Bijlage 1 Evaluatie Pilot Versterken Radenpositie in Regionale Samenwerking

VERSTERKEN RADENPOSITIE IN REGIONALE SAMENWERKING EVALUATIERAPPORT 2/2/2026

Inhoud 1.

Inleiding ....................................................................................................................................... 2

2.

Waarom de rol van de raad versterken ......................................................................................... 6

3.

Doelstelling ................................................................................................................................. 8

4.

Aanpak ...................................................................................................................................... 10

5.

Waar zijn we begonnen .............................................................................................................. 13

6.

Waar staan we nu ...................................................................................................................... 15 A.

Algemeen ......................................................................................................................... 15

B.

Gezamenlijk ...................................................................................................................... 17 I – Informatievoorziening ................................................................................................. 17 II – Regionaal Raadsplatform ........................................................................................... 19 III – Werkwijze Regionaal Raadsplatform.......................................................................... 31 IV – Nota Verbonden Partijen / Samenwerking ................................................................. 33 V – Bewustwording van de raad........................................................................................ 35

C.

Per gemeente.................................................................................................................... 38

7.

Capaciteit .................................................................................................................................. 39

8.

Bekostiging ................................................................................................................................ 43

9.

Hoe verder ................................................................................................................................. 46

10.

Management samenvatting ........................................................................................................ 48

1

1. Inleiding Elke Utrechtse gemeente werkt intensief samen met buurgemeenten om maatschappelijke opgaven te realiseren: op het gebied van veiligheid tot gezondheidszorg, van maatschappelijke ondersteuning tot afvalverwerking, van inkomensondersteuning tot begeleiding naar werk. Deze regionale samenwerking is soms verplicht, soms vrijwillig, en komt veelal voort uit wettelijke taken waar beperkt lokale capaciteit en middelen beschikbaar voor zijn. Het is de bundeling van krachten die de realisatie van deze maatschappelijke opgaven mogelijk maakt. Regionale samenwerking is daarmee niet meer weg te denken is uit het openbaar bestuur. Vaak wordt regionale samenwerking georganiseerd in een gemeenschappelijke regeling (GR). Deelnemers zijn burgemeesters, colleges van B&W of gemeenteraden, en de politieke controle van de gemeenschappelijke regeling vindt lokaal plaats. Dit is het idee van verlengd lokaal bestuur. Wat simpel gezegd betekent: dat wat regionaal is, is ook lokaal.

1. Waar lopen we tegenaan In praktijk ervaren raadsleden een grote afstand tot regionale samenwerking. De kaderstellende en controlerende rol van raadsleden is belangrijk in regionale samenwerking, maar men heeft grote moeite om deze rol daadwerkelijk uit de verf te laten komen. Dit is een landelijk bekend en veel besproken probleem. In 2022 is de Wet Gemeenschappelijke Regelingen gewijzigd om raden een steun in de rug te geven en de positie van raden te versterken. Maar een wetswijziging leidt niet per se, of in ieder geval niet direct, tot een wijziging van de situatie van raden. Hiervoor is het belangrijk te kijken naar de redenen waarom raden moeite ervaren met het kaderstellen en controleren van regionale samenwerking:

1) Tijd en prioriteit De meest genoemde uitdaging van raadsleden is het vinden van tijd voor dit onderwerp. Men is geneigd geen prioriteit te geven aan de politieke controle van regionale samenwerkingen. Als er iets misgaat en er urgentie ontstaat, dan is er aandacht vanuit de raad. Vervolgens ebt dit weer weg. Het onderwerp vraagt structureel meer tijd dan raden geneigd zijn eraan te besteden. Maar dit is raadsleden amper aan te rekenen, door het grote gebrek aan overzicht in het woud van samenwerkingen en de ervaren afstand tot deze samenwerkingen.

2) Lokale zichtbaarheid Regionale samenwerkingen zijn namelijk weinig zichtbaar in de vergadercyclus van veel gemeenteraden, waardoor het verdiepen in een samenwerking extra tijd en moeite kost. Denk bijvoorbeeld aan het reizen naar regionale informatiebijeenkomst. De beperkte lokale zichtbaarheid creëert een kip-ei situatie: burgemeesters en wethouders worstelen met de ingewikkeldheid van het betrekken van raden en vragen zich af of raden tussentijds wel iets willen horen over regionale ontwikkelingen, omdat er geen vragen worden gesteld. Tegelijkertijd weten raadsleden niet waar ze naar kunnen vragen, omdat ze weinig weten over wat er regionaal gebeurt. Alleen aan het eind van regionale besluitvormingsprocessen, wanneer de regionale P&C cyclus producten en voorstellen tot oprichting of wijziging van GR’en voorliggen voor zienswijze of regionaal 2

afgestemde beleidsvoorstellen voor besluitvorming, worden de samenwerkingen lokaal zichtbaar. Vaak krijgen raadsleden het idee dan alleen nog te kunnen tekenen bij het kruisje.

3) Delegatie Een aantal raden heeft de bevoegdheid om zienswijzen in te dienen op P&C cyclus producten – hét instrument voor raden om kaders te stellen en te controleren – gedelegeerd aan het college van B&W. Een maatregel om tijd en ambtelijke capaciteit te winnen, maar die het moeilijker maakt om de rol van de raad te vervullen.

4) Kennis en kunde Het is vaak maar deels bekend hoe een gemeenschappelijke regeling of een samenwerking op basis van een bestuursconvenant werkt, wat ieders rol in het democratisch samenspel is en welke raadsinstrumenten hiervoor beschikbaar zijn. Deze onduidelijkheid creëert handelingsverlegenheid. Zelfs de meest ingelezen raadsleden, weten vaak niet waar ze moeten beginnen als ze iets willen veranderen in een samenwerkingsverband. Een amendement op de zienswijze indienen is uiteraard geen probleem, maar hoe zorg je ervoor dat deze zienswijze ook wordt overgenomen in het bestuur van de samenwerking? Daar loopt menigeen op vast.

5) Regionaal netwerk Waar burgemeesters en wethouders maandelijks in regionale vergaderingen met elkaar zitten, geldt dit slechts voor een handvol raadsleden. Er is onvoldoende besef dat raden de politieke controle samen doen. En de bestaande politieke netwerken zijn hier ook niet op ingericht. Met als gevolg dat raden, zonder dit van elkaar te weten, uiteenlopende boodschappen aan hun colleges meegeven waar vervolgens geen meerderheid voor te vinden is in het regionaal bestuur. Waardoor raden amper invloed hebben op de regionale besluitvorming.

6) Planning Er is een vaste cyclus van GR documenten die voor zienswijze voorgelegd moeten worden aan raden. De planning hiervan loopt niet altijd soepel: bv. omdat er geen rekening is gehouden met politiek reces, omdat de interne planning niet vooraf is uitgedacht, en zo kunnen er nog meer redenen zijn. Praktijk is dat er maanden verschil kan zitten tussen wanneer de ene raad een zienswijze behandelt en wanneer de buurgemeente dit doet. Dit bemoeilijkt informatie-uitwisseling tussen raden, waardoor de weinige regionaal gedeelde moties en daarmee de pogingen om invloed te hebben op samenwerkingen snel stranden. Ga er maar aanstaan als raadslid. Het is vrij logisch dat velen ervoor kiezen om te focussen op lokale vraagstukken waar ze wél het verschil kunnen maken. Regionale samenwerking is nou eenmaal taai en onmogelijk om echt invloed op te hebben als raadslid. Toch?

2. Waarom griffiers kunnen helpen Als je uitzoomt, wordt duidelijk dat al deze obstakels op te lossen zijn en raden wel degelijk in positie kunnen komen. Zolang er eigenaarschap op het probleem wordt gepakt en er gericht wordt samengewerkt aan het versterken van de radenpositie in praktijk. 3

Hier kunnen griffiers de raden en ook colleges bij helpen: lokaal en regionaal. Als strategisch adviseur van de raad hebben griffiers een proactieve rol om de positie van de raad te versterken en de raad toe te rusten op zijn rol. En met succes. Al meerdere raadsperiodes zijn er succesvolle initiatieven van griffiers in samenwerking met burgemeesters, gemeentesecretarissen en raden. Zo werken vele Utrechtse raden met raadsrapporteurs, zijn er inwerkprogramma’s aan begin van de nieuwe raadsperiode en zijn heldere beleidsnota’s vastgesteld waarin het algemeen kader voor verbonden partijen staat uitgewerkt. Deze proactiviteit vertaald zich door naar de griffierskringen in de provincie Utrecht, waar UtrechtOost bijvoorbeeld jaarlijks gemeenschappelijke regelingen uitnodigt voor een gesprek en Utrecht-West een aanzet tot een regiokaart met samenwerkingsverbanden heeft gemaakt. Ook is er al eens een gezamenlijk Manifest Verbonden Partijen geschreven. Voortbouwend op deze ervaringen besloten griffiers in de griffierskring Utrecht-West de handen ineen te slaan en gezamenlijk capaciteit te organiseren voor dit vraagstuk. En een duurzame oplossing te vinden voor de grote afstand van raden tot regionale samenwerkingsverbanden.

Geïnspireerd door de regionale raadsadviseur werkzaam voor de raden Almere, Lelystad en de provinciale staten van Flevoland, stelden de griffiers per 1 april 2024 een raadsadviseur regionale samenwerking aan voor 11 griffiers en gemeenteraden. Gaandeweg is dit uitgegroeid tot een samenwerking van 25 griffiers en gemeenteraden in het pilotproject: Versterken radenpositie in regionale samenwerking. Dit is een unieke pilot in Nederland, waarmee 25 gemeenten gezamenlijk toewerken aan een sterke radenpositie in regionale samenwerking. De looptijd van deze pilot is van 1 april 2024 tot 1 april 2026.

3. Evaluatie van dit project Dit rapport evalueert dit unieke pilot project. In het rapport is te lezen waarom het belangrijk is om de rol van de raad te versterken, wat de concrete doelstelling is van het project, wat de gezamenlijke aanpak is om dit doel te bereiken, welke resultaten er tot nu toe lokaal en regionaal zijn gerealiseerd en hoe ver we daarmee op weg zijn naar het doel. In dit rapport is ook te lezen hoe we tot deze resultaten zijn gekomen en welke lessen meegenomen kunnen worden naar de toekomst. Hiermee kan het rapport gebruikt worden voor besluitvorming over voortzetting van het project in de komende raadsperiode. Voor de totstandkoming van dit evaluatierapport is een enquête uitgezet onder de griffiers en ingevuld door 24 griffiers. Er zijn enquêtes uitgezet in 21 gemeenteraden die zijn ingevuld door 151 raads- en commissieleden en raadsrapporteurs. Ook zijn er evaluatiegesprekken gevoerd in de regionale raadsplatforms, waar 54 raadsleden, commissieleden en raadsrapporteurs aan deelnamen. 4

Uit de evaluatie blijkt brede steun voor voortzetting van de samenwerking in de volgende raadsperiode. Van de 24 geraadpleegde griffiers spreken 23 zich in principe uit voor voortzetting; één griffier geeft aan hier nog geen definitief standpunt over te hebben. Ook vanuit de gemeenteraden is het beeld positief. Uit de enquêtes komt naar voren dat raden erkennen dat er nog stappen te zetten zijn in het versterken van hun rol in regionale samenwerking, en dat zij de regionale raadsplatforms daarbij als waardevol instrument ervaren. In alle gevoerde evaluatiegesprekken binnen de regionale raadsplatforms is bovendien nadrukkelijk de wens uitgesproken om deze samenwerking in de volgende raadsperiode voort te zetten.

5

2. Waarom de rol van de raad versterken Het merendeel van de samenwerkingen waar Utrechtse raden belang aan hechten zijn collegeregelingen: gemeenschappelijke regelingen waar het college de eigenaarsrol en opdrachtgeversrol heeft en hiervoor zitting neemt in besturen. In deze samenwerkingen heeft de raad ook een cruciale rol: de raad heeft de rol om kaders te stellen en uitvoering te controleren. Er zijn meerdere redenen waarom het belangrijk is dat de raad goed in positie is om deze rol te vervullen:

1. Democratische legitimiteit De democratische legitimiteit van een gemeenschappelijke regeling is afhankelijk van de mate waarin de raad zijn kaderstellende en controlerende rol kan uitoefenen, aldus de Memorie van Toelichting op de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen (2022). Simpel gezegd moet de raad kaders kunnen stellen en kunnen controleren. Het is een wettelijke taak waar de kwaliteit van het openbaar bestuur mee samenhangt.

2. Maatschappelijke impact Regionale samenwerking gaat over zaken die belangrijk zijn voor onze inwoners en hen direct raken: denk aan inkomensondersteuning, begeleiding naar werk, veiligheid en gezondheid. De maatschappelijke impact maakt het belangrijk dat de raad in positie is om zijn rol te vervullen.

3. Financiële impact Een substantieel deel van de gemeentebegroting gaat elk jaar naar regionale samenwerkingen. Dit kan oplopen tot wel 25% van de begroting. Daarbij komt het feit dat gemeenschappelijke regelingen zelf besluiten over hun begroting, wat op gespannen voet staat met het budgetrecht van de raad. Om invloed te houden op financiële besluitvorming, is het belangrijk dat de raad goed in positie is.

4. Complexiteit democratisch samenspel De belangrijkste manier voor de raad om kaders te stellen en te controleren is door zienswijzen mee te geven aan het college en het dagelijks en algemeen bestuur van gemeenschappelijke regelingen. Deze zienswijzen worden behandeld in de regionale bestuursvergaderingen, waar besluiten bij meerderheid worden genomen. Een boodschap die is meegegeven door meerdere gemeenteraden heeft daardoor een grotere kans om overgenomen te worden. Hier wordt de complexiteit voor de raad zichtbaar. Een boodschap meegeven in verschillende raden is namelijk niet een vanzelfsprekendheid. Dit vraagt organisatie. Wil de raad invloed hebben op regionale besluiten – en zodoende echt invulling geven aan de kaderstellende en controlerende rol – dan is het belangrijk dat de raad in positie is om contact te hebben met andere raden.

6

Om dit te illustreren is hieronder een bestuurlijk organogram van de GGD regio Utrecht te vinden. Met in de binnenste ring het dagelijks bestuur, gevolgd door het algemeen bestuur waar wethouders volksgezondheid zitting nemen. Zij zijn afgevaardigd vanuit de verschillende colleges. En in de buitenste ring staan de gemeenteraden.

Figuur 1. Bestuurlijk Organogram GGDrU Datum: 9-1-2025

7

3. Doelstelling Om gericht de radenpositie in regionale samenwerking te kunnen versterken, is gedefinieerd wanneer een raad in positie is. De doelstelling van het project is hiermee als volgt: “We werken toe naar aangehaakte raden met invloed op samenwerkingen. Dit doen we efficiënt en effectief, tijdens de P&C cyclus en tijdens beleidsvorming.”

1

Raden zijn aangehaakt op samenwerkingen Wat betekent dat 1. Raadsleden weten welke samenwerkingsverbanden ze belangrijk vinden 2. Raadsleden ontvangen de informatie die ze willen 3. Raadsleden zijn in staat een oordeel te vormen 4. Raadsleden zijn in staat hun portefeuillehouder te sturen (kaderstellend & controlerend) 5. Raadsleden weten beschikbare raadsinstrumenten hiervoor in te zetten

2

Raden hebben invloed op samenwerkingen Wat betekent dat 1. Raadsleden weten wanneer ze invloed kunnen uitoefenen 2. Raadsleden realiseren dat hun invloed toeneemt zodra ze samenwerken met andere raden 3. Raadsleden in contact staan met raadsleden in andere raden 4. Raadsleden zienswijzen, moties en amendementen kunnen uitwisselen

Het bereiken van deze doelstelling betekent een overwinning op de obstakels die afstand creëren voor raden tot regionale samenwerking. Wanneer dit doel bereikt is, geven raden volwaardig invulling aan hun kaderstellende en controlerende rol. En is er daadwerkelijk sprake van democratische legitimering van regionale samenwerking. Deze doelstelling is geformuleerd door griffiers gezamenlijk en ook breed onderschreven door raden. Hiervoor is de doelstelling aan bod gekomen in vastgestelde nota’s verbonden partijen, tijdens kennissessies over de rol van de raad en tijdens startbijeenkomsten van raadsplatforms. Op de volgende pagina is een visualisatie van de doelstelling te vinden. 8

Doelstelling

2

1

En hebben invloed

Raden zijn aangehaakt

9

4. Aanpak Om het doel van aangehaakte raden met invloed op samenwerkingen te bereiken, is er werk nodig aan vijf aandachtsgebieden: I. II. III. IV. V.

Informatievoorziening Regionaal Raadsplatform Werkwijze Regionaal Raadsplatform Nota Verbonden Partijen / Samenwerking Bewustwording van de raad

I – Informatievoorziening Om aangehaakt te kunnen zijn, heeft de raad de gewenste informatie nodig over de samenwerkingen die hij belangrijk acht. Dit betekent dat colleges en ook besturen van gemeenschappelijke regelingen invulling geven aan hun actieve informatieplicht. Op die manier krijgen raden inzicht in de regionale belangenafweging en hebben raden de nodige context op het moment dat documenten voor zienswijze voorliggen.

II – Regionaal Raadsplatform Om invloed te kunnen hebben op samenwerkingen, hebben raden regionaal contact met andere raden nodig. Zodat vroegtijdig in het lokale besluitvormingsproces informatie uitgewisseld kan worden met andere raden (denk aan concept zienswijzen, concept amendementen en concept moties) en iedereen van deze informatie in eigen gemeente gebruik kan maken. Op die manier kunnen raden boodschappen van elkaar overnemen en een grotere kans maken op een meerderheid in het bestuur van het samenwerkingsverband. Dit radencontact kan lopen via het eigen politiek netwerk, maar niet alle politieke partijen beschikken hierover. Het contact kan georganiseerd worden door een gemeenschappelijke raadsadviescommissie op te richten, maar dit vraagt een unaniem besluit van alle betrokken gemeenteraden. Dit is een hoge drempel om te nemen. In plaats daarvan werken we aan het oprichten van informeel en politiek-neutraal contact tussen raden voor belangrijke samenwerkingen. Onder de noemer: regionaal raadsplatform.

III – Werkwijze Regionaal Raadsplatform Om de pogingen tot invloed op samenwerkingen efficiënt en effectief te laten zijn, is er griffie ondersteuning nodig bij het uitwisselen van informatie met andere raden. Zodat de veelheid aan beschikbare informatie toegankelijk wordt gemaakt. Dat betekent secretaris ondersteuning bij de regionale raadsplatforms. Vervolgens is het belangrijk dat de informatie die is uitgewisseld in 10

de raadsplatforms, actief wordt teruggekoppeld door deelnemers naar hun raden en voor iedereen beschikbaar komt. Dit vraagt facilitering. Verder is het belangrijk dat raden de lokale besluitvorming zoveel mogelijk in dezelfde maand organiseren, zodat de uitgewisselde informatie in zoveel mogelijk raden gebruikt kan worden. Kortom, dat raadsagenda’s op elkaar afgestemd worden.

IV – Nota Verbonden Partijen / Samenwerking De raad heeft duidelijke afspraken nodig met het college over rolverdeling en inzet van instrumenten in het democratisch samenspel. Dit wordt vastgelegd in de Nota Verbonden Partijen of in een Nota Samenwerking. De nota kan tevens gebruikt worden om een prioritering aan te brengen in de samenwerkingen van de gemeente. Niet elke samenwerking vraagt immers dezelfde aandacht van raad, college en ambtelijke organisatie. Hoe duidelijker de prioritering, hoe gerichter de raad kan focussen op de samenwerkingen waarop de raad aangehaakt wil zijn en invloed wil hebben.

V – Bewustwording van de raad Om aangehaakt te zijn en invloed te hebben op samenwerkingen is het nodig dat raden zich bewust zijn van hun rol in de regio. Hiervoor zijn kennissessies nodig, waarmee de raad wordt geïnformeerd over zijn rol en de beschikbare instrumenten om zijn rol uit te oefenen. Een van de beschikbare instrumenten is het raadsrapporteurschap. Om hier optimaal gebruik van te maken is het belangrijk dat raadsrapporteurs worden toegerust op hun rol. En de gemeenteraadsverkiezingen maken het belangrijk dat er een goede overdracht plaatsvindt van de oude naar de nieuwe raad, met een solide inwerking zodra de nieuwe raad is geïnstalleerd.

Strategie van organische groei Vóór de start van dit project hebben gemeenten al individuele stappen gezet binnen de verschillende aandachtsgebieden. Door de sterkten uit voorgaande stappen samen te voegen en van elkaar over te nemen, creëren we een collectief gedragen route naar ons doel. Dit doen we door kennis uit te wisselen over de vijf aandachtsgebieden. Uiteindelijk is elk aandachtsgebied nodig voor het bereiken van ons doel, maar elke gemeente bepaalt zelf met welke aandachtsgebieden ze aan de slag gaan en in welk tempo. Op deze manier volgen we een strategie van organische groei, waarmee we stapsgewijs de individuele en gezamenlijke positie van raden versterken. 11

Projectorganisatie Voor het implementeren van deze ontwikkelstrategie, is de volgende projectorganisatie ingericht:

A. Pijlers Elk aandachtsgebied heeft een werkgroep van griffiers (een pijler) dat gericht werkt aan de uitvoering van de gezamenlijke werkzaamheden. Elke pijler komt meermaals per jaar samen. Griffiers beslissen zelf aan welke pijler ze deelnemen.

B. Regionale coördinatie en lokale advisering De projectcapaciteit van de raadsadviseur regionale samenwerking en de secretaris is gericht op de regionale coördinatie van de samenwerking en op lokale advisering en begeleiding. Lees meer hierover in hoofdstuk 7.

C. Griffiers De griffier is verantwoordelijk voor lokale implementatie van opgedane inzichten en advisering aan de raad.

D. Gezamenlijke griffierskring Het project wordt in collectief eigenaarschap van griffiers gerealiseerd. Dit betekent dat dit project gezamenlijk is ontwikkeld en ook gezamenlijk wordt uitgevoerd. Hiervoor komen de griffiers tweemaal per jaar samen in de gezamenlijke griffierskring.

E. Opdrachtgeversoverleg Uit beide griffierskringen zijn 3 griffiers aangewezen die gezamenlijk het opdrachtgeversoverleg vormen. Het opdrachtgeversoverleg stuurt op projectvoortgang, capaciteit en voorbereiding van bijeenkomsten van de gezamenlijke griffierskring.

Collectief eigenaarschap Het bereiken van de projectdoelstelling is niet een simpel organisatievraagstuk. Het vraagt ontwikkeling van nieuwe werkwijzen, van kennis en kunde en regionaal samenspel tussen raden. Dit is niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. We ontwikkelen toe naar dit doel. Hiervoor is het cruciaal dat het project collectief wordt gedragen. Wanneer we collectief eigenaar zijn van het probleem en de oplossing, is het mogelijk om duurzaam resultaten te boeken en de radenpositie zowel individueel als gezamenlijk te versterken. Het doel van een aangehaakte raad met invloed op samenwerkingen is alleen maar gezamenlijk te bereiken.

“Alleen ga je snel, samen kom je verder”

12

5. Waar zijn we begonnen We begonnen met waarderend onderzoek naar de best practices die aanwezig zijn in alle Utrechtse gemeenten. Hiermee is zichtbaar geworden dat alle gemeenten al individuele stappen hebben gezet richting het doel van een aangehaakte raad met invloed op samenwerkingen. In dit hoofdstuk is te lezen welke best practices we van elkaar overnemen en met elkaar samenvoegen.

Bewustwording van de raad • • • • •

Rekenkameronderzoeken Raadsrapporteurschap Commissie Verbonden Partijen Auditcommissie Inwerkprogramma nieuwe raad

Met name raadsrapporteurschap is een populair raadsinstrument in de provincie Utrecht: de meerderheid werkt hiermee. Dit biedt een kansrijk vertrekpunt voor regionaal radencontact.

Nota Verbonden Partijen / Samenwerking • • •

Visie op regionale samenwerking Prioritering samenwerkingsverbanden Sturingsstrategie raad

De prioritering van samenwerkingsverbanden kwam als eerste voor in de Nota Samenwerking van Vijfheerenlanden 13

Informatievoorziening • • • • • • •

Vast agendapunt in commissie- en/of raadsvergaderingen Raadsinformatiebrieven & Mededingenblad Vaste raadsinformatiebrieven Voortgangsrapportage Regio Amersfoort Verantwoordingsdag Veenendaal Lokale & regionale informatiebijeenkomsten Paragraaf Verbonden Partijen in eigen P&C cyclus

In Nieuwegein is een vaste raadsinformatiebrief ontstaan waarmee de raad een terugkoppeling krijgt van elk bestuurlijk overleg van de U10.

Regionaal Raadsplatform •

• •

Gemeenschappelijke raadsadviescommissie Foodvalley Whatsappgroep VRU Uitwisseling moties langs politieke lijnen

Raadsrapporteurs VRU uit Zeist hadden al initiatief genomen om regionaal radencontact op te bouwen via een VRU whatsappgroep.

Werkwijze Regionaal Raadsplatform •

Overzicht regionale bestuursvergaderingen in raadsinformatiesysteem

Weten wanneer je als raad invloed kan uitoefenen begint met weten wanneer regionale bestuursvergaderingen zijn

14

6. Waar staan we nu A.

Algemeen

Om toe te werken naar aangehaakte raden met invloed op samenwerkingen, zijn concrete beoogde resultaten geformuleerd per aandachtsgebied die voortbouwen op de sterkten van voorgaande stappen. We hebben zowel gezamenlijk als lokaal hard gewerkt aan deze beoogde resultaten. De projectorganisatie die hiervoor is ingericht werkt naar behoren. Griffiers zijn zeer tevreden met de samenwerking in de gezamenlijke griffierskring, in de pijlers en het opdrachtsgeversoverleg. Om hier meer beeld van te geven is hieronder een selectie van quotes te vinden, afkomstig uit de enquête die griffiers hebben ingevuld ter evaluatie van deze samenwerking:

A. Hoe wordt de samenwerking ervaren in de gezamenlijke griffierskring? • •

•

•

“Heel erg goed, zeer collegiaal” “Ik vind de samenwerking tussen de griffiers heel erg prettig. Iedereen draagt zijn steentje bij en voelt en toont zich medeverantwoordelijk. Ik vind het heel bijzonder dat we zo’n grote mate van eensgezindheid hebben weten te bereiken.” “Heel prettig. De algemene insteek is dat dit een geweldige kans is om nu eindelijk iets te maken van regionale samenwerking en de wettelijk bedoelde invloed van raden echt vorm te geven” “Prettige en constructieve samenwerking. Aan de hand van heldere presentaties worden de griffiers meegenomen in de voortgang van de Pijlers en kunnen heldere afspraken gemaakt worden. Prettig is dat voortgeborduurd wordt op eerdere presentaties en afspraken (via aantekeningen) goed geborgd worden. Het wordt daarmee een continu proces.”

B. Hoe wordt de samenwerking ervaren in de pijlers? • • • • • •

“Het kost me meer tijd dan ik tevoren had ingeschat, maar het heeft ook meer opgeleverd dan ik had verwacht.” “Prettige samenwerking. Doelgericht, constructief. “Goed, maar niet altijd deelgenomen/actief” “De samenwerking is goed en er worden ideeën uitgewisseld die ook bruikbaar voor ons zijn geweest.” “Ook die ervaar ik als zeer prettig en constructief. Vanuit onze eigen achtergronden proberen we te komen tot iets moois dat voor iedereen meerwaarde heeft.” “Zeer plezierig, goed voorbereid door de regionale raadsadviseur waardoor het goede gesprek op gang komt. Dit is ook wel hard nodig. Griffiers vliegen in en zijn niet goed voorbereid maar door de “geleiding” van de regionale raadsadviseur zijn ze snel in staat om goed mee te denken en uit te wisselen.” 15

C. Hoe wordt de samenwerking ervaren in/met het opdrachtgeversoverleg? •

• • •

•

“Bijzonder collegiaal, we nemen samen verantwoordelijkheid en we zijn een sterke groep geworden waar we onze rol innemen. Ik heb altijd zin om naar een opdrachtgeversoverleg te gaan. Wat nog beter kan is de inzet van allen op (strategische) acties” “De samenwerking is goed en het opdrachtgeversoverleg wordt ook serieus genomen door iedereen.” “In het begin ervoer ik dit als stroef, paar zaken moesten eerst nader worden uitgezocht. Dit is na enkele gesprekken verhelderd.” “Daar kan ik heel positief over zijn. De uitbreiding met Utrecht-Oost betekende ook een uitbreiding van griffiers in het opdrachtgeversoverleg. Dat heeft wat mij betreft de samenwerking met griffiers binnen de hele provincie Utrecht versterkt.” “Leuke club! Goeie koppen bij elkaar, leuk om zo te kunnen sparren en te ontwikkelen. Door deze mensen en hun connectie is de gezamenlijke griffierskring dichterbij elkaar gekomen wat al jaren lang een wens was.”

Het enthousiasme over de samenwerking vloeit voort uit de resultaten die tijdens de pilot zijn geboekt. De gerealiseerde resultaten mogen er namelijk echt zijn. Er is een enorme sprong voorwaarts is gemaakt binnen 1,5 jaar. In het volgende hoofdstuk is te lezen welke resultaten er gezamenlijk zijn gerealiseerd en hoe ver we daarmee nu op weg zijn naar het doel. In de hoofdstukken die daarna volgen is te lezen welke resultaten er lokaal zijn geboekt en hoe ver elke gemeente individueel op weg is naar het doel. In de volgende raadsperiode kan er verder gegroeid worden naar het doel, door van elkaar over te blijven nemen en samen te blijven voegen. Waar we nu staan belooft naar meer. En deze samenwerking heeft zijn meerwaarde meer dan bewezen.

16

6.

Waar staan we nu

B.

Gezamenlijk

In dit hoofdstuk is te lezen welke gezamenlijke resultaten er tot nu toe zijn geboekt per aandachtsgebied: I. Informatievoorziening, II. Regionaal Raadsplatform, III. Werkwijze Regionaal Raadsplatform, IV. Nota Verbonden Partijen/Samenwerking en V. Bewustwording van de raad.

A. Resultaten I – Informatievoorziening Om de informatievoorziening voor raden te verbeteren, is er gewerkt aan de volgende drie beoogde resultaten:

BEOOGDE RESULTATEN 1. Vast agendapunt in de raadscyclus voor mondelinge & schriftelijke terugkoppeling college en raadsrapporteurs aan de raad 2. Vaste raadsinformatiebrief voor consistente terugkoppeling bestuursvergaderingen (per samenwerking of een verzamelbrief)

3. Overzichtelijk ontsluiten van informatievoorziening in RIS: o o o o

Documenten regionale P&C cyclus Bestuursvergaderingen GR’en Raadsplatforms Dossiervorming (terugvinden eerdere zienswijzen, moties, etc.)

1. Vast agendapunt Goed invulling kunnen geven aan de actieve informatieplicht als college, begint bij het hebben van een moment in de commissie- of raadsvergadering voor terugkoppeling van regionale

17

bestuursvergaderingen. Hiervoor kunnen raden een vast agendapunt introduceren in de raadscyclus. Bij start van het project was er in 9 gemeenten zo’n vast agendapunt. Intussen hebben 16 gemeenten een vast agendapunt. Hiermee is er in steeds meer raden een vast moment voor het bieden van inzicht in regionale ontwikkelingen. Dit agendapunt kan ook gebruikt worden door raadsrapporteurs om hun aanvullende inzichten terug te koppelen aan de raad. 2.

Vaste raadsinformatiebrief

De terugkoppeling bij het vaste agendapunt is het meest effectief als het schriftelijk is voorbereid met een raadsinformatiebrief. Op die manier kunnen raadsleden zich van tevoren inlezen en vragen voorbereiden. Door een schriftelijke terugkoppeling te geven na bestuursvergaderingen, krijgt de raad consistent inzicht in regionale ontwikkelingen en heeft de raad de nodige context op het moment dat zienswijzen of raadsvoorstellen voorliggen. Deze werkwijze is ontstaan in Nieuwegein en tijdens de pilot overgenomen door vier gemeenten. Om deze werkwijze voor iedereen toegankelijk te maken, ook de gemeenten waar beperkte ambtelijke capaciteit beschikbaar is, hebben griffiers contact gezocht met gemeenschappelijke regelingen. Sinds 2022 hebben gemeenschappelijke regelingen ook een actieve informatieplicht, bedoeld om het verschil in informatieniveaus tussen raden gelijk te trekken. Griffiers hebben gezamenlijk brieven gestuurd naar algemene besturen van gemeenschappelijke regelingen met het verzoek om meer invulling te geven aan de actieve informatieplicht. Een korte schriftelijke terugkoppeling kort na afloop van de bestuursvergadering kan ervoor zorgen dat raden aangehaakt blijven op de koers van de gemeenschappelijke regeling. De gezamenlijk brief is verstuurd naar de GGDrU, VRU, ODU, RMN, Eemkracht, RDWI en WIL.

Naar aanleiding hiervan zijn er tot nu toe veelbelovende gesprekken gevoerd met VRU en GGDrU.

3. Informatievoorziening in RIS Raden zijn erbij geholpen als de beschikbare informatie makkelijk vindbaar is in het eigen raadsinformatiesysteem. De raadsadviseur heeft best practices in Utrechtse raadsinformatiesystemen geïdentificeerd en op 5 en 18 juni zijn er online sessies geweest waar griffiers elkaar een inkijkje hebben gegeven in hun raadsinformatiesystemen. Specifiek zijn er best practices uitgewisseld voor het overzichtelijk ontsluiten van documenten van de regionale P&C cyclus, de planning van bestuursvergaderingen van gemeenschappelijke regelingen, de documenten van regionale raadsplatforms en hoe raadsleden aan dossiervorming kunnen doen (makkelijk terugvinden van eerdere zienswijzen, moties, etc.). Geïnspireerd door deze informatiesessies zijn meerdere griffies aan de slag gegaan met hun raadsinformatiesysteem.

18

II – Regionaal Raadsplatform Om politiek-neutrale informatie-uitwisseling tussen raden mogelijk te maken, werken we aan regionale raadsplatforms. Met de volgende beoogde resultaten:

BEOOGDE RESULTATEN 1. Starten van raadsplatforms voor: • Ferm Werk • U10 • GGDrU • VRU • ODRU-RUD • WIL • RMN 2. Verkennen van mogelijk starten raadsplatforms voor: • BBS / • Sociaal Eemkracht Domein Regio • RDWI Amersfoort • Regio Amersfoort

1. Starten van raadsplatforms In de pilot is in kaart gebracht op welke samenwerkingen raden graag aangehaakt zijn en invloed hebben. Dit is geïnventariseerd op basis van lokale gesprekken en ervaringen van griffiers. Dit overzicht bleek te kloppen, want er zijn ondertussen 9 raadsplatforms succesvol opgericht met actieve betrokkenheid van raden en in goede samenwerking met desbetreffende gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden.

2. Verkennen van mogelijke raadsplatforms Er bleek ruimschoots animo bij raden voor een Raadsplatform BBS/Eemkracht en een Raadsplatform Sociaal Domein Regio Amersfoort en die zijn dan ook gestart. Het is nog niet bekend of er animo is voor een Raadsplatform voor RDWI en Regio Amersfoort. Deze verkenningen zijn nog niet echt begonnen. Na de start van de regionale raadsplatforms, zijn er meerdere bijeenkomsten geweest rondom de P&C cyclus van gemeenschappelijke regelingen en is er volop informatie uitgewisseld. Zowel concept zienswijzen, als concept adviezen van raadsrapporteurs, concept moties en concept amendementen. Door deze tijdige informatie-uitwisselingen konden meerdere raden hun zienswijzen aanpassen en boodschappen van elkaar overnemen, om zodoende een duidelijker boodschap neer te leggen bij regionale besturen. Hieronder zijn de verdere resultaten per raadsplatform te lezen.

19

A

Raadsplatform BBS / Eemkracht

BBS is een gemeenschappelijke regeling van gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest, die momenteel in transitie is naar de organisatie Eemkracht. Voor deze wijziging van de gemeenschappelijke regeling hebben raden in de zomer toestemming gegeven, met ingang van 1 januari 2026. BBS/Eemkracht is een bedrijfsvoeringsorganisatie gericht op het sociaal domein: van begeleiding naar werk, tot inkomensondersteuning, leerlingenvervoer en ondersteuning bij zelfstandig wonen. a) Deelnemers Raadsrapporteurs, raads- en commissieleden uit de raden van Baarn, Bunschoten en Soest. b) Jaaroverzicht BIJEENKOMST

AGENDA

UITWISSELING

LOCATIE

➢ Presentatie Start ➢ Verslag ➢ Presentatie Analyse Concept Zienswijzen ➢ Overzicht Concept zienswijzen

Gemeentehuis Soest Online

0

7 oktober 2025

Startbijeenkomst

1

1 december 2025

Ontwerpbegroting Eemkracht 2026

De uitgewisselde informatie is beschikbaar in de betrokken gemeenteraden. c) Wat heeft het opgeleverd Om een eenduidige boodschap van gemeenteraden bij het bestuur neer te leggen, hebben deelnemers aan het raadsplatform de raden geadviseerd om kaders uit elkaars concept zienswijzen over te nemen en samen te voegen. Hiervoor zijn na afloop van de december bijeenkomst concept adviezen van raadsrapporteurs en concept amendementen via de mail uitgewisseld. Dit heeft uiteindelijk geleid tot aangepaste zienswijzen in alle drie gemeenteraden.

B

Raadsplatform Ferm Werk

Ferm Werk is een gemengde gemeenschappelijke regeling van Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort, Oudewater en Woerden. Dit betekent dat zowel colleges als raden eigenaar zijn. Ferm werk is een openbaar lichaam gericht op de uitvoering van de Participatiewet, Wet Sociale Werkvoorziening en Wet Inburgering. Afgelopen jaar is verkend of en zo ja, hoe de governance gewijzigd zou moeten worden. 20

a) Deelnemers Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort, Oudewater en Woerden b) Kartrekker • Algemeen bestuurslid vanuit de raad van Woerden c) Jaaroverzicht DATUM

AGENDA

UITWISSELING

LOCATIE

0

17 maart 2025

Startbijeenkomst

Gemeentehuis Nieuwegein

1

15 mei 2025

Ontwerpbegroting 2026

2

22 september

Wijziging GR Ferm Werk

3

19 januari 2026

Wijziging GR Ferm Werk & Evaluatie Raadsplatform

➢ Presentatie Start Raadsplatform Ferm Werk ➢ Verslag ➢ Presentatie Analyse Concept Zienswijzen ➢ Overzicht Concept zienswijzen ➢ Gedachtenwisseling over voorstel AB vergadering ➢ Presentatie ➢ Overzicht concept raadsvoorstellen

Online

Online Online

De uitgewisselde informatie is beschikbaar in de betrokken gemeenteraden. d) Wat heeft dit opgeleverd Het Raadsplatform Ferm Werk is door deelnemers ervaren als “leuk”, “ondersteunend”, “informatief” en “interessant”. Men vond het nuttig en belangrijk om inzicht te krijgen in hoe iedereen kijkt naar Ferm Werk, elkaars concept zienswijzen en raadsvoorstellen te bespreken en inspiratie op te doen voor adviezen, moties en amendementen. Afhankelijk van het besluit over de wijziging van de governance van Ferm Werk en het wel/niet instellen van een gemeenschappelijke raadsadviescommissie, zet men het raadsplatform graag voort in de volgende raadsperiode. Belangrijk voor toekomstig succes van regionaal radencontact vindt men inhoudelijke begeleiding en ondersteuning, goede afstemming van de behandelmaand van GR stukken, ondersteuning bij zichtbaarheid van informatie-uitwisseling tussen raden en een eigen online omgeving waar documenten overzichtelijk gedeeld kunnen worden.

C

Raadsplatform GGDrU

De Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht is een gemeenschappelijke regeling van alle gemeenten in de provincie Utrecht. Het Raadsplatform GGDrU is opgericht op 13 januari 2025. 21

a) Deelnemers Raadsrapporteurs, raads- en commissieleden / ‘linking pins’ uit de raden van Amersfoort, Baarn, Bunnik, De Bilt, De Ronde Venen, Houten, IJsselstein, Leusden, Lopik, Montfoort, Nieuwegein, Oudewater, Renswoude, Rhenen, Soest, Stichtse Vecht, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug, Veenendaal, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede, Woerden, Woudenberg en Zeist hebben dit jaar deelgenomen aan het Raadsplatform GGDrU.

b) Kartrekker •

Raadsrapporteur GGDrU in Baarn

c) Jaaroverzicht DATUM

AGENDA

UITWISSELING

LOCATIE

0

13 januari 2025

Startbijeenkomst

Gemeentehuis Bunnik

1

10 februari 2025

Kaderbrief 2026

2

4 juni 2025

Ontwerpbegroting 2026

3

4 november 2025

Begrotingswijziging & Evaluatiegesprek Raadsplatform

➢ Presentatie Start ➢ Presentatie Directeur Publieke Gezondheid Marc Sprenger ➢ Verslag ➢ Presentatie Analyse Concept Zienswijzen ➢ Overzicht Concept Zienswijzen ➢ Presentatie Analyse Concept Zienswijzen ➢ Overzicht Concept Zienswijzen ➢ Presentatie Analyse Concept Zienswijzen & Evaluatie ➢ Overzicht Concept Zienswijzen

Online

Online

Online

d) Wat heeft dit opgeleverd Het Raadsplatform GGDrU is door deelnemers ervaren als “waardevol”, “goed”, “nuttig” en “informatief”. Concreet heeft het opgeleverd dat er concept adviezen van raadsrapporteurs en concept amendementen zijn uitgewisseld, waarmee zienswijzen zijn aangepast.

Inzichten uit evaluatiegesprek 5/11/2025 Deelnemers vinden met name nuttig en belangrijk aan het Raadsplatform GGDrU dat ze inzicht krijgen in hoe iedereen kijkt naar de GGDrU, inspiratie kunnen opdoen voor adviezen raadsrapporteurs en

6x Concept adviezen & amendementen uitgewisseld

22

voor moties en amendementen en dat er ook daadwerkelijk concept adviezen en amendementen worden uitgewisseld. Men zet het Raadsplatform GGDrU graag voort in de volgende raadsperiode, met dezelfde frequentie van online bijeenkomsten rondom de P&C cyclus als nu. In het najaar vindt men het interessant om een fysieke bijeenkomst / themasessie met de GGDrU te doen over een inhoudelijk onderwerp. Ook is het nadrukkelijke verzoek gedaan om bijeenkomsten van raadsplatforms te plannen voorafgaand aan commissievergaderingen.

10 x

Zienswijzen aangepast

Zowel bij de GGDrU Kaderbrief 2025 als bij de Ontwerpbegroting 2026 hebben raden zienswijzen aangepast om een duidelijke lobby-oproep neer te leggen bij de GGDrU: ga in gesprek met het Rijk over rijksgelden voor pandemische paraatheid. In het najaar bij de GGDrU Begrotingswijziging 2025.1 is bekend geworden dat de lobby succesvol was en er rijksgelden zijn toegekend.

D

Raadsplatform ODRU-RUD / ODU

Voor de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) en de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) stond 2025 in het teken van de gezamenlijke oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht (ODU). Deze fusie is voltrokken en de Omgevingsdienst Utrecht is opgericht per 1 januari 2026. De Omgevingsdienst Utrecht voert natuur- en milieutaken uit voor gemeenten en de provincie Utrecht. Het Raadsplatform ODRU-RUD (ODU) is opgericht op 15 januari 2025.

a) Deelnemers Raadsrapporteurs, raad- en commissieleden / ‘linking pins’ uit de raden van Amersfoort, Baarn, Bunnik, De Bilt, De Ronde Venen, Houten, IJsselstein, Leusden, Lopik, Montfoort, Nieuwegein, Oudewater, Renswoude, Soest, Stichtse Vecht, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug, Veenendaal, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede, Woudenberg en Zeist hebben dit jaar deelgenomen aan het Raadsplatform ODRU-RUD (ODU).

b) Jaaroverzicht

0

DATUM

AGENDA

UITWISSELING

LOCATIE

15 januari 2025

Startbijeenkomst

➢ Presentatie Start Raadsplatform ODRU-RUD (ODU) ➢ Presentatie ODRU & RUD over oprichting ODU ➢ Verslag

Gemeentehuis Nieuwegein

23

1

22 januari 2025

Zienswijze Oprichting Omgevingsdienst Utrecht

2

10 september 2025

Ontwerpbegroting 2026 & Ontwerpbijdragenverordening ODU

3

24 november 2025

Evaluatiegesprek Raadsplatform

➢ Presentatie Analyse Concept Zienswijzen ➢ Overzicht Concept Zienswijzen ➢ Concept amendementen en adviezen ➢ Presentatie beoogd Directeur Bedrijfsvoering ODU ➢ Presentatie Analyse Concept Zienswijzen ➢ Overzicht Concept zienswijzen ➢ Presentatie

Online

Online

Online

De uitgewisselde informatie is beschikbaar in de betrokken gemeenteraden. c)

Wat heeft dit opgeleverd

Het Raadsplatform ODRU-RUD (ODU) is door deelnemers ervaren als “nuttig”, “helpend”, “behulpzaam”, “positief”, “prima” en “ingewikkeld”. “Het gaf ons het idee dat onze zienswijze ertoe deed”. Concreet heeft het opgeleverd dat er concept amendementen, adviezen en moties zijn uitgewisseld, waarmee zienswijzen zijn aangepast. Dit heeft met name plaatsgevonden tijdens de zienswijzeprocedure op de oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht.

Inzichten uit evaluatiegesprek 24/11/2025 Deelnemers vonden het nuttig en belangrijk om inzicht te krijgen in hoe iedereen kijkt naar de Omgevingsdienst Utrecht en om elkaars concept zienswijzen te bespreken en zodoende inspiratie krijgen voor moties & amendementen. Het meest nuttig vond men het daadwerkelijk uitwisselen van moties en amendementen. Een van de deelnemers vond het een gemiste kans dat ingezoomd is op de oprichting van de ODU en zodoende de concept zienswijzen op de P&C cyclus producten van de fuserende diensten niet zijn besproken. Deelnemers zetten het Raadsplatform ODU graag voort in de volgende raadsperiode met dezelfde frequentie van online bijeenkomsten per jaar, rondom de P&C cyclus. Graag ziet men hierbij een online omgeving ontwikkeld worden, waar uitgewisselde informatie makkelijk vindbaar is.

11 x Concept adviezen, amendementen & moties uitgewisseld

12 x Zienswijzen aangepast

24

E

Raadsplatform Sociaal Domein Regio Amersfoort

Voor de gezamenlijke sociaal domein inkoop en ook beleidsmatige afstemming, wordt er samengewerkt op basis van de bestuursconvenant Regio Amersfoort en de Centrumregeling Uitvoering Sociaal Domein Regio Amersfoort. Er zijn in Woudenberg, Leusden en Amersfoort moties aangenomen met de oproep om als raden regionaal contact met elkaar te houden over ontwikkelingen in het sociaal domein. Ter uitvoering van deze moties is op 1 oktober 2025 een Regionale Radenbijeenkomst georganiseerd. Hier is het Raadsplatform Sociaal Domein Regio Amersfoort opgericht.

a) Deelnemers Raadsrapporteurs, raads- en commissieleden / ‘linking pins’ uit de raden van Baarn, Bunschoten, Leusden, Soest en Woudenberg hebben deelgenomen aan de startbijeenkomst van het Raadsplatform Sociaal Domein Regio Amersfoort.

b) Jaaroverzicht

0

DATUM

AGENDA

1 oktober 2025

Startbijeenkomst

UITWISSELING • •

Presentatie Verslag

LOCATIE Gemeentehuis Soest

De uitgewisselde informatie is beschikbaar in de betrokken gemeenteraden.

F

Raadsplatform RMN

Het Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) is een gemeenschappelijke regeling van Baarn, Bunnik, IJsselstein, Nieuwegein, Soest en Zeist. RMN richt zich op inzameling van grondstoffen en restafval en op een schone en veilige buitenruimte. Op dit moment loopt de toetreding van Houten tot de samenwerking. Het Raadsplatform RMN is opgericht op 19 mei 2025.

a) Deelnemers Raadsrapporteurs uit Baarn, Bunnik, IJsselstein, Soest en Zeist, een raadslid/’linking pin’ uit Nieuwegein en twee leden van de Commissie Verbonden Partijen uit Houten hebben dit jaar deelgenomen aan het Raadsplatform RMN.

25

b) Jaaroverzicht DATUM

AGENDA

UITWISSELING

LOCATIE

➢ Presentatie Start Raadsplatform RMN ➢ Presentatie RMN ➢ Verslag ➢ Presentatie Analyse Concept Zienswijzen ➢ Overzicht Concept Zienswijzen ➢ Presentatie Analyse Concept Zienswijzen Toetreding Houten ➢ Overzicht Concept Zienswijzen

Gemeentehuis Soest

0

19 mei 2025

Startbijeenkomst

1

16 juni 2025

2

24 november 2025

Ontwerpbegroting 2026 & Begrotingswijziging 2025.1 Toetreding Houten & Evaluatiegesprek Raadsplatform

Online

Online

c) Wat heeft het opgeleverd Het Raadsplatform RMN is door deelnemers ervaren als “informatief”, “interessant”, “positief” en “nuttig”. Concreet heeft het opgeleverd dat (concept) adviezen van raadsrapporteurs zijn uitgewisseld, waarmee zienswijzen zijn aangepast.

Inzichten uit evaluatiegesprek 24/11/2025 Deelnemers vonden het nuttig en belangrijk om inzicht te krijgen in hoe iedereen kijkt naar RMN en hiervoor de concept zienswijzen met elkaar te bespreken. Ook vond men het nuttig om inzicht te krijgen in de politiek-neutrale organisatie van raadsrapporteurs in de verschillende gemeenten. En toe te werken naar met “1 mond spreken richting RMN en daarmee ook sterker staan”. Graag zetten deelnemers het Raadsplatform RMN voort in de komende raadsperiode, met de dezelfde frequentie van online bijeenkomsten rondom de P&C cyclus. Om het Raadsplatform RMN verder te brengen is volhouden, gewenning en helderheid rondom rol en invloed van de raad nodig, aldus de deelnemers.

G

3x Concept adviezen raadsrapporteurs uitgewisseld

2x Zienswijzen aangepast

Raadsplatform U10

U10 is een samenwerking van 16 gemeenten op basis van een bestuursconvenant. In 6 van deze gemeenten zijn raadsrapporteurs U10 actief, die allen zoekend zijn hoe ze hun rol kunnen vervullen. Om elkaar te inspireren over hoe je de rol als raadsrapporteur U10 kan 26

vervullen, is in december 2024 een kennismaking georganiseerd voorafgaand aan de U10 Radenbijeenkomst. Dit contact is voortgezet en het Raadsplatform U10 geworden, waar raadsrapporteurs informatie met elkaar uitwisselen.

a) Deelnemers Raadsrapporteurs uit de raden van Bunnik, IJsselstein, Stichtse Vecht, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Zeist hebben deelgenomen aan het Raadsplatform U10 afgelopen jaar.

b) Jaaroverzicht DATUM

AGENDA

0

4 december 2025

Startbijeenkomst

➢ Presentatie

1

25 juni 2025

➢ Presentatie

2

3 december 2025

Uitwisseling werkwijzen Verdiepende uitwisseling, U10 Governance & Overdracht

UITWISSELING

➢ Presentatie ➢ Overdracht

LOCATIE Gemeentehuis Utrecht Gemeentehuis Bunnik Gemeentehuis Nieuwegein

De uitgewisselde informatie is beschikbaar in de betrokken gemeenteraden.

c) Wat heeft dit opgeleverd Het heeft de raadsrapporteurs inzicht opgeleverd in hoe de raad meer informatie kan ontvangen over de U10 samenwerking, met de vaste raadsinformatiebrief U10 van Nieuwegein als voorbeeld. En concreet heeft het een gezamenlijk overdrachtsadvies opgeleverd (zie bijeenkomst 3 december 2025), waar de nieuwe raden gebruik van kunnen maken.

H

Raadsplatform VRU

De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een gemeenschappelijke regeling van 26 colleges van B&W, gericht op brandweerzorg, crisispreventie en crisisbeheersing. Op initiatief van de VRU raadsrapporteurs in Zeist en met ondersteuning van de griffie van Zeist, zijn in 2023 raadsrapporteurs en woordvoerders veiligheid uit meerdere gemeenten voor het eerst samengekomen. Men heeft contact gehouden en eind 2024 is dit het Raadsplatform VRU geworden.

a) Kartrekkers •

De twee raadsrapporteur VRU in Zeist

27

b) Deelnemers Raadsrapporteurs, raads- en commissieleden / ‘linking pins’ uit de raden van Amersfoort, Baarn, Bunnik, De Bilt, De Ronde Venen, Houten, Leusden, Lopik, Montfoort, Nieuwegein, Oudewater, Renswoude, Soest, Stichtse Vecht, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede, Woerden, Woudenberg en Zeist hebben dit jaar deelgenomen aan het Raadsplatform VRU.

c) Jaaroverzicht

#

DATUM

AGENDA

UITWISSELING

LOCATIE

0

11 december 2024

Startbijeenkomst Raadsplatform VRU

Gemeentehuis Zeist

1

27 januari 2025

Zienswijzen VRU Kadernota 2026 + Toekomstscenario’s

2

26 mei 2025

Zienswijzen VRU Ontwerpbegroting 2026

3

12 november 2025

Toekomstscenario’s & Evaluatiegesprek Raadsplatform VRU

➢ Presentatie Start Raadsplatform VRU ➢ Presentatie VRU Directeur Jaap Donker ➢ Verslag ➢ Presentatie Analyse Zienwijzen ➢ Overzicht Concept Zienswijzen ➢ Presentatie Analyse Zienswijzen ➢ Overzicht Concept Zienswijzen ➢ Presentatie VRU Directeur Jaap Donker ➢ Presentatie Evaluatie Raadsplatform

Online

Online

Online

d) Wat heeft het opgeleverd Deelnemers hebben het Raadsplatform VRU heel positief ervaren. Concreet heeft het opgeleverd dat (concept) adviezen van raadsrapporteurs en amendementen zijn uitgewisseld, waarmee zienswijzen zijn aangepast. En voorafgaand aan de 1 december VRU algemene bestuursvergadering zijn in meerdere raden het verzoek ingediend om meer informatie over de VRU Toekomstscenario’s te krijgen, zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan vervullen bij de zienswijzeprocedure op de kadernota 2027. In reactie hierop heeft de VRU een FAQ’s informatieoverzicht over de Toekomstscenario’s gemaakt.

Inzichten uit evaluatiegesprek 12/11/2025 In de woorden van een van de kartrekkers van het Raadsplatform VRU: “De raden staan te ver op afstand van de Veiligheidsregio, zeker in deze turbulente tijd. De afstand moet kleiner en het verbinden van raden is dé manier om dit voor elkaar te krijgen. Ik denk dat we een goede eerste stap hebben gezet. We zijn er nog niet. Maar als we voortbouwen dan kan ik me voorstellen dat we over een jaar op het niveau zitten dat nodig is.”

3x Concept adviezen & amendementen uitgewisseld

5x Zienswijzen aangepast

28

Ook de andere deelnemers zijn positief over het Raadsplatform: “Dankzij inspiratie uit dit raadsplatform heb ik een amendement ingediend die unaniem is aangenomen”. Men is enthousiast en zet het Raadsplatform VRU graag voort in de komende raadsperiode, met dezelfde frequentie van online bijeenkomsten rondom de P&C cyclus. In het evaluatiegesprek werd opgemerkt dat de zienswijzeprocedure op de Ontwerpbegroting 2026 belangrijk gaat worden. Hier worden de implicaties van de Toekomstscenario’s duidelijk. Men vond het belangrijk dat hier een goede overdracht op georganiseerd moet worden.

9x Verzoeken om meer informatie VRU Toekomstscenario’s

1x FAQ over VRU Toekomstscenario’s

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) is een gemengde gemeenschappelijke regeling van Houten,

I

Raadsplatform WIL

IJsselstein, Lopik en Nieuwegein. WIL voert werkzaamheden uit in het sociaal domein: van inkomensondersteuning en schuldhulpverlening tot begeleiding naar werk. Het Raadsplatform WIL is opgericht op 20 januari 2025.

a) Kartrekker •

Raadsrapporteur WIL in IJsselstein

b) Deelnemers Raadsrapporteurs uit IJsselstein en Lopik, raads- en commissieleden uit Nieuwegein en een raadslid/tevens lid AB WIL en lid Commissie Verbonden Partijen uit Houten hebben dit jaar deelgenomen aan het Raadsplatform WIL.

c) Jaaroverzicht

#

DATUM

AGENDA

0

20 januari 2025

Startbijeenkomst

1

3 februari 2025

2

28 mei 2025

UITWISSELING

➢ Presentatie Start Raadsplatform WIL ➢ Presentatie WIL Directeur Rob Esser ➢ Verslag Kaderbrief 2026, 1e ➢ Presentatie Analyse Begrotingswijziging & Zienswijzen Meerjarenbeleidsplan ➢ Overzicht concept 2026-2028 zienswijzen Zienswijzen WIL ➢ Presentatie Analyse Ontwerpbegroting Zienswijzen 2026

LOCATIE Gemeentehuis IJsselstein

Online

Online

29

3

23 september 2025

Zienswijzen WIL TURAP en 2e Begrotingswijziging

4

18 november 2025

Evaluatiegesprek Raadsplatform WIL

➢ Overzicht Concept Zienswijzen ➢ Presentatie Analyse Zienswijzen ➢ Overzicht Concept Zienswijzen ➢ Presentatie

Online

Online

d) Wat heeft dit opgeleverd Deelnemers hebben het Raadsplatform WIL ervaren als “nuttig”, “groeiend” en “leerzaam”. In de woorden van één van de deelnemers: “Dankzij het Raadsplatform heb ik nu meer het gevoel dat WIL van ons allemaal is.”

Inzichten uit evaluatiegesprek 18/11/2025 Deelnemers van het Raadsplatform WIL vonden het belangrijk en nuttig om inzicht te krijgen in hoe iedereen kijkt naar WIL en hiervoor elkaars concept zienswijzen te bespreken. Men vond het een aanvulling op de informatiebijeenkomsten die worden georganiseerd door WIL. Graag zet men het Raadsplatform WIL voort in de komende raadsperiode, met dezelfde frequentie van online bijeenkomsten rondom de P&C cyclus. Hierbij is het volgens deelnemers belangrijk om de secretaris ondersteuning te behouden en tijdlijnen van raden meer op elkaar af te stemmen. Graag ziet men raadsleden aan de start van de nieuwe raadsperiode gelijk meegenomen worden in hun rol en mogelijkheden tot invloed op WIL. Met goede afspraken over deelname aan het Raadsplatform WIL en terugkoppelmogelijkheden in het lokale besluitvormingsproces, zodat de uitgewisselde informatie beschikbaar komt voor de gehele raad.

2x Concept adviezen, amendementen & moties uitgewisseld

2x

Zienswijze aangepast

Toekomstperspectief Regionaal Raadsplatform Binnen één jaar zijn er 9 regionale raadsplatforms opgericht met concrete resultaten. De eerste resultaten zijn daarmee veelbelovend. Het laat zien dat de mogelijkheid bestaat voor raden om écht invloed te hebben op regionale besluitvorming. Voor het bereiken van dit doel is het nodig regionaal radencontact door te ontwikkelen naar een werkwijze die bekend bij voor alle raadsleden in de provincie Utrecht en duidelijk is ingebed in het lokale besluitvormingsproces, met rolbewuste deelnemers die actief terugkoppelen. De informatie die regionaal wordt uitgewisseld is immers voor iedereen bedoeld om te kunnen gebruiken in de lokale oordeelsvorming en besluitvorming. Zo wordt het mogelijk voor steeds meer raden om elkaars kaders over te nemen en samen te voegen, een eenduidige boodschap neer te leggen bij regionale besturen en regionale invloed uit te oefenen.

30

III – Werkwijze Regionaal Raadsplatform Omdat efficiënt en effectief regionaal radencontant vraagt om stevige griffie ondersteuning, wordt er gewerkt aan de volgende beoogde resultaten:

BEOOGDE RESULTATEN 1. Secretaris raadsplatform 2. Faciliteren informatie-uitwisseling tussen raden 3. Afstemmen behandelmaand 4. Duurzame organisatie van raadsplatforms 5. Griffie signalering

1. Secretaris Regionaal Raadsplatform Elk regionaal raadsplatform heeft een secretaris. De secretaris organiseert de bijeenkomsten van het raadsplatform en bereidt de bijeenkomsten inhoudelijk voor, in samenwerking met de kartrekker(s) van het raadsplatform. Hiervoor worden alle concept zienswijzen van tevoren verzameld en gedeeld met de deelnemers. Ook analyseert de secretaris de concept zienswijzen op overeenkomsten en verschillen en presenteert deze analyse tijdens bijeenkomsten. Zo wordt voor iedereen zichtbaar welke boodschappen overgenomen kunnen worden en welke boodschappen een kans maken op een meerderheid in het regionaal bestuur. Na afloop wordt er zorg gedragen dat de uitgewisselde informatie in de vorm van een verslag of een presentatie wordt gedeeld met deelnemers en griffies, zodat lokale terugkoppeling aan de raad mogelijk wordt en iedereen gebruik kan maken van de beschikbare informatie. Om informatie-uitwisseling na afloop van bijeenkomsten mogelijk te maken, beheert de secretaris het overzicht contactgegevens van alle deelnemers, de maillijst met de deelnemers en de whatsapp of signal groep met de deelnemers. Verder wordt er contact onderhouden met de betreffende samenwerkingsverbanden.

Zodoende hebben samenwerkingsverbanden al meerdere presentaties gegeven tijdens raadsplatform bijeenkomsten, om deelnemers gelijke informatie te geven over de voor zienswijze voorliggende stukken.

31

2. Faciliteren informatie-uitwisseling tussen raden Om informatie-uitwisseling tussen raden te faciliteren is er per raadsplatform een maillijst, die wordt gebruikt om concept zienswijzen, concept adviezen raadsrapporteurs, concept amendementen en concept moties met elkaar te delen. Er is ook een whatsapp of signalgroep per raadsplatform, waar deelnemers elkaar kunnen attenderen op mails. Zowel griffiers als deelnemers aan de raadsplatforms hebben geconstateerd dat deze wijze van informatie-uitwisseling op zich functioneert, maar niet overzichtelijk is. Er wordt daarom gekeken naar alternatieve mogelijkheden om de informatie-uitwisseling te faciliteren. Denk hierbij aan een digitaal platform: een online omgeving waar deelnemers zelf informatie kunnen plaatsen en gemakkelijk concept moties, amendementen en adviezen van andere deelnemers kunnen vinden. Deze verkenning is nog niet afgerond.

3. Afstemmen behandelmaand Het uitwisselen van informatie tussen raden is zinvol wanneer deze informatie gebruikt kan worden in de lokale besluitvorming. Als er een groot tijdsverschil zit tussen wanneer raden concept zienswijzen op GR stukken behandelen, dan wordt het moeilijk om effectief informatie uit te wisselen. De ene raad kan dan al een zienswijze vastgesteld hebben, terwijl een andere raad een maand later met een amendement of motie komt. De raad die de zienswijze al heeft vastgesteld kan dan niet meer gebruik maken van deze informatie. Kortom, hoe meer tijd er zit tussen wanneer raden GR stukken behandelen, hoe minder effectief de uitwisseling van informatie is en hoe minder invloed raden kunnen hebben op regionale besluitvorming. We streven ernaar om de behandeling in dezelfde maand te plannen. Hiervoor is als eerste stap een overzicht van alle vergaderschema’s van de raden in de provincie Utrecht gemaakt. Hiermee werd zichtbaar dat behandeling van zienswijzen nu verspreid is over 3 maanden. Waar de ene raad de zienswijze op een kadernota behandelt in januari, behandelt de andere raad dezelfde kadernota in maart. Om de behandeling meer op elkaar af te stemmen, is er vervolgens gewerkt aan een ideale tijdlijn wanneer GR stukken naar raden toekomen, wanneer het beste raadsplatform bijeenkomsten kunnen worden georganiseerd en wanneer behandeling kan plaatsvinden.

Deze ideale tijdlijn wordt nog verder uitgewerkt en afgestemd met betrokkenen. In de volgende raadsperiode kan de tijdlijn als leidraad gebruikt worden voor het plannen van de behandeling van zienswijzen op alle P&C cyclus producten.

4. Duurzame organisatie van raadsplatforms Er zijn op dit moment 11 samenwerkingsverbanden waarvoor raadsplatforms zijn opgestart of waarvoor het opstarten van een raadsplatform verkend wordt. Deze lijst van samenwerkingsverbanden is gebaseerd op de prioriteiten van raden. In de toekomst kunnen de 32