2424 Bijlage Jaarstukken De Connectie 2023 (24.41)
Tekst van het document
Jaarstukken 2023
25 april 2024
1
Inhoudsopgave 1. Jaarverslag 1.1. Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4.
Missie Visie Uitgangspunten Kernwaarden
1.2. Programmaverantwoording 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4
Programma Bedrijfsvoering gemeenten Programma Belastingen gemeenten Overzicht Algemene dekkingsmiddelen en overhead Bedrag heffing vennootschapsbelasting
4 4 4 4 4 4 5 5 14 16 18
1.3. Paragrafen
19
1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4
19 27 30 37
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Financiering Bedrijfsvoering Wet Open Overheid
2. Jaarrekening 2.1 Overzicht van balans en toelichting 2.1.1 2.1.2 2.1.3
Balans per 31 december 2023 Toelichting op de balans Niet uit de balans blijkende verplichtingen
2.2 Overzicht van baten en lasten en toelichting 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7
Overzicht van baten en lasten Toelichting op het overzicht van baten en lasten Bijdragen gemeenten Bijdragen derden Incidentele baten en lasten Afwijkingen op investeringsprogramma Informatie Wet normering topinkomens (WNT)
2.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
38 38 38 39 47 48 48 49 59 60 61 63 64 67
3. Bijlagen behorende tot de jaarrekening
68
3.1 Bijlage 1: Rechtmatigheidsverantwoording
68
3.2 Bijlage 2: Taakvelden
70
4. Bijlagen niet behorende tot de jaarrekening 4.1 Bijlage 3: Begrotingsmutaties
71 71
2
Voorwoord Dit zijn de Jaarstukken 2023. U leest hoe De Connectie haar doelen en prestaties heeft gerealiseerd met de hiervoor beschikbare middelen. De jaarstukken vormen samen met de perspectiefbrief, begroting en twee bestuursrapportages onze jaarlijkse beleidscyclus. 2023 was mijn eerste jaar als directeur van De Connectie. Ook in deze rol merk ik hoe collega’s zich dag in dag uit inzetten voor een klantgerichte dienstverlening naar de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. Samenwerking onderling én met uw gemeente staat hiervoor aan de basis. Daarom bedacht ik samen met het managementteam voor 2023 het motto ‘Samen doen we het!’. Dit voorwoord neemt u mee in afgelopen jaar. Verbeterde samenwerking demand- en supplyorganisatie De demand- en supplyorganisatie vormt een belangrijk onderdeel van onze regionale samenwerking. In deze structuur zijn gemeentelijke Demandmanagers aanspreekpunt voor één of meerdere onderdelen van de dienstverlening die zij afnemen bij De Connectie. De Supplymanagers zijn teamleiders en ICT Servicemanagers van De Connectie. Voor goede dienstverlening is het belangrijk te weten wat we van elkaar kunnen verwachten. In 2023 zijn we een traject gestart om de samenwerking in dit verband verder te verbeteren. Complimenten aan de gemeenten voor het initiatief en de gezette stappen.
Afhandeling van WOZ-bezwaren Het belastingjaar 2023 stond in het teken van een ongekende landelijke toename van WOZ-bezwaren en reacties. Toch slaagden de collega’s van Belastingen erin om de bezwaren binnen de financiële en wettelijke termijn af te handelen. Dit is gelukt omdat de gemeenten op tijd extra middelen beschikbaar stelden, door slimme procesafspraken én de tomeloze inzet van onze medewerkers. Aan de slag met drie strategische thema’s In 2023 werkte De Connectie onder het motto ‘Samen doen we het’ aan drie strategische thema’s: • ‘Dienstverlening: het gaat om de klant!’ focust op het verbeteren van de samenwerking met uw gemeente. We werkten in 2023 aan een vragenlijst om volgend jaar de klanttevredenheid bij alle collega’s van de gemeenten te meten. • Bij ‘De Connectie op orde’ staat kwaliteit van dienstverlening centraal: verder beschrijven, borgen van kwaliteit én meten zijn speerpunten. In 2023 is een eerste project onder dit thema gestart: het opstellen van KPI’s om onze dienstverlening objectief te meten. • ‘Jij doet ertoe!’ is er omdat De Connectie een organisatie wil zijn waar huidige en potentiële medewerkers zich gezond, veilig, verbonden en welkom voelen. Duurzame inzetbaarheid, werkplezier en inclusie & diversiteit zijn pijlers. In 2023 bereidden we een medewerkersonderzoek voor. Aan de hand van de drie thema’s ontwikkelt De Connectie steeds verder.
Op het gebied van dienstverlening, samenwerking en harmonisatie van systemen en processen. Ik ben trots op de stappen die we hebben gezet en nog gaan maken. Samen doen we het! Sanne de Kleyn Directeur De Connectie
3
1. Jaarverslag Voor u ligt het jaarverslag over 2023 van De Connectie. In dit jaarverslag komen in hoofdstuk 1.1 de missie en de doelen van De Connectie aan de orde. In hoofdstuk 1.2 wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het, in de begroting 2023, voorgenomen beleid. Dit gebeurt aan de hand van de vastgestelde programma’s Bedrijfsvoering gemeenten, Belastingen gemeenten en het overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de heffing van vennootschapsbelasting (Vpb). In hoofdstuk 1.3 komen de, voor De Connectie relevante, verplichte paragrafen aan de orde.
1.1.
Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden
1.1.1. Missie De Connectie maakt het mogelijk dat haar klanten zich volledig kunnen richten op inwoners, bedrijven en toeristen. 1.1.2. Visie “Met oog voor talent, ontwikkeling en diversiteit bieden wij de beste dienstverlening. We kennen onze klant en zijn een betrouwbare en transparante organisatie.” 1.1.3. Uitgangspunten De uitgangspunten van de dienstverlening van De Connectie zijn de vijf K’s: kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid, kansen en klant. De Connectie denkt en werkt vanuit de klant en zet de klant altijd centraal. De Connectie levert producten en diensten tegen een gezamenlijk afgesproken kwaliteit. De Connectie investeert in medewerkers en biedt hen kansen zich te ontwikkelen. De Connectie kent de trends en ontwikkelingen, speelt daarop in en vertaalt deze in samenwerking met de klant naar haar bedrijfsvoering. Hierdoor zijn partners in staat om zich volledig te richten op hun inwoners, bedrijven en toeristen. Ze zijn daardoor minder kwetsbaar. Door producten en diensten te harmoniseren en te digitaliseren werkt De Connectie efficiënter. Dit leidt ertoe dat de kosten voor de partners omlaaggaan. 1.1.4. Kernwaarden De Connectie ontwikkelt zich naar een flexibele, open en daadkrachtige organisatie die zich makkelijk aanpast aan nieuwe ontwikkelingen.
De kernwaarden die hierbij horen, het fundament waar energie en inspiratie uit worden gehaald, zijn: ▪ Professioneel: service, verantwoordelijk, kennis, kwaliteit, resultaatgericht, dienstverlenend. ▪ Betrokken: samen, verbindend, nieuwsgierig, werkplezier, omgevingsbewust, energiek, leergierig. ▪ Integer: duidelijk, betrouwbaar, open, eerlijk, transparant, afspraken nakomen.
4
1.2.
Programmaverantwoording
1.2.1
Programma Bedrijfsvoering gemeenten
Wat hebben we bereikt? De Connectie wil zich onderscheiden in de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten. Daarom willen we ons door blijven ontwikkelen. In dit hoofdstuk volgt wat per onderwerp wat we ons als doel hadden gesteld en wat we hebben bereikt. Ook worden andere mijlpalen in onze dienstverlening genoemd die we onszelf in de MJPB 2023-2026 nog niet als concreet doel gesteld hadden. Servicegerichte organisatie Om de missie en visie te realiseren is het allereerst nodig dat de organisatie zich ontwikkelt. In de periode 2020-2024 gaat De Connectie daarom in drie fases die parallel lopen aan het volwassen worden van de organisatie aan de slag, namelijk: 1. De Connectie, een uitvoeringsorganisatie met focus op de basis op orde brengen. 2. De Connectie, een servicegerichte organisatie. 3. De Connectie, dé partner in bedrijfsvoering. De Connectie wil tenminste een servicegerichte organisatie worden. Dat zijn we wanneer zij in staat is om behoeften, wensen en verwachtingen van klanten te vertalen naar succesvolle producten, diensten en dienstverlening. Klanten merken in deze fase dat er meegedacht en gestuurd wordt op de veranderende behoeften van de klanten. Er wordt gedacht en gehandeld vanuit de klant. Deze fases overlappen elkaar deels.
Waar de ene afdeling nog volop inzet op de basis op orde brengen, draagt de andere afdeling al volledig bij aan een servicegerichte organisatie. Het streven is dat alle afdelingen in 2024 servicegericht zijn. Dit programmaplan richt zich op wat er nodig is om dat niveau van dienstverlening te behalen. Per afdeling verschilt echter welke fase het eindstation is. Het eindstation is afhankelijk van de behoefte van de klant en wordt samen met de gemeenten bepaald. De afdeling ICT werkt voor een groot deel al servicegericht. De afdeling praat op structurele basis met over o.a. de werkvoorraad en lopende projecten. Hierdoor kan beter worden ingespeeld op de verwachtingen van de klant. Ook ontstaat er bij de financiële administratie een meer servicegericht team dat meedenkt over de wensen en behoeften van de klanten. Zo zijn er bijvoorbeeld instructiefilmpjes opgenomen voor budgethouders van gemeenten waarin wordt uitgelegd hoe je een verplichting aanmaakt. Bij andere afdelingen en teams is het bereiken van de doelstelling van een servicegerichte organisatie soms nog wat verder weg. Vaak wordt dit veroorzaakt doordat er nog onvoldoende is geharmoniseerd en gestandaardiseerd of omdat er nog achterstanden zijn in te lopen. Dit heeft tot gevolg dat alle medewerkers nodig zijn om de dagelijkse dienstverlening uit te voeren.
5
Huisvesting/ Hybride werken De Connectie is ondersteunend in de keuzes die de gemeenten maken rondom huisvesting en hybride werken. De gemeente Arnhem is gestart met een projectgroep voor het vormgeven van de verbouw van het stadhuis. De Connectie neemt deel aan deze projectgroep. De gemeente Rheden wordt ondersteund in haar tijdelijk huisvesting in aanloop naar de realisatie van een nieuw gemeentehuis. Ook bereidt De Connectie, samen met de gemeente Rheden, de inrichting van en verhuizing naar dit nieuwe gemeentehuis voor. De gemeente Renkum overweegt het huidige gemeentehuis te renoveren. De Connectie denkt mee over de impact van de te maken keuzes voor de dienstverlening. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is de standaard geworden. Dit heeft ook impact op de wijze waarop De Connectie haar dienstverlening inkoopt. In 2022 zijn bijvoorbeeld raamovereenkomsten voor thuiswerkmeubilair en kantoormiddelen met leveranciers gesloten. Hiermee kan worden ingespeeld op de veranderende behoefte van gemeenten. Voor de gemeente Arnhem wordt inmiddels een complete thuiswerkplek gefaciliteerd, met zowel ICT- als facilitaire voorzieningen. De gemeenten Renkum, Rheden en De Connectie zelf moeten hierin nog hun eigen beleidskeuzes maken. De ICT-voorzieningen voor de thuiswerkplek zijn beschikbaar voor alle medewerkers. Ook het ruimtegebruik op kantoor is veranderd.
Overlegruimten zijn aangepast naar hybride overlegruimtes met mogelijkheid om ook op afstand deel te kunnen nemen. Daarnaast zijn er werkplekken vormgegeven binnen de huidige kantooromgeving in de vorm van bel-units en concentratiewerkplekken. Regionale Informatievisie en -strategie In de regionale Informatievisie en -strategie zijn de technologische trends op het gebied van informatievoorziening uitgewerkt. De regionale Informatievisie en -strategie wordt herijkt. Deze herijking is noodzakelijk om ook over de komende jaren een goed werkende en op de gemeenten en De Connectie afgestemde informatievoorziening te hebben. Een belangrijk deel van de informatievoorziening vertaalt zich naar ICT-oplossingen die bij en met De Connectie kunnen worden gerealiseerd. Onderzoeksbureau Berenschot is, in opdracht van de gemeentesecretarissen, gevraagd een onderzoek te doen naar centralisering van het opdrachtgeverschap in de Informatievoorzienings- (IV) keten. Aan de hand van de uitkomsten van dit onderzoek is besloten om het advies van Berenschot over te nemen. Dit betekent dat in het voorjaar van 2024 een gezamenlijk programma wordt vastgesteld om het opdrachtgeverschap vanuit de gemeenten te verbeteren. Verder moeten de randvoorwaarden die nodig zijn voor goed opdrachtgeverschap op orde worden gebracht.
Daarnaast is het programma bedoeld om kansen tot samenwerking beter te benutten en de sturing op de verschillende opgaven te verbeteren.
6
Cloud computing Een belangrijke ontwikkeling is de beweging naar Cloud computing. Bij Cloud computing zijn hardware, software en gegevens steeds meer via het internet beschikbaar. De Connectie geeft uitvoering aan de regionale cloudstrategie door, wanneer leveranciers hun applicatie naar de cloud brengen, deze beschikbaar te maken voor onze gebruikers. Dit gebeurt vooral op natuurlijke vervangingsmomenten, bijvoorbeeld als een contract afloopt. Daarnaast wordt een online (cloud-) platform gebouwd om toekomstige bewegingen naar de cloud op een veilige manier plaats te laten vinden, de zogeheten ‘Azure Landingszone’. Ook de eigen serverruimtes en datacenters willen we op termijn als dienst gaan afnemen. Dit vergroot onze flexibiliteit en verhoogt de veiligheid en continuïteit. Harmonisatie van de gemeentelijke applicaties blijft daarbij een belangrijk aandachtpunt, maar is geen doel op zich. De meerwaarde hiervan zal per individuele casus worden beoordeeld. Wettelijke ontwikkelingen Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. Deze wetswijziging raakt ook de wijze van dienstverlening van De Connectie aan de gemeenten. In 2023 wilden wij samen met de gemeenten uitzoeken wat de gevolgen voor onze dienstverlening zijn. In eerste instantie valt te denken aan de dienstverlening op het gebied van basisregistraties.
Het team basisregistraties heeft samen met de gemeenten onderzoek gedaan naar de impact op de dienstverlening. De verwachting is dat er geen of minimale wijzigingen zullen zijn ten opzichte van de situatie voor 2024. De gevolgen voor het informatiebeheer, waaronder het archiefbeheer, zijn op dit moment nog niet duidelijk. Samen met de gemeenten en het Gelders Archief is het team DIV in gesprek over wat dit kan betekenen. Wat hebben we hiervoor gedaan? Algemeen Ontvlechting dienstverlening aan derden In de bestuursopdracht is vastgelegd dat er een pas op de plaats wordt gemaakt voor wat betreft de groeiambitie. De Connectie richt zich niet meer op groei door het aantrekken van nieuwe opdrachtgevers/klanten. De ontvlechting en overdracht van de dienstverlening aan de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) vond plaats in 2022. Net als de ODRA heeft ook de Veiligheidsen Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) het stadskantoor verlaten. Ook de gemeente West Maas en Waal zegde in 2022 een deel van de dienstverlening op. Deze dienstverlening is in de loop van 2023 weer aan de gemeente West Maas en Waal overgedragen. De Connectie blijft wel diensten op het gebied van de salarisadministratie uitvoeren voor. Maat- en meerwerk Voor maat- en meerwerk ten opzichte van de basisdienstverlening worden maat- en meerwerkovereenkomsten met de gemeenten afgesloten.
Het aandeel maat- en meerwerk ten opzichte van de begroting is substantieel (> 10%) en wordt met name door de afdelingen Facilitaire zaken, ICT en Managementsupport geleverd. De financiële effecten van structureel maat- en meerwerk worden verwerkt in het begrotingjaar volgend op het jaar waarin de maat- of meerwerk overeenkomst tot stand is gekomen, i.c. 2024. Hiermee leveren ze, na de effecten van de CAO-stijging, de grootste bijdrage aan de uitbreiding van het kader van De Connectie.
7
ICT Werkplekomgeving In 2022 en in de eerste maanden van 2023 heeft de migratie (overgang) naar de nieuwe geharmoniseerde werkplekomgeving GemICT plaatsgevonden. Dit is een digitale omgeving waar De Connectie en haar klanten in kunnen werken. Na afronding van het project is de aandacht in eerste instantie verlegd naar het beheer van de nieuwe werkplekomgeving. Dit betekent echter niet dat de ontwikkelingen op de digitale werkplek hiermee klaar zijn. Vanaf 2024 gaan we ons richten op het (door-) ontwikkelen van de nieuwe digitale werkplek. Telefonie Er is onderzoek gedaan naar de beste manier van werken voor de vaste telefonie. Geconcludeerd is dat Teams de voorkeur heeft. Hierbij wordt de telefooncentrale vervangen door telefonie via Teams voor gemeentelijke klantcontactcentra, de Frontoffice en de ‘gewone’ eindgebruiker. Telefonie via Teams heeft als voordeel dat we de telefooncentrales kunnen verwijderen en de bestaande, digitale infrastructuur gebruiken. De gemeenten Renkum en Rheden zijn in 2023 overgestapt naar online telefonie, in januari 2024 gevolgd door Arnhem en De Connectie. Monitoring en Detectie In 2023 is de aanbesteding voor SOC/SIEM voorbereid. Dit is een monitoring- en detectieomgeving die wordt voorgeschreven door de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO).
Het project SOC/SIEM is ondergebracht in het programma Basis op Orde informatieveiligheid en privacy om hiermee de samenhang met andere informatieveiligheidscomponenten goed te kunnen borgen. De afronding van het project is hierdoor vertraagd. Incidentmanagement Om meer focus op informatieveiligheid te krijgen en sneller op incidenten te kunnen reageren, heeft afdeling ICT hiervoor een virtueel team ingericht. Vooruitlopend op het programma informatiebeveiliging & privacy is er geïnvesteerd in het trainen van medewerkers in informatiebeveiliging (kennis en techniek). Hiermee is vast een fundament gelegd voor de uitvoering van het programma. Door de ingezette verbeteringen scoort de afdeling ICT hoger op de oplostijd van incidenten. In 2023 werd 94% van de incidenten binnen de gestelde normtijden opgelost, tegen 90% in 2022. De gestelde normtijd is afhankelijk van de prioriteit van incidenten en varieert tussen de 4 uren (P1) en 10 werkdagen (P4). Documentaire informatievoorziening Geharmoniseerde archiefoplossing Een centraal Document Management System - Record Management Application (DMS-RMA) kan in grote mate bijdragen aan geharmoniseerd archiefbeheer (in systemen en processen). De definitiefase1 van het project DMS-RMA is in 2023 gestart. De projectgroep heeft een voorstel voor een archiefoplossing opgeleverd en hoopt de businesscase in 2024 af te ronden.
Aansluitend kan er een aanbesteding worden gestart en een geharmoniseerde archiefoplossing worden geïmplementeerd.
1 Fase in het project waarin de eisen en wensen aan het projectresultaat worden bepaald
8
Vervangen zaaksystemen Naast deze centrale archiefoplossing zijn er in 2023 ook verschillende gemeentelijke trajecten geweest om de zaaksystemen2 te vervangen. De gemeenten zijn de eigenaren van de zaaksystemen. Het Arnhemse zaaksysteem is inmiddels succesvol vervangen. Met de implementatie van de nieuwe zaaksystemen voor de gemeenten Rheden en Renkum is een start gemaakt. Vooralsnog gaan de gemeenten ervan uit de implementatie in 2024 af te ronden. De huidige zaaksystemen worden namelijk niet meer doorontwikkeld door de leverancier. De keuzes van de gemeenten voor verschillende zaaksystemen leidt tot diversiteit in werkprocessen waarmee het harmonisatiepotentieel op dit punt niet zal worden bereikt. Basisregistraties Verbeteren registraties Voor een goede taxatie beoordeelt de taxateur in hoeverre woningen onderling vergelijkbaar zijn op basis van de geregistreerde objectkenmerken. De belangrijkste (primaire) kenmerken zijn het woningtype, de grootte van de woning, de grondoppervlakte en het bouwjaar maar ook (secundair) hoe goed woningen onderhouden zijn en de locatie van de woning. In 2023 heeft het team gewerkt aan het verbeteren van de primaire objectkenmerken (mutatiesignalering) en de secundaire objectkenmerken. In 2023 heeft team basisregistraties voor de jaren 2020 tot en met 2022 de mutaties op bouwwerken gesignaleerd en verwerkt.
De verschillen tussen onze WOZ-administratie en de Landelijke Voorziening WOZ (LV-WOZ) zijn geanalyseerd en grotendeels weggewerkt. Facilitaire zaken Wegwerpbekers Vanaf 1 januari 2024 mogen wegwerpbekers niet meer gebruikt worden. De regionale projectgroep heeft toegewerkt naar een geharmoniseerde oplossing. Er zijn verschillende scenario’s uitgewerkt en geïmplementeerd bij Gemeente Rheden en Renkum en De Connectie. Zij kozen voor een herbruikbare beker. De Gemeente Arnhem heeft in 2023 nog geen keuze gemaakt. Frontoffice Servicemanagementsysteem Sinds de start van De Connectie gebruiken we Topdesk als servicemanagementsysteem. Het huidige contract liep af en dat betekent dat er opnieuw aanbesteed moest worden. Dit is inmiddels gebeurd. Topdesk is ook de komende jaren de partij die De Connectie helpt om de dienstverlening verder te verbeteren. Daarbij zijn we overgestapt naar een zogeheten SAAS-oplossing. Grootste voordeel van een SAAS-oplossing is dat gebruikers straks ook buiten de digitale werkomgeving meldingen kunnen indienen. Het nieuwe Topdesk gaat daarnaast ook aan de beheerkant voordelen opleveren, bijvoorbeeld bij het monitoren van meldingen en het rapporteren over doorlooptijden. De migratie van lokaal geïnstalleerde software naar de cloud-versie is succesvol uitgevoerd in het vierde kwartaal van 2023.
2 Veel gemeenten werken zaakgericht. Dit betekent dat informatie over dienstverlening aan inwoners in ‘zaken’ is geordend in een digitaal zaaksysteem 9
Bezetting op locatie De Frontoffice is het eerste aanspreekpunt en gezicht als het gaat om de contacten met de klant. Een persoonlijke dienstverlening van hoge kwaliteit is ons uitgangspunt. Daarom doet de Frontoffice er alles aan om als hét centrale en prettige aanspreekpunt voor onze klanten te zijn. Om de klantvraag beter én sneller te kunnen oppakken en de dienstverlening verder te verbeteren, zet de Frontoffice in op het inrichten van efficiënte en met elkaar samenhangende kanalen (click-call-face)3 die elkaar versterken. Om de zichtbaarheid op locatie te verbeteren is de bezetting op de locatie van de drie gemeenten op het afgesproken niveau gebracht. Administratie & beheer E-HRM4 In 2022 is gezamenlijk door de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden en De Connectie een aanbesteding uitgevoerd voor de vervanging van het e-HRM systeem. Met het nieuwe e-HRM systeem heeft De Connectie een personeels- en salarissysteem dat klaar is voor de toekomst. Om de samenwerking optimaal te benutten is een geharmoniseerde en gestandaardiseerde inrichting een belangrijke randvoorwaarde. In de praktijk blijkt dit lastiger dan verwacht. Ten tijde van de aanbesteding was de intentie om voor het grootste deel van de processen uit te gaan van best practices5. In de praktijk is dat niet haalbaar gebleken doordat de wensen en eisen van de gemeenten verder uit elkaar liggen dan verwacht.
De scope van het project is daarnaast bijvoorbeeld uitgebreid met de Appical app6 en de digitalisering van personeelsdossiers. Gevolg hiervan is dat de implementatie naar verwachting, in plaats van in 2023, pas eind 2024 volledig kan worden afgerond. Verzekeringenbeheer Met het programma AAG (Assurantie Applicatie voor Gemeenten) ondersteunt De Connectie het gemeentelijk verzekerings- en schademanagement. In 2023 is onderzocht of de beschikbare managementrapportages binnen AAG kunnen bijdragen aan de verbetering van de managementinformatie. Dit is niet het geval gebleken; de huidige rapportages volstaan. Daarnaast is onderzocht of sommige HR-verzekeringen in beheer kunnen worden gebracht bij het team Verzekeringen. Een deel van deze verzekeringen is inmiddels over naar De Connectie, een ander deel is nog in onderzoek. Ook is uitgezocht of de dienstverlening rondom het verhalen van schade kan worden ondergebracht bij het team Verzekeringen. De uitkomst hiervan was dat de verantwoordelijkheid hiervoor bij de gemeenten blijft liggen, maar dat hierbij de expertise van De Connectie wordt betrokken. Fiscaal team Door voortdurend wijzigende regelgeving speelt fiscaliteit binnen gemeenten een steeds grotere rol. De gesprekken met de gemeenten over het oprichten van een fiscaal team hebben nog geen concrete afspraken opgeleverd.
In 2024 gaat De Connectie verder met de gemeenten in gesprek om de klantvraag helder te krijgen.
3 Click-call-face stimuleert klanten hun vraag of verzoek eerst zelf in te dienen via internet (Topdesk). Lukt het op die manier niet, dan vraagt de klant telefonisch om ondersteuning (call). Pas als ook telefonische ondersteuning de vraag niet oplost gaan we over op fysiek contact (face). 4 E-HRM staat voor ‘Electronic Human Resource Management’. Het is een programma waarmee medewerkers hun personeelszaken regelen. 5 Best practices: we kiezen de manier van werken die het meest efficiënt en effectief is. Iedereen gaat werken op die manier. 6 Een app voor nieuwe medewerkers 10
Inkoop & aanbesteding Capaciteit en planbaarheid Team Inkoop en Aanbesteding (I&A) wordt al gedurende langere tijd overvraagd, vooral voor het begeleiden van aanbestedingen en het geven van inkoopadvies. Ook kwamen klantvragen voor het begeleiden van aanbestedingen nog te vaak op het laatste moment binnen. Dit resulteerde in wachtlijsten, aanbestedingen die door externe bureaus moesten worden begeleid en aanbestedingen die niet door konden gaan. Het niet (tijdig) opstarten van aanbestedingen brengt rechtmatigheidsrisico’s met zich mee. Er is ook te weinig tijd om te werken aan de benodigde inhaalslag op het contractbeheer. Wanneer het contractbeheer op orde is, helpt dit bij planbaarheid van aanbestedingen. Informatiepagina Het team I&A heeft in 2023 een informatiepagina voor de klantorganisaties ontworpen. Op deze pagina is informatie te vinden over aanbesteden en aanbestedingsprocedures, het geldende inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden. Ook is er informatie te vinden over het betalingsproces en verplichtingen. De informatie op deze pagina draagt bij aan het inkoopbewustzijn bij de klantorganisaties. Management Support De ondersteuning van Management Support neemt in aard en omvang toe. Een aanzienlijk gedeelte van dit meerwerk wordt afgenomen door de gemeente Arnhem.
Dit is het gevolg van het besluit van de gemeente Arnhem om de secretariële ondersteuning intern anders te organiseren, waarbij een uitbreiding van de werkzaamheden heeft plaatsgevonden. Zo wordt de gemeente Arnhem nu ook ondersteund bij de afhandeling van WOO7-verzoeken. De wijzigingen in de dienstverlening zijn in kaart gebracht en doorgevoerd. Wat heeft het gekost? Wijziging Begroting 2023 begroting Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING GEMEENTEN Lasten Baten Saldo Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves
40.131 -316 39.816 39.816
2.952 218 3.170 193 -75 3.289
Begroting na wijziging
43.084 -98 42.986 193 -75 43.104
Gerealiseerd 2023
Saldo t.o.v. begroot 2023
50.427 -7.135 43.291 193 -75 43.410
-7.343 7.038 -305 -0 0 -305
De hogere lasten hebben verschillende oorzaken. Hogere personeelslasten worden veroorzaakt door inhuur op vacatureruimte of voor het opvangen van het ziekteverzuim. Daarnaast zijn extra kosten gemaakt om de voorziening voor bovenwettelijk verlof aan te vullen.
7 Wet Open Overheid. Met een Woo-verzoek vragen inwoners de gemeente om documenten over een bepaald onderwerp
openbaar te maken. 11
Er zijn kosten gemaakt om maat- en meerwerk te kunnen leveren, vooral op het gebied van facilitaire dienstverlening, managementsupport en ICT. Hier staan opbrengsten tegenover. Een bijzonderheid daarin is de dienstverlening voor de tijdelijke huisvesting van de gemeente Rheden. Door de sloop van het oude gemeentehuis en de huisvesting van de gemeente Rheden op tijdelijke locaties zijn per saldo meer kosten gemaakt. De afspraak met de gemeente Rheden is om de begroting voor deze tijdelijke situatie niet aan te passen. In plaats daarvan verrekenen we de meer- en minderkosten via de exploitatie met elkaar. Op een aantal materiële budgetten waren de kosten lager dan begroot. Voor o.a. de postvoorziening, repro en de koffievoorzieningen geldt dat dit komt doordat er meer thuisgewerkt wordt. Doordat het investeringsniveau in 2023 per saldo wat achterloopt bij de begroting kan ook een deel van het bijbehorende kapitaalslastenbudget incidenteel vrijvallen. Dit geldt ook voor de licentielasten; voor diverse applicaties worden er incidenteel minder lasten gerealiseerd dan begroot, bijvoorbeeld doordat aanbestedingen of projecten voor nieuwe applicaties vertraging hebben opgelopen. Het project E-HRM heeft vertraging opgelopen en de scope van het project is uitgebreid. In dit geval heeft dit geleid tot meerkosten. Het OGO heeft hier een besluit over genomen.
De vertraging is opgelopen doordat harmoniseren meer tijd kost dan verwacht. Ten tijde van de aanbesteding was de intentie om voor het grootste deel van de processen uit te gaan van best practices. In de praktijk is dat niet haalbaar gebleken doordat de eisen en wensen van de gemeenten verder uit elkaar liggen dan verwacht. Het project SOC/SIEM is ondergebracht in het programma Basis op Orde informatieveiligheid en privacy om hiermee de samenhang met andere informatieveiligheidscomponenten goed te kunnen borgen. De afronding van het project is hierdoor vertraagd. Hierdoor waren de hiervoor beschikbare structurele middelen in 2023 incidenteel niet nodig. Op de baten zien we behalve de extra opbrengsten uit maat- en meerwerk een voordeel op uitkeringen en detacheringen. Bij uitkeringen komt dit doordat er hogere opbrengsten worden gerealiseerd uit WAO- en ziektegelden en WGA-uitkeringen volgend uit re-integratietrajecten. Bij detacheringen door aanvullende opbrengsten uit afgesloten detacheringsovereenkomsten met gemeenten en derden.
12
Beleidsindicatoren Als gevolg van wijzigingen in de BBV maken beleidsindicatoren verplicht deel uit van begroting en verantwoording. Hiermee wordt het beter mogelijk om de prestaties van gemeenten onderling met elkaar te vergelijken. Het merendeel van de beleidsindicatoren van De Connectie vallen onder het taakveld Bestuur en Ondersteuning en worden vanuit praktische overwegingen onder het Overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead gepresenteerd.
13
1.2.2
Programma Belastingen gemeenten
Wat hebben we bereikt? Binnen dit programma is het de doelstelling om voor de deelnemende gemeenten een zo volledig mogelijke gewenste belastingopbrengst te realiseren met een optimale dienstverlening en tegen zo laag mogelijke kosten. Dit geldt ook voor de uitvoering van nieuwe belastingsoorten. Het jaar 2023 stond in het teken van een enorme toename van bezwaren en reacties op de WOZwaarden. De afhandeling van de bezwaren is goed verlopen. Het is gelukt het overgrote deel van de bezwaren tijdig van een uitspraak te voorzien. De Communicatie richting inwoners is verbeterd. De standaardbrieven voor invordering en kwijtschelding zijn herschreven en herzien op B1-niveau. Voor de uitleg van de WOZ-waarden aan inwoners is een zogeheten verantwoordingsdocument opgesteld. Het doel was om in 2023 een controleraamwerk in gebruik te nemen waarmee de opzet en het bestaan van de interne beheersing onafhankelijk en objectief kan worden aangetoond. Deze doelstelling is in 2023 nog niet bereikt. Wat hebben we hiervoor gedaan? Bezwaarafhandeling De stijging van het aantal WOZ-bezwaren wordt veroorzaakt door de toename van het aantal No Cure No Pay bureaus en het verdienmodel dat zij hanteren8. De afhandeling van de bezwaren is goed verlopen. Het is gelukt het overgrote deel van de bezwaren tijdig van een uitspraak te voorzien.
Het heeft geholpen dat de gemeenten hiervoor op tijd extra middelen beschikbaar hebben gemaakt. Niet al deze middelen zijn nodig geweest. Eén van de voornaamste oorzaken hiervan is dat er procesafspraken zijn gemaakt met de grotere bureaus. Dat heeft geleid tot een doelmatiger proces met een beperktere capaciteitsvraag en een gemiddeld lagere kostenvergoeding per bezwaar. Daarnaast is er minder personele inzet gepleegd. De oorzaak hiervan is dat het lastig is gebleken om personeel uit de markt te halen. Dit omdat elke gemeente dezelfde opgave heeft en extra personele inzet nodig heeft. Servicegerichte organisatie Ondanks de uitdaging van de bezwaarafhandeling is De Connectie er in geslaagd stappen te zetten in de verbetering van dienstverlening aan inwoners. Samen met gemeenten is aandacht gegeven aan communicatie en servicegerichtheid. De standaardbrieven voor invordering en kwijtschelding zijn herschreven en herzien op B1-niveau. Voor de uitleg van de WOZ-waarden aan inwoners is een zogeheten verantwoordingsdocument opgesteld. Dit is een onderbouwing van de wijze waarop de WOZ-waarde is bepaald. Het waarderingsproces transparant maken en hier laagdrempelig en interactief over communiceren, kan de acceptie van de WOZ-waarde bevorderen.
8 No Cure No Pay-bureaus bieden inwoners gratis hun diensten aan om namens de inwoner bezwaar te maken tegen de WOZ-
beschikking. De bureaus verdienen aan de vergoeding die gemeenten moeten betalen voor de proceskosten. 14
In 2023 is een nieuwe taxatiemodule binnen de belastingapplicatie aangeschaft. Door implementatie van de nieuwe module per januari 2024 zal de dienstverlening aan inwoners en andere belastingplichten verder verbeteren. We zijn daardoor bijvoorbeeld in staat 'voormeldingen’ aan te bieden. Inwoners worden dan per brief uitgenodigd om te reageren op de geregistreerde woningkenmerken in een gebruiksvriendelijke digitale omgeving. Via de digitale belastingbalie kunnen inwoners gemakkelijk een betalingsregeling vragen. Controle en verantwoording Het doel was om in 2023 een controleraamwerk in gebruik te nemen waarmee de opzet en het bestaan van de interne beheersing onafhankelijk en objectief kan worden aangetoond. Deze doelstelling is in 2023 nog niet bereikt. Wel is gewerkt aan het opstellen van dit controleraamwerk. De verwachting is dat hier in 2024 een eerste externe audit op kan worden uitgevoerd. Wat heeft het gekost? Wijziging Begroting 2023 begroting Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BELASTINGEN GEMEENTEN Lasten Baten Saldo Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves
3.624 -268 3.357 3.357
2.524 -2.045 479 12 492
Begroting na wijziging
6.149 -2.313 3.836 12 3.848
Gerealiseerd 2023
4.921 -2.484 2.436 1.159 3.596
Saldo t.o.v. begroot 2023
1.228 171 1.399 -1.147 252
Bij Belastingen is de vacatureruimte licht afgenomen ten opzichte van vorig jaar. In vacatureruimte wordt voorzien door in te huren. Ook in dit programma zijn de effecten terug te zien van de aanvullende toevoeging aan de verlofvoorziening. In 2023 heeft het bestuur incidenteel extra middelen toegekend voor de proceskostenvergoedingen en de personele inzet op bezwaarafhandeling als gevolg van de stijging van het aantal bezwaren tegen de WOZ-waardebepalingen. Niet al deze middelen bleken nodig in 2023. Voor de niet-bestede middelen heeft het bestuur een bestemmingsreserve ingesteld. Aanleiding hiervoor is dat naar verwachting het aantal bezwaren nog steeds hoog uit zal vallen en de daaraan gerelateerde kosten in elk geval ook in 2024 niet binnen de huidige budgetten zullen passen. Met deze toevoeging kan worden voorkomen dat er begin 2024 opnieuw middelen van de gemeenten gevraagd zullen moeten worden. De hogere opbrengsten worden veroorzaakt door de toegenomen inkomsten uit dwanginvordering. De inkomsten uit dwanginvordering betreffen feitelijk de meeropbrengsten uit aanmaningen en dwangbevelen opgelegd door de afdeling Belastingen. Deze bedragen worden, samen met de belastingeninkomsten zelf, via de gemeenten geïnd en aan het einde van het jaar verrekend.
Beleidsindicatoren Als gevolg van wijzigingen in de BBV maken beleidsindicatoren verplicht deel uit van begroting en verantwoording. Hiermee wordt het beter mogelijk om de prestaties van gemeenten onderling met elkaar te vergelijken. Het merendeel van de beleidsindicatoren van De Connectie vallen onder het taakveld Bestuur en Ondersteuning en worden vanuit praktische overwegingen onder het Overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead gepresenteerd.
15
1.2.3
Overzicht Algemene dekkingsmiddelen en overhead
De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de reguliere bijdragen voor de dienstverlening van De Connectie, zonder een specifieke bestemming. De geraamde kosten van de overhead betreffen alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Hiervan is het volgende overzicht te geven: Wijziging Begroting 2023 begroting Bedragen x 1.000 euro ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN EN OVERHEAD Lasten Baten Saldo Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves
5.744 -49.087 -43.342 149 -43.193
-1.406 -1.276 -2.681 -1.099 -3.780
Begroting na wijziging
4.339 -50.362 -46.024 149 -1.099 -46.973
Gerealiseerd 2023
2.640 -50.557 -47.917 359 -1.394 -48.952
Saldo t.o.v. begroot 2023
1.699 194 1.893 -210 296 1.979
Algemene dekkingsmiddelen Naast de reguliere bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten, worden ook opbrengsten van derden onder de algemene dekkingsmiddelen verantwoord. Het karakter van deze opbrengsten is niet anders dan de reguliere bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten, namelijk als dekkingsmiddel voor de reguliere dienstverlening. Lagere lasten op dit programma worden deels verklaard door het vrijvallen van een aantal stelposten. In de begroting van De Connectie is bijvoorbeeld een stelpost opgenomen voor toekomstige kapitaalslasten van uitgestelde investeringen. Deze stelpost valt voor een groot deel incidenteel vrij ten gunste van het resultaat. Ook is een deel van de compensatie van de gemeenten voor (autonome) prijsontwikkelingen centraal als stelpost begroot. In 2023 is deze stelpost niet nodig geweest en valt hiermee eveneens incidenteel vrij ten gunste van het resultaat. Diverse projecten op het gebied van informatieveiligheid en privacy zijn vertraagd. Belangrijkste oorzaak hiervan is dat een aantal van deze projecten zijn ondergebracht bij het programma Informatieveiligheid en privacy. Dit programma is eind 2023 gestart en de uitvoering zal de komende jaren plaatsvinden. In 2023 heeft het bestuur besloten om de niet bestede, incidenteel toegekende, budgetten te doteren aan de bestemmingsreserve informatieveiligheid.
Het gaat hierbij om de budgetten voor Wachtwoordgebruik en veilig mailen, het project Basis op orde Informatieveiligheid en het Privacy Managementsysteem. De hogere opbrengsten worden vooral verklaard door een voordeel op de renteopbrengsten op de lopende rekeningen bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). De BNG vergoedt dagrente die aansluit bij de dagrente van de Europese Centrale Bank (EBC) en is hiermee moeilijk te voorspellen.
16
Beleidsindicatoren Onderstaand wordt inzicht gegeven in de beleidsindicatoren van De Connectie conform BBV vereisten. Dit biedt de mogelijkheid voor een betere onderlinge vergelijkbaarheid van prestaties van gemeenten. De meeste van de beleidsindicatoren van De Connectie vallen onder het taakveld Bestuur en Ondersteuning en worden vanuit praktische overwegingen onder het overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead gepresenteerd. Eenheid Beleidsindicatoren Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead
FTE per 1.000 inwoners FTE per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom inclusief inhuur % van de totale lasten
Begroting
€
Jaarrekening
1,46 1,33 207,06 € 3,4% 86,8%
1,51 1,36 221,02 25,3% 85,6%
Bron
Eigen gegevens Eigen gegevens Begroting/ Jaarrekening Begroting/ Jaarrekening Begroting/ Jaarrekening
Formatie Het betreft hier de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari (begroting) en 31 december (jaarrekening), dus niet om de werkelijke bezetting. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan in de vorm van een vacature. Eén FTE is gelijk aan een 36-urige werkweek. De formatie per 1000 inwoners is licht toegenomen in 2023. Dit wordt verklaard door uitbreiding van de formatie bij De Connectie. Bezetting De indicator gaat over het werkelijk aantal fte dat werkzaam is, dus niet om de toegestane omvang van de formatie. De werkelijke bezetting nam eveneens licht toe in 2023. Apparaatskosten Dit zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen) en materieel voor de uitvoering van organisatorische taken. De kosten per inwoner vallen hoger uit doordat de lasten in de jaarrekening hoger zijn dat in de begroting. Voor het overgrote deel wordt dit verklaard door maat- en meerwerk. Externe inhuur Dit betreft de begrote kosten voor het uitvoeren van werkzaamheden door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt.
De Connectie heeft vrijwel geen inhuur in de begroting opgenomen. In de jaarrekening is de daadwerkelijke inhuurlast hoger. Deze hogere lasten hebben verschillende oorzaken. Er werd waar nodig ingehuurd op vacatureruimte, voor het opvangen van het ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk. De behoefte aan projectmatige ondersteuning en aan maat- en meerwerk ontstaat gedurende het jaar en is hierdoor moeilijk te begroten. Overhead Onder overhead wordt verstaan, alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Voor De Connectie zijn dit vrijwel alle kosten. De kosten voor de Belastingdienstverlening vormen de enige belangrijke uitzondering. Deze vallen onder een ander taakveld. Het percentage overhead in de jaarrekening is iets lager dan in de begroting. Dit kan worden verklaard doordat het totaal aan lasten hoger is dan begroot. 17
1.2.4
Bedrag heffing vennootschapsbelasting
Samenwerkingsverbanden zijn vrijgesteld voor de vennootschapsbelasting, indien aan drie cumulatieve voorwaarden is voldaan: 1. 2. 3.
De activiteiten van het samenwerkingsverband moeten worden verricht voor de onmiddellijk of middellijk participerende publiekrechtelijke rechtspersonen; De activiteiten zouden bij de participanten in het samenwerkingsverband niet tot belastingplicht hebben geleid of zouden zijn vrijgesteld als zij de activiteiten zelf zouden hebben verricht; De participanten moeten naar evenredigheid van de afname van de activiteiten van het samenwerkingsverband bijdragen in de kosten van het samenwerkingsverband. Bij een gemeenschappelijke regeling wordt geacht hieraan te zijn voldaan.
Nadrukkelijk is deze vrijstelling bedoeld voor activiteiten aan of ten behoeve van de deelnemers aan een samenwerkingsverband en niet voor activiteiten ten behoeve van of aan een derde partij. De vrijstelling heeft alleen betrekking op de winst die wordt bereikt door levering aan de deelnemende gemeenten. Wanneer er winst wordt gerealiseerd in verband met de levering aan derden moet hierover in beginsel vpb betaald worden. De Belastingdienst heeft geconcludeerd dat De Connectie voor derden vooral werk voor “activiteiten verricht in verband met de uitoefening van een overheidstaak of van een publiekrechtelijke bevoegdheid”. Daarbij worden de werkzaamheden kostendekkend uitgevoerd. Gezien het beperkte fiscale belang en om praktische redenen (administratieve last) heeft de Belastingdienst besloten om De Connectie geen aangiftebiljet vennootschapsbelasting toe te zenden. Wanneer de werkzaamheden voor derden aanzienlijk gaan toenemen of aanzienlijke winsten zouden gaan opleveren, is De Connectie verzocht opnieuw contact te zoeken met de Belastingdienst. Hier is in 2023 geen sprake van geweest. Het aandeel van werkzaamheden voor derden neemt af.
18
1.3.
Paragrafen
1.3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het doel van het weerstandsvermogen is het bepalen of tegenvallers die zich kunnen voordoen opgevangen kunnen worden zonder dat de normale bedrijfsgang daardoor wordt verstoord. Hiervoor is het van belang dat er periodiek een inventarisatie plaatsvindt van risico's die zich kunnen voordoen. Omdat De Connectie maar zeer beperkt beschikking heeft over eigen weerstandscapaciteit, vooral omdat er geen algemene reserve gevormd wordt, is het des te meer van belang om het risicoprofiel zorgvuldig op te stellen. Want, wanneer risico’s zich daadwerkelijk voordoen moeten de gemeenten hiervoor worden aangesproken. Verwacht wordt dat zij hier (pro rata) weerstandscapaciteit voor organiseren. De Connectie volgt de principes van het risico-gestuurd werken. Dit houdt in dat risico's gekoppeld worden aan de doelstellingen en dat beheersmaatregelen worden genomen om de risico’s te beheersen. De Connectie blijft het risicomanagement ontwikkelen door te investeren in het risicobewustzijn binnen de organisatie en door werking van de genomen beheersmaatregelen te evalueren. Dit gebeurt vanuit zowel het perspectief van onze organisatiedoelstellingen als doelstellingen vanuit bijvoorbeeld het perspectief van informatieveiligheid en businesscontinuïteit.
Inventarisatie weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van De Connectie bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om onverwachte uitgaven (tegenvallers) te dekken. Mogelijke onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn de Algemene reserve, de aan specifieke risico’s verbonden bestemmingsreserves, het resultaat over het boekjaar en de post onvoorzien. In de onderstaande tabel is de begrote weerstandscapaciteit (per jaar) in beeld gebracht. Begroting Bedragen x 1.000 euro Weerstandscapaciteit Algemene Reserve Saldo exploitatie Bestemmingsreserve Prijsontwikkelingen Totaal
2023
Jaarrekening 2023
-174 21 662 510
-174 1.947 662 2.435
2024
Meerjarenraming 2025 2026
2027
-
-
-
-
21 662 683
21 662 683
21 662 684
21 662 684
De Connectie heeft vooralsnog niet de beschikking over een eigen (positieve) algemene reserve waarmee algemene risico's kunnen worden opvangen. Het resultaat over het boekjaar 2023 bedraagt € 1,9 mln. voordelig voor bestemming. De Connectie heeft nog wel beschikking over een bestemmingsreserve voor prijsontwikkelingen. Deze maakt deel uit van de weerstandscapaciteit aangezien deze aan een specifiek risico is verbonden. De saldi van de overige bestemmingsreserves zijn niet meegenomen in de berekening van de weerstandscapaciteit. Deze saldi zijn namelijk niet bestemd voor het afdekken van algemene of specifieke risico’s, maar voor kosten die samenhangen met een specifieke opgave.
19
Inventarisatie risico’s Hieronder volgt het risicoprofiel van De Connectie. Hierin zijn alleen risico’s meegenomen met financiële gevolgen. Risico’s die zijn afgedekt door een voorziening of verzekering zijn niet meegenomen in deze inventarisatie. Dit geldt ook voor begrotingsrisico’s. In de eerste bestuursrapportage 2023 is het risicoprofiel geactualiseerd. In onderstaande tabel staan de belangrijkste risico’s met een financiële gevolgen, afgezet tegen de risicoscore uit de eerste bestuursrapportage 2023. Nr.
Risico/ gebeurtenis
Kans
Impact
1.
Onvolledig benutten van het harmonisatiepotentieel. Achterstanden in de kwaliteit van de overgekomen dienstverlening. De Connectie is afhankelijk van (duurdere) inhuur voor het continueren van de dienstverlening. Onvoldoende beschikking over ontwikkelcapaciteit. Ontwikkeling demand- supplyorganisatie. Het ontbreken van collectief opdrachtgeversschap vanuit de gemeenten. Totdat interventies in ICT geëffectueerd zijn, zijn de continuïteitsrisico’s groot. Extra kosten door het hoge aantal inkomende (No Cure No Pay) bezwaren. Kosten door ontvlechting dienstverlening derden. Toenemende dreiging op het gebied van Informatieveiligheid en privacy. Ketenverantwoordelijkheid moet worden gepakt. Door de hoge inflatie van de afgelopen jaren kunnen aflopende contracten ineens veel duurder worden.
Groot
Groot
Gemiddeld
Gemiddeld
Groot Zeer groot Groot
Groot Groot Gemiddeld
Groot
Groot
Groot
Groot
nvt Groot
nvt Klein
Gemiddeld
Zeer groot
Groot
Groot
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
10. 11. Totaal
Risicoscore B-rap 1 2023 JR 2023 € 525.000 € 525.000 € 187.500
€ 187.500
€ 525.000
€ 525.000
€ 750.000 € 375.000
€ 675.000 € 375.000
€ 525.000
€ 525.000
€ 525.000
€ 525.000
€ 1.050.000
€0
€ 187.500
€ 122.500
€ 750.000
€ 750.000
€0
€ 525.000
5.400.000
4.735.000
De risicoscore is tot stand gekomen door de kans en impact van het risico met elkaar in verband te brengen. Hiervoor zijn de kansen en risico’s onderverdeeld in de volgende categorieën: Kans Categorie
Impact Klasse
Gemiddeld
Categorie
zeer klein
0 - 20%
10 %
zeer klein
klein
20 - 40%
30 %
gemiddeld
40 - 60%
50 %
groot
60 - 80%
70 %
groot
zeer groot
80 - 100%
90 %
zeer groot
Klasse
Gemiddeld € 0 - € 100.000
€ 50.000
Klein
€ 100.000 - € 250.000
€ 175.000
gemiddeld
€ 250.000 - € 500.000
€ 375.000
€ 500.000 - € 1.000.000
€ 750.000
> € 1.000.000
€ 1.500.000
Ontwikkeling risicoprofiel Het risicoprofiel is gedaald met € 665.000 ten opzichte van de eerste bestuursrapportage 2023. De belangrijkste reden voor de afname van het risicoprofiel is het afdekken van de opgave op de bezwaarafhandeling door middel van een, hiervoor door het bestuur ingestelde, bestemmingsreserve. Daarom is de risicoscore voor deze opgave op nihil gesteld. Ook van invloed is het toevoegen van het risico op prijsstijgingen bij aflopende contracten. Dit risico wordt afgedekt met de bestemmingsreserve Prijsontwikkelingen. Om een juist inzicht te geven van het weerstandsvermogen is dit risico alsnog opgenomen in het risicoprofiel.
20
1. Onbenut harmonisatiepotentieel Sinds de vorming van De Connectie is de harmonisatie, standaardisatie en digitalisering van werkprocessen in volle gang. Voor een belangrijk deel is de harmonisatie, standaardisatie en digitalisering ook klaar (zoals het financieel systeem en het belastingpakket). Het harmoniseren en standaardiseren van de dienstverlening is belangrijk om de -financiële en inhoudelijke- doelstellingen van De Connectie te behalen. Het risico bestaat dat lokale vraagstukken en de lokale politiek boven deze doelen komen te staan. Als de wil van de gemeenten om over te gaan tot verdere harmonisatie en standaardisatie, zoals bijvoorbeeld in het applicatielandschap, het opstellen van gezamenlijke opdrachten, of het volgen van het standaardproces aanwezig is en blijft, verwachten we de komende jaren verdere stappen te zetten. De centralisering van het opdrachtgeverschap in de informatievoorzieningsketen kan helpen bij het verder benutten van het harmonisatiepotentieel. In 2024 wordt door de gemeenten een gezamenlijk programma vastgesteld om het opdrachtgeverschap vanuit de gemeenten te verbeteren. Het programma geeft de mogelijkheid kansen tot samenwerking beter te benutten en de sturing op de verschillende opgaven te verbeteren. Daarmee kan het programma bijdragen aan het beheersen van dit risico. 2.
Achterstanden in de kwaliteit Op verschillende vakgebieden moesten er achterstanden worden ingehaald op de, aan De Connectie overgedragen, dienstverlening. De afgelopen jaren is ingelopen op deze achterstanden en kon het risico naar beneden worden bijgesteld. Het risico dat nu nog resteert is ontstaan doordat als gevolg van de inzet en tijd die inlopen op de overgedragen achterstanden kostte, we nu op sommige vakgebieden achterlopen bij de huidige ontwikkelingen. 3. Afhankelijkheid van inhuur Ondanks de aandacht voor strategische personeelsplanning blijft inhuur nodig voor het uitvoeren van projecten, maat- en meerwerk, op vacatures waarvoor geen vaste invulling te vinden is en voor vervanging bij ziekte. Er is steeds minder personeel te vinden op de arbeidsmarkt. Daardoor is het moeilijk om vacatures in te vullen of tijdelijke krachten aan te trekken. Ook zien we dat de tarieven voor inhuur steeds verder groeien. Hierdoor kiezen potentiële nieuwe werknemers steeds vaker voor andere organisaties. Dit heeft tot gevolg dat er hogere kosten gemaakt worden dan wanneer een functie vast wordt ingevuld. Ook moet er vaker kennis overgedragen worden en verdwijnt opgebouwde kennis vaker en sneller uit de organisatie. Regionale samenwerking op het gebied van hoe we de arbeidsmarkt benaderen en het zoeken naar nieuw personeel (recruitment) kan hierin een oplossing bieden.
Hierin werken we samen met Arnhem. Ook heeft de Connectie sinds begin 2024 een recruiter in dienst. Als deze maatregelen succesvol gaan zijn kan dit risico naar beneden worden bijgesteld. Omdat de effecten hiervan nu nog niet zichtbaar zijn, blijft het risico nu nog op hetzelfde niveau. 4. Onvoldoende ontwikkelcapaciteit De meeste aandacht van De Connectie ligt op het zijn en worden van dé partner in bedrijfsvoering voor de gemeenten-eigenaren. Om dat doel te bereiken is ontwikkelcapaciteit nog steeds cruciaal. Verdere ontwikkeling is ook nodig door steeds veranderende wet- en regelgeving en toenemende eisen van onze klanten en opdrachtgevers. Dit betekent dat de behoefte aan ontwikkelcapaciteit alleen maar toeneemt om te kunnen anticiperen op deze ontwikkelingen. Daarbij geldt voor dit risico ook dat de krapte op de arbeidsmarkt ervoor zorgt dat het lastig is om extra ontwikkelcapaciteit aan te trekken. Ook het inhuren van personeel met de juiste kennis en vaardigheden om deze slag te kunnen maken is niet altijd mogelijk. 21
5. Ontwikkeling demand- supplyorganisatie De aanwezigheid van een goed werkende demand- supplyorganisatie is erg belangrijk voor de kwaliteit van de dienstverlening van De Connectie. Het demand- en supplymanagement is het instrument dat zorgdraagt voor de overdracht van vragen en wensen en de naleving van de gemaakte afspraken tussen de vragende organisatie (demand) en de leverende organisatie (supply). Er is destijds een werkgroep opgericht met als opdracht om een voorstel te doen voor een nieuwe inhoudelijke invulling en structuur van de demand- supplyorganisatie. Deze werkgroep heeft geleid tot een nieuwe impuls aan de demand- en supplyorganisatie. Een risico is echter nog steeds de bemensing hiervan. In de praktijk blijken niet alle plekken continu ingevuld te zijn en hebben medewerkers niet altijd voldoende tijd om hun rol in de demandsupplyorganisatie goed op te kunnen pakken. Daarnaast zien we dat wanneer medewerkers met een rol in de demand- en supplyorganisatie vertrekken, er kennis wegvalt en dat de continuïteit hiermee onder druk komt te staan. De bestaande demand- supplyorganisatie is gericht op het operationele niveau en hiermee op de beheersing van de kwaliteit van de afgesproken dienstverlening in de producten- en dienstencatalogus. Niettemin wordt deze organisatie ook steeds meer aangesproken met verzoeken van meer tactisch en strategisch niveau.
Hier lijkt de opzet van de huidige demand- supplyorganisatie nog onvoldoende op te zijn toegerust. Vooralsnog is het risico op het huidige niveau gehouden. 6. Onvoldoende collectief opdrachtgeverschap Er is nog steeds behoefte aan meer proactieve strategische en tactische sturing vanuit het collectief opdrachtgeverschap van de gemeenten. Dit is een lastige opgave gebleken, ondanks de inspanningen die zijn geleverd om hier verbetering in aan te brengen. Berenschot onderzocht de mogelijke inrichtingsvarianten voor centraal opdrachtgeverschap binnen de IV-keten. In het voorjaar van 2024 wordt een gezamenlijk programma vastgesteld om het opdrachtgeverschap vanuit de gemeenten te verbeteren. Tot het moment dat de effecten van dit programma zichtbaar zijn, wordt het risico op het huidige niveau gehouden. 7. ICT continuïteitsrisico’s De continuïteitsrisico’s binnen de ICT-omgeving waren groot, zo is gebleken uit diverse onafhankelijke onderzoeken. Vanaf 2019 zijn aanvullende middelen beschikbaar gesteld om de benodigde acties uit te voeren. Het uitvoeren van dergelijke verbeteracties kost tijd. De verwachting is dat naarmate de ingezette projecten worden afgerond en maatregelen zijn genomen, het risico zal afnemen.
Maar, als gevolg van de toenemende digitale afhankelijkheid en complexiteit van het digitale landschap zullen de hieraan verbonden risico’s continu mee moeten worden gewogen. Eind 2023 is samen met de gemeente Arnhem het programma IB&P (informatiebeveiliging en privacy) gestart. Binnen dit programma gaat aandacht uit naar het (systematisch) beheersen van continuïteitsrisico’s.
22
8. Toename WOZ-bezwaren Al een aantal jaren zien we landelijk een stijging van het aantal bezwaren tegen de WOZ-waarde. Deze stijging kwam door de toename van het aantal No Cure No Pay (NCNP) bureaus en het verdienmodel dat zij hanteren. Eind 2023 is de wet- en regelgeving aangepast. De vergoeding voor bezwaren wordt met ingang van 2024 verlaagd en niet aan de gemachtigde (het NCNP-bureau) uitbetaald maar aan de eigenaar zelf. Door deze ontwikkeling verwachten we minder bezwaren via NCNP-bureaus. Van inwoners zelf verwachten we juist meer bezwaren. Voor de afhandeling van de WOZ-bezwaren in 2024 heeft het bestuur een bestemmingsreserve ingesteld. Gezien de specifieke opgave waarvoor deze is bedoeld, maakt zowel de bestemmingsreserve als het risico geen deel (meer) uit van de berekening van het weerstandsvermogen. 9. Ontvlechting dienstverlening derden In de bestuursopdracht is vastgelegd dat er een pas op de plaats wordt gemaakt voor wat betreft de groeiambitie. De Connectie richt zich niet meer op groei door het aantrekken van nieuwe opdrachtgevers/klanten. De groeiambitie van De Connectie is meer gericht op het verbeteren van de kwaliteit. Met andere woorden: in eerste instantie gericht op de ontwikkeling naar een servicegerichte organisatie, aansluitend op de visie op dienstverlening van de gemeenten-eigenaren.
Het opgenomen risico betreft de extra kosten die mogelijke verdere ontvlechting van derden met zich mee kan brengen. In 2022 is het ontvlechtingstraject met de ODRA afgerond. Andere ontvlechtingstrajecten lopen op dit moment nog. Hiermee geven we gevolg aan de bestuursopdracht. Zodra deze trajecten zijn afgerond kan dit risico verder naar beneden worden bijgesteld. 10. Toenemende dreiging Informatie-veiligheid en privacy De dreiging op het gebied van informatiebeveiliging en privacy neemt toe. De ervaring uit incidenten bij andere organisaties leert dat de gevolgen groot zijn. Ook kan de financiële afwikkeling van schade soms moeizaam verlopen. Dit leidt tot risico’s ten aanzien van het herstel van vitale processen. De Connectie stuurt erop het risico op cyberincidenten zo laag mogelijk te houden door, waar mogelijk samen met onze ketenpartners, blijvend te investeren in informatieveiligheid. Eind 2023 is De Connectie samen met de gemeente Arnhem gestart met het programma Informatiebeveiliging & Privacy. In dit programma is uitgebreid aandacht voor het beheersen van dit soort risico’s. De VNG adviseert gemeenten om een stroppenpot voor cyber/ informatieveiligheid-incidenten aan te houden. Op dit moment is regionaal nog niet besloten tot het aanleggen hiervan. Totdat er een besluit genomen is zal De Connectie dit risico zichtbaar maken in het risicoprofiel. 11.
Risico Prijsstijgingen De afgelopen jaren, en vooral in 2022, was de inflatie hoog. Dat heeft geleid tot substantiële prijsverhogingen. Omdat De Connectie veel werkt met langjarige contracten zijn de meerkosten nog niet overal merkbaar. Wanneer deze contracten aflopen is de verwachting dat de nieuw af te sluiten contracten behoorlijk in prijs omhoog gaan. Voor het opvangen van dit risico is een bestemmingsreserve gevormd. Deze reserve maakt onderdeel uit van onze weerstandscapaciteit.
23
Frauderisico’s Een organisatie loopt altijd het risico op frauduleuze handelingen door medewerkers of bestuurders. De Connectie is hier geen uitzondering in. Bij de jaarlijkse risicoactualisatie worden frauderisico’s ook meegenomen. Het is belangrijk om beheersmaatregelen te nemen. Dit is op diverse manieren gedaan. Zo is de administratieve organisatie zo ingericht dat frauderisico’s beheerst worden. Denk hierbij aan het waar nodig gebruiken van een vier-ogen principe en functiescheiding. Bij het opstellen van de budgethoudersregeling en mandaatregeling is ook rekening gehouden met frauderisico. In de personeelsregeling is aandacht voor wat De Connectie verstaat onder integer en ethisch werken. Er is een meldpunt en er zijn vertrouwenspersonen als er misstanden vermoed worden. Ook in de ISAE3402 is er aandacht voor het voorkomen van fraude. Onze processen die zorgen voor logische en fysieke toegangsbeveiliging worden meegenomen in de controle. Door al deze beheersmaatregelen schatten wij de kans op en gevolgen van fraudeleuze handelingen op zeer klein. Gevolgen Voornoemde risico’s hebben tot gevolg dat: 1. De organisatiedoelstellingen van De Connectie onder druk staan; 2. Belangrijk potentieel van de samenwerking onbenut blijft.