Ontwerp 1e Bestuursrapportage 2021 (21.38)

-ontwerp-

1e Bestuursrapportage 2021

8 juni 2021

1

Voorwoord Geachte leden van het bestuur van De Connectie, Dit is de eerste bestuursrapportage van 2021. Het jaar dat we gestart zijn in een volledige lockdown. Eind februari is het precies een jaar geleden dat we aan het begin stonden van de coronacrisis. Inmiddels weten we hoe het virus ons leven flink heeft veranderd. We gingen van de ene verandering naar de andere verandering. De medewerkers van De Connectie hebben met veel inzet en kunst- en vliegwerk de bedrijfsvoeringsprocessen en dienstverlening weten te continueren. Zo konden de gemeenten en de andere klantorganisaties zich in deze crisistijd blijven richten op de inwoners en bedrijven. Het vaccineren is inmiddels begonnen en we hebben te maken met meerdere mutanten van het virus. Hoe ziet de wereld eruit als u later dit jaar de tweede bestuursrapportage leest? Wat in ieder geval onveranderd blijft is onze gezamenlijke stip op de horizon. De Connectie is volop bezig met het op orde brengen van de basis, het worden van een servicegerichte organisatie en op onderdelen de partner in bedrijfsvoering. Eerste bestuursrapportage 2021 Deze bestuursrapportage is een afwijkingenrapportage ten opzichte van de Meerjarenprogrammabegroting (MJPB) 2021-2024. Het accent ligt op de ontwikkelingen binnen de programma’s, de nu voorliggende opgaven en de knelpunten die hierin voorzien worden.

De structurele effecten hiervan worden eveneens vertaald naar en opgenomen in de MJPB 2022-2025. Nieuwe klant: gemeente West Maas en Waal We zijn trots dat de gemeente West Maas en Waal voor De Connectie heeft gekozen. Per 1 januari 2021 verzorgen wij een aantal bedrijfsvoeringstaken voor deze gemeente. De samenwerking vindt plaats op basis van het uitgangspunt van goed opdrachtnemers- en opdrachtgeverschap. De gemeente West Maas en Waal treedt dus niet toe als mede-eigenaar van De Connectie, maar als klantorganisatie. Huisvesting Eind 2020 kwam er een aantal huisvestingsvraagstukken op De Connectie af. De gemeente Rheden heeft besloten om een nieuw gemeentehuis te bouwen en om dat mogelijk te maken wordt gezocht naar tijdelijke huisvesting. Bij de gemeente Arnhem zijn werkgroepen opgestart om te kijken hoe ze anders kunnen werken met de ervaringen van deze coronaperiode en wordt de huidige huisvesting tegen het licht gehouden. De Connectie verkent momenteel ook de huisvestingsmogelijkheden. Om deze ontwikkelingen het hoofd te bieden, is een Taskforce Huisvesting in het leven geroepen. U leest er meer over in deze bestuursrapportage. We kunnen niet in de toekomst kijken. Wel kunnen we hopen dat we dit jaar de coronacrisis achter ons laten. Samen gezond blijven en samen De Connectie uitbouwen tot een servicegerichte organisatie, een mooi doel voor nu en in de toekomst.

Bernard Fransen Directeur De Connectie

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding en leeswijzer

4

1.1. Inleiding

4

1.2. Leeswijzer

4

2. Afwijkingen Programmaplan

5

2.1. Programma Bedrijfsvoering Gemeenten

6

2.2. Programma Bedrijfsvoering Belastingen

12

2.3. Programma Bedrijfsvoering De Connectie

13

3. Ontwikkelingen MJPB 2021-2024 3.1. Ontwikkelingen financieel kader

15 15

Administratieve wijzigingen over de programma’s

16

Kadercorrecties agv omissies kader

16

Kadercorrecties agv besluitvorming

17

Kadercorrecties agv maat- en meerwerk

18

Kadercorrecties agv dienstverlening derden

19

Overige kaderwijzigingen

20

3.2 Ontwikkeling begroting 2021-2024

22

Loon- en prijsontwikkelingen

23

Opgave ICT

25

Informatieveiligheid en businesscontinuïteit

27

Begrote vrijval bestemmingsreserves

28

Huisvesting De Connectie

28

Overige ontwikkelingen

29

3.3 Investeringsplanning

4. Bijlagen

30

32

4.1. Effecten bijdragen per gemeente

32

4.2. Ontwikkelingen Begroting 2021-2024 per programma

38

3

1. Inleiding en leeswijzer 1.1.

Inleiding

Voor u ligt de eerste bestuursrapportage van De Connectie over 2021. De bestuursrapportage is een afwijkingenrapportage ten opzichte van de Meerjarenprogrammabegroting (MJPB) 2021-2024. Het accent ligt dan ook op de ontwikkelingen binnen de programma’s, de nu voorliggende opgaven en de knelpunten die we hierin voorzien. De structurele effecten hiervan worden eveneens vertaald naar en opgenomen in de MJPB 2022-2025. 1.2.

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt gerapporteerd over de te verwachten beleidsmatige ontwikkelingen. Dit gebeurt aan de hand van het programmaplan en de doelen en resultaten die hierin zijn opgenomen. In hoofdstuk 3 gaan we uitgebreid in op de ontwikkelingen in het financieel kader en de ontwikkelingen in de begroting. In hoofdstuk 4 zijn de bijlagen opgenomen met onder andere de effecten van deze bestuursrapportage op de bijdrage per gemeente.

4

2. Afwijkingen Programmaplan In 2017 hebben de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden de handen inééngeslagen. De Connectie is dé samenwerking voor de gemeenten als het gaat om bedrijfsvoering. Nu er een aantal jaren voorbij zijn, is het nog steeds duidelijk: dat de samenwerking met en tussen de drie gemeenten en De Connectie van belang is om de doelstellingen van De Connectie te realiseren. Een aantal voorbeelden die aangegeven waarom de onderlinge samenwerking tussen en met elkaar zo belangrijk is. ICT De gemeenten rationaliseren en harmoniseren het applicatielandschap. Dit is een belangrijke ontwikkeling aangezien De Connectie de structurele beheerlast op applicaties van de gemeenten alleen kan verminderen als daadwerkelijk die rationalisatie- en harmonisatieslag heeft plaats gevonden. Het is bijvoorbeeld makkelijker om een collectievere vraag vanuit de gemeenten efficiënter uit te voeren dan de toenemende vraag om maatwerk te leveren. Ook merken we dat de governance niet altijd passend is voor opvolging van wensen en verzoeken. DIV Een aantal resultaten die DIV wil behalen zijn haalbaar door de onderlinge samenwerking met de gemeenten. Bijvoorbeeld als het gaat om de visie op zaakgericht werken en de informatiehuishouding. Deze hangt nauw samen met het tot uitvoer brengen van het archiefbeheer. De gemeenten zijn zowel eigenaar als beheerder van de archiefapplicaties.

Dit vraagt om regelmatige afstemming om de reguliere archieftaken uit voeren. De gemeenten zijn eindverantwoordelijk voor de archieven waarbij DIV verantwoordelijk is voor de beheertaken van de archieven. De ontwikkeling naar bijvoorbeeld een centraal recordmanagement application (RMA) is daarmee ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Administratie en Beheer De afdeling Administratie en Beheer werkt ook vanuit specifieke inrichtings- en uitvoeringswensen die klantorganisaties hebben. Door deze specifieke wensen wordt er minder uniform gewerkt en krijgt de éne klant meer aandacht dan de andere klant. Het beleid rondom de administratieve verwerking verschilt tussen de verschillende gemeenten. Dit levert voor de afdeling Administratie en Beheer extra werk op. De kwaliteit van de aangeleverde mutaties verschilt. Dit zorgt ervoor dat er in de praktijk extra uitzoekwerk, handelingen en correcties uitgevoerd worden. Het zijn aan aantal voorbeelden waarbij de nadruk ligt op onderlinge afstemming en samenwerking. Als alle organisaties ketengericht denken en handelen kan De Connectie de bedrijfsvoering kwalitatief en dienstverlenend uitvoeren.

5

In de volgende paragrafen worden de overige beleidsmatige afwijkingen ten opzichte van het programmaplan 2021 (MJPB 2021-2024) toegelicht. Hiervoor wordt de structuur van de programmaindeling gevolgd. 2.1.

Programma Bedrijfsvoering Gemeenten

De Connectie houdt vast aan de doelstelling om zich te willen onderscheiden in de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten. Het eerste deel van het Ontwikkelperspectief beschrijft de richting en de eerste stappen die worden gezet in de richting van een servicegerichte organisatie. In het tweede deel wordt hier samen met de gemeenten, op basis van de visie die de gemeenten hebben op de dienstverlening van De Connectie, nader invulling aan gegeven. Inmiddels hebben de opdrachtgevers namens de gemeenten hun strategische visie op de ontwikkeling van De Connectie met ons gedeeld. Over deze strategische visie en de betekenis hiervan voor het tweede deel van het Ontwikkelperspectief wordt deze zomer met het bestuur en de gemeentesecretarissen verder gesproken. Taskforce huisvesting De gemeenten, maar ook De Connectie zelf, zijn de komende jaren verwikkeld in een groot aantal huisvestingsvraagstukken. Gemeente Arnhem is gestart met een aantal werkgroepen over het vormgeven van hybride werken. Op deze manier wordt de kennis die is opgedaan met de effecten van het coronavirus uitgewerkt naar nieuw beleid. Nieuw beleid waarbij opnieuw gekeken wordt naar een passende flexfactor op kantoor en de ervaringen van het thuiswerken. Naar verwachting zal Gemeente Renkum binnen een aantal jaar renovatiewerkzaamheden laten uitvoeren aan het gemeentehuis.

Gemeente Rheden heeft besloten binnen een jaar het gemeentehuis te verlaten om te starten met nieuwbouw. Daarmee dient er op korte termijn andere werkruimte gezocht en gereed gemaakt te worden voor college en medewerkers. Ook derden beraden zich op hun huisvestingsbehoefte, al dan niet ingegeven door de coronacrisis. De termijn waarin al deze onderwerpen zijn beslag krijgen beslaat naar verwachting een periode van ongeveer drie tot vier jaar vanaf heden. De intensiteit waarmee voorbereiding, uitwerking, operatie en nazorg plaatsvinden zijn niet in te bedden in de standaard dagelijkse dienstverlening van De Connectie. Gekozen is daarom voor het instellen van een Taskforce huisvesting om op al deze onderwerpen een goede afstemming te realiseren gericht op het elkaar ondersteunen, begeleiden en participeren; als partners trekken we hierbij op. De opgedane expertise kan dan ook op andere gezamenlijke trajecten worden ingezet. Inmiddels heeft de Taskforce huisvesting aansluiting met diverse huisvestingsvraagstukken waaronder de verhuizing van W&I/TLO en Taskforce Hybride Werken van gemeente Arnhem. Dit geldt ook voor de voorbereidingen op het uithuizen, de tijdelijke huisvesting en nieuwbouw in de gemeente Rheden.

Het bestuur heeft besloten de impact van de Taskforce huisvesting (inhoudelijk en financieel) vóór 1 september inzichtelijk te maken en -via het OGO- aan het bestuur voor te leggen.

6

ICT Onder het programma 1!Connect is de basis op orde gebracht. Van de 28 projecten zijn er 25 afgerond, 3 lopen door tot medio 2021. De ontwikkeling van de nieuwe werkplekomgeving, GemICT genaamd, is volop aan de gang. Hiermee kunnen al onze klanten gebruiken maken van een up-to-date, veilige en eenvoudige werkomgeving. Bovendien zorgt dit voor een vermindering van de beheerlast; in plaats van vier afzonderlijke omgevingen met ieder zijn eigen opzet en configuratie gaan we over naar één uniforme omgeving. In het eerste kwartaal van 2021 is zowel de Gemeente Renkum als ook De Connectie succesvol in productie gegaan op de nieuwe omgeving. Eind 2022 is de verwachting dat het geheel voor alle deelnemers kan worden afgerond. Aangezien het takenpakket van onze klanten, de wet- en regelgeving, de technologische mogelijkheden en hun kansen en bedreigingen continu in beweging zijn, is de basis op orde een dynamisch evenwicht dat telkens nieuwe investeringen vraagt. Bij de goedkeuring van de begroting van het 2!Connect programma was een eerste tranche opgenomen voor de migratie van businessapplicaties naar de ICT-omgeving. De inzet was om de eerste (meest urgente) businessapplicaties naar de nieuwe ICT-omgeving te migreren. In 2021 gaat dit proces verder.

Hiervoor zullen de gemeenten eerst moeten bepalen wat de mogelijkheden zijn om tot rationalisatie en harmonisatie van het applicatielandschap van de gemeenten te komen. Het samenvoegen en harmoniseren vraagt bij de uitvoering om een gedeelde visie en focus van klanten en de Connectie. Er zullen soms lastige keuzes gemaakt moeten worden voor het behalen van de doelstellingen. De eerste voorbereidingen zijn hiertoe getroffen. Het RCIOO heeft de voorkeur uitgesproken om eenvoudige rationalisaties in de eerste fase van de migratie mee te nemen; een volledige rationalisatie volgt dan later. Het OGO zal op basis van dit advies – en dat van de controllers ten aanzien van de financiële effecten – nog een besluit moeten nemen. Hierbij zal nadrukkelijk de houdbaarheid van de taakstellende afbouw van formatie voor het applicatiebeheer aan de orde moeten komen. De noodzaak om een hoger kwaliteitsniveau van dienstverlening te leveren is hoog. Om die reden zijn een set van ICT-basisprocessen (zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid die kent) en een set overige processen gekozen om de kwaliteit van zowel beheersing als uitvoering naar een marktconform niveau te brengen. We maken dit aantoonbaar door gebruik te maken van het Capability Maturity Model (CMM). De noodzaak om meer servicegericht te zijn naar onze klanten is ook hoog.

Dit vraagt onder andere om een duidelijke focus op het ontwikkelen van de daarvoor noodzakelijke competenties bij onze medewerkers. De noodzaak voor onze medewerkers om zich continu te ontwikkelen is hoog. ICTtechnologieën zoals Internet of Things, Big Data, Cloud en Artificial Intelligence bieden kansen en bedreigingen. We moeten blijvend leren en ontwikkelen zodat we hierop anticiperen. We zien een trend dat deze technologische ontwikkelingen steeds sneller gaan. Een belangrijk trend die De Connectie nu in meer concreetheid onderzoekt, zijn de mogelijkheden van cloud computing. Hardware, software en gegevens worden hierbij op aanvraag beschikbaar gesteld via een netwerk, vergelijkbaar met elektriciteit uit het lichtnet. Dit betekent uiteindelijk dat bij De Connectie, steeds minder behoefte zal gaan bestaan aan eigen rekencentra en eigen capaciteit om deze te beheren. Een belangrijke driver hierbij is het voorgenomen vertrek uit het Stadskantoor medio, waar we nu een gedeelte van ons rekencentrum hebben ingericht.

7

Begin 2021 wordt samen met onze leveranciers een haalbaarheidsstudie opgestart om versneld meer diensten via de ‘Cloud’ af te nemen. Verder zien we dat klanten meer diensten en producten bij ons afnemen, waaronder adviezen en projectmanagement. DIV In 2020 is bekend geworden dat het de voorkeur heeft om na de harmonisatie van de huidige scanen registratiesoftware, het beheer en de regie hierop bij De Connectie te beleggen. Hiervoor zal begin 2021 een voorstel aan het OGO worden aangeboden. Het aannemen van de wijzigingen op de Wet Open Overheid vraagt om aanpassingen in de informatiehuishouding van gemeenten. Doel is onder andere om verbetering aan te brengen in de wijze waarop digitale documenten worden vervaardigd, geordend, bewaard, vernietigd en ontsloten. De gemeenten worden hiervoor gecompenseerd vanuit de overheid. In de komende periode moet inzichtelijk worden gemaakt welke impact deze wetswijziging heeft op de werkzaamheden van afdeling DIV, alsook de financiële impact hiervan. Facilitaire zaken Bij het ontstaan van De Connectie was een belangrijke opgave van de afdeling FZF het harmoniseren van de verschillende contracten. Inmiddels zijn de meeste contracten geharmoniseerd. Als gevolg van recente ontwikkelingen is de vervolgstap dat de dienstverlening op onderdelen anders georganiseerd gaat worden.

De dienstverlening wordt flexibeler, zonder dat dit inboet aan kwaliteit. De afdeling ontwikkelt zich naar een regieafdeling, om sneller in te kunnen spelen op veranderende vragen vanuit de klant. Daarnaast hebben klanten aangegeven dat zij de dienstverlening van de afdeling te duur vinden. De uitgebrachte benchmark van Berenschot onderschreef dit beeld. In 2020 heeft De Connectie, samen met de klantorganisaties, dit nader onderzocht. Daaruit is gebleken dat een deel van de kosten in de benchmark van Berenschot ten onrechte aan deze afdeling zijn toegerekend, danwel het gevolg van het inwilligen van specifieke wensen vanuit de klant. Niettemin blijft kostenefficiency een belangrijk uitgangspunt in de dienstverlening. In 2020 zijn een aantal risico’s geïdentificeerd met betrekking tot het wagenparkbeheer en in het bijzonder ten aanzien van de rittenadministratie. Inmiddels zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan in de software die de rittenadministratie verwerkt. Het bleek noodzakelijk om een handmatige controle uit te voeren op de rittenadministratie van 2019 en 2020. De uitkomst hiervan wordt in Q1 2021 opgeleverd, maar zullen naar waarschijnlijkheid niet leiden tot acties met terugwerkende kracht. De controles op de rittenadministraties worden vanaf 2021 per kwartaal uitgevoerd, als onderdeel van de structurele borging van het wagenparkbeheer.

De begrote investeringen in het wagenpark en meubilair zijn als gevolg van corona uitgesteld tot nader order. Noodzaak tot vervanging is er op dit moment nog niet. Gezien de recente ontwikkelingen op het gebied van huisvesting, zullen er eerst beleidskaders worden opgesteld op deze onderwerpen en zal worden gekeken naar alternatieven voor de huidige dienstverlening.

8

Frontoffice Naar aanleiding van het evaluatieonderzoek van Berenschot is De Connectie aan de slag gegaan met een drietal aanbevelingen rondom de dienstverlening:  Focus (op de korte termijn) op verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening  Ontwikkel en implementeer een gezamenlijke visie op dienstverlening  Ontwikkel een Strategisch Personeelsplan (SPP) Er zijn verdiepende sessies naar de gewenste (samen-)werking van de Frontoffice en Backoffice uitgevoerd, met het MT en de teamleiders van De Connectie en ook met de demandmanagers van de gemeenten en directie van De Connectie. Met behulp van de input uit deze sessies is het dienstverleningsconcept uitgewerkt. Invloed op structuur en cultuur De verbetering van onze dienstverlening vraagt een hoge inspanning van De Connectie en heeft invloed op de structuur en de cultuur. De grootste aanpassing in de cultuur betreft de omschakeling naar klantgerichtheid. Niet alleen voor medewerkers van De Connectie. Zeker ook voor onze klanten omdat de opdrachtverstrekking verder gestandaardiseerd wordt. De aanpassing in de structuur is de centrale plaats die de Frontoffice naar klanten gaat innemen. De Frontoffice heeft eind 2022 de regisserende rol in de gehele dienstverlening.

De Frontoffice ondersteunt en monitort alle opdrachten en klantcontacten vanaf opdrachtverstrekking tot en met oplevering zodat problemen zoveel mogelijk worden voorkomen. Klantgericht organiseren De Connectie richt zich op het versterken van het klantgerichte organisatievermogen. Dit ontstaat doordat management, teamleiders en medewerkers samen zorgen voor een robuuste organisatie waarin iedereen zich thuis voelt. Een De Connectie die in staat is haar taken met een hoge klant- en kwaliteitsgerichtheid uit te voeren:  Met behulp van de juiste tooling en gestroomlijnde klantreizen en haar klantprocessen  Gekoppeld aan klantgerichte sturing op basis van heldere KPI’s  Met als doel: onze klanten waarderen onze dienstverlening met een 7,5 in 2024. Projectmatige aanpak De implementatie van een verbeterde (digitale) dienstverlening kent een samenhangende en projectmatige aanpak. Deze laat zich als volgt illustreren:

9

Ad. 1. PD-direct Betreft het digitaliseren van de producten- en dienstencatalogus (PDC) naar een PD-direct. Dit is een digitale PDC van waaruit ook de bestelling kan plaatsvinden. Hiertoe zal de TOPdesk volgens de structuur van de PDC worden ingericht. Ad. 2. Eerste fase van de Portal De Portal biedt ook de mogelijkheden om meldingen, verzoeken en klachten in te dienen, waardoor de toegankelijkheid van De Connectie wordt verruimd. Daarnaast moet de Portal de positionering van De Connectie in de regio ondersteunen. De PD-Direct wordt opgenomen in de Portal. TOPdesk wordt hier eveneens aan gekoppeld. In 2020 is besloten dat de primaire focus van het FMIS de ondersteuning van de klantprocessen van de teams van de backoffice wordt. Met als doel dat alle vakdisciplines een volledig inzicht en overzicht van hun werkzaamheden hebben. Ad. 3. Klantcontactensysteem Middels pilot werken we met een Klantcontactsysteem (KCS). Alle klantcontacten via de Portal en het KCS worden vastgelegd. Op deze wijze kunnen we op basis van de feiten verbeteringen in onze klantprocessen gaan uitvoeren. Ad. 4. Frontoffice De Frontoffice wordt klantgericht geëquipeerd zodat de wachtrijen verdwijnen. Dit doen we door een trainingsprogramma voor de medewerkers en door de kennis van de vakafdeling te beleggen bij de Frontoffice (kennisbank). Ad. 5.

Klantreizen en klantprocessen We hebben 13 knelpunten boven tafel gehaald. Daarvan zijn er momenteel 5 omgezet naar klantreizen (de stappen van de klant) en klantprocessen (de stappen van de medewerker om de klant te ondersteunen. Deze worden in 2021 geïmplementeerd. De andere 8 worden in 2021 uitgewerkt. Ad. 6. Dashboarding Er wordt een dashboard uitgedacht en omgezet naar een plan van aanpak. In 2021 worden de KPI’s vastgesteld en de bronnen geïnventariseerd, zodat we in 2022 kunnen implementeren. Het dashboard ondersteunt het lerend vermogen van de organisatie (verbetercirkel). Externe expertise ondersteunt onze medewerkers om deze verandering in cultuur en structuur te realiseren. Deze verbeteringen zullen niet zonder fysieke en financiële inspanningen hun beslag kunnen krijgen. Er wordt voor het zomerreces een businesscase uitgewerkt, in aansluiting met de wensen van de gemeenten ten aanzien van de ontwikkeling van dienstverlening van De Connectie. Tot die tijd zal De Connectie de activiteiten ‘low profile’ door laten lopen en de kosten hiervan zoveel mogelijk binnen de eigen exploitatie opvangen. Bij de tweede bestuursrapportage zal gerapporteerd worden over de voortgang en de financiële effecten hiervan.

10

Administratie & Beheer De doelen, en daarmee samenhangende inzet, van Administratie & Beheer wijken niet substantieel af van de meerjarenprogrammabegroting 2021-2024. Wel zijn er ontwikkelingen die separaat via het OGO voorgelegd worden. Eén van deze ontwikkelingen is het aanbesteden van een nieuw E-HRMsysteem, ter vervanging van de huidige systemen die nu nog in eigendom zijn van de gemeenten. Een tijdige aanbesteding en uniforme inrichting vraagt om een projectmatige aanpak. Ook de doorontwikkeling van het financiële systeem, inclusief het realiseren van koppelingen met subadministraties, loopt op verzoek van de gemeenten in 2021 door. Voor het realiseren van de formatieve taakstelling is het van belang te investeren in een robot, die handmatige werkzaamheden zelfstandig kan uitvoeren. Aan deze ontwikkelingen zal, in afstemming met de gemeenten, nader vorm worden gegeven. Inkoop & aanbesteding De doelen, en daarmee samenhangende inzet, van Inkoop & Aanbesteding wijken niet substantieel af van de meerjarenprogrammabegroting 2021-2024. Basisregistraties De doelen, en daarmee samenhangende inzet, van het team basisregistraties wijken niet substantieel af van de meerjarenprogrammabegroting 2021-2024. Zoals aangegeven wordt het onderdeel ‘Basis op Orde’ van het Plan van aanpak Ontwikkelingen 2019-2021 verder in uitvoering gebracht.

Managementsupport De gemeenten Renkum en Rheden hebben de ondersteuning van bestuurssecretariaat ondergebracht bij De Connectie. De gemeente Arnhem heeft deze ondersteuning niet onder gebracht bij De Connectie. In het evaluatieonderzoek van Berenschot is de aanbeveling gedaan om uniformiteit aan te brengen in de positionering van de ondersteuning van het bestuurssecretariaat, de gemeentesecretarissen en de concerndirectie en deze onder te brengen bij de betreffende gemeenten. In 2020 is besloten om opvolging te geven aan dit advies. Op dit moment wordt hier invulling aan gegeven. De effecten van deze wijziging op het kader worden verwerkt zodra deze bekend zijn.

11

2.2.

Programma Bedrijfsvoering Belastingen

Een belangrijke ontwikkeling voor het team Belastingen betreft de overgang van inhoud naar oppervlaktewaardering. Vanaf 1 januari 2022 dienen de WOZ-taxaties van woningen gebaseerd te zijn op de gebruiksoppervlakte. Voor de gemeenten Rheden en Arnhem ondersteunde De Connectie het proces rond het vroegtijdig signaleren van schulden (vroegsignalering). Inmiddels is dit niet meer mogelijk door een wijziging in de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. Vanuit deze gemeenten is de vraag ontstaan of De Connectie ‘sociaal invorderen’ wil invoeren. De scope en impact van deze vraag wordt verkend samen met gemeenten. Een andere ontwikkeling die invloed heeft op het invorderen hangt samen met de coronacrisis. Door het bieden van extra betalingsregelingen en individueel maatwerk voor inwoners en bedrijven worden minder aanmaningen en dwangbevelen verzonden. Hoewel de werkvoorraad door de extra handelingen toeneemt zullen de opbrengsten uit dwanginvorderingen dalen. Een landelijke trend die te zien is in het belastinglandschap is de opkomst van zogenaamde NoCureNoPay bureaus. Deze bureaus richten zich op het bezwaar maken tegen belastingaanslagen, waarbij zij alleen betaald worden als de bezwaarmaker partij in haar gelijk wordt gesteld. Het aantal bezwaren stijgt door deze ontwikkeling alsook de proceskostenvergoedingen die uitgekeerd moeten worden.

De impact van deze ontwikkeling wordt gedurende dit jaar in beeld gebracht. De laatste ontwikkelingen rondom de afvalstoffenheffing (Diftar) van de gemeente Arnhem, en de gevolgen hiervan voor de belastingdienstverlening, worden dit jaar nauwlettend gevolgd.

12

2.3.

Programma Bedrijfsvoering De Connectie

De doelstellingen en activiteiten voor 2021 volgen voor een belangrijk deel het programmaplan 20212024. Enkele ontwikkelingen, die mede van invloed zijn op het meerjarenperspectief 2022-2025, willen wij graag onder de aandacht brengen. Strategische personeelsplanning In de MJPB 2021-2024 is opgenomen dat De Connectie voor alle teams een strategische personeelsplanning implementeert, zodat De Connectie voorbereid is op de toekomst. Om ons heen zien we dat veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen en de uitdagingen complexer worden. Er is een veranderende blik op politiek en overheid. Digitalisering speelt een grote rol, de klantvraag verandert en er is een schaarste aan gekwalificeerd personeel. Strategische personeelsplanning helpt om de juiste match tussen vraag naar en aanbod van arbeid te behouden, dusdanig dat er geen personeelstekorten ontstaan die impact hebben op de dienstverlening aan gemeenten. Inmiddels heeft er een analyse plaatsgevonden van de leeftijd, het opleidingsniveau, de ontwikkelingsbereidheid en -mogelijkheid van de medewerkers gemaakt. Voor het grootste deel kunnen we de opgave aan met onze medewerkers.

Tijdens de presentatie van de resultaten uit deze eerste cyclus van de strategische personeelsplanning aan het bestuur (16 december 2020), hebben we echter ook geconstateerd dat een deel van de medewerkers niet mee kan komen met de ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en impact hebben op hun huidige functie. Allereerst zal worden onderzocht binnen De Connectie naar een passende functie, maar de verwachting is dat van een aantal van deze medewerkers afscheid genomen moet worden, al dan niet door begeleiding naar een functie buiten De Connectie. De Connectie zal de ingezette interventies blijven monitoren en tegelijkertijd hier continue op bijsturen door jaarlijks onze strategische personeelsplanning te herijken. Informatiebeveiliging & Privacy Deze maand zal de VNG de resolutie Digitale veiligheid: kerntaak Voor Gemeenten ter goedkeuring voorleggen aan haar leden. De resolutie beschrijft een aantal uitgangspunten welke volgen uit de eerder vastgestelde Agenda Digitale Veiligheid 2020-2024. Deze agenda beschrijft een aantal thema’s met bijbehorende actielijnen. In deze actielijnen zijn een aantal adviezen opgenomen t.a.v. wenselijkheid tot vaststellen budgetten voor cybersecurity. Het eerste advies pleit voor het alloceren van een passend gemeentelijk budget om de verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid adequaat te kunnen invullen.

De hoogte van dat budget is afhankelijk van de uitkomst van een gemeentelijke risicoanalyse die bestuurlijk is geaccordeerd. Dit budget zou zichtbaar moeten zijn in de gemeentelijke begroting. Ook wordt gepleit voor een versterking van de positie van de CISO. Een CISO moet de ruimte en middelen krijgen en investeren in kennis en kunde om de gemeente weerbaarder te maken tegen huidige en toekomstige digitale dreigingen. Een ander advies heeft betrekking op het maken van afspraken tussen gemeentebesturen en ketenpartners over de dekking van onverzekerde schade met behulp van een gezamenlijke

13

‘stroppenpot’. De ervaring leert dat de financiële afwikkeling van schade soms moeizaam kan verlopen. Er is nog weinig inzicht in de risico’s en de bijbehorende schade. Ook verzekeraars zijn terughoudend bij het compenseren van schade ten gevolge van wereldwijde cyberaanvallen omdat deze beschouwd worden als terrorisme en/of een gewapend conflict. Een gezamenlijke ‘stroppenpot’ is een belangrijk hulpmiddel bij het herstel van lokaal vitale processen. Ten aanzien van de omvang en inhoud van het budget voor informatieveiligheid en cybersecurity doet de VNG in haar resolutie geen directe uitspraken, maar roept haar leden op om naar het advies van de Cyber Security Raad (CSR) voldoende budget vrij te maken in gemeentelijke begrotingen voor blijvende weerbaarheid tegen digitale dreigingen. De CSR geeft in haar Meerjarenstrategie 2018-2021 het advies om minimaal 10% van het ICT-budget te reserveren voor cybersecurity. Deze 10% is eerder in 2016 al benoemt in het advies rapport “Nederland Digitaal Droge Voeten” van Verhagen. Hierbij is gekeken naar o.a.

overheidsinvesteringen in andere Europese landen: “Besteedt het kabinet, provincie- of gemeentebestuur jaar na jaar minder dan 10 procent van de ITbudgetten aan veiligheid en privacy, dan is de kans groot dat de cybersecurity niet voldoende geborgd is.” Doel van het budget voor informatieveiligheid en cybersecurity is om de opzet, sturing en organisatie van informatieveiligheid structureel te waarborgen, mede door het continue implementeren en toezicht houden op de benodigde maatregelen. In 2021 zullen, in overleg met de gemeenten, voorstellen worden voorbereid om de digitale weerbaarheid binnen de samenwerking te versterken. Daarnaast zou, gezien de situaties bij de gemeenten Maastricht, Lochem en Hof van Twente, het vaststellen van een gezamenlijke “stroppenpot” ten aanzien van cybersecurity incidenten moeten worden afgewogen ten opzichte van het opnemen van deze risico’s in het risicoprofiel van de afzonderlijke gemeenten.

14

3. Ontwikkelingen MJPB 2021-2024 3.1. Ontwikkelingen financieel kader Begroting 2021 Bedragen x 1.000 euro MJPB 2021-2024 Totaal lasten Totaal baten Primitieve begroting Administratieve wijzigingen binnen de programma's Mutatie baten en lasten

2022

meerjarenraming 2023 2024

I/S 42.443 -42.464 -21

42.457 -42.478 -21

42.296 -42.317 -21

41.287 -41.308 -21

S

270

-

-

-

Kadercorrecties agv omissies in het kader Ondersteuning MAS Veiligheidshuis Licentiekosten Verzekeringenapplicatie

S S

-54 15

-54 15

-54 15

-54 15

Kadercorrecties agv bestuurlijke besluitvorming Projectportfoliomanagement ISAE3402 Belastingen Office365

S I/S I/S

21 25 321

21 20 92

21 20 92

21 20 92

Kadercorrecties agv maat- en meerwerk Sluiting bedrijfsrestaurant Renkum Uitbreiding dienstverlening beveiliging Stadskantoor Uitbreiding dienstlening I&A gemeente Rheden Ondersteuning functioneel beheer inhuurbalie Ondersteuning verzekeringen Arnhem Project het nieuwe werken Structurele doorwerking maat- en meerwerk ICT

S S S S S S S

-47 35 100 7 35 204 196

-47 35 100 7 35 204 196

-47 35 100 7 35 204 196

-47 35 100 7 35 204 196

Kadercorrecties dienstverlening derden Dienstverlening West Maas en Waal Afschaling dienstverlening derden Compensatie afschaling dienstverlening derden

S S S

749 -121 96

749 -121 96

749 -121 -

749 -121 -

S S S S

110 215 86 28 2.291 44.733 -44.754 -21

110 215 86 28 1.787 44.244 -44.265 -21

110 215 86 28 1.691 43.987 -44.008 -21

110 215 86 28 1.691 42.978 -42.999 -21

Overige kaderwijzigingen Structurele doorwerking Coronacrisis -Mobiele telefonieStructurele doorwerking Coronacrisis -Overige devicesStructurele doorwerking Coronacrisis -Devices De ConnectieStructurele doorwerking Coronacrisis -GemICT werkomgevingTotaal Kadercorrecties Totaal lasten Totaal baten Saldo baten en lasten

We onderscheiden een aantal soorten kadercorrecties, te weten correcties die het gevolg zijn van omissies in het kader, correcties naar aanleiding van (bestuurlijke) besluitvorming, correcties als gevolg van maat- en meerwerk, correcties verband houdend met dienstverlening aan derden en overige kaderwijzigingen die voorvloeien uit de coronacrisis.

15

Administratieve wijzigingen over de programma’s Het bestuur stelt de begroting op programmaniveau vast. In de bestuursvergadering van 25 november 2020 heeft het bestuur een aantal interne begrotingswijzigingen tussen de programma’s vastgesteld. Hiermee zijn de betreffende budgetten op het programma begroot waar feitelijk de sturing plaatsvindt en ook de kosten worden gerealiseerd. Kadercorrecties agv omissies kader Het aantal kadercorrecties als gevolg van omissies in het kader neemt elk jaar af. Over de meeste kaderwijzigingen is ambtelijk overeenstemming bereikt en zijn verwerkt in de Meerjarenprogrammabegroting. De onderstaande posten vragen op dit moment nog om bijstelling van het kader. Formatie Basisregistraties (€ 0) Bij de start van De Connectie is voor het team Basisregistraties formatie overgedragen. Hierbij is uitgegaan van de situatie as-is, met het takenpakket dat op hoofdlijnen is beschreven in het deelbedrijfsplan. De gemeente Arnhem is kort na het vaststellen van het bedrijfsplan tot het inzicht gekomen dat er te veel formatie is overgedragen. Het gaat om adviestaken gerelateerd aan GEOinformatie. Tot nog toe is deze omissie nog gecorrigeerd via de exploitatie. Op 29 juni 2018 is het bestuur van De Connectie akkoord gegaan met een aanpassing en uitbreiding van het takenpakket voor het team Basisregistraties bij De Connectie.

Daarvoor hebben de demandmanagers de formatieve wijzigingen in beeld gebracht. De gemeente Rheden heeft in 2019 een omissie geconstateerd in de formatieberekening in het besluit van juni 2018. De opgave van de gemeente Rheden betrof geen uitbreiding zoals verondersteld, maar de totaal beschikbare formatie voor de uitvoering van de BGT en het stelselbeheer. De gemeenten wensen het kader hiervoor te corrigeren. Echter, als de oorspronkelijke inbreng wordt gecorrigeerd en de besluitvorming van juni 2018 deels teniet wordt gedaan, resteert er onvoldoende formatie om de goïng concern te waarborgen en uitvoering te geven aan het plan van aanpak om de basis op orde te brengen. Derhalve is in het OGO van 12 januari besloten tot een herverdeling van inbreng in het kader per gemeente (zie bijlage 4.1). Per saldo heeft dit geen effect op het kader van De Connectie. Ondersteuning MAS Veiligheidshuis (- € 54.000) Bij de start van De Connectie is voor ondersteuning van het Veiligheidshuis formatie overgedragen. Deze dienstverlening wordt niet door Management Support geleverd, waardoor dit ten onrechte in het kader is overgedragen. Licentiekosten Verzekeringenapplicatie (€ 15.100) Bij de start van De Connectie is voor de applicatie voor het beheren van de verzekeringen geen budget overgedragen door de gemeenten.

De Connectie heeft voor het gebruik van de nieuwe applicatie de licenties afgesloten en hiermee de kosten overgenomen van de gemeenten.

16

Kadercorrecties agv besluitvorming Projectportfoliomanagement (€ 21.012) Voor het projectportfoliomanagement is een pilot succesvol uitgevoerd met de tool Thinking Portfolio. Deze tool geeft zowel bij De Connectie als de klanten inzicht in het totale portfolio, de voortgang van de projecten en de resources. Het betreft een SAAS-applicatie. In het OGO van 19 mei 2020 is besloten de tool technisch te implementeren en in te zetten als regionaal instrument voor portfoliomanagement. Implementatie van de toepassing brengt structurele licentiekosten (€ 16.500) en beheerkosten (€ 4.512) met zich mee en zullen, conform besluit, op basis van de verdeelsleutel over de gemeenten worden verdeeld. ISAE 3402 Belastingen (€ 25.000) In navolging op de ISAE 3402 rapportage die vorig jaar voor de financiële processen is opgesteld zal in 2021 ditzelfde voor de processen rond belastingen gebeuren. In 2021 wordt een framework met controledoelstellingen en interne beheersmaatregelen opgesteld die binnen het belastingproces gebruikt worden. Vervolgens wordt dit door een onafhankelijke auditor op opzet en bestaan getoetst. Dit resulteert in een ISAE 3402 type 1 rapportage. De komende jaren zal dit de basis zijn voor de ISAE 3402 type 2 rapportage voor de belastingprocessen, waarbij ook de werking van de interne beheersmaatregelen zal worden getoetst.

Office365 (€ 321.000) Het project Office365 (fase 1) is bijna opgeleverd (o.a. Business design document en Security HLD). In februari 2021 heeft het OGO het besluit genomen om de stap naar fase 2 te maken. In fase 2 worden de functionaliteiten van fase 1 uitgerold voor alle medewerkers van de drie gemeenten en De Connectie, met een regio-breed adoptie traject. Het project is inmiddels gestart en heeft een doorlooptijd van plm. zes maanden. Het projectbudget bestaat uit projectmanagement, trainingskosten en ondersteuning vanuit functioneel beheer en technisch applicatiebeheer. De functionaliteiten worden sterk uitgebreid en vraagt als gevolg hiervan ook meer beheer.

17

Kadercorrecties agv maat- en meerwerk Maat- en meerwerkopdrachten leiden per definitie tot kaderwijzigingen. Zowel de kosten als de opbrengsten maken geen deel uit van de begroting en het kader. Elke maat- en meerwerkopdracht moet schriftelijk zijn overeengekomen. Het effect op het kader, al dan niet meerjarig, wordt meegenomen in de eerstvolgende bestuursrapportage. Sluiting bedrijfsrestaurant Renkum (- € 47.000) Het bedrijfsrestaurant in Renkum is op verzoek van de gemeente gesloten, waardoor De Connectie geen contract meer heeft met een externe cateraar. Uitbreiding dienstverlening beveiliging Stadskantoor (€ 35.000) Op verzoek van de gemeente Arnhem is in 2019 een tweede beveiliger op de Eusebiusveste voor in de ochtend toegevoegd. Dit was in eerste instantie een proef, waarbij zowel in 2019 als 2020 deze meerkosten zijn gefactureerd. Deze uitbreiding wordt nu definitief verwerkt in het kader. Uitbreiding dienstlening I&A gemeente Rheden (€ 100.000). In de kadernota van de gemeente Rheden is de uitbreiding van de dienstverlening op het inkoop en aanbestedingsvlak meegenomen. Deze uitbreiding is naast de specialistisch inkoop adviseurschap ook voor de spendanalyse en contractbeheer. Ondersteuning functioneel beheer inhuurbalie (€ 7.000) De Inhuurbalie wordt door functioneel beheer van A&B ondersteund. Deze ondersteuning is in 2020 gestart en separaat gefactureerd.

Deze ondersteuning zal vanaf 2021 structureel ingezet worden. Ondersteuning verzekeringen Arnhem (€ 35.000) De gemeente Arnhem heeft in toenemende mate risicovraagstukken en daadwerkelijke claims waarvoor verzekeringen als beheersingsmaatregelen worden ingezet. Dit legt een steeds grotere druk op het verzekeringenbeheer van De Connectie. Om een goede invulling te kunnen geven aan de behoeften van de gemeente Arnhem is er structurele capaciteit nodig in ondersteuning bij verzekeringen. Projecten het nieuwe werken (€ 204.000) In het kader van het project het nieuwe werken zijn er een maatwerkovereenkomsten met de gemeente Arnhem afgesloten voor het overstappen van vaste naar mobiele werkplekken in de vorm van laptops en tablets (€ 198.000). Ook de gemeente Rheden heeft behoefte aan mobiele werkplekken waarvoor een maatwerkovereenkomst is afgesloten (€ 5.000). De structurele meerkosten van deze maatwerkovereenkomsten zijn verwerkt in het kader.

18

Structurele lasten maat- en meerwerk ICT (€ 196.000) In een aantal maat- en meerwerkovereenkomsten is overeengekomen dat de structurele beheerlasten die betrekking hebben op deze overeenkomsten op een later moment inzichtelijk worden gemaakt. In dergelijke afspraken schuilt het risico dat daar geen opvolging aan wordt gegeven en knelpunten ontstaan in de uitvoering. Ditzelfde geldt voor maat- en meerwerkovereenkomsten waarin is overeengekomen dat de jaarlijkse structurele last door middel van een factuur in rekening zal worden gebracht. Dergelijke afspraken leiden tot onnodige beheersrisico’s. Conform de vastgestelde uitgangspunten bij de begroting zijn de financiële effecten van structureel maat- en meerwerk eveneens alsnog verwerkt in het kader1. Kadercorrecties agv dienstverlening derden Dienstverlening gemeente West Maas en Waal (€ 749.000) Na verschillende gesprekken met potentiële samenwerkingspartners heeft de gemeente West Maas en Waal gekozen om per 1 januari 2021 het beheer van een aantal bedrijfsvoeringstaken uit te besteden aan De Connectie. De samenwerking met de gemeente West Maas en Waal vindt plaats op basis van het uitgangspunt van goed opdrachtnemers- en opdrachtgeverschap. De gemeente West Maas en Waal treedt dus niet toe als mede-eigenaar van De Connectie, maar als klantorganisatie.

De gemeente West Maas en Waal brengt per 1 januari 2021 de volgende bedrijfsvoeringstaken onder bij De Connectie: ICT, Personeel en organisatie, Administratie & beheer en Inkoop & aanbesteding. Dit gebeurt op basis van een dienstverleningsovereenkomst met onderliggende leveringsovereenkomsten waarin de exacte afbakening van de verschillende taken is gespecificeerd. De dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten voor de duur van vier jaar en wordt steeds stilzwijgend verlengd. Onderdeel van de samenwerking is dat negen medewerkers van de gemeente West Maas en Waal per 1 januari 2021 in dienst treden bij De Connectie. De aan deze dienstverlening gerelateerde budgetten, bedrijfsmiddelen, contracten en overige verplichtingen worden gedurende 2021 aan De Connectie overgedragen. De kaderwijziging is gebaseerd op de afgesproken aanvangsbekostiging. Afschaling dienstverlening derden (- € 121.054) De ODRA heeft de huur van vleugel in het Stadskantoor van de gemeente Arnhem per 1 november 2020 opgezegd. Daarbij is verzocht ook de aan deze 26 werkplekken gerelateerde diensten van De Connectie stop te zetten. Het beleid omtrent derden is dat de boekwaarde van investeringen/ verplichtingen die we specifiek voor deze derden hebben gedaan/ zijn aangegaan, (al dan niet tegen contante waarde) bij deze derde in rekening wordt gebracht.

Vaste kostencomponenten/ verplichtingen van meer infrastructurele aard worden in rekening gebracht bij de gemeente die deze derde bij De Connectie heeft ingebracht (conform afspraak Bedrijfsplan). De totale inkomstenderving per jaar bedraagt € 90.903, waarvan € 70.983 te relateren is aan blijvende infrastructurele kostencomponenten.

1 MJPB 2021-2024, pagina 32: De financiële effecten van structureel maat- en meerwerk worden

verwerkt in het begrotingjaar volgend op het jaar waarin de maat- of meerwerk overeenkomst tot stand is gekomen. 19

Het RBL heeft eveneens verzocht tot het afschalen van het aantal te faciliteren werkplekken per 1 januari 2021. Dit in verband met de toename van het ambulante karakter van het werk. In dit geval bedraagt de totale inkomstenderving per jaar bedraagt € 30.151, waarvan € 24.571 te relateren is aan blijvende infrastructurele kostencomponenten. Tot slot gaat het Sportbedrijf Arnhem het Stadskantoor verlaten in verband met het betrekken van huisvesting in sportcomplex Valkenhuizen. De effecten hiervan zullen worden verwerkt nadat de datum van de definitieve verhuizing bekend is. Compensatie afschaling dienstverlening derden (€ 96.000) In bovenstaande gevallen is de gemeente Arnhem de gemeente die de dienstverlening aan deze derden heeft ingebracht. Voor de dekking van de vaste kostencomponenten/ verplichtingen is € 95.554 als aanvulling op het kader nodig. Vooralsnog wordt De Connectie hier gedurende de eerste twee jaar voor gecompenseerd. Uiteraard geldt hierbij de inspanningsverplichting voor De Connectie om de totale infrastructurele kosten voortdurend bij te sturen op ontwikkelingen in het dienstverleningsvolume. Overige kaderwijzigingen De Connectie heeft in 2020 aanvullende werkzaamheden verricht als gevolg van de Coronacrisis. Een deel van de kosten hiervan lopen structureel door naar 2021.

Hierbij valt te denken aan de kapitaalslasten voor de extra uitgegeven mobiele devices en de meerkosten van de GEMICTwerkomgeving. Als gevolg hiervan nemen de kosten op structurele basis toe. Specifiek voor één klant gemaakte kosten worden direct aan desbetreffende klant doorberekend. De kosten van generieke voorzieningen worden door middel van de verdeelsleutel toegerekend. Structurele doorwerking Coronacrisis - Mobiele telefonie (€ 110.000) De gemeenten hebben de keuze gemaakt voor het beleid “mobiel, tenzij”. Dit houdt in dat er alleen vaste toestellen beschikbaar zijn voor de functies waar dit noodzakelijk is. De andere medewerkers hebben enkel en alleen een mobiele telefoon tot hun beschikking, al dan niet gekoppeld aan een vast telefoonnummer. Vervolgens is er een outline businesscase opgesteld om nadere uitvoering te geven aan dit besluit. Als gevolg van de coronacrisis heeft de uitgifte van mobiele telefoons echter een vlucht gekregen. Derhalve is door het OGO besloten om een projectmatige aanpak vooralsnog achterwege te laten en de kosten op basis van de werkelijke uitvraag bij de desbetreffende gemeenten in rekening te brengen. Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden van alle, op het verzoek van de klant, in 2020 uitgegeven mobiele telefoons. In deze bestuursrapportage zijn de structurele kosten hiervan toegevoegd aan het kader van De Connectie.

Daarbij worden de kaders van die gemeente belast, waar ook daadwerkelijk de uitgifte heeft plaatsgevonden. De verwachting is dat de uitrol van mobiele telefoons de komende tijd nog door zal lopen, totdat de gewenste verhouding tussen mobiele en vaste telefoons is bereikt.

20

Structurele doorwerking Coronacrisis – Overige devices (€ 215.000) Ook voor de overige, in 2020 uitgegeven, devices is afgesproken deze op basis van de werkelijke uitvraag bij de desbetreffende gemeenten in rekening te brengen. Hierbij valt te denken aan de uitgifte van verschillende type laptops en Ipads. Structurele doorwerking Coronacrisis – Devices De Connectie (€ 85.600) Net als bij de gemeenten heeft De Connectie als gevolg van de coronacrisis aanvullende devices aan haar medewerkers beschikbaar moeten stellen. De kosten van deze voorzieningen worden op basis van de verdeelsleutel aan de gemeenten doorbelast. Op basis van de functionele keuzes van de gemeenten ten aanzien het behoud van het behoud van het aantal vaste werkplekken, het inrichten van flexibele kantoorwerkplekken en het faciliteren van thuiswerkplekken, zullen ook de minderkosten hiervan in beeld worden gebracht. De verwachting is dat hierover bij de tweede bestuursrapportage kan worden gerapporteerd. Structurele doorwerking Coronacrisis – GemICT werkomgeving (€ 28.290) Van de investeringen in de ICT-infrastructuur loopt een deel structureel door in de vorm van kapitaalslasten. De met de GEMICT-werkomgeving gemoeide investeringen in 2020 bedragen € 138.000. Dit betekent een structurele kapitaalslast van € 28.290 per jaar. Deze kosten worden door middel van de verdeelsleutel toegerekend.

In het voorgaande is alleen de structurele doorwerking van in 2020 genomen maatregelen opgenomen. De verwachting is dat er komend jaar ook nog extra kosten gemaakt moeten worden, bijvoorbeeld door het team Belastingen voor de uitbreiding van de invorderingsacties en de verwerking van meer kwijtscheldingsverzoeken. Een mogelijk neveneffect hiervan is dat de opbrengsten uit dwanginvordering zullen afnemen. Ook heeft Het team belastingen heeft in 2020 niet alle (bezwaar)processen kunnen afronden van dat jaar. Dit zal naar verwachting leiden tot een verschuiving van het uitkeren van proceskostenvergoeding naar 2021.

21

3.2 Ontwikkeling begroting 2021-2024 Begroting 2021 Bedragen x 1.000 euro MJPB 2021-2024 Totaal lasten Totaal baten Primitieve begroting na interne kaderwijzigingen Totaal lasten na kadercorrecties Totaal baten na kadercorrecties Primitieve begroting na kadercorrecties Ontwikkelingen begroting 2021-2024 Loon- en prijsontwikkelingen Onderhoudsronde HR21 Prijsontwikkelingen Schoonmaakdienstverlening Prijsontwikkelingen Postvoorziening Prijsontwikkelingen Beveiligingscontract Prijsontwikkelingen Sanitaire voorzieningen contract Prijsontwikkelingen Arbocontract Prijsontwikkeling softwarelicenties Kapitaalslasten agv omslagrente

2022

meerjarenraming 2023 2024

I/S 42.443 -42.464 -21 44.733 -44.754 -21

42.457 -42.478 -21 44.244 -44.265 -21

42.296 -42.317 -21 43.987 -44.008 -21

41.287 -41.308 -21 42.978 -42.999 -21

S S S S S S S S

32 130 300 54 19 35 24 -42

32 130 300 54 19 35 24 -24

32 130 300 54 19 35 24 -42

32 130 300 54 19 35 24 -37

Opgave ICT Programma 2!Connect Kapitaallasten verschuiving van exploitatie naar investering -/- Vrijval bestemmingsreserve Opgave ICT Kapitaallasten verschuiving van investering naar exploitatie Toevoeging aan Algemene reserve

I S I S I

99 121 -34 -149 149

-375 121 162 -149 149

-573 121 162 -149 149

121 -149 149

ICT projecten -Digitale werkplekICT projecten -achterstanden PatchenICT projecten -2!Connect programma besturingKapitaallasten aanvullende investeringen

I I I S

236 75 70 66

274

415

415

Informatieveiligheid en businesscontinuiteit Awarenessprogramma informatieveiligheid Audits informatieveiligheid Business Continuity Management

I/S I/S I

75 67 40

40 10 -

40 10 -

40 10 -

Begrote vrijval bestemmingsreserves Plan van aanpak Basisregistraties Implementatie nieuw financieel systeem Veranderopgave DIV -/- Vrijval bestemmingsreserves

I I I I

150 86 20 -256

-

-

-

Strategische personeelsplanning Huurovereenkomst Arnhem Lagere huurprijs Toename gebruik werkplekken

S S

-327 65

-327 65

-327 65

-327 65

Huurovereenkomst Rheden Nog toe te voegen aan het kader

I

114

-

-

-

I

80 1.298 46.322 -46.343 -21

120 660 44.742 -44.763 -21

465 44.291 -44.312 -21

881 43.859 -43.881 -21

Overige ontwikkelingen E-HRM Totaal Ontwikkelingen begroting 2021-2024 Totaal lasten Totaal baten Saldo baten en lasten

22

In deze paragraaf zijn de bekende en voorziene ontwikkelingen met een financieel effect weergegeven. Daarbij is gekozen voor een clustering naar de aard van deze ontwikkelingen en een voorstel gedaan ter dekking van het financieel effect. Loon- en prijsontwikkelingen In de MJPB 2021-2024 zijn afspraken gemaakt over de aanpassing van de gemeentelijke bijdragen als gevolg van loon- en prijsontwikkelingen; indexering van loonkostenbudgetten vindt plaats o.b.v. de reële loonkostenontwikkeling. De indexering van materiële budgetten wordt niet automatisch toegekend, maar bepaald a.d.h.v. specifieke (prijs-)ontwikkeling van leveranciers. Autonome kostenontwikkelingen ontstaan vaak bij hercontractering of bij de indexering van lopende contracten. Voor 2021 zijn op dit moment de onderstaande (autonome) loon- en prijsontwikkelingen zichtbaar. Onderhoudsronde HR21 (€ 32.436) Binnen De Connectie vindt jaarlijks een onderhoudsronde HR21 plaats, waarin getoetst wordt of de organisatiefunctiematrix en de gekozen normfuncties voldoende aansluiten bij de werkzaamheden van de medewerkers en de (verandering in de) doelstelling. De resultaten van deze onderhoudsronde worden op basis van de richtlijnen (procedureregeling) voorgelegd aan een gecertificeerde HR21specialist van Bureau Leeuwendaal.

De onderhoudsronde heeft zodoende geen gevolgen voor de totale formatie, maar wel voor de totale loonsom. De ingeschatte kosten van de laatste onderhoudsronde bedragen structureel € 32.436. Prijsontwikkeling Schoonmaakdienstverlening (€ 130.000) Er is een nieuwe aanbesteding voor de schoonmaak geweest. Dit heeft geleid tot een nieuwe leverancier waarbij de prijs hoger is dan het vorige contract. Deze prijsstijging heeft o.a. te maken met indexaties van de loonkostenontwikkeling. Prijsontwikkeling Postvoorziening (€ 300.000) Er is een nieuwe aanbesteding voor de postverspreiding geweest. De kostenontwikkeling liet veel hogere kosten zien als er vastgehouden zou worden aan de 24-uurs levering. In overleg met de gemeenten is besloten om bij een groot deel van de postverzending over te gaan naar binnen 72-uurs levering. Hierdoor is de stijging van de kosten minder hoog geworden. Prijsontwikkeling Beveiligingscontract (€ 54.000) Er is een nieuwe aanbesteding voor de beveiligingsdienstverlening geweest. Dit heeft geleid tot een nieuwe leverancier waarbij de prijs hoger is dan het vorige contract. Deze prijsstijging heeft o.a. te maken met indexaties van de loonkostenontwikkeling. Prijsontwikkelingen Sanitaire voorzieningen contract (€ 19.000) Er is een nieuwe aanbesteding voor de sanitaire voorzieningen geweest.

Dit heeft geleid tot een nieuwe leverancier waarbij de prijs hoger is dan het vorige contract.

23

Prijsontwikkeling Arbocontract (€ 35.000) De eerste driejaarstermijn van het contract met de ArboUnie liep eind 2020 af. In dit contract is een mogelijkheid tot verlenging met een jaar opgenomen. Een offerte hiervoor liet een autonome kostenstijging zien van € 48.000. Door de regie op de verzuimaanpak bij de leidinggevenden neer te leggen en de rol van casemanager bij P&O te organiseren en te beleggen, kan deze autonome kostenstijging worden beperkt tot € 35.000. Prijsontwikkeling softwarelicenties (€ 24.400) De licentiekosten voor de software zijn op sommige onderdelen toegenomen. Dit heeft enerzijds te maken met autonome (prijs-)ontwikkelingen van licenties voor CTM-software (Complete Tender Management) dat wordt gebruikt door het team Inkoop & aanbesteding. Daarnaast zijn de licentiekosten voor het financieel systeem toegenomen als gevolg van het realiseren van nieuwe koppelingen en doordat er meer verwerkingen in de administratie plaatsvinden dan in de aanbesteding was meegenomen. Ook zijn de licentiekosten voor Youforce, het personeelsinformatiesysteem, toegenomen. Om repeterende discussies over specifieke prijsontwikkelingen te voorkomen, zal bij de MJPB 20222025 worden voorgesteld de genoemde uitgangspunten voor indexering van materiële budgetten te herzien en De Connectie op een andere wijze te compenseren voor autonome kostenontwikkelingen. Kapitaalslasten a.g.v.

omslagrente (- € 42.128) In de MJPB 2021-2024 is gerekend met een omslagrente van 1,0%. Het bij de begroting gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond. Doordat de daadwerkelijk te betalen rente meer dan deze 0,5% afwijkt, is de begroting voor de rentekosten hierop aangepast. De omslagrente is nu bepaald op 0,5%.

24

Opgave ICT Programma 2!Connect (€ 220.000)

Daar waar programma 1!Connect is gericht op het wegwerken van achterstanden en het op orde brengen van de basis, is 2!Connect daarnaast ook gericht op het bereiken van het CMM 2 niveau en het komen tot een geharmoniseerde ICT-omgeving. De kosten van het programma 2!Connect zijn op € 2.293k geraamd. Om flexibiliteit in te bouwen in de fasering van het project, zijn de kosten initieel over 4 jaren (2020-2023) verdeeld (€ 573k per jaar). Voor 2021 is de prognose voor de jaarschijf € 793k. Dit is een bijstelling van € 220k voor deze jaarschijf. In de realisatiefase is de schuif van investeringsproject naar exploitatieproject (SaaS-oplossing) en omgekeerd de activering van de migratie van de primaire business applicaties verwerkt. Vrijval bestemmingsreserve opgave ICT (- € 34.000) Het bestuur heeft besloten om, gezien het activiteiten- en kostenverloop, ook de onttrekking uit de bestemmingsreserve Opgave ICT hierop aan te sluiten, in plaats van een exacte verdeling over 4 jaren ad € 162k. Dit heeft effect op de onttrekking uit de bestemmingsreserve in 2021-2023. In de jaarschijf 2021 is het restant uit de reserve ad € 196k volledig ingezet en daarmee 34k extra onttrokken. In de jaren 2022 en 2023 is er geen reserve meer beschikbaar. De uitvoering van het totale programma valt nog steeds binnen het kader plaats.

Daarom kunnen de gemeentelijke bijdragen vanaf 2022 naar beneden worden bijgesteld.

25

Kapitaallasten verschuiving investering naar exploitatie (€-149.000) Bij de start van een project wordt getoetst aan de regelgeving BBV of deze moet worden gekwalificeerd als investeringsproject of exploitatieproject. De scheidslijn tussen groot onderhoud voor, en investeringen in, bestaande activa is dun. Dit heeft er in 2020 toe geleid dat een deel van de begrote investeringen in het kader van de Opgave ICT uiteindelijk tot het onderhoud moesten worden gerekend. De incidentele kosten hiervan zijn ten laste van de Algemene reserve zijn gebracht. De vrijgevallen kapitaalslastenbudgetten worden aangewend om deze reserve weer aan te vullen. Inventarisatie ICT-projecten De noodzakelijke stap om het consolideren van de ICT-omgevingen van de verschillende organisaties tot één centrale, moderne omgeving is een grote en complexe opgave. Tot nu toe was de eerste fase financieel goed in beeld. Deze bestond uit het wegwerken van achterstanden en het analyseren van de impact en het voorbereiden van de grote migratie naar een nieuwe gezamenlijke omgeving. Deze analyse en voorbereiding zijn gereed en de kosten van de volgende fase zijn op verzoek van het opdrachtgeversoverleg (OGO) geïnventariseerd en financieel vertaald.

Hiermee wordt getracht te voorkomen dat binnen een al lopend begrotingsjaar telkens middelen voor nieuwe ontwikkelingen en afwijkingen in bestaande ontwikkelingen te vragen. Daarom is er met advies van het RCIOO een inventarisatie opgesteld. Het resultaat hiervan leidt tot de volgende meerkosten voor 2021: Digitale werkplek (€ 236.000) De werkplek in zijn huidige vorm voldoet niet aan de eisen die tijd eraan stelt. Er zijn projecten gaande die om extra investeringen vragen, maar daarmee wel de voorwaarden scheppen voor medewerkers om ook op een eigentijdse manier te kunnen (samen)werken. Voor de implementatie van de nieuwe digitale werkplek is € 236.000 nodig, waarvan € 150.000 voor Exchange Online. Achterstanden patchen (€ 75.000) Achterstanden patchen is onderdeel van 1!Connect: dit programma is erop gericht de basis op orde te krijgen. Veruit de meeste onderdelen van dit programma zijn afgerond. Het helemaal afronden schept de voorwaarden om verder te kunnen werken aan de doelstellingen op ICT-gebied. Programmabesturing (€ 70.000) In de begroting van het programma 2!Connect is voor € 200.000 rekening gehouden met programmabesturing. Gebleken is dat dit budget niet voldoende is op het programma volledig af te ronden.

De enige logische route om het programma tot een goed einde te brengen, is om de huidige programmabesturing door te zetten totdat het programma in zijn geheel is afgerond. De volgende stap ‘na’ de VDI werkomgeving is een cloud gebaseerd ‘mobiele’ werkomgeving. Hoe snel deze ontwikkeling gaat is afhankelijk van verschillende factoren zoals de mogelijkheden tot harmonisatie van applicaties, de beschikbaarheid van SaaS-applicaties en van de benodigde platformen. Ook de financiële effecten zijn nog niet goed in te schatten en maken geen deel uit van bovenstaande kosten. Kapitaallasten aanvullende investeringen (€ 66.000) De aanvullende nodigde investeringen zijn nader toegelicht in de geactualiseerde investeringsplanning (hoofdstuk 3.3). Het bijbehorende kapitaalslastenniveau is gebaseerd op het verwachte moment van ingebruikname.

26

Informatieveiligheid en businesscontinuïteit In navolging op de resolutie Digitale veiligheid: kerntaak Voor Gemeenten van de VNG, zijn een aantal stappen genomen om de uitgangspunten uit deze resolutie te implementeren. Een deel van de maatregelen zijn hieronder terug te vinden. De VNG vraagt expliciet een cybersecurity budget van 10% van de ICT budget beschikbaar te stellen en de activiteiten die hier betrekking op hebben onder deze noemer te scharen. Door de onderlinge afhankelijkheid van de drie gemeenten en De Connectie zijn de eerste drie maatregelen niet los te zien van de keten. Deze zaken kunnen enkel efficiënt en effectief opgepakt worden als dit in een keer met de gehele keten gebeurt. Omwille hiervan is hier tijdig afstemming met het RCIOO gezocht. Awarenessprogramma informatieveiligheid (€ 75.000) Bewustwording is één van de allerbelangrijkste onderdelen van informatieveiligheid en privacy. Bij de meeste datalekken en security incidenten spelen gebruikershandelingen en fouten een belangrijke rol. Dit bleek ook bij het Hof van Twente en Maastricht incidenten. Dit wordt ook onderschreven door de CISO’s van de drie gemeenten en De Connectie. Op hun verzoek wordt een periodieke herassessment gedaan en hier verdere uitvoering aan gegeven. Het doel is om te komen tot een effectieve aanpak met meerdere middelen.