09. Gebundelde stukken WBA
Tekst van het document
fte
Jaarstukken 2025
2026
Versiebeheer Versie 0. 1 0. 2 0. 3
Publicatiedatum 17-3-2026 23-3-2026 15-04-2026
Beschrijving Concept t. b. v. voorbereidend DB Concept t. b. v. DB Concept na akkoord DB
Inhoudsopgave Jaarverslag
Jaarrekening Vaststellingsbesluit Roosendaal , 1974 | Carnavalsprinsen uit de regio op de fiets op het schoolplein van de Corneliusschool aan de Hulsdonksestraat 75. Ben Steffen
Jaarverslag
Aanbiedingsnota jaarverslag 2025 Met genoegen presenteren we het jaarverslag 2025 van het West-Brabants Archief. Dit verslag geeft een overzicht van alle activiteiten ,
prestaties en mijlpalen van het afgelopen jaar. Het afgelopen jaar hebben wij ons ingezet voor het behoud , het beheer , de digitale ontsluiting en de toegankelijkheid van archieven en collecties. Het verleden snel gevonden is ons leidend principe waar we dagelijks aan werken. In 2025 is er een start gemaakt met het opzetten van werkateliers rond de thema’s e-depot , inspectie en opleiden. Doel van deze werkateliers is om vanuit alle deelnemers én het WBA kennis te delen en planningen en processen op elkaar af te stemmen zodat de
samenwerking nog optimaler wordt. Doel is om hieraan , op locatie , echt samen te werken. Extra aandacht voor
(interne) communicatie was er in 2025 bijvoorbeeld tijdens het nieuw opgezette relatieoverleg. Alle collega’s delen
vanuit hun eigen expertise relevante informatie met betrekking tot onze deelnemers. Dit komt de samenwerking met onze deelnemers ten goede. Op strategisch niveau is er contact gelegd tussen de directeuren van de Noord-Brabantse en Zeeuwse archiefinstellingen. Onderwerpen als de nieuwe archiefwet , de inzet van AI , de strategische personeelsplanning en de onderhandelingen met (ICT) leveranciers staan hierbij op
de agenda. We beogen hiermee vanuit een breder gremium gesprekspartner te zijn bij diverse organisaties. We hebben 2025 afgesloten met een positief resultaat van € 93. 545 In dit jaarverslag over 2025 hebben wij een bondige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren.
West-Brabants Archief , Het Dagelijks Bestuur
Pagina 4 van 50
Kerngegevens 2025 gemeenschappelijke regeling ‘West-Brabants Archief’ (WBA) is per 1 juli 2016 ingesteld en is een voortzetting, in de zin van een uitbreiding met nieuwe deelnemers, van de gemeenschappelijke De
regeling Regionaal Aan
de
Archief
West-Brabant
(RAWB).
gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten
Voorzitter
deel.
dhr. A.J. Moerkerke,
Het
werkgebied
heeft in totaal
Als
bestuursorganen
het
algemeen
het
dagelijks bestuur
ca.
360.000
inwoners.
@
©
DB
bestuur
Ed© 0
leden
dhr. J. Pals, mw.
vertegenwoordiger van Bergen op Zoom E. van der Star, vertegenwoordiger van Roosendaal
informatie:
www.westbrabantsarchief.nl
Overige (AB) leden
info@westbrabantsarchief.nl
dhr. G. de Weert,
Volg ons op:
in
Moerdijk
van
treden op:
de voorzitter Meer
vertegenwoordiger
linkedin.com/company/west-Brabants West-Brabants
Archief
Archief
vertegenwoordiger
dhr. M.J.A.
van
J.MA.
Agtmaal)
mw. mw.
van
der Poel,
Etten-Leur
vertegenwoordiger
van
Woensdrecht
vertegenwoordiger van Halderberge E. Prent, vertegenwoordiger van Steenbergen S. Breedveld, vertegenwoordiger van Rucphen S.S.J. van
@wbarchief
mw.
@west-brabantsarchief7985
dhr. J.M.J.
van
Ham,
Steen,
vertegenwoordiger
Secretaris mw.
van
(geanonimiseerd)‚directeur
van
Zundert
(tot juli
Programmaverantwoording Archiefbeheer Beheer van de archiefbewaarplaats Zowel in de archiefverordeningen van de aangesloten gemeenten als in de dienstverleningsovereenkomsten van de verbonden gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat jaarlijks een verslag wordt gemaakt van het beheer van de archiefbewaarplaats. Behalve een bewaarplaats voor analoge stukken heeft het WBA ook een e-depot voor de duurzame opslag digitaal gevormde of vervangen informatieobjecten. Dit verslag gaat over beide bewaarplaatsen. van
Archiefbeheer Het archiefbeheer heeft vooral betrekking op de toegankelijke staat van de archieven , de aanwinsten en verliezen en het gebruik van
de archieven door overheden en derden.
verleden gemaakte toegangen , in het verwerken van aanvullingen (zodat er geen nieuwe achterstanden ontstaan) en in het converteren van analoge toegangen naar digitale versies. Ook materiële verzorging maakt deel uit van de beheertaak. In 2025 ondergingen alle aanwinsten een behandeling met gammastraling. Dit is bedoeld om actieve schimmels en ongedierte in de analoge bestanden te doden. Om de materiële staat van documenten verder te optimaliseren , werden geselecteerde documenten door een gespecialiseerd restauratieatelier behandeld en hersteld. Daarnaast is , net als in voorgaande jaren , veel aandacht besteed aan een juiste conserverende verpakking van archiefstukken , met name in het archiefdepot in Oudenbosch.
Toegankelijkheid
Er zijn achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven.
In 2025 is in totaal 71 m1 papieren archief geïnventariseerd en
Enkele grotere archieven krijgen sinds de start van het WBA op dit punt consequent en intensief aandacht , maar er is ook een substantieel aantal kleine archieven die onvoldoende ontsloten zijn en daardoor nog niet goed te gebruiken zijn. Naast het in kaart brengen van de werkvoorraad , gaat de komende jaren veel werk
daarmee toegankelijk gemaakt. Dat betreft niet alleen nieuwverworven archief , maar ook achterstanden , aanvullingen of noodzakelijke bewerkingen. Daarbij zijn bijna 5700 inventarisnummers toegankelijk gemaakt. Het archief van de gemeente Woensdrecht over de periode 2007-2012 is
zitten in het controleren en up-to-date brengen van in het
Pagina 6 van 50
overgebracht en verwerkt. Daarnaast zijn in het kader van de opgave erfgoed vooral veel kleinere particuliere archieven , nieuw en achterstand , geïnventariseerd.
Verwerving Archieven die verworven worden door het WBA kunnen afkomstig zijn van zowel de deelnemers en verbonden partijen als van
digitaal zijn gevormd of gedigitaliseerde analoge documenten waarvoor een vervangingsbesluit is genomen. Bij vervanging
particulieren. Ze kunnen in analoge of in digitale vorm binnenkomen.
treden die scans in de plaats van de analoge documenten en dossiers en worden de analoge originelen , na intensieve controle , vernietigd.
De aangesloten overheden zijn volgens de Archiefwet verplicht de
archieven uiterlijk twintig jaar na afsluiting over te dragen aan een archiefbewaarplaats , in dit geval het WBA. De formele term hiervoor is overbrenging. Archieven van particulieren worden op vrijwillige basis overgedragen aan het WBA. Deze vorm van verwerven wordt acquisitie genoemd. Particuliere archieven zijn overigens niet alleen de archieven van personen , maar ook – en vooral – archieven van bedrijven en andere organisaties , zoals stichtingen , verenigingen , kerkgenootschappen etc. Analoge (meestal papieren) archieven worden beheerd in het archiefdepot onder het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom of in het archiefdepot van het voormalige Regionaal Archief WestBrabant (RAWB , een voorganger van het WBA) in Oudenbosch. Digitale archieven worden beheerd in het E-depot , waarvoor de hard- en software en de services van Preservica worden gebruikt. Onder digitale archieven verstaan we informatieobjecten die
Overbrenging In 2025 is 39275 , m1 analoog overheidsarchief overgebracht ,
voornamelijk bestaande uit het archiefblok 2007-2012 van de gemeente Woensdrecht en enkele registers burgerlijke stand van verschillende gemeenten. Daarnaast zijn een 10-tal digitale overbrengingstrajecten naar het E-depot in uitvoering. Deze bestaan uit bouw- en milieuvergunningen , videotulen en bestuurs- en beleidsarchieven. Deze trajecten zullen in 2026 worden afgerond en aan dienstverlening worden overgedragen.
Acquisitie Met de groeiende aandacht voor erfgoed en de sterkere
connectie in de regio door de netwerkspecialist zijn in het afgelopen jaar een achttiental archieven geacquireerd: 1. Register van boerderij Nooit-Gedacht in Dinteloord ; 2. Archief van de vereniging oud-leerlingen van het SCJ ;
Pagina 7 van 50
Archief
de Roosendaalse
van
tak
de familie
van
(geanonimiseerd)
18.
Archief
het RK Mannenkoor
van
Laus
Deo.
(geanonimiseerd) mn
ES
Archief
van
Archief
van
de bibliotheek
stichting Anemoon Fotocollectie (geanonimiseerd) Bonboek
de
notulenboek
en
Landbouwbelang Kaart
oo
.
van
te
Beeld & Geluid
Bergen op Zoom;
van
Beneden
stichting VIDO;
en
vol beeldmateriaal.
te Oud
Gastel;
Archief
de bibliotheek
Rucphen, Sprundel,
Gastel
en
Het
St
distributiekaart
bonnetjes uit WOII en het identiteitsbewijs van (geanonimiseerd) …: wo; HN (geanonimiseerd) KN „
Archief
van
het Ziekentriduüm
.
Archief
van
‘t Slim
.
Archief
van
de
met
Buroke;
Protestants-Christelijke Ouderenbond
.
.
van
Ziekenomroep Azalea;
Archief
van
Fatima
Er waren
Aanvulling een
eind
Jongerenkoor
beschikbaar en
combo;
op het archief Aanwassen
onder
2025
meer
1 foto op
fotopapier
tot dozen
Er
bij het WBA,
dan 150.000 audiovisuele
bestanden
zijn nog
bestanden
maar
auteursrechtelijke beperkingen Fijnaart, zijnde
kaart;
Pagina
van
filmcollecties
om
vinden op de website.
Archief
grootte
en
voltooiing. Er zijn in de afgelopen jaren vele tienduizenden negatieven van beide fotografen beschreven.
Halderberge-Kruisland;
Etten-Leur; .
lopende project
in
40 foto-
negatieven van fotografen Ben Steffen en Thom van Amsterdam te beschrijven is in 2025 voortgezet. Dit jaar is een start gemaakt om ongeveer 75.000 foto's te digitaliseren. Hierdoor kunnen vrijwilligers verder met het beschrijven van deze afbeeldingen. Dit project loopt gestaag richting volledige
Oudenbosch;
Rijsbergen en Zundert; een
particuliere acquisitie is de audiovisuele
zijn meer dan
Sas, 1888-1962;
het Moordenaarshoefke
zilverbon,
van
verworven, variërend
oud
Een
onderdeel
weegbrug
de
(geanonimiseerd) GMuit
Willebrord,
apart
collectie. In 2025
Familieboek van
Een
8
van
50
ruim 100.000 deze
kunnen
niet worden
meer
vanwege
gepubliceerd.
te
E-depot
Dienstverlening & Relatiebeheer
In 2025 was het e-depot van het WBA enkel voor ambtenaren van
Website In 2025 zou de nieuwe website gelanceerd worden. Echter , omdat o. a. het zoeken niet stabiel bleek tijdens het testen , is besloten dit
project on-hold te zetten. Na intern en extern overleg is besloten om het project in twee delen op te splitsen. Het eerste deel , de ontsluiting van het e-depot , wordt begin 2026 verder opgepakt. Deel twee zal na afronding hiervan worden ingepland.
Scanning on Demand De in-huis Scanning on Demand
deelnemers beschikbaar. De reden hiervoor is dat de koppeling met de leverancier van de huidige website en de leverancier van het e-depot niet gemaakt kan worden. In het project webportaal is het creëren van deze koppeling een topprioriteit en wordt verwacht in het eerste deel van 2026. onze
Relatiebeheer In 2025 is op professionele wijze vormgegeven aan het
relatiebeheer van het WBA. Daarbij is niet alleen gekeken naar de
(SoD) stelt het WBA in staat
aangevraagde stukken snel te digitaliseren en beschikbaar te stellen. Het WBA maakt hierbij gebruik van de in 2024 ingerichte scanstraat. In 2025 zijn 1450 dossiers aangevraagd door inwoners en bijna 300 door medewerkers van gemeenten. Deze zijn vrijwel allemaal gescand en gedigitaliseerd.
online presentatie van het WBA , maar ook naar de organisaties in de regio. Er is intern een relatieoverleg opgestart om relevante informatie met elkaar te delen en borgen. Ook heeft de directeur plaatsgenomen in het regionale informatie beheeroverleg van de deelnemers om zo de communicatielijnen kort te houden.
Sociale media
Bouwdossier Applicatie
Het WBA is actief op vier sociale mediakanalen , te weten LinkedIn ,
Deze applicatie is het klantenportaal waarin kan worden gezocht naar gedigitaliseerde bouwdossiers van Bergen op Zoom ,
Facebook , Instagram en YouTube.
Halderberge , Moerdijk , Rucphen , Woensdrecht en eind 2025 ook Zundert. Het portaal wordt niet alleen door particulieren gebruikt , maar ook
door zakelijk belanghebbenden (zoals makelaars , architecten ,
bouwbedrijven) en gemeenten.
LinkedIn wordt gebruikt voor de beeldvorming rond het WBA als organisatie en het plaatsen van vacatures. Ons volgersaantal is hierdoor in 2025 gegroeid. Facebook en Instagram zijn bedoeld voor het delen van activiteiten en het onder de aandacht brengen de collectie. Zowel het aantal volgers op Facebook als op Instagram is gegroeid ten opzichte van 2024. Daarbij hebben berichten van het WBA op Facebook het meeste bereik. YouTube van
Pagina 9 van 50
wordt voor beide doelen gebruikt en is vooral een platform om eigen producties te delen. Er wordt op YouTube slechts sporadisch gepost. Hier hebben we bijna 50 abonnees en zo’n 11. 500 totale videoweergaven.
Mediaoptredens en zichtbaarheid In 2025 is het West-Brabants Archief op enkele momenten in de
(lokale) media te zien geweest. Zo is er meegewerkt aan Het verhaal van Halderberge , een productie van ZuidWest TV over de geschiedenis van de
Verder is de deelname aan de Open Monumentendag en bijbehorend PopMonument noemenswaardig. Om hierbij ruim aandacht aan erfgoed te besteden is een vijftal erfgoedverhalen in een bijzonder jasje gegoten. Middels de audiotour “Als de stad de adem inhoudt” werden geïnteresseerde bezoekers rond Bergen op Zoom geleid , waarbij op verschillende plaatsen een verhaal werd verteld vanuit het perspectief van mensen die in ongewone tijden buitengewone zorg boden. Deze verhalen zijn nu terug te luisteren of lezen via https://westbrabantsarchief. nl/over-het-
wba/erfgoedverhalen.
Halderbergse kernen als onderdeel van het 750-jarig bestaan van Oudenbosch en Oud Gastel. In februari werd in BN DeStem uitgebreid aandacht besteed aan
de schenking van het archief van de broeders van Saint Louis aan het WBA. Daarnaast is in maart een uitgebreid interview gepubliceerd in dezelfde krant met de in 2024 gestarte directeur Inge Hommel over haar eerste vijf maanden als directeur en haar plannen voor de toekomst.
Heemkundige kringen Nadat in 2024 de netwerkspecialist bij veel heemkundige kringen is langsgegaan om de verbinding te zoeken , is dit in 2025 uitgebreid. Sinds 2025 is het WBA lid van alle heemkundige kringen in het werkgebied. Hiermee blijven we op de hoogte van ontwikkelingen en hopen we dat ze de weg richting het WBA weten te vinden als ze met vragen zitten waarbij kunnen assisteren.
Pagina 10 van 50
Erfgoed De Erfgoed-opgave is in de visie als volgt gedefinieerd: “We
maken de geschiedenis van West-Brabant toegankelijk en zichtbaar. We verbinden erfgoedspelers in de regio. Dat doen we graag samen met historische , educatieve en creatieve organisaties. West-Brabants erfgoed krijgt een plek op onze website en activiteiten zetten we online in de kijker. Voor een representatiever beeld van ons verleden , verrijken we doelgericht onze collecties. ”. Voor de opgave Erfgoed zijn vier strategische doelen vastgesteld:
1. 2. 3. 4.
Het verhaal van West-Brabant zichtbaar maken en laten
vertellen. Zichtbaarheid van de eigen collecties vergroten , online en op locatie in de regio. Actief deelnemen aan een effectief functionerend erfgoed netwerk in de regio. Blinde vlekken in de collecties duiden en invullen
In 2023 zijn vier hoofdthema’s ontstaan uit de bijeenkomst met lokale erfgoedpartners. Deze thema’s zijn:
1. 2.
Ons Dorp , Onze Stad
3.
Werkend West-Brabant Grenzeloos West-Brabant
4.
Zand & Klei
In 2025 is , evenals in 2024 , veel content geschreven voor de
erfgoedwebsite die nog ontwikkeld gaat worden. De ontwikkeling van de erfgoedwebsite staat (deels) in verband met de ontwikkeling van de corporate website. Inmiddels zijn er meer dan 220 verhalen geschreven. Enkele verhalen hebben al uitwerking gehad in de hiervoor beschreven audiotour. Deze verhalen , waarmee stagiairs en de coördinator aan de slag zijn gegaan , betreffen een grote verscheidenheid aan onderwerpen binnen de vier hoofdthema’s en gaan over vrijwel alle kernen in het werkgebied.
Pagina 11 van 50
Toezicht & Advies Toezicht Op grond van de Archiefwet en de gemeentelijke archiefverordening voert de archivaris van het WBA in de
hoedanigheid van de gemeentearchivaris tweejaarlijks een inspectie uit naar de staat van het informatie- en archiefbeheer bij de gemeentelijke organen. Daarbij toetst hij niet alleen de uitvoering van de Archiefwet , maar ook aspecten van andere relevante wet- en regelgeving , voor zover ze betrekking hebben op de informatievoorziening van de overheid. Een archiefinspectie richt zich , naast het toetsen op rechtmatigheid , op het geven van aanvullende zekerheid over de staat van de informatiehuishouding. Dat betekent dat er gekeken wordt naar het niveau en de werking van de drie archivistische
de rapportages op basis van de nieuwe methodiek te uitgebreid waren , zijn de rapporten nu bondiger en verder aangescherpt. In 2026 wordt de rapportage door het WBA in samenwerking met de deelnemers verder doorontwikkeld. De belangrijkste constateringen die tijdens de inspectiegesprekken naar voren kwamen waren: 1.
Over het algemeen boeken de zorgdragers jaarlijks
goede vooruitgang in de kwaliteit van de informatiehuishouding. Er is zichtbaar meer aandacht voor
verbeterpunten en onderlinge samenwerking. Ook
zijn verdere stappen gezet in het overbrengen van analoge archieven en in de aansluiting op het e-depot. 2.
De algemene bewustwording van het belang van goed
functies van informatie: de verantwoordingsfunctie , de geheugenfunctie en de cultuurhistorische functie.
informatiebeheer is toegenomen , mede in het kader van
Naast de inspectie beoordeelt de archivaris de vernietigingslijsten
bewustwording op bestuurlijk niveau nodig om
de handboeken voor vervanging van archiefbescheiden , welke de basis vormen voor een Vervangingsbesluit van het College van B&W of een Dagelijks Bestuur.
voldoende formatie beschikbaar te houden. Met
de Wet open overheid (Woo). Tegelijkertijd is verdere
en
Inspecties
passende budgetten kunnen achterstanden worden weggewerkt en digitaliseringsprojecten worden 3.
In 2025 is de nieuwe toezichtsmethodiek toegepast bij de
deelnemers. Voor de aangesloten gemeenschappelijke regelingen wordt de KPI-methode nog steeds gebruikt. Naar aanleiding van de evaluatie in 2024 , waarin werd vastgesteld dat
Pagina 12 van 50
opgepakt. Op het gebied van overbrenging naar het e-depot zijn belangrijke stappen gezet. Deelnemers stellen bij de aanschaf van applicaties steeds vaker explicietere eisen aan archieffunctionaliteiten , zoals exportmogelijkheden.
Oordeel Interbestuurlijk Toezicht
Advies
De gemeenschappelijke regelingen die in 2024 de beoordeling
Het WBA adviseerde veelvuldig bij onderwerpen als selectie en
“voldoet” ontvingen van het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant (hierna: IBT) , hebben in 2025 vrijstelling gekregen en zijn dat jaar niet opnieuw beoordeeld. De gemeenschappelijke regelingen die eerder de beoordeling “voldoet niet” of “voldoet gedeeltelijk” ontvingen , hebben
vernietiging , vervanging , archiefbewerkingsprojecten ,
inmiddels de beoordeling “voldoet” gekregen. Van de gemeenten ontving één gemeente de beoordeling “voldoet gedeeltelijk” ; de overige gemeenten kregen de beoordeling “voldoet”.
digitaliseringstrajecten , migratie- en conversietrajecten , metadatabeheer en archiefwet- en regelgeving. Daarnaast is in de regio een eerste start gemaakt met regionaal
samenwerken onder de noemer “werkateliers”. Deze werkateliers betreffen de onderwerpen e-depot , inspectie en opleiden. De eerste uitkomsten hiervan vormen de basis voor een gezamenlijke
gerichte uitvoering in het komende jaar , waarbij kennisdeling en praktische ondersteuning centraal staan. en meer
Verder staat het WBA met raad en daad de gemeenten bij die een “voldoet gedeeltelijk” oordeel van het IBT ontvingen.
Pagina 13 van 50
Recapitulatie lasten en baten Het WBA heeft slechts één programma , namelijk archiefbeheer.
Samenvatting programma archiefbeheer: Totaal
Begroting voor wijziging 2025
Begroting na wijziging 2025
Rekening 2025
Totaal programma
-3. 166. 068
-3. 326. 866
-3. 099. 136
Bijdrage deelnemers
3. 073. 915
3. 062. 125
3. 062. 125
Overige opbrengsten
92. 153
174. 010
130. 556
Opname reserves
0
90. 731
0
Totaal
0
0
93. 545
Toelichting resultaat Het jaarrekeningresultaat bedroeg in 2025 € 93. 545. Dit positieve saldo is met name het gevolg van lagere personeelslasten en het niet
benutten van de post onvoorzien.
Pagina 14 van 50
Paragrafen Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de
weerstandscapaciteit , zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn , in relatie tot de financiële positie. Niet begrote uitgaven worden gedekt met de post “onvoorzien”. Het WBA heeft vanaf 2017 de beschikking over een algemene reserve om in te kunnen zetten ter dekking van tegenvallers. Eén
de spelregels van de Nota Verbonden Partijen is dat gemeenschappelijke regelingen hun positieve rekeningresultaat uitkeren aan de deelnemers. Hiervan kan worden afgeweken door van
duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het algemeen bestuur. een
Risico’s Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën , zijnde
imagorisico , veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen
de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om het archieftoezicht tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) uitoefenen , heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in een aan
nieuwe methodiek en in formatieve uitbreiding van de inspectiefunctie. Per 1 maart 2023 trad een archiefinspecteur (tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de nieuwe archivaris de toezichttaken uitvoerde. De nieuwe methodiek wordt inmiddels toegepast en de
uitbreiding van de capaciteit wordt nu goed benut. De scanning on demand in eigen beheer heeft de dienstverlening naar deelnemers en inwoners verbeterd. Opgevraagde dossiers worden hierdoor sneller en effectiever aangereikt. Hiermee voldoet het WBA aan de verwachtingen van deelnemers. Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen
voldoen aan de privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij is een deskundige vraagbaak en adviseur in de wet- en regelgeving , specifiek op het terrein van archief- en informatiebeheer. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Het WBA beschikt over een eigen informatieveiligheidsbeleid en informatieveiligheidsplan. Sinds medio 2024 heeft het WBA een CISO. Met hulp van de juridisch medewerker , de kwaliteitsspecialist , de adviseur bestuur en financiën en ITspecialisten voert de CISO het informatieveiligheidsbeleid en een
Pagina 15 van 50
plan uit. Het WBA heeft hiermee voldoende kennis van en grip op informatiebeveiliging.
•
Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van
•
overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog ziekteverzuim. In 2025 was sprake van een significant hoger
•
ziekteverzuim dan in voorgaande jaren , namelijk 888%. , Dit is in het geheel te verklaren door de langdurige uitval van twee collega’s (774 , procentpunt van de 888) , , waarvan één inmiddels terug is gekeerd en een ander zal ook in 2026 grotendeels uitvallen. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig ingezette re-
integratieprocessen en persoonlijke aandacht.
Financiële kengetallen
•
netto schuldquote & netto schuldquote is gecorrigeerd voor
alle verstrekte leningen ; solvabiliteitsratio ; grondexploitatie ; structurele exploitatieruimte ; belastingcapaciteit
De kengetallen voor de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn voor het WBA niet van toepassing. Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de
schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Solvabiliteitsratio Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een
In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en
gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter.
provincies (BBV) is bepaald dat gemeenten , provincies en gemeenschappelijke regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf financiële kengetallen dienen op te nemen. Deze kengetallen zullen altijd in samenhang moeten worden bezien omdat ze alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een goed beeld kunnen geven van de financiële positie. Het betreft de volgende kengetallen:
•
Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn.
Pagina 16 van 50
Een uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten
in evenwicht zijn. De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven
bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. en
De financiële kengetallen zijn als volgt: Jaarrek.
BegrotingJaarrek.
Kengetallen
2024
2025 gewijzigd
Netto schuldquote Netto schuldquote
-1793% ,
verstrekte leningen Solvabiliteitsratio
BegrotingBegrotingBegrotingBegroting
2025
2026
2027
2028
2029
-639% ,
-676% ,
-277% ,
-371% ,
-431% ,
-232% ,
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
6180% ,
3626% ,
4842% ,
2246% ,
2256% ,
2251% ,
2246% ,
, 600%
, 077%
, 177%
, 031%
, -156%
, 030%
, 029%
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
n. v. t.
gecorrigeerd voor
Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
n. v. t.
Beoordeling kengetallen en financiële positie Op basis van de kengetallen kan worden geconcludeerd dat het WBA financieel gezond is. De negatieve netto schuldquote geeft aan dat er geen problematische schuldenlast is , wat vertaald wordt in een laag risico. Een solvabiliteitsratio van 50% of hoger valt in de laagste risicocategorie. De structurele exploitatieruimte is ook te categoriseren als laag qua risico.
Pagina 17 van 50
Etten-Leur , 1991 | Halve marathon trekt 3. 600 deelnemers. Thom van Amsterdam
Paragraaf Financiering
schatkistrekening zijn ook renteopbrengsten gemoeid. Voor 2025
In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de wijze waarop het
werd het schatkist drempelbedrag aangehouden van € 1. 000. 000. Als gevolg van gelijktijdige ontvangsten van deelnemersbijdragen heeft dit kortstondig (enkele dagen) geleid tot banksaldi die boven dit drempelbedrag uitkwamen. Het banktegoed (rekening courant én bedrijfsspaarrekening) bedroeg per 31 december 2025
WBA zijn activiteiten heeft gefinancierd.
Financieringsrisico’s Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is het maximale bedrag waarmee een financieringstekort met een kortlopende lening gefinancierd mag van het worden (Wet fido). Voor 2025 betrof dit 82% , begrotingstotaal oftewel een bedrag van ongeveer € 275. 000. Het WBA ontvangt het merendeel van zijn inkomsten vooruit , waardoor er geen financieringstekort is.
bedrag van € 285.304 ; het saldo op de schatkistrekening was € 350. 000 een
Rentekosten en renteopbrengsten De over 2025 geïnde rente bedraagt in totaal € 17. 600. De rentekosten bedroegen in 2025 € 560.
Renterisiconorm De renterisiconorm beperkt het renterisico op de vaste schuld. De
Financieringsbehoefte
bepaalt dat de jaarlijkse verplichte aflossing en rente niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal , wat in 2025 neerkomt op ongeveer € 675. 000. Het totaal aan aflossingsen rentekosten eind 2025 betrof € 4.560 , waardoor een overschrijding van deze norm niet aan de orde is.
gehanteerde limieten is vastgelegd in de Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is onder andere bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10. 000 niet worden
norm
Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden betaald ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Met de rente op spaartegoeden en de gunstige rente op de
De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en
geactiveerd , dat investeringen tussen € 10. 000 en € 25. 000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf € 25. 000 altijd worden geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023. Bij de gemeente Bergen op Zoom loopt sinds 2017 een geldlening voor de financiering van meubilair in het Koetshuis (vijftien jaar).
Pagina 18 van 50
Voor zover de financiële situatie het toelaat worden nieuwe
investeringen zoveel mogelijk met eigen middelen gedaan. De liquiditeitspositie van het WBA laat dit ook toe. Bergen op Zoom , 1986 | Speedsailingwedstrijden (windsurfen op land) op het strand van het Markiezaatsmeer Thom van Amsterdam
Pagina 19 van 50
Paragraaf Bedrijfsvoering Personeel In 2025 zijn twee medewerkers , waaronder de archivaris , langdurig uitgevallen. Dit heeft ertoe geleid dat er voor een lange periode inzet nodig was van een extern ingehuurde archiefinspecteur. Hierdoor hebben de archiefinspecties een reguliere doorloop gehad. Om te voorkomen dat processen stil kwamen te liggen is door de directeur een waarnemend archivaris aangewezen. Bovenstaande geeft een inkijk in de fragiliteit van de functie van archivaris. Met een snel krapper wordende arbeidsmarkt wat betreft voldoende gekwalificeerde archivisten , is besloten twee jonge medewerkers de kans te bieden de opleiding archivistiek te gaan volgen. Door nieuwe archivisten op te leiden vanuit het
pensioneringen. Daarvan vond er één plaats op 1 januari en één in december. Die laatste medewerker blijft nog 8 maanden langer in dienst vanwege de langdurige uitval van een andere collega. Dit alles maakt dat in 2025 27 personen (2269 , fte) bij het WBA werkzaam waren. Daarnaast worden voor verschillende activiteiten derden ingehuurd. Maandelijks vergadert de Personeelsvertegenwoordiging met de bestuurder van het WBA. Daarin komen onderwerpen aan de orde als de nieuwe CAO , de organisatiestructuur , diverse projecten , een RI&E onderzoek , het vitaliteitsbeleid en het klimaat binnen het Koetshuis. De personeels- en salarisadministratie werd verzorgd door de afdeling P&O van de gemeente Bergen op Zoom. De
eigen personeelsbestand wordt de continuïteit van de taken ook op lange termijn geborgd. Tevens voldoen we hiermee aan de opleidingseisen voor de archivaris zoals opgenomen in de archiefwet.
dienstverleningsovereenkomst daarvoor is in 2025 herijkt en hernieuwd. Op het gebied van de financiële administratie biedt een administratiekantoor ondersteuning.
In 2025 waren er enkele personele mutaties. Twee medewerkers
Huisvesting
wilden na hun pensioendatum langer blijven. Dit betreft onder andere de waarnemend archivaris , waardoor een goede overdracht mogelijk is als de langdurige uitval van de archivaris voortduurt. Daarnaast is een medewerker die voorheen gedetacheerd werd vanuit het WVS na zijn pensioen in tijdelijke loondienst gekomen. Verder is in juli , na afloop van een
Het WBA maakte in 2025 gebruik van drie huisvestingslocaties:
stageperiode , een organisatieondersteuner in dienst gekomen. Er waren in de loop van 2025 geen uitdiensttredingen anders dan
1.
het Koetshuis in de Hofstraat te Bergen op Zoom voor de dienstverlening en het kantoor
Dit pand is in 2016 geheel verbouwd en geschikt gemaakt voor ‘bewoning’ door het WBA. De gemeente Bergen op Zoom is eigenaar en verhuurt het aan het WBA. Het reguliere onderhoud komt grotendeels voor rekening van de verhuurder.
Pagina 20 van 50
2.
het ondergronds depot aan het Wilhelminaveld in Bergen
Automatisering
op Zoom
Het WBA is een moderne organisatie die zoveel mogelijk digitaal
Dit depot met een capaciteit van ruim 10 strekkende kilometer wordt eveneens gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. Het depot is gebouwd in 2008 als gezamenlijke opslag voor zowel archief als museum. Deze functie vervult het nog steeds , maar de afzonderlijke bewaarruimtes zijn nu specifiek toegewezen aan deze beide gebruikers. De exploitatie is in de loop van 2017 overgegaan van de afdeling vastgoed van de gemeente Bergen op Zoom naar het WBA. De exploitatiekosten worden volgens een vaste verdeelformule (5/8 WBA en 3/8 gemeente) verrekend met het Cultuurbedrijf. 3.
het pand van het voormalig RAWB aan de Beukenlaan te Oudenbosch
plaatsonafhankelijk werkt. Dit vereist onder andere een moderne en flexibele ICT-inrichting , welke het mogelijk maakt om op elke werkplek aan te sluiten en in te loggen. De ICT-leverancier , die sinds de aanbesteding in 2022 voor het WBA de ICT-inrichting en
regelt , zorgt voor een degelijke en moderne (cloud)omgeving waarin de medewerkers kunnen werken. De technische ondersteuning van het netwerk van het WBA is deels uitbesteed en deels in eigen handen. Mede naar aanleiding van de bevindingen uit het KPI-verslag van het WBA zijn , middels de implementatie van het nieuwe zaaksysteem , goede stappen gezet met betrekking tot het interne verbetertraject van de eigen archivering
Vanaf 2021 huurt het WBA de kelder met de drie archiefdepots van de nieuwe eigenaar. Over de huurprijs , de servicekosten en energiekosten zijn goede afspraken gemaakt met de eigenaar. De onderhoudskosten werden in voorgaande jaren gedekt uit een onderhoudsvoorziening. Omdat er echter weinig onderhoudskosten zijn , is In overleg met de accountant besloten de voorziening per ultimo 2025 te laten vrijvallen.
Pagina 21 van 50
Rechtmatigheidsverantwoording
Er wordt op een structurele , toetsbare wijze gecontroleerd en
Het dagelijks bestuur legt via de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording
bijgehouden welke inkopen en betalingen worden goedgekeurd en worden uitgevoerd , en of de prestatie wordt geleverd door de leverancier.
toetst financiële handelingen aan de hand van drie afzonderlijke
criteria: het voorwaardencriterium , het begrotingscriterium en het M&O criterium (Misbruik en Oneigenlijk gebruik). Voorwaardencriterium Dit criterium beoordeelt of een financiële handeling voldoet aan alle inhoudelijke voorwaarden uit wet- en regelgeving. Een WBA controle team heeft de controles uitgevoerd op twee processen , zijnde
“Inkopen en betalingen” en “salarisadministratie”. Voor het toetsen van de rechtmatigheid maakt het WBA gebruik van de door de accountant aangedragen checklists en modellen voor verslaglegging. •
•
Salarisadministratie
De opzet van de salarisadministratie is geactualiseerd. In samenwerking met de afdeling P&O zijn concrete controles
uitgevoerd op het indiensttredingsproces en op een selectie van kostendeclaraties. Met behulp van een checklist is getoetst of de verwerking in de
salarisadministratie correct en rechtmatig heeft plaats gevonden. Er zijn geen verbeterpunten geconstateerd bij P&O Bergen op Zoom. In 2025 is toegewerkt naar de implementatie van een nieuw
Inkopen en betalingen
salaris- en personeelssysteem per 1 januari 2026.
De opzet van dit bedrijfsproces is geactualiseerd. Middels een
lijncontrole is in 2023 het bestaan van zogenoemde key-controls vastgesteld die daarna op effectieve werking zijn getoetst. De methode hiervoor is doorontwikkeld in 2024 en 2025. Hiervoor is een willekeurige steekproef van 10% uitgevoerd en is de checklist ingevuld. Vastgesteld is dat de gecontroleerde uitgaven zijn gedaan binnen de budgetten die in de begroting zijn opgenomen en dat het daarbij horende werkproces is gevolgd. Er zijn geen fouten geconstateerd.
Begrotingscriterium Dit criterium toetst of de lasten , baten en balansmutaties passen binnen de door het bestuur vastgestelde begroting , inclusief wijzigingen. In 2025 was geen sprake van overschrijding van budgetten of
investeringskredieten.
Pagina 22 van 50
Misbruik en Oneigenlijk gebruik Dit criterium beoordeelt of de organisatie voldoende maatregelen heeft genomen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. In 2025 was geen sprake van misbruik en oneigenlijk gebruik. De
bestaande maatregelen om dit tegen te gaan waren afdoende. De rechtmatigheidsverklaring is opgenomen aan het einde van de
jaarrekening.
Pagina 23 van 50
Paragraaf Wet Open Overheid (Woo) Wet open Overheid
(WOO)
De Wet open overheid is sinds 1 mei 2022 van kracht. De wet heeft als doel de overheid transparanter te maken en de
toegankelijkheid van overheidsinformatie te verbeteren.
bij overheidsinstellingen. Sinds enkele jaren werkt het WBA met een concrete verbeteragenda op basis van de aanbevelingen uit het KPI-inspectierapport van de eigen informatievoorziening. Dit verbeterproces wordt geleid door de adviseur kwaliteit van het WBA , in samenwerking met onder andere de FG en de CISO.
De Woo kent drie hoofdonderdelen: • •
•
Verbetering van de informatiehuishouding Het WBA volgt het stappenplan van de VNG ter verbetering van de informatiehuishouding. De aanbevolen punten worden meegenomen in het informatiebeleids- en beheersplan dat het WBA in 2026 zal vaststellen. De belangrijkste onderdelen sluiten ook aan op de KPI eisen die gelden voor de informatievoorziening
Actieve openbaarmaking Passieve openbaarmaking (behandeling van Woo verzoeken Verbetering van de informatiehuishouding
In 2025 is het nieuwe zaaksysteem volledig in gebruik genomen.
Actieve en passieve openbaarmaking Het WBA voldoet aan alle openbaarmakingsverplichtingen die gelden per 1 november 2024. Publicaties vinden plaats in het blad gemeenschappelijke regelingen en via de website maakt het WBA de overige categorieën openbaar. De organisatiegegevens worden daarnaast regelmatig geüpdatet in het GR-register.
Dit systeem vormt een belangrijk onderdeel van de informatiehuishouding en draagt bij aan een gestructureerde , efficiënte en controleerbare verwerking van documenten en processen. Daarmee versterkt het WBA de borging van zowel de kwaliteit van de informatievoorziening als de naleving van wettelijke eisen , waaronder de Wet open overheid.
Tot op heden heeft het WBA geen Woo-verzoeken ontvangen.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
In 2025 heeft het WBA , samen met een aantal deelnemers en
Het WBA verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar
verbonden partijen , meegedaan met de Woo-match , geïnitieerd door het WBA en georganiseerd door de VNG. Tijdens deze middag kregen de organisaties een goed beeld over hoe zij er op dit moment voor staan en welke verbeterpunten er zijn. Voor het WBA betekende dit met name de schriftelijke vastlegging van het
wettelijke taken en activiteiten. Hierbij staat de bescherming van persoonsgegevens centraal. De FG van het WBA ziet toe op de
proces , waar
wij in 2026 mee aan de slag zullen gaan.
naleving van de vereisten van de AVG. Aan de hand van het AVG Borgingsproduct van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) wordt jaarlijks beoordeeld in hoeverre de AVG wordt gewaarborgd binnen het WBA. Ook over 2025 is deze toets uitgevoerd , waarbij
Pagina 24 van 50
het WBA een score van 84% behaalde. Volgens de aangepaste meting in Borgingsproduct 3. 1 komt dit overeen met volwassenheidsniveau 3. Deze score geeft weer dat de processen rondom het verwerken van persoonsgegevens goed zijn ingericht en dat maatregelen voor bescherming van privacy consequent worden toegepast. Daarnaast biedt de meting inzicht in verdere verbeterpunten. De belangrijkste aandachtspunten betreffen het uitvoeren van de DPIA’s , het vaststellen van het AI beleid en het herzien van het informatiebeveiligingsbeleid. Deze zijn opgepakt door het Privacy- en Informatiebeveiligingsteam van het WBA , waarin de FG , de CISO en de adviseur kwaliteit samenwerken. In 2025 heeft het team een geactualiseerd overzicht opgesteld
de nog te realiseren acties , met als doel de privacybescherming en informatiebeveiliging verder te versterken en de naleving van wet- en regelgeving optimaal te borgen. Daarnaast zijn nieuwe richtlijnen en beleidskaders vastgesteld ter borging van de interne privacy. Ook is het Data Protection Impact van
Assessment
(DPIA)proces herzien en in overeenstemming
Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO) In 2025 zijn er geen nieuwe interne maatregelen of wijzigingen doorgevoerd ten aanzien van de BIO. Het WBA handhaafde de
bestaande procedures en richtlijnen om de vertrouwelijkheid , integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen en blijft de ontwikkelingen en aanbevelingen binnen de BIO nauwgezet volgen. De CISO houdt daarbij contact met collegaCISO’s van deelnemende gemeenten om kennis en ervaringen op
het gebied van informatiebeveiliging uit te wisselen. Het Privacy- en Informatiebeveiligingsteam gaat het komende
jaar weer aan de slag met de uitvoering en naleving van de BIO maatregelen. Voor 2026 staat onder andere de herziening van het informatiebeveiligingsbeleid gepland , evenals de ontwikkeling van AI-beleid. Het WBA zal hierbij de BIO-richtlijnen als uitgangspunt blijven gebruiken om de informatiebeveiliging structureel te versterken en de organisatie voor te bereiden op toekomstige uitdagingen.
gebracht met de Handreiking van de IBD. Het WBA is voorts enkele nieuwe samenwerkingen en overeenkomsten aangegaan , waarbij de vereiste verwerkersovereenkomsten zijn afgesloten. Tot slot is een start gemaakt met een
structureel bewustwordingsprogramma voor medewerkers. Dit programma wordt in 2026 verder uitgewerkt en organisatiebreed uitgerold. Op deze wijze werkt het WBA continu aan verdere versterking van
privacybescherming en informatiebeveiliging binnen een duurzaam en toekomstbestendig kader. Pagina 25 van 50
Jaarrekening
Pagina 26 van 50
Inleiding Jaarrekening 2025 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast
Opzet van de jaarrekening Evenals in 2024 zijn aan de jaarrekening 2025 geen bijlagen toegevoegd. Desgewenst kan en wil het WBA uiteraard , op verzoek , inzage geven in alle financiële informatie.
Verantwoording resultaat 2025 Met deze jaarrekening leggen wij verantwoording af over het in
2025 gevoerde financiële beheer. Het boekjaar 2025 sluit af met een saldo van € 93. 545 Dit positieve saldo is met name het gevolg van lagere personeelslasten en het niet benutten van de post onvoorzien.
Rechtmatigheid In 2025 voert het WBA een eigen rechtmatigheidscontrole uit. Voor
de methodiek en wijze van verslaglegging wordt gebruik gemaakt van voorstellen en modellen die de accountant heeft aangereikt. De uitkomsten van de controles leiden tot de rechtmatigheidsverklaring die in deze jaarrekening is opgenomen.
ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. Deze stellingname is in een brief van 28 oktober 2015 door de fiscus herbevestigd specifiek voor de nieuwe archieforganisatie WBA.
Vennootschapsbelasting Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPBplichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTWAdvies” een VPB advies uitgebracht. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Hoewel er de afgelopen jaren steeds sprake was van een positief resultaat , geldt nog steeds dat het WBA geen winstoogmerk kent.
Hierin zijn ook de toelichting en de verantwoording opgenomen.
Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren
2001 – 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006
Pagina 27 van 50
Overzicht
van
baten en lasten in de jaarrekening 2025
In onderstaande tabel is gekozen voor een compactere verantwoording van de inkomsten en uitgaven van het WBA in 2025. In de laatste kolom wordt de afwijking tussen de gewijzigde begroting 2025 en de jaarrekening 2025 getoond. Deze afwijking leidt een jaarrekeningsaldo van €
93. 545.
Omschrijving
Begroting 2025
Begroting na wijziging 2025
Rekening 2025
Verschil jrk tov begr. 2025
Personeelslasten
2. 112. 179
2. 249. 472
2. 150. 023
-99. 449
Huisvestingslasten
567. 795
569. 403
566. 148
-3. 255
Exploitatielasten
420. 849
382. 015
382. 965
950
Onvoorzien
60. 000
30. 000
0
-30. 000
Toevoeging aan voorziening
5. 245
5. 245
0
-5. 245
0
90. 731
0
-90. 731
Totaal Lasten
3. 166. 068
3. 326. 866
3. 099. 136
-227. 730
Bijdragen Deelnemers
3. 073. 915
3. 062. 125
3. 062. 125
0
92. 153
174. 010
130. 556
-43. 454
0
0
3. 166. 068
3. 236. 135
3. 192. 681
Totaal saldo Baten en Lasten
0
-90. 731
93. 545
Onttrekking aan
0
90. 731
0
90. 731
0
0
93. 545
93. 545
Projecten ter uitvoering beleidsvisie
Overige Baten Onttrekking aan voorziening Totaal Baten
reserves
Resultaat na verwerking
reserves
Pagina 28 van 50
0
-
-43. 454
Alleen verschillen groter dan € 10. 000 of van bijzondere aard worden toegelicht.
De inhuur van derden is significant duurder uitgevallen wegens de langdurige uitval van de archivaris van het WBA. Als gevolg
Personeelskosten
hiervan is voor een groot deel van het jaar een extern archiefinspecteur ingehuurd.
Personeel
Primitieve begrotingBegrotingswijzigingJaarrekeningVerschil jrk 2025
2025
2025
Huisvestingskosten
tov begr. 2025
Omschrijving lasten Salarissen en sociale lasten
1. 918. 039
2. 057. 582
1. 874. 311
-183. 271
Opleidingskosten
17. 153
17. 339
31. 722
14. 383
Overige personeelskosten
46. 812
47. 167
130. 175
127. 384
16. 661 52. 778
Omschrijving lasten
Inhuur van derden
63. 828 180. 162
Huurkosten
447. 438
452. 378
459. 993
7. 615
Totaal
2. 112. 179
2. 249. 472
2. 150. 023
-99. 449
Energiekosten
66. 040
59. 103
70. 213
11. 110
Onderhoudskosten
36. 170
39. 979
-1. 088
-41. 067
Overige kosten
18. 147
17. 943
37. 030
19. 087
567. 795
569. 403
566. 148
-3. 255
Binnen de personele lasten zijn enkele verschillen zichtbaar. De afwijking op de post salarissen en sociale lasten is te verklaren doordat alle functies begroot worden op de hoogste periodiek in de desbetreffende schaal. Hierdoor ontstaat flexibiliteit in de begroting terwijl de totale personeelskosten beheersbaar blijven. Het verschil op opleidingskosten wordt vrijwel geheel veroorzaakt door de investering die het WBA doet in het opleiden van nieuwe
Huisvesting
Totaal
Primitieve begrotingBegrotingswijzigingJaarrekeningVerschil jrk 2025
2025
2025
tov begr. 2025
De grootste afwijking op de huisvestingslasten betreft de post
onderhoudskosten. Dit wordt veroorzaakt door de vrijval van de voorziening onderhoud gebouw Oudenbosch.
archiefprofessionals. Twee medewerkers zijn in 2025 gestart aan de opleiding archivistiek. De kosten hiervoor zijn €6. 500 per medewerker. De overige personeelslasten betreffen onder andere reis- en
verblijfskosten , personeelsbijeenkomsten , abonnementskosten en overige kosten. De afwijking ten opzichte van de begroting is verspreid over deze verschillende componenten.
Pagina 29 van 50
Exploitatiekosten
Exploitatie
De overige kosten binnen de exploitatie zijn hoger uitgevallen door
Primitieve begrotingBegrotingswijzigingJaarrekeningVerschil jrk 2025
2025
2025
tov begr. 2025
Omschrijving lasten Software & Hardware
onder andere de digitaliseringskosten van de laatste batch foto’s van persfotografen Thom van Amsterdam en Ben Steffen. Projecten ter uitvoering beleidsvisie In 2025 kende het WBA enkel het websiteproject. Dit project heeft
146. 010
145. 199
136. 071
-9. 128
abonnementen Accountantskosten
161. 439 16. 725
148. 613 16. 906
125. 750 40. 407
-22. 863 23. 501
Overige kosten
96. 675
71. 297
80. 737
9. 440
De post onvoorzien is bedoeld als ‘buffer’ om eventuele
Totaal
420. 849
382. 015
382. 965
950
onvoorziene tegenslagen op te vangen. In 2025 zijn geen kosten geboekt onder de post onvoorzien. Alle in 2025 gemaakte kosten zijn gedekt uit de daarvoor bestemde budgetten.
helaas wederom vertraging opgelopen.
Communicatie , internet &
De totale exploitatiekosten zijn bij de jaarrekening bijna gelijk aan
de gewijzigde begroting. Niettemin zijn er een tweetal grotere afwijkingen zichtbaar. De meest significante afwijking betreft de post accountantskosten. Als gevolg van de uitgelopen controle van de jaarrekening 2024 is een erg hoge meerwerkrekening ontvangen. Na overleg met de accountant is deze meerwerkrekening neerwaarts bijgesteld. Desalniettemin is nog steeds sprake van een aanzienlijke kostenoverschrijding.
Onvoorzien
Baten De baten van het WBA zijn iets lager uitgevallen dan begroot. Dit
heeft deels te maken met een correctie op de baten uit verhuur van de gemeente Zundert. Omdat de kosten van het depot aan het Wilhelminaveld lager uitvielen dan begroot , is ook de doorbelasting van de kosten aan het Markiezenhof lager.
Doordat enkele zaken omtrent erfgoed pas in 2025 goed en wel op gang begonnen te komen , is hier nog niet het volledige budget
Onttrekking aan reserves
benut. Ook zijn er minder doorontwikkelkosten op de website omdat de oplevering op zich laat wachten. Vooralsnog vallen reguliere ontwikkelkosten van de website onder de projecten ter uitvoering beleidsvisie.
Doordat de ontwikkeling van de nieuwe website vertraging heeft opgelopen , heeft de hiervoor beoogde onttrekking aan de reserve niet plaatsgevonden.
Pagina 30 van 50
Overzicht van incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten
Begroting 2025
Begroting na wijziging 2025
Realisatie 2025
lasten
baten
lasten
baten
lasten
baten
Archiefopleiding
0
0
0
0
13. 000
Subsidie erfgoedmedewerker
0
0
0
5 0. 000
0
50. 000
Totaal
0
0
0
5 0. 000
13. 000
50. 000
Programma archiefbeheer
0
Met het oog op een grote uitstroom van opgeleide archiefmedewerkers en archivarissen is ervoor gekozen om te investeren in een
opleiding archivistiek voor twee medewerkers. Voor de functie coördinator erfgoedverhalen is een subsidie verstrekt door de MastboomBrosens Stichting
Pagina 31 van 50
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen , waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd , is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet , waarin door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 de uitgangspunten voor het financiële beleid , alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde , tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben , onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten , worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
formele verbod op het opnemen van voorzieningen c. q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeid gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume , worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaats vindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en
(spaar)verlofaanspraken. Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen
rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid 2024. Dat betekent dat: -
De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de
-
financiële rechtmatigheid van baten , lasten , balansmutaties , alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiëleverhoudingswet ; De financiële rechtmatigheid waaronder het
Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het
Pagina 32 van 50
voorwaardencriterium , het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat:
o
Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit
o
Een goedkeuringstolerantie van 2% , zijnde € 66.500 ;
o
Een verantwoordingsgrens van 1 % (zijnde € 33. 250)
o
het normenkader zoals op 19 november 2025 door het algemeen bestuur voorlopig is vastgesteld ; Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn , waarbij aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderscheidingen van baten , onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van
o
voor een
o
opgenomen ;
Een rapporteringstolerantie van 05% , (zijnde € 16. 600) is gehanteerd waarboven fouten en
onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Ten aanzien van het M&O (misbruik en oneigenlijk gebruik) criterium is de notitie in het Controleprotocol 2025 over M&O van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de
verantwoordingsgrens) opgenomen in de -
is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden
rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordeningen. Dit betekent dat:
Pagina 33 van 50
waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk
Balans
van
Vaste activa
Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn fysiek aanwezige activa. Het BBV kent de volgende soorten materiële vaste activa: • investeringen met een economisch nut ; •
•
investeringen met een economisch nut , waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven ; investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Conform de Nota Investeren en Afschrijven 2023 worden investeringen in vaste activa onder de € 10. 000 niet geactiveerd. Investeringen tussen € 10. 000 en € 25. 000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur
het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.
De op de oorspronkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs toegepaste jaarlijkse afschrijvingen corresponderen met een
stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (kortste van de geschatte economische levensduur óf technische gebruiksduur) van de geactiveerde objecten en voorzieningen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in de Nota Investeren en Afschrijven , zoals vastgesteld door het algemeen
bestuur in haar vergadering van 10 juli 2023. De afschrijvingen worden berekend volgens de lineaire methode en starten in het eerste jaar na investering. Afschrijvingen geschieden daarnaast onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Alle huidige investeringen en bijbehorende afschrijvingen voldoen aan de gestelde maximale afschrijvingstermijnen
hiertoe besluit en investeringen vanaf € 25. 000 worden altijd geactiveerd en behoeven geen bestuursbesluit.
De gehanteerde afschrijvingstermijnen van bestaande
Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten
Meubilair Koetshuis Elektronische aandrijving archiefstellingen Hardware kantoorautomatisering
15 jaar lineair 10 jaar lineair 6 jaar lineair
Laptops
3 jaar lineair
investeringen bedragen in jaren:
(waaronder overheadkosten) verminderd met de ontvangen ,
subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief , de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame
Pagina 34 van 50
Vlottende activa
Voorzieningen worden op grond van artikel 44 BBV gevormd wegens:
Vorderingen en overlopende posten De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
•
De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale
Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op balansdatum onzeker is , doch redelijkerwijs te schatten is. Bestaande risico’s op balansdatum ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de
Liquide middelen
•
waarde.
omvang
Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid wordt een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.
•
Vaste passiva
•
Eigen vermogen Reserves maken , samen met het gerealiseerde resultaat , deel uit
het eigen vermogen. Onderscheid wordt gemaakt tussen de algemene reserve en de bestemmingsreserves. Bestemmingsreserves omvatten reserves waaraan een specifieke van
bestemming is gegeven. Het eigen vermogen kent geen waarderingsgrondslag. Feitelijk vormt het eigen vermogen een resultante van alle overige in de balans opgenomen posten die wel een eigen waarderingsgrondslag kennen. Vreemd vermogen Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
redelijkerwijs te schatten is. Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt , mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen , waarvoor een heffing wordt geheven.
Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Langlopende schulden Langlopende schulden betreffen de vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Deze gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. Vlottende passiva De vlottende passiva betreffen de kortlopende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Pagina 35 van 50
Balans per 31 december 2025
Pagina 36 van 50
Toelichting op de balans Activa Materiële vaste activa Afschrijvingstermijn
Boekwaarde 01-01-2025
Investeringen Afschrijvingen
Desinvesteringen
Boekwaarde 31-12-2025
Meubilair
15 jaar lineair
28. 000
-
4. 000
-
24. 000
Elektronische aandrijving archiefsysteem
10 jaar lineair
24. 453
-
4. 891
-
19. 562
Laptops
3 jaar lineair
7. 495
-
7. 495
-
-
Hardware kantoorautomatisering
6 jaar lineair
29. 077
-
7. 269
-
21. 808
Boekscanner
6 jaar lineair
15. 149
-
3. 788
-
11. 361
104. 174
-
27. 443
-
76. 731
Totaal
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar 1-1-2025 Vorderingen op openbare
Voorziening oninbaarheid
31-12-2025
46. 529
-
42. 904
11. 186
-
-
Vordering op rijkschatkist
650. 000
-
350. 000
Totaal
707. 715
-
392. 904
lichamen Overige vorderingen
Pagina 37 van 50
Vordering op rijksschatkist In 2025 voldeed het WBA aan de gestelde voorwaarden voor schatkistbankieren. In de praktijk betekent dit dat er tijdig wordt afgeroomd
de schatkistrekening van de gemeente Bergen op Zoom en dat daardoor het gemiddeld bedrag aan liquide middelen per kwartaal onder de limiet van € 1. 000. 000 blijft. Ultimo 2025 had het WBA een tegoed van € 350. 000 op de schatkistrekening. naar