulpdiensten en de evenementenorganisaties) bijdraagt aan strakkere procedures en een efficiëntere onderlinge afstemming. • Het loket, de kalender en de coördinator zorgen inmiddels ook voor een strakke naleving van de gemeentelijke vergunningsprocedure voor de evenementen. Evenementen melden zich vroegtijdig voor opname op de evenementenkalender en vergunningen worden meestal op tijd aangevraagd en ook op tijd verstrekt.
• Het locatiebeleid werkt goed als middel om de omgevingsbelasting per locatie binnen de bepaalde grenzen te houden. De recente invoering van de Omgevingswet vergt wel dat een en ander wel ruimtelijk verder geregeld moet worden. • De invoering van de begrippen STER- en PLUS-events heeft voor verwarring gezorgd en was vaak onderwerp van discussie. Er werd door organisaties een status aan gerelateerd die niet helemaal recht deed aan de intenties van het beleid om bepaalde evenementen voorrang te verlenen. Het beleid was wellicht ook niet helder gesteld. Om deze reden keren deze begrippen niet meer terug in dit beleid en is een nieuw beleid opgenomen op basis waarvan evenementen gewaardeerd en ondersteund
8
9
kunnen worden.
9
• Het evenementenplatform is na het vaststellen van het beleid in 2017 helaas op de
Daarnaast wordt ook regionaal samengewerkt. In het ‘Integraal veiligheidsplan De
achtergrond geraakt. Dat had ook te maken met de coronaperiode. In 2023 is het
Markiezaten 2023-2026’ (vastgesteld door de gemeenteraad 9 februari 2023) is met
platform echter nieuw leven in geblazen in het kader van de voorbereiding en
betrekking tot evenementen vastgelegd wat we willen bereiken en hoe we dit gaan
implementatie van het voorliggende beleidskader. De samenstelling en rol van het
bewerkstelligen.
2
platform wordt hierin verder uitgewerkt. Met dit beleidskader willen we ook anticiperen op deze nieuwe ontwikkelingen en beleidsbehoeften.
2.2 ONTWIKKELINGEN IN DE EVENEMENTENSECTOR EN NIEUWE BELEIDSBEHOEFTEN 2.3 GEMEENTELIJK AMBITIE Eind 2017 is het Roosendaalse evenementenbeleid vastgesteld. Sindsdien is de behoefte aan meer samenwerking met de evenementensector vanuit de gemeente
Gelet op de voorgaande paragrafen is er behoefte aan een integrale vervolgaanpak
gegroeid. Er liggen lastige opgaven voor de gemeente zelf maar zeker ook voor
gericht op:
de evenementenorganisaties, die een gezamenlijke aanpak en goede onderlinge
• het voortzetten en verder versterken van de beleidsinstrumenten evenementenloket,
verhoudingen vergen. Een goed voorbeeld hiervan is de gezamenlijke aanpak van het
evenementenkalender en de daaraan verbonden vergunningprocedures rondom
gebruik van recyclebare drinkbekers tijdens carnaval.
openbare orde en veiligheid om te kunnen blijven sturen op een evenwichtig en verantwoord evenementenaanbod;
De behoefte aan samenwerking komt ook voort uit de problemen en uitdagingen waar
• het voortzetten en uitbreiden van de samenwerking vanuit het evenementenplatform;
de evenementenorganisaties in toenemende mate mee te maken hebben. Landelijk zien
• de ruimtelijke inbedding van het locatiebeleid in het gemeentelijke omgevingsplan;
we dat er steeds meer festivals genoodzaakt zijn om te stoppen met het evenement
• de implementatie van een beleid voor duurzaamheid, milieu, gezondheid en inclusie;
en ook lokaal zijn er een paar evenementen van de evenementenkalender verdwenen.
• een onderbouwend afwegingskader voor het bieden van facilitaire en financiële
De problematiek is deels terug te voeren op de coronajaren, maar ook de toegenomen
ondersteuning;
organisatiekosten. De benodigde voorzieningen zijn veel duurder geworden, vrijwilligers
• de verdere implementatie van het integraal veiligheidsplan;
zijn steeds moeilijker te vinden en de eisen die aan organisatoren worden gesteld (o.a.
• een gezamenlijke (citymarketing)strategie om doelgericht met evenementen meer bij
vanuit veiligheid) zorgen voor extra kosten. Aan de inkomstenkant blijkt dat ook de
te kunnen dragen aan de profilering van Roosendaal.
sponsoren voorzichtiger zijn geworden. Daarnaast lijkt ook de consumentenmarkt verzadigd; potentiële bezoekers maken andere keuzes waardoor ook de ticketverkoop
Met het voorliggende beleidskader willen tegemoet komen aan deze behoeften. Het sluit
bij een groot aantal events is teruggelopen. Dit alles betekent dat organisatoren steeds
aan op de intenties van het coalitieakkoord ‘Zij aan Zij in een gemeente met ambitie”,
grotere financiële risico’s moeten nemen. Het is daarom ook logisch dat evenementen
Hierin staat letterlijk dat er “Ruimte voor ontspanning en vermaak” moet zijn. Dat betreft
bij de gemeente aankloppen voor hulp, van elkaar willen leren en de krachten willen
uiteraard ook het evenementenprogramma. Er is behoefte om het evenementenaanbod
bundelen.
te verbijzonderen, verbeteren en te verbreden. Daarbij gaat de aandacht ook naar bijzondere doelgroepen (o.a. Generatie Z). Met meer onderscheidende evenementen
De laatste jaren is reeds sprake van een groeiende samenwerking tussen de diverse
willen we Roosendaal beter kunnen profileren. Daarbij vervullen evenementen ook
evenementen-organisatoren, instanties, betrokken bedrijven en de gemeente,
een belangrijk middel om het Verhaal van Roosendaal uit te dragen. Het Verhaal van
waardoor de positie van de gemeente is veranderd. De rol van de gemeente is
Roosendaal biedt andersom handvatten om alles op de ‘Roosendaalse manier’ aan te
geleidelijk verschoven en verbreed; de gemeente is niet alleen vergunningverlener en
pakken. Het beleidskader biedt ook input voor de gemeentelijke kwaliteitsprong op weg
subsidiënt maar in toenemende mate ook opdrachtgever, sponsor, verbinder, eigenaar,
naar 2040.
terreinbeheerder en facilitair ondersteuner. Deze verschillende rollen kunnen soms met elkaar wringen. We willen de krachten van de diverse evenementenorganisatie en
Het Roosendaalse evenementenbeleid biedt een belangrijke bijdrage aan het speerpunt
ook de gemeente verder bundelen; het gaat daarbij niet alleen om meer efficiency en
vrijetijdseconomie in de “Economische Visie 2040 , Slimme doeners maken de toekomst”.
kwaliteit, maar ook om de implementatie van het voorliggende beleidskader. Bij deze krachtenbundeling behoort ook de samenwerking met Roosendaal Citymarketing. De
Roosendaal heeft de ambitie uit te groeien tot een echte evenementenstad. Om je als
samenwerking vindt in toenemende mate plaats vanuit het evenementenplatform.
evenement en als stad te onderscheiden, is authenticiteit nodig. We zijn daarom van mening dat evenementen dienen aan te sluiten bij de sfeer en het karakter van de stad en dorpen. Tegelijkertijd is er behoefte aan vernieuwing en uniciteit.
10
11
Roosendaal is al een evenementvriendelijke gemeente. Daarmee staan de seinen op
2.4 WAT IS ER VERANDERD T.O.V. HET “OUDE” BELEID?
groen om door te groeien tot een aangename en aantrekkelijke stad waar het hele jaar
2
door wat te beleven valt. Voorwaarden daarvoor zijn dat er meer bezoekers komen, bezoekers hier langer verblijven en de verblijfskwaliteit verbetert. Het gaat hierbij natuurlijk ook over bezoekers die uit onze eigen gemeente komen.
Kort samengevat: • nemen we afscheid van de instrumenten STER- en PLUS evenement; om het belang van evenementen beter te kunnen bepalen en afwegen is een afwegingskader en
Roosendaal wil een aantrekkelijk klimaat creëren voor evenementenorganisatoren die
• proces voor financiële en facilitaire ondersteuning opgenomen;
economische en maatschappelijke waarde toevoegen. De gemeente wil een geschikte
• is aanvullend beleid toegevoegd op basis waarvan evenementenorganisaties meer
omgeving en faciliterende voorwaarden bieden, zodat organisatoren hun evenementen
aandacht moeten gaan schenken aan doelstellingen op het gebied van gezondheid,
eenvoudiger en verantwoord kunnen organiseren. Om dat voor elkaar te krijgen speelt
inclusie en duurzaamheid;
het evenementenloket een belangrijke rol. Hierin werken de gemeente (de coördinator)
• anticipeert het locatiebeleid (en de hierin bepaalde geluidsnormen) op de
en Roosendaal Citymarketing, elk vanuit de eigen rol nauw samen.
omgevingswet;
De gemeente wil steviger zitting nemen in de regisseursstoel, zodat ze samen met
hiervan zal de implementatie plaatsvinden op grond van een voortschrijdend Plan
• is er geen uitgebreid implementatieplan verbonden aan dit beleidskader; in plaats betrokkenen en belanghebbenden beter kan sturen op de waarde die evenementen
van Aanpak dat interactief in samenspraak met het evenementenplatform zal worden
toevoegen aan het functioneren en het imago van de stad en/of de dorpen. Als gemeente
opgesteld en uitgevoerd (zie Hoofdstuk 6);
toetsen we daarom steeds in hoeverre een evenement past bij de gekozen locatie; qua omvang en qua aard van het evenement. We bekijken ook of het woon- en leefklimaat op
• zijn inmiddels doorgevoerde procedures niet meer in dit kader beschreven maar in de hieraan verbonden beleidsregels.
of in de omgeving van de locatie niet te sterk belast wordt. En of we evenementen nog meer kunnen koppelen aan economische activiteiten die al plaatsvinden, bijvoorbeeld de koopzondagen. Roosendaal Citymarketing wil de profilering en marketing van Roosendaal ook via evenementen vormgeven. Enerzijds kunnen evenementen door hun aard bijdragen aan de gewenste profilering; anderzijds kunnen evenementen ook een podium of uithangbord zijn voor de marketing van Roosendaal. Daarvoor dient nog een gezamenlijke strategie ontwikkeld te worden. Het beleidskader is deels een actualisatie van het in 2017 vastgestelde evenementenbeleid. Daarnaast is het voorliggende evenementenbeleid ook een koersbepalend document gericht op een verdere verbreding van de integrale aanpak en de samenwerking daaromtrent; niet alleen binnen de gemeentelijke organisatie maar ook met de organisatoren en de verbonden partijen. Voor de implementatie van het beleid en het inzichtelijk maken van de onderliggende behoeften denken we een periode van 5 jaar nodig te hebben. In 2029 zal de voortgang geëvalueerd worden en bezien worden in hoeverre aanscherping van het beleid en/ of daaraan verbonden regelgeving nodig is. Waar nodig en mogelijk zullen tussentijds aanpassingen plaats vinden, zoals bijvoorbeeld de ruimtelijke inpassing van het evenementen(locatie)beleid in het omgevingsplan.
12
13
3 PARTIJEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN ROLLEN
3
3.1 INLEIDING Vele partijen zijn betrokken bij de totstandkoming van een evenement; samen zorgen zij ervoor dat evenementen op een verantwoorde manier plaats kunnen vinden. In dit hoofdstuk worden de rol en de verantwoordelijkheden van de belangrijkste partijen beschreven.
3.2 DE ORGANISATOR Zonder organisator geen evenement, zonder evenementen geen evenementenstad, zo simpel is het. Een goede relatie met de organisator is dus van essentieel belang om de Roosendaalse ambities waar te kunnen maken. De gemeente wil de organisatoren dan ook duidelijkheid bieden over de spelregels, zodat het organiseren van een evenement zo makkelijk mogelijk wordt. De basisregel is dat de organisator zelf primair verantwoordelijk is voor een ordelijk en veilig verloop van het evenement. Over de regels rondom veiligheid en wat dat betekent voor de vergunningaanvraag, staat in hoofdstuk 4 een nadere toelichting. De organisator is ook zelf verantwoordelijk voor de communicatie en de promotie van het evenement. Het spreekt voor zich dat de organisator zijn bezoekers een aangename tijd wil bezorgen, maar het is ook van belang dat hij rekening houdt met anderen: omwonenden, terreineigenaren, bedrijven in omgeving, andere gebruikers van de locatie, et cetera. Het treffen van de noodzakelijke facilitaire en beheersmatige voorzieningen behoort eveneens tot de taken van de organisator, net als het regelen van de financiering van het evenement. Bij dit alles biedt de algemene wet- en regelgeving de organisator houvast over de spelregels.
Verder kan hij terugvallen op de gemeentelijke verordeningen (zoals de APV), dit beleidskader, de specifieke beleidsregels, en de bepalingen in de verleende vergunning.
14
15
3.3 DE GEMEENTE
De gemeente als vergunningverlener en toezichthouder De gemeente is voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid wettelijk
Verantwoordelijkheden
3
belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede op voor het publiek openstaande gebouwen en erven. Bij een openbare samenkomst of
De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente betreft de zorg voor de openbare
vermakelijkheid kan worden gedacht aan een evenement zoals een festival, sportwedstrijd
orde en veiligheid, de bescherming van het woon- en leefklimaat in de omgeving van het
of wandeltocht. Een demonstratie, vergadering of godsdienstige bijeenkomst valt hier niet
evenement, verkeersveiligheid, de veiligheid van personen of goederen en de zedelijkheid
onder, nu de Wet openbare manifestaties dergelijke manifestaties reguleert.
of gezondheid van bezoekers. Deze verantwoordelijkheden zijn en blijven onderdeel van de Openbare Orde en de portefeuille Vergunningen.
Het college van burgemeester en wethouders is in beginsel belast met het voeren van het dagelijks bestuur van de gemeente. De burgemeester is exclusief belast met de uitvoering
Op het vlak van de openbare orde en veiligheid, inclusief toezicht en handhaving, biedt de
van gemeenteraadsverordeningen voor zover het gaat om openbare samenkomsten
gemeente een aantal instrumenten om ook preventief meer te kunnen sturen.
en vermakelijkheden of voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. In de Algemene plaatselijke verordening is daarom bepaald dat: het verboden
Als het gaat over de vergunningen, dan ziet de gemeente het vooral als haar taak de
is zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement
regels zo eenvoudig en duidelijk mogelijk te maken, en het proces zo transparant
te organiseren. Aan een vergunning kunnen voorschriften en beperkingen worden
mogelijk te laten verlopen. Kort samengevat gaat het achtereenvolgens om de
verbonden. Deze voorschriften en beperkingen strekken slechts tot bescherming van het
inzet van de instrumenten evenementenloket (met evenementencoördinatie),
belang of de belangen in verband waarmee de vergunning is vereist.
evenementenkalender en uiteindelijke de evenementenvergunning. De gemeente als subsidiënt De gemeentelijke rol gaat echter verder dan deze primaire verplichtingen. Het is al eerder
De gemeente kan subsidies aan evenementen verstrekken, op basis van de gemeentelijke
gezegd: Roosendaal heeft de ambitie uit te groeien tot een echte evenementenstad.
subsidieregelingen. De subsidies zijn vooral gericht op de participatiebevordering
Met een integraal, ondersteunend en faciliterend evenementenbeleid wil de gemeente
via bijvoorbeeld sport en cultuur en het jaarlijkse activiteitenprogramma rondom de
bijdragen aan een klimaat dat economische en maatschappelijke meerwaarde oplevert.
volksfeesten Carnaval, Sinterklaas, Koningsdag en Bevrijdingsdag.
Gemeente en organisatoren hebben hierin hetzelfde belang en op die fundering bouwt de gemeente verder aan een goede relatie en samenwerking met het werkveld. Voor deze
De gemeente als opdrachtgever en/ of sponsor
secundaire meer integrale verantwoordelijkheid is de portefeuille (vrijetijds)economie
Door zelf in te kopen kan de gemeenten op een actieve manier een uitgebalanceerd
verbindend naar de andere portefeuilles.
evenementenaanbod creëren. Met name grote events zoals de grote etappe(wieler) koersen met een groot promotioneel bereik bieden zich aan op de markt. Het
Ook indirect draagt de gemeente bij aan een aangenaam evenementenklimaat.
“binnenhalen” van dergelijke evenementen is niets anders dan inkopen, soms onder de
Voorbeelden hiervan zijn:
noemer sponsoring. De tegenprestatie bestaat vaak uit meer dan het evenement zelf;
• subsidiëring van rechtspersonen die daarmee ook evenementen organiseren of
het biedt mooie kansen om Roosendaal bij een breed en soms ook nieuw publiek in
participeren in de kosten van evenementen; • participatie in publiek-private organisaties die via inkoop of sponsoring bijdragen aan
de kijker te spelen. Naast deze stadspromotie kan het ook gaan om het verkrijgen van een aantrekkelijk randprogramma voor de koopzondag, een bijzonder moment als
evenementen, zoals de binnenstadorganisatie met de verzorging van het rand-
een huldiging of hoog bezoek, of het bieden van een aantrekkelijke gelegenheid voor
programma rondom speciale koopzondagen;
ontmoeting en relatiebeheer. De gemeente koopt met enige regelmaat ook onderdelen
• subsidiëring en opdrachtverstrekking aan Roosendaal Citymarketing, die de
van een evenementen in (denk bijv. aan het schoolschaatsen) en koopt soms ook
evenementenkalender verzorgt en promotionele ondersteuning biedt.
entreekaarten voor specifieke doelgroepen.
Rollen
De gemeente als facilitair bedrijf De gemeente biedt evenementen diverse faciliteiten. Soms zijn deze al op het terrein
Vanuit deze brede verantwoordelijkheid vervult de gemeente diverse rollen: die van
aanwezig, zoals water, elektriciteit, afvoerpunten, et cetera. De gemeente biedt voor een
vergunningverlener, toezichthouder, subsidiënt, opdrachtgever/sponsor, facilitair bedrijf
evenement ook mobiele faciliteiten, zoals dranghekken, podiumtenten, vlaggenmasten
en organisator.
et cetera. In een enkel geval werkt de gemeente mee aan het geschikt maken van het evenemententerrein of -parcours, bijvoorbeeld door obstakels te verwijderen of het wegdek aan te passen. Soms kan een evenement ook gebruik maken van gemeentelijke gebouwen.
16
17
De gemeente als organisator
• de bijdrage die een evenement kan bieden aan door de gemeente beoogde
De gemeente organiseert zelf de jaarlijkse kermissen en sinds 2023 weer het
maatschappelijke effecten;
tweejaarlijkse Roosendaals Treffen (vanaf 2025 “De Dag van Roosendaal”, die ook vanuit
3
• de mogelijke bijdrage die een evenement of een evenementenprogramma specifiek kan
de gemeente georganiseerd wordt). Daarnaast treedt de gemeente als organisator op bij
leveren aan de bredere marketingstrategie.
incidentele evenementen(programma’s) rondom bijzondere momenten.
In paragraaf 5.5 wordt verder ingezoomd op het belang en de waardering van evenementen, als ook de daaraan verbonden ondersteuningsbehoefte (financieel, promotioneel en facilitair).
3.4 HET EVENEMENTENLOKET (EN DE EVENEMENTENCOÖRDINATIE) 3.6 HET EVENEMENTENPLATFORM Sinds enkele jaren is er sprake van een Roosendaals evenementenloket. Dit frontofficeloket heeft een dubbele functie. Het door Roosendaal Citymarketing verzorgde digitale
Het evenementenplatform bestaat uit vertegenwoordigers van de
loket fungeert als een servicegericht loket voor organisatoren. Men kan hier niet alleen
evenementenorganisaties en ervaringsdeskundigen. De gemeente zorgt voor een
veel bruikbare informatie vinden, maar ook de weg naar promotionele ondersteuning
representatieve samenstelling; om deze representativiteit te bevorderen kunnen
door Roosendaal Citymarketing en de gemeentelijke vergunningverlening. Behalve
desgewenst nieuwe leden aan het platform worden toegevoegd. Standaard zijn ook
digitaal kan men er sowieso ook fysiek terecht met ondersteuningsvragen.
de gemeente en Roosendaal Citymarketing aanwezig. De gemeente is vooralsnog de uitnodigende partij die het overleg voorzit en het secretariaat levert.
Het loket vormt voor de gemeente daarnaast een vooruitgeschoven post voor de vormgeving van de evenementenkalender omdat het een extra mogelijkheid biedt
De rol van het evenementenplatform is tweeledig:
om in een vroegtijdig stadium te kunnen sturen op plaats, tijd, synergie, veiligheid
• het platform heeft een adviesrol. Vanuit deze rol is en wordt het platform betrokken
en gezondheid. Uiteraard is de gemeente altijd ook direct aanspreekbaar via de
bij het maken van beleid; het betreft niet alleen het evenementenbeleid maar ook
evenementencoördinator. De krachtenbundeling in het loket draagt bij aan een betere
andere beleidsvoornemens als deze gevolgen hebben voor het evenementen-
afstemming en programmering, beperking van de administratieve lasten en het nog beter
programma. Het platform wordt concreet om advies gevraagd als het de waardering
benutten van kansen op synergie.
en daaraan verbonden ondersteuningsvragen betreft conform het kader beschreven in paragraaf 5.4. • het platform is direct betrokken bij de implementatie van het Roosendaalse evenementenbeleid. In samenspraak met het platform wordt Plan van Aanpak
3.5 ROOSENDAAL CITYMARKETING
opgesteld gericht op het bewerkstelligen van de nadere opgaven die voortvloeien uit dit beleidskader. Het is daarbij mogelijk dat het platform groeit naar een organisatie
Roosendaal Citymarketing richt zich onder andere op de reguliere promotionele
die op onderdelen zelf gaat zorgen voor de realisatie van opgaven. Het platform nodigt
ondersteuning van evenementen. Daarnaast is Roosendaal Citymarketing de aangewezen
daarbij desgewenst of desgevraagd experts van hulpdiensten of andere betrokkenen/
instantie om vanuit het overkoepelende Verhaal van Roosendaal samen met het
belanghebbenden uit.
evenementenplatform en de gemeente een marketingstrategie te ontwikkelen rondom
Het evenementenplatform is daarmee een adviserende overlegpartner voor het
evenementen. Het gaat daarbij om de specifieke positionering van beeldbepalende
gemeentebestuur en fungeert als een belangrijk klankbord.
evenementen en evenementen(programma’s) met een bijzondere toegevoegde waarde voor de marktpositie, cultuur, traditie en identiteit van Roosendaal.
3.7 DE (HULP)DIENSTEN
Die toegevoegde waarde zit hem o.a. in: • bovenlokale aantrekkingskracht; dankzij het evenement komen veel bezoekers naar
De hulpverleningsdiensten zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de wettelijke
Roosendaal die er normaliter niet zouden zijn; • marktverruiming; het evenement trekt nieuwe doelgroepen aan;
taken op het gebied van openbare orde en veiligheid, gezondheid en de bescherming van
• langdurige commerciële spin-off; het evenement leidt tot extra investeringen en
het milieu. Zij reserveren capaciteit mede op basis van de evenementenkalender. Naast
bestedingen in Roosendaal, zowel direct op de dag van het evenement (bijvoorbeeld
de gemeentelijke organisatie adviseren de brandweer, de politie, de Omgevingsdienst
in de horeca) als indirect wanneer de kennismaking met Roosendaal leidt tot
Midden-West Brabant (OMWB) en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de
herhalingsbezoek en bestedingen, bijvoorbeeld bij winkels in de binnenstad;
Regio (GHOR) het bevoegd gezag (de burgemeester) over de publieke gezondheid en veiligheid van een evenement en de handhaafbaarheid van de (eventuele) evenementenvergunning.
18
19
19
Afhankelijk van de risico-inschatting kan ook de Veiligheidsregio Midden- en West-
3
Brabant adviseren. Waar relevant consulteren de gemeente, brandweer, politie en/of GHOR nog andere bedrijven of instellingen.
3.8 DE LOKALE DRIEHOEK De lokale driehoek, bestaande uit de burgemeester, de officier van justitie en de teamchef van politie, kan voor risicovolle evenementen bepalen welke beleids- en tolerantiegrenzen gehanteerd worden gehanteerd. Deze grenzen geven aan of en hoe de politie: • namens het bevoegde gezag (burgemeester) in het kader van de handhaving van de openbare orde handelt; • namens het bevoegde gezag (officier van justitie) in het kader van de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde optreedt. Daarnaast kunnen door de lokale driehoek afspraken worden gemaakt over de beschikbare politiecapaciteit voor bepaalde evenementen.
20
21
21
4 INTEGRALE AANPAK VAN HET EVENEMENTENBELEID
4
4.1 INTEGRAAL BELEID Het evenementenbeleid staat niet op zichzelf. Bij de organisatie van evenementen wordt een groeiend aantal eisen en randvoorwaarden gesteld in verband met o.a. duurzaamheid/ milieu, veiligheid, openbare orde, gezondheid, inclusie, toegankelijkheid, natuur en landschap. Tegelijkertijd zijn evenementen ook steeds vaker een middel om bij te dragen aan uiteenlopende doelstellingen; denk daarbij bijvoorbeeld aan sociale ontmoeting, participatie en bewustwording en ook meer commercieel aan relatiebeheer, netwerken en marketing. Evenementen vormen hiervoor een aantrekkelijk podium. Het is voor organisatoren derhalve steeds lastiger om op al deze fronten verantwoord en binnen de wet- en regelgeving hun evenement te organiseren. Om deze reden kiest de gemeente voor een integraal beleid om de organisatoren in deze waar gewenst of nodig te begeleiden, te helpen en te ondersteunen. Tegelijkertijd is het voor organisatoren echter geen vrijblijvend proces. De wet- en regelgeving moet uiteraard gerespecteerd worden maar ook het gemeentelijke beleid en daarin verwoorde doelstellingen zullen moeten worden nagestreefd. Vanuit deze samenwerking zal de komende jaren moeten blijken of organisatoren met de uitgestoken hand van de gemeente hun verantwoordelijkheid (kunnen) nemen of dat er nadere regels gesteld moeten worden dan wel aanvullende ondersteuning gewenst is.
Uiteindelijk zullen nieuwe verplichtingen geregeld worden in de beleidsregels en daarmee ook een plaats krijgen bij de gemeentelijke vergunningverlening. In de navolgende paragrafen wordt het integrale beleid voor de belangrijkste beleidsvelden kort toegelicht. In bijlage 1 zijn de beleidsambities per beleidsveld voor de komende jaren bijeengebracht. Het is aan het college om deze ambities de komende jaren verder uit te werken en te implementeren, uiteraard in goede samenwerking met de evenementensector en de uitvoeringspartners. Deze ambities zullen daarom worden opgenomen in het Plan Van Aanpak dat in samenspraak met het Evenementenplatform wordt opgesteld en uitgevoerd (zie hoofdstuk6). Uiteindelijk zullen deze doelstellingen toegepast moeten worden bij de organisatie van het evenement
4.2 GEZONDHEIDSASPECTEN RONDOM EVENEMENTEN Bij het organiseren van evenementen is het belangrijk om rekening te houden met gezondheidsdoelstellingen. De gemeente wil in deze meer bewustwording en verantwoordelijkheid genereren bij de evenementenorganisaties, zoals bijvoorbeeld in het voorkomen van gehoorschade en de zorg voor zonbescherming. Daarnaast is ook sprake van wet- en regelgeving die nageleefd moeten worden.
22
23
Met de implementatie van de in bijlage 1 genoemde gezondheidsdoelstellingen,
Met de implementatie van de in bijlage 1 genoemde duurzaamheidsdoelstellingen,
creëren we een veilige en gezonde omgeving voor alle deelnemers en bezoekers aan
creëren we een duurzame en toekomstbestendige omgeving voor alle deelnemers en
evenementen. Evenementen kunnen van elkaar leren maar kunnen waar nodig ook een
bezoekers aan evenementen en omwonenden. Evenementen kunnen van elkaar leren
beroep doen op de gezondheidsautoriteiten.
maar kunnen waar nodig ook een beroep doen op de hiervoor beschikbare autoriteiten
4
en adviseurs.
4.3 INCLUSIE EN TOEGANKELIJKHEID RONDOM EVENEMENTEN 4.5 DE ZORG VOOR OPENBARE ORDE EN VEILIGHEID Roosendaal wil een aantrekkelijke gemeente zijn voor alle inwoners en bezoekers. Daarom vinden wij het belangrijk dat bij het organiseren van evenementen rekening
Als gemeente hebben we de verantwoordelijkheid om de openbare orde, veiligheid en
wordt gehouden met inclusie en toegankelijkheid. Dit draagt namelijk bij aan de ambities
gezondheid van burgers bij publieksevenementen zoveel mogelijk te waarborgen. Mede
van de gemeente voor een inclusieve samenleving. Bij inclusieve evenementen is
naar aanleiding van verschillende incidenten in binnen- en buitenland speelt veiligheid
iedereen welkom, voelt iedereen zich welkom en kan iedereen meedoen. Hoewel niet
bij evenementen een steeds grotere rol. Met deze nota, onze vergunningverlening,
ieder evenement, vanwege de locatie en/of tijdelijke inrichting, even toegankelijk is voor
toezicht en handhaving geven we invulling aan deze verantwoordelijkheid. De gemeente
mensen met een fysieke, visuele en/of auditieve beperking, is het belangrijk dat hierin
vervult hierin de regierol en dus stemt ze af met organisatoren van evenementen,
stappen worden gezet. Samen met evenementenorganisatoren willen we verkennen wat
met (geneeskundige) hulpverleningsdiensten (GHOR), politie, brandweer en de
de mogelijkheden zijn ten aanzien van inclusie en betere toegankelijkheid.
Veiligheidsregio Midden- en West Brabant.
Hiermee geven we invulling aan de ambities van het college, het programma Meedoen en
Hoe de gemeente risico’s afweegt, hoe ze (integrale) adviesaanvragen uitzet, hoe ze
Gelijke Kansen en het VN-verdrag handicap.
aanvragen om vergunningen beoordeelt en hoe ze toezicht en handhaving georganiseerd heeft is formeel geregeld in de APV en waar nodig uitgewerkt in de “Beleidsregels
Met de implementatie van de in bijlage 1 genoemde inclusie- en toegankelijkheidsdoelen,
Evenementen in Roosendaal.
creëren we een inclusieve omgeving voor alle deelnemers en bezoekers aan evenementen. Evenementen kunnen van elkaar leren en kunnen waar nodig ook een
Met deze nota kiest de gemeente weliswaar voor een integrale aanpak maar nog steeds
beroep doen op het Stimuleringsfonds inclusieve evenementen Roosendaal.
(bovenal) met gestructureerde aandacht voor veiligheids- en gezondheidsrisico’s bij evenementen. Dit verhoudt zich op het eerste gezicht misschien niet met de wens van zo min mogelijk maatregelen en zo laag mogelijke kosten. Meer aandacht wil echter niet per definitie zeggen dat de eisen en normen steeds moeten worden verzwaard. Het
4.4 EVENEMENTEN EN DUURZAAMHEID
gaat erom dat de openbare orde, de veiligheid- en gezondheid gewaarborgd is voor alle betrokkenen: publiek, deelnemers, artiesten, omwonenden, aanliggende ondernemers,
De duurzaamheidsdoelstellingen zijn ook van toepassing voor de evenementensector.
passanten en organisatoren.
Zo willen we bijvoorbeeld af van restafval (2030) en zetten we in op volledige circulariteit (2050). Zo kijken we kritisch naar het watergebruik, de kwaliteit van natuur en landschap
Hiertoe kiest gemeente voor: beleidsmatige sturing bij de intake, borging van veiligheids-
en de kwaliteit van onze bodem en lucht. We willen de mobiliteit verder beperken en
en gezondheidsrisico’s via het proces van vergunningverlening en lerend vermogen,
werken met grote ambitie aan de energietransitie opdat in 2030 sprake zal zijn van 50%
dat wil zeggen verbeteren op basis van evaluatie, plus een duidelijke rolverdeling in dit
groene energie; we willen daarom bijvoorbeeld geen vervuilende dieselaggregaten meer
proces.
bij evenementen. De afgelopen periode is met betrokkenen geïnventariseerd op welke manier de impact evenementen in positieve zin verbeterd zal moeten worden.
In het ‘Integraal veiligheidsplan De Markiezaten 2023-2026’ (vastgesteld door de gemeenteraad 9 februari 2023) is het volgende opgenomen met betrekking tot
Niet onbelangrijk is de voorbeeldfunctie van evenementen met een groot publiek.
evenementen:
Om die reden willen we evenementen ook inzetten om duurzaamheidsdoelstellingen onder de aandacht van het publiek te brengen en bewustwording in deze te stimuleren. In de evenementensector vinden in deze veel veranderingen en innovaties plaats. De drinkbekeractie met de Roosendaalse horeca tijdens de carnaval 2024 en 2025 was hiervan een goed en aansprekend voorbeeld.
24
25
WAT WILLEN WE BEREIKEN? • We willen een goede voorbereiding op evenementen, in lijn met wettelijke regels en beleidslijnen. • We willen dat organisatoren zich bewust zijn van de diversiteit aan risico’s die op een evenement van toepassing kunnen zijn. • We willen een veilig verloop van evenementen. • We willen veiligheid, zoals adequate bereikbaarheid door hulpdiensten, voor omwonenden (inwoners, organisaties en ondernemers) waarborgen. • We willen evenementen die in alle opzichten een succes worden en hierdoor mede bijdragen aan een aantrekkelijk en prettig woon- en leefklimaat. Evenementen dragen bij aan de leefbaarheid en saamhorigheid.
4.6 IMPLEMENTATIE VAN DE INTEGRALE AANPAK VAN HET BELEID De komende 5 jaar zal de implementatie van de gestelde beleidsdoelstellingen plaatsvinden. De focus zal daarbij bij aanvang liggen op de grotere evenementen en/ of de evenementen waarmee op een of andere manier een partnership wordt aangegaan. Aan het verkrijgen van gemeentelijke ondersteuning zal medewerking bij het integraal realiseren van de gemeentelijke doelstellingen als randvoorwaarde worden gesteld. Uiteraard zullen evenementen sowieso moeten voldoen aan wet- en regelgeving en de gemeentelijke vergunning. Waar mogelijk zal de gemeente faciliteren en de nodige voorwaarden scheppen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan nadere investeringen in infrastructuur op de evenementenlocaties, communicatie rondom parkeergelegenheid in het centrum gedurende evenementen en kennisverspreiding over de thema’s van het integrale beleid onder organisatoren. Het evenementenplatform fungeert hierbij als eerste sparringpartner en belangenbehartiger. Gedurende deze implementatieperiode zal ook bezien worden op welke wijze en in welke mate de beleidsdoelstellingen vertaald moeten worden naar specifieke of aangescherpte beleidsregels en verplichtingen in het huidige proces van vergunningverlening. Deze zullen dan gelden voor alle evenementen.
Uiteindelijk zullen organisatoren moeten voldoen aan de meeste van de gestelde doelstellingen en de daarbij gehanteerde criteria om hun vergunning in de toekomst veilig te stellen. De huidige wetgeving, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van plastic recycling, stelt nu al eisen aan de organisatie van evenementen. Nieuwe wetgeving in deze kan er bovendien toe leiden dat het implementatieproces in een hogere versnelling plaats zal moeten vinden.
26
27
5 DE PIJLERS VAN HET EVENEMENTENBELEID
5
5.1 DE ONDERSTEUNING VAN HET UITVOERINGSPROCES Deze nota biedt de kaders voor de werkorganisatie en het werkproces rondom evenementen. De volgende instrumenten staan daarin centraal: 1. Het evenementenloket als frontoffice: centrale coördinatie en sturingsmogelijkheid voor de gemeente + servicepunt voor organisatoren; 2. De evenementenkalender om te kunnen sturen op moment; 3. Het locatiebeleid om te kunnen sturen op locatie; 4. Het kader voor financiële en facilitaire ondersteuning; 5. Verder zijn ook algemene principes als lerend vermogen en beperking regeldruk van belang. Het evenementenloket biedt een goede basis voor de evenementencoördinatie. In samenhang met de evenementenkalender en het locatiebeleid biedt dit extra sturingsmogelijkheden op het aanbod aan de voorzijde van het proces en voor de overall afstemming. Deze instrumenten dragen ook bij aan de goede samenwerking met de organisatoren en de hulpdiensten, doordat ze in een vroeg stadium zorgen voor bewustwording en een meedenkende attitude. Bijvoorbeeld over de vraag wat het beste moment is; of de gewenste locatie wel het meest geschikt is, welke samenwerkingsen ondersteuningsmogelijkheden er zijn, et cetera. Op die manier ontstaat er een weloverwogen en aantrekkelijk evenementenprogramma; en daarmee wordt het algemene belang het best gediend.
5. 2 EVENEMENTENLOKET Evenementencoördinatie: sturingsmogelijkheid voor de gemeente Organisatoren moeten alle evenementen online bij het evenementenloket melden. Het evenementenloket is hierbij een vooruitgeschoven post van de gemeente, nodig voor de coördinatie van de evenementen. Het digitale loket is ondergebracht bij Roosendaal Citymarketing Roosendaal. Vanuit het evenementenloket vindt de centrale intake plaats van evenementen. In een ingestelde ambtelijke werkgroep (waaraan ook Roosendaal Citymarketing deelneemt) wordt op grond van het evenementenbeleid getoetst of de evenementenkalender ruimte biedt en of er sturing nodig is wat betreft locatie, moment en afstemming met andere events. Ook wordt in een vroeg stadium gezocht naar synergiemogelijkheden en vindt een eerste risico-inschatting plaats. De gemeentelijke evenementencoördinator is verantwoordelijk voor dit proces.
28
29
Andersom verloopt ook de (gemeentelijke) communicatie naar evenementenorganisaties
• de plaats waar men het evenement wil organiseren. Het locatiebeleid (zie 5.4),
via en vanuit het loket. Roosendaal Citymarketing biedt hiervoor de facilitaire en
uitgewerkt in de “Beleidsregels Evenementen in Roosendaal”, vormt daarbij het
administratieve ondersteuning.
toetsingskader. Past het evenement op de betreffende locatie en biedt de
5
locatie nog voldoende ruimte gelet op het mogelijk gestelde maximumaantal Evenementenondersteuning: servicepunt voor organisatoren Het evenementenloket vormt voor organisatoren de frontoffice. Hier kunnen ze
evenementendagen. • het mogelijke risico van de betreffende kalender. Wanneer sprake is van een te groot
ondersteuning krijgen om de organisatie van het evenement zo eenvoudig mogelijk te
risico kan er in vroegtijdig stadium al voor worden gekozen om het evenement niet op
laten verlopen. Het is een online loket. Via een afspraak kunnen organisatoren hier ook
de evenementenkalender te plaatsen.
fysiek terecht met ideeën, initiatieven, organisatorische en financiële vragen. Afhankelijk
• desgewenst kan ook het evenementenplatform om advies gevraagd worden.
van de aard van de vragen wordt men te woord gestaan door de gemeente en/ of Roosendaal Citymarketing. Daarbij gaat het vaak over uiteenlopende zaken zoals de
Intakeprocedure evenementenkalender
plaatsing van podia, calamiteitenroutes en promotie. Of over de vergunningaanvraag of
Organisatoren melden hun evenement aan bij het evenementenloket. Dit is nodig om
sponsormogelijkheden.
eventueel op de evenementenkalender terecht te komen. Tot december kunnen alle evenementen zich melden. Daarna wordt de kalender voor het komende jaar (van
De service die het evenementenloket biedt aan organisatoren bestaat verder onder
1 april t/m 31 maart) opgemaakt. Hierdoor bieden we aan iedereen gelijke kansen
andere uit:
voor het enigszins beperkte aantal vergunningen. In december wordt op basis van de
• lichte ondersteuning en advisering bij de vergunningaanvraag, de
aanmeldingen de voorlopige evenementenkalender opgemaakt, opdat deze in januari
verantwoordelijkheid en het werk blijven uiteraard bij de organisator;
vastgesteld kan worden. Op dat moment wordt duidelijk welke evenementen (voorlopig)
• advisering vanuit de ervaring met vergelijkbare evenementen op betreffende locatie en
wanneer en waar plaats gaan vinden. De evenementenkalender loopt door tot maart van
omgeving, bijvoorbeeld over plaatsing van podium, calamiteitenroutes, communicatie,
het daaropvolgende jaar. Na de vaststelling van de evenementenkalender kunnen zich
et cetera;
nog steeds evenementen melden en een plaats krijgen op de evenementenkalender,
• wijzen op eventuele ondersteuningsmogelijkheden;
zolang er hiervoor ruimte is. Wie zich het eerst meldt, komt het eerst in aanmerking.
• aanbieden van faciliteiten als stroom, water, hekken, et cetera van het facilitair bedrijf
Evenementen die reeds op de evenementenkalender zijn opgenomen, moeten de
in wording; • aanbieden van mogelijkheden voor evenementenpromotie door het
definitieve melding of vergunningaanvraag tijdig indienen om de plaatsing definitief te maken.
citymarketingbureau. De groep Vergunningen neemt een aanvraag voor een vergunning pas in behandeling Bij de intake wordt de organisator geïnformeerd over de kernzaken uit de handreiking
als het evenement een plaats in de evenementenkalender heeft gekregen. In bijlage 2 is
die te vinden is op de speciale web omgeving voor evenementen. Deze handreiking
de huidige procedure opgenomen. Het college kan deze desgewenst aanpassen.
heeft een dynamisch karakter, waardoor alle nieuwe inzichten, regels, kennis, afspraken, et cetera meteen kunnen worden gedeeld. Organisatoren worden dan ook nadrukkelijk verwezen naar de web versie van de handreiking.
5.4 LOCATIEBELEID VOOR EVENEMENTEN 5.4.1 Balans tussen levendigheid en leefbaarheid
5.3 DE EVENEMENTENKALENDER
Met het groeiende aantal evenementen neemt ook de omgevingsbelasting toe. Voor een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid is het dan ook zaak om weloverwogen
Programma in balans
om te gaan met de beschikbare evenementenlocaties. Tegelijkertijd bestaat er een
Jaarlijks wordt op basis van de ontvangen meldingen de evenementenkalender door het
vraag naar nieuwe geschikte evenementenlocaties. Een krachtig evenementenaanbod is
college vastgesteld. Bij het opstellen van de kalender wordt met name gekeken naar:
vanwege de extra (autonome) aantrekkingskracht onmiskenbaar ook van belang voor een
• het moment dat men het evenement wil organiseren. We willen voorkomen
goed functionerende (binnen)stad en ook de leefbaarheid in de dorpen.
dat evenementen elkaar in de weg zitten en beconcurreren. Daarbij moeten ook de hulpdiensten voldoende capaciteit hebben. Anderzijds wordt ook bezien of
Het voorliggende locatiebeleid vormt de basis voor het maatwerk dat nodig is voor
verplaatsingen naar een ander moment of verbindingen met een ander evenement
een goede balans tussen ruimte voor gewenste ontwikkelingen en een weloverwogen
juist synergie kunnen opleveren.
omgevingsbelasting. Het biedt extra sturingsmogelijkheden om evenementen naar een passende en geschikte locatie te kunnen verwijzen en op die manier de synergie te bevorderen, met een aantrekkelijk evenementenklimaat als resultaat.
30
31
Om tot een afgewogen evenementenaanbod te komen is het van belang:
Hoewel de omgevingsbelasting van evenementen meer is dan de geluidsbelasting ligt
• de omgevingsbelasting beter te verdelen over meer locaties;
de nadruk in dit locatiebeleid op het evenwichtig beheersen van de geluidsbelasting.
• per locatie het (type) aanbod, de gebruiksmogelijkheden en -beperkingen en de
Daarbij houden we in de praktijk echter zeker rekening met andere vormen van
daaraan verbonden omgevingsbelasting in te kaderen.
5
omgevingsbelasting zoals het tijdelijk slecht of onbereikbaar zijn woningen en bedrijven, het tijdelijk in gebruik nemen van parkeerplaatsen, tijdelijke verwijdering van terrassen en
De concrete uitwerking van het locatiebeleid vindt plaats in de “Beleidsregels
lichthinder.
Evenementen in Roosendaal”. In deze beleidsregels geeft het College van B&W aan welke formele evenementenlocaties er zijn. Per evenementenlocatie wordt in een
5.4.3 Voorkomen van onnodige geluidsoverlast
gebiedsprofiel beschreven welke maximale omgevingsbelasting is toegestaan.
De geluidsbelasting is divers. Het gaat meestal om de belasting door live-muziek, maar hinderlijk kan bijvoorbeeld ook zijn: het lawaai dat het aanwezige publiek veroorzaakt,
5.4.2 Ruimtelijke inpassing in het omgevingsplan
geluiden van vertrekkend en aankomend verkeer, het geluid van aggregaten en
De nieuwe omgevingswet stelt dat evenementen die effect hebben op de kwaliteit
chillers en het geluid tijdens het opbouwen en afbreken van een evenement. Bij het
van de fysieke leefomgeving ruimtelijk ingepast moeten worden. Tot de invoering
beoordelen van de belasting van een evenement wordt vooralsnog vooral uitgegaan
van die wet (per 01-01-2024) was vooral de APV en het daaraan gelieerde
van de geluidbelasting door muziek. In de praktijk zullen per evenement ook de andere
evenementenbeleid bepalend. Deze evenementen moeten beoordeeld worden in
belastingen voor de omgeving beschouwd en beoordeeld worden.
het kader van een evenwichtige toedeling van functies aan locaties. In de aan het voorliggende locatiebeleid verbonden beleidsregels is op basis van het evenwichtig
Vanuit de opgedane praktijkervaring is de afgelopen jaren duidelijk geworden welke
gegroeide evenementenprogramma per locatie aangeduid welke belasting hier wordt
evenementen vanwege hun aard, omvang en omgevingsbelasting wel en niet passen
voorgestaan. Het programma op een evenementenlocatie is het resultaat van jarenlange
op een bepaalde evenementenlocatie passen. Afhankelijk van het karakter van de
programmering, opgedane ervaringen, gegroeide acceptatie vanuit de omgeving en
omgeving is bovendien duidelijk welke randvoorwaarden gesteld moeten worden aan
specifieke locatiekenmerken. Daarmee vormt het een goede basis voor het nog nader te
deze omgevingsbelasting. Het gaat daarbij vooral om de duur en het tijdstip waarop
regelen geluidbeleid in het nieuwe omgevingsplan. Ook voor nieuwe locaties wordt een
evenementen plaats kunnen vinden en het aantal verstorende evenementendagen.
voorzet gegeven.
Daarnaast zal altijd maatwerk nodig blijven om de overlast te beperken voor de omgeving.
Naast de gegroeide situatie is het echter nodig om per locatie een nadere analyse te
Bij het toelaten van evenementen zijn er een aantal mogelijkheden om de hoeveelheid
maken. Het gaat daarbij om de ligging en omvang van de locatie, parkeermogelijkheden,
geluid op bestaande woningen of andere geluidgevoelige functies te verminderen of de
bodemgesteldheid, voorzieningen, etc. (zie verder paragraaf 5.4.5). Centraal staat in deze
acceptatie te vergroten. Het gaat daarbij o.a. om:
echter het bepalen van het bepalen van een nog verantwoorde geluidsbelasting. Hiertoe
•
is voor de verschillende locaties een akoestisch onderzoek uitgevoerd.
het zorgen voor voldoende afstand tussen de geluidsbron bij evenementen en omliggende geluidgevoelige gebouwen en dus een slimme positionering van podia, geluidboxen, aggregaten, chillers, enz.; in de beleidsregels is in deze de inzet van
Het uiteindelijke programma is daarmee gestoeld op een bewuste afweging tussen
BBT-maatregelen opgenomen; het doel van deze maatregelen is om het geluid zoveel
de gegroeide acceptatie (incl. evt. nieuwe programmawensen) en de akoestische
mogelijk richting het publiek te sturen, en minder naar omwonenden, waardoor het
mogelijkheden en beperkingen van de locatie.
hinderbereik soms sterk kan worden ingeperkt. •
het gebruiken van geluidsmeter en geluidbegrenzers,
De specifieke uitwerking van het locatiebeleid vindt bewust plaats in de beleidsregels
•
het voorkomen van nachtelijk lawaai (bijv. bij opbouwen en afbreken),
opdat het college dit beleid op basis van nieuwe inzichten, gegronde klachten en
•
het maken van goede (compenserende) afspraken met de buurt (met name de
nieuwe ontwikkelingen relatief eenvoudig kan wijzigen. In de beleidsregels wordt per
gebruikers van nabijgelegen geluidgevoelige gebouwen).
evenementenlocatie aangegeven welke maximale belasting is toegestaan (in de vorm van het max. aantal evenementendagen per geluidscategorie). Daarnaast is er een algemene
5.4.4 Het bepalen van aanvaardbare en onduldbare geluidsbelasting
richtlijn van toepassing voor de niet nader aangeduide evenementenlocaties.
In algemene zin geldt dat het geluid op geluidgevoelige gebouwen aanvaardbaar moet zijn. In het Besluit kwaliteit leefomgeving (Bkl) staan hiervoor instructieregels. Voor
Juridisch bepalend blijft echter de ruimte die in het omgevingsplan is aangegeven. Het
geluid van activiteiten zoals evenementen is artikel 5.63, lid 2 Bkl van toepassing. Het
omgevingsplan is bovenal het regulerende kader voor de toegestane (geluids)belasting
voorliggende evenementenbeleid is alleen gericht op evenementen en festiviteiten:
van evenementen. Vooralsnog is in het gemeentelijke omgevingsplan geen specifieke
•
onder a Bkl) en
uitwerking opgenomen. Dat zal op een later moment op basis van de beleidsregels moeten geschieden. Tot die tijd blijft het in de “Beleidsregels Evenementen in Roosendaal” vastgelegde locatiebeleid bepalend. Nog niet geregelde en nieuwe locaties zullen
in een openbare buitenruimte (zoals een park, een straat of plein, artikel 5.63, lid 2
•
op een niet openbare locatie die normaal gesproken niet voor evenementen is bedoeld.
derhalve met voorrang ruimtelijk geregeld moeten worden.
32
33
Voorbeelden hiervan zijn een festival op een weiland of een niet-openbaar veld of een
Op basis van o.a. de volgende uitgangspunten zijn en worden waar nodig en/ of
feest in een leegstaand bedrijfspand. (artikel 5.63, lid 2 onder b Bkl).
gewenst per locatie gebiedsprofielen opgesteld en vastgelegd in de beleidsregels:
5
• De capaciteit van het gebied: terreinomvang, draagkracht ondergrond en Voor deze evenementen geldt dat de instructieregels gericht op het bereiken van een aanvaardbaar geluid door activiteiten (paragraaf 5.1.4.2.2 Bkl) niet van toepassing zijn. Er zijn dus geen standaardwaarden of grenswaarden die verplicht opgenomen moeten worden in het omgevingsplan. De gemeente kan zelf bepalen welke regels worden gesteld om te borgen dat het geluid van evenementen aanvaardbaar is.
herstellend vermogen; • De kwetsbaarheid van het gebied en de gevoeligheid voor de omgeving en de daarin aanwezige woon- en werkfuncties, waarden en voorzieningen; • De ruimte die andere aanwezige gebruiksfuncties vragen, inclusief functies in de directe omgeving. Dit betreft ook functies in de directe omgeving (wonen, handel, verkeer);
Het locatiebeleid dat verder uitgewerkt is in de beleidsregels vormt hiervoor de basis. Daarbij gelden ook de volgende algemene bepalingen: A. De gemeente wil voorkomen dat ten gevolge van evenementen “onduldbare hinder” door omwonenden wordt ervaren. In de beleidsregels wordt dit verder uitgewerkt. B. De gemeente houdt vast aan het principe dat voor een aantal locaties een maximaal
• Of de locatie voldoende veilig is en bereikbaar voor de hulpdiensten; • Of de locatie toegankelijk is voor iedereen, zo mogelijk dus ook voor mensen met beperkingen; • De aanwezigheid van vaste voorzieningen zoals parkeren op het terrein of in de omgeving; • Evenementen stellen specifieke eisen en wensen aan de locatie. Deze moet
“te aanvaarden” belasting geldt. Deze maximale belasting is grotendeels gebaseerd
aantrekkelijk zijn als decor, door aanwezige voorzieningen op en rond het terrein
op het gemiddelde evenementenprogramma van de voorgaande jaren op de
(horeca, parkeren, stroom, water, brandkranen, etc.), goed bereikbaar en van
betreffende locatie en het uitgangspunt dat verdere toename van de geluidsbelasting
voldoende omvang;
voor die locatie ongewenst is. Aanvullend wordt voor de evenementenlocaties een akoestisch onderzoek uitgevoerd of de locatie nog ruimte biedt of juist al overbelast is;
• Voor een goede kwaliteitsbeleving is het voor sommige events nodig om hoge geluidsniveaus te kunnen bereiken.
C. Voor de overige locaties wordt in de beleidsregels een norm voor onduldbare hinder toegepast. D. De gemeente biedt ruimte (dit wordt in de beleidsregels nader uitgewerkt) om in plaats van de norm gebaseerd op maximale gevelbelasting het instrument van
Waar mogelijk en gewenst zal ook (mee) geïnvesteerd worden in het aantrekkelijker en geschikter maken van het terrein als evenementenlocatie.
zogeheten Best Beschikbare Technieken (BBT) toe te passen. Hiermee kan onnodige geluidsuitstraling drastisch worden verminderd. E. Vanwege het aanwezige algemene belang kan gemotiveerd een uitzondering wordt
5.4.6 De uitwerking in gebiedsprofielen
gemaakt. De jaarlijkse vaststelling van de evenementenkalender is een goed moment
De uitwerking van het locatiebeleid gebeurt per locatie in de vorm van gebiedsprofielen.
om deze bijzondere evenementen aan te wijzen. In de beleidsregels kan deze
Deze gebiedsprofielen zijn en worden vastgelegd in de beleidsregels en later verwerkt in
bijzondere uitzonderingsstatus ook structureel aan bepaalde evenementen toegekend
het omgevingsplan. Concreet worden (waar nodig en/ of gewenst) per locatie benoemd:
worden.
• een indicatie van het wenselijke evenementenaanbod (in soort en omvang), rekening
F. Naast de maximale geluidsemissie en het maximale aantal dagen die voor de locatie geldt kunnen ook nadere randvoorwaarden, beperkingen en eventuele maatregelen (op- en afbouwtijden, tijdvensters, BBT, etc.) in de evenementenvergunning en/of in afspraken met de organisator van het evenement worden vastgelegd. G. De locatieprofielen moeten ter voorbereiding van de ruimtelijke inbedding in het
houdend met de gebiedskenmerken en de daarbij verantwoorde belasting van het terrein en de omgeving; • wat de voorgestane beleidskoers is, rekening houdend met het huidige (mede)gebruik. Er zijn drie ontwikkelingsrichtingen: groei, geen verdere toename en terugdringen. Voor een aantal nieuwe locaties moeten eerst de mogelijkheden worden verkend.
omgevingsplan desgewenst worden geactualiseerd. Deze locatieprofielen zullen
• de bijbehorende beleidsafspraken.
uiteindelijk onderdeel uit gaan maken van het omgevingsplan (in het kader van de
• hoe de vervolgaanpak eruitziet qua faciliteiten, werkorganisatie, programmering,
nieuwe Omgevingswet). Tot die tijd wordt vastgehouden aan de “oude”
et cetera.
locatieprofielen. Het gaat niet alleen om het beschrijven en reguleren van de bestaande
5.4.5 Randvoorwaarden en nadere uitgangspunten
evenementenlocaties; vanuit de behoefte aan spreiding worden ook nieuwe locaties
De landelijke wetgeving en de gemeentelijke APV stellen al veel randvoorwaarden
beschreven.
waaraan een individuele vergunningaanvraag getoetst wordt. Deze blijven
34
onveranderd van toepassing. Het locatiebeleid gaat specifiek over de relatie tussen het
Bij een deel van de locaties wordt er een maximaal aantal evenementen van een bepaalde