Document · PDF

Accountantsverslag 2021

Gemeenteraad 7 juli 2022, gemeente RoermondBij agendapunt: Concept jaarstukken 202110.024 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Gemeente Roermond

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Deloitte Accountants B.V. Amerikalaan 110 6199 AE Maastricht Airport Postbus 1864 6201 BW Maastricht Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9901 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Roermond Postbus 900 6040 AX ROERMOND Onderwerp

Accountantsverslag 2021

Behandeld door

drs. S.D.J.J. Reyners RA 088 288 4027

Datum

5 juli 2022

Ons kenmerk

2207FE9EBB/MJ

Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond. Dit accountantsverslag beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond. De jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond geeft een getrouw en rechtmatig beeld De jaarrekening 2021 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. Bij deze jaarrekening zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid te verstrekken. Wij bespreken onze bevindingen met de auditcommissie Wij hebben dit accountantsverslag tijdens de vergadering van de auditcommissie op 28 juni 2022 besproken. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met het bestuur en de ambtelijke organisatie. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: I. Wetters MSc RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ Tohmatsu Limited.

Inhoud

01 02

Samenvatting

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Financiële positie 2.1 2.2 2.3

Vermogenspositie Saldo van baten en lasten Weerstandsvermogen

8 9 10

05 03

Jaarrekening 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

Vastgoed Financiële vaste activa Debiteuren Voorzieningen Overlopende posten Sociaal domein Tozo Personele lasten Verbindingen

12 12 13 14 15 16 17 17 18

Rechtmatigheid Wet normering topinkomens Aanbestedingen SiSa-bijlage Investeringskredieten Begrotingsrechtmatigheid

20 20 21 21 22

Accountantscontrole 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Opdracht Controleverklaring Materialiteit Administratieve organisatie en interne beheersing Begroting(swijzigingen) Geautomatiseerde gegevensverwerking Fraude Proces jaarrekeningcontrole Onafhankelijkheid

24 25 25 25 25 26 27 27 29

Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

01 Samenvatting

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Samenvatting Samenvatting Financiële positie

Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond gecontroleerd, die is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. Deze controle is bedoeld om een onafhankelijk oordeel te geven over de getrouwheid en de rechtmatigheid hiervan. In deze samenvatting geven wij kort de conclusies en bevindingen naar aanleiding van onze werkzaamheden weer. Voor een meer gedetailleerd inzicht verwijzen wij naar de hoofdstukken 2 tot en met 5 van dit verslag.

•

Jaarrekening Rechtmatigheid

•

Accountantscontrole Bijlagen

• • •

•

Vanwege de versoepelingen met betrekking tot COVID-19 heeft de controle van de jaarrekening 2021 weer deels op locatie bij de gemeente Roermond plaatsgevonden. Omdat wij fysiek aanwezig waren, was er sprake van kortere communicatielijnen met de gemeente tijdens de jaarrekeningcontrole. Overigens is de controle, net als in voorgaande jaren, in een goede samenwerking met uw medewerkers verlopen. Wij willen de medewerkers van de gemeente Roermond hier dan ook voor bedanken. Wij zijn van mening dat de jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond de omvang en de samenstelling van het eigen vermogen per jaareinde 2021 en het saldo van baten en lasten over 2021 getrouw en rechtmatig weergeeft. Er bestaan geen verschillen van inzicht met het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde grondslagen, de verslaggeving, of de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. Na onze controle resteren er geen ongecorrigeerde controleverschillen groter dan onze rapporteringstolerantie van € 200.000. Derhalve zijn wij voornemens om bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond een goedkeurende controleverklaring te verstrekken. Daarbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de raad wordt vastgesteld.

De goedkeurende strekking van de controleverklaring heeft daarbij betrekking op zowel de getrouwheid van de jaarrekening als op de financiële rechtmatigheid daarvan. De ongecorrigeerde controleverschillen over 2021 hebben betrekking op de rechtmatigheid van de aanbestedingen (€ 0,2 miljoen). Vanwege de aard van de fout (kan niet gecorrigeerd worden), is deze als ongecorrigeerde fout meegenomen als onderdeel van ons oordeel. Hiervoor verwijzen wij ook naar bijlage 1a van het voorliggende accountantsverslag. Wij hebben geen onzekerheden geconstateerd tijdens onze controle. De gemeente Roermond realiseert over het boekjaar 2021 een positief resultaat van circa € 10,2 miljoen. Begroot was een resultaat van circa € 0,9 miljoen nadelig. De grootste voordelen ten opzichte van de begroting betreffen de algemene dekkingsmiddelen (€ 11,9 miljoen) en het programma Zorgzame gemeente (€ 1,7 miljoen). Het restant van het positieve resultaat ten opzichte van de begroting wordt veroorzaakt door diverse kleinere afwijkingen op de verschillende programma’s. Het positieve resultaat heeft tot gevolg dat de financiële positie van de gemeente Roermond verder is verbeterd. Het eigen vermogen is toegenomen van 23,7% van het balanstotaal tot 27,4% van het balanstotaal. De ratio van de beschikbare versus de benodigde weerstandscapaciteit komt uit op 2,8.

Wij classificeren het weerstandsvermogen op basis hiervan als uitstekend.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Samenvatting Samenvatting

•

Financiële positie

•

Jaarrekening

•

Rechtmatigheid

• Accountantscontrole Bijlagen

•

Wij hebben de belangrijkste uitgangspunten en veronderstellingen beoordeeld die ten grondslag liggen aan de schattingen in de jaarrekening en achten deze aanvaardbaar. Uit onze beoordeling van de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente Roermond komt naar voren dat deze niet voldoen aan de daaraan vanuit de accountantscontrole van de jaarrekening te stellen eisen. Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij op 29 november 2021 onze managementletter uitgebracht, waarin wij de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen hebben gerapporteerd. Kortheidshalve verwijzen wij naar deze managementletter. Wij hebben een aanvullend advies inzake de interne beheersing rondom begrotingswijzigingen opgenomen in het onderhavige accountantsverslag. Wij adviseren de gemeente om, bij administratieve wijzigingen in de begroting, duidelijk te onderbouwen of de betreffende wijzigingen al dan niet betrekking hebben op artikel 5, lid 6 van de Financiële Verordening, en om aan te geven in hoeverre er daadwerkelijke sprake is van een specifiek bestedingsdoel. Daarnaast vragen wij u om de Financiële Verordening te actualiseren, aangezien hierin verouderde termen zijn opgenomen. Deze opmerking ligt in lijn met voorgaand jaar. Tijdens de controle van de jaarrekening 2021 zijn ons geen aanwijzingen voor fraude gebleken.

Ook is ons geen fraude gemeld. Wij maken u er in dit verband op attent dat de accountantscontrole is gericht op het geven van een onafhankelijk oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en niet specifiek op het ontdekken van fraudes of onregelmatigheden binnen de gemeente Roermond. Wij hebben tijdens het uitoefenen van onze functie als extern accountant van de gemeente Roermond de onafhankelijkheidsvoorschriften in acht genomen, zoals die gelden voor het uitvoeren van assurance-opdrachten. Wij hebben in 2021 geen werkzaamheden verricht die een bedreiging vormen voor onze onafhankelijkheid als controlerend accountant van uw gemeente.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

02 Financiële positie

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Financiële positie Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

In dit hoofdstuk geven wij op hoofdlijnen een samenvatting van ontwikkelingen in het vermogen en het resultaat van uw gemeente. 2.1 Vermogenspositie In het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV), de verslaggevingsregels van gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten 2021 bedraagt € 9,8 miljoen voordelig (begroot: € 4,6 miljoen nadelig). Per saldo is tussentijds € 425.000 aan de reserves onttrokken (begroot: onttrekking van € 3,7 miljoen) conform de besluitvorming uit eerdergenoemde raadsbesluiten, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 € 10,2 miljoen voordelig bedraagt (begroot: resultaat € 0,9 miljoen nadelig). Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. De tussentijdse resultaatbestemming heeft plaatsgevonden op basis van raadsbesluiten. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000)

2021

2020

2019

Eigen vermogen per 1 januari

55.810

56.869

58.730

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 425

-/- 3.725

-/- 5.565

Gerealiseerd resultaat

10.234

2.666

3.704

Eigen vermogen per 31 december

65.619

55.810

56.869

Solvabiliteit

23,7%

26,1%

Nettoschuldquote

49,7%

55,0%

60,0%

Structurele exploitatieruimte

0,0%

Financiële kengetallen

Wij meten de financiële positie van Roermond af aan drie criteria, ontleend aan een publicatie van de VNG, waarbij sprake is van een positieve situatie als alle drie van de volgende indicatoren beter zijn. De indicatoren zijn: solvabiliteit < 20%, netto-schuldquote > 100% en structurele exploitatieruimte < 0%. De gemeente Roermond heeft een betere positie op deze criteria.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Financiële positie Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

2.2 Saldo van baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten, plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de politieke besluitvorming. De exploitatie over 2021 laat een voordelig gerealiseerd resultaat van € 10,2 miljoen zien, ten opzichte van een begroot resultaat van circa € 0,9 miljoen nadelig. De grootste voordelen ten opzichte van de begroting hebben betrekking op de algemene dekkingsmiddelen (€ 11,9 miljoen) en op programma 1, Zorgzame gemeente (€ 1,7 miljoen). Het restant van het positieve resultaat ten opzichte van de begroting wordt veroorzaakt door diverse kleinere afwijkingen op de verschillende programma’s. Ten aanzien van het programma Zorgzame gemeente is een voordeel behaald van € 1,7 miljoen, met name als gevolg van de hogere gerealiseerde dan begrote baten jeugdzorg, en inkomensregelingen & schuldhulpverlening.

Het definitieve BUIG-budget was incidenteel hoger als gevolg van corona en vanwege de verwachting dat de bijstandsdichtheid zou stijgen. Het bijstandsbestand is over 2021 echter stabiel gebleven, waardoor een voordeel is ontstaan. Ten aanzien van de algemene dekkingsmiddelen is een voordeel behaald van € 11,9 miljoen, dat voornamelijk wordt veroorzaakt door een hogere algemene uitkering Gemeentefonds en overige doeluitkeringen (€ 11,2 miljoen). Dit is onder andere het gevolg van het 6e steunpakket van het Rijk, dat is ontvangen op basis van de decembercirculaire. Deze afwijkingen hadden niet eerder vermeld kunnen worden, omdat deze met name voortkomen uit de decembercirculaire 2021. De gemeente Roermond heeft de verschillen tussen de realisatie en de begroting toegelicht, en heeft de belangrijkste financiën in kaart gebracht in de programmaverantwoording in de jaarrekening 2021. Verderop in dit accountantsverslag gaan wij nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid. Hiervoor verwijzen wij naar paragraaf 4.5 van dit verslag.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Financiële positie Samenvatting

2.3 Weerstandsvermogen

Financiële positie

Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de beschikbare en de benodigde weerstandscapaciteit. De weerstandcapaciteit is opgebouwd uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves. Voor een nadere toelichting bij de kaders hiervan verwijzen naar het onderdeel paragrafen in het jaarverslag; onderdeel 7 van de jaarstukken 2021.

Jaarrekening

De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt ultimo 2021 € 38,9 miljoen (2020: € 21,2 miljoen). Hierbij wordt in het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (GTK), zoals opgesteld door de provincie Limburg, genoemd dat voornamelijk uitgegaan moet worden van de algemene reserve. De gemeente Roermond heeft dit in haar berekening ook als zodanig gedaan.

Rechtmatigheid

Voor het bepalen van het in 2021 benodigde weerstandsvermogen is door de gemeente een risico-inventarisatie uitgevoerd, waaruit een bedrag volgt van € 13,7 miljoen (2020: € 4,2 miljoen) aan benodigde weerstandscapaciteit. Hiermee komt de gemeente Roermond uit op een ratio (van de beschikbare versus de benodigde weerstandscapaciteit) van 2,8. Het weerstandsvermogen kan op basis hiervan worden geclassificeerd als uitstekend wat betreft het incidentele weerstandsvermogen en als voldoende wat betreft het structurele weerstandsvermogen, conform de tabel zoals opgesteld door de NAR en de Universiteit Twente.

Accountantscontrole Bijlagen

Zoals opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van uw jaarstukken 2021, is het rekeningresultaat 2021 ten dele al verwerkt in deze berekening, voor het deel waarvoor wordt voorgesteld het toe te voegen aan de algemene reserve. Hoewel de gemeente Roermond haar financiële positie heeft verbeterd, blijven wij benadrukken dat de gemeente de financiële ontwikkelingen kritisch moet blijven monitoren omwille van het feit dat er meerjarig structureel weinig ruimte is voor eventuele onvoorziene tegenvallers.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

03 Jaarrekening

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Dit hoofdstuk bevat de bevindingen die, naar ons professionele oordeel, van belang zijn om te rapporteren. 3.1 Vastgoed Eind 2021 bedraagt de boekwaarde van de materiële vaste activa van de gemeente Roermond € 181,8 miljoen (2020: € 175,5 miljoen). De materiële vaste activa zijn conform het BBV opgesplitst in: investeringen met een economisch nut, investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden opgelegd, investeringen in de openbare ruimte met uitsluitend maatschappelijk nut, en in erfpacht uitgegeven gronden. De grootste componenten binnen de materiële vaste activa betreffen de gebouwen (€ 79,5 miljoen) en de grond-, weg- en waterbouwkundige werken (€ 80,2 miljoen). Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij de door de gemeente voorbereide werkzaamheden ten aanzien van de waardering van het vastgoed en de gronden in onze controle betrokken. Hierbij hebben wij geconstateerd dat de informatie die in de activa-administratie is opgenomen niet altijd duidelijk is. Met name voor de gronden is niet altijd uit de omschrijving in de activa-administratie te herleiden waar het betreffende perceel ligt en hoe dit aansluit met het de gegevens van het Kadaster. Wij vragen uw aandacht hiervoor, waarbij wij u adviseren om de activa-administratie verder te actualiseren, en deze waar nodig te voorzien van aanvullende informatie.

Daarmee is de activa-administratie zelfstandig leesbaar en is duidelijk welk actief toebehoort aan welk perceel. Indeling activa-administratie De activa-administratie is niet ingedeeld conform de verslaggevingsvoorschriften BBV. Er kan geen directe aansluiting gemaakt worden tussen de diverse subcategorieën die het BBV kent en de activa-administratie. Dit heeft tot gevolg dat de gemeente handmatig overboekingen tussen verschillende categorieën moet doen, om daarmee het conform het BBV vereiste inzicht te geven in de jaarstukken. Dit wordt via de brugstaat inzichtelijk gemaakt. Wij adviseren de gemeente om de activa-administratie in te richten conform het BBV, zodat handmatige overboekingen, en de daarmee gepaard gaande foutgevoeligheid, niet meer aan de orde zijn. 3.2 Financiële vaste activa Tijdens de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden inzake de financiële vaste activa hebben wij vastgesteld dat er sprake is van een subadministratie waarin niet integraal alle onderdelen zijn opgenomen die het BBV van de gemeente verlangt. Er is onder andere geen sprake van een subadministratie waaruit zichtbaar alle soorten financiële vaste activa blijken. Het gaat hierbij om de leningen u/g en om de overige langlopende leningen u/g die niet zijn opgenomen in de subadministratie.

Tevens worden bij de financiële vaste activa diverse handmatige correcties doorgevoerd om conform de verslaggevingsvoorschriften van het BBV te kunnen rapporteren. Naar analogie van ons advies bij de materiële vaste activa vragen wij uw aandacht voor het op de juiste wijze en conform het BBV indelen van de subadministratie.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie

3.3 Debiteuren Tijdens de controlewerkzaamheden rondom de debiteuren hebben wij diverse constateringen gedaan. Hierbij hebben wij u de volgende adviezen gegeven: •

Opschonen oude debiteuren in debiteurenlijst. Er is sprake van meer dan 200 debiteuren die als positief of negatief bedrag zijn opgenomen in de debiteurenlijst. Wij hebben vastgesteld dat deze vorderingen in het verleden zijn betaald, maar dat de aflettering van deze debiteuren niet heeft plaatsgevonden. Hierdoor is de debiteurenlijst vervuild, met als gevolg dat de controle voor de gemeente tussentijds, maar ook per jaareinde, tijdrovend is. Wij vragen u deze debiteuren af te letteren en daarmee de subadministratie debiteuren op te schonen.

•

De verslaggevingsvoorschriften BBV verlangen van de gemeente dat de debiteuren worden gesplitst naar publiekrechtelijke lichamen en overige vorderingen. De gemeente heeft deze splitsing echter administratief niet als zodanig ingericht. Hierdoor heeft er naar aanleiding van onze controle, een correctie moeten plaatsvinden van € 2,6 miljoen, als overboeking tussen de beide subcategorieën. Wij adviseren de gemeente om, bij het opboeken van een debiteur, deze direct de juiste subcategorie volgens het BBV mee te geven en deze als zodanig administratief op de juiste grootboekrekening te verwerken.

•

Indien er sprake is van een ontvangen betaling die niet direct is toe te wijzen aan een specifieke vordering die onder de debiteuren is geboekt, wordt dit door de gemeente in de subadministratie debiteuren verwerkt als ‘niet toewijsbare betalingen’. In debiteurenlijst ultimo 2021 gaat het hierbij om een bedrag van circa € 1,1 miljoen zijnde meer dan 30 betalingen. Wij adviseren de gemeente om periodiek een controle uit te voeren op deze bedragen, zodat er sprake is van een actuele subadministratie.

Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Debiteuren sociale zaken Naar de reguliere debiteuren kent de gemeente ook debiteuren sociale zaken. Deze debiteuren zijn in diverse groeperingen ingedeeld, die worden geadministreerd in de subadministratie Suite. Onderdeel hiervan zijn de debiteuren BBZ. Vanaf 2020 is de terugbetalingssystematiek voor de verstrekte kredieten aangepast. De gemeente dient per 1 januari 2020 in alle gevallen 75% van het verstrekte krediet aan het Rijk voldoen, ongeacht welk deel van de lening de debiteur terugbetaalt. Bij verstrekte kredieten vóór 2020 was dit alleen het geval indien de debiteur het krediet ook terugbetaalde aan de gemeente. Het terugbetaalritme van vijf jaar is vooraf vastgesteld door het Rijk. Als de gemeente meer of minder terugkrijgt, is dit een resultaat voor de gemeente. Vanwege deze wijziging adviseren wij u om in de subadministratie Suite de oude en de nieuwe systematiek inzichtelijk te maken, via het aanmaken van separate subcategorieën debiteuren. Hierdoor is op basis van de subadministratie het vereiste inzicht aanwezig en kan de terugbetalingsverplichting concreet worden bepaald.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie

3.4 Voorzieningen De gemeente Roermond heeft voorzieningen gevormd voor de mogelijke verliezen, risico’s of verplichtingen, ter egalisering van kosten, en voor beklemde middelen van derden. De omvang van de voorzieningen is samengevat in onderstaand overzicht: Bedragen x € 1.000

Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

31-12-2020

Dotatie

Aanwending

Vrijval

31-12-2021

Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s

6.183

412

585

591

5.419

Voorziening ter egalisering van kosten

7.475

1.315

891

7.899

Voorziening middelen derden

1.322

567

1.889

Het saldo van de voorzieningen is mede gebaseerd op schattingen. Vanwege de subjectiviteit die hier inherent aan is, hebben wij tijdens de jaarrekeningcontrole aandacht besteed aan de onderbouwing en de plausibiliteit van de uitgangspunten en veronderstellingen die ten grondslag liggen aan het berekenen van de voorzieningen. De voorziening middelen derden ter hoogte van € 1,9 miljoen bestaat met name uit de voorziening riolering (€ 1,8 miljoen). Bij deze voorziening is geen sprake van een schattingselement. Deze voorziening is namelijk gebaseerd op de ontvangen middelen die een specifiek bestedingsdoel hebben op basis van het onderliggende gemeentelijke rioleringsplan (GRP). Het kenmerk van deze voorziening is dat de gemeente hierbij geen inzicht heeft in de opbouw van de tarifering voor rioolheffing in verhouding tot de verschillende soorten lasten, zoals vervangingsinvesteringen en kapitaallasten. Daarmee wordt de voorziening gebruikt op het moment dat er sprake is van een overschot of een tekort in de exploitatie. Wel schrijft de notitie riolering van de Commissie BBV voor dat de gemeenteraad jaarlijks expliciet een besluit dient te nemen over het inzetten van deze voorziening in het betreffende jaar. Dit besluit is door de gemeenteraad genomen op 12 november 2020, waarmee u hebt voldaan aan de vereisten die de Commissie BBV hierbij stelt.

Ook voor het komende jaar is, bij ongewijzigde omstandigheden, hierover opnieuw besluitvorming vereist. De voorziening ter egalisering kosten, ad € 7,9 miljoen, bestaat voornamelijk uit de voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen (€ 7,8 miljoen). Het schattingselement is toegespitst op het daadwerkelijke uitvoeren van het onderhoud. Organisatorisch blijft het inschatten en tijdig verwerken van de verschillen tussen ingeschat onderhoud en werkelijk uitgevoerd onderhoud een complex proces. Wij onderschrijven het belang van het optimaliseren van het proces voor het administratief bijwerken van de onderhoudsvoorzieningen. Wij hebben vastgesteld dat aan de voorziening een actueel onderhoudsplan ten grondslag ligt.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie

Daarnaast is er voor verplichtingen, verliezen en risico’s een voorziening gevormd van € 5,4 miljoen, die met name bestaat uit de pensioenvoorziening voor huidige en gewezen wethouders. Deze bestaat uit de ontvangen uitkeringen uit de herverzekering en het eigen risico op de pensioenverplichting die de gemeente per 31 december 2021 zelf draagt (€ 4,7 miljoen). Het schattingselement betreft de doorlooptijd van de uit te betalen pensioenbetalingen en nieuwe schattingselementen in boekjaar 2021 zijn de vastgestelde sterftetabellen en de disconteringsvoet. Deze tabellen worden landelijk bepaald door het Koninklijk Actuarieel Genootschap. De disconteringsvoet wordt vastgesteld door het Rijk. •

Jaarrekening

Rechtmatigheid

•

Op basis van bovenstaande uiteenzetting concluderen wij dat er sprake is van beperkte schattingselementen in de betreffende voorzieningen, hetgeen betekent dat de voorzieningen veelal gebaseerd zijn op (harde) externe onderbouwingen. Naast de voorzieningen heeft de gemeente Roermond de volgende (materiële) schattingselementen opgenomen in de jaarrekening 2021: • waardering voorziening oninbare debiteuren (waaronder ook belastingdebiteuren en debiteuren sociale zaken). De gemeente Roermond heeft de voorziening belastingdebiteuren gewaardeerd in lijn met de inschattingen van de BsGW; • waardering grondexploitaties, kapitaalverstrekkingen en uitgegeven leningen.

Wij hebben hierbij geen bevindingen geconstateerd die onze rapportagetolerantie overschrijden. De schattingen zijn onderbouwd en aanvaardbaar.

Accountantscontrole Bijlagen

3.5 Overlopende posten Via uitgebreide detailcontroles hebben wij de overlopende activa en passiva gecontroleerd. Met onze controle hebben wij een groot deel van de overlopende activa en overlopende passiva gecontroleerd. Uit deze controle zijn diverse controleverschillen gebleken, waarvoor wij verwijzen naar de bijlagen van dit accountantsverslag. De controleverschillen hebben voor het overgrote deel betrekking op: een onjuiste rubricering, dubbele boekingen die zijn gemaakt, of inschattingen die zijn gemaakt en die achteraf niet blijken te kloppen. Dit is inmiddels gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarstukken. Wij adviseren de gemeente Roermond om hier bij het opmaken van de jaarrekening 2022, maar vóór de accountantscontrole, expliciet op te toetsen en om zichtbaar en integraal de tussenrekeningen te analyseren die zijn gerubriceerd onder de overlopende activa en passiva. Daarbij moet worden nagegaan of deze saldi weergeven die juist en volledig zijn, en onderbouwd kunnen worden met brondocumenten. In de afgelopen twee jaren zijn de meeste correcties tijdens onze accountantscontrole namelijk voortgekomen uit deze overlopende posten, wat tevens heeft geleid tot een intensief en tijdrovend controleproces.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

3.6 Sociaal domein Centrumfunctie Jeugd Wij hebben, naast de opdracht tot controle van de gemeentelijke jaarrekening, tevens de opdracht gekregen om zorg te dragen voor het controleren van de regionale verantwoording inzake Jeugdzorg, waarbij de gemeente Roermond centrumgemeente is voor alle Midden-Limburgse gemeenten. Hiertoe is tussen de centrumgemeente Roermond en de andere Midden-Limburgse gemeenten een nieuwe overeenkomst van opdracht voor de facturatie jeugdhulp via zorg in natura afgesloten voor de jaren 2021 tot en met 2023. Het normenkader voor deze controle wordt gevormd door de Richtlijnen verantwoording Jeugd Midden-Limburg 2021, zoals tevens afgestemd met de accountants van de deelnemende gemeenten. Uit de voornoemde controle zijn geen bijzonderheden gebleken. Wijziging woonplaatsbeginsel Per 1 januari 2022 is het nieuwe woonplaatsbeginsel Jeugdwet van kracht gegaan, onder andere als gevolg van het feit dat het in veel gevallen lastig te bepalen is welke gemeente financieel verantwoordelijk is, en vanwege het gegeven dat het vaststellen van de woonplaats van de gezagsdrager van een jeugdige tot hoge uitvoeringslasten leidt. Uitgangspunt conform het nieuwe woonplaatsbeginsel is dat de woonplaats van de jeugdige leidend is bij het bepalen welke gemeente financieel verantwoordelijk is.

Bij jeugdhulp met verblijf betreft dit de woonplaats waar de jeugdige onmiddellijk voorafgaand aan zijn verblijf zijn woonadres had. Het voorgaande betekent niet enkel dat de nieuwe instroom beoordeeld dient te worden aan de hand van het nieuw woonplaatsbeginsel. Het betekent ook dat de migratiegroep, zijnde de zittende populatie van jeugdigen, herbeoordeeld moet worden. Wij vragen u aandacht voor het voorgaande, met het oog op de accountantscontrole van volgend boekjaar. PGB-bestedingen De PGB-bestedingen zijn verplicht belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft – net als in voorgaande jaren – bij de PGB-verantwoordingen voor Jeugd en Wmo over 2021 een controleverklaring met beperking verstrekt. De PGB-bestedingen over 2021 bedragen circa € 0,9 miljoen. Vanaf 2019 verricht u inzake de prestatielevering van PGB-bestedingen aanvullende interne controles. Daarbij wordt opgemerkt dat u uitgebreide controles (waaronder detailcontroles) uitvoert en dat u op basis daarvan tot de conclusie komt dat er met de huidige interne-controlewerkzaamheden geen onzekerheden ten aanzien van de prestatielevering resteren.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

3.7 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) Eén van de maatregelen die het kabinet (heeft) gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo-regeling 1 t/m 5). Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage hebben wij deze regeling gecontroleerd. Uw gemeente heeft vanaf het begin van de regeling (in 2020) tot en met 2021 aantoonbaar voldaan aan de daarbij gestelde rechtmatigheidseisen ten aanzien van deze uitkeringen ter hoogte van € 2,9 miljoen (2020: € 7,1 miljoen). Zowel uw interne-controlewerkzaamheden als onze zelfstandig uitgevoerde dossiercontroles bevestigen deze uitkomst. De “Nota verwachtingen accountantscontrole” schrijft daarnaast voor dat wij een kwalitatieve toets moeten verrichten op uw beleid inzake Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) voor de Tozo-regeling. Wij stellen vast dat uw gemeente een M&O-beleid heeft vastgesteld. Echter, hiervan maakt de Tozo geen deel uit. De gemeente Roermond heeft de van het Inlichtingenbureau (IB) ontvangen signalen over 2021 volledig afgehandeld. Op basis van onze controle inzake het opvolgen van de IB-signalen in 2021 hebben wij verder geen bevindingen. Wij hebben onze werkzaamheden uitgevoerd conform de door het Rijk gestelde eisen.

Het afhandelen van de IB-signalen in 2022 (na het sluiten van de administratie van de gemeente over 2021) met gevolgen voor eerder afgegeven beschikkingen Tozo, wordt verantwoord in de SiSa-bijlage over 2022. Uiteraard moet de gemeente Roermond in 2022 aan het Tozo M&O-beleid én aan het controleplan IB-signalen uitvoering blijven geven. 3.8 Personele lasten Als gevolg van onze constateringen dat er in het primaire proces van de personeels- en salarisadministratie sprake is geweest van functievermenging, hebben wij een integrale controle verricht op alle in- en uitdiensttredingen over het jaar 2021, in de vorm van een standenregister. Dit standenregister was, ondanks onze eerdere adviezen hierbij en de voornemens van de gemeente, niet zodanig opgezet en onderbouwd dat dit voor onze controle bruikbaar was. Wij hebben dit derhalve zelf opgezet, om te kunnen komen tot een gedegen oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de personele lasten in de jaarstukken van de gemeente. Uit deze controle zijn geen materiële tekortkomingen naar voren gekomen. Vanaf 1 januari 2022 maakt u gebruik van een nieuw HRM-systeem, genaamd AFAS HRM. Als gevolg van de digitalisering van het HRM-proces zijn ook de beheersmaatregelen volledig gedigitaliseerd en is een IT-audit nodig om deze te kunnen controleren. U heeft opdracht gegeven deze IT-audit te laten plaatsvinden.

Afhankelijk van de bevindingen die hieruit voortvloeien, zijn er al dan niet aanvullende controlewerkzaamheden nodig, zoals de controle van personele mutaties aan de hand van een standenregister. Tijdens de interim-controle zullen wij hierover nader aan u rapporteren.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Jaarrekening Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

3.9 Verbindingen De gemeente Roermond kent diverse verbindingen, zoals het RMO. Daarnaast vervult de gemeente Roermond, als het gaat om de bestedingen JeugdzorgPlus, ook een centrumfunctie voor andere (Limburgse) gemeenten. Wij stellen vast dat de gemeente Roermond de penvoerder is van de eerdergenoemde verbindingen en dat zij daarmee de administratie hiervoor voert. Wij stellen tegelijkertijd vast dat deze verbindingen door de administratie van de gemeente Roermond heen lopen en geadministreerd worden. Dit vervuilt de administratie en kan in bepaalde gevallen impact hebben op de kengetallen zoals opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen. Wij vragen uw aandacht hiervoor en adviseren u, naar analogie van eerdere adviezen, deze verbindingen volledig buiten de administratie van de gemeente zelf om te registreren. Daarmee worden vervuiling van het grootboek, en de eventuele omissies die hiermee gepaard kunnen gaan, voorkomen. Ook vergroot dit de transparantie van de administratie ter controle hiervan.

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

04 Rechtmatigheid

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Rechtmatigheid Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

4.1 Wet normering topinkomens Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij de naleving van de voorschriften met betrekking tot de Wet normering topinkomens (verder: de WNT) beoordeeld. De maximale bezoldiging voor topfunctionarissen van een gemeente bedraagt over boekjaar 2021 € 209.000. Voor de gemeente Roermond geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Op grond hiervan concluderen wij dat de bezoldigingen van de gemeentesecretaris en de griffier voldoen aan de WNT. In 2021 is er eveneens een ontslagvergoeding aan de voormalige secretaris toegekend. Deze is door de gemeente op de juiste wijze verwerkt in de WNT die in de jaarstukken is opgenomen. Daarmee is de bezoldiging van eerdergenoemde topfunctionarissen op een toereikende wijze in de jaarrekening toegelicht. Daarnaast dienen gemeenten de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan - ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2021 hebben wij geen overschrijdingen van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.

4.2 Aanbestedingen De Europese aanbestedingswetgeving valt onder de reikwijdte van het oordeel van de instellingsaccountant over de financiële rechtmatigheid. Met betrekking tot het naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij over het boekjaar 2021 financiële onrechtmatigheden vastgesteld. Deze onrechtmatigheden hebben een omvang van € 240.000 en hebben alleen betrekking op doorwerkfouten vanuit voorgaande jaren. Daarmee constateren wij dat er geen sprake is van nieuwe rechtmatigheidsfouten aangaande de Europese aanbestedingen. Bestedingen sociaal domein Vanuit onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de bestedingen aangaande het sociaal domein niet in de spendanalyse van de gemeente worden betrokken. Wij hebben van u vernomen dat de intentie van de gemeente is deze bestedingen vanaf 2022 mee te nemen in de periodieke spendanalyse die door de gemeente wordt gemaakt en onderschrijven het belang hiervan. IT-systemen Uw gemeente maakt in belangrijke mate gebruik van zogeheten legacy- (ofwel: verouderde) systemen. In het kader van onze controle hebben wij, in lijn met de SDO-notitie 'Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden’, een standpunt gevraagd ten aanzien van een drietal leveranciers van deze systemen, te weten: Centric, Unit4 en PinkRoccade.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Rechtmatigheid Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid

Wij concluderen op basis van uw standpunt dat de opdrachten niet (opnieuw) Europees zijn aanbesteed, op grond van de volgende motivaties: •

Wanneer er gewerkt moet worden met een alternatief systeem (voor zover er een vergelijkbaar systeem zou bestaan), zou er een compleet nieuwe omgeving moeten worden gebouwd, waaraan substantiële extra kosten zijn verbonden, terwijl er sprake zou zijn van substantiële desinvesteringen (uitzonderingsclausule art. 2.32 Aanbestedingswet).

•

U doet onderzoek naar het (structureel) vervangen van de legacysystemen en werkt aan een vervangingsstrategie.

•

U heeft in enkele individuele gevallen een marktverkenning of een nieuwe aanbesteding uitgevoerd.

Omdat sprake is van een juridisch complexe situatie, hoeven wij de IT-contracten op grond van de Kadernota Rechtmatigheid 2018 en het Addendum Kadernota Rechtmatigheid 2021 van de Commissie BBV, vooralsnog niet in ons oordeel te betrekken. Wij adviseren u om in het komende jaar externe juridische expertise in te schakelen, om op basis van de kennis van specialisten een uitspraak te kunnen doen over deze casuïstiek. 4.3 SiSa-bijlage

Accountantscontrole Bijlagen

Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden in de SiSa-bijlage 2021 geconstateerd. De procedure die uw gemeente moet naleven bij het aanleveren van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien zeven documenten aan het CBS aan te leveren. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de nota Verwachtingen accountantscontrole SiSa 2021. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U heeft dit aan ons bevestigd en wij hebben dit vastgesteld op basis van onze werkzaamheden. Hiervoor verwijzen wij ook naar de bijlagen 3a en 3b van voorliggend accountantsverslag. 4.4 Investeringskredieten Bij het beoordelen van de investeringskredieten hebben wij vastgesteld dat er géén te rapporteren overschrijdingen hebben plaatsgevonden. Alle overschrijdingen die plaats hebben gevonden, zijn tijdig gecommuniceerd. Derhalve hebben wij geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van de investeringskredieten.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Rechtmatigheid Samenvatting

4.5 Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Naast de controle op het rechtmatig tot stand komen van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021 hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Jaarrekening

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 en in het Addendum Kadernota Rechtmatigheid 2021 van de Commissie BBV. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft het vaststellen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Zoals blijkt uit het hierna opgenomen diagram, is er géén sprake van begrotingsoverschrijdingen op de lasten.

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Verschillen tussen begrote en werkelijke lasten (in duizenden) -/- is overschrijding van begroting 2.275

€ 2.500 € 2.000

1.624

€ 1.500 909

€ 1.000 € 500

209

378

867

661

708 345

138

€0

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

05 Accountantscontrole

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Accountantscontrole Samenvatting

5.1 Opdracht

Financiële positie

Onze opdracht betreft de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond, met als doel een onafhankelijk oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid hiervan te geven, en de naleving van specifieke wet- en regelgeving. Wij hebben deze controle verricht met inachtneming van het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en het controleprotocol van de gemeente Roermond, dat is vastgesteld door de gemeenteraad in haar vergadering d.d. 16 december 2021. Deze opdracht is schriftelijk vastgelegd in onze opdrachtbevestiging, gedateerd d.d. 20 oktober 2021 (met kenmerk 21108AE850.01/HV).

Jaarrekening

Op basis van onze werkzaamheden en de uitkomsten daarvan concluderen wij dat de jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het eigen vermogen per 31 december 2021 en van het resultaat over 2021. Dit impliceert het volgende:

Rechtmatigheid

• •

Accountantscontrole

•

Bijlagen

•

De jaarrekening 2021 is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV). De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die zijn gehanteerd voor het opmaken van de jaarrekening 2021 voldoen aan de geldende verslaggevingsvoorschriften en zijn consistent toegepast. Voorts zijn de schattingen op basis waarvan de jaarrekening is opgesteld, aanvaardbaar. Wij hebben de belangrijkste uitgangspunten en veronderstellingen die hier aan ten grondslag liggen, beoordeeld in het kader van het beeld dat de jaarrekening als geheel dient te geven. Daarnaast zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2021, in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de Kadernota Rechtmatigheid 2018 en het Addendum Kadernota Rechtmatigheid 2021 van de Commissie BBV, de begroting, en de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder gemeentelijke verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader. Op basis van de Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen.

Als onderdeel van dit vereiste hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25, en artikel 26 BBV. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Er bestaan geen verschillen van inzicht met het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde grondslagen, de verslaggeving, of de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. Na onze controle resteren er geen niet-gecorrigeerde controleverschillen die onze rapporteringstolerantie van € 200.000 overschrijden.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Accountantscontrole Samenvatting

5.2 Controleverklaring

Financiële positie

Wij zijn voornemens de jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond van een goedkeurende verklaring te voorzien. De goedkeurende strekking van de controleverklaring heeft daarbij zowel betrekking op de getrouwheid van de jaarrekening als op de financiële rechtmatigheid. Wij geven deze controleverklaring af onder voorbehoud van goedkeuring van de jaarrekening door de gemeenteraad. Graag ontvangen wij daartoe een exemplaar van de vastgestelde jaarrekening 2021. Mochten er nog wijzigingen in de definitieve versie hiervan worden aangebracht, dan verzoeken wij u ons hiervan in kennis te stellen.

Jaarrekening

5.3 Materialiteit

Rechtmatigheid

Voor ons oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening gaan wij uit van het materialiteitsbegrip. Dit begrip is leidend voor het evalueren van de bevindingen die uit de controle van de jaarrekening voortkomen en voor de betekenis daarvan voor ons oordeel. Voor de jaarrekening 2021 van de gemeente Roermond hebben wij een materialiteit gehanteerd van € 2,281 miljoen (1,0% van de lasten, inclusief dotaties aan de reserves). Voor de diepgang van onze controlewerkzaamheden hebben wij de uitvoeringsmaterialiteit bepaald op € 1,8 miljoen. Voor de controle op de naleving van enkele specifieke rechtmatigheidsaspecten, zoals de Wet normering topinkomens, hanteren wij een lagere materialiteit, die aansluit bij hetgeen datgene wat hierbij is voorgeschreven in het controleprotocol WNT 2021.

Accountantscontrole

5.4 Administratieve organisatie en interne beheersing

Bijlagen

De bevindingen, conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle hebben wij gerapporteerd in een managementletter. Deze managementletter is met het college van burgemeester en wethouders en de auditcommissie besproken. De belangrijkste conclusie daarbij is dat uit onze controlewerkzaamheden tijdens de interim-controle diverse bevindingen voortkomen die erop duiden dat er in enkele processen onvoldoende beheersingsmaatregelen zijn geïmplementeerd. Deze processen voldoen in dit kader en volgens de aan de accountantscontrole van de jaarrekening te stellen randvoorwaarden, niet aan de vereisten. Voor een meer gedetailleerde toelichting hierop verwijzen wij naar onze managementletter, gedateerd d.d. 29 november 2021 met als kenmerk: 2111381B30/BTB. 5.5 Begroting(swijzigingen) Wij hebben vastgesteld dat er gedurende het jaar diverse begrotingswijzigingen zijn doorgevoerd. Deze worden handmatig verwerkt, wat de foutgevoeligheid hiervan vergroot. Uit onze controlewerkzaamheden die gericht zijn op de juistheid en de rechtmatigheid van de verwerkte begrotingswijzigingen blijken ook, evenals voorgaand jaar, onrechtmatige begrotingswijzigingen.

Wij vragen uw aandacht hiervoor, met als doel dat u daarmee de betrouwbaarheid van de gewijzigde begroting die in het systeem is ingericht en die de basis is voor het voeren van een adequaat financieel beleid, beter kunt vormgeven. Daarnaast constateren wij dat de gemeente veel begrotingswijzigingen doorvoert, die onder te verdelen zijn in: incidentele wijzigingen, administratieve wijzigingen, en wijzigingen via rapportages. Op de volgende pagina lichten wij de administratieve wijzigingen graag nader toe, inclusief ons advies hierbij.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Administratieve wijzigingen In de Financiële Verordening wordt in artikel 5, lid 6 het volgende opgemerkt: “Door derden beschikbaar gestelde middelen met een specifiek bestedingsdoel worden, voor zover de middelen worden aangewend voor dit doel, via een administratieve wijziging of collegebesluit in de begroting verwerkt tot het bedrag van de beschikking.” Met deze passage wordt invulling gegeven aan de hogere lasten die worden gedekt door hogere baten via derden (bijvoorbeeld het Rijk) en die niet waren voorzien. Deze wijzigingen zijn impliciet goedgekeurd middels het door de gemeenteraad vaststellen van de Financiële Verordening. Echter, het is niet altijd eenduidig op te maken uit de wijzigingen in hoeverre deze betrekking hebben op een specifiek bestedingsdoel. Daarnaast worden er enkele voorbeelden als onderdeel van dit artikel genoemd die niet meer passen binnen het BBV. Er wordt in dit artikel bijvoorbeeld nog gesproken over ‘voorzieningen’, terwijl dit niet meer de juiste terminologie is conform het BBV. Wij vragen u de financiële verordening in 2022 aan te passen en deze op dit punt te actualiseren, waarbij de bedoelde administratieve wijzigingen overzichtelijk in kaart worden gebracht.

De relatie tussen een door te voeren administratieve wijziging en de daarover in de financiële verordening opgenomen goedkeuring van de gemeenteraad, kan op basis hiervan eenduidig worden vastgesteld. 5.6 Geautomatiseerde gegevensverwerking Onze controle heeft geen aangelegenheden geïdentificeerd die op het gebied van de betrouwbaarheid en de continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking aan u gerapporteerd zouden moeten worden. Hoewel de gemeente Roermond in opzet voldoende beheersmaatregelen heeft geïmplementeerd ten aanzien van de risico’s als gevolg van cybersecurity, geven wij de gemeente mee om verhoogde aandacht te blijven schenken aan eventuele cyberrisico’s. Wij maken u erop attent dat de controle van de jaarrekening 2021 primair gericht is op het geven van een oordeel over de jaarrekening, en dat deze naar zijn aard niet bedoeld is om uitspraken te doen over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Daarbij is het tevens van belang te bedenken dat wij ten behoeve van de jaarrekeningcontrole vooralsnog slechts in beperkte mate gebruikmaken van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen de gemeente Roermond, en dat wij onze controlebevindingen overwegend baseren op de binnen uw organisatie aanwezige brondocumenten, zoals facturen, bankafschriften en overeenkomsten.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

5.7 Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. De gemeenteraad dient hierop toe te zien. In dit verband vermelden wij dat de gemeente Roermond een gedragscode voor ambtenaren, bestuur en burgemeester heeft vastgesteld, evenals een regeling melding vermoeden misstand, een regeling vertrouwenspersoon, en een kader voor het integriteitbeleid. Als accountant van de gemeente Roermond hebben wij de verantwoordelijkheid om het risico te beoordelen dat de jaarrekening 2021 als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa, afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Wij hebben hiertoe een aantal werkzaamheden uitgevoerd, zoals:

• • • • • • • •

Het bespreken van het frauderisico met het college en het financieel management, inclusief de inzet van fraudespecialisten. Het evalueren van de impact van de door het bestuur ingevoerde beheersingsmaatregelen ter beperking van de geïdentificeerde frauderisico’s. Het beoordelen van de zakelijke onderbouwing voor eventuele grote, eenmalige transacties. Het beoordelen van schattingen, met name ten aanzien van de waardering van de materiële vaste activa en de totstandkoming van de voorzieningen. Het toetsen van een groot deel van de overlopende posten in de jaarrekening van de gemeente Roermond. Het toetsen op het risico van budgetoverheveling en begrotingsonrechtmatigheid. Het toetsen van journaalboekingen die gemaakt zijn in de afsluitende periode van het boekjaar. Het toetsen van handmatige journaalposten en overige aanpassingen gedurende het boekjaar 2021, ondersteund door data-analysetechnieken.

Hoewel wij benadrukken dat het beoordelen van de interne beheersing van de gemeente Roermond in relatie tot het frauderisico niet tot de scope van onze opdracht en verantwoordelijkheid behoort, vermelden wij dat ons tijdens de controle van de jaarrekening 2021 geen aanwijzingen voor fraude zijn gebleken dan wel gemeld. Wij hebben geconstateerd dat de Regeling melden vermoeden misstand en de gedragscode integriteit verouderd zijn, en vragen uw aandacht voor het actualiseren hiervan in 2022. Wij hebben begrepen dat de gemeente hier ook al mee bezig is. 5.8 Proces jaarrekeningcontrole Nu er versoepelingen hebben plaatsgevonden met betrekking tot COVID-19, heeft de controle van de jaarrekening 2021 weer deels op locatie bij de gemeente Roermond plaatsgevonden. Dit zorgde ervoor dat, op de dagen dat wij aanwezig waren bij de gemeente, de communicatielijnen kort waren. Bij start van de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat onze aanbeveling uit het accountantsverslag 2020, zijnde het uitvoeren van een onafhankelijke kwaliteitstoets, door de gemeente Roermond deels was opgepakt en uitgevoerd. Wij merken op dat voornoemde kwaliteitstoets echter niet met voldoende diepgang heeft plaatsgevonden, wat er mede voor heeft gezorgd dat uit de accountantscontrole vele correcties naar voren zijn gekomen.

Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de concept-jaarstukken op onderdelen niet conform het BBV waren opgemaakt en dat niet overal de juiste BBV-richtlijnen waren toegepast. © 2021 2022 Deloitte The Netherlands

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Gedurende de controle hebben wij samen met de ambtelijke organisatie, en in goed overleg, verdiepende vragen gesteld, die zijn onderbouwd met brondocumenten, om te komen tot een oordeel over de in de conceptjaarstukken 2021 opgenomen cijfers. Daarbij hebben wij, los van de door de organisatie zelf geconstateerde correcties, diverse correcties laten doorvoeren in de jaarstukken. Een overzicht van deze correcties is opgenomen in de bijlagen van dit verslag. De omvang van deze correcties, die zowel intern als na het opmaken van de conceptjaarstukken werden geconstateerd, dan wel die door ons zijn geconstateerd tijdens de controle, is fors te noemen. Deze ligt qua aantallen correcties in lijn met de omvang hiervan in de voorgaande twee jaren. Het proces van de voorbereiding richting de start van de accountantscontrole verdient verbetering, met name wat betreft de kwaliteit van de onderbouwingen die in het controledossier worden opgenomen. Een belangrijke verbetering is volgens ons het uitvoeren van een kwaliteitstoets met voldoende diepgang, door een medewerker die kennis heeft van de vereiste kwaliteit, op de aangereikte stukken. Hieronder verstaan wij dat een medewerker die niet is betrokken bij de inhoud van de stukken, beoordeelt of deze juist, volledig, op basis van brondocumenten, en begrijpelijk worden aangereikt.

Wij zijn ervan overtuigd dat dit mede kan bijdragen aan een efficiënter controleproces en aan een lager aantal geconstateerde (interne) bevindingen. Wij hebben als onderdeel van de evaluatie over de controle van boekjaar 2020 diverse verbetermaatregelen met elkaar besproken. Hierover hebben wij in onze managementletter aan u gerapporteerd. Ondanks deze gemaakte afspraken, die zijn nageleefd door de gemeente, heeft de controle vertraging opgelopen. Wij constateren dat een belangrijke oorzaak van deze vertraging het feit betreft dat er sprake is van te weinig capaciteit aan de zijde van de gemeente. Hierdoor is het niet gelukt om de controle voor te bereiden en af te ronden met inachtneming van de kwaliteitsstandaarden die van de gemeente gevraagd worden. Wij constateren daarnaast dat de basis nog niet op orde is. Voorbeelden hiervan zijn: een vervuilde debiteurenadministratie, het niet tijdig boeken en betalen van inkoopfacturen, en het niet bijboeken van de bank in de financiële administratie. Dit veroorzaakt onzes inziens mede vertragingen in de controle en in de doorlooptijd. Wij gaan graag met u in gesprek over de vraag hoe wij de komende controle, over boekjaar 2022, willen insteken om dergelijke vertragingen te voorkomen.

Voor uw inzicht verstrekken wij onderstaand een opgave van de tijdsbesteding van het auditteam ten behoeve van de controle van de jaarstukken van de gemeente Roermond:

Werkelijk

Partner

(Senior) Manager

(Senior) staff

Totaal

72,35

508,45

730,80

1.311,60

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie

5.9 Onafhankelijkheid In overeenstemming met de voorschriften ten aanzien van de onafhankelijkheid van de accountant, zowel in wezen als in schijn, vermelden wij dat door ons geen werkzaamheden voor de gemeente Roermond zijn verricht die (in wezen of in schijn) hiermee conflicterend zijn, dan wel een bedreiging hiervoor zouden kunnen zijn. Ook zijn ons geen persoonlijke, zakelijke en/of financiële relaties bekend tussen de gemeente Roermond en onze organisatie die naar onze professionele oordeelvorming onze onafhankelijkheid zouden kunnen beïnvloeden. Evenmin hebben wij geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid van de gemeente Roermond ontvangen of aan medewerkers van de gemeente Roermond verstrekt.

Jaarrekening Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Bijlage 1a: Niet-gecorrigeerde controleverschillen Samenvatting Financiële positie

Na afronding van onze controle resteren de volgende controleverschillen en onzekerheden boven de rapporteringstolerantie van € 200.000:

Beschrijving

Feitelijk/ schatting

Debet/(Credit) in baten en lasten

Debet/(Credit) in activa

Debet/(Credit) in schulden

Debet/(Credit) in vermogen

Rechtmatigheidsfouten

Controleverschillen

Jaarrekening

Onrechtmatigheid aanbestedingen Totaal

Feitelijk

€ 239.171 € 239.171

Onzekerheden

Rechtmatigheid

N.v.t.

Accountantscontrole Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2021 | 2207FE9EBB/MJ

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Roermond&id=10e73d1a-1ef3-47ed-9d56-34235c60c443