StadsmuseumRhenen.Beleidsplan.2026-2029

4E. COLLECTIEREGISTRATIE In de afgelopen beleidsperiode is collectieregistratie geen prioriteit geweest. De collectie van het Stadsmuseum Rhenen is voor een belangrijk deel geregistreerd in een bestaand registratiesysteem (Adlib-Axiell). Maar er is nog een weg te gaan om de collectie geheel in beeld te krijgen en voor het publiek te ontsluiten. In 2016 heeft Museum ‘Het Rondeel’ nog een slag gemaakt in de registratie. Daarbij is gebruik gemaakt van Adlib als digitaal registratie-instrument. In 2019 is de overstap gemaakt naar een ‘in de cloud’-oplossing: Adlib is Axiell geworden. Vrijwilligers hebben toen een basistraining gehad. De registratie is echter nog niet volledig en verre van consistent. Een goede registratie is de basis voor vindbare objecten voor onderzoek, programma’s, presentatie en bruiklenen. Voor 10% van de objecten in de collectie geldt dat de registratie onvolledig of niet aanwezig is. In 50% van de gevallen ontbreekt een goede foto. Het nieuwe programma Axiell zorgt ervoor dat het (digitaal) ontsluiten van de collectie veel eenvoudiger wordt, mits het systeem heel goed gekend is. Kennis van de collectie, en weten hoe een solide database wordt opgebouwd, dat is de basis van ieder museaal registratiesysteem. Er is geen aanleiding om te gaan werken met een ander programma dan Axiell.

Er is wel aanleiding om de functionaliteit van Axiell tegen het licht te houden en wellicht gebruikersvriendelijker maken. Het is ook zaak te zorgen voor een verdere opleiding van de huidige vrijwilliger(s) en het opleiden van extra vrijwilligers. Er moet een keuze worden gemaakt voor een samenhangende begrippenlijst, een thesaurus. Er zijn meerdere opties al op tafel gekomen: de Thesaurus van het RCE, de thesaurus van Adlib/Axiell, het Termennetwerk van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Vervolgens zal de thesaurus ingang moeten vinden in de registratie. De huidige registratie zal moeten worden geactualiseerd met gebruikmaking van de nieuwe of geactualiseerde thesaurus. Dat betekent dat alle objecten opnieuw moeten worden beoordeeld, en moeten worden voorzien van passende toevoegingen om de duiding en de vindbaarheid te verbeteren.

Stadsmuseum Rhenen Beleidsplan 2026-2029

26

Er moet een informatieplan worden opgesteld om te zorgen voor een digitale ontsluiting van de collectie. Daarbij moet een keuze worden gemaakt voor het platform. Onderzocht kan worden of een platform als ‘Het verhaal van Utrecht’ daarin een rol kan spelen. De vernieuwing van de website van het Stadsmuseum moet daarin worden meegenomen. Bij de inrichting van het informatieplan zal zoveel als maar enigszins mogelijk aansluiting moeten worden gevonden bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Het Stadsmuseum onderschrijft het manifest Netwerk Digitaal Erfgoed. Mogelijkheden om samen te werken met partners in de erfgoedwereld moeten worden onderzocht. We willen profiteren van opgedane kennis en leren van gemaakte fouten. De collectieregistratie moet in de komende beleidsperiode naar gangbare standaards worden gebracht. Het absoluut essentieel de volledige collectie in beeld te hebben om ‘witte vlekken’ in de collectie te identificeren en afgewogen keuzes te maken bij collectievorming of ontzamelen. Er zullen financiële middelen ter beschikking moeten komen (of via fondsen worden verworven) om professionele begeleiding te krijgen. Er moet gestreefd worden naar een aparte werkgroep van vrijwilligers om deze uitdagende klus - op de juiste wijze invoeren en categoriseren van objecten - in de komende beleidsperiode te klaren.

Stadsmuseum Rhenen Beleidsplan 2026-2029

27

5. BEDRIJFSVOERING 5A. ORGANISATIE Het op peil houden en brengen van de capaciteit en de professionaliteit van de organisatie is een zaak van permanente aandacht. De spankracht van de organisatie wordt regelmatig op de proef gesteld. Er zijn hoge ambities en slechts beperkte middelen qua menskracht en financiën. Het is een voortdurende uitdaging om ambities en middelen in balans te houden. Het reilen en zeilen van het Stadsmuseum rust op de schouders van de vrijwilligers, de directeur en het bestuur. Het Stadsmuseum heeft middelen voor slechts één enkele betaalde kracht, de directeur/conservator. Wel lukt het regelmatig externe ondersteuning in te huren rond een tentoonstelling als daar tenminste aanvullende middelen voor beschikbaar zijn gesteld. Zonder aanvullende structurele inkomsten is een uitbreiding van de vaste formatie niet realistisch. Het bestuur is een monistisch d.w.z. meewerkend bestuur. Dat betekent dat van bestuursleden de nodige inzet wordt gevraagd en wordt verkregen. Het bestuur zal op sterkte moeten worden gehouden (5 personen) of wellicht nog moeten worden uitgebreid met specifieke expertises. Dat kan ook op projectmatige basis. Het bestuur zal bezien welke deskundigheden een versterking behoeven en of daarvoor een uitbreiding van het aantal bestuursleden wenselijk is.

Ook vergt de aanwezigheid van slechts een betaalde kracht nadere aandacht om de kwetsbaarheid van de uitvoerende organisatie te verminderen.

5B. VRIJWILLIGERS Het Stadsmuseum Rhenen is in de beleidsperiode 2019-2025 vooral gerund door een veertigtal vrijwilligers. Zij zijn zeer gemotiveerd, trouw en op veel punten deskundig. Er is weinig verloop. Dankzij de vrijwilligers heeft het Stadsmuseum Rhenen na de start in 2019 een periode van groei en bloei doorgemaakt. Ook in de komende beleidsperiode zal sterk moeten worden geleund op de inzet van de vrijwilligers. Er zal niet alleen aandacht nodig zijn voor het behoud van de huidige vrijwilligers en compensatie voor het natuurlijk verloop, maar ook voor werving van nieuwe vrijwilligers voor nieuwe taken, zoals collectieregistratie, IT, PR, fondsenwerving en communicatie. Daarnaast zal ook blijvend geïnvesteerd moeten worden in scholing van vrijwilligers. Ook mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kunnen door vrijwilligerswerk geholpen zijn èn een bijdrage leveren aan het museum.

Stadsmuseum Rhenen Beleidsplan 2026-2029

28

Punten van aandacht zijn: Binnen de groep van vrijwilligers onderzoeken of coördinatoren kunnen worden aangezocht waardoor de belasting van de directeur vermindert en de bedrijfszekerheid wordt vergroot. Het werven van ook jongere vrijwilligers met nieuwe vaardigheden en competenties. Te denken valt aan communicatie en ICT. Bij de werving het oog houden op mensen met een ‘rugzakje’ die willen re-integreren of zich heroriënteren. Daartoe zullen de contacten met de regionale sociale werk- en ontwikkelingsbedrijven, IW4 en de BIGA-groep worden versterkt. Het voornemen om stagiairs van universiteiten en hogescholen (zoals de Reinwardt Academie) in te zetten voor historisch-inhoudelijke of organisatorische projecten/aspecten Het opzetten van een programma van deskundigheidsbevordering Gerichte werving van vrijwilligers voor specifieke taken In de komende beleidsperiode zal structureel aandacht worden gegeven aan werving en deskundigheidsbevordering van de vrijwilligers.

5C. FINANCIEN & FONDSENWERVING De financiën van het Stadsmuseum drijven in hoge mate op de gemeentelijk subsidie. Deze was in 2025 ca 273.000 euro. Van deze subsidie wordt de huur betaald van in 2025 ruim 177.000 euro. Er resteert dan nog ca 96.000 euro. De kosten voor de directeur bedragen ca 80.000 euro. Voor het exploiteren van het Stadsmuseum resteert uit de subsidie dan nog ca 15.000 euro. De subsidie van de gemeente is voor de jaren 20222025 meerjarig vastgelegd in een convenant. Punt van aandacht is de summiere subsidie van ca 3.500 euro die is gekoppeld aan de VVV. Voor de exploitatie van de VVV is substantieel meer geld nodig. Geld voor bijvoorbeeld productontwikkeling, deskundigheidsbevordering of inhuur is er nu niet. Het Stadsmuseum gaat uit van een voortzetting van een convenant met de gemeente in de jaren 2026-2029 en streeft naar een structurele verhoging van de bijdrage t.b.v. de VVV. Buiten de subsidie van de gemeente is er een beperkte stroom aan eigen inkomsten uit de entreegelden, zaalverhuur en horeca, en winkel van structureel ca € 45.000. De reguliere inkomsten uit de subsidie en ‘eigen’ inkomsten maken een reguliere bedrijfsvoering mogelijk, maar ook niet meer dan dat. Zo zijn er geen of slechts bij hoge uitzondering met gelden van het Stadsmuseum objecten verworven.

Een aankoopbudget waarover een ‘normaal’ museum zou moeten beschikken ontbreekt ten enenmale. Gelukkig konden er wel de afgelopen jaren door een terughoudend financieel beleid enige beperkte reserves worden opgebouwd. Buiten de reguliere geldstroom zijn er gelukkig de nodige incidentele inkomsten. Deze zijn meestal projectgebonden. Extra uitgaven worden dan gedekt door incidentele inkomsten. Zonder uitputtend te willen zijn volgen hier enkele noemenswaardige voorbeelden.

Stadsmuseum Rhenen Beleidsplan 2026-2029

29

Het Stadsmuseum is er in de afgelopen beleidsperiode in geslaagd ‘Gezicht op Rhenen’ van Jan van Goyen voor 350.000 euro te verwerven met steun uit de lokale gemeenschap en met steun van de Rembrandtvereniging en het Mondriaanfonds. Voor diverse tentoonstellingen is het gelukt aanvullende fondsen te werven. Zo werd voor ‘Gouden vrouwen’ een flinke bijdrage verkregen van het Rijksmuseum voor Oudheden. Voor ‘Op de Vlucht’ hebben de Stichting Slag om de Grebbeberg, het VSB-fonds, het Vfonds en het RAZU substantieel gedoneerd. Meermalen werd vanuit de lokale gemeenschap aan uiteenlopende initiatieven bijgedragen door het Gast- en Weeshuisfonds en de Stichting de Gebroken Lente, net als door het Cultuurplatform. Ook mag het Stadsmuseum zich verheugen in bijdragen van de Stichting Vrienden van het Stadsmuseum die in goed overleg veelal in facilitaire zaken worden gestoken. De Stichting Behoud Collectie Erfgoed Rhenen geeft regelmatig thuis voor de aanschaf en bruikleen van kleinere objecten. In voorgaande tekst is gesteld dat het museum zich meer wil verbinden met de stad en zijn inwoners. De Stichting Behoud Collectie Erfgoed Rhenen en De Vrienden van het Stadsmuseum bieden daartoe een uitgesproken kans. De Stichting BCER zou meer betrokkenheid van het Stadsmuseum mogen verwachten.

De Vrienden zijn een groep van - overwegend lokale - donateurs die jaarlijks een financiële bijdrage leveren waardoor investeringen mogelijk worden gemaakt voor de exploitatie van het museum. In de voorbije jaren leverden zij onder meer financiële bijdragen voor de verwerving een beamer, luchtbehandelingsinstallatie en een aanpassing van een raamkozijn. Het Stadsmuseum wil de Vrienden graag de komende jaren meer binden en de interactie over en weer daartoe versterken. Intermediairs zoals de lokale en regionale serviceclubs zijn en blijven eveneens welkom met hun bijdragen aan goede doelen: lees het Stadsmuseum Rhenen. In de voorbije periode zijn deze clubs gastvrij ontvangen en gewaardeerd voor hun sponsoring. Ook deze contacten worden op waarde geschat en in positie gebracht voor hun dankbare ondersteuning. Bij de exploitatie van het museum past het om de aanschaf, onderhoud en vervanging wegens levensduur nadrukkelijk financieel in beeld te brengen. Voor de aanschaf van nieuwe voorwerpen in de collectie dan wel investeringen moet veelal door incidentele middelen worden voorzien. Ongeacht de financiële beperkingen is het van belang, en een nieuw voornemen, om een investeringsstaat met wenselijke en/of noodzakelijk vervangingen op te stellen. De mate waarin het mogelijk is gebleken voor projecten extra incidentele inkomsten te verwerven smaakt naar meer.

Er zijn heel veel fondsen, alleen ze benaderen is bewerkelijk en vraagt finesse en kennis (historisch, kunsthistorisch, procedureel, connecties). Daarbij houden we ook het oog op kansen voor meer structurele bijdragen. De afhankelijkheid van een enkele structurele subsidiegever maakt kwetsbaar. In de komende beleidsperiode 2025-2029 wordt uiteraard beoogd met een sluitende begroting te werken, mede door goed op de kosten te letten en verhuurmogelijkheden beter te benutten. Er zal structureel aandacht worden gegeven aan externe fondswerving voor projecten en tentoonstellingen. De portefeuille sponsoring en fondsenwerving krijgt daarom een plek in het bestuur respectievelijk op project- of programmatische basis.

Stadsmuseum Rhenen Beleidsplan 2026-2029

30

5D. COMMUNICATIE Het Stadsmuseum heeft zich de afgelopen jaren frequent en met flair in de kijker gespeeld. Het museum moet het vanwege de beperkte middelen vooral van gratis publiciteit hebben, mond tot mond-reclame, samenwerking met anderen, en inzet van de sociale media. Bij tentoonstellingen is er ‘tamtam’ via de sociale media als Facebook en Instagram, persberichten, acties en drukwerk. Een vereiste is een betere en meer representatieve website. Evenementen als de Rijnweek, Cuneradag, Open Monumentendag worden ingezet ter promotie van het museum én van Rhenen. Dat geeft het museum regionaal – zonder al te veel budget – vleugels. Het museum trekt samen op met de HVOR, Stichting Behoud Cultureel Erfgoed Rhenen, Vrienden van Stadsmuseum Rhenen en andere erfgoedorganisaties. Zo onderhouden het museum contacten met zakelijke en museale doelgroepen. Er zijn veel en uiteenlopende ambities: Het opzetten van een nieuwe website. En daarop onze collectie digitaal ontsluiten, op zijn minst de 25-100 meest aansprekende collectiestukken Het aanleggen van een catalogus Het maken van een meer professionele promotiefilm voor onze relaties en idem voor het publiek Het onder de aandacht brengen van culturele objecten in de openbare ruimte. Beter benutten van de socials: Facebook, Linkedin, Instagram, Google Grands voor ANBI-instellingen zien te gebruiken.

Het tijdschrift Oud Rhenen beter inzetten. Bij de werving van vrijwilligers zal het vakgebied van communicatie scherp in het oog moeten worden gehouden. Wellicht dat ook een uitbreiding van het bestuur op dit vlak mogelijk blijkt. In de komende beleidsperiode zal getracht worden meer structureel aandacht te organiseren voor communicatie.

5E. FACILITAIR Voor Stadsmuseum Rhenen, de VVV en horeca is het monumentale gebouw op veel gebieden een aanwinst. Het biedt een unieke sfeer, veel ruimte, en ook nog eens een tuin (die inmiddels door onze vrijwilligers schitterend is opgeknapt). De presentatie van de collecties in het monumentale Oude Raadhuis vergt een stabiel klimaat. Het middeleeuwse pand is niet gebouwd als museum. In 2019 en 2020 heeft Unica in opdracht van de gemeente Rhenen een klimaatonderzoek gedaan in het kader van duurzaamheid. De conclusie: ‘s zomers zijn er in (delen van) het monument grote temperatuurschommelingen. De luchtvochtigheid in huis vraagt permanente aandacht. De temperatuur en de luchtvochtigheid onder controle houden blijkt een uitdaging, maar met veel personele inzet redden worden de museale minimumeisen gehaald.

Stadsmuseum Rhenen Beleidsplan 2026-2029

31

In het verleden zijn ingrepen gedaan met coatings op de ruiten aan de zuidzijde (UVwerend, lichtwerend, temperatuur-verlagend). Vochtproblematiek in de westmuur (in het Museumcafé) is afgedekt met een voorzet wand. De verwachting was dat de muur inmiddels droog zou zijn, maar dit blijkt niet het geval. Een overall-aanpak binnen het pand is eigenlijk nodig maar vergt een immense investering. Samen met de gemeente, eigenaar van het pand, wordt gekeken naar technische oplossingen. De gemeente is gehouden ook haar historisch onroerend te verduurzamen en heeft een ‘Routekaart verduurzaming gemeentelijk vastgoed’ opgesteld. Voor het gebouw zal volgens medewerkers van de gemeente een plan van aanpak worden opgesteld. Het Stadmuseum is aangemerkt als kansrijk object voor een verduurzamingsopgave en de gemeente zou in 2026 tot planvorming willen komen. Vanzelf zal hieraan graag medewerking worden verleend. Vanuit het Stadsmuseum wordt het plan van aanpak voor verduurzaming van het Oude Raadhuis met grote belangstelling tegemoet gezien. Bij de inrichting van het Oude Raadhuis tot nieuw museum is gezorgd voor een ‘up to date’ camerabewaking en voor extra beveiliging van topstukken uit de collecties. Contracten met beveiligingsbedrijven zijn in 2021 herzien. Stadsmuseum Rhenen heeft zich hiermee los gemaakt van het verzamelcontact dat de gemeente Rhenen hanteert voor al haar panden.

Qua brandbeveiliging zijn er sluitende afspraken met de gemeente Rhenen. Een calamiteitenplan voor de collecties - bij brand, of inbraak - is in 2016 opgeleverd. Het vigerende calamiteitenplan wordt bij de tijd gebracht en daarna geïmplementeerd, inclusief een ontruimingsplan voor bezoekers, personeel en vrijwilligers. Een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is een essentieel onderdeel van een verantwoorde museumorganisatie. Er zijn recent gesprekken met deskundigen gevoerd om een dergelijk exercitie uit te voeren. Daarnaast is er de mogelijkheid de Collectiehulpverlening (Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed) in te schakelen bij calamiteiten. Het bestuur van het Stadsmuseum heeft het voornemen in de komende beleidsperiode een Risico-inventarisatie en -evaluatieplan op te stellen en er uitvoering aan geven. Voor alle objecten uit de collecties die Stadsmuseum Rhenen beheert en in het museum aanwezig zijn is een verzekering afgesloten (diefstal, beschadiging). Dit geldt ook voor de permanente en langdurige bruiklenen, inclusief de bruiklenen die worden aangegaan voor de duur van een tentoonstelling. Over de verzekering van objecten in het depot in de kelder van het gemeentehuis zal in de nieuwe collectiebeheerovereenkomst duidelijkheid moeten komen. In de komende periode moet helderheid komen over de verzekering van de gehele collectie.

Stadsmuseum Rhenen Beleidsplan 2026-2029

32

5F. DUURZAAMHEID Stadsmuseum Rhenen heeft nadrukkelijk aandacht voor natuur en milieu. De landschappelijke waarden inspireerden destijds gerenommeerde schilders. Hun impressies zijn weergegeven op doeken die nu tot de topstukken van het museum behoren. Met liefde worden deze kostbaarheden geëxposeerd en tegelijkertijd is er de morele verplichting om de afgebeelde natuurlijke omgeving in stand te houden. Het museum wil daartoe structurele inzet leveren. Natuur en milieu, verenigd in duurzaamheidsopgaven, staan in de bedrijfsvoering voor zover binnen de mogelijkheden voorop. In houding en gedrag nemen bestuur en vrijwilligers verantwoordelijkheid, eigenstandig, of met anderen zoals de verhuurder/eigenaar en leveranciers. Wat er mogelijk is aan energiebesparing wordt nu al opgepakt. Onze accommodatie, een eeuwenoud rijksmonument, kent helaas beperkingen waar het gaat om energiegebruik en klimaatbeheersing. Het verduurzamen van oude gebouwen is complex en kostbaar terwijl er juist grote voordelen te behalen zijn met energiereductie. De gemeente als eigenaar/verhuurder van het pand moet hierin het voortouw nemen. Duurzaamheid wordt tot uitdrukking gebracht in reguliere operationele zaken en door innovatieve handelingen. Bij de wisseling en inrichting van oude naar nieuwe exposities staat het hergebruik van materialen voorop.

Het museum richt zich erop om wanden en decoratie-artikelen herhaaldelijk in te zetten, wat bovendien kostentechnisch voordelig is. Dit vraagt soms wat meer menselijke handelingen bij de voorbereidingen en beperkingen bij de montage, maar deze concessies zijn dan ondergeschikt. Bij de aankoop van voedingsmiddelen en merchandise wordt getoetst op de gevolgen voor mens, dier, milieu en maatschappij. Bij het inkopen wordt gezocht naar lokale producten die op een verantwoorde wijze zijn gemaakt. De keuze voor dit assortiment past bovendien bij het karakter van Stadsmuseum Rhenen. Voor de schoonmaak en andere huishoudelijke leveranties is duurzame inkoop en aanbesteding verkozen. De vrijwilligers kennen deze ambities. Het Stadmuseum Rhenen kiest voor duurzaamheid.

Wijsheid begint met verwondering. Socrates

Stadsmuseum Rhenen Beleidsplan 2026-2029

33