Managementletter 2025
Tekst van het document
Verstegen accountants en adviseurs B.V. Noordendijk 207 Postbus 574 3300 AN DORDRECHT T. (078) 648 15 55 info@verstegenaccountants.nl www.verstegenaccountants.nl
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Renswoude Postbus 8 3927 ZL RENSWOUDE
Ref.: ED/AvS
Geacht college, Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2025 van gemeente Renswoude (hierna: Renswoude) hebben wij een tussentijdse controle uitgevoerd. Deze tussentijdse controle richt zich hoofdzakelijk op het inventariseren en analyseren van risico’s van afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening. Deze risicoanalyse vormt de basis voor de controlewerkzaamheden die wij in het voorjaar 2026 zullen uitvoeren op de jaarrekening 2025. In deze managementletter rapporteren wij de bevindingen van onze werkzaamheden en andere aandachtspunten. De belangrijkste risico’s en aandachtspunten zijn samengevat in hoofdstuk 1 van de managementletter. In deze samenvatting zijn ook de verwijzingen opgenomen naar de paragrafen waarin de betreffende bevindingen en aanbevelingen verder zijn uitgewerkt. Onze managementletter is uitsluitend bedoeld om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Wij adviseren u om deze managementletter ook te delen met de Auditcommissie/de gemeenteraad, voorzien van een bestuurlijke reflectie. Externe toezichthoudende instanties kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportages. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding.
Wij hebben onze managementletter op 7 november 2025 in concept voorgelegd aan uw organisatie en vervolgens op 1 december 2025 toegelicht aan uw organisatie. Wij lichten onze bevindingen op 3 maart 2026 toe aan de Auditcommissie. Uiteraard zijn wij graag bereid tot een nadere toelichting en afstemming over onze aanbevelingen. Met vriendelijke groet, <Signer1>
W.P. (Wayne) de Vries RA
Managementletter 2025
2
INHOUDSOPGAVE 1. Renswoude in beeld ........................................................................................................ 4 2. Financieel beheer en risicomanagement ......................................................................... 9 2.1.
Uw gemeente in perspectief van het sectorbeeld ............................................................................ 9
2.2.
Managementinformatie en resultaatbeheersing .............................................................................. 9
2.3.
Risicobeheersings- en controlesysteem........................................................................................ 10
2.4.
Frauderisicobeheersing en M&O beleid ......................................................................................... 11
3. Wijziging BBV en BADO .................................................................................................. 12 3.1.
Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................................. 12
3.2.
Materialiteit-onzekerheden ........................................................................................................... 13
4. IT-beheersingsmaatregelen........................................................................................... 14 4.1.
Algemeen ...................................................................................................................................... 14
4.2.
Uitbesteding IT bij derde partij ....................................................................................................... 14
4.3.
Informatiebeveiliging..................................................................................................................... 15
5. Administratieve processen............................................................................................ 16 5.1.
Algemeen ...................................................................................................................................... 16
5.2.
Procesbeschrijving ........................................................................................................................ 16
5.3.
Verbijzonderde interne controle .................................................................................................... 16
5.4.
Betalingen ..................................................................................................................................... 18
5.5.
Aanbestedingsrechtmatigheid ...................................................................................................... 18
5.6.
Uitgaven Jeugdwet en Wmo........................................................................................................... 19
5.7.
Subsidies in relatie tot de SiSa verantwoording ............................................................................. 21
6. Aandachtspunten vanuit wet- en regelgeving ................................................................. 21 6.1.
Notitie Overhead ........................................................................................................................... 21
6.2.
Notitie structurele en incidentele baten en lasten ......................................................................... 22
6.3.
Notitie verbonden partijen ............................................................................................................. 23
6.4.
Wet DBA........................................................................................................................................ 23
6.5.
Duurzaamheid .............................................................................................................................. 24
6.6.
Overige informatieverplichtingen rond duurzaamheid ................................................................... 24
7. Opvolging eerdere aanbevelingen.................................................................................. 25 8. Vooruitblik (controle) jaarstukken 2025 ......................................................................... 27 9. Slot ............................................................................................................................... 27
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
3
1. Renswoude in beeld In onderstaand overzicht geven wij een samenvatting van onze bevindingen van de interim-controle, met daarbij een kleur-signalering. De legenda voor de signalering is: Geen noemenswaardige bevindingen
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact
Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een beperkt risico/beperkte impact
Onderwerp
Bevindingen 2025
§
Signalering 2025
2024
FINANCIEEL BELEID EN BEHEER, RISICOMANAGEMENT EN FRAUDE De financiële resultaten in 2025 van Renswoude vertonen een positief beeld. Resultaatontwikkeling en Tegenover een primair begroot resultaat van financieel toezicht € 587.000 positief ligt de meest actuele resultaatprognose voor 2025 op € 10.000 positief. De afwijkingen heeft Renswoude in beeld.
Begroting en meerjarenraming
Gemeente Renswoude
2.1
In de begroting en meerjarenraming van Renswoude wordt inzicht gegeven in toekomstige baten en lasten en financiële uitdagingen voor 2025 en verder. Daarnaast bevat de begroting een beleidsmatige toelichting. De op 30 oktober 2025 door de raad vastgestelde begroting 2026-2029 laat voor de boekjaren 2026 en 2027 een structureel sluitend beeld zien. Boekjaren 2028 en 2029 zijn niet sluitend en laten een nadelig begrotingssaldo zien. Dit is in lijn met het sectorbeeld.
Managementletter 2025 d20252025
2.2
4
Onderwerp
Bevindingen 2025
§
Risicomanagement
Het evalueren van risico’s en beheersingsmaatregelen is opgenomen in de planning- en control cyclus. De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting geeft inzicht in de door u onderkende risico’s en het beleid. Wij adviseren om middels de opvolgende P&C documenten inzichtelijk te maken in hoeverre de onderkende risico’s zich hebben voorgedaan en wat de eventuele financiële impact van het optreden van dit risico was. Wij zien verbeterpunten voor uw risicomanagementproces.
2.3
Signalering 2025
2024
Het voorkomen van fraude en het voorbereid zijn op eventuele fraude is belangrijk gelet op de negatieve impact van fraude.
Fraude
Ook de nevenschade van fraude (reputatieschade, interne onrust) is aanzienlijk en het is daarom aan te bevelen om bewust om te gaan met frauderisico’s en mitigerende maatregelen. Renswoude heeft in 2025 een fraudebeleid vastgesteld. Dat is een positieve ontwikkeling. Daarnaast voert de organisatie een doorontwikkeling uit op de frauderisicoanalyse. Wij adviseren deze nader uit te werken en de belangrijkste frauderisico’s te verankeren in de verbijzonderde interne controle.
2.4
IT-BEHEERSING EN INFORMATIEBEVEILIGING
IT-beheersing
Gemeente Renswoude
Renswoude heeft belangrijke automatiseringsfuncties uitbesteed. De ITomgeving van Renswoude kent een hoge mate van afhankelijkheid van externe IT-partners en bevat als zodanig de nodige uitdagingen om ‘in control’ te komen en te blijven in het uitoefenen van de regiefunctie. Renswoude heeft met de gemeente Veenendaal een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten. De afspraken tussen Veenendaal en Renswoude worden in 2026 geactualiseerd. Wij hebben kennis genomen van de concept stukken ten aanzien van deze actualisatie, met deze afspraken zal Renswoude naar verwachting haar regiefunctie ten aanzien van de automatisering goed uit kunnen voeren.
Managementletter 2025 d20252025
4.1
5
Onderwerp
Bevindingen 2025
§
Signalering 2025
2024
Daarnaast hebben wij begrepen dat ten opzichte van onze vorige managementletter er 2 dagen in de week IT-expertise in huis is ter bevordering van het operationele proces, dit is positief. Wij vragen prioriteit voor het afronden van de geactualiseerde DVO en vervolgens voor monitoren van de afspraken in de DVO en het bewaken van de beveiliging van de ICTinfrastructuur.
Informatiebeveiliging
Als gevolg van de toenemende (risico’s van) cybercriminaliteit stapelen de wettelijke vereisten rond informatieveiligheid zich op (AVG, AIverordening/AI-geletterdheid en NIS2/Cbw). Het naleven van de (toekomstige) vereisten kan door gemeenten het best worden gerealiseerd door borging van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) waarbij de borging periodiek getoetst wordt. Op onderdelen dient Renswoude nog stappen te zetten om te kunnen voldoen aan de zorgplicht die zal gelden vanuit de Cyberbeveiligingswet.
4.3
ADMINISTRATIEVE PROCESSEN
Procesbeschrijvingen
Verbijzonderde interne controle
Gemeente Renswoude
Procesbeschrijvingen zijn relevant voor het in kaart brengen van de belangrijkste risico’s in een proces en of deze risico’s met interne beheersingsmaatregelen worden ondervangen. Renswoude heeft de belangrijkste processen beschreven. Het proces ten aanzien van de grondexploitatie en de hierin gerealiseerde interne beheersingsmaatregelen heeft Renswoude nog niet beschreven. Renswoude verricht verbijzonderde interne controle (VIC) voor de belangrijkste (financiële) processen. De VIC wordt uitgevoerd, op basis van een risicoanalyse, interne beheersingsmaatregelen in het proces en bijbehorende werkprogramma’s.
Managementletter 2025 d20252025
5.2
5.3
6
Onderwerp
Bevindingen 2025
§
Signalering 2025
2024
De VIC van Renswoude wordt goed uitgevoerd. Een aantal aandachtspunten die wij vorig jaar meldden, is grotendeels opgepakt. Wij zien enkele aandachtspunten en verbetermogelijkheden voor de verdere doorontwikkeling van de VIC.
Inkopen
Geen bijzonderheden te rapporteren in het kader van het administratieve proces. Het actiepunt uit onze managementletter van 2024 bij de inkoopcontrole is bij de jaarrekeningcontrole 2024 en in de verbijzonderde interne controle 2025 opgepakt.
N.v.t
Woningbedrijf
Geen bijzonderheden te rapporteren in het kader van het administratieve proces. De aandachtspunten vanuit onze managementletter van 2024 zijn opgevolgd.
N.v.t
Betalingen
Het betalingsproces is op grote lijnen in orde. Het aandachtspunt uit onze managementletter 2024 is opgevolgd door de toepassing van een extra applicatie, voordat een betaling wordt uitgevoerd. Hiermee voorkomt Renswoude dat foutieve betalingen verricht worden.
5.4
Aanbestedingen
Renswoude verricht een tussentijdse spendanalyse. Uit de VIC op de tussentijdse spendanalyse over de periode januari 2025 tot en met juni 2025 heeft Renswoude één nieuwe (financiële) onrechtmatigheid geconstateerd.
5.5
Uitgaven Jeugdwet en Wmo
Renswoude dient vast te stellen of van alle zorgaanbieders een productieverantwoording met getekende controleverklaring is ontvangen. Voor de jeugdzorg is Renswoude hierbij bovendien afhankelijk van een tijdige aanlevering door Jeugdhulpregio FoodValley. Eventuele onzekerheden in het sociaal domein wegen vanaf boekjaar 2025 zwaarder mee in het getrouwheidsoordeel als gevolg van aanpassingen in het BBV en het BADO.
5.6
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
7
Onderwerp
Bevindingen 2025
Belastingen en heffingen
Boekjaar 2025 is het eerste boekjaar dat Renswoude gebruik maakt van GBLT voor de belastingheffingen. Renswoude en wij maken afspraken met GBLT en haar accountant om de volledigheid van de opbrengsten uit belastingen en heffingen te kunnen waarborgen en te kunnen controleren.
N.v.t
Leges omgevingsvergunningen
Geen bijzonderheden te rapporteren in het kader van het administratieve proces.
N.v.t
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
§
Signalering 2025
2024
8
2. Financieel beheer en risicomanagement 2 .1 .
Uw ge mee nte in pe rspe ctie f van he t se ctorbe e ld
Sectorbreed is het sluitend krijgen van de meerjarenbegroting een zorgpunt. Er wordt een disbalans ervaren tussen structurele - en tijdelijke middelen. De gemeentesector ziet zich de laatste jaren geconfronteerd met financiële uitdagingen. Veel gemeenten rapporteren bezuinigingen die op enig moment – mogelijk in gewijzigde vorm – doorgevoerd (moeten) worden. Gemeenten ervaren een disbalans tussen het aandeel van financiering via specifieke uitkeringen en structurele gelden in het gemeentefonds. Gemeenten worden (fors) gekort op het budget uit het gemeentefonds. In de voorjaarsnota 2025 van het Rijk is dit sectortekort gedempt voor de jaren 2026 en 2027. Onzekerheden zijn er vanaf begrotingsjaar 2028, met name voor wat betreft de dekking van jeugdzorgkosten in de bekostiging van gemeenten. Wij hebben kennisgenomen van de begroting 2026 en de meerjarenraming 2027-2029 van Renswoude. De begroting 2026 is vastgesteld door de gemeenteraad op 11 november 2025. Het financieel beeld hieruit is: begroot resultaat 2026: € 280.814 (positief); begroot resultaat 2027: € 515.646 (positief); begroot resultaat 2028: € -527.645 (negatief); begroot resultaat 2029: € -266.641 (negatief). De provincie voert repressief financieel (begrotings-)toezicht uit op Renswoude. Wij hebben ons een beeld gevormd hoe Renswoude hierop voorsorteert.
Onze observatie is dat Renswoude nog geen ombuigingen of bezuinigingen heeft doorgevoerd om voor te sorteren op de negatieve resultaten vanaf 2028. Renswoude verwacht lokale maatregelen voor te bereiden zodat bij de kadernota 2027 keuzes gemaakt kunnen worden om een structureel sluitende begroting te realiseren.
2 .2 .
Man ag e men tin formatie e n re sultaatbeh ee rsing
De resultaatontwikkeling ligt vooralsnog in lijn met de begroting. Door enkele onzekere factoren kan dit nog wel zowel in positieve als negatieve zin beïnvloed worden. Renswoude heeft door middel van tussentijdse bestuursrapportage(s) inzicht verstrekt in de realisatie ten opzichte van de begroting. Wij hebben kennisgenomen van de voorjaarsrapportage 2025, die vastgesteld is in de raadsvergadering van 8 juli 2025. Daarnaast hebben wij inzicht verkregen in de concept najaarsrapportage 2025.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
9
Samengevat komt de financiële rapportage uit op een verwacht resultaat na mutaties in de reserves over 2025 van € 10.000 (voordelig). Primair was voor 2025 een resultaat van € 587.000 (voordelig) geraamd. Het geprognosticeerde resultaat valt lager uit door diverse voor- en nadelen. De voordelen betreffen onder meer de bijraming van de opbrengsten uit de opvang van Oekraïnse vluchtingen (€ 1,0 mln.) en hogere opbrengsten uit de verkoop van woningen (€ 642.000). De nadelen bestaan onder andere uit de stijging van de kosten Jeugdzorg en WMO (€ 293.000), Onderhoud woningen (€ 300.000), caoontwikkelingen (€ 498.000) en de toevoeging aan de reserve arbeidsmarkt (€ 825.000) De afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn helder toegelicht en er is vermeld of de gerapporteerde afwijkingen een incidenteel dan wel structureel karakter kennen. Wellicht ten overvloede merken wij op dat wij de bestuursrapportage(s) hebben gebruikt om een indruk te krijgen van de financiële gang van zaken en de kwaliteit van de managementinformatie. Wij hebben de bestuursrapportage(s) niet gecontroleerd.
2 .3 .
Risicobeh ee rsin g s - en con trole syste e m
Renswoude besteedt in de begroting en de jaarrekening aandacht aan risicomanagement in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’. Renswoude besteedt in de begroting en de jaarrekening aandacht aan risicomanagement in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’. In de begroting en de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de geïdentificeerde risico's. Hierbij zijn financiële risico's en kansen, evenals de benodigde weerstandscapaciteit, toegelicht en is benoemd welke (beheersings)maatregelen worden getroffen. Wij hebben de volgende observaties: Het proces van totstandkoming van de risicoparagraaf is niet beschreven. Hiermee wordt nog niet inzichtelijk gemaakt wat de basis is voor de vermelde risico’s, de inschatting daarvan en beheersmaatregelen daarvoor. Wij adviseren om het proces van de totstandkoming op te nemen bij de risicoparagraaf. In de paragraaf ontbreekt nog een concrete beschrijving van de reeds genomen beheersmaatregelen en de eventueel nog te nemen maatregelen. Accepteert Renswoude het risico of moet deze zo veel als mogelijk gemitigeerd worden? Licht de (relevante) ontwikkelingen sinds de vorige rapportage toe.
Is een risico toe- of afgenomen? Heeft een risico zich gemanifesteerd of niet en zo ja was de getroffen beheersmaatregel effectief? In de analyses worden enkel bruto risico’s (de kans en impact voor het treffen van interne beheersingsmaatregelen) besproken. Er is nog geen onderscheid gemaakt tussen het bruto risico en de netto risico’s (het resterend risico na het treffen van de interne beheersmaatregelen). Wij adviseren om dit onderscheid aan te brengen. Voor het resterende restrisico is het van belang om overeenstemming te bereiken met het governance orgaan (gemeenteraad) of de restrisico’s acceptabel zijn of middels beheersmaatregelen verder afgedekt moeten worden.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
10
Wij zien mogelijkheden voor de verdere (door)ontwikkeling van de processen rondom risicobeheersing. Advies blijft om een volgende stap te zetten in risicomanagement, bestaande uit het opzetten en implementeren van een structureel risicobeheersingssysteem. Aanvullend op het inventariseren en adresseren van de belangrijkste risico’s, kunnen deze risico’s hiermee ook adequaat onderbouwd en geëvalueerd worden. Het geeft Renswoude de mogelijkheid om risico’s te volgen: heeft het risico zich voorgedaan, in welke vorm en in welke mate en was de inschatting juist? Wij benadrukken dat ons adviespunt niet het aanschaffen van een (geautomatiseerd) risicomanagementsysteem of andere applicaties of systemen inhoudt. Het evalueren van risico’s en beheersingsmaatregelen heeft voldoende de aandacht in de planningen control cyclus van Renswoude. Dit is voldoende zichtbaar en aantoonbaar in de begroting (o.a. paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing), de tussentijdse rapportages (voorjaars- en najaarsnota) en de jaarstukken.
2 .4 .
Fraude risicobe he e rsing en M&O be le id
Renswoude heeft in 2025 een fraudebeleid vastgesteld en is gestart met het opstellen van een frauderisicoanalyse. De gemeenteraad heeft de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de fraudebeheersing door het college. Dit gegeven maakt het voor het college noodzakelijk om een toereikende frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren. Renswoude heeft in 2025 een fraudepreventiebeleid opgesteld en vastgesteld. Hiermee heeft Renswoude een belangrijke basis gelegd voor fraudepreventie. Renswoude heeft een doorontwikkeling uitgevoerd voor de frauderisicoanalyse vanuit de verbijzonderde interne controle. Per proces en activiteit zijn de belangrijkste frauderisico’s geïnventariseerd. Renswoude heeft vervolgens voor een groot deel de beheersingsmaatregelen geïdentificeerd die ingericht zijn om de frauderisico’s af te dekken. Wij adviseren dit door te trekken voor alle (belangrijke) frauderisico’s. Een vervolgstap is daarna om inzicht te verkrijgen in de implementatie en werking van de beheersmaatregelen van de belangrijkste frauderisico’s. Wanneer een beheersingsmaatregel naar verwachting effectief is kan het toetsen het proces zekerheid geven dat een frauderisico voldoende afgedekt is.
Voor de komende periode is verdere (door)ontwikkeling van de frauderisicoanalyse nodig door Renswoude, evenals een nadrukkelijkere verankering van de fraudepreventie als onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Gelet op de controlerende en toezichthoudende rol van de gemeenteraad herhalen wij onze aanbeveling om de frauderisicoanalyse periodiek op te nemen op de agenda van de auditcommissie. Onder meer in de vorm van functiescheidingen, interne beheersingsmaatregelen, interne en externe toetsingen op de naleving van regels en procedures treft Renswoude maatregelen om het frauderisico zoveel mogelijk te beheersen.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
11
3. Wijziging BBV en BADO Met ingang van boekjaar 2025 zijn zowel het BBV als het BADO aangepast. Belangrijkste wijziging is de verankering van de rechtmatigheidsverantwoording en aanpassing van de verantwoordingsgrens. Als gevolg van de wijzigingen van het BBV en BADO geldt voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf begrotingsjaar 2025 een nieuwe gemaximeerde grens voor fouten en onduidelijkheden samen van 2% op basis van lasten (exclusief dotaties aan reserves). De goedkeuringstolerantie voor de accountant is eveneens aangepast naar dezelfde 2% voor fouten en onduidelijkheden. Verder is in het BBV nu voorgeschreven dat de “Overige gegevens”, waaronder de controleverklaring, onderdeel zijn van de jaarrekening. De Overige gegevens bevatten naast de controleverklaring normaliter ook de gebeurtenissen na balansdatum. Uw gemeente heeft de aanpassing van de financiële verordening en controleverordening geagendeerd in de vergadering van 9 december 2025.
3 .1 .
Re ch tmatigh e idsve ran tw oordin g
Het boekjaar 2025 wordt het derde jaar waarin gemeenten en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. Deze rechtmatigheidsverantwoording moet na de balans en de toelichting worden opgenomen vóór de overige gegevens. Renswoude heeft op 9 december 2025 de financiële verordening gewijzigd vastgesteld. In de financiële verordening zijn heldere spelregels opgenomen ten aanzien van het begrotingscriterium. Overschrijdingen zijn acceptabel als er: a. sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren; b. sprake is van een overschrijding op een open-einde regeling; c. de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage, slotwijziging of andere begrotingswijziging; d. onvoorziene lasten die zich na afloop van het verantwoordingsjaar voordoen en voortkomen uit redelijkerwijs niet-voorziene externe gebeurtenissen of juridische interpretatieverschillen; e. sprake van een overschrijding die zich voordoet binnen het bestaande beleid. Situaties a en b zijn conform de modelverordening van de VNG en situatie c, d en e zijn door uw gemeenteraad specifiek toegevoegd. Verder is het begrip ‘tijdigheid’ ten aanzien van overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten nader ingevuld in uw financiële verordening.
Afwijkingen die uiterlijk in de jaarrekening worden gemeld en toegelicht worden, worden als tijdig beschouwd. Het normenkader rechtmatigheid voor 2025 staat geagendeerd om op 9 december 2025 te worden vastgesteld. Een toetsingskader is een relevant document voor de interne beheersing op rechtmatigheid door Renswoude. Een toetsingskader bevat alle relevante artikelen/bepalingen uit de (interne en externe) wet- en regelgeving van het normenkader die betrekking hebben op financiële beheershandelingen en die, bij niet-naleving, kunnen leiden tot een financiële rechtmatigheidsfout of rechtmatigheidsonduidelijkheid.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
12
Met een adequaat toetsingskader maakt Renswoude inzichtelijk aan welke voorwaarden wordt getoetst en kan Renswoude zichtbaar maken dat wordt voldaan aan de bepalingen met mogelijke financiële consequenties uit de relevante interne en externe wet- en regelgeving. Renswoude heeft een start gemaakt om het toetsingskader op te stellen. Vervolgens is het van belang dat de toetspunten van de processen die relevant zijn voor de verbijzonderde interne controle zichtbaar aansluiten op relevante artikelen vanuit het toetsingskader.
3 .2 .
Mate rialite it -onz ek e rhe de n
Vanaf 2025 is er geen onderscheid in de foutenevaluatie tussen fouten en onzekerheden. Beiden worden opgeteld, afgezet tegen de materialiteit van 2%. Accountants moeten bij de planning van hun werkzaamheden en bepaling van de uitvoeringsmaterialiteit rekening houden met verwachte fouten en onzekerheden. Hoe lager de uitvoeringsmaterialiteit is, des te groter de omvang van bijvoorbeeld steekproeven moet worden. Ook wordt de ruimte voor het niet corrigeren van andere fouten kleiner. De onzekerheden 2024 uit de controle van de jaarrekening 2024 van Renswoude waren: Jeugdwet ZIN en PGB € 161.000 Wmo ZIN en PGB € 37.000 Uitgaande van de nieuwe systematiek van materialiteitsbepaling wegen deze onzekerheden komend jaar zwaarder mee dan voorheen. De ruimte hiervoor is niet langer 3%, maar 2%. Bovendien moeten de onzekerheden worden opgeteld bij de fouten, wat de gezamenlijke ruimte voor fouten en onzekerheden nog kleiner maakt. Dotaties aan de reserves worden met ingang van verslagjaar 2025 niet meegenomen bij de bepaling van de materialiteit. De onzekerheden bij Renswoude zien volledig toe op het sociaal domein. Het is daarom van belang dat uw gemeente maatregelen treft om de omvang van de onzekerheden terug te brengen. Wij hebben afgesproken dat er een aanvullende VIC uitgevoerd zal worden op de PGB lasten.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
13
4. IT-beheersingsmaatregelen 4 .1 .
Alg e mee n
Bij het opzetten van onze controleaanpak van de IT-beheersingsmaatregelen richten wij ons op de applicaties die relevant zijn voor het (financiële) verslaggevingsproces van Renswoude. Als eerste onderzoeken wij daarbij de relevantie en het risicoprofiel van deze applicaties. Daarbij besteden wij aandacht aan onder meer: het belang van de continue beschikbaarheid van de applicatie en de daarmee gegenereerde gegevensbestanden; de aard en complexiteit van de applicatie en gegevensverwerking; de mate waarin Renswoude in de bedrijfsvoering en wij bij onze accountantscontrole steunen op het goed functioneren (werking) en de output van de applicatie. Vanuit ons onderzoek blijkt dat de volgende applicaties in het bijzonder relevant zijn voor Renswoude: Key2Financiën – voering van de financiële administratie BCS HR & Payroll – voering van de salarisadministratie JeugNed en WmoNed – administratie voor jeugd en Wmo Renswoude heeft een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) ICT afgesloten met gemeente Veenendaal voor de IT-hosting die de gemeente heeft uitbesteed aan gemeente Veenendaal. Het ‘strategisch informatieveiligheidsbeleid’ wordt daardoor op bepaalde onderdelen gezamenlijk met de gemeente Veenendaal uitgevoerd in het kader van de implementatie van informatieveiligheid in regionaal verband.
De coördinatie hierop wordt gevoerd door de aangestelde Chief Information Security Officer’s (CISO’s) van de gemeenten Renswoude en Veenendaal. Om deze coördinatie af te stemmen en de samenwerking te bevorderen, wordt er periodiek een overleg gehouden door de CISO’s van Renswoude en Veenendaal en de andere regiogemeenten binnen de ICT-samenwerking. Ondanks dat de ICT-dienstverlening is belegd bij de gemeente Veenendaal, is het van belang dat Renswoude de afspraken in de DVO en de beveiliging van de ICT-infrastructuur blijft monitoren en bewaken. Afgelopen voorjaar hebben wij een IT-audit uitgevoerd op de automatiseringsomgeving van Renswoude en de samenwerking met gemeente Veenendaal. Voor de aanbevelingen verwijzen wij naar ons accountantsverslag van 10 juni 2025. De actualisatie van de DVO is onderhanden bij Veenendaal en Renswoude. Wij hebben kennis genomen van de concept stukken ten aanzien van de service level agreement, de producten- en dienstencatalogus en de service level management rapportage van januari. Op basis hiervan verwachten wij dat Renswoude beter haar regiefunctie ten aanzien van de automatisering uit zal kunnen voeren. Aangezien het nog concept stukken betreffen vragen wij prioriteit voor het actualiseren van de DVO met Veenendaal.
4 .2 .
Uitbe ste din g IT bij de rde partij
Renswoude heeft een aantal kernapplicaties als Software as a Service (SaaS) betrokken van de leverancier, waaronder BCS HR & Payroll. Een deel van de financiële applicaties binnen Renswoude wordt beheerd door externen.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
14
De IT-omgeving van Renswoude kent hierdoor een hoge mate van afhankelijkheid van externe IT-partners. Om te kunnen constateren dat externe dienstverleners voldoen aan de wettelijke veiligheidsnormen, dient Renswoude actief kennis te nemen van de ISAE 3402 rapportages en verklaring die de externe dienstverleners moeten laten opstellen. Om ‘in control’ te blijven is ‘slechts’ het hebben van een overeenkomst, al dan niet in de vorm van een Service Level Agreement (SLA), onvoldoende. Het is daarom van belang dat Renswoude per ITpartner de minimaal te treffen maatregelen in zogeheten KPI’s vertaalt en integreert in de op te stellen, dan wel aan te passen overeenkomsten (al dan niet in de vorm van een SLA). In het concept van de producten en diensten catalogus met Veenendaal is het naar verwachting mogelijk om het contract- en leveranciersmanagement vorm te geven binnen het samenwerkingsverband. Wij adviseren Renswoude om deze mogelijkheid te onderzoeken.
4 .3 .
In formatie be ve ilig ing
Als gevolg van de toenemende (risico’s van) cybercriminaliteit stapelen de wettelijke vereisten rond informatieveiligheid zich op (AVG, AI-verordening/AI-geletterdheid en NIS2/Cbw/Wwke). Overheidsdiensten zijn aangemerkt als essentiële diensten en daarmee vallen gemeenten onder de Wet weerbaarheid kritieke entiteiten (Wwke). Verplichtingen waar gemeenten aan moeten gaan voldoen zijn: Een zorgplicht – De richtlijn bevat een zorgplicht die entiteiten verplicht om zelf een risicobeoordeling te doen. Op basis daarvan nemen zij passende maatregelen om hun diensten zoveel mogelijk te waarborgen en de gebruikte informatie te beschermen. Een meldplicht – De richtlijn schrijft voor dat entiteiten incidenten binnen 24 uur bij de toezichthouder moeten melden. Het gaat om incidenten die de verlening van de essentiële dienst sterk (kunnen) verstoren. Een cyberincident moet ook bij het Computer Security Incident Response Team (CSIRT) gemeld worden. Dit team kan vervolgens hulp en bijstand leveren. Factoren die een incident meldingswaardig maken, zijn bijvoorbeeld het aantal personen dat door de verstoring is geraakt, de tijdsduur van een verstoring en de mogelijke financiële verliezen. Opleidingsplicht – Bestuurders moeten verplichte trainingen volgen om risico’s te herkennen en te beoordelen.
Toezicht – Organisaties die onder de richtlijn vallen, komen ook onder toezicht te staan van de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI). Bij niet-naleving kan de RDI boetesancties opleggen aan de organisatie en de bestuurders. De toenemende cyberdreiging en bovenstaande wettelijke verplichtingen maken dat iedere gemeente voldoende prioriteit moet besteden aan IT-beveiliging. Advies: Wij adviseren Renswoude een overzicht op te stellen omtrent de voortgang van de implementatie van bovenstaande verplichtingen en indien noodzakelijk op basis hiervan tijdig bij te sturen. Omdat onze controle van de IT-beheersingsmaatregelen van Renswoude een beperkte reikwijdte heeft – voortvloeiend uit onze controleopdracht voor de jaarrekening – benadrukken wij dat er sprake kan zijn van specifieke continuïteits- en beveiligingsrisico’s die niet door ons zijn of worden ontdekt. Deze risico’s manifesteren zich over het algemeen vooral als sprake is van datalekken en/of cybercriminaliteit.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
15
Het is daarom van belang dat Renswoude zelf ‘in control’ is als het gaat om informatiebeveiliging en aantoonbaar de naleving van de Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) borgt. De Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen (Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen). Het uitvoeren van periodieke IT-scans door gespecialiseerde bureaus, biedt hiervoor houvast.
5. Administratieve processen 5 .1 .
Alg e mee n
Uit hoofde van onze controleopdracht voor de jaarrekening hebben wij – in samenhang met onze risicoanalyse – de interne beheersingsmaatregelen binnen de administratieve (financiële) processen geëvalueerd. Onze bevindingen komen in de hierna volgende paragrafen aan de orde voor elk van de belangrijke administratieve processen binnen Renswoude.
5 .2 .
Proce sbesch rijving
Het inrichten en beschrijven van de administratieve organisatie door middel procesbeschrijvingen is een belangrijke waarborg voor een goede procesbeheersing.
van
Renswoude is momenteel bezig met het actualiseren van de risicoanalyses en procesbeschrijvingen. Het proces grondexploitaties moet nog beschreven worden. Voor de actualisatie van de risicoanalyse neemt Renswoude hierin nu ook de belangrijkste frauderisico’s mee en in hoeverre de getroffen beheersingsmaatregelen de geïdentificeerde risico’s afdekken. Hiermee bereikt Renswoude dat de belangrijkste risico’s (key controls) per proces en de interne beheersingsmaatregelen als antwoord daarop inzichtelijk zijn. Vervolgens kan de VIC het functioneren van deze beheersingsmaatregelen toetsen. Wij benadrukken dat wij met onze aanbeveling niet bedoelen het opstellen van een handboek AO/IB.
5 .3 .
Ve rbijz on de rde in te rn e con trole
Renswoude verricht verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) voor de belangrijkste financiële processen. Deze VIC is voor uw organisatie van belang omdat het inzicht geeft in de kwaliteit van de belangrijkste processen en de naleving van de rechtmatigheidseisen waaraan Renswoude moet voldoen, voorafgaand aan onze controle. In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij de interne beheersing van processen gecontroleerd die van materieel belang zijn voor de jaarrekening van Renswoude. Hieronder is opgenomen welke processen wij hebben getoetst tijdens onze interim-controle: Personeels- en salarisadministratie Inkopen (investeringen) en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer) Uitgaven jeugdzorg en Wmo
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
16
Subsidieverstrekkingen Kosten grondexploitatie Mutaties crediteurenstamgegevens Onze focus tijdens onze interim-controle ligt vooral op de vraag of de gemeente: alle processen en posten in beeld heeft die kunnen leiden tot een materiële afwijking in de jaarrekening van de gemeente (scoping); per proces en per post alle relevante risico’s heeft benoemd die kunnen leiden tot een materiële afwijking in de jaarrekening van de gemeente; voor alle onderkende relevante risico’s een maatregel van interne beheersing benoemt ter afdekking van deze risico’s; werkprogramma’s opstelt voor de interne controle per proces en per post die van voldoende kwaliteit zijn om materiële afwijkingen in de jaarrekening te kunnen signaleren; de VIC per proces en per post zichtbaar uitvoert in aansluiting met het werkprogramma; de verbijzonderde interne controle toereikend vastlegt en documenteert (achteraf toetsbaar en “reperformbaar”); naar aanleiding van de VIC de juiste, relevante en volledige bevindingen en afwijkingen opmerkt en adequaat documenteert; op basis van de geconstateerde bevindingen en afwijkingen de juiste conclusies trekt; evalueert wat het effect is van de bevindingen en de afwijkingen, evalueert of voldoende werkzaamheden zijn uitgevoerd door de gemeente en evalueert welke aanvullende werkzaamheden voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening nodig zijn door de gemeente.
Wij volstaan met het rapporteren op hoofdlijnen van de belangrijkste bevindingen en/of aandachtspunten over de uitvoering van de VIC-processen over 2025: Het interne controleplan is uitgebreid met de scoping van de processen waarin ook de controlemethodiek per proces uiteengezet is. Dit is een verbetering ten opzichte van voorgaand jaar. Er is een (zichtbare) risicoanalyse uitgevoerd waarbij risico’s worden onderkend. Wij adviseren een verdiepingsslag te maken in de kans x impact van de risico’s waarbij Renswoude zichtbaar vaststelt dat alle risico’s die van materieel belang zijn voor de gemeente afgedekt worden door middel van VIC-werkzaamheden. Er is een zichtbare koppeling gelegd tussen de geïdentificeerde risico’s en de interne beheersingsmaatregelen die zijn getroffen om deze risico’s af te dekken. Wij adviseren om een oordeel toe te voegen of de beheersingsmaatregel voldoende opgezet is om het geïdentificeerde risico volledig af te dekken. Renswoude heeft een start gemaakt in de risicoanalyse 2025 om hier opvolging aan te geven.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
17
Renswoude heeft de belangrijkste frauderisico’s beschreven. Er is een start gemaakt de frauderisico’s in te bedden in de risicoanalyse voor de VIC. Wij adviseren om alle frauderisico’s met een materiële kans x impact mee te nemen bij de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle. Ook in de procesbeschrijvingen (en beheersings¬maatregelen) is de interne beheersing voor het frauderisico nog niet altijd volledig beschreven. Samenvattend constateren wij dat de VIC op een goede manier uitgevoerd wordt en met bovenstaande punten verder kan doorontwikkelen. Wij adviseren u om deze bevindingen en aandachtpunten te betrekken in de VIC voor de komende perioden. Het biedt u tevens de mogelijkheid de opvolging van aanbevelingen structureel te monitoren en om een verdere kwaliteitsimpuls te realiseren. Dit draagt bij aan het steeds verder ontwikkelen van de VIC.
5 .4 .
Be taling en
Renswoude gebruikt voor vrijwel alle betalingen de BNG bank. Binnen de inrichting van het betaalsysteem van de BNG bank wordt altijd een tweede handtekening afgedwongen, voordat er een betaling gedaan kan worden. Voordat de betaling naar de BNG gaat, wordt in de applicatie SafeSpend een deels geautomatiseerde en deels handmatige controle uitgevoerd, om foutieve betalingen te mitigeren. Dit is positief. Daarnaast beschikt Renswoude over één bankrekening bij de Rabobank. Deze bankrekening wordt gebruikt voor het storten en overboeken van geld van de afdeling burgerzaken. De mutaties op deze bankrekening zijn in omvang en in aantal zeer beperkt. Ondanks dat de mutaties op deze bankrekening in omvang en in aantal zeer beperkt is, adviseren wij op ook op deze bankrekening een tweede handtekening af te dwingen voorafgaand aan betaling.
5 .5 .
Aan be ste din gsre chtmatigh eid
Door middel van een spendanalyse op de crediteuren toetst Renswoude of opdrachten met een opdrachtwaarde boven de EU-aanbestedingsgrens conform de EU-aanbestedingsregels worden aanbesteed. Uit de VIC op de tussentijdse spendanalyse van januari tot en met juni 2025 zijn is één nieuwe (financiële) onrechtmatigheid gebleken. Wij vragen u de spendanalyse bij te werken met de volledige crediteurenadministratie tot en met 2025 en uw conclusies en rechtmatigheidsoordeel op crediteur- en opdrachtniveau hieraan toe te voegen. Wij hebben afgesproken dat wij tijdens de jaarrekeningcontrole 2025 per aanbesteding zullen toetsen of wij ons kunnen vinden in de conclusies die Renswoude per crediteur heeft onderbouwd en getrokken. Voor de beheersing van contracten en aanbestedingen adviseren wij om een contractenregister toe te passen. Een contractenregister biedt uitkomst om een volledig overzicht van lopende contracten, vervaldata, contractwaardes en de uitputting ervan inzichtelijk te maken en te bewaken.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
18
Beheersing en monitoring aanbestedingen Renswoude beschikt (nog) niet over een aanbestedingskalender of centraal overzicht van alle relevante (lopende/in huidige boekjaar afgeronde) meervoudig onderhandse aanbestedingen en Europese aanbestedingen, onderverdeeld naar soort aanbesteding. Teams van Renswoude besteden regelmatig zelf (decentraal) aan, zonder centrale aansturing en bewaking. Een totaaloverzicht en/of aanbestedingskalender biedt uitkomst voor centraal inzicht in en overzicht van alle relevante (lopende/in huidige boekjaar afgeronde) (Europese) aanbestedingen, vervaldata en contractwaarden.
5 .6 .
Uitg ave n Je ug dw e t en Wmo
De uitgaven Wmo en Jeugdwet vormen sinds de decentralisatie van het Rijk naar de gemeenten een substantieel deel van de gemeentelijke uitgaven. De (verbijzonderde) interne en externe controle op deze uitgaven wordt bemoeilijkt, omdat de prestatielevering niet aan de gemeente zelf plaatsvindt, maar aan de burgers die recht op zorg hebben. Toeleidingsproces Uit zowel de VIC als onze interim-controle is gebleken dat Renswoude niet altijd de getekende versies van de plannen van aanpak, als onderdeel van het toeleidingsproces, in de daarvoor bestemde applicatie vastlegt. Daarnaast constateren wij aanvullend uit de detailcontrole jeugdzorg dat een cliënt per 1 januari 2025 verhuisd is naar Reimerswaal, maar dat Renswoude de volledige zorg voor de maand januari 2025 heeft betaald. Wij hebben begrepen dat Renswoude deze betaling terug zal vorderen bij Reimerswaal. Wij adviseren om integraal vast te stellen dat aan cliënten die in 2025 verhuisd zijn buiten de gemeente Renswoude geen zorgbetaling heeft plaatsgevonden. Wij constateren dat in de beschikkingen niet altijd het volume en de omvang van de te verstrekken zorg is opgenomen, bijvoorbeeld het aantal uren per week dat cliënten begeleiding ontvangen. Dit is vaak wel elders in het proces vastgelegd, zoals in een zorgplan. Wij adviseren in de beschikkingen altijd recht, hoogte en duur op te nemen.
Op deze manier is voor cliënten helder welke zorg in welke vorm zij ontvangen. Bovendien maakt dit het voor zowel de gemeente, de VIC als de externe controle mogelijk om vast te stellen dat de beschikte zorg conform besluit/beschikking is geleverd. Jeugdzorg Het contracteren van jeugdzorg aanbieders en de administratieve verwerking van zorgdeclaraties heeft Renswoude uitbesteed. Alleen het deel van de toeleiding tot de jeugdzorg wordt door Renswoude in eigen beheer uitgevoerd. Met Jeugdhulpregio FoodValley zijn afspraken gemaakt over de verantwoording van de uitgaven Jeugdzorg aan Renswoude. Voor de prestatielevering blijft Renswoude afhankelijk van Jeugdhulpregio FoodValley. Pas in de loop van 2026 ontvangt Renswoude duidelijkheid over 2025 in hoeverre de prestatielevering van de zorg is vastgesteld en wat de omvang is van eventuele onzekerheden.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
19
Jeugdhulpregio FoodValley heeft voor de deelnemende gemeenten zorg ingekocht bij zorginstellingen in de regio. Zorgaanbieders die jeugdhulp aanbieden moeten jaarlijks een productieverantwoording indienen waarin zij verantwoording afleggen over de geleverde zorg bij de financier. Afhankelijk van de omvang van de geleverde zorg moeten de zorgaanbieders hier een bestuurdersverklaring of controleverklaring bij verstrekken. De controle op de rechtmatigheid van de verstrekkingen uit hoofde van de Jeugdwet door Jeugdhulpregio FoodValley en Renswoude is in verschillende processtappen belegd. Zo controleert Jeugdhulpregio FoodValley of aan de gedeclareerde zorgprestaties ook een toewijzing ten grondslag ligt (het zogeheten “recht”). Renswoude controleert dit. De aspecten hoogte en duur worden door de accountants van de zorgaanbieders gecontroleerd. Afhankelijk van de uitkomsten van deze verschillende controles kan Renswoude zelf een conclusie trekken ten aanzien van de rechtmatigheid van de verstrekkingen in het kader van de Jeugdwet. De aansluiting tussen de zorgadministratie en de ontvangen productieverantwoordingen wordt door de Jeugdhulpregio FoodValley voorbereid. De accountant van de Jeugdhulpregio FoodValley verstrekt hierbij echter geen zekerheid en geen controleverklaring.
Renswoude moet hierdoor zelf nog de productieverantwoordingen verzamelen, controleren en aasluiten met de productiegegevens. Deze werkwijze geldt nog voor 2025 als laatste jaar. Vanaf 2026 wordt Jeugdhulpregio FoodValley een gemeenschappelijke regeling, waarbij Renswoude van de gemeenschappelijke regeling verwacht zekerheid te verkrijgen over de uitgaven. Naast de rechtmatigheid is ook de volledigheid van de met de Jeugdwet samenhangende verplichtingen een belangrijk aandachtspunt. Renswoude maakt gebruik van schattingen om de kosten van nog niet ingediende declaraties over 2025 aan het eind van het jaar te bepalen. Wij benadrukken het belang dat Renswoude zelf een betrouwbare inschatting maakt voor het bepalen van geleverde prestaties en de posities van vorderingen en schulden. Wmo Voor de Wmo heeft de gemeente zowel de toeleiding tot de zorg als de contractvorming en verwerking van zorgdeclaraties in eigen beheer. Renswoude volgt het landelijk accountantsprotocol financiële verantwoording Wmo en Jeugdwet. Op grond van dit protocol wordt door de zorgaanbieders Wmo een productieverantwoording ingediend voorzien van controleverklaring. Deze productieverklaringen zijn voor Renswoude een belangrijk controlemiddel. Voor het onderdeel prestatielevering bij Wmo wordt gesteund op controleverklaringen van de zorgleveranciers die pas in de loop van 2026 over 2025 worden verwacht.
Van belang is dat Renswoude de volledigheid van deze verantwoordingen bewaakt en evalueert wat de uitkomsten zijn van de uitgevoerde accountantscontroles bij de zorgaanbieders. Zoals toegelicht in onderdeel 3.2 van deze managementletter is de ruimte voor onzekerheden vanaf boekjaar 2025 kleiner. Onzekerheden moeten namelijk worden opgeteld bij eventuele fouten, waarbij de totale ruimte vanaf verslagjaar 2% bedraagt in plaats van 3% voor onzekerheden afzonderlijk.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
20
Actiepunt: Renswoude dient zelf vast te stellen en inzichtelijk te maken voor welk deel van de uitgaven een productieverantwoording met controleverklaring is ontvangen en welk deel niet. Het laatste betekent dat de uitgaven mogelijk onzeker zijn. Voor zorgaanbieders waarbij geen zekerheid is ontvangen door middel van een gecontroleerde productieverantwoording, adviseren wij Renswoude zelf aanvullende controles te laten uitvoeren door de VIC. Voorbeelden hiervan zijn het controleren van zorgovereenkomsten en bijbehorende prestatielevering of het uitvoeren van enquêtes, afhankelijk van het type zorg. Voorgaand jaar heeft Renswoude voor de Zorg in natura gebruik gemaakt van telefonische enquêtes. Wij adviseren naast deze werkzaamheden ook de PGB zorg te betrekken bij de verbijzonderde interne controle en aanvullende interne controles.
5 .7 .
Subsidie s in re latie tot de SiSa ve ran tw oordin g
Renswoude kent SiSa-regelingen, waarbij specifieke uitkeringen door Renswoude door middel van meerjarige subsidies of bijdragen zijn uitbesteed aan derde partijen. In dat geval is het van belang dat voor de SiSa-verantwoording 2025 zicht is op de daadwerkelijke totstandkoming of levering van de te subsidiëren producten of diensten. Het bestedingsbegrip volgens SiSa is niet gekoppeld aan de subsidieverstrekking, maar aan de daadwerkelijke totstandkoming of levering van de te subsidiëren producten of diensten. In de IBI-nieuwsbrief 134 is dit naar aanleiding van onduidelijkheden bij provincies verduidelijkt: Er moet door de provincie jaarlijks in de SiSa-bijlage van de jaarrekening verantwoording worden afgelegd over de besteding van de middelen die ontvangen zijn in het kader van een specifieke uitkering. Ook als die middelen doorgezet zijn naar een derde in de vorm van een subsidie. Voor de verantwoording van een specifieke uitkering is het moment van de prestatielevering leidend. Er gelden voor de verantwoording van een specifieke uitkering geen grensbedragen. Deze regelgeving is ook voor gemeenten van toepassing. Wij adviseren u daarom om in voorkomende situaties goede afspraken te maken met derde partijen om te borgen dat uw gemeente ten behoeve van de SiSa-bijlage tijdig inzicht verkrijgt in de daadwerkelijke totstandkoming of levering van de meerjarige subsidies.
6. Aandachtspunten vanuit wet - en regelgeving 6 .1 .
Notitie Ove rhe ad
De commissie BBV heeft in de notitie Overhead de regelgeving met betrekking tot de toerekening van overhead geactualiseerd, verduidelijkt en samengevoegd in één notitie. De notitie is van toepassing vanaf het begrotingsjaar 2025. De belangrijkste uitspraken en aanbevelingen zijn als volgt: Stellige uitspraak: Voor de berekening van de tarieven voor de lokale heffingen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt die is opgenomen in de financiële verordening. Deze methodiek mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead. Stellige uitspraak: De definitie van overhead is aangescherpt waardoor alle functies die onderdeel uitmaken van een specifieke taak geen onderdeel zijn van de overhead.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
21
Aanbevelingen: De commissie adviseert om overhead niet bij de begroting vorm te geven, maar door middel van de financiële verordening of door een nota Overhead aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. In deze nota neemt de gemeente keuzes op ten aanzien van kaderstelling, methodiek en onderscheiding van primaire processen en overhead. Advies: Wij adviseren bovenstaande aanbevelingen over te nemen en te verwerken in de financiële verordening of een nota Overhead. Daarnaast is de definitie van overhead nader verduidelijkt door middel van de definitie “PIOFACH” zijnde: personeel, informatisering en automatisering, organisatie, financiën, archivering, communicatie en huisvesting. Ook is een verduidelijking aangebracht dat indien leidinggevenden betrokken zijn bij het primaire proces deze naar rato toegerekend dienen te worden aan het primaire proces. Actiepunt: Stel vast dat opvolging plaats heeft gevonden van het doorvoeren van de uitgangspunten vanuit de notitie Overhead in de programmarekening evan Renswoude. 6 .2 .
Notitie structure le e n in cide nte le baten e n laste n
De Commissie BBV heeft de notitie Structurele en incidentele baten en lasten aangepast als gevolg van de publicatie van de Notitie incidenteel-structureel voor het Bestuurlijk Overleg Financiele verhouding (BOFv) van 21 november 2023. In deze notitie van het BOFv zijn afspraken vastgelegd en verduidelijkingen opgenomen over de verschillende vraagstukken die onder de noemer incidenteel/structureel worden geschaard. Zo bevat het de voorwaarden voor gemeenten op welke manier het is toegestaan om het surplus van de algemene reserve ruimer in te zetten. Doel van deze notitie is om het onderscheid tussen incidentele en structurele baten en lasten te verduidelijken, zodat de begrippen ‘incidenteel’ en ‘structureel’ meer eenduidig toegepast worden. Deze verduidelijking vindt plaats door middel van een algemeen kader en diverse uitgewerkte (niet limitatieve) voorbeelden. De notitie bevat zowel een hoofdstuk specifiek gericht op raadsleden als informatie bedoeld voor vakspecialisten die de begroting en jaarstukken opstellen en voor het college die deze stukken ter vaststelling aanbiedt aan de raad. In deze notitie is een stellige uitspraak en enkele aanbevelingen opgenomen: Stellige uitspraak: Voor de in het overzicht van incidentele baten en lasten opgenomen posten is een nadere toelichting vereist.
Aanbeveling: De Commissie BBV adviseert in de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) een grensbedrag op te nemen vanaf welke omvang incidentele lasten en baten afzonderlijk gespecificeerd worden in het overzicht incidentele lasten en baten. Aanbeveling: De Commissie BBV adviseert het structureel begrotingssaldo te presenteren conform het voorbeeld in hoofdstuk 4 van de notitie. In uw geldende financiële verordening is het grensbedrag van € 10.000 opgenomen voor het afzonderlijk specificeren en toelichten van incidentele baten en lasten. Wij hebben begrepen dat voorgesteld wordt dit bedrag te wijzigen naar € 25.000 in de vergadering van 9 december 2025.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
22
6 .3 .
Notitie ve rbon de n partijen
De Commissie BBV heeft de notitie Verbonden Partijen uit 2016 aangepast. Dit mede als gevolg van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022. De nieuwe notitie gaat nader in op versterking van de positie van gemeenteraden bij besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen, introductie van aanvullende controle-instrumenten voor gemeenteraden en verbetering van de positie van gemeenteraden met betrekking tot het functioneren van de regeling. Daarnaast wordt er in het kader van bovenregionale afstemming en uitvoering steeds meer en intensiever samengewerkt via verbonden partijen. De complexiteit van de problematiek die in deze partijen worden ondergebracht kan van invloed zijn op het inzicht en de invloed die een gemeenteraad heeft en de wijze waarop de gemeenteraad zijn taken uit kan voeren. In de notitie worden handvatten uit het BBV en de Wgr toegelicht zodat het college en de raad in staat worden gesteld om hun verantwoordelijkheden na te komen. De belangrijkste uitspraken en aanbevelingen zijn als volgt: Stellige uitspraak: Bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen moeten als directe lasten op de taakvelden worden geboekt. De bijdragen worden aan de lastenkant bij gemeenten en batenkant bij gemeenschappelijke regelingen verwerkt zonder afsplitsing van de overhead naar het taakveld Overhead.
Aan de lastenkant bij de gemeenschappelijke regelingen vindt de afsplitsing van de overhead op het taakveld Overhead wel plaats. Stellige uitspraak: Wanneer de gemeenschappelijke regeling overheadtaken van de gemeente uitvoert, dan wordt de bijdrage voor deze gemeentelijke overheadtaken aan de lastenkant bij gemeenten en batenkant bij gemeenschappelijke regelingen op het taakveld Overhead begroot en verantwoord. Aanbeveling: In het geval dat formeel juridisch geen sprake is van een verbonden partij door het ontbreken van een financieel belang zoals gedefinieerd in het BBV, maar er wel sprake is van: o
een structurele bekostiging in overwegende mate van (de activiteiten van) een organisatie via één of meer geldstromen (begrotingsfinanciering, subsidie en overeenkomst van opdracht); én
o
een bestuurlijk belang,
beveelt de Commissie BBV aan om deze organisaties gezien het maatschappelijke of algemene belang en de mogelijke risico’s op te nemen in de paragraaf verbonden partijen. Aanbeveling: De commissie BBV adviseert in de paragraaf verbonden partijen een tabel op te nemen zoals opgenomen in paragraaf 4.2 van de notitie.
6 .4 .
We t DBA
Vanaf 1 januari 2025 is het handhavingsmoratorium in de Wet DBA vervallen en gaat de Belastingdienst weer volledig handhaven. Organisaties die met schijnzelfstandigen werken, lopen financiële risico’s, waardoor naheffingsrisico’s kunnen ontstaan. Wij adviseren u uw verhouding met ingehuurde zelfstandigen blijvend te beoordelen op een mogelijke schijnzelfstandigheid en, zo nodig, acties te ondernemen om een risico op een naheffing te mitigeren.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
23
6 .5 .
Duurz aamh eid
Gemeenten vallen niet onder verplichte rapportages over duurzaamheid. Wel spelen gemeenten een belangrijke rol bij het realiseren van verduurzaming in de samenleving. De vele activiteiten op dit gebied vragen om verantwoording en hiervoor is de ‘handreiking Duurzaamheidsrapportage en verantwoording voor decentrale overheden’ een bruikbaar hulpmiddel. Deze handreiking zal naar verwachting in het najaar van 2025 worden geüpdatet. Wij adviseren u hiervan kennis te nemen en het is aan te bevelen deze handreiking te gebruiken bij het opstellen van uw begroting en jaarrekening.
6 .6 .
Ove rig e in formatie ve rplich ting en ron d duurz aamh e id
In eerdere rapportages zijn de belangrijkste informatieverplichtingen rond duurzaamheid toegelicht. De komende jaren nemen deze verplichtingen toe en voor sommige (soorten) organisaties gelden nu al aanvullende verplichtingen. Wij adviseren om dit regelmatig te onderzoeken, bijvoorbeeld via de website Wetchecker energiebesparing (rvo.nl). Om de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheidsdoelstellingen en -vereisten goed te volgen en onze opdrachtgevers hierbij te ondersteunen, is binnen ons kantoor een Projectteam Duurzaamheid actief. Voor vragen kan via onze algemene contactgegevens altijd een beroep worden gedaan op dit projectteam.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
24
7. Opvolging eerdere aanbevelingen In eerdere managementletters en accountantsverslagen hebben wij geadviseerd over verbeteringsmogelijkheden in de interne beheersingsmaatregelen. De opvolging van een aantal aanbevelingen is nog onderhanden. Hieronder vermelden wij de followup door Renswoude van de opvolging van de belangrijkste aanbevelingen en adviezen die zijn afgerond of in eerdere hoofdstukken nog niet aan bod zijn gekomen. Score
Betekenis Aanbeveling / adviespunt opgevolgd. Deels opgevolgd. Genoemde adviespunt is nog ter opvolging. Aanbeveling / adviespunt niet opgevolgd.
Nr.
Bevinding eerdere rapportage
Opvolging in 2025
1
Wij adviseren Renswoude om de adequate verlofregistratie te borgen en nauwlettend te monitoren gedurende het jaar en dit onderdeel uit te laten maken van het jaarlijkse gesprek tussen werknemer en werkgever. Daarnaast adviseren wij om de verlofregistratie per balansdatum centraal te registeren zodat vastgesteld kan worden of er gemeentebreed sprake is van een gelijkblijvend volume aan verlof.
Wij hebben begrepen dat de verlofmonitoring tussen werknemer en werkgever plaats zal vinden via de jaarlijkse gesprekken en dat de verlofstanden per ultimo 2025 beschikbaar zullen zijn.
2
Het interne controleplan is overkoepelend vastgesteld op hoog niveau. Om deze reden is niet direct inzichtelijk op welke processen Renswoude verbijzonderde interne controlewerkzaamheden uit zal voeren.
Renswoude heeft vanuit de scoping alle processen in beeld en per proces de controlewerkzaamheden benoemd.
3
In het kader van een efficiënte en effectieve controle adviseren wij het toetsingskader in te richten op die processen die afwijkingen van materieel belang kunnen bevatten. Zodat dit toetsingskader vervolgens vertaald kan worden naar de (verbijzonderde) interne controle.
Het toetsingskader is opgesteld. De koppeling hiervan met de risicoanalyse en uiteindelijke werkprogramma’s moeten nog plaatsvinden.
4
Maak een plan voor als er fraude wordt geconstateerd (fraude contingency plan) zodat duidelijk is welke stappen door wie moeten worden gezet.
Opgevolgd in 2025.
Gemeente Renswoude
Managementletter 2025 d20252025
Status
25
5
Ten aanzien van de Wet Inburgering 2021 (SiSa-regeling G10) merken wij op dat de gemeente een algemeen M&O beleid heeft, maar dat dit nog specifiek gemaakt moet worden voor de Wet Inburgering. Hierdoor kon de opzet, bestaan en effectieve werking van het M&O beleid van de Wet Inburgering in 2024 niet worden vastgesteld.