Onderzoeksrapport bestuurlijk besluitvormingsproces Maasgouw Roerdalen

Dit blijkt niet altijd uit de stukken.8 Indien er bijvoorbeeld een bijeenkomst met burgers heeft plaatsgevonden, is het van meerwaarde wanneer hier niet alleen naar wordt verwezen, maar tevens het bijbehorende verslag als bijlage bij de vergaderstukken is opgenomen. Een aantal geïnterviewden geeft aan het wenselijk te vinden als de betrokkenheid van burgers standaard wordt uitgewerkt in een raadsvoorstel (eventueel door dit een standaard onderdeel te maken van de indeling van het raadsvoorstel). Daarnaast geven geïnterviewden aan dat er nog “niet een duidelijke uniforme lijn” is in hoe de gemeente de burgers betrekt bij de totstandkoming van een raadsvoorstel. Scenario’s Er zijn wel eens raadsstukken waar opties in worden uitgewerkt, waar het college dan een keuze uit maakt. Dergelijke opties, die soms al richting geven, worden in de praktijk als prettig ervaren. Echter, het wordt wenselijk geacht om dergelijke scenario’s in meer raadsstukken uit te werken (bijvoorbeeld de light versus medium

Zienswijzen worden bijgevoegd of hiervan wordt

variant). “Dergelijke scenario’s toevoegen aan een raadsstuk maken uiteindelijk de

melding gemaakt in het raadsvoorstel.

besluitvorming beter” geeft een geïnterviewde aan.

8

Openheid in het proces, kracht in het besluit

39

3.1 Gemeente Maasgouw Ambtelijke bijstand

Uit de interviews komt naar voren dat raadsleden vrijwel geen gebruik van ambtelijke ondersteuning maken (bijvoorbeeld bij de voorbereiding van moties of amendementen). Indien hier wel gebruik van wordt gemaakt loopt het verzoek hiertoe formeel gezien (en in de praktijk ook meestal) via de griffier. Incidenteel neemt een raadslid rechtstreeks contact op met een ambtenaar. Echter, het wordt ontmoedigd om rechtstreeks met een ambtenaar in contact te treden. Dit is zo afgesproken om de ambtenaar enerzijds enigszins in bescherming te nemen, maar anderzijds ook om alle raadsleden van dezelfde informatie te voorzien. Zo geeft een raadslid aan: “In aansluiting op een overleg van een werkgroep is een vraag aan een ambtenaar voorgelegd. Eigenlijk hoor je dit via de griffie te vragen. Zij moeten er een bepaald zicht op hebben – ook om de ambtenaren te beschermen”.

Verloop commissie- en raadsvergadering

In 2024 vergaderde de gemeenteraad 7 keer. Er werd over 83 voorstellen een besluit genomen (Waekblaad, 2025). De algemene ervaring van de geïnterviewden is dat het proces behoorlijk gestructureerd verloopt en deadlines nageleefd worden. De gemeentelijke reglementen en verordeningen zijn bekend en geven houvast. Bij gemeenteraadsleden is niet altijd even helder wat er aan een raadsvoorstel vooraf is gegaan (vanuit de ambtenarij, inhoud van burgerbijeenkomsten). Het ambtelijke proces van totstandkoming van een raadsvoorstel bij het college komt, daar heeft de gemeenteraad amper zicht op. Ze krijgen veelal het ‘kant en klare’ stuk met onderbouwing. Binnen de commissievergadering wordt onder meer besproken of een agendapunt een hamerstuk betreft of niet. Het is mogelijk om een stuk weer te ‘onthameren’, bijvoorbeeld als er in de tussentijd een ontwikkeling heeft plaatsgevonden. Voorafgaand aan de commissievergadering is het mogelijk om technische vragen in te dienen. De antwoorden hierop zijn openbaar en worden voorgaand aan de commissievergadering schriftelijk beantwoord. Tijdens de commissievergadering is het (in principe) niet de bedoeling om nieuwe technische vragen te stellen; een verdiepende of vervolgvraag stellen is toegestaan. Deze werkwijze wordt wisselend ervaren.

De indruk van de oppositie is dat zij relatief meer technische vragen stellen dan de coalitie, gezien ze soms een informatieachterstand hebben (zie ook: ‘Rol oppositie versus coalitie’). In de commissie mogen geen nieuwe technische vragen gesteld worden (alleen n.a.v. de gegeven antwoorden). Dat werd door oppositie als minder prettig ervaren. Voorheen werden alle technische vragen tijdens de vergadering gesteld en dat werkte minder prettig (volgens de geïnterviewden die deze situatie hebben gekend). Een beperkt aantal geïnterviewden is van mening dat ook nieuwe technische vragen tijdens de commissievragen gesteld mogen worden. →

40

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.1 Gemeente Maasgouw Verloop commissie- en raadsvergadering (vervolg)

Naast technische vragen, kunnen raadsleden ook de volgende vragen stellen: •

Raadsvragen en antwoorden zijn niet openbaar, maar wel beschikbaar voor alle raads- en burgerleden. Voor wat betreft de niet openbare vragen, hierover kan een raadslid dus zelf eventueel/waar relevant naar de buitenwereld benoemen dat deze gesteld zijn. Op basis van de documentenstudie blijkt dat in 2024 er 72 raadsvragen gesteld zijn.

•

Schriftelijke vragen (RvO art. 38 vragen) en antwoorden hierop zijn openbaar. Deze worden volgens de geïnterviewden zelden tot niet gesteld bij de gemeente Maasgouw.9

De burgemeester heeft begin 2024 getracht de structuur van de commissievergaderingen te wijzigen. Het voorstel was om van één commissie naar meerdere vak/themacommissies over te gaan. Dit met als voordeel dat specialismen ontwikkelt kunnen worden (en fracties de specialismen onderling verdelen) en meer leden van een partij aan bod kunnen komen. Een aantal fracties vond het voorstel rondom de twee vakcommissies echter te abrupt, waardoor het niet is ingevoerd. Tijdens de commissievergadering is er sprake van weinig debat (zie ook: ‘vergadercultuur’). De oordeelsvorming in de commissie blijft vaak uit, voor het gevoel worden vaak de kaarten (bewust) tegen de borst gehouden. Hierdoor komt het geambieerde BOB-model niet zo zeer tot uitdrukking tijdens de vergaderingen. De bedoeling is dat beeld- en oordeelsvorming in de commissie plaatsvindt en oordeelsen besluitvorming in de gemeenteraadsvergadering. “In de commissie worden de moties niet al aangekondigd. Het is meer een kwestie van wie weet de beste vragen te stellen, daardoor is het moeilijk om te peilen of er andere ideeën zijn” (geïnterviewde, 2025). Een aantal raadsleden geeft aan dat er wel eens voorzichtig wordt geprobeerd om een amendement of motie tijdens de commissievergadering aan te kondigen. In die (uitzonderlijke) situaties wordt meer het debat aangegaan, wat als positief ervaren wordt.

De wens van diverse geïnterviewden is om nog meer (op die manier) het voorbereidend debat met elkaar aan te gaan, gezien dit de kwaliteit van de besluitvorming ten goede komt. Stemverklaringen worden niet vaak al voorafgaand aan de raadsvergadering gedeeld. 9

Vanaf 2023 zijn er geen schriftelijke vragen

gesteld in relatie tot artikel 38 RvO (bron: Ibabs gemeente Maasgouw). Zie ook het artikel van VML Nieuws (5 juli 2024) hieromtrent: https://

“Soms volgt ook al een stemverklaring vooraf; dat betekent dat we dus niet de kaarten tegen de borst houden. Dat geeft veel meer verdieping. De griffie heeft ons

www.vmlnieuws.nl/maasgouw/maasgouw-

opgeroepen om dat vooral te blijven doen: Een aanmoediging om al meer het debat

houdt-raadsvragen-verborgen-voor-publiek/.

op te zoeken; en niet alleen maar te blijven komen met nieuwe vragen. →

Openheid in het proces, kracht in het besluit

41

3.1 Gemeente Maasgouw Verloop commissie- en raadsvergadering (vervolg)

Dat verbetert ook het besluitvormingsproces en dan voorkom je dat één iemand de hele vergadering naar zich toetrekt (waardoor de balans weg is). Soms worden voor ‘het publiek’ de vragen ook wel eens opnieuw gesteld” (geïnterviewde, 2025). De driehoek burgemeester, secretaris en griffier werken in gezamenlijkheid aan het bevorderen van de politieke discussie in de overtuiging, dat dit bijdraagt aan betere besluitvorming. Een geïnterviewde geeft aan dat de digitale toegankelijkheid nog niet aan de maat is (bijvoorbeeld notulen voor doven/slechthorenden; streaming van vergaderingen zouden ondertiteld kunnen worden).

Betrokkenheid burgers

Hoewel ‘belanghebbenden’ in verschillende categorieën kunnen worden onderverdeeld, richt dit onderzoek zich – in het kader van betrokkenheid bij besluitvorming – specifiek op de burgers. Daarbij is de insteek beperkt tot de vraag in hoeverre raadsleden een beeld hebben van de belangen van deze burgers en of zij van mening zijn dat burgers in voldoende mate bij het besluitvormingsproces worden betrokken. Van belang om hierbij op te merken is dat burgers niet zijn geraadpleegd in dit onderzoek. Binnen de gemeente Maasgouw worden burgers op verschillende manieren in het bestuurlijk besluitvormingsproces (actief dan wel passief) betrokken, waarbij zij in de verschillende fases verschillende mogelijkheden hebben om hun inbreng te leveren. Zo kunnen burgers zienswijzen indienen, inspreken bij commissievergaderingen of zich melden bij de dorpscontactpersoon via de rondrijdende ‘keet’. Verder kunnen burgers bij een commissievergadering gebruik maken van spreekrecht (bij een raadsvergadering is die mogelijkheid er niet). Verder wordt voor sommige beleidsonderwerpen de bewonersenquête ingezet. Daarnaast worden informatiebijeenkomsten georganiseerd, welke ook door raadsleden bezocht worden om voeling te houden met wat leeft in de gemeenschap. Raadsleden houden niet alleen via de informatiebijeenkomsten voeling met de burgers.

Zij onderhouden ook zelfstandig contact met hun eigen achterban, al worstelen zij daarbij soms met het spanningsveld tussen draagvlak en het algemeen belang. Uit de interviews komt naar voren dat het de rol van burgers in het besluitvormingsproces een complexe aangelegenheid is. Zo geeft een geïnterviewde aan: “Inwoners betrekken bij belangrijke projecten is van belang. Er kan een verschil zijn in hoe en wanneer je inwoners betrekt in een proces. Liggen er dan al concrete voorstellen of begin je helemaal blanco?” →

42

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

Themabijeenkomsten verkennen soms richting, maar zijn niet openbaar. Dit raakt de democratische legitimatie.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

43

3.1 Gemeente Maasgouw Betrokkenheid burgers (vervolg)

Een raadslid geeft aan dat het belangrijk is om niet alleen aan de voorkant de verbinding met burgers te zoeken, maar ook aan de achterkant van het besluitvormingsproces (om de relatie te onderhouden). Aan de voorkant is het belangrijk om te voorkomen dat er verkeerde verwachtingen of aannames ontstaan. Dat de gemeente niet iedereen volledig tevreden kan stellen is onontkoombaar, zo wordt gesteld. Uit de interviews blijkt dat van praktijkvoorbeelden al veel kan worden geleerd. Als voorbeelden – een positief versus een negatief – wordt gewezen op de ‘herinrichting van de kern in Stevensweert’ versus de ‘dijk ten behoeve van de overstromingen in Wessem’. De indruk van de geïnterviewden is dat burgers van de laatstgenoemde kern hebben de aanpak hebben ervaren als het ‘lopen tegen een muur’. Communicatie wordt gezien als het sleutelwoord. Het is van belang dat alle betrokkenen - zowel ambtenaren als bestuurders - zuiver in hun rol goede communicatie met betrokkenen onderhouden. Zo geven meer geïnterviewden aan dat de communicatie met burgers over (te maken) besluiten beter zou kunnen.

Vergadercultuur

Voor wat betreft de vergadercultuur is er uniformiteit onder de geïnterviewden dat deze als ‘braaf’ kan worden aangemerkt (woorden van soortgelijke strekking die genoemd zijn: tam, kalm, open, gemoedelijk, volgzaam, rustig, harmonieus, veilig). Gemeenschappelijke deler is dat men deze cultuur als een kracht ervaart. In de praktijk uit zich deze cultuur onder meer op de volgende wijze: Er wordt politiek gezien niet op de man gespeeld, portefeuillehouders worden zelden onder druk gezet en de samenwerking is constructief. De sfeer is goed en niet vijandig. Door een aantal geïnterviewden wordt de open vergadercultuur als ‘best practice’ aangemerkt. Tegelijkertijd is men zich bewust van de keerzijde/valkuil van deze brave cultuur. Uit de interviews komt naar voren dat de raadsleden weinig (durven te) debatteren. Geïnterviewde raadsleden geven aan dat de burgemeester reeds heeft getracht om het debat meer te prikkelen. Ook vanuit de griffie wordt meer debat gestimuleerd. Echter, het debat blijft (vooralsnog) beperkt. Er is duidelijk behoefte aan meer peper/ wrijving/scherpte/pit in het debat; en er wordt aangegeven dat de oppositie meer het vuur aan de schenen van de coalitie mag leggen. Men is zich ervan bewust dat meer debat de besluitvorming ten goede kan komen: “Op het scherpst van de snede debatteren doen we nooit, maar dat zou wel goed zijn voor de besluitvorming.

Dat zou de verschillen beter blootleggen en voor betere besluitvorming kunnen zorgen. In Maasgouw heerst er een cultuur dat als iemand heel uitgesproken is, dat men dat niet zo ‘chique’ vindt. Daar pas je je stijl wel op aan” (geïnterviewde, 2025). Een aantal geïnterviewden noemt de laatste commissiebespreking van de begroting in 2024 een mooi voorbeeld van meer debat. Het wordt als waardevol aangemerkt om de zienswijze of motie onderling te bespreken, om zodoende te achterhalen waar draagvlak voor is en wat en waarom de raadsleden ergens van vinden.

44

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.1 Gemeente Maasgouw Rol oppositie versus coalitie

De meerderheid van de geïnterviewden geeft aan dat de coalitie soms ook meegaat in een voorstel van de oppositie. Andersom geldt eveneens dat de oppositie ook een goed voorstel vanuit de coalitie kan steunen. Het krachtenveld oppositie versus coalitie wordt niet door alle geïnterviewden (even sterk) herkent. De oppositie ervaart op twee manieren soms een informatieachterstand ten opzichte van de coalitie. Allereerst, de ervaring is dat de coalitie via met name de eigen wethouder eerder en/of meer informatie krijgt. Dit komt omdat de wethouder bij sommige partijen standaard bij het fractieoverleg aansluit (niet bij alle partijen sluit de wethouder standaard aan). Tevens sluiten de wethouders soms ook bij het coalitieoverleg aan (niet standaard). De coalitieleden zijn zich ervan bewust dat dit strikt gezien niet als ‘dualistisch’ kan worden aangemerkt, maar vinden dat het in de praktijk geen afbreuk doet aan het dualistisch handelen/gedachtegoed. De coalitieleden ervaren het juist als waardevol en zien het als handig om bepaalde informatie (al) te krijgen. De coalitieleden geven aan dat er geen sprake is van sturing vanuit de wethouder, maar het doel enkel informeren en duidelijkheid verschaffen is. Als een wethouder de coalitie- of fractievergadering bijwoont, dan is het duidelijk dat de besluitvorming bij de raad ligt.

“Je moet elkaar informeren, maar niet verrassen”, geeft een coalitielid aan. Tegelijkertijd geeft een aantal coalitieleden aan dat de mening van de wethouder en de coalitie uit elkaar kan liggen, maar dat het weinig voorkomt dat de coalitie tegen het voorstel van de wethouder stemt.10

10

In 2024 werd over 83 voorstellen door de

gemeenteraad Maasgouw een besluit genomen. De raad besloot vijf keer anders dan werd voorgesteld. Negen keer vroeg de raad het

Ten tweede, de oppositie hoort soms pas laat of de coalitie met bijvoorbeeld een amendement gaat komen tijdens de raadsvergadering. Dit wordt niet gedeeld in

college nog iets uit te onderzoeken of uit te

de commissievergadering, maar veelal kort voorafgaand aan de raadsvergadering

werken (Waekblaad, 2025).

waardoor de tijd om gedegen inhoudelijk te reageren kort kan zijn.

Reactief opereren (‘nu’) vs. proactief opereren (‘ontwikkelwens’)

Uit de interviews komt naar voren dat de handelswijze van de gemeenteraad in relatie tot het proces van bestuurlijke besluitvorming overwegend reactief is. De gemeenteraad heeft grotendeels een afwachtende en volgende houding, waardoor de regie over het proces van kaderstelling weinig bij de gemeenteraad ligt. Dat betekent in de praktijk niet dat de raad alleen maar reactief haar belangen verdedigd. Ter voorbereiding op sommige kaderstellende documenten vinden er thema- of werkgroep bijeenkomsten plaats, waardoor de raad in die situaties de kans krijgt om meer proactief beleid te beïnvloeden (zie ook: ‘Voorgaand aan commissie/ raadsvergadering’). In andere gevallen waar dergelijke bijeenkomsten (vooraf) niet aan de orde zijn, is de rol van de raad meer beperkt tot het (achteraf) reflecteren op de voorstellen aan het college. →

Openheid in het proces, kracht in het besluit

45

3.1 Gemeente Maasgouw Reactief opereren (‘nu’) vs. proactief opereren (‘ontwikkelwens’) (vervolg)

Bij uitzondering initieert de raad zelf agendapunten, terwijl volgens een aantal respondenten de griffie juist wel daartoe aanspoort. Diverse geïnterviewde gemeenteraadsleden geven aan de wens te hebben dat de gemeenteraad meer proactief zou mogen opereren en dus meer een eigen inbreng mag tonen. Niet gedeeld is hoe de gemeenteraad meer zelf de regie kan nemen bij het formuleren van de actuele agenda en de gewenste richting van de gemeente. Er zijn ook geen ‘gemeenteraadsbrede’ acties ondernomen om dat te bewerkstelligen. Uit de interviews komt naar voren dat de reactieve rol ook samenhangt met de ‘brave’ cultuur die heerst (zie ook: ‘Vergadercultuur’).

Evaluatie in relatie tot besluitvorming

Uit de interviews komen drie soorten ‘aandachtspunten’ naar voren. Aandachtspunt 1 Allereerst is er bij de besluitvorming niet altijd aandacht voor de evaluatie. Zie voor een nadere toelichting: ‘Kwaliteit van de vergaderstukken’. Aandachtspunt 2 Ten tweede is er na de besluitvorming weinig aandacht voor evaluatie. Zo geven geïnterviewden aan: •

“Na de raadsbesluiten kraait er geen haan meer naar, er is nooit een follow up, een evaluatie. Alleen als er extra krediet nodig is, dan komt het verhaal terug (bijvoorbeeld verhoogde prijzen). Dat is wel jammer, je zou eigenlijk eens in de zo veel tijd moeten kijken of de besluiten de gewenste effecten hebben (of niet). Dat gebeurt te weinig”.

•

“Het zou goed zijn om meer alertheid te tonen rondom dossiers die een langere looptijd hebben en deze aan de orde laten komen om tegen het licht te houden/ evalueren hoe de vlag erbij hangt”.

Aandachtspunt 3 Ten derde is evaluatie niet altijd eenvoudig. Een geïnterviewde benadrukt dat evaluatie in besluitvorming complex is, omdat succes lastig te definiëren en te meten is, en het onduidelijk blijft wat er met de uitkomsten van een evaluatie gedaan moet worden.

“Evalueren is lastig, omdat succes moeilijk te meten is en onduidelijk blijft wat er met de uitkomsten gebeurt.” 46

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.1 Gemeente Maasgouw Integriteit en belangenverstrengeling

Zoals uit de documentenstudie blijkt heeft de gemeenteraad van Maasgouw een gedragscode vastgesteld voor politieke ambtsdragers en een protocol integriteitsmeldingen. In de interviews wordt ook gerefereerd aan deze documenten. Het kan voorkomen dat er op basis van de vastgestelde ‘Gedragscode politieke ambtsdragers Maasgouw’ mogelijk sprake is van een integriteitsschending. De gemeente kent daarom ook een protocol integriteitsmeldingen dat helpt om in een dergelijke situatie de juiste stappen te volgen. Het protocol geldt voor raadsleden, burgerleden, wethouders en de burgemeester. In de gesprekken die de Rekenkamer heeft gevoerd is dit protocol niet uitgelicht door de geïnterviewden. De burgemeester heeft op grond van artikel 170, tweede lid, van de Gemeentewet de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. Uit de interviews komt deze sleutelrol van de burgemeester ook naar voren. Daarnaast blijkt uit de interviews dat de burgemeester ook een integriteitskwestie rondom een raadslid heeft afgehandeld. Juist de raadsleden zijn veelal (buiten de gemeenteraad om) actief in de gemeenschap; of hebben familie of kennissen die (neven)functies hebben die kunnen linken aan de besluitvorming.

Uit de gesprekken komt naar voren dat raadsleden met nevenfuncties in principe mogen meestemmen met een onderwerp dat een relatie heeft met nevenfunctie (bijvoorbeeld als iemand bestuurslid is van een lokale vereniging). De beslissing over het wel of niet meestemmen ligt bij het raadslid zelf. Het komt wel eens voor dat iemand zich onthoudt van stemming om redenen/ vanwege een nevenfunctie. Verder blijkt uit de interviews dat ook training en/of onderzoeken helpend kunnen zijn als het gaat om voorkomen van integriteitsissues. De gemeenteraad heeft in het verleden bijvoorbeeld deelgenomen aan een sessie over integriteit. Wethouders worden bij aanstelling op het gebied van integriteit getoetst door een extern bureau, waarbij soms aanbevelingen volgen. Door de geïnterviewden worden soms toch nog dilemma’s ervaren. Enkele voorbeelden: •

Als iemand zich van de coalitie zich terugtrekt om belangenverstrengeling te voorkomen, moet iemand van de oppositie zich dan ook terugtrekken om te voorkomen dat het raadsvoorstel het anders niet zou halen?

•

Als iemand niet meestemt in de raadsvergadering, mag deze persoon dan wel ‘losgaan’ binnen de commissievergadering? Er zijn partijen die hierover zelf afspraken hebben gemaakt.

•

Mag iemand meestemmen als deze zelf van mening is de rollen goed te kunnen scheiden, of moet je de schijn van ook al willen voorkomen? →

Openheid in het proces, kracht in het besluit

47

3.1 Gemeente Maasgouw Integriteit en belangenverstrengeling (vervolg)

Uit de interviews komt naar voren dat de grens in relatie tot integriteit tussen personen kan verschillen; en sommigen ook van mening zijn dat een eventuele schijn van belangenverstrengeling kan afstralen op de raad als geheel. Het gesprek met elkaar aangaan over integriteit/belangenverstrengeling wordt door de geïnterviewden dan ook als belangrijk aangemerkt. De open cultuur (zie ‘vergadercultuur’) die heerst binnen het gemeentebestuur is hierin helpend.

48

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.1 Gemeente Maasgouw

Best practices In de voorgaande uiteenzetting zijn de best practices waar van toepassing reeds benoemd. Samengevat zijn de best practices:

✓

De vergadercultuur en goede verhoudingen die er zijn (respectvol, open met elkaar omgegaan);

✓

De heidag, waarbij acties zijn besproken onder meer in het kader van een soort bestuurlijke vernieuwing;

✓

De ‘Tour de Maasgouw’, waarbij een locatie wordt bezocht om een thema te verkennen;

✓

Vasthouden aan een vaste indeling van raadsvoorstellen (en deze verder uitbouwen).

Openheid in het proces, kracht in het besluit

49

3.2 Gemeente Roerdalen Bijsturingsmogelijkheden in het besluitvormingsproces

Binnen het besluitvormingsproces kan worden ingespeeld op veranderende omstandigheden (te denken valt aan de veranderende markt in relatie tot de zonneenergie) via bijvoorbeeld een ‘nota van wijziging’. Zo’n nota wordt door meerdere geïnterviewden als bijsturingsmogelijkheid genoemd. Met een nota van wijziging (soms inclusief nieuw raadsvoorstel) kan het concept besluit door het college worden aangepast in geval van veranderende omstandigheden. Diverse geïnterviewden refereren - als het gaat om bijsturingsmogelijkheden - ook aan de ‘motie vreemd aan de orde van de dag’. Deze motie kan door een raadslid worden ingediend als iets niet op de agenda staat, maar wel spoedeisend is. Tegelijkertijd komt uit de interviews naar voren dat in algehele zin de besluitvorming bij de complexere dossiers te maken krijgt met vertraging, door bijvoorbeeld vragen, rechtszaken, enzovoort.

Voorgaand aan commissie/ raadsvergadering

Raadsleden worden in de aanloop naar een commissie- en raadsvergadering via verschillende kanalen geïnformeerd, onder meer via vergaderstukken in relatie tot de commissie- en raadsvergaderingen. In 2024 stuurde het college van burgemeester en wethouders 41 raadsinformatiebrieven aan de gemeenteraad. Daarnaast waren er 10 raadswerkgroepen en vonden er 28 informatie-, beeldvormende en themabijeenkomsten11 om raadsleden en burgerleden te informeren over een breed scala aan onderwerpen12. De gemeenteraadsleden gaan soms binnen de gemeente Roerdalen samen op pad om bijvoorbeeld een bedrijf of locatie te bezoeken. Dit vindt niet plaats volgens een vaste cyclus (geijkt aantal momenten per jaar). Themabijeenkomsten vinden minder vaak plaats. De openbaarheid van deze bijeenkomsten is wisselend. Uit de interviews komt naar voren dat er ook wel eens themabijeenkomsten zijn georganiseerd waarbij burgers mogen aansluiten. Er vinden ook informatiebijeenkomsten plaats, om eerder in het traject over een bepaald onderwerp te kunnen spreken (ook met andere belanghebbenden, zoals burgers). “Er is niet een consequente aanpak dat er altijd een beeldvormende bijeenkomst wordt gehouden voordat het stuk wordt voorgelegd aan de raad. Je kunt vooraf

11

Dit is inclusief de bijeenkomsten die in relatie

eigenlijk al bedenken welke onderwerpen zich daar wel voor lenen. Dat zou

tot de Gemeenschappelijke Regelingen zijn

ingevoerd kunnen worden. Er is een termijn kalender die ieder presidium wordt

georganiseerd.

besproken. Je ziet op die lijst ook de thema-avondbijeenkomsten al terug”

12

Bron: https://roerdalen.bestuurlijkeinformatie.nl/

(geïnterviewde, 2025). →

50

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.2 Gemeente Roerdalen Voorgaand aan commissie/ raadsvergadering (vervolg)

In de aanloop naar de commissie -en raadsvergadering vinden voor wat betreft sommige thema’s raadswerkgroepen plaats. Hierbij kan gedacht worden aan thema’s als duurzaamheid of financiën. In elke raadswerkgroep hebben per partij twee raads- en commissieleden zitting. Daarnaast nemen de medewerkers die ambtelijk betrokken zijn bij het onderwerp deel aan de raadswerkgroep. Tot slot sluit de verantwoordelijk wethouder aan, welke veelal meer op de achtergrond bewaakt dat het gesprek over de inhoud gaat, dat kan worden meegedacht en niet te politiek wordt. Het werken met de raadswerkgroep wordt door de geïnterviewden als positief (en soms zelfs als best practice) ervaren omwille van onder meer de volgende redenen: •

Raads- en commissieleden krijgen eerder in het proces een rol/invloed: Hun input kan worden meegenomen in de voorbereiding van stukken.

•

Het wordt door de geïnterviewde als prettig ervaren dat ambtenaren aan tafel zitten om een gezamenlijk gesprek te voeren. “Voor ambtenaren is het fijn om te leren hoe een raadslid kijkt naar een bepaald vraagstuk. Dat geeft ambtenaren veel meer mogelijkheden om kennis over te dragen ten opzichte van de officiële route” (Geïnterviewde, 2025).

•

Een geïnterviewde geeft aan dat het meerwaarde heeft als bij elke raadswerkgroep-bijeenkomst gericht een vraag centraal staat. In dat geval lukt het beter om als raad al kaders mee te geven (bijv. wat gaan we doen, wat zijn ideeën, welke ideeën zijn kansrijk).

Als uitdaging/kanttekeningen komen de volgende punten naar voren voor wat betreft het werken met raadswerkgroepen: •

Er wordt soms een spanningsveld gevoeld met betrekking tot hoever een raads- of commissielid input kan leveren: Raadsleden kunnen niet geheel het beleid bepalen. “Het gevaar is dat ze te veel in de details gaan zitten. Sommigen zitten meer op proces/sturing; en een ander houdt zich veel met details bezig. Het is wel eens schipperen hoe we de rollen voor iedereen duidelijk houden” (Geïnterviewde, 2025).

•

De indruk kan ontstaan dat als een onderwerp via de raadswerkgroep is afgestemd, dat het dan automatisch als hamerstuk naar de gemeenteraad kan

13

Uit het onderzoek komt naar voren dat een

gaan. De raadswerkgroep kan iets voorbereiden, maar de gemeenteraad beslist.

fractie eigenlijk het vertrouwen hoort te geven

De indruk kan ontstaan dat alle raadsleden op de hoogte zijn van alles dat is

aan twee personen om over een bepaald

afgestemd in de raadswerkgroep. De informatie van de raadswerkgroep is niet

onderwerp mee te denken met de ambtenaren en

beschikbaar voor de gehele raad. Dit kan wel via de fractie worden ontsloten.

wethouder en eventueel een voorstel mee voor te bereiden. De oordeelsvorming en besluitvorming over dit voorstel vindt formeel gezien plaats

Zo geeft een geïnterviewde aan: “Nu ben ik afhankelijk van de doorvertaling van wat iemand mij vertelt. Dilemma’s worden daar besproken; en die komen

in een reguliere commissievergadering en

niet altijd in de raad”. De oordeelsvorming vindt daarmee – naar het idee van de

raadsvergadering.

geïnterviewden – niet altijd in het openbaar plaats13.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

51

3.2 Gemeente Roerdalen Ambtelijke bijstand

Uit de interviews komt naar voren dat raadsleden beperkt gebruikmaken van ambtelijke ondersteuning (bijvoorbeeld bij de voorbereiding van moties of amendementen of bij het opstellen van een initiatiefvoorstel). Als er contact plaatsvindt in relatie tot een initiatiefvoorstel, dan wordt dat door sommigen gezien als een mooi voorbeeld van hoe het kan. Contact met ambtenaren wordt voor een stukje ook georganiseerd via de raadswerkgroepen. Daarnaast zijn er ook raadsleden die rechtstreeks contact opnemen met ambtenaren, maar dat gebeurt niet structureel. Er is ook weleens discussie over geweest - en het spanningsveld dat dit met zich meebrengt - wordt herkend. Uit de interviews blijkt dat onderling contact voordelen biedt: raadsleden blijven beter op de hoogte, ambtenaren kunnen vragen beter duiden en krijgen meer inzicht in de achterliggende intentie. Tegelijkertijd schuilt er een risico in dit contact: het is niet de bedoeling dat een ambtenaar een raadslid politiek voedt, ten koste van de wethouder.

Verloop commissie- en raadsvergadering

In 2024 vergaderde de gemeenteraad 10 keer (bron: Ibabs gemeente Roerdalen). Het besluitvormingsproces is helder vastgelegd volgens de geïnterviewden. De protocollen worden als dienend ervaren. In algehele zin is er tevredenheid over de wijze waarop het besluitvormingsproces verloopt. Geïnterviewden geven aan dat burgers vaak gebruikmaken van spreekrecht tijdens de commissie- en/of raadsvergadering. Eén geïnterviewde geeft aan het opvallend te vinden dat een raadslid fysiek dient op te staan om te spreken (dus niet via een knop met microfoon op de tafel). Dit vormt een drempel om te spreken: “De meeste raadsleden op de flanken blijven zitten” (geïnterviewde, 2025). Een aantal geïnterviewde raadsleden geeft aan ontevreden te zijn over de lange doorlooptijd van totstandkoming/initiatief tot besluitvorming. Dit staat los van de formele termijn voor het aanleveren van raadsstukken, die in de praktijk niet worden overgeschreden. De periode vanaf het opstellen van een beleidsstuk door een ambtenaar tot het nemen van een besluit in de raad wordt als onnodig lang ervaren. Zo geeft een geïnterviewd raadslid aan: “Het moet niet zo zijn dat ambtenaren al die tijd mogen benutten; en wij maar kort. Men houdt zich stipt aan de weken, daarmee worden we altijd min of meer onder druk gezet. De aanloop duurt vaak lang, uiteindelijk bij besluitvorming sta je vaak met de rug tegen de muur”.

De geïnterviewden geven aan dat voor een ‘spoedje’ na zorgvuldige afweging toch een oplossing wordt gevonden. Er is tevredenheid over de commissiestructuur. De commissie bestaat per onderwerp uit twee leden van de fractie. Per fractie zijn er maximaal zes commissieleden, ongeacht de grootte van de fractie. →

52

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.2 Gemeente Roerdalen Verloop commissie- en raadsvergadering (vervolg)

De bemensing kan daarmee wisselen per bijeenkomst. Er worden drie dagen gereserveerd, maar in de praktijk wordt niet altijd op alle dagen ook daadwerkelijk een commissievergadering gepland. In de commissie wordt op basis van de meerderheid getoetst of een voorstel rijp is voor behandeling in de raad. Daarnaast geeft de commissie een positief of negatief advies, waarbij de vraag ‘waarom’ niet (standaard) aan de orde komt. Tot slot wordt besproken of het een hamerstuk/bespreekstuk betreft. Als iedereen positief is wordt het een hamerstuk. De technische vragen worden voorafgaand aan de commissievergadering gesteld, maar mogen ook tijdens de vergadering nog gesteld worden. Technische vragen mogen worden gesteld door raads -en burgerleden. Er zijn fracties die zelden een technische vraag vooraf al indienen, maar de voorkeur geven aan ‘on spot’ vragen stellen (en andersom). Het komt ook voor dat in de raadsvergadering nog een technische vraag wordt gesteld. Naast technische vragen, kunnen raadsleden ook schriftelijke vragen (RvO art. 33 vragen) stellen. De antwoorden hierop zijn openbaar. Uit de interviews blijkt dat sommige geïnterviewden de indruk hebben dat de oppositie regelmatig schriftelijke vragen indient. In werkelijkheid zijn er in 2024 echter slechts twee van dergelijke vragen door de oppositie gesteld.

Andere geïnterviewden geven juist aan dat er inderdaad terughoudend wordt omgegaan met dit type vragen. Voor burger commissieleden geldt bovendien dat zij geen schriftelijke vragen kunnen indienen. Een geïnterviewde geeft aan dat de situatie hierdoor ontstaat dat raadsleden worden gecontacteerd om alsnog de vraag te stellen. Raadsleden kunnen ook per e-mail vragen stellen. De antwoorden hierop zijn niet openbaar. Diverse raadsleden geven aan dat er nog meerdere e-mailvragen openstaan (sommige al sinds 2024 of zelfs nog uit de vorige collegeperiode). Uit het onderzoek/I-Babs blijkt echter dat dit niet klopt: er staan momenteel slechts twee e-mailvragen open. In de commissievergadering wordt het gesprek tussen fracties onderling – wat is belangrijk voor een goede afweging – niet of nauwelijks gevoerd. “Daarna wordt het politiek en zijn de kaarten al geschud. Het is zelden dat door een debat nog iets schuift en de afweging nog anders wordt gemaakt” (geïnterviewde, 2025). Diverse geïnterviewden geven aan dat het debat/gesprek met elkaar veel meer gevoerd mag worden (zie ook ‘vergadercultuur’). Een geïnterviewde geeft aan dat voor een bepaalde fractie de commissievergadering als proefvijver voor kandidaat raadsleden wordt gezien: “zodat ze toch een beetje politiek kunnen bedrijven in de commissie” (geïnterviewde, 2025).

Er is dus sprake van weinig tot geen oordeelsvorming in de commissievergadering. Na de commissievergadering is er een fractievergadering en coalitievergadering; en dan vindt pas de definitieve oordeelsvorming plaats (met raadsleden, wethouder, commissieleden, fractie-burgers).

Openheid in het proces, kracht in het besluit

53

Het presenteren van scenario’s stelt raadsleden beter in staat om een eigen afweging te maken.

54

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.2 Gemeente Roerdalen Presidium

Het presidium vindt plaats na de commissievergadering. De timing van de vergadering (voorafgaand aan de raadsvergadering) wordt door sommige geïnterviewden als een voordeel ervaren, gezien dit meer flexibiliteit geeft. Alle fracties zijn vertegenwoordigd in het presidium. Tijdens het presidium worden onder meer de volgende zaken besproken: •

Er wordt definitief bepaald of een stuk een hamer/bespreekpunt betreft. Het komt wel eens voor dat een bespreekstuk na verduidelijking in het presidium toch een hamerstuk wordt.

•

Tijdens het presidium ligt ook de termijnkalender voor, waarin de onderwerpen voor de volgende commissie worden bepaald (en het aantal vergaderingen dat daarvoor nodig is). De termijnkalender wordt nauwelijks als ‘stuurinstrument’ gebruikt om de jaaragenda te bepalen of om te komen tot initiatiefvoorstellen. Alleen de aanwezigen van het presidium hebben toegang tot de termijnkalender. Een geïnterviewde laat blijken dat het presidium sterker zou mogen sturen richting het college (betere spreiding van besluiten en dus de werkdruk over het jaar).

•

Het presidium besluit of er een vragen half uurtje voorafgaand aan de raadsvergadering wordt ingezet.

•

Tijdens het presidium worden (bij uitzondering) ook stukken gedeeld die niet in de commissie zijn besproken. Het Presidium doet voorstellen aan de raad over de eigen organisatie van de raad. Een raadsvoorstel voor bijv. de Verordening gemeentelijke Rekenkamer wordt via het Presidium in de routing gebracht voor de raadsvergadering (niet via het college).

•

Er wordt teruggeblikt op de vorige vergadering. Deze evaluatie wordt als waardevol aangemerkt.

•

Tijdens het presidium worden inhoudelijk zaken besproken (losstaand van de raadsagenda). Het komt voor dat aan de burgemeester vragen worden gesteld over bepaalde onderwerpen. Er is ook een rondvraag geagendeerd als: wat verder ter tafel komt. Als hierbij iets aan de orde komt, dan komt dit in het verslag te staan. Het verslag wordt aan alle raadsleden gemaild. Desalniettemin komt uit de interviews het signaal naar voren dat raadsleden die geen zitting hebben in het presidium, geen kennis kunnen nemen van de antwoorden. Aangegeven wordt dat de aanwezige fractievoorzitters hierin wel als doorgeefluik kunnen opereren.

De burgemeester maakt soms gebruik van het seniorenconvent. Formeel kent de gemeente dit niet, maar dan wordt het presidium afgerond om vervolgens bijvoorbeeld verder in te zoomen op een onderwerp als integriteit (hoe daarmee om te gaan).

Openheid in het proces, kracht in het besluit

55

3.2 Gemeente Roerdalen Kwaliteit van de vergaderstukken

Uit de interviews blijkt dat het proces rondom de vergaderstukken – ten behoeve van het verbeteren van de kwaliteit - een aantal jaar geleden onder de loep is genomen. Ambtelijk vindt er om te beginnen een ‘fase nul gesprek’ plaats met de bestuursadviseur. Tijdens dit gesprek komt de essentie/het doel aan bod; en wordt getracht de blik van de ambtenaar te laten verbreden (ook financiële/juridische componenten die bijvoorbeeld van belang zijn). Uit de interviews blijkt dat de bestuursadviseur deze nieuwe werkwijze nog niet consequent inzet omwille van onder meer praktische redenen. Het stuk wordt ook altijd door de teammanager geaccordeerd. Op het moment dat een voorstel aan het college volgt, start nog een kwaliteitscontrole. De juristen en de bestuursadviseur worden dan betrokken om een ‘finale check’ uit te voeren, waarbij onder meer wordt gekeken naar de opbouw van het voorstel en of de geheimhouding en mandatering juist is. De gemeentesecretaris bepaalt daarna of het rijp is voor het college. De griffie vervult in de omgang met gevoelige informatie (in complexe/incidentele gevallen) soms een tussenschakel voordat een voorstel in het college wordt behandeld. Dat wil zeggen dat de griffier soms controleert of op goede gronden geheimhouding wordt opgelegd. Dit is echter geen standaard stap.

Het format voor een raadsvoorstel is nieuw ontworpen, zodat het een duidelijke lijn omvat met betrekking tot opbouw, kanttekeningen besluit, enzovoort. Ten aanzien van de leesbaarheid van de stukken zijn er ook al stappen gezet na een training ‘Schrijven van bestuurlijke stukken’ (op basis van het nieuwe format). Dit wordt door een geïnterviewde zelfs als best practice gezien. Uit de interviews komt naar voren dat voor wat betreft de kwaliteit van de vergaderstukken/informatievoorziening er een aantal verbeterpunten aan te merken zijn. Samenvatting Gezien de omvang van de beschikbare informatie doen een aantal raadsleden de suggestie om – in het besef, dat compactheid en compleetheid met elkaar concurreren – te werken met een oplegvel. Dit oplegvel dient de essenties van het te behandelen voorstel weer te geven. Zo geven geïnterviewden aan: •

“Maak er een soort mini-versie van of voeg een oplegger toe met de belangrijkste punten. Een samenvatting vanuit de gemeente zou daarom erg handig zijn”.

•

“Probeer meer samenvattend bezig te zijn, zodat niet iedereen per se alle documenten hoeft door te worstelen. Het raadsvoorstel zie ik als een oplegvel. Ik ben er voorstander van om de raadsvoorstellen meer te zien als een fatsoenlijke samenvatting van de onderliggende stukken; en daar moet ook het voorstel van het college in zitten waar de raad over moet beslissen”. →

56

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.2 Gemeente Roerdalen Kwaliteit van de vergaderstukken (vervolg)

Scenario’s Een aantal geïnterviewden geeft aan dat scenario’s (nog) beter geduid mogen worden in de vergaderstukken. Het gaat dan om meer dan alleen de keuze tussen ‘ja’ en ‘nee’. Zo geeft een geïnterviewde aan: “We kunnen ons nog verbeteren in het weergeven van verschillende scenario’s. Het is makkelijk om te zeggen: Het voorstel omvat (alleen) scenario a, want we hebben daar over nagedacht. Je ziet vaak dat in de stap naar het college wel scenario’s zijn uitgewerkt. Vervolgens gaat het stuk dan zonder scenario’s naar de raad. Het presenteren van scenario’s stelt raadsleden beter in staat om een eigen afweging te maken”. Een presentatie van de scenario’s – zo is de verwachting – draagt bij aan de bevordering van het debat en daarmee aan de verbetering van de besluitvorming. Compleetheid Verschillende geïnterviewden geven aan dat ze een voorstel/besluit graag zo compleet mogelijk wensen; en daarmee wordt vooral gedoeld op de onderliggende/ bijbehorende documenten. Hierbij kan gedacht worden aan een (werkende) ‘link’ naar verslaglegging van besprekingen met belanghebbenden. Indien wet- en regelgeving van medeoverheden op het voorstel van invloed zijn worden raadsleden hieromtrent graag geïnformeerd.

Evaluatie Ten slotte wordt het door diverse raadsleden als waardevol gezien indien ook aan de voorkant van de besluitvorming meer aandacht is voor (eventueel tussentijdse) evaluatie van het besluit (zie ook de toelichting bij ‘evaluatie’). Onduidelijkheid over gevoeligheid Voor wat betreft de vergaderstukken wordt binnen de gemeente Roerdalen onderscheid gemaakt tussen openbaar, geheim en vertrouwelijk. Het onderscheid tussen de smaken ‘geheim’ en ‘vertrouwelijk’ is voor sommige geïnterviewde

14

In onderstaande tabel zijn de

raadsleden onduidelijk.14 Het blijkt lastig om de rol van een raadslid te vervullen,

belangrijkste verschillen kort samengevat.

wanneer er informatie in vertrouwelijkheid is verkregen. Zo geeft een geïnterviewde

Vertrouwelijkheid heeft geen formele status

aan: “Sommigen ontwijken deze informatie bij voorkeur”. Er zijn echter ook dossiers,

onder de Woo. Bij de gemeente Roerdalen zijn geen afspraken en/of gedragscodes

waarbij de informatie dermate gevoelig ligt, dat het raadslid het juist prettig vindt

opgesteld omtrent vertrouwelijkheid (zie ook

dat deze niet met burgers hoeft te worden besproken. Als voorbeeld kunnen de

hoofdstuk 2).

uitbreidingslocaties voor woningbouw worden genoemd.

Aspect

Openbaarheid

Geheimhouding

Vertrouwelijkheid

Wettelijke basis

Wet open overheid (Woo):

Gemeentewet art. 25 en Woo art. 5.1

Geen formele basis in Woo; gebaseerd

openbaarheid is het uitgangspunt

(uitzonderingsgronden)

op afspraken of gedragscodes)

Formeel besluit

Nee, tenzij er reden is voor

Ja – college, burgemeester of raad legt het

Nee – informele afspraak

nodig?

beperking

op; raad bekrachtigt

Doel

Transparantie, democratische

Bescherming van zwaarwegende belangen

Vertrouwen in besluitvorming of

controle

(bijv. veiligheid, privacy, economie)

overleg bevorderen

Openheid in het proces, kracht in het besluit

57

3.2 Gemeente Roerdalen Betrokkenheid burgers

Hoewel ‘belanghebbenden’ in verschillende categorieën kunnen worden onderverdeeld, richt dit onderzoek zich – in het kader van betrokkenheid bij besluitvorming – specifiek op de burgers. Daarbij is de insteek beperkt tot de vraag in hoeverre raadsleden een beeld hebben van de belangen van deze burgers en of zij van mening zijn dat burgers in voldoende mate bij het besluitvormingsproces worden betrokken. Van belang om hierbij op te merken is dat burgers niet zijn geraadpleegd in dit onderzoek. Binnen de gemeente Roerdalen worden burgers op verschillende manieren binnen het bestuurlijk besluitvormingsproces (actief dan wel passief) betrokken, waarbij zij in de verschillende fases verschillende mogelijkheden hebben om hun inbreng te leveren. Zo kunnen burgers zienswijzen indienen of gebruik maken van het inspreekrecht bij commissie -of raadsvergaderingen. Om burgers bij de besluitvormingsprocessen te betrekken zijn er ook burgerpanels ingericht. Het burgerpanel wordt niet als instrument gebruikt door de gemeenteraad. De ervaring van diverse geïnterviewden is dat de betrokkenheid van burgers toeneemt, zodra zij (meer) geraakt worden door een onderwerp. Dit betekent dat de betrokkenheid van burgers bijvoorbeeld tijdens informatieavonden groter is, zodra het thema direct op hunzelf betrekking heeft.

Er zijn pogingen ondernomen door ‘ad random’/via loting een representatieve vertegenwoordiging samen te stellen. Welke aanpak het meest geschikt is, wordt momenteel nog verkend. Uit de interviews komt naar voren dat het de rol van burgers in het besluitvormingsproces een complexe aangelegenheid is. De wensen van burgers kunnen op gespannen voet staan met hetgeen realistisch is. Zo geven geïnterviewden aan: •

“Kun je nog wel ‘nee’ zeggen als raadslid als veel inwoners betrokken zijn, of moet je vooraf als raad meegeven wat je wil?”

•

“Betrokkenheid van burgers bij de totstandkoming van besluitvorming is moeilijk: Dat is meepraten, gehoord worden. Echter, het is niet meebeslissen en dat is een misvatting die bij veel bewoners leeft”.

•

“We hebben wel eens problemen met burgers die geen ‘nee’ willen horen (…). Dat komt regelmatig voor”.

Dit roept volgens diverse geïnterviewden de vraag op ‘hoe ver’ je burgers dient te betrekken bij het bestuurlijk besluitvormingsproces. Diverse geïnterviewden geven aan dat er een verordening dient te komen hiervoor (mede in relatie tot burgerparticipatie).

58

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.2 Gemeente Roerdalen

“De vergadercultuur is braaf. Het debat mag scherper.”

Vergadercultuur

Onder de geïnterviewden is tevredenheid over de goede onderlinge verhoudingen. Er wordt politiek gezien niet op de man gespeeld. De politiek wordt bedreven met inachtneming van de fatsoensnormen en de samenwerking wordt aangemerkt als constructief. In dat kader worden momenten als de borrel na afloop van de raadsvergadering ook als belangrijk aangemerkt. Ondanks de algehele tevredenheid over de constructieve samenwerking, klinken er ook kritische geluiden in relatie tot de vergadercultuur. De ervaring van sommige geïnterviewden is dat het voorkomt dat: •

Fracties een stuk niet rijp achten voor behandeling in de gemeenteraad, omdat ze het er eigenlijk niet mee eens zijn.

•

Dat fracties zich (om de verkeerde reden) onthouden van advies: “Als een partij zich onthoudt van advies, dan wordt het automatisch een bespreekpunt. Dit terwijl het misschien over iets simpels gaat” (geïnterviewde, 2025).

De vergadercultuur wordt als ‘braaf’ aangemerkt. Dit heeft in de praktijk ook een keerzijde: Er is sprake van weinig debat en er wordt weinig geïnterrumpeerd volgens de geïnterviewden. Vanuit de burgemeester is getracht om meer debat te stimuleren. De raadsleden hebben hiertoe in het verleden ook de cursus ‘debating’ aangeboden gekregen. Het wordt echter door het gros van de geïnterviewden nog steeds als een kans gezien om meer het gesprek met elkaar te voeren en/of de scherpte op te zoeken, om zodoende tot een beter besluit te komen: “Scherpe tegenstellingen worden in de fractie eruit gehaald; en dan volgt een unanieme verklaring. Dan wordt het debat in de achterkamer gevoerd. De burger krijgt een afgevlakt verhaal, maar die herkent zich daar dus niet zo zeer in. Met hoofdelijke stemming blijkt dan, wie ertegen was” (geïnterviewde, 2025). Er is onder de geïnterviewden geen gedeelde oplossing voorhanden om meer debat te bewerkstellingen. Een raadslid oppert het idee voor een training ‘scherpte opzoeken in debat’.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

59

3.2 Gemeente Roerdalen Reactief opereren van de gemeenteraad

Uit de interviews komt naar voren dat de handelswijze van de gemeenteraad in relatie tot het proces van bestuurlijke besluitvorming overwegend reactief is. De gemeenteraad heeft grotendeels een afwachtende en volgende houding. De hoofdmoot van de stukken wordt voorgesteld door college, waarbij veelal op initiatief van de ambtelijke organisatie de stukken zijn uitgewerkt op basis van de kaders die de leidraad vormen hiervoor. “Het komt ook voor dat een wethouder zegt, dit speelt in de regio en hier moeten we iets mee” (geïnterviewde, 2025). Geïnterviewden geven aan dat er in 2024 één initiatiefvoorstel van de gemeenteraad is geweest, waarvoor ook ambtelijke bijstand heeft plaatsgevonden. Dat er weinig initiatief is van de gemeenteraad hangt volgens de geïnterviewden onder meer samen met de steeds meer en complexer wordende materie en de tijdsdruk (gezien het raadslidmaatschap veelal een nevenfunctie betreft). Uit de interviews blijkt dat er bij de gemeenteraad geen (ontwikkel)wens leeft om in de toekomst meer proactief te opereren/initiatiefvoorstellen in te dienen.

Rol oppositie versus coalitie

De meerderheid van de geïnterviewden geeft aan dat de oppositie een goed voorstel vanuit de coalitie kan steunen; en andersom geldt dat de coalitie soms ook meegaat in een voorstel van de oppositie. “Wat als de oppositie een motie indient? Zij hebben zeker kans van slagen. We hebben ook wel eens met een voltallige meerderheid een amendement of motie van de oppositiepartij aangenomen. Het wordt niet aan de kant geschoven, omdat het van die fractie is” (geïnterviewde, 2025). Echter, voor de oppositie is de ervaring dat meestal de afspraak geldt dat de coalitie niet de motie of het amendement steunt. Uit de interviews komt verder naar voren dat de coalitieleden soms een informatievoorsprong (lijken te) hebben ten opzichte van de oppositie. Voor de oppositie geldt dat eventuele moties soms laat bij hen bekend zijn. De geïnterviewde coalitieleden geven ook aan soms wat beter geïnformeerd te zijn door de eigen wethouder. Dit hangt samen met het gegeven dat een aantal wethouders bij het fractieoverleg aanschuift; en alle wethouders structureel aanwezig zijn bij het coalitieoverleg. Een mogelijk nadeel van deze informatievoorsprong is dat coalitieleden in het belang van het meerderheidsbesluit al vroegtijdig rekening houden met de mening van andere fracties.

De geïnterviewden geven aan dat in de praktijk wordt getracht om de rollen/ handelswijze zo veel mogelijk gescheiden te houden, ondanks dat voorgaande werkwijze tussen wethouder-coalitie strikt genomen niet als dualistisch kan worden aangemerkt. Zo wordt aangegeven dat de wethouders zich op de juiste momenten afzijdig houden, maar wordt wel afgetast hoe fracties ergens over denken. Ook worden waar nodig verkeerde aannames bijgestuurd en lichten wethouders zaken toe. →

60

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.2 Gemeente Roerdalen Rol oppositie versus coalitie (vervolg)

Dat de handelswijze afdoende duaal is, blijkt volgens de geïnterviewden ook uit het stemgedrag. De geïnterviewde coalitieleden geven aan dat het voorkomt dat tegen het standpunt van de eigen wethouder wordt gestemd. Zo wordt aangegeven: “Soms komt de wethouder wel eens voor tribunaal te staan. Het wordt niet altijd al dichtgetimmerd in de coalitie” (geïnterviewde, 2025). Naast dat wordt aangegeven dat de coalitieleden soms een informatievoorsprong hebben doordat de eigen wethouder aansluit bij het coalitie en/of fractieoverleg, wordt ook aangegeven dat voor alle fracties – dus ook de oppositie – het contact met de wethouder laagdrempelig kan worden opgezocht: “Het maakt niets uit van welke partij een wethouder dan is. Als er iets speelt, kun je makkelijk op de wethouder afstappen” (geïnterviewde, 2025).

Evaluatie in relatie tot besluitvorming

De meerwaarde van evaluatie wordt breed onderkend. Desalniettemin wordt er in de praktijk wisselend mee omgegaan. Uit de interviews komen drie soorten ‘aandachtspunten’ naar voren. Aandachtspunt 1 Allereerst is er bij de besluitvorming niet altijd aandacht voor de evaluatie. Uit de interviews komt verder naar voren dat evaluatie niet standaard in het format is opgenomen, maar bij een aantal voorstellen is evaluatie wel van begin af aan onderdeel van het voorstel. Aandachtspunt 2 Ten tweede wordt de afgesproken evaluatie niet altijd (tijdig) uitgevoerd. Voor verschillende beleidsterreinen zijn evaluaties aangekondigd, die nog niet zijn uitgevoerd. Zo kan bijvoorbeeld vastgesteld worden of regelingen te moeilijk zijn voor de doelgroep. Zo geeft een geïnterviewde hierover aan: “Een toegezegd plan blijft in 2024 uit. Het gemak waarmee en het niet uitleggen waarom het wordt doorgeschoven… Laat zien wat je wel in die tijd gedaan hebt”. Dat dergelijke evaluaties niet worden uitgevoerd wordt door verschillende geïnterviewden als een gemiste kans gezien. Zo geeft een geïnterviewde hierover aan: “De evaluatie die vaak ontbreekt is wel een aandachtspunt, want het is zonde van al het werk, dat daar al aan vooraf is gegaan. Begin niet telkens opnieuw en maak eens iets af. Evalueer en kijk er ook met elkaar naar”. Aandachtspunt 3 Ten derde is evaluatie niet altijd eenvoudig.

Buiten dat evalueren tijd en dus ambtelijke capaciteit kost, zijn soms ook de effecten van beleid lastig te meten (bijvoorbeeld voor wat betreft het sociaal domein). In dat geval gaat de aandacht dan ook meer uit naar de processen. Zo geeft een geïnterviewde aan: “Vaak zit in het besluit ook het evaluatieproces opgenomen. Dat is in ieder geval zo bij het sociaal domein. Dit terwijl we juist voor wat betreft dat domein de minst tastbare resultaten hebben. Als je afspreekt dat je 120 woningen per jaar bouwt, dan is dat een hard criterium. Bij het sociaal domein kan vaak meer geleerd worden uit het proces dan de absolute gegevens”.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

61

Een meer open gesprek tussen fracties geeft het debat betekenis en vergroot de kwaliteit van de uiteindelijke afweging.

62

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.2 Gemeente Roerdalen Integriteit en belangenverstrengeling

De burgemeester heeft op grond van artikel 170, tweede lid, van de Gemeentewet de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. De burgemeester wordt door de geïnterviewden inderdaad ook gezien als hoeder van de integriteit. Wethouders worden voor aantreden getoetst op mogelijke belangenverstrengeling en/of integriteitskwesties. De gemeente kent een gedragscode integriteit voor burgemeester en wethouders en een aparte gedragscode voor volksvertegenwoordigers, waarbij is vastgelegd hoe in bepaalde situaties gehandeld dient te worden. Eens in de zoveel tijd is er een bijeenkomst waarin de integriteit ‘gefinetuned’ wordt. Bij het vermoeden van belangenverstrengeling wordt het gesprek hierover gevoerd. Sommige raadsleden onthouden zich van actie of inbreng, indien zij bij een organisatie (als bestuurslid) betrokken zijn. Hierbij komt het voor dat zij de raadszaal verlaten. “We bespreken of er sprake is van een integriteitsissue. Het is ook niet kiezen of je als raadslid ‘zin hebt’ om mee te stemmen. We hebben ook wel eens gezegd, je bent verplicht om te stemmen of juist niet”. De open overlegcultuur (zie ook ‘vergadercultuur’) draagt bij aan het bespreekbaar maken van het thema integriteit/belangenverstrengeling. Door deze openheid schiet niemand in een kramp, wanneer er aandacht nodig is voor het thema.

Ondanks het open gesprek en de ondersteunende gedragscode wordt integriteit en/of belangenverstrengeling soms ook als een lastig onderwerp ervaren. Zo zijn juist de raadsleden veelal (buiten de gemeenteraad om) actief in de gemeenschap; of hebben zij familie of kennissen die (neven)functies hebben die kunnen linken aan de besluitvorming. Een geïnterviewde geeft hierover aan: “Die (schijn van) belangenverstrengeling is moeilijk. Als je het letterlijk gaat doen, dan houd je weinig mensen over om in besluitvormingsprocessen deel te nemen”. De geïnterviewden bestempelen het als prettig dat de ‘druk’ vanuit de samenleving (in relatie tot de voorgenomen besluiten) vooralsnog altijd binnen de aanvaardbare proporties is gebleven. De bestuurlijke en maatschappelijke omstandigheden - waaronder tot besluitvorming wordt gekomen - worden als ‘rustig vaarwater’ gekwalificeerd. Dat wil zeggen dat de daarbij bestuurlijk direct betrokkenen geen onevenredige druk vanuit de samenleving ervaren.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

63

3.2 Gemeente Roerdalen

Best practices In de voorgaande uiteenzetting zijn de best practices waar van toepassing reeds benoemd. Samengevat zijn de best practices:

✓

De vergadercultuur en goede verhoudingen die er zijn (respectvol, open met elkaar omgegaan)

✓

De standaard evaluatie in relatie tot de werkwijze van het Presidium

✓

De praktijk van de raadswerkgroepen om specifieke thema’s uit te diepen

✓

De training ‘bestuurlijke stukken schrijven’ op basis van het nieuwe format (ambtelijk)

✓

64

De kwaliteitscheck in het collegeproces

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

©2025

3.3 Verschillen en overeenkomsten tussen Maasgouw en Roerdalen

Verschillen Op basis van de voorgaande paragrafen zijn enkele verschillen tussen de gemeenten Maasgouw en Roerdalen te benoemen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste verschillen die naar voren zijn gekomen uit de interviews. Het overzicht is bedoeld ter illustratie van de meest opvallende overeenkomsten en is niet uitputtend. De verschillen die zijn gebaseerd op de documentenstudie zijn reeds in het voorgaande hoofdstuk uitgewerkt.

Maasgouw

Roerdalen

In 2024 stuurde het college van burgemeester en wethouders

In 2024 stuurde het college van burgemeester en wethouders

58 raadsinformatiebrieven naar de gemeenteraad; en hield 27

41 raadsinformatiebrieven naar de gemeenteraad; hield 10

themabijeenkomsten.

raadswerkgroepen. Er waren 28 informatie-, beeldvormende en themabijeenkomsten.

Spreekrecht burgers alleen tijdens commissievergadering.

Spreekrecht burgers bij commissie- én raadsvergadering

Tijdens raadsvergadering spreken via knop/microfoon.

Raadsleden dienen te spreken achter het spreekgestoelte (of bij de interruptiemicrofoons).

Ontevredenheid/weinig zicht op ambtelijk proces voorafgaand

Ontevredenheid over (ambtelijk) proces voorafgaand iets bij het

iets bij het college komt (inhoudelijke afwegingen).

college komt (doorlooptijd/duur totstandkoming beleidsstuk).

Uiteenlopende (on)tevredenheid over de commissiestructuur.

Grotendeels tevredenheid over de commissiestructuur.

Commissie gepland over één avond.

Commissie gepland over (maximaal) drie dagen.

Technische vragen moeten voorafgaand aan

Technische vragen mogen vooraf én tijdens commissie-

commissievergadering gesteld worden. Technische vragen

vergadering gesteld worden. Technische vragen worden

komen niet aan de orde in raadsvergadering.

soms, tegen de bedoeling in, in de raadsvergadering gesteld.

Presidium is gepland voorafgaand aan de commissievergadering.

Presidium is gepland na de commissievergadering.

Er vinden met name themabijeenkomsten (niet openbaar)

Er vinden met name raadswerkgroepen (niet openbaar)

plaats. Raadswerkgroepen vinden minder vaak plaats.

plaats. De openbaarheid van de (thema)bijeenkomsten is wisselend.

De kwaliteit van raadsvoorstellen kan verbeterd worden voor

De kwaliteit van raadsvoorstellen kan verbeterd worden voor

wat betreft: Tijdigheid, evaluatie, rol van inwoners, scenario’s.

wat betreft: doorlooptijd, scenario’s, evaluatie, compleetheid, duidelijkheid omtrent gevoeligheid.

De gemeenteraadsleden gaan volgens een vaste cyclus

De gemeenteraadsleden gaan soms samen op pad om

samen op pad om bijvoorbeeld een bedrijf of locatie te

bijvoorbeeld een bedrijf of locatie te bezoeken. Dit vindt niet

bezoeken (‘Tour de Maasgouw’).

plaats volgens een vaste cyclus (geijkt aantal momenten per jaar).

Tabel 5 Verschillen gemeente Maasgouw en Roerdalen op basis van interviews

Openheid in het proces, kracht in het besluit

65

3.3 Verschillen en overeenkomsten tussen Maasgouw en Roerdalen

Overeenkomsten Naast verschillen, zijn er ook een aantal belangrijkste overeenkomsten te benoemen tussen de gemeente Maasgouw en gemeente Roerdalen. Onderstaande uiteenzetting is bedoeld ter illustratie van de meest opvallende overeenkomsten en is niet uitputtend. Verdere verdieping op deze punten is te vinden in de voorgaande paragrafen.

Een aantal overeenkomsten tussen de gemeenten Maasgouw en Roerdalen Er is overall gezien sprake van weinig debat. De ‘brave’ cultuur is kenmerkend voor de gemeentepolitiek.

+ / ­– –

De kaarten zijn vaak al geschud voor aanvang raadsvergadering. De inbreng van de gemeenteraadsleden is veelal gericht op zenden richting het college. Er is sprake van

–

weinig onderling ideeën uitwisselen binnen de (raads/commissie)vergaderingen. De ‘brave’ cultuur kent ook een positief aspect: Deze zorgt voor goede onderlinge verhoudingen: Er is