DOC - 20250613 Invlechtingsplan De Connectie v1.0 DEF

8.2.11 DIENSTVERLENING AAN DERDEN Naast dienstverlening aan de gemeente Rheden en Renkum worden er ook diensten geleverd aan de volgende partijen:’ • • • •

Gemeente Rozendaal, Ondersteuning PSA, FA, Basisregistraties, Belastingen; MGR Regionaal Bureau Leerlingzaken, ICT- werkplek en Facilitair; DRAN, regionaal vervoersbedrijf, ICT, Facilitair, PSA, Financiën, DIV; Havenbedrijf Arnhem.

Dit is een klein aandeel in de totale dienstverlening van De Connectie. Om enigszins de omvang hiervan te duiden betreft het hier ongeveer 0,6% van de totale exploitatie van De Connectie. In het nieuwe hostingsmodel zal ook de dienstverlening aan de bovengenoemde partijen worden voortgezet. Praktisch gezien wijzigt er voor deze partijen niet veel. Op contractbasis worden afspraken gemaakt en als zodanig besproken en afgestemd met de account- en contractmanager van De Connectie. Deze partijen nemen niet deel in het bestuurlijk en strategisch overleg. Zij worden geïnformeerd en de bestaande dienstverleningsovereenkomsten worden overgenomen. Het actuele beleid is om niet aan andere overheidsorganisaties dan de deelnemers aan de regeling en de hierboven genoemde partijen diensten te verlenen. De focus ligt op de huidige afnemers met de ambitie de bedrijfsvoering en dienstverlening voor de medewerkers en de burgers van de huidige organisaties te garanderen en te verbeteren. Belangrijk is dat de derde partijen geïnformeerd worden over de overname van de dienstverleningsovereenkomsten en de voortzetting van de dienstverlening. Acties Basisdienstverlening (WAT): •

• • • •

PDC: in juni 2025 wordt een nieuwe versie van de PDC opgeleverd en vastgesteld. Deze is eveneens de basis voor de dienstverlening per 1 januari 2026 indien besloten wordt tot de omvorming. Deze wordt door de drie gemeenten vastgesteld; DVO: opstellen Dienstverleningsovereenkomst. Hierin worden nadere afspraken ten aanzien van de dienstverlening uitgewerkt; DAP ’s zullen per vakgebied beschikbaar moeten zijn. Het komende jaar dient hiervoor actie ondernomen te worden genomen door De Connectie om in gezamenlijkheid met de gemeenten; De derden partijen dienen goed geïnformeerd en meegenomen worden in de wijziging; Organisatie Rolbeschrijvingen voor de basisdienstverlening worden gezamenlijk opgesteld met benoeming van de bijbehorende mandaten.

65

9

FINANCIËN EN RISICOANALYSE

9.1

ALGEMEEN

In dit hoofdstuk wordt nader ingezoomd op de financiële uitgangspunten, afspraken en verrekeningen die voortvloeien uit de omvorming van de Connectie. Daarnaast is een onafhankelijke risicoanalyse opgesteld en zijn in dit hoofdstuk de 8 belangrijkste risico's schematisch weergegeven. 9.2

BEDRIJFSVOERING

De Meerjarenprogrammabegroting 2025-2028 (MJPB 2025-2028) van De Connectie is als uitgangspunt gebruikt. De MJPB 2025-2028 presenteert een overzicht van de plannen voor de komende jaren. Als uitvoeringsorganisatie volgt de Connectie nauwlettend het beleid van de gemeenten. Deze begroting geeft inzicht hoe met de beschikbare middelen de gezamenlijke doelen worden bereikt. Het is een begroting die ondersteunt om het werk effectief uit te voeren en gezamenlijk de gewenste resultaten te behalen.

In de Begroting 2025 van de Connectie heeft het bestuur zich geconformeerd aan het door de deelnemende gemeente vastgestelde uitgangspunt om de lonen en prijzen te indexeren met 3,5%. Dit heeft tot een taakstelling in de begroting van de Connectie geleid van 1,1 miljoen. De deelnemende gemeenten hebben in samenwerking met De Connectie invulling gegeven aan deze taakstelling door inhoudelijke keuzes te maken ten aanzien van de dienstverlening. De taakstelling is verwerkt in de Begroting 2025 en verder. In de Begroting 2026 heeft het bestuur te geconformeerd aan een indexatie voor loon- en prijsontwikkelingen van 2,7%. 9.3

DIENSTVERLENING

9.3.1

ALGEMEEN

Het uitgangspunt voor het hostingsmodel is dat het kostprijsmodel gehanteerd gaat worden voor: 1. De verrekening van de geleverde producten en diensten door De Connectie aan haar klanten 2. Als intern sturingsinstrument. 3. Als grondslag voor de berekening van de productprijzen. Hantering van het kostprijsmodel houdt in dat kosten tot stand komen, op basis van de vastgestelde leveringseenheden, door Productprijs x Leveringsaantallen. Hiermee wordt niet langer de lumpsummethodiek gehanteerd voor de kostenverrekening. In de ECR is artikel 6 opgenomen ten aanzien van de kostenverdeling. Dit artikel is in afstemming met de controllers van de gemeenten geformuleerd. Artikel 6 – Kostenverdeling 1.

De kosten voor de dienstverlening worden berekend op basis van een door de deelnemers gevalideerd/vastgesteld kostprijsmodel;

66

2. 3.

4.

Het kostprijsmodel is een instrument waarmee de kosten voor de dienstverlening op een objectieve wijze worden berekend; Bij de berekening van de productprijzen komen de instandhoudingskosten, zijnde de concernoverhead, kosten eigen gebruik De Connectie en een deel van de indirecte afdelingskosten, voor rekening van de centrumgemeente; Een nadere uitwerking van de kostenberekening en –verrekening vindt plaats in de DVO.

De opgenomen tabellen in de toelichting van het intentiebesluit zijn opnieuw getoetst en zijn conform de begroting 2024 en de opzet van het kostprijsmodel. De onderliggende berekeningen sluiten aan en zijn conform de gemaakte afspraken berekend. 9.3.2

KOSTPRIJSMODEL

De berekening van de kostprijzen en de toetsing van de onderstaande tabellen conform het intentiebesluit zijn in detail doorgenomen met de controllers van de gemeente Arnhem, Rheden, Renkum en De Connectie. Binnen het kostprijsmodel vallen de generieke en specifieke dienstverlening binnen de afgesproken kaders zoals in de PDC d.d. juni 2025 zijn vastgelegd. De gemeente Arnhem zal de instandhoudingskosten aan de gemeente Rheden en Renkum niet doorberekenen als toeslag op de kostprijzen. Deze instandhoudingskosten neemt de gemeente Arnhem conform het intentiebesluit voor eigen rekening. Instandhoudingskosten bestaan uit de volgende componenten: • • • •

Concernoverhead; Bedrijfsbureau; Managers; Verbruik van De Connectie zelf.

De kostprijsberekening is niet opgenomen in het invlechtingsplan, maar is in detail verstrekt aan de gemeenten op basis van transparantie en vertrouwen. In de bijlage tref je een overzicht van de leveringsaantallen aan. In onderstaande tabel worden voor iedere gemeente de structurele financiële effecten getoond van de doorbelasting van gastheergemeente Arnhem naar de gastgemeenten Renkum en Rheden bij een enkelvoudige centrumregeling (ECR)(bedragen zijn x € 1.000, gebaseerd op begroting 2024 en de daarin opgenomen dienstenafname door de verschillende gemeenten, exclusief incidentele bijdragen, doorbelasting aan derden en effect uitplaatsing Management Support taken). Gemeente

Lumpsum bedrag huidig (€)

Lumpsum percentage huidig (%)

Kostprijs-model bij voortzetten BVO (€)

Kostprijs-model bij voortzetten BVO (%)

Kostprijs-model bij omvorming naar ECR (€)

Kostprijs-model bij omvorming naar ECR (%)

Arnhem

37.023

72,8

32.530

65,0

37.332

73,5

Renkum

5.164

10,2

6.898

13,8

5.236

10,3

Rheden

8.635

17,0

10.597

21,2

8.254

16,2

TOTAAL

50.822

100,0

50.024

100,0

50.822

100,0

67

Wanneer de verschillen in bedragen worden uitgedrukt, ontstaat het volgende beeld: Gemeente

a

b

c

Lumpsum bedrag huidig (€)

Lumpsum percentage huidig (%)

Kostprijs-model bij voortzetten BVO (€) 1

Verschil bij voortzetten BVO (€)

Kostprijs-model bij omvorming naar ECR (€)

Verschil bij omvorming naar ECR (€)

Arnhem

37.023

72,8

32.530

-4.493

37.332

309

Renkum

5.164

10,2

6.898

1.734

5.236

72

Rheden

8.635

17,0

10.597

1.962

8.254

-381

TOTAAL

50.822

100,0

50.024

-798

50.822

0

1

Het totaalbedrag wijkt af van de andere kolommen omdat toepassing van het kostprijsmodel ook effect heeft op de doorbelaste kosten op producten die derden afnemen (die daardoor in dit geval meer moeten betalen) en omdat voor een reëel beeld de kosten voor de incidentele inzet van ICT-projectleiders uit de opstelling is verwijderd.

De bovengenoemde getallen zijn gebaseerd op de begroting van 2024 met de leveringseenheden van 2023. Na de goedkeuring van de eerste Bestuursrapportage 2025 wordt door De Connectie de herberekening gemaakt van de prijs en leveringsaantallen. Hierin zal het effect van de overplaatsing van de medewerkers van MAS en de bodes naar de gemeente Rheden en Renkum extracomptabel worden meegenomen. De afgesproken bezuinigingen in 2025 ev zijn verwerkt in de begroting en worden daarmee ook automatisch meegenomen in de kostprijsberekening. We hebben de principe afspraak dat de prijs 1x per jaar bij begroting wordt vastgesteld. Het effect van herberekening kan zijn dat als gevolg van wijzigingen (bijvoorbeeld de stijging of daling van leveringsaantallen) de kosten stijgen of dalen. Dit risico is geïdentificeerd in de risicoanalyse. 9.3.3

WERKAFSPRAKEN KOSTPRIJSMODEL

De financiële afspraken zijn gemaakt op basis van de uitkomsten gebaseerd op de begroting van 2024. (overall correctie conform afspraak is hierop in mindering gebracht). Voor de toepassing van het kostprijsmodel zijn de volgende werkafspraken gemaakt met de controllers en de coördinerende demandmanagers: • •

•

• • •

Het schaduwdraaien van het kostprijsmodel wordt voortgezet in 2025. Ten behoeve van validatie en onderbouwing van de werking van het model De kostprijzen (productprijzen) en begrote toerekening voor 2026 zullen verrekend worden op basis van de leveringsaantallen van 2024 met de afgesproken correctie. Dit vindt plaats op basis van de BERAP-1 2025. In deze begroting zijn de kaderwijzigingen verwerkt. Dit betreft o.a. de bezuinigingsmaatregelingen die in 2025 doorgevoerd zijn. De mutaties worden beïnvloed door meer- of minder afname van de leveringseenheden door de gemeenten. De begrote kostprijzen voor 2026 zijn gebaseerd op de leveringseenheden van 2024 en zullen in het tweede kwartaal van 2026 herberekend worden op basis van de begrotingswijzigingen en de leveringsaantallen van 2025. Indexering vindt plaats op basis van IMOC Prijsindex voor Materiele Overheidsconsumptie en op basis van de CAO-uitkomsten. De Kostprijzen worden jaarlijks bij het opstellen van de begroting vastgesteld en gedeeld met een overzicht van Kosten op basis van de Begroting. Na bekend worden van de begrotingswijzigingen (obv CAO, IMOC, wijzigingen etc.) zal tijdig de prognose inzake de leveringsaantallen en de geprognosticeerde kosten voor het boekjaar worden afgegeven. 68

•

•

Wijzigingen zullen worden gespecificeerd. Dit om de eindcijfers goed te kunnen prognosticeren. De periodieke contractbesprekingen zijn hier ondersteunend in. Financiën inclusief monitoring op leveringsaantallen staat per kwartaal op de agenda bij het contractmanagement overleg. Belangrijk om periodiek met de gemeente de financiën, performance en de kwaliteit te bespreken. Op basis van de begroting zal in de maand voorafgaand aan het kwartaal aan iedere klant een voorschot in rekening worden gebracht.

Per kwartaal vindt verrekening plaats op basis van de afgesproken productprijzen van het boekjaar. In de verrekening zal de afgesproken correctie worden toegepast. De afgesproken correctie is gelijk aan het verschil bij omvorming naar ECR. Zie bovenstaande tabel

69

9.3.4

RAPPORTAGE

FREQUENTIE EN OPBOUW Frequentie: • • •

1 maal kwartaal leveringseenheden update; Afwijkingen in aantallen t.o.v. begroting worden zichtbaar gemaakt; In de rapportage gebruiken we de op dat moment vastgestelde P (volgend uit MJPB of Berap 1)

Opbouw van de rapportages: • • • • • • • • • •

Productbeschrijving (de producten en diensten a.d.h.v. de PDC) Start o.b.v.: Begrote P (1) [1]– Begrote Q (1) (a.d.h.v. de MJPB) Update van de: Begrote P en Q op basis van de Berap 1 (2) Geprognosticeerde realisatie P en Q op basis van de prognose in Berap 2 (3) Realisatie van de Q op kwartaalbasis (rapportage leveringseenheden). Afronding: Vergelijk van de begroting (P en Q uit Berap 1) versus de realisatie van de P en Q. (4) In elke rapportage wordt op totaalniveau een vergelijking tussen lumpsum en de uitkomsten van het kostprijsmodel opgenomen.

Afstemming en uitwerking van de P&C cycli van de gemeenten vindt in de uitvoering plaats. 9.3.5

MEER- EN MINDER WERK

Meer- of minder werk heeft betrekking op de daadwerkelijke geleverde hoeveelheden producten en diensten in relatie tot de overeengekomen begrote leveringseenheden. Voor de extra of verminderde afgenomen dienstverlening door de gemeente(n) zal verrekening moeten plaatsvinden op basis van de geldende kostprijs per eenheid product of dienst ten tijde van het meer- of minderwerk. Dit loopt automatisch mee in de kwartaalafrekening. Indien meer- en minderwerk structureel wordt zal deze in de begroting het volgende jaar worden meegenomen. 9.3.6

MAATWERKOVEREENKOMST

Een maatwerkovereenkomst heeft betrekking op een vraag naar producten of diensten die niet in de vastgestelde PDC zijn opgenomen maar die wel raakvlakken hebben met bestaande dienstverlening van De Connectie. Maatwerk is incidenteel of structureel. Indien structureel dan zal deze opgenomen worden in de eerstvolgende begroting. Voor deze nieuwe dienstverlening wordt vooraf offerte met prijsafspraken (conform vastgestelde tarieven) door De Connectie uitgebracht en na opdracht zal de gemeente hiervoor een separate factuur ontvangen.

9.3.7

PROJECTEN

Voor projecten dienen op projectbasis afspraken te worden gemaakt. Zoals eerder beschreven kunnen gemeenten deelnemen aan projecten die buiten het budgettaire kader vallen, maar die na investering van 70

grote toegevoegde waarde zijn. De afnemende gemeenten kunnen besluiten om hier aan deel te nemen en hier zullen afspraken over worden gemaakt. Voor specifieke projecten van gemeenten worden specifieke afspraken gemaakt. Er wordt een projectvoorstel met offerte gemaakt rekening houdend met de impact op dienstverlening. Pas na opdracht vindt uitvoering plaats. De contractmanagers maken afspraken. 9.3.8

UITTREDING

In geval dat een van de gemeenten, met inachtneming van de opzegtermijn bij uittreding conform de regeling, uittreedt is het van belang dat er eerst een impactanalyse wordt gemaakt. De financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties worden, binnen zes maanden na opzegging, door het college van de centrumgemeente in een uittredingsplan in kaart gebracht. Bij het in kaart brengen van deze consequenties is een onafhankelijke deskundige betrokken. Bij uittreding zullen de kosten hiervan en de eventuele frictiekosten als gevolg van de uittreding voor rekening van de uittredende gemeente komen. Tot deze uittredingskosten behoren: • •

de incidentele kosten die rechtstreeks verband houden met de ontvlechting van deze gemeente uit de regeling; de kosten die verband houden met de (afbouw van de) ontstane overcapaciteit.

Tot deze kosten behoren dan niet de instandhoudingskosten. Verdere uitwerking is terug te vinden in artikel 14 van de Enkelvoudige Centrumregeling (ECR).

9.4

RISICOANALYSE

In de nota “Risicomanagement en weerstandsvermogen” van de gemeente Arnhem zijn ten aanzien van grote risicovolle projecten/voorstellen aanvullende afspraken gemaakt. In de raadsbrief over grote risicovolle projecten (5 oktober 2021, zaaknr. 607221) is afgesproken extra aandacht te besteden aan risicomanagement bij dit soort projecten. Wanneer wordt voldaan aan een aantal criteria wordt er een onafhankelijke, los van de projectorganisatie staande, risicoanalyse uitgevoerd. In lijn met deze afspraak is voor de omvorming van de Connectie een onafhankelijke risicoanalyse uitgevoerd. In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste 8 risico’s, in willekeurige volgorde, opgenomen met de daar bijbehorende beheersmaatregelen om de risico’s zoveel mogelijk te mitigeren. Een analyse van de risico’s op het gebied van dienstverlening laat het volgende overzicht zien, waarbij de risico’s in willekeurige volgorde zijn opgenomen.

71

Risico / Gebeurtenis

Organisatorisch Beoogde effecten van de omvorming van De Connectie worden niet bereikt

Interpretatieverschillen wat allemaal onder 'as-is' overgaat en tot wanneer en welke afspraken zijn/worden gemaakt.

Toelichting

Beheersmaatregel

De Connectie heeft zich de afgelopen jaren goed ontwikkeld en veel bereikt. Dit is ook vastgesteld in het laatste gebruiker onderzoek waaruit is gebleken dat de kwaliteit van dienstverlening (heel) goed is. Om de uitdagingen in de toekomst beter aan te kunnen gaan, de ontwikkelingen van producten en diensten sneller te laten verlopen, maar bovenal sneller (bestuurlijke) besluiten te kunnen nemen en uitvoeren is de intentie uitgesproken om de organisatie aan te passen naar het model met één eigenaar. Het risico bestaat dat deze effecten niet zullen worden bereikt omdat De Connectie als onderdeel van de gemeente Arnhem niet voldoende prioriteit krijgt (en slagkracht heeft) voor de benodigde ontwikkelingen van producten en diensten. Daarnaast is het de vraag of in een grotere organisatie met meer lagen er sneller besluiten worden genomen en er eerder tot uitvoering wordt overgegaan.

Er wordt een invlechtingsplan, businesscase en ontwerpregeling voor de inbedding van de Connectie in de gemeente Arnhem opgesteld. Hierin zullen ook de randvoorwaarden worden opgenomen om het oorspronkelijke doel van deze beweging te kunnen bereiken. Dit dient voortdurend gemonitord te worden (op de doelstellingen die zijn afgesproken) in hoeverre dit allemaal gerealiseerd wordt. Indien dit niet wordt gehaald zal dit vroegtijdig gesignaleerd worden. Een goede inrichting van de governance is van groot belang. Afspraak is dat dit voor 1 januari goed is uitgewerkt.

Het uitgangspunt van de overgang 'as-is' is aangegeven; taken, systemen, organisatie en In het invlechtingsplan wordt beschreven wat er onder 'as-is' personeel gaan geheel en ongedeeld over naar de gemeente Arnhem. Een belangrijke wordt verstaan. De PDC wordt gecontroleerd en geactualiseerd, gedachte hierbij is dat vanuit een centrumgemeente er doeltreffender kan worden alle contracten en systemen zijn geïnventariseerd en de formatie georganiseerd en gestuurd. Met name bestuurlijk. Vanuit de nieuwe governance wordt er is in beeld. Er worden afspraken gemaakt over de functionele een grotere slagkracht en flexibiliteit verwacht. Onzekerheden over het moment vanaf en de samenwerking. Dit om bijvoorbeeld een ander bijkomend effect te wijze waarop een eventuele efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering kan en mag worden kunnen realiseren om de bedrijfsvoering efficiënter en effectiever doorontwikkeld kunnen voor verschil van inzicht zorgen. te gaan organiseren. Van belang is hierbij wel duidelijkheid te creëren voor de Connectie en de gemeente Arnhem welke functionele werkafspraken nodig zijn om na 1 januari 2026 tot een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering leiden en wat daarna de mogelijkheden en beperkingen zijn. Dit om er voor te zorgen dat het verwachtingenmanagement gelijk is. Dit is een benoemde vervolgactie die benoemd is in het invlechtingsplan.

Inhoudelijk Andere (visie op) dienstverlening Hoewel de samenstelling van het takenpakket initieel niet lijkt te wijzigen is het mogelijk dat door verdere harmonisatie en de producten en diensten na 1 januari wijzigen als gevolg van een verdere strategie na 1 januari 2026 (andere harmonisatieslag, innovatie en/of een gewijzigde strategie. Dit kan een verschil in de visie op de samenwerkingsfilosofie) uitvoering en visie op de dienstverlening betekenen en ook voor alle partijen financiële consequenties hebben en andere verwachtingen creëren waar geen rekening mee is gehouden.

Continuïteit dienstverlening

Financieel Bedrijfsvoeringsrisico

Realiseerbaarheid van project binnen de financiële kaders (voor de 3 gemeenten)

De kwaliteit en omvang van de dienstverlening zal gedurende de periode van invlechting (en Om vast te kunnen stellen of de kwaliteit en/of omvang van daarna) gecontinueerd moeten blijven. De kans is aanwezig dat door diverse dienstverlening niet achteruit gaat zal een soort 0-situatie worden omstandigheden dit niet gerealiseerd kan worden. Hierbij moet ook rekening worden vastgesteld. Daarbij zullen vervolgens afspraken worden gemaakt gehouden met een mogelijk verloop van personeel. over een escalatiemodel indien hieraan niet meer kan worden voldaan. Zodra de gemeente Arnhem akkoord gaat me de transitie van de Connectie naar Arnhem (per 1 januari 2026) zal het formeel ook risicodragend worden voor de bedrijfsvoering van beide organisaties. De risico's die in de MJPB van De Connectie zijn opgenomen, zullen na 1 januari gaan rusten op de gemeente Arnhem. Dit kan tot mogelijk negatieve financiële consequenties voor Arnhem leiden omdat bij de Connectie geen weerstandsvermogen beschikbaar is. Een groot deel van de risico's is wel opgenomen in het gemeentebrede risicoprofiel van de gemeente Arnhem.

Bij de besluitvorming voor de transitie zal inzichtelijk worden gemaakt voor welke (extra) kosten en omvang de gemeente Arnhem verantwoordelijk wordt. Daarbij aangegeven dat er ook nog rekening moet worden gehouden met kosten ter dekking van de risico's van De Connectie (weerstandsvermogen die niet bij De Connectie beschikbaar is). De huidige risico's van De Connectie worden in de huidige situatie verdeeld over de Gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden en zijn bij die gemeenten opgenomen in het risicoprofiel van de drie gemeenten. De vraag is in hoeverre de risico's en daarmee het weerstandsvermogen van Rheden en Renkum worden overgedragen aan Arnhem. Daar moeten afspraken over worden gemaakt met Renkum en Rheden.

Er is een beperkt incidenteel budget beschikbaar voor de transitiefase (100K). Er is 25K Er is een project/programmabegroting opgesteld waarin alle beschikbaar voor de overkoepelende businesscase, 25K voor opheffinsplan en 50K voor het incidentele kosten voor dit programma/project in kaart zijn invlechtingsplan. Met uitzondering van het invlechtingsplan waarvoor gemeente Arnhem zelf gebracht. Op tijd zal gerapporteerd worden indien dit niet binnen verantwoordelijk is zullen de ander kosten volgens de huidige verdeling over de drie het financiële kader kan worden gerealiseerd. gemeenten worden verdeeld. Gezien de strakke planning en de mogelijke inzet van extern personeel bestaat de mogelijkheid dat al deze kosten niet binnen de gestelde kaders gerealiseerd kunnen worden.

Structurele bijdragen van Bij het instellen van een Enkelvoudige Centrum Regeling voor de Connectie wordt gemeenten aan de dienstverlening uitgegaan van de volgende verdeling van kosten: gemeente Arnhem 37,3 mio, Rheden 8,6 De Connectie mio en 5,2 mio voor Renkum. Deze is gebaseerd op de begroting 2024. Het risico bestaat dat er bij de overgang naar de gemeente Arnhem, per 1 januari 2026 er sprake zal zijn van een andere kostenverdeling per gemeente waarbij gemeenten meer moeten bijdragen dan de hiervoor genoemde bedragen. Hierbij is het risico dat, exclusief de indexering, er meer moet worden bijgedragen dan hierboven aangegeven. Planning Te optimistische planning van doorlooptijden, procedures, onderzoeken en uitvoering.

Van belang is dat het huidige producten- en dienstenaanbod (producten en dienstencatalogus) in principe 'as-is' wordt gecontinueerd. Hierbij is het van belang dat voor alle partijen duidelijk is wat het ' huidige producten en dienstenaanbod' precies is en wat dus gecontinueerd wordt (voor dezelfde prijs). Voor met name de gastgemeenten zal duidelijk moeten worden hoe de 'nieuwe' kostprijsberekening vanaf 2026 tot stand komt. Hier kan dan rekening worden gehouden. Daarnaast wordt een governancestructuur uitgewerkt die is gebaseerd op gezamenlijk afgestemde kaders en uitgangspunten.

Medio 2025 vindt een herberekening van de kostprijs plaats voor de begroting 2026 op basis van de leveringsaantallen uit 2024. De uitkomst hiervan wordt gedeeld en besproken.

De verwachting is dat het besluit tot transitie op tijd in alle raden wordt besloten om op 1 Op basis van de huidige inzicht en voortgang van het proces is januari 2026 de Connectie in te bedden in de gemeente Arnhem. Hiervoor is een planning in het huidige spoorboekje aangepast. Uitgangspunt is en blijft om de vorm van een spoorboekje gepresenteerd en naar alle raden gecommuniceerd. Het risico te sturen op transitie per 1 januari 2026. Er zal strak gestuurd bestaat dat deze planning te optimistisch is en dat 1 januari 2026 niet gehaald wordt. worden op planning op basis van dit aangepaste spoorboekje. Ook zal er een scenario uitgewerkt moeten worden als 1 januari onverhoopt niet gehaald wordt.

72

Risico / Gebeurtenis

Toelichting

Beheersmaatregel

Dienstverlening Onvoldoende duidelijk wat basis dienstverlening is en wat maatwerk

Uitgangspunt is dat Renkum en Rheden vanaf 1 januari 2026 de huidige producten De huidige PDC is gereviewd en bijgewerkt; de 'ruis' is uit de PDC en diensten ('as-is') blijven afnemen bij De Connectie. Deze as-is is vastgelegd in de gehaald. producten- en dienstencatologus (PDC). De huidige PDC is niet op alle onderdelen voldoende helder; dit zorgt voor onduidelijkheid bij de vraag wat onder de basis dienstverlening valt en wat maat- en meerwerk is. Bij een gewijzigde vorm van samenwerking en financiering is de urgentie (nog) groter dat hierover geen ruis bestaat, zodat onnodige vertraging en inefficiency in de dienstverlening kan worden voorkomen.

Geen maatwerk meer mogelijk door verdere harmonisatie

In de huidige situatie is nog (veel) sprake van maatwerk. Hoewel de samenstelling Er is In beeld gebracht waar op dit moment maatwerk wordt geleverd aan van het takenpakket initieel niet wijzigt, is het mogelijk dat op termijn de producten Renkum en Rheden; waar mogelijk en wenselijk is dit in de PDC verwerkt. en diensten wel wijzigen als gevolg van een verdere harmonisatieslag, innovatie of Voor Renkum en Rheden: In aanloop naar 2026 de afhankelijkheid van een gewijzigde strategie. Voor Renkum en Rheden kan dit betekenen dat er geen of maatwerk waar mogelijk verkleinen. minder maatwerkdienstverlening meer mogelijk is. Het risico bestaat dat de door de afnemende gemeenten gewenste dienstverlening niet gerealiseerd kan worden.

Continuiteit dienstverlening

De kwaliteit en omvang van de dienstverlening zal gedurende de periode van Om vast te kunnen stellen of de kwaliteit en/of omvang van transitie gecontinueerd moeten blijven. De kans is aanwezig dat door diverse dienstverlening niet achteruit gaat zal een 0-situatie worden vastgesteld. omstandigheden dit niet gerealiseerd kan worden. Hierbij moet ook rekening worden Deze basis dienstverlening staat in het invlechtingsplan beschreven gehouden met een mogelijk verloop van personeel. inclusief escalatiemodel.

Organisatie Planning per 1/1/2026 wordt niet gehaald

De beoogde operationele start van de (nieuwe) Connectie als centrumregeling is 1 januari 2026. Bij alle betrokken partijen zullen hiervoor de benodigde acties in gang worden gezet. De datum van 1 januari 2026 is ambitieus en het risico bestaat dat deze niet gehaald gaat worden, met mogelijk als gevolg dat de kwaliteit van de hudige dienstverlening niet gecontinueerd kan worden door de reeds in gang gezette wijzigingen. De planning en controlcycli van de samenwerkende gemeenten sluiten niet op elkaar aan, waardoor op verschillende momenten (dezelfde) informatie vanuit de Connectie benodigd is. In de nieuwe situatie verschuift de zeggenschap en verantwoordelijkheid voor uniformiteit naar Arnhem. Voor Renkum en Rheden bestaat het risico dat de informatie voor hun P&C cyclus niet op het gewenste moment beschikbaar is.

Go / no go moment vastleggen en zoveel als mogelijk flexibiliteit behouden om als nodig nog periode te overbruggen in huidige vorm. Dit wordt onderdeel van het uitvoeringsplan van de invlechting, met een fallback scenario.

Kostenverdeling bij uittreden gemeente

In de businesscase voor de omvorming is uitgegaan van afname van (minimaal) de huidige dienstverlening. Het risico bestaat dat een van de gastgemeenten wil uittreden of substiantieel minder diensten wil afnemen, waardoor de kosten voor de hostgemeente en andere gastgemeente niet meer te dragen zijn.

Afspraken over uittreding met bijbehorende financiële afspraken zijn beschreven in de enkelvoudige centrumregeling. Indien een dienst niet meer afgenomen wordt, dan zijn daarover afspraken opgenomen in de DVO.

Onzekerheid over toekomstige kosten(stijging)

Voor de berekening van de productprijzen zal in de nieuwe situatie het Afspraken maken over de verdeling van de kosten in verschillende kostprijsmodel gehanteerd worden, waarbij de prijzen jaarlijks door het college van situaties. Daarnaast worden uitgangspunten en kaders afgestemd in het de gemeente Arnhem worden vastgesteld. Uitgangspunt is dat bij gelijkblijvende kader van Governance. afname van de dienstverlening (ten opzichte van de huidige situatie) de kosten voor de gemeenten Renkum en Rheden behoudens indexatie niet wijzigen ten opzichte van de huidige lumpsum financiering. Over een aantal factoren is echter nog geen afspraken gemaakt. Hoe werken efficiency voor- en nadelen bijvooorbeeld door in de prijzen? Wat zijn de financiële gevolgen van het oversluiten van contrachten naar Arnhem? En wat als Arnhem veel ambitieuzer is dan de gastgemeenten, met hogere kosten tot gevolg? Voor Renkum en Rheden bestaat het risico dat de productprijzen dusdaning hoog worden dat de kosten voor de dienstverlening niet meer gedragen kunnen worden. Voor de gastgemeenten geldt dat hun rol door de omvorming verandert van Ook onder de enkelvoudige centrumregeling zal afstemming tussen de opdrachtgever naar klant; er ontstaat een meer zakelijke relatie met de gemeente gemeenten plaatsvinden. Er worden gezamenlijk uitgangspunten en Arnhem.

Met als gevolg dat er minder zeggenschap zal zijn over zowel inhoud, kaders opgesteld die richtinggevend zijn voor de in te richten besturing en proces als planning van de dienstverlening door de Connectie. De drie besluitvorming. deelnemende gemeenten hebben hun eigen identiteit en beleid en verschillen ook in omvang. Mogelijk dat voor Arnhem op bepaalde gebieden een hoger ambitieniveau geldt, met voor Renkum en Rheden het risico op een hoger kostenniveau dan voor hen nodig.

Informatiebehoefte P&C-cyclus

Financién

Verschillend ambitieniveau

Governance

Harmonisatie p&c cycli. Afspraken over jaarplanning aan te leveren stukken .

Gewenste dienstverlening niet beschikbaar

Voor de gastgemeenten geldt dat hun rol door de omvorming verandert van opdrachtgever naar klant; er ontstaat een meer zakelijke relatie met de gemeente Arnhem. Met als gevolg dat er minder zeggenschap zal zijn over zowel inhoud, proces als planning van de dienstverlening door de Connectie. Het is nog onduidelijk hoe de overleg- en demand-/supplystructuur er in de nieuwe situatie precies uit gaat zien en welke rol Renkum en Rheden nog hebben in de (afwegingen tot de) besluitvorming. Voor Renkum en Rheden bestaat het risico dat hun invloed zo beperkt gaat zijn, dat er door Arnhem keuzes worden gemaakt die niet passen binnen de ambities en verwachtingen van de gastgemeenten.

Gemeenten verliezen eigen identiteit

Voor de gastgemeenten geldt dat er minder zeggenschap zal zijn over het aanbod Bij vormgeven DVO('s) aandacht hebben voor verschillen tussen de aan dienstverlening door de Connectie. Dit betreft deels ook dienstverlening die gastgemeenten. inwoners raakt, voornamelijk op het gebied van belastingen maar bijvoorbeeld ook Alert zijn dat bij uitingen 'naar buiten' (belastingaanslagen, mailadressen, het zaaksysteem. Het risico bestaat dat Renkum en Rheden hun eigen identiteit etc.) niet namens Arnhem gecommuniceerd wordt, maar namens de richting inwoners verliezen als gevolg van hun beperkte(re) rol in de besluitvorming Connectie i.o.v. de gastgemeente. en door verdere harmonsatie. Dit risico kan worden versterkt als 'naar buiten' toe het beeld ontstaat dat dienstverlening namens de gemeente Arnhem wordt verleend in plaats van door de Connectie/de gastgemeente.

Formele besluiten van De Connectie tot formele overgang 1 januari 2026

Tot 2026 is de huidige mandaatregeling van De Connectie nog van toepassing tenzij De afspraak is gemaakt dat belangrijke besluiten die consequenties hij eerder wordt ingetrokken. Op bijvoorbeeld aanbesteding en hebben voor na 2026 worden voorgelegd aan de stuurgroep. Dat is personeelscontracten kan De Connectie dan nog formele afspraken bijvoorbeeld van toepassing op het proces en besluitvorming voor de maken/besluiten nemen die mogelijk negatief uitpakken voor de deelnemende aanbesteding van Unit-4. gemeenten. Met name de aanbesteding van Unit4 in 2025 zal gevolgen hebben voor de periode 2026 en verder. Dat kan ook gaan gelden voor afspraken op personeelsgebied die (negatief) kunnen doorwerken voor na 2026.

73

De basis dienstverlening is beschreven in het invlechtingsplan en wordt uitgewerkt in de DVO. 'Heldere afspraken over proces en rollen, zodat verwachtingen helder zijn. Voldoende gezamenlijke eveluatiemomenten houden, zodat tijdig kan worden bijgestuurd als nodig (en mogelijk).

10

PLANNING

Het streven is om de invlechting van de Connectie per 1 januari 2026 te realiseren. Daartoe is een strak stappenplan vastgesteld. De tijdslijn van de processtappen tref je aan in het onderstaande overzicht.

Er is een spoorboekje opgesteld waarin een detailplanning van de stappen in besluitvorming is beschreven om tot definitieve besluitvorming te komen ten aanzien van de omvorming van De Connectie. Deze is separaat gedeeld met de belanghebbenden. Tijdslijn bestuurlijk besluitvormingsproces: wordt separaat verstrekt. 10.1

BESTUURLIJK PROCES

Bestuurlijke besluitvormingstraject tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Om een gemeenschappelijke regeling te wijzigen geldt een in de Wet gemeenschappelijke regelingen beschreven procedure: • • •

Er moet een gewijzigd ontwerp gemeenschappelijke regeling worden opgesteld. Inmiddels is het ontwerp voor de Enkelvoudige centrumregeling (ECR) opgesteld in afstemming met de 3 gemeenten. De colleges van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden besluiten om de nieuwe ECR voor te leggen aan de raden van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. De raden van Arnhem, Renkum en Rheden delen hun zienswijze op de ontwerpregeling ECR met hun colleges, daarvoor hebben zij op grond van de WGR 8 weken de tijd.

74

•

•

• •

• •

Er wordt door de bestuurlijke stuurgroep omvorming Connectie en bestuur Connectie, waar de colleges in vertegenwoordigd zijn, gereageerd op de ingediende zienswijzen, waarna de nieuwe ECR eventueel wordt aangepast vanwege de ingediende zienswijzen. De colleges van Arnhem, Renkum en Rheden nemen het voorgenomen besluit de nieuwe ECR te treffen en vragen de raden van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden toestemming om de gemeenschappelijke regeling op te richten. De raden verlenen de colleges binnen een termijn van 13 weken toestemming de ECR op te richten. De colleges nemen het besluit tot oprichting van de ECR, volgens artikel 24, lid 2 van de gemeenschappelijke regeling is hiervoor noodzakelijk dat de colleges unaniem besluiten tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. De gemeente Arnhem publiceert de ECR, waarna deze vanaf 1 januari 2026 in werking zal treden. Nadat de jaarrekening van de bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie (de huidige gemeenschappelijke regeling) is afgerond, neemt het bestuur het voortouw om de colleges voor te stellen deze op te heffen.

Het ontwerp van de Enkelvoudige Centrum regeling is gemaakt en zal voorgelegd worden aan het college. Op 3 juni zullen de stukken voor het college en het raadsbesluit worden aangeleverd. Het omvormingsplan, het invlechtingsplan, de businesscase en het concept ECR zullen hier ondersteunend als bijlage worden toegevoegd. Bespreking ten behoeve van besluitvorming in het college vindt plaats op 24 juni 2025. Daarna vindt doorgeleiding plaats naar de raad. De verwachting is dit in de raadsvergadering van 23/24 september geagendeerd wordt in de raadsvergaderingen voor besluitvorming en zienswijze. In aanloop naar de bespreking in de raad zullen we indien gewenst toelichten in de raadskamer of informatieavond voor de raad. 10.2

ADVIESAANVRAAG EN ADVIES OR

Op grond van artikel 25 lid1, onderdeel b en d, WOR, zal de gemeente Arnhem advies aanvragen op het voornemen om De Connectie in te vlechten bij de gemeente Arnhem. Het gaat om het overnemen en uitbreiden van zeggenschap over De Connectie plus het aangaan van, het aanbrengen van een belangrijke wijziging in de duurzame samenwerking en dienstverlening met de gemeente Rheden en Renkum, waaronder begrepen het aangaan en wijzigen van een belangrijke financiële deelneming vanwege de overname van onderneming. Afgesproken is dat de adviesaanvraag zal worden ingediend bij zowel de OR van de gemeente Arnhem als de OR van De Connectie. Met de ondernemingsraad van de gemeente Arnhem is afgesproken dat wij vooruitlopend op de adviesaanvraag hen informeren. Modulair bespreken we de onderwerpen in de Werkgroep Invlechting Connectie van de OR. Een vertegenwoordiging van de OR van de Connectie neemt daar aan deel. De OR is voornemens om voor 1 juni 2025 advies uit te brengen. De OR van de Connectie brengt advies uit op het omvormingsplan van de Connectie. De OR van de gemeente Renkum en Rheden zal ook om advies gevraagd worden inzake het voornemen van omvorming en wijziging van belang in de GR. De adviezen worden toegevoegd aan het collegevoorstel en het raadsvoorstel van de betreffende gemeenten. De adviezen van de ondernemingsraad worden toegevoegd aan de collegestukken.

75

BIJLAGEN • • • •

<voorontwerp centrumregeling> wordt separaat verstuurd <voorontwerp alleenrecht> wordt separaat verstuurd <leveringseenheden> <tabel met hoofdlijnenacties>

76

Afdeling A&B A&B A&B A&B A&B A&B A&B A&B A&B A&B A&B BEL & BR BEL & BR BEL & BR BEL & BR BEL & BR BEL & BR BEL & BR BEL & BR BEL & BR DIV DIV DIV DIV DIV DIV FZ FZ FZ FZ FZ FZ FZ FZ FZ ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT ICT MAS MAS MAS

Omschrijving Personeeladministratie Salarisadministratie Debiteurenbeheer Crediteurenbeheer Betalingsverkeer incl Treasurybeheer BTW Beheer Grootboek beheer Verzekeringen beheer Informatie, advies en contractbeheer Data (spend-) analyses Begeleiding en advies bij aanbestedingstrajecten Waarderen (taxeren WOZ, markt analyse, objectcontrole) Bezwaar en beroep (reacties) Heffen Innen BAG beheer BGT beheer WOZ-beheer Beeldmateriaal Landmeetkundige dienstverlening Fysieke postverwerking Digitale postverwerking Fysiek archiefbeheer Digitaal Archiefbeheer Advies Abonnementen bibliotheek Vormgeving Reprowerkzaamheden Facilitaire werkplek loc. Arnhem Facilitaire werkplek loc. Renkum Facilitaire werkplek loc. Rheden Evenementencoördinatie Bodetaken (representatief) Personenauto's Fietsen en scooters Technisch applicatiebeheer On-Premises Technisch applicatiebeheer SAAS Technisch applicatiebeheer Burgerzaken Technisch applicatiebeheer GEOCAD Technisch applicatiebeheer Suite4Sociaal Domein Technisch applicatiebeheer Unit4 Technisch applicatiebeheer Zaaksysteem Vaste ICT-werkplek Laptop Tablet Surface pro's Mobiele telefoon high end Mobiele telefoon standaard Headsets AV-middelen loc. Arnhem AV-middelen loc. Renkum AV-middelen loc.

Rheden Basisinfrastructuur kantoorautomatisering Basisinfrastructuur infra Prints multifunctionals Plotters Desktop printers Verkeerscamera's (Business) Projectleiding PMO / Projectondersteuning Advies PA MAS SECR

Leveringseenheid Aantal personeelsmutaties (incl. inhuur) Gemiddeld aantal geregistreerde medewerkers per jaar Uren Uren Uren Uren Uren Uren Uren Uren Uren (CBS) WOZ Objecten Aantal objecten in bezwaar / beroep Aanslagregels Vorderingen BAG VBO (verblijfsobjecten) BAG Panden WOZ Objecten km2 Uren Uren Uren Strekkende meter Uren Uren Uren Uren Uren Per werkplek Per werkplek Per werkplek Uren FTE Per uur reservering aantal fietsen/ scooters aantal applicaties aantal applicaties aantal applicaties aantal applicaties aantal applicaties aantal applicaties aantal applicaties aantal stuks aantal stuks aantal stuks aantal stuks aantal stuks aantal stuks aantal stuks Per werkplek Per werkplek Per werkplek aantal accounts aantal accounts per print per plotter per printer Per camera uren uren uren FTE FTE Uren

77

Acties op basis van Invlechtingsplan

Vakgebied

Subcategorie

Actie

Toelichting

Bestuurlijkproces

Planning

Planning opstellen en afstemmen met gemeenten

Bestuurlijkproces

Inhoud

Voorbereiden stukken College principebesluit en zienswijze raden op voorontwerp regeling

Planningen moeten vastgesteld worden en moeten gecommuniceerd Q2 en ingepland worden. Na besluitvorming en akkoord op de eindproducten door de Q2 Stuurgroepen. Stukken opstellen voor Colleges en raden -> zienswijze

Bestuurlijkproces

Inhoud

Voorbereiden stukken Colleges definitief besluit en toestemming raden ontwerp regeling

Communicatie

Huisstijldragers

Inventariseren huisstijldragers en actie bepalen

Communicatie

Arnhem communicatie

aansluiting op Arnhemse communicatie

Financiën

Financiën

Validatie kostprijsmodel

Financiën Governance

Financiën Uitgangspunten/kader

Governance

Uitwerking Besturing

IM/juridisch

privacy

IM/juridisch

officiële registraties

IM/juridisch

officiële registraties

IM/juridisch

Archief

Juridisch

overeenkomsten

Juridisch Juridisch

overeenkomsten rechtsvorm

Juridisch

mandaat

Juridisch

mandaat

Aanpassen mandaten, aanwijzingen en regelingen algemeen, belasting en archief

Het mandaatbesluit voor de directeur van De Connectie zoveel mogelijk ongewijzigd moet worden overgenomen in de mandaatregeling van de gemeente Arnhem. Aanwijzingen, mandaten en regelingen en dergelijke moeten worden aangepast.

Q3/4

Juridisch Juridisch Juridisch

arbeidsrecht arbeidsrecht arbeidsrecht

Personeelshandboek OVO Functies

De verschillen tussen de Cao's/Personeelsregelingen vaststellen. Positie van de MAS in het kader van de OVO Check op dubbele functies en de gevolgen daarvan.

Q2 Q2 Q2

Communicatie Dienstverlening

Dienstverlening Dienstverlening Dienstverlening Dienstverlening Dienstverlening Financiën Financiën Financiën

Kwartaal

Na besluitvorming en akkoord op de eindproducten door de Q2/3 Stuurgroepen. Stukken opstellen voor Colleges en raden -> reactie zienswijze & toestemming Inventariseren huisstijldragers en communicatie-uitingen (Connectie Q2/3/4 en Arnhem). Bepalen welke uitingen op 1-1-2026 omgezet moeten worden van Connectie-huisstijl naar Arnhem-huisstijl en dat vervolgens realiseren

Voorbereiden toegang medewerkers De Connectie tot Q3/Q4 communicatiekanalen en -activiteiten gemeente Arnhem per 1-1-2026 en dat vervolgens realiseren. communicatie over proces stakeholder meenemen in de omvorming en invlechting Blijven communiceren met alle betrokken over de voortgang van de Q2/3/4 omvorming en de impact daarvan PDC Review, update en vaststellen De PDC is opnieuw beoordeeld en wordt compleet gemaakt. PSA en Q2/3 Facilitair zijn eveneens goed ingevuld. PDC wordt vastgesteld en daarmee is eveneens de AS-IS dienstverlening vastgelegd. DVO Uitwerking en afstemming Maken van de DVO met deelnemende gemeente en Gemeente Q3 Arnhem/DC DAP Ontbrekende DAP's opstellen Komende jaar opstellen Q4/1 Derden Informeren en borgen Derden die afnemen van de Connectie informeren en samenwerking Q2/3 borgen. Rollen Rolbeschrijvingen maken De rolbeschrijvingen worden opgesteld en gezamenlijk afgestemd Q3 Uitwerking Uitwerken besturing/Governance Uitwerken van de uitgangspunten en inrichting van de Governance Q3 Kostprijsmodel Herberekening De kostprijzen en de toerekening wordt voor de begroting 2026 Q2 herberekend. Dit doen we ook voor 2025. Kostprijsmodel Delen en bespreken herberekening Resultaten herberekening bespreken Q2 Begroting MJPB 2026 Connectie De P&C-documenten van de Connectie komen te vervallen en moeten Q4/1 onderdeel worden van de Arnhemse cyclus.

Keuze moet gemaakt worden wanneer de invlechting van de begroting van de Connectie plaatsvindt. Indien in de primitieve begroting, dan medio 2025 gereed. Anders uiterlijk 31-12-2026 middels een begrotingswijziging. Actualisatie en validatie kostprijsmodel. Dit model vormt de basis voor Q2/3 verrekening met Rheden en Renkum Accountant Afstemmen met accountant Q2 Werksessie 14 mei Afstemming en uitwerking besturingsprincipes en richtinggevend Q2 kader inrichting Governance Gezamenlijk uitwerken en inrichten Afstemming en uitwerken Besturing. Moet 1 november 2025 klaar. Op Q3 1 januari 2026 operationeel. DPIA Onderzoek welke DPIA’s uitgevoerd moeten worden. Ook als er geen Q3 DPIA uitgevoerd hoeft te worden is het raadzaam om te kijken of er passende technische en organisatorische maatregelen nodig zijn. Check en wijzig Check op aansluitingen op het Kadaster, basisregistraties, Q3 MijnOverheid en andere externe partijen Kamer van Koophandel Uitschrijven BVO De Connectie en Handelsnaam De Connectie Q4/1 koppelen aan gemeente Arnhem Archief DC Afsluiten archief DC op 31 december 2025, beheren en overdragen Q4/1 aan het Gelders Archief. Maken DVO Maken van de DVO met deelnemende gemeente en Gemeente Q3 Arnhem/DC Aanpassen DVO's etc.

derden Aanpassen van de DVO met derden incl archief Q3 Voorstel centrumregeling Er moet – in overleg met deelnemende gemeenten – een nieuwe Q2 regeling geschreven worden in de vorm van een centrumregeling in de zin van artikel 8, vierde lid van de Wgr. Aanpassen Gemeente Arnhem mandaten, aanwijzingen Mandaten, machtigingen en aanwijzingen van deelnemende Q2/3 en regelingen - algemeen, belasting en archief gemeenten moeten worden aangepast aan de nieuwe situaties.

78

Juridisch Juridisch

aanbestedingsrecht aanbestedingsrecht

Uitzonderingen Alleenrecht

Juridisch

overeenkomsten

Analyse overeenkomsten

Juridisch

overeenkomsten

Analyse overeenkomsten

Juridisch

overeenkomsten

Analyse overeenkomsten

Juridisch

overeenkomsten

Maken en versturen contractpartijen

Juridisch

overeenkomsten

Analyse overeenkomsten

Juridisch

overeenkomsten

Analyse verzekeringen

Juridisch

privacy

FG

Juridisch/IM

privacy

Verwerkersovereenkomsten

Lokaal Overleg Ondernemingsraad Organisatie

Afstemmen en afspreken Advies Samenwerking

Arbeidsvoorwaarden , harmonisatie bespreken Uitbrengen advies OR Arnhem en OR Connectie Functionele samenwerking tot stand brengen

P&O

Verzuim

P&O

Onboarding

P&O P&O

Analytics arbeidsrecht

Overdrachtsprotocol verzuimdossiers opstellen (zit wellicht in overgangsprotocol) Cultuur- en onboardingsprogramma ontwerpen (incl. leiderschap) Koppeling data aan Arnhemse dashboards Personeelsdossiers

P&O

arbeidsrecht

Analyse overeenkomsten inhuur personeel DC

P&O

Arbeidsvoorwaarden

P&O

Overgangsprotocol

Continuïteit vitaliteitsplan en IKB (bestedingsdoel IKB bij DC = vitaliteit) Overgangsprotocol bespreken en afstemmen

79

Alleenrecht onderzoeken Q1 Gastgemeenten moeten bereid zijn vooraf een alleenrecht vestigen Q2 ten behoeve van de centrumgemeente. Dit stuk moet worden vormgegeven. Consequenties nader onderzoeken van het automatisch overgaan van Q1 contracten die zijn gesloten voor diensten of goederen waarvoor de gemeente Arnhem al een overeenkomst heeft met dezelfde of een andere partij. Het niet automatisch verlengen van contracten, met name die zijn lopende gesloten voor diensten of goederen waarvoor de gemeente Arnhem al het jaar een overeenkomst heeft met een andere partij of waar na 1 januari 2026 mogelijk geen behoefte meer aan is. Afspraken maken over de mate van invloed die de gemeente Arnhem Q1 voor de overgang van onderneming mag uitoefenen op de inhoud van contracten die nu afgesloten worden en doorlopen tot na 1 januari 2026. Het maken en versturen van een brief naar contractpartijen van De Q4/1 Connectie waarvan het contract doorloopt, dat de gemeente Arnhem deze contracten overneemt. Bij overeenkomsten moet bekeken worden of deze nog noodzakelijk Q3 zijn, of dat deze kunnen worden ingevlochten in bestaande overeenkomsten. Bij de verzekeringen van De Connectie en gemeente Arnhem moet Q3 verder bekeken worden of deze nog noodzakelijk zijn, of dat deze kunnen worden ingevlochten in bestaande overeenkomsten.

Bekijken consequenties uitbreiding van de toezichthoudende taak van Q2/3 de FG. Onderzoek naar rolverdeling en verantwoordelijkheden i.v.m. het Q3 afsluiten van verwerkersovereenkomsten, verantwoording afleggen, etc. en zorgdragen dat persoonsgegevens binnen de nieuwe regeling op de juiste manier behandeld worden volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Advies op 10 juni 2025 De functionele samenwerking met de afdelingen van het cluster Bedrijfsvoering vormgeven. Ondertekend protocol + dossieroverzicht

Q2 Q3

programma-handboek + planning

Q3

Q3/Q4

Aangesloten (powerBI) rapportages Q4/1 Bepalen welke noodzakelijke gegevens overgedragen kunnen worden. Q2 Eventueel meekijken met De Connectie naar tijdelijke contracten die eindigen rond 1 januari 2026 die tijdig, maar uiterlijk in Q3 2025 moeten worden geëvalueerd door De Connectie.

Q3

Q4 Gemeente Arnhem, Connectie en de LO's van Arnhem en Connectie stemmen samen af.

Q2/3