Bijlage 1 Eindrapportage quickscan PC gemeente Rhenen 31032025

Kaderstelling: Het vaststellen van beleidskaders, doelstellingen en de begroting (artikel 212 Gemeentewet). Controle: Het monitoren van de voortgang van beleid en het beoordelen van de financiële prestaties van het College. Verantwoording: Het beoordelen van de jaarrekening en het vaststellen van de jaarverslagen.

3. Analyse rolvastheid Raad in Rhenen: • •

De raad moet zich beperken tot kaderstelling en controle op hoofdlijnen van beleid en uitvoering overlaten aan het College, Vermijd micromanagement en focus op de grote lijnen.

Het College is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning & control-cyclus en heeft zijn taken en bevoegdheden eveneens wettelijk vastgelegd in de Gemeentewet: • • •

28

Uitvoering van beleid: Implementeren van het door de raad vastgestelde beleid (artikel 160 Gemeentewet). Financieel beheer: Zorgen voor een sluitende begroting en efficiënte inzet van middelen. Rapportage: Periodiek rapporteren aan de raad over de voortgang en financiële stand van zaken (artikel 212 Gemeentewet).

4. Analyse rolvastheid College In Rhenen • •

Het College moet zich houden aan de kaders die door de raad zijn gesteld en heeft geen bevoegdheid om zelf beleid te bepalen buiten deze kaders. Zorg voor transparante en tijdige rapportage aan de raad zoals wettelijk voorgeschreven.

De ambtelijke organisatie ondersteunt zowel de raad als het College bij de planning & control-cyclus. De ambtenaren hebben geen zelfstandige bevoegdheden en werken binnen het kader van de Gemeentewet en andere relevante regelgeving. Taken zijn: • • •

Beleidsvoorbereiding: Het opstellen van beleidsvoorstellen, begrotingen en rapportages ter ondersteuning van raad en College. Uitvoering: Implementeren van beleid en monitoren van resultaten. Advies: Het verstrekken van objectieve en feitelijke adviezen over financiële en beleidsmatige vraagstukken.

5. Rolvastheid ambtelijke organisatie in Rhenen: • •

Ambtenaren moeten zich beperken tot ondersteuning en uitvoering. Zij dienen ervoor te zorgen dat beleidsvoorstellen en financiële plannen vooraf worden getoetst aan bestaand beleid en financiële kaders, bijvoorbeeld door de controller. Zorg voor objectieve en feitelijke rapportages aan zowel de raad als het College.

6. Probleemstelling in Rhenen Ondanks de wettelijke verankering van de rolverdeling tussen raad, College en ambtelijke organisatie, blijkt dat niet iedereen zich hier consequent aan houdt. Dit leidt tot: •

• •

Overschrijding van rollen: Raadsleden die zich bemoeien met uitvoering, Collegeleden die buiten hun mandaat beleid bepalen, en ambtenaren die politieke beslissingen beïnvloeden. Verwarring en inefficiëntie: Door het niet naleven van rollen ontstaat verwarring over verantwoordelijkheden en wordt de planning & control-cyclus verstoord. Spanningen: Gebrek aan rolvastheid leidt tot spanningen tussen raad, College en ambtelijke organisatie.

7. Oplossingsrichtingen Om rolvastheid te bevorderen en de planning & control-organisatie te versterken, worden de volgende maatregelen voorgesteld.

29

Versterking van rolvastheid • •

Organiseer trainingen en workshops voor raadsleden, collegeleden en ambtenaren over het belang van rolvastheid en de wettelijke kaders. Maak duidelijke afspraken over de grenzen van elke rol en communiceer deze actief.

Monitoring en evaluatie • •

Introduceer een periodieke evaluatie van rolvastheid binnen de organisatie. Gebruik feedback om knelpunten te identificeren en aan te pakken.

Verbeterde communicatie • •

Zorg voor regelmatige afstemming tussen raad, College en ambtelijke organisatie om verwachtingen en rollen te verduidelijken. Gebruik gestandaardiseerde rapportages om transparantie te bevorderen.

Handhaving van rollen • •

Stel een onafhankelijke commissie in om toe te zien op rolvastheid en eventuele overschrijdingen te signaleren. Maak afspraken over consequenties bij het niet naleven van rollen.

Optimalisatie van instrumenten • •

Investeer in moderne managementinformatiesystemen om rollen en verantwoordelijkheden duidelijk in kaart te brengen. Zorg voor een duidelijke koppeling tussen beleidsdoelen, financiële kaders en prestatie-indicatoren.

8. Conclusie Rolvastheid is een essentiële voorwaarde voor een effectieve planning & control-organisatie. In Rhenen is de rolverdeling tussen raad, College en ambtelijke organisatie wettelijk vastgelegd, maar niet altijd even consistent nageleefd. Door het versterken van rolvastheid, het verbeteren van communicatie en het handhaven van duidelijke afspraken kan de effectiviteit van het gemeentelijk bestuur worden vergroot en kunnen spanningen worden verminderd. Dit draagt bij aan een efficiëntere en transparantere planning & control-cyclus in Rhenen.

30