D. Eindrapport dienstverlening bouwen en wonen Scherpenzeel

COLOFON De rekenkamercommissie De rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand is een gemeenschappelijke onafhankelijke rekenkamercommissie van de gemeenten Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Renswoude, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde. De externe commissie bestaat uit een voorzitter en vier leden: de heer J. van Zomeren (voorzitter), de heer M. Pen (lid), de heer H.M. ter Beek (lid), de heer J. Doorakkers (lid) en mevrouw J. Versteegh (lid). De commissie heeft twee ambtelijke onderzoekers / secretarissen: mevrouw I.M.T. Spoor en mevrouw M. Barel.

Foto voorkant: Nieuwbouw in Scherpenzeel, Dutch Dronex.

-1-

Inhoudsopgave Bestuurlijke samenvatting .................................................................................................................. 3 1. Inleiding ......................................................................................................................................... 4 1.1 Aanleiding onderzoek ...........................................................................................................................4 1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen .......................................................................................................4 1.3 Onderzoekaanpak ................................................................................................................................5 2. Bevindingen....................................................................................................................................

6 2.1 Gemeentelijk beleid dienstverlening en organisatie ...........................................................................6 2.2.1 Gemeentelijk beleid .......................................................................................................................6 2.2.2 Gemeentelijke organisatie .............................................................................................................9 2.2 Aanvragen en afhandeling omgevingsvergunningen ...........................................................................9 2.2.1 Servicenorm vergunningen ............................................................................................................9 2.2.2 Aanvraag vergunningen ..............................................................................................................10 2.2.3 Proces vergunningsaanvraag ......................................................................................................12 2.2.4 Monitoring en verantwoording ...................................................................................................14 2.3 Indienen en afhandeling bezwaarschriften........................................................................................15 2.3.1 Regelgeving afhandeling bezwaarschriften ................................................................................16 2.3.2 Indienen

bezwaarschrift ..............................................................................................................16 2.3.3 Afhandeling bezwaarschriften .....................................................................................................17 2.3.4 Monitoring afhandeling bezwaarschriften ..................................................................................19 2.4 Klantpersperctief ................................................................................................................................20 2.4.1 Ervaring vergunning aanvragen ..................................................................................................20 2.4.2 Ervaring afhandeling bezwaar.....................................................................................................21 2.5. Toegankelijkheid website ..................................................................................................................22 3. Conclusies en aanbevelingen dienstverlening Scherpenzeel ...........................................................

24 3.1 Conclusies aanvragen en afhandeling omgevingsvergunningen .......................................................24 3.2 Conclusies indienen en afhandeling bezwaarschriften ......................................................................25 3.3 Conclusies toegankelijkheid website .................................................................................................25 3.4 Aanbevelingen ....................................................................................................................................25 4. Bestuurlijke reactie college en nawoord rekenkamercommissie .................................................... 26 4.1 Bestuurlijke reactie van het college van B&W ...................................................................................26 4.2 Nawoord .............................................................................................................................................28 Bijlage 1 Bronnenlijst ........................................................................................................................ 29 Bijlage 2 Respondenten .................................................................................................................... 31 Bijlage 3 Stapsgewijze handelingen bij reguliere en uitgebreide procedure Wabo ............................. 32

-2-

Bestuurlijke samenvatting Inleiding en aanleiding De rekenkamercommissie heeft in 2021 onderzoek gedaan naar de dienstverlening rond omgevingsvergunningen op het gebied van bouwen en wonen in de gemeente Scherpenzeel. Het onderzoek is uitgevoerd om na te gaan of de dienstverlening op het gebied van bouwen en wonen kan worden verbeterd door inzicht te geven in de wijze van informatieverstrekking en de afhandeling van vergunningsaanvragen en bezwaarschriften. Er was vanuit de gemeenteraad belangstelling voor het uitvoeren van dit onderzoek, omdat relatief veel inwoners en bedrijven te maken krijgen met aanvragen van omgevingsvergunningen en omdat de raadsleden soms signalen krijgen van ontevreden inwoners. Omgevingsdienst de Vallei Aanvragen van omgevingsvergunningen worden in Scherpenzeel afgehandeld door de Omgevingsdienst de Vallei (OddV). Voor informatie kunnen de inwoners en bedrijven naast de Omgevingsdienst ook terecht bij de gemeente. De Omgevingsdienst de Vallei is een samenwerkingsverband dat naast Scherpenzeel ook werkt voor de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Wageningen en de provincie Gelderland. Vergunningsaanvraag is ingewikkeld voor inwoners en bedrijven De rekenkamercommissie constateert dat het aanvragen van een vergunning en de wijze waarop beoordeeld wordt, voor veel inwoners en bedrijven ingewikkeld is.

De gemeentelijke website bevat veel informatie over regels en procedures, maar de juiste informatie vinden valt niet altijd mee, mede vanwege de technische en juridische termen die gebruikt worden. Ook is voor veel inwoners en bedrijven het verschil tussen de rol van de gemeente en de rol van de OddV niet heel duidelijk. Inwoners zijn vaak niet goed op de hoogte van de indieningsvereisten. Daardoor dienen ze onvolledige aanvragen in, waardoor het aanvraagproces vertraging oploopt. De gemeente is volgens eigen zeggen bezig met het verbeteren van informatievoorziening aan de voorkant van het aanvraagproces, maar de rekenkamercommissie heeft daar nog geen concrete acties en verbeteringen van gezien. Afhandeling vergunningen verloopt efficiënt Uit het onderzoek blijkt dat de OddV de vergunningsaanvragen efficiënt afhandelt binnen de wettelijke afhandelingstermijnen. De OddV streeft naar doelgerichte en efficiënte dienstverlening, maar houdt ook de klanttevredenheid in de gaten. De OddV is steeds bezig om het aanvraag- en afhandelingsproces te optimaliseren met behoud van klanttevredenheid. De rol van de gemeente bij de afhandeling van aanvragen is beperkt. De gemeente maakt het beleid, stelt bestemmingsplannen op, waaraan de aanvragen worden getoetst en de gemeente verstrekt informatie aan inwoners en bedrijven.

Afhandeling bezwaarschriften zorgvuldig De rekenkamercommissie concludeert dat bezwaarschriften tegen besluiten van de gemeente zorgvuldig en volgens de regels afgehandeld worden. Het afhandelingsproces doorloopt de wettelijke stappen. Hoewel de afhandeling volgens inwoners wellicht lang duurt, verloopt het proces zorgvuldig en dat heeft de nodige doorlooptijd. Het aantal bezwaarschriften was in de periode 2017 t/m 2020 jaarlijks gering (5 tot 8) en hiervan was het merendeel ongegrond. Aanbeveling Naar aanleiding van de conclusies adviseert de rekenkamercommissie de gemeente Scherpenzeel om de informatie over regelgeving, leges en indieningsvereisten van vergunningaanvragen op onder andere de website te verbeteren. -3-

1. Inleiding Wie in Scherpenzeel wil bouwen, verbouwen of slopen krijgt te maken met regelgeving. Voor bepaalde werkzaamheden is een omgevingsvergunning nodig en voor andere werkzaamheden niet. Inwoners kunnen terecht bij de gemeente en de Omgevingsdienst de Vallei (OddV) voor informatie over de regelgeving en het aanvragen van vergunningen. Wanneer een vergunningsaanvraag afgewezen wordt en een inwoner het er niet mee eens is, dan kan een bezwaar ingediend worden. In dit rekenkameronderzoek gaan we in op de dienstverlening rond omgevingsvergunningen op gebied van bouw en wonen: de informatievoorziening, de afhandeling van vergunningsaanvragen en afhandeling van bezwaarschriften.

1.1 Aanleiding onderzoek De auditcommissie van de gemeente Scherpenzeel heeft de rekenkamercommissie gevraagd om dit onderzoek uit te voeren. Vanuit de raad bestaat een toenemende belangstelling voor dit onderwerp, omdat het veel inwoners en ondernemers raakt en er soms signalen van ontevredenheid over dienstverlening doorklinken. Dat kan te maken hebben met de kwaliteit van dienstverlening, maar evengoed met ongenoegen wanneer vergunningaanvragen worden afgewezen. De rekenkamercommissie heeft het proces van de dienstverlening in kaart gebracht.

1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen Doelstelling Doel van het onderzoek is na te gaan of de dienstverlening op het gebied van bouwen en wonen verbeterd kan worden door inzicht te geven in de wijze waarop de gemeente en de Omgevingsdienst de Vallei informatie verstrekken en de aanvraag van omgevingsvergunningen en bezwaarschriften op gebied van bouw en wonen afhandelen. Centrale onderzoeksvraag Is de dienstverlening op het gebied van bouwen en wonen in de gemeente Scherpenzeel effectief en efficiënt? Onderzoeksvragen Om bovenstaande vraag te beantwoorden heeft de rekenkamercommissie de volgende deelvragen geformuleerd: Aanvragen en afhandeling omgevingsvergunningen 1. Welke doelstellingen heeft de gemeente Scherpenzeel ten aanzien van aanvragen van omgevingsvergunningen? 2. Hoe kan een inwoner een omgevingsvergunning aanvragen? 3. Is het proces van aanvraag en afhandeling omgevingsvergunning efficiënt ingericht? 4. Hoe worden vergunningsaanvragen gemonitord en hoe wordt erover verantwoord? Indienen en afhandeling bezwaarschriften 5. Welke doelstellingen heeft de gemeente t.a.v. de afhandeling van bezwaarschriften? 6. Hoe kan een inwoner bezwaar indienen? 7. Worden ingediende bezwaarschriften efficiënt afgehandeld? -4-

8.

Hoe wordt de afhandeling bezwaarschriften gemonitord en hoe wordt erover verantwoord?

Klantperspectief 9. Hoe ervaren inwoners de dienstverlening op het gebied van bouw en wonen? Toegankelijkheid website 10. Is de website van de gemeente Scherpenzeel toegankelijk?

1.3 Onderzoekaanpak In het onderzoek zijn documenten bestudeerd (zie bronnenlijst bijlage 1) en interviews gehouden met ambtenaren van de gemeente, de portefeuillehouder, medewerkers van de OddV, een makelaar, een inwoner en de voorzitter van de monumentencommissie (zie bijlage 2). Het onderzoek heeft geresulteerd in een rapport van bevindingen. Dat is voorgelegd aan de ambtelijke respondenten voor een check op eventuele feitelijke onjuistheden. Opmerkingen naar aanleiding van het ambtelijk wederhoor zijn verwerkt. Daarna zijn de conclusies en aanbevelingen toegevoegd aan het rapport. Het volledige rapport is vervolgens voorgelegd aan het college van B&W voor een bestuurlijke reactie. Deze reactie is integraal opgenomen in dit rapport in hoofdstuk 4. In januari 2022 is het eindrapport aangeboden aan de gemeenteraad.

-5-

2. Bevindingen 2.1 Gemeentelijk beleid dienstverlening en organisatie 2.2.1 Gemeentelijk beleid Voordat we in dit hoofdstuk ingaan op de dienstverlening ten aanzien van omgevingsvergunningen en afhandeling bezwaarschriften gaan we eerst in op het algemene dienstverleningsbeleid van de gemeente Scherpenzeel (Dienstverleningsvisie gemeente Scherpenzeel, Betrokken en dichtbij, 5 juni 2020). In het visiedocument gaat de gemeente uit van drie categorieën dienstverlening: 1) De inwoner vraagt: “Eén op één dienstverlening”. Dit heeft betrekking op de traditionele diensten die onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen, bijvoorbeeld aanvraag paspoorten, aanvraag vergunningen, verstrekken subsidie of uitkering; 2) “De Scherpenzelers” vragen: diensten geleverd in het algemeen belang van de gemeenschap, bijvoorbeeld beheer openbare ruimte, organisatie van mantelzorg; 3) De maatschappij vraagt: éénmalige projectmatige trajecten waarbij zaken in het algemeen belang worden opgepakt, bijvoorbeeld beleid en uitvoering van (nieuwe) wetgeving, inrichting straat of woonwijk. Dit rekenkameronderzoek richt zich op de dienstverlening in categorie 1, dus de één op één dienstverlening. De gemeenteraad heeft het visiedocument in juli 2020 ter kennisname ontvangen (Memo “visie op dienstverlening, 14 jul 2020).

Ten aanzien van de dienstverlening heeft de gemeente vier leidende principes in de visie “Dienstverlening” geformuleerd: Inlevend

De gemeente kent de inwoner en verdiept zich in de vraag van de inwoner. Houdt rekening met de verschillende doelgroepen. Persoonlijk contact is belangrijk en inwoners worden zo goed mogelijk ondersteund om tot een passende oplossing te komen. Inwoners worden meegenomen in de gekozen oplossingsrichting.

Korte lijnen

De gemeente handelt direct en geeft inwoners inzicht in de werkwijze. De gemeente zorgt ervoor dat inwoners en ondernemers zo effectief mogelijk geholpen worden. De ambtenaren staan in directe verbinding met de inwoners, zijn betrokken en dichtbij. Ze weten wat er speelt in de samenleving en signaleren kansen en bedreigingen.

Gastvrij

De ambtenaren doen net iets meer dan er verwacht wordt, dat is tekenend voor een gastvrije ontvangst binnen de gemeente Scherpenzeel. De gemeente staat dicht bij de samenleving en zoekt actief de communicatie en dialoog met de inwoners op. Daarbij wordt duidelijk aangegeven wat wel en niet binnen de grenzen van de mogelijkheden ligt.

Meedenkend

De ambtenaren werken vanuit de behoefte achter de vraag. Daarbij is het oplossen van het probleem belangrijker dan de vraag beantwoorden. Bij het ontwikkelen van initiatieven bepaalt de gemeente steeds de impact voor de samenleving. Belanghebbenden worden vastgesteld en meegenomen in de ontwikkeling van de initiatieven. Initiatieven vanuit de samenleving en netwerkpartners worden niet overgenomen maar gefaciliteerd.

-6-

Deze vier leidende principes zorgen er volgens de dienstverleningsvisie voor dat inwoners het volgende van de gemeente Scherpenzeel kunnen verwachten: “In Scherpenzeel voel je je welkom omdat we persoonlijk en meedenkend zijn, helder zijn over regels en procedures, initiatieven van inwoners waarderen en duidelijk zijn wanneer iets niet mogelijk is.” (Bron: Dienstverleningsvisie gemeente Scherpenzeel, “Betrokken en dichtbij”) Sturing van gemeente op toegangskanalen Inwoners kunnen via verschillende kanalen terecht bij de gemeente: website, telefoon, post, e-mail, balie, apps en social media. Social media en digitale nieuwsbrieven worden vooral gebruikt voor het versturen van nieuws en informatievoorziening over bijvoorbeeld maatschappelijke discussies binnen de gemeente. De receptie van de gemeente Scherpenzeel (bereikbaar aan de fysieke balie, telefonisch of digitaal) vormt de centrale toegang voor inwoners, bedrijven en instellingen. Het is de bedoeling dat de receptie vragen direct afhandelt. Als dit niet mogelijk is, worden de vragen doorgeleid naar ambtenaren van betreffende vakafdelingen. Verder promoot de gemeente vooral het gebruik van de website. Volgens de gemeente wordt via dit kanaal de bereikbaarheid geborgd, inwoners kunnen plaats- en tijdsonafhankelijk zaken regelen met de gemeente.

De gemeente hanteert het standpunt: digitaal waar kan, maar persoonlijk als dat meerwaarde oplevert. Daarbij wordt ook gekeken naar de complexiteit van de dienst en het type klant. Eenvoudige diensten voor zelfredzame inwoners kunnen eenvoudig digitaal afgehandeld worden. Onderstaande figuur geeft weer welk voorkeurskanaal van toepassing is bij een bepaalde dienst-doelgroepcombinatie. Welk toegangskanaal de inwoner ook gebruikt, de gemeente streeft ernaar dat de klant zo snel mogelijk naar de juiste vakspecialist wordt geleid.

Digitaal

Telefonisch

Persoonlijk

Figuur 2.1 Relatie tussen type dienstverlening, doelgroep en toegangskanaal (Bron: Dienstverleningsvisie gemeente Scherpenzeel “Betrokken en Dichtbij”)

-7-

Voor verschillende soorten dienstverlening heeft de gemeente Scherpenzeel kwaliteitservicenormen vastgelegd (vastgesteld door college B&W op 1 april 2014). De normen zijn gepubliceerd op de gemeentelijke website. Inwoners en bedrijven weten door deze normen wat zij van de gemeente kunnen verwachten (zie onderstaande tabel). Tabel 2.1 Typen dienstverlening in de gemeente Scherpenzeel met de servicenormen uit ‘kwaliteitsnormen dienstverlening 2014’. Type dienstverlening

Servicenormen

Telefoon

• De telefoon wordt binnen 25 seconden opgenomen. • De gemeente verbindt maximaal twee keer door. • Bij een terugbelafspraak neemt de gemeente binnen één werkdag telefonisch contact op. • Na afloop van een gesprek krijgt de beller de gelegenheid aan te geven of de vraag is beantwoord en of de aanvraag is afgehandeld. Zo niet, dan regelt de medewerker desgewenst een afspraak met een specialist.

Brief

• De gemeente beantwoordt een brief inhoudelijk binnen zes weken na ontvangst. • De briefschrijver ontvangt binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging, waarin de gemeente aangeeft: - dat beantwoording binnen 6 weken zal plaatsvinden; - wie de behandelend ambtenaar is of afdeling. • Indien behandeling binnen zes weken niet mogelijk is, vermeldt de gemeente in de ontvangstbevestiging: - de reden waarom inhoudelijke beantwoording binnen zes weken niet mogelijk is; - de termijn waarop beantwoording zal plaatsvinden; - wie de behandelend ambtenaar is of afdeling. • De briefschrijver krijgt de gelegenheid aan te geven of de vraag beantwoord is en of uw aanvraag is afgehandeld. Zo niet, dan regelt de gemeente desgewenst een afspraak met een specialist. • De wachttijd aan de balie is maximaal 15 minuten. • Bij een afspraak: dan bedraagt de wachttijd maximaal 5 minuten. • Na afloop van een bezoek krijgt de klant de gelegenheid aan te geven of de vraag is beantwoord en of uw aanvraag is afgehandeld. Zo niet, dan regelt de medewerker desgewenst een afspraak met een specialist. • De indiener ontvangt binnen twee werkdagen een behandelingsbericht, waarin de gemeente aangeeft: - dat beantwoording binnen vijf werkdagen zal plaatsvinden; - wie de behandelend ambtenaar is of afdeling; • De indiener krijgt binnen vijf werkdagen een inhoudelijk antwoord.

• Indien behandeling binnen vijf werkdagen niet mogelijk is, vermeldt de gemeente in het behandelingsbericht: - de reden waarom inhoudelijke beantwoording binnen vijf werkdagen niet mogelijk is; - de termijn waarop beantwoording zal plaatsvinden; - wie de behandelend ambtenaar is of afdeling. • De indiener krijgt de gelegenheid aan te geven of de vraag is beantwoord. Zo niet, dan kan de indiener terug melden waarom niet. De gemeente probeert dan alsnog naar tevredenheid de informatie te verstrekken. Lukt dat niet, dan regelt de medewerker desgewenst een afspraak met een specialist. • De informatie op de website is correct, actueel en begrijpelijk. • De indieningsvereisten voor vergunningen staan op de website. • De gemeente zorgt ervoor dat de website toegankelijk is. • De websitebezoeker krijgt de gelegenheid aan te geven of de vraag is beantwoord. Zo niet, dan kan terug gemeld worden waarom niet. De gemeente probeert de websitebezoeker dan alsnog naar tevredenheid van informatie te voorzien. Lukt dat niet, dan regelt een medewerker desgewenst een afspraak met een specialist.

Balie

E-mail

Website: Via de website kunnen inwoners en bedrijven diverse zaken regelen, verzoeken en aanvragen indienen. Klachten en meldingen kunnen ook via de website ingediend worden. Dit kunnen meldingen zijn over de openbare ruimte maar ook klachten over de dienstverlening van

-8-

medewerkers. Niet nakomen van de kwaliteitsnormen

Als de gemeente zich niet houdt aan de kwaliteitsnormen, kan de inwoner dat via het algemene telefoonnummer melden bij een leidinggevende. Deze zorgt dan voor een passende oplossing. De oplossing kan zijn dat de afhandeling van een aanvraag binnen één werkdag actief wordt hervat.

2.2.2 Gemeentelijke organisatie Volgens gemeentelijke ambtenaren is de kwaliteit van de dienstverlening op het gebied van bouw en wonen vanaf 2018 beter geworden. Vanaf 2018 heeft de gemeente Scherpenzeel geïnvesteerd in de kwantiteit en kwaliteit van de organisatie. In die jaren is de formatie uitgebreid van 72 fte naar 86 fte. Ook de afdeling Ruimte en Groen heeft destijds formatieuitbreiding gekregen.

2.2 Aanvragen en afhandeling omgevingsvergunningen In deze paragraaf komen de volgende vragen aan de orde: • Welke doelstellingen heeft de gemeente Scherpenzeel ten aanzien van aanvragen van omgevingsvergunningen? • Hoe kan een inwoner een omgevingsvergunning aanvragen? • Is het proces van aanvraag en afhandeling omgevingsvergunning efficiënt ingericht? • Hoe worden vergunningsaanvragen gemonitord en hoe wordt erover verantwoord? 2.2.1 Servicenorm vergunningen Voor het aanvragen en afhandelen van omgevingsvergunningen gelden landelijke kwaliteitsnormen waar alle gemeenten en dus ook de gemeente Scherpenzeel aan moet voldoen: • Bij een reguliere procedure (zie ook kader): binnen acht weken na indiening van de aanvraag voor een omgevingsvergunning neemt de gemeente een beslissing. • Bij een uitgebreide procedure in geval van uitzonderingen en complexe aanvragen is wettelijk andere besluitvorming nodig en dan neemt de afhandeling meer tijd in beslag. In dat geval neemt de gemeente binnen 26 weken na indiening van de aanvraag een beslissing. Deze normen voor de termijnen staan ook op de gemeentelijke website met uitgebreide informatie. Op de website staat bijvoorbeeld dat een termijn (zowel bij de reguliere procedure als bij de uitgebreide procedure) eenmalig met zes weken verlengd kan worden.

En als de gemeente bij de reguliere procedure niet binnen de termijn beslist, dan krijgt de aanvrager automatisch de vergunning. Bij de uitgebreide procedure is dat niet het geval. De Wabo, Wet algemene bepaling omgevingsrecht is op 1 oktober 2010 in werking getreden. Deze wet regelt de omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning is een geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Vanaf juli 2022 zal de omgevingsvergunning geregeld worden in de nieuwe omgevingswet die dan van toepassing wordt. De Wabo kent een reguliere procedure en een uitgebreide procedure (zie ook paragraaf 2.2.3). De uitgebreide procedure is van toepassing in uitzonderingsgevallen. Deze uitzonderingsgevallen staan beschreven in de wet. Bijvoorbeeld plannen die afwijken van een bestemmingsplan en waarvoor dan een goede ruimtelijke onderbouwing gegeven moet worden. Dergelijke uitgebreide procedures hebben een doorlooptijd van minimaal zes maanden. (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht - Wikipedia) -9-

Voor de gemeente Scherpenzeel handelt de Omgevingsdienst De Vallei (OddV) de vergunningsaanvragen af. De OddV heeft als opdracht om vergunningsaanvragen binnen de afgesproken (wettelijke) termijn af te handelen. Daarnaast wil de OddV kwaliteit leveren en streven naar verbetering van kwaliteit en tevreden klanten (uit jaarverslag OddV 2017,2018, 2019). Naast de gemeente Scherpenzeel werkt de OddV voor de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Wageningen en de provincie Gelderland. De samenwerking is geregeld via een gemeenschappelijke regeling en is sinds 1 april 2013 operationeel. 2.2.2 Aanvraag vergunningen Op de website van de gemeente Scherpenzeel staat informatie over het aanvragen van omgevingsvergunningen Omgevingsvergunning | Gemeente Scherpenzeel (zie ook figuur 2.2). Via de gemeentelijke website worden bezoekers doorverwezen naar Omgevingsloket online - Startpagina. Hier kan een vergunningcheck gedaan worden waaruit blijkt of vergunningvrij gebouwd mag worden. Een vergunning kan via die website aangevraagd worden.

Figuur 2.2 Deel van de informatie over omgevingsvergunning op de website van de gemeente Scherpenzeel

-10-

Bij aanvragen van een omgevingsvergunning voor bouwen zijn er drie mogelijkheden (zie ook figuur 2.3): 1) vergunningvrij; 2) aanvraag vooroverleg/principeverzoek (advies over de slagingskans van een bouwplan en of deze voldoet aan de regelgeving); De termen vooroverleg en principeverzoek worden door de ambtelijke respondenten door elkaar gebruikt en worden als hetzelfde gezien. 3) vergunningaanvragen (reguliere of uitgebreide procedure).

Figuur 2.3. Schematische weergave van het proces van vergunningaanvraag. ad 1) Vergunningvrij In bepaalde situaties is bij (ver)bouwen geen vergunning nodig, bijvoorbeeld voor gewoon onderhoud of het plaatsen van een dakkapel aan de achterkant. Deze situaties liggen vast in een bijlage van het Besluit omgevingsrecht (Bor). Zie hiervoor de website van de Rijksoverheid (wetten.nl - Regeling - Besluit omgevingsrecht - BWBR0027464 (overheid.nl). De betreffende bijlage bestaat uit 8 hoofdstukken met bepalingen die zijn verwoord in vaktaal. Ook staat op de website dat bij vergunningvrij bouwen in elk geval voldaan moet worden aan regels uit het Bouwbesluit 2012 (Bouwbesluit 2012 (bouwbesluitonline.nl). Dit besluit bevat voorschriften voor veiligheid, gezondheid, bruikbaarheid, energiezuinigheid en milieu. Het bouwbesluit is een aantal keren aangepast, in 2013, in 2016 en in 2018. Daarnaast zijn er vanaf 1 januari 2021 aangepaste eisen voor nieuwbouw die betrekking hebben op energieverbruik. -11-

Al met al is de regelgeving voor vergunningvrij bouwen lastig te begrijpen voor leken, omdat die is opgesteld in juridische en technische vaktaal. De vergunningencheck van het omgevingsloket online kan inwoners en bedrijven helpen om de regelgeving te doorgronden en na te gaan of er een vergunning nodig is. ad 2) Aanvraag vooroverleg/ principeverzoek Als inwoners vooraf willen overleggen over bouwplannen kunnen ze een vooroverleg of principeverzoek aanvragen. Op de gemeentelijke website staat dat inwoners hiervoor contact kunnen opnemen met de gemeente. Een doorverwijzing naar een aanvraag voor een vooroverleg ontbreekt bij deze vermelding (zie ook figuur 2.2, eerste informatieblokje). Inwoners kunnen voor een vooroverleg of principeverzoek ook direct terecht bij de OddV, maar dit blijkt niet duidelijk uit de informatie op de gemeentelijke website. De vooroverleggen worden inhoudelijk afgestemd tussen de gemeente en de OddV tijdens het wekelijkse bouwplanoverleg waarbij de adviseur RO, juridisch medewerker en OddV medewerker aanwezig zijn. Aan een vooroverleg zijn kosten verbonden voor inwoners. Als een aanvrager binnen een jaar na het vooroverleg een vergunning aanvraagt, worden de kosten van de vergunningaanvraag verrekend met de reeds gemaakte kosten die verband houden met het vooroverleg. Als inwoners alleen informatie vragen zijn er geen kosten mee gemoeid.

Uit de interviews komt naar voren dat de scheiding tussen informatieverstrekking en vooroverleggen niet scherp is. Volgens de respondenten zijn de gemeente en de OddV bezig om hierover heldere afspraken te maken, maar ten tijde van het rekenkameronderzoek was dit nog niet geregeld. Een vooroverleg/principeverzoek kan de volgende uitkomsten hebben: a) het plan is haalbaar (het past binnen het bestemmingsplan) en er kan een definitieve aanvraag omgevingsvergunning worden ingediend. b) het plan past niet binnen het bestaande bestemmingsplan, er is meer onderzoek nodig om te kijken of het plan gerealiseerd kan worden. De inwoner kan dan een definitief principeverzoek indienen. De gemeente toetst het plan dan aan de eisen van ruimtelijke ordening, deze toetsing gaat verder dan de toetsing bij het vooroverleg. Vervolgens neemt het college van B&W een principebesluit, is dit positief dan kan de definitieve aanvraag voor de omgevingsvergunning ingediend worden. De aanvraag omgevingsvergunning doorloopt dan de reguliere of de uitgebreide voorbereidingsprocedure. Dat is afhankelijk van de grondslag waarop kan worden afgeweken van het bestemmingsplan (zie ook paragraaf 2.2.3). c) het plan is niet haalbaar. Ad 3) Vergunningaanvragen Een vergunning aanvragen gaat via het omgevingsloket online.

De omgevingsdienst (OddV) is de uitvoeringsorganisatie die de vergunningaanvragen vervolgens afhandelt. Er zijn twee typen procedures: de reguliere procedure en de uitgebreide procedure. Eenvoudige aanvragen gaan meestal via de reguliere procedure. Voor de complexere aanvragen geldt meestal de uitgebreide procedure. In de volgende paragraaf gaan we nader in op de verschillende procedures.

2.2.3 Proces vergunningsaanvraag Er kan bij vergunningaanvragen sprake zijn van een reguliere procedure dan wel een uitgebreide procedure.

-12-

Of bij een aanvraag van een omgevingsvergunning sprake is van de reguliere of de uitgebreide voorbereidingsprocedure is zoals gezegd afhankelijk van de grondslag waarop kan worden afgeweken van het bestemmingsplan. Er zijn drie mogelijkheden om af te wijken van het bestemmingplan: 1. Binnenplans op grond van de afwijkingsmogelijkheden die in het bestemmingsplan zijn opgenomen. Dit betreft een reguliere procedure en het college is bevoegd daarop te besluiten. 2. Buitenplans op grond van de kruimelgevallenlijst (art. 4 van bijlage 2 Besluit omgevingsrecht). Dit betreft ook een reguliere procedure. Ook daar is het college bevoegd op te besluiten. 3. Buitenplans met een goede ruimtelijke onderbouwing. Dit betreft dan een uitgebreide procedure. De raad moet hierover besluiten indien sprake is van een afwijking waarvoor een verklaring van geen bedenkingen van de raad is vereist. Indien geen verklaring van geen bedenkingen nodig is, dan beslist het college. Een belangrijk verschil tussen beide procedures is ook de afhandelingstermijn. De reguliere procedure wordt afgehandeld binnen acht weken en de uitgebreide procedure duurt minstens zes maanden of langer. Dat komt met name doordat er bij de uitgebreide procedure (bouw)ontwerpen ter inzage gelegd moeten worden waarop zienswijzen ingebracht kunnen worden. Zie voor de exacte verschillen van de procedures bijlage 3.

De OddV heeft het proces van de vergunningaanvraag, zowel de reguliere als de uitgebreide procedure, vastgelegd en uitgewerkt in werkinstructies voor medewerkers. Ieder proces heeft een proceseigenaar, die het proces actueel houdt. Medewerkers van de OddV die betrokken zijn bij de vergunningverlening geven aan dat de procesbeschrijvingen en werkinstructies indien nodig aangepast worden. De laatste aanpassing van de werkinstructie vergunningen was eind 2018. Uit de interviews blijkt dat de OddV bezig is met het optimaliseren van het proces, maar dit heeft nog niet geleid tot het aanpassen van de werkprocessen. Toetsing vergunningaanvraag De aanvragen worden onder andere getoetst aan: • Bestemmingsplannen: de gemeente Scherpenzeel heeft tientallen bestemmingsplannen. Deze staan op de gemeentelijke website en worden ook gepubliceerd op de landelijke website www.ruimtelijkeplannen.nl. • Lijst met categorieën waarvoor geen verklaring van geen bedenkingen van de raad is vereist (vastgesteld door de raad d.d. 28 nov 2013): indien een aanvraag niet past binnen het bestemmingsplan en daarvoor afgeweken wordt van het bestemmingsplan en deze aanvraag past binnen één van de categorieën dan is er geen besluit van de gemeenteraad nodig, maar volstaat een collegebesluit. • Regels uit het Bouwbesluit (Bouwbesluit 2012 (bouwbesluitonline.nl). Dit besluit bevat voorschriften voor o.a.

veiligheid, gezondheid, bruikbaarheid, energiezuinigheid en milieu. • Nota ruimtelijke kwaliteit 2016: de commissie Ruimtelijke Kwaliteit van het Gelders Genootschap (Welstandscommissie) controleert of het bouwplan voldoet aan de nota ruimtelijke kwaliteit. De commissie is onafhankelijk en gaat na of het plan past in de omgeving en kijkt naar de bijzonderheden van het gebouw. Eén vertegenwoordiger van de commissie beoordeelt elke twee weken de plannen die zijn binnengekomen voor een welstandsadvies. Ingewikkelde plannen worden door de gehele commissie Ruimtelijke Kwaliteit beoordeeld. Welstand bouw en verbouw | Gemeente Scherpenzeel • Indien er sprake is van een monument wordt de aanvraag doorgestuurd naar de Monumentencommissie. De Monumentencommissie is een onafhankelijke commissie die bestaat uit een externe voorzitter en drie externe leden met expertise op het terrein van erfgoed, bouw en -13-

restauratie en kunsthistorie. Een ambtelijk secretaris ondersteunt de commissie. De commissie vergadert elke zes weken en de vergaderingen zijn openbaar. De commissie adviseert het college van B&W over de toepassing van de Monumentenwet 1988, de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en de verordening monumentenbeleid (Erfgoedverordening gemeente Scherpenzeel, 6 mrt 2014). De commissie geeft concrete (bouw)adviezen bij vergunningsaanvragen van monumentenpanden. Pilot Snelservice “verbetering vergunningsaanvraag” De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft een snelserviceformule ontwikkeld waardoor vergunningaanvragen voor kleine verbouwingen snel en simpel afgehandeld kunnen worden. De OddV heeft in 2020 samen met de deelnemende gemeenten, waaronder Scherpenzeel, een pilot uitgevoerd om na te gaan of deze snelserviceformule werkt (Evaluatie/advies rapport Pilot Snelservice, OddV, 2020). De pilot is uitgevoerd met twee veel voorkomende producten te weten dakkapellen aan de voorzijde en dakkapellen van bijgebouwen. Voor deze verbouwingen is een vergunning nodig. In de pilot is gekeken of een online plantoetsapplicatie de dienstverlening kan verbeteren. Ook is gekeken hoe het huidige aanvraagproces verbeterd kan worden.

Uit de pilot komt naar voren dat een digitale toets in de meeste gevallen niet werkt, omdat het huidige toetsingskader niet geschikt is voor een automatische toets. Bij meer dan de helft van de aanvragen is een menselijke interpretatie of advies van de gemeente nodig. Dit vertraagt het afhandelingsproces. Verder blijkt dat een kwart van de aanvragers een aanvraag niet volledig of juist indienen. Inwoners ervaren het indieningsproces als complex en niet transparant, zo blijkt uit de pilot. Een niet-complete aanvraag vertraagt de afhandeling. In het rekenkameronderzoek bevestigen medewerkers van de gemeente en de OddV dat onvolledige aanvragen en/of bouwtekeningen van onvoldoende kwaliteit de ambtenaren veel tijd kosten en vertraging veroorzaken in het afhandelingsproces. De pilot geeft aan dat 60% van de bouwaanvragen in aanmerking komt voor de snelserviceformule, maar dan moet het toetsingskader en beoordelingsproces wel worden vereenvoudigd. Als er minder advies van de gemeente nodig is bij eenvoudige aanvragen door de regels te vereenvoudigen, dan is volgens de OddV snellere dienstverlening mogelijk. De OddV adviseert de individuele gemeenten om het toetsings- en handelingskader zodanig aan te passen, dat de Snelservice toegepast kan worden en minder advies van de gemeenten nodig is. De OddV adviseert om dit op te laten pakken door reeds bestaande werkgroepen.

Ook adviseert de OddV om duidelijk te communiceren naar inwoners wat de indieningsvereisten zijn waar de stukken bij een aanvraag aan moeten voldoen (Evaluatie/advies rapport Pilot Snelservice, OddV, 2020). Ten tijde van het rekenkameronderzoek had de gemeente Scherpenzeel nog geen concrete invulling gegeven aan dit advies van de OddV. In de Regeling Omgevingsrecht en het Bouwbesluit 2012 ( wetten.nl - Regeling Regeling omgevingsrecht - BWBR0027471 (overheid.nl) staat aan welke eisen bouwtekeningen moeten voldoen. Volgens betrokken medewerkers bij vergunningverlening is deze regelgeving voor inwoners erg uitgebreid en ingewikkeld (technisch, juridisch) en verdiepen ze zich mede daardoor niet zodanig in de eisen als voor een snelle afhandeling gewenst zou zijn. 2.2.4 Monitoring en verantwoording De omgevingsdienst OddV rapporteert in de jaarverslagen over de afgehandelde vergunningaanvragen per gemeente. In onderstaande tabel staan de aantallen uit 2017 t/m 2020 voor Scherpenzeel.

-14-

Tabel 2.1: Aantallen afgehandelde vergunningaanvragen door de OddV voor de gemeente Scherpenzeel in 2017, 2018, 2019 en 2020 (uit jaarverslagen OddV 2017, 2018, 2019, 2020). 2017

2018

2019

2020

Vergunning bouwen

60

77

100

88

Vergunning bouwen overig

92

100

136

93

Vergunningen milieu

39

27

31

26

De afhandeling van de vergunnningaanvragen monitort de OddV met behulp van een registratiesysteem. In het systeem worden de aanvragen met bijbehorende documenten opgeslagen. De voortgang van het afhandelingsproces is in het systeem te volgen. Naast de medewerkers van de OddV hebben de ROdeskundigen van de gemeenten en dus ook de gemeente Scherpenzeel toegang tot het systeem. Managementinformatie over doorlooptijden, aantallen vergunningen en werkvoorraad is met behulp van het betreffende systeem te genereren. De OddV maakt interne maandrapportages. De gemeenten ontvangen twee keer per jaar een bestuursrapportage (per 1 mei en 1 september) en daarnaast het jaarverslag. De inhoud van de rapportage wordt met de wethouder besproken in het portefeuillehoudersoverleg. In de bestuursrapportage wordt per gemeente een overzicht gegeven van de gerealiseerde productie ten opzichte van de begrote uitvoeringsplannen. Of de aanvragen binnen de wettelijke termijn zijn afgehandeld, blijkt niet duidelijk uit deze rapportages. Deze informatie is wel beschikbaar in het registratiesysteem. Het blijkt dat in 2020 in de gemeente Scherpenzeel alle vergunningaanvragen binnen de termijn zijn afgehandeld. Respondenten van de gemeente en de OddV geven aan dat het vergunningaanvragen sneller afgehandeld worden dan in het verleden (voor 2015), omdat het proces tegenwoordig efficiënter is ingericht.

Indien de termijnen niet gehaald kunnen worden, ontvangt de indiener een brief dat de beslissing zes weken uitgesteld wordt. In principe wordt dit slechts één keer gedaan. Medewerkers van de OddV, die betrokken zijn bij de vergunningverlening, geven aan dat de OddV de termijnen zorgvuldig registreert.

2.3 Indienen en afhandeling bezwaarschriften In deze paragraaf komen de volgende vragen aan de orde: • Welke doelstellingen heeft de gemeente t.a.v. de afhandeling van bezwaarschriften? • Hoe kan een inwoner bezwaar indienen? • Worden ingediende bezwaarschriften efficiënt afgehandeld? • Hoe wordt de afhandeling bezwaarschriften gemonitord en hoe wordt erover verantwoord? Klachten versus bezwaarschriften In dit onderzoek gaan we in niet in op de afhandeling van klachten, maar wel op de afhandeling van bezwaarschriften en met name op het gebied van bouwen. Deze twee worden soms met elkaar verward. Daarom lichten we de verschillen hier toe in onderstaande tabel. Klachten en bezwaarschriften zijn juridisch verschillend van aard. (Klacht of bezwaar? | Nationale ombudsman).

-15-

Wie kan indienen? Reden van indiening?

Vervolg klacht of bezwaarschrift indien ongegrond?

Klacht Burgers of bedrijven die niet tevreden zijn over handelswijze van de gemeente. Indien een burger of bedrijf ontevreden is over de manier van handelen of niet handelen van de gemeente. Als de klager en de gemeente er samen niet uitkomen, kan de klacht eventueel nog wel voorgelegd worden aan de Nationale ombudsman.

Bezwaarschrift Belanghebbende die niet tevreden is over een besluit van de gemeente. Indien een belanghebbende het niet eens is met een besluit van de gemeente. Een belanghebbende kan in beroep gaan bij een rechter.

2.3.1 Regelgeving afhandeling bezwaarschriften Wettelijke regelgeving Voor de afhandeling van bezwaren zijn regels vastgelegd in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) (wetten.nl - Regeling - Algemene wet bestuursrecht - BWBR0005537 (overheid.nl), hoofdstuk 6 en 7). In de wet staat bijvoorbeeld dat een bezwaarschrift binnen zes weken na bekendmaking van een besluit ingediend moet zijn, ook bevat de wet regels voor niet-ontvankelijkheid van een bezwaar en de plicht om een indiener van het bezwaar een schriftelijke ontvangstbevestiging te sturen. Verder zijn er regels vastgelegd voor het verloop van de procedure. Zo is beschreven dat er een hoorzitting kan plaatsvinden, waarbij belanghebbenden in elkaars aanwezigheid worden gehoord. Op verzoek kunnen zij eventueel apart worden gehoord. Van deze hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Dit kan een schriftelijk verslag zijn of een digitale geluidsopname. Daarnaast is in de Awb vastgelegd dat men tenminste een week alle op de zaak betrekking hebbende stukken kan inzien en tot tien dagen voor het horen kunnen belanghebbenden nadere stukken indienen. De wet bepaalt verder dat het desbetreffende bestuursorgaan binnen zes weken – of bij een externe commissie binnen twaalf weken – na afloop van de indieningstermijn beslist en dat deze periode eenmalig uitgesteld kan worden met zes weken.

Verder uitstel is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee instemmen. Verordening De regels uit de Awb met betrekking tot het afhandelen van bezwaarschriften zijn door de gemeente Scherpenzeel verder praktisch uitgewerkt in de verordening onafhankelijke commissie bezwaarschriften van 13 maart 2018. Zo staat in de verordening van Scherpenzeel bijvoorbeeld hoe de commissie bezwaarschriften is samengesteld. De verordening bevat bijvoorbeeld ook nadere regels over de hoorzitting, door wie de belanghebbenden worden uitgenodigd en wie plaats en tijd van de hoorzitting bepaalt. Ook staat in de verordening dat er alleen een schriftelijk verslag van de hoorzitting wordt gemaakt indien het bestuursorgaan dit nodig acht voor de besluitvorming of wanneer een belanghebbende daar om verzoekt of dat een gerechtelijke instantie een schriftelijk verslag wil hebben in geval van een (hoger) beroepsprocedure. 2.3.2 Indienen bezwaarschrift Informatie over indienen en afhandeling van bezwaarschriften is te vinden op de gemeentelijke website, via de startpagina voor inwoners en vervolgens via het menu “meepraten”. Bezwaren op een besluit van de gemeente moeten schriftelijk ingediend te worden bij de gemeente; en niet via e-mail. In het betreffende besluit staat of bezwaar gemaakt kan worden en zo ja, naar welk adres het bezwaar gestuurd kan worden.

Digitaal indienen van een bezwaarschrift is niet mogelijk, maar de rekenkamercommissie is van mening dat dit niet duidelijk en expliciet staat vermeld op de gemeentelijke -16-

website. Een bewaar kan ingediend worden tot zes weken nadat het besluit bekend gemaakt is. Op de website van de gemeente staat duidelijk dat een bezwaarschrift de volgende informatie moet bevatten: naam en adres, datum van bezwaar, om welk besluit het gaat, reden waarom indiener het niet eens is met het besluit, een handtekening. 2.3.3 Afhandeling bezwaarschriften Een ontvangen bezwaarschrift wordt door een medewerker van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) geregistreerd in het postregistratiesysteem. Vervolgens gaat het naar het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie én een behandelend gemeenteambtenaar, die vervolgens de dossierstukken aan de commissie verstrekt en het verweerschrift namens het college voorbereidt. Als een bezwaarschrift betrekking heeft op een omgevingsvergunning of een handhavingszaak op het gebied van de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) dan sturen de gemeenteambtenaren het bezwaarschrift tevens naar de OddV, die dan het verweerschrift ten behoeve van de hoorzitting namens het college opstelt. Indien een bezwaarschrift betrekking heeft op de leges, dan wordt deze rechtstreeks gestuurd naar de gemeentelijk heffingsambtenaar. De bezwaarschriftencommissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften omtrent leges en belastingen.

De secretaris van de bezwaarschriftencommissie stelt het bezwaarschrift in handen van de bezwaarschriftencommissie. De bezwaarschriftencommissie is een onafhankelijke commissie die de bezwaarschriften beoordeelt. Deze commissie bestaat uit twee onafhankelijke voorzitters en vijf onafhankelijke leden. Een secretaris en een medewerker secretariaat, die in dienst zijn van de gemeente, ondersteunen de commissie. De bezwaarschriftencommissie is betrokken in het proces zodra er sprake is van een hoorzitting. Tijdens zo’n hoorzitting kan de indiener van het bezwaarschrift zijn/haar bezwaar toelichten en vragen van de commissie beantwoorden. In een aantal gevallen is een hoorzitting niet nodig: • Als direct vastgesteld kan worden dat de indiener gelijk heeft en dat de gemeente volledig aan het bezwaarschrift tegemoet kan komen zonder dat andere belanghebbenden daardoor in hun belangen worden geschaad. • Als direct kan worden vastgesteld, dat er formele belemmeringen zijn om (inhoudelijk) op het bezwaarschrift in te gaan dan is het bezwaarschrift kennelijk niet ontvankelijk. Bijvoorbeeld als het bezwaarschrift is ingediend na afloop van een bezwaartermijn en als er geen sprake is van bijzondere omstandigheden. • Als op grond van de wet en jurisprudentie verondersteld kan worden dat het bezwaarschrift geen enkele kans van slagen zal hebben, dan is het bezwaarschrift kennelijk ongegrond.

Bijvoorbeeld als tegemoetkoming aan het bezwaar in strijd is met een wettelijk voorschrift. • Als belanghebbenden niet gehoord willen worden en hebben verklaard dat zij geen gebruik willen maken van het recht om gehoord te worden. Na een hoorzitting brengt de bezwaarschriftencommissie advies uit aan het college van B&W over het ingediende bezwaarschrift. De bezwaarschriftencommissie houdt in principe één keer per maand een hoorzitting in De Breehoek (centrum voor cultuur, sport en welzijn in de Gemeente Scherpenzeel). Bij een hoorzitting wordt de gemeente vertegenwoordigd door gemeenteambtenaren en in het geval dat een -17-

bezwaarschrift betrekking heeft op een omgevingsvergunning of handhavingszaak in het kader van de Wabo door medewerkers van de OddV. In onderstaande figuur 2.4 is het proces van afhandeling schematisch weergegeven. Ontvangst bezwaarschrift

Inboeken in postregistratie-systeem en bezwaarschrift in handen stellen bezwaarschriftencommissie en toets door secretaris bezwaarschriftencommissie

nee Bestuursorgaan bevoegd

Doorzenden nagaan of via informele weg bezwaar ingetrokken kan worden

ja Aan formele eisen voldaan

nee

Ontvangstbevestiging met mogelijkheid tot verzuimherstel

ja

nee

ja

Ontvangstbevestiging

ontvangst aanvulling

geen aanvulling

intrekken bezwaar formele traject stopt

formele traject wordt doorlopen

Volledig tegemoet gekomen Horen noodzakelijk nee ja Uitnodiging hoorzitting

Kennelijk niet-ontvankelijk Kennelijk ongegrond Belanghebbende wil niet gehoord worden.

Voorbereiden hoorzitting

Hoorzitting

Advies van de bezwarencommissie aan college

beslissing op bezwaar door het college van B&W

Verzenden aan bezwaarmaker

Figuur 2.4. Schematische weergave bezwaarschriftprocedure (weergave n.a.v. informatie uit interviews en handreiking bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht, Boom juridische uitgevers, 2004) -18-

Tegen sommige besluiten van de gemeente kan geen bezwaar gemaakt worden. Bijvoorbeeld besluiten die goedkeuring van andere besluiten inhouden of besluiten waarbij de zogenaamde “uitgebreide voorbereidingsprocedure” is toegepast (www.wetrecht.nl/bezwaar/). Als de inwoner het niet eens is met zo’n besluit dan kan hij of zij rechtstreeks bij de bestuursrechter een beroep indienen. Ook als de inwoner het niet eens is met het besluit op het bezwaar kan in beroep gegaan worden bij de bestuursrechtbank. Volgens de betrokken medewerkers van de gemeente en de OddV verloopt de afhandeling van bezwaarschriften efficiënt. De doorlooptijd kan volgens deze respondenten niet verkort worden omdat er wettelijk een aantal stappen doorlopen moeten worden die tijd vragen. De OddV brengt voor de afhandeling van een bezwaarschrift 20 uren in rekening bij de gemeente Scherpenzeel. Daarnaast besteden gemeenteambtenaren ook nog tijd aan de afhandeling van bezwaarschriften. 2.3.4 Monitoring afhandeling bezwaarschriften De onafhankelijke bezwaarschriftencommissie stelt ieder jaar een beknopt jaarverslag op dat ze in principe vóór 1 april van het volgende jaar publiceert. In 2019 heeft de commissie vanwege capaciteitsproblemen geen jaarverslag kunnen opstellen. In het jaarverslag staan aantallen over ingediende, behandelde bezwaarschriften en het type advies van de commissie aan het college.

Verder geeft het een overzicht waar de bezwaarschriften betrekking op hebben en welke afdeling betrokken is. In de periode 2017 t/m 2020 kwamen er vijf tot acht bezwaar- en beroepschriften binnen op het gebied van bouw en wonen. Van de ingediende bezwaar- en beroepschriften waren er in de opeenvolgende jaren respectievelijk één, twee, nul en twee gegrond. Dat is minder dan 1% van het totaal aantal aangevraagde vergunningen (zie tabel 2.2). Tabel 2.2 Aantallen bezwaar- en beroepschriften m.b.t. vergunningen en handhaving gemeente Scherpenzeel in 2017 t/m 2020 (volgens opgave van de gemeente Scherpenzeel).

Jaar

soort

Vergunning

Handhaving

Ingetrokken

aantal gegrond

2017

Bezwaar

4

1

1

1

Beroep

1

0

0

0

Hoger beroep

0

0

0

0

Bezwaar

6

2

4

2

Beroep

0

1

0

0

Hoger beroep

1

0

1

0

Bezwaar

3

3

1

0

Beroep

1

0

1

0

Hoger beroep

0

0

0

0

Bezwaar

2

4

0

2

Beroep

0

0

0

0

Hoger beroep

0

0

0

0

2018

2019

2020

-19-

Aantallen bezwaarschriften die met betrekking tot bouwleges zijn ingediend in de gemeente Scherpenzeel staan in onderstaande tabel. Tabel 2.3 Aantallen bezwaarschriften tegen de hoogte van de bouwleges in de gemeente Scherpenzeel in 2017 t/m 2020. (volgens opgave van de gemeente Scherpenzeel, de gegevens van 2019 ontbreken). 2017

2018

2020

Totaal aantal bezwaarschriften bouwleges

13

10

15

Ingetrokken bezwaarschriften (excl. WOZ)

6

5

4

Gegronde bezwaarschriften (excl. WOZ)

1

2

4

Ongegronde bezwaarschriften (excl. WOZ)

6

3

7

Om bezwaarschriften tegen bouwleges te voorkomen is het volgens respondenten van belang om aan het begin van een aanvraagproces hierover duidelijke informatie te verstrekken zodat inwoners niet voor verrassingen komen te staan. Bouwleges worden in rekening gebracht voor het in behandeling nemen van een aanvraag en staan los van de eventuele vergunningstoewijzing of afwijzing.

2.4 Klantpersperctief In deze paragraaf komen de ervaringen van inwoners en ondernemers aan de orde: wat vinden zij van de dienstverlening op het gebied van bouw en wonen? 2.4.1 Ervaring vergunning aanvragen Volgens medewerkers van de gemeente en de OddV is de OddV voortdurend bezig met het verbeteren van de dienstverlening. Zo heeft de OddV samen met de gemeente Barneveld, Nijkerk, Wageningen en Ede in 2019 klantbezoeken uitgevoerd. Er zijn 18 bedrijven (o.a. architectenbureaus, projectontwikkelaars, woningstichtingen) bezocht die als “vaste klanten” worden beschouwd van de OddV. Dit heeft geleid tot tips en tops voor de gemeenten en de OddV. Klanten vinden het belangrijk dat medewerkers meedenken en expertise hebben. Ook wensen de klanten duidelijkheid, een integrale aanpak en een transparant proces van afhandeling. Hoewel inwoners en ondernemers uit de gemeente Scherpenzeel niet betrokken waren in dit klantenonderzoek van de OddV, kunnen we op grond van een gesprek met de OddV aannemen dat de uitkomsten ook van toepassing zijn voor Scherpenzeel. Verder heeft de OddV in 2020 een pilot “Snelservice” uitgevoerd (zie ook paragraaf 2.2.3), waarin ook de klantbeleving is onderzocht. Aan deze pilot heeft de gemeente Scherpenzeel wel meegedaan. Uit de pilot zijn de volgende ervaringen van inwoners naar voren gekomen: •

Wanneer inwoners zich oriënteren op een vergunningsaanvraag begrijpen ze soms niet waarom een vergunning aangevraagd moet worden en welke vergunning nodig is. Ze begrijpen de voorwaarden in de lijst met welstandeisen niet. Ze weten niet hoe lang het aanvraagproces duurt. Bij het indienen van de vergunning vinden ze dat ze veel verschillende documenten moeten aanleveren. Daarnaast vinden ze dat het niet duidelijk is welke documenten ze moeten aanleveren en waar deze aan moeten -20-

voldoen. Inwoners vinden het aanvraagproces complex en niet transparant. Het taalgebruik vinden ze moeilijk. Gemeentelijke ambtenaren die contact hebben met inwoners herkennen dit, zo blijkt uit onze interviews. Zo zijn de termen bij de vergunningencheck niet altijd duidelijk voor inwoners. Daarom verwijzen ambtenaren inwoners regelmatig naar een brochure van de Rijksoverheid waarin uitgelegd wordt wanneer vergunningvrij gebouwd mag worden (Vergunningvrij bouwen, brochure van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, juli 2018). • Inwoners vinden dat de afhandeling van vergunningaanvragen lang duurt. Ambtelijke respondenten herkennen dit. De oorzaak is vaak, zoals al eerder vermeld, dat de kwaliteit van de aangeleverde stukken niet voldoende is waardoor het aanvraagproces niet gelijk kan starten. De stukken aangeleverd door de inwoners voldoen vaak niet aan de vereisten omdat ze niet goed weten wat de eisen zijn. Dit blijkt uit de pilot en respondenten in dit rekenkameronderzoek geven dit ook aan. Om dit te verbeteren moet volgens de OddV duidelijker naar inwoners gecommuniceerd worden wat de indieningsvereisten zijn. Gemeentelijke respondenten geven aan dat er al ruime tijd meer aandacht besteed wordt aan de communicatie rondom de indieningsvereisten. Zij noemen de mogelijkheid om een papieren formulier op te stellen.

In dat formulier wordt precies aangegeven welke bijlagen aan een specifieke aanvraag moeten worden toegevoegd. Daarnaast wordt een toelichting gegeven op de minimale indieningsvereisten die voor elke aanvraag gelden. Daarnaast heeft het proces ook een lange doorlooptijd. De doorlooptijd van het aanvraagproces is volgens de pilot van de OddV gemiddeld 38 dagen, terwijl de OddV gemiddeld slechts 11 uur besteedt aan een aanvraag. Het gaat hier om gemiddelden voor alle aanvragen die de OddV afhandelt voor de deelnemende gemeenten, niet specifiek die voor de gemeente Scherpenzeel. • Het aanvraagproces duurt lang, omdat de OddV voor de meeste aanvragen ook nog een advies moet vragen bij de gemeente. Volgens de OddV zou dit advies echter in veel gevallen achterwege kunnen blijven als zij zelf de toetsing kunnen uitvoeren. In de gemeente Scherpenzeel zou dat volgens de pilot in 89% van de gevallen kunnen. De OddV adviseert de gemeente de regels te vereenvoudigen, zodat aanvragen door de OddV afgehandeld kunnen worden en de vergunning sneller verleend kan worden. 2.4.2 Ervaring afhandeling bezwaar Zoals eerder aan de orde geweest, zijn er in de gemeente Scherpenzeel jaarlijks enkele bezwaarschriften die betrekking hebben op vergunningaanvragen. De rekenkamercommissie heeft vier bezwaarschriftendossiers bekeken. Bij alle vier dossiers waren de bezwaren ongegrond.

De beslissingen op de bezwaren zijn helder naar de inwoners gecommuniceerd. Verder heeft de rekenkamercommissie gesproken met één inwoner over de afhandeling van een bezwaarschrift. Deze inwoner heeft de rekenkamercommissie zelf benaderd en wilde graag zijn ervaringen delen. Het betrof een kwestie die speelde in jaren 2014-2016. De inwoner is ontevreden over de weigering van de vergunning en de opstelling van de gemeente. In het betreffende geval oordeelde de rechter uiteindelijk dat de gemeente de vergunning op goede gronden heeft geweigerd. Uit het gesprek met de inwoner bleek dat de afhandeling van verschillende vergunningaanvragen anders verlopen en worden ervaren. Over de afhandeling van een vergunning in latere jaren was de betreffende inwoner tevreden. Het was overigens niet zijn bedoeling om via het rekenkameronderzoek alsnog zijn gelijk te halen. De afhandeling van de aanvraag waar de inwoner ontevreden over was dateert zoals gezegd van een aantal jaren geleden. Nadien is de gemeentelijke organisatie gewijzigd en is er meer ambtelijke capaciteit -21-

voor de dienstverlening beschikbaar gekomen. Volgens de rekenkamercommissie toont de casus in elk geval het grote belang van een goede communicatie aan.

2.5. Toegankelijkheid website Via de website van de gemeente kunnen inwoners en bedrijven diverse zaken regelen, verzoeken, aanvragen en klachten indienen. In Nederland moeten websites van overheidsinstanties toegankelijk zijn voor iedereen, dus ook voor mensen met een functiebeperking (blind, doof, laaggeletterd). Daarvoor zijn eisen opgesteld waaraan de websites moeten voldoen. Sinds juli 2018 gelden daar wettelijke regels voor en heeft de gemeente Scherpenzeel twee verplichtingen (bron: Home | Digitoegankelijk, geraadpleegd 23 sep 2021): 1) Toewerken naar het toegankelijk maken van de website aan de toegankelijkheidsnorm WCAG 2.1, niveau A + AA. WCAG 2.1 staat voor Web Content Accessibility Guidelines, versie 2.1 uit 2018. De toegankelijkheidsnormen worden onderhouden en regelmatig geüpdatet. Uit het onderzoek dat de gemeente Scherpenzeel in juli 2020 heeft laten uitvoeren (Audit testrapport voor https://scherpenzeel.nl - Nulmeting - WCAG.nl) is gebleken dat de gemeente Scherpenzeel nog niet volledig voldoet aan de eisen van WCAG 2.1. Sindsdien is de gemeente bezig geweest met het toegankelijker maken van de oude website en inmiddels heeft de gemeente per 7 oktober 2021 de website vernieuwd. De toegankelijkheidsverklaring heeft nog betrekking op de oude website. Veel informatie op de nieuwe website voldoet volgens de respondenten inmiddels aan de eisen.

Bij het plaatsen van nieuwe pdf’s zorgt de betreffende ambtenaar ervoor dat deze aan de toegankelijkheidseisen voldoen. 2) Een toegankelijkheidsverklaring publiceren. In deze verklaring staat welke maatregelen de gemeente neemt (incl. planning), om de website toegankelijk te maken en te houden. Aan deze verplichting voldoet de gemeente Scherpenzeel. De toegankelijkheidsverklaring met maatregelen staan in het register van toegankelijkheidsverklaringen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (geraadpleegd op 11 november 2021). In dit register staat dat de website niet voldoet en dat de status is toegekend op basis van een eigen verklaring, die voor het laatst is bijgewerkt op 11-02-2021. Zoals gezegd voldoet de nieuwe website volgens de gemeente aan de gestelde toegankelijkheidseisen, maar verwijst de verklaring nog naar de oude site. Op de website van de gemeente is de informatie over de toegankelijkheid duidelijk weergegeven. Zie onderstaande figuur 2.5.

-22-

Figuur 2.5. Printscreen van de website van de gemeente Scherpenzeel met informatie over de toegankelijkheid (11 nov 2021). Naast de wettelijke verplichtingen voert de gemeente intern twee keer per jaar een websitetoets uit, waarbij gekeken wordt naar de actualiteit en toegankelijkheid. Hiervoor wordt aan medewerkers gevraagd of de informatie op de website nog actueel is. Zo niet, dan wordt de informatie aangepast.

-23-

3. Conclusies en aanbevelingen dienstverlening Scherpenzeel De rekenkamercommissie concludeert uit het onderzoek dat de dienstverlening op het gebied van bouwen en wonen in de gemeente Scherpenzeel effectief en efficiënt georganiseerd is. Dit geldt voor de afhandeling van bouwvergunningen en voor de afhandeling van bezwaarschriften op het gebied van bouwen en wonen. De rekenkamercommissie concludeert echter ook dat het proces van vergunningsaanvragen voor inwoners en bedrijven ingewikkeld is. Het is vaak moeilijk te begrijpen wat precies op welk moment van aanvragers wordt verwacht. Dat heeft vooral te maken met regelgeving, die lastig te doorgronden is. De communicatie over deze complexe regels kan worden verbeterd.