Agendabundel

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024

Pagina 2

2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 800,- per fractie en een variabel deel van € 150,- per raadszetel van de fractie, per jaar. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd conform de methodiek van de programmabegroting. 3. De financiële bijdrage per fractie wordt berekend naar het aantal leden van de fractie op de peildatum 1 april. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken. 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten; c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten; d. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; e.

uitgaven die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen, eventueel op declaratiebasis; f. opleidingen voor raads- en commissieleden. Artikel 8. Declaratie financiële bijdrage 1. De declaratie voor de aanvraag van de financiële bijdrage wordt jaarlijks door de fractie, met de daaraan ten grondslag liggende bewijsstukken, uiterlijk één maand na het verstrijken van het zittingsjaar ingediend bij de griffie. 2. De griffie stelt jaarlijks op basis van de door de fracties aangeleverde declaraties een rapportage op voor het raadspresidium. 3. Het raadspresidium stelt, in opdracht van de gemeenteraad, de in het tweede lid bedoelde rapportage vast. 4. De op basis van de vastgestelde rapportage uit te keren vergoeding per fractie wordt zo spoedig mogelijk uitgekeerd aan een door elke fractie aan te wijzen persoon (penningmeester). 5. Indien de griffie meent dat een declaratie (mogelijk) niet in aanmerking komt voor vergoeding in het kader van de verordening, wordt de indiener (fractie) hierover geadviseerd. 6. Bij voortdurende onenigheid, beslist het raadspresidium. Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie 1.

Indien tijdens een zittingsjaar een of meer raadsleden die deel uitmaken van een fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, als zelfstandige fractie(s) gaat (gaan) optreden, heeft zij met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel 6 genoemde financiële bijdrage. 2. Indien tijdens een zittingsjaar meer fracties als één fractie gaan optreden, na mededeling aan de voorzitter van de raad, heeft deze nieuw gevormde fractie met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel 6 genoemde financiële bijdrage. 3. Indien tijdens een zittingsjaar een lid van een fractie zich aansluit bij een andere bestaande fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, hebben betrokken fracties met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar aanspraak op de in artikel 6 genoemde financiële bijdrage gebaseerd op het nieuwe aantal leden.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024

Pagina 3

Artikel 10. Reserve De raad reserveert het in een jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage van het fractiebudget niet, maar laat dit terugvloeien naar de algemene reserve. Artikel 11. Uitvoering 1. De uitvoering van de verordening wordt opgedragen aan de griffier. 2. De raad wordt jaarlijks in kennis gesteld van de uitvoering van deze verordening. Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 maart 2024 (start zittingsjaar). 2. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024”. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 september 2024. De griffier

De voorzitter

mr. M. Heijnens-Coenjaerts

mr. M. D. de Boer-Beerta

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024

Pagina 4

Toelichting Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024 Algemeen Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 8) vatbaar is voor bezwaar en beroep. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol.

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming) vallen onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen.

Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel 1. Definities Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024

Pagina 5

de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 2. Verzoek om informatie Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren.

Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken. Artikel 3. Verzoek om bijstand Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid). Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand.

Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer. Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024

Pagina 6

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd conform de methodiek van de programmabegroting. Dat wil zeggen dat het totale budget conform de programmabegroting jaarlijks wordt aangepast aan het algemeen inflatiepercentage conform CPB raming maart (2024 voor de programmabegroting 2025) prijs materiële overheidsconsumptie. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage De fractieondersteuning bevat regels over de besteding en de verantwoording van de bijdrage. Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd. Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie. De bijdrage kan worden gebruikt voor: A. bouw en onderhoud website; B. organiseren van bijeenkomsten, zaalhuur, etc.; C. spreekuur, emaildienst of telefoonnummer voor vragen; D. faciliteiten en communicatie (computers, kantoorinrichting, thuiswerken); E. secretariële ondersteuning; F. inhuren van extern advies; G. aantrekken van een fractie-assistent, fractiesecretaris of ander personeel; H. financiële en facilitaire ondersteuning bij het uitwerken van initiatieven ter invulling van de volksvertegenwoordigende rol; I. contra-expertise; J. excursies.

Artikel 8 Declaratie financiële bijdrage De declaratie wordt na de indiening, die uiterlijk plaats moet vinden in de maand maart (volgend op het afgelopen zittingsjaar), door de griffie gecontroleerd op toegestaan en niet toegestaan gebruik. De griffie stelt vervolgens een rapportage op die wordt voorgelegd aan het raadspresidium. Het raadspresidium stelt, in opdracht van de gemeenteraad, de rapportage vast waarna de financiële bijdrage op basis van de verordening zo spoedig mogelijk wordt uitgekeerd. Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024

Pagina 7

Artikel 10. Reserve Het deel van de financiële bijdrage waarop voorwaardelijk aanspraak wordt gemaakt en dat niet wordt gebruikt, wordt niet gereserveerd voor gebruik ten behoeve van die fractie in de volgende jaren. Het geld vloeit terug naar de algemene reserve. Artikel 11. Uitvoering Dit artikel behoeft geen verdere toelichting. Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024

Pagina 8

Was-wordt- overzicht Behorende bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024 Was

Wordt

Verordening ambtelijke bijstand 02-01-2007

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Roerdalen 2024

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. fractie: een lid of de leden van een politieke groepering dat (die) in de gemeenteraad zitting heeft (hebben) namens die politieke groepering. b. zittingsjaar: periode van 1 maart van enig jaar tot en met februari van het daaropvolgende jaar.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren; b. bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie; c. fractie: een lid of de leden van een politieke groepering dat (die) in de gemeenteraad zitting heeft (hebben) namens die politieke groepering. d. zittingsjaar: periode van 1 maart van enig jaar tot en met februari van het daaropvolgende jaar.

Artikel 1. Een raadslid kan zich tot de griffier wenden met een verzoek om: a. feitelijke informatie; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. c. bijstand bij het opstellen van (initiatief)voorstellen, amendementen en moties, of andere vormen van inhoudelijke bijstand gerelateerd aan de taakstelling van de raad en haar leden. 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door of vanwege de secretaris gegeven. 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de

Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of bijstand Artikel 2. Verzoek om informatie 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Verordening ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning Roerdalen 2024 Was-Wordt

1

secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist. 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel 2. 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand tenzij; a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b. dit het belang van de gemeente kan schaden; c. het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand. 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3. Verzoek om bijstand 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen. 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als: a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden; c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd. 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 3. Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Vervalt

Verordening ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning Roerdalen 2024 Was-Wordt

2

Artikel 4. 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. 2. Indien overleg tussen raadslid, griffier en secretaris, niet leidt tot een bevredigende oplossing wordt de zaak aan de burgemeester voorgelegd. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris. 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5. 1. De ambtelijke bijstand, als bedoeld in artikel 1, lid 1 onder c, bestaat uit een vast deel van 8 uren voor elke fractie. Daarnaast heeft elke fractie recht op 5 uren ambtelijke bijstand per raadszetel. 2. De secretaris houdt een register van verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c bij, waarin per verzoek om ambtelijke bijstand wordt opgenomen: a. welk raadslid om bijstand heeft verzocht; b. over welk onderwerp om bijstand is verzocht, uitgezonderd verzoeken als bedoeld in artikel 7, eerste lid; c. welke ambtenaar de bijstand heeft verleend; d. hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost; e. de reden waarom een verzoek is geweigerd. De griffier ontvangt periodiek een afschrift van het register.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6. De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college en de griffier desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.

Vervalt

Verordening fractieondersteuning 14-04-2014

Paragraaf 3 Fractieondersteuning

Artikel 2. 1. De fracties, als bedoeld in artikel 33, tweede lid, van de Gemeentewet, ontvangen

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van

Verordening ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning Roerdalen 2024 Was-Wordt

3

jaarlijks op declaratiebasis een financiële bijdrage in de kosten welke worden gemaakt voor de uitoefening van haar werkzaamheden. 2. De fracties dienen de bijdrage te besteden om hun volksvertegenwoordigende, kadersteIlende en controlerende rol te versterken. Artikel 3. 1. De in artikel 2 bedoelde financiële bijdrage bedraagt maximaal € 600,- voor elke fractie vermeerderd met € 120,- per raadszetel. 2. De financiële bijdrage per fractie wordt berekend naar het aantal leden van de fractie op de peildatum 1 april.

de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks door de raad bepaald bij de vaststelling van de gemeentebegroting voor dat jaar. 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 800,- per fractie en een variabel deel van € 150,- per raadszetel van de fractie, per jaar. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd conform de methodiek van de programmabegroting. 3. De financiële bijdrage per fractie wordt berekend naar het aantal leden van de fractie op de peildatum 1 april.

Artikel 7. 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken. 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten; c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten; d. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; e. uitgaven die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen, eventueel op declaratiebasis; f. opleidingen voor raads- en commissieleden.

Verordening ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning Roerdalen 2024 Was-Wordt

4

Artikel 4. 1. De declaratie voor de aanvraag van de financiële bijdrage wordt jaarlijks door de fractie, onder bijvoeging van daaraan ten grondslag liggende bewijsstukken, uiterlijk één maand na het verstrijken van het zittingsjaar ingediend bij de griffie. 2. De griffie stelt jaarlijks op basis van de door de fracties aangeleverde declaraties een rapportage op voor het presidium. 3. Het presidium stelt de in het tweede lid bedoelde rapportage vast. 4. De op basis van de vastgestelde rapportage uit te keren vergoeding per fractie wordt zo spoedig mogelijk uitgekeerd aan een door elke fractie aan te wijzen persoon (penningmeester).

Artikel 5. 1. Indien tijdens een zittingsjaar een of meer raadsleden die deel uitmaken van een fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, als zelfstandige fractie(s) gaan optreden, heeft zij met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel 2 genoemde financiële bijdrage. 2. Indien tijdens een zittingsjaar meer fracties als één fractie gaan optreden, na mededeling aan de voorzitter van de raad, heeft deze nieuw gevormde fractie met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel 2 genoemde financiële bijdrage. 3. Indien tijdens een zittingsjaar een lid van een fractie zich aansluit bij een andere bestaande fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, hebben betrokken fracties met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar aanspraak op de in artikel 2 genoemde financiële bijdrage gebaseerd op het nieuwe aantal leden.

Artikel 8. Declaratie financiële bijdrage 1. De declaratie voor de aanvraag van de financiële bijdrage wordt jaarlijks door de fractie, met de daaraan ten grondslag liggende bewijsstukken, uiterlijk één maand na het verstrijken van het zittingsjaar ingediend bij de griffie. 2. De griffie stelt jaarlijks op basis van de door de fracties aangeleverde declaraties een rapportage op voor het raadspresidium. 3. Het raadspresidium stelt, in opdracht van de gemeenteraad, de in het tweede lid bedoelde rapportage vast. 4. De op basis van de vastgestelde rapportage uit te keren vergoeding per fractie wordt zo spoedig mogelijk uitgekeerd aan een door elke fractie aan te wijzen persoon (penningmeester). 5. Indien de griffie meent dat een declaratie (mogelijk) niet in aanmerking komt voor vergoeding in het kader van de verordening, wordt de indiener (fractie) hierover geadviseerd. 6. Bij voortdurende onenigheid, beslist het raadspresidium. Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie 1. Indien tijdens een zittingsjaar een of meer raadsleden die deel uitmaken van een fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, als zelfstandige fractie(s) gaan optreden, heeft zij met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel 6 genoemde financiële bijdrage. 2.

Indien tijdens een zittingsjaar meer fracties als één fractie gaan optreden, na mededeling aan de voorzitter van de raad, heeft deze nieuw gevormde fractie met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel 6 genoemde financiële bijdrage. 3. Indien tijdens een zittingsjaar een lid van een fractie zich aansluit bij een andere bestaande fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, hebben betrokken fracties met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar aanspraak op de in artikel 6 genoemde financiële bijdrage gebaseerd op het nieuwe aantal leden.

Verordening ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning Roerdalen 2024 Was-Wordt

5

Artikel 10. Reserve De raad reserveert het in een jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage van het fractiebudget niet, maar laat dit terugvloeien naar de algemene reserve. Artikel 11. Uitvoering 1. De uitvoering van de verordening wordt opgedragen aan de griffier. 2. De raad wordt jaarlijks in kennis gesteld van de uitvoering van deze verordening. Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 maart 2024 (start zittingsjaar). 2. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Roerdalen 2024”.

Verordening ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning Roerdalen 2024 Was-Wordt

6

gemeente roerdalen Raadsbesluit

Jaar2014/06/0S/14

Onderwerp: AanpassingVerordening fractieondersteuning

De raad van de gemeente Roerdalen heeft; gelet op het bepaalde in artikel33, tweede lid van de Gemeentewet, gezien het voorstel van het raadspresidium van 19 mei 2014, het volgende besluit genomen:

Besluit: de Verordening fractieondersteuning, versie 14 april 2014, vast te stellen;

Artike/l. In deze verordening wordt verstaan onder: a. fractie: een lid of de leden van een politieke groepering dat (die) in de gemeenteraad zitting heeft (hebben) namens die politieke groepering. b. zittingsjaar: periode van 1 maart van enig jaar tot en met februari van het daaropvolgende jaar.

Artike/2. 1. De fracties, als bedoeld in artikel 33, tweede lid, van de Gemeentewet, ontvangen jaarlijks op declaratiebasis een financiële tegemoetkoming in de kosten welke worden gemaakt voor de uitoefening van haar werkzaamheden. 2. De fracties dienen de bijdrage te besteden om hun volksvertegenwoordigende, kadersteIlende en controlerende rol te versterken.

Artike/3. 1. De in artikel 2 bedoelde financiële tegemoetkoming bedraagt maximaal € 600,- voor elke fractie vermeerderd met € 120,- per raadszetel. 2. De financiële tegemoetkoming per fractie wordt berekend naar het aantalleden van de fractie op de peildatum 1 april.

Artike/4. 1. De declaratie voor de aanvraag van de financiële tegemoetkoming wordt jaarlijks door de fractie, onder bijvoeging van daaraan ten grondslagliggende bewijsstukken, uiterlijk één maand na het verstrijken van het zittingsjaar ingediend bij de griffie. 2. De griffie stelt jaarlijks op basisvan de door de fracties aangeleverde declaraties een rapportage op voor het presidium. 3. Het presidium stelt de in het tweede lid bedoelde rapportage vast. 4. De op basisvan de vastgestelde rapportage uit te keren vergoeding per fractie wordt zo spoedig mogelijk uitgekeerd aan een door elke fractie aan te wijzen persoon (penningmeester).

Verordening fractieondersteuning,

versie 14 april 2014

Pagina 1

ArtikelS.

1. Indien tijdens een zittingsjaar een of meer raadsleden die deel uitmaken van een fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, als zelfstandige fractie(s) gaan optreden, heeft zij met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel 2 genoemde financiële tegemoetkoming. 2. Indien tijdens een zittingsjaar meer fracties als één fractie gaan optreden, na mededeling aan de voorzitter van de raad, heeft deze nieuw gevormde fractie met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar recht op de in artikel2 genoemde financiële tegemoetkoming. 3. Indien tijdens een zittingsjaar een lid van een fractie zich aansluit bij een andere bestaande fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, hebben betrokken fracties met ingang van het eerstvolgende zittingsjaar aanspraak op de in artikel 2 genoemde financiële tegemoetkoming gebaseerd op het nieuwe aantalleden. Artikel6. 1. De uitvoering van de verordening wordt opgedragen aan de griffier. 2. De raad wordt jaarlijks in kennis gesteld van de uitvoering van deze verordening. Artikel7. Dezeverordening wordt aangehaald als "Verordening fractieondersteuning gemeente Roerdalen". Artikel8. Inwerkingtreding 1. Dezeverordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking. 2. De Verordening fractieondersteuning, versie 30 maart 2010, komt hiermede te vervallen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 5 juni 2014. De griffier

R.J.J.Notermans

Verordening fractieondersteuning,

versie 14 april 2014

Pagina 2

Toelichting

Verordening

fractieondersteuning

gemeente Roerdalen

Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de gemeenteraad en ieder raadslid recht hebben op ambtelijke bijstand en dat de fracties recht hebben op ondersteuning. Dezerechten moeten door middel van het vaststellen van (een) verordening(en) geregeld worden. In de gemeente Roerdalen is de fractieondersteuning geregeld in de Verordening fractieondersteuning die op 15 april 2010 is vastgesteld. In deze verordening is geregeld dat de ondersteuning bestaat uit een financiële tegemoetkoming van maximaal € 550,-- voor elke fractie, vermeerderd met € 110,-- per raadszetel. Met onderhavige verordening worden de jaarlijkse normbedragen voor financiële tegemoetkoming verhoogd naar maximaal € 600,- per fractie, vermeerderd met € 120,- per raadszetel. De Verordening fractieondersteuning bevat, conform het bepaalde in artikel 2, regels over de besteding en de verantwoording van de bijdrage. De bijdrage kan worden gebruikt voor: A. bouwen onderhoud website; B. organiseren van bijeenkomsten, zaalhuur, etc.; C. spreekuur, emaildienst of telefoonnummer voor vragen; D. faciliteiten en communicatie (computers, kantoorinrichting, thuiswerken); E. secretariële ondersteuning; F. inhuren van extern advies; G. aantrekken van een fractieassistent, fractiesecretaris of ander personeel; H.

financiële en facilitaire ondersteuning bij het uitwerken van initiatieven ter invulling van de volksvertegenwoordigende rol; I. contra-expertise; J. excursies. maar de bijdrage kan niet worden gebruikt voor: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basisvan een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge e. het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; f. opleidingen voor raads- en commissieleden. De declaratie wordt na de indiening, die uiterlijk plaats moet vinden in de maand maart, door de griffie gecontroleerd op toegestaan en niet toegestaan gebruik. De griffie stelt vervolgens een rapportage op die wordt voorgelegd aan het presidium. Het presidium stelt de rapportage vast waarna de financiële tegemoetkoming op basisvan de verordening zo spoedig mogelijk wordt uitgekeerd. ToepassingAwb. Omdat de fractieondersteuning plaatsvindt door middel van een financiële tegemoetkoming is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.

Dit houdt in dat alle bepalingen die in de gemeente Roerdalen gelden voor subsidies, ook hier van toepassing zijn. (bezwaar en beroep tegen niet geaccepteerde declaraties). Dit hoeft echter niet expliciet in de verordening opgenomen te worden.

Verordening fractieondersteuning,

versie 14 april 2014

Pagina 3

Model Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 (Versie geldig vanaf) Leeswijzer modelbepalingen - […] of (bijvoorbeeld) [aantal] = door gemeente in te vullen, zie bijvoorbeeld artikel 7, eerste lid. - [iets] = facultatief, zie bijvoorbeeld artikel 2, eerste lid. - [iets OF iets] = door gemeente te kiezen, zie bijvoorbeeld artikel 7. - [(iets)] = een duiding ter illustratie of uitleg voor gemeente, zie bijvoorbeeld artikel 10, tweede lid. - Combinaties zijn ook mogelijk, zie bijvoorbeeld artikel 11, derde lid, dat facultatief is en waar tussen twee opties gekozen moet worden (uiteraard alleen als besloten wordt de bepaling over te nemen). - Ook wordt er gewerkt met varianten waaruit gekozen kan worden. Hierbij kan het voorkomen dat de ene variant uit meer artikelleden bestaat dan een andere variant, zie bijvoorbeeld artikel 12. Nadere uitleg is opgenomen in de VNG ledenbrief.

Besluit van de raad van de gemeente [naam gemeente] tot vaststelling van een nieuwe Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning [naam gemeente en eventueel jaartal] De raad van de gemeente [naam gemeente]; gelezen het voorstel van […] van [datum en nummer]; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; gezien het advies van de [naam commissie]; besluit vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning [naam gemeente en eventueel jaartal]: Paragraaf 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren; - bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie[; - fractiemedewerker: persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld als medewerker]. Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of bijstand Artikel 2. Verzoek om informatie 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

[Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker.] 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken. Artikel 3. Verzoek om bijstand 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. [Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker.] 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen. 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als: a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden[; OF , of] b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden[. OF , of] [c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.] 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door [of namens] wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand.

De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris. 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf 3. Fractieondersteuning Artikel 6. Recht op financiële bijdrage 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. [De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks door de raad bepaald bij de vaststelling van de gemeentebegroting voor dat jaar.] 2.

De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € [bedrag] per fractie en een variabel deel van € [bedrag] per raadszetel van de fractie [en bedraagt een totaalbedrag minimaal ter grootte van 0,2 promille van de gemeentebegroting]. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage 1. [Ten minste [breukdeel (bijvoorbeeld twee derde deel)] van de financiële bijdrage wordt besteed OF De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed] aan ondersteuning [van inhoudelijke aard] die

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten[; OF , of] c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten[. OF , of] [d. [… (invullen op basis van ervaringen gemeente met onwenselijke bestedingen)].] [Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage 1. Jaarlijks vóór 31 januari wordt een voorschot verleend ter hoogte van 1/4e deel van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 7, eerste lid, verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 12 is vastgesteld. 2.

In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.] [Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt. 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling. 3.

Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.] Artikel 10. Reserve 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren. 2. Een reserve is niet groter dan [percentage (bijvoorbeeld 30%)] van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie die in het voorgaande kalenderjaar als voorschot verleend was ten behoeve van die fractie op grond van artikel 8. [3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.] [4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.]

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 9, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen. [Artikel 11. Administratieve verplichtingen 1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn. 2. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd. 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de [accountant OF raad] nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. 4. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.] Artikel 12. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

Variant 1 (controle verslag door accountant) 2. De accountant die belast is met de controle van de jaarrekening van de raad controleert het financieel verslag en brengt advies uit aan de raad. 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de hoogte vast van: a. de financiële bijdrage; [b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;] c. de wijziging van de reserve, en d. de resterende reserve. Variant 2 (controle verslag door raad) 2. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van: a. de financiële bijdrage; [b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;] c. de wijziging van de reserve, en d. de resterende reserve. Paragraaf 4. Slotbepalingen Artikel 13. Intrekking oude verordening en overgangsrecht 1. De [citeertitel oude verordening] wordt ingetrokken. 2. De [citeertitel oude verordening] blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen. Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op [datum].

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning [naam gemeente en eventueel jaartal]. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van [datum]. De voorzitter, De griffier,

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

Toelichting NB Deze toelichting is geschreven met de (mogelijke) keuzes die in de Modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 gemaakt zijn in gedachte. Als een individuele gemeente op punten andere keuzes maakt, dan sluit deze toelichting mogelijk niet aan. Wel kan ze uiteraard als basis dienen voor een door de gemeente zelf op te stellen toelichting. Voor een goed beeld dient deze modelverordening in samenhang met de hierbij behorende VNG ledenbrief gelezen te worden. Algemeen Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel 1. Definities Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 2.

Verzoek om informatie Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. [Een verzoek kan ook namens een raadslid door een fractiemedewerker worden gedaan.] De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken. Artikel 3.

Verzoek om bijstand Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid). Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer. Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie.

Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 6. Recht op financiële bijdrage Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden. De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid). Ook na een gemeentelijke herindeling waarbij de nieuwe raad vanaf 1 januari aantreedt, zal de bijdrage voor de duur van de zittingsperiode van die raad verstrekt worden (op basis van een door de nieuwe raad vastgestelde verordening). De herindelingsverkiezingen zijn dan in november van het jaar daarvóór geweest.

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV) indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten worden op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat [ten minste [breukdeel (bijvoorbeeld 2/3e deel)] van] de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning [van inhoudelijke aard (bijvoorbeeld de inhuur van beleidsmedewerkers)] om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.

[Door voor te schrijven dat ten minste een bepaald deel van de financiële Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

bijdrage aangewend moet worden voor inhoudelijke ondersteuning wordt de fracties voor het overige ruimte gelaten voor het naar eigen inzicht besteden van de bijdrage, mits deze bestedingen bijdragen aan een goede taakvervulling van de fractie en met dien verstande dat de bijdrage in ieder geval niet aangewend mag worden voor de doelen, genoemd in het tweede lid.] Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie. [Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet.