Document · PDF

Accountantsverslag 2020

Commissie Bestuur en Middelen (BM) 24 juni 2021, gemeente RoermondBij agendapunt: Jaarstukken 202010.049 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Deloitte Accountants B.V. Amerikalaan 110 6199 AE Maastricht Airport Postbus 1864 6201 BW Maastricht Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9901 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Roermond Postbus 900 6040 AX ROERMOND Onderwerp Accountantsverslag 2020

Behandeld door drs. S.D.J.J. Reyners RA

Datum 24 juni 2021

Ons kenmerk

Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond aan. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond. De jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond geeft een getrouw en rechtmatig beeld De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. Bij deze jaarrekening zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid onder voorbehoud van afwikkeling van de elementen die op de voorpagina zijn benoemd. Wij hebben onze bevindingen besproken met de auditcommissie Wij hebben deze rapportage besproken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 8 juni 2021. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag eveneens afgestemd met de wethouder Financiën, de gemeentesecretaris en overige financiële functies in de ambtelijke organisatie. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.

I. Wetters MSc RA

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Inhoud

01 02

Samenvatting

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Financiële positie 2.1 2.2 2.3

Vermogenspositie Saldo baten en lasten Weerstandsvermogen

05 03

Jaarrekening 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

Vastgoed Voorzieningen Sociaal domein Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) Overlopende posten Betaalbevoegdheden Verhuuropbrengsten Personele lasten Schatkistbankieren Financiële vaste activa

Rechtmatigheid Wet Normering Topinkomens Aanbestedingen SiSa-bijlage Investeringskredieten Begrotingsoverschrijdingen

Accountantscontrole 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Opdracht Controleverklaring Materialiteit Administratieve organisatie en interne beheersing Begroting(swijzigingen) Geautomatiseerde gegevensverwerking Fraude Proces jaarrekeningcontrole Onafhankelijkheid

Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

01 Samenvatting

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Samenvatting Samenvatting Financiële positie

Wij hebben de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond gecontroleerd die is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Deze controle is bedoeld om een onafhankelijk oordeel te geven omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid hiervan. In deze samenvatting geven wij kort de conclusies en bevindingen naar aanleiding van onze werkzaamheden weer. Voor een meer gedetailleerd inzicht verwijzen wij naar de hoofdstukken 2 tot en met 5 van dit verslag.

•

Wij zijn van mening dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond de omvang en de samenstelling van het eigen vermogen per jaareinde 2020 en het saldo van baten en lasten over 2020 getrouw en rechtmatig weergeeft. Er bestaan geen verschillen van inzicht met het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde grondslagen, de verslaggeving, of de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. Na onze controle resteren € 1,5 miljoen ongecorrigeerde controleverschillen (waarvan in totaal € 0,3 miljoen getrouwheidsfout) en geen onzekerheden. Deze resterende controleverschillen blijven wel beneden de goedkeuringsmaterialiteit (€ 2,3 miljoen) van de jaarrekening. Derhalve verstrekken wij bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond een goedkeurende controleverklaring. Daarbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De goedkeurende strekking van de controleverklaring ziet daarbij zowel op de getrouwheid van de jaarrekening als op de financiële rechtmatigheid ervan.

•

De ongecorrigeerde controleverschillen voor 2020 hebben betrekking op de rechtmatigheid van aanbestedingen (€ 1,0 miljoen), begrotingsrechtmatigheid (€ 0,3 miljoen) en overlopende passiva (€ 0,2 miljoen). Vanwege de aard van de fouten en het tijdstip van constatering, zijn de fouten aangaande de begrotingsrechtmatigheid en overlopende passiva, niet meer gecorrigeerd in de jaarrekening 2020. Hiervoor verwijzen wij ook naar bijlage 1a van het voorliggende accountantsverslag.

•

We hebben geen onzekerheden in onze controle geconstateerd.

•

De gemeente Roermond realiseert over het boekjaar 2020 een positief resultaat van € 2,6 miljoen. Begroot was een negatief resultaat van € 0,4 miljoen. De omstandigheid dat het resultaat over 2020 positiever is uitgevallen dan begroot of verwacht, wordt veroorzaakt door diverse mutaties. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar hoofdstuk 2.

•

Het positieve resultaat heeft tot gevolg dat de financiële positie van de gemeente Roermond is verbeterd. Het eigen vermogen is echter gedaald ten opzichte van het balanstotaal van 26,1% van het balanstotaal naar 23,6% van het balanstotaal. De reden hiervoor is gelegen in het feit dat de schulden sterker zijn gestegen dan dat het eigen vermogen is gestegen. Het benodigd weerstandsvermogen voor 2020 betreft incidenteel € 1,3 miljoen en structureel € 2,9 miljoen. De gemeente heeft € 18,3 miljoen aan incidentele en € 2,9 miljoen aan structurele weerstandscapaciteit, waardoor de incidentele ratio op 14,1 en structurele ratio op 1,0 uitkomt waarmee voldoende weerstandsvermogen aanwezig is voor de gemeente ter dekking van de ingeschatte risico’s. Daarnaast vragen wij uw aandacht voor een dalende solvabiliteit welke de afgelopen 3 jaren zichtbaar is en met het oog op de voorgestelde resultaatbestemming, verder daalt.

Jaarrekening

Rechtmatigheid

Accountantscontrole Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Samenvatting Samenvatting

•

Wij hebben de belangrijkste uitgangspunten en veronderstellingen beoordeeld die ten grondslag liggen aan de schattingen in de jaarrekening en achten deze aanvaardbaar.

Financiële positie

•

Uit onze beoordeling van de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente Roermond komt naar voren dat deze op diverse punten niet voldoen aan de daaraan vanuit de accountantscontrole van de jaarrekening te stellen eisen. Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij op 15 december 2020 onze boardletter uitgebracht, waarin wij de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen hebben gerapporteerd. Kortheidshalve verwijzen wij naar deze boardletter met kenmerk: 2012FE5A62/MVO.

•

Wij hebben een aanvullend advies inzake de interne beheersing rondom begrotingswijzigingen opgenomen in het onderhavige accountantsverslag. Wij adviseren de gemeente bij administratieve wijzigingen in de begroting, duidelijk te onderbouwen of betreffende wijzigingen betrekking hebben op artikel 5, lid 6 van de Financiële Verordening en in hoeverre er daadwerkelijke sprake is van een specifiek bestedingsdoel. Daarnaast vragen wij de Financiële Verordening te actualiseren gezien hierin verouderde termen worden genoemd. Voor begrotingswijzigingen die via rapportages aan de gemeenteraad worden aangeboden, zoals de eindejaarsrapportage, adviseren wij de gemeente een samenvattend overzicht op te nemen waarin de totale gevraagde wijziging aan de gemeenteraad wordt samengevat op programmaniveau om op totaalniveau de aansluiting eenvoudig en eenduidig te maken met de werkelijk verwerkte mutaties in de boekhouding.

•

Vanwege COVID-19 (het coronavirus) heeft de controle van de jaarrekening 2020 niet op locatie bij de gemeente Roermond plaatsgevonden, maar op afstand. Ondanks deze bijzondere omstandigheid en het grote aantal bevindingen dat we gedurende de controle constateerden, is de jaarrekeningcontrole in goede samenwerking met uw medewerkers verlopen, waarbij er continu telefonisch en digitaal afstemming heeft plaatsgevonden over de voortgang van het proces en de te zetten stappen. Wij willen de medewerkers van de gemeente Roermond hier dan ook voor danken.

•

Tijdens de controle van de jaarrekening 2020 zijn ons geen aanwijzingen voor fraude gebleken. Ook is ons geen fraude gemeld. Wij maken u er in dit verband op attent dat de accountantscontrole is gericht op het geven van een onafhankelijk oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en niet specifiek op het ontdekken van fraudes of onregelmatigheden binnen de gemeente Roermond.

•

Wij hebben bij de uitoefening van onze functie als extern accountant van de gemeente Roermond de onafhankelijkheidsvoorschriften in acht genomen, zoals die gelden voor het uitvoeren van assurance-opdrachten. Wij hebben in 2020 geen werkzaamheden verricht die een bedreiging vormen voor onze onafhankelijkheid als controlerend accountant van uw instelling.

Jaarrekening

Rechtmatigheid

Accountantscontrole Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

02 Financiële positie

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Financiële positie Samenvatting Financiële positie

Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

In dit hoofdstuk geven wij op hoofdlijnen een samenvatting van ontwikkelingen in het vermogen en het resultaat van uw gemeente. 2.1 Vermogenspositie In het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV), de verslaggevingsregels van gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 1,1 miljoen nadelig (begroot: € 8,5 miljoen nadelig). Per saldo is tussentijds € 3,7 miljoen aan de reserves onttrokken (begroot: onttrekking van € 8,1 miljoen), zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 2,7 miljoen voordelig bedraagt (begroot: € 0,4 miljoen negatief). Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. De tussentijdse resultaatbestemming heeft plaatsgevonden op basis van raadsbesluiten. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000)

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

56.869

58.730

64.079

-/- 3.725

-/- 5.565

-/- 7.029

Gerealiseerd resultaat

2.666

3.704

1.680

Eigen vermogen per 31 december

55.810

56.869

58.730

Solvabiliteit

23,6%

26,1%

28,9%

Nettoschuldquote

55,0%

60,0%

51,0%

Structurele exploitatieruimte

0,0%

-/- 2,5%

Tussentijdse resultaatbestemming

Financiële kengetallen

Wij merken de gemeente Roermond aan als een gemeente met een voldoende financiële positie. Dit meten wij af aan de drie criteria, ontleend aan een publicatie van de VNG voor het meten van de financiële positie van een gemeente, namelijk: solvabiliteit > 20%, nettoschuldquote < 100% en structurele exploitatieruimte > 0%. Hoewel de kengetallen op dit moment voldoende zijn, vragen wij uw aandacht voor de uitdagingen die in 2021 en verder in financiële zin op u afkomen als gemeente. Zie hiervoor tevens paragraaf 2.3.

De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 23,6% van het balanstotaal (2019: 26,1% van het balanstotaal).

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Financiële positie Samenvatting Financiële positie

Jaarrekening

Op basis van het voorgenomen besluit bij de jaarrekening zal de algemene reserve afnemen gezien Algemene reserve (in € 1.000) het voorstel tot resultaatbestemming welke € 3,8 miljoen bedraagt terwijl het gerealiseerde resultaat Algemene reserve maar € 2,7 miljoen bedraagt. De algemene reserve daalt hiermee naar € 14,5 miljoen positief. Dit betreft de toevoeging van het jaarrekeningresultaat van € 2,7 miljoen miljoen alsmede de Voorstel resultaatbestemming voorgestelde onttrekkingen aan de algemene reserve van € 3,8 miljoen die per saldo een negatieve Algemene reserve na bestemming impact hebben op de algemene reserve van de gemeente Roermond. Wij hebben het verloop van de algemene reserve na het vaststellen van de jaarstukken 2020 en het nemen van de daarmee samenhangende besluiten, hiernaast weergegeven.

2020 15.601 -/- 1.126 14.475

2.2 Saldo baten en lasten

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de politieke besluitvorming. De exploitatie over 2020 laat een nadelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 1,1 miljoen zien, ten opzichte van een begroot negatief saldo van € 8,5 miljoen. Dit is een voordeel van € 7,4 miljoen. Het grootste voordeel wordt veroorzaakt door de kosten van overhead die lager zijn dan in de gewijzigde begroting geprognotiseerd (€ 3,0 miljoen). In de programma’s zit het grootste voordeel in programma 1 waarbij een begroot resultaat was geprognotiseerd van € 68,5 miljoen negatief en een bedrag van € 63,9 miljoen negatief is gerealiseerd (voordeel van € 4,6 miljoen).

Het grootste nadeel is gerealiseerd in programma 5 waarbij een begroot resultaat was geprognotiseerd van € 8,1 miljoen negatief en een bedrag van € 10,3 miljoen negatief is gerealiseerd (nadeel van € 2,2 miljoen). Het totale resultaat is voor € 2,3 miljoen positief beïnvloed door de corona steunpakketten van het Rijk (exclusief Tozo-uitkeringen). De gemeente Roermond heeft de verschillen tussen realisatie en begroting toegelicht en de belangrijkste verschillen in kaart gebracht in de programmaverantwoording. Verderop in deze rapportage gaan wij nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid. Hiervoor verwijzen wij naar paragraaf 4.5 van het verslag.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Financiële positie Samenvatting Financiële positie

Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

2.3 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit. De weerstandcapaciteit is opgebouwd uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves. Voor een nadere toelichting omtrent de kaders verwijzen naar het onderdeel paragrafen in het jaarverslag, onderdeel 2 van de jaarstukken 2020. De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt ultimo 2020 € 18,3 miljoen (2019: € 32,1 miljoen) incidenteel en € 2,9 miljoen (2019: € 3,3 miljoen) structureel. Hierbij wordt in het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (GTK), zoals opgesteld door de provincie Limburg, genoemd dat voornamelijk uitgegaan moet worden van de algemene reserve. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Roermond in haar berekening van het weerstandsvermogen zoals verwerkt in de jaarstukken 2020, geen heroverweegbare reserves meeneemt. Daarmee heeft u opvolging gegeven aan de begrotingsbrief van de provincie Limburg en ons advies zoals verwoord in de boardletter 2020. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat u ons advies voor een doorkijk van het weerstandsvermogen, heeft verwerkt in de meerjarenbegroting 2021 en daarmee de gemeenteraad inzicht geeft in de ontwikkelingen van het weerstandsvermogen in de jaren 2021 en verder.

Deze begroting is door de gemeenteraad op 12 november 2020 vastgesteld en is daarmee de eerste mogelijkheid geweest om dit advies opvolging aan te geven. Voor de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen in 2020 wordt door de gemeente een risico-inventarisatie gedaan. Vanuit deze inventarisatie, volgt een bedrag van € 1,3 miljoen (2019: € 2,4 miljoen) incidenteel en € 2,9 miljoen (2019: € 3,3 miljoen) structureel voor de benodigde weerstandscapaciteit. Hiermee komt de gemeente Roermond uit op een ratio tussen de beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit van 14,1 incidenteel en 1,0 structureel. Daarmee classificeert het weerstandsvermogen als uitstekend voor het incidentele weerstandsvermogen en voldoende voor het structurele weerstandsvermogen conform de tabel zoals opgesteld door de NAR en universiteit Twente. Deze risicoanalyse laat met name structureel zien dat de ratio net voldoende is. We zien op de vorige pagina een dalende solvabiliteit, wat impliceert dat de schulden ten opzichte van het eigen vermogen, steeds hoger worden. Ondanks een incidenteel uitstekend weerstandsvermogen, is een tendens zichtbaar waarbij het eigen vermogen jaarlijks daalt om daarmee de kosten te dekken. Wij vragen uw aandacht hiervoor om deze tendens te doorbreken.

De gemeente staat voor een keuze richting de toekomst als het gaat om (1) het vinden van oplossingsrichtingen voor een meerjarig sluitende Begroting 2022 en een algemene Reserve die in relatie staat tot de risico’s die de gemeente kent, (2) het oplossen van de discrepantie tussen politiek/bestuurlijke ambities en de executiekracht van de ambtelijke organisatie en (3) Roermond krachtig uit de Corona-crisis te loodsen. In de Commissievergadering d.d. 27 mei 2021 is dit ook uitvoerig aan de orde geweest met een overzicht van oplossingsrichtingen van het college. Onderdeel hiervan is ook het voorstel voor het niet vervangen van het financiële systeem. Vanuit onze rol als accountant kunnen wij dit niet onderschrijven. Het huidige systeem is qua inrichting en mogelijkheden, voor zover wij dat als accountant en vanuit onze rol als controlerend accountant, aan vervanging toe. Wij hebben zowel in onze rapportages over 2019 en 2020 diverse adviezen meegegeven die ook grotendeels terugslaan op het huidige financiële systeem en de daarbij behorende omissies die oplossingen belemmeren. Te denken valt aan het technisch niet kunnen koppelen van systemen aan elkaar of de huidige inrichting van het systeem in relatie tot BBV en de gewenste informatie die het systeem daaromtrent geeft.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

03 Jaarrekening

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Jaarrekening Samenvatting

Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Dit hoofdstuk bevat onze bevindingen die, volgens ons professionele oordeel, van belang zijn om te rapporteren.

3.1 Vastgoed Eind 2020 bedraagt de boekwaarde van de materiële vaste activa van de gemeente Roermond € 175,5 miljoen (2019: € 179,0 miljoen). De materiële vaste activa zijn conform het BBV opgesplitst in investeringen economisch nut, investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden opgelegd, investeringen in de openbare ruimte met uitsluitend maatschappelijk nut en in erfpacht uitgegeven gronden. De grootste componenten binnen de materiële vaste activa betreffen de gebouwen (€ 81,9 miljoen) en de grond-, weg- en waterbouwkundige werken (€ 71,4 miljoen). Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij de door de gemeente voorbereide werkzaamheden ten aanzien van de waardering van het vastgoed en de gronden, in onze controle betrokken. Hierbij hebben wij geconstateerd dat de informatie die in de activa-administratie is opgenomen, niet altijd duidelijk is. Met name voor de gronden, is niet altijd te herleiden uit de omschrijving in de activa-administratie, waar betreffend perceel ligt en hoe dit aansluit met het Kadaster. Godsweerdersingel 10 De gemeente heeft een taxatie laten uitvoeren aangaande de mogelijke bestemming van het pand aan de Godsweerdersingel 10. Wij hebben daarbij samen met de gemeente de verschillende scenario’s uit de taxatie, in onze controle betrokken.

Voor de waardering in de jaarstukken, is aansluiting gezocht bij de huidige bestemming van het pand, zijnde kantoorlocatie met op de begane grond een fietsenstalling conform de raadsinformatiebrief d.d. 16 juni 2020. Als gevolg hiervan, is de waardering in de jaarstukken 2020 in overeenstemming gebracht met de getaxeerde waarde van € 900.000. Het verschil tussen de in de concept jaarstukken verwerkt boekwaarde en deze getaxeerde waarde van € 1,2 miljoen, is voorzien en ten laste van het resultaat gebracht. Tegelijkertijd is deze last gedekt uit de bestemmingsreserve kapitaallasten. De gemeenteraad heeft immers bij het vaststellen van de jaarstukken 2017 besloten een bedrag, ter hoogte van de totale aankoopsom, te oormerken in deze bestemmingsreserve voor een mogelijke afwaardering van de Godsweerdersingel 10. N280 Tijdens de jaarrekeningcontrole 2019, hebben wij in ons accountantsverslag 2020 gerapporteerd over de rubricering van de investeringen in de N280. Tijdens de jaarrekeningcontrole 2020, hebben wij samen met de gemeente de onderbouwingen uitgewisseld waarmee we tot de conclusie zijn gekomen dat de investeringen terecht als materiële vaste activa zijn gerubriceerd. Dit was vorig jaar nog niet duidelijk omdat betreffende onderbouwingen toen niet aanwezig waren.

De rubricering is daarmee in de jaarstukken 2020 verwerkt conform de verslaggevingsvoorschriften BBV en juist gepresenteerd.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Jaarrekening Samenvatting

Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

3.2 Voorzieningen De gemeente Roermond heeft voorzieningen gevormd voor de mogelijke verliezen, risico’s of verplichtingen, ter egalisering van kosten en voor beklemde middelen van derden. De omvang van de voorzieningen kan samengevat worden in onderstaand overzicht: Bedragen x € 1.000

31-12-2019

Dotatie

Aanwending

Vrijval

31-12-2020

Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s

7.397

826

1.017

1.023

6.183

Voorziening ter egalisering van kosten

6.847

1.332

704

7.475

Voorziening middelen derden

1.356

553

567

1.322

Het saldo van de voorzieningen is mede gebaseerd op schattingen. Vanwege de subjectiviteit welke hier inherent aan is, hebben wij tijdens de jaarrekeningcontrole aandacht besteed aan de onderbouwing en de plausibiliteit van de uitgangspunten en veronderstellingen die ten grondslag liggen aan de berekeningen van de voorzieningen. Bij de voorzieningen voor middelen van derden waarvan de besteding gebonden is (€ 1,3 miljoen), is geen sprake van een schattingselement. De voorziening is namelijk gebaseerd op de ontvangen middelen die een specifiek bestedingsdoel hebben op basis van het onderliggend gemeentelijk rioleringsplan (GRP) en de nietbestede middelen afvalstoffenheffing. Het kenmerk van deze voorzieningen is dat de gemeente geen inzicht heeft in de opbouw van de tarifering voor riool- en afvalstoffenheffing in verhouding tot de verschillende soorten lasten, zoals vervangingsinvesteringen en kapitaallasten. Daarmee wordt de voorziening gebruikt op het moment dat er sprake is van een overschot of een tekort in de exploitatie. Wel schrijft de notitie riolering van de Commissie BBV voor dat de gemeenteraad jaarlijks expliciet een besluit dient te nemen over de inzet van deze voorzieningen in het betreffende jaar. Dit besluit is genomen door de gemeenteraad op 19 december 2019 waarmee u heeft voldaan aan de vereisten die de Commissie BBV hieromtrent stelt.

Ook voor komend jaar is, bij ongewijzigde omstandigheden, opnieuw besluitvorming hierover vereist. De voorzieningen ter egalisering kosten bestaat voornamelijk uit de voorziening groot onderhoud voor gebouwen (€ 7,4 miljoen). De belangrijkste schattingselementen in deze voorzieningen zijn de raming van de te maken onderhoudskosten en het moment van uitvoeren van het onderhoud. Hiervoor heeft de gemeente in 2020 een nieuw onderhoudsplan laten opstellen dat begin 2021 gereed is gekomen. Daarmee is het oude plan voor de uitvoering van werkzaamheden, nog steeds leidend geweest in 2020. Wel is in het nieuwe onderhoudsplan rekening gehouden met het in 2020 uitgevoerde onderhoud. De gemeenteraad heeft in haar vergadering d.d. 8 april 2021 het onderhoudsplan (en bijbehorende gemiddelde dotatie met terugwerkende kracht per 1-1-2020) vastgesteld. Hiermee heeft de gemeente gevolg gegeven aan onze opmerking in het accountantsverslag 2019 en is de voorziening conform de verslaggevingsvoorschriften BBV, onderbouwd.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Jaarrekening Samenvatting

Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole

Daarnaast zijn voorzieningen gevormd voor verplichtingen, verliezen en risico’s voor een bedrag van € 6,2 miljoen. Deze voorzieningen bestaan onder andere uit de voorziening voor pensioenen van de wethouders voor € 4,9 miljoen, de voorziening voor wachtgeld wethouders voor € 0,3 miljoen en de reorganisatievoorziening voor € 0,2 miljoen. Voor wat betreft de voorziening voor pensioenen en wachtgeld wethouders, is er sprake van een beperkt schattingselement. Deze worden namelijk berekend op basis van door het Koninklijk Actuarieel Genootschap voorgeschreven sterftetabellen en disconteringsvoet. De vrijval in de voorziening voor wachtgelden betreffen kortingen op het wachtgeld als gevolg van neveninkomsten voor een tweetal gewezen wethouders. De reorganisatievoorziening is herijkt en laat een vrijval zien van afgerond € 0,8 miljoen. Deze vrijval wordt veroorzaakt doordat een tweetal personen een nieuwe arbeidsovereenkomst zijn aangegaan met een andere werkgever, waardoor een deel van de voorziening is kunnen vrijvallen. Naast de voorzieningen heeft de gemeente Roermond de volgende (belangrijke) schattingen opgenomen in de jaarrekening 2020: • Waardering voorziening oninbare debiteuren (waaronder ook belastingdebiteuren en debiteuren sociale zaken).

De gemeente Roermond heeft deze voorziening belastingdebiteuren gewaardeerd in lijn met de inschattingen van de BSGW; • Waardering grondexploitaties, kapitaalverstrekkingen en uitgegeven leningen (zie verderop in het voorliggende verslag). Wij hebben hierbij geen bevindingen geconstateerd die onze rapportagetolerantie overschrijden. De schattingen zijn onderbouwd en aanvaardbaar.

Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Jaarrekening Samenvatting

Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

3.3 Sociaal domein Lasten Jeugd De totale lasten Jeugd, zoals opgenomen in de jaarrekening 2020, bedragen € 15,0 miljoen. De grootste financiële stromen voor de lasten Jeugd betreffen de Zorg in Natura (€ 13,3 miljoen), JeugdzorgPlus waar de gemeente ook centrumgemeente is voor landsdeel Zuid-Oost en wij specifieke werkzaamheden voor hebben verricht voor deze gemeenten (€ 1,0 miljoen) en het Gedwongen Kader (€ 0,5 miljoen). Wij hebben, naast de opdracht tot controle van de gemeentelijke jaarrekening, tevens de opdracht gekregen om zorg te dragen voor een controle bij de regionale verantwoording inzake Jeugdzorg, waar de gemeente Roermond centrumgemeente is voor alle Midden-Limburgse gemeenten. Deze controle is vormgegeven op basis van een door ons opgesteld controleplan en afgestemd met de deelnemende gemeenten en diens accountants. Dit heeft geleidt tot een eenduidige controleaanpak voor 2020 zonder verrassingen tijdens de controlewerkzaamheden. PGB-bestedingen De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft – net als in voorgaande jaren – bij de PGBverantwoordingen voor Jeugd en Wmo over 2020 een controleverklaring met beperking verstrekt. De PGB-bestedingen over 2020 bedragen circa € 0,7 miljoen (2019: € 0,6 miljoen).

Uw organisatie heeft de voorgaand jaar getroffen aanvullende interne beheersmaatregelen en interne controles ook over 2020 uitgevoerd. In dit kader is onder andere nader onderzoek uitgevoerd naar de prestatielevering bij een representatief aantal gebruikers van deze PGB-gelden. Hiermee is voldoende zekerheid verkregen over de rechtmatigheid van de PGB-bestedingen. Gevolgen Corona sociaal domein Wij hebben in de boardletter 2020 gerapporteerd over de bijzondere gevolgen van corona voor het sociaal domein. Hieronder voorzien wij u van een beknopte actualisatie. De financiële gevolgen voor de gemeente zien toe op de volgende onderdelen: - Continueren van reguliere zorg: Voor zover mogelijk hebben de zorgverleners de reguliere zorg gecontinueerd en volstaat ter zake de interne beheersing die in afgelopen jaren voldoende heeft gefunctioneerd. - Leveren van alternatieve zorg: Voor zover zorgleveranciers de reguliere zorg niet konden continueren, mochten zij alternatieve zorg leveren. De verantwoording en afrekening hiervan vindt op dezelfde wijze plaats als de afrekening van reguliere zorg.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Jaarrekening Samenvatting

Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

- Verstrekken van continuïteitsbijdragen en vergoeden meerkosten corona: zorginstellingen konden in 2020 een aanvraag indienen voor een continuïteitsbijdrage (om de continuïteit van de zorgverlening te waarborgen). Daarnaast is zorgaanbieders de mogelijkheid geboden om meerkosten in rekening te brengen bij de gemeente Roermond. Deze kosten zien bijvoorbeeld toe op extra beschermingsmiddelen, zoals mondmaskers en handschoenen. Zorginstellingen konden voor deze meerkosten een aanvraag indienen, waarna het college op individuele basis een besluit neemt. De meerkosten en continuïteitsbijdragen bedragen in totaal € 0,6 miljoen voor Jeugd en € 0,4 miljoen voor WMO. Deze afrekeningen zijn vastgesteld via een finale kwijting op basis van formats die beschikbaar zijn gesteld op isociaal domein.

3.4 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage hebben wij deze regeling gecontroleerd. Uw gemeente is ondanks een snelle invoering van deze regeling en de wijzigingen ervan gedurende 2020 en 2021 in staat geweest aantoonbaar te voldoen aan de gestelde rechtmatigheidseisen ten aanzien van deze uitkeringen ter hoogte van € 7,1 miljoen. Zowel uw interne controlewerkzaamheden als onze zelfstandig uitgevoerde dossiercontroles bevestigen deze uitkomst.

De Nota verwachtingen accountantscontrole schrijft daarnaast voor dat wij een kwalitatieve toets moeten verrichten op uw beleid voor Misbruik en Oneigenlijk gebruik van de Tozo-regeling. De gemeente voert op basis van signalen vanuit het Inlichtingen Bureau, werkzaamheden uit. Wij stellen vast dat uw gemeente hiertoe een specifiek controleplan heeft opgesteld. De gemeente Roermond heeft de ontvangen signalen van het Inlichtingen Bureau over 2020 derhalve nog niet (volledig) afgehandeld en is nog bezig met de uitvoering van de controle van deze ontvangen signalen. Dit vanwege de aard en omvang van het aantal op te volgen IB-signalen. Hierin voorziet de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. De opvolging en verantwoording over de in 2020 niet afgehandelde IB-signalen, schuift dan door naar de verantwoording over 2021. Hierdoor ontstaat geen onzekerheid of fout in de verantwoording over 2020. Aangezien de gemeente Roermond het controleplan heeft opgesteld, stellen wij dat de gemeente Roermond voldoende inspanningen levert ter opvolging van de IB-signalen vanuit een planmatige aanpak. De uitvoering van het Misbruik & Oneigenlijk gebruik-beleid (én het controleplan) loopt daarmee dus ook door in 2021.

Afhandeling van IB-signalen in 2021 (na sluiting van de administratie van de gemeente over 2020) met gevolgen voor eerder afgegeven beschikkingen Tozo, worden verantwoord in de SiSa-bijlage over 2021. Uiteraard moet de gemeente Roermond aan het Tozo M&O beleid én het controleplan IB-signalen in 2021 uitvoering blijven geven. Bij niet naleving zullen wij als accountant de gevolgen meenemen in de accountantscontrole in 2021 en daarover rapporteren in ons verslag van bevindingen over 2021.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Jaarrekening Samenvatting

Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid

3.5 Overlopende posten Middels uitgebreide detailcontroles hebben wij de overlopende activa en passiva gecontroleerd. Met onze controle hebben wij 51% van de positie van de overlopende activa en 86% van de overlopende passiva gecontroleerd. Uit deze controle zijn diverse controleverschillen gebleken, waarvoor wij verwijzen naar bijlage 1a en 1b. De controleverschillen hebben voor het overgrote deel betrekking op een onjuiste rubricering, dubbele boekingen die zijn gemaakt of inschattingen die zijn gemaakt en achteraf niet kloppen. Dit is inmiddels gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarstukken. Wij adviseren de gemeente Roermond om bij het opmaken van de jaarrekening 2021, maar vóór accountantscontrole, hier expliciet op te toetsen en zichtbaar de tussenrekeningen die zijn gerubriceerd onder de overlopende activa en passiva, integraal te analyseren of deze saldi weergeven die juist en volledig zijn en onderbouwd kunnen worden met brondocumenten.

3.6 Betaalbevoegdheden

Accountantscontrole Bijlagen

In de boardletter hebben wij gerapporteerd over het feit dat wij hebben geconstateerd dat medewerkers die niet meer in dienst zijn van de gemeente, alsnog betaalbevoegdheden hadden bij de banken. De gemeente heeft in haar reactie laten weten dat de pasjes van deze medewerkers bij uitdiensttreding zijn ingeleverd, waardoor geen risico aanwezig is op ongeoorloofde betalingen. Wij hebben tijdens onze controlewerkzaamheden vastgesteld dat er daadwerkelijk geen betalingen hebben plaatsgevonden vanaf datum uitdiensttreding. Hiermee is betreffend risico gemitigeerd voor de jaarrekeningcontrole 2020. Wel adviseren wij u de controle hierop, onderdeel uit te laten maken van de uitdiensttredingsprocedure om betreffende constateringen te voorkomen in de toekomst.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Jaarrekening Samenvatting

3.7 Verhuuropbrengsten

Financiële positie

In onze boardletter hebben wij aan u gerapporteerd over de constateringen in het primaire proces rondom de verhuuropbrengsten. Per heden is de volledigheidscontrole van de verhuuropbrengsten, zoals om verzocht in onze boardletter, niet verricht. Hierover hebben inmiddels diverse gesprekken plaatsgevonden om te komen tot de juiste en met name, volledige analyse. Wij vragen uw aandacht hiervoor deze controle periodiek onderdeel te laten zijn van het primaire proces om te voorkomen dat in 2021 deze werkzaamheden niet tijdig voor de controle gereed zijn.

Jaarrekening

3.8 Personele lasten

Rechtmatigheid Accountantscontrole Bijlagen

Als gevolg van onze constateringen dat er in het primaire proces van de personeels- en salarisadministratie sprake is geweest van functievermenging, hebben wij een integrale controle verricht op alle in- en uitdiensttredingen over het jaar 2020. Uit deze controle zijn geen materiële tekortkomingen naar voren gekomen. Wel hebben wij geconstateerd dat voor enkele medewerkers te laat een mutatie in de personeelsadministratie is doorgevoerd als gevolg van bijvoorbeeld het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Wij vragen uw aandacht voor verdere verbetering van het personeelsproces, zodat dergelijke omissies voorkomen worden.

3.9 Schatkistbankieren Wij hebben evenals in 2019 vastgesteld dat het primair aangereikte overzicht inzake schatkistbankieren, niet juist was. Er zijn diverse malen contacten hierover geweest gedurende de controle. Wij hebben een niet-financiële rechtmatigheidsfout geconstateerd, aangezien het overzicht opgenomen in de jaarstukken, niet juist is. Aangezien wij voor het tweede jaar fouten constateren tijdens onze controle in dit overzicht, vragen wij uw verhoogde aandacht hiervoor. Het Ministerie heeft een model ontwikkeld dat ingevuld kan worden en wij de gemeente reeds ter beschikking hebben gesteld. Ook adviseren wij de gemeente de volledigheid van de verwerken bankrekeningen en de juistheid van de bankstanden conform de regelgeving die het Ministerie hiervoor beschikbaar heeft, in 2021 juist toe te passen om daarmee fouten in het overzicht schatkistbankieren 2021 te voorkomen. Wij hebben van u vernomen dat er reeds contact is geweest met de BNG-bank om de problematieken van de overzichten die de BNG aan de gemeente aanreikt, te verhelpen en daarmee het proces van totstandkoming van de berekening, te optimaliseren.

3.10 Financiële vaste activa Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat niet alle financiële vaste activa die de gemeente in haar bezit heeft, opgenomen is in de activa administratie. Het gaat hierbij om de leningen u/g en de overige langlopende leningen u/g welke niet zijn opgenomen. Wij vragen u de activa administratie te completeren zodat de activa administratie een volledig beeld geeft van de (financiële) vaste activa welke de gemeente in haar bezit heeft. © 2021 Deloitte The Netherlands

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

04 Rechtmatigheid

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Rechtmatigheid Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole

Bijlagen

4.1 Wet Normering Topinkomens Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij de naleving van de voorschriften met betrekking tot de Wet Normering Topinkomens (verder: de WNT) beoordeeld. De maximale bezoldiging voor topfunctionarissen van een gemeente bedraagt over boekjaar 2020 € 201.000. Voor de gemeente Roermond geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Op grond hiervan concluderen wij dat de bezoldiging van de (voormalig) gemeentesecretaris en de griffier voldoet aan de WNT. In 2020 is als gevolg van de uitdiensttreding van de voormalige gemeentesecretaris, een ontslagvergoeding ten bedrage van € 75.000 uitgekeerd. De bezoldiging van deze topfunctionarissen is, na doorgevoerde correcties naar aanleiding van de accountantscontrole, toereikend in de jaarrekening toegelicht. Daarnaast dienen gemeenten de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan - ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2020 hebben wij geen overschrijding van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.

4.2 Aanbestedingen De Europese aanbestedingswetgeving valt onder de reikwijdte van het oordeel van de instellingsaccountant over de financiële rechtmatigheid. Met betrekking tot het naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij over het boekjaar 2020 financiële onrechtmatigheden vastgesteld. Deze onrechtmatigheden zien toe op het volgende: Omschrijving

Bedrag

Doorloopfout vanuit voorgaand jaar, gesplitst naar: - Inhuur - Reguliere inkoop

€ 79.130 € 310.901

Nieuwe aanbestedingsfouten 2020: - Inhuur - Reguliere inkoop

€ 371.063 € 256.799

Totale rechtmatigheidsfout

€ 1.017.893

Wij merken op dat voor de nieuwe aanbestedingsfouten in een drietal gevallen sprake is van een enkelvoudige aanbesteding terwijl die Europees had moeten zijn en een drietal dossiers die meervoudig onderhands zijn aanbesteed terwijl dit Europees had moeten zijn. Op de volgende pagina hebben we een overzicht hiervan opgenomen.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Rechtmatigheid Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole

Bijlagen

Omschrijving

Bedrag

Enkelvoudig aanbesteed terwijl Europees had moeten zijn: - NewPlan B.V. inzake Roermond Bereikbaar - Raadhuis Advies B.V. inzake Roermond Bereikbaar - Accrea B.V. inzake inhuur juridisch medewerkers

€ 74.686 € 18.200 € 216.799

Meervoudig onderhands aanbesteed terwijl Europees had moeten zijn: - BMC inzake inhuur Nouwen - Aranea Consult B.V. inzake inhuur van Hout - Arcadis Design & Consultancy inz. ontw. busstation

€ 45.395 € 232.782 € 40.000

Totale rechtmatigheidsfout

€ 627.862

IT-systemen De gemeente maakt in belangrijke mate gebruik van zogeheten legacy (ofwel: verouderde) systemen. In het kader van onze controle hebben wij in lijn met de SDO notitie 'Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden' een standpunt gevraagd ten aanzien van een tweetal leveranciers van deze systemen, zijnde Centric en Unit4. Wij concluderen op basis van uw standpunt dat opdrachten niet (opnieuw) Europees zijn aanbesteed op grond van de volgende motivaties: - wanneer gewerkt moet worden met een alternatief systeem (voor zover een vergelijkbaar systeem aanwezig zou zijn) zou er een compleet nieuwe omgeving moeten worden gebouwd, waaraan substantiële extra kosten verbonden en er sprake zou zijn van substantiële desinvesteringen (uitzonderingsclausule art 2.32 Aanbestedingswet); - u doet onderzoek naar de (structurele) vervanging van deze legacy systemen en werkt aan een vervangingsstrategie; - u heeft in enkele individuele gevallen marktverkenning of een nieuwe aanbesteding. Omdat sprake is van een juridisch complexe situatie hoeven wij deze IT contracten op grond van de Kadernota Rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV vooralsnog niet in ons oordeel te betrekken.

Wij adviseren u om het komende jaar externe juridische expertise in te winnen om op basis van de kennis van specialisten een uitspraak te kunnen doen over deze casuïstiek.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Rechtmatigheid Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

4.3 SiSa-bijlage Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden in de SiSa-bijlage 2020 geconstateerd. De procedure die uw gemeente moet naleven bij het aanleveren van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien zeven documenten aan het CBS aan te leveren. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de nota Verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U heeft dit aan ons bevestigd. Hiervoor verwijzen wij ook naar bijlage 3a en 3b van voorliggend accountantsverslag. 4.4 Investeringskredieten

Rechtmatigheid

Bij het beoordelen van de investeringskredieten hebben wij vastgesteld dat er geen sprake is van overschrijdingen die meewegen in het rechtmatigheidsoordeel dat wij afgeven bij de jaarstukken 2020.

Accountantscontrole

Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Rechtmatigheid Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole

Bijlagen

4.5 Begrotingsoverschrijdingen Naast de controle op het rechtmatig tot stand komen van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Zoals blijkt uit de hierna opgenomen figuur, is op een drietal programma’s sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten. Het betreft de programma’s 5, 7 en 10. Deze hogere kosten zijn ofwel reeds aan de gemeenteraad medegedeeld, maar hebben niet geleid tot een formele begrotingswijziging (programma 5 inzake hogere kosten afval, programma 7 inzake hogere kosten onderhoudsvoorziening en programma 10 inzake hogere kosten niet invullen taakstelling), of worden gecompenseerd door direct gerelateerde hogeren baten (programma 7 inzake afwikkeling transactie waterschapskantoor en afwaardering pand Godsweerdersingel 10 en programma 10 inzake hogere baten leges). Per saldo is er sprake van een begrotingsoverschrijding van € 2,3 miljoen die volgens de Kadernota Rechtmatigheid 2018 niet meetelt voor ons oordeel. Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van deze overschrijding naar de analyse in de programmaverantwoording in de jaarrekening 2020. Hiermee legt uw gemeente verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2020. De geconstateerde kostenoverschrijdingen die formeel als onrechtmatig worden aangemerkt, hebben - gezien de oorzaak, de toelichting of de omvang - geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring.

Verschillen tussen begrote en werkelijke lasten (in duizenden) -/- is overschrijving van begroting 3.621

907

506

983 342

260

-329

1.405 838

-547

€ 4.000 € 3.500 € 3.000 € 2.500 € 2.000 € 1.500 € 1.000 € 500 €0 -€ 500 -€ 1.000

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

05 Accountantscontrole

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Accountantscontrole Samenvatting

5.1 Opdracht

Financiële positie

Onze opdracht betreft de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond met als doel een onafhankelijk oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid hiervan te geven, en over de naleving van specifieke wet- en regelgeving. Wij hebben deze controle verricht met inachtneming van het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en het controleprotocol van de gemeente Roermond dat d.17 december 2020 door de gemeenteraad is vastgesteld. Deze opdracht is schriftelijk vastgelegd in onze opdrachtbevestiging d.d. 1 oktober 2020 (met kenmerk: 201078303C.02/MJ).

Jaarrekening

Op basis van onze werkzaamheden en de uitkomsten daarvan concluderen wij dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het eigen vermogen per 31 december 2020 en het resultaat over 2020. Dit impliceert het volgende:

Rechtmatigheid

•

De jaarrekening 2020 is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV).

•

De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die zijn gehanteerd voor het opmaken van de jaarrekening 2020 voldoen aan de geldende verslaggevingsvoorschriften en zijn consistent toegepast. Voorts zijn de schattingen op basis waarvan de jaarrekening is opgesteld, aanvaardbaar. Wij hebben de belangrijkste uitgangspunten en veronderstellingen die hieraan ten grondslag liggen, beoordeeld in het kader van het beeld dat de jaarrekening als geheel dient te geven.

•

Daarnaast zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de Kadernota Rechtmatigheid 2018, met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder gemeentelijke verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader.

•

Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.

•

Er bestaan geen verschillen van inzicht met het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde grondslagen, de verslaggeving, of de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. Na onze controle resteren een drietal niet-gecorrigeerde controleverschillen (hiervoor verwijzen wij naar bijlage 1a). Deze controleverschillen passen binnen de toleranties van de jaarrekening. Derhalve hebben wij de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond van een goedkeurende controleverklaring voorzien. Daarbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De goedkeurende strekking van de controleverklaring ziet daarbij zowel op de getrouwheid van de jaarrekening als op de financiële rechtmatigheid ervan. Wij zullen van het college van burgemeester en wethouders een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.

Accountantscontrole

Bijlagen

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole

Bijlagen

5.2 Controleverklaring Wij hebben de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond van een goedkeurende verklaring voorzien. De goedkeurende strekking van de controleverklaring ziet daarbij zowel op de getrouwheid van de jaarrekening als op de financiële rechtmatigheid. Wij geven deze controleverklaring af onder voorbehoud van goedkeuring van de jaarrekening door de gemeenteraad. Graag ontvangen wij daartoe een exemplaar van de vastgestelde jaarrekening 2020. Mochten er nog wijzigingen in de definitieve versie hiervan worden aangebracht, dan verzoeken wij u ons hiervan in kennis te stellen. Wij dienen deze wijzigingen alsdan te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. 5.3 Materialiteit Voor ons oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening gaan wij uit van het materialiteitsbegrip. Dit begrip is leidend voor de evaluatie van bevindingen die uit de controle van de jaarrekening voortkomen en de betekenis daarvan voor ons oordeel. Voor de jaarrekening 2020 van de gemeente Roermond hebben wij een materialiteit gehanteerd van € 2,3 miljoen (1,0% van de lasten inclusief dotaties aan de reserves). Voor de diepgang van onze controlewerkzaamheden hebben wij de uitvoeringsmaterialiteit bepaald op een bedrag van € 1,75 miljoen.

Voor de controle op de naleving van enkele specifieke rechtmatigheidsaspecten, zoals de Wet Normering Topinkomens, hanteren wij een lagere materialiteit, die aansluit bij hetgeen hieromtrent is voorgeschreven in het controleprotocol WNT 2020. 5.4 Administratieve organisatie en interne beheersing

De bevindingen, conclusies en aanbevelingen uit de interim-controle hebben wij gerapporteerd in een managementletter en boardletter. De managementletter is met het college en de boardletter is met de auditcommissie besproken. De belangrijkste conclusie daarbij is dat uit onze controlewerkzaamheden tijdens de interimcontrole diverse bevindingen voortkomen die erop duiden dat in enkele processen onvoldoende beheersingsmaatregelen zijn geïmplementeerd. Deze processen voldoen in dit kader en vanuit de accountantscontrole van de jaarrekening te stellen randvoorwaarden, niet aan de vereisten. Voor een meer gedetailleerde toelichting hierop verwijzen wij naar de boardletter van 15 december 2020 met als kenmerk: 2012FE5A62/MVO. 5.5 Begroting(swijzigingen) We hebben vastgesteld dat er diverse begrotingswijzigingen gedurende het jaar zijn doorgevoerd. Deze worden handmatig verwerkt en dit is foutgevoelig. Uit onze controlewerkzaamheden die gericht zijn op de juistheid en rechtmatigheid van de verwerkte begrotingswijzigingen, blijken ook fouten die door de gemeente zijn gecorrigeerd in de jaarstukken. Wij vragen uw aandacht hiervoor om de betrouwbaarheid van de gewijzigde begroting die in het systeem is ingericht en de basis is voor het voeren van een financieel beleid, beter vorm te geven. Daarnaast constateren we dat de gemeente een veelvoud aan begrotingswijzigingen kent.

Deze zijn onder te verdelen in incidentele wijzigingen, administratie wijzigingen en wijzigingen via rapportages. Op de volgende pagina lichten wij de laatste twee onderdelen graag toe inclusief onze adviezen hieromtrent.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole

Administratie wijzigingen In de Financiële Verordening wordt in artikel 5, lid 6 het volgende opgemerkt: “Door derden beschikbaar gestelde middelen met een specifiek bestedingsdoel worden, voor zover de middelen worden aangewend voor dit doel, via een administratieve wijziging of collegebesluit in de begroting verwerkt tot het bedrag van de beschikking.” Met deze passage wordt invulling gegeven aan hogere lasten die worden gedekt door hogere baten via derden (bijvoorbeeld het Rijk) die onvoorzien waren. Deze wijzigingen zijn impliciet middels vaststellen van de Financiële Verordening door de gemeenteraad, goedgekeurd. Echter, het is niet altijd eenduidig op te maken uit de wijzigingen in hoeverre deze betrekking heeft op een specifiek bestedingsdoel. Daarnaast worden enkele voorbeelden als onderdeel van dit artikel genoemd die niet meer passen binnen BBV. Er wordt bijvoorbeeld nog gesproken over ‘voorzieningen’ in dit artikel, terwijl dit niet meer de juiste terminologie is conform BBV. Wij adviseren u de Verordening op dit punt te actualiseren en daarbij de wijzigingen overzichtelijk in kaart te brengen waarbij de relatie met betreffend artikel achteraf voor controle, beter inzichtelijk maakt. Wijzigingen via rapportages Diverse wijzigingen worden aan de gemeenteraad voorgelegd via samenvattende rapportages zoals de eindejaarsrapportage.

In deze rapportages worden de wijzigingen zowel financieel als inhoudelijk nader toegelicht. Het ontbreekt echter aan een samenvattend overzicht in deze rapportage waaruit de totale gevraagde wijziging aan de gemeenteraad wordt samengevat op programmaniveau. Daarmee is de aansluiting tussen de in de financiële administratie doorgevoerde begrotingswijzigingen en de onderbouwingen die hieromtrent zijn gegeven in de rapportage zelf, erg arbeidsintensief. Wij adviseren u in deze rapportages in 2021 een opzet te maken van een totaaloverzicht van alle wijzigingen die eenvoudig aangesloten kunnen worden achter met de geboekte begrotingswijzigingen. 5.5 Geautomatiseerde gegevensverwerking

Bijlagen

Onze controle heeft geen aangelegenheden geïdentificeerd die op het gebied van de betrouwbaarheid en de continuϊteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking aan u gerapporteerd zouden moeten worden. Wij willen u wel in dit kader meegeven verhoogde aandacht te hebben voor eventuele cyberrisico’s, met name in de digitale tijd van nu. Wij maken u erop attent dat de controle van de jaarrekening 2020 primair gericht is op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening, en naar zijn aard niet bedoeld is om uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan te doen. Daarbij is het tevens van belang dat wij ten behoeve van de jaarrekeningcontrole vooralsnog slechts in beperkte mate gebruikmaken van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen de gemeente Roermond en dat wij onze controlebevindingen overwegend baseren op de binnen uw organisatie aanwezige brondocumenten, zoals facturen, bankafschriften en overeenkomsten.

Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Accountantscontrole Samenvatting Financiële positie Jaarrekening

Rechtmatigheid Accountantscontrole

Bijlagen

5.6 Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. De gemeenteraad dient hierop toe te zien. In dit verband vermelden wij dat de gemeente Roermond een gedragscode voor ambtenaren, bestuur en burgemeester, een regeling melding vermoeden misstand, een regeling vertrouwenspersoon en een kader integriteitbeleid heeft vastgesteld, maar als basis voor een effectieve fraudebeheersing nog niet beschikt over een analyse van het frauderisico. Als accountant van de gemeente Roermond hebben wij de verantwoordelijkheid om het risico te beoordelen dat de jaarrekening 2020 als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa, afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Wij hebben hiertoe een aantal werkzaamheden uitgevoerd, zoals:

• • • • • • • •

Het bespreken van het frauderisico met het college en het financieel management. Het evalueren van de impact van de door het bestuur ingevoerde beheersingsmaatregelen ter beperking van de geïdentificeerde frauderisico’s. Het beoordelen van de zakelijke onderbouwing voor eventuele grote, eenmalige transacties. Het beoordelen van schattingen, met name ten aanzien van de waardering van de materiële vaste activa en de totstandkoming van de voorzieningen. Het toetsen van alle overlopende posten groter dan € 100.000 in de jaarrekening van de gemeente Roermond. Het toetsen op het risico van budgetoverheveling en begrotingsonrechtmatigheid. Het toetsen van journaalboekingen die gemaakt zijn in de afsluitende periode van het boekjaar. Toetsing van handmatige journaalposten en overige aanpassingen gedurende het boekjaar 2020, ondersteund door data-analysetechnieken.

Ofschoon wij benadrukken dat een beoordeling van de interne beheersing van de gemeente Roermond in relatie tot het frauderisico niet tot de scope van onze opdracht en verantwoordelijkheid behoort, vermelden wij dat ons bij de controle van de jaarrekening 2020 geen aanwijzingen voor fraude zijn gebleken dan wel gemeld. 5.7 Proces jaarrekeningcontrole Bij start van de jaarrekeningcontrole op 6 april 2021, hebben wij de beschikking gehad over de concept jaarstukken 2020. Het controledossier voor onze controle was voor ongeveer 3/4e deel voorhanden en niet voorzien van een voorafgaande kwaliteitstoets. Dit was in ons accountantsverslag 2019 een belangrijke aanbeveling die nog niet is opgepakt door de ambtelijke organisatie. Daarnaast hebben we vastgesteld dat de concept jaarstukken op onderdelen niet conform BBV waren opgemaakt en niet overal de juiste BBV-richtlijnen zijn toegepast.

Gedurende de controle hebben we samen met de ambtelijke organisatie en in goed overleg, verdiepende vragen gesteld die zijn onderbouwd met brondocumenten, om te komen tot een oordeel over de in de concept jaarstukken 2020 opgenomen cijfers. Hierbij hebben we, naast de door de organisatie zelf geconstateerde, diverse correcties, deze correcties laten doorvoeren in de jaarstukken. Een overzicht van de correcties is opgenomen in de bijlagen van dit verslag. De omvang van deze correcties die zowel intern en na opmaak van de concept jaarstukken zijn geconstateerd evenals door ons zijn geconstateerd in de controle, is fors te noemen en ligt qua omvang van het aantal correcties in lijn met vorig jaar. Gemeente Roermond | Accountantsverslag 2020

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Roermond&id=0744a306-faf0-4c45-b41e-2351316593d4