Bijlage 1.e Gemeente Roermond Lokale quickscan crisisorganisatie hoogwater juli 2021 (tevens als bijlage bij RIB toegevoegd)

Eén van de gevolgen van hoogwater is uitval van nutsvoorzieningen zoals elektriciteit. Dit heeft consequenties voor de crisiscommunicatie. Wanneer elektriciteit uitvalt, kunnen mobiele telefoons kunnen niet meer worden opgeladen, werken vaste telefoons niet meer en zijn televisies, radio’s en computers niet meer te gebruiken. Bij uitval van elektriciteit zal moeten worden ‘teruggevallen’ op traditionele(re) communicatiemiddelen. Om alle getroffen inwoners te bereiken, kunnen bijvoorbeeld politiewagens ingezet worden. Ook kunnen hulpverleners langs de deuren gaan om mensen te informeren, uiteraard wanneer de veiligheid dit toelaat. Naast inspanningen van de (lokale) overheid in het informeren, hebben inwoners ook een belangrijke taak. Bijvoorbeeld in het aanschaffen van een opwindbare radio of radio op batterijen, en kennis krijgen in het beschermen van het huis. Een nuttige website hiervoor is crisis.nl, een website van de Rijksoverheid met verschillende crisistypen en hoe burgers zich hierop kunnen voorbereiden. Dit is een belangrijk aspect in de risicocommunicatie.

30 Veiligheidsberaad. 2014. “Bevolkingszorg op orde 2.0.” 31 BT hoogwater. 18 juli 2021, 12.15 uur.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 30 van 39

Tijdens het hoogwater in 1993 en 1995 werden inwoners door hun eigen gemeenten geïnformeerd, de Wet veiligheidsregio bestond nog niet en regionale samenwerking was niet geformaliseerd. Tijdens het hoogwater in 2021 is dit er wel, waardoor – volgens afspraak – de communicatietaak naar de voorzitter van de veiligheidsregio gaat. In het rampbestrijdingsplan hoogwater Maas 2020-202332 staat het volgende: “Vanaf opschaling naar GRIP-2, wanneer het ROT wordt opgeroepen, zal de centrale coördinatie van de crisiscommunicatie bij de veiligheidsregio liggen en vervult de veiligheidsregio hierin dan ook de regierol. Dat betekent dat alle crisiscommunicatie in nauwe afstemming met de ketenpartners plaatsvindt. Rijkswaterstaat en Waterschap Limburg ondersteunen het crisiscommunicatieproces van de veiligheidsregio en waar mogelijk zullen zij een communicatieliaison per veiligheidsregio afvaardigen in de kolom crisiscommunicatie, overeenkomstig de reguliere afspraken. Alle partners die voor hun eigen discipline willen communiceren dienen hun boodschap vooraf af te stemmen met de veiligheidsregio, om te borgen dat dit in lijn ligt met de gewenste communicatie strategie zoals die door de veiligheidsregio’s is bepaald.” De Veiligheidsregio Limburg-Noord is verantwoordelijk voor de crisiscommunicatie vanaf GRIP-2.

De verschillende gemeenten in de VRLN zouden, volgens de planvorming, hun communicatie eerst moeten afstemmen met de VRLN. Dit is begrijpelijk, zodat gesproken wordt vanuit het principe ‘één crisis, één bron, één boodschap’. De VRLN communiceert in hoofdlijnen en een gemeente communiceert, binnen deze kaders, over de gemeentelijke aspecten. Een voorbeeld: De VRLN heeft geen overzicht van actuele wegafsluitingen, vullocaties voor zandzakken en de hoeveelheid beschikbare zandzakken per gemeente. De afzonderlijke gemeenten hebben dit wel, of hebben hier minimaal een beter beeld op. De noodverordeningen aan de andere kant, worden allereerst door de VRLN gecommuniceerd, omdat de voorzitter van de veiligheidsregio deze afgeeft. De gemeente Roermond is in haar communicatie tijdens deze hoogwatercrisis afhankelijk van de informatie die de VRLN deelt. Een hoogwatercrisis brengt daarnaast onzekerheden met zich mee: Het is een natuurfenomeen en ontwikkelt zich continu. Waterstanden kunnen regelmatig wijzigen, en dit brengt gedurende de crisis nieuwe inzichten met zich mee. Het beeld is constant aan verandering onderhevig, waardoor het voor de VRLN ook lastig is om eenduidig te communiceren.

32 Rampbestrijdingsplan Hoogwater Maas Limburg 2020-2023. Pagina 10.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 31 van 39

Aanbevelingen 29. Denk bij de crisiscommunicatie aan alle inwoners en bedrijven van de gemeente Roermond. Voorkom dat de aandacht alleen of voornamelijk uitgaat naar de meest getroffen wijken. Communiceer dus ook naar en over de andere wijken. 30. Waarborg bij een grootschalige ramp of crisis inderdaad dat essentiële crisiscommunicatiefuncties lokaal beschikbaar zijn en kunnen worden ingezet. Leid hiervoor op korte termijn extra medewerkers op. Zo waarborgt de gemeente Roermond de crisiscommunicatiebehoefte van de inwoners van de gemeente Roermond. 31. Gebruik naast de traditionele crisiscommunicatiemiddelen ook moderne, innovatieve crisiscommunicatiemiddelen: social media, WhatsApp (buurt)groepen, sms-diensten, bestaande netwerken et cetera. 32. Bedenk wel dat bij een uitval van nutsvoorzieningen traditionele(re) communicatiemiddelen beter werken. Zorg in dat geval dat inwoners persoonlijk worden gewaarschuwd, bijvoorbeeld door politieagenten en/of gemeentelijke medewerkers. 33. Overweeg als gemeente Roermond aandacht te besteden aan de specifieke en lokale risicocommunicatie: “Hoe kunnen burgers, bedrijven en bezoekers zich voorbereiden op een ramp of crisis in Roermond”. Zo weten ze wat er verwacht wordt, welke hulpmiddelen bestaan, en zijn ze al op de hoogte van essentiële tips.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 32 van 39

5. Verhouding lokale quickscan Gemeente Roermond en regionale leerevaluatie Veiligheidsregio Limburg-Noord Inleiding De veiligheidsregio Limburg-Noord heeft een ‘eigen’ leerevaluatie van de regionale rampenbestrijdings- en crisisbeheersingsorganisatie laten uitvoeren. De leerevaluatie vraagt terecht aandacht voor het vasthouden van de zaken die goed zijn verlopen. De leerevaluatie noemt: + De flexibiliteit in opschaling en vermogen om te organiseren naar wat de situatie vraagt + De openheid en bereidheid om externe capaciteit toe te laten en vertrouwen te geven + De afstemming van de communicatielijnen tussen regionaal en lokaal + De zorgvuldige communicatie rondom (mogelijke) evacuaties van gebieden De regionale leerevaluatie doet vijf aanbevelingen op basis van leerpunten: 1. Onderzoek hoe het tot stand komen van een actueel situationeel beeld en het op basis daarvan ontwikkelen van scenario’s in een dergelijke situatie kan worden versterkt. Maak daarbij tempo in het ontwikkelen van een duidelijk plan voor het opstellen van een waterbeeld en situationeel beeld, aangevuld met een overzicht van mogelijke scenario’s en kwetsbare gebieden met daarin ook de maatregelen die het risico verkleinen. Afgestemd op de huidige staat van de keringen en toekomstige versterkingen die de komende vijf tot zes jaar nog plaatsvinden 2. Zorg voor betere verslaglegging.

Dit draagt bij aan zorgvuldige besluitvorming en zal het leerproces en de verantwoording achteraf aanzienlijk vereenvoudigen 3. Actualiseer lokale hoogwaterplannen en stem instructies af op de lokale bevolking 4. Ga na hoe burgerinitiatieven beter gecoördineerd en gefaciliteerd kunnen worden 5. Zorg voor een overgangsfase naar de nafase waarbij er een regionale coördinatie blijft

Relatie regionale leerevaluatie en lokale quickscan gemeente Hieronder staan de gevolgen van de leerevaluatie voor de gemeente Roermond met één of meer aanbevelingen.

Afstemming lokale en regionale teams Het regionaal operationeel team (ROT) en het regionaal beleidsteam (RBT) stellen een beeld op. In de regionale leerevaluatie komt naar voren dat het een uitdaging is om in het opgestelde beeld van het ROT en het RBT de ‘ogen en oren’ van de gemeente Roermond voldoende mee te nemen. De leerevaluatie van de VRLN geeft aan (pagina 34): “De afstemming van de communicatielijnen tussen regionaal en lokaal verliep goed.” De deelnemers aan de lokale quickscan Roermond ervaren dat de samenwerking juist moet verbeteren.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 33 van 39

De regionale leerevaluatie benoemt op pagina 19: “Bevolkingszorg stemde met gemeenten en het waterschap de communicatie af over bijvoorbeeld het afzetten van dijkringen en de evacuaties. Bevolkingszorg haalde en bracht informatie naar de gemeenten vanuit het ROT.” Volgens de deelnemers aan de lokale quickscan Roermond vinden geen structurele overleggen tussen de sectie bevolkingszorg en de gemeente Roermond plaats. Dit is een belangrijk verbeterpunt volgens de deelnemers. De deelnemers aan de lokale quickscan Roermond geven aan dat er sprake is van tegenstrijdige informatie. De regionale leerevaluatie benoemt dit ook op pagina 21: “De waterstanden klopten soms niet met lokale waarnemingen of varieerden in korte tijd.” De deelnemers aan de interne quickscan Roermond verklaren dat dit ook speelt bij een gebied dat volgens de sectie bevolkingszorg geëvacueerd moet worden. Lokale medewerkers van de gemeente ter plaatse ervaren dat het water geen direct gevaar oplevert. Deze aandacht voor lokale informatie is ook een aandachtspunt volgens de regionale leerevaluatie. Aanbevelingen 34. Besteed aandacht aan de communicatielijnen. Stem bijvoorbeeld de vergaderklokken van het ROT, RBT, de sectie bevolkingszorg én het TBZ in Roermond op elkaar af. 35. Waarborg hierin dat de sectie bevolkingszorg met álle getroffen gemeenten regelmatig overleg inplant tijdens een ramp of crisis.

Bijvoorbeeld via Microsoft Teams. Zo kunnen de verschillende teams de beelden op elkaar afstemmen en belangrijke knelpunten delen. 36. Gemeenten kunnen dan ook de ervaringen en oplossingsrichtingen met elkaar delen.

Crisiscommunicatie: regionaal én lokaal Volgens de deelnemers aan de lokale quickscan Roermond is niet voldoende duidelijk wie waarover communiceert: de gemeente Roermond, de VRLN, het waterschap en/of Rijkswaterstaat. Het ROT en RBT richten zich in het bijzonder op de overkoepelende communicatie naar de landelijke en regionale media. Volgens de regionale leerevaluatie richt het ROT zich onder andere op het opstellen van een generieke, algemene kernboodschap en het bijhouden van een Q&A voor gemeenten. Gemeenten kunnen dan de generieke boodschap zelf aanvullen met specifieke, gemeentelijke informatie. De gemeente ontvangt informatie op hoofdlijnen en ervaart dat ze informatie mist voor het kunnen beantwoorden van specifieke, lokale en gedetailleerde vragen. Hierop besluit de gemeente Roermond de regionale communicatiestructuur lokaal na te bootsen. De deelnemers aan de lokale quickscan Roermond geven aan dat zij verwachten dat de VRLN de gemeente Roermond ontzorgt in de crisiscommunicatie, bijvoorbeeld door

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 34 van 39

omgevingsanalyses op te stellen. Crisiscommunicatie van de gemeente Roermond voelt zich volgens een deelnemer onvoldoende gesteund door de VRLN. Aanbevelingen 37. Spreek als VRLN en gemeenten direct bij een regionale ramp en crisis hoe de rol- en taakverdeling ligt. 38. Maak de verwachtingen helder. Goed dat de VRLN zich met de regiobrede crisiscommunicatie bezighoudt, en de gemeenten de lokale crisiscommunicatie oppakken. Stem dit goed op elkaar af. 39. Vul als gemeente de regionale crisiscommunicatie aan met specifieke, lokale informatie. Plaats een doorverwijslink op de gemeentelijke website naar de crisiscommunicatiesite van de VRLN. 40. Bespreek met de VRLN welke ondersteuning crisiscommunicatie van de VRLN kan geven aan de gemeenten. Zéker bij een grootschalige ramp of crisis die meerdere gemeenten in de VRLN treft. 41. Waarborg dat de verwachtingen van zowel de VRLN als gemeente Roermond op elkaar afgestemd zijn.

Samenwerking met Rijkswaterstaat en het Waterschap Limburg Rijkswaterstaat is verantwoordelijk voor het voorspellen en meten van de waterstanden op de Maas. De gemeenten baseren hun acties op deze voorspellingen van Rijkswaterstaat. Dit is volgens de regionale leerevaluatie vastgelegd in het convenant hoogwaterberichtgeving33. De regionale leerevaluatie benoemt op pagina 18: “Doorgegeven waterstanden of tijden die de basis vormden voor een besluit, klopten regelmatig niet met metingen en waarnemingen ter plekke en/of verschilden van eerdere berichten. Hierdoor moesten reeds gecommuniceerde maatregelen soms na enkele uren al ingetrokken of juist versneld doorgevoerd worden.” Een aantal deelnemers aan de lokale quickscan Roermond geeft aan niet voldoende, tegenstrijdige en/of te late informatie te krijgen vanuit Rijkswaterstaat en het waterschap. De gemeente Roermond heeft tijdens de hoogwatercrisis een informatiebehoefte voor lokale waterstanden en wanneer de hoogste waterstand Roermond bereikt. De regionale leerevaluatie geeft aan dat het waterschap terughoudend is in het communiceren over een absolute dreiging. Niet alle risico’s kunnen ‘zwart-wit’ gepresenteerd worden. Deze hoogwatercrisis is een unieke situatie en niet alle benodigde en gewenste informatie is direct voorhanden.

Uit de regionale leerevaluatie komt verder naar voren dat het waterschap liever ziet dat de informatievoorziening centraler opgepakt wordt. 33 Dit document heeft Cuijpers Consultancy zelf niet gezien.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 35 van 39

Gemeenten nemen tijdens de hoogwatercrisis rechtstreeks contact op met het waterschap, zo ook de gemeente Roermond. Volgens het waterschap is het een uitdaging om alle vragen eenduidig te beantwoorden – “Er waren te veel verschillende lijnen naar het waterschap” (pagina 22). De regionale leerevaluatie doet een tweeledige aanbeveling voor het waterschap en Rijkswaterstaat: 1. Onderzoek hoe het tot stand komen van een actueel situationeel beeld kan worden versterkt. 2. Onderzoek hoe het ontwikkelen van scenario’s op basis van een actueel situationeel beeld kan worden versterkt. Aanbevelingen 42. Geef aan dat de gemeente Roermond zich kan vinden in de aanbevelingen voor het versterken van de actuele, situationele beelden door het waterschap en Rijkswaterstaat. 43. Attendeer de veiligheidsregio, het waterschap en Rijkswaterstaat op de behoefte van de gemeente Roermond dat het beantwoorden van lokale vragen (de Q&A van de gemeente) plaatsvindt. De VRLN dient hierover duidelijke afspraken te maken met het waterschap en Rijkswaterstaat. 44. Attendeer de veiligheidsregio, het waterschap en Rijkswaterstaat op de mogelijkheid dat de gemeente Roermond over betrouwbare, lokale informatie (bijvoorbeeld vanuit veldeenheden en lokale inwoners) beschikt, die een relevante aanvullingen zijn op de actuele situationele beelden van het waterschap en Rijkswaterstaat.

Burgerinitiatieven De regionale leerevaluatie benoemt dat er regionaal geen planvorming is voor de inzet en coördinatie van burgerinitiatieven. Of andersom voor het doen van een beroep op burgerhulp. De deelnemers aan de lokale quickscan Roermond benoemen de zelfredzaamheid en redzaamheid van inwoners ook. Bijvoorbeeld inwoners die elkaar helpen met het vullen en leggen van zandzakken, en bedrijven die helpen. Deze burgerinitiatieven juichen de deelnemers toe. Wel geven ze aan dat het belangrijk is dat deze burgerinitiatieven in goede banen worden geleid. Dat sluit aan op de regionale leerevaluatie. Uit de lokale quickscan Roermond komt ook naar voren dat de kennis van de lokale inwoners gebruikt moet worden. Inwoners die vaker te maken hebben (gehad) met hoogwater beschikken over veel lokale (ervarings)kennis. Deze kennis kan de crisisorganisatie helpen in het opstellen van maatregelen.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 36 van 39

Tijdens het hoogwater heeft het Rode Kruis de coördinatie van vrijwilligers op zich genomen onder de noemer ‘Ready2Help’. Aanbevelingen 45. Bepaal als gemeente Roermond wie de lokale coördinatie van vrijwilligers en burgerinitiatieven op zich neemt. Besteed daarbij ook aandacht aan de coördinatie van aangeboden diensten en middelen. Maak deze coördinator(en) bekend tijdens een ramp of crisis. Waarborg dat inwoners weten dat zij zich bij de coördinator aan kunnen melden. Door een lokale coördinator voor burgerinitiatieven in te zetten, weet de gemeente Roermond waar bepaalde acties worden uitgevoerd, en wie deze acties uitvoert. Houd er wel rekening mee dat vrijwilligers dan onder aansturing van de gemeente vallen, en de gemeente dus een verantwoordelijkheid heeft voor hun veiligheid. 46. Wees je ook bewust van andere mogelijkheden, zoals Ready2Help van het Rode Kruis. 47. Neem als lokale én regionale crisisorganisatie een standpunt in hoe om te gaan met de aanwezige kennis en expertise van de inwoners.

Lokale hoogwaterplannen Uit de interne quickscan van het TBZ van de gemeente Roermond komt naar voren dat het TBZ gebruikmaakt van een gemeentelijk draaiboek hoogwater. Eén van de aanbevelingen in de regionale leerevaluatie is het actualiseren van lokale hoogwaterplannen én het afstemmen van instructies op de lokale bevolking. Het kan inwoners helpen om vanuit de gemeente Roermond een duidelijke instructielijst te ontvangen van zaken die zij moeten doen tijdens een hoogwatercrisis. Denk aan het afsluiten van elektriciteit, water, belangrijke bezittingen hoger plaatsen et cetera. Het is goed om hierin ook de ervaringen en expertise van inwoners die direct aan het water wonen, mee te nemen. Deze inwoners hebben ervaring met hoogwater en acties die inwoners dan kunnen nemen. Aanbevelingen 48. Pas het gemeentelijk draaiboek hoogwater van Roermond aan met de lessen uit de hoogwatercrisis in juli 2021. Voeg de kaarten van overstroomde gebieden toe met informatie over hoeveel land overstroomt bij bepaalde waterstanden. 49. Stem het gemeentelijk draaiboek hoogwater af met de lokale bevolking. Waarborg dat de lokale bevolking weet wat zij kan doen tijdens een hoogwatercrisis, en wat zij moet laten. Maak bijvoorbeeld een ‘meterkastkaart’ waarop nuttige tips staan om de inwoners voor te bereiden op een hoogwatersituatie.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 37 van 39

(Preparatie) Nafase Het ROT stelt een overdrachtsdocument op met de lopende zaken voor de nafase met in het bijzonder de zaken die nog moeten worden afgehandeld en/of moeten worden opgepakt. Dit overdrachtsdocument dient als input voor het (concept) plan van aanpak nafase. De gemeente Roermond geeft aan dat actiepunten voor de nafase vanuit het ROT zijn doorgezet naar het TBZ. Het TBZ pakt deze op en handelt de nafasepunten af, bijvoorbeeld het intrekken van de noodverordeningen. In de nafase heeft de VRLN geen centrale coördinerende rol34. De getroffen gemeenten zijn na de hoogwatercrisis zelf verantwoordelijk voor de nafase. De vraag rijst of bij een volgende (onverhoopte) regionale ramp of crisis de coördinatie van de nafase bij de VRLN dient te liggen. Meerdere gemeenten ervaren dezelfde problematiek in de nafase. Een goede samenwerking, waarin alle gemeenten vertegenwoordigd zijn, kan ervoor zorgen dat de gemeenten niet opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Aanbevelingen 50. Waarborg dat de multidisciplinaire crisisteams bij een ramp of crisis een overdrachtsdocument opstellen en dit overdrachtsdocument delen met de gemeente Roermond. Gebruik dit document als gemeente als input voor het (concept) plan van aanpak nafase. 51.

Neem een gemeentelijk standpunt in of bij een volgende (onverhoopte) regionale ramp de VRLN de coördinatie van de nafase heeft of dat de gemeente opnieuw zelfstandig de nafase invulling geeft.

34 Wel pakt de VRLN de schadeafhandeling op in het kader van de Wet tegemoetkoming schade bij rampen.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 38 van 39

6.

Onze dank en complimenten

Cuijpers Consultancy en Integrato hebben ervaren dat er een grote bereidwilligheid heeft bestaan binnen de gemeente Roermond om de hoogwatercrisis aan te pakken. Complimenten hiervoor. Voor deze quickscan hebben wij de beschikbare informatie ontvangen en een open houding van alle deelnemers ervaren. Dit is zeer positief. Wij willen zeker de raadsleden van de gemeente Roermond ook hartelijk bedanken voor hun openheid en input tijdens de digitale bijeenkomsten op 13 en 14 december 2021. De bijdragen van de raadsleden waarderen wij buitengewoon en dragen zeker bij aan de inhoud van deze quickscan. Tot slot: Wij hebben de samenwerking met iedereen van de gemeente Roermond die hebben deelgenomen aan deze quickscan als prettig, zeer professioneel en open ervaren. Onze oprechte dank en complimenten hiervoor! Inge Bruggink, Algemeen directeur Cuijpers Consultancy bv en Integrato bv

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 39 van 39