03. ICTWBW begroting 2025 en jaarstukken 2023.pdf

€

- €

- €

Onttrekking bestemmingsreserve

€

644.600 €

644.600 €

€

7.104.000 €

7.225.600 €

€

- €

Resultaat na bestemming

7.767.975

542.375

Bijdragen deelnemers Bergen op Zoom

-

€

-

€

-

Etten-Leur

€ 1.681.394 €

1.707.236 €

1.843.561 €

-136.325

Roosendaal

€ 2.325.744 €

2.393.896 €

2.584.154 €

-190.258

Moerdijk

€ 1.506.770 €

1.524.881 €

1.626.244 €

-101.363

Tholen

€ 1.027.559 €

1.040.425 €

1.105.884 €

-65.459

€ 562.533 €

559.162 €

608.133 €

-48.972

Totaal Deelnemersbijdragen € 7.104.000 € Tabel 19 Overzicht van baten en lasten

7.225.600 €

7.767.975 €

-542.375

Werkplein

24

2.3.2 Analyse van de afwijkingen tussen de begroting en de jaarrekening Hieronder worden per onderdeel de afwijkingen t.o.v. de begroting 2023 na wijziging toegelicht. Tevens worden hier de bevindingen voortkomend uit de Rechtmatigheidsverantwoording vermeld. 1. Bedrijfsvoering De kosten voor de bedrijfsvoering bestaan uit: - Personeel primair proces; - Advieskosten; - Facilitaire kosten; - Ondersteunende diensten; - Exploitatie ICT WBW; - Post onvoorzien. Personeel primair proces De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Personeel

Begroting 2023 na wijziging

Realisatie 2023

Saldo 2023

Lasten Salariskosten (vast en inhuur) Opleidingskosten Algemene personeelskosten Bijz. toelagen Totaal lasten

€ € € € €

2.902.200 84.400 84.900 46.000 3.117.500

€ € € € €

3.468.552 72.074 53.392 39.539 3.633.557

€ € € € €

566.352 -12.326 -31.508 -6.461 516.057

Baten Ontvangsten / doorbelastingen Totaal baten

€ €

35.000 35.000

€ €

267.953 267.953

€ €

-232.953 -232.953

Saldo

€

3.082.500

€

3.365.604

€

283.104

Tabel 20

Personeel primair proces

De personeelslasten zijn € 516.057 hoger uitgevallen dan begroot. Daar staat tegenover dat de baten € 232.953 hoger zijn uitgevallen. Per saldo ontstaat hierdoor een nadeel van € 283.104. Ten opzichte van de totale omvang van de personeelslasten is dat een relatieve afwijking van 7,8%. Verder liggen de hogere lasten liggen in lijn met hetgeen hierover in de 2e bestuursrapportage 2023 is gemeld. Daarin werd reeds verwacht dat de salariskosten ca. € 265.000 hoger zouden uitvallen dan begroot. De voornaamste oorzaken zijn dat door de overspannen arbeidsmarkt de kosten voor inhuur zijn opgedreven (hogere uurtarieven en langere inzet omdat vast personeel moeilijk te werven is). De per saldo € 265.000 hogere lasten zijn het gevolg van het feit dat niet alle functies vast ingevuld (kunnen) worden, waarbij gebruik wordt gemaakt van inhuur. Ook is extra capaciteit aanwezig om de restpunten van het project Gemeenschappelijke Infrastructuur weg te werken. Door de late levering van netwerkswitches kunnen we deze capaciteit pas in het 4e kwartaal van 2023 met een uitloop naar 2024 inzetten. Om de opgebouwde (externe) ervaring niet te verliezen is deze “over” capaciteit gebruikt voor het wegwerken van achterstallig onderhoud en optimaliseren van de bestaande infrastructuur (onderdeel van Basis op Orde).

Advieskosten De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt:

25

Advieskosten

Begroting 2023 Realisatie 2023 na wijziging € 75.000 € 119.607 € € - € - € € 75.000 € 119.607 €

Lasten Baten Lasten Tabel 21

Saldo 2023 44.607 44.607

Advieskosten

De advieskosten vallen per saldo € 44.607 hoger uit dan begroot. Deze overschrijding was nog niet voorzien in bij de 2e bestuursrapportage 2023. Het grootste gedeelte van het bedrag nl. € 24.000 wordt veroorzaakt door de incidentele last van ICT Benchmark Gemeenten 2023. Facilitaire kosten De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Facilitaire kosten Lasten Baten Lasten Tabel 22

Begroting 2023 Realisatie 2023 na wijziging € 125.800 € 114.241 € € - € - € € 125.800 € 114.241 €

Saldo 2023 -11.559 -11.559

Facilitaire kosten

De facilitaire kosten bestaan vooral uit de kosten voor de huisvesting van ICT WBW. ICT WBW is gehuisvest in het gemeentehuis van Moerdijk. De bijdrage van € 114.000 die ICT WBW hiervoor betaalt dekken de kosten voor huisvesting, meubilair, gas- en elektriciteitsverbruik, koffie- en theevoorziening, catering, beveiliging, schoonmaak en klein onderhoud. Ondersteunende diensten De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Ondersteunende diensten Lasten Baten Saldo Tabel 23

Begroting 2023 Realisatie 2023 na wijziging € 169.400 € 150.846 € € - € - € € 169.400 € 150.846 €

Saldo 2023 -18.554 -18.554

Ondersteunende diensten

Voor de personele ondersteuning geldt dat ICT WBW deze zoveel als mogelijk afneemt van de gemeente Moerdijk. In een dienstverleningsovereenkomst tussen ICT WBW en de gemeente Moerdijk is vastgelegd welke vergoeding ICT WBW betaald voor de ondersteuning op het gebied van o.a. P&O en Financiën (o.a. advisering en (salaris)administratie). In 2023 bedroeg de bijdrage € 136.000. Exploitatie ICT WBW De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Exploitatie ICTWBW Lasten Baten Saldo Tabel 24

Begroting 2023 Realisatie 2023 na wijziging € 144.000 € 152.391 € € - € 37.641 € € 144.000 € 114.750 €

Saldo 2023 8.391 -37.641 -29.250

Exploitatie ICT WBW

De exploitatiekosten van ICT WBW bevatten de aanschaf en het beheer van randapparatuur, kantoorautomatisering en software licenties die ICT WBW zelf nodig heeft om haar dienstverlening te kunnen verlenen. In de ICT-kosten zijn ook de kapitaallasten begrepen van de vervangingsinvestering van de werkplekapparatuur (laptops) in 2019.

26

Daarnaast is (als gevolg van de stijgende rente) dit jaar ca. € 38.000 (baten) aan rente ontvangen over de middelen die ICT WBW heeft aangehouden in de schatkist bij het ministerie van Financiën.

Post onvoorzien In de begroting 2023 is een post onvoorzien opgenomen. De post onvoorzien is gedurende 2023 niet aangesproken, waardoor een voordeel ontstaat van € 77.000. 2. Exploitatie ICT-infrastructuur De kosten voor de exploitatie van de ICT-infrastructuur bestaan uit: - Specifieke infrastructuur; - Gemeenschappelijke infrastructuur; - Kapitaallasten. Specifieke infrastructuur De specifieke infrastructuur betreft kosten die direct zijn toe te rekenen aan de ICT-infrastructuur en de verschoven kosten (kosten waarvan het budget bij de gemeente lag en de facturatie nu via ICT WBW verloopt) van de individuele deelnemers. Deze worden 1 op 1 toegerekend aan de betreffende deelnemer. Specifieke ICT Infrastructuur Lasten Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten Tabel 25

Begroting 2023 na wijziging € € € € € €

399.500 616.900 351.600 290.900 208.100 1.867.000

Realisatie 2023

€ € € € € €

445.345 689.301 376.662 306.371 203.885 2.021.565

Saldo 2023

€ € € € € €

45.845 72.401 25.062 15.471 -4.215 154.565

Exploitatie specifieke infrastructuur

De hogere lasten bij Roosendaal waren in de 2e bestuursrapportage bekend voor rond de € 56.000. De totale specifieke kosten zijn voor alle deelnemers hoger uitgevallen ten opzichte van de begroting door de noodzakelijke aanschaf van Microsoft licenties omdat het aantal medewerkers per gemeente is toegenomen. Gemeenschappelijke infrastructuur Nadat de gemeenschappelijke infrastructuur is gerealiseerd dient deze te worden onderhouden en beheerd. Dit betreffen gemeenschappelijke kosten die voor alle deelnemers worden gemaakt. De begrote en gerealiseerde lasten zijn als volgt: Gemeenschappelijke ICT Infrastructuur Lasten Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten Tabel 26

Begroting 2023 na wijziging € € € € € €

206.000 275.300 189.000 128.300 113.500 912.100

Realisatie 2023

€ € € € € €

243.895 347.763 228.847 149.747 138.207 1.108.459

Saldo 2023

€ € € € € €

37.895 72.463 39.847 21.447 24.707 196.359

Exploitatie gemeenschappelijke infrastructuur

Deze overschrijding was niet voorzien bij het opstellen van de 2e bestuursrapportage.

27

Daarnaast zijn de exploitatiekosten voor de specifieke en gemeenschappelijke infrastructuur hoger uitgevallen. De kosten voor PQR zijn te laag ingeschat en het beheer van de SQL-databases en de lokale netwerkswitches zijn aanbesteed in 2022 en afgerond in 2023. De servicekosten voor het beheer zijn niet meegenomen in de begroting van 2023. Kapitaallasten De exploitatiekosten van de gemeenschappelijk infrastructuur betreffen ook de afschrijvingslasten van de investeringen die de afgelopen jaren zijn gedaan om de gemeenschappelijke infrastructuur te realiseren. Deze investeringen (zie ook paragraaf 2.2.) worden in 5 jaar afgeschreven en de hieruit voortkomende kapitaallasten zijn voor 2023 als volgt: Kapitaallasten

Begroting 2023 na wijziging

Lasten Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten Tabel 27

€ € € € € €

376.900 451.000 338.200 207.800 43.600 1.417.500

Realisatie 2023

€ € € € € €

376.890 450.978 338.193 207.848 43.595 1.417.504

Saldo 2023

€ € € € € €

-10 -22 -8 48 -5 4

Begroting 2023 Realisatie 2023 na wijziging € 17.000 € 23.465 € € 17.000 € 23.464 € € - € 0 €

Saldo 2023

Kapitaallasten

3. Dienstverlening aan derden De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Exploitatiekosten derden Lasten Baten Saldo Tabel 28

6.465 -6.464 0

Exploitatiekosten derden

Door ICT WBW zijn in 2023 exploitatiekosten gemaakt voor de RWB. Deze kosten worden 1 op 1 aan de betreffende partij doorbelast, waardoor dit geen effect heeft op de deelnemersbijdragen.

28

2.4 Overzicht van incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten zijn baten en lasten die zich maximaal drie jaar achtereen voordoen. De over 2023 gerealiseerde incidentele baten zijn als volgt: Incidentele baten en lasten Mutatie bestemmingsreserve Ontvangst vanuit Mobiliteitscentrum ICT Benchmark Gemeenten Saldo Tabel 29

€ € € €

Lasten 2023 24.000 24.000

€ € € €

Baten 2023 644.600 24.000 668.600

€ € € €

Saldo 2023 -644.600 -24.000 24.000 -644.600

Incidentele baten en lasten

Mutatie bestemmingsreserve Per 1 januari 2022 is gemeente Bergen op Zoom uitgetreden uit de GR ICT WBW. Om het mogelijk te maken om de ontvangen uittreedvergoeding in te kunnen zetten ter beperking van de schaalnadelen / (frictie)kosten die in de jaren erna ontstaan, is in de 1e begrotingswijziging 2022 besloten om een bestemmingsreserve hiervoor te vormen. Deze reserve wordt in de jaren 2022-2024 ingezet ter (gedeeltelijke) dekking van de effecten van de uittreding. In 2023 heeft conform de begroting 2023 een onttrekking van € 644.600 plaatsgevonden. Ontvangst vanuit Mobiliteitscentrum ICT WBW maakt voor de inhuur van personeel gebruik van Flex West-Brabant. Het batig saldo wat zij afgelopen jaar hebben gerealiseerd wordt verdeeld over de organisaties die van hun diensten gebruik hebben gemaakt. Voor ICT WBW betekent dit een opbrengst van € 24.000. ICT Benchmark gemeenten In 2023 is een Benchmark uitgevoerd. De kosten hiervan bedroegen € 24.000. Dit is een 2-jaarlijkse benchmark van M&I Partners waarbij we inzicht krijgen hoe onze kosten zich verhouden tot andere gemeenten en vergelijkbare gemeenschappelijke regelingen. Bijdrage deelnemers De deelnemende gemeenten staan garant om alle kosten (dus ook eventuele tekorten) van ICT WBW af te dekken. Een eventueel tekort of overschot wordt jaarlijks verrekend met de deelnemers.

In het geval dat er in enig jaar incidentele lasten/baten zijn, dan bevat de deelnemersbijdrage als gevolg daarvan voor dat jaar hetzelfde bedrag aan incidentele baten/lasten.

29

2.5 Wet normering topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) ingegaan. Het doel van de WNT is het tegengaan van bovenmatige beloningen en ontslagvergoedingen bij instellingen in de (semi) publieke sector. In de WNT worden inkomens en ontslagvergoedingen van topfunctionarissen bij instellingen met een publieke taak, genormeerd en openbaar gemaakt. Het bezoldigingsmaximum in 2023 is vastgesteld op € 223.000. Bestuur Aangezien er geen vergoedingen worden verstrekt aan bestuursleden, is in 2023 voor hen onderstaande tabel van toepassing: 1d. Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.900 of minder. Naam topfunctionaris

Functie

E. van der Star

Voorzitter van het bestuur (Roosendaal)

1-1-2023 t/m 31-12-2023

B. Blom

Lid van het bestuur (Moerdijk)

1-1-2023 t/m 31-12-2023

P.W.J Hoek

Lid van het bestuur (Tholen)

1-1-2023 t/m 31-12-2023

G. de Weert

Lid van het bestuur (Etten-Leur)

1-1-2023 t/m 31-12-2023

Lid van het bestuur (Werkplein)

1-1-2023 t/m 31-12-2023

M. Does Tabel 30

Periode

WNT-verantwoording bestuur

Management Ook de personen die belast zijn met de dagelijkse leiding van de gehele rechtspersoon worden binnen de WNT aangemerkt als topfunctionaris. De manager(s) van ICT WBW zijn in dienstbetrekking bij ICT WBW, waardoor de tabel op de volgende pagina van toepassing is. Uit deze tabel blijkt dat het bezoldigingsmaximum niet is overschreden.

30

1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling. Gegevens 2022 bedragen x € 1

J. Posthuma

R. Danen

Functiegegevens

Manager

n.v.t.

1-1-2023– 31-122023

Aanvang en einde functievervulling in 2023 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1

Dienstbetrekking?

Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

99.454

Beloningen betaalbaar op termijn

€

16.247

Subtotaal

€

115.701

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€

223.000

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

N.v.t.

Bezoldiging

€

115.701

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan

N.v.t.

N.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t.

Gegevens 2022 bedragen x € 1

J. Posthuma

R. Danen

Functiegegevens

n.v.t.

Manager 1-1-2022 - 31-82022

Aanvang en einde functievervulling in 2022 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1

Dienstbetrekking?

Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

75.261

Beloningen betaalbaar op termijn

€

-

Subtotaal

€

75.261

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€

144.395

Bezoldiging

€

75.261

Tabel 31 WNT-verantwoording management

31

3 Bijdragen deelnemers 3.1 Verdeelsleutels Voor de dekking van de kosten is ICT WBW volledig afhankelijk van bijdragen van de deelnemers. De kosten worden conform de in de begroting 2023 vastgestelde verdeelsleutels verdeeld. Uitgangspunt is dat de kosten van de dienstverlening van ICT WBW zoveel als mogelijk (naar rato van afname/gebruik) in rekening worden gebracht aan de deelnemende gemeente. In de begroting 2023 is in samenspraak met de deelnemers een verdere verfijning aangebracht in de toe te passen verdeelsleutels. Tot dan toe werden alle standaard dienstverleningscomponenten afgerekend op basis van het relatieve aantal accounts per deelnemer. Voor een groot aantal componenten die gezamenlijk worden gebruikt is dat een rechtmatige, eerlijke manier. Voor een aantal componenten kan echter wel degelijk naar reëel gebruik worden afgerekend. Hierover zijn bij het opstellen van de begroting 2023 gezamenlijke afspraken gemaakt met de specialisten van de deelnemers. Om de herverdeling zacht te laten landen is er een ingroeimodel (voor 2023: 33%, voor 2024: 67% en voor 2025: 100%) overeen gekomen waardoor het voordeel c.q. het nadeel over een aantal jaren zal worden verspreid. Om inzicht te behouden in deze herverdeling, is hiervoor in de kostenverdeling 2023 (tabel 33) een aparte regel opgenomen.

Hieronder is voor iedere begrotingspost aangegeven welke verdeelsleutel van toepassing is. Begrotingspost

Verdeelsleutel

1. Bedrijfsvoering Personeel primair proces - Loonkst. Techn. applicatiebeheer (backoffice)

Applicatieservers

- Loonkst. Workplace (backoffice)

VDI virtual desktops

- Overige personeelskosten

Accounts*

Bijz. toelagen BERM-gemeenten

Specifiek

Advieskosten

Accounts*

Facilitaire kosten

Accounts*

Ondersteunende diensten

Accounts*

Exploitatie ICT WBW

Accounts*

Onvoorzien

Accounts*

2. Exploitatie ICT infrastructuur Specifieke infrastructuur

Specifiek

Gemeenschappelijke infrastructuur - Generiek

Accounts

- Applicatie

Virtuele servers per deelnemer

- Bulkstorage

TB gereserveerd

Kapitaallasten

Volgt uit gedane investeringen in betreffende jaren (zie investeringen)

3. Exploitatie derden Exploitatie derden

Specifiek

* m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald.

Tabel 32 Verdeelsleutels

32

De in de begroting 2023 vastgestelde en nader toegelichte verdeelsleutels zijn als volgt: Accounts 2023

Accounts

Procentueel

Etten-Leur

395

22,43%

Roosendaal

548

31,12%

Moerdijk

362

20,56%

Tholen

237

13,46%

Werkplein 219 Totaal 1.761 Tabel 1 Verdeelsleutel - Accounts

12,44% 100,00%

Virtuele servers

Aantal

Procentueel

Etten-Leur 57,83 25,14% Roosendaal 39 16,96% Moerdijk 51.83 22,54% Tholen 51,33 22,32% Werkplein 30 13,04% Totaal 230 100,00% Tabel 34 Verdeelsleutel – aantal virtuele servers Bulk storage toegewezen

Aantal

Procentueel

Etten-Leur 10 Roosendaal 15 Moerdijk 20 Tholen 15 Werkplein Totaal 60 Tabel 35 Verdeelsleutel - Bulk storage

16,67% 25,00% 33,33% 25,00% 0,00% 100,00%

Applicatieservers

Aantal

Procentueel

Etten-Leur 39,83 29,29% Roosendaal 23 16,91% Moerdijk 36,83 27,08% Tholen 36,33 26,72% Werkplein 0,00% Totaal 136 100,00% Tabel 36 Verdeelsleutel - Applicatieservers Virtuele Desktops

Aantal

Procentueel

Etten-Leur

351

23,86%

Roosendaal

627

42,62%

Moerdijk

292

19,85%

Tholen

201

13,66%

Werkplein 0,00% Totaal 1.471 100,00% Tabel 37 Verdeelsleutel – Citrix virtuele desktops

33

Uren niet-standaardwijzigingen en advies Gedurende het jaar worden de uren die door ICT WBW worden besteed aan ‘niet- standaard wijzigingen’ en ‘advies’ per deelnemer bijgehouden. In de begroting 2023 zijn deze kosten (als onderdeel van de bedrijfsvoeringkosten) nog verdeeld op basis van het aantal accounts. In de jaarrekening worden deze kosten op basis van de werkelijke afname toegerekend. Deelnemer Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal

uren Bedrag 2023 Procent 2023 (€85 per uur) 940 € 79.900 29,42% 820 € 69.700 25,67% 632 € 53.720 19,78% 468 € 39.780 14,65% 335 € 28.475 10,49% 4.394 € 271.575 100%

Tabel 38 Uren NSW en advies

34

3.2 Kostenverdeling 2023 In onderstaande tabel wordt inzichtelijk gemaakt hoe de verschillende begrotingsposten aan de deelnemers worden toegerekend. Op basis van de toegelichte verdeelsleutels worden de kosten voor 2023 als volgt verdeeld. Kostenverdeling 2023 1) Bedrijfsvoering Personeel primair proces > Loonkst techn. Applicatiebeheer > Loonkst Workplace > Kosten uren (NSW & projecten) > Overige personeelskosten Bijz.toelagen BERM-gemeenten Advieskosten Facilitaire kosten Ondersteunende diensten Exploitatie ICT WBW Onvoorzien 2) Exploitatie ICT infrastructuur Specifieke infrastructuur Gemeensch. infrastructuur Kapitaallasten

Verdeelsleutel

Etten-Leur Roosendaal € 945.099 € 1.261.963

Applicatieservers VDI virtual desktops 1 op 1 Accounts* Accounts* Accounts* Accounts* Accounts* Accounts* Accounts*

€ 242.400 € € 320.400 € € 271.575 € € 2.491.690 € € 39.539 € € 119.607 € € 114.241 € € 150.846 € € 114.750 € € - €

1 op 1 Accounts 1 op 1

€ 4.547.527 € 2.021.565 € 1.108.459 € 1.417.504

3) Exploitatie derden Onttrekking reserve

Totaal € 3.865.047

€ Specifiek

Ingroeimodel verdeelsleutels Totaal deelnemersbijdrage 2023

€ 1.066.131 € 445.345 € 243.895 € 376.890

- € €

-644.600

€

-0 € 7.767.975

* m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald.

Tabel 39 Kostenverdeling 2023

35

70.997 € 76.452 € 79.900 € 581.183 € 8.630 € 30.639 € 29.264 € 38.641 € 29.394 € - €

40.994 € 136.568 € 69.700 € 806.299 € 30.909 € 42.506 € 40.599 € 53.608 € 40.780 € - €

€ 1.488.042 € 689.301 € 347.763 € 450.978

- €

€ -214.607

€

€

€ 1.843.561

€ € € €

- €

€ -163.211 -4.459

Moerdijk € 832.848

Werkplein € 251.345

65.650 € 63.601 € 53.720 € 532.628 € - € 28.079 € 26.819 € 35.413 € 26.939 € - €

64.759 43.780 39.780 348.710 18.383 17.558 23.184 17.637 -

€ € € € € € € € € €

28.475 222.870 -

943.702 376.662 228.847 338.193

663.966 306.371 149.747 207.848

€ € € €

385.687 203.885 138.207 43.595

- €

-

€ € € €

- € € -149.339

48.755 €

€ 2.584.154

Tholen € 573.791

-967 € 1.626.244

€

-96.619

€

-20.824

€

-35.255

€

-8.074

€ 1.105.884

€

608.133

3.3 Deelnemersbijdragen 2023 Op basis van de toegelichte verdeelsleutels en kostenverdeling zijn de bijdragen voor 2023 als volgt: Bijdrage deelnemers Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal

€ € € € € €

Begroting 2023 na wijziging 1.707.236 2.393.896 1.524.881 1.040.425 559.162 7.225.599

Realisatie 2023 € € € € € €

1.843.561 2.584.154 1.626.244 1.105.884 608.133 7.767.975

Saldo 2023 € € € € € €

-136.325 -190.258 -101.363 -65.459 -48.972 -542.376

Tabel 40 Deelnemersbijdragen 2023

Per saldo sluit deze jaarrekening 2023 met een nadelig saldo van € 542.376. Ten opzichte van de totale begrotingsomvang is dat een relatieve afwijking van 7,5%. In paragraaf 2.3.2 zijn alle verschillen nader toegelicht. De onderlinge verschillen zijn voornamelijk ontstaan binnen de kosten voor de lokale (specifieke) infrastructuur, die in paragraaf 2.3.2 nader zijn toegelicht.

3.4 Afrekening 2023 per deelnemer Gedurende 2023 zijn voor de deelnemersbijdragen voorschotten in rekening gebracht bij de deelnemers. In onderstaande tabel worden die voorschotten vergeleken met de definitieve bijdragen zoals die in tabel 41 zijn opgenomen. Dit resulteert in onderstaande afrekening. Deelnemer Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein

€ € € € €

Bijdrage 2023 1.843.561 2.584.154 1.626.244 1.105.884 608.133

Totaal

€

7.767.975

Voorschot 2023 € 1.707.236 € 2.393.896 € 1.524.881 € 1.040.425 € 559.162 €

7.225.600

€ € € € €

Afrekening -136.325 -190.258 -101.363 -65.459 -48.971

Door Deelnemer te betalen te betalen te betalen te betalen te betalen

€

-542.375

te betalen

Tabel 41 Afrekening 2023

Na de vaststelling van deze jaarrekening zullen de betreffende deelnemers hier een (credit)factuur voor ontvangen.

36

Bijlage 1. Staat van activa In onderstaande staat van activa is de ontwikkeling van de materiele vaste activa inzichtelijk gemaakt. Boekwaarde 1 januari 2023

Omschrijving van de investering Aanschaf laptops ICTWBW 2023 ICTWBW Topdesk Nieuwe infrastructuur algemeen 2019 Nieuwe infrastructuur algemeen 2020 Nieuwe infrastructuur algemeen 2021 Nieuwe infrastructuur Etten-Leur 2019 Nieuwe infrastructuur Etten-Leur 2020 Nieuwe infrastructuur Etten-Leur 2021 Nieuwe infrastructuur Etten-Leur 2022 Nieuwe infrastructuur Etten-Leur 2023 Nieuwe infrastructuur Roosendaal 2019 Nieuwe infrastructuur Roosendaal 2020 Nieuwe infrastructuur Roosendaal 2021 Nieuwe infrastructuurRoosendaal 2022 Nieuwe infrastructuur Roosendaal 2023 Nieuwe infrastructuur Moerdijk 2019 Nieuwe infrastructuur Moerdijk 2020 Nieuwe infrastructuur Moerdijk 2021 Nieuwe infrastructuur Moerdijk 2022 Nieuwe infrastructuur Moerdijk 2023 Nieuwe infrastructuur Tholen 2020 Nieuwe infrastructuur Tholen 2021 Nieuwe infrastructuur Tholen 2022 Nieuwe infrastructuur Tholen 2023 Nieuwe infrastructuur Werkplein 2019 Nieuwe infrastructuur Werkplein 2020 Nieuwe infrastructuur Werkplein 2021 Nieuwe infrastructuur Werkplein 2022 Nieuwe infrastructuur Werkplein 2023 Totaal

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

71.333 60.150 199.888 32.592 145.707 429.906 313.077 247.576 86.884 555.577 424.137 352.983 78.728 456.284 303.498 203.309 300.807 232.560 148.344 6.086 63.504 14.852 78.357 4.806.139

Investeringen 2023

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

60.660 67.979 16.051 37.770 37.166 2.063 221.689

Desinvestering 2023

Afschrijvingen 2023

-

€ € -23.778 € -30.076 € -66.629 € -8.148 € -72.854 € -143.302 € -78.269 € -49.515 € € -43.442 € -185.192 € -106.034 € -70.597 € € -39.364 € -152.095 € -75.875 € -40.662 € € -100.269 € -58.140 € -29.669 € € -3.043 € -21.168 € -3.713 € -15.671 € € -1.417.504

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

37

Bijdragen derden 2023

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

-

Afwaardering 2023

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

-

Boekwaarde 31 december 2023

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

60.660 47.555 30.075 133.259 24.444 72.853 286.604 234.808 198.061 67.979 43.442 370.385 318.103 282.386 16.051 39.364 304.189 227.624 162.647 37.770 200.538 174.420 118.675 37.166 3.043 42.336 11.139 62.685 2.063 3.610.324

Bijlage 2. Overzicht taakvelden Vanuit de wetgeving is het verplicht om in de bijlage het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld weer te geven. Dit is vooral in het leven geroepen om nader inzicht te geven in de kosten en opbrengsten binnen de diverse beleidsterreinen (taakvelden) en om dat makkelijker te kunnen vergelijken met andere gemeenten. Doordat vrijwel alle uitgaven op het gebied van ICT binnen het taakveld overhead vallen, is de toegevoegde waarde van dit overzicht voor ICT WBW beperkt. 2023 Begroting na wijziging Lasten € 7.922.200 € € 7.922.200 € € 0 €

Baten € - 8.741.633 € - 8.097.033 € -644.600

2023 Werkelijk Lasten € 8.741.633 € 8.741.633 € 0

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

5.0 - Sport, cultuur en recreatie

€

-

€

-

€

-

€

-

6.0 - Sociaal Domein

€

-

€

-

€

-

€

-

7.0 - Volksgezondheid en milieu

€

-

€

-

€

-

€

-

8.0 - Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing

€

-

€

-

€

-

€

-

Taakveld 0.0 - Bestuur en ondersteuning 0.4 - Overhead 0.10 - Mutatie reserves

Baten € - 7.922.200 € - 7.277.600 € - 644.600

1.0 - Veiligheid

€

-

€

2.0 - Verkeer, vervoer en waterstaat

€

-

3.0 - Economie

€

4.0 - Onderwijs

38

Saldo 644.600 -644.600

Saldo € € €

644.600 -644.600

Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie

ICT-samenwerking West-Brabant West

1e Begrotingswijziging 2024

April 2024

Inleiding Voor u ligt de 1e begrotingswijziging 2024 van de ICT Samenwerking West-Brabant-West (ICT WBW). In april 2024 wordt door uw bestuur de jaarrekening 2023 end e begroting 2025 vastgesteld. En na aanleiding van deze documenten zijn er ontwikkelingen die ook voor 2024 leiden tot een financieel effect.

___________________________________________________________________________ Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT-samenwerking West-Brabant West van 10 april 2024. De voorzitter,

De secretaris,

E. van der Star

J. Posthuma

2

1 Totaaloverzicht 1e begrotingswijziging 2024 In deze begrotingswijziging wordt voorgesteld om de begroting 2024 als volgt te wijzigen. 2024 begroting

2024 wijziging

2024 na wijz.

Lasten

1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces

€

3.407.721 €

320.000 € 3.727.721

Bijz.toelagen BERM-gemeenten

€

38.000

€

38.000

Advieskosten

€

76.900 €

33.000 €

109.900

Facilitaire kosten

€

129.100

€

129.100

Ondersteunende diensten

€

175.400

€

175.400

Exploitatie ICT WBW

€

165.700

€

165.700

Onvoorzien

€

84.562

€

84.562

Specifieke infrastructuur

€

2.020.000 €

53.000 € 2.073.000

Gemeensch. infrastructuur Kapitaallasten

€ €

974.900 € 1.458.500

210.000 € 1.184.900 € 1.458.500

€

10.000

€

€

8.540.783 €

616.000 € 9.156.783

€

205.711

€

205.711

Exploitatie derden

€

10.000

€

10.000

Totaal baten Saldo lasten en baten

€ €

215.711 € 8.325.072 €

€ 215.711 616.000 € 8.940.972

€ €

€ 429.600 €

€

7.895.472 €

616.000 € 8.511.372

Etten-Leur

€

1.847.940 €

150.259 € 1.998.199

Roosendaal

€

2.560.301 €

214.072 € 2.774.373

Moerdijk Tholen

€ €

1.657.377 € 1.201.174 €

139.601 € 1.796.978 86.314 € 1.287.488

€ €

628.580 € 7.895.372 €

25.754 € 654.334 616.000 € 8.511.372

2 Exploitatie ICT infrastructuur

3 Exploitatie derden Exploitatie derden Totaal lasten

10.000

Baten

1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces

3 Exploitatie derden

Reservemutaties Toevoeging bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve Resultaat na bestemming

-

€ €

429.600

Bijdragen deelnemers

Werkplein Totaal deelnemersbijdragen

Tabel 1 Totaaloverzicht 1e begrotingswijziging 2024

3

2 Toelichting De benodigde budgetaanpassingen worden hieronder nader toegelicht.

2.1

Personeelskosten (€ 320.000 nadelig)

Er worden per saldo € 320.000 hogere lasten verwacht. Dit is het gevolg van onderstaande ontwikkelingen: - Ook in 2024 verwachten we extra menskracht nodig te hebben voor Basis op Orde (wegwerken achterstallig onderhoud). Wel gaan we zoveel als mogelijk actief werven om externe inhuur te vervangen door vaste medewerkers. Bij de selectie houden we wel rekening met de doorontwikkeling van ICT WBW zodat we al anticiperen op de te verwachten rollen met bijbehorende competenties voor ICT WBW als regieorganisatie.

2.2

Advieskosten (€ 33.000 nadelig)

De lasten vallen naar verwachting ca. € 33.000 hoger uit dan begroot. -

2.3

Extra ondersteuning is noodzakelijk om ons te adviseren bij de noodzakelijke doorontwikkeling die ICT WBW moet maken de komende jaren. We zullen moeten veranderen van een beheer- naar een regieorganisatie. Dit vraagt kennis en ervaring die niet beschikbaar is binnen ICT WBW.

Exploitatie specifieke infrastructuur (€ 53.000 nadelig)

De lasten vallen naar verwachting ca. € 53.000 hoger uit dan begroot. -

2.4

We zien een groei in het aantal medewerkers bij de diverse deelnemers. Dit vereist aanschaf van extra Microsoft licenties.

Exploitatie gemeenschappelijke infrastructuur (€ 210.000 nadelig)

De lasten voor 2024 vallen ca. € 210.000 hoger uit dan begroot. -

Deels heeft dit te maken met de vooruitbetaalde exploitatiekosten van PQR in 2021-2022 die vooruitbetaald zijn maar betrekking hebben op de periode 2022-2026. Per abuis zijn deze kosten niet meegenomen in de begroting van 2024. Ook de servicekosten voor het beheer van de databases en het lokale netwerk (2 aanbestedingen die zijn afgerond in 2023) waren niet opgenomen.

4

3 Bijdragen deelnemers De budgetaanpassingen in deze begrotingswijziging hebben gevolgen voor de bijdragen van de deelnemers. Hieronder is inzichtelijk gemaakt hoe de verschillende kosten worden toegerekend aan de deelnemers. De verdeling vindt plaats conform de in de begroting 2024 vastgestelde verdeelsleutels. Verdeelsleutel

Totaal

Kostenverdeling 2024 (na begrotingsw ijziging)

Etten-Leur

Roosendaal

Moerdijk

Tholen

Werkplein

1) Bedrijfsvoering Personeel primair proces > Loonkst techn. Applicatiebeheer > Loonkst Workplace

€ €

> Overige personeelskosten Bijz.toelagen BERM-gemeenten

€ €

Advieskosten

€

Facilitaire kosten Ondersteunende diensten

€ €

Exploitatie ICT WBW Onvoorzien

€ €

165.700 84.562

€

2.073.000

> Generiek

€

1.121.800

> Applicatie

€

> Bulkstorage

€

343.100 Applicatieservers€ 106.398 € 372.500 VDI virtual desktops € 88.186 € Accounts* 2.806.410 € 648.636 € specifiek 38.000 € 9.000 € Accounts* 109.900 € 28.016 € Accounts* 129.100 € 32.911 € 175.400

Accounts* Accounts* Accounts*

56.251 € 148.422 €

89.523 € 77.825 €

90.929 € 58.068 €

921.252 € 29.000 €

590.666 € €

383.855 € 262.000 € -

39.791 €

25.513 €

16.580 €

-

29.970 € 40.718 €

19.476 € 26.461 €

-

-

€

44.714 €

46.743 € 63.507 €

€ €

42.241 € 21.557 €

59.995 € 30.617 €

38.466 € 19.631 €

24.998 € 12.757 €

€

434.201 €

666.652 €

395.883 €

357.164 € 219.100

2. Exploitatie ICT infrastructuur Specifieke infrastructuur Specifiek > Specifiek Gemeensch. infrastructuur

€

250.905 €

356.358 €

228.481 €

148.482 € 137.574

60.600 VM's deelnemer € 2.400 TB gereserveerd €

15.172 €

9.878 €

13.036 €

13.971 €

400 €

600 €

800 €

600 €

Specifiek

€

386.500 €

461.200 €

346.100 €

215.700 €

Specifiek

€

-

Accounts

8.543 -

Kapitaallasten

€

3. Exploitatie derden

€

-

Onttrekking

€

-429.600

€

-108.409 €

-140.270 €

-99.150 €

-63.925 €

-17.846

Ingroeimodel verdeelsleutels

€

-0

€

-2.229 €

24.378 €

-484 €

-17.627 €

-4.037

Totaal deelnemersbijdrage

€

8.511.372

€

1.998.199 €

2.774.373 €

1.796.978 €

1.458.500

€

-

€

-

€

-

€

49.000 -

Reservemutatie uittreding BoZ

1.287.488 € 654.334

* m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald. Tabel 2 Kostenverdeling 2024 (na 1e begrotingswijziging)

De nieuwe deelnemersbijdragen komen er hierdoor als volgt uit te zien, waarbij tevens inzichtelijk is gemaakt hoe dit zich verhoudt tot de deelnemersbijdragen zoals die in de begroting 2024 waren vastgesteld.

Deelnemersbijdragen Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal

2024 begroting € 1.847.940 € 2.560.301 € 1.657.377 € 1.201.174 € 628.580

2024 wijziging € 150.259 € 214.072 € 139.601 € 86.314 € 25.754

2024 na wijziging € 1.998.199 € 2.774.373 € 1.796.978 € 1.287.488 € 654.334

€ 7.895.372

€ 616.000

€ 8.511.372

Tabel 3 Deelnemersbijdragen 2024

5