Bijlage 1.e Gemeente Roermond Lokale quickscan crisisorganisatie hoogwater juli 2021 (tevens als bijlage bij RIB toegevoegd)

Lokale quickscan Hoogwater juli 2021

Rerum omnium magister usus ‘De praktijk is de leermeester van alle dingen’ Julius Caesar

Zwolle, 23 februari 2022

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 1 van 39

Inhoudsopgave 1.

Inleiding.............................................................................................................................4 Aanleiding ................................................................................................................ 4 Opzet en inhoud lokale quickscan ........................................................................... 4 Gebruikte terminologie............................................................................................ 5 Bias of valkuilen ....................................................................................................... 5 Vooraf een aantal aanbevelingen van de onderzoekers ......................................... 5

2.

Bijzondere aandachtspunten hoogwatercrisis juli 2021 ...................................................7

3.

Tijdslijn ..............................................................................................................................8

4.

Uitkomsten onderzoek en analyse................................................................................. 10 Trots! ...................................................................................................................... 10 Bijzondere (bestuurlijke) situatie bij een GRIP-4 ................................................... 11 Interactie en communicatie tussen de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad......................................................... 14 Samenwerking met andere organisaties ............................................................... 21 Communicatie Veiligheidsregio Limburg-Noord (VRLN) en gemeente Roermond ...................................................................................................................... 21 Afstemming met het Waterschap Limburg en Rijkswaterstaat ..................... 23 Samenwerking en afstemming met overige partners ................................... 25 Feedback vanuit de samenleving ........................................................................... 27

5. Verhouding lokale quickscan Gemeente Roermond en regionale leerevaluatie Veiligheidsregio Limburg-Noord ............................................................................................ 33 Inleiding.................................................................................................................. 33 Relatie regionale leerevaluatie en lokale quickscan gemeente............................. 33 Afstemming lokale en regionale teams ................................................................. 33 Crisiscommunicatie: regionaal én lokaal ............................................................... 34 Samenwerking met Rijkswaterstaat en het Waterschap Limburg......................... 35 Burgerinitiatieven .................................................................................................. 36 Lokale hoogwaterplannen ..................................................................................... 37 (Preparatie) Nafase ................................................................................................ 38 6.

Onze dank en complimenten ......................................................................................... 39

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 2 van 39

‘FOR A BETTER RESPONSE’ Cuijpers Consultancy is gespecialiseerd in het voorbereiden van crisisfunctionarissen in de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Hierdoor helpen wij gemeenten, veiligheidsregio’s en organisaties in het verbeteren van de response tijdens rampen, crises en calamiteiten. Onze missie is hulpverleners voorbereiden op de praktijk en zo een veiligere wereld creëren. Dit geldt voor het strategisch, operationeel als technisch niveau. Dit realiseren we door te onderzoeken, te adviseren, op te leiden en te trainen. Én de bestuurders, hun beleidsmakers en de feitelijke hulpverleners te oefenen. Gevraagd en op eigen initiatief. Daarnaast staan wij klaar voor de feitelijke ondersteuning tijdens een ramp of crisis: 24 uur per dag, zeven dagen per week. Wij werken aan de hand van de kernwaarden kwaliteit, betrouwbaarheid en betaalbaarheid. Disclaimer Cuijpers Consultancy heeft de quickscan gebaseerd op informatie die de opdrachtgever ons ter beschikking heeft gesteld tijdens de periode waarin we de quickscan hebben uitgevoerd en op open bronnen zoals de website van de gemeente Roermond en Veiligheidsregio Limburg-Noord. Niet alle relevante informatie is meer te achterhalen. Nieuwe of aanvullende informatie kan van invloed zijn op de inhoud en de geformuleerde conclusies en aanbeveling(en).

Cuijpers Consultancy beschikt alleen over informatie waartoe we volgens de wet- en regelgeving toegang hebben. Deze quickscan gaat niet in op schuld of aansprakelijkheid. Wij maken onze quickscan in opdracht van de opdrachtgever en publiceren hier niet uit. Wij bewaren één kopie voor juridische, IT-, wetgeving- en toezichtdoeleinden. Cuijpers Consultancy werkt voor deze opdracht samen met haar zusterbedrijf Integrato BV. © Cuijpers Consultancy 2022

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 3 van 39

1.

Inleiding Aanleiding

In juli 2021 heeft zware regenval gezorgd voor hoogwater in de provincies Limburg en Noord Brabant. Voor de aanpak van het hoogwater heeft de Veiligheidsregio LimburgNoord (VRLN) de crisisorganisatie opgeschaald naar GRIP-41. Dit is gebeurd op 14 juli 2021. Binnen de gemeente Roermond zijn een beleidsteam (BT) hoogwater2 en een team bevolkingszorg actief geweest. In oktober 2021 heeft de gemeente een interne quickscan laten uitvoeren naar de taken, rollen en werkzaamheden van het team bevolkingszorg.

Opzet en inhoud lokale quickscan Evalueren is voor de gemeente Roermond van groot belang. De gemeente Roermond wil kunnen leren van de ervaringen. In deze lokale quickscan komen onderwerpen zoals de rollen, taken en werkzaamheden van de burgemeester en de collegeleden aan bod. Daarnaast ook de communicatie en samenwerking met de gemeenteraad en andere crisispartners. Behalve de gebruikelijke feedback ontvangt de gemeente ook graag feedforward en wil ze deze lokale quickscan kunnen gebruiken voor eventueel benodigde aanpassingen in plannen, procedures, werkwijzen et cetera. De gemeente heeft op ons advies gekozen voor een quickscan (in plaats van een evaluatie of onderzoek). De voordelen van een quickscan zijn: (versus vaste wetenschappelijke • Keuze voor een vrije benadering of benadering) onderzoeksmethodiek (versus waarheidsvinding) • Makkelijker verkennen wat er heeft gespeeld zonder waarheidsvinding (versus lange onderzoeksperiode) • Een kortere doorlooptijd Deze lokale quickscan is tot stand gekomen door: 1. Analyse leesdocumenten De onderzoekers hebben toegang gekregen tot onder andere notulen, besluitenlijsten, documenten uit LCMS en communicatie met derden. 2. Digitale interviews De onderzoekers hebben bestuurders, gemeenteraadsleden en gemeentelijke crisisfunctionarissen geïnterviewd.

1 Voor uitgebreidere informatie over de GRIP-structuur en de regionale crisisstructuur verwijzen wij u naar het

Regionaal Crisisplan Veiligheidsregio Limburg-Noord (2018): https://vrln.nl/application/files/1615/8998/3277/Regionaal_crisisplan_VRLN_2018_publ_24042018.pdf 2 Formeel is er sprake van één beleidsteam bij opschaling: een regionaal beleidsteam bij GRIP-4 of een gemeentelijk beleidsteam bij GRIP-3. Voor de leesbaarheid hanteren wij toch de term ‘BT hoogwater’. Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 4 van 39

De lokale quickscan gaat in op een aantal onderwerpen. Per onderwerp bestaat de lokale quickscan uit: • Bevindingen • Analyse en constateringen • Eén of meer groei- en ontwikkelpunt(en)

Gebruikte terminologie • •

De term ‘deelnemer’ staat voor iedereen die deelgenomen heeft aan de lokale quickscan. Andere medewerkers van de gemeente die niet aan de lokale quickscan deelgenomen hebben, noemen wij bij functie.

Bias of valkuilen Er zijn bias of valkuilen om rekening mee te houden: • Wij realiseren ons dat de menselijke korte- en langetermijngeheugens selectief zijn. Alle zintuigelijke ervaringen moeten we opslaan, vasthouden en daarna weer ophalen. Daarnaast worden we bij het waarnemen van gebeurtenissen overstelpt door informatie en zijn we gedwongen keuzes te maken. Dit selecteren van informatie gebeurt voor het grootste deel onbewust. We onthouden de dingen die ons belangrijk lijken of waardoor onze aandacht getrokken wordt. Aan andere dingen besteden we geen aandacht en die komen dan ook niet in het geheugen terecht. Het is daarom mogelijk dat u de crisis of momenten daarvan anders herinnert of waardeert dan dit lokale quickscan rapport verwoordt. • Veel mensen zien het woord ‘evalueren’ in de zin van ‘oordelen’ of ‘toetsen’. Weet dat in het werkwoord ‘evalueren’ het woord ‘value’ (waarde) zit in de zin van waardevol, nuttig en appreciëren.

Vooraf een aantal aanbevelingen van de onderzoekers Op grond van het onderzoek en de analyses doen wij een aantal aanbevelingen. Hierbij houden we geen rekening met eventuele randvoorwaarden zoals politieke standpunten, beschikbare budgetten of beschikbare tijd. Wij doen ook een aantal suggesties op basis van eerdere ervaringen zonder dat we hiermee de suggestie willen wekken dat de gemeente hierin gefaald heeft.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 5 van 39

Wij doen op voorhand de volgende aanbevelingen: 1. Deel deze lokale quickscan minimaal met degenen die aan de lokale quickscan hebben bijgedragen. 2. Deel deze lokale quickscan ook met de andere leden van de gemeentelijke en/of regionale crisisorganisatie. 3. Deel deze lokale quickscan daarnaast met de gemeenteraadsleden en het college van burgemeester en wethouders. 4. Besluit welke conclusies en aanbeveling(en) leiden tot het aanpassen c.q. actualiseren van uw planvorming. 5. Neem de aanbeveling(en) op in het scholingsprogramma (opleidingen, trainingen en oefeningen) van de crisisorganisatie. 6. Bedank en beloon de mensen die zijn ingezet tijdens de hoogwatercrisis. Denk ook aan degenen die achter de schermen hebben bijgedragen.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 6 van 39

2.

Bijzondere aandachtspunten hoogwatercrisis juli 2021

Deze hoogwatercrisis kent een aantal bijzonderheden: 1. De hoogwatercrisis treft veel gemeenten in drie veiligheidsregio’s en in twee provincies. Dit brengt schaarste aan mensen en middelen met zich mee. De beschikbare mensen en middelen moeten verdeeld worden over een groter gebied dan alleen de gemeente Roermond. 2. Tijdens de hoogwatercrisis geldt een GRIP-4. Dit betekent dat niet de burgemeester van de gemeente Roermond in charge is, maar de voorzitter van de veiligheidsregio. Dit heeft een aantal consequenties: a) Het gezag en opperbevel over de hulpverleningsdiensten in de gemeente ligt in handen van de voorzitter van de veiligheidsregio Limburg-Noord. b) De burgemeester kan een aantal (nood)bevoegdheden zoals een noodverordening niet meer inzetten. c) De voorzitter van de veiligheidsregio vult de rol van boegbeeld tijdens het hoogwater in. De voorzitter zorgt voor crisiscommunicatie ‘in hoofdlijnen’, terwijl er bij de burgemeesters, de bevolking en bedrijven binnen de getroffen gemeenten een enorme behoefte aan crisiscommunicatie ‘op maat’ bestaat. d) Bij een dergelijke grote inzet is de informatie-uitwisseling buitengewoon complex. Het is onmogelijk om te voorkomen dat er sprake is van niet voldoende, tegenstrijdige en/of te late informatie. 3. In Nederland is de rampen- en crisisorganisatie niet berekend op een fysieke ramp van deze omvang.

Dit geldt trouwens ook voor enkele andere rampen- en crisistypen, bijvoorbeeld een infectieziekte zoals covid-19. 4. Bij een hoogwatercrisis zijn de rollen en de invloed van de waterschappen en Rijkswaterstaat erg groot! Andere crisispartners zoals de veiligheidsregio en de getroffen gemeenten zijn afhankelijk van de gegevens die de waterschappen en Rijkswaterstaat genereren. 5. De hoogwatercrisis kent een samenloop met covid-19. Én met de zomervakantieperiode. Enkele van de bovenstaande aspecten komen later in deze lokale quickscan verder aan bod.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 7 van 39

3.

Tijdslijn

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 8 van 39

s

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 9 van 39

4.

Uitkomsten onderzoek en analyse Trots!

Vrijwel alle deelnemers aan de quickscan benoemen de mateloze betrokkenheid van de bestuurders en medewerkers van de crisisorganisatie tijdens de hoogwatercrisis. “Er is ontzettend hard gewerkt.” “Naar alle mogelijkheden een huzarenstukje verricht door bijvoorbeeld het waterschap, Rijkswaterstaat en de gemeente.” “Heel erg gemerkt dat mensen meer uren draaiden dan nodig, in alle Roer- en Maasgemeenten hoogwater. “ Mensen die niet altijd worden opgeroepen voor een crisisdienst, ook die waren er. Mooie loyaliteit naar de stad toe.” “Trots op de manier waarop we met elkaar heel snel hebben kunnen acteren en een actiecentrum in kunnen richten buiten de reguliere plekken. […] “Ontzettende bereidwilligheid van mensen om door te werken.” “Hebben mensen naar huis moeten sturen, om te slapen.” “De bereidwilligheid van de mensen in de stad om elkaar te helpen, is ook een cadeautje.” Deze betrokkenheid vinden de deelnemers een groot compliment waard. Véél deelnemers aan de quickscan ‘verlangen’ dat dit in deze lokale quickscan wordt benadrukt. Bij dezen!

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 10 van 39

Bijzondere (bestuurlijke) situatie bij een GRIP-4 Tijdens de hoogwatercrisis kondigt de voorzitter van de veiligheidsregio GRIP-4 af. Het is GRIP-4 van 14 juli 2021 (19.30 uur) 3 tot 20 juli 2021 (17.00 uur)4.

Figuur 1: Structuur bevolkingszorg tijdens een GRIP-4

De burgemeester van Roermond laat zich adviseren door een eigen crisisteam: het BT hoogwater. Deelnemers aan het BT hoogwater zijn5: • burgemeester Donders • gemeentesecretaris • voorzitter TBZ • communicatieadviseur • politieadviseur • verslaglegger Incidenteel wordt dit team aangevuld met een adviseur openbare orde en veiligheid, strategisch adviseur GHOR, informatiemanager en adviseur beheer openbare ruimte. Het team bevolkingszorg (TBZ) van Roermond werkt onder leiding van een algemeen commandant bevolkingszorg6. Deze algemeen commandant bevolkingszorg geeft dus functionele leiding aan (onder andere) het TBZ van de getroffen gemeenten7, dus in casu ook aan het TBZ van Roermond. De voorzitter van het TBZ stemt continue af met een medewerker van de sectie bevolkingszorg in het regionaal operationeel team (ROT)8 in Venlo. Het ROT heeft op haar beurt contact met het regionaal beleidsteam. 3 Verslag TBZ-vergadering 14 juli 2021, 19.30 uur. 4 Verslag BT hoogwater 20 juli 2021, 20.00 uur. 5 Verschillende notulen ‘BT hoogwater’. 6 Veiligheidsregio Limburg Noord. 2018. “Regionaal Crisisplan.” 7 Taakkaart algemeen commandant bevolkingszorg Veiligheidsregio Limburg-Noord. 8 Taakkaart voorzitter team bevolkingszorg Veiligheidsregio Limburg-Noord.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 11 van 39

Analyse en conclusies In artikel 39 Wet veiligheidsregio’s staat onder andere: “1. In geval van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis, of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, is de voorzitter van de veiligheidsregio ten behoeve van de rampenbestrijding en crisisbeheersing in de betrokken gemeenten bij uitsluiting bevoegd toepassing te geven aan: a. De artikelen 4 tot en met 7 van deze wet; b. de artikelen 172 tot en met 177 van de Gemeentewet, met uitzondering van artikel 176, derde tot en met zesde lid; c. de artikelen 11, 14, eerste lid, 56, eerste en vierde lid, en 62 van de Politiewet 2012; d. de artikelen 5 tot en met 9 van de Wet openbare manifestaties. 2. De voorzitter van de veiligheidsregio roept een regionaal beleidsteam bijeen, dat bestaat uit de burgemeesters van de gemeenten die betrokken zijn of dreigen te worden bij de ramp of crisis, alsmede uit de hoofdofficier van justitie, bedoeld in artikel 12, eerste lid. De voorzitter van elk direct betrokken waterschap wordt uitgenodigd deel uit te maken van het beleidsteam. […] 4. Tenzij de vereiste spoed zich daartegen verzet, neemt de voorzitter van de veiligheidsregio geen besluiten met toepassing van de in het eerste lid genoemde artikelen dan nadat hij het regionaal beleidsteam daarover heeft geraadpleegd.

Een burgemeester kan in het regionaal beleidsteam schriftelijk bezwaar doen aantekenen, indien hij van mening is dat een voorgenomen besluit het belang van zijn gemeente onevenredig schaadt.” De voorzitter van de veiligheidsregio heeft het gezag en opperbevel tijdens de hoogwatercrisis. Gezag en opperbevel betekent dat de voorzitter van de veiligheidsregio leiding geeft aan ‘iedereen die aan de hulpverlening en rampbestrijding deelneemt’. GRIP-4 betekent ook dat een aantal bevoegdheden die normaal eigen zijn voor de burgemeester in de gemeente ‘bij uitsluiting’ uitgeoefend worden door de voorzitter van de veiligheidsregio. Een voorbeeld: De voorzitter van de veiligheidsregio geeft de noodverordeningen af, die tijdens de hoogwatercrisis gelden. Ook in de gemeente Roermond. Normaliter heeft de gemeenteraad invloed op een noodverordening (wel of niet bekrachtigen). Dit geldt niet bij een GRIP-49. Via e-mail wordt de raad wel op de hoogte gehouden over de noodverordeningen. De voorzitter van de veiligheidsregio neemt bij een hoogwatercrisis in GRIP-4 het besluit te evacueren, zoals vastgesteld in het Rampbestrijdingsplan Hoogwater Maas10.

9 Artikel 39 Wet veiligheidsregio’s, lid 1 sub b. 10 VRZL & VRLN 2020. “Rampbestrijdingsplan Hoogwater Maas Limburg 2020-2023.”

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 12 van 39

Aangezien de gemeente Roermond door het hoogwater getroffen is, neemt de burgemeester van Roermond deel aan het regionaal beleidsteam (RBT) als adviseur van de voorzitter van de veiligheidsregio. De burgemeester is tegelijkertijd ook in het RBT de belangenbehartiger van de gemeente Roermond. De burgemeesters van de getroffen gemeenten nemen daarnaast de rol als burgervader/burgermoeder voor de eigen gemeente op zich11. Een aantal deelnemers realiseren zich dat het BT hoogwater “niet echt een beleidsteam” is, maar eerder een gemeentelijk bestuurlijk kernteam. Bij GRIP-4 is er één beleidsteam, het regionaal beleidsteam. De leden van het beleidsteam hoogwater in Roermond weten ook dat bij een GRIP-4 de voorzitter van de veiligheidsregio belast is met het gezag en opperbevel (en niet de eigen burgemeester). Tijdens het hoogwater heeft de burgemeester correct gehandeld door zich te laten bijstaan door een bestuurlijk kernteam. Enerzijds om kennis te nemen van de stand van zaken en eventuele knelpunten binnen de eigen gemeente. Anderzijds om haar rol binnen het RBT volledig in te vullen (zodat de belangen van de gemeente Roermond behartigd worden).

Een deelnemer verwoordt de afwisseling van het BT hoogwater als volgt: “Daardoor laat ze [de burgemeester] zich ook adviseren om optimaal in haar positie te blijven en om beslagen ten ijs te komen bij het RBT.” Het gebruik van ‘BT’ kan leiden tot onduidelijkheid of de verwachting dat de burgemeester in charge is. Voor de burgemeester en de leden van het bestuurlijk kernteam en het team bevolkingszorg is het duidelijk dat bij een GRIP-4 de voorzitter van de veiligheidsregio belast is met het gezag en opperbevel (en niet de eigen burgemeester). Én dat niet meer de burgemeester van Roermond over bepaalde (nood)bevoegdheden beschikt, maar de voorzitter van de veiligheidsregio. Ook voor het grondgebied van de gemeente Roermond. Aanbevelingen 1. Prima om tijdens een GRIP-4 een extra bestuurlijk kernteam voor de burgemeester in te stellen. Waarborg zo dat de burgemeester op de hoogte blijft van de stand van zaken (inclusief eventuele knelpunten) in haar gemeente en zo haar rol binnen het RBT kan invullen. 2. Realiseer dat dit kernteam ook zinvol is bij een GRIP-1 of GRIP-2. 3. Voorkom verwarring door het bestuurlijk kernteam van de burgemeester een beleidsteam te noemen. 4. Realiseer dat een bestuurlijk kernteam -afhankelijk van de situatie- uitgebreid kan worden met bijvoorbeeld strategisch adviseurs van politie, brandweer en/of GHOR.

11 Veiligheidsregio Limburg-Noord. 2021. “GRIP-structuur.” https://www.vrln.nl/over/grip

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 13 van 39

Interactie en communicatie tussen de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad Interactie en communicatie tussen de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders De burgemeester brengt de wethouders op meerdere momenten tijdens de hoogwatercrisis op de hoogte. Uit de documentstudie komt naar voren dat de burgemeester (minimaal) op de volgende momenten de collegeleden informeert (of laat informeren) over de hoogwatercrisis12: • 15 juli 2021, 13.30 uur : collegevergadering • 15 juli 2021, na 23.30 uur : bericht over sluiten Designer Outlet Roermond • 17 juli 2021, 12.00 uur : bijpraatmoment • 18 juli 2021, 12.45 uur : bijpraatmoment • 20 juli 2021, rond 12.00 uur : collegevergadering • 23 juli 2021 : mail aan college met stand van zaken en aanpak nafase door de voorzitter team bevolkingszorg Tijdens de hoogwatercrisis laat de burgemeester zich niet aflossen of vervangen. Analyse en conclusies De deelnemers vinden het belangrijk dat duidelijke (werk)afspraken gemaakt worden. Bijvoorbeeld over het bijpraten c.q. betrekken van wethouders over de stand van zaken tijdens een ramp of crisis. Daarnaast is het volgens de deelnemers belangrijk om afspraken te maken over openbare optredens vanuit het college van burgemeester en wethouders. De burgemeester en de wethouders bezoeken getroffen inwoners en bedrijven.

Zo bezoekt de burgemeester met wethouders onder andere een aantal campings, sportverenigingen, de Roermondse reddingsbrigade, zorgboerderijen en restaurants13. De benodigde afspraken gaan volgens de deelnemers over het waarborgen van één crisis, één bron, één boodschap: Communiceren van dezelfde boodschap door alle lagen van de gemeentelijke organisatie – van medewerkers openbare ruimte, telefonisten en wethouders tot burgemeester. Deelnemers geven aan dat er onrust leeft tijdens de hoogwatercrisis, doordat informatie volgens de deelnemers niet voldoende voorhanden is.

12 Bronnen: Notities vergaderingen ‘BT hoogwater’ gemeente Roermond. 13 Bron: Overzicht collegebezoeken hoogwater.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 14 van 39

Een deelnemer noemt dit een “piramide van niet-weten”: • Burgers bellen raadsleden voor informatie, maar raadsleden kunnen geen antwoord geven. • Raadsleden bellen vervolgens wethouders om antwoord te krijgen op een vraag, maar de wethouders weten het antwoord ook niet. • De wethouders bellen vervolgens de burgemeester, en de burgemeester weet het antwoord ook niet. Volgens een aantal deelnemers stelt het college ook operationele vragen aan de burgemeester. Het BT hoogwater geeft dit aan in de notulen: “In het college komen de operationele vragen. Hier gaat de BM verder niet over.” Tijdens een ramp of crisis gaat de burgemeester inderdaad niet over het operationele aspect. Hier zijn de operationele crisisteams14 juist in gespecialiseerd. Tijdens de hoogwatercrisis is dit niet anders. De TBZ-leden kijken kritisch naar wie aan tafel zit. Een deelnemer geeft aan dat een bestuurlijk adviseur van een wethouder aansluit bij een TBZ-vergadering, terwijl deze adviseur aansluit als lokaal contactpunt crisiscommunicatie en in die rol in het TBZ thuishoort. Formeel hebben wethouders geen rol tijdens een ramp of crisis, tenzij een wethouder optreedt als locoburgemeester. Wel vervullen wethouders een rol tijdens een ramp of crisis, gelet op het aflossen en vervangen van de burgemeester. Dit speelt zeker bij langdurige crises zoals covid-19.

Een burgemeester heeft onder andere de rol als ‘bruggenbouwer’: De juiste contacten leggen tussen getroffenen en betrokkenen. De wethouders voelen zich betrokken bij de hoogwatercrisis en willen graag een bijdrage leveren. Een wethouder geeft aan: “Je staat er als college omheen, gebruik ons.” De wethouders kunnen de burgemeester bijvoorbeeld ondersteunen in haar burgermoederrol. Wethouders brengen dan namens de burgemeester een bezoek aan getroffen burgers en bedrijven. Wethouders hebben vanuit hun dagelijks werk contact met burgers, bedrijven en organisaties. Deze contacten kunnen tijdens een ramp of crisis benut worden.

14 Het operationele aspect voert het regionaal operationeel team (ROT) uit. De algemeen commandant

bevolkingszorg (AC-BZ) geeft op zijn beurt opdrachten aan het TBZ van de gemeente Roermond. Het TBZ is dan verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht, en een terugkoppeling hierover aan de AC-BZ.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 15 van 39

Tijdens rampen en crises komt de zogenaamde action bias naar boven: Getroffenen en betrokkenen voeren werkzaamheden uit zonder dat duidelijk is of deze acties nuttig zijn. Soms zijn de acties zelfs contraproductief of kunnen nadelig uitvallen. Een voorbeeld hiervan is het ‘bewaken’ van de dijken door burgers in Limburg-Noord, terwijl deze kunnen bezwijken door het langdurige hoogwater waardoor verzadiging optreedt. Het aanbieden van meerdere bronnen voor informatie werkt eerder verwarrend dan dat het duidelijkheid biedt. Wethouders voelen zich terecht betrokken bij een ramp of crisis, zeker wanneer het zo’n grote omvang heeft als de hoogwatercrisis. Daarnaast is het zinvol om het grote netwerk van de wethouders te benutten. Bijvoorbeeld in de communicatie naar betrokkenen en getroffenen. Wanneer wethouders een juiste, actieve rol vanuit de crisisorganisatie op zich krijgen, bijvoorbeeld in het ondersteunen van de burgermoederrol van de burgemeester, is het belangrijk om hiervoor duidelijke afspraken te maken. Bijvoorbeeld: • Wat kan naar de burger gecommuniceerd worden? • Waar kan een burger informatie vinden? • Bij wie kan de burger terecht voor vragen? Het heeft zeker niet de voorkeur dat wethouders verzoeken en vragen van burgers doorsturen naar en/of doorgeven aan het TBZ.

Dit helpt de hulpverlening niet, de kans is zelfs groter dat dit de werkwijze en werkzaamheden van het TBZ verstoort. Én de prioritering die het TBZ opstelt. De multidisciplinaire crisisteams zoals het COPI en ROT maken namelijk een belangenafweging: “Waar moeten de (schaarse) middelen als eerst heen?” De crisisteams hanteren een wettelijke15 prioritering: Het leven en de gezondheid van personen, en milieu gaan boven materiële belangen en schaden. Deze teams maken zoveel als mogelijk een welafgewogen prioritering, waaraan ook het TBZ in Roermond gehouden is.

15 Artikel 1 Wet veiligheidsregio’s

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 16 van 39

Aanbevelingen 5. Blijf bij een volgende onverhoopte ramp of crisis als burgemeester de wethouders op de hoogte houden. Dit volgt uit de rollen van de burgemeester als beslisser en bruggenbouwer. Gelet op (eventuele) aflossing en vervanging van de burgemeester als lid van het RBT of in de rol van burgermoeder is dit relevant. 6. Voorkom als wethouder de zogenaamde action bias. De praktijk leert dat ook wethouders aangesproken worden door burgers, bedrijven en pers over de rampenbestrijding en crisisbeheersing in de gemeente. Zeker in een GRIP-4opschaling zijn de rollen van de burgemeester minder prominent, dus ook van een wethouder. 7. Waarborg inderdaad dat het TBZ kritisch is en blijft over wie aanschuift in het TBZ. Maak als TBZ-lid ook duidelijk wat jouw rol is aan tafel. Hierdoor ontstaat geen verwarring wanneer je tijdens een ramp of crisis ad hoc een crisisfunctie invult. 8. Maak duidelijke afspraken met wethouders over de communicatie, intern en extern (bijvoorbeeld in de richting van burgers en bedrijven). Het werken volgens het principe van ‘één crisis, één bron, één boodschap’ is een gezamenlijk belang. Het is belangrijk dat de gemeentelijke (crisis)organisatie één boodschap uitbrengt, zodat de burgers eenduidige informatie ontvangen. 9. Bepaal of en hoe ondersteuning door wethouders positief bijdraagt aan de crisis.

Breng bijvoorbeeld de wethouders in stelling om de burgemeester in haar burgermoederrol te ondersteunen, wanneer het een ramp of crisis van grote omvang betreft. Wethouders kunnen bijvoorbeeld een bezoek brengen aan getroffen burgers, bedrijven en organisaties en een luisterend oor bieden. 10. Benut de reguliere contacten van de wethouders dan zoveel mogelijk. Borg dat wethouders vragen en feedback vanuit burgers en andere getroffenen tijdens een ramp of crisis via het klantcontactcentrum of ‘crisis’publieksinformatienummer doorgeven. 11. Waarborg dat de operatien bij de operationele diensten en crisisteams blijven. Zorg dat bestuurders zich hier zo min mogelijk in mengen. Het is uiteraard prima om je als bestuurder te laten adviseren over bestuurlijke en strategische aspecten van een ramp of crisis. Interactie en communicatie tussen de burgemeester en de gemeenteraad Een aantal gemeenteraadsleden ervaart de communicatie vanuit de crisisorganisatie als onvoldoende. Zij geven aan dat de gemeenteraad geen of te weinig informatie ontvangt over de crisisbeheersing tijdens de hoogwatercrisis.

Een aantal deelnemers geeft aan dat gemeenteraadsleden hun ongenoegen hierover hebben geuit.16 Een deelnemer geeft aan: “Mensen nemen voor waar aan wat de raadsleden aangeven en dit geeft echt problemen voor ons.” Dit zorgt volgens een aantal deelnemers voor onrust binnen de gemeentelijke crisisorganisatie. Deelnemers geven aan

16 De onderzoekers hebben hier geen voorbeeldberichten over ontvangen. Hier is geen waarheidsbevinding op

gedaan. Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 17 van 39

dat dit voor afleiding zorgt, terwijl de aandacht naar de acute situatie in de gemeente Roermond moet uitgaan. Een deelnemer geeft een voorbeeld: Een inwoner meldt zich bij een raadslid dat kwelwater door de dijk komt. Dit komt uiteindelijk bij de burgemeester terecht, waardoor volgens de deelnemer direct actie moet worden ondernomen. “Terwijl we op dat moment man en macht nodig hadden voor de evacuatie. Dit ging [door] de acute crisisbeheersing heen.” Een aantal raadleden geeft terecht aan dat de prioriteit niet bij het informeren van de gemeenteraad ligt, maar juist bij de inwoners en bedrijven. Daarna volgt het informeren van de gemeenteraad. Raadsleden geven aan dat er “ontzettend hard gewerkt” is. Wel ervaren de raadsleden onrust: “Non-nieuws geeft ruis op de lijn. Dat moeten we voorkomen.” Sommige raadsleden geven aan dat burgers hun telefoonnummer hebben, en zo hun vragen ook stellen aan raadsleden. Vanuit hun betrokkenheid bij de inwoners van de gemeente Roermond gaan raadsleden op zoek naar antwoorden. Een aantal deelnemers geeft aan dat de burgemeester de gemeenteraad (via de fractievoorzitters) op de hoogte stelt van de stand van zaken op 15 juli 2021, na de collegevergadering van 13.30 uur. In de avond volgt volgens de deelnemers een tweede digitale bijeenkomst met de fractievoorzitters.

Een aantal deelnemers geeft aan dat de burgemeester hierin toezegt de gemeenteraad regelmatig op de hoogte te houden. Op 16 juli 2021, om 17.03 uur, stuurt de burgemeester een mail naar de griffier waarin de burgemeester aangeeft geen bijpraatmoment te kunnen inplannen. Hierin geeft de burgemeester onder andere een korte stand van zaken en geeft aan dat de gemeentelijke website ook informatie geeft. Op 19 juli 2021 om 19.00 uur stelt de burgemeester de gemeenteraad op de hoogte van de stand van zaken via Microsoft Teams17. Een aantal gemeenteraadsleden geeft aan dat de voorzitter van de veiligheidsregio tot op heden geen uitleg of verantwoording heeft afgelegd over de crisisbeheersing tijdens de hoogwatercrisis. Voor alle duidelijkheid: De voorzitter van de veiligheidsregio heeft een verantwoordingsverslag hoogwater opgesteld in juli 2021. Deze is op maandag 2 augustus 2021 (09.12 uur) verzonden aan de griffies van de gemeenten in de VRLN, zo ook aan de griffie van de gemeente Roermond18. Het verantwoordingsverslag zit bij de ‘ingekomen stukken’ van de raadsvergadering van 14 oktober 2021. De gemeenteraad besluit ‘Brief 192: Verantwoordingsverslag Hoogwater’ te agenderen in commissie BM op het moment dat de leerevaluatie hoogwater van de VRLN aan de orde komt.

17 Bron: Mail raadsgriffie de dato 15 december 2021 18 Bron: Mail communicatieadviseur – griffie de dato 19 januari 2022

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 18 van 39

Figuur 2: Ingekomen brieven bij de gemeenteraad op 14 oktober 2021, Geel gearceerd het verantwoordingsverslag van de voorzitter van de veiligheidsregio.

Analyse en conclusies De gemeenteraadsleden geven als quick win voor een onverhoopte volgende ramp of crisis: “Het regelmatig(er) informeren van de gemeenteraad.” Zoals in paragraaf 3.1 Bijzondere (bestuurlijke) situatie bij een GRIP-4 beschreven is, mist de burgemeester de rol van gezaghebber of opperbevelhebber. En kan hierover de gemeenteraad tijdens een GRIP-4 niet informeren. Als bruggenbouwer informeert een burgemeester de gemeenteraad uiteraard wel bij een ramp of crisis. Binnen de rampenbestrijding en crisisbeheersing hebben gemeenteraadsleden dus formeel geen rol. Het heeft de voorkeur dat zij zich onthouden van het doen van mededelingen naar buiten over de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Er kan wel een spanningsveld ontstaan: Zowel inwoners, bedrijven of journalisten benaderen gemeenteraadsleden met vragen. In artikel 40 lid 1 en 3 van de Wet veiligheidsregio’s staat het volgende: “1. De voorzitter van de veiligheidsregio brengt na afloop van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis, in overeenstemming met de burgemeesters die deel uitmaakten van het regionaal beleidsteam, schriftelijk verslag uit aan de raden van de getroffen gemeenten over het verloop van de gebeurtenissen en de besluiten die hij heeft genomen. Hij vermeldt daarbij of een burgemeester gebruik heeft gemaakt van de bevoegdheid schriftelijk bezwaar aan te tekenen. […] “3.

De voorzitter van de veiligheidsregio verstrekt in een raad van een gemeente uit deze veiligheidsregio mondelinge inlichtingen over de besluiten, bedoeld in het eerste lid, indien de desbetreffende raad daarom verzoekt. De raad zendt een afschrift van het verzoek en van de in het eerste en tweede lid bedoelde stukken aan de commissaris van de Koning.”

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 19 van 39

Dit betekent dat de voorzitter van de veiligheidsregio de gemeenteraad van Roermond schriftelijk verslag uitbrengt over het verloop van het hoogwater en de besluiten die hij als opperbevelhebber heeft genomen. Aanbevelingen 12. Manage als burgemeester de verwachtingen van de gemeenteraadsleden. 13. Maak duidelijke afspraken over de manier waarop de raadsleden op de hoogte gehouden worden. Bijvoorbeeld over de bron waar gemeenteraadsleden geverifieerde informatie kunnen vinden (raadsinformatiebrieven, gemeenteraadsvergadering, website van de gemeente Roermond et cetera). 14. Informeer dan als bestuurder de gemeenteraad over de stand van zaken. Laat bijvoorbeeld raadsinformatiebrieven opstellen, of organiseer een digitale vergadering. Waarborg wel dat de acute crisisbeheersing voorrang krijgt. 15. Overweeg de gemeenteraad kennis te laten maken met de regionale en gemeentelijk rampenbestrijding en crisisbeheersing binnen de Veiligheidsregio Limburg-Noord. 16. Overweeg ook dat de nieuwe gemeenteraad na de verkiezingen in maart 2022 kennis krijgt over de rampenbestrijding en crisisbeheersing zoals afgesproken. 17. Ontwikkel een handelingsperspectief voor de gemeenteraadsleden voor de denkbare situatie dat ze benaderd worden tijdens een ramp of crisis door journalisten, inwoners en bedrijven. 18.

Overweeg de voorzitter van de veiligheidsregio uit te nodigen om een mondelinge toelichting en uitleg te geven over de genomen besluiten, wanneer de gemeenteraad hieraan behoefte heeft.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 20 van 39

Samenwerking met andere organisaties Communicatie Veiligheidsregio Limburg-Noord (VRLN) en gemeente Roermond Tijdens de hoogwatercrisis zijn dertien gemeenten getroffen. De regionale crisisorganisatie gaat dus over dertien gemeenten. Tijdens de hoogwatercrisis vinden geen structurele overleggen tussen de sectie bevolkingszorg en de getroffen gemeenten plaats. De crisisorganisatie van Roermond werkt op twee niveaus met de VRLN: • op operationeel niveau vanuit het TBZ met het ROT • op bestuurlijk niveau tussen de burgemeester met het BT hoogwater en het RBT Analyse en conclusies Een aantal deelnemers geeft aan dat de regionale informatie-uitwisseling en samenwerking met de VRLN kan verbeteren. Meerdere deelnemers geven aan niet voldoende, tegenstrijdige en/of te late informatie te krijgen. De informatie-uitwisseling verloopt volgens de TBZ-leden niet altijd volgens de communicatielijnen uit het regionaal crisisplan19. Deelnemers geven aan dat het “niet voldoende duidelijk is wie nu waarover communiceert”: de gemeente Roermond, de veiligheidsregio, het waterschap en/of Rijkswaterstaat. Deelnemers geven aan dat de informatie (bijvoorbeeld de omgevingsanalyses20) vanuit de VRLN vaak generiek, regionaal en op hoofdlijnen is. Terwijl de vragen van de gemeente specifiek, lokaal en gedetailleerd zijn.

Bijvoorbeeld vragen over de informatiebehoefte rondom de lokale waterstanden en wanneer de ‘waterpiek’ Roermond bereikt. Deelnemers geven aan dat de gemeente Roermond de regionale crisiscommunicatiestructuur op lokaal niveau nabootst. Een aantal deelnemers geeft aan dat dit hun helpt in de lokale crisiscommunicatie. Wel geeft een deelnemer aan dat het communicatieteam van de gemeente Roermond niet is getraind om de crisiscommunicatie zelfstandig te draaien, vanwege “te weinig mankracht en kennis/ervaring.” Wel complimenteert de deelnemer het team: “Ondanks dat was de lokale communicatieoperatie nog verassend effectief [met name] door persoonlijke inzet collega’s.” Deelnemers geven aan dat crisiscommunicatie een regionaal proces is en dat zij verwachten dat de VRLN de gemeente Roermond in de crisiscommunicatie ontzorgt. In het begin van de hoogwatercrisis legt het TBZ vragen en verzoeken voor omgevingsanalyses neer bij de VRLN. De deelnemers geven aan dat crisiscommunicatie VRLN weinig tot geen reactie geeft op deze verzoeken. Een deelnemer geeft aan dat crisiscommunicatie van de gemeente Roermond zich onvoldoende ondersteund voelt door de VRLN. Daarom besluit het TBZ om zelf (lokale) informatie te verzamelen en omgevingsanalyses te maken.

19 Regionaal Crisisplan VRLN 2018. 20 Een omgevingsanalyse is een overzicht van de belangrijkste zaken die in de (social) media spelen.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 21 van 39

Volgens de deelnemers is ook sprake van tegenstrijdige informatie. Een voorbeeld: Een medewerker van de sectie bevolkingszorg in het ROT belt het TBZ om te vertellen dat een bepaald gebied geëvacueerd moet worden. De medewerkers buitendienst van de gemeente Roermond geven aan dat het water geen direct gevaar oplevert. Deze tegenstrijdigheid geeft verwarring en onrust bij het TBZ. Ook omdat de burgemeester verontruste informatie over de verwachte waterstand van de dijkgraaf ontvangt die niet (altijd) door het ROT geverifieerd is. Een deelnemer geeft aan: “Dan zie je een onderbuikgevoel ontstaan.” De voorspelde waterstanden van de VRLN, het Waterschap Limburg en Rijkswaterstaat komen niet altijd overeen volgens de deelnemers. Het TBZ meldt de tegenstrijdige informatie niet bij de VRLN. Een aantal deelnemers geeft aan dat de informatie over de voorspelde waterstanden vanuit de VRLN niet altijd juist zijn. Een voorbeeld: Op zaterdagochtend 17 juli 2021 meldt de VRLN dat het hoogste punt in Roermond bereikt is. Maar de burgemeester en inwoners zien het water in Roermond nog steeds stijgen. De gemeente Roermond deelt informatie over de verwachte waterstanden steeds voorzichtiger met de inwoners van Roermond. Een deelnemer geeft aan: “We hebben naar compromissen gezocht in de communicatie.” Deelnemers geven aan dat informatie door elkaar heen loopt.

Zo vraagt het TBZ bijvoorbeeld meerdere malen aan het ROT wanneer inwoners van Hambeek weer terug kunnen naar hun eigen woning. Het ROT geeft hiervoor geen toestemming. Zonder vooraf met de gemeente Roermond af te stemmen of haar eerst te informeren, communiceert de VRLN extern dat mensen in Roermond terug naar huis mogen21. Deelnemers ervaren dat Roermond niet altijd de aandacht krijgt van de VRLN die zij verdient. Zo geven deelnemers aan dat er bijvoorbeeld wel veel aandacht is voor de evacuatie van het VieCuri medisch centrum in Venlo. “Venlo ziet niet dat er nog meer wijken aan de Roer liggen. Dat belang is niet goed doorgekomen.” Vanwege de coronacrisis werkt de VRLN al ruim een jaar lang in de GRIP-4-structuur. Hierdoor kennen de burgmeesters van Limburg-Noord elkaar goed. Eén deelnemer geeft aan dat de sfeer in het RBT ontspannen is en dat de voorzitter van de veiligheidsregio “het vertrouwen geniet” van zijn collega’s.

21 De onderzoekers hebben geen toegang tot de documentatie van het RBT. Hierdoor kunnen zij niet

achterhalen welke afspraken zijn gemaakt tussen de gemeente Roermond en de VRLN wat betreft de communicatie over de terugkeer naar woningen door evacués.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 22 van 39

Aanbevelingen 19. Borg dat de communicatieboodschap van de gemeente Roermond gericht is op de ontvanger. Wanneer de VRLN onvoldoende lokale informatie heeft, overweeg dan inderdaad om de regionale crisiscommunicatie-organisatie lokaal na te bootsen. 20. Voorkom dan wel dat communicatie langs elkaar heengaat en/of dat informatie elkaar tegenspreekt. Zorg dat de gecommuniceerde informatie betrouwbaar en valide is. Vermeld de onbetrouwbaarheidsmarge als de informatie onvoldoende betrouwbaar is, zoals bijvoorbeeld bij de voorspelde waterstanden. Dit vergroot de geloofwaardigheid van de gemeente. 21. Maak regionale werkafspraken over de crisiscommunicatie met betrekking tot het proces evacuatie (inclusief de terugkeer naar de woningen). Dit om te voorkomen dat in casu zowel de gemeente Roermond als de burgers door een mededeling van de VRLN overvallen worden. 22. Zorg dat de gemeente op zowel operationeel- als bestuurlijk niveau goed aangehaakt is bij de VRLN. Zorg voor goede communicatie- en samenwerkingsverbanden, zodat de informatievoorziening en hulpverlening soepel verlopen. Beleg bijvoorbeeld tweemaal per dag een digitale vergadering waar alle voorzitters TBZ aansluiten om het beeld en knelpunten te delen. Om op die manier de nadelige gevolgen van de hoogwatercrisis te beperken.

Afstemming met het Waterschap Limburg en Rijkswaterstaat De burgemeester ontvangt informatie van het waterschap over het overstromingsgevaar bij de woontorens. Deze informatiestroom loopt niet via het RBT en/of ROT22. De betrouwbaarheid en validiteit van de informatie vermindert hierdoor. Het gevolg is dat het voor de gemeente Roermond een lange tijd onduidelijk is of de torens geëvacueerd dienen te worden. Zeker omdat het ROT besluit om de torens niet te evacueren. Dit onderwerp komt in meerdere overleggen van het TBZ- en het BT hoogwater ter sprake. Volgens de deelnemers gaat hier onnodig veel tijd en capaciteit door verloren. Meerdere deelnemers noemen dat er weinig tot geen informatie komt vanuit Rijkswaterstaat en het waterschap. Inwoners hebben vragen over de verschillende waterstanden die het waterschap, Rijkswaterstaat, de gemeente en de VRLN geven. In overleg met de voorzitter van de veiligheidsregio heeft de burgemeester bijvoorbeeld een overleg met de dijkgraaf waar zij informatie krijgt dat bepaalde gebieden onderlopen. Deze informatie loopt buiten het ROT om en is niet geverifieerd. Het ROT besluit om de woontorens niet te evacueren. Het wel of niet evacueren van de woontorens houdt het TBZ lang bezig. Ook onder inwoners is er grote verwarring of zij nu wel of niet moeten evacueren.

22 Voor de onderzoekers is het niet duidelijk waarom het waterschap rechtstreeks deze informatie deelt met de

gemeente en niet via de GRIP-4 communicatielijnen. Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 23 van 39

Volgens een deelnemer belt het waterschap naar de gemeente en vraagt naar zijn contactpersoon van de gemeente om te overleggen over een klep die open moet. Deze contactpersoon blijkt al zes jaar met pensioen te zijn. Medewerkers van de buitendienst hebben rechtstreeks contact met de dijkwacht. Een deelnemer geeft aan dat hij meer had willen samenwerken met het waterschap en Rijkswaterstaat. Het waterschap huurt volgens een aantal deelnemers een extern bedrijf in om de coupures in Herten te sluiten. Volgens de deelnemers hebben deze bedrijven nog nooit een coupure gesloten, en vragen zij omwonenden om advies. Het TBZ en de burgemeester ontvangen het bericht dat het sluiten van coupures “helemaal fout” gaat. Deelnemers geven aan dat dit bericht onrust onder de inwoners veroorzaakt. Achteraf blijkt dat de bedrijven alle coupures goed sluiten. Analyse en conclusies De waterstanden die het Waterschap Limburg, Rijkswaterstaat en de VRLN voorspellen, komen niet overeen. Een aantal deelnemers geeft aan dat inwoners hierdoor veel vragen hebben. En het vertrouwen in de officiële berichtgeving daalt. Risicoperceptie is het subjectieve oordeel dat mensen maken over de risico’s. Dat kan zich uiten in zowel het onderschatten als ook het overschatten van risico’s.

Als de overheid na een aantal onjuiste waterstanden de ‘juiste’ voorspelde waterpiek communiceert, is er een aanwezig risico dat inwoners het bericht niet geloven en hun eigen risico-inschatting maken en eigen (on)nodige maatregelen nemen. De contacten die de gemeente heeft met het waterschap tijdens de hoogwatercrisis zijn wisselend. Zo zijn de contacten op operationeel niveau goed. De medewerkers van de buitendienst hebben rechtstreeks contact met de dijkwacht. De contacten op een hoger niveau zijn niet altijd actueel. Het kost enige tijd voordat het waterschap in contact komt met de juiste persoon van de gemeente in verband met het sluiten van een klep. Hiermee gaat (kostbare) tijd verloren. Aanbevelingen 23. Meld bij voorspelde waterstanden ook de onzekerheidsmarge. Hierdoor blijven het waterschap en Rijkswaterstaat geloofwaardig voor burgers. Als de nieuwere voorspelling afwijkt van eerdere voorspellingen, duid wat de reden is van deze afwijking. Dit neemt veel onrust weg bij burgers. 24. Communiceer via de communicatielijnen, om te voorkomen dat informatie elkaar tegenspreekt. Laat communicatie van crisispartners via het ROT lopen, zeker bij informatie die grote impact heeft voor de activiteiten van het TBZ. 25. Controleer jaarlijks of de contactgegevens van (mogelijke) crisispartners actueel zijn.

Op die manier heb je bij een crisis altijd de juiste contactgegevens en kan je snel handelen.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 24 van 39

Samenwerking en afstemming met overige partners De gemeente Roermond werkt samen met defensie en het Rode Kruis. Defensie helpt om de dijken op te hogen. De samenwerking met defensie verloopt “fantastisch”. Het Rode Kruis ondersteunt de gemeente bij de opvang van getroffenen in de sporthal. De samenwerking is volgens de deelnemers goed. Ze zijn “onmisbaar, ze helpen gewoon.” Deelnemers noemen een aantal voorbeelden van zelfredzaamheid23 en redzaamheid24 van de inwoners van Roermond. Zoals bijvoorbeeld bedrijven die hun elektriciteitssysteem ingericht hebben op hoog water. Of bijvoorbeeld mensen die al jaren in de uiterwaarden wonen en waarvan hun huizen al een keer in het water gestaan hebben. Zij weten wat ze moeten doen als het water stijgt. Daarnaast helpen inwoners elkaar met het vullen en leggen van zandzakken. Ook zijn er bedrijven die helpen en mensen die tassen geven om spullen tijdelijk in te bewaren. Mensen in De Weerd helpen de campings. Deelnemers geven aan dat zij beperkt gebruikmaken van de lokale kennis en ervaringen van burgers. “Wat ik erg gemist heb, is de inbreng van de lokale kennis.” Rijkswaterstaat stelt jaarlijks de betrekkingslijnen25 vast. De ambtenaren en hun partners bespreken de nieuwe betrekkingslijnen met elkaar zoals waar die op gebaseerd zijn en wat de lijnen betekenen.

Volgens een deelnemer communiceert de gemeente deze betrekkingslijnen nauwelijks met haar inwoners. Een deelnemer geeft de volgende quick win: “Breng één keer per jaar naar buiten, eventueel met een persconferentie, dat de actuele betrekkingslijnen weer vastgesteld zijn. En plaats het in de krant.”

23 Zelfredzaamheid: Alle handelingen die burgers verrichten ter voorbereiding op, tijdens en na acute crises om

zichzelf te helpen en de gevolgen te beperken. 24 Redzaamheid: Het handelen om de gevolgen van een crisis te beperken, is niet gericht op zichzelf maar op anderen. 25 Betrekkingslijnen zijn voor de waterbeheerder een middel om (snel) inzicht te krijgen in het waterstands- en

afvoerverloop van een rivier. Met behulp van betrekkingslijnen kunnen waterstanden worden voorspeld. Deze voorspelling betreft de gemiddelde verwachtingswaarde van de waterstand. Als beheerder van de Maas heeft Rijkswaterstaat Zuid-Nederland de taak om inzicht te verkrijgen in het waterstands- en afvoerverloop van de rivier. Deze kennis vormt de basis voor het dagelijks beheer van de rivier. Bijvoorbeeld voor: •

De scheepvaartfunctie

•

Het terreinbeheer binnen het winterbed

•

Het inzicht geven aan de samenleving in de te verwachten waterstanden bij een dreigend hoogwater

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 25 van 39

Analyse en conclusies De gemeente creëert extra capaciteit door samen te werken met andere crisispartners, zoals defensie en het Rode Kruis. Deze crisispartners hebben naast mensen en middelen ook de deskundige kennis in huis om hun taken uit te voeren. De deelnemers geven aan dat de samenwerking met beide organisatie op een prettige manier verloopt. Zowel defensie als het Rode Kruis ondersteunen de gemeente, waarbij de gemeente in de lead is en blijft. Bij inwoners die vaker te maken hebben (gehad) met hoogwater is veel lokale (ervarings)kennis op het gebied van hoogwater en overstromingsgevaar. Deze inwoners hebben nuttige lokale kennis die de crisisorganisatie kan gebruiken voor het scenariodenken en het ontwikkelen van handelingsperspectieven voor de overige inwoners. De jaarlijks vastgestelde betrekkingslijnen kunnen worden gedeeld met de inwoners. Door het delen van de betrekkingslijnen, weten de inwoners welk risico zij lopen bij bepaalde waterstanden. Met deze kennis kunnen inwoners zelf lokale maatregelen nemen om de nadelige gevolgen van hoogwater te beperken, en zo wordt hun (zelf)redzaamheid vergroot. Aanbevelingen 26. Schakel inderdaad de hulp in van andere crisispartners zoals defensie en het Rode Kruis om te helpen om de nadelige gevolgen van het hoogwater te verminderen of zelfs te voorkomen. Op deze manier genereer je extra capaciteit.

Zorg dat je als gemeente duidelijke afspraken maakt over de rollen, taken en bevoegdheden van de andere ondersteunende crisispartners. 27. Maak als gemeente gebruik van de lokale kennis en ervaringen van inwoners. Deze ervaringsdeskundigen hebben bruikbare praktische tips en adviezen om de nadelige gevolgen van hoogwater te beperken. 28. Stimuleer de zelfredzaamheid en redzaamheid van inwoners. Communiceer handelingsperspectieven en communiceer waar inwoners informatie kunnen vinden over de waterstanden. Door de (zelf)redzaamheid van inwoners te stimuleren, kan je je als gemeente op andere zaken richten: Op zaken die burgers niet kunnen oplossen. Waarborg ook dat jaarlijks de actuele betrekkingslijnen worden gedeeld met inwoners, bedrijven en organisaties in de gemeente Roermond.

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 26 van 39

Feedback vanuit de samenleving In juli en augustus heeft een onderzoeksbureau in opdracht van de Veiligheidsregio Limburg-Noord onderzoek uitgevoerd over hoe inwoners van de veiligheidsregio de evacuatie en communicatie hebben ervaren26. Aan dit onderzoek hebben 2.219 inwoners deelgenomen, waarvan 1.021 uit de gemeente Roermond (46%). 1.549 (71%) van de deelnemers aan het inwonersonderzoek houden tijdens het hoogwater de gemeentelijke website in de gaten.

Figuur 3: Vraag 'In hoeverre bent u het eens of oneens met de volgende stellingen over de informatie over de wateroverlast op de website van uw eigen gemeente?' (Flycatcher Internet Research 2021).

In de inwonersenquête geven inwoners aan27: “Berichtgeving naar bedreigde wijken gaat voor, maar op enig moment kan ook naar andere wijken aan het water een bericht, al is het de bevestiging dat er geen gevaar dreigt. Specifiek: de bewoners van de Voorstad (tussen Roer en Maas) hebben geen berichtgeving gehad en over deze wijk stond ook niets op de website etc.” “De Gemeente Roermond 'schitterde' in het geven van weinig informatie. Vaak erg laat en soms ontbrak de info waar ik op hoopte. Zo werd er helemaal niet gerept over Herten/Ool terwijl dat gebied het flink voor zijn kiezen kreeg in 1993/1995. Waarom de mensen niet op de hoogte gehouden (geruststellen!) van eventuele verwachtingen. Op een bepaald moment kon je vanuit Herten Roermond per fiets onmogelijk bereiken...op de website niks hierover.”

26 Flycatcher Internet Research. 2021. “Overstroming juli 2021.” 27 Flycatcher Internet Research. 2021. “Overstroming juli 2021.”

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 27 van 39

“Info van gemeente was niks anders dan een verwijzing naar een andere website, onder andere waterschap maar ook daar was geen actuele info anders dan een zeer onduidelijke kaart van het stroomgebied van de Roer. Nieuws op site Roermond werd nauwelijks ververst.” “Vooral in de beginfase van het hoogwater kwam de informatievoorziening van de gemeente Roermond heel traag op gang. De informatie bleef gedurende het hoogwater gebrekkig en werd alleen via website en social media verspreid. Hiermee schiet de gemeente in een crisis ernstig tekort. Geen enkele inwoners volgt de gemeentelijke website actief. Mijn hoogbejaarde buren hebben alle informatie gemist.” Een aantal deelnemers aan de lokale quickscan onderkent bovenstaande ervaringen van de inwoners van de gemeente Roermond. Een deelnemer geeft aan: “Waar het misging, is de informatie. Bijvoorbeeld info over waterstanden. In 1993, 1995 en 2011 kregen bewoners informatie over waterstanden. Nu niet. Dat hadden de inwoners wel verwacht.” Deelnemers geven aan dat inwoners gewend zijn om informatie tijdens een ramp of crisis van hun eigen gemeente te ontvangen, in casu de gemeente Roermond. Deelnemers herkennen het beeld van de inwoners. Deelnemers geven ook aan dat ze voor antwoorden op vragen van inwoners, afhankelijk zijn van de informatie van de VRLN.

Een aantal deelnemers geeft aan dat zij weinig informatie van de VRLN ontvangen, ondanks de vragen en verzoeken van het TBZ om informatie en omgevingsanalyses. De deelnemers geven aan dat alleen het lokaal contactpunt crisiscommunicatie in het TBZ opgeleid is voor crisiscommunicatie binnen de gemeente Roermond. Tijdens de hoogwatercrisis zet de gemeente Roermond niet-opgeleide medewerkers in voor crisiscommunicatiefuncties. Een aantal deelnemers verwacht een omgevingsanalyse vanuit de VRLN: “Verwacht dat de veiligheidsregio de gemeente zou ontzorgen.” Deelnemers geven aan dat de lokale informatiebehoefte te groot is om te behappen. Daarnaast is het de “eerste keer in deze structuur met hoogwatercrisis.” Een aantal deelnemers geeft aan dat de gemeente Roermond uitgaat van de zelfredzaamheid van mensen. Een deelnemer geeft aan dat het “informatie zoekgedrag” laag is en “veel lager dan waar wij [overheid] in een crisis van uitgaan. Bewoners vragen om info die aantoonbaar verkrijgbaar is [onder andere op de gemeentelijke website]. Ze zeggen dat ze de info niet gezien hebben, maar hebben ook niet op de gemeentewebsite gekeken.” Bij de crisiscommunicatie geeft het TBZ prioriteit aan de gebieden die ernstig en acuut getroffen worden, de zogenaamde risicogebieden. Een deelnemer: “Wellicht weinig oog voor de minder acute gebieden, maar mensen hebben wel water in hun tuin gehad.”

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 28 van 39

Inwoners doen hiervoor tijdens de bewonersbijeenkomst een aantal suggesties28, waaronder: • “Meer aandacht voor de buitengebieden en vergeten gebieden.” • “Op wijkniveau communiceren. Meer op maat.” • “Informatie was nu te algemeen.” Een aantal deelnemers geeft aan dat gemeenteraadsleden tijdens de hoogwatercrisis worden bevraagd. Ook ontvangen gemeenteraadsleden signalen dat de communicatieboodschap niet eenduidig is. De deelnemers uit de crisisorganisatie herkennen deze signalen. Een voorbeeld is te vinden in de notulen van het BT hoogwater op 18 juli 2021 (12.15 uur): De veiligheidsregio geeft aan in een persconferentie dat wijken in Roermond zijn vrijgegeven, maar de gemeente heeft dit nog niet gecommuniceerd. Volgens de notulen “lagen [er] afspraken dat Roermond dit zelf zou communiceren naar haar inwoners. […] dit vindt de [burgemeester] erg jammer!” De burgemeester geeft in het BT hoogwater van 18 juli 2021 (12.15 uur) een quick win voor de communicatie met evacués: “Toch noteren van de telefoonnummers, waardoor de geëvacueerden persoonlijk op de hoogte gehouden worden.” Een aantal deelnemers geeft aan dat inwoners tijdens het hoogwater in 1993, 1995 en 2011 informatie krijgen over de waterstanden. “Nu niet.

Dat hadden de inwoners wel verwacht.” De inwoners geven tijdens de bewonersbijeenkomst29 aan dat zij bij een volgende onverhoopte ramp of crisis regelmatig geïnformeerd willen worden over de actuele waterstanden per wijk. Inwoners geven aan dat zij frequent informatie willen ontvangen – ook als er geen nieuwe informatie is. “Iets zeggen is beter dan niets.” Inwoners geven als quick win een centraal informatie- en communicatiepunt vanuit de gemeente Roermond. Hierbij rekening houdend dat naast het gebruik van online kanalen, ook gebruik wordt gemaakt van de traditionele kanalen. Zoals radio, brieven, persoonlijk contact, radiowagen, et cetera. De burgemeester vult haar burgermoederrol in door geëvacueerde inwoners te bezoeken in een sporthal. Op latere momenten bezoekt zij ook de Weerd, Asselt en Swalmen.

28 Gemeente Roermond. 29 juli 2021. “Verslag: Bewonersbijeenkomst hoogwater gemeente Roermond. ” 29 Gemeente Roermond. 2021. “Verslag: Bewonersbijeenkomst hoogwater gemeente Roermond.”

Gemeente Roermond Lokale quickscan hoogwater juli 2021 versie definitief

Pagina 29 van 39

Analyse en constateringen In Bevolkingszorg op orde 2.0 is een visie op bevolkingszorg geformuleerd30: A. “De overheid rekent erop dat de samenleving haar verantwoordelijkheid (ook) tijdens en na een crisis neemt. B. De overheid stemt haar bevolkingszorg af op de zelfredzaamheid van de samenleving. C. De overheid houdt rekening met en maakt gebruik van de spontane hulp uit de samenleving. D. De overheid bereidt zich daar waar het om verminderd zelfredzamen gaat voor tot een vastgesteld zorgniveau, aangeduid als ‘voorbereide bevolkingszorg’. de ‘restzorg’ levert zij op basis van veerkracht en improvisatie wat wordt aangeduid als ‘geïmproviseerde zorg’.” Het besluit om tijdens het hoogwater ook van zelfredzaamheid uit te gaan past bij de visie van bevolkingszorg op orde 2.0. Communicatiemiddelen en -technieken ontwikkelen continu. De tijd van ‘traditionele’ communicatie via nieuwszenders, nieuwswebsites en de website van de gemeente of veiligheidsregio is voorbij. Het is belangrijk om de nieuwe ontwikkelingen te volgen en continu af te vragen hoe de communicatie nog beter kan. De gemeente Roermond maakt, naast de traditionele communicatiemiddelen, gebruik van Facebook, Twitter en een aantal lokale contacten in buurtapps. Daarnaast verstuurt de gemeente Roermond digitale nieuwsbrief via buurtgroepen en fysieke brieven via brievenbussen31.