DOC - 20250613 Invlechtingsplan De Connectie v1.0 DEF

FUNCTIEHUIS EN FUNCTIEPROFIELEN

De functieprofielen van De Connectie worden op basis van het ‘as-is’-principe geïntegreerd in het functiehuis van de gemeente Arnhem. Dit betekent dat bestaande functieomschrijvingen en -waarderingen behouden blijven en zonder directe wijzigingen worden opgenomen binnen de Arnhemse systematiek. Door deze aanpak wordt gewaarborgd dat medewerkers hun huidige functies en bijbehorende inschaling behouden, waardoor de overgang soepel verloopt zonder verstoringen in de bestaande structuren. Voor de functiewaardering wordt in zowel De Connectie als de gemeente Arnhem eenzelfde methodiek gehanteerd. Hierdoor zijn grote afwijkingen niet aan de orde. Uit de vergelijking van de functiematrix tussen De Connectie (DC) en gemeente Arnhem (GA) zijn de volgende verschillen geconstateerd:

Normfunctie

DC schaal

GA schaal

Opmerkingen

Adviseur IV met coördinatie

11

-

Persoonlijke afspraak; vervalt bij uitstroom functiehouder

Tactisch LG 1

13

-

Geen directe tegenhanger in Arnhem

Strategisch manager

14

15

In Arnhem gekoppeld aan Clustermanager, in DC aan afdelingshoofden

Gemeentesecretaris / AD 15

18

Wordt hergepositioneerd binnen Arnhemse structuur

Bij het vergelijk is ook gekeken naar de inschaling van vergelijkbare functies. Dus dan ligt het issue niet zozeer bij de inschaling van normfunctie in de matrix, maar bij de gekozen normfunctie bij de betreffende functie. Dus er is gekozen voor een andere onderlegger bij mogelijk (!) vergelijkbare functies. Dit betreft natuurlijk wel een analyse op puur ‘functietitel’ niveau. Impact-analyse over de daadwerkelijke uitvoering van taken is nodig om te bepalen of er inderdaad sprake is van vergelijkbare taken en dus mogelijk een verschil van inschaling. Er kan immers ook sprake zijn van zelfde functietitels voor andere werkzaamheden, of wel dezelfde werkzaamheden maar met een verschil in bijvoorbeeld impact, risico of complexiteit.

44

Alle functieprofielen en bijbehorende waarderingen worden per 1 januari 2026 ongewijzigd overgenomen in het Arnhemse functiehuis. Deze profielen vallen vanaf dat moment onder het reguliere onderhoudsproces van functiewaardering binnen Arnhem. Door het in kaart brengen van de afwijkingen van de functiegebouwen wordt continuïteit gewaarborgd, terwijl er op termijn ruimte blijft voor verdere doorontwikkeling en harmonisatie waar nodig. Indien bij die harmonisatie blijkt dat er inhoudelijke verschillen bestaan tussen vergelijkbare functies binnen het Bedrijfsbureau en het cluster Bedrijfsvoering van Arnhem, kan dit aanleiding geven tot herijking van functieprofielen en, waar nodig, functiewaardering. Door deze aanpak worden de functies en posities van medewerkers binnen de gemeente Arnhem goed geborgd. De functiebeschrijvingen en inschaling blijven ongewijzigd, waardoor de formele basis van het werk behouden blijft. Tegelijkertijd wordt erkend dat de feitelijke invulling van werkzaamheden op onderdelen kan veranderen, bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde sturingslijnen of werkwijzen binnen de nieuwe context. Deze mogelijke verschuivingen worden zorgvuldig in beeld gebracht, met oog voor continuïteit, duidelijkheid en ondersteuning. Dit draagt bij aan een stabiele overgang en helpt medewerkers zich te blijven richten op hun kerntaken. 7.2.7

VERZUIM, VERLOF EN IKB

Alle lopende verzuim- en re-integratiedossiers worden op 1 januari 2026 integraal overgenomen onder regie van het cluster De Connectie binnen gemeente Arnhem. Dit cluster blijft in eerste instantie verantwoordelijk voor begeleiding en opvolging, conform de bestaande systematiek. Dit waarborgt continuïteit in de ondersteuning en voorkomt verstoringen in de begeleiding van medewerkers die zich in een kwetsbare positie bevinden. Er blijft een opzegverbod gelden bij overgang van onderneming, wat betekent dat medewerkers niet ontslagen kunnen worden als direct gevolg van de overgang. Het ziekteverzuimpercentage van De Connectie bedraagt eind 2024 5,5% en wordt, net als andere kerncijfers, meegenomen in de voorbereiding op de overgang. De opvolging van lopende verzuimdossiers en de verdere verzuimbegeleiding blijven gehandhaafd binnen de bestaande systematiek van De Connectie. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor verzuimmanagement blijft liggen bij de HR-adviseurs van De Connectie, die in de nieuwe situatie zullen opereren onder de naam ‘cluster De Connectie bij gemeente Arnhem’. Hoewel de verzuimbegeleiding ‘as-is’ wordt overgenomen, kan er op termijn functionele samenwerking plaatsvinden tussen het team HR van cluster De Connectie en de gemeente Arnhem.

Dit moet bijvoorbeeld door afstemming over beleidsontwikkelingen, uniforme werkwijzen en eventuele gezamenlijke programma’s rondom duurzame inzetbaarheid, vitaliteit en preventief verzuimbeleid. Het uitgangspunt blijft echter dat de 45

lopende verzuimregelingen en trajecten in eerste instantie ongewijzigd blijven om stabiliteit te waarborgen en medewerkers niet met extra veranderingen te belasten. Deze aanpak zorgt ervoor dat medewerkers met een lopend verzuimdossier hun huidige ondersteuning behouden en dat leidinggevenden en HR-professionals direct kunnen blijven werken met de vertrouwde processen en adviseurs. Hierdoor blijft de dienstverlening effectief en wordt onnodige complexiteit in de overgangsfase voorkomen. Bestaande verlofrechten en opgebouwde verlofrechten blijven behouden volgens de afspraken die gelden binnen De Connectie. Dit geldt voor zowel wettelijke als bovenwettelijke verlofrechten, inclusief eventuele aanvullende afspraken over vitaliteitsverlof of andere regelingen. Voor pensioenregelingen wordt nader bepaald hoe deze worden overgenomen. Daarbij staat zorgvuldigheid en het behoud van bestaande rechten centraal, zodat medewerkers geen nadelige gevolgen ondervinden van de overgang. Om een soepele overgang te waarborgen, wordt de uitvoering van de personeels- en salarisadministratie (PSA) zorgvuldig afgestemd tussen De Connectie en de gemeente Arnhem. Dit voorkomt verstoringen in salarisbetalingen en contractadministratie en zorgt ervoor dat alle P&O-processen correct en tijdig blijven verlopen.

De Connectie keert het Individueel Keuzebudget (IKB) nog uit in december 2025, waardoor er geen IKB-saldo overgaat naar Arnhem. Ongebruikte verlofrechten worden wél meegenomen en kunnen bij de gemeente Arnhem worden opgenomen. Deze afspraken worden opgenomen in het overgangsprotocol. 7.2.8

CONTRACTEN DERDEN P&O

Alle lopende contracten en overeenkomsten van De Connectie, waaronder ook die met externe P&Odienstverleners, worden in het kader van de invlechting integraal geïnventariseerd en opgenomen in het overgangsdossier. De financiële, juridische en operationele gevolgen van deze overname worden zorgvuldig in kaart gebracht. Bij de beoordeling wordt ook gekeken of de contracten aansluiten bij de voor de gemeente Arnhem geldende inkoopvoorwaarden en kaders, zoals GIBIT of de Arnhemse inkoopvoorwaarden. Tevens wordt beoordeeld in hoeverre bestaande inhuurovereenkomsten binnen de reikwijdte van de Wet DBA vallen. Als dit niet het geval is, worden tijdig passende maatregelen getroffen, zoals beëindiging, aanpassing of het beheersen van risico’s. Waar nodig worden contractvoorwaarden bijgesteld of worden aanvullende afspraken vastgelegd in het overgangsprotocol. Specifiek wordt, in afstemming met De Connectie, gekeken naar inhuurovereenkomsten: of en in hoeverre deze na 1 januari 2026 nog noodzakelijk zijn, of zij passen binnen de toekomstige structuur (en conform wet DBA tot stand zijn gekomen), en wat dit betekent voor de inzet. Besluitvorming over eventuele afbouw of vervanging door vast personeel is onderdeel van een latere transformatiefase, en valt daarmee buiten het kader van deze AS-IS-invlechting.

Daarnaast wordt een overgangsstrategie opgesteld voor contractbeheer, met aandacht voor continuïteit, duidelijk eigenaarschap en, waar mogelijk, harmonisatie met bestaande Arnhemse afspraken. Bijzondere aandacht gaat uit naar lopende aanbestedingen en dienstverleningscontracten die doorlopen na 1 januari 2026, om risico’s op dubbele contractering of frictiekosten te beperken.

46

7.3

FINANCIËN BEDRIJFSVOERING

Met ingang van 1 januari 2026 worden de financiën van de Connectie samengevoegd met die van de gemeente Arnhem. Bij deze omvorming moet ten aanzien van de financiën rekening worden gehouden met de volgende aspecten. 7.3.1

BALANS

De balansposten, winst & verliesrekening, bankrekeningen e.d. van de Connectie worden met ingang van 1 januari 2026 samengevoegd met die van de gemeente Arnhem. Daarbij wordt onderzocht of deze samenvoeging tot problemen leidt. Uitgangspunt is dat alles ‘as-is’ over gaat van de Connectie naar de gemeente Arnhem. Ten aanzien van de activa wordt een analyse gemaakt of hier specifieke uitzonderingen aan ten grondslag liggen waardoor er aanvullende afspraken gemaakt moeten worden. Principes: • •

Het incorporeren van de balanspositie van de Connectie binnen de administratie van de gemeente Arnhem; Op basis van een analyse onderzoeken of er ten aanzien van de activa van de Connectie nog aanvullende afspraken gemaakt moeten worden.

7.3.2

DOCUMENTEN P&C -CYCLUS

In de nieuwe situatie kent De Connectie formeel geen eigen begroting en jaarrekening meer. De begroting en jaarrekening van De Connectie worden dan opgenomen in de P&C-cyclus van de gemeente Arnhem. De afnemende gemeenten dragen conform de in de DVO gemaakte afspraak periodiek bij aan de kosten van de diensten die worden geleverd. Met de gemeenten Renkum en Rheden worden afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en vorm van rapporteren. Uitgangspunt is dat de invlechting in de begroting 2026 wordt vormgegeven. Dit kan bij de primitieve begroting (proces start al voor de zomer van 2025) of met een begrotingswijziging tot uiterlijk 31 december 2026. Daarnaast wordt onderzocht of door de invlechting de doelenboom binnen de gemeente Arnhem aangepast dient te worden. Principes: • • •

De P&C-documenten van de Connectie worden opgenomen in de P&C-cyclus van de gemeente Arnhem. Onderzocht wordt hoe (vorm en frequentie) de rapportage naar de gemeenten Renkum en Rheden zal plaatsvinden. Onderzocht wordt of de inhoudelijke doelen binnen de doelenboom van Arnhem aangepast of aangevuld moeten worden.

7.3.3

ACCOUNTANT

Het contract met de accountant van de Connectie loopt tot 31 december 2026. De afwikkeling van de jaarrekening 2025 van de Connectie loopt naar verwachting door tot medio 2026. De controlewerkzaamheden zullen met ingang van begrotingsjaar 2026 ondergebracht moeten worden bij de accountant van de gemeente Arnhem. Hierover vindt afstemming plaats met beide accountants. Naar alle waarschijnlijkheid zal het contract met de accountant van de gemeente Arnhem moeten worden opgehoogd. Daar staat tegenover dat het 47

contract met de accountant van de Connectie kan worden beëindigd. Onderzocht wordt of de mogelijkheid bestaat om het contract met de accountant voortijdig te beëindigen. In afstemming met de accountant worden afspraken gemaakt over controlewerkzaamheden, op te leveren documentatie en het gebruik van verklaringen (ISAE 4302). Tot slot is de afwikkeling van de jaarrekening 2025 van de Connectie een aandachtspunt. Werkzaamheden en verrekeningen zullen medio 2026 zijn afgerond, terwijl de bedrijfsvoeringsorganisatie met ingang van 1 januari 2026 overgaat in een centrumregeling en daarmee komt te vervallen. Hierover vindt afstemming plaats met de accountant. Principes: • • •

Afstemming met zowel de accountant van de Connectie als die van de gemeente Arnhem met betrekking tot de periode waarin controles elkaar overlappen. Afstemming met de accountant van de gemeente Arnhem over controlewerkzaamheden en op te leveren documentatie met ingang van begrotingsjaar 2026. Afstemming met de accountant van de Connectie of het contract voortijdig beëindigd kan worden.

7.3.4

KADERS EN RICHTLIJNEN

De kaderstellende en richtinggevende documenten van de Connectie worden in lijn gebracht met die in Arnhem en daar waar er verschillen worden geconstateerd, wordt de (financiële) impact in beeld gebracht. Een eerste analyse ten aanzien van de nota investeren, waarderen en afschrijven laat zien dat de werkwijze van de Connectie verschilt met die in Arnhem. Zo start de Connectie met afschrijven een half jaar nadat de investering is afgerond, terwijl in Arnhem de afschrijving start op 1 januari van het daaropvolgende kalenderjaar. De afschrijvingstermijnen en het minimumbedrag voor activeren wijken ook af. De mogelijke impact van deze verschillen in methodiek worden in de komende periode in beeld gebracht. Principe: •

Onderzoeken wat de impact is van het in lijn brengen van de kaderstellende (verordeningen) documenten van de Connectie met die in Arnhem.

7.3.5

FISCALITEITEN

BTW Voor de btw geldt dat de dienstverlening vanuit Arnhem volledig met 21% btw belast is. De deelnemende gemeenten kunnen deze btw verrekenen via het zogenoemde mengpercentage. Hierdoor is een gedeelte van de door Arnhem in rekening te brengen btw bij de deelnemende gemeenten niet verrekenbaar via de btwaangifte en/of het BCF (Btw-compensatiefonds). Dit is nu ook al de situatie voor de dienstverlening die vanuit De Connectie aan de gemeenten wordt verricht. Voor Arnhem verschilt de huidige situatie vanuit de Connectie wel met de voorgenomen situatie. Immers krijgt Arnhem voor een deel geen btw meer in rekening gebracht omdat veel werkzaamheden met eigen personeel zullen plaatsvinden. Voor dit deel zal het huidige nadeel van dienstverlening vanuit De Connectie voor Arnhem vervallen. Wel ontstaat er mogelijk een aanvullende administratieve last vanwege de taken die Arnhem voor de andere partijen gaan verrichten. De inkoop-btw die Arnhem voor deze derden in rekening gebracht krijgt kan zij immers volledig via de btw-aangifte in aftrek brengen en de inkoop-btw toerekenbaar aan haar eigen 48

bedrijfsvoeringstaken zijn verrekenbaar via het mengpercentage. Eventuele fiscaal administratieve problemen zullen t.z.t. dan ook met de Belastingdienst besproken moeten worden. VPB De gemeente Arnhem is vennootschapsbelasting (Vpb) verschuldigd op het moment dat sprake is van: • • •

een fiscale onderneming; en er fiscale winst wordt behaald; en er geen vrijstelling van toepassing is.

Er wordt een fiscale onderneming gedreven als voor de activiteit sprake is van: • • •

een duurzame organisatie van kapitaal en arbeid; en waarmee wordt deelgenomen aan het economische verkeer; en er naar winst wordt gestreefd. Als er structureel overschotten worden behaald dan geldt dat er op basis van een fictie wordt voldaan aan deze voorwaarde van het streven naar winst.

Aan de eerste twee voorwaarden zal voor de activiteit “uitvoering bedrijfsvoering voor derden” worden voldaan. Ten aanzien van de derde voorwaarde is het uitgangspunt dat Arnhem niet naar winst zal streven. Derhalve zal t.z.t. moeten worden beoordeeld of er sprake is van structurele overschotten. Daarbij komt ook de intrinsieke vraag aan de orde of het vanuit de overige gemeenten gewenst is dat Arnhem overschotten behaalt op de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken voor deze partijen. Als dit niet de bedoeling is, dan is het cruciaal om dit met de juiste (fiscale) bepalingen ook vast te leggen in de uiteindelijke overeenkomsten. In dat geval is er geen Vpb-probleem c.q. risico meer. LOONHEFFINGEN Indien er sprake is van een overgang van een onderneming in civielrechtelijke zin, dan gaan de rechten en verplichtingen ten aanzien van de werknemers over op de nieuwe werkgever. De civielrechtelijke overgang van een onderneming kan ook voor de uitwerking van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: ‘Wet LB’) gevolgen hebben, waardoor de fiscale administratie van de De Connectie kan worden overgenomen. In artikel 7:662 BW is opgenomen wat onder de overgang van een onderneming wordt verstaan: a. b.

Overgang: de overgang, ten gevolge van een overeenkomst, een fusie of een splitsing, van een economische eenheid die haar identiteit behoudt; Economische eenheid: een geheel van georganiseerde middelen, bestemd tot het ten uitvoer brengen van een al dan niet hoofdzakelijk economische activiteit.

Afhankelijk van de te maken afspraken zal er sprake zijn van een overgang van een (gedeelte) van een onderneming. Het heeft fiscaal diverse praktische voordelen om uit te gaan van een overgang van onderneming. Hierdoor blijven discussies over hoe omgegaan moet worden met bijvoorbeeld de overgang van verlofrechten, overgang vakantiegeld, etc. achterwege. Tevens is er geen sprake van een onderbreking van de diensttijd en kunnen de administratieve gegevens voor de loonheffingen van de overdragende werkgever (zoals het vaststellen van de identiteit en het opvragen van het formulier gegevens voor de loonheffingen) overgenomen worden.

49

7.3.6

AANBESTEDING FINANCIEEL PAKKET (UNIT 4)

De huidige aanbieder van het financiële pakket (Unit 4) heeft aangegeven per 31 december 2026 de huidige inrichting (on-premise software) niet meer te ondersteunen. Gelet op de intentie om de Connectie per 1 januari 2026 onder te brengen bij de gemeente Arnhem enerzijds, en het traject rondom de keuze voor een (nieuw) financieel pakket anderzijds, is de wens uitgesproken om dit proces en de organisatorische omvorming en invlechting zo min mogelijk gelijktijdig te laten plaatsvinden. In afstemming met de huidige aanbieder onderzoeken we welke scenario's haalbaar zijn. 7.4

ICT – INFORMATIEVOORZIENING

7.4.1

AFSTEMMING VISIE EN BELEID

Informatie is een onmiskenbare en essentiële factor voor het realiseren van de doelstellingen van gemeenten. Zonder juiste en tijdige informatie kunnen beslissingen niet effectief worden genomen en kunnen strategische doelen niet worden bereikt. Daarom is het formuleren van een duidelijke informatiestrategie van cruciaal belang. Deze informatiestrategie voorziet in een visie die richting biedt voor het verzamelen, creëren, beheren en gebruiken van informatie binnen de gemeente. Evenzo is een ICT-strategie onmisbaar, omdat moderne technologieën en systemen de basis vormen voor de efficiënte verwerking en distributie van informatie. De informatiestrategie en ICT-strategie moeten onlosmakelijk in verbinding staan om een samenhangend en toekomstbestendig beleid te waarborgen dat de organisatiedoelen optimaal ondersteunt. Waar de ICT nu is ondergebracht bij ICT de Connectie, ligt de aansturing van de informatievoorziening bij de afzonderlijke gemeenten. Evenals de visie en het beleid daarop. Daarom is er met de vorming van ICT de Connectie een regionale samenwerking en informatiestrategie ontstaan. Deze informatiestrategie hanteren we in dagelijkse praktijk om invulling te geven aan de harmonisatie-doelstellingen bij ICT. Voor ontwikkeling en regie van deze informatiestrategie zijn diverse regionale samenwerkingsvormen ontstaan.

Door de verschillen in innovatieambities loopt deze opzet tegen haar grenzen aan. (Omvormingsplan De Connectie, 2024, § aan- & inleiding). Onverlet blijft dat in de nieuwe situatie een informatiestrategie en aansluitende ICT-strategie benodigd zijn. Strategieën waarbij harmonisatie geen doel op zich is, maar dat slimme dienstverlening faciliteert. Strategieën waar we inzetten op innovatieambities zonder de “grenzen” die we nu ervaren. Strategieën waarmee we de continuïteit waarborgen en de flexibiliteit hebben om het samen aan te pakken, als dat gezamenlijk maatschappelijke meerwaarde op levert. Deze strategieën worden ontwikkeld via een consultatief proces, waarin penvoering, de uiteindelijke besluitvorming en verantwoordelijkheid bij de gastheer liggen. Gastorganisaties brengen daarbij waardevolle inzichten, ideeën en feedback in vanuit hun consultatieve rol. Het belang en beleid van de gastgemeente wordt langs deze weg meegenomen. Het strategisch kader geeft richting aan innovaties en ontwikkeling, terwijl tegelijkertijd uit dit proces gestandaardiseerde producten voor dienstverlening kunnen voortvloeien. Principe: •

De huidige regionale visie en strategie zetten we om naar één heldere en uniforme informatie- en ICTstrategie (visie, missie, aanpak) 2026-2030;

50

7.4.2

PROJECTPORTFOLIO MANAGEMENT / PROJECTPORTFOLIO PROCES

De verandering in de strategische uitgangspunten vraagt om een herprioritering van programma’s en projecten. Hiervoor moet er een herijking plaatsvinden van het projectenportfolio. Ook zal ten aanzien van de invlechting gekeken moeten worden naar de algehele resource- en capaciteitsplanning. Het projectenproces moet dient nader onder de loep te worden genomen, zodat deze gaat aansluiten met de nieuwe uitgangspunten en governance. Verbeteringen voor meer slagvaardigheid en daadkracht worden daar gelijk in meegenomen.

Principe: •

Bestaande regionale (lopende) initiatieven worden geëvalueerd op hun bijdrage aan de nieuwe centrale koers. Waar nodig worden projecten geherprioriteerd, samengevoegd of beëindigd.

7.4.3

INFORMATIEVEILIGHEID & PRIVACY

Informatieveiligheid en privacy heeft zich afgelopen jaren flink ontwikkeld. Zo loopt er een programma rondom informatiebeveiliging en privacy waarin Arnhem en De Connectie gezamenlijk optrekken. Hierdoor loopt het beleid gelijk. Alle ontwikkelingen en het programma rondom informatiebeveiliging en privacy (IB&P) blijven tijdens en na de invlechting doorlopen. Voor beleidsstukken geldt dat deze met de invlechting op naamgeving en governance beoordeeld moeten worden en indien nodig bijgewerkt. Het verwerkingsregister zal moeten worden aangevuld (ook met verwerkingen als verwerker). Duidelijk moet blijken uit het register welke rol (verwerker of verwerkingsverantwoordelijke) de centrumgemeente heeft. Als de centrumgemeente verwerker is moet duidelijk blijken wie de verwerkingsverantwoordelijke is. Voor privacy geldt dat bij de beoordeling van de contracten ook de verwerkingsovereenkomsten beoordeeld en gewijzigd moeten worden, omdat de verwerking overgaat van De Connectie naar de Gemeente Arnhem. Bij de invlechting blijft de verwerking vergelijkbaar, qua systemen en het beheer. Wij gaan daarom uit van bestaande DPIA’s en trekken deze door naar de nieuwe situatie. Informatievoorzieningsprojecten gerelateerd aan de invlechting dienen het projectportfolio te volgen, met dienstverstanden dat deze projecten specifieke urgentie hebben.

Door dit proces te volgen worden alle informatieveiligheidskaders getoetst evenals de privacy, waarbij voor wijzigingen een DPIA kan volgen of kan worden geactualiseerd. Principes: • •

Alle invlechtingsprojecten die de informatievoorziening raken worden via het portfolioproces integraal beoordeeld, geadviseerd en met urgentie opgepakt; DPIA’s trekken wij door naar de nieuwe organisatie, tenzij er een wijziging plaatsvindt, waardoor wellicht een herziene DPIA benodigd is.

7.4.4

MIGRATIES EN WIJZIGINGEN

DIGITALE WERKPLEK Bij de invlechting is het uitgangspunt dat er één werkomgeving is en medewerkers kunnen inloggen met een Arnhems account en voorzien worden van een @arnhem.nl emailadres. Dit met behoud van hun huidige mailbox en de mogelijkheid om in één en dezelfde mailbox mail te ontvangen en te versturen met het 51

@connectie.nl mailadres. Om dit mogelijk te maken zetten we in op het versnellen van de modernisering van de werkplek. Dit betekent dat we De Connectie VDI omgeving versneld afbouwen en gebruikers in logische groepen omzetten naar een moderne werkplek Arnhem. Hiermee zetten we energie op een route die al is ingeslagen, in plaats van iets over te zetten waar we toch afscheid van gaan nemen. Voor applicaties die niet binnen een aanzienlijke periode over kunnen, blijven de gebruikers nog deels aangewezen op de VDI. Deze applicaties brengen we bij invlechting dan onder in de VDI Arnhem. Gezien de omslag en afhankelijkheden (zoals overgang van personeelsregistratie) is het niet waarschijnlijk deze werkplek voor een ieder op de overgangsdatum gereed te hebben. We kiezen daarbij voor een flexibele opzet, waarmee de huidige wijze in stand blijft, zodat continuïteit risico’s minimaal blijven. MICROSOFT 365-OMGEVING Alle organisaties hebben een gescheiden digitale werkplek als het om de VDI gaat. Wanneer het om de Microsoft 365-omgeving gaat zitten alle organisaties in één omgeving. Dat levert in de praktijk uitdagingen op. Zowel functioneel als op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.

In het kader van het naleven van compliance-eisen voeren we, als onderdeel van de invlechting, een onderzoek uit naar de mogelijkheden van een multi-tenant architectuur voor de Microsoft 365-omgeving. Zodanig dat we kunnen blijven genieten van geharmoniseerd beheer, maar flexibel en schaalbaar kunnen opereren naar gastorganisaties. Zonder dat de wensen van een organisatie impact heeft op andere organisaties. PERSONEELSADMINISTRATIE Zowel De Connectie als de gemeente Arnhem voeren nu eigen personeelsadministraties. Weliswaar in één technische oplossing. Bij de overgang dient de overdacht van de personeelsadministratie (alle gegevens rondom personeel) zorgvuldig te gebeuren. In het kader van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) mogen gegevens worden overgedragen als zij noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsrelatie. Dat betekent dat niet alle gegevens uit een personeelsadministratie zonder meer mogen worden overgedragen. Bekeken moet worden wat mee mag en waar geschoond dient te worden. Naast de AVG is ook de archiefwet van toepassing. Hiervoor dient een overdracht document te worden vormgegeven met wat er wordt overgedragen (welke dossiers, wat zit er in), wat er niet wordt overgedragen (bijvoorbeeld afgesloten dossiers) en hoe de archiefverantwoordelijkheid geregeld wordt (wie bewaart, wie vernietigt, en wanneer).

We kiezen voor de meest pragmatische manier om te zorgen dat we binnen privacy en archief kader personeelsadministratie overnemen. Daarbij bekijken we ook de geautomatiseerde processen voor in-dienst, wijzigingen en uit-dienst. Afhankelijk van de vraag of arbeidsvoorwaarden al vooraf invlechting geharmoniseerd worden maakt of er nog wel of geen inspanningen gepleegd moet gaan worden om desbetreffend verschil in de personeelsadministratie van Arnhem te gaan ondersteunen. FINANCIËLE ADMINISTRATIE De financiële administratie wordt onderbracht in Arnhem. Hiervoor hebben we een aantal zaken uit te voeren en te controleren. We zorgen voor een ‘mapping’ van het rekeningschema van De Connectie naar het rekeningschema van Arnhem. We controleren de budgethoudersregeling en de toereikendheid van de mandaten. Op basis hiervan richten we het Arnhemse financieel systeem voor het cluster De Connectie in en zetten we gebruikers over. Wanneer de inrichting staat kan de begroting worden ingelezen (vanuit Excel) en zal een deel van de huidige administratie worden overgezet naar de nieuwe administratie. Dit omvat het factureren van de eindbalans

52

vanuit De Connectie aan Arnhem. Hierbij valt te denken aan de materiële vaste activa (MVA), langlopende leningen en het eigen vermogen incl. bestemmingsreserves. De financiële administratie heeft ook enkele koppelingen met applicaties, zoals het tijdschrijfsysteem. Alle koppelingen dienen gecontroleerd te worden en waar nodig voeren we een wijziging door, zodat posten op de juiste manier geboekt worden. Ook dient de factuurstroom te worden omgezet naar facturen@arnhem.nl. Rondom de facturen dienen we debiteuren tijdig te informeren over de nieuwe facturatiegegevens. De factuurstroom vanuit cluster De Connectie richting gemeente Arnhem komt te vervallen, hier dienen juiste afspraken over gemaakt te worden omtrent intern doorbelasten en budgetoverhevelingen. Voor het raadplegen van de financiële administratie gebruiken we veelal rapportages in zowel Cognos als PowerBI. We zorgen dat de oude administratie alleen-lezen inzichtelijk blijft en de nieuwe administratie raadpleegbaar is in de bestaande rapportages. Voor De Connectie administratie geldt dat we deze afsluiten en ter archivering overdragen aan de gemeente Arnhem als zorgdrager. Het exacte momenten hiervoor zal na de overgangsdatum liggen, gezien het na-ijlen van administratieve verwerkingen, voordat de administratie daadwerkelijk afgesloten kan worden.

FUNCTIONELE INRICHTING VAN APPLICATIES De overgang naar een Arnhems account en wijziging in de organisatiestructuur kan een impact op de functionele inrichting van bedrijfsapplicaties. Te denken aan gebruikersrechten, mailadressen, toegangsrollen en autorisaties die zijn afgestemd op de bestaande structuur. Of bedrijfsapplicaties waarin de organisatiestructuur is verwerkt, welke moet worden aangepast. Daarom is het noodzakelijk om bij deze overgang ook de functionele inrichting van de betrokken applicaties te controleren en waar nodig aan te passen, zodat deze blijft aansluiten op de nieuwe situatie en gebruikers op de juiste manier toegang behouden. We werken hiervoor langs de lijst met bedrijfsapplicatie, zodat we ze één voor één kunnen afvinken. SYSTEEMINTEGRATIES Een aantal systeemintegraties (koppelingen en/of verbindingen) maken gebruik van certificaten die voorzien zijn van een Organisatie Identificatie Nummer (OIN). Deze OIN is specifiek gekoppeld aan De Connectie als organisatie. Deze is niet overdraagbaar naar Arnhem. Door deze verwevenheid betekent dat in enkele verbindingen een wijziging benodigd is om de continuïteit te waarborgen bij invlechting.

ACCOUNTS EN GEGEVENS BIJ DERDEN Naast de accounts die vanuit ICT voor de werkplek zijn verstrekt, hebben medewerkers ook vaak accounts op portalen van derde (voor afnemen van diensten en producten), maar ook bijvoorbeeld forums en nieuwsbrieven. Het is van belang dat de contactgegevens worden gewijzigd. We kunnen dit niet centraal doen, en zullen hierop een communicatie campagne organiseren. 7.4.5

ARCHIEVEN (INFORMATIEBEHEER)

Van belang voor het Archief is dat er een duidelijk onderscheid gemaakt moet worden tussen het beheer van het archief en de zorg voor het archief. De gemeenten hebben en houden de zorg voor hun eigen archief. Via een mandaatbesluit kunnen zij het beheer van hun archief uitbesteden aan een ander overheidsorgaan. Op dit moment hebben de gemeenten het beheer via een mandaat uitbesteed aan De Connectie, in de toekomst kunnen de Gemeenten Renkum en Rheden hun beheer uitbesteden aan de Gemeente Arnhem. Hiervoor moeten er wel mandaten en evt. aanvullende archiefbeheerafspraken (bijv. PDC, LO, DAP, e.d.) worden aangepast. 53

Hiernaast hebben we de situatie van het archief van De Connectie zelf. Op dit moment is het college van de gemeente Arnhem belast met de zorg voor de archiefbescheiden van De Connectie en haar organen. Wanneer de nieuwe Archiefwet nog voor de invlechting in werking zou treden, zou dit niet meer mogen en zou De Connectie zélf zorgdrager moeten zijn. De verwachting is echter dat de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet – die nu bij de Tweede Kamer ligt – nog even op zich laat wachten. In dat geval is het college van de gemeente Arnhem zorgdrager van de Archiefbescheiden (van de nieuwe centrumregeling) en kan die dat ook na de invlechting blijven. Bij de overgang naar Arnhem dient De Connectie zijn archieven af te sluiten en over te dragen. Dat betreffen archieven van de bedrijfsvoering, vastgelegd in o.a. personele- en financiële administratie en het zaaksysteem. Archieven die De Connectie reeds beheert in opdracht van gemeenten gaan ‘as-is’ mee inclusief het dienstverlenende archiefbeheer. Zaken in het zaaksysteem De Connectie dienen bij beëindiging afgesloten te worden. Dit archief dient overgedragen te worden aan gemeente Arnhem als zorgdrager. Gezien De Connectie een “container” is in het huidige zaaksysteem, zal dit een formaliteit zijn.

Dezelfde zaaktypen dienen ingericht te worden in het Arnhemse gedeelte van het zaaksysteem, zodat nieuwe zaken, na invlechting, vanuit hier kunnen worden vastgelegd. Mailboxen (mailarchief) worden ‘as-is’ overgenomen, gezien het belang van continuïteit op dienstverlening. Omdat alle betrokken overheidsorganisaties via Het Gelders Archief hun toezicht hebben geregeld, zijn hier geen problemen te verwachten. Tevens is het Gelders Archief door de drie gemeenten aangewezen als archiefbewaarplaats. Wel is van belang in het oog te houden dat De Connectie ook voor derden zoals de DRAN en Rozendaal (via Rheden) hun archief beheren. Nu loopt die dienstverlening rechtstreeks met De Connectie, maar na de omvorming loopt deze dus rechtstreeks met de gemeente Arnhem. De dienstverleningsovereenkomsten en aanvullende archiefbeheerafspraken moeten hierop worden aangepast. Principes: • • •

Aanwijsbesluiten, mandaten en machtigingen worden zoveel mogelijk één op één overgezet ten behoeve van de centrumgemeente; Besluiten/regelingen Informatiebeheer i.v.m. functiebenaming worden aangepast; Bij opheffing van De Connectie moet het archief van De Connectie zelf door de centrumgemeente goed worden afgesloten. De centrumgemeente beheert dit archief en brengt het blijvend te bewaren archief op termijn over naar de archiefbewaarplaats van het Gelders Archief.

54

7.5

COMMUNICATIE

7.5.1

DE GEVOLGEN VAN DE OMVORMING VOOR DE COMMUNICATIE

De Connectie heeft een eigen communicatiebeleid, een eigen huisstijl en eigen communicatiekanalen en middelen. De gemeente Arnhem heeft dat ook. Per 1 januari 2026 verandert de relatie tussen De Connectie en de gemeente Arnhem. Dat betekent ook wat voor de manier van communiceren en voor het merk De Connectie. DE SITUATIE PER 1 JANUARI 2026 De Connectie is een bekend merk. Dat is waardevol. Want een naam en een huisstijl (het merk) zijn niet cosmetisch, maar belangrijk voor herkenbaarheid, vertrouwen en verbondenheid. Naar medewerkers, klanten en andere partners en relaties. Met het oog op de continuïteit van de dienstverlening en én het uitgangspunt dat De Connectie ‘as-is’ over gaat naar de gemeente Arnhem, ziet de communicatie er op 1 januari 2026 als volgt uit: 1.

2.

3.

4.

De communicatie van De Connectie handhaven; Per 1 januari 2026 handhaven van de naam, de huisstijl en communicatie(uitingen) van De Connectie. Intern en extern. Met dien verstande dat we in de interne communicatie spreken over cluster De Connectie en we in de externe communicatie toevoegen dat De Connectie onderdeel is van de gemeente Arnhem; De Connectie opnemen in de interne communicatie van de gemeente Arnhem; De medewerkers van cluster De Connectie krijgen – naast de eigen communicatie binnen het toekomstige cluster - te maken met de communicatie van de gemeente Arnhem; Noodzakelijke aanpassingen doorvoeren; Binnen het principe om de bestaande communicatie van De Connectie te handhaven, zullen er per 1-12026 ook aanpassingen nodig zijn om recht te doen aan de nieuwe situatie. Bijvoorbeeld aan het feit dat (huidige en toekomstige) medewerkers van De Connectie straks niet langer in dienst zijn of komen van De Connectie, maar van de gemeente Arnhem. Loonstroken, aanstellingsbrieven en dergelijke, maar ook personeelsadvertenties zullen daarom de Arnhemse huisstijl dragen. Proces inzetten voor de langere termijn; Communicatie gemeente Arnhem en communicatie De Connectie zoeken elkaar op. Om elkaar te leren kennen, van elkaar te leren en om de communicatie van (het dan cluster) De Connectie waar nodig in lijn te brengen met de gemeentelijke communicatie.

Tevens wordt er een visie gemaakt voor de toekomst van de uitingen van cluster De Connectie op de langere termijn.

TOEVOEGEN IN PLAATS VAN VERVANGEN Dat is in de kern als het gaat om de communicatie-uitingen per 1 januari 2026. Behouden van de bestaande communicatie door De Connectie (dan cluster De Connectie) en daar de Arnhemse communicatie aan toevoegen. Het eerste heeft als doel om bij te dragen aan een soepele overgang en continuïteit van de dienstverlening. Het tweede heeft als doel recht te doen aan de nieuwe situatie, waarbij De Connectie onderdeel is van een groter geheel. HERKENBAARHEID BEHOUDEN Voor (in- en externe) klanten en gebruikers van de producten en diensten van De Connectie is het merk De Connectie heel herkenbaar. Het merk opheffen zal ten koste gaan van de continuïteit van de dienstverlening (en maakt het noodzakelijk om nieuwe communicatie op te zetten en opnieuw te werken aan de 55

herkenbaarheid daarvan) en zal bovendien voor de Connectiemedewerkers niet voelen als een overgang ‘as-is’. Daarom wordt - bij wijze van uitzondering op het gemeentelijk communicatiebeleid - het merk De Connectie per 1-1-2026 gehandhaafd. GEEN SPLITSING IN- EN EXTERN Je bent naar buiten, wat je binnenshuis ook bent. Daarom is het niet gewenst om per 1-1-2026 een onderscheid te maken tussen het gebruik van het merk De Connectie buiten en binnen de gemeentelijke organisatie. Nog los van het feit dat de medewerkers van de gemeente Arnhem weliswaar collega's worden, maar ook nog steeds klant/ gebruikers van de diensten en producten van (straks) cluster De Connectie blijven. Een onderscheid tussen De Connectie als dienstverlener en organisatieonderdeel is wel relevant. Voor De Connectie als dienstverlener is het voor de hand liggend om het merk te handhaven zo lang er ook voor andere partijen dan Arnhem gewerkt wordt. Voor (cluster) De Connectie als toekomstig organisatieonderdeel van de gemeente Arnhem komt er een perspectief bij. Namelijk het Arnhemse. ‘AS-IS’ IS NIET DAT ALLES HETZELFDE IS De medewerkers van De Connectie gaan onderdeel uitmaken van de gemeente Arnhem en medewerkers van gemeente Arnhem krijgen er daarmee vierhonderd collega's bij. Die nieuwe werkelijkheid willen we vanaf per 1-1-2026 ook voelbaar maken. • • • •

Door welkomst- en kennismakingsactiviteiten (in samenwerking met P&O/HR); Door functionele samenwerking tussen cluster De Connectie en de andere organisatieonderdelen (in het bijzonder cluster Bedrijfsvoering); Door cluster De Connectie op te nemen in de gemeentelijke communicatiestromen en –kanalen; Door per 1-1-2026 die communicatie- en huisstijlwijzigingen door te voeren die horen bij de nieuwe situatie, zonder dat daarmee afbreuk wordt gedaan aan de dienstverlening. Welke dat precies zijn wordt momenteel geïnventariseerd.

7.6

HUISVESTING EN FACILITEITEN

7.6.1

LOCATIE EN INRICHTING

De huidige huisvesting van De Connectie op de locatie aan de Eusebiusbuitensingel 53 in Arnhem blijft en wijzigt niet. Dit is van belang omdat deze locatie continuïteit en stabiliteit biedt gedurende de transitieperiode. De huidige werkplekken blijven, inrichting en ondersteunende diensten blijven behouden. De verantwoordelijkheid voor huisvesting en faciliteiten wordt overgenomen door de gemeente Arnhem. In de voorbereiding van huisvestingsplannen van de gemeente Arnhem wordt de huisvesting van De Connectie meegenomen. 7.6.2

BEHEER & ONDERHOUD

Na de nadere besluitvorming zal een aantal dingen geregeld moeten worden. Zo regelt De Connectie ook het beheer, onderhoud en faciliteiten voor onderhuurders van het stadskantoor (derden). Deze contracten zullen in Q3 tegen het licht worden gehouden en in overleg met de derde partijen moeten worden omgezet. Ook andere maat- en meerwerkovereenkomsten met deze derden moeten worden overgenomen door de gemeente Arnhem. Tevens moet gekeken worden naar het omzetten van verzekeringen. De Connectie heeft verzekeringen voor bijvoorbeeld de inboedel, maar mogelijk ook voor aansprakelijkheid en bestuurdersaansprakelijkheid. Bezien 56

moet worden in welke gevallen de verzekeringen moeten worden omgezet, opgezegd of mogelijk verzekeringen van de gemeente Arnhem moeten worden verzwaard (bijv. in verband met een hoger risico op aansprakelijkheid). 7.6.3

VERVOERSMIDDELEN

Verder moet onder meer bekeken worden wat er allemaal geregeld moet worden om de dienstfietsen en dienstauto’s om te zetten naar de gemeente Arnhem. Verzekeringen moeten worden omgezet naar de gemeente Arnhem, de Belastingdienst moet hiervan op de hoogte gesteld worden (wegenbelasting) en de afspraken die nu met de Belastingdienst zijn gemaakt in het kader van de ritregistratie moeten worden herbevestigd maar nu tussen de gemeente Arnhem en de Belastingdienst. 7.6.4

PRAKTISCHE ZAKEN

Tot slot moet niet vergeten worden om te kijken naar belangrijke praktische zaken, zoals de toegangspasjes die medewerkers toegang verstrekken in bepaalde panden van de samenwerkingsdeelnemers. Tijdig moet ingespeeld worden op eventuele vervanging hiervan, mocht dit in het kader van het in dienst treden van het personeel bij de gemeente Arnhem nodig zijn.

57

8

DIENSTVERLENING

8.1

ALGEMEEN

Op het moment dat De Connectie op 1 januari 2026 onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Arnhem valt en van daaruit als organisatieonderdeel diensten verleent aan de gemeenten Rheden, Renkum en derden is de gemeente Arnhem eindverantwoordelijk voor de dienstverlening. De huidige vorm van De Connectie is een bedrijfsvoering organisatie op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Deze vorm wijzigt naar een “enkelvoudige centrumregeling” (hostingsmodel) met de gemeente Arnhem als “gastheer” en de gemeenten Renkum en Rheden als “gasten”. In de centrumregeling worden de doelstelling en de uitgangspunten van de samenwerking en de dienstverlening op hoofdlijnen vastgelegd. De uitwerking wordt vastgelegd in een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) daar waar het de algemene voorwaarden betreft en in de Producten en dienstencatalogus (PDC) daar waar het de beschrijving betreft van de specifieke producten en diensten die vanuit de centrumgemeenteregeling geleverd kunnen worden. In het voorontwerp van artikel 5 van de centrumregeling staat dit als volgt beschreven – DVO en PDC De centrumgemeente sluit een DVO af met de gastgemeente. In deze DVO is een nadere uitwerking gegeven aan de regeling. In de DVO en de bijbehorende PDC zijn onder meer geregeld: • • • • • • •

de uitvoeringskaders; de producten en diensten die door de centrumgemeente aan de gastgemeenten worden geleverd; de kwaliteitseisen waaraan de taakuitoefening door de centrumgemeente moet voldoen; de kostenverdeling en de wijze waarop de gastgemeenten een financiële bijdrage leveren in de kosten die de centrumgemeente maakt voor de uitvoering van de krachtens de regeling opgedragen taken; de verplichtingen tussen de centrumgemeente en gastgemeenten; de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de informatieplichten, bedoeld in overige artikelen van de regeling; de wijze waarop de centrumgemeente en de gastgemeenten elkaar informeren over het niet nakomen van hun verplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden.

In dit hoofdstuk staat beschreven hoe de basis dienstverlening in de nieuwe situatie plaatsvindt. Om de aandachtspunten en zorgpunten van de gemeenten goed in beeld te hebben is voorafgaand een impacten risicoanalyse gemaakt samen met de coördinerende demandmanagers (CDM) van de gemeente Arnhem, Rheden en Renkum. In werksessies is de inhoud besproken en afgestemd. Dit heeft plaatsgevonden voor basisdienstverlening en financiën. Ten aanzien van de uitgangspunten en kaders voor Innovatie en ontwikkeling in de breedte vindt een werksessieplaats in aanwezigheid van Ambtelijke stuurgroep en gemeentesecretarissen. Dit is de basis voor een goede inrichting van de governance op de verschillende aandachtsgebieden. Er is sprake van een goede dienstverlening als de gemeenten tevreden zijn over de toegevoegde waarde en de kwaliteit van de dienstverlening aan de bedrijfsvoering. Daarbij gelden de onderling gemaakte afspraken en opgestelde kaders als uitgangspunt voor de dienstverlening. Een goede relatie, een relatie waarbij sprake is van wederkerigheid en wederzijds vertrouwen in de samenwerking, is daarbij van essentieel belang

58

8.2

BASISDIENSTVERLENING (WAT)

De basisdienstverlening zal ‘as-is’ overgenomen worden. Dat wil zeggen dat op en vanaf 1 januari 2026 dezelfde dienstverlening uitgevoerd blijft worden voor de deelnemende gemeenten en derden. Uitzondering hierop is dat Management Support (MAS) en de bodes voor de gemeente Renkum en Rheden anders zal worden ingevuld. Deze medewerkers komen in dienst bij de betreffende gemeenten. Voor de gemeente Arnhem blijft Management Support onderdeel van de dienstverlening van het cluster De Connectie. De Connectie, als onderdeel van de gemeente Arnhem voert de (beheer) taken, zoals opgenomen in de PDC, als dienst uit op de volgende vakgebieden: • • • • • • • • •

Informatie- en Communicatietechnologie (ICT); Facilitaire zaken; Belastingen; Basisregistratie; Personeels- en Salarisadministratie (PSA); Financiële administratie; Inkoop en aanbesteding; Frontoffice; Documentatie Informatie Voorziening (DIV).

Binnen de dienstverlening onderscheiden we de volgende categorieën: • •

Diensten die identiek zijn voor de gemeente Arnhem, Rheden en Renkum; Diensten die specifiek geleverd worden aan een of twee gemeenten;

Maat- en meerwerk buiten PDC. Het is belangrijk om dit onderscheid te maken, omdat afspraken hierover verschillen. 8.2.1

PRODUCTEN- EN DIENSTEN CATALOGUS

De PDC met haar bijlagen bevat het overzicht van de producten en diensten die door De Connectie aan haar klanten geleverd (kunnen) worden. In de PDC is de uitwerking te vinden van de hiervoor opgesomde vakgebieden. De diensten die in de PDC staan beschreven kunnen ondersteund worden middels een DAP (Dossier Afspraken en Procedures). In een DAP staan de afspraken, overeenkomen tussen klant(-en) en De Connectie voor wat betreft de uitvoering van de PDC-dienst. Bij de diensten verleend door de afdeling ICT is er naast de PDC, de DAP ook sprake van een SLA (Service Level Agreement). In de PDC is ieder af te nemen product of dienst als volgt gespecificeerd; • • •

De te leveren collectieve of individuele producten of diensten; De benodigde input van de afnemende gemeente(n); De output van De Connectie met daarbij de prestatie-indicator(-en) en de eventuele specifieke product- of dienst gerelateerde kwaliteitsnorm(en).

Het Is van belang dat het voor de gemeenten duidelijk is wat geleverd wordt. Dat maakt dat het nodig is om de PDC opnieuw te reviewen en te toetsen op duidelijkheid, juistheid en volledigheid. Er mag geen misverstand zijn over de te leveren diensten. Temeer omdat we ook conform het kostprijsmodel gaan werken is het nodig dat dit eenduidig is. De huidige demand- en supplymanagers hebben gezamenlijk de review uitgevoerd. Dit 59

heeft geleid tot een update van de PDC waarbij Facilitair en PSA-diensten nu goed meegenomen zijn. Deze nieuwe PDC wordt in juni in de Ambtelijke stuurgroep/OGO vastgesteld. In juni 2025 wordt de nieuwe PDC ter goedkeuring voorgelegd aan het huidige OGO/ Ambtelijke stuurgroep. De PDC zal vanaf 1-1-2026 jaarlijks, voorafgaande aan het jaar waarop de PDC betrekking heeft, worden geactualiseerd. De account- en contractmanager van de Connectie, als onderdeel van de gemeente Arnhem, bespreekt jaarlijks met de gemeenten Rheden en Renkum de actualiteit van de PDC. Wijzigingen, gewenste en aangeboden diensten worden besproken. De PDC wordt definitief vastgesteld na akkoord van de drie gemeenten. De managers of directeuren die namens de gemeente bedrijfsvoering in portefeuille hebben gaan akkoord met de PDC 8.2.2

MEERWERKOVEREENKOMST

Meer- of minderwerk is van toepassing op de levering van producten en diensten conform de PDC waarvan de overeengekomen begrote leveringsaantallen in de tijd mogelijk zullen variëren. In deze situatie zal er met de gemeente(n) verrekening moeten plaatsvinden op basis van de geldende kostprijs per eenheid product of dienst. Nadere afspraken hierover zullen in de paragraaf Financiën worden behandeld. 8.2.3

MAATWERK

Maatwerk heeft betrekking op een vraag naar producten of diensten die niet in de vastgestelde PDC zijn opgenomen maar die wel raakvlakken heeft met bestaande dienstverlening van De Connectie. Voor deze nieuwe dienstverlening wordt op aanvraag vooraf een offerte met een specificatie van werkzaamheden en diensten met inbegrip van de bijbehorende kosten door De Connectie uitgebracht. Na opdracht zal het werk uitgevoerd worden en zal de gemeente hiervoor een separate factuur ontvangen. Er kan sprake zijn van incidenteel maatwerk of structureel maatwerk. Indien er sprake is van structurele effecten dan worden deze na afstemming met de gemeente opgenomen en financieel vertaald in de eerstvolgende begroting en wordt dit opgenomen in de PDC. 8.2.4

DOSSIER AFSPRAKEN EN PROCEDURES (DAP)

In het dossier Afspraken en Procedures (DAP) worden de operationele en inhoudelijke (werk)afspraken en procedures vastgelegd ten aanzien van de dienstverlening zoals beschreven in de PDC. Deze afspraken gaan over vakinhoudelijk overlegvormen, beschikbaarheid, procedures en over de werkwijze met betrekking tot de te leveren diensten. Tot nu toe beschikt niet elke vakgroep over een DAP. Het is nodig dat deze per vakgroep beschikbaar komt. De DAP’s dienen in gezamenlijkheid te worden opgesteld. Beschikbaar zijn de DAP’s op het gebied van: • • • •

ICT; DIV; Basisregistraties; Belastingen.

8.2.5

MONITORING KWALITEIT EN PERFORMANCE

Om de kwaliteit van de dienstverlening, zoals beschreven in de PDC, te monitoren zijn in eigen huis in 2024 een aantal rapportages voor KPI’s (Kritische Performance Indicatoren) ontwikkeld. Deze rapportages zijn 24/7 uur beschikbaar voor de supply managers en de contractmanagers en bieden inzicht in de feitelijke kwaliteit van de dienstverlening en kunnen onderdeel uit gaan maken van de overleggen tussen De Connectie en haar klanten. 60

We starten met het beschikbaar stellen van rapportages. Doorontwikkeling en verbetering van de rapportages zal in afstemming met de gastgemeenten plaatsvinden. De beschikbare rapportages2 zijn: Scherm

Schermnummer

Omschrijving

Basisregistraties - BRKP-PB - 5 dagen termijn - KPI

KPI-71-01A

“De ontvangen besluiten worden binnen 5 dagen opgenomen in de BAG en verwerkt in de LV BAG”.

Basisregistraties - Onderzoeken - KPI

KPI-71-02A

“De ontvangen terugmeldingen worden binnen 6 maanden afgerond”.

Basisregistraties - terugmeldingen 2 dagen - KPI

KPI-71-03A

“De ontvangen terugmeldingen worden binnen 2 dagen (BAG) of 5 dagen (BGT) in behandeling genomen of worden afgerond”.

Basisregistraties - verschillen BAG-BGT - Geometrie

KPI-71-04A

“Verschillen in geometrie tussen BAG en BGT voor panden die gereed zijn”.

Basisregistraties - verschillen BAG-BGT - oppervlakte

KPI-71-04B

“Verschillen in oppervlakte tussen BAG en BGT voor panden die gereed zijn”.

Basisregistraties - 5 dagen termijn BAG - KPI

KPI-71-05A

“De ontvangen besluiten worden binnen 5 dagen opgenomen in de BAG en verwerkt in de LV BAG “

Belastingen bezwaar - KPI

KPI-72-01A

“De ontvangen schriftelijke bezwaren worden binnen de wettelijke norm afgehandeld”.

Belastingen heffen - KPI

KPI-72-02A

“De aanslagen worden binnen 12 maanden na registratie opgelegd”.

Belastingen innen - KPI

KPI-72-03A

“De opgelegde vorderingen worden binnen 12 maanden na dagtekening geïnd”.

Belastingen kwijtschelding - KPI

KPI-72-04A

“De aanvragen voor kwijtscheldingen worden binnen 6 maanden afgehandeld”.

Belastingen taxaties - KPI

KPI-72-05A

“De WOZ-beschikkingen worden binnen 8 weken na 1 januari opgelegd”.

A&B crediteuren - KPI

KPI-62-01A

“De afdeling Crediteuren verwerkt de ontvangen facturen binnen 2 werkdagen”.

A&B Treasury - KPI

KPI-62-02A

“Het team KasBankGiro zorgt ervoor dat dagelijks wordt voldaan aan toegestane kasgeldlimiet (max 8,2% van de jaarbegroting van De Connectie)”.

FZ - incidenten - KPI

KPI-41-01A

“Incidenten worden tijdig hersteld conform streefdatum”.

FZ-wijzigingen - KPI

KPI-41-02A

“De aanvragen worden tijdig geleverd conform planning”.

ICT-incidenten - KPI

KPI-30-01A

“Tijd die verstrijkt tussen de aanmelding van het incident en het herstellen van de dienst”.

ICT-wijzigingen - KPI

KPI-30-02A

“Tijd die verstrijkt tussen de goedkeuring en de afronding van een standaard wijziging”.

Fase 1 van het KPI-project is inmiddels afgerond.

2 Stand van zaken april 2025

61

Fase 2 is in januari 2025 gestart. In deze fase wordt er o.a. gewerkt aan het inrichten van het beheer, de verdere technische voorwaarden om de KPI-rapportages te bouwen, het bouwen van nieuwe KPI-rapportages of het doorvoeren van wijzigingen aan bestaande KPI-rapportages. Via de supplymanager van De Connectie, op basis van de afstemming in de regionale overleggen over de behoefte op het gebied van KPI-rapportages, kunnen nieuwe KPI-rapportages of aanpassingen aan beschikbare KPI-rapportages aangevraagd worden. 8.2.6

WIJZIGINGEN IN DE BASISDIENSTVERLENING

Gedurende de looptijd van de samenwerking kunnen situaties ontstaan waarbij wijziging of aanpassing in de basis dienstverlening gewenst is. We onderscheiden de volgende wijzigingen: •

•

• •

Het stoppen met afnemen van een dienst of starten met het afnemen van een specifiek product- en/of dienst binnen het vakgebied zoals benoemd in de PDC. Dit wordt besproken met de account- en contractmanager en in overleg vindt er aanpassing plaats. Aanpassing in de PDC vindt plaats bij de jaarlijkse nieuwe vaststelling van de PDC; Het niet langer meer afnemen van een taakveld/vakgebied zal met inachtneming van een opzegtermijn van 1 jaar mogelijk zijn. Dit wordt uitgewerkt in de dienstverleningsovereenkomst. De frictiekosten zullen in rekening worden gebracht; Indien een gemeente niet langer de dienstverlening van de Centrumgemeente wil afnemen, dan zijn hierover afspraken gemaakt in artikel 14 van de Enkelvoudige Centrumregeling. Indien maatwerk structureel blijkt te zijn dan worden deze na afstemming met de gemeente opgenomen en financieel vertaald in de eerstvolgende begroting en wordt dit opgenomen in de PDC.

Artikel 14 – Uittreding (gedeeltelijke weergave, in het voorontwerp van de ECR staan meer artikelen opgenomen over uittreding met bijbehorende voorwaarden) • •

•

Een deelnemer kan twee jaar na datum van inwerkingtreding van deze regeling uittreden door een daartoe strekkend besluit van de deelnemer; Voor uittreding van een gastgemeente geldt een opzeggingstermijn van een minimaal 1 jaar volgend op het in het eerste lid genoemde besluit, met ingang van 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar na de genoemde opzeggingstermijn; Voor uittreding van de centrumgemeente geldt een opzeggingstermijn van een minimaal 2 jaar volgend op het in het eerste lid genoemde besluit, met ingang van 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar na de genoemde opzeggingstermijn.

8.2.7

CONTRACTMANAGEMENT EN MONITORING

In de situatie van de hosting door de centrumgemeente neemt het belang van contractmanagement en het monitoren van de gedefinieerde KPI’s toe. Belangrijk is dat de gemaakte afspraken en nog te maken afspraken duidelijk zijn en onderhouden worden. Het moet duidelijk zijn welke diensten worden geleverd, welke aantallen begroot zijn en geleverd worden, de kosten van de dienstverlening en hoe de verantwoordelijkheden m.b.t. de inspanningen van leverancier en afnemer zich tot elkaar verhouden. Het contractmanagement omvat de Enkelvoudige Centrumregeling (ECR), DVO en de PDC.

62

De kwaliteit van de geleverde diensten wordt, daar waar beschikbaar, onderbouwd met KPI-rapportages. Contractmanagement moet actief georganiseerd zijn en belegd zijn binnen de gemeenten en De Connectie. De contractmanagers van de gemeenten monitoren actief de dienstverlening binnen de gemaakte afspraken en samenwerking. De account- en contractmanager van de Connectie dient actief de relatie te beheren en zorg te dragen voor rapportage en toelichting ten aanzien van performance, hoeveelheden en financiën. Periodiek dient de stand van zaken en voortgang tussen de contractmanagers van de gemeenten en de account-en contract manager van De Connectie besproken te worden 8.2.8

ORGANISATIE BASISDIENSTVERLENING

Om de basisdienstverlening goed te laten verlopen is het nodig om de rollen in het proces te benoemen en inhoud te geven met duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Bij de gemeenten onderscheiden we de volgende rollen: • •

• •

Contractmanager van de gastgemeente heeft direct contact met de Account- en contractmanager van De Connectie. Dit zou de huidige coördinerende demandmanager kunnen zijn; Servicemanager van de gemeente per vakgebied. Monitoring diensten en afstemming operationele dienstverlening met vakafdeling van de Connectie. Dit betreft een wijziging van de rol van de huidige demandmanagers bij de gemeente Rheden en Renkum; Demandmanager van de gemeente Arnhem per werkveld. Deze rol wordt opnieuw afgestemd; Verantwoordelijke manager of directeur voor Bedrijfsvoering Gemeenten. De taak van contractmanager is een gedelegeerde taak. De manager of directeur bedrijfsvoering is eindverantwoordelijk voor contractmanagement dienstverlening De Connectie.

Bij De Connectie Arnhem onderscheiden we de volgende functies/rollen: •

•

• •

Account- en contractmanager De Connectie . De account en contractmanager, nu onderdeel van het Bedrijfsbureau, is verantwoordelijk voor het opstellen van de overeenkomsten, het managen van de relatie tussen de klant en leverancier, het voeren van het regisseurschap voor de PDC; Supply managers De Connectie, de teamleiders van de afdelingen van De Connectie en voor de afdeling ICT de ICT-regisseurs, die de dienstverlening op hun vakgebied dienen af te stemmen en te leveren wat er is afgesproken; Contractmanagers bij de afdelingen ICT en FZ verantwoordelijk voor het contract- management met de toeleveranciers van De Connectie; Clustermanager De Connectie is eindverantwoordelijk voor het contractmanagement vanuit Arnhem naar de Gemeenten.

Het is nodig om rolbeschrijvingen te maken en dit gezamenlijk te doen, zodat er geen misverstand is wat we van elkaar verwachten en op welke manier we account- en contractmanagement en servicemanagement invullen.

63

8.2.9

OVERLEGSTRUCTUUR

Om de samenwerking effectief te laten zijn is het nodig om een heldere overlegstructuur te hebben. Hieronder staan de overleggen die gericht zijn op de tactische en operationele sturing voor de basis dienstverlening. Separaat wordt de uitwerking van de besturing inzake innovatie en ontwikkeling gemaakt. CONTRACTOVERLEG Het contractoverleg in een klant- leveranciers situatie is van belang. Afstemmen contract met de bijbehorende prestatie en resultaten, voortgang en rapportage. Hier neemt de directeur bedrijfsvoering van de betreffende gemeente aan deel inclusief de account- en contractmanager van De Connectie en de coördinerende demandmanager (contractmanager) van de gemeente. Dit overleg vindt 1x per kwartaal plaats met iedere gemeente. ACCOUNTMANAGEMENT OVERLEG Dit is een operationeel voortgangs- en samenwerkingsoverleg. Dit is een overleg tussen de accountmanager van De Connectie en de coördinerende demandmanagers (contractmanagers) van de gemeenten. Vooralsnog is het goed om hier regionaal mee te starten om het proces en de werkwijze te optimaliseren. Wellicht neemt in de tijd de frequentie af en is het wenselijk dat dit gesprek per gemeente gevoerd gaat worden. Dit overleg vindt maandelijks plaats.

DOMEINOVERLEG Het domeinoverleg is het (regionale)overleg over het vakgebied van het werkveld van dienstverlening tussen de supplymanager van De Connectie en de servicemanager van de gemeenten. In deze gesprekken staan het uitwisselen van ervaring, ontwikkelingen en kennis centraal. Dit kan 2 x per jaar plaatsvinden en verder afgestemd worden. 8.2.10 ESCALATIEPROCES Op het moment dat de dienstverlening niet zo loopt als afgesproken, willen we kunnen escaleren om te voorkomen dat het probleem onnodig blijft slepen of langer duurt dan noodzakelijk. Hierbij is ook belangrijk dat het juiste gesprek aan de juiste tafel (met mandaat) wordt gevoerd, waarbij wordt aangesloten (waarmee we bedoelen dat het probleem niet wordt overgenomen te starten vanaf trede 1 naar boven). Onder escalatie wordt verstaan een stelsel van afspraken over interventie-mechanismen, volgend op opgetreden (of dreigend op te treden) verstoringen/calamiteiten. Daarbij wordt in het escalatiemodel weergegeven welke acties ondernomen kunnen worden in het licht van de (dreigende) verstoring/calamiteit. De escalatieladder maakt het verloop van een conflict stapsgewijs zichtbaar. De escalatieladder kan ook gezien worden als een de-escalatieladder. Het model verschaft daarbij inzicht in de fase van het conflict, waarbij aan de hand hiervan stappen worden ondernomen naar een trede, lager in het conflict.

Escalatietreden: 1. 2. 3. 4. 5.

servicemanager(s) en supplymanager(s); aansluiting contractmanager gemeente en account- en contractmanager De Connectie; aansluiting van directeur/ manager bedrijfsvoering van de partners en de directeur van De Connectie; aansluiting vanuit gemeentesecretarissen en concerndirecteur Bedrijfsvoering; aansluiting vanuit het college. 64