Bijlage 4: Ontwerp-Jaarrekening 2025 (pdf)

(ontwerp-)

Jaarrekening 2025

2 april 2026

(Ontwerp-)Jaarrekening 2025 versie 2 april 2026

Inhoudsopgave Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 1 Paragrafen ............................................................................................................... 2

Voor u ligt de (ontwerp-)Jaarrekening 2025 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Dit document is opgemaakt conform de richtlijnen van het Besluit Begro�ng en Verantwoording.

Rechtma�gheidsverklaring ..................................................................................... 6 Programmaverantwoording .................................................................................... 8 Jaarrekening 2025 ................................................................................................. 16

RAZU sluit 2025 af met een posi�ef saldo. De oorsprong van dit resultaat wordt toegelicht in deze jaarrekening. In het vaststellingsbesluit van deze (ontwerp)Jaarrekening is besloten om het posi�eve resultaat à € 204.003 in mindering te brengen op de deelnemersbijdragen over 2025. Deze vermindering is reeds verwerkt in het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten, waardoor de rekening sluitend is. Omdat het totaal van de bestemmingsreserves meer dan de gestelde grens van 10% van de jaaromzet beslaat wordt er geen voorstel gedaan om een deel van het resultaat te bestemmen. 1 Conform art. 23 van de gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd om een eventuele zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU.

Gerapporteerde afwijkingen

Staat van baten en lasten over 2025 ..................................................................... 18 Controleverklaring ................................................................................................ 33

Thema van 2026: Lijf en leden Het thema van de Maand van de Geschiedenis 2026 is ‘Lijf en Leden’. Vandaar dat u op alle stukken van deze cyclus, te beginnen met de Kadernota 2027, a�eeldingen vindt die met dit thema te maken hebben. Gezien de gemeenteraadsverkiezingen is daarnaast ook aanslui�ng gezocht met het thema Verkiezingen. Op de voorpagina van deze jaarrekening: Stembiljet voor de verkiezing van leden van de gemeenteraad van Vianen op 16 mei 1923. Toegang 018 Topografisch Historische Atlas Vianen, Everdingen en Hagestein, inventarisnummer 90513.

In dit document leest u onder andere de toelich�ng op afwijkingen ten opzichte van de begro�ng. Deze toelich�ng is verspreid over 3 hoofdstukken. In navolging van de Kadernota Rechtma�gheid 2025 van de Commissie BBV vindt u afwijkingen boven de onrechtma�gheidsgrens (€ 37.293) bij de rechtma�gheidsverklaring op pagina 6. Afwijkingen onder de onrechtma�gheidsgrens maar boven de rapportagegrens (€ 7.458) zijn opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering op pagina 3. Alle andere afwijkingen groter dan € 1.500 zijn beschreven bij de Jaarrekening op pagina 15. 1

Zie Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht, art. 24 lid 1. Het bestuur van het RAZU hee� op 24 november 2025 vastgelegd dat ‘de reserve’,

zoals genoemd in dit ar�kel, slaat op het totaal aan bestemmingsreserves en algemene reserves, exclusief de bestemmingsreserve financiering ac�va.

Organisatie

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Het RAZU is geves�gd in Wijk bij Duurstede. De organisatie bestond in 2025 uit 11,87 �e onder aansturing van een directeur-archivaris.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vij�eerenlanden en Wijk bij Duurstede.

Bestuur Het bestuur van het RAZU wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. In 2025 werd het bestuur gevormd door: ▪ dhr. G. Isabella (Voorzi�er, burgemeester gemeente Houten, tot 11 maart 2025) ▪ dhr. R. van Bennekom (Lid, burgemeester gemeente Bunnik, vanaf 3 april 2025 Voorzi�er) ▪ mw. S. Hi�peuw (Vicevoorzi�er, wethouder gemeente Vij�eerenlanden) ▪ dhr. J. Kuiper (Lid, wethouder gemeente Wijk bij Duurstede, tot 4 november 2025) ▪ dhr. G. Boonzaaijer (Lid, wethouder gemeente Utrechtse Heuvelrug) ▪ mw. H.C. Heerschop (Lid vanaf 1 april 2025, waarnemend burgemeester gemeente Houten) ▪ mw. C. van Rhee – Oud Ammerveld (Lid tot 14 januari 2025, waarnemend burgemeester gemeente Rhenen) ▪ dhr. B. Fintelman (Lid vanaf 14 januari 2025, wethouder gemeente Rhenen)

Het RAZU hee� een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collec�e historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken. De huidige GR trad op 1 september 2024 in werking en betre� een Bedrijfsvoeringsorganisa�e.

Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum. De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archie�escheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; ▪ Het s�muleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

De directeur-archivaris van het RAZU is secretaris en adviseur van het bestuur. Deze rol is bekleed door W.A. Bakker. Op uitnodiging van het bestuur is mw. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Het bestuur vergaderde in 2025 vier keer: 3 april 2025, 26 juni 2025, 8 september 2025 en 24 november 2025.

1

Vanwege de onzekerheid over de incidentele en structurele kosten die het RAZU moet maken voor digitalisering en het e-depot, zijn hiervoor twee bestemmingsreserves gevormd. Deze zijn tot op heden door het bestuur incidenteel gevuld uit het posi�eve resultaat van de jaarrekening.

Paragrafen Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze rekening opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen ac�viteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betre� de drie onderdelen: Onderhoud kapitaalgoederen (3.5), Verbonden par�jen (3.6) en Grondbeleid (3.7).

Het RAZU hee� geen beschikking over een con�nuïteitsreserve waardoor een weerstandsvermogen zoals bedoeld in ar�kel 24 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling ontbreekt. Wel hanteert het RAZU sinds november 2025 een algemene reserve, welke op moment van instelling beperkt gevuld is. Omdat de totale omvang van de reserves boven de 10% van de jaaromzet uitkomt kan de algemene reserve op dit moment niet worden aangevuld.

Weerstandsvermogen en risico’s Deze paragraaf beschrij� de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële posi�e.

Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.

Het RAZU hee� op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel nega�ef exploita�esaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de ar�kelen 24 tot en met 26 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite is daarmee een groot deel van de risico's afgedekt.

In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, ar�kel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de huidige GR is in ar�kel 20 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blij� en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.

De archieven en collec�es die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt, gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten.

Sinds begin 2013 is een deel van de liquide middelen op een spaarrekening gezet. Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag overs�jgen worden deze gelden aangehouden op een rekening-courant bij ’s Rijks schatkist. Sinds de introduc�e van schatkistbankieren zijn de grootste reserves overgezet op de hoofdrekening, welke geautoma�seerd wordt afgeroomd. Het RAZU ontvangt over beide rekeningen rente.

Het in de begro�ng van 2025 genoemde risico dat bij ziekte of vertrek van een medewerker de taakuitvoering in gedrang zou komen werd in 2025 opnieuw bewaarheid. Door langdurige uitval van medewerkers konden de werkzaamheden voor de gemeente Vijfheerenlanden in het kader van de Presta�eovereenkomst niet worden uitgevoerd en was de bezet�ng op het taakveld Toezicht & Advies fors beperkt.

2

Wijk bij Duurstede het RAZU verzocht om een deel al per 1 september 2025 te verlaten, zodat dit aan een andere huurder kon worden verhuurd. In 2022 is geconstateerd dat de ligging van de studiezaal van het RAZU niet ideaal is en dat een magazijn ontbreekt. Over een andere posi�onering van de studiezaal blij� het RAZU in overleg met de gemeente Wijk bij Duurstede. Het magazijnprobleem is opgelost door vanaf 2022 een externe opslag te huren.

Bedrijfsvoering Deze paragraaf gee� inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betre� de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informa�sering, automa�sering, communicatie, organisa�e, financieel beheer en huisves�ng.

Overheaddienstverlening In de loop van de jaren hee� het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Te weten: ➢ HR-overeenkomst met de gemeente Houten. Deze is in 2023 geactualiseerd. ➢ Overeenkomst Huisves�ng RAZU; Receptie, post en -facilitaire zaken met de gemeente Wijk bij Duurstede. Deze is in 2021 geactualiseerd. ➢ ICT-overeenkomst met de gemeente Houten. Deze is in 2022 geactualiseerd. ➢ Overeenkomst voor de financiële administra�e en het opstellen van de P&C documenten (Kadernota, Begro�ng, Begro�ngswijziging en Jaarstukken). ➢ Overeenkomst met Func�onaris Gegevensbescherming. ➢ Overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preventie.

Personeel en vrijwilligers De formatie van het RAZU was in 2025 11,87 FTE. Medewerkers zijn in vaste of �jdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor medewerkers waarvoor loonsubsidie ontvangen wordt. De lee�ijd van de personeelsleden varieert tussen de 28 en de 66 jaar. In 2025 waren 24 vrijwilligers betrokken bij de werkzaamheden van het RAZU. De vrijwilligers werkten samen 3219 uur aan de verschillende vrijwilligersprojecten, ruim 16% meer dan in 2024. De gezamenlijke inzet bedraagt daarmee ruim 392 werkdagen, wat toont dat vrijwilligers belangrijke mate bijdragen aan de behaalde jaarresultaten. De vrijwilligers ontvangen een reis- of onkostenvergoeding en een kerstpakket. Het jaarlijkse vrijwilligersuitje ging dit jaar naar Fort Vechten, een belangrijke partner van het RAZU op gebied van cultuurhistorie en partner bij het FAAM-project in 2025.

Waar nodig wordt aanvullende exper�se ingehuurd, specifiek juridische exper�se op het gebied van informa�erecht, privacy en auteursrecht.

Huisves�ng Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is een nieuwe archie�ewaarplaats voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is gebouwd door de gemeente Wijk bij Duurstede en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. Vanwege de uitbreiding met Vij�eerenlanden wordt vanaf 2021 het grootste deel van de oude archie�ewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd.

Rapportage vanuit de rechtmatigheidscontrole Het RAZU controleert conform de Kadernota Rechtma�gheid van de Commissie BBV op onrechtma�gheden en afwijkingen op de begro�ng. Bij de rapportage over de rechtma�gheid volgt het RAZU de adviezen van de commissie. Dit betekent dat in deze paragraaf Bedrijfsvoering afwijkingen worden gerapporteerd die onder de onrechtma�gheidsgrens maar boven de rapportagegrens uitvallen. Deze grenzen zijn voor 2025 respectievelijk vastgesteld op € 37.293 en € 7.458. Dit kunnen zowel overschrijdingen als onderschrijdingen zijn.

Vanaf 1 oktober 2024 is extra kantoorruimte gehuurd vanwege de uitbreiding van personeel en vrijwilligers. Deze kantoorruimte wordt gedeeltelijk per 2026 opgegeven als bezuinigingsmaatregel. In aanloop daarnaartoe hee� de gemeente

De volgende afwijkingen zijn door de interne controle gerapporteerd:

3

Onderschrijdingen (Begro�ngscriterium) ▪ E-depot budget (regulier): € 23.488 Voor de middelen benodigd voor de ontwikkelingen van het e-depot wordt er geput uit twee bronnen: een regulier budget en een bestemmingsreserve. De bestemmingsreserve wordt, zolang deze daartoe nog toereikend is, ingezet voor incidentele middelen. Het reguliere budget wordt daarmee enkel ingezet voor de structurele lasten. Deze structurele lasten nemen weliswaar toe, maar waren in 2025 nog steeds lager dan wat er was begroot. Nu de balans van de bestemmingsreserve fors is gedaald zullen in de nabije toekomst ook meer incidentele uitgaven uit het reguliere budget worden geput. ▪ Uitvoering werkzaamheden Vij�eerenlanden: € 34.296 Het RAZU voert sinds 2020 werkzaamheden uit voor de gemeente Vij�eerenlanden. Deze werkzaamheden worden in maximaal 10 jaar uitgevoerd. De middelen voor deze uitvoering zijn reeds overgemaakt naar het RAZU. Jaarlijks is 10% van deze middelen begroot als lasten én inkomsten. In 2025 hee� het RAZU, in samenspraak met de gemeente, onderzoek gedaan naar een andere invulling van de opdracht. In plaats van de inzet van eigen medewerkers is ervoor gekozen om de archiefblokken uit te besteden. Voor de nog onbewerkte archiefblokken is een aanbesteding uitgevoerd, terwijl voor de reeds deels bewerkte blokken een inhuurkracht is aangetrokken.

In 2025 hee� het RAZU enkel de werkelijk gemaakte kosten voor het onderzoek, de aanbestedingsexper�se en de inkoop van materialen doorbelast aan de gemeente. Dit was minder dan op voorhanden begroot.

▪

Beter in kaart brengen wat de levenscyclus van apparatuur is, met name de apparatuur welke eigendom is van het RAZU. Zo kunnen middelen benodigd voor vervanging accurater worden begroot.

Tijdens het begrotingsjaar gemelde afwijkingen in het Begrotingscriterium Conform hoofdstuk 2 van de Kadernota rechtma�gheid 2025 van de Commissie BBV zijn afwijkingen van de begro�ng niet onrechtma�g indien deze �jdens het begro�ngsjaar zijn gemeld. De bestuursvoorzi�er hee� in de bestuursvergadering van 24 november 2025 de volgende afwijkingen gemeld: ▪ Onderschrijding in de bestemmingsreserve E-depot (€ 12.618) De incidentele lasten uit de e-depot bestemmingsreserve waren lager dan de inscha�ng uit het voorjaar.

Correc�eve acties voortkomende uit onrechtmatigheden In de rechtma�gheidsverklaring (zie volgende hoofdstuk) zijn een aantal onrechtma�gheden beschreven waarvoor correc�eve acties worden uitgezet. Dit zijn: ▪ Eerder signaleren van afwijkingen in de personeelslasten door betere overzichten en frequenter overleggen met personeelszaken. Op basis van deze vroege signalering kan eerder worden gehandeld.

▪

Onderschrijding in de bestemmingsreserve Restaura�ekosten (€ 10.000) De reservering in de bestemmingsreserve restaura�ekosten is gedaan om incidentele restaura�es te dekken. In 2025 hebben er geen incidentele restaura�es plaatsgevonden.

▪ ▪

Onderschrijding in de bestemmingsreserve digitaliseringskosten (€ 19.245) Onderschrijding in de bestemmingsreserve Inhuur �jdelijk personeel (€ 75.000) De afwijkingen in de bestemmingsreserve digitaliseringskosten en inhuur �jdelijk personeel zijn veroorzaakt door een vertraging in de aanbesteding van het collec�ebeheersysteem. De reserveringen uit deze reserves waren gedaan om de fric�ekosten rondom de implementa�e van het nieuwe systeem te dekken. Omdat de voorlopige gunning over de jaarwisseling heen werd ge�ld zijn deze kosten nog niet gemaakt in 2025.

Onderhoud kapitaalgoederen Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

4

Verbonden par�jen Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Grondbeleid Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

5

verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmuta�es is volgens de bestuursvoorzitter overigens een bedrag van € 22.398 acceptabel op basis van door het bestuur vastgestelde afspraken.

Rechtma�gheidsverklaring Verantwoordelijkheid van de bestuursvoorzi�er van het RAZU

Dit zijn: ▪ Het niet aanbesteden van de financiële dienstverlening in 2025.

De baten en lasten alsmede de balansmuta�es moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmuta�es, blijken een drietal rechtma�gheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begro�ngs-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht de bestuursvoorzitter toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmuta�es het begro�ngs-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmuta�es in overeenstemming zijn met door het bestuur vastgestelde kaders zoals de begro�ng en (gemeentelijke) verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het bestuur op 3 april 2024 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

De geconstateerde afwijkingen betreffen: Begro�ngscriterium ▪ Onderschrijding van de salariskosten van € 232.231 Het RAZU begroo�e in 2025 de salariskosten op 100%. Dit betekent dat in de begro�ng uit wordt gegaan van een volledige bezetting op maximale inschaling. Omdat in de werkelijkheid zowel de bezet�ng als de inschaling sterk fluctueren ontstaat zo ruimte voor incidentele inhuur om knelpunten op te lossen. In 2025 hee� het RAZU voor meer dan € 85.000 aan inhuurkrachten ingeschakeld. Desalniettemin is er een forse onderschrijding op het personeelsbudget. Dit komt door een samenloop van een aantal zaken: Ruim 2 �e aan vacatureruimte hee� in totaal meer dan 6 maanden opengestaan; Het RAZU hee� te maken gehad met langdurige ziekte, waarvoor het gecompenseerd is door het UWV; Het RAZU bestaat uit een rela�ef jong team met bijbehorende inschaling. Tot op heden had het RAZU pas in de tweede helft van het jaar duidelijk inzicht in het verloop van de personeelskosten. Gezien de kleine omvang van de organisa�e kan op een dergelijk laat moment maar beperkt worden ingehuurd, waardoor de middelen niet ten volle kunnen worden benut voor het verlagen van de onverminderd hoge werkdruk. Om dergelijke grote onderschrijdingen sneller te signaleren hee� het RAZU in 2025 in samenspraak met personeelszaken van de gemeente Houten een nieuw

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 37.293. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtma�gheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025. Bevinding De bestuursvoorzi�er stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmuta�es die niet rechtma�g tot stand zijn gekomen opgeteld € 368.422 bedraagt.2 Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 37.293. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen 2

Dit betreft een optelling van alle over- en onderschrijdingen boven de rapportagegrens, excl. de onderschrijding op de post Presta�eovereenkomst Vij�eerenlanden omdat binnen dit budget lasten en baten aan elkaar gekoppeld

zijn. De optelling betre� daarmee: onderschrijding e-depot (€ 23.488, zie p. 4), onderschrijding salariskosten (p. 6), overschrijding digitaliseringskosten (p. 7) en de acceptabele afwijking (p. 6). 6

▪

overzicht opgesteld. Daarnaast zal het RAZU vanaf 2026 de personeelskosten op 95% begroten vanwege een bezuinigingsmaatregel. Een overschrijding van de digitaliseringskosten van € 90.305 Deze overschrijding is voortgekomen uit twee zaken: Toen in september 2025 duidelijk werd dat op de personeelskosten een forse onderschrijding te verwachten was is, in lijn met eerdere uitspraken binnen het bestuur en ambtelijke overleggen, besloten om een archie�estand te digitaliseren. Door archieven te digitaliseren wordt de werkdruk op de studiezaal verlicht. De digitalisering van de dorpsgerechten was niet begroot en betrof € 75.797,50. De resterende overschrijding komt ten laste van hogere uitgaven voor de aanschaf en vervanging van hardware en verplichte aanpassing van websites. Het RAZU hee� in 2025 meerdere laptops aangescha�, en moest daarnaast de pinautomaat en 13 mobiele telefoons vervangen. Ook moest het RAZU investeren in de eigen website en de website van het geschiedenislokaal om te blijven voldoen aan de wet Digitale Toegankelijkheid.

Voorwaardencriterium Er is geen onrechtma�gheid gesignaleerd in dit criterium. Wel hee� het bestuur bij de vaststelling van de rechtma�gheidsnormen het niet aanbesteden van de financiële dienstverlening aangemerkt als geaccepteerde afwijking voor 2025. Misbruik en oneigenlijk gebruik Er is geen onrechtma�gheid gesignaleerd in dit criterium. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtma�gheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het bestuur aanvullende informa�e opgenomen over de financiële rechtma�gheid. In deze paragraaf hee� de bestuursvoorzi�er ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

7

De ac�viteiten die voortkomen uit het programma Openbaar en (her)bruikbaar archief worden uitgevoerd binnen de volgende vier ac�viteitenlijnen:

Programmaverantwoording Programma Openbaar en (her)bruikbaar archief Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU par�culiere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en s�ch�ngen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collec�e dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2025. Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinforma�e, voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers. De archieven en collec�es zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995. Het RAZU toetst de kwaliteit van het informa�ebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als exper�secentrum voor informa�e- en archiefbeheer in de regio, naar kaders en adviezen voor de gemeenten.

▪

Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informa�ebeheer van de deelnemende gemeenten;

▪

Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collec�e zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archie�ewaarplaats berustende archieven en collecties van de deelnemende gemeenten en van par�culiere archiefvormers uit de regio;

▪

Dienstverlening: voor tevreden en produc�eve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collecties;

▪

Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische ac�viteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud.

Toezicht en advies in 2025 Het informa�ebeheer van de aangesloten gemeenten dient te voldoen aan de vereisten vanuit wet- en regelgeving. Conform de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris toezicht op de wijze waarop de gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen hun informa�e beheren, tot het moment waarop deze informatie wordt overgebracht naar het RAZU.

Dankzij openbaar beschikbare en duurzaam toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democra�sche samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.

De aangesloten gemeenten en de Regionale ICT Dienst zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het informa�ebeheer. De rol van het RAZU is enerzijds toetsend en kaderstellend (toezicht), anderzijds adviserend en gericht op kennisontwikkeling (advies). Binnen het RAZU waren de beide rollen voorheen 8

gescheiden: de archiefinspecteur was namens de gemeentearchivaris de toezichthouder. Het advies werd uitgebracht door informatieadviseurs.

▪

Met het vertrek van de archiefinspecteur in 2024 hee� het RAZU de verdeling van de taken binnen Toezicht & Advies herzien. Vanaf 2025 is er geen onderscheid meer tussen inspec�e en advies, maar wordt gewerkt met een driemanschap van gelijkwaardige medewerkers. Binnen het team worden de toezichts- en adviestaken zodanig verdeeld dat iemand niet beide taken met betrekking tot één gemeente vervult. Door personele tegenvallers was het team voor een groot deel van het jaar echter helaas niet op volle sterkte, waardoor deze verdeling dit jaar nog niet toegepast kon worden. Twee teamleden hebben in het najaar een uitgebreide cursus Archie�oezicht gevolgd. Dit alles tezamen leidde af en toe tot vertraging bij het beantwoorden van adviesvragen, de beoordeling van vernietigingslijsten en overbrengingsprocessen.

▪ ▪

▪

Beoordelen van vernietigingsvoorstellen analoog en digitaal archiefmateriaal en het verlenen van mach�gingen tot vernietiging, afgeven doorlopende machtigingen tot vernietiging. Incidentele adviezen geven én adviseren in vaste vergaderstructuren (adviseur-aan-tafel, strategisch informa�eoverleg). Advies en waar nodig instemming op (beleids-)stukken zoals lokale regelingen, verbeterplannen, handboek vervanging, bewaarstrategie en kwaliteitssysteem. Organiseren van een regionale, informatieve bijeenkomst over verschillende onderwerpen.

Overbrenging De formele wettelijke overbrengingstermijn voor de gemeenten is 20 jaar. Het RAZU stelt de kaders bij overbrenging en begeleidt de overbrenging. Het RAZU adviseert daarbij in het stellen van eventuele openbaarheidsbeperkingen. ▪ In 2025 hee� de gemeente Houten de overbrenging van een collectie fysieke en digitale luch�oto's (toegang 661) afgerond en kwamen de inventaris én de digitale luch�oto's online. ▪ De samenvoeging van de archieven van het gemeentebestuur Houten (van drie archieven (nummers 286, 286-aanvulling en 114) naar één archief (005) is afgerond. Deze toegang is nu online te doorzoeken (de stukken zijn alleen fysiek in te zien).

Als horizontaal toezichthouder hee� de gemeentearchivaris een rol in de uitvoering van de Wet revitalisering generiek toezicht. Hierbij wordt samengewerkt met de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Utrecht.

Hoofdwerkzaamheden Toezicht en advies ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informa�ebeheer van de gemeenten voldoet aan de wettelijke vereisten. Het toezicht toetst met name de rechtma�gheid c.q. naleving van Archiefwet- en regelgeving. Daarnaast adviseert het RAZU de aangesloten gemeenten over de inrich�ng van de informa�ehuishouding. Vanuit landelijke en regionale ontwikkelingen gee� het RAZU ac�ef voorlich�ng over veranderingen die van invloed zijn op de informa�ehuishouding. Dit alles hee� geleid tot de volgende concrete resultaten: ▪ Zes toezichtsrapportages voor de aangesloten gemeenten en een toezichtsrapportages voor de Regionale ICT Dienst Utrecht. ▪ Regulier beoordelen van migra�eplannen en afgeven van advies hierover. ▪ Beoordelen van de voortgang van archiefbewerking.

Beheer en behoud van de collec�e in 2025 De collectie van het RAZU is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de dorpen, steden en hun inwoners. De Archiefwet 1995 verplicht de overheden om deze collec�e in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden. En wel op zodanige wijze dat de bronnen over tenminste 100 jaar nog raadpleegbaar zijn. De rol van het RAZU richt zich op het beheren en behouden van de collec�e in de depots. Goed houden door te conserveren, te restaureren en in goede condi�es in het depot te bewaren. Toegankelijk maken van de collectie voor gebruik door een

9

breed publiek. Borgen van openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen. Het RAZU houdt zich daarnaast, conform de opdracht in de gemeenschappelijke regeling, bezig met het verwerven van par�culiere archieven, publica�es en beeldmateriaal, als aanvulling op de overheidscollec�e.

Het maken van nadere toegangen en het beschrijven van foto’s wordt primair gedaan door de vrijwilligers die verbonden zijn aan het RAZU.

Behoud van de collectie Door de materiele verzorging van de archieven en door conservering en restaura�e blij� de collec�e in goede staat. Deze ac�viteiten voorkomen verval of verlies en herstellen beschadigde stukken. De collec�e van het RAZU is geplaatst in goedgekeurde depots die voldoen aan de vereisten van de Archiefregeling. Via goed depotbeheer zorgt het RAZU voor een omgeving waarin de materiele staat van de collec�e op�maal blijft.

Behaalde resultaten Beheer van de collectie De collectie van het RAZU kent een goed niveau van basistoegankelijkheid. Aan het uitgangspunt dat alle overheidsarchieven voorzien zijn van een bruikbare toegang die online via de website te raadplegen is werd in 2025 opnieuw voldaan. Hetzelfde geldt voor par�culiere archieven, met de kanttekening dat de werkvoorraad van par�culiere archieven maximaal 10% mag bedragen. Waar nodig zijn openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen toegekend. ➢

Onderdeel van het behoud van de collec�e is het �jdig vervangen van dossiers en omslagen, en het verbeteren van de informa�e op dozen en omslagen. In 2025 zijn enkele duizenden omslagen vervangen, meer dan 2000 dozen gevouwen en ongeveer 9400 s�ckers geplakt.

Eind 2025 beheerde het RAZU: 695 archieven en collecties een beeldbank met 59.642 gedigitaliseerde afbeeldingen, voornamelijk foto’s ▪ 526.929 gedigitaliseerde kranten pagina’s. ▪ 86.378 raadpleegbare bouwdossiers. ▪ 11.730 publica�es in de bibliotheek. ▪ ▪

Omvang collectie RAZU op 31 december 202 5 In de archie�ewaarplaats van het RAZU in Wijk bij Duurstede bevindt zich nu ruim 5872,5 strekkende meter aan archieven en collec�es. Dit is 56,1 strekkende meter minder dan 2024. Dit verschil is veroorzaakt door indikking van bestaande archieven, in het bijzonder het gemeentebestuur Houten en de beeldbank. Ook zijn een aantal archieven in bewerking en daarmee aan het slinken in omvang.

Digitalisering van de collectie In 2021 is in kaart gebracht hoeveel papieren archief de komende jaren nog te verwachten is vanuit de zes deelnemende gemeenten. Geschat werd dat de papieren collectie van het RAZU nog tot ruim 7 kilometer zal groeien. Om deze groei op te vangen is aanvullende depotruimte gehuurd bij de gemeente Wijk bij Duurstede. De totaal beschikbare capaciteit in de depots, inclusief het gehuurde van Wijk bij Duurstede, is circa 7,2 strekkende kilometer planklengte. Begin 2026 is een nieuwe inscha�ng gedaan waaruit blijkt dat de collectie waarschijnlijk in snel tempo zal groeien tot een omvang van circa 8 strekkende kilometer. Dit zorgt voor een gebrek aan ruimte en verergert het knelpunt op dienstverlening. Het bestuur bespreekt dit onderwerp in de aprilvergadering van 2026.

Het RAZU biedt de toegangen op de archieven en collec�es digitaal aan via de website en combineert de beschrijvingen met scans van archiefstukken. Het scannen van analoog materiaal, het maken van nadere toegangen daarop in de vorm van transcrip�es of indexen en het online plaatsen daarvan vergroot de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de collec�e. Naast de digitalisering door de vrijwillige fotograaf hee� het RAZU in 2025 ook twee dia collecties, een verzameling audio- en videotapes en de dorpsgerechten (archief 064 met een omvang van 37,25 m1) laten digitaliseren. Nog niet alle gedigitaliseerde stukken zijn in 2025 al gepubliceerd.

10

Met een eerste collec�e in het e-depot is het nog niet af. De doorontwikkeling vindt plaats op basis van de behoe�en bij gemeenten én hun mogelijkheden om samen met het RAZU de verwerking van specifieke materiaalstromen verder op te kunnen ze�en. Beschikbare menskracht vormt in deze fase nog een beperkende factor.

Acquisitie van particuliere archieven, publicaties en beeldmateriaal De Archiefwet verplicht de aangesloten gemeenten om hun archieven te bewaren en over te brengen naar het RAZU. Voor een betrouwbaar en compleet beeld van het verleden kan het RAZU echter niet volstaan met overheidsarchieven. Daarom is in de doelstelling van de gemeenschappelijke regeling uitdrukkelijk opgenomen dat het RAZU een zo breed mogelijke collectie bronnen uit en over de regio opbouwt.

Dienstverlening aan burgers en overheden in 2025 De collec�e van het RAZU is grotendeels openbaar en voor iedereen vrij toegankelijk, conform de vereisten van de Archiefwet en de Wet hergebruik overheidsinforma�e. Deze openbaarheid van overheidsinforma�e is een democra�sch recht. Voor deze taak fungeert het RAZU als frontoffice van de zes gemeenten, door het aanbieden van een fysieke onderzoeksomgeving in Wijk bij Duurstede en door dienstverlening via website, mail en telefoon.

Het grootste deel van 2025 gold een opnamestop door beperkte personele capaciteit om ingekomen archieven te verwerken. Ondanks deze opnamestop hee� het RAZU in 2025 van 17 par�culiere archiefvormers toch materiaal aangeboden gekregen en opgenomen.

E-depot: de basis staat

Door digitalisering van de samenleving zijn de verwachtingen bij burgers ten aanzien van de digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid van de collec�e groot. Het RAZU sluit hierop aan door een steeds ac�evere digitale dienstverlening via de website. Het RAZU merkt wel dat ondanks de eigen inspanningen een scheefgroei begint te ontstaan tussen de verwach�ngen en de realiteit. Met name het ontbreken van een zogeheten ‘scanning on demand’-dienst en ontbreken van gedigitaliseerde bouwdossiers wordt door inwoners en onderzoekers aangemerkt als een gemis.

2025 was het eerste jaar waarin het e-depot als structurele taak geborgd is bij het RAZU. Na 5 projectjaren is het e-depot sinds 2025 in gebruik en beheer. De eerste collectie is opgenomen in het e-depot en sinds 13 november 2025 online te doorzoeken. De eerste collectie betrof het gedigitaliseerde deel van de krantencollec�e van het RAZU. Die bestaat uit zo'n 500.000 gedigitaliseerde pagina's, wat samen met de metadata zich vertaald naar zo'n 3,5 mln. bestanden die samen zo'n 20 Tb aan opslagruimte innemen. Geen bescheiden start voor het e-depot, maar juist de omvang van deze eerste collectie bleek een zeer nu�ge en leerzame proeve die, na wat kleinere aanpassingen in de opzet, ertoe geleid hee� dat het RAZU nu met zekerheid kan zeggen dat de opzet van het e-depot ook geschikt is voor (zeer) grote collec�es.

Dienstverlening: Openings�jden beperkt In de studiezaal kunnen onderzoekers vijf dagen per week terecht voor onderzoek in de originele stukken. In de eerste hel� van het jaar was de studiezaal open van maandag t/m donderdag van 9:00 -16:30 uur en op vrijdag van 9:00 – 13:00 uur, in totaal dus 34 uur. De telefoon werd 40 uur per week opgenomen. Vanaf 1 juli is de dienstverlening afgeschaald en sluit de studiezaal op maandag t/m donderdag om 16:00 uur, dit geldt nu ook voor de telefoonlijnen. De totale openings�jd sindsdien is 32 uur voor de studiezaal en 36 uur voor de telefoon.

Het verwerken van een eerste eigen collec�e vormt een mooie opmaat voor het kunnen gaan opnemen van over te brengen collecties. Dat is niet alleen een kwes�e van techniek, maar ook van het uitwerken en documenteren van de processen. Het voorbereiden van een aanvraag voor het Core Trust Sealcer�ficaat biedt RAZU hierbij waardevolle handva�en.

11

Dienstverlening blijft stijgen

Dienstverleningsoverzichten Uitleningen per gemeente

In meerjarig perspectief is zichtbaar dat het onderzoek in de studiezaal een s�jgende lijn vertoond, ruim 4% meer bezoekers in 2025 dan in het voorgaande jaar. Ook in het aantal opgevraagde stukken is met 10% groei een s�jgende lijn te zien. De cijfers laten, net als vorig jaar, een duidelijk toename van het aantal raadplegingen van bouwvergunningen te zien: van de 928 bezoeken aan onze studiezaal waren er 801 uniek. Dit zijn bezoekers die in bijna alle gevallen slechts één keer naar het RAZU komen, vooral om de bouwdossiers van een specifiek pand in te zien. Daarnaast is het aantal beantwoorde e-mails fors gestegen met 28,7% ten opzichte van 2024, terwijl het aantal telefoongesprekken daalde met 14,7%. Deze daling is deels te verklaren door de verkor�e openings�jd van de telefoonlijnen, wat mogelijk ook deels verklaart dat het aantal mails is gestegen.

Gemeente Bunnik Houten Rhenen Utrechtse Heuvelrug Vij�eerenlanden Wijk bij Duurstede Totaal

2024

2025

Verschil

49 163 139 26 67 443

81 278 4 313 96 28 800

+65% +71% +4 +125% +269% -58% +81%

Meerjarencijfers van bezoekers en aanvragen Bezoeken Unieke bezoekers Totaal aantal geraadpleegde stukken Gemiddeld aantal aangevraagde stukken per bezoek

Mede door de introduc�e van het star�arief voor kopieën van bouwvergunningen zijn de inkomsten op basis van de tarievenregeling met 61% gestegen. Desondanks is het aantal kopieën voor deze categorie in 2025 met 7,7% gestegen. Het beoogde remmende effect lijkt daarmee nog niet te effectueren. De studiezaal hee� nog geen signaleren ontvangen dat bezoekers afzien van scandiensten door de verhoogde prijs.

2020 550 400 3.287

2021 655 494 3.596

2022 785 591 4.664

2023 703 539 6.179

2024 901 711 5.098

2025 938 801 5.640

6,0

5,5

6,0

8,8

5,7

6,0

Verschil ten opzichte van voorgaande jaar

De conclusie van al deze s�jgingen is eenduidig: de druk op de studiezaal is fors gestegen in 2025 en deze s�jging zal zich naar verwach�ng voortze�en in 2026.

Bezoeken Unieke bezoekers Totaal aantal geraadpleegde stukken Gemiddeld aantal aangevraagde stukken per bezoek E-mails Telefoongesprekken Aantal groo�ormaat kopieën Aantal uitleningen aan gemeenten Inkomsten (uit tarieven)

Dienstverlening aan gemeenten en externen Gemeenteambtenaren vragen, vanuit hun func�e, regelma�g stukken op. Op aanvraag leent het RAZU overgebrachte stukken uit aan ambtenaren. In 2025 werden in totaal 800 dossiers uitgeleend, 81% meer dan in 2024. De gemeente die het meest gebruik hee� gemaakt van de overgebrachte archieven is dit keer de gemeente Utrechtse Heuvelrug, met 313 raadplegingen. Daarnaast hee� het RAZU in 2025 9 stukken uitgeleend aan musea voor tentoonstellingen.

12

2024 901 711

2025 938 801

Verschil +4,1% +12,7%

5.098

5.640

+10,6%

5,6

6,01

+6,3%

2496 875 493 443 € 3.936

3213 746 531 800 € 6.342

+28,7% -14,7% +7,7% +81% +61%

Daarnaast werkte het RAZU aan haar eerste eigen Tijd-schri� met als onderwerp ‘Naar de Maatschappij van Weldadigheid. Over pechvogels, rusteloze zielen en een verhalenverteller.’ Het resultaat daarvan wordt in 2026 gepresenteerd.

Publieksbereik in 2025 Het RAZU is een publieke voorziening die als lokaal en regionaal historisch centrum een maatschappelijke functie vervult. In die func�e is het RAZU er voor alle inwoners in het werkgebied, ook voor degenen die (nog) niet zelf op onderzoek uitgaan in de collec�e, maar die wel geïnteresseerd zijn of kunnen raken in de lokale en regionale geschiedenis. Deze doelgroepen worden bereikt via cultuurhistorische ac�viteiten, de website en de nieuwsbrief.

Het RAZU stree� ernaar om financiële bijdragen zo gelijk mogelijk te verdelen over het werkgebied. Gemeenten die in voorgaande jaren minder bijdragen ontvingen zullen in opvolgende jaren prioriteit krijgen in de toebedeling van de gelden. Uiteraard is het RAZU hierbij afhankelijk van de projecten die in de regio ontstaan. Het RAZU zet zich in om de eigen regeling breder bekend te maken in de regio.

Cultuurhistorische activiteiten In de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis verzorgt het RAZU in beperkte mate cultuurhistorische ac�viteiten voor een breed publiek. Daarvoor werkt het RAZU samen met lokale erfgoedpartners zoals musea en historische verenigingen. In 2025 zijn er verschillende cultuurhistorische projecten gerealiseerd. Het RAZU hee� ondersteuning geboden aan grotere en kleinere projecten. Dit waren: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Verdeling cultuurhistorische bijdrage in 2025 Aandeel Bedrag Gemeente 0% 0 Bunnik 0% 0 Houten 11 % € 2.500 Rhenen 4% € 874 Utrechtse Heuvelrug 39 % € 8.990 Vij�eerenlanden 26 % € 5.949 Wijk bij Duurstede 21 % € 5.000 Regio

De tentoonstelling ‘Op de Vlucht’ in Stadsmuseum Rhenen (€ 2.500); De tentoonstelling ‘EXPRES’ in het Stedelijk Museum Vianen (€ 5.000); De opzet van het onderzoeksproject ‘Huizen en mensen in Wijk’ en de bijbehorende website (€ 1.499); De fotoserie Wijk 725 en het daarbij behorende boek (€ 1.950); Het project ‘Naar Buiten’, waarin in samenwerking met FAAM, het Waterliniemuseum, kasteel Amerongen en het Utrechts Archief (€ 5.000); De Exposi�e ‘architectuur en erfgoed CultuurHoek’ in de Cultuurhoek in Driebergen (€ 874); Een bijdrage aan het boek ‘Het burgemeesterschap van Simon Hoogenboom in Vianen 1928-1947’ (€ 3.990); Een bijdrage aan vernieuwde inrich�ng van Museum Dorestad en de uitgifte van hun ‘Doeboekje’ (€1.500); Een bijdrage aan het boek ‘Willem, heer van Abcoude, Wijk en Duurstede’ (€ 1.000).

Website, sociale media, nieuwsbrief Het RAZU publiceert op onregelmatige basis informa�e over de collec�e en de organisa�e via de website, via berichten op de Facebook pagina en LinkedIn, via RAZU-nieuwsbrieven en via korte berichten in het Tijdschri� ‘Tussen Rijn en Lek’. Doel is de, soms wat onzichtbare, bronnen beter zichtbaar te maken en de lokale historie tot leven te wekken. ▪ In 2025 publiceerde het RAZU 16 nieuwsberichten op de website ▪ In 2025 zijn 4 digitale nieuwsbrieven verstuurd ▪ Het RAZU communiceert in beperkte mate via social media. In 2025 werden 14 berichten geplaatst op de Facebook pagina. Daar hee� het RAZU 182 volgers. In 2025 werden 9 berichten geplaatst op LinkedIn, het RAZU hee� hier 532 volgers

13

Educa�e In april 2025 is het RAZU �jdens een themadag over de Tweede Wereldoorlog met primaire bronnen uit de oorlogsjaren aanwezig geweest op het Revius College in Wijk bij Duurstede. Op deze dag hee� de directeur-archivaris samen met een medewerker cultuurhistorie de leerlingen kennis laten maken met de tastbare geschiedenis van hun (groot)ouders.

Cursussen Bij het RAZU zijn in 2025 drie cursussen voor volwassenen gegeven: ▪ Huizenonderzoek ▪ Familiegeschiedenis ▪ Oud Schri�

Geschiedenislokaal Het Geschiedenislokaal biedt leerlingen en docenten de mogelijkheid om online de bronnen van het RAZU te raadplegen die bij hun lesstof aansluiten. Zo kan de landelijke lesstof tot leven komen in lokale bronnen. In 2025 hee� het RAZU twee thema’s in het geschiedenislokaal gepubliceerd: Natuurlijk (in het kader van de Maand van de Geschiedenis, het thema was dit jaar “Natuurlijk”) en Maatschappij van Weldadigheid (in aanloop naar het Tijd-schri�).

14

Het RAZU vergeleken Eind 2025 heeft de Koninklijke Vakvereniging Archiefsector Nederland (KVAN) de benchmark over 2024 vrijgegeven. Op deze pagina vindt u een kort overzicht van een aantal meetpunten, waarin het RAZU wordt vergeleken met andere archiefdiensten. Hierbij is gefilterd op type (streek-/gemeente-/stadsarchief), depotruimte (3,5-10 km1), aantal medewerkers (0-20 fte), totale baten (1-2 mil. €) en aantal inwoners (145250.000). Het beeld dat naar voren komt is dat van een kosteneffec�eve organisa�e. Gemiddeld: - Is het RAZU goedkoper per inwoner - Is het RAZU ruim 40% goedkoper gehuisvest - Wonen er meer inwoners in het werkgebied - Is de collec�e kleiner, zowel per 10.000 inwoners als per �e - Hee� het RAZU per 10.000 inwoners minder �e, maar de medewerkers werken gemiddeld minder uur per week

15

Vaste schulden, met een rente typische loop�jd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. De vaste schulden hebben een rente typische loop�jd van één jaar of langer.

Jaarrekening 2025 Uitgangspunten samenstellen jaarrekening

Ne�o vlo�ende schulden met een rente-typische loop�jd korter dan een jaar Onder de ne�o vlo�ende schulden worden afzonderlijk opgenomen de bank- en girosaldi, de kasgeldleningen, crediteuren en overige schulden tegen nominale waarde.

Bij het opstellen van de jaarrekening zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Toepassing Besluit Begro�ng en Verantwoording De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschri�en zoals opgenomen in het Besluit begro�ng en verantwoording provincies en gemeente (BBV). In bijlage 3 is de verdeling van lasten en baten per taakveld opgenomen.

Overlopende passiva Onder de overlopende passiva worden de te betalen kosten en vooruit ontvangen bedragen opgenomen. Onder deze vooruit ontvangen bedragen worden ook de ontvangen voorscho�en van Nederlandse en Europese overheidslichamen voor een specifiek bestedingsdoel opgenomen. Overlopende passiva worden tegen nominale waarde opgenomen.

Vorderingen De vorderingen zijn opgenomen tegen de nominale waarde. Dubieuze vorderingen worden vermeld in de toelich�ng bij de betreffende post. Voor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd.

Overige activa en passiva De waardering van de overige ac�va en passiva geschiedt in het algemeen op nominale waarden. Wanneer hiervan wordt afgeweken is dit in de toelich�ng bij de desbetreffende post vermeld.

Overlopende ac�va Onder de overlopende ac�va worden de vooruitbetaalde bedragen, de nog van Nederlandse en Europese overheidslichamen te ontvangen voorschotbedragen en overige nog te ontvangen bedragen opgenomen tegen nominale waarde.

Grondslagen resultaatbepaling De lasten en baten worden zoveel mogelijk toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.

Reserves Reserves worden gevormd conform de door het bestuur van het RAZU genomen besluiten. Dit geldt eveneens voor de on�rekkingen. Belangrijke afwijkingen zijn vermeld in de toelich�ng op de balans. Bestemmingsreserves zijn de voor een specifiek doel afgezonderde bestanddelen van het eigen vermogen.

Programmarekening Het exploita�eresultaat van de jaarrekening 2025 is per saldo posi�ef. Er zijn enkele verschillen tussen het verwachte exploita�eresultaat van de (gewijzigde) begro�ng 2025 en het werkelijke exploita�eresultaat van de jaarrekening 2025. De verschillen groter dan € 1.500 maar kleiner dan de verantwoordingsgrens van € 7.458 worden hieronder benoemd en waar nodig toegelicht.

Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd met een bepaald doel. Er is een min of meer (on)zekere verplich�ng die te zijner �jd een schuld kan worden.

16

Na het verlagen van de deelnemersbijdragen met € 204.003 eindigt de jaarrekening 2025 van het RAZU sluitend.

Onderschrijding op Overige personeelskosten Op de post van overige personeelskosten (in 2025 3% van de salarislasten) is beperkt onderschreden met € 1.864. Onderschrijding op Organisa�ekosten De post organisa�ekosten is een budget waaruit verschillende zaken worden gefinancierd, zoals de kosten die gemaakt worden voor vrijwilligers, het bestuur en bepaalde kantoormiddelen. In 2025 is er een onderschrijding van € 6.313 op deze post geweest. Onderschrijding op Huur kantoorruimte Het RAZU hee� conform de bezuinigingsmaatregel 2026 een deel van de kantoorruimte per 1 januari 2026 opgezegd. Op verzoek van de verhuurder (gemeente Wijk bij Duurstede) is een deel van deze kantoorruimte al per 1 september 2025 ontruimd en verhuurd aan een andere par�j. Daardoor is er in 2025 een onderschrijding van € 3.239. Overschrijding op Inhuur diensten Omdat het RAZU geen eigen inkoopspecialist hee�, hee� het voor de aanbesteding van het collec�ebeheersysteem een externe inkoopspecialist ingehuurd. Deze lasten (€ 6.851 in 2025) waren niet op voorhand begroot, maar wel grotendeels op te vangen binnen deze post. De totale overschrijding op inhuur is € 2.560. Overschrijding op de on�rekking uit de bestemmingsreserve 2% winstopslag Het RAZU hee� vanaf 2025 een nieuwe werkwijze met het toekennen van financiële bijdrages.

Hierdoor hee� het RAZU meer partners met significante ondersteuning kunnen helpen en daarmee het budget overschreden met € 2.426. De totale on�rekking (€ 27.426) is nog steeds minder dan de begrote automa�sche dota�e in 2025 (€ 28.692). Om te voorkomen dat de bestemmingsreserve blij� groeien is het RAZU voornemens de uitgaven in 2026 verder te verhogen.

17

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Staat van baten en lasten over 2025

Staat van baten en lasten over 2025 A

B

C

D

E

Rekening 2024 €

Begroting 2025 €

Begrotings wijziging 2025 €

Rekening 2025 €

Verschil (C-D) € a

966.973 69.079 112.239 152.144 35.876 29.921 1.420 0 19.920 1.387.572

1.214.568 114.892 117.498 166.690 0 0 0 63.200 0 1.676.848

1.299.449 114.892 116.946 167.674 25.000 40.000 27.500 63.200 0 1.864.661

992.218 175.168 115.073 166.993 27.426 27.382 8.255 28.904 0 1.541.419

307.231 -60.276 1.873 681 -2.426 12.618 19.245 34.296 0

97.647 298.220 126.513 305.362 342.359 149.126 59.998 1.379.226

120.434 372.500 156.463 379.297 425.516 184.674 64.100 1.702.983

121.092 374.752 157.339 381.494 427.992 185.718 64.280 1.712.666

106.616 327.194 138.278 334.313 374.907 163.076 55.478 1.499.861

14.476 47.558 19.061 47.181 53.086 22.642 8.802

8.346

-26.135

151.995

41.558

LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Project 'Pilot Amerongen' Totaal lasten (A)

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten Totaal baten (B)

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten (+ = nadelig; - = voordelig)

1

18

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Staat van baten en lasten over 2025, vervolg A

B

C

D

E Verschil (C-D) €

Rekening 2024 €

Begroting 2025 €

Begrotings wijziging 2025 €

Rekening 2025 €

Totaal mutaties reserves

-25.867 35.876 34.841 0 1.420 20.631 6.816 73.717

-32.135 0 0 0 0 0 6.000 -26.135

-32.321 25.000 40.000 10.000 27.500 75.000 6.816 151.995

-28.321 27.426 27.382 0 8.255 0 6.816 41.558

Gerealiseerd resultaat

-65.371

0

0

0

Mutaties reserves Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

(+ = nadelig; - = voordelig)

2

19

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

WNT-verantwoording Op 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende, op het Regionaal Archief Zuid-Utrecht van toepassing zijnde regelgeving, het algemene WNT-maximum. Het bezoldigingsmaximum in 2025 voor het RAZU is € 246.000. Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte. Uitzondering hierop is het WNT-maximum voor de leden van het bestuur; dit bedraagt voor de voorzitter 15% en voor de overige leden 10% van het bezoldigingsmaximum.

Bezoldiging topfunctionarissen Leidinggevende topfunctionarissen 1b. Leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1 t/m 12.

bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in periode Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totaal bezoldiging

W.A. Bakker

W.A. Bakker

Directeur-archivaris

Directeur-archivaris

1/10/2024 - 31/12/2024

1/1/2025 - 30/09/2025

1 nee

1 nee

32.325 32.325

83.230 83.230

58.568

183.995

32.325

83.230

3

20

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

WNT-verantwoording, vervolg 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling.

W.A. Bakker

bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in periode Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totaal bezoldiging

Directeur-archivaris 1/10/2025 - 31/12/2025

1 nee

33.579 33.579 62.005 33.579

Toezichthoudende topfunctionarissen Gemeente Bunnik Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Houten Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Wijk bij Duurstede Gemeente Wijk bij Duurstede

De heer R. van Bennekom Mevrouw S. Hitipeuw Mevrouw H.C. Heerschop De heer G. Isabella De heer B. Fintelman Mevrouw C. van Rhee-Oud Ammerveld De heer G. Boonzaaijer Vacant De heer J. Kuiper

voorzitter, vanaf 3 april 205 vice-voorzitter lid, vanaf 1 april 2025 voorzitter, tot 11 maart 2025 lid, vanaf 14 januari 2025 lid, tot 14 januari 2025 lid lid, vanaf 5 november 2025 lid, tot 4 november 2025

Het bestuur is onbezoldigd.

4

21

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Balans per 31 december 2025 (Voor resultaatverdeling)

ACTIVA

31-12-2025 €

31-12-2024 €

19.074

25.890

1.062.496

989.386

153.677 45.243 198.920

125.555 30.830 156.385

1.280.490

1.171.661

Vaste activa Materiële vaste activa

Liquide middelen Kas- en banksaldi

Overlopende activa Omzetbelasting Overige

Totaal

5 22

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

PASSIVA

31-12-2025 €

31-12-2024 €

11.050 197.255 208.305 0 208.305

0 184.492 184.492 65.371 249.863

42.130

421.745

450.127 579.928 1.030.055

346.957 153.096 500.053

1.280.490

1.171.661

Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Reserves Gerealiseerd resultaat

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Crediteuren Overige schulden

Totaal

6 23

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Toelichting op de balans Vaste activa Materiële vaste activa Het verloop is als volgt: Overige materiële vaste activa € Stand per 1 januari 2025 Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen

34.080 -8.190 25.890

Boekwaarde Mutaties in 2025 Investeringen Afschrijvingen

0 -6.816 -6.816

Saldo Stand per 31 december 2025 Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen

34.080 -15.006 19.074

Boekwaarde

20%

Afschrijvingspercentage

7 24

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Vlottende activa 2025 €

2024 €

7.393 1.054.896 207 1.062.496

3.157 986.202 27 989.386

Liquide middelen Rabobank BNG Bank Kas Per 31 december

Dit betreffen de banktegoeden op 4 bankrekeningen: Rabo rekening courant, Rabo vermogensparen, BNG rekening en Paraplu schatkistbankieren.

2025 €

2024 €

153.677 17.939 150 27.154 198.920

125.555 15.453 150 15.227 156.385

Overlopende activa Omzetbelasting Vooruitbetaalde bedragen Waarborgsom Nog te ontvangen bedragen Per 31 december

Dit betreft met name een BTW-vordering op de belastingdienst, nog te ontvangen rente banktegoeden en vooruitbetaalde kosten voor komend boekjaar.

8 25

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Vaste passiva Eigen vermogen Hieronder vallen de algemene reserve en bestemmingsreserves. Deze middelen zijn gevormd door het toevoegen van het rekeningresultaat, de 2% winstopslag en andere toevoegingen ten laste van de exploitatie.

Reserves 2025 €

2024 €

0 11.050 0 11.050

0 0 0 0

Algemene reserve Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar Onttrekking Per 31 december

De Algemene Reserve is het vrij besteedbare eigen vermogen van het RAZU. Dit vormt een buffer voor financiële tegenvallers. De Algemene Reserve is per 24 november 2025 afgesplitst van de gelden van de 2%-winstopslag, welke een bestemming hadden. De vrij besteedbare middelen die resteerden omvatten de middelen die door de voormalige vriendenstichting bij hun opheffing aan het RAZU zijn gedoneerd. De reserve vormt daarmee een zeer beperkte buffer.

9 26

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

2025 €

2024 €

41.630 28.321 -27.426 42.525

51.639 25.867 -35.876 41.630

Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve 2% winstopslag Per 1 januari Toevoeging 2% winstopslag Onttrekking Per 31 december

De bestemmingsreserve 2% winstopslag is gericht op het uitvoeren van de niet-wettelijke taak uit de Gemeenschappelijke Regeling. Dit is het “vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor het publiek”. De reserve wordt gevuld vanuit de 2% winstopslag op de deelnemersbijdrage. Deze winstopslag is ingevoerd vanuit afspraken met de Belastingdienst en mag alleen gebruikt worden voor deze niet-wettelijke taak. In 2025 zijn, naast kleine kostenposten, twee grotere projecten gefinancierd uit de deze reserve. Dit zijn de ontwikkeling van het Tijd-Schrift over de Koloniën van Weldadigheid, inclusief reizende lezingen in het werkgebied; en de maand van de geschiedenis met de expositie bij het Waterlinie Museum en Kasteel Amerongen.

10 27

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

2025 €

2024 €

13.586 37.867 -27.382 24.071

30.927 17.500 -34.841 13.586

Bestemmingsreserve E-depot Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar Onttrekking Per 31 december

De bestemmingsreserve e-depot is gericht op het financieren van de (door)ontwikkeling van het e-depot en wordt gebruikt voor incidentele uitgaven. Structurele uitgaven zijn ten laste van het reguliere e-depotbudget. De bestemmingsreserve is in 2016 opgericht met gelden uit de toen opgeheven bestemmingsreserve waterschade en is sindsdien aangevuld met overschotten, met name uit de reguliere e-depotbudgetten. In 2025 is de inhuur van externen voor de doorontwikkeling van de front-end uit deze reserve betaald en is een uitbreiding van de NAS-hardware ten behoeve van de 3-2-1-opslagstrategie aangeschaft.