Document · PDF

Bijlage 2 bij brief accountant - Accountantsverslag 2020 - publicatieversie

Gemeenteraad 8 juli 2021, gemeente RoermondBij agendapunt: Jaarstukken 202010.409 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Gemeente Roermond

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/1

Deloitte Accountants B.V. Amerikalaan 110 6199 AE Maastricht Airport Postbus 1864 6201 BW Maastricht Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9901 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Roermond Postbus 900 6040 AX ROERMOND Onderwerp Accountantsverslag 2020

Behandeld door drs. S.D.J.J. Reyners RA 088 288 4027

Datum 2 juli 2021

Ons kenmerk 2106068AD5/RVB

Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond. De jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond geeft een getrouw en rechtmatig beeld De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. Wij zijn voornemens bij deze jaarrekening een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij hebben onze bevindingen besproken met de auditcommissie Wij hebben deze rapportage besproken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 8 juni 2021. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag eveneens afgestemd met de wethouder Financiën, de gemeentesecretaris en overige financiële functies in de ambtelijke organisatie. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.

I. Wetters MSc RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoud

01 02

Samenvatting

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Financiële positie 2.1 2.2 2.3

Vermogenspositie Saldo baten en lasten Weerstandsvermogen

05 03

Jaarrekening 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

Vastgoed Voorzieningen Sociaal domein Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) Overlopende posten Betaalbevoegdheden Verhuuropbrengsten Personele lasten Schatkistbankieren Financiële vaste activa

Rechtmatigheid Wet normering topinkomens Aanbestedingen SiSa-bijlage Investeringskredieten Begrotingsoverschrijdingen

Accountantscontrole 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Opdracht Controleverklaring Materialiteit Administratieve organisatie en interne beheersing Begroting(swijzigingen) Geautomatiseerde gegevensverwerking Fraude Proces jaarrekeningcontrole Onafhankelijkheid

Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/3

01 Samenvatting

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/4

Samenvatting Samenvatting Financiële positie

Wij hebben de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond gecontroleerd die is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Deze controle is bedoeld om een onafhankelijk oordeel te geven omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid hiervan. In deze samenvatting geven wij kort de conclusies en bevindingen naar aanleiding van onze werkzaamheden weer. Voor een meer gedetailleerd inzicht verwijzen wij naar de hoofdstukken 2 tot en met 5 van dit verslag.

•

Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

•

• • •

Wij zijn van mening dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond de omvang en de samenstelling van het eigen vermogen per jaareinde 2020 en het saldo van baten en lasten over 2020 getrouw en rechtmatig weergeeft. Er bestaan geen verschillen van inzicht met het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde grondslagen, de verslaggeving, of de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. Na onze controle resteren er voor € 1,5 miljoen ongecorrigeerde controleverschillen (waarvan in totaal € 0,3 miljoen getrouwheidsfouten betreffen) en geen onzekerheden. Deze resterende controleverschillen blijven wel onder de goedkeuringsmaterialiteit (€ 2,3 miljoen) van de jaarrekening. Derhalve verstrekken wij bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond een goedkeurende controleverklaring. Daarbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De goedkeurende strekking van de controleverklaring ziet daarbij zowel op de getrouwheid van de jaarrekening als op de financiële rechtmatigheid ervan. De ongecorrigeerde controleverschillen over 2020 hebben betrekking op de rechtmatigheid van aanbestedingen (€ 1,0 miljoen), begrotingsrechtmatigheid (€ 0,3 miljoen) en overlopende passiva (€ 0,2 miljoen).

Vanwege de aard van de fouten en het tijdstip van constatering hiervan zijn de fouten aangaande de begrotingsrechtmatigheid en de overlopende passiva niet meer gecorrigeerd in de jaarrekening 2020. Hiervoor verwijzen wij ook naar bijlage 1a van het voorliggende accountantsverslag. Wij hebben geen onzekerheden geconstateerd tijdens onze controle. De gemeente Roermond realiseert over het boekjaar 2020 een positief resultaat van € 2,6 miljoen. Begroot was een negatief resultaat van € 0,4 miljoen. De omstandigheid dat het resultaat over 2020 positiever is uitgevallen dan begroot en/of verwacht, wordt veroorzaakt door diverse mutaties. Voor een nadere toelichting hierop verwijzen wij naar hoofdstuk 2. Het positieve resultaat heeft tot gevolg dat de financiële positie van de gemeente Roermond is verbeterd. Het eigen vermogen is echter gedaald ten opzichte van het balanstotaal; van 26,1% naar 23,6% van het balanstotaal. De oorzaak hiervan is het feit dat de schulden sterker zijn gestegen dan het eigen vermogen. Het voor 2020 benodigde weerstandsvermogen bedraagt incidenteel € 1,3 miljoen en structureel € 2,9 miljoen. De gemeente heeft € 18,3 miljoen aan incidentele en € 2,9 miljoen aan structurele weerstandscapaciteit, zodat de incidentele ratio op 14,1 en de structurele ratio op 1,0 uitkomt.

Er is bij de gemeente dan ook voldoende weerstandsvermogen aanwezig ter dekking van de ingeschatte risico’s. Daarnaast vragen wij uw aandacht voor de dalende solvabiliteit waarvan in de afgelopen 3 jaar sprake was. Deze zal namelijk vanwege de voorgestelde resultaatbestemming nog verder afnemen.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/5

Samenvatting Samenvatting

•

Financiële positie

•

Jaarrekening

•

Rechtmatigheid Accountantscontrole

•

Bijlagen

• •

Wij hebben de belangrijkste uitgangspunten en veronderstellingen beoordeeld die ten grondslag liggen aan de schattingen in de jaarrekening, en achten deze aanvaardbaar. Uit onze beoordeling van de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente Roermond komt naar voren dat deze op diverse punten niet voldoen aan de daaraan vanuit de accountantscontrole van de jaarrekening te stellen eisen. Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij op 15 december 2020 onze boardletter uitgebracht, waarin wij de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen hebben gerapporteerd. Kortheidshalve verwijzen wij naar deze boardletter, met als kenmerk: 2012FE5A62/MVO. Wij hebben een aanvullend advies inzake de interne beheersing rondom begrotingswijzigingen opgenomen in het onderhavige accountantsverslag. Wij adviseren de gemeente om, bij administratieve wijzigingen in de begroting, duidelijk te onderbouwen of de betreffende wijzigingen betrekking hebben op artikel 5, lid 6 van de Financiële Verordening en om aan te geven in hoeverre er daadwerkelijke sprake is van een specifiek bestedingsdoel. Daarnaast vragen wij u om de Financiële Verordening te actualiseren, aangezien hierin verouderde termen zijn opgenomen.

Wat betreft de begrotingswijzigingen die via rapportages aan de gemeenteraad worden aangeboden, zoals de eindejaarsrapportage, adviseren wij de gemeente hiervan een samenvattend overzicht op te nemen, waarin de totale gevraagde wijziging aan de gemeenteraad wordt samengevat op programmaniveau. Zo kan op totaalniveau de aansluiting met de werkelijk verwerkte mutaties in de boekhouding eenvoudig en op een eenduidige wijze worden gemaakt. Vanwege COVID-19 (het coronavirus) heeft de controle van de jaarrekening 2020 niet op locatie bij de gemeente Roermond plaatsgevonden, maar op afstand. Ondanks deze bijzondere omstandigheid en ondanks het grote aantal bevindingen dat wij gedurende de controle hebben geconstateerd, is de jaarrekeningcontrole in een goede samenwerking met uw medewerkers verlopen, waarbij er continu telefonisch en digitaal afstemming heeft plaatsgevonden over de voortgang van het proces en de te zetten stappen. Wij willen de medewerkers van de gemeente Roermond hier dan ook voor bedanken. Tijdens de controle van de jaarrekening 2020 zijn ons geen aanwijzingen voor fraude gebleken. Ook is ons geen fraude gemeld.

Wij maken u er in dit verband op attent dat de accountantscontrole is gericht op het geven van een onafhankelijk oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening, en niet specifiek op het ontdekken van fraudes of onregelmatigheden binnen de gemeente Roermond. Wij hebben bij het uitoefenen van onze functie als extern accountant van de gemeente Roermond de onafhankelijkheidsvoorschriften in acht genomen, zoals die gelden voor het uitvoeren van assurance-opdrachten. Wij hebben in 2020 geen werkzaamheden verricht die een bedreiging hebben gevormd voor onze onafhankelijkheid als controlerend accountant van uw gemeente.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/6

02 Financiële positie

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/7

Financiële positie Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid

In dit hoofdstuk geven wij op hoofdlijnen een samenvatting van ontwikkelingen in het vermogen en het resultaat van uw gemeente.

2.1 Vermogenspositie In het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV), de verslaggevingsregels van gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 1,1 miljoen nadelig (begroot: € 8,5 miljoen nadelig). Per saldo is tussentijds € 3,7 miljoen aan de reserves onttrokken (begroot: onttrekking van € 8,1 miljoen), zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 2,7 miljoen voordelig bedraagt (begroot: € 0,4 miljoen negatief). Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. De tussentijdse resultaatbestemming heeft plaatsgevonden op basis van raadsbesluiten. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen.

Accountantscontrole

Eigen vermogen (in € 1.000)

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

56.869

58.730

64.079

-/- 3.725

-/- 5.565

-/- 7.029

Gerealiseerd resultaat

2.666

3.704

1.680

Eigen vermogen per 31 december

55.810

56.869

58.730

Solvabiliteit

23,6%

26,1%

28,9%

Nettoschuldquote

55,0%

60,0%

51,0%

Structurele exploitatieruimte

0,0%

-/- 2,5%

Tussentijdse resultaatbestemming

Bijlagen

Financiële kengetallen

Wij merken de gemeente Roermond aan als een gemeente met een voldoende financiële positie. Dit meten wij af aan 3 criteria, ontleend aan een publicatie van de VNG voor het meten van de financiële positie van een gemeente, namelijk: solvabiliteit > 20%, nettoschuldquote < 100% en structurele exploitatieruimte > 0%. Hoewel de kengetallen op dit moment voldoende zijn, vragen wij uw aandacht voor de uitdagingen die in 2021 en daarna in financiële zin op u als gemeente afkomen. Zie hiervoor tevens paragraaf 2.3.

De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 23,6% van het balanstotaal (2019: 26,1% van het balanstotaal).

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/8

Financiële positie Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Op basis van het voorgenomen besluit bij de jaarrekening zal de algemene reserve afnemen, gezien het voorstel tot resultaatbestemming dat € 3,8 miljoen bedraagt, terwijl het gerealiseerde resultaat maar € 2,7 miljoen bedraagt. De algemene reserve daalt hiermee naar € 14,5 miljoen positief. Dit betreft de toevoeging van het jaarrekeningresultaat van € 2,7 miljoen, evenals de voorgestelde onttrekkingen aan de algemene reserve van € 3,8 miljoen die per saldo een negatieve impact hebben op de algemene reserve van de gemeente Roermond. Wij hebben het verloop van de algemene reserve na het vaststellen van de jaarstukken 2020 en het nemen van de daarmee samenhangende besluiten, hiernaast weergegeven.

Algemene reserve (in € 1.000) Algemene reserve Voorstel resultaatbestemming Algemene reserve na bestemming

2020 15.601 -/- 1.126 14.475

2.2 Saldo baten en lasten

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten, plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit de in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de politieke besluitvorming. De exploitatie over 2020 laat een nadelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 1,1 miljoen zien, ten opzichte van een begroot negatief saldo van € 8,5 miljoen. Dit is een voordeel van € 7,4 miljoen. Het grootste voordeel wordt veroorzaakt door de kosten van overhead, die lager zijn dan in de gewijzigde begroting was geprognosticeerd (€ 3,0 miljoen). In de programma’s is het grootste voordeel te vinden in programma 1, waar een begroot resultaat was geprognosticeerd van € 68,5 miljoen negatief, terwijl een bedrag van € 63,9 miljoen negatief is gerealiseerd (een voordeel van € 4,6 miljoen).

Het grootste nadeel is gerealiseerd in programma 5, waar een begroot resultaat was geprognosticeerd van € 8,1 miljoen negatief, terwijl een bedrag van € 10,3 miljoen negatief is gerealiseerd (een nadeel van € 2,2 miljoen). Het totale resultaat is voor € 2,3 miljoen positief beïnvloed door de coronasteunpakketten van het Rijk (exclusief Tozouitkeringen). De gemeente Roermond heeft de verschillen tussen realisatie en begroting toegelicht en heeft de belangrijkste verschillen in kaart gebracht in de programmaverantwoording. Verderop in deze rapportage gaan wij nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid. Hiervoor verwijzen wij naar paragraaf 4.5 van dit verslag.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/9

Financiële positie Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

2.3 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de beschikbare en de benodigde weerstandscapaciteit. De weerstandcapaciteit is opgebouwd uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves. Voor een nadere toelichting bij de kaders hiervan verwijzen naar het onderdeel paragrafen in het jaarverslag; onderdeel 2 van de jaarstukken 2020. De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt ultimo 2020 € 18,3 miljoen (2019: € 32,1 miljoen) incidenteel en € 2,9 miljoen (2019: € 3,3 miljoen) structureel. Hierbij wordt in het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (GTK), zoals opgesteld door de provincie Limburg, genoemd dat er voornamelijk uitgegaan moet worden van de algemene reserve. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Roermond in haar berekening van het weerstandsvermogen zoals verwerkt in de jaarstukken 2020, geen heroverweegbare reserves meeneemt. Daarmee heeft u opvolging gegeven aan de begrotingsbrief van de provincie Limburg en aan ons advies zoals verwoord in de boardletter 2020. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat u ons advies inzake het geven van een doorkijk van het weerstandsvermogen, heeft verwerkt in de meerjarenbegroting 2021. Hiermee geeft u de gemeenteraad inzicht in de ontwikkelingen van het weerstandsvermogen in 2021 en daarna.

Deze begroting is door de gemeenteraad op 12 november 2020 vastgesteld en is daarmee de eerste mogelijkheid geweest om aan dit advies opvolging te geven. Voor het bepalen van het in 2020 benodigde weerstandsvermogen is door de gemeente een risico-inventarisatie uitgevoerd, waaruit een bedrag volgt van € 1,3 miljoen (2019: € 2,4 miljoen) incidenteel en € 2,9 miljoen (2019: € 3,3 miljoen) structureel aan de benodigde weerstandscapaciteit. Hiermee komt de gemeente Roermond uit op een ratio (van de beschikbare versus de benodigde weerstandscapaciteit) van 14,1 incidenteel en 1,0 structureel. Hiermee kan het weerstandsvermogen worden geclassificeerd als uitstekend wat betreft het incidentele weerstandsvermogen en als voldoende wat betreft het structurele weerstandsvermogen conform de tabel zoals opgesteld door de NAR en de Universiteit Twente. Deze risicoanalyse laat met name zien dat de ratio structureel net voldoende is. Wij zien op de vorige pagina een dalende solvabiliteit, wat impliceert dat de schulden ten opzichte van het eigen vermogen steeds hoger worden. Ondanks een incidenteel uitstekend weerstandsvermogen, is er een tendens zichtbaar waarbij het eigen vermogen, dat dient voor het dekken van de kosten, jaarlijks daalt. Wij vragen uw aandacht voor het doorbreken van deze tendens.

De gemeente staat voor een keuze richting de toekomst als het gaat om: (1) het vinden van oplossingsrichtingen voor een meerjarig sluitende Begroting 2022 en een algemene reserve die in relatie staat tot de risico’s die de gemeente onderkent, (2) het oplossen van de discrepantie tussen politieke/bestuurlijke ambities en de executiekracht van de ambtelijke organisatie, en (3) het op een krachtige manier uit de coronacrisis loodsen van de gemeente Roermond. In de Commissievergadering d.d. 27 mei 2021 is dit ook uitvoerig aan de orde geweest, inclusief een overzicht van de oplossingsrichtingen van het college. Onderdeel hiervan is ook het voorstel voor het niet vervangen van het financiële systeem. Vanuit onze rol als accountant kunnen wij dit echter niet onderschrijven. Het huidige systeem is qua inrichting en mogelijkheden, voor zover wij dat als (controlerend) accountant beschouwen, aan vervanging toe. Wij hebben u in onze rapportages over 2019 en 2020 diverse adviezen meegegeven die grotendeels betrekking hebben op het huidige financiële systeem en op de daarbij behorende omissies die het implementeren van oplossingen belemmeren. Te denken valt aan: het technisch niet aan elkaar kunnen koppelen van systemen of de huidige inrichting van het systeem in relatie tot het BBV en de gewenste informatie die het systeem daarover geeft.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/10

03 Jaarrekening

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/11

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Dit hoofdstuk bevat de bevindingen die, naar ons professionele oordeel, van belang zijn om te rapporteren.

3.1 Vastgoed Eind 2020 bedraagt de boekwaarde van de materiële vaste activa van de gemeente Roermond € 175,5 miljoen (2019: € 179,0 miljoen). De materiële vaste activa zijn conform het BBV opgesplitst in: investeringen met een economisch nut, investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden opgelegd, investeringen in de openbare ruimte met uitsluitend maatschappelijk nut, en in erfpacht uitgegeven gronden. De grootste componenten binnen de materiële vaste activa betreffen de gebouwen (€ 81,9 miljoen) en de grond-, weg- en waterbouwkundige werken (€ 71,4 miljoen). Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij de door de gemeente voorbereide werkzaamheden ten aanzien van de waardering van het vastgoed en de gronden in onze controle betrokken. Hierbij hebben wij geconstateerd dat de informatie die in de activa-administratie is opgenomen niet altijd duidelijk is. Met name voor de gronden is niet altijd te herleiden uit de omschrijving in de activa-administratie waar het betreffende perceel ligt en hoe dit aansluit met het Kadaster. Godsweerdersingel 10 De gemeente heeft een taxatie laten uitvoeren vanwege de mogelijke bestemming van het pand aan de Godsweerdersingel 10. Wij hebben daarbij, samen met de gemeente, de verschillende scenario’s uit deze taxatie in onze controle betrokken.

Voor de waardering in de jaarstukken is aansluiting gezocht bij de huidige bestemming van het pand, zijnde een kantoorlocatie met op de begane grond een fietsenstalling, conform de raadsinformatiebrief d.d. 16 juni 2020. Als gevolg hiervan is de waardering in de jaarstukken 2020 in overeenstemming gebracht met de getaxeerde waarde van € 900.000. Het verschil tussen de in de conceptjaarstukken verwerkte boekwaarde en deze getaxeerde waarde van € 1,2 miljoen, is voorzien, en ten laste van het resultaat gebracht. Tegelijkertijd is deze last gedekt uit de bestemmingsreserve kapitaallasten. De gemeenteraad heeft immers bij het vaststellen van de jaarstukken 2017 besloten om een bedrag ter hoogte van de totale aankoopsom te oormerken in deze bestemmingsreserve, in verband met een mogelijke afwaardering van het pand aan de Godsweerdersingel 10. N280 Tijdens de jaarrekeningcontrole 2019 hebben wij in ons accountantsverslag 2020 gerapporteerd over het rubriceren van de investeringen in de N280. In overleg met de gemeente zijn daarbij de onderbouwingen uitgewisseld, op basis waarvan wij tot de conclusie zijn gekomen dat de investeringen terecht als materiële vaste activa zijn gerubriceerd. Dit was vorig jaar nog niet duidelijk, omdat de betreffende onderbouwingen toen niet aanwezig waren.

De rubricering is daarmee in de jaarstukken 2020 verwerkt conform de verslaggevingsvoorschriften BBV en de investeringen zijn op de juiste wijze gepresenteerd.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/12

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

3.2 Voorzieningen De gemeente Roermond heeft voorzieningen gevormd voor mogelijke verliezen, risico’s of verplichtingen, ter egalisering van kosten, en voor beklemde middelen van derden. De omvang van deze voorzieningen is samengevat in onderstaand overzicht: Bedragen x € 1.000

31 december 2019

Dotatie

Aanwending

Vrijval

31 december 2020

Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s

7.397

826

1.017

1.023

6.183

Voorziening ter egalisering van kosten

6.847

1.332

704

7.475

Voorziening middelen derden

1.356

533

567

1.322

Het saldo van de voorzieningen is mede gebaseerd op schattingen. Vanwege de subjectiviteit die hier inherent aan is, hebben wij tijdens de jaarrekeningcontrole aandacht besteed aan de onderbouwing en de plausibiliteit van de uitgangspunten en veronderstellingen die ten grondslag liggen aan de berekeningen van de voorzieningen. Bij de voorziening voor middelen van derden waarvan de besteding gebonden is (€ 1,3 miljoen), is geen sprake van een schattingselement. Deze voorziening is namelijk gebaseerd op de ontvangen middelen die een specifiek bestedingsdoel hebben op basis van het onderliggende gemeentelijke rioleringsplan (GRP) en de niet-bestede middelen afvalstoffenheffing. Het kenmerk van deze voorziening is dat de gemeente hierbij geen inzicht heeft in de opbouw van de tarifering voor riool- en afvalstoffenheffing in verhouding tot de verschillende soorten lasten, zoals vervangingsinvesteringen en kapitaallasten. Daarmee wordt de voorziening gebruikt op het moment dat er sprake is van een overschot of een tekort in de exploitatie. Wel schrijft de notitie riolering van de Commissie BBV voor dat de gemeenteraad jaarlijks expliciet een besluit dient te nemen over het inzetten van deze voorziening in het betreffende jaar. Dit besluit is door de gemeenteraad genomen op 19 december 2019, waarmee u hebt voldaan aan de vereisten die de Commissie BBV hierbij stelt.

Ook voor het komende jaar is, bij ongewijzigde omstandigheden, hierover opnieuw besluitvorming vereist. De voorziening ter egalisering kosten bestaat voornamelijk uit de voorziening groot onderhoud voor gebouwen (€ 7,4 miljoen). De belangrijkste schattingselementen in deze voorzieningen zijn: de raming van de te maken onderhoudskosten en het moment van uitvoeren van het onderhoud. Hiervoor heeft de gemeente in 2020 een nieuw onderhoudsplan laten opstellen, dat begin 2021 gereed is gekomen. Daarmee is het oude plan voor het uitvoeren van de werkzaamheden nog leidend geweest in 2020. Wel is in het nieuwe onderhoudsplan rekening gehouden met het in 2020 uitgevoerde onderhoud. De gemeenteraad heeft in haar vergadering d.d. 8 april 2021 het onderhoudsplan vastgesteld (inclusief de bijbehorende gemiddelde dotatie met terugwerkende kracht per 1 januari 2020). Hiermee heeft de gemeente gevolg gegeven aan onze opmerking in het accountantsverslag 2019 en is de voorziening conform de verslaggevingsvoorschriften BBV onderbouwd.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/13

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole

Daarnaast zijn er voorzieningen gevormd voor verplichtingen, verliezen en risico’s, voor een bedrag van € 6,2 miljoen. Deze voorzieningen bestaan onder andere uit: de voorziening voor pensioenen van wethouders ad € 4,9 miljoen, de voorziening voor wachtgeld wethouders ad € 0,3 miljoen en de reorganisatievoorziening ad € 0,2 miljoen. Voor wat betreft de voorzieningen voor pensioenen en wachtgeld wethouders is er sprake van een beperkt schattingselement. Deze voorzieningen worden namelijk berekend op basis van de door het Koninklijk Actuarieel Genootschap voorgeschreven sterftetabellen en de disconteringsvoet. De vrijval in de voorziening voor wachtgelden betreft kortingen op het wachtgeld als gevolg van de neveninkomsten van een tweetal gewezen wethouders. De reorganisatievoorziening is herijkt, en laat een vrijval zien van afgerond € 0,8 miljoen. Deze vrijval wordt veroorzaakt doordat 2 personen een nieuwe arbeidsovereenkomst zijn aangegaan met een andere werkgever, waardoor een deel van de voorziening heeft kunnen vrijvallen. Naast de voorzieningen heeft de gemeente Roermond de volgende (belangrijke) schattingen opgenomen in de jaarrekening 2020: •

Waardering voorziening oninbare debiteuren (waaronder ook belastingdebiteuren en debiteuren sociale zaken). De gemeente Roermond heeft deze voorziening belastingdebiteuren gewaardeerd in lijn met de inschattingen van de BSGW.

•

Waardering grondexploitaties, kapitaalverstrekkingen en uitgegeven leningen (zie verderop in het voorliggende verslag).

Wij hebben hierbij geen bevindingen geconstateerd die onze rapportagetolerantie overschrijden. De schattingen zijn onderbouwd en aanvaardbaar.

Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/14

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

3.3 Sociaal domein Lasten Jeugd De totale lasten Jeugd, zoals opgenomen in de jaarrekening 2020, bedragen € 15,0 miljoen. De grootste financiële stromen voor de lasten Jeugd betreffen de Zorg in Natura (€ 13,3 miljoen) en JeugdzorgPlus, waarbij de gemeente ook centrumgemeente is voor het landsdeel Zuid-Oost. Wij hebben specifieke werkzaamheden verricht voor deze gemeenten (€ 1,0 miljoen), ook met betrekking tot het Gedwongen Kader (€ 0,5 miljoen). Wij hebben, naast de opdracht tot controle van de gemeentelijke jaarrekening, tevens de opdracht gekregen om zorg te dragen voor het controleren van de regionale verantwoording inzake Jeugdzorg, waarbij de gemeente Roermond centrumgemeente is voor alle Midden-Limburgse gemeenten. Deze controle is vormgegeven op basis van een door ons opgesteld controleplan, en is afgestemd met de deelnemende gemeenten en hun accountants. Dit heeft geleid tot een eenduidige controleaanpak voor 2020, zonder verrassingen tijdens de controlewerkzaamheden. PGB-bestedingen De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft - net als in voorgaande jaren - bij de PGBverantwoordingen voor Jeugd en Wmo over 2020 een controleverklaring met beperking verstrekt. De PGB-bestedingen over 2020 bedragen circa € 0,7 miljoen (2019: € 0,6 miljoen).

Uw organisatie heeft de voorgaand jaar getroffen aanvullende interne-beheersmaatregelen en interne controles ook over 2020 uitgevoerd. In dit kader is onder andere nader onderzoek uitgevoerd naar de prestatielevering bij een representatief aantal gebruikers van deze PGB-gelden. Hiermee is voldoende zekerheid verkregen over de rechtmatigheid van de PGB-bestedingen. Gevolgen van corona voor het sociaal domein Wij hebben in de boardletter 2020 gerapporteerd over de bijzondere gevolgen van de coronacrisis voor het sociaal domein. Hieronder voorzien wij u van een beknopte actualisatie. De financiële gevolgen voor de gemeente hebben betrekking op de volgende onderdelen:

•

Het continueren van de reguliere zorg: voor zover mogelijk, hebben de zorgverleners de reguliere zorg gecontinueerd en volstaat ter zake de interne beheersing, die in de afgelopen jaren voldoende heeft gefunctioneerd.

•

Het leveren van alternatieve zorg: voor zover zorgleveranciers de reguliere zorg niet konden continueren, mochten zij alternatieve zorg leveren. De verantwoording hierover en afrekening hiervan vinden op dezelfde wijze plaats als de afrekening van de reguliere zorg. Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/15

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie

•

Het verstrekken van continuïteitsbijdragen en het vergoeden van de meerkosten met betrekking tot corona: zorginstellingen konden in 2020 een aanvraag indienen voor een continuïteitsbijdrage (om de continuïteit van de zorgverlening te waarborgen). Daarnaast is zorgaanbieders de mogelijkheid geboden om meerkosten in rekening te brengen bij de gemeente Roermond. Deze kosten hebben bijvoorbeeld betrekking op de aanschaf van extra beschermingsmiddelen, zoals mondmaskers en handschoenen. Zorginstellingen konden voor deze meerkosten een aanvraag indienen, waarna het college op individuele basis een besluit moest nemen. Deze meerkosten en continuïteitsbijdragen bedragen in totaal € 0,6 miljoen voor Jeugd en € 0,4 miljoen voor Wmo. De afrekeningen zijn vastgesteld via een finale kwijting, op basis van formats die beschikbaar zijn gesteld op i-sociaal domein.

Jaarrekening

3.4 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

Rechtmatigheid

Eén van de maatregelen die het kabinet (heeft) gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage hebben wij deze regeling gecontroleerd. Uw gemeente is, ondanks een snelle invoering van deze regeling en de wijzigingen hierin gedurende 2020 en 2021, in staat geweest aantoonbaar te voldoen aan de gestelde rechtmatigheidseisen ten aanzien van deze uitkeringen ter hoogte van € 7,1 miljoen. Zowel uw interne-controlewerkzaamheden als onze zelfstandig uitgevoerde dossiercontroles bevestigen deze uitkomst.

Accountantscontrole Bijlagen

De Nota verwachtingen accountantscontrole schrijft daarnaast voor dat wij een kwalitatieve toets moeten verrichten op uw beleid wat betreft Misbruik en Oneigenlijk gebruik van de Tozo-regeling. De gemeente voert op basis van signalen vanuit het Inlichtingen Bureau werkzaamheden uit. Wij stellen vast dat uw gemeente hiertoe een specifiek controleplan heeft opgesteld. De gemeente Roermond heeft de van het Inlichtingen Bureau over 2020 ontvangen signalen derhalve nog niet (volledig) afgehandeld, en is nog bezig met het uitvoeren van de controle van deze signalen. Dit vanwege de aard en omvang van het aantal op te volgen IB-signalen. Hierin voorziet de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. Het opvolging van en afleggen van verantwoording over de in 2020 niet afgehandelde IB-signalen schuift door naar de verantwoording over 2021. Hierdoor ontstaan er geen onzekerheden of fouten in de verantwoording over 2020. Aangezien de gemeente Roermond het controleplan heeft opgesteld, stellen wij dat de gemeente voldoende inspanningen levert ter opvolging van de IB-signalen, vanuit een planmatige aanpak. Het uitvoeren van het beleid met betrekking tot Misbruik & Oneigenlijk gebruik (én het controleplan) loopt hiermee dus ook door in 2021.

De afhandeling van de IB-signalen in 2021 (na het sluiten van de administratie van de gemeente over 2020) met gevolgen voor de eerder afgegeven beschikkingen Tozo, wordt verantwoord in de SiSa-bijlage over 2021. Uiteraard moet de gemeente Roermond ook in 2021 aan de IB-signalen met betrekking tot Tozo, het M&O-beleid én het controleplan uitvoering blijven geven. Bij het niet naleven hiervan zullen wij als accountant de gevolgen hiervan meenemen in de accountantscontrole over 2021 en zullen wij hierover rapporteren in ons verslag van bevindingen over 2021.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/16

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole

3.5 Overlopende posten Via uitgebreide detailcontroles hebben wij de overlopende activa en passiva gecontroleerd. Met onze controle hebben wij 51% van de overlopende activa en 86% van de overlopende passiva gecontroleerd. Uit deze controle zijn diverse controleverschillen gebleken, waarvoor wij verwijzen naar de bijlagen 1a en 1b. De controleverschillen hebben voor het overgrote deel betrekking op: een onjuiste rubricering, dubbele boekingen die zijn gemaakt of inschattingen die zijn gemaakt en die achteraf niet blijken te kloppen. Dit is inmiddels gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarstukken. Wij adviseren de gemeente Roermond om hier bij het opmaken van de jaarrekening 2021, maar vóór de accountantscontrole, expliciet op te toetsen, en zichtbaar de tussenrekeningen die zijn gerubriceerd onder de overlopende activa en passiva integraal te analyseren. Daarbij moet worden nagegaan of deze saldi weergeven die juist en volledig zijn en onderbouwd kunnen worden met brondocumenten.

3.6 Betaalbevoegdheden In de boardletter hebben wij gerapporteerd over het feit dat wij hebben geconstateerd dat enkele medewerkers die niet meer in dienst zijn bij de gemeente nog betaalbevoegdheden hadden bij de banken. De gemeente heeft in haar reactie laten weten dat de pasjes van deze medewerkers bij uitdiensttreding zijn ingeleverd, waardoor er geen risico aanwezig is op ongeoorloofde betalingen. Wij hebben tijdens onze controlewerkzaamheden vastgesteld dat er inderdaad geen betalingen hebben plaatsgevonden vanaf de datum van uitdiensttreding. Hiermee is het betreffende risico gemitigeerd voor de jaarrekeningcontrole 2020. Wel adviseren wij u om de controle hierop deel te laten uitmaken van de uitdiensttredingsprocedure, om dergelijke constateringen in de toekomst te voorkomen.

Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/17

Jaarrekening Samenvatting

3.7 Verhuuropbrengsten

Financiële positie

In onze boardletter hebben wij u gerapporteerd over de constateringen in het primaire proces rondom de verhuuropbrengsten. Per heden is de volledigheidscontrole van de verhuuropbrengsten, waar om werd verzocht in onze boardletter, niet verricht. Hierover hebben inmiddels diverse gesprekken plaatsgevonden, met als doel te komen tot een juiste en met name volledige analyse. Wij vragen uw aandacht voor het tot een periodiek uitgevoerd onderdeel van het primaire proces maken van deze controle. Daarmee kan worden voorkomen dat deze werkzaamheden in 2021 niet tijdig voor de controle gereed zijn.

Jaarrekening

3.8 Personele lasten

Rechtmatigheid

Als gevolg van onze constateringen dat er in het primaire proces van de personeels- en salarisadministratie sprake is geweest van functievermenging, hebben wij een integrale controle verricht op alle in- en uitdiensttredingen over het jaar 2020. Uit deze controle zijn geen materiële tekortkomingen naar voren gekomen. Wel hebben wij geconstateerd dat voor enkele medewerkers een mutatie in de personeelsadministratie, als gevolg van bijvoorbeeld het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd, te laat is doorgevoerd. Wij vragen uw aandacht voor een verdere verbetering van het personeelsproces, zodat dergelijke omissies worden voorkomen.

Accountantscontrole Bijlagen

3.9 Schatkistbankieren Wij hebben, evenals in 2019, vastgesteld dat het primair aangereikte overzicht inzake schatkistbankieren niet juist was. Gedurende de controle hebben wij hierover meerdere maken contact gehad. Wij hebben hierbij een niet-financiële rechtmatigheidsfout geconstateerd, aangezien het overzicht in de jaarstukken niet juist is. Aangezien wij voor het tweede jaar fouten constateren tijdens onze controle van dit overzicht, vragen wij uw verhoogde aandacht hiervoor. Het ministerie heeft hiervoor een model ontwikkeld dat kan worden ingevuld, en dat u door ons ter beschikking is gesteld. Ook adviseren wij de gemeente om de volledigheid van de te verwerken bankrekeningen en de juistheid van de bankstanden te controleren. Met het in 2021 op de juiste wijze toepassen van de regelgeving van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties kunt u fouten in het overzicht schatkistbankieren 2021 voorkomen. Wij hebben van u vernomen dat u reeds contact hebt gehad met de BNG-bank, om de problemen te voorkomen/te verhelpen inzake de overzichten die de BNG de gemeente aanreikt, met als doel het proces van de totstandkoming van de berekening te optimaliseren.

3.10 Financiële vaste activa Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat niet alle financiële vaste activa die de gemeente in bezit heeft, zijn opgenomen in de activaadministratie. Het gaat hierbij om de leningen u/g en om de overige langlopende leningen u/g die niet zijn opgenomen. Wij vragen u de activa-administratie te completeren, zodat deze een volledig beeld geeft van de (financiële) vaste activa van de gemeente. © 2021 Deloitte The Netherlands

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/18

04 Rechtmatigheid

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/19

Rechtmatigheid Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

4.1 Wet normering topinkomens Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij de naleving van de voorschriften met betrekking tot de Wet normering topinkomens (verder: de WNT) beoordeeld. De maximale bezoldiging voor topfunctionarissen van een gemeente bedraagt over boekjaar 2020 € 201.000. Voor de gemeente Roermond geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Op grond hiervan concluderen wij dat de bezoldigingen van de (voormalig) gemeentesecretaris en de griffier voldoen aan de WNT. In 2020 is, als gevolg van het uit dienst treden van de voormalige gemeentesecretaris, een ontslagvergoeding ten bedrage van € 75.000 uitgekeerd. De bezoldiging van deze topfunctionarissen is, na de doorgevoerde correcties naar aanleiding van de accountantscontrole, op een toereikende wijze in de jaarrekening toegelicht. Daarnaast dienen gemeenten de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief - mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan - ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2020 hebben wij geen overschrijdingen van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.

4.2 Aanbestedingen De Europese aanbestedingswetgeving valt onder de reikwijdte van het oordeel van de instellingsaccountant over de financiële rechtmatigheid. Met betrekking tot het naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij over het boekjaar 2020 financiële onrechtmatigheden vastgesteld. Deze onrechtmatigheden hebben betrekking op het volgende: Omschrijving

Bedrag

Doorloopfout vanuit voorgaand jaar, gesplitst naar: - Inhuur - Reguliere inkoop

€ 79.130 € 310.901

Nieuwe aanbestedingsfouten in 2020: - Inhuur - Reguliere inkoop

€ 371.063 € 256.799

Totale rechtmatigheidsfout

€ 1.017.893

Wij merken op dat bij de nieuwe aanbestedingsfouten in een drietal gevallen sprake is van een enkelvoudige aanbesteding die Europees had moeten worden aanbesteed. Voor een drietal dossiers geldt dat ze meervoudig onderhands zijn aanbesteed, terwijl ze Europees hadden moeten worden aanbesteed. Op de volgende pagina hebben wij hiervan een overzicht opgenomen.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/20

Rechtmatigheid Samenvatting

Omschrijving

Bedrag

Financiële positie

Enkelvoudig aanbesteed, terwijl dat Europees had moeten zijn: - NewPlan B.V. inzake Roermond Bereikbaar - Raadhuis Advies B.V. inzake Roermond Bereikbaar - Accrea B.V. inzake inhuur juridisch medewerkers

€ 45.395 € 232.782 € 40.000

Jaarrekening

Meervoudig onderhands aanbesteed, terwijl dat Europees had moeten zijn: - BMC inzake inhuur projectleider Roerdelta - Aranea Consult B.V. inzake inhuur project bestuurlijk besluitvormingsproces - Arcadis Design & Consultancy inzake ontwikkeling busstation

€ 74.686 € 18.200 € 216.799

Totale rechtmatigheidsfout

€ 627.862

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

IT-systemen De gemeente maakt in belangrijke mate gebruik van zogeheten legacy (ofwel: verouderde) systemen. In het kader van onze controle hebben wij, in lijn met de SDO-notitie 'Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden’, een standpunt gevraagd ten aanzien van een tweetal leveranciers van deze systemen, te weten: Centric en Unit4. Wij concluderen op basis van uw standpunt dat de opdrachten niet (opnieuw) Europees zijn aanbesteed op grond van de volgende motivaties: •

Wanneer er gewerkt moet worden met een alternatief systeem (voor zover er een vergelijkbaar systeem aanwezig zou zijn), zou er een compleet nieuwe omgeving moeten worden gebouwd, waaraan substantiële extra kosten zijn verbonden, terwijl er sprake zou zijn van substantiële desinvesteringen (uitzonderingsclausule artikel 2.32 Aanbestedingswet).

•

U doet onderzoek naar het (structureel) vervangen van de legacysystemen en werkt aan een vervangingsstrategie.

•

U heeft in enkele individuele gevallen een marktverkenning of een nieuwe aanbesteding uitgevoerd.

Omdat sprake is van een juridisch complexe situatie, hoeven wij de IT-contracten op grond van de Kadernota Rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV vooralsnog niet in ons oordeel te betrekken. Wij adviseren u om in het komende jaar externe juridische expertise in te schakelen, om op basis van de kennis van specialisten een uitspraak te kunnen doen over deze casuïstiek.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/21

Rechtmatigheid Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

4.3 SiSa-bijlage Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden in de SiSa-bijlage 2020 geconstateerd. De procedure die uw gemeente moet naleven bij het aanleveren van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien 7 documenten aan het CBS aan te leveren. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de nota Verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U heeft dit aan ons bevestigd. Hiervoor verwijzen wij ook naar de bijlage 3 van voorliggend accountantsverslag.

4.4 Investeringskredieten

Rechtmatigheid

Bij het beoordelen van de investeringskredieten hebben wij vastgesteld dat er geen sprake is van overschrijdingen die meewegen in het rechtmatigheidsoordeel dat wij afgeven bij de jaarstukken 2020.

Accountantscontrole Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/22

Rechtmatigheid Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

4.5 Begrotingsoverschrijdingen Naast de controle op het rechtmatig tot stand komen van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020 hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft het vaststellen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Zoals blijkt uit het hierna opgenomen diagram, is op een drietal programma’s sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten. Het betreft de programma’s 5, 7 en 10. Deze hogere kosten zijn ófwel reeds aan de gemeenteraad medegedeeld, maar hebben niet geleid tot een formele begrotingswijziging (programma 5 inzake de hogere kosten voor afval, programma 7 inzake de hogere kosten voor de onderhoudsvoorziening en programma 10 inzake de hogere kosten van het niet invullen van de taakstelling), ófwel worden gecompenseerd door hieraan direct gerelateerde hogere baten (programma 7 inzake de afwikkeling van de transactie Waterschapskantoor en de afwaardering van het pand aan de Godsweerdersingel 10 en programma 10 inzake de hogere inzake de baten leges). Per saldo is sprake van een begrotingsoverschrijding van € 2,3 miljoen, die volgens de Kadernota Rechtmatigheid 2018 niet meetelt voor ons oordeel. Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van deze overschrijding naar de analyse in de programmaverantwoording in de jaarrekening 2020. Hiermee legt uw gemeente verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2020.

De geconstateerde kostenoverschrijdingen die formeel als onrechtmatig worden aangemerkt, hebben - gezien de oorzaak, de toelichting of de omvang hiervan - geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. Verschillen tussen begrote en werkelijke lasten (in duizenden) -/- is overschrijding van begroting 3.621

€ 4.000 € 3.000 € 2.000

907

€ 1.000

506

983

838

260

342

€0 -329

-1.405

-547

-€ 2.000

-€ 1.000

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/23

05 Accountantscontrole

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/24

Accountantscontrole Samenvatting

5.1 Opdracht

Financiële positie

Onze opdracht betreft de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond, met als doel een onafhankelijk oordeel te geven over de getrouwheid en de rechtmatigheid hiervan, en over de naleving van de specifieke wet- en regelgeving. Wij hebben deze controle verricht met inachtneming van het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en het controleprotocol van de gemeente Roermond, dat d.d. 17 december 2020 door de gemeenteraad is vastgesteld. Deze opdracht is schriftelijk vastgelegd in onze opdrachtbevestiging d.d. 1 oktober 2020 (met kenmerk: 201078303C.02/MJ).

Jaarrekening

Op basis van onze werkzaamheden en de uitkomsten daarvan concluderen wij dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het eigen vermogen per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020. Dit impliceert het volgende:

Rechtmatigheid

• •

Accountantscontrole

•

Bijlagen

•

De jaarrekening 2020 is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV). De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die zijn gehanteerd voor het opmaken van de jaarrekening 2020 voldoen aan de geldende verslaggevingsvoorschriften en zijn consistent toegepast. Voorts zijn de schattingen op basis waarvan de jaarrekening is opgesteld aanvaardbaar. Wij hebben de belangrijkste uitgangspunten en veronderstellingen die hieraan ten grondslag liggen, beoordeeld in het kader van het beeld dat de jaarrekening als geheel dient te geven. Daarnaast zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de Kadernota Rechtmatigheid 2018 (met uitzondering van de teksten op pagina 23 in het kader van de begrotingsrechtmatigheid), met de begroting, en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader. Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen.

Als onderdeel van dit vereiste hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Er bestaan geen verschillen van inzicht met het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde grondslagen, de verslaggeving, of de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. Na onze controle resteren er 3 niet-gecorrigeerde controleverschillen (hiervoor verwijzen wij naar bijlage 1a). Deze controleverschillen vallen binnen de toleranties van de jaarrekening. Derhalve hebben wij de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond van een goedkeurende controleverklaring voorzien. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De goedkeurende strekking van de controleverklaring heeft hierbij zowel betrekking op de getrouwheid van de jaarrekening als op de financiële rechtmatigheid ervan. Wij zullen van het college van burgemeester en wethouders een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/25

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole

5.2 Controleverklaring Wij hebben de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond van een goedkeurende verklaring voorzien. Deze goedkeurende strekking heeft zowel betrekking op de getrouwheid van de jaarrekening als op de financiële rechtmatigheid ervan. Wij geven deze controleverklaring af onder voorbehoud van goedkeuring van de jaarrekening door de gemeenteraad. Graag ontvangen wij daartoe een exemplaar van de vastgestelde jaarrekening 2020. Mochten er nog wijzigingen in de definitieve versie hiervan worden aangebracht, dan verzoeken wij u ons hiervan in kennis te stellen. Wij dienen deze wijzigingen alsdan te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

5.3 Materialiteit Voor ons oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening gaan wij uit van het materialiteitsbegrip. Dit begrip is leidend voor het evalueren van de bevindingen die uit de controle van de jaarrekening voortkomen en van de betekenis daarvan voor ons oordeel. Voor de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond hebben wij een materialiteit gehanteerd van € 2,3 miljoen (1,0% van de lasten, inclusief dotaties aan de reserves). Voor de diepgang van onze controlewerkzaamheden hebben wij de uitvoeringsmaterialiteit bepaald op een bedrag van € 1,75 miljoen. Voor de controle op het naleven van enkele specifieke rechtmatigheidsaspecten, zoals de Wet normering topinkomens, hanteren wij een lagere materialiteit, die aansluit bij datgene wat hieromtrent is voorgeschreven in het controleprotocol WNT 2020.

5.4 Administratieve organisatie en interne beheersing

Bijlagen

De bevindingen, conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle zijn door ons gerapporteerd in een managementletter en een boardletter. De managementletter is met het college besproken en de boardletter met de auditcommissie. De belangrijkste conclusie daarbij is dat uit onze controlewerkzaamheden tijdens de interim-controle diverse bevindingen voortkomen die erop duiden dat in enkele processen onvoldoende beheersingsmaatregelen zijn geïmplementeerd. Deze processen voldoen in dit kader en volgens de aan de accountantscontrole van de jaarrekening te stellen randvoorwaarden, niet aan de vereisten. Voor een meer gedetailleerde toelichting hierop verwijzen wij naar de boardletter van 15 december 2020, met het kenmerk: 2012FE5A62/MVO.

5.5 Begroting(swijzigingen) Wij hebben vastgesteld dat er gedurende het jaar diverse begrotingswijzigingen zijn doorgevoerd. Deze worden handmatig verwerkt, wat de foutgevoeligheid hiervan vergroot. Uit onze controlewerkzaamheden die gericht zijn op de juistheid en de rechtmatigheid van de verwerkte begrotingswijzigingen blijken ook fouten die door de gemeente zijn gecorrigeerd in de jaarstukken. Wij vragen uw aandacht hiervoor, om daarmee de betrouwbaarheid van de gewijzigde begroting die in het systeem is ingericht en die de basis is voor het voeren van een adequaat financieel beleid, beter vorm te geven. Daarnaast constateren wij dat de gemeente veel begrotingswijzigingen doorvoert, die onder te verdelen in: incidentele wijzigingen, administratieve wijzigingen en wijzigingen via rapportages. Op de volgende pagina lichten wij de laatste 2 onderdelen graag toe, inclusief onze adviezen hierbij. © 2021 Deloitte The Netherlands

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/26

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Administratieve wijzigingen In de Financiële Verordening wordt in artikel 5, lid 6 het volgende opgemerkt: “Door derden beschikbaar gestelde middelen met een specifiek bestedingsdoel worden, voor zover de middelen worden aangewend voor dit doel, via een administratieve wijziging of collegebesluit in de begroting verwerkt tot het bedrag van de beschikking.” Met deze passage wordt invulling gegeven aan de hogere lasten die worden gedekt door hogere baten via derden (bijvoorbeeld het Rijk) en die niet waren voorzien. Deze wijzigingen zijn impliciet goedgekeurd middels het door de gemeenteraad vaststellen van de Financiële Verordening. Echter, het is niet altijd eenduidig op te maken uit de wijzigingen in hoeverre deze betrekking hebben op een specifiek bestedingsdoel. Daarnaast worden er enkele voorbeelden als onderdeel van dit artikel genoemd die niet meer passen binnen het BBV. Er wordt in dit artikel bijvoorbeeld nog gesproken over ‘voorzieningen’, terwijl dit niet meer de juiste terminologie is conform het BBV. Wij adviseren u de verordening op dit punt te actualiseren en daarbij de wijzigingen overzichtelijk in kaart te brengen, waarbij de relatie met het betreffende artikel achteraf voor de controle beter inzichtelijk wordt gemaakt.

Wijzigingen via rapportages Diverse wijzigingen worden aan de gemeenteraad voorgelegd via samenvattende rapportages, zoals de eindejaarsrapportage. In deze rapportages worden de wijzigingen zowel financieel als inhoudelijk nader toegelicht. Het ontbreekt echter aan een samenvattend overzicht in deze rapportage waaruit de in totaal gevraagde wijzigingen aan de gemeenteraad worden samengevat op programmaniveau. Daarmee is het maken van de aansluiting tussen de in de financiële administratie doorgevoerde begrotingswijzigingen en de onderbouwingen die hierbij zijn gegeven in de rapportage zelf, erg arbeidsintensief. Wij adviseren u om in 2021 in deze rapportages een opzet te maken van een totaaloverzicht van alle wijzigingen. Deze kunnen dan op een eenvoudige wijze worden aangesloten met de geboekte begrotingswijzigingen.

5.6 Geautomatiseerde gegevensverwerking Onze controle heeft geen aangelegenheden geïdentificeerd die op het gebied van de betrouwbaarheid en de continuϊteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking aan u gerapporteerd zouden moeten worden. Wij willen u in dit kader wel meegeven dat er verhoogde aandacht gewenst is voor eventuele cyberrisico’s; met name in de digitale tijd waarin wij nu leven. Wij maken u erop attent dat de controle van de jaarrekening 2020 primair gericht is op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening, en naar zijn aard niet bedoeld is om uitspraken te doen over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Daarbij is het tevens van belang te bedenken dat wij ten behoeve van de jaarrekeningcontrole vooralsnog slechts in beperkte mate gebruikmaken van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen de gemeente Roermond en dat wij onze controlebevindingen overwegend baseren op de binnen uw organisatie aanwezige brondocumenten, zoals facturen, bankafschriften en overeenkomsten.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

2106068AD5/RVB/27

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

5.7 Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. De gemeenteraad dient hierop toe te zien. In dit verband vermelden wij dat de gemeente Roermond een gedragscode voor ambtenaren, bestuur en burgemeester heeft vastgesteld, evenals een regeling melding vermoeden misstand, een regeling vertrouwenspersoon, en een kader voor het integriteitbeleid. Als accountant van de gemeente Roermond hebben wij de verantwoordelijkheid om het risico te beoordelen dat de jaarrekening 2020 als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa, afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Wij hebben hiertoe een aantal werkzaamheden uitgevoerd, zoals:

• • • • • • • •

Het bespreken van het frauderisico met het college en het financieel management. Het evalueren van de impact van de door het bestuur ingevoerde beheersingsmaatregelen ter beperking van de geïdentificeerde frauderisico’s. Het beoordelen van de zakelijke onderbouwing voor eventuele grote, eenmalige transacties. Het beoordelen van schattingen, met name ten aanzien van de waardering van de materiële vaste activa en de totstandkoming van de voorzieningen. Het toetsen van alle overlopende posten groter dan € 100.000 in de jaarrekening van de gemeente Roermond. Het toetsen op het risico van budgetoverheveling en begrotingsonrechtmatigheid. Het toetsen van journaalboekingen die gemaakt zijn in de afsluitende periode van het boekjaar. Het toetsen van handmatige journaalposten en overige aanpassingen gedurende het boekjaar 2020, ondersteund door data-analysetechnieken.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Roermond&id=c717c2f2-9623-4e08-8738-744bacfc365e