[22.18574] - 2e bestuursrapportage 2022

Afwijkingen in investeringskredieten (geld, tijd inhoud): Er zijn geen afwijkingen in investeringskredieten. Majeure thema’s: Woningbouwopgave Voor Hooge Mierde is een locatie voor woningbouw inmiddels gevonden tussen de Leendestraat/ St. Cornelisstraat. Hiervoor heeft het college eind 2021 besloten om in principe planologische medewerking te verlenen aan de ontwikkeling van dit gebied tot een nieuwe woningbouwlocatie voor 80 à 90 woningen. Initiatiefnemer stelt hiervoor een omgevingsplan op, verschillende onderzoeken (onder andere bodem, flora en fauna en archeologie) zijn inmiddels al uitgevoerd. Windpark Agro-Wind De beroepszaak tegen de gecoördineerde vergunningen loopt nog steeds. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft nog geen zittingsdatum bekend gemaakt. Centrumplan Nieuw Hart voor Reusel Het bestemmingsplan voor het centrumplan is nog niet onherroepelijk. Er is beroep ingediend en de behandeling van het beroep bij de Raad van State is nog niet gepland. De start van de nieuwbouw aan de zuidzijde van de Markt is afhankelijk van de uitspraak in deze beroepszaak. Dit is ook bepalend voor de herinvulling van de huidige supermarktlocatie aan de Markt Noord. Ondertussen wordt door de ontwikkelaar de vergunningaanvraag voor de nieuwbouw en verbouw voorbereid. Pagina 41 van 45

Het ontwerp voor de herinrichting van de wegen, pleinen en openbare ruimte wordt in 2022 gepresenteerd aan inwoners, ondernemers en belangenverenigingen. Overige financiële bijstellingen: 8.1 Ruimtelijke ordening Uitbetaling planschadevergoeding Op 13 juli 2022 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State de gemeente Reusel-De Mierden veroordeeld tot het toekennen van een planschadevergoeding van € 170.000 aan de ondernemer gevestigd aan het adres Bladelsedijk 1 te Hulsel. Hierover is de raad geïnformeerd met een raadsinformatienota (22.13367). In 2021 is al € 70.000 uitgekeerd. Op 29 juli 2022 is het resterende bedrag van € 100.000 uitgekeerd. Dit moeten we nog in de begroting verwerken. Inhuur Team Ruimtelijke Ontwikkeling Er dient een bijraming van € 200.000 plaats te vinden voor de inhuur binnen team RO. Dekking wordt gevonden middels een verlaging van de salariskosten RO van € 100.000 (taakveld 0.4) en door een onttrekking uit de bestemmingsreserve Ontwikkeling Buitengebied van € 100.000 (taakveld 0.10). Overzetten budgetten Ruimtelijke Ontwikkeling van 2022 naar 2023 De invoering van de omgevingswet is steeds vertraagd en daarmee ook werkzaamheden zoals het opstellen van een omgevingsvisie. De startnotitie Omgevingsvisie is gereed en wordt later dit jaar aan de gemeenteraad voorgelegd.

De werkzaamheden voor deze omgevingsvisie starten in 2023 en daarvoor is het nodig dat het budget ad € 160.000 wordt overgeheveld naar 2023. Onder afwijkingen ten opzichte van de planning is bij punt 8.1-G.1 toegelicht dat na vaststelling van het bestemmingsplan Buitengebied 2021 een Plan van Aanpak wordt opgesteld, waarin is beschreven hoe de komende jaren hier uitvoering aan wordt gegeven. In de begroting 2022 zijn hier al budgetten voor beschikbaar gesteld, namelijk Handhaving en toezicht buitengebied (€ 100.000) en Amendement Locatiegericht inventariseren strijdig gebruik (€ 43.000). Onder punt 8.1-H.1 is toegelicht dat de Landelijke Beëindigingsregeling Veehouderij (LBV) nog niet door het Rijk is opengesteld. De werkzaamheden zullen naar verwachting in 2023 gaan plaatsvinden. Ook hiervoor is in de begroting 2022 al budget beschikbaar gesteld, namelijk € 70.000 transitie buitengebied. In totaal wordt er € 373.000 van 2022 naar 2023 overgezet.

Exploitatie

(bedragen x € 1.000)

Lasten Programmabegroting 2022-2025 Programmabegroting 2023-2026 Begrotingswijziging tot 2e berap 2022 Effecten 2e berap 2022 (structureel) Effecten 2e berap 2022 (incidenteel) Totaal Lasten

2022

2023

2024

2025

2026

-4.209

-2.604

-2.431

-3.196

-100 -273 -4.582

-2.604

-2.431

-3.196

2.876

1.398

1.278

2.018

-3.903 -548 -100 173 -4.378

Baten Programmabegroting 2022-2025 Programmabegroting 2023-2026 Begrotingswijziging tot 2e berap 2022 Effecten 2e berap 2022 (structureel) Effecten 2e berap 2022 (incidenteel) Totaal Baten

2.932

2.876

1.398

1.278

2.018

Saldo baten en lasten na 2e berap 2022

-1.446

-1.706

-1.206

-1.153

-1.178

2.932 0

Pagina 42 van 45

Opvolging rapportage interim controle accountant

Als voorbereiding op de jaarrekeningcontrole voert de accountant in het najaar een interim controle uit. Over de bevindingen wordt een rapport uitgebracht. In deze paragraaf geven we de adviezen en aanbevelingen weer, die door de accountant zijn gegeven naar aanleiding van de interim controle 2021. Daarbij geven wij onze reactie weer.

1. Invoering rechtmatigheidsverantwoording Advies: wij adviseren daarom om zo spoedig mogelijk te onderzoeken welke acties er voor uw organisatie noodzakelijk zijn en daarbij ook aandacht te schenken aan verbonden partijen. Een nieuw interne controleplan is vastgesteld. Wij zijn dit jaar begonnen met de interne controles volgens dat plan. Tijdens de interimcontrole door de accountant (begin december) zullen wij een en ander doornemen, zodat we voor 2023 indien nodig nog verbeteringen kunnen doorvoeren. 2. Verantwoordingsafspraken uitbestede taken sociaal domein Advies: Ten aanzien van uitbetaling van de uitkeringen (uitbesteed aan KempenPlus) en betaling van inkoopfacturen aan zorgleveranciers (uitbesteed aan de GRSK) wordt gebruik gemaakt van een bankrekening die verbonden is aan de GRSK. Deze bankrekening wordt gevoed met voorschotbedragen vanuit uw gemeente. Het is op dit moment onduidelijk wie de juridische verantwoordelijkheid over de uitgaande geldstromen van deze bankrekening draagt. Bovendien zijn er tussen de partijen geen formele afspraken gemaakt over de noodzakelijke interne controles op de uitgaande betalingen vanuit deze bankrekening. Wij adviseren om de afspraken tussen de betrokken partijen op dit punt tegen het licht te houden en deze te formaliseren.

Vanuit de inhoud zouden wij het overigens logisch vinden als de noodzakelijke controles op de uitgaande betalingen worden neergelegd bij de GRSK en KempenPlus en dat uw gemeente hierop toezicht houdt. Daarnaast adviseren wij om de gemaakte verantwoordingsafspraken over de uitgaven in het sociaal domein te evalueren en te vereenvoudigen, met als doel het jaarrekeningproces te versnellen en reeds gedurende het jaar meer zicht te krijgen op de rechtmatigheid van deze lasten. Over dit punt zijn de gemeente en samenwerkingsverbanden reeds in overleg. Er wordt gewerkt aan eigen softwaresystemen voor zowel de GRSK als KempenPlus, zodat beide organisaties zelf hun uitkeringsadministratie kunnen gaan voeren via hun eigen bankrekening.

Pagina 43 van 45

3. Uitvoering verbijzonderde interne controle Advies: De verbijzonderde interne controle (VIC) vindt plaats in aanvulling op de interne controles die binnen de processen worden uitgevoerd en dient ter vaststelling van het effectief en efficiënt functioneren van deze processen en interne controles ter waarborging van een getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de financiële verantwoording. Daarbij wordt geadviseerd om ieder jaar het IC-plan te actualiseren, in het plan specifiek in te gaan op risico’s en formele tussenrapportages aan het MT aan te bieden zodat de bewustwording wordt vergroot. Een nieuw IC-plan is vastgesteld en de eerste interne controles zijn op basis van dat plan uitgevoerd. Bij de interimcontrole 2022 door de accountant (begin december) zullen wij dit met de accountant doornemen, zodat eventuele verbeterpunten in 2023 meegenomen kunnen worden. We hebben inmiddels ook ervaring met de tijdsbesteding en hebben daarom in de begroting 2023 extra middelen gevraagd voor onder meer de juiste uitvoering van deze taken. Binnen de bestaande formatie is daarvoor onvoldoende tijd beschikbaar. 4. Fiscale beheersing Advies: Om de grootste risico’s te mitigeren inzake de totstandkoming van een juiste aangifte adviseren wij om een algeheel Tax Control Framework op te stellen voor alle fiscale onderdelen en deze te integreren in de VIC functie.

Vanuit de jaarrekening bezien adviseren wij om de aandacht vanuit VIC allereerst te richten op de borging van de volgende punten:  Het uitgangspunt in het verleden van uw gemeente was dat Reusel-De Mierden geen vennootschapsplicht heeft inzake grondexploitaties. Wij adviseren dit standpunt te evalueren mede gezien enkele toekomstige ontwikkelingen in uw grondexploitatie.  De BTW classificatie van de investeringen in De Kei. Nu wordt uitgegaan van een verrekenpercentage van 20%, waardoor circa € 271.000 aan BTW kan worden teruggevorderd. Wij adviseren deze positie af te stemmen met de Belastingdienst.  Het opstellen van een rondrekening BTW ten behoeve van een juiste en volledige aangifte omzetbelasting en BCF aangifte (BTW Compensatiefonds). Desgewenst ondersteunen wij u bij de opzet van het Tax Control Framework.  De positie van de gemeente in het kader van de vennootschapsbelastingplicht bij grondexploitaties is in 2022 opnieuw beoordeeld door een extern deskundige. Conclusie daaruit is dat wij vooralsnog niet vennootschapsplichtig zijn voor de grondexploitaties.  In de planningen voor de Kei is opgenomen dat specifiek wordt gekeken naar de ingecalculeerde BTWvoordelen, inclusief afstemming daarover met de fiscus. Doordat het proces rondom de nieuwe Kei vertraagd is, is een en ander nog niet opgepakt.

 Zoals ook naar aanleiding van de managementletter 2020 is gemeld, wordt een Tax Control Framework overwogen. Wij hebben daarbij het besef dat invoering best ver ingrijpt in de organisatie en daardoor niet snel even kan plaatsvinden. 5. Contractenregistratie en beheer Advies: Wij adviseren om richtlijnen op te stellen die voorschrijven om de aanbestedingsdossiers centraal digitaal op te slaan zodat er volledige contractenregistratie plaatsvindt. Daarnaast adviseren wij om de mogelijkheden voor contractbeheer in het huidige zaaksysteem te onderzoeken zoals bijvoorbeeld de signaleringsfunctie bij aflopende contracten. De rechtmatigheid van inkooptrajecten staat of valt met een goed inkooptraject, dat start met een deugdelijke inkoopstrategie vooraf. Onderdeel daarvan is een goede raming van de inkoopwaarde, want afhankelijk daarvan moet er bijvoorbeeld Europees aanbesteed worden. Dat moet vooral vorm krijgen in het proces van (nieuwe) inkooptrajecten. Als gevolg van jurisprudentie is recent het inzicht ontstaan dat bestaande inkoopcontracten, welke in de aanvang op zichzelf juist en rechtmatig zijn (doordat er onder andere een deugdelijke raming van de inkoopwaarde heeft plaatsgevonden), later tóch het oordeel onrechtmatig kunnen krijgen doordat de inkoopwaarde substantieel hoger blijkt te zijn (door meerwerk of meer opdrachten bij bijv. mantelcontracten).

Daar moet zicht op zijn in het kader van de rechtmatigheidscontrole en daarom is het belangrijk dat alle aanbestedingsdossiers goed zijn en worden geregistreerd en ontsloten kunnen worden. Dat is in het huidige systeem niet altijd het geval, vooral bij wat oudere contracten. De gewijzigde regels voor zaken als contractwaarde en de gevolgen daarvan voor nieuwe inkooptrajecten heeft de aandacht, ook bij de inkooporganisatie Bizob. De registratie van contracten en de rechtmatigheidscontrole krijgt ruimer aandacht te geven binnen de (verbijzonderde) interne controle. Het advies om richtlijnen op te stellen voor het opslaan van contracten zullen wij overwegen. Binnen Corsa zit al een mogelijkheid voor een selectie op einddatum van contracten. Aflopende contracten kunnen dus eenvoudig uit het systeem gehaald worden. Pagina 44 van 45

6. Prestatieverklaringen / autorisatie facturen Advies: Wij adviseren om een drempelbedrag in te stellen waarboven inkoopfacturen door twee functionarissen goedgekeurd dienen te worden. Daarnaast is er geen verplichte vastlegging van de prestatieverklaring. Wij adviseren om een voorstel te ontwikkelen welke voorschrijft hoe om te gaan met prestatieverklaringen in het financiële systeem en de (verbijzonderde) interne controle hierop. Met het oog op het voorkomen van onnodige administratieve lasten kan het een overweging zijn om de prestatieverklaring alleen toe te passen bij de meer risicovolle transacties. Tevens adviseren wij om de toets op de prestatielevering onderdeel uit te laten maken van de VIC werkzaamheden. Zoals wij ook naar aanleiding van de managementletter 2020 al hebben opgemerkt, constateren wij dat de schaal van de gemeente geen ideale oplossing mogelijk maakt. Desalniettemin begrijpen wij de roep om extra aandacht voor een toets op prestatielevering. In de budgethoudersregeling heeft dit dan ook extra aandacht gekregen door daarin nog explicieter op te nemen wat iemand verklaart als die een factuur akkoord verklaart. De prestatielevering is daar nadrukkelijk bij benoemd. Het invoeren van een drempelbedrag waarboven inkoopfacturen door twee functionarissen goedgekeurd dienen te worden, zien wij meer als een schijnconstructie dan als een werkelijke oplossing.

In onze schaalgrootte is het nou eenmaal zo dat degenen die inkoopt ook de budgetverantwoordelijke is. Het zetten van een extra goedkeuringsvinkje in het financieel systeem door een tweede persoon zou naar ons idee te vaak neerkomen op een min of meer “blindelings” gezet vinkje door iemand die zelf niet bij de inkoop en de levering betrokken is en daardoor ook geen gefundeerd oordeel kan geven over de prestatielevering. Wij streven ernaar om zoveel mogelijk stukken ten aanzien van de prestatielevering bij de facturen in het financieel systeem te voegen (ondertekende termijnstaten, opleverrapporten e.d.). In de VIC krijgt een toets op prestatielevering meer aandacht. 7. Doorbreking functiescheiding Advies: In overleg met uw organisatie hebben wij nadere controles uitgevoerd om vast te stellen of er daadwerkelijk functiedoorbreking heeft plaatsgevonden. Tot op heden zijn hierbij geen bijzonderheden geconstateerd en hebben wij vastgesteld dat er een beperkt aantal betalingen via de Rabobank hebben plaatsgevonden. Wij adviseren om de controles op functiedoorbreking structureel onderdeel uit te laten maken van de VIC werkzaamheden, indien er niet wordt gekozen om de processen hierop aan te passen. Ten aanzien van de jaarafsluiting adviseren wij de uitgevoerde controles door te trekken over heel 2021 en deze beschikbaar te stellen in het accountantsdossier.

We hebben inmiddels het maximumbedrag, waarvoor de betreffende medewerkers transacties kunnen doen op de betreffende bankrekening neerwaarts bijgesteld. 8. Documentatie beoordeling subsidieverantwoordingen Advies: In voorgaande jaren hebben wij geadviseerd u om een vast model te ontwikkelen voor de beoordeling van subsidies en dit toe te passen in het subsidieproces. Wij hebben begrepen dat er voor vaststelling van subsidies in 2021 een vast model gebruikt zal worden. Hierbij is het van belang dat zichtbaar wordt vastgelegd dat de subsidiebeoordeling structureel op de alle van belang zijnde punten wordt uitgevoerd en of er tijdig actie wordt ondernomen als niet aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan. Daarbij dienen bijvoorbeeld ook de financiële eisen inzake het eigen vermogen en voorzieningen zoals opgenomen in de verordening getoetst te worden. Wij adviseren om het nieuwe model hierop aan te passen. In de nieuwe subsidieverordening zijn de bepalingen vereenvoudigd, waardoor controle eenvoudiger wordt. Het doel daarbij is om datgene wat we in de verordening eisen ook toetsbaar en controleerbaar te maken. De eerste ervaringen daarmee moeten nog worden opgedaan.

Pagina 45 van 45