Bijlage 4 ontwerp-Jaarrekening 2024
Tekst van het document
(ontwerp-)
Jaarrekening 2024
3 april 2025
(Ontwerp-)Jaarrekening 2024 versie 3 april 2025
Inhoudsopgave Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 1 Paragrafen ............................................................................................................... 2
Voor u ligt de (ontwerp-)Jaarrekening 2024 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Dit document is opgemaakt conform de richtlijnen van het Besluit Begro�ng en Verantwoording.
Rechtma�gheidsverklaring ..................................................................................... 5 Programmaverantwoording.................................................................................... 6 Jaarrekening 2024 ................................................................................................. 12
De (ontwerp-)Jaarrekening 2024 van het RAZU eindigt met een posi�ef saldo. De oorsprong van dit resultaat wordt toegelicht in de rekening op pagina’s 12-13. Het bestuur hee� besloten een deel van het posi�eve saldo toe te voegen aan de bestemmingsreserves van het RAZU, op de volgende wijze: ➢ ➢ ➢ ➢
Een bedrag van € 6.181 aan de bestemmingsreserve personeel inhuur; Een bedrag van € 10.273 aan de bestemmingsreserve digitalisering; Een bedrag van € 37.867 aan de bestemmingsreserve e-depot; Een bedrag van € 11.050 aan de nieuw te vormen algemene reserve vriendens�ch�ng;
Het resterende resultaat a € 145.332 wordt in mindering gebracht op de deelnemersbijdragen over 2024, die daarmee met 9,9% dalen. Conform art. 23 van de gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd om een eventuele zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU.
Staat van baten en lasten over 2024 .................................................................... 14 Controleverklaring ................................................................................................ 30
Wijzigingen in de opzet van dit document Met ingang van 2025 wordt geëxperimenteerd met het verkorten van documenten uit de jaarcyclus (kadernota, begro�ng, begro�ngswijziging en jaarrekening). Hierbij wordt gekeken naar het primaire doel van een document, waarbij die informatie die voor de eindgebruiker het belangrijkst is naar voren wordt gehaald. Dit hee� ertoe geleid dat de verantwoording over de uitvoering is ingedikt en de volgorde van onderdelen licht is aangepast. Uiteindelijk blij� het Besluit Begro�ng en Verantwoording (BBV) leidend voor wat betre� de hoofdonderdelen van het document. We nodigen alle lezers uit om op- en aanmerkingen over deze nieuwe aanpak met ons te delen.
Thema van 2025: Natuurlijk! Het thema van de Maand van de Geschiedenis 2025 is ‘Natuurlijk!’. Vandaar dat u op alle stukken van deze cyclus, te beginnen met de kadernota 2026, a�eeldingen vindt die met dit thema te maken hebben. Op de voorpagina van deze jaarrekening: Foto van H. (Mien) Smits-van Wijngaarden met een meisje in een laan bomen waarschijnlijk te Rhenen, circa 1915. Toegang 157 Topografisch Historische Atlas Rhenen, inventarisnummer 48.
Organisatie
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht
Het RAZU is geves�gd in Wijk bij Duurstede. De organisatie bestond in 2024 uit 11,56 �e onder aansturing van een directeur-archivaris.
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vij�eerenlanden en Wijk bij Duurstede.
Bestuur Het bestuur van het RAZU wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. In 2024 werd het bestuur gevormd door: ▪ dhr. G. Isabella (Voorzi�er, burgemeester gemeente Houten) ▪ mw. S. Hi�peuw (Vicevoorzi�er, wethouder gemeente Vij�eerenlanden) ▪ dhr. R. van Bennekom (Lid, burgemeester gemeente Bunnik) ▪ dhr. J. Kuiper (Lid, wethouder gemeente Wijk bij Duurstede) ▪ dhr. G. Boonzaaijer (Lid, wethouder gemeente Utrechtse Heuvelrug) ▪ mw. C. van Rhee – Oud Ammerveld (Lid tot 14 januari 2025, laatste vergadering op 16 oktober 2024, waarnemend burgemeester gemeente Rhenen) ▪ dhr. B. Fintelman (Lid vanaf 14 januari 2025, reeds interim-lid in de bestuursvergadering van 27 november 2024, wethouder gemeente Rhenen)
Het RAZU hee� een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collec�e historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken. De huidige GR trad op 1 september 2024 in werking en betre� een Bedrijfsvoeringsorganisa�e.
Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum. De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archie�escheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; ▪ Het s�muleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.
De directeur-archivaris van het RAZU is secretaris en adviseur van het bestuur. Deze rol is bekleed door H.A. Hokke (tot 1 oktober 2024) en W.A. Bakker (vanaf 1 oktober 2024). Op uitnodiging van het bestuur is mw. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Het bestuur vergaderde in 2024 vier keer: 3 april 2024, 27 juni 2024, 16 oktober 2024 en 27 november 2024.
1
bestemmingsreserves gevormd. Deze zijn tot op heden door het bestuur jaarlijks gevuld uit het posi�eve resultaat van de jaarrekening.
Paragrafen
Het RAZU hee� geen beschikking over een con�nuïteitsreserve waardoor een weerstandsvermogen zoals bedoeld in ar�kel 24 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling ontbreekt.
Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze rekening opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen ac�viteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betre� de drie onderdelen: Onderhoud kapitaalgoederen (3.5), Verbonden par�jen (3.6) en Grondbeleid (3.7).
Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.
Weerstandsvermogen en risico’s Deze paragraaf beschrij� de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële posi�e.
In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, ar�kel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de huidige GR is in ar�kel 18 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blij� en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.
Het RAZU hee� op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel nega�ef exploita�esaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de ar�kelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite is daarmee een groot deel van de risico's afgedekt.
Sinds begin 2013 is een deel van de liquide middelen op een spaarrekening gezet. Hierover ontvangt het RAZU rente.
De archieven en collec�es die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt, gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten.
Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag overs�jgen worden deze gelden aangehouden op een rekening-courant bij ’s Rijks schatkist.
Het in de begro�ng van 2024 genoemde risico dat bij ziekte of vertrek van een medewerker de taakuitvoering in gedrang zou komen werd in 2024 opnieuw bewaarheid. Door langdurige uitval van een medewerker konden de werkzaamheden voor de gemeente Vijfheerenlanden in het kader van de Presta�eovereenkomst niet worden uitgevoerd.
Bedrijfsvoering
Vanwege de onzekerheid over de incidentele en structurele kosten die het RAZU moet maken voor digitalisering en het e-depot, zijn hiervoor twee
Overheaddienstverlening
Deze paragraaf gee� inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betre� de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informa�sering, automa�sering, communicatie, organisa�e, financieel beheer en huisves�ng.
In de loop van de jaren hee� het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Te weten: 2
➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
HR overeenkomst met de gemeente Houten. Deze is in 2023 geactualiseerd. Overeenkomst Huisves�ng RAZU; Receptie, post en -facilitaire zaken met de gemeente Wijk bij Duurstede. Deze is in 2021 geactualiseerd. ICT overeenkomst met de gemeente Houten. Deze is in 2022 geactualiseerd. Overeenkomst voor de financiële administra�e en het opstellen van de P&C documenten (Kadernota, Begro�ng, Begro�ngswijziging en Jaarstukken). Overeenkomst met Func�onaris Gegevensbescherming. Overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preventie.
medewerkers waarvoor loonsubsidie ontvangen wordt. De lee�ijd van de personeelsleden varieert tussen de 31 en de 65 jaar. In 2024 waren 24 vrijwilligers betrokken bij de werkzaamheden van het RAZU. De vrijwilligers werkten samen 2749 uur aan de verschillende vrijwilligersprojecten, dat is een gezamenlijke inzet van bijna 344 werkdagen. Daarmee dragen vrijwilligers in belangrijke mate bij aan de behaalde jaarresultaten. De vrijwilligers ontvangen een reis- of onkostenvergoeding en een kerstpakket. Het jaarlijkse vrijwilligersuitje ging dit jaar naar kasteel Amerongen, een belangrijke partner van het RAZU op gebied van cultuurhistorie én als partner in het Linked Data project.
Waar nodig wordt aanvullende exper�se ingehuurd, specifiek juridische exper�se op het gebied van informa�erecht, privacy en auteursrecht.
Rapportage vanuit de rechtmatigheidscontrole Huisves�ng
Het RAZU controleert conform de Kadernota Rechtma�gheid van de Commissie BBV op onrechtma�gheden en afwijkingen op de begro�ng. Bij de rapportage over de rechtma�gheid volgt het RAZU de adviezen van de commissie. Dit betekent dat in deze paragraaf Bedrijfsvoering afwijkingen worden gerapporteerd die onder de onrechtma�gheidsgrens maar boven de rapportagegrens uitvallen. Deze grenzen zijn voor 2024 respec�evelijk vastgesteld op € 51.419 en € 10.284. Dit kunnen zowel overschrijdingen als onderschrijdingen zijn.
Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is een nieuwe archie�ewaarplaats voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. Vanwege de uitbreiding met Vij�eerenlanden wordt vanaf 2021 het grootste deel van de oude archie�ewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd.
De volgende afwijkingen zijn door de interne controle gerapporteerd: Onderschrijdingen (Begro�ngscriterium) ▪ Regulier e-depotbudget (onderschrijding van € 37.867) ▪ Overhead (onderschrijding van € 11.370) ▪ Dona�e vriendens�ch�ng (onbegrote inkomsten van € 11.050)
Vanaf 1 oktober 2024 is extra kantoorruimte gehuurd vanwege de uitbreiding van personeel en vrijwilligers. In 2022 is geconstateerd dat de ligging van de studiezaal van het RAZU niet ideaal is en dat een magazijn ontbreekt. Over een andere posi�onering van de studiezaal blij� het RAZU in overleg met de gemeente Wijk bij Duurstede. Het magazijnprobleem is opgelost door vanaf 2022 een externe opslag te huren.
De eerste twee afwijkingen betreffen onderschrijdingen: niet benu�e gelden die in de meest recente begro�ng, de Eerste Begro�ngswijziging 2024, wel begroot waren. Het past bij de tot nu toe gehanteerde werkwijze van het RAZU om naderende onderschrijdingen niet tussen�jds bij te stellen, maar te verrekenen in de jaarrekening. Dit hoort te gebeuren �jdens het lopende begro�ngsjaar, conform advies van de Commissie BBV.
Personeel en vrijwilligers De forma�e van het RAZU was in 2024 11,56 FTE. Alle medewerkers zijn in vaste of �jdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor
3
Hoewel het bestuur in december 2023 akkoord is gegaan met het voorstel van de voormalige vriendens�ch�ng om tot opheffing over te gaan en het resterende vermogen naar het RAZU over te maken, hee� dit in 2024 niet geleid tot een begro�ngswijziging waarin deze inkomsten waren opgenomen.
Onderhoud kapitaalgoederen
Deze afwijkingen leiden tot de volgende correc�eve actie(s): ▪ Het RAZU zal de werkwijze met tussen�jdse bijstelling toepassen vanaf begro�ngsjaar 2025.
Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
Verbonden par�jen Grondbeleid Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.
Aanbestedingswet (Voorwaardecriterium) ▪ S�lzwijgend lopend contract collec�ebeheersysteem (circa € 20.000 per jaar) ▪ S�lzwijgend lopend contract financiële dienstverlening (circa € 20.000 per jaar) Voor deze s�lzwijgende verlengingen is onvoldoende mo�va�e, waardoor het RAZU op dit onderdeel de aanbestedingswet- en regelgeving niet voldoende volgt. De organisa�e hee� onvoldoende capaciteit om de �jdssensi�eve aanbesteding voor financiële dienstverlening in 2025 uit te voeren. Deze afwijking leidt tot de volgende correc�eve actie(s): ▪ Het RAZU start in 2025 met een aanbesteding voor het collectiebeheersysteem ▪ Het RAZU zal in 2025 het eigen aanbestedingsbeleid uitwerken en vaststellen ▪ Het RAZU zal voorbereidingen treffen om de financiële dienstverlening in 2026 aan te besteden.
Correc�eve acties voortkomende uit onrechtmatigheden In de rechtma�gheidsverklaring (zie volgende hoofdstuk) zijn een aantal onrechtma�gheden beschreven waarvoor correc�eve acties worden uitgezet. Dit zijn: ▪ Meer tussen�jdse bijstellingen van begro�ng, in lijn met de correctieve ac�e van de gedetecteerde begrotingsafwijkingen hierboven; ▪ Een aanscherping van het inkoop- en inhuurbeleid in lijn met de Mandaatregeling.
4
De geconstateerde afwijkingen betreffen:
Rechtma�gheidsverklaring
Begro�ngscriterium ▪ Onderschrijding van de structurele personeelslasten (€ 105.917) ▪ Onderschrijding van de incidentele personeelslasten (€ 58.369) ▪ Niet gerealiseerde inkomsten inzake de presta�eovereenkomst met Vij�eerenlanden (€ 63.200)
Verantwoordelijkheid van de bestuursvoorzi�er van het RAZU De baten en lasten alsmede de balansmuta�es moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmuta�es, blijken een drietal rechtma�gheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begro�ngs-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht de bestuursvoorzitter toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmuta�es het begro�ngs-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmuta�es in overeenstemming zijn met door het bestuur vastgestelde kaders zoals de begro�ng en het treasurystatuut en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het bestuur op 3 april 2024 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
Voorwaardencriterium ▪ Onjuiste mandaatvoering bij inhuur interim archiefinspecteur (totale omvang van de opdracht overschrijdt mandaat van de directeur-archivaris) Misbruik en oneigenlijk gebruik Geen onrechtma�gheden gevonden. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtma�gheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het bestuur aanvullende informa�e opgenomen over de financiële rechtma�gheid. In deze paragraaf hee� de bestuursvoorzi�er ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 51.419. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtma�gheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024.
Bevinding De bestuursvoorzi�er stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmuta�es die niet rechtma�g tot stand zijn gekomen opgeteld € 277.486 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 51.419. Er zijn door het bestuur geen afspraken gemaakt over acceptabele afwijkingen.
5
De ac�viteiten die voortkomen uit het programma Openbaar en (her)bruikbaar archief worden uitgevoerd binnen de volgende vier ac�viteitenlijnen:
Programmaverantwoording Programma Openbaar en (her)bruikbaar archief Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU par�culiere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en s�ch�ngen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collec�e dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2024. Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinforma�e, voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers. De archieven en collec�es zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995. Het RAZU toetst de kwaliteit van het informa�ebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als exper�secentrum voor informa�e- en archiefbeheer in de regio, naar kaders en adviezen voor de gemeenten.
Dankzij openbaar beschikbare en duurzaam toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democra�sche samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.
6
▪
Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informa�ebeheer van de deelnemende gemeenten;
▪
Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collec�e zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archie�ewaarplaats berustende archieven en collecties van de deelnemende gemeenten en van par�culiere archiefvormers uit de regio;
▪
Dienstverlening: voor tevreden en produc�eve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collecties;
▪
Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische ac�viteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud.
➢
Op verzoek van de gemeente Zeist hee� de archiefinspecteur een toezichtsrapportage opgesteld en de archiefbewaarplaats van de gemeente Zeist geïnspecteerd. ➢ Regulier beoordelen van migra�eplannen en afgeven van advies hierover, beoordelen van de voortgang van archiefbewerking, beoordelen van vernietigingsvoorstellen analoog en digitaal archiefmateriaal en het verlenen van mach�ging tot vernietiging, afgeven doorlopende mach�ging tot vernie�ging. ➢ Incidentele adviezen geven én adviseren in vaste vergaderstructuren (adviseur-aan-tafel, strategisch informa�eoverleg)
Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid Het informa�ebeheer van de aangesloten gemeenten dient te voldoen aan de vereisten vanuit wet- en regelgeving. Conform de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris toezicht op de wijze waarop de gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen hun informa�e beheren, tot het moment waarop deze informatie wordt overgebracht naar het RAZU. De aangesloten gemeenten en de Regionale ICT Dienst zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het informa�ebeheer. De rol van het RAZU is enerzijds toetsend en kaderstellend (toezicht), anderzijds adviserend en gericht op kennisontwikkeling (advies). Binnen het RAZU zijn de beide rollen gescheiden: de archiefinspecteur is namens de gemeentearchivaris, de toezichthouder. Het advies wordt uitgebracht door de informa�eadviseurs. De informa�eadviseurs besteden 50% van hun tijd aan de inrich�ng van een e-depotvoorziening.
Overbrenging De formele wettelijke overbrengingstermijn voor de gemeenten is 20 jaar. Het RAZU stelt de kaders bij overbrenging en begeleidt de overbrenging. Het RAZU adviseert daarbij in het stellen van eventuele openbaarheidsbeperkingen. ➢
Als horizontaal toezichthouder hee� de gemeentearchivaris daarnaast een rol in de uitvoering van de Wet revitalisering generiek toezicht. Hierbij wordt samengewerkt met de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Utrecht.
In 2024 hee� de gemeente Bunnik een grote overbrenging gedaan, waarbij het archief van het gemeentebestuur 1995-2018 en de persoonskaarten van Bunnik, Odijk en Werkhoven 1940 – 1995 zijn overgebracht en de reeds bij het RAZU aanwezige bouwarchieven (1964-2017) en het gemeentebestuurarchief (1964-1994) zijn aangevuld. ➢ In 2024 hee� de gemeente Houten de bouwvergunningen 1962-2002 en de construc�es en sonderingen 1962-2002 overgebracht naar het RAZU
Resultaten 2024 De archiefinspecteur van het RAZU ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informa�ebeheer van de gemeenten voldoet aan de we�elijke vereisten. Het toezicht toetst met name de rechtma�gheid c.q. naleving van Archiefwet- en regelgeving. Daarnaast adviseert het RAZU de aangesloten gemeenten over de inrich�ng van de informa�ehuishouding. Vanuit landelijke en regionale ontwikkelingen gee� het RAZU ac�ef voorlich�ng over veranderingen die van invloed zijn op de informa�ehuishouding. ➢
e-Depot Als volwaardige archiefdienst beheert het RAZU naast analoge ook digitale archieven. Hiervoor is een e-depot noodzakelijk. Door de inrich�ng hiervan kan het RAZU een oplossing bieden voor het duurzaam toegankelijk beheer van digitale archie�escheiden van zijn gemeenten en de par�culiere archiefvormers in de regio. 2024 was het laatste jaar van de ontwikkeling van het basis e-depot, dat eind december 2024 conform planning is opgeleverd. Doorontwikkeling is nodig en wordt in 2025 voortgezet. Verderop in deze programmaverantwoording wordt meer uitleg gegeven over de resultaten.
In 2024 zijn zes toezichtsrapportages opgesteld voor de aangesloten gemeenten en een toezichtsrapportage voor de Regionale ICT Dienst Utrecht.
7
Beheer en behoud van de collec�e in 2024
➢
De collectie van het RAZU is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de dorpen, steden en hun inwoners. De Archiefwet 1995 verplicht de overheden om deze collec�e in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden. En wel op zodanige wijze dat de bronnen over tenminste 100 jaar nog raadpleegbaar zijn.
Eind 2024 beheerde het RAZU: 648 archieven en collecties een beeldbank met 59.309 gedigitaliseerde afbeeldingen, voornamelijk foto’s ▪ 526.929 gedigitaliseerde kranten pagina’s. ▪ 86.610 raadpleegbare bouwdossiers. ▪ 11.525 publica�es in de bibliotheek. ▪ ▪
De rol van het RAZU richt zich op het beheren en behouden van de collec�e in de depots. Goed houden door te conserveren, te restaureren en in goede condi�es in het depot te bewaren. Toegankelijk maken van de collectie voor gebruik door een breed publiek. Borgen van openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen. Het RAZU houdt zich daarnaast, conform de opdracht in de gemeenschappelijke regeling, bezig met het verwerven van par�culiere archieven, publica�es en beeldmateriaal, als aanvulling op de overheidscollec�e.
Behoud van de collectie Door materiele verzorging van de archieven en door conservering en restaura�e blij� de collec�e in goede staat. Deze ac�viteiten voorkomen verval of verlies en herstellen beschadigde stukken. De collec�e van het RAZU is geplaatst in goedgekeurde depots die voldoen aan de vereisten van de Archiefregeling. Via goed depotbeheer zorgt het RAZU voor een omgeving waarin de materiele staat van de collec�e op�maal blijft.
Resultaten 2024 Beheer van de collectie
Omvang collectie RAZU op 31 december 2024
De collectie van het RAZU kent een goed niveau van basistoegankelijkheid. Aan het uitgangspunt dat alle overheidsarchieven voorzien zijn van een bruikbare toegang die online via de website te raadplegen is werd in 2024 opnieuw voldaan. Hetzelfde geldt voor par�culiere archieven, met de kan�ekening dat werkvoorraad van par�culiere archieven maximaal 10% mag bedragen. Waar nodig zijn openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen toegekend.
In de archie�ewaarplaats van het RAZU in Wijk bij Duurstede bevindt zich nu ruim 5928,6 strekkende meter aan archieven en collec�es. De totaal beschikbare capaciteit in de depots, inclusief het gehuurde van Wijk bij Duurstede, is circa 7,2 strekkende kilometer planklengte. In 2021 is in kaart gebracht hoeveel papieren archief de komende jaren nog te verwachten is vanuit de zes deelnemende gemeenten. Geschat wordt dat de papieren collectie van het RAZU nog tot ruim 7 kilometer zal groeien. Om deze groei op te vangen is aanvullende depotruimte gehuurd bij de gemeente Wijk bij Duurstede.
Digitalisering van de collectie Het RAZU biedt de toegangen op de archieven en collec�es digitaal aan via de website en combineert de beschrijvingen met scans van archiefstukken. Het scannen van analoog materiaal, het maken van nadere toegangen daarop in de vorm van transcrip�es of indexen en het online plaatsen daarvan vergroot de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de collec�e. Het maken van nadere toegangen en het beschrijven van foto’s wordt primair gedaan door de vrijwilligers die verbonden zijn aan het RAZU.
Acquisi�e van par�culiere archieven, publica�es en beeldmateriaal De Archiefwet verplicht de aangesloten gemeenten om hun archieven te bewaren en over te brengen naar het RAZU. Voor een betrouwbaar en compleet beeld van het verleden kan het RAZU echter niet volstaan met overheidsarchieven. Daarom is in de doelstelling van de gemeenschappelijke regeling uitdrukkelijk opgenomen 8
dat het RAZU een zo breed mogelijke collectie bronnen uit en over de regio opbouwt.
Samen sterk Gedurende de ontwikkeling van de basis hee� het RAZU partners gezocht. Met meerdere archiefdiensten, gemeenten en landelijke par�jen is de koers en uitwerking van producten in een versnelling geraakt. Hierdoor kon het RAZU zijn eigen visie toetsen en bijstellen. Er zijn twee samenwerkingsverbanden in het bijzonder van grote meerwaarde geweest. Dit zijn de kerngroep duurzame toegankelijkheid en common ground, waarbij we met buur-archiefdiensten en de gemeente Utrecht werken aan de posi�onering van een digitaal archief in het moderne gemeentelijke informa�elandschap; en de pilot Linked Open Data met Kasteel Amerongen en Het Utrechts Archief (HUA). De pilot ontstond op een zeer gelukkig moment: het RAZU had de koers van Linked Open Data net een paar maanden ingezet toen er met het HUA en Kasteel Amerongen begin 2024 een samenwerking ontstond om de Linked Open Data te toetsen door de verschillende collecties met elkaar te verbinden. In een eerste fase werden de verschillende collecties aan elkaar gekoppeld, in de tweede fase werd met subsidie van het Netwerk Digitaal Erfgoed gewerkt aan een open source website die dit weer kan geven. Naast dat alle partners veel hebben geleerd van dit traject hee� ook elke organisa�e een eigen versnelling weten te realiseren door deel te nemen aan deze samenwerking.
Het RAZU werd beves�gd in de eigen koers, maar hee� de website ook kunnen omzetten naar een concreet component voor het eigen e-depot.
In 2024 gold een opnamestop door beperkte personele capaciteit om ingekomen archieven te verwerken. Ondanks deze opnamestop hee� het RAZU in 2024 van 12 par�culiere archiefvormers toch materiaal aangeboden gekregen en opgenomen.
E-depot: de basis staat 2024 was het laatste van de twee ontwikkeljaren voor de basis van het digitale depot (‘e-depot’). Op 24 december 2024 ging het laatste component van de basis, de gebruikerswebsite, live. De website blij� afgeschermd tot het moment dat de eerste publiek beschikbare informa�e is opgenomen in het e-depot.
Van een idee naar de basis Het huidige traject is voorgegaan door de marktverkenning in 2019, de pilot uit 2020-2021 en tot slot het ambi�euze bestuursbesluit van december 2021 om een modulair e-depot op te zetten in lijn met de informa�ekundige visie Common Ground. Op basis van dit besluit is in 2022 een architectuur opgezet en zijn voorbereidingen getroffen voor de bouw van de basis. Voor deze bouw kreeg het RAZU 2 jaar de �jd en een budget van € 50.000 per jaar, plus de beschikking over de bestemmingsreserve e-depot (€ 30.927). In totaal was daarmee € 130.927 beschikbaar, waarvan in de periode 2022-2024 slechts € 77.901 (59,5%) is uitgegeven.
En nu? Wat nu staat is een solide basis die uitermate geschikt is om op voort te bouwen. Samen met de gemeenten zal het RAZU een ontwikkelagenda opze�en voor doorontwikkeling van het e-depot. Denk hierbij aan het toevoegen van modules voor het bekijken van websites, videotulen van de raad of het koppelen met gemeentelijke systemen. De ontwikkelcapaciteit van het RAZU is beperkt, zowel in menskracht als in budge�en. De agenda zal de focus bepalen voor de nabije toekomst. Hiervoor zal voldoende budget en menskracht nodig blijven.
Wat is de basis? De basis bestaat uit meerdere componenten. De belangrijkste is het opslagcomponent, de ‘kluis’ waarin alle data staat opgeslagen. De opslagcomponent is verdeeld in 3 onderdelen: een S3-opslag in de cloud en twee soorten back-ups. Daarnaast zijn er componenten die de metadatering (een triplestore) en ontslui�ng (front-end) verzorgen. Tot slot bevat de basis een uitgebreid ingest-component waarmee data veilig en secuur kan worden opgenomen.
9
Dienstverlening aan burgers en overheden in 2024 De collec�e van het RAZU is grotendeels openbaar en voor iedereen vrij toegankelijk, conform de vereisten van de Archiefwet en de Wet hergebruik overheidsinforma�e. Deze openbaarheid van overheidsinforma�e is een democra�sch recht. Voor deze taak fungeert het RAZU als frontoffice van de zes gemeenten, door het aanbieden van een fysieke onderzoeksomgeving in Wijk bij Duurstede en door dienstverlening via website, mail en telefoon.
Bezoeken Unieke bezoekers Totaal aantal geraadpleegde stukken Gemiddeld aantal aangevraagde stukken per bezoek
2020 550 400 3.287 -
2021 655 494 3.596 5,5
2022 785 591 4.664 6,0
2023 703 539 6.179 8,5
2024 901 711 5.098 5,6
Dienstverlening op afstand
Door digitalisering van de samenleving zijn de verwachtingen bij burgers ten aanzien van de digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid van de collec�e groot. Het RAZU sluit hierop aan door een steeds ac�evere digitale dienstverlening via de website.
Net als voorgaande jaren steeg het aantal vragen per mail en telefoon. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen reguliere vragen, waarbij de beantwoording maximaal 15 minuten duurt en vragen waar langer onderzoek voor nodig is.
Dienstverlening op loca�e
Dienstverlening op afstand blij� stijgen. Onderstaande tabel plaatst het aantal beantwoorde vragen in meerjarig perspec�ef (periode 2020-2024). De tabel laat zien dat het aantal vragen dat per mail of telefoon wordt afgehandeld opnieuw fors gestegen is.
In de studiezaal kunnen onderzoekers vijf dagen per week terecht voor onderzoek in de originele stukken. Te weten maandag t/m donderdag van 9:00 -16:30 uur en op vrijdag van 9:00 – 13:00 uur, in totaal dus 34 uur. Mail en telefoon wordt 40 uur per week beantwoord. Dienstverlening op loca�e blijft s�jgen In meerjarig perspectief is zichtbaar dat het onderzoek in de studiezaal een s�jgende lijn vertoond. Ook in het aantal opgevraagde stukken is een s�jgende lijn te zien. Deze cijfers laten, net als vorig jaar, een duidelijk toename van het aantal raadplegingen van bouwvergunningen te zien. Dit zijn bezoekers die in bijna alle gevallen slechts één keer naar het RAZU komen om de bouwdossiers van een specifiek pand in te zien. Bijzonder hierin te zien is dat het aantal mensen dat naar het RAZU komt hard aan het s�jgen is, terwijl het aantal stukken dat wordt aangevraagd omlaag gaat. De druk op de studiezaal is fors gestegen in 2024 en deze s�jging zal zich voortze�en in 2025.
reguliere vragen uitgebreide vragen
10
2020 2.106 20
2021 2.585 31
2022 3.100 26
2023 3.185 21
2024 3.367 4
In 2024 zijn er verschillende cultuurhistorische projecten gerealiseerd, de meest belangrijke de uitgave van de bronnengids Koloniaal Verleden.
Dienstverlening aan ambtenaren Gemeenteambtenaren vragen, vanuit hun func�e, regelma�g stukken op. Op aanvraag leent het RAZU overgebrachte stukken uit aan ambtenaren. In 2024 werden in totaal 443 dossiers uitgeleend. De gemeente die het meest gebruik hee� gemaakt van de overgebrachte archieven is wederom de gemeente Houten, met 163 raadplegingen. Gemeente Bunnik Houten Rhenen Utrechtse Heuvelrug Vij�eerenlanden Wijk bij Duurstede Totaal
Website, sociale media, nieuwsbrief Het RAZU publiceert op onregelmatige basis informa�e over de collec�e en de organisa�e via de website, via berichten op de Facebook pagina en LinkedIn, via RAZU-nieuwsbrieven en via korte berichten in het �jdschri� ‘Tussen Rijn en Lek’. Doel is de, soms wat onzichtbare, bronnen beter zichtbaar te maken en de lokale historie tot leven te wekken.
Aantal uitgeleende dossiers 49 163 139 26 67 443
➢ ➢ ➢
Publieksbereik in 2024
In 2024 publiceerde het RAZU 29 nieuwsberichten op de website. In 2024 zijn 6 digitale nieuwsbrieven verstuurd. Het RAZU communiceert in beperkte mate via social media. In 2024 werden 19 berichten geplaatst op de Facebook pagina. Daar hee� het RAZU 187 volgers. In 2024 werden 17 berichten geplaatst op LinkedIn, het RAZU hee� hier 476 volgers.
Geschiedenislokaal Het Geschiedenislokaal biedt leerlingen en docenten de mogelijkheid om online de bronnen van het RAZU te raadplegen die bij hun lesstof aansluiten. Zo kan de landelijke lesstof tot leven komen in lokale bronnen. In 2024 hee� het RAZU drie thema’s in het geschiedenislokaal gepubliceerd: Koloniaal Verleden, Echt/Nep en Werkende Vrouwen.
Het RAZU is een publieke voorziening die als lokaal en regionaal historisch centrum een maatschappelijke func�e vervult. In die func�e zijn we er voor alle inwoners van ons verzorgingsgebied, ook voor degenen die (nog) niet zelf op onderzoek uitgaan in onze collec�e, maar die wel geïnteresseerd zijn of kunnen raken in de lokale en regionale geschiedenis. Deze doelgroep bereiken we via cultuurhistorische ac�viteiten, onze website en onze nieuwsbrief.
Resultaten 2024 Cultuurhistorische activiteiten In de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis verzorgen we in beperkte mate cultuurhistorische ac�viteiten voor een breed publiek. Daarvoor werken we samen met lokale erfgoedpartners zoals musea en historische verenigingen.
11
De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. De vaste schulden hebben een rente typische loop�jd van één jaar of langer. Ne�o vlo�ende schulden met een rente-typische loop�jd korter dan een jaar Onder de ne�o vlo�ende schulden worden afzonderlijk opgenomen de bank- en girosaldi, de kasgeldleningen, crediteuren en overige schulden tegen nominale waarde.
Jaarrekening 2024 Uitgangspunten samenstellen jaarrekening Bij het opstellen van de jaarrekening zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
Overlopende passiva Onder de overlopende passiva worden de te betalen kosten en vooruit ontvangen bedragen opgenomen. Onder deze vooruit ontvangen bedragen worden ook de ontvangen voorscho�en van Nederlandse en Europese overheidslichamen voor een specifiek bestedingsdoel opgenomen. Overlopende passiva worden tegen nominale waarde opgenomen.
Toepassing Besluit Begro�ng en Verantwoording De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschri�en zoals opgenomen in het Besluit begro�ng en verantwoording provincies en gemeente (BBV). In bijlage 3 is de verdeling van lasten en baten per taakveld opgenomen. Vorderingen De vorderingen zijn opgenomen tegen de nominale waarde. Dubieuze vorderingen worden vermeld in de toelich�ng bij de betreffende post. Voor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd.
Overige activa en passiva De waardering van de overige ac�va en passiva geschiedt in het algemeen op nominale waarden. Wanneer hiervan wordt afgeweken is dit in de toelich�ng bij de desbetreffende post vermeld.
Overlopende ac�va Onder de overlopende ac�va worden de vooruitbetaalde bedragen, de nog van Nederlandse en Europese overheidslichamen te ontvangen voorschotbedragen en overige nog te ontvangen bedragen opgenomen tegen nominale waarde.
Grondslagen resultaatbepaling De lasten en baten worden zoveel mogelijk toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.
Reserves Reserves worden gevormd conform de door het bestuur van het RAZU genomen besluiten. Dit geldt eveneens voor de on�rekkingen. Belangrijke afwijkingen zijn vermeld in de toelich�ng op de balans. Bestemmingsreserves zijn de voor een specifiek doel afgezonderde bestanddelen van het eigen vermogen.
Programmarekening Het exploita�eresultaat van de jaarrekening 2024 is per saldo posi�ef. Er zijn enkele verschillen tussen het verwachte exploita�eresultaat van de (gewijzigde) begro�ng 2024 en het werkelijke exploita�eresultaat van de jaarrekening 2024. De verschillen groter € 1.500 worden hieronder toegelicht.
Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd met een bepaald doel. Er is een min of meer (on)zekere verplich�ng die te zijner �jd een schuld kan worden.
Personeelslasten Door onvoorziene personele ontwikkelingen (ziekte, ouderschapsverlof, vertrek van de directeur-archivaris) en enkele langdurig openstaande vacatures is er een aanzienlijke onderschrijding op de structurele personeelskosten van € 105.927.
Vaste schulden, met een rente typische loop�jd langer dan één jaar
12
Ook de incidentele personele lasten zijn onderschreden ten opzichte van de begro�ngswijziging en bedragen € 58.369.
het RAZU worden herzien, waardoor de begro�ng van het RAZU moet worden aangepast zodra de afspraken defini�ef zijn gemaakt.
Materiaalkosten c.a. Ook in de post Materiaalkosten c.a. zijn onderschrijdingen, slechts één daarvan komt over de rapportagegrens. Dit betre� een onder-uitput�ng van het overheaden dienstverleningsbudget van € 11.370.
Overige inkomsten De post overige inkomsten incidenteel hee� in 2024 een hoger resultaat dan gebruikelijk door een incidentele stor�ng vanuit de opheffing van de vriendens�ch�ng en door ontvangen rente.
E-depot budget Het e-depot budget dekt de lopende kosten voor hos�ng, licen�es en services van het e-depot. Omdat het e-depot in 2024 nog in de ontwikkelingsfase was is de benu�ng van dit budget nog rela�ef laag geweest. Naar verwach�ng wordt dit in de komende jaren hoger. De onderschrijding in 2024 bedroeg € 37.867.
De jaarrekening 2024 van het RAZU eindigt met een positief saldo. Het resultaat na bestemming bedraagt € 145.332. Dit resultaat na bestemming deelnemersbijdrage over 2024.
Incidentele kosten 2% budget (bestemmingsreserve) De incidentele kosten voor cultuurhistorische ac�viteiten zijn lager dan eerder geraamd. Dit komt met name door de uitgestelde uitgave van het boek van Willem van Abcoude. Incidentele digitaliserings- en restaura�ekosten (bestemmingsreserves) De incidentele digitaliserings- en restaura�ekosten zijn lager dan eerder geraamd doordat eerdere projecten uitliepen en er onvoldoende personeel beschikbaar was om de geplande nieuwe projecten tot uitvoer te brengen. Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Conform de presta�eovereenkomst wordt jaarlijks een onttrekking van €63.200 vanuit het Vij�eerenlandenbudget begroot. Medio 2024 stelden de gemeente en het RAZU gezamenlijk vast dat de uitvoering van deze werkzaamheden stokte. Er zijn in 2024 geen werkzaamheden uitgevoerd die ten laste komen van Vij�eerenlanden. Het verkennen van een andere aanpak bleek voor beide par�jen wenselijk. Het RAZU hee� hierin een voortrekkersrol en hee� op het moment van schrijven een verkennende schouw gedaan en werkt aan een plan van aanpak. Het is mogelijk dat bij deze aanpak de financieringsafspraken tussen de gemeente en
13
wordt
in
mindering
gebracht
op de
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Staat van baten en lasten over 2024 Staat van baten en lasten over 2024 A
B
C
D
E
Rekening 2023 €
Begro�ng 2024 €
Begro�ngs wijziging 2024 €
Rekening 2024 €
Verschil (C-D) € a
788.936 87.206 102.322 136.309 15.707 21.975 0 8.267 42.013 0 1.202.735
1.047.484 113.186 115.756 160.448 0 0 0 0 63.200 0 1.500.074
1.132.102 113.186 114.662 161.792 39.300 10.000 40.000 11.000 63.200 0 1.685.242
966.973 69.079 112.239 152.144 35.876 0 29.921 1.420 0 19.920 1.387.572
165.129 44.107 2.423 9.648 3.424 10.000 10.079 9.580 63.200 -19.920
85.769 261.548 111.087 267.991 300.438 130.923 71.333 1.229.091
107.562 330.643 139.554 337.591 378.613 164.610 64.100 1.522.674
107.960 332.101 140.092 338.973 380.177 165.256 64.100 1.528.659
97.647 298.220 126.513 305.362 342.359 149.126 59.999 1.379.226
10.313 33.880 13.579 33.612 37.818 16.130 4.101
-26.356
-22.599
156.583
8.346
LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archie�ewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Verbetering depo�nrich�ng Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vij�eerenlanden Project 'Pilot Amerongen' Totaal lasten (A)
BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vij�eerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten Totaal baten (B)
Resultaat voor bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)
1
14
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Staat van baten en lasten over 2024, vervolg A
B
C
D
E Verschil (C-D) €
Rekening 2023 €
Begro�ng 2024 €
Begro�ngs wijziging 2024 €
Rekening 2024 €
-22.701 15.707
-28.599 0
-28.717 39.300
-25.867 35.876
Totaal mutaties reserves
0 15.000 8.267 18.194 1.374 35.841
0 0 0 0 6.000 -22.599
40.000 10.000 11.000 79.000 6.000 156.583
34.841 0 1.420 20.631 6.816 73.717
Resultaat na bestemming
-62.197
0
0
-65.371
Muta�es reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restaura�e Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering ac�va
(+ = nadelig; - = voordelig)
2
15
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
WNT-verantwoording Op 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende, op het Regionaal Archief Zuid-Utrecht van toepassing zijnde regelgeving, het algemene WNT-maximum. Het bezoldigingsmaximum in 2024 voor het RAZU is € 233.000. Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte. Uitzondering hierop is het WNT-maximum voor de leden van het bestuur; dit bedraagt voor de voorzi�er 15% en voor de overige leden 10% van het bezoldigingsmaximum.
Bezoldiging topfunc�onarissen Leidinggevende topfunc�onarissen 1b. Leidinggevende topfunc�onarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1 t/m 12.
bedragen x € 1 Func�egegevens Aanvang en einde functievervulling in periode Omvang dienstverband (als deel�jdfactor in fte) Dienstbetrekking?
W.A. Bakker Directeur-archivaris 1/10/2024 - 31/12/2024
1 nee
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal
32.325 32.325 58.568
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totaal bezoldiging
32.325
3
16
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
WNT-verantwoording, vervolg
1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling.
bedragen x € 1 Func�egegevens Aanvang en einde functievervulling in periode Omvang dienstverband (als deel�jdfactor in fte) Dienstbetrekking?
H.A. Hokke
H.A. Hokke
Directeur-archivaris 1/1/2023 - 31/12/2023 1 nee
Directeur-archivaris 1/1/2024 - 30/09/2024 1 nee
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal
119.069 119.069
94.090 94.090
223.000
174.432
119.069
94.090
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totaal bezoldiging Toezichthoudende topfunc�onarissen
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
dhr. G. Isabella (Voorzi�er) mw. S. Hi�peuw (Vicevoorzi�er) dhr. R. van Bennekom (Lid) dhr. J. Kuiper (Lid) dhr. G. Boonzaaijer (Lid) mw. C. van Rhee – Oud Ammerveld (Lid tot 14 januari 2025, laatste vergadering op 16 oktober 2024) dhr. B. Fintelman (Lid vanaf 14 januari 2025, reeds interim-lid in de bestuursvergadering van 27 november 2024) 4
Het bestuur is onbezoldigd.
17
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Balans per 31 december 2024 (Voor resultaatverdeling)
ACTIVA
31-12-2024 €
31-12-2023 €
Materiële vaste ac�va
25.890
32.706
Liquide middelen Kas- en banksaldi
989.386
907.601
125.555 30.830 156.385
138.650 13.278 151.928
1.171.661
1.092.235
Vaste ac�va
Overlopende ac�va Omzetbelas�ng Overige
Totaal
5
18
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
PASSIVA
31-12-2024 €
31-12-2023 €
41.630 142.862 184.492 65.371 249.863
51.639 144.373 196.012 62.197 258.209
421.745
421.745
346.957 153.096 500.053
316.571 95.710 412.281
1.171.661
1.092.235
Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves Reserves Gerealiseerd resultaat
Vaste schulden, met een rentetypische loop�jd langer dan één jaar Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer
Vlo�ende passiva Ne�o-vlo�ende schulden met een rentetypische loop�jd korter dan één jaar Crediteuren Overige schulden
Totaal
6
19
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Toelichting op de balans Vaste activa Materiële vaste activa Het verloop is als volgt: Overige materiële vaste activa € Stand per 1 januari 2024 Aanschafwaarde Cumula�eve afschrijvingen Boekwaarde
34.080 -1.374 32.706
Mutaties in 2024 Investeringen Afschrijvingen Saldo
0 -6.816 -6.816
Stand per 31 december 2024 Aanschafwaarde Cumula�eve afschrijvingen Boekwaarde
34.080 -8.190 25.890 20%
Afschrijvingspercentage
7
20
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Vlottende activa 2024 €
2023 €
3.157 986.202 27 989.386
1.991 905.515 95 907.601
Liquide middelen Rabobank BNG Bank Kas Per 31 december
Dit betreffen de banktegoeden op 4 bankrekeningen: Rabo rekening courant, Rabo vermogensparen, BNG rekening en Paraplu schatkistbankieren.
2024 €
2023 €
125.555 15.453 150 15.227 156.385
138.650 1.296 150 11.832 151.928
Overlopende activa Omzetbelasting Vooruitbetaalde bedragen Waarborgsom Nog te ontvangen bedragen Per 31 december
Dit betre� met name een BTW-vordering op de belastingdienst, nog te ontvangen rente banktegoeden en vooruitbetaalde kosten voor komend boekjaar.
8
21
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Vaste passiva Eigen vermogen Hieronder vallen de algemene reserve en bestemmingsreserves. Deze middelen zijn gevormd door het toevoegen van het rekeningresultaat, de 2% winstopslag (=•algemene reserve) en andere toevoegingen ten laste van de exploita�e.
Reserves 2024 €
2023 €
51.639 25.867 -35.876 41.630
44.645 22.701 -15.707 51.639
Algemene reserve (2% winstopslag) Per 1 januari Toevoeging 2% winstopslag On�rekking Per 31 december
De algemene reserve is gericht op het uitvoeren van de niet-we�elijke taak uit de Gemeenschappelijke Regeling. Dit is het “vervullen van de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collec�e (regionaal) historische bronnen en deze op een zo ac�ef mogelijke wijze dienstbaar maken voor het publiek” De reserve wordt gevuld vanuit de 2% winstopslag op de deelnemersbijdrage. Deze winstopslag is ingevoerd vanuit afspraken met de Belastingdienst en mag alleen gebruikt worden voor deze niet-we�elijke taak. Daarmee is de algemene reserve enkel inzetbaar voor cultuurhistorie en kan de reserve niet worden ingezet voor bedrijfsvoering of eventuele nega�eve exploita�eresultaten. In 2024 zijn, naast kleine kostenposten, twee grotere projecten gefinancierd uit de algemene reserve. Dit zijn de uitgave van de bronnengids koloniaal verleden, inclusief reizende expositie langs de zes gemeenten; en de maand van de geschiedenis met de expositie bij het Waterliniemuseum en de online speurtocht voor scholieren.
9
22
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
2024 €
2023 €
30.927 17.500 -34.841 13.586
30.927 0 0 30.927
Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve E-depot Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar On�rekking Per 31 december
De bestemmingsreserve e-depot is gericht op het financieren van de (door)ontwikkeling van het e-depot en wordt gebruikt voor incidentele uitgaven. Structurele uitgaven zijn ten laste van het reguliere e-depotbudget. De bestemmingsreserve is in 2016 opgericht met gelden uit de toen opgeheven bestemmingsreserve waterschade en is sindsdien aangevuld met overscho�en, met name uit de reguliere e-depotbudge�en. 2024 was het tweede jaar van de ontwikkeling van het basis e-depot. In dit jaar is de bestemmingsreserve met name ingezet voor de inhuur van expertise en de ontwikkeling van de front-end van het e-depot.
2024 €
2023 €
13.450 7.697 -1.420 19.727
6.102 15.615 -8.267 13.450
Bestemmingsreserve Digitalisering Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar On�rekking Per 31 december
De bestemmingsreserve digitalisering is gericht op het ondersteunen van het digitaliseringsbeleid van het RAZU en de incidentele kosten rondom digitaal werken. De bestemmingsreserve is in 2016 opgericht met gelden uit de toen opgeheven bestemmingsreserve waterschade en is sindsdien aangevuld met overscho�en, met name uit de reguliere digitaliseringsbudge�en. In 2024 hee� het RAZU, met name door krapte in personeel, nauwelijks uitvoer kunnen geven aan de geplande projecten. De bestemmingsreserve is daarmee fors minder uitgeput dan was begroot.
10
23
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
2024 €
2023 €
18.920 0 18.920
33.920 -15.000 18.920
Bestemmingsreserve Restauratie Per 1 januari On�rekking Per 31 december
De bestemmingsreserve restaura�e wordt ingezet voor restaura�e- en depotwerkzaamheden, gericht op het langdurig beheren en preserveren van de collectie. De bestemmingsreserve is in 2016 opgericht met gelden uit de toen opgeheven bestemmingsreserve waterschade en is sindsdien aangevuld met overscho�en uit verschillende posten. In 2024 waren er geen kritieke restaura�ewerkzaamheden die met spoed moesten worden opgepakt en had het RAZU geen capaciteit om reguliere restaura�ewerkzaamheden uit te voeren. 2024 €
2023 €
28.626 0 -6.816 21.810
30.000 0 -1.374 28.626
Bestemmingsreserve Financiering activa Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar On�rekking Per 31 december
De bestemmingsreserve financiering ac�va is in 2022 gevormd en wordt ingezet om de afschrijvingskosten van het nieuwe meubilair te dekken.
11
24
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
2024 €
2023 €
52.450 37.000 -20.631 68.819
12.644 58.000 -18.194 52.450
Bestemmingsreserve personeel Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar On�rekking Per 31 december
De bestemmingsreserve personeel vormt de bron voor incidentele personele inhuur. In de afgelopen jaren zijn de primaire toevoegingen en on�rekkingen in het teken van de uitvoering van de presta�eovereenkomst Vijfheerenlanden gedaan. Hoewel er sterke behoe�e was aan additioneel personeel is het in 2024 niet gelukt om alle gewenste inhuur te organiseren. Daardoor is de on�rekking lager dan begroot Totaal bestemmingsreserves
142.862
144.373
2024 €
2023 €
62.197 -62.197 65.371 65.371
73.615 -73.615 62.197 62.197
Gerealiseerd resultaat Per 1 januari On�rekking Toevoeging Per 31 december
12
25
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
2024 €
2023 €
421.745
421.745
Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer
De gemeente Vijfheerenlanden hee�, op basis van een afgesloten presta�eovereenkomst, oorspronkelijk een bedrag van € 632.000 vooruit betaald aan het RAZU voor het wegwerken van de achterstanden in het bewerken van de archieven van de drie voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik in maximaal tien jaar. Hiervan is € 532.000 bedoeld voor te maken salariskosten, € 50.000 voor materiaalkosten en € 50.000 voor restaura�ekosten.
Vlo�ende passiva 2024 €
2023 €
346.957 145.332 7.764 500.053
316.571 90.000 5.710 412.281
Ne�o-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Crediteuren Terug te betalen bijdragen gemeenten Overige schulden Per 31 december
Crediteuren: Dit betreffen de per einde van het boekjaar nog niet betaalde facturen. Overige schulden: Dit betre� onder andere nog te betalen accountantskosten.
13
26
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Niet in de balans opgenomen rechten, verplichtingen en regelingen Met de gemeente Wijk bij Duurstede is in mei 2011 een huurovereenkomst voor de archiefbewaarplaats en kantoorruimten aangegaan voor 40 jaar. De huur van extra kantoorruimte is in 2014 en 2019 vastgelegd in twee supplementen van wijziging. De huur bedraagt, per januari 2024, circa € 105.750 excl. BTW per jaar. In november 2020 werd een nieuwe overeenkomst gesloten voor de huur van een groot deel van de archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede vanaf 2021 voor �en jaar. De verplichting voor de archiefbewaarplaats bedraagt, per januari 2024, circa € 23.850 excl. BTW per jaar. De medewerkers van het RAZU zijn in dienst van de gemeente Houten en worden vanuit deze gemeente gedetacheerd bij het RAZU. Deze detacheringsovereenkomst geldt voor onbepaalde �jd. Met NPS is in januari 2021 een overeenkomst gesloten voor de financiële dienstverlening. De verplichting bedraagt, per januari 2025, circa € 22.400 excl. BTW per jaar. Deze overeenkomst wordt met telkens een jaar verlengd, tenzij deze zes maanden voor het verstrijken van het kalenderjaar schri�elijk wordt opgezegd. Vanaf juli 2016 hee� het RAZU een contract met de gemeente Houten voor ICT-dienstverlening. Dit contract is eind 2021 herzien. Het nieuwe contract hee� een looptijd van twee jaar en kan stilzwijgend worden verlengd.
14
27
Controleverklaring Dit wordt ingevuld zodra de accountant zijn verklaring hee� afgegeven.
28
Controleverklaring Dit wordt ingevuld zodra de accountant zijn verklaring hee� afgegeven.
28
Controleverklaring Dit wordt ingevuld zodra de accountant zijn verklaring hee� afgegeven.
28
Controleverklaring Dit wordt ingevuld zodra de accountant zijn verklaring hee� afgegeven.
28
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Bijlage 1: Verdeelsleutels en bijdragen De twee grondslagen (inwoneraantal en hoeveelheid archief) voor de verdeling van de kosten over de zes deelnemers worden steeds voor een periode van vijf jaar vastgesteld. Het jaar 2024 is de vierde van de vijfjarige periode 2021-2025.
Verdeelsleutel 2021 - 2025 * op basis van begroting 2021 component A
Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal
Berekening %-component C component A component B
inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10% 214.096 100,00%
710.207 110.857 821.064
component B meters archief 716 10,01% 1.185 16,58% 836 11,69% 1.666 23,31% 1.812 25,35% 933 13,06% 7.147 100,00%
component C aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36% 100,00%
86,50% 13,50% 100,00%
Component A = Personeel en materiaal c.a. Component B = Nieuwbouw archiefplaats Component C = Overhead en kantoorruimten 19
29
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Rekening 2023 €
Begro�ng 2024 €
Begro�ngs wijziging 2024 €
Rekening 2024 €
Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage
63.477 10.314 10.297 1.682 85.769
82.296 11.590 11.568 2.109 107.562
82.695 11.480 11.668 2.117 107.960
72.584 11.480 11.668 1.915 97.647
Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage
208.545 17.075 30.800 5.128 261.548
270.371 19.188 34.601 6.483 330.643
271.680 19.007 34.902 6.512 332.101
238.464 19.007 34.902 5.847 298.220
Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage
83.583 12.044 13.282 2.178 111.087
108.363 13.535 14.921 2.736 139.554
108.888 13.407 15.050 2.747 140.092
95.575 13.407 15.050 2.481 126.513
Bijdrage per gemeente
20
30
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Rekening 2023 €
Begro�ng 2024 €
Begro�ngs wijziging 2024 €
Rekening 2024 €
Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage
206.890 24.016 31.831 5.255 267.991
268.226 26.987 35.759 6.619 337.591
269.525 26.732 36.070 6.647 338.973
236.572 26.732 36.070 5.987 305.362
Gemeente Vij�eerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage
232.783 26.113 35.651 5.891 300.438
301.795 29.344 40.050 7.424 378.613
303.257 29.067 40.399 7.454 380.177
266.180 29.067 40.399 6.713 342.359
Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage
99.285 13.448 15.622 2.567 130.923
128.720 15.112 17.550 3.228 164.610
129.344 14.969 17.703 3.240 165.256
113.530 14.969 17.703 2.924 149.126
Totaal gemeentelijke bijdragen
1.157.757
1.458.574
1.464.559
1.319.227
Bijdrage per gemeente, vervolg
21
31
Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede
Bijlage 2: Specificatie van de lasten en baten Rekening 2023 €
Begroting 2024 €
Begrotings wijziging 2024 €
Rekening 2024 €
760.220 18.194 10.522 788.936
1.016.975 0 30.509 1.047.484
1.022.429 79.000 30.673 1.132.102
916.512 20.631 29.830 966.973
8.953 6.601 39.363 32.289 87.206
11.085 7.760 44.341 50.000 113.186
11.085 7.760 44.341 50.000 113.186
11.092 3.474 42.380 12.133 69.079