Jaarstukken De Connectie 2020 20210401 (def bestuur)

Jaarstukken 2020

8 april 2021

1

Voorwoord Dit is het jaarverslag en de jaarrekening van 2020. Een jaar waarin een beroep werd gedaan op de wendbaarheid van De Connectie en in het bijzonder op alle medewerkers. In het begin van 2020 werden de gemeenten en De Connectie geconfronteerd met kwetsbaarheden bij Citrix. Direct heeft De Connectie in samenwerking met de gemeenten en de andere klanten maatregelen getroffen. Er zijn veiligheidsupdates geïnstalleerd en al snel konden alle medewerkers van de verschillende organisaties weer op afstand werken. Gelukkig, want nog geen kleine maand later werd thuiswerken noodzaak. De coronacrisis was begonnen. Coronacrisis In een recordtijd zorgde De Connectie ervoor dat iedereen op afstand kon werken. Microsoft Teams werd versneld uitgerold waardoor samenwerken en overleggen op afstand mogelijk werd. Ondanks de kansen die benut zijn tijdens de coronacrisis, was en is het voor veel medewerkers een pittige opgave. Een jaar met twee keer een lockdown, geen vakanties in het buitenland, zoveel als mogelijk thuiswerken, kinderen die niet naar school gaan én het werk voor De Connectie dat gewoon doorgaat. Deze tijd laat zien dat we sterke en wendbare medewerkers hebben. De dienstverlening is onverminderd doorgegaan net als de doorontwikkeling van De Connectie. Ontwikkelperspectief, deel één In 2020 is het eerste deel van het ontwikkelperspectief opgeleverd.

Een visie voor de periode 20202024, het is een stip op de horizon. Het beschrijft de richting en geeft inzicht in de stappen die gezet worden. De Connectie brengt de basis op orde en wordt een servicegerichte organisatie. In 2021 wordt deel twee van het ontwikkelperspectief opgeleverd. In afstemming met de gemeenten wordt onder andere bepaald welke afdelingen zich ontwikkelen tot partner in bedrijfsvoering. De koers is uitgezet en we zitten op de goede weg, zo blijkt ook uit het in 2020 uitgevoerde evaluatieonderzoek. Trots Duidelijk is dat 2020 een bijzonder jaar was. Vrijwel uit het niets kregen we te maken met een pandemie die ervoor zorgde dat onze samenleving totaal veranderde. Het gevoel van trots overheerst als ik terugkijk en zie wat er allemaal gerealiseerd is. En hoewel onze dienstverlening op onderdelen niet vlekkeloos is, ben ik trots op alle medewerkers die zich in deze bizarre tijd iedere keer weer inzetten voor De Connectie en ervoor zorgen dat we daadwerkelijk verder komen. Als we in tijden van een crisis stappen vooruitzetten, dan heb ik alle vertrouwen in de periode die komen gaat. Een tijd zonder corona, maar met een organisatie die servicegericht en volwassen is.

Bernard Fransen Directeur De Connectie

2

Inhoudsopgave 1. Jaarverslag 1.1. Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden 1.1.1 Missie 1.1.2 Visie 1.1.3 Uitgangspunten 1.1.4 Kernwaarden 1.2. Programmaverantwoording 1.2.1. Programma Bedrijfsvoering gemeenten 1.2.2. Programma Belastingen gemeenten 1.2.3. Programma Bedrijfsvoering De Connectie 1.2.4. Overzicht Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien 1.2.5. Bedrag heffing vennootschapsbelasting 1.3. Paragrafen 1.3.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 1.3.2. Financiering 1.3.3. Bedrijfsvoering 1.3.4. Coronacrisis

2. Jaarrekening 2.1 Overzicht van balans en toelichting 2.1.1 Balans per 31 december 2020 2.1.2 Toelichting op de balans 2.1.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen 2.2 Overzicht van baten en lasten en toelichting 2.2.1 Overzicht van baten en lasten 2.2.2 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2.2.3 Bijdragen gemeenten 2.2.4 Bijdragen derden 2.2.5 Incidentele baten en lasten 2.2.6 Afwijkingen op investeringsprogramma 2.2.7 Informatie Wet normering topinkomens (WNT) 2.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

3. Bijlagen behorende tot de jaarrekening 3.1 Bijlage 1: Taakvelden

4. Bijlagen niet behorende tot de jaarrekening 4.1. Bijlage 2: Begrotingsmutaties 4.2. Bijlage 3: Specificatie ICT-opgave

6 6 6 6 6 6 7 7 16 18 23 24 25 25 32 34 37

39 39 39 40 47 48 48 49 61 63 64 65 66 67

68 68

69 69 70

3

Bestuurlijke samenvatting De jaarstukken volgen de voorgeschreven indeling vanuit de BBV1 en kunnen worden onderscheiden in een jaarverslag en een jaarrekening. In het jaarverslag wordt teruggeblikt op de mate waarin de doelstellingen uit de Meerjarenprogrammabegroting 2020-2023 zijn behaald. Deze verantwoording moet worden gelezen in de context van een aantal belangrijke gebeurtenissen in het afgelopen jaar. We zijn aan het begin van dit jaar geconfronteerd met een grootschalige mondiale Citrix-storing. Hier is, in samenwerking met de gemeenten, zeer adequaat op gereageerd waarmee erger is voorkomen. Niettemin heeft deze storing een aanzienlijk impact gehad op de ‘goïng concern’. Daarnaast zijn we sinds eind februari 2020 in de ban van de coronacrisis, wat een forse impact heeft gehad op zowel de dienstverlening van De Connectie, als op de organisatie en haar medewerkers zelf. Jaarverslag Uit de programmaverantwoording kan worden opgemaakt dat De Connectie een aantal belangrijke doelstellingen heeft weten te behalen. Immers, de doelstelling op lange termijn om op, met gemeente bepaalde onderdelen, ‘dé partner in de bedrijfsvoering’ te zijn, is ongewijzigd gebleven. Voor 2020 betekent dit dat we zijn gestart met het verleggen van onze focus naar een servicegerichte organisatie.

In 2020 is hier meer handen en voeten aan gegeven door het opstellen van de Ontwikkelstrategie voor 2020-2024. Het eerste deel is in 2020 ter informatie aangeboden aan de raden van de gemeenten en beschrijft de richting en geeft inzicht in de eerste stappen die gezet worden richting een servicegerichte organisatie. Het programma Bedrijfsvoering gemeenten laat onder andere zien dat er grote stappen zijn gezet in het op orde brengen van de ICT-infrastructuur. Er is veel werk verzet waarin verouderde hardware (servers, printers, netwerkcomponenten, etc.) is vervangen, verouderde software (Oracle, Citrix, Windows) is geüpdatet en de gewenste toekomstige situatie van onze infrastructuur is vastgelegd. In het programma Belastingen gemeenten is te lezen dat in september 2020 het nieuwe belastingsysteem in gebruik is genomen. Het nieuwe systeem beschikt over meer functionaliteiten waaronder de digitale balie belastingen. Ook de belastingdienstverlening is nu in zijn geheel geharmoniseerd. De in de MJPB 2020-2023 genoemde doelstellingen in het programma bedrijfsvoering De Connectie met betrekking tot de interne bedrijfsvoering zijn ambitieus en blijven van kracht voor komende jaren. Het verleggen van onze focus naar een servicegerichte organisatie heeft consequenties voor de bijdrage van het Bedrijfsbureau aan de organisatiedoelstellingen.

In 2020 is binnen De Connectie een begin gemaakt met Strategische Personeelsplanning (SPP), om hiermee de vraag en aanbod van arbeid permanent te kunnen matchen, passend bij de ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. Daarnaast zijn er belangrijke stappen gezet in het normeren, meetbaar maken en rapporteren over de kwaliteit van de interne beheersing.

1 Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten 4

In de verplichte paragrafen van het jaarverslag zijn een paar bijzonderheden te zien. De omvang van het weerstandsvermogen vraagt, net als voorgaande jaren, om aandacht. De huidige inventarisatie van de weerstandscapaciteit leidt, als gevolg van het negatieve jaarrekeningresultaat, tot een negatief saldo. De geïnventariseerde risico’s tellen op tot een risicoscore van € 5.888.000. De Connectie heeft geen de beschikking over eigen weerstandscapaciteit waarmee risico’s kunnen worden opgevangen. Dit heeft tot gevolg dat, ingeval een risico zich daadwerkelijk voordoet, dit direct leidt tot een financieel tekort bij De Connectie. In de huidige situatie organiseren de gemeenten hiervoor (pro rata) weerstandscapaciteit. Het solvabiliteitsratio, de mate waarin bezittingen met eigen vermogen zijn gefinancierd, laten een onvoldoende score zien. Ook is dit jaar een aparte paragraaf met betrekking tot de coronacrisis toegevoegd. De gevolgen van de coronacrisis zijn namelijk niet aan één programma of taakveld te koppelen. Derhalve is hier, naar aanleiding van notitie die hierover is uitgebracht door de Commissie BADO, een aparte paragraaf voor opgenomen in deze jaarstukken. Op deze wijze kan één integraal overzicht worden geboden van de gevolgen van de coronacrisis op onze dienstverlening en op de interne organisatie. Jaarrekening Het resultaat voor bestemming bedraagt € 0,9 mln. negatief.

Daarvan heeft € 275.000 betrekking op reguliere taken en budgetten. Dit is een marginale afwijking (0,6%) ten opzichte van de begroting. Het grootste deel van het resultaat wordt verklaard door incidenteel gemaakte kosten voor de Opgave ICT. De uitvoering van het programma 2!Connect loopt voor op de (begrote) fasering, waardoor er incidenteel hogere kosten worden gerealiseerd. Hier kan echter de begrote vrijval uit de bestemmingsreserve tegenover worden gezet. Voor een aantal investeringen in software binnen het programma 2!Connect is uiteindelijk voor een SAAS-oplossing gekozen. Wanneer software niet in eigendom wordt verkregen maar als een service, kunnen ook de implementatiekosten niet worden mee-geïnvesteerd en geactiveerd. Dit heeft tot gevolg dat deze kosten ineens ten laste van het resultaat komen. Daarentegen ontstaat, in geval van verder gelijkblijvende omstandigheden, de daaropvolgende jaren een voordeel aangezien de implementatiekosten ineens zijn ‘genomen’. Daarnaast moest een deel van de begrote investeringen in het kader van de Opgave ICT uiteindelijk tot het onderhoud worden gerekend. De scheidslijn tussen groot onderhoud voor, en investeringen in, bestaande activa is dun. Dit geeft extra incidentele lastendruk in 2020 welke in de toekomst kan worden opgevangen door de vrijval van de begrote kapitaalslastenbudgetten.

De Connectie heeft geen beschikking over eigen vermogen om tussentijdse resultaten bij langjarige programma’s onderling te nivelleren. Zodoende komen deze nu tot uitdrukking in het resultaat. De bijlagen bij de jaarrekening geven, naast het verplichte inzicht in de taakvelden, ook inzicht de verwerking van het incidentele resultaat in 2020 over de toekomstige jaren.

5

1. Jaarverslag Voor u ligt het jaarverslag over 2020 van De Connectie. In dit jaarverslag komen in hoofdstuk 1.1 de missie en de doelen van De Connectie aan de orde. In hoofdstuk 1.2 wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het, in de begroting 2020, voorgenomen beleid. Dit gebeurt aan de hand van de vastgestelde programma’s Bedrijfsvoering gemeenten, Belastingen gemeenten en Bedrijfsvoering van De Connectie. In dit hoofdstuk is ook een overzicht van algemene dekkingsmiddelen opgenomen en wordt aandacht besteed aan Vennootschapsbelasting (Vpb). In hoofdstuk 1.3 komen de, voor De Connectie relevante, verplichte paragrafen aan de orde. 1.1. 1.1.1

Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden Missie

Door de Connectie kunnen de klanten zich volledig richten op inwoners, bedrijven en toeristen. 1.1.2

Visie

De Connectie is de partner in bedrijfsvoering. De dienstverlening van De Connectie is efficiënt, kwalitatief, kostenbewust en de klant staat altijd centraal. Hierdoor kunnen klanten zich voor 100% richten op hun inwoners, bedrijven en toeristen. 1.1.3

Uitgangspunten

De Connectie denkt en werkt vanuit de klant en zet de klant altijd centraal. De Connectie levert producten en diensten tegen een gezamenlijk afgesproken kwaliteit. De Connectie investeert in medewerkers en biedt hen kansen zich te ontwikkelen. De Connectie kent de trends en ontwikkelingen, speelt daarop in en vertaalt deze, in samenwerking met de klant, naar haar bedrijfsvoering. Hierdoor zijn partners in staat om zich volledig te richten op hun inwoners, bedrijven en toeristen. Ze zijn daardoor minder kwetsbaar. Door producten en diensten te harmoniseren en te digitaliseren werkt De Connectie efficiënter. Dit leidt ertoe dat de kosten voor de partners omlaag gaan. 1.1.4

Kernwaarden

De Connectie ontwikkelt zich naar een flexibele, open en daadkrachtige organisatie die zich makkelijk aanpast aan nieuwe ontwikkelingen. De kernwaarden die hierbij horen, het fundament waar energie en inspiratie uit worden gehaald, zijn:  Professioneel: service, verantwoordelijk, kennis, kwaliteit, resultaatgericht, dienstverlenend.  Betrokken: samen, verbindend, nieuwsgierig, werkplezier, omgevingsbewust, energiek, leergierig.  Integer: duidelijk, betrouwbaar, open, eerlijk, transparant, afspraken nakomen.

6

1.2. 1.2.1.

Programmaverantwoording Programma Bedrijfsvoering gemeenten

Wat wilden we bereiken in 2020? In 2020 continueert De Connectie de dienstverlening aan de gemeenten op de terreinen ICT, inkoop en aanbesteding, managementsupport, documentaire informatievoorziening, administratie en beheer, basisregistraties, facilitaire zaken en frontoffice zoals met de gemeenten is overeengekomen. De harmonisatie, standaardisatie en digitaliseren van werkprocessen komt later op gang dan voorzien in het Bedrijfsplan. De Connectie blijft stappen zetten in de harmonisaties en standaardisaties van haar producten en dienstverlening, echter de afronding hiervan kent een langere doorlooptijd. Zoals aangegeven in eerdere bestuursrapportages staat de doorontwikkeling van de dienstverlening onder grote druk. Deze doorontwikkeling kan pas starten nadat de basis op orde is voor wat betreft de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening aan de gemeenten. De wijze waarop de producten en diensten tot stand komen en/of worden geleverd zal in 2020 wijzigen. De harmonisaties en standaardisaties moeten vanaf 2020 geleidelijk aan gaan leiden tot een vermindering van de kosten, waar in de begroting ook rekening mee is gehouden. Daarnaast willen hiermee de kwetsbaarheid verminderen. De Connectie houdt de doelstelling ‘dé partner in bedrijfsvoering’ te willen zijn, op de in overleg met de gemeenten bepaalde taakvelden, in het vizier.

Dé dienstverlenende partner met een producten- en dienstenportfolio dat naadloos aansluit op de behoefte van de gemeente waarmee de gemeenten jaarlijks afspraken maken over de te leveren producten, diensten, inclusief meetbare kwaliteit en de kosten, die rapporteert over hetgeen is geleverd, en verstoringen snel en professioneel oplost. Wat hebben we bereikt in 2020? De doelstelling op lange termijn om, op met gemeente bepaalde onderdelen, ‘dé partner in de bedrijfsvoering’ te zijn, is ongewijzigd gebleven. Voor 2020 betekent dit dat we zijn gestart met het verleggen van onze focus naar een servicegerichte organisatie. We willen steeds meer denken en handelen vanuit het perspectief van onze klant. Hierbij willen we ervoor zorgen dat onze activiteiten een aantoonbare bijdrage leveren aan de doelstellingen van de klant. Klanttevredenheid krijgt prioriteit! In 2020 is hier meer handen en voeten aan gegeven door het opstellen van de Ontwikkelstrategie voor 2020-2024. Het eerste deel is inmiddels aangeboden aan de raden van de gemeenten en beschrijft de richting en geeft inzicht in de eerste stappen die gezet worden richting een servicegerichte organisatie.

In het tweede deel wordt hier samen met de gemeenten, op basis van de visie die gemeenten hebben op de dienstverlening van De Connectie en de aanbevelingen uit de evaluatie van De Connectie door bureau Berenschot, nader invulling aan gegeven. Dit wordt de opvolger van het bedrijfsplan 20172020 waarmee De Connectie in 2017 van start is gegaan.

7

Wat hebben we hiervoor gedaan? ICT Er is veel werk verzet in 27 afzonderlijke projecten waarin verouderde hardware (servers, printers, netwerkcomponenten, etc.) zijn vervangen, verouderde software (Oracle, Citrix, Windows) is geüpdatet en basisvoorzieningen zoals bijvoorbeeld een vastlegging van de gewenste toekomstige situatie van onze infrastructuur (doelarchitectuur) en een juiste vastlegging van de door ons afgenomen licenties. Hiermee is er gewerkt aan het op orde brengen van de basis. Hiermee is er gewerkt aan het op orde brengen van de basis. Let wel, aangezien het takenpakket van onze klanten, de wet- en regelgeving, de technologische mogelijkheden en hun kansen en bedreigingen continu in beweging zijn is de basis op orde een dynamisch evenwicht die telkens nieuwe investeringen vraagt. Onderdeel van de doelarchitectuur is het samenstellen van eén nieuwe werkplekomgeving: GemICT. Hiermee kunnen al onze klanten gebruiken maken van een up-to-date, veilig en eenvoudige werkomgeving. Bovendien zorgt dit voor een vermindering van de beheerlast; in plaats van vier afzonderlijke omgevingen met ieder zijn eigen opzet en configuratie gaan we over naar één uniforme omgeving. De bouw en migratie naar deze nieuwe omgeving is complex en arbeidsintensief en als gevolg daarvan heeft het een lange doorlooptijd en is het ook kostbaar.

Om die reden is middels een “Proof of Concept” de opzet en werking van deze nieuwe werkomgeving naar tevredenheid getest door de verschillende stakeholders van onze klanten. Een migratiestrategie voor alle klanten is in gezamenlijkheid vastgesteld en de gemeente Renkum wordt voorbereid om als eerste te migreren. We zijn onderweg om onze ICT-dienstverlening naar een volgend volwassenheidsniveau te brengen. Zo hebben we meer grip gekregen op behoeften en wensen van onze klanten door een totaalbeeld van projecten en kleinere verzoeken. Er is verduidelijking aangebracht over eigenaarschap, scope en samenhang van de verschillende projecten. We kunnen daardoor strakker sturen op afronding van projecten. Verbetering in projectmanagement processen zorgt ervoor dat dit bij nieuwe projecten al in een vroeg stadium geregeld is. Verder zijn de ICT basisprocessen (zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid die kent) en een set overige processen gekozen om de kwaliteit naar een marktconform niveau te brengen. We maken dit aantoonbaar door gebruik te maken van het Capability Maturity Model (CMM). In 2020 is het management van de afdeling aangepast. Hierdoor is er meer aandacht voor, naast bovenstaande onderwerpen, onze medewerkers. Middels een vaste cyclus van afspraak maken, voortgang bewaken en beoordelen is er individuele begeleiding voor elke medewerkers.

Op deze wijze worden ook de competenties ontwikkelt die noodzakelijk zijn voor de volgende stap: een servicegerichte organisatie.

8

Documentaire Informatievoorziening (DIV) Afdeling DIV is in 2020 gestart met de harmonisatie van de scan- en registratiesoftware (Kofax). Dit is een project dat bij het opstellen van de begroting van 2020 niet was voorzien, maar de software stond op verouderde servers (2008) die moesten worden uitgefaseerd. De harmonisatie is gestart in Q3 2020 en wordt naar verwachting in Q2 2021 afgerond. Na afronding van het project wordt het eigenaarschap en budget voor de hard- en software belegd bij De Connectie voor zover dit nog niet het geval was. De in 2020 gevoerde gesprekken met de gemeenten over de ontwikkelingen van de huidige zaaksystemen, geven een beeld over de koers naar een centraal digitaal archief (RMA). In 2020 heeft DIV geparticipeerd in werkgroepen en bijgedragen aan de afzonderlijke visies die de gemeenten ontwikkelen op zaakgericht werken. De visies van de gemeenten zijn nog niet vastgesteld en dit hangt nauw samen met de keuze die gemaakt wordt voor het digitaal archiefbeheer. Het is de verwachting dat dit vanaf 2021 verder wordt uitgewerkt, middels het opstellen en uitvoeren van een businesscase en aanbesteding voor een centraal RMA. De pilot voor robotisering is doorgeschoven naar 2021. Dit heeft te maken met de noodzakelijke prioritering van capaciteit binnen de organisatie en van securityvraagstukken die nog moeten worden opgelost.

Wanneer processen via robotisering worden uitgevoerd, komt tijd vrij voor de achterstanden in het fysieke archiefbeheer en verhoging van kwaliteit. Daarom heeft DIV een Archiefbewerkingsplan opgesteld waarin inzichtelijk is gemaakt wat de omvang en werklast is van de papieren archieven door DIV worden beheerd voor de drie gemeenten. Afdeling DIV adviseert proactief en denkt mee in ontwikkelingen die met archiefbeheer te maken hebben. In Q3 2020 is een memo aan de projectleiders van de (gemeentelijke) huisvestingsvraagstukken gestuurd met de mogelijke scenario’s voor het fysieke archief en de archiefruimte(n) na verbouwing van de huidige kantoorgebouwen of verhuizing naar een nieuw kantoorgebouw. Inmiddels neemt DIV deel aan de opgerichte taskforce huisvesting van De Connectie. Tot slot is de coronacrisis ook van invloed geweest op de dienstverlening van DIV. Het fysieke archiefbeheer kon tijdelijk slechts ten dele worden uitgevoerd. Met de vrijgekomen uren heeft DIV extra werkzaamheden kunnen uitvoeren, zoals de inrichting en registratie van TOZO-aanvragen (Tijdelijke overbruggingsregeling voor zelfstandige ondernemers) voor de gemeenten. Daarnaast zijn werkprocessen, in overleg met de afdelingen, aangepast zodat werkzaamheden vanuit huis kunnen worden uitgevoerd.

In Q4 2020 is bekend gemaakt dat er nationale ontwikkelingen met betrekking tot het E-depot zijn die maken dat er regionaal aanpassingen en gesprekken nodig zijn met de gemeenten en het Gelders Archief over de toekomstige keuzes ten aanzien van het E-depot. Vanaf 2021 wordt een regionaal overleg met de gemeenten, het Gelders Archief en De Connectie geïnitieerd waarin ook de ontwikkelingen op het gebied van het E-depot aan bod komen. De nieuwe Omgevingswet raakt ook het archiefbeheer. Vooralsnog is geen zicht op de precieze consequenties. In eerste instantie wordt zo veel als mogelijk gebruik gemaakt van de huidige werkwijzen en systemen. Het Gelders Archief is betrokken bij het in kaart brengen van de consequenties van de nieuwe omgevingswet op archiefbeheer en zal daarvoor op korte termijn een (online) kennissessie inplannen voor zowel de gemeenten als DIV.

9

Facilitaire zaken en Frontoffice (FZF) Het jaar 2020 stond voor de afdeling Facilitaire Zaken en Frontoffice in het teken van corona. Alle hoofdlocaties zijn door de afdeling FZF aangepast, om bezoekers en medewerkers veilig te kunnen ontvangen. Daarnaast werd een andere dienstverlening gevraagd. Live evenementen werden digitale evenementen. De gemeenteraden zijn gefaciliteerd in het digitaal vergaderen. Waar fysiek vergaderd moest worden, gebeurde dat op een verantwoorde manier. Doordat medewerkers vanuit huis gingen werken, werd een groter beroep gedaan op de dienstverlening van het team repro en post. Naast een verhoging van het aantal repro-opdrachten, kwam ook de vraag om het inscannen van post. De dienstverlening moest steeds worden aangepast als gevolg van nieuwe coronamaatregelen. De afdeling FZF heeft laten zien voldoende flexibiliteit en aanpassingsvermogen in huis te hebben om aan deze vraag te voldoen. Ondanks de coronacrisis, liep ook de reguliere dienstverlening door, en zijn de medewerkers van FZF steeds aanwezig geweest in de panden om de medewerkers van onze klanten optimaal te ondersteunen. Er zijn een aantal grote aanbestedingen afgerond, waarmee een belangrijke stap is gezet naar verdere harmonisatie en professionalisering van de dienstverlening.

Hierin hebben we een we een mooie balans weten te vinden tussen de wensen van de klant, de harmonisatieopgave en de wijze waarop we als De Connectie willen sturen op de kwaliteit van de dienstverlening. De drie grootste aanbestedingen, postvoorziening, schoonmaak en beveiliging, leiden als gevolg van autonome prijsontwikkelingen tot hogere kosten. Hierover zal in de eerste bestuursrapportage worden gerapporteerd. In 2020 is gestart met het programma dienstverlening. Opgehaald is wat onze klanten, maar ook de eigen organisatie verwachten van de Frontoffice (hierna te noemen FO). Hieruit is naar voren gekomen dat het wenselijk is dat de organisatie gekanteld wordt en de Frontoffice de klantingang is. Als gevolg hiervan zijn ultimo 2020 drie klantreizen met de eigen en klantorganisatie doorlopen. Deze klantreizen hebben betrekking op de instroom, arbeidsmobiliteit en doorstroom. In diverse sessie met de klantorganisaties en betrokken afdelingen binnen De Connectie is inzichtelijk gemaakt uit welke stappen de reis bestaat. In 2021 zullen deze klantreizen verwerkt worden in o.a. Topdesk. Dit heeft inzicht gegeven in waar winst te behalen valt maar ook hoe in de keten samengewerkt dient te worden, waarbij afhankelijkheden zichtbaar zijn gemaakt. Het team Frontoffice is betrokken bij het programma, zij bepalen mede de prioritering van de klantreizen.

Ook de coronacrisis heeft op een aantal vlakken voor versnelling gezorgd. De druk was hoog en door de backoffice afdeling ICT werd de nodige capaciteit van de Frontoffice verlangd. Het gezamenlijke doel, zorgen dat medewerkers vanuit huis kunnen werken maakte dat de relatie tussen de twee afdelingen versterkt is.

10

Basisregistraties Voor wat betreft de verdere formalisering van team en taken heeft medio maart 2020 het team zich kunnen versterken met een aantal nieuwe collega’s. Met deze aanvulling is een goede kwaliteitsimpuls gegeven aan het team en hebben wij de kwetsbaarheden verder weg kunnen nemen. Goede stappen konden worden gezet in de uitvoering van het plan van aanpak en hiermee ook voor de kwaliteit en toekomst van deze basisregistraties binnen de Connectie. Het gegevensbeheer Belastingen/ WOZ was een taak van het team Belastingen en deze is per 01-01-2021 toegevoegd aan het gegevensbeheer Basisregistraties. Hierdoor zijn we in staat gesteld een betere uitvoering te geven aan het ketengericht werken binnen de afdeling op het gebied van gegevensbeheer. Alle mandaatbesluiten binnen de deelnemende gemeenten en de Connectie zijn op het gebied van basisregistraties gecontroleerd en daar waar nodig geactualiseerd. Samen met de demandmanagers zijn de afspraken rond de dienstverlening verduidelijkt middels een actueel Producten en dienstencatalogus (PDC) en Document afspraken en processen (DAP). De BAG-applicaties zijn geharmoniseerd naar één omgeving, de BAG-processen per gemeente zijn geharmoniseerd en gestart is met het beschrijven en vastleggen van deze processen en werkwijzen.

De BGT-applicaties van de gemeente Renkum, Rheden en Rozendaal zijn geharmoniseerd naar één omgeving, de omgeving van de gemeente Arnhem nog moeten worden overgebracht naar de GEMICT in de loop van 2021, dan wel zal deze opgaan in de harmonisatie naar één BGT-applicatie en omgeving voor alle deelnemers. Nu fase 1 van het plan van aanpak is afgerond, is samen met de demandmanagers van de gemeenten, fase 2 voorbereid en vastgesteld. In deze -korte- fase zijn verschillende scenario’s uitgewerkt voor de verdere standaardisering, harmonisering en digitalisering van de dienstverlening en de doorontwikkeling van het stelselbeheer. Met betrekking tot de verdere harmonisatie van de datadistributiesystemen (fase 3), die noodzakelijk zijn voor een toekomstbestendige infrastructuur voor de uitwisseling van gegevens binnen en tussen gemeenten, hebben het team en de demandmanagers de toekomst hierin verkent. Begin 2021 zal deze verkenning worden geagendeerd bij het regionale CIO-overleg voor verdere visievorming en doorontwikkeling. Per 1 januari 2020 is de vernieuwde Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke beperkingen in werking getreden. Het jaar 2020 is het overgangsjaar geweest voor de transitie, waarin alle beperkingenbesluiten aangeleverd zijn aan de openbare registers (van het Kadaster).

Het team Basisregistraties heeft, in samenwerking met de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal alle daarvoor benodigde acties succesvol uitgevoerd. Met betrekking tot de invoering van de Omgevingswet staat deze voor 2022 en verder op de rol. Naar aanleiding van de beperkingen die werden opgelegd door de coronacrisis is het team minder ver gekomen dan verwacht. Het verlies aan productiviteit is door de inzet van de medewerkers binnen het team tot een minimum beperkt gebleven. De kwaliteit en tijdigheid van de dienstverlening hebben wij voldoende kunnen borgen voor onze deelnemers. De afronding van fase 1 en doorontwikkeling van en naar fase 2 heeft wel een vertraging van 1,5 tot 2 maanden opgelopen.

11

Administratie & Beheer Op 1 januari 2020 is, in navolging op de gemeente Rheden, het nieuwe financiële systeem geïmplementeerd voor gemeente Arnhem, Renkum en De Connectie. Hiermee is de harmonisatie van het financiële systeem gerealiseerd. Daarnaast is (en wordt) nog veel aandacht besteed aan de doorontwikkeling van de openstaande issues en wensen. De doorontwikkeling gaat in overleg met de gemeenten zodat zij op de hoogte zijn en daar zeggenschap in hebben. In 2020 is de Werkkostenregeling (fiscale wetgeving voor vergoedingen aan personeel) in het nieuwe financiële systeem geïmplementeerd. Hiermee wordt inzicht verkregen zodat gemeenten niet verrast worden door financiële consequenties. De drie gemeenten maken gebruik van één E-HRM. In 2020 is van het gebruik van de veelheid aan selfservice modules die het systeem kent verder gestimuleerd en ondersteund. Ook wordt ingezet op verdere automatisering van standaarddienstverlening en de digitalisering van de personeelsdossiers. In 2020 is de aandacht uitgegaan naar zowel de financiële werkprocessen als een eenduidig proces voor het verwerken van personele mutaties. In 2020 is de uitruil van fiscale reiskosten vormgegeven en ingericht waarmee wordt voldaan aan de rechtmatigheid van de reiskosten met inachtneming van COVID-19.

In 2020 zijn er grote stappen gezet op het gebied van Identity & Access Management (IAM) binnen De Connectie. Om te beginnen zijn de huidige IAM-processen instroom, doorstroom, uitstroom, toegangsaanvraag en hoge rechten accounts beschreven vanaf het moment dat iemand een arbeidsovereenkomst krijgt aangeboden tot het verlenen van toegang tot de systemen en applicaties. Op basis van de procesbeschrijvingen is het autorisatiebeheersproces opgesteld. De instroom-, doorstroom- en uitstroomprocessen zijn door het klantreis project gebruikt als basis voor het verbeteren van deze processen. In 2020 zijn er middels workshops de IAM-principes opgesteld. Deze IAM-principes dienen als kader waarbinnen IAM/ Role Based Access Control ingericht gaan worden. In 2020 zijn de eerst stappen gezet in het vaststellen van de RBAC rollen. Deze worden begin 2021 verder uitgewerkt en in 2021 geïmplementeerd. Door voortdurend wijzigende regelgeving speelt fiscaliteit binnen gemeenten een steeds grotere rol. Zowel kansen als bedreigingen op fiscaal vlak worden substantieel hoger, waardoor er specialistische kennis nodig is om deze ontwikkeling het hoofd te kunnen bieden. Om tijdig en adequaat te reageren op de fiscale ontwikkelingen is in 2020 is een samenwerking gestart met Fiscaliade, een fiscaal adviesbureau, dat ook opleidingen en trainingen verzorgt.

Ondanks dat er vanaf afgelopen maart grotendeels vanuit huis is gewerkt, zijn de reguliere processen goed uitgevoerd. Echter, de geplande procesoptimalisatie heeft getemporiseerd doorgang kunnen vinden. Hierdoor is een aanzienlijk gedeelte van de optimalisering nog niet gerealiseerd wat zijn weerslag heeft op het beoogde efficiencyresultaat in de bedrijfsvoering. Verder heeft de oriëntatie op een servicegerichte organisatie door het organiseren van de klantarena’s door de opgelegde coronamaatregelen niet plaats gevonden.

12

Inkoop & aanbesteding Vanuit het Strategisch overleg Inkoop en Aanbesteden is in gezamenlijkheid het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden voor de gemeenten geactualiseerd, geharmoniseerd en vastgesteld. In het inkoopbeleid is vormgegeven aan thema’s als circulair inkopen, duurzaamheid en duurzame inzetbaarheid door opname van de Sustainable Development Goals; De Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen die in 2015 door de Verenigde Naties zijn vastgesteld als dé nieuwe mondiale duurzame ontwikkelingsagenda voor 2030. Het opnemen van CO2 uitstoot in grond-, weg-, en waterbouwprojecten van de gemeente Arnhem zijn verplicht geworden in 2020. Tevens zijn de spelregels geüniformeerd, waarin het verplicht melden van een inkoop boven de € 10.000 excl. BTW mogelijk is gemaakt in Topdesk. Ieder kwartaal wordt de inkoopprognose uitgevraagd aan de demandmanagers, waarin zij aangeven wat over een rollend jaar verwacht wordt aan te besteden of in te kopen, is noodzakelijk om het risico te verminderen dat verzoeken om ondersteuning en advisering niet worden ingevuld dan wel hiervoor ingehuurd of meerwerk wordt afgesproken. Naast tijdigheid is inzicht in de inkoopbehoefte van de gemeenten relevant om gezamenlijke inkooptrajecten van de drie gemeenten bijeen te brengen en doelmatig tot gezamenlijke uitvoer te kunnen brengen.

Om het inkoopbewustzijn te vergroten bij de gemeenten zijn er lunchsessies georganiseerd waaraan vrijwillig kon worden deelgenomen. De adviseurs van de afdeling Inkoop en Aanbesteding hebben hun expertise ingezet en naar wens van de klantorganisatie geadviseerd bij verbeteracties. Dit alles om een bijdrage te leveren aan inkoop control, een rechtmatige en efficiënte administratieve afwikkeling van facturen. In 2020 zijn de eerste rapportages gebouwd voor spendanalyses. Om te komen naar meer grip op inkoop control en financiële rechtmatigheid is er een rapport gebouwd wat per kwartaal een extrapolatie (vooruitkijkend over vier jaar) van de cijfers laat zien over de gehele klant aan uitgaven die mogelijk leiden tot onrechtmatigheid De implementatie van een gemeenschappelijke inhuurbalie voor de gemeente Arnhem en De Connectie is in 2020 gerealiseerd vanuit het project Inhuur = inkoop. Alle inhuur van personeel kan alleen nog via de inhuurbalie ingehuurd worden, waarbij de inhuurbalie monitort of de inhuur voldoet aan wet- en regelgeving, rechtmatigheid, het eenvoudig en efficiënt is en helpt om grip te houden op de inhuurkosten en de inlenersaansprakelijkheid. Er is een start gemaakt met een project voor een Purchase to pay (P2P)-oplossing. P2P staat voor het digitaliseren van het proces bestelling tot betaling.

Er zijn gesprekken met de gemeente Arnhem geweest voor een web portal om de simpele bestellingen zoals het bloemetje in te richten. Als gevolg van de corona maatregelen is dit project in aanzienlijke mate getemporiseerd. Team I&A heeft geconstateerd dat aanbestedingsprojecten door de nieuwe manier van werken, vaak langer duren in doorlooptijd. De arbeidsmarkt voor inkoop- en aanbestedingsadviseurs is en blijft ook in 2021 naar verwachting krap. Temeer is van belang dat de gemeenten, samen met de adviseurs van de afdeling Inkoop en Aanbesteding, tijdig de inkoopbehoefte blijven bepalen, zodat Team I&A haar beschikbare uren goed in kan plannen.

13

Management Support We hebben verdere ontwikkeling van de dienstverlening gerealiseerd en daarmee zijn de klanten goed geholpen bij de maatschappelijke opgaven die ze hebben. Kwaliteit van medewerkers is een belangrijke pijler voor de afdeling Management Support. Om deze reden zijn wij in 2020 gestart met het voeren van teamdialogen met onze medewerkers met als thema vitaliteit en eigen ontwikkeling. Ook hebben we aan de hand van een inspiratiesessie de medewerkers meegenomen in de toekomst van ons vakgebied. Medewerkers hebben kansen gekregen om zich door te ontwikkelen naar een andere opdrachtgever. We hebben tijd gestoken om te bouwen aan een goede klant relatie met de opdrachtgever en ingezet op een goede aansluiting van de vraag van de opdrachtgever en de dienstverlening die we aanbieden. Dit hebben we gedaan door het voeren van drieluikgesprekken met de opdrachtgever. We hebben een aantal medewerkers een vast contract aangeboden en daarnaast behouden we onze flexibele schil van personeel om fluctuaties in de dienstverlening op te vangen. Door de grootte van ons team en de flexibele instelling van onze medewerkers hebben wij meerdere keren spoed klussen kunnen ondersteunen voor de opdrachtgevers. We hebben ook gezien dat er meer vraag is naar korte klussen die we voor onze opdrachtgevers hebben ingevuld.

De Corona crisis vroeg om een nog flexibelere houding van de medewerkers om zo goed mogelijk de opdrachtgevers te ondersteunen. Onze medewerkers hebben er gezamenlijk voor gezorgd dat er zo min mogelijk beweging is op kantoor en toch de dienstverlening van Management Support optimaal bleef voor de opdrachtgevers.

14

Wat heeft het gekost? Begroting 2020 Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING GEMEENTEN Lasten Baten Saldo

30.491 30.491

Wijziging begroting

5.846 -270 5.576

Begroting na wijziging

Gerealiseerd 2020

36.337 -270 36.067

40.473 -3.641 36.832

Resultaat 2020

-4.136 3.371 -765

Hogere lasten worden onder andere veroorzaakt door de inhuur van personeel. De vacatureruimte neemt aanzienlijk af doordat De Connectie actief stuurt op het structureel invullen van formatie. In vacatureruimte wordt tijdelijk voorzien door in te huren. De hogere lasten als gevolg van inhuur hebben echter verschillende oorzaken. Er wordt waar nodig ingehuurd voor het opvangen van het ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk. Ook heeft De Connectie aanvullende werkzaamheden verricht als gevolg van de coronacrisis. Te denken valt aan het faciliteren van audio- en videoconferencing, het vertrekken van extra mobiele devices, maar ook het nemen van hygiëne-maatregelen en het aanbrengen van bestickering. Ook moest er extra inzet worden gepleegd bij ICT en de Frontoffice. Het nadeel op dit programma wordt veroorzaakt door de Opgave ICT. Een deel van de begrote investeringen in het kader van de Opgave ICT betreft in het Programma 1!Connect opgenomen investeringen, welke uiteindelijk tot het onderhoud moesten worden gerekend. Dit geeft extra incidentele lastendruk in 2020 welke in de toekomst kan worden opgevangen door de vrijval van de begrote kapitaalslastenbudgetten. Deze zullen in het kader van De Connectie worden gecorrigeerd ten gunste van de gemeenten.

De hogere opbrengsten worden hoofdzakelijk veroorzaakt door aanvullende opbrengsten uit maaten meerwerk dat is geleverd en door de compensatie van de gemeenten voor de kosten van de coronacrisis.

15

1.2.2. Programma Belastingen gemeenten Wat wilden we bereiken in 2020? Het voor de deelnemende gemeenten realiseren van een zo volledig mogelijke gewenste belastingopbrengst met een optimale dienstverlening en tegen zo laag mogelijke kosten. Dit geldt ook voor de uitvoering van nieuwe belastingsoorten. Wat hebben we bereikt in 2020? In september 2020 is het nieuwe belastingsysteem in gebruik genomen. Het nieuwe systeem beschikt over meer functionaliteiten waaronder de digitale balie belastingen. Het product belastingen is nu in zijn geheel geharmoniseerd. Daarmee is de basis gelegd voor het optimaliseren van het proces (doelmatigheid) en kwaliteit (dienstverlening) van belastingheffing/ inning. Op verzoek van gemeenten is met succes maatwerk ingezet om ondernemers op aanvraag uitstel van betaling te bieden. Dat doen we voor de gemeenten op verschillende wijze. Verschillen zijn er in de belastingsoorten die in aanmerking komen en de duur van het uitstel. Voor de gemeente Arnhem is de diftar ingericht, de toeristenbelasting voor het eerst opgelegd en is er maatwerk rond reinigingsrechten uitgevoerd. Wat hebben we hiervoor gedaan? In 2020 is de taxatieomgeving volledig geharmoniseerd. De werkzaamheden vinden gebiedsgericht plaats en er is voor het eerst een herwaardering gedaan in het nieuwe systeem.

Met betrekking tot standaardisatie van het werk moet er nog een slag geslagen worden. Het nieuwe belastingsysteem is in september in gebruik genomen. De digitale balie belastingen (web portaal) is online en voldoet aantoonbaar aan de veiligheidseisen. We kunnen ondernemers en inwoners beter van dienst zijn met meer producten. Het is echter ook merkbaar dat het aansturen van een dergelijk groot project in deze omstandigheden uitdagend is. De leverancier levert meerdere functionaliteiten later dan verwacht op en het uitrollen van de nieuwe werkprocessen is lastiger. Op afstand is het een uitdaging om medewerkers op goede wijze te op te leiden. Inmiddels is voor alle gemeenten eenzelfde invorderingscyclus afgestemd. Dit helpt bij het doelmatig invorderen van gelden. De maatregelen rond het Coronavirus maakt echter dat er meer dan ooit maatwerk wordt gevraagd en geleverd op dit gebied. Het team Belastingen heeft op dit moment te maken met werkachterstanden als gevolg van productieverlies. Dat is voor een groot deel toe te wijzen aan het voortduren van de omstandigheden rond het Coronavirus. De conversie van het belastingsysteem en het implementeren van maatwerk en meerwerk (Invoering Diftar, Toeristenbelasting en uitstel van betalingen) is lastiger gebleken. Er is ook voor het komend jaar daardoor meer capaciteit nodig op de producten heffen en innen.

Er wordt momenteel een beheersplan opgesteld.

16

Autonome ontwikkelingen Een belangrijke autonome ontwikkeling betreft de overgang van inhoud naar oppervlakte waardering. Vanaf 1 januari 2022 dienen de WOZ-taxaties van woningen gebaseerd te zijn op de gebruiksoppervlakte. In 2020 is het bestand van Renkum afgerond. Echter zijn de werkzaamheden mede door de omstandigheden rondom de coronacrisis vertraagd, waardoor het project in 2021 zal worden afgerond. In toenemende mate wordt maatwerk verleend op het gebied van de maatregelen rond Corona, maar daarnaast vragen deelnemers ook om maatwerk met betrekking tot ‘Sociaal invorderen’. Met ingang van dit jaar mag belastingen geen gegevens meer leveren voor het vroegtijdig signaleren van schulden ‘vroegsignalering’. Vanuit gemeenten bestaat daarom de behoefte om bij belastingen zelf maatregelen te implementeren voor het bieden van maatwerk aan inwoners met schulden. Momenteel voeren we overleg met gemeenten of hiervoor middelen aangewend moeten worden. Tezamen met Basisregistraties sorteert Belastingen voor op de ‘Samenhangende objectregistratie’. Dat betekent dat we objecten, of die nu van belang zijn voor de WOZ of de BAG, centraal registreren. Het bevordert het ‘ketengericht’ werken en doelmatige processen. Corona invloeden Het gevraagde maatwerk rond de invorderingsmaatregelen is door het team belastingen succesvol uitgevoerd.

Als gevolg van de coronacrisis zijn er echter ook achterstanden ontstaan door het verlies aan productiecapaciteit. Daarentegen heeft Belastingen meer bezwaren ontvangen dan voorgaande jaren, als gevolg van een landelijke trend waarin de Nocure Nopay bureaus in toenemende mate de WOZ-beschikkingen aanvechten. Belastingen kent weinig producten die kunnen worden getemporiseerd. Een achterstand in werkprocessen betekent veelal een behoefte aan directe aanvullende capaciteit. Wat heeft het gekost? Begroting 2020 Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BELASTINGEN GEMEENTEN Lasten Baten Saldo

3.759 -308 3.452

Wijziging begroting

324 324

Begroting na wijziging

Gerealiseerd 2020

4.084 -308 3.776

4.556 -625 3.930

Resultaat 2020

-472 318 -154

De afdeling Belastingen werkt vanaf 1 oktober 2020 op dezelfde manier in één belastingapplicatie voor de drie gemeenten. Voor het belastingsysteem is uiteindelijk een SAAS-oplossing gekozen. Dit heeft als gevolg dat de implementatiekosten niet kunnen worden (mee-) geactiveerd, maar incidenteel vanuit de exploitatie moesten worden gedekt. Hier is maximaal rekening mee gehouden bij het bepalen van de bestedingsruimte in 2020. Het tekort wordt gedekt uit de stelpost onvoorzien. Extra opbrengsten zijn gerealiseerd door het leveren van maat- en meerwerk en doordat de gemeenten de kosten van de effecten van de coronacrisis hebben gecompenseerd.

17

1.2.3. Programma Bedrijfsvoering De Connectie Wat wilden we bereiken in 2020? De belangrijkste doelstellingen voor de bedrijfsvoering van De Connectie vormen voor 2020 de volgende: een bedrijfsvoering die in control is, informatievoorziening die bijdraagt aan de digitale uitdagingen van onze organisatie en waarin veiligheid en privacy gewaarborgd zijn. Daarbij wil De Connectie compliant zijn aan de geldende wet- en regelgeving en stelt zich ten doel de ontwikkeling en inzetbaarheid van medewerkers te vergroten. Het model voor demandmanagement moet bijdragen aan het met onze klanten afgesproken niveau van de dienstverlening van De Connectie. Vanuit het bedrijfsbureau van De Connectie wordt invulling gegeven aan deze doelstellingen. Wat hebben we bereikt in 2020? De in de MJPB 2020-2023 genoemde doelstellingen met betrekking tot de bedrijfsvoering zijn ambitieus en blijven van kracht voor komende jaren. Het verleggen van onze focus naar een servicegerichte organisatie heeft consequenties voor de bijdrage van het Bedrijfsbureau aan de organisatiedoelstellingen. Een aantal belangrijke accentverschuivingen worden hierna toegelicht. Wat hebben we hiervoor gedaan? P&O In 2020 zijn we begonnen met het actief invulling geven aan de K van kansen door middel van het programma leren en ontwikkelen.

Leidinggevenden maken afspraken met medewerkers over hun bijdrage aan de organisatieontwikkeling en hun eigen persoonlijke ontwikkeling. Deze afspraken worden vastgelegd in zogenaamde resultaat- en ontwikkelplannen, die in lijn zijn met de plannen van de afdeling waartoe zij behoren. In verband met de coronacrisis is wel vertraging ontstaan doordat medewerkers thuis zijn gaan werken en doordat workshops en trainingen niet meer fysiek gevolgd konden worden. Inmiddels worden veel workshops en trainingen digitaal aangeboden. Hoewel het ziekteverzuim sinds de start van De Connectie een dalende lijn laat zien, kent De Connectie nog steeds een bovengemiddeld verzuim. De coronacrisis laat ook een lichte daling zien van het verzuim. Dit is overigens een daling die bij meerdere vergelijkbare organisaties te zien is. Het vermoeden is dat dit te maken heeft dat mensen minder contact hebben door de coronacrisis en er minder sprake is van besmetting zoals bijvoorbeeld griep en verkoudheid. Daarnaast bestaat het vermoeden dat, als mensen thuis werken, men eerder geneigd is zich niet ziek te melden en thuis aangepast verder te gaan. De actieve aanpak van het hoge verzuim bij de start van De Connectie heeft op een aantal plekken wel geleid tot resultaat. We zullen hier actief op blijven sturen en verwachten het verzuim daarmee verder terug te kunnen brengen.

Daarnaast wordt ingezet op preventiebeleid waarbij aandacht is voor vitaliteit, de gezonde werkplek en een veilige werkomgeving. Het verzuim was in het begin van 2020 heel licht gedaald van 7,6% naar 7,49%. Vanaf september zien we echter weer een stijging. De meldingsfrequentie is gedaald. Conclusie is dat het langdurig verzuim iets is toegenomen, en het kort verzuim gedaald. Uit de analyse blijkt dat 58% van het aantal verzuimdagen een psychische oorzaak heeft. Ten opzichte van kalenderjaar 2019 is de psychische oorzaak van het verzuim gestegen met 18%.

18

De ervaring leert dat de oorzaak van psychisch verzuim vaak een combinatie is van privé- en werkfactoren. De verklaring hiervan zit voor een groot gedeelte in de psychische druk die de werkbelasting en ook Corona op de medewerkers uitoefent. De balans werk-privé staat onder druk, medewerkers missen sociale contacten en gaan er minder op uit. Dit heeft effecten op het welbevinden en beïnvloedt daarmee het verzuim in negatieve zin. Medewerkers die al geruime tijd ziek zijn, hebben moeite om te re-integreren omdat er minder directe aandacht en begeleiding is op de werkplek. Dit heeft weer als consequentie dat de medewerkers die niet ziek zijn, zwaarder belast worden omdat het werk van de zieke collega moet worden overgenomen. De tweede coronagolf laat landelijke een toename zien van het ziekteverzuim. De uitzichtloosheid van de coronacrisis en de onzekerheid die dat met zich meebrengt, zijn volgens de arbodiensten de reden van de somberheid en de stress. Tijdens de eerste Lock-down was iedereen nog vol goede moed, nu vragen medewerkers zich af hoelang het gaat duren. Het verschil met de landelijke cijfers is, dat het kort verzuim bij De Connectie niet toeneemt, maar juist het langverzuim. Er zijn voor 2021 maatregelen genomen die ertoe moeten leiden dat het verzuim daalt na tenminste 6,6% eind 2021.

Ondanks de coronacrisis is begonnen met het vitaliteitstraject, zij het in aangepaste vorm. In 2020 is binnen De Connectie een begin gemaakt met Strategische Personeelsplanning (SPP). Het helpt ons om de juiste match tussen vraag naar en aanbod van arbeid te behouden, dusdanig dat er geen personeelstekorten ontstaan die impact kunnen hebben op de dienstverlening aan onze klanten. SPP geeft antwoord op vragen als:  Hoe zorgen we ervoor dat we mee kunnen met de voortdurende en steeds sneller opvolgende veranderingen?  Wat is de invloed van veranderingen op de klantvraag, op het werk, op de producten en diensten die De Connectie levert?  Kunnen de medewerkers mee veranderen?  Is er voldoende potentieel op de arbeidsmarkt beschikbaar?  Hoeveel medewerkers heeft De Connectie in de toekomst nodig en op welke functies?  En wat moeten deze medewerkers kunnen en willen? P&O ondersteunt de afdelingen en begeleidt of initieert Connectiebrede HR-thema’s die voortkomen uit de Strategische Personeelsplanning. In oktober 2020 hebben er OR verkiezingen plaatsgevonden voor De Connectie. De OR bestond uit 11 leden. Medewerkers zijn opgeroepen om na te denken of ze kandidaat willen stellen en zo net een stapje extra stapje te zetten voor de organisatie. De verkiezingen hebben uiteindelijk niet plaatsgevonden omdat er te weinig kandidaten zich hadden aangemeld voor de OR.

Degene die zich hadden aangemeld zijn direct in de OR gekozen. De OR heeft nu 9 leden. Een belangrijke autonome ontwikkeling is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA). Na een gedegen voorbereiding, en in samenwerking met de gemeenten, is de nieuwe CAO en de personeelsregeling van De Connectie op 1 januari 2020 van kracht geworden. P&O-processen zijn opnieuw ingericht en de administratie is opnieuw vormgegeven. Na een half jaar werken, kunnen we concluderen dat dit proces goed is verlopen en niet geleid heeft tot noemenswaardige problemen.

19

Compliance Voor De Connectie is het voldoen aan de geldende wet- en regelgeving een uitgangspunt. De gestelde kaders rondom Informatieveiligheid en Privacy stellen hierbij de nodige eisen aan de organisatie. Doel is het realiseren van verankering in de organisatie om blijvend het gewenste niveau van informatieveiligheid in stand te houden. De organisatie voert hierbij ook jaarlijks een zelftoetsing uit om vast te stellen of zij aan de BIO en AVG voldoet. Hierop volgt een verbetertraject op de aangegeven afwijkingen. Informatieveiligheid De voorbereidingen voor een onafhankelijke nulmeting, het regionale strategisch informatieveiligheidsbeleid en de selectie van een ondersteunend managementsysteem voor informatieveiligheid hebben plaatsgevonden in 2020. Samen vormen ze de basis voor de daaropvolgende projectmatige aanpak voor de ISO27001 en BIO-implementatie. De CISO-functie van de drie gemeenten en De Connectie hebben frequent overleg om beleid, processen en maatregelen gezamenlijk te opstellen vanuit de harmonisatie en standaardisatie agenda 3G-DC. Dit geeft de eerste resultaten al in het gezamenlijk optrekken in advisering en opstellen beleid. Het regionaal strategisch informatiebeveiligingsbeleid is daar een voorbeeld van (concept).

Aangezien het merendeel van alle informatieveiligheidsincidenten begint bij medewerkers, is het noodzakelijk om continue aandacht te besteden aan gedrag, houding en kennis. In 2020 is ook hierbij het bewustwordingsprogramma van Recourse ingezet. De roep om een meer gedifferentieerde aanpak bij verhogen bewustzijn gebruikers heeft geresulteerd in de voorbereiding van een nulmeeting (begin 2021) en zal daarop gevolgd worden met een 2-jarig programma met noodzakelijke externe begeleiding. De agenda is daarnaast bepaald door incidenten in februari (Citrix, thuiswerken), direct daarop gevolgd door Corona. Parallel hieraan is de aanzet gegeven voor de inzet van het nieuwe Microsoft samenwerkingsplatform (M365), ook dit heeft een goede voorbereiding gevraagd vanuit informatieveiligheid. Daarnaast zijn diverse (procesmatig en technische) maatregelen aangescherpt waar risico’s afgedekt dienen te worden, zoals netwerksegmentering binnen de technische infrastructuur. Dit in navolging adviezen NCSC/IBD en gekeken naar situaties zoals Lochem, Hof van Twente en Maastricht. Communicatie De Connectie heeft drie verschillende portalen. Namelijk service.connectie.nl, info.connectie.nl en www.connectie.nl. De portalen blijven continue in ontwikkeling zodat ze duurzaam aansluiten bij de wensen en behoeften van de verschillende gebruikers.

Het kanaal info.connectie.nl is het huidige intranet van De Connectie. In 2020 wilden de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en De Connectie komen tot één gezamenlijk intranet waarbij er sprake is van verschillende omgevingen. Het plan blijft ongewijzigd al is de daadwerkelijke realisatie van het gezamenlijke intranet doorgeschoven naar 2021. Communicatie blijft zich ontwikkelen tot een interactief proces waarbij De Connectie, haar klanten en medewerkers informatie uitwisselen. Ook in de keuze van communicatiemiddelen wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de behoefte van medewerkers, klanten en andere geïnteresseerden zoals leveranciers, potentiele werknemers en de media. In de fase dat communicatie volledig bijdraagt aan de servicegerichte organisatie is de communicatie vooral gericht op luisteren naar de klanten. 20

Informatievoorziening & business-intelligence In 2020 zijn voorbereidingen getroffen om te komen tot een regionale I-Visie inclusief harmonisatie agenda opstellen. De eerste regionale gesprekken hebben hierover plaatsgevonden. De vastgestelde I-visie van De Connectie zal hierop worden bijgesteld, zodat er een congruent geheel ontstaat. Binnen de connectie zijn daarnaast verdere stappen gezet om het projectportfoliomanagement te professionaliseren. In 2021 krijgt dit een vervolg. Binnen het project dienstverlening is een stap gezet om kpi’s op productniveau inzichtelijk te krijgen. Ook is de maandrapportage ten behoeve van de planning- en controlcyclus gerealiseerd en is de spendanalyse voor Inkoop en aanbesteding doorontwikkeld. Financiën en control Parallel aan de ingebruikname van het nieuwe financieel systeem is gewerkt aan het harmoniseren en formaliseren van financiële werkprocessen. Het is voor ons belangrijk om onze klanten en opdrachtgevers zekerheid te verschaffen over de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen in onze financiële werkprocessen. In 2020 heeft de eerste onafhankelijke audit naar de opzet en het bestaan (type-1) hiervan plaatsgevonden. Vanaf 2021 zal ook de werking van de interne beheersmaatregelen worden betrokken in de audit.

Dit leidt tot een ISAE 3402, type-2 verklaring, zodat de accountants van de klantorganisaties hierop kunnen steunen bij de beoordeling van de jaarstukken van de gemeenten. In 2020 heeft De Connectie het model van een integrale kostprijsberekening doorontwikkeld, waarmee we verder invulling geven aan outputfinanciering en -verrekening met de deelnemers. Dit is een belangrijke stap in opmaat naar een servicegerichte organisatie. Van servicegericht spreken we wanneer we onze klanten proactief kunnen informeren en adviseren over de effecten van prijs- en hoeveelheidsontwikkelingen. In 2021 zal met het model worden ‘geoefend’ waarmee aannames in het model kunnen worden gevalideerd en de uitkomsten van prijs- en hoeveelheidontwikkelingen geanalyseerd. Account- en contractmanagement In 2020 is het ingerichte instrumentarium (PDC, leveringsovereenkomsten, rapportages) ter ondersteuning van het proces van vraag en aanbod ingezet op basis van gemaakte afspraken over de kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening. Waar nodig is het instrumentarium doorontwikkeld. Voor het account- en contractmanagement betekent de opmaat naar een servicegerichte organisatie in eerste instantie een intensivering van het klantcontact. Het model van ‘single point of contact’ voor klanten is hiervoor verkend en geïntegreerd in het dienstverleningsconcept.

Daarbij speelde de oriëntatie op processen een grotere rol in de activiteiten voor 2020. Hiervoor zijn we gestart met het in beeld brengen van het proceslandschap en het beschrijven van onze werkprocessen ‘end to end’ om zo de aansluiting te houden met de gemeentelijke processen in de procesketen.

21

Wat heeft het gekost? Begroting 2020 Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING DE CONNECTIE Lasten Baten Saldo

5.868 5.868

Wijziging begroting

-118 -118

Begroting na wijziging

Gerealiseerd 2020

5.750 5.750

6.573 -111 6.462

Resultaat 2020

-823 111 -712

De hogere lasten op dit programma hebben deels betrekking op advieskosten gemaakt voor de ontwikkeling van het dienstverleningsconcept en hieraan gekoppeld de ontwikkeling naar outputsturing en -verrekening via een kostprijsmodel. Ook is geïnvesteerd in business continuity management, strategische personeelsplanning en loopbaanadvies. Ontwikkelingen in de huisvestingslasten komen in dit programma tot uitdrukking. Met de gemeente Arnhem is, met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2020, een lagere huurprijs overeengekomen voor het beschikbaar stellen van werkplekken voor medewerkers van De Connectie. Met de gemeente Renkum is een nieuwe huurovereenkomst afgesloten. De compensatie hiervoor in het kader wordt verantwoord onder het overzicht van algemene dekkingsmiddelen.

22

1.2.4.

Overzicht Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien

De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de reguliere bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten, zonder een specifieke bestemming. Hiervan is het volgende overzicht te geven: Begroting 2020 Bedragen x 1.000 euro ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN EN ONVOORZIEN Lasten Baten Saldo

275 -39.966 -39.691

Wijziging begroting

-4.844 -4.844

Begroting na wijziging

Gerealiseerd 2020

275 -44.810 -44.535

-45.202 -45.202

Resultaat 2020

275 391 666

De lagere lasten worden veroorzaakt doordat de kosten ten laste van de stelpost onvoorzien functioneel zijn geboekt en hiermee tot uitdrukking komen in andere programma’s. Het restant van deze stelpost valt vrij in het resultaat. De hogere opbrengsten worden onder andere veroorzaakt door ontwikkelingen in de huisvestingslasten. Het kader is hier eveneens op bijgesteld, wat per saldo leidt tot een hogere opbrengst dan begroot. Ook zijn er hogere opbrengsten als gevolg van, niet begrote, dienstverlening aan derden. Ingeval deze een structureel karakter hebben, zullen deze vanaf het eerstvolgende begrotingsjaar in de begroting worden verwerkt. Onder de algemene dekkingsmiddelen valt ook het saldo van de financieringsfunctie. Dit is het verschil tussen de toegerekende rekenrente aan de programma’s en de werkelijk betaalde rente over de langen kortlopende leningen. Het renteresultaat over 2020 is nihil (zie paragraaf financiering).

23

1.2.5.

Bedrag heffing vennootschapsbelasting

Samenwerkingsverbanden zijn vrijgesteld voor de vennootschapsbelasting, ingeval aan drie cumulatieve voorwaarden is voldaan: 1. 2. 3.

De activiteiten van het samenwerkingsverband moeten worden verricht voor de onmiddellijk of middellijk participerende publiekrechtelijke rechtspersonen; De activiteiten zouden bij de participanten in het samenwerkingsverband niet tot belastingplicht hebben geleid of zouden zijn vrijgesteld als zij de activiteiten zelf zouden hebben verricht; De participanten moeten naar evenredigheid van de afname van de activiteiten van het samenwerkingsverband bijdragen in de kosten van het samenwerkingsverband. Bij een gemeenschappelijke regeling wordt geacht hieraan te zijn voldaan.

Nadrukkelijk is deze vrijstelling bedoeld voor activiteiten aan of ten behoeve van de deelnemers aan een samenwerkingsverband en niet voor activiteiten ten behoeve van of aan een derde partij. De vrijstelling heeft alleen betrekking op de winst die wordt gerealiseerd door levering aan de deelnemende gemeenten. Wanneer er winst wordt gerealiseerd in verband met de levering aan derden moet hierover in beginsel Vpb betaald worden. De Belastingdienst heeft geconcludeerd dat De Connectie voor derden vooral werk voor “activiteiten verricht in verband met de uitoefening van een overheidstaak of van een publiekrechtelijke bevoegdheid”. Daarbij worden de werkzaamheden kostendekkend uitgevoerd. Gezien het geringe fiscale belang en om praktische redenen (administratieve last) heeft de Belastingdienst besloten om de Connectie geen aangiftebiljet vennootschapsbelasting toe te zenden. Ingeval de werkzaamheden voor derden aanzienlijk gaan toenemen of aanzienlijke winsten zouden gaan opleveren, is De Connectie verzocht opnieuw contact te zoeken met de Belastingdienst.