21.046389 Jaarstukken gemeente Rijswijk 2020.pdf

onderneemt om haar doelen te realiseren. Door risico’s te koppelen aan projecten, processen en/of doelstellingen ontstaat direct inzicht waarop gestuurd moet worden om grip te houden op de belangrijkste risico’s van de organisatie. In het onderstaande overzicht worden alleen de 5 grootste risico's gepresenteerd met de hoogste bijdrage aan de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit. Het totaal risico van deze vijf risico’s bedraagt € 16.250.000. Tabel 1: Belangrijkste financiële risico's Tabel 1: Belangrijkste financiële risico's Risiconr Risico Gevolgen Maatregelen Kans Financieel gevolg Invloed R503 Beoogd kostenbesparend geld 50% max.€ 4.000.000 32.26% beleid/ actieplan Jeugdzorg en WMO wordt niet gehaald en geen toereikend budget voor alle uit te voeren taken. R551 Tweede golf Corona geld 25% max.€ 8.000.000 13.33% R389 RB Niet kunnen afdekken geld - Financiële 50% max.€ 2.000.000 9.98% van risico's, die kunnen tegenvallers, hogere ontstaan door richtlijnen, kosten of lagere voorwaarden, eisen van opbrengsten andere overheden, langere procedures en overige derden-partijen R542 wachtgeldverplichtingen geld 50% max.€ 1.250.000 6.15% wethouders R278 I&P/SD geld - Een dergelijke 50% max.€ 1.000.000 5.02% Participatiewet: overheidsmaatregel kan Bezuiniguingen op de niet worden voorkomen macrobudgetten en en kan leiden tot veranderingen in het tekorten.

Het rekenmodel waarmee de participatiebudget wordt macrobudgetten worden maximaal ingezet voor berekend kunnen leiden tot bevordering van tekorten op de lokale uitstroom uit de uitkering rijkssubsidie. zodat de uitgaven aan uitkeringen zo laag mogelijk blijven en het eventuele tekort zoveel als mogelijk beperkt blijft.

In NARIS® zijn in totaal 56 risico's in beeld gebracht met een totaal geraamd risico van circa € 31.061.000. Risico’s met een geschatte omvang kleiner dan € 60.000 zijn in deze berekening niet meegenomen. Indien een dergelijk risico zich daadwerkelijk voordoet, dienen de lasten hiervan binnen de exploitatiebudgetten opgevangen te worden. Naast de hierboven genoemde risico’s uit NARIS zijn er nog drie vermeldenswaardige risico’s zoals de coronacrisis, het “Actieplan Jeugdzorg WMO” en de Algemene Uitkering. Het Rijk vergoedt de uitgaven die gemeenten doen in de bestrijding van effecten van corona via de Algemene Uitkering en een aantal specifieke tegemoetkomingen. Echter zoals verwoord in de slotwijziging blijken de uitgaven hoger dan de ontvangsten waardoor dit een reëel risico is geworden. Hiermee is dit een extra risico naast de hierna genoemde risico’s. Het “Actieplan Jeugdzorg WMO” is opgesteld om de realisatie van de begroting 2021 sluitend te houden. Hiertoe moeten maatregelen worden voorgesteld en uitgevoerd die het tekort in het programma Sociaal Domein terugdringen. De tekorten zijn voor veel gemeenten een probleem: heel veel gemeenten komen tekort op dit programma. Het probleem is actueel in het nieuws en tussen de VNG en het Rijk onderwerp van gesprek. Zolang echter een structurele oplossing uitblijft, zullen veel gemeenten hiermee geconfronteerd blijven.

Dat geldt ook voor de Algemene Uitkering. Het Rijk gaat pas in 2023 de verdeelsystematiek gewijzigd invoeren. De huidige voorgestelde nieuwe systematiek gaat uit van 2016 toen Rijswijk in het programma Sociaal Domein nog geen tekort had. Dit voorstel stuit nu op grote weerstand bij gemeenten. De verdeelsystematiek die voor 2023 op de rol staat, gaat uit van 2019. Echter, het is de vraag óf en in hoeverre deze tweede wijziging een verbetering betekent voor Rijswijk. Het aandeel van de top 5 risico's in het totaal is € 16.250.000. Dit betekent dat de overige risico's optellen tot een bedrag van € 14.811.000.

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing 80

Benodigde weerstandscapaciteit Het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt uitgevoerd met behulp van een risicosimulatie. Dit is een onderdeel van NARIS® waarbij gebruik wordt gemaakt van de inschattingen van de kansen en gevolgen zoals die per risico zijn aangegeven. Op basis van de risicosimulatie kan worden berekend welk bedrag er benodigd is om de geïdentificeerde risico’s in financiële zin af te dekken. Hierbij wordt gerekend met een zekerheidspercentage van 90%. Het reserveren van het maximale bedrag van de opgenomen risico's is namelijk niet reëel, omdat de risico's niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang zullen optreden. Het resultaat van deze simulatie is dat met een benodigde weerstandscapaciteit van € 8.106.919 het voor 90% zeker is dat alle risico's kunnen worden afgedekt. Ter informatie is in de volgende tabel de benodigde weerstandscapaciteit opgenomen bij het hanteren van naastgelegen zekerheidspercentages. Tabel 2: Benodigde weerstandscapaciteit bij verschillende zekerheidspercentages Percentage Bedrag 75% € 6.538.828 80% € 6.932.302 85% € 7.414.804 90% € 8.106.919 95% € 9.424.289 Analyse risicomanagement Rijswijk Buiten Afzonderlijk van het gemeente breed gehanteerd risicomanagementsysteem systeem is een risicoanalyse uitgevoerd op de grondexploitatie Rijswijk Buiten.

Omdat de werkwijze niet geheel overeenkomt met het gehanteerde systeem worden de resultaten apart vermeld en zijn deze niet opgenomen in bovenstaand overzicht. In de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen wordt wel rekening gehouden met de uitkomsten van de risicoanalyse van Rijswijk Buiten. De 9e herziening van grondexploitatie Sion – ’t Haantje 2021 heeft momenteel een verwacht nadelig resultaat van circa € 4,27 miljoen (netto contante waarde). Op eindwaarde betreft dit een bedrag van circa € 4,31 miljoen. Op grond van de jaarrekening 2019 is een verliesvoorziening getroffen van € 3,70 miljoen. Gelet op het geraamd resultaat dient de voorziening hierop te worden afgestemd. Op grond van de BBV-voorschriften staat het de raad vrij om te kiezen tussen een verliesvoorziening ter grootte van het eindwaarderesultaat, dan wel de omvang van de verliesvoorziening in netto contante waarde te treffen. Daarbij dient de contante waarde te worden berekend met een disconteringsvoet van 2% per jaar. Het eindwaarderesultaat in de 9e herziening 2021 bedraagt € 4,31 miljoen. De contante waarde bij genoemde disconteringsvoet van 2% bedraagt € 3,82 miljoen. Daarom dient de bestaande voorziening in de jaarrekening 2020 te worden verhoogd met € 0,12 miljoen.

Op basis van de risicoanalyse in de grondexploitatie is het totaalbedrag aan gekwantificeerde risico’s € 6,399 miljoen. Wanneer alle risico’s zich daadwerkelijk in hun gekwantificeerde omvang voordoen dient, omdat de grondexploitatie geen batig saldo vertoont, de Algemene Reserve van de gemeente Rijswijk hiervoor als buffer (in het weerstandsvermogen). Net als in de oorspronkelijke grondexploitatie 2008 en eerdere herzieningen voorziet ook deze Negende herziening, 2021 in een zodanige flexibiliteit dat bij uitwerking vergaand rekening gehouden kan worden met voortschrijdend inzicht. De opbrengstenramingen en de kostenramingen zijn actueel en marktconform berekend, maar houden voldoende rekening met een onzekerheidsmarge passend bij de mate van uitwerking. Daarnaast wordt -op basis van de huidige economische omstandigheden en vooruitzichten- uitgegaan van realistische verwachtingen ten aanzien van tempo, prijsontwikkeling en rente in het planproces. Alle risico’s en sturingsmechanismen en/of -instrumenten zijn inzichtelijk in beeld gebracht in relatie tot de fase waarin het planproces zich bevindt. Totaal benodigde weerstandscapaciteit Uitkomst risicomanagementsysteem € 8.106.919 Uitkomst risicoanalyse Rijswijk Buiten € 6.399.000 Totaal € 14.505.919

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing 81

Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van de gemeente Rijswijk bestaat uit het geheel aan middelen dat de organisatie daadwerkelijk beschikbaar heeft om de risico's in financiële zin af te dekken. Tabel 3: Beschikbare weerstandscapaciteit Weerstand Startcapaciteit

Bijboekingen

Afboekingen

Huidige capaciteit

Algemene reserve

€ 17.451.845

€ 20.000.000

€ 4.764.250

€ 32.687.595

Onvoorzien

€

Totale weerstandscapaciteit

€ 17.501.845

50.000

€

50.000

€ 32.737.595

Relatie benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit Om te bepalen of het weerstandsvermogen toereikend is, moet de relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico's en de daarbij gewenste weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De relatie tussen beide componenten wordt in onderstaande figuur weergegeven. Risico's:

Weerstandscapaciteit:

Bedrijfsproces Financieel Imago / politiek Informatie / strategie Juridisch / aansprakelijkheid Letsel / Veiligheid Materieel Milieu Personeel / arbo Product

Algemene reserve Onvoorzien

↓

↓

Weerstandvermogen De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen.

Ratio weerstandsvermogen =

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandcapaciteit

=

€ 32.737.595 € 14.505.919

= 2,25

Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio de gemeente Rijswijk nastreeft. Hiertoe wordt op grond van de nota weerstandsvermogen en risicomanagement gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Tabel 4: Weerstandsnorm Waarderingscijfer A B C D E F

Ratio >2.0 1.4-2.0 1.0-1.4 0.8-1.0 0.6-0.8 <0.6

Betekenis uitstekend ruim voldoende voldoende Matig onvoldoende ruim onvoldoende

De ratio valt in categorie uitstekend. Geconcludeerd kan worden dat op dit moment, volgens de huidige analyse van de mogelijke risico’s, vertaald in het benodigde weerstandsvermogen, de waardering van ruim voldoende van toepassing is. Overzicht ratio’s Jaarrekening Ratio

2017 3,04

2018 2,35

2019 1,44

2020 2,25

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing 82

De stijging van de ratio in 2020 houdt verband met de opbrengst van de verkoop aandelen Eneco van circa 71 miljoen euro. Daarvan is bij de slotwijzing door de raad besloten om circa 51 miljoen euro in een bestemmingsreserve “Groeifonds Rijswijk”, en het restant van 20 miljoen euro in de algemene reserve te storten. Door deze stijging van de algemene reserve is de ratio weerstandsvermogen aanzienlijk toegenomen. Financiële kengetallen BBV Met ingang van de begroting 2016 dient onderstaande tabel met financiële kengetallen te worden opgenomen. Gedachtegang van de commissie BBV is dat deze kengetallen door de toezichthouders (gemeenteraad en provincie) meegewogen dienen te worden bij de beoordeling van de financiële positie van de gemeente. Hierbij zal nadrukkelijk de eigen specifieke situatie in ogenschouw genomen moeten worden, omdat deze voor iedere gemeente min of meer uniek is. Oftewel, enige nuancering is op zijn plaats bij het interpreteren van de ‘kale’ cijfers. Tabel 5. Kengetallen Kengetal

Verslag

Begroting

Verslag

2019

2020

2020

netto schuldquote

161,1%

154%

70,7%

idem, gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

160,7%

157%

71,6%

solvabiliteitsratio

8%

17%

21%

structurele exploitatieruimte

-2,6%

0,1%

-0,9%

grondexploitatie

86%

73%

43%

belastingcapaciteit*

98%

98%

104%

Toelichting kengetallen Deze dienen op grond van artikel 11 Besluit Begroting en Verantwoording hier te worden opgenomen. Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. De schuldquote in Rijswijk is tijdelijk hoger dan gemiddeld vanwege de grondexploitatie Rijswijk Buiten. De netto schuldquote is per jaar hoger dan de gepresenteerde cijfers in de begroting 2020. Dit verschil wordt veroorzaakt doordat de opbrengsten van Rijswijk Buiten achter blijven ten opzichte van de begroting 2020. De VNG stelt over de netto schuldquote: “Normaal ligt de netto schuldquote van een gemeente tussen 0% en 90%. Als de netto schuldquote tussen 100% en 130% ligt, is de gemeenteschuld hoog (oranje). Hij moet niet verder stijgen. Als de netto schuldquote boven de 130% uitkomt, dan bevindt de gemeente in de gevarenzone (rood).”

Dezelfde berekening zonder de financiering van Rijswijk Buiten geeft jaarlijkse uitkomsten van rond de 85%. Voor verdere detaillering zie de paragraaf Financiering. De netto schuldquote zou nog gecorrigeerd kunnen worden voor verstrekte leningen. De gemeente verstrekt relatief weinig leningen, zodat de netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen weinig afwijking vertoont ten opzichte van het niet gecorrigeerde kengetal. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de medeoverheid in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Het laat de verhouding zien tussen de reserves en de schulden. Deze ratio is toegenomen doordat 20 miljoen euro van de verkoopopbrengst aandelen Eneco is toegevoegd aan de reserves. De resterende 50 miljoen euro is bestemd voor het “Groeifonds Rijswijk”. Hiermee is voldaan aan de verhoging van zowel de financiële weerbaarheid als de wendbaarheid. Structurele exploitatieruimte Dit verhoudingsgetal geeft aan in hoeverre het saldo van structurele lasten en -baten gedekt worden met het totaal van de exploitatiebaten (zowel incidentele als structurele baten). Deze ratio verbeterde licht door in invloed van de incidentele bate die de verkoop van de aandelen Eneco opleverde.

Grondexploitatie Dit kengetal betreft hoe de verhouding van de waarde van de bouwgronden (grondpositie) ten opzichte van de totale (geraamde) baten. Deze is verlaagd doordat in 2020 de geplande verkoop van meer kavels werd gerealiseerd. De boekwaarde daalde hierdoor met ruim 23 miljoen euro. De totale baten waren hoger als gevolg van de opbrengst van de verkoop van de aandelen Eneco. Zonder deze aandelenverkoop zou de ratio circa de helft hoger zijn.

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing 83

Belastingcapaciteit De belastingcapaciteit geeft inzicht in hoe de belastingdruk in de gemeente zich verhoudt ten opzichte van het landelijke gemiddelde.

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing 84

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Wat wilden we bereiken? Visie op de kapitaalgoederen Het beheer en onderhoud van kapitaalgoederen (openbare ruimte, gebouwen) komt in meerdere programma’s van deze begroting terug. Het vormt financieel gezien een aanzienlijk deel van de begroting en het is daarnaast maatschappelijk gezien van groot belang. Om deze redenen wordt het beheer en onderhoud van kapitaalgoederen in een aparte, verplichte paragraaf in de begroting opgenomen. 'Samen werken aan de stad' De gemeente Rijswijk is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de veiligheid van de openbare ruimte. We zorgen dat de openbare ruimte op orde is en aansluit bij het hedendaagse gebruik en de identiteit van onze stad. Dit doen we niet alleen, maar samen met Rijswijk. Bewoners zijn niet alleen belangrijke ogen en oren voor het dagelijks beheer. We vragen hen ook om actief mee te denken over passende lange termijn oplossingen. Met elkaar gaan we de basis, het minimale kwaliteitsniveau, vast stellen in een integraal beheerplan. Dit overkoepelend beheerplan vormt de leidraad voor onze inzet de komende jaren en zorgt ervoor dat de basis op orde blijft. Ook worden belangrijke ontwikkelingen die veel raakvlakken hebben met en invloed op het beheer en onderhoud, zoals energietransitie, klimaatverandering, biodiversiteit en circulaire economie beschreven en betrokken. Doelstellingen 1.

De basis op orde De openbare ruimte voldoet aan de gestelde kwaliteitsniveaus en wettelijke zorgplicht. Dat wil zeggen: geen kapitaalvernietiging en het is schoon, heel en veilig. Jaarlijkse inspecties zorgen ervoor dat er tijdig wordt ingegrepen. Bewoners zijn belangrijke ogen en oren in het beheer. Het is makkelijk voor bewoners om meldingen te doen en we reageren adequaat. Er wordt gewerkt met beheerplannen, meerjarenonderhoudsplannen en een adequaat dekkingsplan. 2. Meedenken en betrokkenheid We willen bewoners actief betrekken in het beheer en onderhoud van de stad. Door samen aan de slag te gaan, willen niet alleen een openbare ruimte creëren die beter aansluit op het gebruik, maar ook meer betrokkenheid en waardering te realiseren. Samen maken we de stad beter. 3. Versterken van parken en groene zones in Rijswijk Rijswijk is een groene stad. De komende jaren wordt er in het openbaar groen geïnvesteerd om dit beeld te behouden en waar mogelijk te versterken. Dit willen we samen met bewoners, gebruikers, partners en bedrijven gaan invullen. 4. Verduurzaming en innovatie in het beheer van kapitaalgoederen We willen innovatieve technieken in gebouwen-, infra- en groenbeheer gaan toepassen. Daarmee willen we een bijdrage leveren in de energietransitie en verduurzaming van Rijswijk. Dit aspect nemen we ook mee in de selectie van onze aannemers en toeleveranciers. 5.

Optimaal gebruik van gebouwen Wij gaan gebouwen zoveel als mogelijk multifunctioneel inzetten en proberen hiermee de functies te versterken. Hiermee gaan wij kosten besparen en meer interactie stimuleren tussen maatschappelijke partners. 6. Communiceren Jaarlijks wordt fors geïnvesteerd in de openbare ruimte. We willen meer laten zien wat we doen, waarom we het zo doen en wat het betekent voor de stad. We gaan de komende jaren de werkzaamheden meer zichtbaar maken. Indicatoren Indicator

Begroot 2020

1 Aantal meldingen over de openbare ruimte

Werkelijk 2020

9.250

9.750*

2 Aantal initiatieven in het beheer van de openbare ruimte

15

10

4 Aantal innovaties in het duurzaam beheer

2

4

90%

90% **

5 bezettingspercentage maatschappelijk vastgoed

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen 85

*) dit is inclusief de verzoeken om handhaving. de stijging komt voornamelijk door het aantal meldingen op de discipline afval (870 extra) en bestrating en groen (400 extra). We zien een daling van 1130 meldingen bij de openbare verlichting. **) 90% van de beschikbare ruimte is in principe verhuurd, als gevolg van de Corona-crisis zijn de verhuurde ruimtes echter niet optimaal gebruikt. . Areaal gegevens De openbare ruimte en alles wat zich buiten bevindt en wordt beheerd door de gemeente, zoals parken, wegen, bruggen, water, meubels en speeltuinen kunnen we kwantificeren. Het beheer van de openbare ruimte is een van de hoofdtaken van de gemeente. We zijn verplicht vanuit de BBV om aan te geven welke kapitaalgoederen we bezitten en hoe we deze onderhouden. Het aantal kapitaalgoederen dat we bezitten is hieronder weergegeven. Vanwege de ontwikkeling zoals de realisatie van uitbreidingslocaties vinden er jaarlijks wijzigingen plaats. Groen, water en recreatie Gazon en gras Beplanting Bomen Water

circa circa circa circa

194 111 30.066 89

Voorzieningen voor kinderen en jeugd circa Speeltoestellen Speellocaties

ha ha stuks ha

874 stuks 157 stuks

Verkeer en verblijf in de stad Doorgaande wegen en pleinen Fiets- en recreatieve paden Bruggen, tunnels en viaducten Lichtmasten (incl. armaturen)

circa circa circa circa

109 121 280 8.500

ha km² stuks stuks

Volksgezondheid en milieu Afvalbakken Ondergrondse verzamelcontainers Bovengrondse verzamelcontainers Riolering en hemelwaterafvoer

circa circa circa circa

970 997 217 253

stuks stuks stuks km

Onze vastgoedportefeuille bestaat uit 73 objecten met uiteenlopende functies: Brede Schoollocaties in eigendom bij de gemeente Rijswijk: Cultuurlocaties: Sportlocaties (geen onderdeel van brede school): Welzijnslocaties/wijkwelzijnswerk: Welzijnslocaties/kinderopvang: Multifunctioneel:

6

Woningen:

12

2

Woonwagens:

9

7

Winkelpanden:

5

2 5 4

Fietsenstallingen: Kinderboerderijen: Overige gebouwen:

2 2 17

Wat hebben we er voor gedaan? Inleiding: In onze openbare ruimte vinden allerlei activiteiten plaats. Met onze kapitaalgoederen faciliteren we deze activiteiten. Hierbij kunnen we denken aan wegen, riolering, stedelijk water, openbaar groen en gemeentelijke gebouwen. We hebben de taak deze kapitaalgoederen te onderhouden. De kwaliteit van de kapitaalgoederen c.q. de openbare ruimte en het onderhoud hiervan is bepalend voor de (jaarlijkse) lasten. Voor de verschillende kapitaalgoederen hebben wij beheerplannen. In het beheer worden onderdelen van de leefomgeving, zoals groen en wegen, soms afzonderlijk benaderd. Voor een integrale benadering is het nodig om een visie en plan te hebben voor de leefomgeving als geheel en handvatten te bieden voor het beheer. We hebben in 2020 een integraal beheerplan openbare ruimte (IBOR) Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen 86

opgesteld. Dit plan is meegenomen in het proces transparant begroten. Het IBOR wordt in 2021 vastgesteld door de raad. Bij het in stand houden van de kapitaalgoederen maken we een onderscheid tussen (dagelijks) klein onderhoud, (cyclisch) groot onderhoud en (vervangings-)investeringen. De budgetten voor klein onderhoud zijn jaarlijks op een gelijkblijvend niveau opgenomen binnen de exploitatiebegroting van het programma. Groot onderhoud vindt cyclisch plaats en wanneer de kapitaalgoederen aan het eind van de levensduur zijn vindt een vervangingsinvestering plaats. De kosten van de (vervangings-)investeringen worden geactiveerd en afgeschreven met ingang van het jaar na realisatie op basis van de levensduur van het nieuwe kapitaalgoed. Kwaliteit van onze kapitaalgoederen We hebben ieder kwartaal een kwaliteitsmeting uit laten voeren op basis van beeldkwaliteit voor alle onderdelen van de openbare ruimte. Het algemene beeld is dat we in 2020 net aan een gemiddelde beeldkwaliteit hebben behaald die voldoet aan de basiskwaliteit (niveau B). De grafiek hieronder toont de kwaliteit per beheergroep over heel 2020. Kijken we naar de afzonderlijke groepen dan zien we dat 3 van de zes groepen een B-niveau scoort. Groen-gras komt uit op een C-niveau en Groen-boom en Kunstwerken komen uit op een D-niveau.

Gemiddeld ligt het aantal C en D scores net onder de 10% waardoor we voldoen aan de basiskwaliteit. De 90% lijn is maatgevend voor de beleving van de kwaliteit per groep.

Naast het IBOR zijn we gestart met het actualiseren van het beheerplan wegen, openbare verlichting en baggeren. Tevens zijn we gestart met de actualisatie van het gemeentelijk rioleringsplan en een beleidsplan voor de openbare verlichting. We hebben – in het kader van transparant begroten – een eenmalige bezuiniging doorgevoerd op het onderhoud van onze wegen en in het openbaar groen. We hebben sober en doelmatig onderhoud uitgevoerd met als uitgangspunt de veiligheid van de gebruiker.

Opsomming huidige beheerplannen Product Actualisatie Baggerplan 2021 2017-2025 Beheerplan groen 20202024

2025

Beheerplan kunstwerken 2017-2021 Beheerplan oevers 2019-2023

2021 2023

Ambitie Voldoen aan wettelijke eisen waardoor de benodigde diepte van de watergangen is gewaarborgd. Conform de nieuwe aanbevelingen BBV 2020 wordt de actualisatie door de raad vastgesteld. Het beheerplan groen is eind 2019 vastgesteld. Hierin zijn keuzes gemaakt op welke wijze we ons groen onderhoud en hoe het groen bijdraagt aan doelstellingen op gebied van o.a. duurzaamheid, klimaatbestendigheid en leefbaarheid. Uitvoeren van de maatregelen die benodigd zijn om de functionaliteit te waarborgen en de veiligheid te garanderen. In standhouden van de oevers waar noodzakelijk en omvormen naar natuurvriendelijk waar mogelijk. Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen 87

Product Beheerplan OV openbare verlichting 2018-2021 Beheerplan VRI verkeersregelinstallaties 2016-2020 Beheerplan spelen 2019-2022 Beheerplan wegen 2017-2021 Waterplan 2008-2021 Verbreed gemeentelijk rioleringsplan 20162020 MOP’s Maatschappelijk Vastgoed 2015-2025

Actualisatie 2021

Ambitie In het beheerplan wordt gefocust op preventief beheer, onderhoud en ‘duurzaam beheer’.

2021

Bij vervanging van de VRI passen we energiezuinige installaties toe. Achterstand kabels wegwerken. Het toepassen van LED verlichting met een dimregime voor het bijdragen aan de ambitie van duurzaamheid en verkeers- en sociale veiligheid. Het integrale beheerplan Spelen is begin 2019 vastgesteld.

Integraal beheerplan: De basis op orde 2020-2024

2021

2021 2021 2021 2021

2019

Onderhoud is beperkt tot strikt noodzakelijk onderhoud voor het veilig houden van wegen. Het bewerkstelligen van een duurzaam, veilig en robuust watersysteem. De piek in onderhoud voor de vervanging van riolering spreiden door levensduur verlengende maatregelen uit te voeren. In 2019 zijn de meerjarenonderhoudsplanningen geactualiseerd en energie-audits uitgevoerd. De resultaten van de actualisatie zijn meegenomen in de begroting 2020 e.v. De resultaten van de energieaudits worden vanaf 2020 meegenomen als input bij vervangingen. Het verduurzamen van vastgoed gebeurd t.l.v. de bestaande (nog niet verduurzaamde) voorziening. Met elkaar gaan we de basis, het minimale kwaliteitsniveau, vast stellen in een integraal beheerplan. Dit overkoepelend beheerplan vormt de leidraad voor onze inzet de komende jaren en zorgt ervoor dat de basis op orde blijft. Ook zijn belangrijke ontwikkelingen die veel raakvlakken hebben met en invloed op het beheer en onderhoud, zoals energietransitie, klimaatverandering, biodiversiteit en circulaire economie beschreven en betrokken .

Onderhoud kapitaalgoederen Binnen de kapitaalgoederen zijn onze disciplines onderverdeeld in de beleidsterreinen wegen, openbaar groen, riolering en gebouwen. Onderhoud wegen Het beheer en onderhoud van de verharding, openbare verlichting, verkeersregelinstallaties en civieltechnische kunstwerken is opgenomen in beheerplannen en samengevat in het integrale beheerplan openbare ruimte. De wijze waarop we de disciplines beheren is omschreven in de beheerplannen. We zijn in 2020 gestart met het actualiseren van deze beheerplannen. Bij de herinrichting hanteren we de richtlijnen van duurzaam veilig en de eisen zoals vastgelegd in onze PvE (Programma van Eisen). Naast de wettelijke en beleidsmatige eisen volgen we voor onze projecten een uitgebreid participatietraject met belanghebbenden om voor onze projecten draagvlak te creëren en – waar mogelijk – de wensen van de gebruikers te verwerken in de nieuwe inrichting. In 2020 hebben we onze achterstand bij de kabels van de openbare verlichting wederom ingelopen, er is circa 10 kilometer kabel vervangen met het extra krediet dat beschikbaar is gesteld. Daarnaast hebben we circa 400 lampen vervangen voor Led verlichting met een dimregime. Deze inzet heeft geleid tot een halvering van het aantal meldingen en storingen. Voor het discipline wegen hebben we door een bezuiniging alleen noodzakelijk onderhoud aan onze verharding uitgevoerd.

Wel hebben we groot onderhoud en investeringen gedaan aan onze asfaltverharding. We hebben onder andere werkzaamheden uitgevoerd aan de Helfrichsingel waardoor de muziekbuurt weer voorzien is van een busverbinding. Er zijn diverse ingrepen gedaan om de verkeersveiligheid van alle verkeersdeelnemers te vergroten/verbeteren. Ook hebben we diverse bruggen vervangen en regulier onderhoud gepleegd om de veiligheid te maximaliseren en onze wandel en fietsroutes in stand te houden. In het IBOR zijn nieuwe budgetten berekend voor het vervangen van onze kunstwerken. We zijn de voorbereidingen gestart voor het inlopen van de achterstand in de vervanging van onze bruggen. We hebben een standaard parkbrug ontworpen om onze voorbereidingstijd te verkorten en (kosten)efficiënter te werken. Onderhoud riolering Voor de discipline riolering (water) hebben we geïnvesteerd in het aanleggen van regenwaterleidingen waarbij we het regenwater opvangen in eigen gebied. Hiermee gaan we droogte tegen en hebben we minder kans op wateroverlast. We hebben met andere gemeenten gezamenlijk een bestek op de markt gezet voor het relinen van het riool. We hebben stuwen en beschoeiingen vervangen om het watersysteem in stand te houden.

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen 88

Onderhoud openbaar groen In het openbaar groen hebben we regulier onderhoud gepleegd. Voor het maaiwerk van gazons en bermen zijn bestekken opgesteld en aanbesteed, net zoals voor onkruidbeheersing op verharding en de boomveiligheidscontroles. Hierdoor kunnen we sturen op de kwaliteitsambitie uit het Groenbeheerplan. Achterstanden die in het eerste en tweede kwartaal in het groenbeheer zijn ontstaan (als gevolg van corona) zijn in de tweede helft van 2020 ingelopen. Voor de bestrijding van de Japanse Duizendknoop en de reuzenberenklauw is effectief gebruik gemaakt van o.a. begrazing door schapen. Bij de bestrijding van de eikenprocessierups is geleerd van 2019 en is in 2020 de bestrijding vroegtijdiger en meer projectmatig opgepakt (in samenwerking met de WUR), waardoor het aantal klachten is verminderd. In 2020 is een aanzienlijke toename van de iepziekte geconstateerd. Dit heeft geresulteerd in de noodzaak van het kappen van ca. 180 zieke iepen. Naast deze kap is 23 keer gebruik gemaakt van de noodkap verordening. We hebben 342 nieuwe bomen aangeplant, hiermee hebben we zowel de gekapte bomen uit 2019 als uit 2020 gecompenseerd. Daarnaast is circa 1000 m2 heesters aangeplant. en ca. 1000 m2 heesters.

In 2020 is gestart met de verdere professionalisering van communicatie over groenbeheer, waarbij gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheden van Geografische Informatiesystemen (GIS). Hiermee kunnen we de inwoners van Rijswijk beter informeren over de groenwerkzaamheden. Onze speelvoorzieningen hebben we onderhouden zodat het gebruik veilig is en voldoet aan de strenge eisen die hieraan gesteld worden. We hebben tevens diverse speelplekken gerenoveerd, dit hebben we gerealiseerd samen met de gebruikers door middel van participatie. Onderhoud vastgoed De meerjarenonderhoudsplannen zijn in 2019 geactualiseerd en op grond hiervan is de storting in de voorziening welzijn, sport en cultuur gewijzigd. Onderhoud en vervanging wordt zoveel als mogelijk duurzaam uitgevoerd. Op grond van de voorschriften voor het opstellen van de begroting zijn vanaf 2020 de jaarlijks terugkerende kosten opgenomen in de beheerbegroting en de overige kosten opgenomen als dotatie aan de voorziening. De uitwerking van het strategisch vastgoedbeleid is on hold gezet in afwachting van herzien subsidiebeleid. Denk hierbij aan kostendekkende huur versus subsidies. Overige actualiteiten Renovatieprogramma nutsleidingen door bedrijven De komende jaren gaan de nutsbedrijven in Rijswijk veel verouderde kabels en leidingen vervangen. De gemeente is een actieve gesprekspartner voor de nutsbedrijven.

Samen met de nutsbedrijven vindt afstemming plaats over de geplande werkzaamheden en waar de kansen liggen om deze te combineren. We een intentieovereenkomst ondertekend met Stedin en Dunea waarin we onze samenwerking vastleggen en maatschappelijke kosten en hinder voor onze inwoners minimaliseren. Tijdens de planvoorbereiding hebben we in een vroeg stadium met de nutsbedrijven de samenwerking opgezocht. Hierdoor wordt een integrale aanpak in zowel de voorbereiding als uitvoering uitgewerkt om zo de overlast voor de omgeving te minimaliseren. Programma met herinrichtingen Er zijn meerdere straten in Rijswijk waar meerdere onderhoudsproblemen samenkomen (zie ook programma Leven en Wonen). Het gaat om locaties waar zowel boven- als ondergronds investeringen gedaan moeten worden. We richten deze straten opnieuw in waarbij we door middel van participatie de bewoners en gebruikers betrekken. In deze straten geven de bomen overlast en zijn de verharding en de kabels en leidingen aan vervanging toe. Het gaat om kostbare projecten met een lange voorbereidingstijd waarbij een nieuwe inrichting wordt bedacht. De herinrichting van de Karel Doormanlaan wordt gefaseerd aangepakt en we zijn gestart met de werkzaamheden in de Julianastraat. We hebben de voorbereiding gestart van de Van Ostadelaan, de Van Dijcklaan, de Steenlaan en de Lindelaan.

Participatie In 2020 hebben we nieuwe manieren onderzocht en uitgevoerd om participatietrajecten door te laten gaan. We hebben innovatieve manieren gevonden om belanghebbende mee te nemen in de voorbereiding van projecten. We moeten helaas wel constateren dat enige vertraging opgelopen is bij de grotere herinrichtingsprojecten. Naast participatie in de herinrichtingsprojecten zijn er ook trajecten binnen spelen goed doorlopen.

Wat heeft het gekost? Budgettair kader Conform de eisen van het BBV maken wij alle onderhoudsbudgetten inzichtelijk in een overzichtelijke tabel. Daarnaast geven wij aan waarvoor het budget wordt ingezet.

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen 89

Specifiek investeringsbudgetten Wanneer onze kapitaalgoederen het einde van de levensduur hebben bereikt, is het noodzakelijk om deze te vervangen. Met deze investeringen houden we onze stad leefbaar en bereikbaar. In 2020 hebben we te maken gekregen met COVID-19 en is besloten om een tijdelijke uitgavenstop te hanteren, hierdoor zijn voorbereidingen vertraagd. Investeringen betreffen veelal projecten van een grote omvang en een lange doorlooptijd, de meeste projecten zijn niet jaar gebonden waardoor de uitgaven over meerdere jaren verspreid worden. Dit zijn de voornaamste reden dat de kredieten nog niet volledig benut zijn.

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen 90

Beschikbare exploitatiebudgetten De belangrijkste exploitatiebudgetten zijn:

Product

Begroot

Werkelijk

Restant

Wegen

884

956

-72

Groen

1.613

1.696

-82

Verlichting en verkeersregelinstallaties

1.027

1.045

-18

Dit onderdeel is uitgevoerd binnen het beschikbare budget. We hebben het besteed aan energiekosten en aan regulier- en storingsonderhoud.

Waterwegen

329

219

110

Spelen

66

69

-3

Bruggen en duikers

233

956

-72

Riolering

1.647

1.526

121

Dit onderdeel is lager uitgevallen. Door de problematiek rondom PFAS is - in overleg met het Hoogheemraadschap - besloten om geen baggerwerkzaamheden uit te voeren. Het restant krediet storten we in de voorziening. We hebben maaien en krozen van de watergangen uitgevoerd. Dit onderdeel is geëindigd binnen de kaderstelling. We hebben de middelen ingezet voor reguliere veiligheidscontroles, reparaties en klein onderhoud. Er is €100.000 bezuinigd op het budget, echter is er meer noodzakelijk onderhoud uitgevoerd dan verwacht. Dit onderhoud is uitgevoerd om een onveilige situatie te verhelpen en vermijden. Daarnaast zijn er onverwachte kosten opgetreden zoals een reparatie van aanvaarschade aan de brug de oversteek. Dit onderdeel is lager uitgevallen. Het budget is besteed aan het reinigen en inspecteren van de riolen, het klein onderhoud van huisaansluitingen en pompgemalen, het reinigen van kolken en kleinschalige reparaties. De lagere exploitatielasten zijn veroorzaakt doordat het waterplan/ GRP nog niet afgerond is en omdat de overstortmeters nog niet geïmplementeerd zijn. Veel huisaansluitingen zijn meegenomen in de projecten. Daarnaast is het gebied dat geïnspecteerd is kleiner dan gemiddeld.

A

B

C

Totaal budget openbare ruimte

Toelichting We hebben op onze wegen €350.000 bezuinigd echter is er meer noodzakelijk onderhoud uitgevoerd dan verwacht. Dit onderhoud is uitgevoerd om een onveilige situatie te verhelpen en vermijden. De uiteindelijke bezuiniging valt circa €50.000 lager uit. Dit onderdeel is duurder uitgevallen dan begroot, dit komt onder andere door de kosten voor het bestrijden van de Eikenprocessierups en door de aanpak van de Iepziekte.

Beschikbare investeringsbudgetten Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen 91

Product

Toelichting

Wegen (grote straten)

Dit onderdeel is geëindigd met een overschot. Het budget is bestemd voor de integrale straten. We hebben nieuwe manieren onderzocht en uitgevoerd om participatietrajecten te doorlopen. Dit is succesvol verlopen, maar heeft wel gezorgd voor vertraging in de besteding van de middelen. De herinrichting van de Karel Doormanlaan wordt gefaseerd aangepakt en we zijn gestart met de werkzaamheden in de Julianastraat. We hebben de voorbereiding gestart van de Van Ostadelaan, de Van Dijcklaan, de Steenlaan en de Lindelaan. Wegen (reguliere Op onze reguliere investeringen in wegen hebben we een gering krediet over. De investeringen) middelen zijn ingezet voor het herstellen van onze asfaltwegen. Het restant is gelabeld aan het project Veraartlaan. Groen Dit onderdeel is geëindigd met een overschot. Een groot deel van het krediet is gelabeld aan het vervangen van bomen in de integrale projecten. Daarnaast is dit budget bestemd voor een impuls en herplant van bomen. Speelplekken We hebben vier locaties vervangen. De participatietrajecten voor herinrichting van de speelplekken moesten vanwege Coronamaatregelen digitaal ingericht worden. Dit heeft voor vertraging gezorgd met uitstel van realisatie naar 1e kwartaal 2021.

Openbare De kabelvervanging is conform planning uitgevoerd binnen de marges van het verlichting beschikbare budget VerkeersregelDe vervanging van de verkeersregelinstallaties zijn uitgesteld vanwege diverse studies installaties naar de afwikkeling van verkeer. Tevens betrekken we enkele installaties bij integrale projecten die in voorbereiding zijn. Het restant krediet is gelabeld aan de vervanging van meerdere installaties. Bruggen en duikers Dit krediet is geëindigd met een overschot. Het overschot is gelabeld aan een meerjarenplanning en is bestemd voor het vervangen van bruggen en voor de vervanging van de kademuur Sammersweg. Waterwegen We hebben het krediet niet uit te geven en gelabeld aan het project vervanging beschoeiing Strijpwetering. De voorbereiding is vertraagd door onduidelijkheid over het vervangen van de waterleiding. Riolering Het restantkrediet is bestemd voor de uitvoering van rioleringswerkzaamheden zoals relinen Oud Rijswijk, nieuw riool in Koopmanstraat en Colijnlaan. Afvalinzameling

Dit krediet is geëindigd met een overschot. We hebben in 2020 in 2 wijken HNI ingevoerd. Restantkrediet wordt besteed aan nieuwe wijken.

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen 92

Paragraaf Bedrijfsvoering Algemeen Op basis van het coalitieakkoord Rijswijk 2019-2022 zetten we de verbetering van de service onverminderd door, waarbij we eerst de basis op orde brengen. Als de basis op orde is, werken we toe naar een excellente dienstverlening. We hebben daarbij vooral oog voor zaken die inwoners en ondernemers aandragen ter verbetering van onze dienstverlening. Om excellente dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen te kunnen leveren, is effectieve en efficiënte bedrijfsvoering een randvoorwaarde. Onder bedrijfsvoering verstaan we de ondersteunende processen om de doelstellingen in de programma’s te verwezenlijken. Een verder uitgewerkte visie op onze bedrijfsvoering leggen we vast in een nieuwe organisatievisie; de huidige organisatievisie dateert uit 2013. In de organisatievisie beschrijven we (onder meer) hoe wij als bestuur vanuit de bedrijfsvoering worden ondersteund bij het realiseren van het coalitieakkoord. In het kaderdebat van juli 2019 heeft de gemeenteraad ons verzocht de ‘organisatieontwikkeling’ als groot project aan te merken. In het Groot Project Organisatieontwikkeling krijgt de organisatieontwikkeling langs drie lijnen invulling: publieke dienstverlening, continue organisatieontwikkeling en de ontwikkelagenda bedrijfsvoering. De belangrijkste doelstellingen van de ontwikkelagenda zijn: • • • • •

grip op de financiën en interne processen; transparant begroten; toekomstbestendige financiële huishouding; rechtmatig subsidiëren, inkopen en aanbesteden; jaarrekening ‘accountants proof’.

HRM We investeren in uitstekende dienstverlening met een voldoende wendbare en duurzame organisatie. Hierbij gaat het vooral om dynamische vraagstukken sneller, makkelijker en beter aan te pakken. Met als doel onze rol in de omgeving beter te (blijven) spelen. We doen dit binnen de beschikbare middelen waarbij het coalitieakkoord en de wettelijke taken centraal staan. In het Groot Project Organisatieontwikkeling zijn de belangrijkste doelstellingen van de organisatieontwikkeling: • • • • •

goede positie op de arbeidsmarkt; organisatieontwikkeling; continue leren en ontwikkelen; focus op integriteit & verantwoordelijkheid; aantrekkelijk en modern werkgeverschap.

HRM draagt bij aan deze ontwikkeling door het leervermogen te vergroten. We doen dit met vaste formatie voor de continuïteit van de belangrijke gemeentelijke opdrachten, aangevuld met (mogelijkheden voor) verschillende vormen van flexibele inzet. We zetten in op een (meer) evenwichtig personeelsbestand om de kwaliteit en continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening te waarborgen. Uitstroom van (oudere) medewerkers vraagt om het behouden van (belangrijke) kennis en ervaring in de organisatie en biedt aan de andere kant mogelijkheden om te vernieuwen en te verjongen. Belangrijk blijft dat we als werkgever aantrekkelijk en toegankelijk zijn voor iedereen op de arbeidsmarkt. Doelstellingen 1. 2. 3.

We realiseren een organisatie(vorm) van waaruit we vaste en flexibele capaciteit inzetten op wisselende bestuurlijke opdrachten en in teams. We investeren in een evenwichtig personeelsbestand. We stimuleren het leren en ontwikkelen van alle medewerkers om in te spelen op veranderingen en aanpassingen in de werkwijze en het werk. We faciliteren goede werkomstandigheden waar medewerkers hun talenten en kwaliteiten inzetten voor een uitstekende dienstverlening aan de stad.

Paragraaf Bedrijfsvoering 93

Indicatoren Op basis van onze doelstellingen en resultaten hanteren we de volgende indicatoren: Indicator

Begroting 2020

Realisatie 2020

1. Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen[1]

19%

17,2%

2. Gemiddelde uitgaven opleiding en ontwikkeling per medewerker [2]

€ 882

€ 787

3. Streefcijfer ziekteverzuimpercentage

5,2%

5,2%

[1] Dit percentage is berekend volgens de voorgeschreven wijze in de Regeling Beleidsindicatoren gemeenten. De voorgeschreven berekening is: Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen. [2] Indicator voor het stimuleren van het leervermogen om de wendbaarheid te ondersteunen (afgezet tegen landelijke norm personeelsmonitor A&O-fonds 2017). Door Corona zijn niet alle geplande opleidingen doorgegaan.

Indicator 1: Deze indicator is verplicht vastgesteld in de Regeling Beleidsindicatoren Gemeenten. Het percentage wordt berekend door de totale kosten van inhuur af te zetten tegen de totale loonkosten + de totale kosten van inhuur. Tot en met de jaarrekening 2019 werd het percentage berekend door de totale kosten van inhuur af te zetten tegen de totale loonsom. Door deze andere rekenmethodiek is het percentage lager dan in het verleden. Indicator 2: Afgelopen jaar investeerden we naast vakinhoudelijke opleidingen in het professionaliseren van de medewerkers met o.a. CIEP gerelateerd aan het thuiswerken, gestart met een pilot van een digitale leeromgeving (Rijswijk Academie). Ook gaven we een vervolg en intensivering aan het Management Development programma en ons introductieprogramma voor nieuwe medewerkers (incl. een TalentenMotivatieAnalyse (TMA) en de e-learning training ‘Hoe werkt een gemeente’). Door de omslag die gemaakt moest worden toen medewerkers thuis moesten werken als gevolg van Corona en de hoge werkdruk is het eerste half jaar nauwelijks geïnvesteerd in het volgen van opleidingen. Ook zijn niet alle opleidingen doorgegaan. Hierdoor zijn minder kosten gemaakt dan begroot. Indicator 3: Het verzuimcijfer in Rijswijk is ondanks de coronacrisis gedaald van 5,8% van 5,2%. Hiermee is de vastgestelde norm voor 2020 behaald.

Het afgelopen jaar is gestart met een nieuw contract met een arbodienstverlener. De aanpak van verzuim blijft een belangrijk speerpunt met het management en tussen management en medewerkers, daarvoor voeren we o.a. kwartaalgesprekken. In verband met de coronamaatregelen en het structureel meer thuiswerken in de toekomst is geïnvesteerd in gezonde en veilige thuiswerkplekken. Personele informatie Formatie en bezetting

2019

2020

Fte formatie

453,20

466,26

Fte bezetting

425,80

426,11

Saldo (vacatureruimte)

27,4

40,14

Paragraaf Bedrijfsvoering 94

Budget en realisatie

2019

2020

Salarisbudget

€ 35.363.140

€ 36.267.590

Inhuurbudget

€ 2.126.890

€ 3.129.450

Kosten bezetting

€ 32.220.491

€ 33.777.915

Kosten inhuur

€ 6.755.262

€ 7.012.395

De geraamde salarislasten zijn in 2020 met ongeveer € 1.000.000 gestegen ten opzichte van de geraamde salarislasten in 2019. Deze stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door de CAO ontwikkelingen. De stijging in de kosten van de bezetting wordt ook voornamelijk veroorzaakt door de CAO ontwikkelingen. Het verschil tussen de raming en de realisatie wordt verklaard doordat een deel van de loonkosten wordt gedekt vanuit de reserve Parkeren (parkeerhandhavers). Daarnaast zijn er extra personele lasten geweest voornamelijk in het kader van Corona die niet in de personeelsbegroting zijn opgenomen, maar wel zijn gedekt vanuit exploitatie. Ook zijn er USZO gelden ontvangen die niet in de personele begroting zijn opgenomen, maar wel dienen als dekking voor (extra) personele lasten. Overzicht inhuur

2019

2020

Inhuur exploitatie

€ 3.441.409

€ 4.063.426

Sociaal domein

€ 2.157.965

€ 1.352.914

Bouwgrondexploitaties

€ 770.082

€ 1.068.712

Investeringen

€ 385.806

€ 527.342

Totaal

€ 6.755.262

€ 7.012.395

In 2020 is in eerste instantie ingezet om de inhuur terug te dringen en waar wenselijk en mogelijk, externe inhuur om te zetten naar reguliere arbeidscontracten. Dit is met name binnen het Sociaal Domein goed gelukt. Met de Coronacrisis veranderde de situatie en nam de behoefte aan tijdelijke extra capaciteit weer toe. In 2020 is enerzijds ingehuurd op tijdelijke projecten/klussen en anderzijds op moeilijk vervulbare vacatures. De voortdurende krappe arbeidsmarkt in het Ruimtelijke Domein en de ICT-branche leidt tot inhuur, omdat vacatures niet/onvoldoende snel kunnen worden vervuld. Bij het Ruimtelijk Domein was daarnaast tijdelijke inhuur noodzakelijk voor projectleiding bij invoering wetgeving (Omgevingswet), grote infrastructurele projecten (transformaties, Beatrixlaan e.d.) en voor specifieke deskundigheid op het gebied van Archeologie. Bij het Sociaal Domein moest worden ingehuurd om de toename van extra taken in verband met Corona, zoals het uitvoeren van de TOZO-regeling, te kunnen uitvoeren. Bij het programmabureau RijswijkBuiten is het noodzakelijk om aanvullend op de kleine vaste formatie tijdelijke specialisaties in te huren. De inhuur wordt afgestemd op de voorliggende werkzaamheden welke jaarlijks variëren. In 2020 zijn ten opzichte van de daaraan voorgaande jaren meer woningen in de verkoop gebracht.

In de jaren 2020, 2021 en 2022 zitten wij in een piek- en inhaalperiode. Dit vraagt dan meer inzet op het gebied van stedenbouw, planeconomie, juridische ondersteuning en projectmanagement. Het extra onderzoek door de accountant naar de grondexploitatie van RijswijkBuiten heeft meer inzet van de planeconomen gevraagd. Ook de werkzaamheden voor het opzetten en uitwerken van het Integraal Mobiliteitsplan

Paragraaf Bedrijfsvoering 95

en het deelautoconcept, het participatietraject voor Pasgeld en het Woonfonds hebben extra inhuur tot gevolg gehad. Met de huidige aanpak van de pensioenuitstroom proberen we vroegtijdig te anticiperen op (moeilijk vervulbare) vacatures. Daarnaast wordt een inhuurscan ontwikkeld in samenwerking met de Taskforce Arbeidsmarkt van de Regio Haaglanden om recruitmentopdrachten te verbinden aan vermindering externe inhuur op vacatures. Waar mogelijk verminderen we inhuur door deze om te zetten in vaste formatie.

In- Uit - Doorstroom medewerkers 40

Aantal instroom met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde en onbepaalde tijd

35 30 25

Aantal uitstroom met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde en onbepaalde tijd

20 15 10

Aantal doorstroom

5 0 Man

Vrouw

Leeftijdsopbouw > 64 3%

15 t/m 24 1%

60 t/m 64 16%

15 t/m 24

25 t/m 34 14%

25 t/m 34 35 t/m 44 45 t/m 54

35 t/m 44 21%

55 t/m 59 18%

55 t/m 59 60 t/m 64 > 64

45 t/m 54 27%

Paragraaf Bedrijfsvoering 96

Personeel Bedragen x € 1.000 Soort

Domein

Totaal

Huidig personeel

Bedrijfsvoering Bestuurlijk Domein Directie Griffie Maatschappelijke Ontwikkelingen RijswijkBuiten Ruimtelijke Ontwikkelingen Sociaal Domein

8.112 20 2.549 1.066 7.989 738 6.392 6.618

Totaal huidig personeel Voormalig personeel

33.484 Bedrijfsvoering Directie Maatschappelijke Ontwikkelingen

Totaal voormalig personeel

162 15 117 294

Eindtotaal

33.779

Informatie Informatie verzorgt het inrichten en beheren van de informatievoorziening waarmee de organisatie haar bestuurlijke doelen kan realiseren, zodanig dat de mogelijkheden die informatie en ICT bieden optimaal benut worden. De inspanningen zijn erop gericht om nu en in de toekomst adequaat en flexibel in te spelen op kansen en uitdagingen. We realiseren een informatievoorziening die goed beveiligd, flexibel en schaalbaar, gestructureerd en samenhangend is. We doen dit onder meer door het harmoniseren van systemen en processen, het standaardiseren van producten en het realiseren van koppelingen en een goede informatiearchitectuur. Als gevolg van de pandemie is het overgrote deel van de organisatie in korte tijd thuis gaan werken. Door het versneld verstrekken van devices en het beschikbaar stellen van software voor video vergaderen is de organisatie gefaciliteerd. Om op een verantwoorde manier thuis te kunnen werken is een regeling getroffen waardoor medewerkers faciliteiten voor een werkplek thuis konden aanschaffen en declareren. De acties samen hebben er toe geleid dat de organisatie sinds de aanvang van de pandemie goed in staat is om thuis te werken. De GR bedrijfsvoering is eind 2020 geëvalueerd, de evaluatie is uitgevoerd door TwijnstraGudde.

Het belang van de samenwerking wordt onderschreven, maar voor de toekomst zijn er verschillende verbeterpunten die gerealiseerd moeten worden wil het samenwerkingsverband zijn meerwaarde houden. Het evaluatierapport en het voorstel voor verlenging van de GR wordt in juni 2021 aan de raden aangeboden. Een van de aanbevelingen uit het laatst gehouden rekenkamer onderzoek is versterking van de strategisch informatievoorziening. Om meer te kunnen sturen op vernieuwing van de informatievoorziening en de informatieprojecten wordt ingezet op project portfolio management. Het stelt de gemeente in staat om de juiste prioriteiten te stellen op basis van de beschikbare middelen. De leveranciers van applicaties zetten in op versaasing, saas staat voor Software as a Service. Dit betekent dat de applicaties de komende jaren in de cloud komen te staan. De rol van een technische georiënteerde organisatie veranderd daarmee naar een regie organisatie. De focus veranderd van techniek naar regie met het bijbehorende beleid. Dit heeft ook gevolgen voor een deel van de huidige rollen binnen het vakgebied. Financiën De jaarrekeningen 2018 en 2019 sloten met een tekort. Het gerealiseerde resultaat over 2020 eindigt positief. Meer grip op de financiën en de interne processen is noodzakelijk.

Een aantal maatregelen is in gang gezet om sneller en betere informatie te verstrekken waarmee meer inzicht en een tijdige bijsturing wordt verkregen. In 2020 is een frequentere managementrapportage ontwikkeld die digitaal ontsloten wordt (dashboard). In combinatie met een strakkere regie in de samenwerking met de accountant leiden deze maatregelen tevens tot een steviger P&C cyclus. Daarnaast zijn de bevindingen van de accountant en de auditcommissie in de jaarplanning opgenomen zodat de invoering en monitoring daarop beter geborgd zijn.

Paragraaf Bedrijfsvoering 97

Het inkoopproces is effectiever gemaakt door het proces te verbeteren en naleving beter te borgen. Hiertoe is de applicatie Negometrix in gebruik genomen, deze applicatie ondersteunt het inkoopproces en borgt de dossiervorming. Daarnaast is de centrale verplichtingenadministratie technisch opgeleverd in 2020, de ingebruikname is voor 2021 gepland. Deze verbeteringen zijn van belang zodat de rechtmatigheid van inkopen in het proces geborgd is. De ingezette digitalisering zal worden voortgezet; dit betreft onder andere de digitale verwerking van bankafschriften en facturen. Juridische Zaken Naast de reguliere afhandeling van bezwaarschriften en het verstrekken van juridische adviezen, is in 2020 aangevangen met een meer structurele borging van de juridische kwaliteit van de producten en diensten van de gemeente. Onderdeel daarvan is het zoveel mogelijk voorkomen van bezwaarschriften, het oplossen van bezwaarschriften en het adequaat afhandelen van de bezwaarschriften. Maar ook het proactief adviseren maakt daar onderdeel vanuit zodat de integraliteit van de adviseren meer is verankerd. Facilitair Met de invoering van de Corona maatregelen is het aantal beschikbare werkplekken sterk verlaagd. Medewerkers werkten grotendeels vanuit huis.

Het thuiswerken lijkt een blijvende situatie te worden die doorgezet wordt zodat het percentage werkplekken bij de verhuizing naar het Huis van de Stad is teruggebracht tot 65% van het aantal medewerkers Om het thuiswerken te faciliteren heeft elke medewerker in dienst van de gemeente het recht gekregen op een financiële bijdrage zodat een arbo technisch verantwoorde thuiswerkplek kan worden gerealiseerd. Ruim 200 medewerkers hebben hier inmiddels gebruik van gemaakt. Verduurzamen eigen organisatie Er is een facilitaire aanbestedingsprocedure afgerond om te komen tot circulaire warme dranken automaten voor alle locaties van de gemeente. De leverancier heeft aangetoond de mensenrechten te respecteren, het restproduct terug te brengen tot grondstof, cradle to cradle en zich sterk te maken voor het inzetten van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Hiermee is op facilitair gebied 10% van de inkoopactiviteiten circulair aanbesteed. Bij elke facilitaire aanbesteding worden de circulaire aspecten meegenomen zodat uiteindelijk in 2050 alle aanbestedingen circulair worden aanbesteed. Deregulering & Procesinnovatie Vanwege corona resteerde in 2020 minder tijd voor verbetertrajecten. Evenwel worden in 2021 weer resultaten opgeleverd, waaronder het proces voor de exploitatievergunning voor horeca.

Concreet gaat het om een vereenvoudigde aanvraagprocedure, opgeschoonde indieningsvereisten en meer hergebruik van gegevens. Bijna net zo belangrijk: resultaten worden geboekt door inbreng en inzet van collega’s van het Horecaloket, Economische zaken en Handhaving. En na consultatie van ondernemers en validatie door de Rijswijkse vertegenwoordiging bij de Horecabond Nederland. De opbrengsten zijn ook van waarde voor het volgend jaar in gebruik te nemen digitale portaal Leefomgeving. Daarnaast is gestart met het proces Wob-verzoeken. Ook dit is ter verbetering van de dienstverlening en verhoging van de efficiency onderzocht. De knelpunten en oplossingsrichtingen zijn in kaart gebracht; het eindadvies wordt in 2021 opgeleverd. Implementatie ervan is tevens bevorderlijk bij onze voorbereiding op de nieuwe Wet open overheid. Vermeldenswaard is ten slotte de bijdrage aan de vaststelling van het ligplaatsenbeleid. Deze fase van het door het college juli 2020 vastgestelde beleid is gericht op het wegnemen van de meest prangende knelpunten (hinderlijke en gevaarlijk afgemeerde vaartuigen), met een lichte vorm van regulering, zonder toevoeging van administratieve lastendruk. Vastgestelde regels geven het team Handhaving concrete handvaten. Inmiddels is de buitenruimte rond desbetreffende vaarten aanzienlijk verbeterd.

Het team Handhaving heeft acties gecoördineerd resulterend in de verwijdering van wrakken. De lijnen met het Hoogheemraadschap van Delfland zijn verkort.

Paragraaf Bedrijfsvoering 98

Informatiebeveiliging en privacy

Visie op informatiebeveiliging en privacy Wij zorgen ervoor dat we bewust en veilig omgaan met informatie door een combinatie van organisatorisch en technisch borgen van de juiste toegankelijkheid van informatie, het opbouwen en onderhouden van het bewustzijn over informatieveiligheid en privacy en tijdige signalering en opvolging van incidenten. We zijn transparant: we maken inzichtelijk waarvoor wij de gegevens van onze inwoners gebruiken en bieden mogelijkheden tot inzage in het eigen dossier of tot een verzoek voor wijziging of vernietiging van de eigen gegevens. Onze verantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging en privacy beperkt zich niet tot onze eigen organisatie. Ook in samenwerking met andere organisaties nemen wij onze verantwoordelijkheid voor het zorgvuldig omgaan met informatie en privacy in de keten door te zorgen voor duidelijke afspraken over deze onderwerpen. Doelstellingen • We voldoen aan het basisnormenkader zoals verwoord in de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). • We leggen jaarlijks verantwoording af over informatieveiligheid door toepassing van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). • We voldoen aan de eisen die de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), aan ons stelt.

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) Vanaf 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. De BIO vervangt de bestaande baselines informatieveiligheid voor gemeenten, Rijk, waterschappen en provincies. Dit was een aanleiding om het informatiebeveiligingsbeleid opnieuw vast te stellen. In het informatiebeveiligingsbeleid stelt het college de kaders en geeft het richtlijnen aan de uitvoering over de inrichting van de informatiebeveiliging: welke normen worden gehanteerd en hoe zijn de verantwoordelijkheden verdeeld. Het belangrijkste uitgangspunt dat met het informatieveiligheidsbeleid wordt vastgelegd is dat de gemeente Rijswijk zich conformeert aan de BIO. In deze baseline zijn zo’n 300 beveiligingsmaatregelen beschreven. De BIO is van toepassing bij alle bestuurslagen en bestuursorganen van de overheid, zodat alle onderdelen erop kunnen vertrouwen dat onderling uitgewisselde gegevens, in lijn met wet- en regelgeving, passend beveiligd zijn. Voor de invoering van de BIO bij de processen in Rijswijk is een plan van aanpak vastgesteld. Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) Ook dit jaar is in het kader van de ENSIA een zelfevaluatie uitgevoerd.

De uitkomsten van die zelfevaluatie worden enerzijds gebruikt om verantwoording af te leggen aan de externe toezichthouders over de toepassing van de aansluitnormen voor DigiD en Suwinet. Daartoe wordt een collegeverklaring opgesteld. De collegeverklaring, die is voorzien van het oordeel van een onafhankelijk auditor, is via een raadsinformatiebrief ook ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad. Anderzijds zijn de uitkomsten van de zelfevaluatie gebruikt om acties te formuleren bij de beveiligingsmaatregelen die nog om aandacht vragen. Dit is onderdeel van een continu proces. De acties zijn opgenomen in het informatiebeveiligingsplan van de organisatie. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Ook het afgelopen jaar heeft de gemeente Rijswijk gewerkt aan het versterken van de fundering voor een verdere implementatie van de AVG in de organisatie. De gestelde doelen voor 2020 zijn gerealiseerd. Zo is het proces voor de rechten van betrokkenen verbeterd en kunnen burgers hun privacyrechten o.a. laten gelden via een digitaal formulier op de website van de gemeente. Wanneer een gegevensverwerking mogelijk een hoog privacyrisico kan opleveren voor de betrokkenen (de mensen van wie de organisatie gegevens verwerkt), dan is een Privacy Impact Assessments (PIA) uitgevoerd.

Het realiseren van de risicobeperkende maatregelen die uit deze risicoanalyses voortkomen wordt vanaf 2020 gemonitord. Nieuwe producten, diensten en informatiesystemen zijn getoetst aan de principes van privacy by design. Ook zijn er checklists en andere toetsingsinstrumenten beschikbaar voor privacyverantwoord inkopen en aanbesteden van ICT-systemen.

Paragraaf Bedrijfsvoering 99

In 2020 is het team privacy versterkt door een privacy jurist die de organisatie ondersteunt bij het naleven van de AVG-verplichtingen bij gegevensdeling met ketenpartners en externe dienstverleners. Wanneer gegevens met derden uitgewisseld zijn, dan zijn afspraken over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens vastgelegd in convenanten, verwerkersovereenkomsten en/of andere documenten. Een doorlopende bewustwordingscampagne (I-bewust) heeft ook in het afgelopen jaar de organisatie alert gehouden met maandelijkse berichten op intranet over beveiligings- en privacyrisico’s, phishingmailsimulaties en andere acties. Ook zijn online privacy kennissessies gehouden en is gegevensbescherming onderdeel geworden van het inwerkingsprogramma van nieuwe medewerkers die een training Privacy Security Awareness hebben gevolgd via het e-learningplatform van de Rijswijk Academie. In 2020 zijn er 19 datalekken geweest. Veruit de meeste van deze datalekken hadden betrekking op menselijke fouten waardoor een brief of e-mail bij een verkeerde ontvanger terecht is gekomen. De afhandeling van deze incidenten is in een intern register gedocumenteerd. Het afgelopen jaar zijn er twee PIA’s uitgevoerd en er is één verzoek in het kader van de rechten van betrokkenen ontvangen.