Jaarstukken BAR 2020 - versie zienswijzeprocedure.pdf
Tekst van het document
GR BAR-organisatie Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk werken samen op basis van
vertrouwen, ruimte voor diversiteit en gezamenlijkheid
JAARSTUKKEN 2020 versie zienswijzeprocedure
Inhoudsopgave A. Jaarverslag gemeenschappelijke regeling BAR ........................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................................4 Financiële samenvatting.......................................................................................................................5 1. Programmaplan ...............................................................................................................................9 1.1 Doelstellingen ................................................................................................................................9 1.2 Prestatieafspraken en indicatoren .............................................................................................. 10 1.3 Accenten in 2020 ......................................................................................................................... 16 1.4 Financiën ..................................................................................................................................... 18 1.5 Financiële en overige ontwikkelingen ........................................................................................ 18 2.
Paragrafen..................................................................................................................................... 24 2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................ 24 2.2 Paragraaf Financiering ................................................................................................................. 30 2.3 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ..................................................................................... 33 2.4 Paragraaf Bedrijfsvoering ............................................................................................................ 34 B. Jaarrekening 2020 gemeenschappelijke regeling BAR..............................................................35 3.1 Balans .......................................................................................................................................... 36 3.2 Toelichting op de balans.............................................................................................................. 40 3.3 Overzicht van baten en lasten 2020 ............................................................................................ 45 3.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten ........................................................................
46 3.5 Verrekenen van standaard en maatwerk - rapportage 2020...................................................... 52 3.6 Staat van incidentele baten en lasten ......................................................................................... 56 3.7 Overzicht structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves ........................................... 57 3.8 Heffing vennootschapsbelasting .................................................................................................. 57 3.9 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen .......................................................................... 57 3.10 Begrotingsrechtmatigheid ......................................................................................................... 58 Bijlage Taakvelden ............................................................................................................................. 60 Overzicht Overhead........................................................................................................................... 61 C. Overige gegevens.................................................................................................................... 63 Staat van kredieten 2020 ..................................................................................................................
64 Bijlage Overzicht (administratieve) begrotingswijzigingen ................................................................ 68 Bijlage Gewijzigde gemeentelijke bijdragen op basis van de tussenrapportages............................. 71 Bijlage Coronarapportage 2020 GR BAR-organisatie ........................................................................ 75 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant .................................................................. 80 2
A. Jaarverslag gemeenschappelijke regeling BAR
Inleiding Voor u liggen de jaarstukken 2020 van de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (hierna GR BAR). In dit document legt het dagelijks bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid in 2020. De begroting 2020 is het uitgangspunt geweest voor de opstelling. De jaarstukken bestaan uit drie delen: A. Het jaarverslag waarin een toelichting wordt gegeven op de uitvoering van de bedrijfsvoering, B. De jaarrekening, dat de financiële weergave geeft. C. Overige gegevens. A. Jaarverslag In de begroting 2020 zijn drie hoofddoelstellingen benoemd welke passen bij de visie van onze GR BAR. In het jaarverslag is aan de hand van deze hoofddoelstellingen in prestatieafspraken en indicatoren uitgewerkt op welke wijze de organisatie hier uitvoering aan heeft gegeven. In de paragrafen wordt inzicht gegeven in het weerstandsvermogen en de risico’s, de financiering en de kapitaalgoederen van onze GR BAR. B. Jaarrekening In de jaarrekening is de balans met toelichting opgenomen en het exploitatieresultaat inclusief een toelichting bij de relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting. Ook de Bijlage Taakvelden en het Overzicht Overhead maken onderdeel uit van de jaarrekening. C.
Overige gegevens Hier zijn de volgende bijlagen opgenomen: - de staat van kredieten 2020, - het overzicht van de (administratieve) begrotingswijzigingen 2020, - de gewijzigde gemeentelijke bijdragen op basis van de tussenrapportages, - Coronarapportage 2020 GR BAR-organisatie. De bedragen in de jaarstukken zijn afgerond op honderden euro's, tenzij anders aangegeven. Covid 19 (corona) - virus Op diverse plekken in deze jaarstukken leest u over het Covid 19 (corona) - virus. De uitbraak van dit virus eind februari 2020 heeft een enorme impact gehad en heeft wereldwijd geleid tot ongekende omstandigheden. Ook voor onze GR BAR zijn de gevolgen duidelijk merkbaar geweest. Tegelijkertijd is het door de inzet van onze medewerkers gelukt de uitvoering van de reguliere werkzaamheden op peil te houden en voor een groot deel uitvoering te blijven geven aan de ambities en speerpunten uit de drie collegeakkoorden. Naast de reguliere werkzaamheden is veel tijd besteed aan (de beheersing van) de gevolgen van de Covid-19 pandemie. Gemeenten werden verantwoordelijk voor de uitvoering van ondersteuningsmaatregelen van het Rijk voor ondernemers via de ToZo-regeling (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers). De BOA’s kregen grotere handhavingstaken. Doordat medewerkers verplicht werden thuis te werken moesten hier de ICT-faciliteiten voor geregeld worden.
Burgers hadden veel vragen waardoor de drukte bij het KCC toenam. Samen met de maatschappelijke partners werd gekeken naar mogelijkheden om de kosten te beperken. Dit alles onder, voor sommige medewerkers, soms moeilijke omstandigheden. In 2020 zijn door onze GR BAR tot een bedrag van € 1.324.800 extra kosten gemaakt ten gevolge van corona. Hiervoor is een separate rapportage gemaakt die als bijlage bij deze jaarstukken is gevoegd. Deze kosten zijn vóór het einde van het boekjaar in rekening gebracht bij de gemeenten. De gemeenten hebben vanuit het Rijk compensatie ontvangen voor de extra corona-uitgaven. In deze jaarrekening is daarom slechts de reguliere begroting opgenomen en verantwoord. 4
Financiële samenvatting Resultaat jaarrekening Het jaarrekeningresultaat 2020 van onze GR BAR bedraagt € 2.209.300. Dit is het verschil tussen de begroting na wijziging en het totaal van de werkelijke uitgaven. Om op één A4’tje inzicht te krijgen in de cijfers van deze jaarrekening wordt verwezen naar het Overzicht van baten en lasten 2020 op bladzijde 45. Het resultaat is veroorzaakt door een voordeel bij de salarissen (inclusief inhuurkosten) van € 401.600, een voordeel van € 1.504.700 de overige bedrijfsvoeringskosten en een voordeel van € 303.000 omdat de werkelijke uitgaven bij de corona-uitgaven (de brandzaken 2020) al op voorhand zijn doorberekend naar de gemeenten. (zie voor een verdere toelichting de Toelichting op het overzicht van baten en lasten) Het rekeningsaldo 2020 wordt via de bijdragen verrekend met de gemeenten. Dit gebeurt in het dienstjaar 2020. In tabel:
De in de tabel genoemde bedragen zijn gesaldeerde bedragen van de baten en de lasten Gesaldeerde bedragen (exclusief gemeentelijke bijdragen)
Rekening 2019
Begroting 2020
wijziging
begroting na wijziging
werkelijk
Salariskosten (incl. inhuurkosten)
- 60.754.000
- 56.027.000
- 9.638.400
- 65.665.400
- 65.263.800
401.600
Overige lasten bedrijfsvoering
- 12.024.900
- 10.776.000
- 1.215.400
- 11.991.400
- 10.486.700
1.504.700
Bijdragen gemeenten: coronakosten
-
-
1.021.800
1.021.800
1.324.800
303.000
-
-
-
-
-
-66.803.000
-10.853.800
-77.656.800
- 74.425.700
2.209.300
Correctie beginbalans 2019 Totaal
240.200 -72.538.700
verschil
De begroting van onze GR BAR bestaat uit bedrijfsvoeringskosten, oftewel de kosten van het ambtelijk apparaat. Op basis van de begroting na wijziging is de inbreng per gemeente: Ontwikkeling van gemeentelijke bijdrage
Barendrecht Albrandswaard
Ridderkerk
Totaal
Oorspronkelijke begroting 2020
26.215.300
13.706.500
26.881.100
66.802.900
Mutaties op basis van 2 tussenrapportages
3.589.700
1.788.300
4.454.100
9.832.100
407.400
224.300
390.100
1.021.800
30.212.400
15.719.100
31.725.300
77.656.800
Bijdragen gemeenten: Coronakosten Begroting na wijziging
Vier jaaroverschrijdende projecten In het rekeningsaldo zijn de overschotten van vier jaaroverschrijdende projecten verwerkt. Dit zijn incidentele budgetten die op het eind van het jaar tegen de verwachting in niet of nog niet geheel zijn afgerond waardoor het budget doorschuift naar het volgende begrotingsjaar. De gemeenteraden hebben voor deze incidentele projecten middelen beschikbaar gesteld. De afspraak is dat onze GR BAR geen budget mag doorschuiven naar volgende jaren. Het rekeningsaldo wordt ieder jaar verrekend met de gemeenten / de gemeentelijke bijdragen. Met de verrekening van het rekeningsaldo gaan deze overschotten ook naar de gemeenten. Om het mogelijk te maken deze al eerder beschikbaar gestelde budgetten ook in 2021 te kunnen gebruiken, verzoeken wij de drie gemeenten om bij de gemeentelijke jaarrekeningen via de 5
resultaatbestemming deze vier overschotten door te schuiven naar 2021 en in 2021 opnieuw ter beschikking stellen aan onze GR BAR. Dat gebeurt dan in de 1e tussenrapportages 2021 van de gemeenten en de GR BAR. Het gaat dit jaar om de volgende budgetten: 1. Implementatie Omgevingswet: overschot € 345.600. 2. Uitvoeringsplan Fiscale Control: overschot € 37.500 3. Project GIDS: overschot € 369.400 4. Strategische Personeelsplanning (SPP): overschot € 218.000 Rekeningsaldo exclusief jaaroverschrijdende projecten De overschotten bij de jaaroverschrijdende projecten tellen dit jaar op tot € 970.500. Omdat onze GR BAR de gemeenten gaat verzoeken deze overschotten in hun jaarrekeningen door te schuiven en het in 2021 te mogen besteden (waarbij de gemeenten het geld dus weer ter beschikking van onze GR BAR stellen) is het voor een volledig inzicht goed te vermelden dat zonder die jaaroverschrijdende projecten het rekeningsaldo (€ 2.209.300 - € 970.500 =) € 1.238.800 bedraagt. Nadere toelichting rekeningsaldo Zoals hierboven gezegd sluit de jaarrekening 2020 met een positief resultaat van € 2.209.300 en na verrekening van de vier jaaroverschrijdende projecten is het resultaat € 1.238.800.
Dit voordeel wordt veroorzaakt door lagere personeelskosten, het (door de corona-omstandigheden) vertraagd geleverd krijgen van een deel van het lease-wagenpark en enkele voordelen in de bedrijfsvoering, die eveneens deels verband houden met de corona-omstandigheden. De voordelen en het jaarrekeningresultaat hebben een incidenteel karakter. Het is niet de eerste keer dat bij de jaarrekening blijkt dat we middelen over houden. Dat heeft zich de laatste jaren vaker voorgedaan. Hierdoor kan de indruk ontstaan dat er sprake is van een structureel karakter. Dat zou geen juiste indruk zijn. Belangrijk blijft de analyse wat de precieze oorzaak en omstandigheden zijn van een overschot. De analyse is ook van belang voor de vraag hoe zo realistisch mogelijk kan worden begroot. De ervaringen uit het door de coronapandemie gedomineerde 2020 bieden in dit kader ook handvatten voor de duiding van het jaarresultaat 2020, het incidentele karakter ervan en de verwachtingen voor de komende begrotingsjaren. Die verwachtingen raken de programmabegroting van de drie gemeenten, maar - daarvan afgeleid ook de begroting van onze GR BAR voor de komende jaren: we leven in een heel onzekere periode door de coronacrisis.
2020 leert ons dat financiële ramingen en resultaten, ontleend aan de omstandigheden in een crisisjaar, niet een betrouwbare graadmeter zijn voor financiële verwachtingen in toekomstige jaren. we gaan ervan uit dat de pandemie na verloop van tijd weer gaat leiden tot een invulling van ‘een normaal leven’ en normale omstandigheden. Het is lastig in te schatten in hoeverre de overgang naar ‘het nieuwe normaal’ incidentele of structurele effecten heeft op de personele capaciteit. Niet valt uit te sluiten, bijvoorbeeld, dat de druk gaat toenemen om bepaalde achterstanden in te halen die zijn ontstaan omdat medewerkers in 2020 voor corona-gerelateerde werkzaamheden zijn ingezet. we kunnen niet inschatten hoe snel het herstel van de economie, de positie van ondernemers en die van culturele organisaties gaat plaatsvinden. Als het economisch herstel snel gaat heeft dit zijn weerslag op bijvoorbeeld het aantal aanvragen voor omgevings- en evenementenvergunningen. Dat heeft gevolgen voor onze personele capaciteit. Daarnaast is het niet uitgesloten dat de eerstkomende jaren door het na-ijlen van de crisis het beroep op de participatie-uitkeringen, de Jeugdzorg en de Wmo-voorzieningen extra toeneemt, tezamen met de ondersteuningsbehoefte van uitkeringsgerechtigden bij het vinden van een nieuwe 6
baan (uitstroom). Deze taken vragen extra inzet en hebben invloed op de personeelskosten van onze GR BAR. Het karakter van het coronajaar 2020 en de onvoorspelbaarheid van de effecten van dit bijzondere jaar voor de komende periode rechtvaardigen het jaarrekeningresultaat 2020 als incidenteel te duiden. Verrekening van standaard en maatwerk Afgesproken is dat het maatwerk op basis van nacalculatie wordt afgerekend per deelnemende gemeente. Alle kosten voor gezamenlijk gebruik (standaard), worden in rekening gebracht aan de hand van de afgesproken procentuele verdeelsleutel. De kosten welke worden gemaakt ten behoeve van maatwerk worden separaat in rekening gebracht bij de betreffende gemeente. Om de werkelijke kosten van de standaardpakketten en maatwerkpakketten inzichtelijk te krijgen, wordt de tijdsbesteding per gemeente gemonitord. Voor het Cluster Maatschappij is afgesproken dat verrekening niet op basis van uren schrijven plaats vindt, maar op basis van de ontwikkeling van het aantal cliënten en indicaties. Per saldo krijgt de gemeente Barendrecht € 276.700 terug, de gemeente Albrandswaard moet € 222.400 bijbetalen en de gemeente Ridderkerk moet een bedrag van € 54.300 bijbetalen. Ook dit resultaat bij het maatwerk wordt via de bijdragen verrekend met de deelnemende gemeenten.
Verrekenen resultaat jaarrekening en nacalculatie standaard en maatwerk met de gemeentelijke bijdragen Het voordelig jaarrekeningsaldo van € 2.209.300 en de nacalculatie van standaard en maatwerk worden via de bijdragen verrekend met de deelnemende gemeenten. Jaarrekeningsaldo: a. de overschotten van de jaaroverschrijdende projecten - in totaal € 970.500 - die zijn opgenomen in het jaarrekeningsaldo worden verrekend op basis van de verdeelsleutels die zijn gehanteerd bij het beschikbaar stellen van deze budgetten. Dit jaar is dat voor alle vier de afgesproken procentuele verdeelsleutel voor het standaardwerk. b. het restantjaarrekeningsaldo van € 1.238.800 wordt verrekend volgens de afgesproken procentuele verdeelsleutel voor het standaardwerk. De percentages van de verdeelsleutel voor het standaardwerk worden jaarlijks op 1 januari geactualiseerd en voor het begrotingsjaar 2020 gelden de volgende percentages: Barendrecht 38,99% Albrandswaard 20,29% Ridderkerk 40,72% Dat geeft voor de gemeentelijke bijdragen het volgende beeld: Bijdrage gemeenten 2020
Barendrecht
Albrandswaard
Ridderkerk
Totaal
Begroting na wijziging
30.212.400
15.719.100
31.725.300
77.656.800
Verrekening resultaat: verschil begroting en werkelijk
-1.138.100
-
-225.900
-
-845.300
-
-2.209.300
Verrekening bestaat uit: - Jaaroverschrijdende projecten - Verrekening jaarrekeningresultaat 2020 - Verrekening maatwerk en standaardpakket Subtotaal verrekening resultaat BAR 2020
Definitieve jaarbijdrage 2020
-378.400
- 196.900
-395.200
-970.500
-483.000
-251.400
-504.400
-1.238.800
-276.700
222.400
54.300
-
-1.138.100
-225.900
-845.300
-2.209.300
29.074.300
15.493.200
30.880.000
75.447.500
7
De consequentie per gemeente is: Barendrecht
Albrandswaard
Ridderkerk
Totaal
Verrekening 2020: verschil begroting en werkelijk
1.138.100
225.900
845.300
2.209.300
Saldo jaaroverschrijdende projecten (op te nemen in 1e tussenrapportage 2021)
-378.400
-196.900
-395.200
-970.500 1.238.800
Per saldo
759.700
29.000
450.100
lagere bijdrage
lagere bijdrage
lagere bijdrage
In de onderdelen Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2020 en Verrekenen van standaard en maatwerk wordt gedetailleerd ingegaan op de financiële afwijkingen ten opzichte van de begroting en de afwijkingen bij het maatwerk.
8
1. Programmaplan 1.1 Doelstellingen Onze GR BAR-organisatie is het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Onze GR BAR ondersteunt op een professionele manier de drie gemeentebesturen in hun activiteiten voor de lokale samenleving. Onze visie is: Als BAR-organisatie zijn we een nabije overheid die met een warm hart betrokken is bij de gemeenschappen van de drie gemeenten en alle inwoners en partijen die daarin een plek hebben. We ondersteunen de drie besturen en werken met een goede dienstverlening aan de woon- en leefomgeving en complexe maatschappelijke vraagstukken die daar bij horen. Het bestuurlijke organogram van onze GR BAR ziet er als volgt uit:
Onze centrale opgave is een optimaal functionerende ambtelijke organisatie die ervoor zorgt dat de drie gemeenten autonoom kunnen blijven opereren, ook met de huidige complexe opgaven zoals die van de drie decentralisaties. Daarbij zijn de drie hoofddoelstellingen: 1. een excellente dienstverlening, 2. acceptabele kosten, 3. een kwalitatief deskundige en robuuste organisatie. De vier doelstellingen die zijn geformuleerd in het kader van het doorontwikkelingstraject “BAR 2020” zijn: 1. meer aandacht voor medewerkers, 2. beter inspelen op maatschappelijk opgaven, 3. betere aandacht voor de besturen en 4. beter kunnen sturen. 9
1.2 Prestatieafspraken en indicatoren
De doelstellingen van onze GR BAR zijn vertaald in prestatieafspraken, welke zijn onderverdeeld in indicatoren. Over de voortgang van deze indicatoren wordt gerapporteerd in de planning & controlcyclus (tussenrapportage en jaarrekening). In deze tussenrapportage kunnen door uiteenlopende oorzaken tijdelijk niet alle prestaties worden getoond. In de grafieken is met een blauwe lijn opgenomen wat onze norm is. “Groen” wil zeggen: de norm wordt gehaald, “Oranje” wil zeggen dat de norm (nog) niet gehaald wordt.
Wachttijd aan de telefoon 100 50 0
2017
2018
2019
2020
norm (sec.)
30
30
30
30
realisatie
28
30
27
68
norm (sec.)
Budgetafwijking BAR-begroting 10,00% 5,00% 0,00% -5,00%
2016
2017
2018
2019
1%
1%
1%
1%
-1,07%
4,79%
2,43%
norm (<)
realisatie 0,03%
norm (<)
2017
Aanvragen Participatiewet 100% 90% 80% 70%
2017
2018
2019
norm (>)
90%
95%
95%
realisatie
86%
89%
91%
realisatie
norm (>)
Wachttijd aan de balie (met afspraak) 100% 80% 60%
2018
2019
norm (% < 5 min)
90%
90%
90%
realisatie
75%
91%
89%
norm (% < 5 min)
realisatie
realisatie
Aanvragen WMO 100% 90% 80% 70%
2017
2018
2019
90%
norm
95%
95%
95%
90%
realisatie
90%
85%
80%
2020
realisatie
norm
realisatie
Aanvragen Subsidies 100% 90% 80% 70%
2017
2018
2019
norm
95%
95%
95%
realisatie
88%
96%
98%
norm
realisatie
10
Gem. bezetting spec. functies 6,00 4,00 2,00 -
Percentage spec. functies 78% 76%
2017
2018
2019
norm (>)
2,38
2,38
2,38
realisatie
4,05
3,90
4,00
norm (>)
74%
2017
2018
2019
norm (>)
75%
75%
75%
realisatie
77%
77%
76%
realisatie
norm (>)
realisatie
Medewerkers zonder vervanging 20% 10% 0%
2017
2018
2019
norm (<)
19%
19%
19%
realisatie
10,5%
10,3%
10,5%
norm (<)
realisatie
Norm 2016
Norm 2017
Realisatie Realisatie Realisatie Realisatie Realisatie 2015 2016 2017 2018 2019
Waardering algehele dienstverlening (Waarstaatjegemeente.nl)
>7,2
>7,5 (eigen norm) landelijk gem: 6,7
7,1 (BD)
6,9 (RK)
7,1 (BD) 6,8 (AW 6,9 (RK))
nvt (BD) nvt (AW) 6,9 (RK)
nvt (BD) 6,8 (AW) 6,8 (RK)
nvt (BD) nvt (AW) 6,8(RK)
Tevredenheid cliënten Wmo/werk en inkomen/jeugdhulp
n.t.b. na 7,0 nulmeting
-
6,8
-
-
-
In ontw.
Wachttijd aan de telefoon
<60 sec.
<30 sec.
-
-
28
30
27
68
Wachttijd aan de balie (met afspraak)
80% < 5 min.
90% < 5 min.
-
-
75%
91%
89%
90%
Betaaltermijn facturen
90% binnen 30 dagen
90% binnen 30 dagen
86%
89%
91%
91%
93%
94%
Afhandeltermijn bezwaarschriften
90% binnen 12 weken
90% binnen 12 weken
83%
73%
85%
86%
88%
Nog niet beschikbaar
87%
84%
86%
89%
91%
Nog niet beschikbaar
Indicator
Aanvragen Levensonderhoud
Realisatie 2020
11
Indicator
Norm 2016
Norm 2017
90% binnen termijn
95% binnen termijn
Realisatie Realisatie Realisatie Realisatie Realisatie 2015 2016 2017 2018 2019
Realisatie 2020
(participatiewet)
89%
96%
90%
85%
80%
Nog niet beschikbaar
Subsidieaanvragen
in ontw.
in ontw.
88%
96%
98%
Nog niet beschikbaar
Meldingen openbare ruimte
.
-
-
-
-
64%
Aanvragen Wmo
Budgetafwijking BARbegroting op totaalniveau
< 1%
< 1%
0,04%
0,03%
-1,07%
4,79%
2,43%
2,8%
Taakstelling (ingeboekte 5 miljoen) wordt gerealiseerd
66%
100%
41%
72%
100%
-
-
Niet meer opgenomen
Goedkeurende controleverklaring van de accountant
100%
100%
ja
ja
nee
nee
ja
Nog niet beschikbaar
Percentage medewerkers zonder vervanger
<19%
<19%
15%
10,1%
10,5%
10,3%
10,5%
Niet meer opgenomen
Gemiddelde bezetting in fte per specifieke functie
>2,38
>2,38
3,17
3,8
4,1
3,9
4,0
Niet meer opgenomen
percentage specifieke functies
>75%
>75%
77%
78%
77%
77%
76%
Niet meer opgenomen
Doelstelling
Prestatieafspraken
De klant staat centraal voor ons. We zorgen voor kwalitatief goede producten met een goede service en persoonlijke benadering
Goede dienstverlening
Indicator Waardering algehele dienstverlening (Waarstaatjegemeente.nl) Tevredenheid cliënten Wmo/werk en inkomen/jeugdhulp (nulmeting vindt momenteel plaats)
We zorgen ervoor dat de wachttijd aan de telefoon zo kort mogelijk is
Wachttijd aan de telefoon
We zorgen ervoor dat de wachttijd aan de balie zo kort mogelijk is
Wachttijd aan de balie (met afspraak)
Onze leveranciers worden zo snel mogelijk betaald
Betaaltermijn facturen
12
Doelstelling
Prestatieafspraken We handelen bezwaarschriften zo snel mogelijk af
Indicator Afhandeltermijn bezwaarschriften Afwikkeling klantvragen: o Aanvragen Wet Werk & Bijstand o Aanvragen Wmo
We beantwoorden alle klantvragen zo snel mogelijk
o Aanvragen vergunningen o Subsidieaanvragen o Meldingen openbare ruimte
We organiseren de samenwerking binnen de door de gemeenten beschikbaar gestelde budgetten. Uitgangspunt is een meerjarig sluitende exploitatie
Budgetafwijking BAR-begroting op totaalniveau
We realiseren de ingeboekte taakstelling (10% bezuiniging)
Taakstelling (ingeboekte 5 miljoen) wordt gerealiseerd
We zorgen voor een transparante en getrouwe financiële administratie
Goedkeurende controleverklaring accountant BAR en drie gemeenten
Acceptabele kosten
Kwalitatief deskundige, robuuste organisatie
We zorgen ervoor dat onverwacht vertrek of ziekte van een collega gemakkelijk kan worden opgevangen
We zorgen voor deskundigheid in eigen organisatie
Percentage medewerkers zonder vervanger Gemiddelde bezetting in fte per specifieke functie Percentage specifieke functies
• Waardering algehele dienstverlening (Waarstaatjegemeente.nl) Dit is een van de cijfers vanuit Waarstaatjegemeente.nl. Naast dit cijfer zijn er ook nog diverse andere die iets zeggen over de tevredenheid van de klant over de dienstverlening. Waar relevant zullen we deze ook vermelden. De norm was in 2016 7,2 en is voor 2017 opgehoogd naar 7,5. • Tevredenheid cliënten Wmo/werk en inkomen/jeugdhulp De tevredenheid van cliënten in het sociaal domein wordt apart gemeten. Kwalitatieve procesuitvraag is nog in ontwikkeling. • Wachttijd aan de telefoon en wachttijd aan de balie We streven naar korte wachttijden. Voor telefonie is de norm in 2017 aangescherpt van 60 seconden naar 30 seconden. • Betaaltermijn facturen We willen dat onze leveranciers zo snel mogelijk worden betaald. • Afhandeltermijn bezwaarschriften We behandelen bezwaarschriften zo snel mogelijk. De norm is dat minimaal 90% van de 13
bezwaarschriften binnen 12 weken is afgehandeld. • Afwikkeling klantvragen Ook klantvragen, zoals aanvragen Wet Werk & Bijstand, Wmo, vergunningen, subsidieaanvragen en meldingen openbare ruimte willen we zo snel mogelijk beantwoorden. De norm voor deze vragen is ook verhoogd: in 2016 moest minimaal 90% van de vragen binnen de termijn behandeld zijn, met ingang van 2017 is dit 95%. • Budgetafwijking BAR-begroting op totaalniveau Uitgangspunt is een meerjarig sluitende exploitatie, waarbij de afwijking in de jaarrekening ten opzichte van de begroting niet meer dan 1% mag zijn. • Taakstelling (ingeboekte 5 miljoen) wordt gerealiseerd (afgerond 2017) Deze kritieke prestatie-indicator (KPI) wordt niet meer opgenomen. • Goedkeurende controleverklaring GR BAR en drie gemeenten We zorgen voor een getrouwe en transparante financiële administratie. De accountant geeft zijn oordeel bij de jaarrekening af middels een controleverklaring. • Percentage medewerkers zonder vervanger Deze KPI wordt niet meer opgenomen. • Gemiddelde bezetting in fte per specifieke functie Deze KPI wordt niet meer opgenomen. • percentage specifieke functies Deze KPI wordt niet meer opgenomen. Toelichting op de cijfers over 2020 2020 is het jaar waarin de coronacrisis wereldwijd om zich heen grijpt en het dagelijkse leven ernstig beïnvloedt.
Nu in februari 2021 staan we voor een derde golf, is er een groot vaccinatieprogramma opgestart en is ons dagelijkse leven ingericht met inbegrip van een set coronamaatregelen en -aandachtspunten, het nieuwe normaal. Om in deze periode een set prestatie-indicatoren te toetsen die enkele jaren terug is opgesteld vraagt om realisme en wendbaarheid. De coronacrisis heeft invloed op de prestaties, keuzes en prioriteiten van onze GR BAR. In deze turbulente tijd is het bij diverse indicatoren dan ook niet zo zeer van belang om naar het behalen van de norm te kijken maar naar de geleverde prestatie in relatie tot de omstandigheden. Zoals in het eerste halfjaar van 2020 al werd aangegeven zijn de prestaties in het sociaal domein op het gebied van de vele en diverse aanvragen knap te noemen. Los van de norm zijn er enkele duizenden extra aanvragen op basis van ingepaste overheidsmaatregelen toegevoegd aan de bestaande processen. Binnen de keten waar we in de samenwerking sterke afhankelijkheid kennen, om te presteren als lokale overheid, is corona ook in 2021 nog steeds van invloed. De beschikbare capaciteit voor de uitvoering van de gemeentelijke taken wordt al een langere periode ook gekoppeld aan de uitvoering van de steunpakketten van het rijk. Hierdoor wordt ook de vooraf beoogde prestatie met een andere bril bekeken.
In 2020 is er stevig geschakeld om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. De maatregelen om de coronagevolgen te beheersen liggen in belangrijke mate bij de gemeenten. Dit is terug te zien bij de klantcontacten. Behalve dat er aanzienlijk meer contacten zijn gaat het om bijzondere en nieuwe omstandigheden waar op ingespeeld moet worden. In lijn met de 14
coronapieken zijn er ook pieken bij de wachttijden te zien. Een belangrijk gegeven hierbij is de extra telefonische beschikbaarheid die gecreëerd is. Behalve een groter aantal klantcontacten is er ook sprake van nieuwe en complexe vraagstukken die optreden bij de diverse tijdelijke regelingen. Sturen op kwaliteit in 2021 Het is nu extra lastig om prestaties te vergelijken omdat er bijzondere factoren van invloed zijn. Daarnaast zegt een indicator niet direct iets over de kwaliteit zoals bijvoorbeeld de waardering door de inwoners. De prestatiegegevens waarbij de norm op snelheid is gestoeld moeten dus met nuance worden bekeken. Inmiddels is gestart met kwalitatieve metingen in meerdere diensten- en productenprocessen. Het project waarin de prestaties zowel kwantitatief als kwalitatief gemeten gaan worden is ook onderdeel van de dienstverlenende organisatie in crisistijd. In de loop van 2021 wordt de set Prestatie-indicatoren van onze GR BAR herijkt en kwalitatiever ingestoken. De vormgeving en inhoud van deze rapportage zal de komende tijd veranderen. Er wordt een verbeterslag doorgevoerd zodat duidelijker en beter gemeten en getoond kan worden hoe het zit met de wettelijke doorlooptijden en de status van meldingen, aanvragen en daarmee de prestaties.
Vijf nieuwe indicatoren bedrijfsvoering met ingang van het begrotingsjaar 2020 In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) staan 39 verplichte beleidsindicatoren genoemd. De bedoeling van deze indicatoren is de begroting en het jaarverslag beleidsmatiger te maken, zodat het bestuur zich een beeld kan vormen over behaalde en te behalen beleidsresultaten en ook om de onderlinge vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. De onderstaande beleidsindicatoren hebben betrekking op de bedrijfsvoering en worden daarom opgenomen in de BAR-begroting en -jaarstukken. Nr. Indicator
Omschrijving
Jaar
Uitkomst
Bron
1
Formatie 814,49
fte per 1000 inwoners
2020
2
Bezetting 804,86
fte per 1000 inwoners
2020
6,26
6,68 Eigen begroting
3
Apparaatskosten kosten per inwoner € 75.447.500
2020
€ 555
€ 626 Eigen begroting
4
Externe inhuur € 7.608,300
percentage van de totale loonsom: (58.615.800) + het totaal van de externe inhuur ( 7.608.300) = € 66.224.100
2020
1,23%
11,5% Eigen begroting
5
Overhead € 38.913.300
percentage van de totale lasten € 77.508.600
2020
43,7%
50,2% Eigen begroting
begroting rekening 6,39 6,76 Eigen begroting
Het verschil tussen begroting en rekening bij 4. Externe inhuur wordt veroorzaakt door het gegeven dat er weinig inhuur in de primitieve begroting van onze GR BAR zit. Pas in de loop van het jaar wordt er incidenteel ingehuurd om vacatures op te vangen en in specifieke expertise te voorzien. Toelichting bij het staatje: 1. Dit betreft de toegestane formatie (formatieplan). 2. Dit betreft het werkelijk aantal fte dat werkzaam is bij de GR BAR (per 31 december 2020). 3. Apparaatskosten, ook wel organisatiekosten, zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. In het geval van onze GR BAR gaat het om het totaal van de begroting (netto).
15
4. Externe inhuur betreft de werkzaamheden uitgevoerd door externen in opdracht van de GR BAR, waarbij personele capaciteit en deskundigheid wordt ingezet zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling. 5. Overhead betreft alle kosten die samenhangen met de sturing van de organisatie en de ondersteuning van het primaire proces. - fte = full-time equivalent, oftewel voltijdsequivalent: het equivalent van een 36-urige werkweek - inwoners = 120.493, dit is het totaal aantal inwoners van de drie gemeenten per 1 januari 2020, bron: Gemeentefonds
1.3 Accenten in 2020
Het jaar 2020 heeft, naast uiteraard de gewone dagelijkse dienstverlening aan inwoners en besturen, in het teken gestaan van de implementatie van BAR2020 (het ontwikkeltraject voor de organisatie) en de Covid-19 pandemie. BAR 2020 Met ingang van 1 januari 2020 is de nieuwe organisatiestructuur van kracht geworden. De 16 clusters staan onder leiding van een clustermanager. Binnen de clusters wordt gewerkt met kleine teams die aangestuurd worden door teamleiders. Voor de implementatie van BAR2020 is een Uitvoeringsplan BAR-organisatie 2020 opgesteld. Hierin zijn de adviezen van drie onderzoeksrapporten geïntegreerd en waar mogelijk gekoppeld aan bestaande ontwikkelactiviteiten. De adviezen zijn geclusterd onder de volgende vier thema’s: 5. meer aandacht voor medewerkers, 6. beter inspelen op maatschappelijk opgaven, 7. betere aandacht voor de besturen en 8. beter kunnen sturen. Als gevolg van de uitbraak van de Covid-19 pandemie is de uitvoering van een aantal activiteiten vertraagd omdat fysiek bij elkaar komen in 2020 niet of maar zeer beperkt mogelijk was. Om de sturing in de organisatie te verbeteren zal worden gewerkt met de A3-methodiek. Dit is een methodiek voor managementsturing met behulp van jaarplannen. De methode helpt om focus en samenhang aan te brengen. De effectiviteit van de organisatie is hier mee gediend.
Dat geldt zowel voor de organisatie als geheel als voor alle onderdelen binnen de organisatie. In 2020 is een start gemaakt met uitleg en training. Eind 2020 is het jaarplan 2021 van de BARorganisatie vastgesteld. Dit dient als basis voor de clusterplannen. Strategisch Dashboard In 2020 is gewerkt aan het opzetten van een Strategisch Dashboard. In juni 2020 is de startnotitie vastgesteld waarin het resultaat van het project is benoemd, te weten: “Inzichtelijk maken hoe de BAR-organisatie presteert met betrekking tot de hoofddoelstellingen. Dit doen we door KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) op te stellen en het behalen van doelstellingen meetbaar te maken in een rapportagemiddel. Hiervoor betrekken we de proceseigenaren (managers) en procesbeheerders (teamleiders) zodat deze aanspreekbaar zijn op hun resultaten en verantwoordelijkheden.” In 2021 zal dit dashboard operationeel worden. De hoofddoelstellingen zijn: goede dienstverlening, acceptabele kosten, kwalitatief deskundige, robuuste organisatie en doorontwikkeling BAR2020.
16
Covid-19 Als gevolg van de Covid-19 pandemie is veel werk bij de gemeenten terecht gekomen. Er is een crisisteam Corona opgezet om de Noodwet, de Tijdelijke wet maatregelen Covid-19 (Twm) en alle opdrachten en vragen vanuit de Veiligheidsregio, de colleges en de gemeenteraden te coördineren en uit te zetten. Enkele voorbeelden zijn de Tozo-regelingen (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers), handhaving, communicatie, evenementen en afvalinzameling. Het verplicht thuiswerken bleek voor veel processen technisch prima te doen. De mogelijkheid tot digitaal vergaderen was snel geregeld. De hoeveelheid aan praktische problemen zoals het ontbreken van thuiswerkplekken, thuisonderwijs aan kinderen verzorgen en de zorg voor zieke huisgenoten en/of familieleden vragen veel van de medewerkers. De nieuwe manier van werken met de teamleiders is een geluk bij een ongeluk gebleken. Door de korte lijnen van de medewerkers naar de teamleiders is het nadeel van het werken op een fysieke afstand van elkaar enigszins beperkt gebleven. Medewerkersonderzoek In 2020 is een Medewerkersonderzoek uitgevoerd. In 2019 heeft er een 0-meting plaatsgevonden op de onderdelen leiderschap, betrokkenheid, werkdruk, samenwerking en informatievoorziening.
Als de resultaten van de meting 2020 worden afgezet tegen de doelscore (ambitie) die zijn gesteld in het Uitvoeringsplan BAR-2020, is in 2020 op bijna alle onderwerpen een verbetering te zien ten opzichte van het vorige onderzoek maar ook ten opzichte van de ambitie.
De score op werkdruk in 2019 bij de benchmark gemeenten > 100.000, bedroeg 5,2. Deze bedraagt nu 5,4. In verhouding tot de benchmarkgemeenten zijn wij op dit onderdeel niet vooruit gegaan. 17
De schematische weergave van de doelscore (ambitie) en de daadwerkelijke score ziet er als volgt uit: Onderdeel Score 2019 Doel 2020 Score 2020 Leiderschap
6,7
6,9
7,2
Betrokkenheid
5,5
6,0
6,2
Werkdruk
5,1
5,2
5,1
Samenwerking
7,2
6,0**
7,4** & 6,2**
Informatievoorziening
4,7
4,9
5,6
** Medewerkers gaven in 2019 aan over het algemeen wel tevreden te zijn over de samenwerking in het eigen team, maar niet over de over de samenwerking buiten het team. Dit gaf aanleiding om ook de samenwerking buiten het team onderdeel uit te laten maken van het medewerkersonderzoek. De verwachting hierbij was dat vanaf 2020 de scores in een andere orde van grootte uit zouden komen. De doelscores voor 2020 en 2021 zijn op dit onderdeel in 2019 daarom lager ingeschat. De overall score op samenwerking scoort in 2020 een 7,4. De samenwerking buiten het team scoort een 6,2.
In de vergelijkende benchmark met andere gemeenten scoort onze GR BAR nu ongeveer op het gemiddelde. Overall kan geconstateerd kan worden dat de organisatiewijzigingen die met het Uitvoeringsplan BAR-organisatie 2020 zijn ingevoerd in de meting hun vruchten afwerpen. De kunst is nu de trotspunten te behouden en de verbeterpunten mee te nemen bij de doorontwikkeling van de BAR-organisatie. Het belangrijkste aandachtspunt blijft de werkdruk. Dit onderwerp krijgt in 2021 extra aandacht.
1.4 Financiën
Prestatieafspraak budgetafwijkingen BAR-begroting op totaalniveau Dit jaar heeft onze GR BAR een positief rekeningsaldo van € 2.209.300. Bij de prestatieafspraak “een meerjarig sluitende exploitatie” is als prestatie-indicator opgenomen dat de budgetafwijking in de rekening van de GR BAR ten opzichte van de begroting niet meer dan 1% mag zijn. Alhoewel sprake is van een positief rekeningsaldo is er ten opzichte van het totaal van de begroting (€ 78.934.200) een afwijking van 2,8% en daarmee wordt niet aan de prestatieafspraak voldaan.
1.5 Financiële en overige ontwikkelingen
Uitwerking cao gemeenten Voor de werknemers van onze GR BAR is de cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) van kracht. De cao SGO 2020 liep van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020. In deze cao was een generieke salarisverhoging afgesproken van: - 1% per 1 januari 2020, - 1% per 1 juli 2020 en - 1% per 1 oktober 2020. De structurele financiële consequenties van de cao 2020 zijn verwerkt in de begroting en de jaarstukken van onze GR BAR. Volgens afspraak werden hiervoor de gemeentelijke bijdragen verhoogd. Prijsstijgingen Voor 2020 is uitgegaan van een inflatie van 1,4% wat destijds voor de begroting 2020 was 18
gebaseerd op de prognose in het jaarlijks verschijnende Centraal Economisch Plan van het Centraal Planbureau van maart 2019. Hiervoor is van de gemeenten compensatie ontvangen. Bezetting in de organisatie, exclusief vacatureruimte Per 31 december 2020 waren in onze GR BAR 804,86 fte (888 werknemers) in dienst met een vast of tijdelijk dienstverband: Cluster Directie Concerncontrol BBO RK, BBO BD, Regieteam AW Strategie Dienstverlening Maatschappij I, II en III Ontwikkeling leefomgeving en regio Ruimtelijke ontwikkeling Uitvoering Vastgoed Veiligheid Voorbereiding en Beheer Financiën Informatie en Automatisering Ontwikkeling Mens en Organisatie Juridische Zaken en Inkoop Facilitair Nieuw Reijerwaard TOTAAL GR BAR
Totaal fte cluster 4,00 fte 8,33 fte 42,60 fte 8,30 fte 42,44 fte 171,45 fte 36,28 fte 47,71 fte 94,33 fte 36,23 fte 37,25 fte 73,61 fte 47,03 fte 59,90 fte 41,89 fte 24,56 fte 28,22 fte 0,75 fte 804,86 fte
Personeelsverloop (instroom, doorstroom en uitstroom) GR BAR Het instroompercentage is het percentage van de bezetting (fte) dat in 2020 in dienst is getreden bij onze GR BAR. Het doorstroompercentage is het percentage van de bezetting (fte) dat via een interne sollicitatieprocedure een andere functie is gaan vervullen of duurzaam van functie is veranderd. Het uitstroompercentage is het percentage van de bezetting (fte) dat uit dienst is getreden. Personeelsverloop Instroom Doorstroom Uitstroom
2019 2020 11,30% 14,80% 3,50% 9,7 % (*) 9,90% 7,90%
(*) inclusief de interne doorstroom teamleiders/managers BAR2020
Ter vergelijking: in 2019 was het personeelsverloop bij gemeenten met 50.000-100.000 inwoners respectievelijk 13,2% (instroom), 5,3% (doorstroom) en 8,5% (uitstroom). Er is gekozen voor een vergelijking met deze gemeentegrootteklasse omdat de omvang van onze GR BAR hier het beste bij past. De in-, door- en uitstroomcijfers van 2020 binnen de sector gemeenten zijn nog niet bekend. Ziekteverzuim In 2020 was het verzuimpercentage in onze GR BAR gemiddeld 6,55% (2019: 6,7%). Ter vergelijking: in 2019 was het verzuimpercentage bij gemeenten met 50.000-100.000 inwoners 5,8%. De verzuimnorm - gebaseerd op een normstelling waarbij een kwart van de gemeenten een 19
verzuim heeft dat lager ligt dan dit cijfer - is in 2019 voor gemeenten met 50.000-100.000 inwoners 5,2%. Er is gekozen voor een vergelijking met deze gemeentegrootteklasse omdat de omvang van onze GR BAR hier het beste bij past. De verzuimcijfers van 2020 binnen de sector gemeenten zijn nog niet bekend. Verzuimpercentage BAR-organisatie 2019-2020 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
JAN
FEB MRT APR
MEI JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DEC
2019
. 6,6
7,9
7,0
6,1
6,2
6,5
6,2
5,9
6,2
7,3
7,7
7,2
2020
. 7,2
7,8
8,5
7,2
6,7
6,1
6,3
6,0
5,2
6,3
5,9
6,5
Het verzuimpercentage kan worden onderverdeeld in: - kort verzuim (tot 1 week), - middellang verzuim (1 tot en met 6 weken), - langdurig verzuim (langer dan 6 weken). In 2020 is het kortdurend verzuim in onze GR BAR 0,40%, het middellang verzuim 0,76% en het langdurig verzuim 5,39%. In 2019 was het kortdurend verzuim 0,63%, het middellang verzuim 0,72% en het langdurig verzuim 5,35%. Invloed Covid-19 op verzuim Uit gesprekken met verzuimende medewerkers is naar voren gekomen dat, mede door de Covid-19 situatie, sprake is van een stijging in psychische klachten door verstoring van de werk-/privébalans en door toegenomen (ervaren) werkdruk. Door een afname van de “normale” ziekmeldingen (griep en hoofdpijn) blijft het totale verzuimcijfer ongeveer gelijk. Werknemers in de doelgroep banenafspraak (voorheen: garantiebanen) Voor het jaar 2020 is de norm voor het aantal arbeidsuren van werknemers die vallen binnen de doelgroep banenafspraak (voorheen genoemd “garantiebanen”) 675 uur per week. In 2020 is voor deze doelgroep gerealiseerd: - in dienst bij onze GR BAR: 195 uur per week; - via inleenverbanden of detachering werkzaam bij onze GR BAR: 424 uur per week. In totaal zijn 619 arbeidsuren per week ingevuld door werknemers die vallen binnen de doelgroep banenafspraak. Onze GR BAR voldoet daarmee niet aan de norm van 675 uur.
Dit wordt veroorzaakt door de coronacrisis en is incidenteel. Huisvesting In verband met Covid-19 zijn er ten aanzien van de huisvesting van de BAR-organisatie geen grote veranderingen doorgevoerd. Het programma doorontwikkeling kantoorhuisvesting is om dezelfde 20
reden stilgelegd waardoor de geplande activiteiten in 2020 uit het programmaplan huisvesting niet zijn gerealiseerd. De geplande investeringen in 2020 zijn eveneens naar 2021 doorgeschoven. Om het veilig werken op kantoor ten tijde van de coronacrisis te faciliteren is door een multidisciplinair team bestaande uit verschillende clusters van de BAR-organisatie gewerkt aan het tijdelijke 1,5m kantoor. Met beperkte aanpassingen is het kantoor veilig gemaakt zodat gewerkt kan worden met 1,5m afstand van elkaar. De aanpassingen betreffen met name de aanduidingen in de gebouwen met betrekking tot looproutes en huisregels, het buiten werking stellen van de helft van de standaard flexwerkplekken en het terugbrengen van het aantal plaatsen in overleg- en vergaderruimtes. De aanpassingen zijn tijdelijk van aard. Het uitgangspunt is dat de aanpassingen worden teruggedraaid zodra er weer op kantoor gewerkt mag worden. De huidige situatie ten aanzien van Covid-19 heeft voor de BAR-organisatie een weerslag op de wijze waarop men werkt, zich organiseert en ook huisvest. Omdat er behoefte is aan duidelijkheid en inzicht in de gevolgen op zowel de korte als de lange termijn voor de huisvesting, de organisatie, HRM en ICT is het programma duurzaam werken 3.0 gestart. Het programma heeft als doel een optimale ondersteuning van de medewerker om op een duurzame manier te werken.
Hierbij ligt de focus op de toekomstige werkstijl/hybride manier van werken. De directieraad heeft in november 2020 ingestemd met de start van het programma duurzaam werken 3.0. De uitvoering en de te verwachten financiële consequenties volgen in 2021. BAR-bestuurlijke samenwerking/Regio-agenda Het traject BAR-bestuurlijke samenwerking is gestart vanuit de behoefte om te onderzoeken of op sub-regionaal niveau strategisch bestuurlijk intensiever kan worden samengewerkt. Naast de positieve samenwerking tussen de afzonderlijke portefeuillehouders van de drie gemeenten is er mogelijk winst te behalen door nog actiever samen te werken met een regionale agenda. Een agenda waar op voorhand een beperkt aantal speerpunten op voorkomt. Begin 2020 is tijdens de voorbereiding van de verdiepingsbijeenkomsten gebleken dat het draagvlak om via de voorgestelde aanpak van Berenschot te komen tot een samenwerkingsagenda steeds geringer werd. Dit heeft geleid tot een gewijzigde aanpak waarbij de focus is komen te liggen op de 3 volgende punten: - Het vaker dan tot nu toe benutten van de bestaande portefeuillehoudersoverleggen om strategische onderwerpen te bespreken. Dit in aanvulling op de aandacht voor de lopende zaken. - Het waar nodig organiseren van extra gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen voor die strategische onderwerpen die we gemeenschappelijk hebben.
Waarbij aandacht is voor het verstevigen van de gezamenlijke positie in de regio en het beter benutten van de kansen door samenwerking op gemeenschappelijke onderwerpen. - Het versterken in AB-verband van de ontmoeting tussen de colleges door het organiseren van themabijeenkomsten aansluitend op de AB-vergaderingen. Eventueel met gastsprekers, om over inhoudelijke thema’s van gedachten te wisselen. Rechtmatigheid financiële beheershandelingen De verbijzonderde interne controle (VIC) is in 2020 uitgevoerd op 24 processen. De uitvoering vindt plaats per kwartaal of halfjaar. Het betreft niet allemaal processen van de GR BAR, sommige zijn van de gemeenten, maar ze worden wel allemaal uitgevoerd door onze GR BAR. In 2020 is veel tijd geïnvesteerd in procesmanagement waardoor belangrijke processen in de basis op orde zijn gebracht. Hierdoor is de grip op de financiële rechtmatigheid vergroot. Er is door Concern Control samen met de vakafdelingen tijd geïnvesteerd in de nieuwe aanpak van de verbijzonderde interne controle en de borging van procesmanagement. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn: 21
Een risicogerichte aanpak: alleen die processen bij de interne beheersing betrekken die er qua omvang en risico toe doen. Daarnaast vooral focussen op de processtappen waar de risico’s kunnen ontstaan. Een procesgerichte aanpak: zoveel als mogelijk de interne beheersing van de processen inpassen in de bestaande werkwijze zodat er geen extra werkzaamheden nodig zijn om dit uit te voeren. Dit ter vervanging van de gegevensgerichte controle die op dit moment nog veelal wordt toegepast. Borging: beheer en onderhoud van processen als vast onderdeel op de agenda waarbij efficiënt, effectief en rechtmatig werken voorop staan.
Concern Control heeft geconstateerd dat het borgen van interne controle en rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen de processen niet is afgerond. Het inrichten van interne processen in de lijn is een blijvend aandachtspunt wat is geborgd door regie en coördinatie binnen Concern Control te beleggen. Bij de uitgevoerde VIC is een aantal fouten geconstateerd. De omvang van deze financiële fouten treft de financiële rechtmatigheid. De financiële onrechtmatigheden zijn geconstateerd binnen het proces inkoop en aanbesteding op het gebied van de toepassing van de regelgeving in het kader van de EU-aanbestedingen. Deze financiële onrechtmatigheden vloeien voort uit contracten uit het verleden en berusten niet op nieuwe fouten in procedures. Daarnaast zijn er procesbevindingen binnen de processen waarmee wordt aangegeven dat de uitvoering van diverse processen nog niet volledig in control is. Daar tegenover staat dat er binnen belangrijke processen zichtbaar stappen zijn gemaakt. Covid-19 (corona) virus Korte termijn De uitbraak van het Covid-19 (corona) virus eind februari 2020 heeft een enorme impact. De wereldwijde pandemie heeft geleid tot ongekende omstandigheden. Voor de aanpak van Covid-19 heeft onze GR BAR op diverse beleidsterreinen gekeken wat, aanvullend op de landelijke maatregelen van het Rijk, gedaan kan worden.
Onze GR BAR heeft zo adequaat als mogelijk uitvoering gegeven aan de landelijke en lokale maatregelen. Tegelijkertijd is het door de inzet van onze medewerkers gelukt om de continuïteit van de reguliere werkzaamheden op peil te houden. En is voor een groot deel ook uitvoering geven aan de ambities en speerpunten uit de collegeakkoorden van onze 3 opdrachtgevers. Dit onder voor sommige medewerkers soms moeilijke omstandigheden. Lange termijn Na de uitbraak van de coronacrisis is er binnen de BAR-organisatie voor meerdere clusters in kaart gebracht wat de gevolgen van de coronacrisis voor onze gemeenten op de lange termijn (kunnen) zijn. Het inschatten van de gevolgen (kansen en risico’s) wordt bemoeilijkt door het feit dat de coronapandemie een nieuwe crisis is met ongekende gevolgen. De onzekerheid over wat er op de gemeenten af gaat komen is groot. Om deze onzekerheid het hoofd te bieden en voor de gemeenten en de BAR-organisatie in kaart te brengen wat de langetermijngevolgen van de coronacrisis (kunnen) zijn, is kort na de uitbraak van de pandemie begonnen met de eerste korte en middellange termijngevolgen van corona op de samenleving aan de hand van verkenningen in kaart te brengen. Verder zijn er op basis van een uitgebreide trendanalyse vier toekomstscenario’s ontwikkeld.
Deze brengen vier mogelijke uitkomsten van de coronacrisis in kaart en vormden de basis voor meerdere werksessies, waarbij de aannames waarop huidig beleid gebaseerd is getoetst werden. De verkenningen en toekomstscenario’s zijn met een belangrijk deel van de organisatie en de besturen gedeeld. De belangrijkste thema’s zijn geduid en er zijn kaders geschetst om te kunnen anticiperen op de maatschappelijke impact van de crisis. 22
Ook is gewerkt aan het in beeld brengen van de directe kosten en de onzekerheid is vertaald in risicoanalyses. Deze zijn met raadsinformatiebrieven gedeeld met de verschillende besturen. De uitvoering hiervan vindt zoveel als mogelijk plaats binnen de bestaande P&C-cycli en de werkzaamheden die hiervan onderdeel uitmaken. Thuiswerken en reiskosten - incidentele kosten vanwege de corona-crisis * eenmalige thuiswerkvergoeding Door de corona-crisis was thuiswerken vanaf medio maart 2020 de norm. De meeste medewerkers hadden daardoor minder kosten woon-werkverkeer en meer kosten door het thuiswerken. Er was echter sprake van ongelijkheid tussen de medewerkers in de compensatie van de onkosten. Om deze ongelijkheid recht te trekken ontving circa de helft van de medewerkers een eenmalige tegemoetkoming in de kosten van thuiswerken in 2020. De incidentele kosten van deze tegemoetkoming bedroegen € 68.100 en zijn gedekt binnen de bestaande personeelsbudgetten. * kosten voor het - volgens de Belastingdienst onterecht - uitruilen van reiskosten woon-werkverkeer De Belastingdienst heeft in 2020 wisselende besluiten genomen over de mogelijkheid voor medewerkers om de fiscale ruimte binnen de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer uit te ruilen binnen het Individueel Keuzebudget (IKB) voor de periode dat niet werd gereisd naar het werk.
Dit wisselende beleid heeft geresulteerd in een incidentele verhoging van de loonheffing met € 43.300. Deze kosten zijn verwerkt in de jaarrekening.
23
2. Paragrafen 2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De GR BAR is de ambtelijke uitvoeringsorganisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Namens deze gemeenten voert onze GR BAR actief beleid op de beheersing van de risico’s die we gezamenlijk lopen. Door inzicht in de actuele risico’s en de mogelijke maatregelen worden organisatie en bestuur in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Alle risico’s worden tenminste twee keer per jaar herijkt en er wordt continu geanticipeerd op nieuwe risico’s. De aan de bedrijfsvoering gerelateerde onzekerheden of risico’s die niet in de begroting (kunnen) worden opgenomen vormen het risicoprofiel van onze GR BAR. Dit risicoprofiel komt tot stand met behulp van het risicomanagementsoftware-programma NARIS. Bij het opstellen van het actuele profiel wordt zowel naar de bekende en berekende risico’s gekeken als naar trends en ontwikkelingen van waaruit reële toekomstscenario’s met verschillende uitkomsten worden verkend. Weerstandvermogen, weerstandscapaciteit en risico’s Het weerstandsvermogen is het saldo van de weerstandscapaciteit en de risico’s, oftewel: weerstandscapaciteit - risico’s = weerstandsvermogen. De weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve, de onbenutte belastingcapaciteit, het bedrag voor onvoorzien en stille reserves.
Geen van deze componenten is aanwezig binnen onze GR BAR wat maakt dat de GR BAR geen weerstandscapaciteit heeft. De in deze paragraaf geïnventariseerde risico’s van onze GR BAR zijn ondergebracht bij de gemeenten waar ze in de gemeentelijke risicoprofielen in de begrotingen zijn opgenomen. Top 10 belangrijkste risico’s GR BAR De GR BAR gaat over gezamenlijk werkgeverschap en inkoop. Dat maakt dat het risicoprofiel van onze GR BAR gericht is op de bedrijfsvoering en de top tien aan bedrijfsvoeringsrisico’s met de grootste (financiële) impact toont. Het totaal aan risico’s van onze GR BAR bedraagt per 12 januari 2021 ongeveer € 3.200.000 en wordt afgedekt door de deelnemende gemeenten. Deze top tien vertegenwoordigt 85,19 % van het totaal aan bedrijfsvoeringsrisico’s. Pos Nu/oud
Risicogebeurtenis
Gevolgen
Maatregelen/ info
Gemiddeld risico*
Invloed (%)
1/1
Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatie techniek en informatiebeveiliging.
Financieel, imago,
Kwaliteitsontwikkeling, organisatieontwikkeling, Jaarlijkse IT audit
€ 468.000
2/2
Aansprakelijkheid door fouten/onwetendheid/niet handelen van personeel
Financieel, imago,
HRM, begeleiding en ontwikkeling
€ 390.000
11,92%
3/3
Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance)
Financieel, imago
Procesmanagement, organisatieontwikkeling, ontwikkelen Governance, Risk en Compliance competenties
€ 268.000
10,11%
4/5
Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld/ aanwezig zijn kost meer dan geraamd. Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt.
Financieel, kwaliteit dienstverlen ing, imago
Business Continuity management, HRM, begeleiding en ontwikkeling, doorontwikkeling BAR2020
€ 195.000
5/ 4
Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen/-structuur
Financieel
Consolidatie- en rationalisatieprogramma, procesmanagement,
€ 208.000
24.18%
8,56%
8,22%
24
tijd- uitstel doelstelling, imago
organisatieontwikkeling, good governance
Financieel
Business Continuity management, accommodatiebeheersproces, procesmanagement, organisatieontwikkeling
€ 260.000
7/6
Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten
Financieel, schade voor de gemeente
Contractbeheer-/management, procesmanagement, organisatieontwikkeling
€ 260.000
6,93%
8/9
Uitvallen materiaal/voertuigen buitendienst
Imago, financieel
Onderhoud, vakkundig gebruik, Business Continuity management
€ 260.000
2,98%
9/8
Cluster risico’s Fraude en Integriteit
Financieel extra kosten en boetes, imagoschade
10 / 10
Onvoorziene kosten doorontwikkeling BAR 2020
Financieel
6/7
Risico’s met betrekking tot beheer/functie van binnen- en buitenaccommodaties
Procesmanagement, organisatieontwikkeling, verbeteren compliance functie,
BAR2020, monitoring, organisatieontwikkeling, procesmanagement
6,96%
2,82% € 436.000
2,51%
€ 130.000
85,19 %
*In de top 10 wordt de gemiddelde financiële schade getoond na simulatie en de invloed op de benodigde weerstandscapaciteit (uitkomst de Monte Carlo simulatie/ Naris). Bedragen zijn afgerond op 1.000.
Samenvatting ontwikkeling risicoprofiel GR BAR 2020 In dit risicoprofiel wordt teruggekeken op het jaar dat onlosmakelijk is verbonden met de coronacrisis. Het is een momentopname waarin we niet alleen terugkijken naar de impact ervan op de bedrijfsvoering maar waarin ook aandacht wordt geschonken aan wat er gebeurt en wat redelijkerwijs verwacht kan worden. In dit profiel worden zichtbare trends en ontwikkelingen kort toegelicht die hun wortels hebben in de voorgaande periode. De 10 belangrijkste bedrijfsvoeringsrisico’s zijn dus medebepalend voor de inschattingen en benodigde reserves op dit moment en in de toekomst. Onder bedrijfsvoering valt alles wat de BAR-organisatie inzet om burgers, bedrijven en instellingen van de deelnemende gemeenten goed te bedienen. De bedrijfsvoering omvat tevens alle activiteiten die binnen de organisatie worden uitgevoerd, met uitzondering van het verlenen van diensten en het produceren van producten, oftewel het primaire proces. Bedrijfsvoering betreft ook de inrichting, de organisatie en de ervaring en deskundigheid van het personeel.
De kwaliteit van het bedrijfsvoeringsvermogen van onze GR BAR wordt bepaald door: 1. de beschikbare personele capaciteit en de expertise en algemene kwaliteit van het personeel, 2. de invulling van randvoorwaarden zoals huisvesting, beschikbare materialen en ICTmiddelen. Centrale trends en ontwikkelingen met impact op de bedrijfsvoeringsrisico’s: - een afname van het mentaal / psychisch welbevinden: mensen ervaren meer angst, stress en onzekerheid door de uitbraak van de pandemie en alle beperkende maatregelen die dat met zich meebrengt. Met betrekking tot het werk zijn dat extra stress en afleiding door het thuiswerken, vermenging van privé en werk en meer werkdruk. 25
-
-
-
de toename van de digitalisering en het online werken hebben verschillende gevolgen: a) eisen aan de vaardigheden van het personeel, b) meer gelegenheid voor internetcriminaliteit, c) centraal belang van stabiele en gedegen ICT-infrastructuur. minder frequent en veranderd gebruik van de kantoorruimte. minder frequent en veranderd gebruik van de buitenruimte. een veranderd gebruik van de gemeentelijke dienstverlening, zoals meer afvalstorten en meer vergunningaanvragen voor bijvoorbeeld verbouwingen. door de coronawetgeving / nieuwe crisistaken ontbreekt de tijd om nieuwe wetgeving en taken voor te bereiden. een economische recessie: met name een toenemende werkloosheid die waarschijnlijk gepaard zal gaan met een afnemende krapte op de arbeidsmarkt. de bezuiniging / taakstelling op de BAR-organisatie dwingt een afgeslankte organisatie om meer risico te nemen.
De top 10 risico’s uitgelicht met een korte toelichting en een opsomming van de belangrijke trends en ontwikkelingen. 1. Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatietechniek en informatiebeveiliging De digitalisering kan niet worden afgeremd. Stilstaan is achteruitgang maar aanhaken vraagt veel van organisaties qua ontwikkeling en inzet van middelen. De coronacrisis heeft het digitaal doorpakken in de dienstverlening onder een vergrootglas gelegd. Het is lovenswaardig hoe weerbaar de ICTdienstverlening binnen onze GR BAR is gebleken. Tegelijk wordt onmiskenbaar zichtbaar welke toenemende eisen er worden gesteld aan een goed werkende en veilige digitale werkomgeving. De grote verantwoordelijkheid om op de best mogelijke wijze met de gevoelige gegevensverzamelingen om te gaan dwingt gemeenten tot een aanhoudend investeren in de randvoorwaarden die continu om een upgrade vragen.
Trends en ontwikkelingen: een afname van het mentaal welbevinden: medewerkers die door stress, drukte of vermoeidheid minder scherp zijn bij het in achtnemen van de beveiligingsrichtlijnen, door het grotendeels thuiswerken is er meer kans op problemen / inbraak bij de ICTsystemen en staat de veiligheid van het online samenwerken onder druk (bij de verdere digitalisering van de samenleving en een aantal diensten), er is meer vraag naar een digitale transformatie van de dienstverlening van de overheid, medewerkers die niet optimaal kunnen functioneren en taken niet kunnen uitvoeren door onvoldoende digitale vaardigheden, niet of maar beperkt kunnen invullen van de bedrijfsfuncties conform de gemeentelijke modelarchitectuur. cyberaanvallen waardoor de bedrijfsvoering (deels) stil komt te liggen. 2. Aansprakelijkheid door fouten / onwetendheid / niet handelen van personeel De praktijk toont aan dat het personeel van onze GR BAR veerkracht toont en onder moeilijke omstandigheden in staat is te schakelen en met beperkte mogelijkheden te blijven presteren. De kans dat er iets mis gaat is onder de huidige omstandigheden wel hoger. De aanhoudende toename van het aantal taken en de vereiste kennis voor diverse nieuwe of aangepaste wetten en regels komt hier extra bij.