D. Eindrapport dienstverlening bouwen en wonen Scherpenzeel
Tekst van het document
3.1 Conclusies aanvragen en afhandeling omgevingsvergunningen OddV handelt vergunningaanvragen efficiënt af, rol gemeente Scherpenzeel beperkt bij afhandeling Bij de afhandeling van vergunningsaanvragen is de rol van de gemeente beperkt. De Omgevingsdienst de Vallei is de uitvoeringsorganisatie die de vergunningaanvragen afhandelt. De gemeente maakt het beleid en stelt de bestemmingsplannen vast. De OddV toetst de aanvragen onder andere aan de gemeentelijke bestemmingsplannen en de regels uit het landelijke bouwbesluit. Daarnaast toetst een onafhankelijke welstandscommissie of het bouwplan voldoet aan de gemeentelijke welstandscriteria. Indien er sprake is van een monument dan geeft de onafhankelijke monumentencommissie ook nog een advies aan het college over het bouwplan. De afstemming tussen de gemeente en de OddV verloopt soepel, met name door de korte communicatielijnen. Uit het onderzoek blijkt dat de OddV de vergunningsaanvragen efficiënt afhandelt. De OddV streeft naar doelgerichte en efficiënte dienstverlening, maar houdt ook de klanttevredenheid in de gaten. De OddV is steeds bezig om het aanvraag- en afhandelingsproces te optimaliseren met behoud van klanttevredenheid. Afhandeling vergunningen in Scherpenzeel binnen wettelijke termijnen Voor de afhandeling van vergunningen gelden landelijke normen, waar ook Scherpenzeel aan moet voldoen.
De gemeente communiceert deze normen onder andere via de gemeentelijke website. Uit het onderzoek concludeert de rekenkamercommissie dat Scherpenzeel aanvragen binnen de wettelijke termijnen afhandelt. Monitoring en verantwoording op orde De OddV beschikt over een managementinformatiesysteem waarin informatie van alle vergunningsaanvragen is vastgelegd, waaronder ook doorlooptijden en termijnen. De verantwoordingsinformatie van de OddV aan het college over de afhandeling van vergunningen is op orde. Proces vergunningaanvraag en -afhandeling voor inwoners ingewikkeld Het aanvragen van een vergunning en de wijze waarop beoordeeld wordt, is voor veel inwoners en bedrijven ingewikkeld. De gemeentelijke website bevat veel informatie over regels en procedures, maar de juiste informatie vinden valt niet altijd mee, mede vanwege de technische en juridische termen die gebruikt worden. Zo worden de termen vooroverleg en principeverzoek op de website gebruikt voor hetzelfde overleg. Ook is voor veel inwoners en bedrijven de rol van de gemeente en de rol van de OddV niet heel duidelijk. Uit het onderzoek komt naar voren dat inwoners vaak niet goed op de hoogte zijn van de indieningsvereisten. Daardoor dienen ze onvolledige aanvragen in, waardoor het aanvraagproces vertraging oploopt.
De gemeente is volgens eigen zeggen al bezig met het verbeteren van informatievoorziening aan de voorkant -24-
van het aanvraagproces, maar de rekenkamercommissie heeft daar nog geen concrete acties en verbeteringen van gezien.
3.2 Conclusies indienen en afhandeling bezwaarschriften Bezwaarschriften zorgvuldig afgehandeld volgens regels De rekenkamercommissie concludeert uit het onderzoek dat bezwaarschriften tegen besluiten van de gemeente zorgvuldig en volgens de regels afgehandeld worden. Het afhandelingsproces doorloopt de wettelijke stappen. Hoewel de afhandeling volgens inwoners wellicht lang duurt, verloopt het proces zorgvuldig en dat heeft de nodige doorlooptijd. Weinig bezwaarschriften in Scherpenzeel en vergunningen juist afgehandeld De rekenkamercommissie stelt vast dat het aantal ingediende bezwaarschriften jaarlijks gering is in Scherpenzeel; het gaat om 5 tot 8 bezwaarschriften. Van deze bezwaarschriften was het merendeel ongegrond (4 tot 6). De rekenkamercommissie concludeert dat de vergunningen in Scherpenzeel, in het algemeen op een juiste wijze afgehandeld worden. Een juiste afhandeling wil overigens nog niet zeggen dat inwoners en bedrijven ook tevreden zijn over de afhandeling. In het onderzoek heeft de rekenkamercommissie gesproken met een inwoner die over de afdoening van zijn bezwaarschrift ontevreden was. Uit dit enkele specifieke geval kan de rekenkamercommissie echter geen conclusies trekken over de klanttevredenheid van inwoners in het algemeen en de houding van de gemeente.
De betreffende casus speelde in de periode 2014-2016 en de rechter oordeelde uiteindelijk dat de gemeente op goede gronden de vergunning heeft geweigerd. Volgens de rekenkamercommissie toont de casus het belang van goede communicatie aan.
3.3 Conclusies toegankelijkheid website Toegankelijkheid website nog niet actueel Medio 2021 voldeed de gemeentelijke website nog niet (volledig) aan de toegankelijkheidseisen. De gemeente is ermee bezig en gedurende de eindfase van het rekenkameronderzoek was de website vernieuwd. Volgens de gemeente voldoet de nieuwe website aan de toegankelijkheidseisen. Op het moment dat het rekenkameronderzoek werd afgerond, waren de resultaten daarvan echter nog niet bekend. De toegankelijkheidsverklaring op de website is namelijk niet actueel en verwijst nog naar de oude website.
3.4 Aanbevelingen Op grond van bovenstaande conclusies komt de rekenkamercommissie met een aanbeveling voor het college van B&W: Verbeter de informatie over regelgeving, leges en indieningsvereisten van vergunningaanvragen, onder andere op de gemeentelijke website. Zorg ervoor dat de complexe regelgeving te begrijpen is voor inwoners en bedrijven. Schakel zo nodig een communicatiedeskundige in.
-25-
4. Bestuurlijke reactie college en nawoord rekenkamercommissie 4.1 Bestuurlijke reactie van het college van B&W
-26-
-27-
4.2 Nawoord We hebben kennisgenomen van de reactie van het college d.d. 14 december 2021 op het onderzoeksrapport en vinden het positief dat college de conclusies en aanbeveling onderschrijft. Als de raad de conclusies en aanbeveling uit het rapport vaststelt, zullen wij te zijner tijd in het doorwerkingsonderzoek, na circa drie jaar, nagaan hoe hieraan gevolg is gegeven. Tot slot willen we het college, de ambtenaren, de medewerkers van de OddV en overige betrokkenen bedanken voor de medewerking aan het onderzoek en de open gesprekken. We hopen dat dit rapport ook op de langere termijn bijdraagt aan de kwaliteit van dienstverlening in Scherpenzeel.
-28-
Bijlage 1 Bronnenlijst Gemeente Scherpenzeel • Regelement Monumentencommissie, gemeente Scherpenzeel. 1 juli 2010 • Notitie Monumentenbeleid, gemeente Scherpenzeel, 14 aug 2012 • Lijst met categorieën waarvoor geen verklaring van geen bedenking van de raad vereist is, vastgesteld door gemeenteraad 28 nov 2013 • Erfgoedverordening gemeente Scherpenzeel, 6 maart 2014 • Brief aan inwoner, weigering omgevingsvergunning, 30 okt 2015 • Jaarverslagen klachtenafhandeling, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 • kwaliteitshandnorm dienstverlening Scherpenzeel , vastgesteld B&W 1 april 2014 • Uitspraak Rechtbank Gelderland d.d.
19 mei 2016 • Nota Ruimtelijke Kwaliteit 2016, vastgesteld in raadsvergadering 29 sep 2016 • Verordening Klachtenafhandeling Scherpenzeel 2017 • Presentatie Organisatieontwikkeling “Scherpenzeel in beweging” uit 2018 • Verordening onafhankelijk commissiebezwaarschriften, 13 mrt 2018 • Dienstverleningsvisie gemeente Scherpenzeel “Betrokken en Dichtbij”, 5 juni 2020 • Memo van college aan gemeenteraad Scherpenzeel “Visie op dienstverlening”, 14 juli 2020 • Jaarverslagen bezwaarschriftencommissie Scherpenzeel, 2017, 2018, 2020 • Legesverordening 2021, gemeente Scherpenzeel, vastgesteld in raad 17 dec 2020 • Brief van inwoner aan rekenkamercommissie met bijlagen, 30 april 2021 OddV • Jaarverslagen Omgevingsdienst de Vallei, 2017, 2018, 2019 • Welkom bij Omgevingsdienst de Vallei (oddevallei.nl) • • • •
OddV, WP001 informatieverstrekking en vooroverleg, 10 jan 2013 OddV, WP003 behandelen vergunningaanvraag regulier, 10 jan 2013 OddV, WP004 behandelen vergunningaanvraag uitgebreid, 10 jan 2013 Evaluatie/advies rapport Pilot Snelservice 2020, Omgevingsdienst de Vallei
Algemene informatie Omgevingsvergunning • Website Kenniscentrum InfoMil, Rijkswaterstaat Minsiterie van Infrastructuur en Waterstaat, Procedure - Kenniscentrum InfoMil, Ruimtelijke toestemmingen Wabo - Kenniscentrum InfoMil • Omgevingsvergunning / Wabo - Omgevingsweb • Wet algemene bepalingen omgevingsrecht - Wikipedia • Bouwregelgeving | Rijksoverheid.nl • wetten.nl - Regeling - Besluit omgevingsrecht - BWBR0027464 (overheid.nl) • Bouwbesluit 2012 (bouwbesluitonline.nl) • Vergunningvrij bouwen, publieksbrochure Min. BZK, juli 2018 -29-
Bezwaarschriften • Handreiking bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht, Boom juridische uitgevers, 2004 • Klacht of bezwaar? | Nationale ombudsman • wetten.nl - Regeling - Algemene wet bestuursrecht - BWBR0005537 (overheid.nl) • Verordening onafhankelijke commissie bezwaarschriften, gemeente Scherpenzeel, 13 maart 2018
Toegankelijkheid website • Home | Digitoegankelijk (website Logius, ministerie van Binnenlandse Zaken) • Register van toegankelijkheidsverklaringen | Invulassistent Toegankelijkheidsverklaring • Audit testrapport voor https://scherpenzeel.nl - Nulmeting - WCAG.nl)
-30-
Bijlage 2 Respondenten
Gemeente Scherpenzeel • Beleidsmedewerker Ruimtelijke Ontwikkeling • Juridisch beleidsadviseur • Juridisch administratief medewerker afdeling Ruimte en Groen • Portefeuillehouder • Secretaris bezwaarschriftencommissie • Webmaster • Gemeentesecretaris Omgevingsdienst de Vallei • Medewerker Vergunningen, contactpersoon Scherpenzeel • Manager afdeling Vergunningen Overig • Twee leden van de bezwaarschriftencommissie gemeente Scherpenzeel • Inwoner • Makelaar • Monumentencommissie
-31-
Bijlage 3 Stapsgewijze handelingen bij reguliere en uitgebreide procedure Wabo Bron: www.informil.nl/onderwerpen/ruimte/ruimtelijke/ (website van Rijkswaterstaat, Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (geraadpleegd op 22 mrt 2021)
Reguliere procedure Handeling
Uitgebreide procedure Termijn
Handeling
Aanvraag Inhoud aanvraag
De aanvrager ondertekent de aanvraag. Hij moet bovendien alle belangrijke gegevens overleggen.
De aanvrager ondertekent de aanvraag. Hij moet bovendien alle belangrijke gegevens overleggen.
Indiening aanvraag
De aanvraag dient men schriftelijk of elektronisch in. Dit moet gebeuren bij burgemeester en wethouders van de gemeente waar de aanvrager het project grotendeels uitvoert.
De aanvraag dient men schriftelijk of elektronisch in. Dit moet gebeuren bij burgemeester en wethouders van de gemeente waar de aanvrager het project grotendeels uitvoert.
Bevestiging aanvraag
Het bevoegd gezag bevestigt de ontvangst van de aanvraag en geeft de procedure weer.
Het bevoegd gezag bevestigt de ontvangst van de aanvraag en geeft de procedure weer.
Kennisgeving
Het bevoegd gezag geeft op een geschikte wijze kennis van de aanvraag.
Aanvraag buiten behandeling laten
Het bevoegd gezag kan besluiten de aanvraag niet te behandelen als daarin iets niet klopt.
Het bevoegd gezag kan besluiten de aanvraag niet te behandelen als daarin iets niet klopt.
Verklaring van geen bedenkingen
Het bevoegd gezag stuurt het bestuursorgaan dat bevoegd is tot het geven van een verklaring van geen bedenkingen een exemplaar van de aanvraag.
Ontwerp -32-
Termijn
Reguliere procedure Handeling
Uitgebreide procedure Termijn
Handeling
Kennisgeving
Het bevoegd gezag geeft op geschikte wijze kennis van de beslissing op de aanvraag.
Ter inzagelegging
Het bevoegd gezag legt alle belangrijke stukken ter inzage.
Zienswijzen
Iedereen kan zienswijzen tegen het ontwerpbesluit naar voren brengen.
Termijn
Beslissing op aanvraag Reactie op zienswijzen
Beslistermijn beslissing op aanvraag
Het bevoegd gezag betrekt bij de beantwoording van de zienswijzen alle belangrijke informatie. Deze beantwoording is een motivering van het besluit. Het bevoegd gezag beslist meestal binnen acht weken na ontvangst daarvan op de aanvraag. Het vergaart kennis over de belangrijke feiten en belangen en weegt de belangen af.
Binnen 8 weken
Het bevoegd gezag besluit normaal binnen zes maanden na ontvangst van de aanvraag. Het vergaart kennis over de belangrijke feiten en belangen en weegt de belangen af.
Omgevingsverg unning Als het bevoegd gezag niet op tijd een besluit van neemt geldt de beschikking van rechtswege. rechtswege Kennisgeving
Het bevoegd gezag doet zo snel mogelijk mededeling van de beschikking en stuurt deze op aan betrokkenen.
Het bevoegd gezag geeft op geschikte wijze kennis van de beslissing op de aanvraag.
Ter inzagelegging
Het bevoegd gezag legt de beslissing op de aanvraag en de bijbehorende stukken ter inzage. -33-
Binnen 6 maanden
Reguliere procedure Handeling
Uitgebreide procedure Termijn
Handeling
Bezwaar Inwerkingtredi ng
Een beschikking op grond van de Wabo treedt meestal in werking met ingang van de dag na haar bekendmaking.
Bezwaar
Voor beroep bij een bestuursrechter moet men eerst bezwaar maken. Dit moet binnen zes weken bij het bevoegde gezag dat het besluit nam.
Voorlopige voorziening
Een belanghebbende die een bezwaarschrift indient kan ook een verzoek om voorlopige voorziening indienen.
Horen
Voordat het bevoegd gezag op het bezwaar beslist, stelt het belanghebbenden in de gelegenheid om zich te laten horen.
Beslistermijn en beslissing op bezwaar
Het bevoegd gezag beslist normaal binnen zes weken op het bezwaarschrift. Het vergaart kennis over de belangrijke feiten en belangen en weegt de belangen af.
Bekendmaking beslissing op bezwaar
Degenen voor wie de beschikking geldt krijgen deze toegezonden of uitgereikt.
Binnen 6 weken
Binnen 6 weken
Beroep inwerkingtredi ng
De beschikking treedt in werking de dag na afloop van de termijn voor het indienen van een -34-
Termijn
Reguliere procedure Handeling
Uitgebreide procedure Termijn
Handeling
Termijn
beroepschrift.
Beroep
De termijn voor het indienen van een beroepschrift door belanghebbenden bij de rechtbank bedraagt zes weken.
Voorlopige voorziening
Een belanghebbende die een beroepschrift indient kan ook een verzoek om voorlopige voorziening indienen.
Relevante stukken en verweerschrift
Het bevoegd gezag stuurt de belangrijke stukken naar de bestuursrechter en dient een verweerschrift in.
Verschijning ter zitting
Het bevoegd gezag kan door de bestuursrechter worden opgeroepen.
Uitspraak
De bestuursrechter doet meestal binnen zes weken uitspraak.
6 weken
De termijn voor het indienen van een beroepschrift door belanghebbenden bij de rechtbank bedraagt zes weken.
6 weken
Een belanghebbende die een beroepschrift indient kan ook een verzoek om voorlopige voorziening indienen. Het bevoegd gezag stuurt de belangrijke stukken naar de bestuursrechter en dient een verweerschrift in. Het bevoegd gezag kan door de bestuursrechter worden opgeroepen. Binnen 6 weken
De bestuursrechter doet meestal binnen zes weken uitspraak.
Binnen 6 weken
6 weken
6 weken
De termijn voor het indienen van een beroepschrift door belanghebbenden bij de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State bedraagt zes weken.
Hoger beroep
Beroep
De termijn voor het indienen van een beroepschrift door belanghebbenden bij de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State bedraagt zes weken.
Voorlopige voorziening
Een belanghebbende die een beroepschrift indient kan ook een verzoek om voorlopige voorziening indienen.
Een belanghebbende die een beroepschrift indient kan ook een verzoek om voorlopige voorziening indienen. -35-
Reguliere procedure Handeling Relevante stukken en verweerschrift
Het bevoegd gezag stuurt de belangrijke stukken naar de bestuursrechter en dient een verweerschrift in.
Verschijning ter zitting
Het bevoegd gezag kan door de bestuursrechter worden opgeroepen.
Uitspraak
De bestuursrechter doet meestal binnen zes weken uitspraak.
Uitgebreide procedure Termijn
Handeling
Termijn
Het bevoegd gezag stuurt de belangrijke stukken naar de bestuursrechter en dient een verweerschrift in. Het bevoegd gezag kan door de bestuursrechter worden opgeroepen. Binnen 6 weken
-36-
De bestuursrechter doet meestal binnen zes weken uitspraak.
Binnen 6 weken