RIB 22 004 Bijlage Evaluatierapport Participatiebeleid november 2020-november 2021

Evaluatie participatiebeleid November 2020 – november 2021

1

Inhoud 1. Inleiding.............................................................................................................................................. 3 1.1 Aanleiding.................................................................................................................................... 3 1.2 Doelstellingen ............................................................................................................................. 3 1.3 Methode....................................................................................................................................... 3 1.4 Deelvragen .................................................................................................................................. 4 2. Participatie in Rijswijk ...................................................................................................................... 5 2.1 Het participatiebeleid ................................................................................................................. 5 2.1.1 Het begrip participatie ........................................................................................................ 5 2.1.2 Werkwijze .............................................................................................................................

6 2.2 Participatieniveaus en - vormen ............................................................................................ 11 2.3 Samenwerking externe partners ............................................................................................ 15 2.4 Jongerenparticipatie ................................................................................................................ 18 2.5 Omgevingswet .......................................................................................................................... 20 2.6 Digitale participatie................................................................................................................... 22 2.7 Overheidsparticipatie: initiatieven vanuit de samenleving ................................................. 23 3. Overzicht aanbevelingen, tijdspad en risico’s ............................................................................ 25 3.1 Aanbevelingen .......................................................................................................................... 25 3.2 Planning ..................................................................................................................................... 28 Bijlage 1: Overzicht participatietrajecten november 2020 – november 2021 ............................ 30

2

1. Inleiding Dit rapport bevat een eerste evaluatie van de uitvoering van het Participatiebeleid 2020-2022. De evaluatie omvat de periode november 2020 tot november 2021 en sluit af met een aantal aanbevelingen. Als bijlage is toegevoegd een overzicht van de participatietrajecten november 2020 – november 2021.

1.1 Aanleiding Op 6 oktober 2020 is het Participatiebeleid 2020-2022 vastgesteld door de raad. Dit beleid, vormt een eerste antwoord op de vraag vanuit de organisatie en de samenleving om een gezamenlijke participatieaanpak. Dit was tevens in lijn met de Stadsvisie 2030 en het Coalitieakkoord 2019-2022 waarin staat dat we inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties betrekken bij de ontwikkeling van Rijswijk. Het participatiebeleid heeft als doel om binnen de gemeente een eenduidige werkwijze voor te stellen bij het ontwerpen van participatieprocessen, waarbij maatwerk per situatie gewaarborgd blijft. Participatie wordt namelijk steeds belangrijker, zeker met de komst van de Omgevingswet. Participatie is een middel dat de lokale democratie versterkt, de betrokkenheid bij de buurt, de wijk of de stad vergroot en dat bijdraagt aan breder gedragen besluiten. Deze gemeentelijke visie op participatie is nog in ontwikkeling. Toen de gemeenteraad het participatiebeleid vaststelde, was een jaarlijkse evaluatie daarom één van de beslispunten. Dit rapport bevat de eerste evaluatie.

1.2 Doelstellingen Het doel van de evaluatie is het in kaart brengen van de toepasbaarheid van het huidige participatiebeleid en van wat er goed gaat en wat beter kan, om zo het beleid te verbeteren. Zo kunnen we het beleid doorontwikkelen aan de hand van de inbreng van bewoners, externe partners en medewerkers van de gemeente.

1.3 Methode Voor deze evaluatie zijn verschillende methoden gebruikt. Zo zijn alle relevante beleidsstukken geanalyseerd. Ook de resultaten uit de Quick Scan Lokale Democratie zijn meegenomen. Deze vragenlijst is in Rijswijk rondgegaan van 17 mei tot 14 juni 2021. De enquête onderzocht hoe inwoners, raadsleden, ambtenaren en collegeleden kijken naar het democratische samenspel in hun gemeente. Participatie was hierbij een belangrijk onderwerp. In totaal hebben 637 mensen meegedaan, waarvan 415 inwoners.

3

Tot slot hebben we in totaal dertig interviews gehouden met ambtenaren (projectleiders,

gebiedsregie,

omgevingsmanagement,

domeinmanagers,

etc.),

bewoners(organisaties), ondernemers en externe partners zoals ontwikkelaars en de welzijnsorganisatie. In deze gesprekken zijn specifieke casussen besproken, maar ook hun visie op participatie in het algemeen en de toepasbaarheid van het huidige beleid.

1.4 Deelvragen Op basis van het Participatiebeleid 2020-2022, het amendement Jeugd en participatie en de resultaten van de Quick Scan is een aantal deelvragen geformuleerd die worden beantwoord in deze evaluatie. Daarnaast is een vraag over digitale participatie toegevoegd. 1. Hoe eenduidig is het Rijswijkse begrip van participatie? 2. Hoe eenduidig is de Rijswijkse participatiewerkwijze? 3. Welke ondersteuning is nodig of gewenst vanuit de gemeentelijke organisatie? 4. In hoeverre worden bewoners betrokken in een vroeg stadium en op een hoger participatieniveau (expliciet het niveau van meebeslissen)? 5. Hoe is de samenwerking met externe partijen? 6. In hoeverre worden kinderen en jongeren toegankelijk en bij bredere onderwerpen betrokken? 7. Hoe verhouden de wettelijke verplichtingen omtrent participatie binnen de Omgevingswet zich tot het huidige participatiebeleid? 8. Wat zijn de ervaringen met digitale participatie? 9. In hoeverre faciliteert de gemeente overheidsparticipatie?

4

2. Participatie in Rijswijk Gemeente Rijswijk participeert volop. Het aantal participatietrajecten aan het begin van een planproces of project is het afgelopen jaar sterk toegenomen en maakt steeds meer deel uit van de werkwijze. Ook de complexiteit van participatietrajecten neemt toe, met name bij gebiedsontwikkelingen zoals Bogaard Stadscentrum, het Havenkwartier en Pasgeld. Verder betrekken we de omgeving bij het oplossen van parkeerproblematiek in bijvoorbeeld Broekpolder en bij groen(onderhoud) zoals in de Karel Doormanlaan. De omgeving wordt ook betrokken bij het creëren van speelzones zoals in het Wilhelminapark en bij de herinrichting van straten zoals bij de Van Dijcklaan en Van Ostadelaan. Daarnaast werken we samen met de samenleving bij grote maatschappelijke opgaven als de energietransitie. Ook met specifieke doelgroepen werken we samen bij het opstellen van gemeentelijk beleid zoals de economische strategie, die samen met ondernemers tot stand komt. Dit doen we o.a. met: •

enquêtes

•

informatiebijeenkomsten

•

spreekuren

•

wijkbezoeken en wijkwandelingen

•

(online) reactieformulieren

•

het opzetten van klankbordgroepen of instellen van een adviesraad

•

het inzetten van digitale bouwapps en ontwerptools voor speeltuinen. Figuur 1: Informatiebijeenkomst over het Havenkwartier

Daarnaast faciliteren we initiatieven vanuit de samenleving, zoals een skatebaan voor jongeren. Zie voor een overzicht van de participatietrajecten in de periode van november 2020 tot november 2021 de bijlage.

2.1 Het participatiebeleid 2.1.1 Het begrip participatie Wat verstaan we eigenlijk onder participatie? Participatie is een containerbegrip dat veel verschillende betekenissen kan hebben. Het Participatiebeleid 2020-2022 hanteert de volgende definitie: ‘Deelnemen in, deelnemen aan, meedoen aan’. Participatie in deze context is gericht op het betrekken van belanghebbenden bij het proces van besluitvorming over een project of activiteit. Dat is dus duidelijk anders dan arbeidsparticipatie of maatschappelijke 5

participatie van kwetsbaren om mee te kunnen doen in de samenleving; beide gefaciliteerd vanuit het sociaal domein. Uit de evaluatie blijkt dat de definitie van participatie in het participatiebeleid niet bijdraagt aan een eenduidig begrip binnen de stad en de organisatie over wat participatie inhoudt. De term zorgt in de samenleving voor verwarring. De bevraagde inwoners en ondernemers geven aan ‘participatie’ een moeilijk woord te vinden, of hun deelname aan participatietrajecten niet als participatie te zien. Een enkeling stelde dat de gemeente hun deelname niet als participatie had bestempeld. Desalniettemin is er toch een aantal definities genoemd, namelijk: ‘deelnemen aan de samenleving’, ‘naar elkaar luisteren’, ‘invloed kunnen uitoefenen over gemeentelijke plannen en projecten en de uitvoering daarvan’ en ‘bewoners zelf laten bedenken wat zij willen in hun straat, buurt of wijk’. Tot slot wordt het synoniem ‘samenwerken’ geopperd, omdat deze term duidelijker zou zijn. Ook in de ambtelijke organisatie heerst onduidelijkheid over de term. Zo interpreteert een deel van de gemeentelijke medewerkers de term als ‘communiceren met alle betrokkenen uit een omgeving’. Informeren valt volgens hen dus onder participatie. Anderen vinden juist dat informeren geen participatie is en trekken de definitie breder tot ‘het betrekken van de omgeving’.

Weer een ander deel gaat een stap verder en vindt dat participatie pas begint als de betrokkenen kunnen meedoen of -beslissen. Participatie is dan ‘het samen doen met de buurt, wijk of stad’. We werken dan als gemeente niet langer voor de stad, maar met de stad. Kortom, en om de eerste deelvraag te beantwoorden: het Rijswijkse begrip van participatie is niet eenduidig. Participerende deelnemers leggen de term verschillend uit, en weten niet dat hun betrokkenheid bij projecten van de gemeente participatie is. Ook vanuit de gemeentelijke organisatie wordt de term verschillend uitgelegd en toegepast. Daarom stellen we voor zo concreet mogelijk te benoemen hoe we deelnemers betrekken. We hebben het dan over informeren, meedenken, meedoen of meebeslissen in plaats van participeren. Dit zorgt voor meer aansluiting bij de beleving van deelnemers. De organisatie zal in elk plan of project duidelijk moeten maken welke vorm van participatie voor welke doelgroep ze voorstelt. Het college en de raad kunnen bij grote projecten waarbij een startnotitie of plan van aanpak wordt voorgelegd, een rol krijgen bij het bepalen van de vorm van participatie. Over de gekozen vorm moet vervolgens helder gecommuniceerd worden naar buiten toe. Dit draagt ook bij aan het verwachtingsmanagement richting participerende deelnemers.

2.1.2 Werkwijze We participeren in Rijswijk steeds vaker en veelzijdiger met de omgeving. Het vastgestelde Participatiebeleid 2020-2022 was hiervoor een goede aanzet. We passen verschillende niveaus en vormen toe (zie volgende paragraaf) en zetten verschillende digitale middelen in. Inwoners waarderen dit enorm. 6

Toch is er voldoende ruimte voor verbetering, zo blijkt uit de Quick Scan. Inwoners wensen meer duidelijkheid over hoe zij kunnen meepraten over gemeentebeleid en willen dit vaker doen. Op het gebied van burgerparticipatie – waarbij de gemeente de inwoners betrekt

Figuur 2: Resultaten Quick Scan over burgerparticipatie

in diens plannen en projecten – scoort Rijswijk in dit onderzoek relatief laag vergeleken met het landelijk gemiddelde.

De inwoners geven zelf een drietal suggesties om dat te verbeteren: 1. inwoners meer de kans geven om zélf te werken aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk; 2. meer digitale instrumenten (zoals websites, apps, peilingen) inzetten om bewoners te laten meepraten en meebeslissen; 3. inwoners meer laten meebeslissen over wat de gemeente doet in hun buurt of wijk.

Het inzetten van meer digitale instrumenten is daarbij een opvallende uitkomst omdat hiervan juist in coronatijd veel meer gebruik is gemaakt dan voor corona. Inwoners hebben ook gestemd op onderwerpen waarover zij intensievere samenwerking met de gemeente wensen.

De top 3 is: 1. inrichting wijk en/of omgeving; 2. duurzaamheid en energie; 3. veiligheid.

De wensen rond overheidsparticipatie, waarbij de gemeente participeert in initiatieven van de samenleving, worden uiteengezet aan het eind van dit verslag (zie 2.8 Overheidsparticipatie). Andere punten van feedback die uit de Quick Scan en interviews naar voren zijn gekomen, gaan over de reactietermijn van de gemeente: die mag korter. Inwoners zitten voor 7

hun gevoel vaak lang te wachten op een antwoord op hun vragen. De acties om dit terug te brengen zijn onder andere opgenomen in de verbeteragenda die de begeleidingscommissie naar aanleiding van de Quick Scan Lokale Democratie heeft opgesteld. Vanuit het project Organisatieontwikkeling1 en daarbinnen de bestuurlijke opdracht Excellente Dienstverlening2 heeft dit samen met de bereikbaarheid van de organisatie, prioriteit. Daarnaast wensen inwoners meer transparantie bij de start van participatietrajecten over de mogelijkheden en kaders, en aan willen ze graag terugkoppeling van de resultaten. Met name wanneer er is besloten om inbreng van deelnemers niet te gebruiken, is men benieuwd naar duidelijke argumentatie over waarom dan niet. Om aan deze wensen tegemoet te komen wordt er gewerkt aan een online, interactief participatieplatform voor de hele Rijswijkse samenleving waarop alle gemeentelijke plannen en projecten met een participatietraject komen. Via dit platform kunnen geregistreerde gebruikers op verschillende manieren en niveaus participeren. Het platform biedt hiervoor verschillende mogelijkheden, zoals enquêtes, interactieve kaarten, budgetspellen, peilingen, etc. Dit maakt de (mogelijkheden en kaders rondom) participatie voor inwoners

en

andere

betrokkenen

transparanter

en

toegankelijker. Daarnaast maakt het platform de terugkoppeling van resultaten inzichtelijker. Als alle projecten uiteindelijk op het platform terecht komen, wordt de medewerker gestimuleerd door het format van het platform om allerlei fases van het project in te vullen. Bij elke nieuwe fase krijgt de deelnemer maar ook de medewerker een melding dat er nieuwe acties nodig zijn. Eén van die fasen is terugkoppeling. Het platform is daardoor ook een hulpmiddel voor medewerkers om alle stappen in het

Figuur 3: Screenshot van melding

participatietraject zorgvuldig te doorlopen. De raad is hierover nieuwe fase op het platform. geïnformeerd per brief (IB 21 130) op 7 december 2021. De lancering van het platform vond in januari 2022 plaats.

1

In het kaderdebat in juli 2019 heeft de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders verzocht “organisatieontwikkeling” als groot project aan te merken. In het forum Samenleving van 3 december 2019 is de projectopdracht opgenomen in de lijst van ingezonden stukken. Het ‘Groot Project Organisatieontwikkeling (GP)’ is een bundeling van drie in 2019 al lopende ontwikkeltrajecten (deelprojecten): 1. Ontwikkelagenda Bedrijfsvoering; 2. Publieke Dienstverlening; 3. Organisatieontwikkeling. Per deelproject is/wordt een aantal activiteiten uitgevoerd, gericht op de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie en dienstverlening. 2 In september 2017 heeft de gemeenteraad de Nota Publieke Dienstverlening 2017-2020 vastgesteld, inclusief het bijbehorende Uitvoeringsplan en Kwaliteitshandvest. In het coalitieakkoord is opgenomen dat uitvoering wordt gegeven aan het verbetertraject Excellente Dienstverlening. De bestuurlijke opdracht Excellente Dienstverlening zorgt voor de realisatie hiervan. De bestuurlijke opdracht omvat een aantal deelprojecten waaronder Verbeteren Kwaliteit Dienstverlening (gemeentebreed) en Doorontwikkeling Digitale Dienstverlening.

8

Inwoners willen daarnaast graag inspraak over brede onderwerpen, of een duidelijke uitleg wanneer dit niet mogelijk is. Een burgerraad of burgerpanel is meerdere keren genoemd als suggestie om die inspraak te faciliteren. Een dergelijk panel blijkt alleen niet eenvoudig te organiseren. Met name het waarborgen van de representativiteit en diversiteit van de deelnemers is een grote uitdaging, blijkt uit een recent onderzoek van de Radboud Universiteit (RU) en het Sociaal Cultureel Planbureau (SCP). Net als bij andere vormen van (politieke) participatie blijken met name lager opgeleiden en mensen met weinig vertrouwen in hun eigen (politieke) kunnen minder bereid om zich op te geven voor een panel. Redenen om thuis te blijven zijn een gebrek aan kennis, interesse of tijd. Om een burgerpanel goed te kunnen laten functioneren, zouden leden een training moeten krijgen. En om te voorkomen dat de panelleden hun interesse verliezen en vroegtijdig weer afhaken, is continuïteit in het bevragen van het panel een voorwaarde, evenals continuïteit in het panel zelf. Dit om te voorkomen dat als inwoners het panel verlaten alle expertise verdwijnt en het hele proces van werving en training weer opnieuw moet. Op al deze vlakken is het aan de gemeente om dat te faciliteren. Waarschijnlijk heeft het instellen van adviesraden op specifieke onderwerpen of domeinen meer kans van slagen.

Deze adviesraden bestaan ook uit inwoners of mensen die op een andere manier een band hebben met Rijswijk. Een adviesraad is dus ook een onafhankelijke burgerraad, maar met leden die affiniteit hebben met een bepaald onderwerp. Dat kan juist de animo om deel te nemen verhogen. Voor de energietransitie is bijvoorbeeld een adviesraad ingesteld, die als een vorm van burgerraad kan worden gezien. Ook binnen het sociaal domein geeft een adviesraad al een aantal jaren gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeente.

Figuur 4: Illustratie burgerpanel

Verder waarderen inwoners een zichtbare gemeente, waarbij wethouders en ambtenaren regelmatig meelopen bij een wijkschouw of op een andere manier in contact komen met inwoners. Ook klinkt een roep om leuke activiteiten zoals een Dag van de Lokale 9

Democratie of een wedstrijd voor het beste inwonersinitiatief. Tot slot vinden inwoners het belangrijk dat in participatietrajecten een representatieve afspiegeling van de Rijswijkse samenleving is vertegenwoordigd. Daarvoor is het belangrijk dat we als gemeente een zo groot mogelijke groep inwoners bereiken en betrekken. Daarom willen we in het nieuwe communicatiebeleid van de gemeente de focus meer leggen op inclusieve communicatie. Inzet is om meer ‘dichtbij’ te communiceren, op de plekken waar de doelgroepen zich bevinden en meer gebruik te maken van intermediairs (veelal maatschappelijke partners). Uit gesprekken met medewerkers blijkt ook dat de participatiewerkwijze transparanter, concreter en eenduidiger kan. Zo mist men concrete handvatten en voorbeelden om participatietrajecten vorm te geven, net als een lijst met in te zetten tools. Daarom komt er binnenkort een overzichtelijke toolbox om in deze behoefte te voorzien. Ook is er vraag naar meer begeleiding, training en kennisdeling op het gebied van participatie. Door periodiek ‘participatietafels’ te organiseren kunnen medewerkers ervaringen, kennis en casussen delen, zodat ze van elkaar kunnen leren. Hier kunnen ook trainingen en workshops aan gekoppeld worden, zoals over het gebruik van het nieuwe participatieplatform. Uit de gesprekken en de Quick Scan blijkt dat hier animo voor is.

Mede daarom staan in 2022 in het kader van de organisatieontwikkeling een aantal trainingen en bewustwordingstrajecten over participatie op de rol. Daarbij willen we ook aansluiten bij de werkwijze ‘projectmatig werken’, die we vooral toepassen bij grote(re) projecten. Deze werkwijze zorgt voor structuur en eenduidigheid waardoor we projecten beter kunnen beheersen. In essentie bestaat projectmatig werken uit samenwerken, faseren, beheersen en beslissen. In- en externe medewerkers en bestuurders werken dan tijdelijk samen in een projectorganisatie. Een projectopdracht staat aan de basis van ieder project. Bijzondere aandacht is er voor de samenwerking met ‘buiten’ (participatie en communicatie) bij projecten van de gemeente. Doel is een project met als uitgangspunt het belang van de initiatiefnemer(s) en het eventuele maatschappelijke belang, maar dat ook rekening houdt, binnen vooraf vastgestelde en duidelijk gecommuniceerde kaders, met de belangen van de omgeving en/of andere stakeholders zodat het kan rekenen op voldoende draagvlak. Samengevat en als antwoord op de tweede deelvraag, Rijswijk moet zich nog een werkwijze rond participatie meer eigen maken omdat deze nog niet eenduidig genoeg is. Zo hebben inwoners de behoefte om meer zélf aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk te werken en willen zij meer inspraak en vaker meebeslissen.

Daarnaast wensen inwoners meer transparantie aan het begin van participatietrajecten over de mogelijkheden en kaders, en willen ze een betere terugkoppeling van de resultaten. Tot slot hebben inwoners behoefte aan kortere reactietermijnen. De gemeentelijke organisatie wenst concrete handvatten en een overzicht van beschikbare (digitale) tools, en heeft behoefte aan sparring, advisering, training en meer (regelmatige) kennisdeling. 10

Dit heeft consequenties voor de ondersteuning vanuit de organisatie, en vormt daarmee een antwoord op de derde deelvraag. Participatie stelt namelijk andere en meer eisen aan de organisatie. Dit komt ook terug in de impactanalyse Groeien naar de toekomst d.d. 9 december 2021 van Berenschot (IB 21 145). De organisatie staat verder voor de uitdaging om de participatie en verbinding met maatschappelijke partners nog meer handen en voeten te geven. Hier worden stappen in gezet, maar het organisatiebreed implementeren van een nieuwe werkwijze en het trainen en begeleiden van medewerkers kosten gerichte aandacht en tijd. Het verbeteren van de (communicatie rondom) participatieprocessen en het faciliteren van de verbinding met maatschappelijke partijen (vaak degenen die het echte verschil voor de inwoners maken) zijn in de optiek van Berenschot quick wins. Dat vraagt wel capaciteit en competenties.

2.2 Participatieniveaus en - vormen Het Participatiebeleid 2020-2022 bevat een participatieladder die verschillende rollen van de participant beschrijft, waarbij van onder naar boven de invloed van die participant toeneemt (zie hieronder).

Figuur 5: Participatieladder, uit het Participatiebeleid 2020-2022

De in de ladder genoemde verschillende participatieniveaus zijn:

11

(1) zelforganisatie (2) samenwerken (3) meebeslissen (4) meewerken/doen (5) meedenken/adviseren (6) informeren

Bij alle Rijswijkse projecten met een participatietraject is logischerwijs het afgelopen jaar de participatievorm ‘informeren’ toegepast. Dit gebeurde via de gemeentelijke website, (nieuws)brieven, bouwapps, platforms en (digitale) informatiebijeenkomsten. Met name bij grotere projecten, zoals Bogaard Stadscentrum, het Havenkwartier en Pasgeld is een flink informatieoffensief uitgerold. De inwoners zijn hier ook positief over. Wel geven ze in de Quick Scan Lokale Democratie aan dat de gemeente duidelijker moet communiceren over hoe de gemeente besluiten maakt en wat het resultaat is van die besluiten. De participatievorm ‘informeren’ wordt vaak gecombineerd met de vormen ‘meedenken’ of ‘adviseren’. Bewoners en andere betrokkenen kunnen bijvoorbeeld reageren op schetsontwerpen en hun wensen, suggesties of knelpunten doorgeven. De opgehaalde feedback komt dan waar mogelijk in het definitieve ontwerp of besluit. Dit is onder andere gebeurd bij het Masterplan In de Bogaard en het ontwikkelkader Havenkwartier. Ook de participatietrajecten van projectontwikkelaars bevinden zich vaak op deze niveaus. De inwoners zijn blij met de meedenkmogelijkheden. Zij zijn tevreden wanneer de gemeente hun mening vraagt, omdat zij hun leefomgeving dagelijks beleven en daarom het beste de wensen en knelpunten kunnen aanwijzen.

Wel vinden zij dat de gemeente vaker de mening van de inwoners kan vragen, en nog beter kan luisteren naar die mening. Ook blijkt dat de mogelijkheden om mee te denken niet altijd helder zijn. Inwoners vinden soms de mogelijkheid om feedback te geven te ingekaderd. Ook missen zij vaak een duidelijke terugkoppeling aan het eind van een participatietraject en krijgen ze niet altijd te horen óf en hoe hun input is verwerkt. Daarnaast zouden zij ook graag eerder betrokken willen worden bij plannen. Met de inzet van het platform kunnen zoals hierboven beschreven beide wensen voor een groot deel worden gefaciliteerd. Voorwaarden zijn wel dat het participatieproces van een project transparant is én continu actueel wordt gehouden. Een aantal gemeentelijke projecten past de vierde trede van de participatieladder toe: meedoen. Bijvoorbeeld bij het co-creëren van speelzones. Kinderen kunnen in een online applicatie hun droomspeeltoestellen ontwerpen, terwijl jongeren en ouders via een enquête hun wensen kenbaar maken. Ook bij groen(onderhoud) laten we geïnteresseerden meedoen. Zij kunnen dan – binnen bepaalde kaders – zelf een groenstrook inrichten. Een ander mooi voorbeeld is de zwerfafvalbrigade: deze groep bewoners helpt de gemeente bij het 12

schoonhouden van de straten. En tijdens een (digitale) bijeenkomst in de Muziekbuurt konden bewoners hun mening en ideeën geven voor de gebiedsagenda. In de gebiedsagenda komen concrete acties te staan op volgorde van belangrijkheid waarmee de gemeente en partners aan de slag gaan. In het kader van de energietransitie hebben veel inwoners meegedaan aan diverse bijeenkomsten en acties die hen stimuleren om eerste of volgende stappen te zetten in het verduurzamen van hun huis in de aanloop naar aardgasloos verwarmen. Een enkele keer passen we het participatieniveau ‘meebeslissen’ toe. Het opschalen van deze mogelijkheid is een duidelijke wens van de gemeenteraad, en ook de inwoners hebben hier behoefte aan. Het merendeel van de respondenten dat de Quick Scan invulde geeft aan dat inwoners meer moeten kunnen meebeslissen over wat de gemeente doet in hun buurt of wijk. Ook geven ze aan dat ze meer de kans willen krijgen om zelf te werken aan de leefbaarheid van hun omgeving. Het toepassen van dit participatieniveau roept wel vragen op, met name over hoe meebeslissen van de samenleving zich verhoudt tot de beslisbevoegdheid van de gemeenteraad: zijn er buiten de eerdergenoemde buurtinitiatieven nog andere besluiten die inwoners kunnen nemen en zo ja, wat is dan de verantwoordelijkheid van de raad? De raad kan ook worden gezien als vorm van participatie.

Door partijen te kiezen die zitting nemen in de raad, vaardigen de inwoners feitelijk vertegenwoordigers af die namens hen meebeslissen over het gemeentelijk beleid. Bovendien zou de raad een voorkeur kunnen hebben voor een variant die niet de voorkeur heeft van de meeste inwoners. De raad en/of het college zou dan vooraf kaders moeten meegeven over in welke mate en over welke onderwerpen/thema’s inwoners kunnen meebeslissen. Dit komt tegemoet aan de wens van de inwoners om meer transparantie over de mogelijkheden en kaders van participatie. Ook helpt het de organisatie bij het vormgeven van de participatievorm ‘meebeslissen’. Een ander aandachtspunt is doelgroepen representatief krijgen wanneer inwoners gevraagd worden mee te beslissen over een onderwerp dat de hele samenleving aangaat. En hoe ga je om met groepen inwoners die tegenstrijdige belangen hebben en hierdoor lijnrecht tegenover elkaar kunnen staan, zoals bijvoorbeeld aan de orde was bij het omheinde hondenlosloopgebied Endezant? De belangen van de hondenbezitters en de omwonenden lagen ver uit elkaar waardoor een eerder door de gemeente gefaciliteerd initiatief vanuit de samenleving uiteindelijk uitmondde in een strijd van voor- en tegenstanders, met raadsvragen, een motie en uiteindelijk een door de gemeente geïnitieerd compromis (alternatieve veilige hondenspeelplek).

Om het toepassen van meebeslissen te stimuleren, is het belangrijk om medewerkers te voorzien van concrete handvatten en voorbeelden. Zulke handvatten kunnen inclusieve communicatiestrategieën zijn en manieren om meebeslissen laagdrempelig te houden voor deelnemers, om zo representativiteit te waarborgen. Daarnaast biedt de inwerkingtreding van de Omgevingswet en het al dan niet daaraan te koppelen uitdaagrecht, 13

de kans om de mogelijkheden rondom meebeslissen uit te breiden (zie 2.5). Hetzelfde geldt voor de mogelijke uitbreiding van het initiatievenloket (zie 2.7). Overigens blijkt het toepassen van meebeslissen niet altijd mogelijk, zeker wanneer plannen al zo goed als vastliggen of erg zijn ingekaderd. Vraag je bijvoorbeeld direct omwonenden mee te beslissen over de komst van appartementen die hun vrije uitzicht kunnen belemmeren, wanneer er een algemeen belang is om aan de behoefte aan woningen in de schaarse ruimte in de stad te voldoen? Welk niveau wordt toegepast, is dus afhankelijk van het project of plan en de (juridische, financiële en politieke) kaders en mogelijkheden die daaromheen zijn afgesproken. Het ene project of proces vraagt om het niveau informeren, het andere biedt ruimte voor meedenken, en weer een andere maakt meedoen of zelfs zelforganisatie mogelijk. Daarom is het niet altijd opportuun om van hiërarchische participatieniveaus te spreken, aangezien de niveaus gelijkwaardig zijn. Door de participatieladder te zien als een “keuze” van een traptrede wordt daarnaast over het hoofd gezien dat je in projecten ook een mix aan middelen kunt (of zelfs, moet) inzetten. Bovendien gaat de participatieladder uit van de ‘participatie intentie’ van de initiatiefnemer en niet van de behoefte van de deelnemers van het participatietraject.

Hierover bestaat ook in de wetenschap consensus. Waar lange tijd een vorm van een participatieladder de norm was, beweren wetenschappers als Aulich (2009)3 en Fung (2006)4 inmiddels dat de keuze voor het beste participatieniveau contextafhankelijk is en een hiërarchische classificatie daarom niet klopt. Het hoogste niveau is niet altijd toepasbaar of wenselijk, want in sommige situaties is bijvoorbeeld meedenken het meest gepast. Dit is niet problematisch, zolang er maar een vorm van samenwerking is tussen beleidsmakers en inwoners. Het kantelen van de huidige participatieladder zodat deze plat ligt, maakt de verschillende

participatievormen

visueel

gelijkwaardig

en

voorkomt

een

impliciet

waardeoordeel dat een hoger niveau op de participatieladder altijd beter is. Daarbij stimuleert de gemeente initiatiefnemers inclusief onszelf om altijd de meest creatieve en passende vorm(en) van participatie toe te passen. Dat kunnen ook meerdere vormen in (verschillende fases van) één participatietraject zijn. Een Rijswijkse variant van zo’n participatiemix zou er zo uit kunnen zien:

3

Aulich, C. (2009). From Citizen Participation to Participatory Governance in Australian Local Government. Commonwealth Journal of Local Governance 2, 44-60. 4 Fung, A. (2006). Varieties of Participation in Complex Governance. Public Administration Review, 66-75.

14

Figuur 6: De Rijswijkse Participatiemix

Concluderend, en in antwoord op het eerste deel van de derde deelvraag, we betrekken in Rijswijk steeds vaker de bewoners in een vroeg stadium. Zo krijgen ze vaak de mogelijkheid om te reageren op schetsontwerpen, waarna de opgehaalde reacties verwerkt worden in het uiteindelijke ontwerp. Zo kunnen zij merkbaar invloed uitoefenen. Desondanks valt hier nog winst te behalen, aangezien de inwoners in de Quick Scan aangeven nog eerder betrokken te willen worden, voordat er plannen op tafel liggen. Hier worden al stappen in gezet. Zo heeft een reflectiecommissie bestaande uit inwoners en andere belanghebbenden meegedacht over de vormgeving van het participatietraject rondom de herinrichting van de speelzones in het Wilhelminapark en Parkrijk. De commissieleden zijn hier positief over. Ook kunnen we werken aan een uitbreiding van overheidsparticipatie (waarbij het initiatief bij de inwoner ligt). Zie verder 2.8 (daar worden ook de twee hoogste treden van de participatieladder uiteengezet: samenwerken en zelforganisatie). Tot slot het antwoord op het tweede deel van deelvraag 3 over het betrekken van bewoners op een ‘hoger niveau’: we passen in Rijswijk steeds meer participatievormen en variaties in de mate van invloed toe. Desondanks blijkt uit de evaluatie dat we vaker ‘meebeslissen’ kunnen toepassen, hoewel hier nog wat dilemma’s spelen.

Bovendien blijkt dat hoewel iedereen binnen de organisatie en bij onze samenwerkingspartners wel op de hoogte zijn van de participatieladder, niet iedereen deze altijd inhoudelijk kent, bruikbaar vindt of toepast. Dit heeft onder andere te maken met het abstractieniveau van de ladder. Daarom moet er een begrijpelijker en bruikbaarder instrument komen. Dit kan bereikt worden met het gelijkwaardig maken van de participatievormen en ze tegelijkertijd helder te omschrijven. De keuze van een participatievorm of een mix van participatievormen met de bijbehorende mate van invloed blijft uiteraard altijd maatwerk en afhankelijk van de context.

2.3 Samenwerking externe partners Als gemeente werken we ook samen op het gebied van participatie. We hebben een groot netwerk aan partners. Zo verwachten we van projectontwikkelaars dat zij participeren met de 15

omgeving wanneer zij een plan of project willen uitvoeren. Zeker wanneer zij grootschalige bouwprojecten uitvoeren is dit belangrijk, zoals in Bogaard Stadscentrum, het Havenkwartier en in Kesslerpark. Om draagvlak te creëren, maar soms ook om een vergunning te krijgen. Toch zijn de ervaringen van de ontwikkelaars wisselend. Zo ervaart de één dat zij voldoende steun krijgen vanuit de gemeente. De gemeente gaf bijvoorbeeld duidelijk mee waarvoor de ontwikkelaar en waarvoor de gemeente zelf verantwoordelijk was. Beide partijen trokken gezamenlijk op bij het opzetten van het participatietraject en het organiseren van bijeenkomsten. De ander ervaart juist te veel inkadering vanuit de gemeente. De gemeente geeft volgens hen te weinig speelruimte, omdat plannen economisch en politiek al zo goed als vastgelegd zijn. Daardoor zijn andere participatieniveaus dan informeren en meedenken vaak niet mogelijk. Daarom is het bij gebiedsontwikkelingen belangrijk om van tevoren een omgevings- en issue-analyse te maken, zoals bijvoorbeeld voor Bogaard Stadscentrum en Havenkwartier is gedaan. Daarmee kunnen belangen en sentimenten vooraf in kaart gebracht worden zodat hiermee bij het inrichten van het participatietraject rekening kan worden gehouden.

Daarbij moet wel worden aangetekend dat de positie van een vastgoedeigenaar, die miljoenen investeert in zijn eigendom, anders is dan die van een omwonende, winkelier, toekomstige bewoner of exploitant. Het is daarom belangrijk om duidelijke kaders op te stellen en te communiceren waarbinnen participatie plaats kan vinden. Bijvoorbeeld: het staat vast dat er hoogbouw moet komen, maar over de vorm kan nog worden meegedacht. Bovendien zijn ontwikkelaars niet altijd op de hoogte van ons participatiebeleid, de participatieladder of de tools van de gemeente. Daardoor is het voorgekomen dat projectprocessen verkeerd zijn begonnen. Hier hebben we als organisatie van geleerd door bijvoorbeeld meer rolduidelijkheid te creëren tussen gemeente en ontwikkelaar en aan het begin van projectprocessen de rol van de omgeving daarin te bepalen. In aanloop naar de inwerkingtreding van de Omgevingswet zal naar verwachting die rolduidelijkheid toenemen, zowel aan de kant van de gemeentelijke organisatie als aan de kant van de ontwikkelende partij. Bij het instrument Omgevingsvergunning is participatie niet verplicht, tenzij het gaat om buitenplanse omgevingsactiviteiten die door de raad zijn aangewezen als “participatieplichtig”. Maar de wijze waarop participatie wordt toegepast is wettelijk gezien in alle gevallen vormvrij.

We werken aan een duidelijke leidraad voor projectontwikkelaars (en andere initiatiefnemers) over het opzetten van participatietrajecten. Want we hebben er als gemeente uiteraard belang bij dat er draagvlak is en dat ontwikkelaars waar mogelijk rekening houden met de wensen en behoeften van onze inwoners. Dus ondanks dat de vormgeving van de participatie de verantwoordelijkheid is van de ontwikkelaars zelf, kunnen wij hen daarbij minstens ondersteunen, maar ook samen optrekken wanneer dat voordelen biedt.

16

Naast met projectontwikkelaars werken we samen met onderwijs, bedrijfsleven, woningcorporaties, belangenorganisaties, andere overheden en regiopartners. Maar ook met allerlei maatschappelijke organisaties of instellingen en stichtingen met een maatschappelijke doelstelling zoals Welzijn Rijswijk. Veel van deze organisaties fungeren als brug tussen de gemeente en de bewoners. Waar de gemeente plannen en beleid opstelt, zijn zij de uitvoerende kracht door hun rechtstreekse contact met de bewoners. Dat maakt hen waardevolle netwerkpartners. Toch blijkt uit gesprekken dat er nog wat te winnen is als het gaat om onderlinge samenwerking. Zo worden meer daadkracht, inzet en waardering genoemd. Vanuit de ambtelijke organisatie wordt ingezet op meer onderlinge kennismaking en -uitwisseling om de samenwerking naar een hoger plan te tillen. Tot slot zijn de bewonersorganisaties belangrijke samenwerkingspartners. Zij ervaren het contact met de gemeente als zeer positief, waarbij er altijd een luisterend oor is voor hun vragen, klachten of suggesties. Punt van kritiek is wel de vaak lange reactietermijn van de gemeente. Dit is ook meermaals genoemd in de Quick Scan en is daarom zoals eerder al genoemd, opgenomen als één van de actiepunten in de verbeteragenda. Gebiedsregie speelt een belangrijke rol in de verbinding met de bewoners- en buurtorganisaties.

Deze organisaties bestaan uit bewoners die bereid zijn zich actief in te zetten voor hun buurt. Zij nemen in veel gevallen zelf het initiatief tot samenwerking met de gemeente. De gemeente weet de bewonersorganisaties ook te vinden. Zo zijn ze actief betrokken bij het in de wijken ophalen van reacties op de warmtetransitie. De bewoners waarderen het verder enorm dat vertegenwoordigers van de gemeente de openbare vergaderingen bijwonen, zeker als er ook (wijk)wethouders aanwezig zijn. Ook de wijkschouw wordt op prijs gesteld, hoewel de bewoners van mening zijn dat de gemeente vaker de wijk in kan gaan. Het grootste deel van het afgelopen jaar waren die mogelijkheden uiteraard door de geldende coronamaatregelen beperkt. Tot slot wensen de bewonersorganisaties meer ondersteuning bij het vinden van bewoners om te participeren. Net als de gemeente hebben ook deze organisaties moeite met het bereiken van een brede doelgroep. Bijvoorbeeld bij het vinden van vrijwilligers voor het bestuur of deelnemers aan de vergaderingen. Kortom, en om de vijfde deelvraag te beantwoorden: we werken als gemeente volop samen met externe partners. Deze samenwerking wordt door alle partijen gewaardeerd. Het blijft echter noodzakelijk om hierin te investeren. Ook Berenschot doet in de eerdergenoemde impactanalyse de aanbeveling om de verbinding met maatschappelijke partijen verder uit te werken.

Maatschappelijke partners ervaren de gemeente namelijk niet altijd als ‘partner’ in het aangaan van opgaven. Berenschot ziet faciliteren van de verbinding met maatschappelijke partijen als een quick win, al moeten ook hiervoor capaciteit en competenties beschikbaar zijn.

17

2.4 Jongerenparticipatie Het afgelopen jaar heeft de Rijswijkse jeugd volop kunnen participeren. Zo konden ze op verschillende plekken middels een digitale applicatie hun droomtoestellen voor speelzones samenstellen, om ervoor te zorgen dat speeltuinen aansluiten op hun wensen. Dit is onder andere gebeurd bij de herinrichting van de basketbalveldjes aan de Fagotstraat en aan de Karel Doormanlaan. Ook deden in juni 2021 zo’n 150 basisschoolleerlingen mee aan de afvalrace en organiseerde het Financieel Servicepunt een kleurplatenwedstrijd voor kinderen om omgaan met geld onder de aandacht te brengen. Daarnaast zijn in september 2021 voor het zesde achtereenvolgende keer de Kinderrechtenambassadeurs geïnstalleerd. Ruim een jaar lang zullen zij net als hun voorgangers de rechten van kinderen vertegenwoordigen en het bestuur van gemeente Rijswijk adviseren. Wel is er vanuit dit traject de wens uitgesproken dat de raad vaker en op bredere onderwerpen deze kinderen om advies vraagt. Ook is het belangrijk om te bewaken dat de inbreng van de kinderen concrete en tastbare resultaten oplevert, om deelname te blijven stimuleren. Ook jongeren kunnen op verschillende manieren participeren in Rijswijk. Deze doelgroep wordt ook betrokken bij het ontwerpen van nieuwe speel- en sportzones.

Of soms betrekken zij ons: zo werken we momenteel aan een skatepark op suggestie van een groep geïnteresseerde jongeren. Daarnaast is eind 2021 het project Speaking Minds: Armoede en Schulden gestart, een initiatief van Save the Children Nederland. Leerlingen van het praktijkonderwijs bedachten op basis van eigen onderzoek, gesprekken met professionals en een veldbezoek aan de Voedselbank oplossingen om armoede onder jongeren te bestrijden. Hun adviezen, waaronder een geldcursus voor ouders, worden waar mogelijk meegenomen in het beleid. Met studenten Bestuurskunde van de Haagse Hogeschool werken we samen in het Bestuursatelier. De studenten buigen zich over actuele thema’s in de gemeente Rijswijk en maken probleemanalyses, adviesrapporten of implementatieplannen over door de gemeente aangedragen (beleids)onderwerpen. En onlangs is een jongere geïnstalleerd als lid van de adviesraad energietranisitie. Tot slot is er tijdens de coronalockdowns actief contact gezocht met kinderen en jongeren. Zo stimuleerden de ‘lockdown challenge’ en Expeditie Rijswijk het organiseren van activiteiten voor en door jongeren voor tijdens de lockdowns. (Zie voor een volledig overzicht de bijlage.)

18

Figuur 7: Kinderrechtenambassadeurs 2021-2022 (foto: Erwin Dijkgraaf)

Desondanks blijven kinderen en jongeren een moeilijke doelgroep om te bereiken. Dit blijkt ook uit studiewerkstukken die studenten van de Haagse Hogeschool in het Bestuursatelier bij gemeente Rijswijk hebben uitgevoerd. Het merendeel van de onderzochte jongeren blijkt niet te weten dat zij invloed kunnen uitoefenen op gemeentebeleid, terwijl zij dit wel willen. Voorwaarde is dan wel dat het gaat over onderwerpen die hen direct aanspreken, zoals sport, welzijn en onderwijs. Ook duurzaamheid is een thema dat steeds meer jongeren aanspreekt. Uit een onderzoek van I&O Research in opdracht van het ministerie van BZK over jongerenparticipatie, blijkt dat aannames en vooroordelen het contact tussen jongeren en bestuurders in de weg zitten. Jongeren voelen een statusverschil tussen hen terwijl bestuurders denken dat jongeren niet altijd interesse hebben in politieke, actuele onderwerpen en de gemeentelijke, formele manieren van contact voor jongeren niet werken. Beiden denken wel grotendeels hetzelfde over hoe het ideale contact en de ideale samenwerking eruit moet zien, namelijk ‘laagdrempelig’ en ‘informeel’ en aansluitend op de belevingswereld van jongeren. Geen stempel van ‘politiek’ want dat schrikt af. Een open gesprek is volgens jongeren belangrijk. Het aanstellen van een jongerencoördinator kan hierbij helpen.

Daarnaast blijkt uit deze evaluatie en de werkstukken van de studenten van de Haagse Hogeschool dat een meerderheid graag benaderd wil worden via sociale media in plaats van (papieren) brieven of de gemeentelijke website. Jongeren gebruiken met name veel Instagram. De studenten van de Haagse Hogeschool raden daarom aan om dit kanaal aantrekkelijker en actiever in te zetten voor jongerenparticipatie, door bijvoorbeeld gebruik te maken van Stories, Highlights, originele foto’s en takeovers (waarbij een jongere voor een dag het gemeenteaccount overneemt). Toch is er ook behoefte voor offline contact, blijkt uit alle onderzoeken. Een mix van online en offline

19

contact is daarom wenselijk. Te beginnen met online, als eerste stap richting fysieke ontmoetingen. Daarnaast heeft Rijswijk een waardevol netwerk voor samenwerkingen op het gebied van kinder- en jongerenparticipatie. Zo zijn Welzijn Rijswijk en Haaglanden Beweegt belangrijke partners die bruggen kunnen slaan tussen de gemeente en kinderen en jongeren. Het is daarom van belang om dit netwerk optimaal te benutten wanneer we als organisatie de jeugd willen bereiken en activeren. Scholen kunnen hier ook een belangrijke rol in spelen. Zij kunnen bijvoorbeeld tijdens het vak maatschappijleer het beleid van gemeente Rijswijk onder de aandacht brengen of zelfs feedback ophalen, zeker als er een gemeentelijke medewerker, raadslid of wethouder op bezoek zou komen. Kortom, en om de zesde deelvraag te beantwoorden: het afgelopen jaar zijn kinderen en jongeren op verschillende manieren en onderwerpen betrokken bij gemeentelijke participatietrajecten. Een mix van online en offline contact werkt het beste. Sluit wel vooral aan bij de leefwereld van de jeugd zelf, maak daarbij gebruik van de middelen die zij zelf gebruiken en begeef je in de netwerken waarin zij zich begeven.

2.5 Omgevingswet De Omgevingswet gaat – waarschijnlijk – in op 1 juli 2022. De Omgevingswet wil bijdragen aan het herstel van vertrouwen in de overheid onder meer door het faciliteren van publieksparticipatie. In de wet is opgenomen dát participatie moet, maar niet hoe. Niet de juridische borging, maar een professionele en open houding wordt gezien als de garantie voor een goed participatieproces. De Omgevingswet stimuleert daarom vroegtijdige participatie waarmee we op tijd belangen, meningen en creativiteit op tafel kunnen krijgen. Ons participatiebeleid is in de geest van die wet gemaakt en het afgelopen jaar was een jaar om te leren, eventueel te experimenteren om zo ervaring op te doen en ons handelen waar nodig bij te schaven en verbeterpunten op tafel te krijgen. Een terugkerende worsteling was vooral hoe vroegtijdige participatie, bijvoorbeeld meedenken helemaal aan het begin van een planproces, zich verhoudt tot de wettelijk verplichte inspraak rond het besluitvormingstraject. Het vroegtijdige participatietraject ontslaat ons niet van officiële inspraakprocedures met het tervisieleggen en indienen van zienswijzen. Wel kan het bijdragen aan minder zienswijzen en dus een sneller besluitvormingstraject.

Zo kwamen er na een eerder gehouden zorgvuldig participatietraject rond het Masterplan In de Bogaard, slechts twee zienswijzen binnen op het bestemmingsplan van deelproject Sterpassage (ruim 500 woningen, hoogbouw tot 70 meter). Bij sommige projecten ontstond echter soms het gevoel dat het participatie- en het inspraaktraject dubbelop waren. De modernisering en verbreding van de huidige inspraakverordening naar een verordening participatie (en uitdaagrecht) zal hier een oplossing bieden. Want in deze nieuwe door de raad 20

vast te stellen verordening, zal de vroegtijdige participatie van een wettelijke basis worden voorzien. Dit biedt ook een nieuwe kans om het uitdaagrecht verder in te vullen. In het nieuwe coalitieakkoord 2021-2025 is dit uitdaagrecht als één van de mogelijkheden opgenomen om burgerparticipatie en burgerinitiatieven te stimuleren. Uitdaagrecht houdt in dat inwoners en maatschappelijke partners de mogelijkheid hebben om publieke taken over te nemen van de gemeenten, als zij denken dat zij dit slimmer, beter en goedkoper kunnen. Hiervoor krijgen zij dan ook de publieke middelen die hiervoor nodig zijn. Met het uitdaagrecht krijgen inwoners daadwerkelijk de mogelijkheid om hun idee te gaan uitvoeren en krijgen zij meer invloed en beslisrecht over wat er in hun buurt gebeurt. Het verhoogt meestal de kwaliteit van de taak en het overnemen van een gemeentelijke taak versterkt de samenhang in de buurt. Daarnaast geeft het inwoners het gewenste meer zeggenschap. Uitdaagrecht is gebaseerd op het Engelse 'Right to challenge'. Een ambtelijke werkgroep bereidt momenteel een raadsvoorstel voor over de participatieverordening. Bij het uitwerken van de mogelijkheden rondom het uitdaagrecht, willen we bewoners(organisaties) betrekken. Participatie is in de Omgevingswet vormvrij.

Bij het opstellen van participatiebeleid en het inregelen van participatie voor initiatieven hebben wij als gemeente dus veel beleidsvrijheid. Om initiatiefnemers te faciliteren bij het vormgeven van participatie, is het noodzakelijk dat ons beleid praktisch en handzaam toepasbaar is. Daarvoor geven de aanbevelingen uit deze evaluatie een eerste aanzet. Die zullen ook meegenomen worden bij het opstellen van een leidraad voor initiatiefnemers. Daarnaast stelt de Omgevingswet een aantal juridische eisen aan het beleid. Als deze eisen aanleiding geven tot wijziging van het participatiebeleid, ontvangt de raad daarover een raadsvoorstel. Het participatieplatform is een goed hulpmiddel als in 2022 de Omgevingswet in werking treedt. Onder de Omgevingswet is iedere initiatiefnemer zelf verantwoordelijk voor participatie. Dat vraagt om een nieuwe manier van werken, waarbij de gemeente initiatieven uit de samenleving faciliteert en uitgaat van samenwerking met betrokken partijen. Het platform kan alle voor initiatiefnemers relevante informatie bieden zoals spelregels, participatiewijzers per doelgroep, checklists etc., maar ook de verwijzing naar het landelijke Omgevingsloket. Concluderend en in antwoord op deelvraag 7 mag gesteld worden dat de wettelijke verplichtingen die de Omgevingswet met zich meebrengt voor het participatiebeleid nog verder uitgezocht moeten worden.

Hier wordt momenteel aan gewerkt, net als aan de participatieverordening. Over beide ontvangt de raad later raadsvoorstellen. Daarnaast komt er binnenkort een leidraad voor initiatiefnemers.

21

2.6 Digitale participatie Het coronavirus en de bijbehorende maatregelen hebben een groot effect gehad op participatie. Waar fysieke informatiebijeenkomsten voor de lockdowns nog de norm waren, moest veel nu digitaal. De inwoners blijken dit te waarderen; 85 procent van de respondenten die de Quick Scan invulde geeft aan dat de gemeente meer mag inzetten op digitale instrumenten om hen te laten meepraten en -beslissen. Dat doen we inmiddels volop. We gebruiken interactieve websites, apps, digitale nieuwbrieven, sociale media en zelfs participatieplatforms. Digitale participatie heeft ook veel voordelen. Zo is het laagdrempeliger, omdat meedoen minder tijd en moeite kost. Daardoor sluiten er meer deelnemers aan, wat ook de representativiteit ten goede komt. Ook zorgt digitale participatie over het algemeen voor meer reacties. Ook dat komt door de laagdrempeligheid. Je kunt tijdens digitale bijeenkomsten bijvoorbeeld je vraag of reactie achterlaten in de chatbox, rechtstreeks reageren onder een post op een website, of anoniem je mening delen via applicaties als Mentimeter. Vooral inwoners die voorheen niet naar bijeenkomsten kwamen of die tijdens evenementen niet het woord wilden of konden nemen, kunnen nu ook hun mening geven.

Tevens voorkomen digitale bijeenkomsten dat de stemming wordt bepaald door enkele critici, onder andere doordat het tijdens online sessies minder makkelijk is om onaangekondigd het woord te nemen of anderen te overstemmen. Daarnaast worden digitaal ook positieve reacties op plannen en projecten gegeven terwijl hiervoor in fysieke samenkomsten vaak weinig aandacht is.

Figuur 8: Links: Screenshot uit de Bouwapp. Rechts: Screenshot van online bijeenkomst over Masterplan In de Bogaard

Desondanks hebben fysieke bijeenkomsten ook voordelen. Het is makkelijker om de algemene sfeer te proeven, kwalitatieve diepgang te bereiken en betrokkenheid te creëren. 22

Bovendien is niet iedereen digitaal vaardig. Om niemand uit te sluiten is het belangrijk om digitale participatie altijd te blijven combineren met andere mogelijkheden: van telefonische spreekuren tot papieren bewonersbrieven, fysieke bijeenkomsten waar mogelijk en afspraken op het stadhuis. Concluderend en in antwoord op de achtste deelvraag: de ervaringen met digitale participatie zijn positief. Bewoners waarderen de online mogelijkheden rondom participatie, mits deze gecombineerd blijven met andere mogelijkheden. Vanuit de organisatie wordt ook flink ingezet op digitale mogelijkheden. Bij veel projecten is gebruik gemaakt van verschillende websites, platforms, apps en online nieuwsbrieven. Hoewel dit een goede ontwikkeling is, maakt dit onze participatie wellicht ook wat fragmentarisch en onoverzichtelijk. Daarom biedt het creëren van één ingang tot alle participatietrajecten in Rijswijk veel voordelen. Omdat deze behoefte vanuit meerdere doelgroepen is uitgesproken, is dit al opgepakt (quick win) en zal het participatieplatform dat in deze behoefte voorziet, dit jaar gefaseerd verder worden uitgebouwd (zie raadsbrief Digitaal platform participatie).

2.7 Overheidsparticipatie: initiatieven vanuit de samenleving Bij overheidsparticipatie staat het initiatief van de inwoners centraal. Met andere woorden: de gemeente participeert in de initiatieven van de stad. Veel Rijswijkse inwoners weten daarvoor onze gemeente te vinden. Zo is er op initiatief van inwoners gewerkt aan de verkeersveiligheid aan de Laan van Beens, een muurschildering in Welgelegen en de Wilhelminalantaarn in Park Hofrust. Verder bedachten inwoners een oplossing voor afbrokkelende grond van de Ponyweide aan de John. F. Kennedylaan. Ook de jaarlijkse Kerstafette is een goed voorbeeld van overheidsparticipatie. (Groepen) inwoners dragen hun idee aan voor een kerstactiviteit gericht op anderen te laten genieten van gezelligheid en lekker eten, vooral zij die anders alleen zouden zijn. De gemeente faciliteert. Daarnaast maakt Loket Stadskracht het aanvragen van ideeëncheques mogelijk. Inwoners kunnen op die manier geld krijgen om ideeën uit te voeren die gelinkt zijn aan thema’s als veiligheid, saamhorigheid, gezondheid, eenzaamheid, jeugd, verkeer of groen. Op die manier zijn bijvoorbeeld meerdere bloemenweides gerealiseerd. Ook stimuleert de gemeente het organiseren van wijkfeesten, burendagen, high tea’s voor eenzame bewoners, de Leeuwendaal rally, bingo’s, etc. Hier zit wel veel ruimte voor verbetering.

Uit de Quick Scan blijkt dat inwoners meer mogelijkheden wensen om ideeën en initiatieven te realiseren, en dat de gemeente meer faciliteert. Zij prioriteren daarbij de volgende drie aanbevelingen: 1. het creëren van een duidelijker loket of aanspreekpunt voor initiatiefnemers; 2. het opstellen van duidelijkere procedures en spelregels; 3. het organiseren van netwerkbijeenkomsten voor initiatiefnemers om ideeën en kennis uit te wisselen. 23

Zoals eerder aangegeven werken we daarom aan een nieuwe invulling van het concept Loket Stadskracht. Het onlangs gelanceerde participatieplatform biedt hier een uitstekende mogelijkheid voor. Inwoners kunnen daar straks naast het indienen van eigen initiatieven die bijdragen aan hun leefomgeving, ook stemmen op initiatieven van anderen. Daarmee bereik je alle samenwerkingsvormen met bijbehorende mate van invloed en stimuleer je met name meedoen, meebeslissen en zelforganisatie. Ook kunnen inwoners daar de spelregels en procedures vinden. In andere gemeenten wordt deze vorm van overheidsparticipatie al met succes toegepast.

Ook biedt dit nieuwe initiatievenloket de mogelijkheid om het

uitdaagrecht te faciliteren. Tot slot is uit gesprekken naar voren gekomen dat er behoefte is aan meer structureel budget om bewonersinitiatieven te realiseren. Mogelijkheden om in deze behoefte te voorzien kunnen worden onderzocht bij het uitwerken van een nieuw initiatievenloket op het participatieplatform. Daarbij kan dan ook het uitdaagrecht worden betrokken evenals de suggestie voor een wedstrijd voor het beste bewonersinitiatief. Streven is uiteindelijk dat het platform de ingang én het uithangbord wordt naar alles wat er gebeurt in Rijswijk op het gebied van participatie. Kortom, en als antwoord op de laatste deelvraag, de gemeente faciliteert overheidsparticipatie

op

verschillende

manieren.

Zo

ondersteunt

de

gemeente

bewonersinitiatieven. En via Loket Stadskracht kunnen inwoners ideeëncheques en groenvouchers aanvragen. Inwoners maken hier veel gebruik van. Zij geven zelfs aan dat ze nog meer aan de leefbaarheid van hun stad willen werken. Het opzetten van één duidelijk loket met overzichtelijke regels en procedures is hierbij door inwoners als randvoorwaarde genoemd. Dit biedt aanknopingspunten om te onderzoeken of we een nieuw, uitgebreid initiatievenloket kunnen introduceren op het nieuwe participatieplatform.

24

3. Overzicht aanbevelingen, tijdspad en risico’s Dit afsluitende hoofdstuk bevat een chronologisch overzicht van de in deze evaluatie genoemde aanbevelingen, inclusief een tijdspad en een beschrijving van de risico’s.

3.1 Aanbevelingen 1. Benoem in onze gemeentelijke communicatie zo concreet mogelijk hoe we deelnemers betrekken. We hebben het dan over informeren, meedenken, meedoen of meebeslissen in plaats van participeren. Dit sluit beter aan bij de beleving van deelnemers. Communiceer helder over de gekozen participatievorm. Dit draagt ook bij aan het verwachtingsmanagement richting participerende deelnemers.

2. Maak in elk plan of project duidelijk welke vorm(en) van participatie voor welke doelgroep gewenst is. Het college en de raad kunnen bij grote projecten waarbij een startnotitie of plan van aanpak wordt voorgelegd, een rol krijgen bij het bepalen van de vorm(en) van participatie.

3. Verkort de reactietermijn van de gemeente op meldingen en vragen. Hier wordt al aan gewerkt. Zo is dit opgenomen als actiepunt in de verbeteragenda die naar aanleiding van de Quick Scan Lokale Democratie is opgesteld en heeft het prioriteit binnen de bestuurlijke

opdracht

Excellente

Dienstverlening

dat

onder

het

project

Organisatieontwikkeling valt. 4. Breid de inzet van het nieuwe participatieplatform zo snel mogelijk uit, zodat waar mogelijk elk plan of project met een participatietraject er gebruik van maakt. Dit om zo snel mogelijk aan de behoefte te voorzien aan meer transparantie, mogelijkheden en overzichtelijkheid rondom participatie (quick win!). Ondersteun de organisatie in een goed gebruik van dit platform door middel van begeleiding en trainingen.

25

Figuur 9: Screenshot van de homepagina van het nieuwe participatieplatform.

5. Onderzoek de mogelijkheden van een algemeen burgerpanel, of het meer inzetten van panels of adviesraden op specifiekere onderwerpen zoals nu gebeurt voor de energietransitie. 6. Blijf investeren in de zichtbaarheid van de gemeente met regelmatige acties in wijken, door langs te gaan op scholen of door activiteiten zoals een Dag van de Democratie te organiseren. 7. Stel een overzichtelijke toolbox samen die als stappenplan dient voor medewerkers die een participatietraject gaan opzetten. Deze toolbox bevat concrete handvatten, voorbeelden en een overzicht van welke mogelijkheden en tools Rijswijk in huis heeft. Hier wordt momenteel al aan gewerkt. 8. Werk aan deskundigheidsbevordering met behulp van trainingen en begeleiding. Onderzoek de mogelijkheden om periodieke ‘participatietafels’ te organiseren waarbij medewerkers hun ervaringen, kennis en vragen rondom participatie kunnen delen. Houd hierbij rekening dat dit vraagt om capaciteit en competenties. 9. Bereik en betrek een zo groot mogelijke groep inwoners, waarbij niemand wordt uitgesloten. Maak participatie (en communicatie) inclusiever. In de herziening van het communicatiebeleid dat nu wordt ontwikkeld, ligt de focus op inclusieve communicatie: hoe bereiken en betrekken we alle verschillende groepen inwoners en ondernemers in onze stad.

Inzet is om meer ‘dichtbij’ te communiceren, op de plekken waar de doelgroepen zich bevinden en meer gebruik te maken van intermediairs zoals maatschappelijke partners).

26

10. Geef ook als raad en/of college vooraf kaders mee over in welke mate en over welke onderwerpen/thema’s inwoners kunnen meebeslissen. Dit komt tegemoet aan de wens van inwoners om meer transparantie over de mogelijkheden en kaders van participatie en helpt de organisatie bij het vormgeven van de participatievorm meebeslissen.