Rapport samenspel (23.64)
Tekst van het document
Het aantal raadsvragen door de jaren heen. Uit overzichten van de griffie volgt het volgende verloop van het aantal raadsvragen7. In werkelijkheid zijn het er aanzienlijk meer, omdat raadsvragen gesteld tijdens de behandeling van de programmabegroting, de jaarstukken en de kadernota apart worden geregistreerd en daarom niet zijn opgenomen in onderstaand overzicht. In onderstaande tabel is onderscheid gemaakt tussen het aantal formulieren met raadsvragen en het totaal aantal vragen. Dit omdat een vragenformulier meerdere vragen kan omvatten. In 2022 varieerde het aantal vragen tussen de 1 en 30 vragen (plus 60 subvragen) per formulier. Aantal Raadsvragen per jaar excl. P&C cyclus Jaar
Aantal formulieren
Aantal vragen (subvragen niet meegerekend)
2016
176
onb
2017
304
onb
2018
239
onb
2019
249
onb
2020
368
1108
2021
230
977
2022
306
1475
t/m april 2023
66
244
Uit het overzichten van de griffie blijkt dat in 2022 meer vragen zijn gesteld dan in ieder geval in de twee jaar daarvoor. In totaal zijn 306 formulieren ingediend met in totaal 1475 raadsvragen (artikel 36, vragen divers en vragen naar aanleiding van agendastukken); sub vragen niet meegerekend. In 2023 zijn gedurende de eerste vier maanden 66 formulieren ingediend met 244 vragen. Het hoge aantal in 2022 kan
6
Memo raadsvragen behandeld in het Bestuurlijk Coördinatie Overleg (BCO) van 13 december 2022.
7
De vragen worden in IBABS niet geregistreerd, overeenkomstig de handelswijze inzake raadsvragen uit december 2022, als technische vragen, rondvraagvragen of schriftelijke vragen. Zij worden geregistreerd als art. 36 vragen, vragen divers en vragen n.a.v. de vergaderstukken. 24
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
mogelijk voor een deel samenhangen met de verkiezingen en het aantreden van veel nieuwe raadsleden (17 van de 27). In ieder geval zijn in de eerste 4 maanden van 2023 substantieel minder vragen gesteld dan in dezelfde periode vorig jaar (244 vragen ten opzichte van 563 vragen in 2022). Daarnaast zijn in 2022 veel vragen gesteld over het Masterplan en uitvoeringsprogramma Veluwezoom Zoals eerder aangegeven zijn de antwoorden op de technische vragen naar aanleiding van de programmabegroting, jaarstukken en kadernota in bovenstaand overzicht niet opgenomen. In 2022 waren dit er meer dan alle overige vragen in hetzelfde jaar. Aantal Raadsvragen Jaar 2022
Aantal raadsvragen niet zijnde P&C cyclus8 1445
Jaarstukken
Programmabegroting 170
112
Kadernota
Totaal
64
1791
Het totaal aantal vragen in 2022 komt, inclusief de vragen gesteld in de P&C cyclus uit op 1791 vragen. Uit analyse vanuit de ambtelijke organisatie blijkt dat thema Financiën met stip op één staat met het aantal te beantwoorden vragen. De benodigde tijdsinvestering in de beantwoording Op basis van een tijdsanalyse is door de ambtelijke organisatie in 2020 berekend dat het beantwoorden van een raadsvraag (vanaf het noteren van de vraag tot en met de bespreking in het Directieteam) gemiddeld 135 minuten kost (ongeveer 2 uur per vraag). Uitgaande van de tijdsinvestering van 2 uur per vraag zou dit betekenen dat het beantwoorden van raadsvragen in 2022 minimaal 3.582 uur aan ambtelijke capaciteit heeft gevraagd. Dit zou neerkomen op 2,2 fte op jaarbasis9. De kwaliteit van de raadsvragen Om een beeld te krijgen van de inhoud van deze raadsvragen, hebben onderzoekers een 15-tal raadsformulieren willekeurig uit het bestuurlijk informatiesysteem geselecteerd en bekeken (3 uit 2022 en 12 uit 2023). Gezien het relatief beperkt aantal raadsformulieren dat is bekeken, ontstaat een beeld maar kunnen hierop geen harde conclusies worden getrokken. Op basis van deze analyse kan niet worden geconcludeerd dat een groot deel van de vragen de uitvoeringspraktijk betreffen of anderszins vraagtekens oproepen.
Over het algemeen worden de vragen gesteld naar aanleiding van agendapunten en de aan de gemeenteraad hierin verstrekte informatie. Andere vragen die gesteld worden, hebben vooral betrekking op (het uitblijven van) beleid, financiële ontwikkelingen of ontwikkelingen in een kern van de gemeente. Wat opvalt is dat in meerdere van de bekeken raadsvragen gevraagd wordt naar de betekenis van bepaalde zinsneden en vragen gesteld worden die betrekking hebben op risicobeheersing. Gegeven suggesties voor verbetering Er heerst er een brede overeenstemming binnen de drie geledingen dat het fijn zou zijn als een raadslid een ambtenaar zou kunnen bellen bij technische vragen; uiteraard met respect voor elkaars rol en verantwoordelijkheid. Dit zou volgens betrokkenen veel werk kunnen voorkomen en het onderling begrip bevorderen. Een enkele medewerker wijst daarbij op het gevaar om politieke vragen te krijgen voorgelegd. In reactie daarop wordt door anderen aangegeven dat van een ambtelijke deskundige mag worden verwacht dat deze de portefeuillehouder informeert over de vragen die hij heeft beantwoord en bij
8
Exclusief 30 vragen die betrekking hadden op de kadernota om dubbeltelling te voorkomen.
9
Uitgaande van 1650 werkbare uren op jaarbasis per fte (bij 36 uur per week). 25
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
vragen met een politiek karakter aangeeft dat deze zich niet lenen voor een mondelinge beantwoording. Daarnaast is men zeer te spreken over meer informele informatie-uitwisseling zoals bij een themabijeenkomst of in de oriënterende vergadering over een bepaald onderwerp. Ook worden korte lijnen genoemd en het op werkbezoek gaan bij de ambtelijke organisatie.
4.2
Sturen op hoofdlijnen
Tijdens de werkbijeenkomst, maar ook in de enquête en de interviews is door de aanwezigen geconstateerd dat de gemeenteraad meer op hoofdlijnen zou moeten sturen in plaats van zich te verliezen in details. De dialoog in bijeenkomsten van de gemeenteraad gaat vaak niet over de hoofdlijnen uit het raadsvoorstel maar over details. Een deelnemer aan de enquête legt dit als volgt uit: “De gemeenteraad pakt haar rol als volksvertegenwoordiger goed op en lijkt nauw betrokken bij de samenleving. Dat is heel positief. De kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid vraagt (veel) minder detail. Dit wordt geïllustreerd door onder andere het detailniveau en enorme aantal raadsvragen.” Door meerdere geïnterviewden wordt als een mogelijke reden gegeven dat het raadsvoorstel naar hun mening te veel op een collegevoorstel lijkt en daarmee te veel details bevat, waardoor het stellen van detailvragen en een debat op details in plaats van op hoofdlijnen wordt gestimuleerd (zie ook paragraaf 4.3). In de enquête en de werkbijeenkomst geven betrokkenen zelf aan dat zij verwachten dat een strategische visie helpt bij het op hoofdlijnen blijven, zonder te verzanden in details. Tevens wordt aangegeven dat dit ook vraagt om en verbetering van de kwaliteit van raadsvoorstellen en een college dat hierop stuurt. “We zouden ons meer op politieke keuzes, de hoofdlijnen moeten richten.
De voorstellen zouden ons daarbij kunnen helpen. We zouden elkaar eropaan kunnen spreken.” Suggesties voor verbetering: Meer focus op de lange termijn en op de visie/doel. Daarbij doen we er goed aan dit ook meer expliciet te maken. Dit vraagt een dialoog die minder op uitvoering en incidenten (de zogenaamde, "waan van de dag") is gericht. Vertaal daarbij, al dan niet samen met het college, de behoefte van de inwoner in een visie op langere termijn. De behoefte van de inwoner zal doorgaans op resultaten, en dus een ander abstractieniveau, gericht zijn. Vertaal de behoefte van de inwoners (resultaatgericht) naar de bedoeling en help de raad om hierop een visie te formuleren. Met een raadsakkoord, zou er beter gestuurd kunnen worden.
Strategische visie Gemeente Rheden kent geen strategische visie; een meerjarig strategisch kader waarin de gemeenteraad zijn ambities voor de komende jaren heeft vastgelegd. Een strategische visie is voor een gemeenteraad bij uitstek een document om te kunnen sturen op hoofdlijnen. Ook is er geen raadsprogramma. Een raadsprogramma is een eerste aanzet om tot uitvoering te komen en is opgesteld door de gemeenteraad of een groot deel van de gemeenteraad. De provincie adviseert in 2019, gezien de zorgelijke financiële situatie, de gemeenteraad om strategische keuzes te maken voor de toekomst en zichzelf de vraag te stellen “Wie c.q. wat wil je als gemeente Rheden zijn?”10. Ook de rekeningcommissie heeft dit in haar adviezen over de jaarstukken vanaf 2019 opgenomen.
10
Brief van 22 november 2019; betreffende Financieel toezicht 2020, van de Provincie Gelderland. 26
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
Er is een coalitieprogramma, een kadernota, een programmabegroting en er wordt gewerkt met een lange termijnagenda. Het is op basis van het (format van het) raadsvoorstel mogelijk om aan te geven aan welk begrotingsprogramma het voorstel bijdraagt en aan welke Global Goal(s). In de lange termijnplanning is het onderwerp opgenomen, een toelichting en legitimatie. In het overzicht heeft het college opgenomen welke onderwerpen, op welk moment en met welk doel aan de gemeenteraad ter besluitvorming worden aangeboden. De gemeenteraad geeft voor het overige geen opdrachten aan het college zoals dat bijvoorbeeld kan in de vorm van bestuursopdrachten. Zowel in de quick scan als in de interviews geven meerdere personen aan dat de lange termijn agenda belangrijk is en nog verder verbetert dient te worden.
4.3
Kwaliteit van de raadsvoorstellen
In de Quick Scan Lokaal Bestuur, werkbijeenkomst en interviews zijn zaken genoemd, die van groot belang worden geacht om tot goede besluitvormingsprocessen te komen. In de voorstellen aan de gemeenteraad moeten deze dan ook worden aangetroffen, zo wordt gesteld. Daarnaast wordt aangegeven dat raadsvoorstellen qua inhoud te veel lijken op collegevoorstellen, met te veel detailinformatie wat een debat over de uitvoering uitlokt. Overigens betekent dat volgens geïnterviewden niet dat bij een raadsvoorstel geen bijlagen met meer detailinformatie meer zou moeten worden gevoegd. Of zoals iemand het formuleert: "Een raadsvoorstel zou ‘Need to know’ informatie moeten bevatten, met alleen de informatie die nodig is om een gedegen besluit te nemen. De bijlagen bij het raadsvoorstel ‘Want to know’ informatie.” Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Kwaliteit van de stukken blijkt dat:
• • •
63% vindt dat de bestuurlijke voorstellen begrijpelijk en inzichtelijk zijn.
•
45% vindt dat de voorstellen aan gemeenteraad en college geen keuzemogelijkheden laten zien.
• •
45% vindt dat de voorstellen niet laten zien wat er in de samenleving leeft over het onderwerp.
•
66% vindt dat de voorstellen tijdig worden aangeleverd.
74% vindt dat de voorstellen bruikbaar zijn. 47% is van mening dat de stukken doorgaans geen evalueerbare doelstellingen omvatten.
55% is van mening dat de voorstellen aangeven welke financiële middelen en ambtelijke capaciteit met een vraagstuk gemoeid zijn.
Raadsvoorstellen zouden volgens betrokkenen kunnen worden verbeterd met meer: -
Een duidelijke inleiding met duidelijke beslispunten; Gerichtheid op hoofdlijnen maar toch volledig en transparant; Integraliteit en afstemming tussen elkaar rakende beleidssectoren; Keuzemogelijkheden op raadsniveau; Expliciete en meetbaar/evalueerbare doelstellingen; Inzicht in de effecten ervan; Inzicht in benodigde ambtelijke capaciteit, financiën en risico’s; Leesbaarheid.
Of zoals een deelnemer aan de enquête het formuleert: “Raadsvoorstellen beter aansluiten op het wenselijke abstractieniveau van de raad. Ik denk dat een andere opzet van de raadsvoorstellen, en brede acceptatie daarvan, hierbij kan helpen.”
27
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
Criteria goede raadsvoorstellen Deze elementen zijn voor het grootste deel ook terug te vinden in criteria voor goede raadsvoorstellen, zoals in eerdere onderzoeken in andere vergelijkbare gemeenten zijn gehanteerd. Daarbij wordt vaak gesproken over overzichtelijkheid en volledigheid. In onderstaande tabel zijn de criteria hiervoor opgenomen: CRITERIA GOEDE RAADSVOORSTELLEN UIT DE LITERATUUR Overzichtelijkheid
Volledigheid
o
Onderscheid in hoofdzaken en bijzaken
o
De context van het voorstel is aangegeven
o
Overzicht van effecten en consequenties
o
o
Overzicht van financiële middelen
Alternatieve beleidskeuzes en bijbehorende effecten zijn opgenomen
o
Overzicht tijdsplanning
o
Aandacht voor verdere procedure
o
Duidelijke beslispunten
o
De gevolgen en effecten van het voorstel zijn benoemd
o
Beslispunten zijn met argumenten omgeven in verband met het maken van een afgewogen keuze
o
Aangegeven is hoe is en wordt omgegaan met burgers en betrokkenen.
Wat in deze criteria niet specifiek is opgenomen is inzicht in de benodigde ambtelijke capaciteit; maar deze zou onderdeel uit kunnen maken van het overzicht van effecten en consequenties. Format raadsvoorstel in de gemeente Rheden De gemeente Rheden hanteert, zoals andere gemeenten, een vast format voor de raadsvoorstellen. Het huidige format voor raadsvoorstellen kent de volgende opbouw: • • • • • • • • • • •
Inhoud voorstel Waartoe is het voorstel gedaan? Wat is de aanleiding? Wat is het bestaand beleid c.q. kader? Wat willen we bereiken? Wat gaan we ervoor doen? Wat zijn de financiële consequenties Wat zijn de risico’s? Wat is het draagvlak voor dit voorstel? Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? Wordt er een evaluatie uitgevoerd?
Daarnaast dient in een voorstel, naast het begrotingsprogramma ook te worden aangegeven aan welke Global Goal(s) het voorstel een bijdrage levert. Analyse van diverse raadsvoorstellen in Rheden Uit een analyse van een tiental raadsvoorstellen blijkt dat dit format consequent wordt toegepast. De wijze waarop de onderdelen worden gevuld laat een wisselend beeld zien; dit komt naar voren wanneer wordt gekeken naar een tiental voorstellen uit 2022/2023. Het wisselende beeld betreft vooral: een summiere versus uitgebreide invulling van de verschillende onderdelen, de mate waarin en de wijze waarop beslispunten worden belicht. Binnen de ambtelijke organisatie is de medewerker in eerste instantie verantwoordelijk voor de kwaliteit van het raadsvoorstel. Het raadsvoorstel gaat vervolgens via de 28
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
afdelingsmanager en het DirectieTeam naar het college. Voor die tijd vindt er een financiële en juridische toetsing plaats. De beslispunten zijn over het algemeen duidelijk geformuleerd en ook wordt in de meeste voorstellen aangegeven hoe burgers en anderen bij het voorstel zijn betrokken. In de raadsvoorstellen wordt vaak diep ingegaan op de context en minder diep op de onderbouwing van de te nemen beslispunten met argumenten. Zonder dat daarbij overigens duidelijk wordt weergegeven op welke momenten de gemeenteraad in het voortraject betrokken is. Risico’s, financiële en consequenties voor de uitvoeringspraktijk worden meestal zeer summier omschreven. Ook wordt niet altijd helder wat de kern van het beslispunt is. In geen van de raadsvoorstellen zijn alternatieve beleidskeuzes opgenomen en in slechts enkele een tijdsplanning. Daarnaast is een raadsvoorstel niet altijd zelfstandig leesbaar, maar wordt vaker verwezen naar de bijlage. De helderheid en de compleetheid van de probleemanalyse is soms matig. In het merendeel van de bekeken raadsvoorstellen lijkt de opbouw van het format eerder belemmerend dan helpend te zijn. Dit wordt ondersteund door de inbreng vanuit de werkbijeenkomst en de interviews en de resultaten van de Quick Scan Lokaal Bestuur.
Het bewust inzetten op hoofdlijnen is temeer van belang, gelet op de beoogde rolverdeling gemeenteraad – college (zie ook paragraaf 4.2). Een aanhaking van het voorstel bij een strategische visie voor Rheden kan daarbij een hulpmiddel vormen. Dat is op dit moment niet mogelijk aangezien de gemeente Rheden niet beschikt over een strategische visie. Aanhaken bij de Global Goal(s) kan, maar deze zijn van een hoog abstractieniveau en niet door vertaald naar de lokale situatie. Kwaliteit heeft de aandacht De ambtelijke organisatie en de griffie zijn bezig met het verder verbeteren van de informatievoorziening richting gemeenteraad, met specifieke aandacht voor de raadsvoorstellen. Dit maakt onder andere onderdeel uit van het Griffieplan 2023 dat in januari van dit jaar is vastgesteld.
4.4
Capaciteit van de ambtelijke organisatie
Door raadsleden wordt meermaals aangegeven dat zij graag aandacht willen voor de ambtelijke capaciteit: “De worsteling rondom capaciteit in relatie tot de wensen van de raad moet eigenlijk altijd inzichtelijk zijn. Het woord capaciteit mag geen stoplap worden voor van alles en nog wat.” Dat onvoldoende personele capaciteit soms een probleem is, blijkt ook uit de 15 bestudeerde formulieren met raadsvragen, waarbij in een tweetal formulieren dit specifiek wordt benoemd. Organisatieontwikkeling Op dit moment vindt er een organisatieontwikkeling plaats. Doel hiervan is te komen tot een professionele lerende organisatie waar aandacht is voor mensen, waar resultaten en successen gevierd worden11. Met een goede balans in werkbelasting en draagkracht, zodat ongezonde werkdruk verdwijnt. Er is sprake van
11
Zo blijkt uit de concept Jaarstukken 2022; Hoofdstuk Bedrijfsvoering. 29
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
een hoog verloop en de arbeidsmarkt kent steeds meer krapte. Ook in Rheden zijn vacatures al enige tijd niet makkelijk in te vullen. Daarnaast is het ziekteverzuim met 8% gemiddeld in 2022 hoog.12 Personele capaciteit heeft de aandacht. Zo is in de begroting de taakstellende bezuiniging van € 2 miljoen geschrapt en is inzichtelijk gemaakt voor welke functies geen structurele dekking was. Externe inhuur is nog nodig omdat vacatures niet vervuld kunnen worden of omdat het tijdelijke opdrachten betreffen. De verwachting is dat personele capaciteit ook in de toekomst een aandachtspunt blijft. Bijvoorbeeld omdat een groot deel van de ambtelijke organisatie binnen afzienbare tijd met pensioen zal gaan en de krapte op de arbeidsmarkt die het gemakkelijker voor medewerkers maakt om de overstap naar een andere, beter betalende gemeente te maken. Gegeven suggesties voor verbetering Als mogelijke suggesties ter verbetering aan de ambtelijke organisatie wordt onder meer aangegeven: Suggesties voor verbetering: Informeer vooraf naar de haalbaarheid en welke keuzes nieuw beleid vraagt. Geef hierbij urgentie mee om teleurstelling achteraf te voorkomen. De middelen (uren en euro's) kunnen helaas maar één keer worden ingezet. Beter aangeven welke ambtelijke capaciteit en financiën er met een voorstel gemoeid zijn en wat we als gevolg daarvan beter niet meer kunnen.
We hebben samen (raad, college en organisatie) het risico dat we gaan stapelen terwijl de ruimte beperkt is.
4.5
Participatie met de samenleving
In de Quick Scan Lokaal Bestuur komt de oriëntatie van de gemeente op de samenleving als belangrijk aandachtspunt naar voren. Vooral wordt daarbij gedoeld op de externe oriëntatie van de ambtelijke organisatie. Volgens de deelnemers aan het onderzoek, werkbijeenkomst en interviews kan de kennis en het organiserend vermogen in de samenleving veel beter worden benut en de kans op draagvlak voor te nemen besluiten daarmee worden vergroot. In de woorden van een deelnemer aan de enquête: “Dit is een blijvend punt van aandacht. Doen we nog werkelijk wat voor onze inwoners belangrijk is, ook op lange termijn? We werken eraan en moeten blijven zoeken naar een aanpak die passend is voor het moment en het thema.” Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Oriëntatie op de samenleving blijkt dat:
•
59% vindt dat de gemeenteraad ervoor zorgt dat burgers, bedrijven en organisaties betrokken worden bij het gemeentelijk beleid.
• •
76% van mening is dat raadsleden toegankelijk en aanspreekbaar zijn voor burgers.
•
57% vindt dat het college duidelijk naar de samenleving communiceert over de bestuurlijke koers en belangrijke besluiten.
• • •
68% vindt dat het college goed zicht heeft op initiatieven in de samenleving.
86% vindt dat het college weet wat er leeft in de samenleving.
40% van oordeel is dat ambtenaren niet weten wat er leeft in de samenleving 40% van mening is dat geen goed zicht hebben op de initiatieven uit de samenleving
12
Volgens de Personeelsmonitor 2022 bedroeg het verzuim in 2022 bij gemeenten gemiddeld 6,7%. Een jaar eerder was dit nog 5,8%. 30
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
Er is al aandacht voor burgerparticipatie Door geïnterviewden wordt aangegeven dat structureel wordt nagedacht over hoe inwoners kunnen worden betrokken bij de vorming van beleid en de uitvoering en dat de raad in zijn controlerende rol tegenwoordig standaard vraagt hoe en op welke wijze participatie is vormgegeven. Als voorbeeld wordt gewezen op het Burgerakkoord Rheden CO2-neutraal dat op 12 november 2022 tijdens de burgertop het burgerakkoord "Rheden C02-neutraal" is gesloten. De gemeenteraad heeft daarna op 29 november 2022 aangegeven de uitkomsten van het burgerberaad over te willen nemen en daarmee als een van de uitgangspunten te gebruiken voor het beleid en de uitvoeringsplannen. De meningen hierover zijn verdeeld. Zo worden bijvoorbeeld vraagtekens geplaatst bij de representativiteit hiervan, maar is men tevens positief over het feit dat de gemeente dit experiment aandurft. Beleidsplan Burgerparticipatie Er is geen nota Burgerparticipatie (ook wel overheidsparticipatie genoemd). Deze is wel voorzien in het kader van het project “Implementatie van de Omgevingswet”. Met een dergelijke nota kan een beleidsmatige basis worden gelegd om ook daadwerkelijk ruimte te bieden aan initiatieven en opvattingen van burgers, organisaties en bedrijven.
Met de in de nota opgenomen checkvragen kan de gemeenteraad de voorstellen toetsen of aan de uitgangspunten voor burgerparticipatie is voldaan. Daarmee kan op systematische wijze inhoud worden gegeven aan de burgerparticipatie. Dit past ook goed binnen het griffieplan dat in 2023 wil inzetten op de afstand naar de inwoner te verkleinen door de inwoner in de dorpen op te zoeken. Gegeven suggesties voor verbetering Als mogelijke suggesties ter verbetering wordt onder meer aangegeven: Suggesties voor verbetering: De interactie met de samenleving kan versterkt worden door meer tijd hiervoor te plannen. Participatie moet diverser. Een deel van de samenleving wordt gemist. Oriëntatie op de samenleving vraagt een afweging wat wel of niet op te pakken. Een krantenartikel of een vraag van inwoners vraagt vaak gelijk tot formele raadsvragen. Raad, college en organisatie mogen m.i. meer filteren op wat formeel op te pakken en wat niet.
31
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
5 Conclusies In dit hoofdstuk geven we antwoord op hoofdvraag: “Hoe effectief is het samenspel tussen de gemeenteraad en het college (en de ambtelijke organisatie)?” De conclusies en aanbevelingen zijn gebaseerd op de bevindingen uit de Quick scan Lokaal bestuur, de werkbijeenkomst, interviews en documentenstudie (zie hoofdstuk 3 en 4).
1. Gemeenteraad, college en organisatie willen van voldoende naar goed
Onderwerpen
Gemiddelde score huidige situatie
Gemiddelde score gewenste situatie
(1) Functioneren van de raad
6,3
8,2
(2) Functioneren van het college
7,1
8,2
(3) Samenspel tussen raad en college
6,7
8,3
(4) Ondersteuning aan raad en college
6,6
8,1
(5) Oriëntatie op de samenleving
6,6
8,2
Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur blijkt dat het huidige functioneren van de partners een score krijgt van tussen de 6,3 en 7,1. De oriëntatie op de samenleving scoort een 6,6 en het samenspel tussen gemeenteraad en het college en 6,7. In alle gevallen willen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie naar een score van een dikke 8.
2. De spelregels zijn beschreven en oriëntatie op de samenleving heeft aandacht De spelregels voor het samenspel tussen de gemeenteraad en het college zijn beschreven, waarbij de focus vooral op de werkzaamheden van de gemeenteraad ligt. Gedrags- en omgangsvormen zijn hier niet in opgenomen. Ook zijn de taken van de gemeenteraad beschreven. Vooral vanaf eind 2022 is veel aandacht voor het vastleggen en uitleggen van de verschillende spelregels en het actualiseren ervan. De gemeenteraad vraagt in zijn controlerende rol tegenwoordig standaard hoe en op welke wijze participatie is vormgegeven en stimuleert deze participatie. Als voorbeeld wordt gewezen op het Burgerakkoord Rheden CO2-neutraal. In het griffieplan wordt geconstateerd dat om inhoudelijk richting te geven aan de toekomst van de gemeente en dichterbij de inwoner te staan de inzet op kaderstelling en volksvertegenwoordiging vanuit de gemeenteraad noodzakelijk is. Een van de acties die daarvoor wordt ingezet is de afstand naar de inwoner verkleinen door de inwoner in de dorpen op te zoeken. Er is nog geen nota Burgerparticipatie (ook wel overheidsparticipatie genoemd). Deze is wel voorzien in het kader van het project “Implementatie van de Omgevingswet” en wordt in september 2023 verwacht.
32
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
3. Op de relatie tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie staat spanning Het functioneren van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Toch is tijdens het onderzoek vooral op de relatie tussen de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie enige wrijving geconstateerd. De ambtelijke organisatie wijst daarbij vooral op het hoge aantal raadsvragen op detailniveau in relatie tot de beperkte ambtelijke capaciteit. De gemeenteraad vraagt vooral aandacht voor de kwaliteit van de informatievoorziening.
4. Elke partner heeft zijn eigen aandachtspunten
GEMEENTERAAD: ROLVASTHEID Voor de gemeenteraad is vooral de rolvastheid een aandachtspunt. Er vinden regelmatig discussies plaats over de taakverdeling tussen de gemeenteraad en het college. Daarbij wordt vooral gewezen op het grote aantal detailvragen, waardoor het debat niet over de hoofdlijnen en kaders gaat maar over details en de uitvoering. Als oorzaken hiervan wordt gewezen op: • De tekortschietende kwaliteit van de informatievoorziening (zie verder conclusie 5); • Het ontbreken van een strategisch kader; • Het beperkt gebruik van raadsinstrumenten. Strategisch kader en lange termijn agenda De gemeente Rheden kent (nog) geen toekomstvisie. Ook is er geen raadsprogramma. Er is een coalitieprogramma, een kadernota, een programmabegroting en er wordt gewerkt met een lange termijnagenda, die nog verder verbeterd dient te worden. Ook is op dit moment een Omgevingsvisie in voorbereiding waarbij de inwoners uit Rheden actief worden betrokken. Gebruik van raadsinstrumenten Door raadsleden wordt vooral gebruik gemaakt van de instrumenten van mondelinge en schriftelijke vragen. Dit zijn vooral reactieve instrumenten. Weinig of nooit wordt gebruik gemaakt van de meer proactieve instrumenten zoals het beleggen van een extra raadsvergadering, een initiatiefvoorstel, interpellatie, raadsonderzoek of raadsenquête.
Instrumenten die de gemeenteraad kunnen helpen om aan de voorkant van processen die hij belangrijk vindt betrokken te worden en daarmee zijn sturingsmogelijkheden vergroten13.
COLLEGE: STURING Het college vervult een sleutelrol tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie en tussen de gemeente en de inwoners van Rheden. Van het college wordt vooral meer sturing gewenst, door: • •
De gemeenteraad meer aan de voorkant van het proces te betrekken en te filosoferen over de hoofdlijnen, zonder direct een besluit te nemen voor optie A of B; Bij belangrijke politieke onderwerpen nog meer de dialoog met de gemeenteraad op te zoeken en scherpere keuzes aan de gemeenteraad voor te leggen;
13
Wellicht dat de bijeenkomst in januari 2023 over raadsinstrumenten en de informatievoorziening via iBabs ging, ertoe leidt dat raadsleden ook de meer proactieve instrumenten in te zetten, maar het is nog te vroeg om hier nu al een uitspraak over te kunnen doen.
33
Samen Werken voor Rheden
•
Rekenkamercommissie Rheden
Als ‘eigenaar’ van de ambtelijke organisatie meer te sturen op de kwaliteit van de informatie aan de gemeenteraad en te kijken wat binnen de beschikbare ambtelijke capaciteit wél kan.
AMBTELIJKE ORGANISATIE: POLITIEK BESTUURLIJKE SENSITIVITEIT Ten aanzien van de ambtelijke organisatie wordt vooral aandacht gevraagd voor het versterken van de politiek bestuurlijke sensitiviteit (beseffen voor wie je schrijft) en oriëntatie op de samenleving (weten voor wie je het doet). Weten voor wie je schrijft De afstand tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie wordt als groot ervaren. Gewezen wordt op het feit dat raadsleden geen superambtenaren zijn en een goede ondersteuning daarom essentieel is. Medewerkers vanuit de ambtelijke organisatie zouden soms meer moeten zoeken naar ‘de vraag achter de vraag’. Weten voor wie je het doet De oriëntatie van de gemeente op de samenleving is erg belangrijk in de gemeente Rheden. Medewerkers zouden moeten weten wat er speelt en goed zicht hebben op de initiatieven uit de samenleving. Participatie zou meer divers moeten zijn; een deel van de samenleving wordt nu gemist. Een detail kan soms heel belangrijk zijn om beleid op hoofdlijnen te kunnen vaststellen. Ook is het niet voor elke medewerker duidelijk hoe toezeggingen en moties dienen te worden afgedaan.
5. De raadsvoorstellen zijn niet goed afgestemd op de behoefte en rol van de gemeenteraad Een raadsvoorstel dient zo te zijn opgebouwd en geschreven dat het voldoende basis biedt voor zorgvuldige besluitvorming zonder dat raadsleden de noodzaak voelen om details in de bijlagen te raadplegen. Of gedetailleerde raadsvragen te stellen. De informatievoorziening en de kwaliteit van raadsvoorstellen dienen beter te worden toegesneden op de behoefte en de rollen van de gemeenteraad. Dat vraagt om een goed format en kwaliteitsbewaking. Bij kwaliteitsbewaking is bijvoorbeeld van belang dat klare taal wordt gebruikt. In het format voor raadsvoorstellen dat op dit moment wordt gebruikt, worden niet alle elementen die belangrijk worden geacht voor een goede besluitvorming (zoals opgenomen in paragraaf 4.3) expliciet benoemd. De ambtelijke organisatie en de griffie zijn al stappen aan het zetten om de informatievoorziening richting de gemeenteraad, met specifieke aandacht voor de raadsvoorstellen te verbeteren. Dit maakt onder andere onderdeel uit van het Griffieplan 2023 dat in januari van dit jaar is vastgesteld.
6. De sfeer in de gemeenteraad is goed, het debat kan beter Zowel uit de Quick Scan Lokaal Bestuur, als uit de werkbijeenkomst c.q. interviews blijkt dat men tevreden is over de samenwerking en sfeer in de gemeenteraad, maar dat men minder tevreden is over het gevoerde debat. Het debat voorafgaand aan de besluitvorming is vooral een opsomming van de verschillende standpunten van de fracties; het debat tijdens de oriënterende vergadering vooral een debat tussen de gemeenteraad en het college. Het zou beter zijn als men als raadsleden meer naar elkaar zou luisteren en met elkaar zou discussiëren in plaats van met het college. Ook effectiever vergaderen staat hoog op de wensenlijst. De vergaderingen duren onnodig lang en de behandeling van de laatste agendapunten komt in het gedrang. Meer sturing hierop is nodig; bijvoorbeeld door de voorzitter, af te spreken elkaar niet te herhalen of het maximeren van de spreektijd per fractie.
34
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
6 Aanbevelingen De drie partners in gemeente Rheden (gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie) hebben de ambitie uitgesproken om de effectiviteit van hun werk voor de samenleving te willen verbeteren naar een dikke 8. Om dat te kunnen bereiken zijn in grote lijnen 3 dingen nodig: 1. Neem de inwoners van Rheden als vertrekpunt; 2. Stimuleer een cultuur van samenwerken; 3. Versterk het eigen functioneren.
I NEEM DE INWONERS VAN RHEDEN ALS VERTREKPUNT De belangrijkste stap in het verbeteren van het onderlinge samenspel is te beseffen dat het werk van zowel de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie is gericht op 1 gezamenlijke doelgroep: de inwoners van de gemeente Rheden. Het is belangrijk dit als verbindend element te benoemen en te (blijven) investeren in de relatie met die inwoners. Betere betrokkenheid vanuit de samenleving zorgt ervoor dat het organiserend vermogen in de samenleving beter wordt benut en de kans op draagvlak voor te nemen besluiten wordt vergroot.
1. Blijf inzetten op het verkleinen van de afstand tot de inwoner Gemeenteraad De griffie vragen om, in lijn met het griffieplan, voor 1 januari 2024 een voorstel uit te werken gericht op het bezoeken van dorpen of excursies door de gemeenteraad en een vervolg te geven aan het burgerberaad.
35
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
College Besteed in de participatienota, of in aanvulling hierop, aandacht aan: Zowel het fysieke domein als het sociale domein; Hoe wordt geanticipeerd op het wetsvoorstel Wet versterking participatie op decentraal niveau14; Wat dit vraagt van de ambtelijke organisatie en hoe deze hierin wordt gefaciliteerd. Ambtelijke organisatie -
-
Informeer uzelf als ambtelijke organisatie over wat er speelt in de samenleving op de diverse beleidsterreinen; Betrek inwoners en andere stakeholders bij de totstandkoming van beleid en de evaluatie ervan en communiceer als ambtelijke organisatie over wat wel/niet wordt gedaan met de inbreng van inwoners; Heb daarbij oog voor diversiteit; probeer ook in gesprek te komen met mensen die niet zelf de vinger opsteken.
II STIMULEER EEN CULTUUR VAN SAMENWERKEN 2. Leg afspraken vast in het Rhedens Manifest en bespreek de voortgang jaarlijks
Gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie Verzoek de Technische Agenda Commissie (TAC) om voor 1 december 2023 een proces in gang te zetten waarin wordt gewerkt aan een Rhedens Manifest waarin de 3 partners afspraken vastleggen over: Centrale waarden voor het samenspel; De rolopvatting; Informatievoorziening en verantwoording; Mogelijkheden voor inwoners om te participeren. Een voorbeeld van een manifest is opgenomen in bijlage 4. Voer jaarlijks het gesprek met elkaar over de uitwerking en voortgang. Zorg ervoor dat hieraan vanuit de organisatie ook beleidsmedewerkers en projectleiders deelnemen. Ook is het goed om in het programma tijd vrij te maken voor de ‘zachte kant’ zoals het elkaar beter leren kennen.
14 Deze wet ligt op dit moment ter besluitvorming bij de Tweede kamer en regelt dat het decentraal bestuur inwoners in staat stelt te
participeren bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Daarvoor wordt de regeling over inspraak in de Gemeentewet uitgebreid naar participatie en wordt het uitdaagrecht wettelijk verankerd. 36
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
3. Organiseer een pilot Mondeling vragen stellen
Gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie Start na het zomerreces met een pilot Mondeling vragen stellen met een looptijd van in eerst instantie een half jaar. Maak het gedurende die periode mogelijk voor raadsleden en raadsvolgers, via de leden van het directieteam, om ambtenaren rechtstreeks per telefoon te benaderen met vragen die van technische aard zijn. Medewerkers informeren de portefeuillehouders over de gestelde vragen. Organiseer na een half jaar een evaluatie, bijvoorbeeld in de Technische Agenda Commissie (TAC), waarbij aandacht wordt besteed aan: De ervaringen van gemeenteraad en ambtelijke organisatie; De ontwikkeling van het aantal en de kwaliteit van schriftelijke vragen en antwoorden in deze periode; De vraag of voortzetting van deze werkwijze gewenst is; en zo ja onder welke condities.
4. Besluit tot het opstellen van een toekomstagenda.
Gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie Besluit om, als vervolg en in aanvulling op de Omgevingsvisie, het college opdracht te geven om gezamenlijk met inwoners te komen tot een toekomstagenda.15 Een toekomstagenda helpt bij het sturen op hoofdlijnen, doordat een gemeenteraad individuele beleidsplannen en raadsvoorstellen kan toetsen aan het gewenste toekomstperspectief. 16
III VERSTERK HET EIGEN FUNCTIONEREN 5. Verbeter format en kwaliteitsbewaking van raadsvoorstellen
Gemeenteraad Laat de ambtelijke organisatie en griffie voor 1 december 2023 een plan van aanpak maken gericht op de kwaliteitsbewaking van raadsvoorstellen en het dusdanig aanpassen van het format dat de elementen bevat: Een duidelijke inleiding met duidelijke beslispunten; Gerichtheid op hoofdlijnen maar toch volledig en transparant; Integraliteit en afstemming tussen elkaar rakende beleidssectoren;
15
Een voorbeeld van een toekomstagenda van de gemeente Asten die samen met inwoners in een relatieve korte tijdsperiode is opgesteld vindt u hier. 16
Dit is overigens in lijn met het advies van de provincie (en sindsdien van de rekeningcommissie) die in 2019, gezien de zorgelijke financiële situatie, de gemeenteraad heeft geadviseerd om strategische keuzes te maken voor de toekomst. 37
Samen Werken voor Rheden
-
Rekenkamercommissie Rheden
Keuzemogelijkheden op raadsniveau; Expliciete en meetbaar/evalueerbare doelstellingen; Inzicht in de effecten ervan; Inzicht in benodigde ambtelijke capaciteit, financiën en risico’s; Leesbaarheid.
College De verantwoordelijkheid voor adequate informatievoorziening ligt primair niet bij de griffie, maar bij het college. Bewaak actief dat de informatievoorziening richting gemeenteraad voldoende is afgestemd op diens behoefte en dat uit voorstellen tevens duidelijk wordt wat de consequenties hiervan zijn voor de ambtelijke capaciteit, de uitvoering van andere beleidsdoelstellingen en mogelijke alternatieven. Ambtelijke organisatie Kom samen met de griffie voor 1 oktober 2023 met een voorstel om te komen tot een aangepast format raadsvoorstel en een betere kwaliteitsbewaking. Neem in de planning tevens een evaluatie moment op met het TAC. Zorg voor adequate sturing op de kwaliteit van de informatie aan de raad: Is de inhoud van een raadsvoorstel van dien aard dat het alle informatie bevat die raadsleden nodig hebben om tot een gedegen besluitvorming te komen? Is het zo kort en begrijpelijk mogelijk geschreven zodat het de gemeenteraad helpt om op hoofdlijnen te sturen?
6. Organiseer een training over de meer proactieve raadsinstrumenten Gemeenteraad Vraag de griffie om, als vervolg van de training in januari 2023, voor het einde van het jaar een training de organiseren die erop is gericht om raadsleden en fractievolgers meer kennis te laten opdoen van de inzet van meer proactieve raadsinstrumenten. Denk daarbij aan het beleggen van een extra raadsvergadering, een initiatiefvoorstel, interpellatie, raadsonderzoek en raadsenquête. In de training wordt naast uitleg over deze instrumenten ook specifiek aandacht besteedt wanneer zulke instrumenten kunnen worden toegepast, wat nodig is om de inzet effectief te laten zijn, de voor- en nadelen van de verschillende instrumenten en hoe deze in de praktijk zouden worden toegepast; bijvoorbeeld door deze in een veilige setting uit te proberen.
7. Maak met elkaar afspraken om tot een effectiever debat te komen Gemeenteraad Wij hebben deze aanbeveling niet uitgewerkt omdat wij ervan uitgaan dat dit onderdeel uitmaakt van het traject dat op dit moment met een extern bureau wordt doorlopen.
38
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
8. Betrek de gemeenteraad eerder bij belangrijke dossiers en maak meer gebruik van een startnotitie College Neem de gemeenteraad eerder mee in het proces door in een vroeg stadium een belangrijk onderwerp te agenderen voor de oriënterende vergadering en daarin met elkaar over de hoofdlijnen te discussiëren, die richting geven aan de nadere uitwerking in beleid en/of mogelijke opties. Informeer de gemeenteraad bij alle grotere projecten/belangrijke dossiers door gebruik te maken van de startnotitie. Herijk het bestaande format en werkwijze in overleg met de gemeenteraad voor 1 april 2024. Neem daarin in ieder geval de volgende aspecten op: a) Het doel van het traject/project; b) De werkwijze; c) Het tijdpad; d) Hoe belanghebbenden/inwoners bij het project worden betrokken; e) De rol van de gemeenteraad en contactmomenten tijdens het proces; f) De verwachte kosten, risico’s en ambtelijke capaciteit.
9. Faciliteer dat medewerkers een politieke antenne ontwikkelen en het afdoen van verzoeken van de gemeenteraad Ambtelijke organisatie Zorg voor 1 april 2024 voor een trainingsplan voor de ambtelijke organisatie in het ontwikkelen van een politieke antenne, zodat zij beter in staat zijn zich in te leven in de behoefte en de rol van raadsleden en daar de informatieverstrekking op kunnen aanpassen. Start voor het einde van 2024 met de uitvoering ervan. Maak meer gebruik van de mogelijkheid om raadsleden in een vroeg stadium en in een meer informele setting te informeren en te bevragen bijvoorbeeld in een themabijeenkomst of oriënterende vergadering. Zorg voor 1 januari 2024 voor een duidelijke instructie hoe toezeggingen en moties dienen te worden afgedaan, in de vorm (per mail, per memo of raadsinformatiebrief) en het proces (kan een medewerker die zelf afdoen of gaat het via de portefeuillehouder/college).
39
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
BIJLAGEN
40
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
1 Reactie van het College van Burgemeester en Wethouders
Betreft: Collegereactie rekenkameronderzoek Samen Werken voor Rheden
Geachte leden van de raad, Het college heeft met belangstelling kennis genomen van het rekenkamerrapport “Samen Werken voor Rheden”. Het thema bestuurlijk ambtelijk samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie is een actueel onderwerp. Zeker nu er in gemeenteland het nodige aan het veranderen is. Van een gemeente die veel regelt, financiert en ondersteunt, naar een gemeente die stuurt op zelfregie van inwoners met ondersteuning voor de kwetsbaren. Daarnaast vragen de verschillende crises om de nodige wendbaarheid. Te noemen zijn onder andere de energiecrisis, de vluchtelingencrisis en het stikstofvraagstuk. Dit vraagt om een herbezinning op het samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Het college kiest ervoor niet op elk onderdeel uit het rapport in detail te reageren. Op dit moment volstaat het college met een hoofdlijnenreactie. De meer inhoudelijke discussie met betrekking tot de conclusies en aanbevelingen en welke acties moeten worden ingezet, zal worden gevoerd met de Raad bij het bespreken van het Rekenkamerrapport. Ten aanzien van de conclusies en aanbevelingen zijn wij verheugd vast te stellen dat de drie hoofdconclusies en aanbevelingen een aantal reeds ingezette trajecten ondersteunen. Hieronder gaan wij kort in op de drie belangrijkste aanbevelingen die de Rekenkamer voorstelt.
Neem de inwoners van Rheden als vertrekpunt. Het werk van zowel college, raad als ambtelijk apparaat zou zich continu moeten richten op één gezamenlijke doelgroep: de inwoners van de gemeente Rheden. Het college ondersteunt dit uitgangspunt volledig. Bij alle majeure opgaven, maar ook de reguliere dienstverlening worden inwoners zoveel mogelijk betrokken. Zo heeft er in 2022 een burgerberaad plaatsgevonden rond het thema CO2 neutraal worden van de gemeente. Ook rond het opstellen van de Omgevingsvisie zijn er dorpsgesprekken gevoerd om de wensen van onze inwoners op te halen. De komende periode zullen wij in gesprek gaan met alle belanghebbenden rond het stikstofvraagstuk. Op welke wijze kunnen wij als gemeente omgaan met deze crisis. De collegeleden gaan ook periodiek in gesprek met inwoners. Het college zal daar waar mogelijk sturen op inwonerbetrokkenheid, ook betreffende de reguliere dienstverlening. Dit laatste is van belang vanwege de landelijke ontwikkeling naar meer digitale dienstverlening. Wij zullen daartoe ook een evaluatietool inbouwen in de digitale dienstverleningsprocessen. Stimuleer een cultuur van samenwerken. Ook hier stelt het college vast dat er reeds initiatieven zijn in lijn met de aanbevelingen. Een voorbeeld is het Perikles-traject.
De raad heeft het Periklesinstituut gevraagd raadsleden te trainen in de gewenste vergadercultuur, vergaderstructuur en de vergadervaardigheden. Door immers goed op de inhoud in te gaan en respectvol met elkaars mening en persoon om te gaan, geeft de raad immers het goede voorbeeld van hoe democratie werkt. Met een respectvol en inhoudelijk debat investeert hij ook in gezag als hoogste orgaan van de gemeente. Daarnaast is het van belang op debatten op hoofdlijnen te houden en niet te verzanden in discussies over minder relevante details. Wij hopen dat de basis legt voor een Rhedens Manifest. Inzake de toekomstagenda wordt op dit moment gewerkt aan een Omgevingsvisie. De gemeente Rheden is de afgelopen maanden in alle zeven dorpen in gesprek gegaan met inwoners. Hoe zien zij hun dorp over twintig jaar? Naast de dorpsgesprekken konden inwoners ook een online enquête invullen. De resultaten heeft de gemeente verwerkt en zijn vanaf nu in te zien op www.meedenkeninrheden.nl. Meedenken in Rheden is het platform voor de gemeente Rheden
41
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
waarop inwoners mee kunnen denken en praten, over allerlei onderwerpen die spelen binnen de gemeente. De gesprekken zijn per dorp verwerkt. U, Raad, kunt daar lezen wat inwoners belangrijk vinden. Het college kijkt terug op zeer waardevolle gesprekken. Er is gesproken over waar er nieuwe woningen voor onze inwoners gebouwd kunnen worden in onze mooie groene omgeving. Mensen wonen graag in deze gemeente om het mooie landschap en het groen dat altijd dicht bij de woonomgeving ligt. Daarnaast is er ook ruimte nodig voor bijvoorbeeld de opvang van water, energie, natuur en landbouw. Dat het maken van de keuzes over wat we waar kunnen doen best lastig is beseffen de inwoners goed. In de gesprekken is hierover vaak van gedachten gewisseld. De gemeente gebruikt de resultaten van de dorpsgesprekken bij het opstellen van een omgevingsvisie. In de omgevingsvisie staan de plannen voor de leefomgeving op de lange termijn en welke strategische keuzes we daarbij maken. De leefomgeving is de ruimte waarin we wonen, werken, elkaar ontmoeten en ontspannen. De omgevingsvisie gaat ook over cultuurhistorie, natuur, landschap, verkeer en vervoer. In de omgevingsvisie staat wat we willen ontwikkelen en verbeteren, maar ook wat we willen behouden of beschermen. De omgevingsvisie vervangt straks de bestaande beleidsdocumenten zoals de structuurvisies voor de kernen.
Parallel, maar verbonden aan het omgevingsvisie-traject wordt er een koersdocument voor het sociaal domein opgesteld. Beide opdrachtnemers stemmen maandelijks voortgang, aanpak en inhoud met elkaar af. Het koersdocument biedt een stevige basis voor beleid, uitvoering en financiële keuzes voor de komende jaren. Partners, inwoners en de gemeente (ambtelijk en bestuurlijk) herkennen zich in de koers en voelen zich mede-eigenaar van de opgaven. Inzicht in de effecten van interventies door het dashboard maakt ons beter in staat om bij te sturen (wendbaar) en te verantwoorden (aan inwoners, partners en de raad). De leidende principes van het koersdocument zijn daarmee de vuistregels die richting geven aan het beleid en de uitvoering in het sociaal domein. Leidende principes zijn vooral zinvol wanneer ze worden doorvertaald in visie, beleid, inrichting en uitvoering. Om het werken met leidende principes te verduurzamen, blijven we hierover met elkaar in gesprek. 'Het gesprek blijven aangaan over de leidende principes zorgt ervoor dat we steeds beter worden in het toepassen ervan en dat het uiteindelijke doel, de maatschappelijke resultaten voor inwoners, worden behaald. Versterk het eigen functioneren. Naast het bovenstaande ziet het college hier een belangrijke rol voor het traject ‘Kwaliteit raads- en collegevoorstellen’.
De kwaliteit van raads- en collegevoorstellen is van essentieel belang voor de besluitvorming binnen de gemeente. Mede op basis van de informatie in de voorstellen vormt het college en/of de gemeenteraad zich immers een beeld van het gevraagde besluit. Een goed voorstel schrijven is echter niet eenvoudig. Het gaat om de opbouw, om taalgebruik, om inzicht in de afwegingen en eventuele alternatieven. Een sterk voorstel maakt na lezing van het onderwerp en voorgenomen besluit meteen duidelijk wat er van een collegelid of raadslid gevraagd wordt. In Rheden is de kwaliteit van de voorstellen regelmatig onderdeel van discussie. De ene keer vanuit verwachting dat als voorstellen leesbaarder zijn, er minder technische vragen door de raad worden gesteld, de andere keer om een heldere relatie te kunnen leggen tussen de programmabegroting en raadsvoorstellen en weer een andere keer als informatie ontbreekt. Vandaar ook dat het college een aantoonbaar verbeterde college- en raadsvoorstellen in de programmabegroting 2023 tot doel heeft gesteld. Inmiddels is er een plan van aanpak en wordt dit gerealiseerd. De eerste stappen worden op dit moment gezet. In dit traject worden ook de politieke antenne van medewerkers meegenomen. Tot slot zullen wij de aanbeveling om bij belangrijke dossiers de raad eerder te betrekken en gebruik te maken van startnotities ter harte nemen.
42
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
Vervolg Wij volgen de behandeling van het Rekenkameronderzoek in uw raad dan ook met grote belangstelling en zullen eventueel aanvullende meenemen in de uitwerking en de voorgenomen activiteiten zoals hierboven genoemd. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben aangegeven, dat wij de verdere uitwerking en het oppakken van de aanbevelingen ondersteunen, Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden, De waarnemend secretaris,
De burgemeester,
Martin Rommers
Carol van Eert
43
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
2 Nawoord rekenkamercommissie In dit nawoord wil de Rekenkamercommissie Rheden kort ingaan op de bestuurlijke reactie. Wij danken het college voor haar zienswijze en wij stellen vast dat het college zich herkent in het rapport. Wij vinden het jammer dat wij geen inhoudelijke bestuurlijke reactie op onze aanbevelingen hebben ontvangen, ondanks uw toezegging in uw bestuurlijke reactie naar aanleiding van ons rapport over de effectiviteit van de rekenkamerrapporten. Hierin heeft het college in haar reactie aangegeven dat deze in haar reactie op toekomstige rapporten aan zal geven welke aanbevelingen het college wel of niet ondersteunt, inclusief een toelichting daarop. Gezien het feit dat de gemeenteraad zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rollen zo goed mogelijk dient te kunnen uitoefenen is het van belang dat het college (liefst nog voor het politieke debat plaatsvindt) deze toezegging gestand doet. Zodat de gemeenteraad deze reactie in zijn overwegingen mee kan nemen. Verder geeft het college in de bestuurlijke reactie aan dat ze met de implementatie van de aanbevelingen al is gestart. Wij willen u echter attenderen op het feit dat onderstaande aanbevelingen niet aan de orde zijn gekomen in uw reactie en dat deze wel degelijk van belang zijn: Start een pilot Mondeling vragen stellen met een looptijd van in eerst instantie een half jaar.
Maak het gedurende die periode mogelijk voor raadsleden en raadsvolgers, via de leden van het directieteam, om ambtenaren rechtstreeks per telefoon te benaderen met vragen die van technische aard zijn. Medewerkers informeren de portefeuillehouders over de gestelde vragen. Organiseer na een half jaar een evaluatie, bijvoorbeeld in de Technische Agenda Commissie (TAC), waarbij aandacht wordt besteed aan de ervaringen van gemeenteraad en ambtelijke organisatie, de ontwikkeling van het aantal en de kwaliteit van schriftelijke vragen en antwoorden in deze periode en de vraag of voortzetting van deze werkwijze gewenst is; en zo ja onder welke condities. Verzoek de TAC om voor 1 december 2023 een proces in gang te zetten waarin wordt gewerkt aan een Rhedens Manifest waarin de 3 partners afspraken vastleggen over: centrale waarden voor het samenspel, de rolopvatting, de informatievoorziening en verantwoording en demogelijkheden voor inwoners om te participeren. Voer jaarlijks het gesprek met elkaar over de uitwerking en voortgang Voorts achten wij het raadzaam om samen in aanvulling op de Omgevingsvisie een toekomstagenda op te stellen. Deze helpt bij het sturen op hoofdlijnen, doordat de gemeenteraad individuele beleidsplannen en raadsvoorstellen kan toetsen aan het gewenste toekomstperspectief.
Neem als college de gemeenteraad eerder mee in het proces door in een vroeg stadium een belangrijk onderwerp te agenderen voor de oriënterende vergadering en daarin met elkaar over de hoofdlijnen te discussiëren, die richting geven aan de nadere uitwerking in beleid en/of mogelijke opties. Informeer de gemeenteraad bij alle grotere projecten/belangrijke dossiers door gebruik te maken van de startnotitie. Herijk het bestaande format en werkwijze in overleg met de gemeenteraad voor 1 april 2024. Het college geeft voorts aan dat met het traject dat momenteel met het Periklesinstituut wordt doorlopen deels invulling wordt gegeven aan onze aanbevelingen. Een nuancering is hierbij op zijn plaats. Het traject met dit bureau heeft parallel aan het rekenkameronderzoek plaatsgevonden waarbij, via de griffie, afstemming is gezocht om overlap in werkzaamheden en bevraging van raadsleden te voorkomen. Met het oog hierop is er bijvoorbeeld in het onderzoek voor gekozen om het thema Vergaderpraktijk niet nader uit te diepen en zijn in dit kader ook geen aanbevelingen geformuleerd (zie onder aanbeveling 7). De rekenkamercommissie ziet verder uit naar de behandeling van het rapport in de gemeenteraad. Tot slot willen wij alle betrokken medewerkers van de ambtelijke organisatie en andere stakeholders bedanken voor de medewerking aan het rekenkameronderzoek. 44
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
3 Geraadpleegde documenten • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Gedragscode ‘Bestuurlijke integriteit gemeente Rheden 2020’. ‘Handboek Gemeenteraad Rheden 2022-2026 Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente rheden (november 2018) Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente rheden Format raadsvoorstel gemeente Rheden. Overzicht vragen raadsleden over kadernota 2023 – 2026. Data-analyse Raadsvragen (maart 2020). Overzicht technische vragen werkgroep jaarrekening over concept jaarstukken 2021. Programmabegroting gemeente Rheden 2020. Lange termijn planning 2023 en verder, Griffieplan 2023 (december 2022); gemeente Rheden inclusief raadsvoorstel en raadsbesluit. Memo Behandeling moties vreemd aan de orde (februari 2023); Technische Agenda Commissie gemeente Rheden. Memo over raadsvragen (december 2022); Bestuurlijk Coördinatie Overleg gemeente Rheden. Overzichten raadsvragen van de griffie van 2016 tot 1 juni 2023. Advies bij de jaarstukken 2019 (juni 2020); rekeningcommissie gemeente Rheden. Besluit betreffende het Financieel toezicht 2020 (november 2019); provincie Gelderland. Een willekeurige selectie van een tiental raadsvoorstellen (7 uit 2022 en 3 uit 2023); gemeente Rheden. Een willekeurige selectie van vijftien formulieren met raadsvragen uit 2022 en 2023. Astens Manifest: Zo blijft onze democratie vitaal (januari 2023; gemeente Asten.
ASTEN2030 Toekomstagenda Gemeente Asten; Veerkrachtig Bestuur Noord-Brabant (juni 2017), gemeente Asten. Burgerakkoord Rheden CO2-neutraal (november 2022) inclusief raadsstukken. Naar een soepel samenspel (april 2014), Onderzoek naar de interactie tussen gemeenteraad en college in Boxtel, Rekenkamercommissie Boxtel. Besturingsfilosofie Heemskerk (januari 2018), gemeente Heemskerk.
45
Samen Werken voor Rheden
Rekenkamercommissie Rheden
4 Voorbeeld Manifest
Astens Manifest: Zo blijft onze democratie vitaal Versie voor gemeenteraad 24-01-2023
In alles wat we doen staat de inwoner centraal. Het realiseren van dit ideaal stelt eisen aan de samenwerking binnen en tussen onze gemeenteraad, college van B&W, de ambtelijke organisatie en onze inwoners. Dit manifest bevat de uitgangspunten en afspraken die wij hierin hanteren én waarop wij aanspreekbaar zijn.
A. Centrale waarden voor het samenspel
Om goed te kunnen samenwerken is er een basis nodig van gemeenschappelijke waarden. Door naar elkaar uit te spreken op welke wijze wij dagelijks werken en welke waarden wij belangrijk vinden in het samenspel, verbeteren wij het bestuur van onze gemeente. We spreken af en zijn aanspreekbaar op: • Goed bestuur. Dit valt of staat met integriteit. We spreken elkaar daarop aan. • We gaan respectvol met elkaar om. • Dilemma's leggen wij op tafel en we zijn bereid om onze eigen opvattingen bij te stellen. • We willen leren van en met elkaar en we geven elkaar feedback.
B. Rolopvatting van gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie
In een vitale democratie vervullen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie ieder een eigen rol. De gemeenteraad controleert, stelt kaders en vertegenwoordigt de inwoners van Asten. Het college van B&W voert uit en zet de raad in positie om zijn taken uit te kunnen voeren. De ambtelijke organisatie ondersteunt en staat buiten het politieke proces. Deze rollen nemen wij in met een basishouding van vertrouwen. We spreken af en zijn aanspreekbaar op: • De raad toont lef en is betrokken aan de voorkant van beleidsvorming. We hebben een goed beeld van hoe we ons als raad willen positioneren en stellen de griffie in staat om ons daarbij te ondersteunen. • Als college betrekken we de raad en inwoners vroegtijdig zodat er voldoende draagvlak is voor beleidskeuzes. • Als raad nemen we meer eigen initiatief en zijn we zichtbaar voor inwoners. • We scheiden als raad hoofd- bijzaken zodat wij onze taak zo goed mogelijk uit kunnen voeren. • We formuleren kaders zo mogelijk in gezamenlijkheid met andere fracties/raadsleden zodat we met elkaar tot goede en breed gedragen besluiten komen.
C. Informatievoorziening en verantwoording
Om als gemeenteraad onze taak goed uit te voeren, is het belangrijk dat de informatievoorziening en verantwoording vanuit het college zoveel mogelijk is toegesneden op de behoeften van de raad. We spreken af en zijn aanspreekbaar op: • We nemen besluiten op basis van volledige informatie, inclusief alternatieve scenario's en de gevolgen van het niet-aannemen van het voorstel. • Als college informeren we de raad actief en periodiek op thema's met grote maatschappelijke en financiële impact. • De raad staat midden in de samenleving en haalt zelf informatie op bij inwoners.
D. Mogelijkheden voor inwoners om te participeren
Wij besturen onze gemeente samen met onze inwoners. Zowel als politieke partijen of fracties én als gehele gemeenteraad. We willen, naast groepen die zelf het gemeentehuis weten te vinden, ook andere groepen bereiken. In participatietrajecten is het belangrijk dat de raad vooraf kaders meegeeft, hierdoor zijn de verwachtingen helder en wordt teleurstelling voorkomen. Dat vraagt scherpte bij raadsbesluiten en plannen. Onze inwoners willen op verschillende manieren betrokken worden bij het bestuur van de gemeente. We bieden ruimte voor eigen initiatief van inwoners en vragen hen om actief mee te denken en te doen. We spreken af en zijn aanspreekbaar op: • We zijn als raad toegankelijk en zichtbaar voor inwoners. • We betrekken inwoners en doelgroepen in een vroeg stadium en communiceren op verschillende, creatieve manieren.
46