RIB 22 036 bijlage Rapportage gemeente Rijswijk (1).pdf
Tekst van het document
−
Jaarlijks wordt een parkeerdrukonderzoek uitgevoerd. In verband met COVID-19 is dit gedurende 2020 overigens niet uitgevoerd.
specifieke meldingen (bijvoorbeeld van winkeliers). Gesteld kan worden dat er nu dus ‘aanbod gestuurde handhaving’ plaatsvindt, namelijk op basis van
In het kader van monitoring zijn er vanuit Tobias specifieke rapportages
de beschikbare handhavingscapaciteit en de praktijkervaring van handhavers.
beschikbaar. Tobias levert sinds februari 2021 maandelijks een rapportage
Dit leidt tot een situatie waarbij onvoldoende verantwoord kan worden aan
inzake bezwaren aan (hoeveel afgehandeld, hoeveel gegrond / ongegrond /
burgers waarom, wanneer en waar wordt gehandhaafd. Daarnaast kan deze
niet-ontvankelijk, reden bezwaar, hoeveel nog open, hoeveel binnen x dagen
vorm van handhaving ook effectiviteitsnadelen met zich meebrengen ten
afgehandeld of langer blijven liggen). Verder zijn er vanuit het portaal van
opzichte van ‘vraag gestuurde handhaving’. Immers, wanneer van te voren
Tobias sturingsrapportages beschikbaar, onder andere op het gebied van
eenduidige handhavingsuitgangspunten zijn geformuleerd, kan daarop de
seponeringen, naheffingen, betalingen, recidive etc. Zoals reeds aangegeven,
benodigde handhavingscapaciteit worden afgestemd én kan de inrichting van
is de monitoring op dit moment echter hoofdzakelijk ingestoken vanuit het
de handhaving worden afgestemd op deze uitgangspunten.
borgen van de volledigheid van parkeeropbrengsten. (Bij-)sturing binnen de parkeerketen vindt dus hoofdzakelijk plaats vanuit het oplossen van
Verder is het binnen de beleidscyclus van belang dat er (5) monitoring
incidenten en niet vanuit de structurele inzet van monitorings- en
plaatsvindt op de uitvoering en periodiek wordt (6) geëvalueerd hoe de
sturingsmechanismen. Deze wijze van (bij-)sturing brengt het risico met zich
uitvoering van het beleid zich verhoudt tot het beleid zelf, wat kan leiden tot
mee dat structurele verbeteringen in de parkeerketen uitblijven, terwijl er in
aanpassingen van het bestaande beleid of de uitvaardiging van nieuw beleid.
principe veel data beschikbaar is om met structurele verbetering aan de slag te gaan.
29
Tot slot heeft evaluatie*** tot nu toe als volgt invulling gekregen:
Door het ontbreken van periodieke proactieve evaluaties, bestaat op dit
−
In 2017 is door het college naar aanleiding van vragen en klachten vanuit
moment echter het risico dat verbeteracties langdurig uitblijven, met
inwoners / ondernemers / bezoekers én raadsleden een
maatschappelijk ongemak als mogelijk gevolg.
knelpuntenevaluatie uitgevoerd met betrekking tot de implementatie van het nieuwe parkeersysteem (fiscaal en digitaal parkeren). Dit heeft geleid
*** Voorliggende evaluatie is niet meegenomen in deze opsomming.
tot een aantal kleine wijzigingen in de parkeerregelgeving. −
In 2018 is een beleidsevaluatie uitgevoerd, waarbij de hoofdvraag luidde: “Wat heeft de fiscalisering en digitalisering van het parkeerbeleid opgeleverd?”. Deze evaluatie vloeit voort uit de toezegging die het college in 2015 aan de raad heeft gedaan om het nieuwe fiscale en digitale parkeerbeleid te evalueren. Hieruit zijn diverse bevindingen en aanbevelingen naar voren gekomen.
−
In 2020 is het raadsvoorstel Aanpassingen parkeerregulering aan de raad voorgelegd. Op basis van de uitkomsten van de beleidsevaluatie van 2018 is een motie ingediend en aangenomen die opriep tot het aanleveren van een discussienota door het college. De opgestelde discussienota en de bespreking ervan tijdens een discussiesessie (beide in 2019) hebben geleid tot de opstelling van dit raadsvoorstel.
Uit voorgaande blijkt dat evaluatie tot nu toe met name reactief heeft plaatsgevonden. Dit sluit aan op het ontbreken van ingebouwd lerend vermogen van structurele aard in de Kadernota Parkeren Rijswijk 2015- 2025. Het is uiteraard goed mogelijk dat de tot op heden uitgevoerde evaluaties hebben geleid tot zowel beleids- als operationele aanpassingen.
30
6. Aanbevelingen
14/02/2022
© Baker Tilly
31
6. Aanbevelingen 6.1 Introductie
Hierop zijn ook externe partijen aangesloten, waarmee samen wordt gewerkt
In dit hoofdstuk presenteren wij onze aanbevelingen naar aanleiding van de
om invulling te geven aan het parkeerproces binnen gemeente Rijswijk.
uitgevoerde evaluatie. Allereerst geven wij aanbevelingen die specifiek zijn gericht op de parkeerketen. Deze aanbevelingen vloeien voort uit de
Hiervoor zijn functies en rollen en taken en verantwoordelijkheden
uitkomsten zoals die in hoofdstukken 3, 4 en 5 zijn gerapporteerd. Aan deze
gedefinieerd. Die zien op ambtelijk niveau op zowel het primaire
aanbevelingen hebben wij ook een prioritering gekoppeld
parkeerproces als op eventuele ondersteunende diensten vanuit de
(K = op korte termijn; M = op middellange termijn; L = op lange termijn).
organisatie en een eventuele inzet van externe partijen. De functies, rollen, taken en verantwoordelijkheden zien ook toe op het bestuurlijke niveau,
Vervolgens presenteren wij ook meer generieke aanbevelingen. Dit zijn
waarbij sprake is van een bepaalde portefeuilleverdeling. Tot slot vindt het
aanbevelingen die kunnen bijdragen aan een verbetering van andere
parkeerproces als geheel en de handelingen van de diverse actoren daarbij
onderdelen in de organisatie. Deze aanbevelingen vloeien voort uit de
plaats binnen het kader van de ABBB.
interactieve leersessie die heeft plaatsgevonden met een afvaardiging van ambtenaren uit diverse onderdelen van de organisatie. Voor de goede orde merken wij nog op dat specifiek op de parkeerketen gerichte aanbevelingen ook in meer generieke zin bruikbaar kunnen zijn voor de gemeente. De gemeente dient hierover een eigen inschatting te maken op basis van de kennis over de eigen organisatie. 6.2 Specifieke aanbevelingen voor de parkeerketen De specifieke aanbevelingen structureren wij met behulp van de figuur hiernaast. Eerst geven wij een beknopte toelichting op deze figuur. Het parkeerproces, de (interne) beheersing daarin en de sturing ervan staan centraal in onze evaluatie. Voor dit proces wordt gebruik gemaakt van bepaalde systemen, bijvoorbeeld voor de vastlegging van parkeertarieven, registratie van parkeerrechten en de inning van parkeergelden / naheffingen. 32
M
Proces, sturing en beheersing
feedbackmechanismen zoals structureel bijgehouden signalen die
1.
In de huidige beleidscyclus is het onderdeel monitoring in beperkte mate
handhavers op straat oppikken - verbetervoorstellen worden
ingevuld. Om tot effectieve monitoring te komen dienen allereerst KPI’s
geïnventariseerd en met het college (en eventueel de raad) worden
te worden uitgewerkt, die worden afgeleid van de uitgangspunten zoals
besproken om af te wegen wat dit voor bestaand beleid betekent.
geformuleerd in de Kadernota Parkeren Rijswijk 2015- 2025.
Ook kunnen uitvoeringstoetsen worden ingezet na implementatie van
Streefwaarden op deze KPI’s kunnen zo veel mogelijk uit
nieuw / herzien beleid. Bij beleidsopstelling / -herziening willen wij u
beleidsstukken (zoals de kadernota) worden afgeleid of door
daarnaast adviseren om hiervoor voldoende tijd te reserveren, zodat
gebruikmaking van benchmarking. Voor de daadwerkelijke monitoring
planmatig én multidisciplinair te werk kan worden gegaan en hierin ook
kan gebruik worden gemaakt van data die reeds beschikbaar is op het
aandacht kan worden besteed aan bijvoorbeeld het uitvoeren van
gebied van naheffingen, bezwaren, parkeerdruk, betalingen etc. (onder
risicoanalyses en het werken met scenario’s. Door beleidsopstelling /
andere vanuit de rapportages die Tobias beschikbaar stelt). Overige
-herziening van te voren zorgvuldig vorm te geven, kunnen achteraf
gewenste data die niet door middel van standaard rapportages
problemen worden voorkomen. Tot slot merken wij, wellicht ten
beschikbaar is, kan worden verkregen door middel van een specifieke
overvloede, op dat de combinatie van voorgaande en huidige
bevraging van de gebruikte databases binnen de keten. Deze
aanbeveling gericht is op het bewerkstelligen van een sluitende
databronnen kunnen periodiek (bijvoorbeeld) maandelijks worden geraadpleegd om monitoringsinformatie te verzamelen. Eventueel kan
M
2.
beleidscyclus. M
3.
Handhaving wordt op dit moment aanbod gestuurd ingevuld, dat wil
worden overwogen om gebruik te maken van dashboarding, om zo real-
zeggen vanuit de beschikbare handhavingscapaciteit (zowel personeel
time (in plaats van periodiek) te monitoren hoe de procesuitvoering
als materieel). Wij adviseren u om toe te werken naar een situatie
verloopt en wat aandachtsgebieden zijn. Door monitoring op deze manier
waarin vraag gestuurd wordt gehandhaafd. Vanuit beleidsbepaling én
in te vullen (ongeacht of daarbij voor periodieke dan wel real-time
vanuit beschikbare data (bijvoorbeeld de parkeerdruk en het aantal
monitoring wordt gekozen) kan een omslag worden gemaakt binnen de
naheffingen per zone) kan enerzijds worden bepaald wat zowel de
gemeente van reactief acteren naar proactief sturen en verbeteren.
personele- als de materiële capaciteitsbehoeften zijn en anderzijds hoe
Control kan als tweedelijnsrol een belangrijke rol spelen in het opzetten
de handhaving op straat het best kan worden ingevuld om (parkeer-)
van en invulling geven aan een toereikend monitoringsmechanisme.
gedrag zo effectief mogelijk te beïnvloeden en daarmee actief te sturen
In de huidige beleidscyclus is, naast het onderdeel monitoring, ook het onderdeel evaluatie in beperkte mate ingevuld als mogelijkheid om tijdig
op het ruimtegebruik van de gemeente. K
4.
Wij adviseren u om op korte termijn een seponeringskader op te
bij te sturen. Wij adviseren u om periodiek proactieve evaluaties uit te
stellen met eenduidige uitgangspunten om willekeur in besluitvorming te
voeren. Er kan bijvoorbeeld jaarlijks een evaluatie worden uitgevoerd
minimaliseren. Opstelling van zo'n seponeringskader gebeurt idealiter in
waarbij - op basis van de uitkomsten van monitoring en andere
een combinatie van de parkeerspecialist, Handhaving en JZ (en eventueel de externe partijen Tobias en Inpublic) om aanwezige kennis en kunde zo goed mogelijk te benutten. Betrek ook het college hierbij.
33
K
K
5.
6.
Wij adviseren u om in samenspraak met minimaal team Financiën en
De RACI-matrix die wij hebben opgesteld (zie hoofdstuk 5) voor de
team Handhaving (in ieder geval voor 2022) 'from scratch' te bepalen wat
huidige situatie helpt bij het creëren van duidelijkheid hierover. Wij
de begrote kosten zijn die samenhangen met de inning van niet betaalde
adviseren u om – na het geven van invulling aan de aanbevelingen 6
parkeerbelastingen, in lijn met het Besluit gemeentelijke
(inzake takenpakket parkeerspecialist) en 7 (inzake betrokkenheid
parkeerbelastingen, om op die manier tot een duidelijk onderbouwd
heffings- en invorderingsambtenaar, zie volgende pagina) – dan ook om
tarief voor naheffingen te komen.
deze RACI-matrix bij te werken, breed te communiceren binnen de
Wij adviseren u om in samenspraak met uw ketenpartners te komen tot
parkeerketen en bij te houden naargelang wijzigingen plaatsvinden. De
een communicatieprotocol, waarin u duidelijke afspraken maakt over
autorisatiematrix van de diverse systemen dient hier vervolgens op te
hoe en onder welke voorwaarden u of de betrokken partijen met de burger in contact treden. Overweeg daarbij om een mechanisme in te
L
2.
Wij adviseren u om na beëindiging van de (tijdelijke) taskforce, een
richten waarmee klantcommunicatie centraal kan worden gelogd,
vergelijkbaar gremium waarin meerdere disciplines zijn
zodat dit - indien nodig - ook altijd nog geraadpleegd kan worden. In het
vertegenwoordigd in te stellen. Dit vormt ons inziens namelijk een
kader van communicatie willen wij u ook adviseren om als gemeente
goed middel om de integraliteit van besluiten die in het kader van de
breed uit te dragen wat de bedoeling is van parkeer(belasting-)beleid:
parkeerketen worden genomen te borgen.
goed omgaan met schaarse parkeerruimte binnen de gemeente. Ofwel
7.
worden afgestemd. K
K
3.
Gelet op de door deelnemers aan deze evaluatie gesignaleerde
zoals in de kadernota als ambitie is uitgesproken: “In ieder geval streeft
'verjuridisering' van de parkeerketen, willen wij u adviseren om de
Rijswijk naar een toekomstbestendig en betaalbaar parkeerbeleid met
samenwerking met Juridische Zaken (JZ) op te schalen en breder te
een logische en eerlijke verdeling van de schaarse ruimte”. Dit kan
trekken dan alleen een adviserende rol op aanvraag. Een eerste stap
bevorderlijk zijn voor het draagvlak onder burgers.
hierin zou gezet kunnen worden door middel van de uitvoering van een
Overweeg, naast naheffingen, andere sanctioneringsmiddelen in te
juridische audit / nulmeting op juridische vraagstukken die leven met
zetten om tot een optimale wijze van (parkeer-)gedragsbeïnvloeding te
betrekking tot de parkeerketen. Concrete voorbeelden daarvan zijn in de
komen. Keuzes hierin kunnen gemaakt worden op basis van beschikbare
risico-analyse van hoofdstuk 5 nader genoemd. Het geven van invulling
data (bijvoorbeeld op kentekenniveau) zoals het aantal overtredingen, de
aan deze aanbeveling kan vragen om het vrijmaken van kennis en
ernst en duur van overtredingen etc. Eventueel kan geleerd worden van
capaciteit binnen JZ.
ervaringen van andere gemeenten van vergelijkbare omvang en met vergelijkbare parkeervraagstukken.
M
4.
De huidige portefeuilleverdeling leidt tot onduidelijkheid binnen de ambtelijke organisatie over hoe verantwoordelijkheden op bestuurlijk niveau zijn verdeeld én hoe eventuele escalatielijnen lopen. Tot het
K
Functies en rollen / Taken en verantwoordelijkheden
moment dat een volgend college wordt gevormd, adviseren wij u dan ook
1.
Gebleken is dat er sprake is van onduidelijkheid in de verdeling van
om de ampo’s onder gelijktijdige aanwezigheid van de portefeuille-
verantwoordelijkheden en rollen.
houder Financiën, Energietransitie en Handhaving én de
34
M
5.
portefeuillehouder Mobiliteit, Dienstverlening, Sport, Gezondheid
deze externe partijen worden verricht, hoofdzakelijk plaats vanuit
en organisatie te laten plaatsvinden. De input voor deze ampo’s kan
Parkeren en Handhaving. Hierdoor is er sprake van een situatie waarin
worden verkregen vanuit de taskforce (of een vergelijkbaar gremium).
de heffings- en invorderingsambtenaar eindverantwoordelijk is voor de
Daarmee wordt ook de integraliteit van besluitvorming op bestuurlijk
dienstverlening van externe partijen, maar daarin niet betrokken is. Wij
niveau geborgd. Verder adviseren wij u om bij de eerstvolgende
adviseren u daarom ook om de betrokkenheid van de heffings- en
collegevorming te overwegen om een ketenverantwoordelijke
invorderingsambtenaar te borgen, bijvoorbeeld door het voeren van
portefeuillehouder aan te stellen, zodat rondom de bestuurlijke
periodieke overleggen met de betreffende externe partijen, al dan niet in
verantwoordelijkheidsverdeling geen onduidelijkheden bestaan.
combinatie met Parkeren en Handhaving. Een andere mogelijkheid is om
Wij adviseren u om een escalatiemodel uit te werken waarin duidelijk
de eindverantwoordelijkheid van de heffings- en invorderingsambtenaar
wordt in welke situaties door wie en bij wie moet worden geëscaleerd.
te koppelen aan de verantwoordelijkheid die de teammanagers
Het uitgewerkte escalatiemodel dient vervolgens breed te worden
Parkeren, Handhaving en Financiën hebben voor het proces en dit
gecommuniceerd onder betrokkenen, zodat voor alle betrokkenen
ook zo te borgen in het (op te stellen) escalatiemodel.
duidelijk is wat de verwachtingen zijn rondom escalatie. K
K
6.
7.
M
8.
Wij adviseren u om door middel van procesbeschrijvingen en
Wij adviseren u om te onderzoeken in hoeverre delen van het
werkinstructies op papier vast te leggen hoe de parkeerketen en
takenpakket van de huidige parkeerspecialist elders kunnen worden
bijbehorende werkzaamheden zijn georganiseerd. Dit verkleint het risico
neergelegd, bijvoorbeeld bij een nieuwe medewerker dan wel
van kennisverlies indien de huidige parkeerspecialist niet meer actief is
inhuurkracht (uitbreiding capaciteit) of bij een andere functionaris binnen
(bijvoorbeeld bij vervulling van een andere functie). Daarnaast zijn reeds
de gemeente. Deze keuze is onder meer afhankelijk van de verwachte
enkele zaken genoemd waarop de toepassing van een vier-ogenprincipe
toekomstige parkeerdruk binnen de gemeente en de invloed daarvan op
en / of functiescheiding wenselijk is, zoals: de inrichting van een
de werkdruk. Bij eventuele uitbreiding van de capaciteit willen wij u ter
functioneel beheerrol, controle op aan externe partijen voorgestelde
overweging meegeven om te bezien hoe juridische basiskennis
wijzigingen (zoals zones en tarieven) en controle op de uitwerking van
toereikend kan worden geborgd binnen het team.
geokaarten. De uitwerking van bijvoorbeeld een werkinstructie kan
Uit de RACI-matrix komt naar voren dat de heffings- en
overige wenselijke vier-ogenprincipes en / of functiescheidingen aan
invorderingsambtenaar (manager Publieke Dienstverlening) vanuit deze rol eindverantwoordelijk is voor de dienstverlening die is uitbesteed aan
het licht brengen. K
9.
Wij raden aan om intern een functioneel beheerrol te beleggen zodat
de externe partijen Tobias, Inpublic en Legal Office. Dit hangt samen met
altijd een juiste gesprekspartner aanwezig is, wanneer het over de
de keuze voor een mandaatconstructie. Bij mandaat blijft de
techniek of systeeminrichting gaat. Daarnaast raden wij aan om de
mandaatgever zelf bevoegd en ook zelf verantwoordelijk en juridisch
medewerkers van handhaving voldoende kennis te geven en op te
aanspreekbaar voor de genomen besluiten (bron: JZ). Tegelijkertijd
leiden omtrent de parkeersystemen en werking ervan zodat ze ook
vinden contacten met en betrokkenheid bij de werkzaamheden die door
beter storingen kunnen detecteren en incidenten kunnen verklaren.
35
M
10. Wij adviseren om meer helderheid en daarmee bewustzijn te creëren
om in overleg met de softwareleverancier (Parkius / Twyns) te evalueren
over het sociaal contract tussen de gemeente en haar inwoners en een
of deze huidige inrichting gewenst is dan wel moet worden
gedragscode op te stellen waarin zaken worden benoemd waar de
aangepast (bijvoorbeeld d.m.v. een verruiming van de beschikbare tijd).
gemeente voor staat. Vanuit de betrokkenheid en oplossingsgerichtheid
K
4.
Momenteel geldt dat gegevens over plaatsgevonden wijzigingen en
van de medewerkers is het goed ze te betrekken in het ontwikkelen van
storingen lastig terug te vinden zijn en dat er veel verschillende factoren
de visie op dienstverlening om draagvlak te creëren. Daarmee ontstaat
bestaan waardoor storingen zich voordoen. Er is op dit moment geen
ook een veilige omgeving om zaken te bespreken, die doorwerkt na het
sprake van een centraal bestand waarin wijzigingen geregistreerd en
opstellen van een gezamenlijke visie. Belangrijk is om te creëren dat
storingen gemeld worden. Wij adviseren u om in ieder geval zelf, maar
erover blijft worden gesproken met elkaar. Daarmee wordt het menselijk
waar mogelijk in samenwerking met uw ketenpartners een
kompas verder ontwikkeld. NB: Wij hebben begrepen dat deze
registratietool te organiseren waarin een historisch overzicht gegeven
aanbeveling reeds invulling krijgt als onderdeel van het project
kan worden van welke storing zich op welke datum met welke
organisatievisie en het project organisatieontwikkeling, die beide lopen.
onderliggende oorzaak heeft voltrokken en welke wijzigingen op welk moment zijn uitgevoerd.
Systemen L
1.
Wij adviseren u om proactieve controles uit te voeren op verbanden / vastleggingen in systemen binnen de parkeerketen. Voorbeelden
M
M
2.
3.
Externe partijen K
1.
Organiseer binnen de gemeente regie op de (IT-)leveranciers in de
hiervan zijn het vergelijken van het aantal vergunningen in CityPermit
parkeerketen. Wij adviseren incidentopvolging en probleemanalyse
(vergunningensysteem) met langdurige parkeerrechten in de PRDB of
waarbij de gemeente niet volgend maar meer bepalend is. Ten aanzien
uitvoering van proactieve controles op zoneconfiguraties.
van specifieke risico’s in wijzigingen en beheer van parameters is het
Binnen de gemeente bestaat op dit moment onduidelijkheid over de
vereist dat de gemeente functioneel beheer inricht met kennis van de
parameters die bij Parkius / Twyns zijn ingesteld voor de
systemen in de parkeerketen. Wij adviseren u daarnaast om met de
geautomatiseerde controles die plaatsvinden, voordat een scan wordt
externe partijen waarmee de gemeente samenwerkt SLA’s af te sluiten,
doorgezet als hit / zaak (bijvoorbeeld een controle op duplicaten).
zodat formele afspraken kunnen worden gemaakt over het
Wij adviseren de gemeente om in overleg te treden met Parkius /
kwaliteitsniveau waaraan de dienstverlening moet voldoen en monitoring
Twyns om hier duidelijkheid over te verkrijgen en te evalueren of de
op de naleving van deze afspraken kan plaatsvinden. Hierbij kan het
instellingen nog aansluiten bij de wensen van de gemeente.
nuttig zijn om een beroep te doen op binnen de gemeente aanwezige
In de workflow is op dit moment ingericht dat Deskforce een hit binnen 30
juridische- en inkoopexpertise. Overweeg om het beheer van deze SLA’s
minuten moet oppakken. Anders gaat deze door naar Fieldforce, die de
neer te leggen bij de door ons voorgestelde te beleggen functioneel
hit binnen 45 minuten moet afwikkelen. Gebeurt dit niet, dan verdwijnt de
beheerrol. Ondersteuning vanuit andere disciplines kan hierbij zinvol zijn,
hit en kan er geen naheffing worden opgelegd. Wij raden u dan ook aan
omdat met dit beheer ook niet-IT componenten gemoeid kunnen zijn.
36
K
K
M
2.
3.
4.
In de huidige opzet worden mutaties en wijzigingen door de
Omdat dit slechts een beperkte afvaardiging betreft en de scope van ons
parkeerspecialist gecommuniceerd aan de verschillende externe
onderzoek nadrukkelijk primair betrekking heeft op de parkeerketen, kunnen
dienstverleners. De wijze van aanlevering kan verschillen per externe
de constateringen vanuit de interactieve leersessie die hierna tezamen met de
dienstverlener. Foutgevoeligheid is in huidige opzet erg hoog doordat
aanbevelingen worden gepresenteerd niet zonder meer ‘geëxtrapoleerd’
een wijziging niet (goed) aangeleverd kan worden aan één van de
worden om een algeheel beeld van de organisatie te schetsen. Dat is
externe dienstverleners of doordat deze niet (goed) verwerkt kan worden
nadrukkelijk ook niet de bedoeling. De aanbevelingen kunnen echter wel een
door de externe dienstverlener. Wij raden aan om duidelijke afspraken
goede basis bieden om binnen de gemeente nader in gesprek met elkaar te
te maken over het testen en controleren van wijzigingen. Ook als dit
gaan over mogelijke verbeteringen die kunnen worden doorgevoerd. Ons
buiten kantoortijden getest moet worden. Aanvullend advies hierbij is om
advies is dan ook om per aanbeveling zorgvuldig af te wegen welke les hieruit
met de externe dienstverleners afspraken te maken over de
kan worden getrokken en voor welk(e) team (teams) en / of domein(en).
testverantwoordelijkheden en een testinrichting op de
Deze kunnen een bredere werking hebben binnen de organisatie (niet alleen
productieomgeving waarbij alle scenario’s getest kunnen worden.
gericht op de parkeerketen).
De parkeerspecialist is dé sleutelfiguur in de parkeerketen. Alle mogelijke vraagstukken hieromtrent (dus ook wijzigingen en storingen) komen op
Proces, sturing en beheersing
zijn bord terecht. De gemeente Rijswijk moet een coördinerende rol
−
Onderkend wordt dat bestaand beleid op diverse terreinen gedateerd is
gaan vervullen zodat storingen en wijzigingen hetzelfde proces
en dus aan herziening toe is. Op verschillende terreinen ontbreekt het
doorlopen en de samenwerking tussen externe partijen wordt
daarnaast aan beleid, wat lijkt te zijn ingegeven vanuit de gedachte dat
gecoördineerd. Wij adviseren de gemeente Rijswijk hier middelen en
beleidsformulering de handelingsruimte beperkt. Daar waar wel beleid is
mensen voor vrij te maken. Daarnaast adviseren wij om duidelijke
geformuleerd, wordt flexibel omgegaan met de toepassing hiervan.
afspraken te maken met externe dienstverleners rondom
Wij adviseren u om een inventarisatie uit te voeren naar ontbrekend
(communiceren van en controle op) doorvoeren wijzigingen en
en / of gedateerd beleid en de daaruit voortvloeiende acties in gang te
verhelpen incidenten.
zetten. Verder adviseren wij u om beleidsopstelling kortcyclischer in
Wij adviseren om in overleg met Tobias te bepalen of informatie over
te steken. Tot slot adviseren wij u om te monitoren in hoeverre
uitval vanuit de logfile structureel gerapporteerd / gedeeld kan worden
bestaand beleid wordt gevolgd en niet een onnodig beroep wordt
met de gemeente****.
gedaan op ingebouwde hardheidsclausules. −
6.3 Generieke aanbevelingen met een bredere werking
Kennisborging is op dit moment kwetsbaar binnen de gemeente. Enerzijds vloeit dit voort uit het ontbreken van procesbeschrijvingen.
De generieke aanbevelingen vloeien voort uit de interactieve leersessie die heeft plaatsgevonden met een afvaardiging van ambtenaren uit diverse onderdelen van de organisatie.
**** Wij hebben begrepen dat Tobias inmiddels sinds medio oktober 2021 de logfile plaats op de Sharepoint pagina die voor de gemeente is opgezet en waartoe betrokkenen ook toegang hebben.
37
Anderzijds is actieve kennisoverdracht beperkt georganiseerd; de huidige
één (of enkele) medewerker(s) verantwoordelijk te maken voor de
staat van de arbeidsmarkt en de veelheid aan externe inhuur leiden tot
juiste en volledige registratie van contracten in het
extra kwetsbaarheid op het gebied van kennisborging. Wij adviseren u
contractregistratiesysteem. Een andere mogelijkheid is om
daarom ook om (in ieder geval) voor de belangrijkste processen van de
contractbeheer centraal te organiseren.
gemeente procesbeschrijvingen uit te werken en die ook breed te
−
delen binnen de organisatie. Draag daarnaast structureel zorg voor
Functies en rollen / Taken en verantwoordelijkheden
overdrachtsdocumentatie bij uitdiensttreding van medewerkers en
−
beëindiging van inhuurcontracten. Probeer verder bij inhuur van
waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Daarnaast maakt de gemeente
specialistische kennis de betreffende inhuurkracht zo veel mogelijk te
gebruik van het functiewaarderingssysteem HR21. De functie-
koppelen aan een bestaande medewerker, zodat kennisoverdracht
beschrijvingen die daarin zijn opgenomen leiden, met name bij nieuwe
on-the-job kan plaatsvinden.
medewerkers, regelmatig tot onduidelijkheden over waarvoor zij
Werken vanuit ‘de waan van de dag’ is een fenomeen dat zich breder in
verantwoordelijk zijn en wat er van hen wordt verwacht.
de organisatie voltrekt. De MTO-uitkomsten bevestigen dat hierdoor ook
Eerder hebben wij u aanbevolen om procesbeschrijvingen uit te
een hoge werkdruk ervaren wordt. Oplossingen die voor problemen
werken en breed te delen, dat zou in onze ogen al een goede bijdrage
worden bedacht in de praktijk, vinden hun weg niet naar structurele
kunnen leveren aan het creëren van duidelijkheid over en weer over
oplossingen in processen en / of systemen door middel van proces- en /
verantwoordelijkheden. Verder willen wij u adviseren om op basis van
of systeemaanpassingen. Wij hebben begrepen dat er binnen de
feedback die wordt ontvangen van nieuwe medewerkers, de bestaande
organisatie kwaliteitsmedewerkers actief zijn. Overweeg om de kennis
taakbeschrijvingen die worden gemaakt en getoetst binnen HR21
en kunde van deze kwaliteitsmedewerkers in te zetten om, met name bij wat kleinere teams, te ondersteunen bij de doorvoering van structurele
−
Gesignaleerd wordt dat veel medewerkers niet van elkaar weten
tegen het licht te houden. −
Er heerst onduidelijkheid over waar het eigenaarschap voor de bevoegd-
proces- en / of systeemaanpassingen. Voorwaarde hiervoor is dat de
hedenregeling binnen de gemeente is belegd. Mogelijkerwijs wordt dit
kennis en kunde van de kwaliteitsmedewerkers moet passen bij het
veroorzaakt doordat het beheer van de bevoegdhedenregeling
domein dat zij kunnen ondersteunen.
onvoldoende zichtbaar is voor medewerkers. Deze regeling lijkt
Ook het contractbeheer is beperkt georganiseerd. Er bestaat een
daarnaast gedateerd te zijn, aangezien er verwijzingen naar (wets-)
centraal contractregistratiesysteem, echter is dit niet volledig gevuld.
artikelen in zijn opgenomen die niet meer actueel zijn. Daarnaast is de
Op diverse plekken in de organisatie zijn contracten gesloten, die op dit
bevoegdhedenregeling ook niet volledig, aangezien er binnen de
moment niet in het contractregistratiesysteem zijn opgenomen. Daar
organisatie ‘losse’ formele mandaten aanwezig zijn die niet in de
waar het systeem is gevuld, beperkt zich dit tot het registreren van
bevoegdhedenregeling tot uitdrukking komen. Wij adviseren u om
signaaldata. Wij adviseren u om per team – afhankelijk van de omvang –
eenduidig te bepalen én te communiceren waar het eigenaarschap voor de bevoegdhedenregeling is belegd en dat ook consistent aan te
38
−
houden. In aanvulling daarop adviseren wij u om de bevoegdheden-
enerzijds en het college anderzijds, willen meegeven om zich bewust te
regeling te actualiseren, waarvoor onder meer gebruik kan worden
zijn van dit spanningsveld en indien nodig ook actief en tijdig een
gemaakt van een uitvraag per team om zicht te krijgen op eventuele
signaal af te geven aan het college en hierover in gesprek te gaan.
losse mandaten.
Een randvoorwaarde hiervoor is wel dat ook overige medewerkers tijdig
De primaire processen binnen de organisatie worden niet naar volledige
een signaal afgeven aan het GMT. Verder willen wij het GMT ook
tevredenheid ondersteund vanuit stafteams. Er wordt verwacht dat dit in
adviseren om bij de eerstvolgende collegevorming in gesprek te treden
eerste instantie géén capaciteitsvraagstuk is, maar juist voortvloeit uit het
met de nieuwe wethouders om werkwijzen en verwachtingen over en
hebben van onvoldoende zicht op de behoeften en de meerjarige visie
weer uit te spreken.
binnen de primaire processen. Wij adviseren u om per primair proces te
−
inventariseren hoe de meerjarige ondersteuningsbehoefte eruit ziet op
Systemen
basis van enerzijds de huidige praktijkervaringen en anderzijds de
−
Het systeemeigenaarschap is belegd bij de verschillende managers die
meerjarige visie van het betreffende team. Idealiter betreft dit een
de systemen binnen hun eigen proces gebruiken. De ICT-ondersteuning
afstemming die regelmatig (en niet eenmalig) plaatsvindt.
die zij hierbij ontvangen, is echter beperkt. Dit terwijl ICT niet meer als
Vertaal dit vervolgens door naar wat dit betekent voor de uit te voeren
ondersteunend aan een proces wordt beschouwd, maar als ‘backbone’
activiteiten en de prioritering daarin binnen de stafteams
van een proces. Wij willen u daarom adviseren om voor de verschillende
(en een eventuele impact op de capaciteit in kwantitatieve zin).
systemen die in gebruik zijn een functioneel beheerrol in de
Besluitvorming binnen de gemeente wordt gekenmerkt door een
organisatie te beleggen, zodat de managers die systeemeigenaar zijn
spanningsveld tussen zorgvuldigheid enerzijds en snelheid anderzijds.
deze verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk kunnen dragen.
De balans lijkt echter regelmatig door te slaan naar een focus op snelheid. De mate waarin informatiegestuurd wordt gewerkt binnen de
Externe partijen
gemeente is daarnaast voor verbetering vatbaar. Feiten concurreren
−
Er is sprake van onvoldoende regie op dienstverlening die vanuit externe
regelmatig met intuïtie. Voorgaande valt enerzijds te verklaren door een
partijen wordt verzorgd. De keuze om systemen en / of processen uit te
organisatiecultuur waarin pragmatisme en oplossingsgerichtheid centraal
besteden leidt niet tot een vermindering van de noodzaak om de kwaliteit
staan. Anderzijds wordt binnen de ambtelijke organisatie regelmatig
van de dienstverlening te monitoren en duidelijke afspraken te maken
bestuurlijke- en politieke druk ervaren om zaken op te pakken en / of een
over procedures bij storingen en procedures rondom het doorvoeren van
bepaalde richting in te slaan. Het gevolg hiervan is dat werkzaamheden
wijzigingen en het testen ervan. Met name het maken van afspraken
niet altijd op de juiste plek in de organisatie worden belegd en / of
rondom het doorvoeren van wijzigingen en het testen ervan zijn van
onvoldoende zorgvuldig worden voorbereid, wat weer nadelige
belang, aangezien veel systemen met elkaar verbonden zijn vanuit
consequenties kan hebben voor de kwaliteit ervan. Wij zouden graag
processen die zich binnen een bredere keten afspelen. Ketentesten zijn
specifiek aan het GMT, als verbindstuk tussen de ambtelijke organisatie
daarbij dus van groot belang. Wij adviseren u om een aantal concrete
39
acties in gang te zetten met betrekking tot ingekochte dienstverlening van externe partijen: inventariseren in hoeverre kwaliteitsafspraken zijn gemaakt, in hoeverre monitoring op naleving van kwaliteitsafspraken plaatsvindt en in hoeverre afspraken / procedures zijn geborgd rondom het testen en controleren van wijzigingen en de omgang met storingen.
40
Bijlagen
14/02/2022
© Baker Tilly
41
Bijlage 1. Bronnenlijst documentstudie Documentatie ontvangen vanuit gemeente Rijswijk −
en naheffingsproces parkeerboetes (1).pdf
en belastingdeurwaarder).PDF
1.2. Presentatie 15 april 2021 - def.ppt
−
1.2. Vragen nav Presentatie Parkeren.docx
−
1.3. Raadsvragen (art. 44): 21.044871 (3).PDF
−
1.3. Raadsvragen (art. 44): 21.044871 (3) (3) (2).docx
−
1.3. Raadsvragen (art. 44): 21.053167.PDF
−
1.5. beleid parkeren: beleidsregels_parkeren_rijswijk.pdf
−
1.5. beleid parkeren: kadernota_parkeren_rijswijk_2015_-_2025_0.pdf
−
1.5. beleid parkeren: toelichting_op_de_parkeerverordening.pdf
−
1.6. 20210409 Advies herstellen bevoegdheidsgebrek Pels Rijcken.pdf
−
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 21.044653
−
(aanwijzingsbesluit onbezoldigd ambtenaren parkeerbelasting).PDF −
−
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): Aanwijzings- en aanstellingsbesluit belastingdeurwaarder.PDF
−
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): Z21007076 (aanwijzingsbesluit Heffingsambtenaar).PDF
−
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): Z21007077 (bekendmaking aanwijzingsbesluit Heffingsambtenaar).PDF
−
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 16117325.PDF
Heffingsambtenaar).PDF
−
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 20052857
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 21.048455
(ingetrokken aanwijzings- en aanstellingsbesluit).PDF −
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 21.048455 1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 21.051907
−
−
1.7. contracten parkeerketen: 160315 Offerte mobiel parkeren Rijswijk Parkmobile def.pdf
−
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 21044650 (collegevoorstel aanwijzingsbesluit Heffingsambtenaar).PDF
1.7. contracten parkeerketen: (ovk Tobias) Offerteaanvraag adm verw parkeerbelasting.PDF
(toelichting) (toelichting horend bij collegevoorstel 21.048450 VERTROUWELIJK).PDF
1.7. contracten parkeerketen: (ovk Taxameter Centrale) MVO parkeerautomaten.PDF
mandaat.pdf
−
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 21048462 (bekendmaking beide besluiten).PDF
parkeerbelasting).PDF
−
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 21048459
(toelichting op het collegevoorstel aanwijzingsbesluit
(mandaat- en machtigingsbesluit heffing en invordering −
1.6. JZ stukken (mandaat- en aanwijzingsbesluiten): 21048450 (collegevoorstel aanstellings- en aanwijzingsbesluiten parkeerbelasting
−
−
−
1.1. Rijswijks Belang - Motie vreemd aan de orde van de dag over Scan-
1.7. contracten parkeerketen: 03072019 opdrachtbevestiging Tobias.docx
−
1.7. contracten parkeerketen: 20190403 Offerte Tobias Fiscaal Rijswijk.pdf 42
−
1.7. contracten parkeerketen: Aanbestedingsleidraad scanbox
−
1.7. contracten parkeerketen: sigmax.pdf
parkeercontrole.docx
−
1.8. procesbeschrijvingen keten: 1.8. proces scanauto-naheffing.docx
−
1.7. contracten parkeerketen: Drie partijen contract Rijswijk - Parkline.pdf
−
1.8. procesbeschrijvingen keten: Schema inkomsten parkeren.pdf
−
1.7. contracten parkeerketen: Drie partijen contract Rijswijk -
−
1.9. taken en rollen parkeerregisseur Rijswijk.pdf
Parkmobile.pdf
−
1.10. Organisatie Matrix met bezetting managers _versie 19-5-2021
−
1.7. contracten parkeerketen: Drie partijen contract Rijswijk Stadsparkeren.pdf
(1).pdf −
1.11. HR gesprekkencyclus: regeling voor gesprekken in het kader van
−
1.7. contracten parkeerketen: GSM Parkeren Rijswijk - Parkline.pdf
−
1.7. contracten parkeerketen: GSM Parkeren Rijswijk - Parkmobile.pdf
−
1.11. HR gesprekkencyclus: beoordelingsgesprek format.docx
−
1.7. contracten parkeerketen: GSM Parkeren Rijswijk -
−
1.11. HR gesprekkencyclus: functioneringsgesprek format.docx
Stadsparkeren.pdf
−
1.11. HR gesprekkencyclus: Regeling voor gesprekken in het kader van
het beoordelen.docx
−
1.7. contracten parkeerketen: gunningleidraad handhaafsysteem.PDF
−
1.7. contracten parkeerketen: Gunningsleidraad
−
1.11. HR gesprekkencyclus: startgesprek format.docx
parkeervergunningsysteem.pdf
−
1.13. schema parkeercontrole.jpg
−
1.7. contracten parkeerketen: Overeenkomst Easypark.PDF
−
1.16. feitenrelaas: College 8 april - aanpak parkeerproblematiek.docx
−
1.7. contracten parkeerketen: Overeenkomst Handhaafsysteem Sigmax
−
1.16. feitenrelaas: Feitenrelaas - Bestuurlijke besluitvorming en
het beoordelen.docx
Law Enforcement B.V..pdf −
informatieverstrekking.pdf
1.7. contracten parkeerketen: Overeenkomst inzake scanbox voor
−
1.16. feitenrelaas: feitenrelaas Martin (april 2021).docx
parkeren.PDF
−
1.17. besluit toepassing coulanceregeling: 21042292 (B&W voorstel
−
1.7. contracten parkeerketen: Overeenkomst Rijswijk - Yellowbrick.pdf
−
1.7. contracten parkeerketen: Overeenkomst SMSParking Gemeente
toepassing hardheidsclausule).PDF −
Rijswijk.pdf −
−
1.17. besluit toepassing coulanceregeling: Toelichting Toepassing hardheidsclausule Parkeerbelasting Rijswijk -RJ def.PDF
1.7. contracten parkeerketen: Overeenkomst Taxameter Centrale
−
1.15 Applicatielandschap (incl namen) dd 01072021
B.V..PDF
−
2.4. Beveiligingsplan DigiD v1.13 – vastgesteld
1.7. contracten parkeerketen: Raamovereenkomst Tobias Beheer
−
2.5.Gemeente Rijswijk TPM DigiD Sigmax 2020 v2
B.V..pdf
43
Online geraadpleegde documentatie −
Beleidsevaluatie | Fiscaal en digitaal parkeren (https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=rijswijk&id=100116885)
−
https://www.freep.nl/opdracht/teammanager-projectleider-parkeren-autoen-fiets
−
https://www.grootrijswijk.nl/nieuws/nieuwsflits/1088263/scanauto-rijswijkgaat-weer-de-weg-op-voor-parkeercontroles
−
https://www.rijswijk.nl/bestuur/nieuws/college-treft-extra-maatregelentegen-problemen-met-parkeersysteem
−
https://rijswijk.tv/gedupeerden-onterechte-parkeerbonnen-kunnen-vanaf6-april-terecht-bij-gemeente-rijswijk/
−
https://rijswijk.tv/gemeente-rijswijk-test-volgende-week-metscanauto/#:~:text=Vanaf%2017%20mei%20gaat%20de,de%20formele% 20handhaving%20weer%20op.
−
Raadsvoorstel Aanpassingen parkeerregulering (https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=rijswijk&id=100177546)
−
Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Rijswijk houdende regels omtrent parkeren (Verordening Parkeerregulering en parkeerbelastingen Rijswijk) (https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR426695)
Reacties op basis van uitvraag bij externe partijen −
Reactie Park-Now d.d. 25-08-2021
−
Reactie Park-Now d.d. 30-08-2021
−
Reactie TMC d.d. 03-09-2021
−
Reactie Tobias d.d. 26-08-2021 / 08-11-2021
−
Reactie Twyns d.d. 27-09-2021
44
Bijlage 2. Afgenomen interviews Datum
Onderdeel opdracht
Gesprekspartner(s)
27-07-2021
1. Initiële probleem- en oorzakenanalyse Groepsinterview MT-niveau
Domeinmanager BV; Domeinmanager RO; Huidig en voormalig teammanager PAF; Teammanager PDV; Teammanager VI&H; Adviseur JZ
28-07-2021
1. Initiële probleem- en oorzakenanalyse Groepsinterview operationeel niveau
Projectleider BV; Teammanager PAF; Informatieadviseur; Beleidsmedewerker PAF; Teamleider KCC; Adviseur JZ; Coördinator Handhaving en Toezicht Parkeren
18-08-2021
2. Organisatiedoorlichting Groepsinterview operationeel niveau (IT)
Informatieadviseur; Beleidsmedewerker PAF
23-08-2021
1. Initiële probleem- en oorzakenanalyse Interview TMC
Accountmanager; Projectleider
24-08-2021
1. Initiële probleem- en oorzakenanalyse Interview Park-Now
Service operations manager; Relatiemanager.
24-08-2021
1. Initiële probleem- en oorzakenanalyse Interview Tobias / Inpublic
Tobias: commercieel manager; projectmanager Inpublic: mede-eigenaar / commercieel
25-08-2021
1. Initiële probleem- en oorzakenanalyse Interview Yellowbrick
Manager customer services NL / BE / FR
25-08-2021
1. Initiële probleem- en oorzakenanalyse Interview Twyns
Chief executive officer; Chief operations officer
26-08-2021
1. Initiële probleem- en oorzakenanalyse Interview portefeuillehouder
Portefeuillehouder Financiën, Energietransitie en Handhaving; bestuursadviseur
01-09-2021
1. Initiële probleem- en oorzakenanalyse Interview portefeuillehouder
Portefeuillehouder Mobiliteit, Dienstverlening, Sport, Gezondheid en Organisatie
28-09-2021
2. Organisatiedoorlichting Snelkookpansessie – deel 1
Diverse medewerkers gemeente Rijswijk (INF; JZ; PAF; VI&H) , Park-Now en Twyns
30-09-2021
2. Organisatiedoorlichting Snelkookpansessie – deel 2
Diverse medewerkers gemeente Rijswijk (INF; JZ; PAF; VI&H) en Tobias
05-10-2021
3. Aanscherping probleem- en oorzakenanalyse Verdiepend groepsinterview beleidscyclus
Domeinmanager RO; Teammanager PAF; Beleidsmedewerker PAF; Teammanager VI&H; Coördinator Handhaving en Toezicht Parkeren
14-10-2021
4. Lessons learned Interactieve leersessie
Diverse medewerkers gemeente Rijswijk (COMP; FAC; FIN; HRM; INF; JZ; PAF; PDV; SD; VI&H)
45
Bijlage 3. Gecontracteerde partijen Partij
Sigmax Law Enforcement B.V. (contractering: juli / augustus 2016 en vervolgens ook in augustus 2017)
Rol partij in parkeerketen Sigmax wordt gecontracteerd voor de aanschaf van nieuwe hardware en bijbehorende software in SaaS dienstverlening ten behoeve van de handhavingsprocessen van de gemeente. Onder deze processen vallen onder andere fiscaal (parkeerautomaten, belparkeren, NPR) en parkeervergunningen. Later wordt Sigmax ook gecontracteerd om een Parkeer Vergunning Systeem (PVS) in SaaS dienstverlening te betrekken om daarmee de parkeervergunningen en ontheffingen via het internet te kunnen verstrekken, te kunnen beheren en te kunnen muteren.
Taxameter Centrale B.V. (TMC) (contractering: januari 2017)
Taxameter wordt gecontracteerd voor het upgraden, leveren en inbedrijfstellen van circa 50 omgebouwde parkeerautomaten in de openbare ruimte.
Tobias Beheer B.V. (Tobias) (contractering: maart / april 2017)
Tobias wordt gecontracteerd voor: • oplegging en inning/invordering van de door de gemeente uitgeschreven naheffingsaanslagen voor zowel Nederlandse als buitenlandse kentekens. • afhandeling van bezwaarschriften en de afhandeling van eventuele daarop volgende beroepschriften.
SMSParking - Stadsparkeren - Parkline - Yellowbrick – Easypark (contractering: respectievelijk december 2016, december 2016, december 2016, december 2016, februari 2020)
Deze partijen worden gecontracteerd om een GSM elektronisch betaalsysteem ter beschikking te stellen om parkeerders parkeerbelasting te laten betalen met hun mobiele telefoon.
Park-Now (Parkmobile) (contractering: maart 2016)
Park-Now wordt om twee redenen gecontracteerd. 1. Om gebruik te maken van het online parkeerrechtensysteem (Lynxx) voor gemeenten. De parkeerrechtendatabase maakt koppelingen naar providers, het vergunningensysteem, parkeerautomaten en handhavingsoplossingen mogelijk. 2. Om een GSM elektronisch betaalsysteem ter beschikking te stellen om parkeerders parkeerbelasting te laten betalen met hun mobiele telefoon.
Tobias Fiscaal (Tobias) (contractering: april 2019)
Tobias wordt gecontracteerd voor de invordering van naheffingsaanslagen parkeerbelasting. Hieronder valt het afhandelen van alle correspondentie en klantcontacten, betalingsverwerking, administratieve invordering en deurwaarderswerkzaamheden.
Parkius (nu: Twyns) (contractering: januari / februari 2020)
Parkius wordt gecontracteerd voor de aanschaf van een scanbox voor installatie op een separaat nieuw aan te schaffen auto. 46
Bijlage 4. Algemene beginselen behoorlijk bestuur Aard beginsel
Voorbereiding en besluitvorming
Beginsel
Toelichting beginsel
1. Zorgvuldige voorbereiding
Bij de voorbereiding van een besluit moet het bevoegd gezag alle relevante factoren en omstandigheden opsporen. Deze moeten allemaal meespelen bij het nemen van de beslissing.
2. Fair-play beginsel
Het bevoegd gezag besluit zonder vooringenomenheid of partijdigheid.
3. Verbod van détournement de procedure
Het bevoegd gezag mag geen besluit nemen met een procedure die niet voor dit besluit bestemd is of een procedure die niet past bij het besluit.
4. Draagkrachtige en kenbare motivering
Een besluit rust op een draagkrachtige motivering (bijvoorbeeld wettelijke voorschriften of beleidsregels). De motivering moet het besluit dragen en moet het besluit kunnen verklaren. De feiten moeten kloppen en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn.
5. Rechtszekerheid
De procedures moeten zo zijn opgeschreven dat ze duidelijk zijn voor de burger. Ook mag de overheid niet achteraf een procedure aanpassen.
6. Rechtszekerheid- en vertrouwensbeginsel
Het bevoegd gezag past het geldende recht toe. Een bestuursorgaan mag besluiten niet met terugwerkende kracht wijzigen ten nadele van de betrokken burger. De wetgever mag geen wetten met terugwerkende kracht vaststellen. Het vertrouwensbeginsel verlangt dat bestuursorganen gewekt vertrouwen niet mogen beschamen.
7. Gelijkheidsbeginsel
Gelijke gevallen worden gelijk behandeld en ongelijke gevallen ongelijk naar de mate waarin zij verschillen.
8. Verbod van détournement de pouvoir
Een bestuursorgaan mag een bevoegdheid alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze de bevoegdheid kreeg van de wetgever.
9. Materiële zorgvuldigheid
Overheidsmaatregelen mogen zo min mogelijk schade veroorzaken. Het is soms onvermijdelijk dat belangen van individuen schade ondervinden door maatregelen voor het algemeen belang. Het bestuursorgaan moet alle relevante factoren in de besluitvorming betrekken.
10. Evenredigheidsbeginsel (willekeurverbod)
Uit een besluit kunnen lasten voortvloeien. Deze mogen niet onevenredig zwaar zijn in vergelijking met het belang dat het besluit dient. De verhouding tussen het effect en het middel moet in balans zijn.
Motivering en inrichting van besluiten
Inhoud van besluiten
Bron: Kenniscentrum InfoMil
47
Bijlage 5. Risico’s binnen de parkeerketen Categorie
Risico Risico dat parkeerinstellingen afwijken van vigerend parkeerbeleid (zones / parkeertarieven).
Risico’s met betrekking tot parkeerrechten Risico dat parkeerrecht niet / onjuist doorkomt door wijziging of door storing. Risico dat scanauto niet rijdt door capaciteitsproblemen en / of door uitvallen van scanauto. Risico dat een parkeerovertreding wordt geregistreerd, maar naheffing niet wordt opgelegd i.v.m. het niet tijdig oppakken door Toezichthouder Parkeren (Deskforce en Fieldforce). Risico’s met betrekking tot naheffingen
Risico dat kwaliteit van scanbeelden ontoereikend is. Risico op vertraging en / of foutgevoeligheid in verzending van naheffingen vanwege de handmatige aanlevering van de export met hits bij Tobias (NB: Sinds oktober 2021 vindt uitwisseling via Sharepoint plaats). Risico dat jaarlijkse tarieven voor naheffing te laag / te hoog worden vastgesteld in verband met een gebrek aan inzicht in de kosten. Risico dat gesprekken met leveranciers van technische oplossingen (hardware en / of software) binnen de parkeerketen vanuit de gemeente op het onjuiste niveau worden gevoerd.
Risico’s met betrekking tot communicatie
Risico op gefragmenteerd en onbeheerst en / of onduidelijk klantcontact. Risico dat feedback vanuit parkeerders op straat naar handhavers onvoldoende wordt opgepakt door de gemeente, wat ten koste kan gaan van betalingsbereidheid van parkeerders.
Risico’s van juridische aard
Risico op het voordoen van juridische aangelegenheden door onduidelijkheid over de juridische houdbaarheid van gemaakte keuzes binnen de parkeerketen. Dit wordt verder versterkt door een trend die tijdens de sessie is gesignaleerd waarbij het aantal externe bureaus toeneemt dat bezwaren tegen naheffingen indient en op basis van 'no cure, no pay' opereert. Risico op kwetsbaarheid in de bezetting van team Parkeren.
Overige risico’s
Risico dat verbeterpotentieel in de parkeerketen onvoldoende benut wordt. Risico op inefficiënties in het handhavingsproces door onbenutte sanctioneringsmiddelen.
48
Contactgegevens David Zijlmans Partner Business Advisory 06 – 11 68 98 95 d.zijlmans@bakertilly.nl
Joram Dictus Manager IT Advisory 06 – 55 12 66 48 j.dictus@bakertilly.nl
Francisco Montilla Dorrego Manager Business Advisory 06 – 15 03 76 25 f.montilladorrego@bakertilly.nl
Marleen de Vos Senior consultant Employment Advisory 06 – 38 82 01 96 m.devos@bakertilly.nl
Wilco Brouwers Senior manager IT Advisory 06 – 12 82 64 62 w.brouwers@bakertilly.nl
Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Papendorpseweg 99 Postbus 85007 3508 AA UTRECHT T: +31 (0)30 258 70 00 F: +31 (0)30 254 45 77
49