[21.07409] - Boekwerk 1e berap 2021 definitief

Ten aanzien van de BTW bij de bouw van de Kei is in het voorstel al rekening gehouden met een externe toets inzake de verhaalbare BTW en afstemming daarover met de fiscus. Pagina 43 van 45

5. Uitvoering verbijzonderde interne controle Advies: zo snel mogelijk de gedane aanbevelingen verwerken in het Interne Controleplan. Wij zullen de aanbeveling zo goed als mogelijk uitvoeren. Het IC-plan zal vóór vaststelling ook aan de accountant worden voorgelegd. 6. Prestatieverklaringen Advies: de toets op prestatieverklaringen onderdeel te laten maken van de verbijzonderde interne controle werkzaamheden. Wij constateren dat de schaal van de gemeente geen ideale oplossing mogelijk maakt. Desalniettemin begrijpen wij de roep om extra aandacht voor een toets op prestatielevering. In de recent vernieuwde budgethoudersregeling heeft dit dan ook extra aandacht gekregen. Wij proberen om een en ander binnen de beperkte mogelijkheden verder te optimaliseren, mede gelet op de verantwoordelijkheden inzake de rechtmatigheidsverklaring ingaande 2021 (zie 3.1). 7. Contractenregistratie en beheer Advies: In voorgaande jaren heeft de accountant geadviseerd om de mogelijkheden tot aanschaf van een applicatie voor contractbeheer te onderzoeken. Daarvoor is nog geen applicatie gevonden. Daarnaast adviseren wij om de aanbestedingsdossiers centraal digitaal op te slaan in bijvoorbeeld het huidige zaaksysteem. Wij zijn van mening dat de bevinding niet helemaal juist is. De registratie van contracten vindt decentraal plaats, maar wel in een centraal register, te weten Corsa.

De decentrale registratie zou naar onze mening niet wezenlijk anders mogelijk zijn, in die zin dat contracten decentraal worden afgesloten en registratie dus altijd afhankelijk is van de aanlevering door alle onderdelen van de organisatie. Dat zou met een specifieke applicatie voor contractenbeheer niet anders zijn. De constatering dat wij geen applicatie hebben gevonden is onjuist. Er is bewust niet gezocht naar een specifieke applicatie, omdat Corsa naar ons idee voldoet. Dat hebben wij ook aangegeven naar aanleiding van eerdere aanbevelingen op dit gebied. Het feit dat sommige complete aanbestedingsdossiers moeilijk te achterhalen zijn, heeft enerzijds te maken met het feit dat het dan om oudere dossiers gaat. Anderzijds wordt soms ook verzuimd een en ander goed te registreren. Dat laatste heeft onze aandacht.

8. Doorbreking functiescheiding Advies: de accountant adviseert – zo lang er procesmatig geen wijzigingen zijn doorgevoerd - om de controles op functiedoorbreking structureel onderdeel uit te laten maken van de verbijzonderde interne controle werkzaamheden. Ten aanzien van de jaarafsluiting adviseert de accountant om de uitgevoerde controles door te trekken over heel 2020 en deze beschikbaar te stellen in het accountantsdossier. • De 2 medewerkers die bevoegd zijn tot het autoriseren van facturen, het muteren van crediteurenstamgegevens en het klaarzetten van betalingen zijn applicatiebeheerder. Zij kunnen zelf geen betalingen klaarzetten bij de BNG. Alleen maar een 1e of 2e handtekening plaatsen (autoriseren betaalvoorstellen). Voor eventuele fraude is dus nog minimaal één persoon nodig. Het risico op fraude is daarom in onze ogen laag. Voor 2 applicatiebeheerders is gekozen om de kwetsbaarheid te verminderen. Gelet op de beperkte omvang van onze organisatie voeren deze personen ook nog andere taken uit. Hierbij is de functiescheiding zo veel mogelijk toegepast. • Ook de kans op fraude op de Rabobankrekening is in onze optiek laag. De rekening kent immers geen kredietfaciliteit, de hoogste stand in 2020 was € 9.144, de betalingen worden samen met de budgetbeheerder gedaan en tot slot worden de bankafschriften (incl. bewijsstukken) niet door de bedoelde 2 medewerkers verwerkt.

Het zelfstandig frauduleus betalingen uitvoeren tot € 50.000,- is bij deze rekening dan ook nauwelijks mogelijk. • Zoals aangegeven zijn we van mening dat de risico’s zo goed mogelijk zijn afgedekt. De aanbeveling om de controle op functiedoorbreking onderdeel van de VIC uit te laten maken, vinden wij een goede aanvulling hierop.

9. Methodiek actualisatie grondexploitaties Advies: de tussentijdse monitoring op grondexploitaties te verbeteren door het uitvoeren van een actualisatie later in het jaar. Hierdoor zijn eventuele onvoorziene mee- en tegenvallers tijdig inzichtelijk en loopt de gemeente minder risico dat tussentijdse winsten te laat in beeld zijn en anderzijds dat onverwachts extra verliesvoorzieningen getroffen dienen te worden. Tevens constateert de accountant dat er geen uitgangspunten zijn gedefinieerd voor de wijze van doorrekenen en het uitvoeren van een scenario analyse Pagina 44 van 45

met als doel de financiële impact van risico’s en kansen in beeld te brengen. Derhalve adviseert de accountant om het uitgangspunt voor het doorrekenen van de verschillende scenario’s vast te leggen in de nota grondbeleid. Er is een nieuwe nota Grondbeleid vastgesteld, waarin de wijze waarop wordt omgegaan met grondexploitaties opnieuw wordt vastgelegd. Tussentijdse calculaties zijn daarin –behoudens bijzondere omstandigheden- niet voorzien, tussentijdse monitoring via de reguliere P&C-cyclus wel. De wijze waarop risico’s worden bepaald, maakt onderdeel uit van de nota. De nieuwe nota Grondbeleid is in april 2021 vastgesteld door de raad.

10. Beoordeling subsidieverantwoordingen Advies: ontwikkel een vast model voor de beoordeling van subsidies en dit toe te passen in het subsidieproces. De problematiek is bekend en heeft onze aandacht. Wij denken dat de uiteindelijke oplossing eerder gezocht moet worden in (toekomstige) aanpassing/herijking van de subsidieregeling dan in veel extra aandacht voor controlewerkzaamheden.

11. Vaststelling van subsidie 2020 Advies: Om onrechtmatigheden in 2020 of volgend jaar bij vaststelling te voorkomen, adviseren wij om: • In beeld te brengen bij welke subsidiestromen het mogelijke recht op de subsidie is komen te vervallen als gevolg van het niet voldoen aan de subsidievoorwaarden • Met uw college tijdig af te stemmen op welke wijze de gemeente hiermee om dient te gaan bij de vaststelling van de subsidies. Hierbij kan worden gedacht aan (gedeeltelijk) terugvorderen, (gedeeltelijk) doorschuiven naar 2021 of onveranderd vaststellen. Hierover dient uw raad tijdig ingelicht te worden • Hier in de subsidiebeoordeling door de verschillende medewerkers eenduidig op te toetsen en dit uniform vast te leggen in het subsidiedossier en/of vaststellingsbesluit • Na te gaan of eventuele financiële gevolgen (bijvoorbeeld terugvorderingen van voorschotten) reeds in de jaarrekening 2020 verwerkt dienen te worden. Het college heeft een besluit genomen ten aanzien van de vaststelling van subsidies over 2020. Dit was vooral ingegeven vanuit de effecten van de coronacrisis op verenigingen en instellingen. Eventuele terugvorderingen zullen niet plaatsvinden over 2020. In 2021/2022 zal worden bezien in hoeverre er alsnog terugvordering moet plaatsvinden over 2021.

Bij de opstelling van nieuw subsidiebeleid zullen wij ook aandacht hebben voor het proces inzake vaststelling van subsidies en de controle daarop.

Pagina 45 van 45