Gewaarmerkte Jaarstukken 2022 De Connectie (23.44).pdf

Jaarstukken 2022

24 april 2023 Flynth Audit B.V.

1

geheel document digitaal gewaarmerkt voor identificatiedoeleinden j.h.

24-4-2023

Voorwoord Dit zijn de Jaarstukken 2022. In deze jaarstukken leest u op welke wijze De Connectie haar doelen en prestaties heeft gerealiseerd met de hiervoor beschikbare middelen. De jaarstukken zijn naast de perspectiefbrief, begroting en bestuursrapportages onderdeel van de jaarlijkse planning- en controlcyclus. Ondanks dat ik in 2022 nog geen directeur van De Connectie was, kijk ik in dit voorwoord terug op een jaar waarin veel gebeurd is. Daarnaast geef ik een korte doorkijk naar 2023. Een jaar waarin we gezamenlijk met drie hoofdthema’s aan de slag gaan. Vijf jaar De Connectie Op 1 juli 2022 bestond De Connectie vijf jaar. In het Nederlands Openluchtmuseum hebben we het jubileumjaar met elkaar gevierd. De afgelopen vijf jaar heb ik vanuit verschillende functies binnen De Connectie gezien hoe betrokken alle medewerkers zijn. Iedere dag zetten zij zich in voor de gemeenten en De Connectie om van de samenwerking een succes te maken. Daar ben ik alle collega’s dankbaar voor. Tijdens een gezellig samenzijn met alle collega’s in het Nederlands Openluchtmuseum hebben we ook afscheid genomen van twee van de drie bestuursleden van De Connectie. De afgelopen jaren hebben Jan van Dellen uit Arnhem en Leonie Rolink uit Renkum zich geweldig ingezet voor De Connectie.

We namen afscheid maar gelukkig verwelkomden we tijdens het jubileumfeest ook onze twee nieuwe bestuursleden Marinka Mulder, gemeente Renkum en Maurits van de Geijn, gemeente Arnhem. Met de wisseling van twee bestuursleden en de directeur ben ik blij dat Dorus Klomberg, gemeente Rheden, ook de komende jaren onze bestuursvoorzitter is. Bestuursopdracht In 2022 is de bestuursopdracht opgeleverd door mijn voorganger. De bestuursopdracht is opgebouwd uit drie pijlers, namelijk governance, groeiambitie en financiën. De uitwerking van de bestuursopdracht heeft geleid tot nieuwe keuzes en afspraken op de drie pijlers. Een uitkomst is dat er meer samenhang en afstemming komt in de beleidscyclus van De Connectie en het begrotingsproces van de drie gemeenten. Hierdoor wordt het (financiële) kader voor de bedrijfsvoering meer volgend aan het gemeentelijk beleid en de keuzes en afwegingen die aldaar integraal en aan de voorkant worden gemaakt. Als het gaat om de pijler ‘groeiambitie’ maakt De Connectie pas op de plaats. De Connectie heeft niet de ambitie om te groeien in schaalgrootte maar focust zich op verdere kwalitatieve verbetering van de dienstverlening aan de drie gemeenten. Door de uitwerking van de bestuursopdracht ligt er een goede basis om gezamenlijk De Connectie door te ontwikkelen.

Afscheid en veranderende samenwerking In 2022 hebben we afscheid genomen van de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA). De omgevingsdienst is verhuisd naar een ander pand en heeft besloten om geen gebruik meer te maken van de diensten van De Connectie. Ook de dienstverlening naar de gemeente West Maas en Waal is veranderd. De afgelopen jaren is gebleken dat de samenwerking niet heeft opgeleverd wat er van elkaar verwacht werd. Een groot deel van de dienstverlening wordt weer door de gemeente West Maas en Waal uitgevoerd. Deze ontwikkelingen passen in de lijn van de bestuursopdracht als het gaat om de schaalgrootte. Doorkijk naar 2023 Tijdens de uitwerking van de bestuursopdracht in 2022 heeft er een herijking plaatsgevonden op de drie pijlers governance, groeiambitie en financiën. Er is teruggekeken en geëvalueerd om te verbeteren. In 2023 kijken we vooruit en gaan we aan de slag met drie thema’s. Met als doel om van De Connectie een nog betere organisatie te maken om mee en voor te werken. 1. De Connectie op orde: doelstellingen halen en het herkennen en beheersen van risico’s. 2. De Connectie: jij doet ertoe! 3. Dienstverlening: het gaat om de klant! In de eerste bestuursrapportage van dit jaar kom ik uitgebreid terug op de drie thema’s. Vol vertrouwen en met plezier kijk ik er naar uit om samen met alle collega’s, eigenaren en klanten De Connectie verder te brengen.

Samenwerken is voor mij het sleutelwoord om er daadwerkelijk een succes van te maken. Dit is het moment. Samen doen we het! Sanne de Kleyn Directeur De Connectie

2

Inhoudsopgave 1.

Jaarverslag

1.1 Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden 1.1.1 Visie 1.1.2 Uitgangspunten 1.1.3 Kernwaarden 1.2 Programmaverantwoording 1.2.1 Programma Bedrijfsvoering gemeenten 1.2.2 Programma Belastingen gemeenten 1.2.3 Overzicht Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien 1.2.4 Bedrag heffing vennootschapsbelasting 1.3 Paragrafen 1.3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 1.3.2 Financiering 1.3.3 Bedrijfsvoering 1.3.4 Wet openbare overheid

4 4 4 4 4 4 12 14 16 17 17 23 25 29

2.

Jaarrekening

30

3.

Bijlagen behorende tot de jaarrekening

55

4.

Bijlagen niet behorende tot de jaarrekening

56

2.1 2.2 2.3 3.1 4.1

Overzicht van balans en toelichting 2.1.1 Balans per 31 december 2022 2.1.2 Toelichting op de balans 2.1.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Overzicht van baten en lasten en toelichting 2.2.1 Overzicht van baten en lasten 2.2.2 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2.2.3 Bijdragen gemeenten 2.2.4 Bijdragen derden 2.2.5 Incidentele baten en lasten 2.2.6 Afwijkingen op investeringsprogramma 2.2.7 Informatie Wet normering topinkomens (WNT) Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Bijlage 1: Taakvelden

4

30 30 31 37 38 38 39 46 47 48 50 51 54

55

Bijlage 2: Begrotingsmutaties

3

56

1. Jaarverslag Voor u ligt het jaarverslag over 2022 van De Connectie. In dit jaarverslag komen in hoofdstuk 1.1 de missie en de doelen van De Connectie aan de orde. In hoofdstuk 1.2 wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het, in de begroting 2022, voorgenomen beleid. Dit gebeurt aan de hand van de vastgestelde programma’s Bedrijfsvoering gemeenten, Belastingen gemeenten en het overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de heffing van vennootschapsbelasting (Vpb). In hoofdstuk 1.3 komen de, voor De Connectie relevante, verplichte paragrafen aan de orde.

1.1

Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden

De Connectie maakt het mogelijk dat haar klanten zich volledig kunnen richten op inwoners, bedrijven en toeristen. 1.1.1

Visie

De Connectie is de partner in bedrijfsvoering. De dienstverlening van De Connectie is efficiënt, kwalitatief, kostenbewust en de klant staat altijd centraal. Hierdoor kunnen klanten zich voor 100% richten op hun inwoners, bedrijven en toeristen. 1.1.2

Uitgangspunten

De Connectie denkt en werkt vanuit de klant en zet de klant altijd centraal. De Connectie levert producten en diensten tegen een gezamenlijk afgesproken kwaliteit. De Connectie investeert in medewerkers en biedt hen kansen zich te ontwikkelen. De Connectie kent de trends en ontwikkelingen, speelt daarop in en vertaalt deze, in samenwerking met de klant, naar haar bedrijfsvoering. Hierdoor zijn partners in staat om zich volledig te richten op hun inwoners, bedrijven en toeristen. Ze zijn daardoor minder kwetsbaar. Door producten en diensten te harmoniseren en te digitaliseren werkt De Connectie efficiënter. Dit leidt ertoe dat de kosten voor de partners omlaaggaan. 1.1.3

Kernwaarden

De Connectie ontwikkelt zich naar een flexibele, open en daadkrachtige organisatie die zich makkelijk aanpast aan nieuwe ontwikkelingen. De kernwaarden die hierbij horen, het fundament waar energie en inspiratie uit worden gehaald, zijn: • Professioneel: service, verantwoordelijk, kennis, kwaliteit, resultaatgericht, dienstverlenend. • Betrokken: samen, verbindend, nieuwsgierig, werkplezier, omgevingsbewust, energiek, leergierig. • Integer: duidelijk, betrouwbaar, open, eerlijk, transparant, afspraken nakomen.

4

1.2

Programmaverantwoording

1.2.1

Programma Bedrijfsvoering gemeenten

Wat wilden we bereiken in 2022? De Connectie wil zich onderscheiden in de dienstverlening aan aangesloten gemeenten. Dit betekent dat ze uitstekende vakinhoudelijke kennis hebben en een kwalitatief hoogstaande partner in de bedrijfsvoering van de gemeenten willen zijn. Om de missie en visie te realiseren is het allereerst nodig dat de organisatie zich ontwikkelt. In de periode 2020-2024 gaat De Connectie daarom in drie fases die parallel lopen aan het volwassen worden van de organisatie aan de slag, namelijk: 1. De Connectie, een uitvoeringsorganisatie met focus op de basis op orde brengen. 2. De Connectie, een servicegerichte organisatie. 3. De Connectie, dé partner in bedrijfsvoering. De Connectie wil tenminste een servicegerichte organisatie worden. Dat zijn we wanneer zij in staat is om behoeften, wensen en verwachtingen van klanten te vertalen naar succesvolle producten, diensten en dienstverlening. Klanten merken in deze fase dat er meegedacht en gestuurd wordt op de veranderende behoeften van de klanten. Er wordt gedacht en gehandeld vanuit de klant. Het programmaplan richt zich op wat er nodig om dát niveau van dienstverlening te behalen. De genoemde fases overlappen elkaar deels. Waar de ene afdeling nog volop inzet op de basis op orde brengen, draagt de andere afdeling al volledig bij aan een servicegerichte organisatie zijn.

Per afdeling verschilt daarnaast welke fase het eindstation is. De behoefte van de klant bepaalt mede of een afdeling van De Connectie zich daadwerkelijk verder ontwikkelt naar partner in bedrijfsvoering. Wat hebben we bereikt in 2022? De Connectie wil zich onderscheiden in de dienstverlening aan aangesloten gemeenten. Het Ontwikkelperspectief beschrijft de richting en de eerste stappen die worden gezet in de richting van een servicegerichte organisatie. Door het ontwikkelperspectief te vertalen naar de programma’s uit de MJPB is deze onderdeel geworden van de beleidscyclus van De Connectie. Ook in 2022 heeft De Connectie weer concrete stappen gezet richting een servicegerichte organisatie. De volgende mijlpalen in onze dienstverlening zijn het afgelopen jaar daarbij bereikt: GemICT Alle gemeenten zijn in 2021 gemigreerd (overgegaan) naar één nieuwe gemeenschappelijke digitale werkomgeving. Hiermee is het project in 2022 in een volgende fase gekomen: het migreren van alle businessapplicaties naar de nieuwe omgeving. Inzet voor deze fase was om de belangrijkste businessapplicaties als eerste naar de nieuwe ICT-omgeving te migreren en hierbij ook de eenvoudige rationalisaties 1 te betrekken. Tijdens de migratie van de businessapplicaties is het echter beperkt mogelijk gebleken om rationalisaties mee te nemen zonder de voortgang van dit grote project te vertragen.

Op dit punt is de aanpak daarom herzien. De inzet is er vervolgens op gericht dat eind 2022 alle applicaties ‘as-is’ 2 gemigreerd zouden zijn, de oude omgevingen opgeruimd en dat hiermee dit project kon worden afgerond. Omstandigheden zoals complexiteit, ontbreken van documentatie en niet of onvoldoende beschikbaarheid van capaciteit van leveranciers hebben ervoor gezorgd dat deze doelstelling niet volledig kon worden gerealiseerd. Ook moest om verschillende (technische) redenen worden afgeweken van ‘as is’ als uitgangspunt. Ook dat heeft invloed gehad op de voortgang. Doel is nu het migreren van de businessapplicaties in 2023 af te ronden.

1

Applicatierationalisatie: Slim gebruik van applicaties voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering onder andere door het verwijderen van meerdere applicaties

met dezelfde functie 2

As-is: applicaties gaan zonder verdere aanpassingen over naar de cloud

5

Cloud computing De Connectie heeft de mogelijkheden van cloud computing onderzocht. Dit is een belangrijke ontwikkeling waarbij hardware, software en gegevens op aanvraag beschikbaar gesteld via een netwerk, vergelijkbaar met elektriciteit uit het lichtnet. Door cloud computing heeft De Connectie steeds minder behoefte aan eigen rekencentra en eigen capaciteit om deze te beheren. Samen met onze leveranciers hebben we onderzocht hoe haalbaar cloud computing voor ons is. Het onderzoek heeft geleid tot een regionaal gedragen cloudstrategie. De strategie richt zich niet alleen op de technische migratie, maar vooral op het realiseren van maximale waarde voor de business. Op natuurlijke vervangingsmomenten zorgt deze aanpak er nu al voor dat we overstappen op cloud wordt Een aanvullend voordeel van werken in de cloud is de verminderde vatbaarheid voor ICT-storingen. Aanbesteding kantoor- en werkplekmeubilair De aanbesteding van het kantoor- en thuiswerkmeubilair is volgens planning afgerond, waarbij is gekozen voor een flexibele inrichting van onze dienstverlening en hiermee ook van het contract met onze toeleveranciers. De feitelijke invulling is afhankelijk van nog te maken gemeentelijke keuzes. De afdeling Facilitaire Zaken is nauw bij de aanbesteding betrokken en kan met het nieuwe meubilaircontract zorgen voor het meubilair op kantoor en voor de thuiswerkplek.

Voor nu gaan we terughoudend om met (vervangings-)investeringen. E-HRM 3 Medio 2020 hebben de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden en De Connectie besloten om het contract van het e-HRM systeem van de huidige leverancier te verlengen tot en met eind 2022. Tegelijkertijd heeft er een aanbestedingstraject plaatsgevonden en medio 2022 is aan de huidige leverancier van het e-HRM systeem het nieuwe contract gegund. Het nieuwe systeem voldoet aan de wensen en eisen die De Connectie en de drie gemeenten aan het systeem stellen. Hiermee beschikt De Connectie over een toekomstbestendig personeels- en salarissysteem. Het systeem is namelijk goed te onderhouden, gebruiksvriendelijk en flexibel. Zo draagt het systeem bij aan de verdere uniformering van de werkprocessen van de personeels- en salarisadministratie. Het tweede halfjaar van 2022 is gewerkt aan de implementatie en inrichting van het nieuwe systeem. Deze werkzaamheden nemen meer tijd in beslag dan vooraf was ingeschat en waren eind 2022 nog niet afgerond. Hierdoor is afgeweken van de planning. De ingebruikname van het nieuwe systeem per 1 januari 2023 is hierdoor niet gehaald, maar uitgesteld naar 3 april 2023. Gebruikers kennis laten maken met het nieuwe systeem krijgt veel aandacht. Belangrijk, want het systeem heeft zo’n 3000 gebruikers. Dit gebeurt onder andere door training van ambassadeurs / key-users binnen de organisaties.

Spendanalyses Ten behoeve van het vergroten van het inkoopbewustzijn, zijn spendanalyses beschikbaar gesteld aan de gemeenten. Spendanalyses dragen bij aan het inzichtelijk maken van de verbanden tussen contractbeheer, de verplichtingenadministratie en het facturatieproces. Door het ontwikkelen en beschikbaar stellen van deze rapportages zijn er gemeentelijke plannen ontstaan om het inkoop- en betaalproces te verbeteren. Mutatiesignalering Zowel de Omgevingswet als het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) hebben gevolgen voor de kwaliteitseisen die worden gesteld aan de tijdigheid, juistheid en actualiteit van de Basisregistraties. De gegevens uit deze registraties worden namelijk veel en verplicht gebruikt in verschillende belangrijke (overheids-)processen. Mede door de aangepaste regelgeving en de toename van het aantal uitgegeven omgevingsvergunningen (en daarmee ook het aantal vergunningsvrije bouwwerken) is medio 2021 een mutatiesignalering uitgevoerd. De resultaten van deze signalering zijn in 2022 verwerkt waardoor de administratieve en feitelijke werkelijkheid weer overeenkomen. Wat hebben we in 2022 gedaan? In het volgende gedeelte wordt, op afdelingsniveau, verslag gedaan van de activiteiten in het afgelopen jaar.

Om herhaling te voorkomen gaat de aandacht nadrukkelijker uit naar de activiteiten die dit jaar nog niet hebben geleid tot concrete resultaten ten aanzien van de programmadoelstellingen. Daarbij wordt ook benoemd wat dit betekent voor de jaren 2023 en verder. Daarnaast wordt aandacht besteed aan resultaten op overige activiteiten die vaak in samenspraak en in afstemming met de gemeenten hebben plaatsgevonden.

3

E-HRM: Electronic Human Resource Management, een applicatie waarin personeelszaken geregeld kunnen worden

6

ICT De activiteiten van ICT in 2022 stonden vooral in het teken van de basis op orde brengen en het werken naar een servicegerichte organisatie. De nadruk verschuift steeds meer naar het tweede doel: het toewerken naar een servicegerichte organisatie. GemICT In 2021 zijn alle gemeenten overgegaan (gemigreerd) naar één gemeenschappelijk werkplekomgeving. In 2022 hebben we gewerkt aan de volgende fase: het overzetten van alle business applicaties naar de nieuwe omgeving en vervolgens het opruimen van de ‘oude’ omgeving. Met het opruimen van de oude omgevingen zetten we een belangrijke stap op het gebied van IT-veiligheid. Dit alles is onderdeel van het programma 2!Connect, met als doel om een betrouwbare en voorspelbare ICT-infrastructuur neer te zetten. In 2023 wordt dit project afgerond. ICT-basisprocessen De continue verbetering en bewaking van de kwaliteit van werkprocessen is een basisvoorwaarde voor een passend kwaliteitsniveau van dienstverlening. Om die reden is een set van ICT-basisprocessen (op basis van de BIO)4 en een set overige processen gekozen om de kwaliteit van zowel beheersing als uitvoering naar een marktconform niveau te brengen. Inmiddels zijn de ICT-basisprocessen beschreven. ICT werkt nu aan de implementatie hiervan. Dit geldt ook voor de geselecteerde set overige processen. We maken hierbij gebruik van het Capability Maturity Model (CMM).

Harmonisatieagenda De volgende stap is het harmoniseren en rationaliseren van de businessapplicaties. Dit vraagt bij de uitvoering om een gedeelde visie en focus van onze eigenaren. De gemeenten hebben de Chief Information Officers (CIO’s) de opdracht gegeven om tot een gezamenlijk plan van aanpak voor de harmonisatie van de businessapplicaties te komen. De richting is inmiddels bepaald maar de aanpak moet nu verder worden uitgewerkt. Zodra deze zogeheten harmonisatieagenda bekend is, kan de gewenste ondersteuning van De Connectie bij de feitelijke totstandkoming van een geharmoniseerd en gerationaliseerd applicatielandschap worden bepaald. Cloud computing In 2022 is een regionaal gedragen cloudstrategie ontwikkeld, die zich niet alleen richt op de technische migratie, maar vooral op het realiseren van maximale waarde voor de business. Concreet is in 2022 gewerkt aan het uitrollen van Exchange (online) en Sharepoint wat past binnen deze beweging. Verder is een voorstel opgeleverd voor de inrichting en ingebruikname van de Microsoft Azure Cloud. In 2023 zal hier vervolg aan worden gegeven. In december 2022 werden de gemeenten en De Connectie getroffen door een ICT-storing. Medewerkers hadden last van lange inlogtijden, trage applicaties of werden spontaan uitgelogd uit de werkplek. De oorzaak van de storing was een combinatie van twee updates die niet goed op elkaar reageerden.

De impact van de storing maakte inzichtelijk dat de digitale werkomgeving meer ruimte nodig heeft dan dat er nu beschikbaar is. Daarom is het doel voor 2023 en verder om applicaties versneld te verplaatsen van de digitale werkomgeving naar de cloud. Documentaire Informatievoorziening (DIV) De huidige situatie van Documentaire Informatievoorziening/ Informatiebeheer (DIV) is ingewikkeld. De informatie wordt beheerd op twee manieren (fysiek en digitaal), op drie locaties, in drie ICT-omgevingen en met vier verschillende inrichtingen op de bedrijfsvoering van de deelnemers. Harmonisatie en standaardisatie van systemen en processen heeft bij DIV beperkt plaatsgevonden. Zaaksystemen De gemeente Arnhem is in 2022 een project gestart om het nieuwe zaaksysteem van Vismacircle te implementeren. De gemeenten Renkum en Rheden werken samen om de overstap naar het nieuwe zaaksysteem (van Roxit) af te ronden. Bij beide projecten is de afdeling DIV nauw betrokken om het archiefonderdeel ook in de nieuwe applicaties goed in te richten en om zo de dienstverlening van DIV voor te zetten. Naar verwachting worden beide projecten in 2023 afgerond.

4

BIO: Baseline Informatiebeveiliging Overheid

7

Centraal digitaal archief Het digitaal archief maakt onderdeel uit van de zaaksystemen van de gemeenten. De zaaksystemen zijn niet geharmoniseerd. Hierdoor wordt de regionale ambitie tot harmonisatie van het digitaal archief nog niet uitgevoerd. Een centraal digitaal archief heeft als doel te komen tot één gecentraliseerde opslag van documenten, waarbij de gemeentelijke omgevingen van elkaar gescheiden blijven. Het is daarbij de bedoeling om documenten zoveel mogelijk geautomatiseerd toe te voegen aan het archiefsysteem. Zo ontstaat een efficiënter proces voor zowel gemeenten als afdeling DIV. In de zomer van 2022 is de businesscase ambtelijk gedeeld en in het vierde kwartaal van 2022 is akkoord verkregen van het Opdrachtgeversoverleg om de definitiefase voor het centraal digitaal archief uit te werken. Een definitief besluit over het centraal digitaal archief volgt na oplevering van de definitiefase in 2023. In 2022 is besloten om de pilot robotisering, die bedoeld is om het registratiewerk verder te automatiseren, niet op die manier uit te voeren. De technische vraagstukken in combinatie met de vervanging van de zaaksystemen hebben ertoe geleid dat de pilot geen vorm heeft gekregen en ook niet gaat krijgen. Verdere automatisering van werkzaamheden komt terug in de ontwikkeling van het centraal digitaal archief.

Overige dienstverlening Ook heeft de afdeling DIV in 2022 gewerkt aan advisering op en uitwerking van regionale archiefbeheerafspraken tussen de gemeenten en hun (regionale) partners. Daarnaast heeft de afdeling DIV de gemeente Rheden geadviseerd over de gevolgen van de keuze geen archiefkelder terug te brengen in de nieuwe huisvesting. DIV adviseerde ook over de behoefte om meer digitaal te werken die als gevolg van het weglaten van de kelder is ontstaan. In samenwerking met gemeente Arnhem is het proces van Werk & Inkomen verregaand gedigitaliseerd. Dit levert een efficiencywinst op bij de vakafdeling van de gemeente Arnhem en bij afdeling DIV van De Connectie. Tot slot is, in samenwerking met het Gelders Archief, in regionaal verband een kennissessie georganiseerd over de gevolgen van de Omgevingswet op het archiefbeheer. Basisregistraties Zowel de Omgevingswet als het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) hebben gevolgen voor de kwaliteitseisen die worden gesteld aan de tijdigheid, juistheid en actualiteit van de Basisregistraties. De gegevens uit deze registraties worden namelijk veel en verplicht gebruikt in allerlei belangrijke (overheids-)processen. Mutatiesignalering Midden 2021 is een mutatiesignalering uitgevoerd. Over de jaren 2019 t/m 2021 is in 17.000 gevallen (20%) een afwijking gevonden tussen de administratieve en feitelijke werkelijkheid.

De resultaten van deze signalering zijn in 2022 verwerkt waardoor de administratieve en feitelijke werkelijkheid weer overeenkomen. Samenhangende objectenregistratie (SOR) We hebben te maken met een onderlinge afhankelijkheid tussen de verschillende basisregistraties. Als gevolg van deze afhankelijkheid moet het verbeteren en opwerken van gegevens van deze registraties in samenhang plaatsvinden. Door het samenbrengen van de basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties zal de kwaliteit van de registraties toenemen en zal deze worden doorontwikkeld tot een samenhangende objectenregistratie (SOR). In dit kader is in een eerdere fase het WOZ (objecten-) beheer overgedragen aan het team Basisregistraties. Eind 2022 is hier ook subjectenbeheer, ofwel de verwerkingen in het GBA en de KVK, aan toegevoegd. Hierdoor zijn we in staat een betere uitvoering te geven aan het ketengericht werken binnen de afdeling op het gebied van gegevensbeheer en sorteren we voor op de samenhangende objectregistratie (SOR). Overige dienstverlening Doordat wij de behoefte van onze opdrachtgevers steeds beter leren kennen, kan dienstverlening worden geboden met toegevoegde waarde. De data die wij in beheer hebben wordt gebruikt om gemeenten proactief te adviseren en services aan te bieden. Uit de data is informatie te halen die te gebruiken is voor bijvoorbeeld datagedreven beleidsvorming.

In 2022 zijn wij in samenwerking met de gemeenten gestart met het inzetten van PowerBI om hier dashboards voor te ontwikkelen. Facilitaire Zaken Bij de oprichting van De Connectie was een belangrijke opgave van de afdeling FZF het harmoniseren van de verschillende contracten. Inmiddels zijn de meeste contracten geharmoniseerd. Als gevolg van recente ontwikkelingen is de vervolgstap dat de dienstverlening op onderdelen anders georganiseerd moet gaan worden. De dienstverlening wordt flexibeler, zonder hiermee de kwaliteit te verlagen. De afdeling ontwikkelt zich naar een regieafdeling, om sneller in te kunnen spelen op veranderende vragen vanuit de klant. 8

Aanbesteding kantoor- en werkplekmeubilair De afdeling FZF heeft in 2022 het kantoor- en thuiswerkmeubilair aanbesteed. Daarbij is, in overleg met de gemeenten, gekozen voor een flexibele inrichting van onze dienstverlening en hiermee ook het contract met onze toeleveranciers. De feitelijke invulling is afhankelijk van de nog te maken gemeentelijke keuzes. Huisvesting In de eerste maanden van 2022 is op een rij gezet wat de gevolgen zijn van de huisvestingsontwikkelingen die bij gemeenten spelen of hebben gespeeld. Voor de gemeente Rheden is de verhuizing naar de tijdelijke huisvesting uitgevoerd. Voor de gemeente Arnhem is de dienstverlening aan de Eusebiusveste per 1 mei 2022 gestopt. De ODRA heeft de dienstverlening die zij afnemen bij De Connectie opgezegd en het stadskantoor van de gemeente Arnhem verlaten. In 2022 is de dienstverlening aan de ODRA ontvlochten en overgedragen. Hybride werken In de perspectiefbrief van De Connectie is aandacht gevraagd voor het regionaal vormgeven van het thema hybride werken. De Connectie is niet leidend in de keuzes die gemeenten maken over hybride werken. Daarom is het nodig om inzicht te krijgen in gemeentelijke en regionale beleidskaders en de bijbehorende tijdslijnen zodat De Connectie haar dienstverlening daarop kan laten aansluiten. Zodat we onze dienstverlening naar tevredenheid en zoveel mogelijk geharmoniseerd uitvoeren.

Frontoffice De projectmatige aanpak voor het verbeteren van de (digitale) dienstverlening is aangepast. In het derde kwartaal van 2021 is het programma Dienstverlening beoordeeld. De eerste conclusie was dat het programma te veel los is komen te staan van de lijnorganisatie. De tweede conclusie was dat de opzet en uitwerking van het programma meer passend is voor een commerciële organisatie dan voor een bedrijfsvoeringsorganisatie als De Connectie. De derde conclusie was dat de begrote kosten van het programma zo hoog zijn dat een meer praktische aanpak nodig is. In 2022 is daarom begonnen met een andere manier van werken. Het belangrijkste onderdeel van deze aanpassing is dat de projecten en acties ten aanzien van het proces- en ketenmanagement zoveel mogelijk direct belegd zijn in de lijnorganisatie. De aanpak heeft tot resultaat geleid: de overdrachtsmomenten in het proces zijn beter in beeld, er zijn nieuwe afspraken zijn gemaakt en door de betrokken afdelingen kan hier op worden gestuurd. Tegelijkertijd is hier in 2023 nog verdere inzet op nodig. Zodat met name het proces in- door- en uitstroom van medewerkers verder verbetert en meldingen sneller zijn opgelost. Administratie & Beheer De afdeling Administratie & Beheer heeft de samenwerking met klanten versterkt.

Ook heeft de afdeling verdere stappen gezet in het standaardiseren, digitaliseren en harmoniseren van de werkprocessen. Dit zijn belangrijke voorwaarden om zoveel mogelijk resultaat te halen uit de samenwerking met klanten. De afdeling kan de mate van uniformering en standaardisatie niet altijd helemaal vormgegeven. Onder andere door verschillen in klantwensen en klanteisen. Personeels- en salarisadministratie Medio 2022 is aan de huidige leverancier van het e-HRM systeem het nieuwe contract gegund. Het systeem voldoet aan de wensen en eisen die De Connectie en de drie gemeenten aan het systeem stellen. Met het nieuwe e-HRM systeem heeft De Connectie een toekomstig bestendig personeels- en salarissysteem. In 2023 maken we het project af. 90% van de werkprocessen zijn nu al geharmoniseerd. Deze harmonisatie zorgt voor een efficiencyvoordeel. Alleen op secundaire arbeidsvoorwaarden verschillen de gemeenten nu nog van elkaar. Role Based Access Control In 2022 is De Connectie helemaal ingericht volgens het Role Based Access Control (RBAC) concept. RBAC zorgt ervoor dat de instroom-, doorstroom- en uitstroom geautomatiseerd op basis van rollen wordt uitgevoerd. Hierdoor wordt er efficiënter gewerkt en wordt voldaan aan wetgeving over, van en voor informatiebeveiliging en privacy.

In 2022 was de inrichting en implementatie van RBAC voor de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden ook gepland. Invoering heeft niet plaatsgevonden vanwege besluitvorming rondom het autorisatiebeheerproces bij de gemeenten. De invoering van RBAC blijft echter onverminderd van belang voor het reguleren van het instroom-, doorstroom-, uitstroom- en autorisatiebeheer en hiermee voor kwaliteit van de logische toegangsbeveiliging.

9

Financiële administratie In 2022 zijn stappen gezet in de verdere verbetering van de kwaliteit van de financiële administraties van en de financiële werkprocessen ten behoeve van de dienstverlening aan de opdrachtgevers. Een belangrijk onderdeel daarbij is de ISAE3402-norm die door De Connectie als standaard voor de kwaliteit van de interne beheersing is genomen (zie paragraaf Bedrijfsvoering). Door de ISAE3402-norm is er altijd aandacht voor (het verbeteren van) de effectiviteit en doelmatigheid van de interne beheersmaatregelen in de financiële werkprocessen. Inkoop & Aanbesteding Het team Inkoop en Aanbesteding zet samen met de drie gemeenten in op het standaardiseren, harmoniseren en digitaliseren van de inkoopprocessen. Rechtmatigheid en doelmatigheid spelen hierbij een belangrijke rol. Inkoop en Aanbesteding richt zich steeds meer op samenwerking met de gemeenten. In aansluiting op maatschappelijke ontwikkelingen is er bij inkoop- en aanbestedingstrajecten steeds meer aandacht voor thema’s als circulair inkopen, duurzaamheid en duurzame inzetbaarheid. Daarom is het team in 2022 gestart met de training integraal adviseurschap. Het doel van de training is om invulling te geven aan de wens van de gemeenten om meer integraal en ongevraagd advies te leveren op verschillende beleidsterreinen.

Spendanalyses Om het inkoopbewustzijn van het team te vergroten heeft de data-analist van team Inkoop & Aanbesteding spendanalyses ontwikkeld voor de gemeenten. Met de spendanalyse wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan het inzichtelijk maken van de verbanden tussen het contractbeheer, de verplichtingen-administratie en het facturatieproces. Een stap verder is het inrichten van een purchase to pay (P2P)-oplossing, waarbij de hierboven genoemde relatie al onderdeel is van het proces. Door het ontwikkelen en beschikbaar stellen van spendanalyes zijn ideeën vanuit de gemeenten ontstaan voor het verbeteren van het inkoop- en betaalproces. Hiermee levert team Inkoop en Aanbesteding een belangrijke bijdrage aan het vergroten van het inkoopbewustzijn en het verbeteren van inkoopgerelateerde processen bij de gemeenten. Digitaliseren van de dienstverlening Team Inkoop en Aanbesteding heeft haar dienstverlening in een gestandaardiseerde vorm toegankelijk gemaakt via de digitale omgeving Topdesk. Met dit systeem voegen gebruikers hun contracten, overeenkomsten en opdrachtbrieven makkelijk toe aan het Centraal Contract Beheer Systeem (CCBS). Daarnaast is het mogelijk om via Topdesk verzoeken voor data-analyse in te dienen. 2021 is De Connectie geheel ingericht volgens het RBAC (Role Based Access Control) concept.

De afdelingen Administratie en Beheer en ICT zijn in 2021 live gegaan en de overige afdelingen volgen begin 2022. De RBAC (Role Based Acces Control) zorgt ervoor dat het instroom-, doorstroom- en uitstroom geautomatiseerd op basis van rollen wordt uitgevoerd. Dit zorgt ervoor dat er efficiënter wordt gewerkt en wordt voldaan aan wetgeving omtrent informatiebeveiliging en privacy. Vanaf 2022 staat de inrichting en implementatie van RBAC voor de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden gepland. Management Support De afdeling Management Support (MAS) levert dienstverlening voor professionele, bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning op drie niveaus. De ondersteuners werken proactief werken met de klant. Proactieve samenwerking betekent dat ondersteuners in staat zijn om in te schatten welke werkzaamheden zij met welke prioriteit voor de klant moeten uitvoeren. De uitdaging voor managers zit steeds meer in het verwerken van alle informatie die op hen afkomt. De ondersteuner helpt daarbij door informatie snel te begrijpen door ordenen van e-mail, acties en andere vormen van werk en door taken over te nemen waar het kan. Servicegerichte dienstverlening Management Support kijkt samen met de klanten naar gewenste resultaten, een betere taakverdeling en samenwerking. Hiervoor hebben de teamleiders korte lijnen met de opdrachtgevers.

Ook zijn de teamleiders voortdurend in gesprek met onze medewerkers om de dienstverlening verder te optimaliseren. De uitkomsten van die gesprekken zijn omgezet naar gerichte acties. Zodat Management Support blijft zorgen voor kwaliteit, continuïteit en flexibiliteit in de bestuurlijke en ambtelijke secretariële dienstverlening. De ontwikkelingen op het gebied van robotisering hebben tot nu toe nog geen invloed op onze dienstverlening. We zien juist een stijgende vraag ontstaan naar ondersteuning bij de drie klantorganisaties.

10

Wat heeft het gekost? Begroting 2022 Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING GEMEENTEN Lasten Baten Saldo Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves

Wijziging begroting

37.267 -270 36.997 36.997

2.449 -320 2.129 -75 2.054

Begroting na wijziging

Gerealiseerd 2022

Saldo t.o.v. begroot 2022

39.716 -590 39.126 -75 39.051

44.619 -6.740 37.878 75 37.954

-4.903 6.151 1.247 -75 -75 1.097

De hogere lasten hebben verschillende oorzaken. Hogere personeelslasten worden veroorzaakt door inhuur op vacatureruimte, door het opvangen van het ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk. Deze kosten kunnen deels worden opgevangen door opbrengsten uit maat- en meerwerk en projecten. Daarnaast is in de nieuw afgesloten cao bepaald dat medewerkers vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren mogen sparen. Vanuit de commissie BBV is aangegeven dat voor deze verloftegoeden een voorziening gevormd moet worden. Daarnaast hebben de werkgeversverenigingen en de vakbonden, in aanloop naar een nieuwe cao voor 2023, afgesproken dat medewerkers in december 2022 een eenmalige uitkering ontvangen. Daarnaast zijn er kosten gemaakt om maat- en meerwerk te kunnen leveren. Vooral op het gebied van facilitaire dienstverlening en ICT. Hier staan opbrengsten uit maat- en meerwerk tegenover. Een bijzonderheid daarin is de dienstverlening voor de tijdelijke huisvesting van de gemeente Rheden. Door de sloop van het oude gemeentehuis en de huisvesting van de gemeente Rheden op tijdelijke locaties worden per saldo minder kosten gemaakt. De afspraak met de gemeente Rheden is om de begroting voor deze tijdelijke situatie niet aan te passen. In plaats daarvan verrekenen we de meer- en minderkosten via de exploitatie met elkaar.

De ODRA heeft de dienstverlening die zij afneemt bij De Connectie opgezegd en het stadskantoor van de gemeente Arnhem verlaten. In 2022 is de dienstverlening aan de ODRA ontvlochten en overgedragen. De meerkosten voor het opstellen en uitvoeren van het ontvlechtingsplan zijn zover als mogelijk in rekening gebracht bij de ODRA. Daarnaast zijn er minder kosten gemaakt als gevolg van de afschaling van de reguliere dienstverlening aan de ODRA. De structurele financiële effecten van de opzegging worden in de begroting 2023 verwerkt. In 2022 is er een voordeel ontstaan op contracten voor het onderhoud en beheer van ICT- netwerkonderdelen. De oorzaak hiervan ligt in een eveneens lagere investering in de benodigde netwerkonderdelen in 2022 (hardware). De kosten voor het beheer bewegen hierin mee. Daarnaast zijn in de begroting van ICT-middelen opgenomen voor de kosten die volgen uit contractuele verplichtingen voor de vervanging van servers. Het gaat feitelijk om kosten voor duurzame bedrijfsmiddelen met een meerjarige levensduur ofwel een investering. De begroting zal vanaf 2023 op dit punt worden herzien. Het in 2022 incidenteel ontstane voordeel is gebruikt voor het vormen van een verlofvoorziening voor bovenwettelijk verlofuren. Beleidsindicatoren Als gevolg van wijzigingen in de BBV maken beleidsindicatoren verplicht deel uit van begroting en verantwoording.

Hiermee wordt het beter mogelijk om de prestaties van gemeenten onderling met elkaar te vergelijken. Het merendeel van de beleidsindicatoren van De Connectie vallen onder het taakveld Bestuur en Ondersteuning en worden vanuit praktische overwegingen onder het Overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead gepresenteerd.

11

1.2.2

Programma Belastingen gemeenten

Wat wilden we bereiken in 2022? Het voor de deelnemende gemeenten realiseren van een zo volledig mogelijke gewenste belastingopbrengst middels een optimale dienstverlening en tegen zo laag mogelijke kosten. Dit geldt ook voor de uitvoering van nieuwe belastingsoorten. Ook hier geldt dat De Connectie minimaal een servicegerichte organisatie wil worden. Dat zijn we wanneer zij in staat is om behoeften, wensen en verwachtingen van klanten te vertalen naar succesvolle producten, diensten en dienstverlening. Klanten merken in deze fase dat er meegedacht en gestuurd wordt op de veranderende behoeften van de klanten. Er wordt gedacht en gehandeld vanuit de klant. Wat hebben we bereikt in 2022? We hebben de belastingprocessen verbeterd en geoptimaliseerd in het systeem. De verbetering heeft ertoe geleid dat achterstanden zijn weggewerkt en de voorraden inmiddels goed beheersbaar zijn. Daarnaast heeft de optimalisatie geleid tot een verbeterde dienstverlening voor inwoners. De waarderingskamer heeft een breed onderzoek ingesteld naar de procesgang binnen belastingen naar aanleiding van de doorgevoerde harmonisaties. Daarbij is vastgesteld dat de uitvoering voldoende is. Wat hebben we in 2022 gedaan? Team Belastingen heeft ervoor gezorgd dat meer soorten belastingaangifte digitaal beschikbaar zijn.

De aangifte van toeristenbelasting, huur- en koopinlichtingen is nu mogelijk via de digitale belastingbalie. In 2022 was de coronacrisis er nog steeds. Daarnaast ontstond er een energiecrisis. Daarom heeft team Belastingen samen met de gemeenten uitstel van betaling voor inwoners en bedrijven mogelijk gemaakt. Net als vorige jaren groeit ook in 2022 het aantal ‘No Cure No Pay’ bureaus. Deze bureaus maken namens een inwoner bezwaar tegen belastingaanslagen. Uitbetaling vindt alleen plaats betaald als de bezwaar makende partij in haar gelijk wordt gesteld. Het aantal bezwaren stijgt hierdoor en daarmee ook de proceskostenvergoedingen. Dat is een vergoeding die per gegrond verklaard bezwaar verplicht uitbetaald moet worden aan het bureau. Het proces is ondanks de groei beheersbaar gemaakt. Het aantal bezwaren en dus de uit te keren proceskostenvergoedingen blijven toenemen. Team Belastingen heeft vrijwel geen invloed op de opkomst en inzet van Nu Cure No Pay bureaus. In samenwerking met de gemeenten is vroegsignalering toegevoegd aan het invorderproces.

12

Wat heeft het gekost? Wijziging Begroting 2022 begroting Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BELASTINGEN GEMEENTEN Lasten Baten Saldo Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves

3.219 -308 2.911 2.911

Begroting na wijziging

230 230 230

3.449 -308 3.141 3.141

Gerealiseerd 2022

4.141 -603 3.538 3.538

Saldo t.o.v. begroot 2022

-692 295 -397 -397

Bij Belastingen is de vacatureruimte toegenomen ten opzichte van 2021. In de vacatureruimte wordt tijdelijk voorzien door in te huren. Dit heeft geleid tot hogere kosten. Ook in dit programma zijn de effecten van de nieuwe cao terug te zien door de vorming van de verlofvoorziening en de eenmalige uitkering in december 2022. De hogere kosten worden ook veroorzaakt door een toename van uit te keren proceskostenvergoedingen, als gevolg van een verdere stijging van het aantal bezwaren dat tegen de belastingaanslagen wordt gemaakt. Daarnaast is de vergoeding voor de proceskosten verhoogd en zijn er in 2022 meer bezwaren afgehandeld dan verwacht. Hogere opbrengsten worden veroorzaakt door de toegenomen inkomsten uit dwanginvordering. De inkomsten uit dwanginvordering betreffen feitelijk de meeropbrengsten uit aanmaningen en dwangbevelen opgelegd door de afdeling Belastingen. Deze bedragen worden, samen met de belastingeninkomsten zelf, via de gemeenten geïnd en aan het einde van het jaar verrekend. De genoemde toename kan onder andere worden verklaard doordat, in verband met de coronacrisis, de invordering was uitgesteld tot 2022. Beleidsindicatoren Als gevolg van wijzigingen in de BBV maken beleidsindicatoren verplicht deel uit van begroting en verantwoording. Hiermee wordt het beter mogelijk om de prestaties van gemeenten onderling met elkaar te vergelijken.

Het merendeel van de beleidsindicatoren van De Connectie vallen onder het taakveld Bestuur en Ondersteuning en worden vanuit praktische overwegingen onder het Overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead gepresenteerd.

13

1.2.3

Overzicht Algemene dekkingsmiddelen en overhead

De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de reguliere bijdragen voor de dienstverlening van De Connectie, zonder een specifieke bestemming. De geraamde kosten van de overhead betreffen alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Hiervan is het volgende overzicht te geven: Wijziging Begroting 2022 begroting Bedragen x 1.000 euro ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN EN OVERHEAD Lasten Baten Saldo Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves

4.568 -44.492 -39.924 149 -155 -39.930

-976 -1.307 -2.284 -2.284

Begroting na wijziging

3.591 -45.799 -42.208 149 -155 -42.213

Gerealiseerd 2022

3.812 -47.054 -43.242 1.580 -251 -41.913

Saldo t.o.v. begroot 2022

-220 1.255 1.034 -1.431 96 -300

Algemene dekkingsmiddelen Naast de reguliere bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten, worden ook opbrengsten van derden onder de algemene dekkingsmiddelen verantwoord. Het karakter van deze opbrengsten is niet anders dan de reguliere bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten, namelijk als dekkingsmiddel voor de reguliere dienstverlening. De belangrijkste afwijking wordt veroorzaakt door de gemeentelijke compensatie voor (autonome) prijsontwikkeling, op basis van de meest recente raming van het CPB (augustus 2022). De raming van het CPB (augustus 2022) komt uit op 11,4%. Op basis van de raming van maart 2022 waren de materiële budgetten vanaf 2022 al met 4,1% geïndexeerd. Het verschil van 7,3%-punt is bij de gemeenten in rekening gebracht. Het bestuur heeft besloten om deze middelen toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Prijsindicatie. Daarnaast hebben de werkgeversverenigingen en de vakbonden, in aanloop naar een nieuwe cao voor 2023, afgesproken dat medewerkers in december 2022 een eenmalige uitkering ontvangen. De gemeenten compenseren De Connectie hiervoor, wat eveneens heeft geleid tot een hogere opbrengst ten opzichte van de begroting. Lagere opbrengsten worden veroorzaakt door de sloop van het oude gemeentehuis en de tijdelijke huisvestiging van de gemeente Rheden. Ook kost de dienstverlening op de nevenlocaties per saldo minder.

De ODRA heeft de dienstverlening die zij afnemen bij De Connectie opgezegd. In 2022 is de dienstverlening aan de ODRA ontvlochten en overgedragen. De afschaling van deze dienstverlening heeft in 2022 geleid tot lagere opbrengsten. De financiële gevolgen van de opzegging worden in de begroting 2023 verwerkt. Kosten van de Overhead De kosten van de overhead bestaan onder andere uit kosten die samenhangen met de huisvesting van De Connectie, P&O en arbozorg, accountants- en adviesdiensten en uit de kosten van de formatie voor het Bedrijfsbureau. Bij het Bedrijfsbureau is de vacatureruimte toegenomen ten opzichte van vorig jaar. In vacatureruimte wordt deels voorzien door in te huren. Dit heeft tot hogere kosten geleid. Ook zijn bij het Bedrijfsbureau de effecten van de nieuwe cao terug te zien door de vorming van de verlofvoorziening en de eenmalige uitkering in december 2022.

14

Beleidsindicatoren Onderstaand wordt inzicht gegeven in de beleidsindicatoren van De Connectie conform BBV vereisten. Dit biedt de mogelijkheid voor een betere onderlinge vergelijkbaarheid van prestaties van gemeenten. De meeste van de beleidsindicatoren van De Connectie vallen onder het taakveld Bestuur en Ondersteuning en worden vanuit praktische overwegingen onder het overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead gepresenteerd. Eenheid Beleidsindicatoren Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead

Begroting

FTE per 1.000 inwoners FTE per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom inclusief inhuur % van de totale lasten

€

Jaarrekening

1,47 1,37 177,54 € 1,1% 86,5%

1,47 1,37 203,34 25,1% 86,7%

Bron

Eigen gegevens Eigen gegevens Begroting/ Jaarrekening Begroting/ Jaarrekening Begroting/ Jaarrekening

Formatie Het gaat om de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari (begroting) en 31 december (jaarrekening), dus niet om de werkelijke bezetting. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan in de vorm van een vacature. Eén FTE is gelijk aan een 36-urige werkweek. Zowel de formatie als het aantal inwoners van de drie gemeenten is in 2022 niet significant gewijzigd. Bezetting Het gaat om het werkelijk aantal fte dat werkzaam is, dus niet om de toegestane omvang van de formatie. Ook de werkelijke bezetting is niet significant veranderd in 2022. Apparaatskosten Dit zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen) en materieel voor de uitvoering van organisatorische taken. De kosten per inwoner vallen hoger uit doordat de lasten in de jaarrekening hoger zijn dat in de begroting. Voor het overgrote deel wordt dit verklaard door maat- en meerwerk. Externe inhuur Dit betreft de begrote kosten voor het uitvoeren van werkzaamheden door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt.

De Connectie neemt vrijwel geen inhuur op in de begroting. In de jaarrekening is de daadwerkelijk inhuurlast hoger uitgevallen. De hogere lasten als gevolg van inhuur hebben verschillende oorzaken. Er werd waar nodig ingehuurd op vacatureruimte, voor het opvangen van het ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk. Overhead Onder overhead wordt verstaan, alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Voor De Connectie zijn dit vrijwel alle kosten. De kosten voor de Belastingdienstverlening vormen de enige belangrijke uitzondering. Deze vallen onder een ander taakveld. Het percentage overhead in de begroting en de jaarrekening is vrijwel gelijk, de verdeling van lasten tussen de programma’s is dus niet anders geweest dan begroot.

15

1.2.4

Bedrag heffing vennootschapsbelasting

Samenwerkingsverbanden zijn vrijgesteld voor de vennootschapsbelasting, indien aan drie cumulatieve voorwaarden is voldaan: 1. De activiteiten van het samenwerkingsverband moeten worden verricht voor de onmiddellijk of middellijk participerende publiekrechtelijke rechtspersonen; 2. De activiteiten zouden bij de participanten in het samenwerkingsverband niet tot belastingplicht hebben geleid of zouden zijn vrijgesteld als zij de activiteiten zelf zouden hebben verricht; 3. De participanten moeten naar evenredigheid van de afname van de activiteiten van het samenwerkingsverband bijdragen in de kosten van het samenwerkingsverband. Bij een gemeenschappelijke regeling wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Nadrukkelijk is deze vrijstelling bedoeld voor activiteiten aan of ten behoeve van de deelnemers aan een samenwerkingsverband en niet voor activiteiten ten behoeve van of aan een derde partij. De vrijstelling heeft alleen betrekking op de winst die wordt bereikt door levering aan de deelnemende gemeenten. Wanneer er winst wordt gerealiseerd in verband met de levering aan derden moet hierover in beginsel vpb betaald worden. De Belastingdienst heeft geconcludeerd dat De Connectie voor derden vooral werk voor “activiteiten verricht in verband met de uitoefening van een overheidstaak of van een publiekrechtelijke bevoegdheid”. Daarbij worden de werkzaamheden kostendekkend uitgevoerd.

Gezien het beperkte fiscale belang en om praktische redenen (administratieve last) heeft de Belastingdienst besloten om De Connectie geen aangiftebiljet vennootschapsbelasting toe te zenden. Wanneer de werkzaamheden voor derden aanzienlijk gaan toenemen of aanzienlijke winsten zouden gaan opleveren, is De Connectie verzocht opnieuw contact te zoeken met de Belastingdienst. Hier is in 2022 geen sprake van geweest.

16

1.3

Paragrafen

1.3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het doel van het weerstandsvermogen is het bepalen of tegenvallers die zich kunnen voordoen opgevangen kunnen worden zonder dat de normale bedrijfsgang daardoor wordt verstoord. Hiervoor is het van belang dat er periodiek een inventarisatie plaatsvindt van risico’s die zich kunnen voordoen. Aangezien De Connectie maar zeer beperkt beschikking heeft over eigen weerstandscapaciteit, vooral omdat er geen algemene reserve gevormd wordt, is het des te meer van belang om het risicoprofiel zorgvuldig op te stellen. Immers, wanneer risico’s zich daadwerkelijk voordoen moeten de gemeenten hiervoor worden aangesproken. Verwacht wordt dat zij hier (pro rata) weerstandscapaciteit voor organiseren. De Connectie volgt de principes van het risico-gestuurd werken. Dit houdt in dat risico’s gekoppeld worden aan de doelstellingen en dat beheersmaatregelen worden genomen om de risico’s te beheersen. De Connectie blijft het risicomanagement ontwikkelen. Door te investeren in het risicobewustzijn binnen de organisatie en door het op vast terugkerende momenten goed te kijken naar risicomanagement. Dit gebeurt vanuit zowel het perspectief van onze organisatiedoelstellingen als vanuit het perspectief van informatieveiligheid en business continuïteit.

Inventarisatie weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van De Connectie bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om onverwachte uitgaven (tegenvallers) te dekken. Mogelijke onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn de Algemene reserve, de aan specifieke risico’s verbonden bestemmingsreserves, het resultaat over het boekjaar en de post onvoorzien. In de onderstaande tabel is de begrote weerstandscapaciteit (per jaar) in beeld gebracht. Begroting Bedragen x 1.000 euro Weerstandscapaciteit Algemene Reserve Saldo exploitatie Frictie ivm afbouw Bestemmingsreserve Prijsindexatie Onvoorzien Totaal

2022

Jaarrekening 2022

2023

-357 21 -336

-323 421 205 1.431 1.734

-174 21 -153

Meerjarenraming 2024 2025

-25 21 -4

-

2026

21

21

21 21

De Connectie heeft vooralsnog niet de beschikking over een eigen (positieve) algemene reserve waarmee algemene risico’s kunnen worden opvangen. Het resultaat over het boekjaar 2022 bedraagt € 421.000 voordelig voor bestemming. De Connectie heeft het komende jaar nog wel beschikking over een post voor personele fricties als gevolg de voorziene afbouw van formatie, te weten het restant uit de bestemmingsreserve Veranderopgave ten behoeve van frictiekosten. Ook de bestemmingsreserve prijsindexatie is onderdeel van de weerstandscapaciteit aangezien deze aan een specifiek risico verbonden is. De saldi van de overige bestemmingsreserves zijn niet meegenomen in de berekening van de weerstandscapaciteit. Deze saldi zijn namelijk niet bestemd voor het afdekken van algemene of specifieke risico’s, maar voor kosten die samenhangen met een specifieke opgave.

17

Inventarisatie risico’s Jaarlijks vindt een risico-inventarisatie met managers en overige stakeholders plaats. Voor de jaarrekening is dit risicoprofiel geactualiseerd. Hierin zijn alleen risico’s meegenomen met mogelijke financiële gevolgen. Risico’s die zijn afgedekt door een bestemmingsreserve, een voorziening of verzekering zijn niet meegenomen in deze inventarisatie. Dit geldt ook voor begrotingsrisico’s. In onderstaande tabel staan de belangrijkste bijgewerkte risico’s met een financieel gevolg, afgezet tegen de risicoscore uit de MJPB 2022-2025 en de jaarrekening 2021: Nr.

Risico/gebeurtenis

Kans

Impact

Risicoscore MJPB 2022-2025

JR 2021

JR 2022

1a

Er is onvoldoende veranderkracht voor de harmonisatie, standaardisatie en digitalisering van werkprocessen.

Gemiddeld

Groot

f 525.000

f 375.000

f 375.000

1b

Kansen om te harmoniseren en te standaardiseren blijven onbenut, waarmee besparingspotentieel wordt misgelopen.

Gemiddeld

Groot

€ 675.000

€ 525.000

€ 375.000

2.

Achterstanden in de kwaliteit van de overgekomen dienstverlening.

Groot

Gemiddeld

€ 750.000

€ 525.000

€ 375.000

3.

De Connectie is afhankelijk van (duurdere) inhuur voor het continueren van de dienstverlening.

Groot

Groot

€ 263.000

€ 525.000

€ 525.000

4.

Er wordt door de gemeenten meer van De Connectie verwacht dan wat er op basis van de ingebrachte middelen kan worden geleverd.

Klein

Gemiddeld

€ 187.500

€ 187.500

€ 100.000

5.

Door het ontbreken van een goed functionerende governance en onvoldoende aansluiting met de beleidscyclus van de gemeenten komt de opgave van De Connectie onder druk te staan.

Groot

Groot

€ 1.050.000

€ 525.000

€ 525.000

6.

Het afschalen/ ontvlechten van dienstverlening aan derden leidt tot een volume-afname bij De Connectie.

Groot

Klein

€ 525.000

€ 525.000

€ 187.500

7.

Totdat interventies in ICT geëffectueerd zijn, zijn de continuïteitsrisico’s groot.

Groot

Groot

€ 750.000

€ 525.000

€ 525.000

8.

Door de nieuwe eisen aan het werk van De Connectie ontstaan kwalitatieve personele fricties.

Groot

Gemiddeld

€ 525.000

€ 262.500

€ 262.500

9.

Effecten coronacrisis.

Klein

Klein

€ 525.000

€ 262.500

€ 50.000

10.

Toenemende dreiging op het gebied van Informatie-veiligheid en privacy.

Gemiddeld

Zeer groot

€ 750.000

€ 750.000

€ 750.000

€ 6.525.500

€ 4.987.500

€ 4.050.000

TOTAAL

18

De risicoscore is tot stand gekomen door de kans en impact van het risico met elkaar in verband te brengen. Hiervoor zijn de kansen en risico’s onderverdeeld in de volgende categorieën: Kans Categorie

Impact Klasse

Gemiddeld

Categorie

zeer klein

0 - 20%

10%

zeer klein

klein

20 - 40%

30%

gemiddeld

40 - 60%

groot zeer groot

Klasse

Gemiddeld € 0 - € 100.000

€ 50.000

klein

€ 100.000 - € 250.000

€ 175.000

50%

gemiddeld

€ 250.000 - € 500.000

€ 375.000

60 - 80%

70%

groot

80 - 100%

90%

zeer groot

€ 500.000 - € 1.000.000

€ 750.000

> € 1.000.000

€ 1.500.000

Ontwikkeling risicoprofiel Het risicoprofiel is ten opzichte van de jaarrekening 2021 afgenomen met ruim € 900.000. Met de bestuursopdracht zijn een aantal risico’s gemitigeerd of teruggebracht. Dat is terug te zien in het totale risicoprofiel van De Connectie. De komende jaren wordt gewerkt aan het nog verder beheersen en voorkomen van risico’s. Hieronder volgt een toelichting op de risico’s die zijn opgenomen in de bovenstaande tabel. Ad 1a. Bij de vorming van De Connectie in 2017 is veel innovatiekracht (in personele zin) achtergebleven bij de gemeenten. Inmiddels is de harmonisatie, standaardisatie en digitalisering van werkprocessen in volle gang en voor een deel ook voltooid (zoals het financieel systeem en het belastingpakket). Tegelijkertijd is een ontwikkeling te zien waarbij omgevingsfactoren en de klantvraag aan verandering onderhevig zijn. De verwachtingen zijn hoog en doen een aanzienlijk appèl op onze organisatie. Als gevolg hiervan staan geplande doelstellingen onder druk. Bovenstaande ontwikkeling vraagt om een frisse blik op doelstellingen en financiën. Zo brengen we doelstellingen en financiën beter in evenwicht. Het bestuur heeft, als onderdeel van de bestuursopdracht, de eerste stap gezet voor deze nieuwe aanpak genomen.

Tegelijkertijd wordt binnen De Connectie gestuurd op strategische personeelsplanning om aan de veranderende omgeving en klantvraag te kunnen voldoen. Het risico is hiermee kleiner dan in de meerjarenbegroting. De verwachting is dat hierdoor op termijn het risico verder kan worden teruggebracht. Ad 1b. Het harmoniseren en standaardiseren van de dienstverlening is belangrijk om de -financiële en inhoudelijke- doelstellingen van De Connectie te behalen. Het risico bestaat dat lokale vraagstukken en de lokale politiek boven deze doelen komen te staan. De afgelopen jaar opgestelde bestuursopdracht heeft extra ruimte gecreëerd om de komende jaren de aandacht te leggen op harmoniseren en standaardiseren. Daardoor is het risico al deels verminderd in 2022. Mede afhankelijk van de bereidheid van de gemeenten om over te gaan tot verdere harmonisatie en standaardisatie, zoals bijvoorbeeld in het applicatielandschap, het formuleren van gezamenlijke opdrachten, of het volgen van het standaardproces, is de verwachting dat dit risico in de loop van de tijd naar beneden kan worden bijgesteld. Ad 2. Het risico bestaat dat er discussies ontstaan over kwalitatieve achterstanden doordat geen ‘foto’ kon worden gemaakt van de overgedragen dienstverlening bij de start van De Connectie. Op diverse vakgebieden is en wordt er ingelopen op deze achterstanden.

De steeds krapper wordende arbeidsmarkt en ook de ingewikkelde (ICT) casuïstiek bemoeilijkt het definitief wegwerken van de achterstanden. Ook zien we, als gevolg van financiële en personele schaarste, nu een toenemende achterstand in de ontwikkeling van de bedrijfsvoering van De Connectie zelf. Voor het op niveau brengen en houden van de eigen bedrijfsvoering is De Connectie afhankelijk van het beschikbare kader. Rekening houdend met de financiële situatie van de gemeenten, doet De Connectie binnen dit kader het maximaal mogelijke. Ondanks deze hindernissen is het afgelopen verder ingelopen op de achterstanden en kon het risico naar beneden worden bijgesteld. Als er de komende jaren in samenwerking met de gemeenten volgende stappen gezet kunnen worden kan dit risico nog verder worden verminderd.

19

Ad 3. Ondanks de focus op strategische personeelsplanning blijft inhuur nodig. Voor het uitvoeren van projecten, voor maaten meerwerk en voor vervanging bij ziekte. Door toenemende schaarste op de arbeidsmarkt is het lastig om vacatures in te vullen of tijdelijke krachten aan te trekken. Daarbij zien we dat zowel de tarieven voor inhuur als de salarissen voor specialistisch personeel substantieel aan het toenemen zijn, waardoor potentiële nieuwe arbeidskrachten kunnen kiezen voor een andere baan. Hierdoor is dit risico significant toegenomen ten op zichte van de meerjarenbegroting. Regionale samenwerking op het gebied van arbeidsmarktbenadering en recruitment kan hierin een oplossing bieden. Op dit punt is de gewenste samenwerking met de gemeenten nog niet bereikt. Ad 4. Doordat de verwachtingen van de gemeenten (in kwalitatieve en kwantitatieve zin) hoger liggen dan De Connectie op basis van het beschikbaar gestelde kader kan leveren ontstaat er een risico. Hiertoe is besloten om de manier waarop we omgaan met het afsluiten van maat- en meerwerk te verbeteren. Daarnaast is bij de MJPB 2022-2025 voorgesteld om de compensatie van autonome prijsontwikkelingen te herzien. Ook is er een bestemmingsreserve gevormd om de effecten van inflatie op langlopende contracten op te vangen.

Hiermee worden de effecten van inflatie voorspelbaarder voor de gemeenten en zekerder voor De Connectie. Door deze maatregel kon het risico naar beneden worden bijgesteld ten opzichte van de meerjarenbegroting. Toch moet blijvend aandacht worden besteed aan het risico dat autonome ontwikkelingen niet worden doorvertaald naar de bedrijfsvoering. Dit risico is inherent aan het op afstand organiseren van de bedrijfsvoering. Voor dit risico zullen nieuwe manieren van werken moeten worden ontwikkeld. Het bestuur ziet dit als onderdeel van de door te voeren verbeteringen in de governance. Hier zal De Connectie samen met de gemeenten een andere invulling aan moeten geven om dit risico verder af te kunnen bouwen. Ad 5. Er is nog steeds behoefte aan meer proactieve strategische en tactische sturing vanuit het collectief opdrachtgeverschap van de gemeenten. Dit is een lastige opgave gebleken, ondanks de inspanningen die zijn geleverd om hier verbetering in aan te brengen. Het wordt steeds duidelijker dat de beleidscyclus van De Connectie onvoldoende aansluit bij die van de gemeenten. Er is een toenemende noodzaak om de bestuurlijke cycli beter op elkaar aan te laten sluiten, niet alleen planningstechnisch, maar vooral ook inhoudelijk.