B1. Eindrapport belastingsamenwerking Woudenberg

COLOFON De rekenkamercommissie De rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand is een gemeenschappelijke onafhankelijke rekenkamercommissie van de gemeenten Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Renswoude, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde. De externe commissie bestaat uit een voorzitter en vier leden: de heer J. van Zomeren (voorzitter), de heer H.M. ter Beek (lid), de heer J.C.T.M. Doorakkers (lid), de heer M. Pen (lid) en mevrouw J.T. Versteegh (lid). De commissie heeft twee onderzoekers / secretarissen: mevrouw I.M.T. Spoor en mevrouw M.E. BarelGlashouwer.

-1-

Inhoudsopgave 1. Inleiding ......................................................................................................................................... 3 1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen .......................................................................................................3 1.3 Onderzoekaanpak ................................................................................................................................3 1.4 Afbakening............................................................................................................................................4 2. Bevindingen....................................................................................................................................

5 2.1 Tijdlijn gebeurtenissen belastingsamenwerking ..................................................................................5 2.2 Belastingtaken, samenwerking en afspraken ......................................................................................8 2.2.1 Samenwerkingsovereenkomst Woudenberg en Scherpenzeel en afspraken ................................8 2.2.2 Belastingtaken en knelpunten .......................................................................................................8 2.2.3 Organisatie en personele bezetting ...............................................................................................9 2.3. Betrokken organisaties......................................................................................................................10 2.3.1 Gemeente Scherpenzeel en gemeente Woudenberg ..................................................................11 2.3.2 Taxatiebureau-Kondar .................................................................................................................11 2.3.3 Waarderingskamer ......................................................................................................................12 2.3.4 Involon B.V.

..................................................................................................................................14 2.3.5 ANG ..............................................................................................................................................14 2.3.6 Accountant van de gemeente Woudenberg en gemeente Scherpenzeel....................................15 2.4 Knelpunten in de uitvoering van belastingtaken ...............................................................................15 2.4.1 Tariefsberekening in 2019 ...........................................................................................................16 2.4.2 Onvolledige OZB oplegging 2017-2019 door achterstanden BAG en BRK ..................................17 2.4.3 Kwetsbaarheid team belastingen ................................................................................................17 2.4.4 Terugtrekking Scherpenzeel in 2020 uit samenwerkingstraject met Veenendaal ......................18 2.5 Opvolging besluiten gemeenteraad ...................................................................................................18 2.6 Lessen voor toekomstige samenwerkingen van respondenten ........................................................20 3.

Conclusies en aanbevelingen......................................................................................................... 22 3.1 Conclusies ...........................................................................................................................................22 3.2 Aanbevelingen ....................................................................................................................................23 4. Bestuurlijke reactie college Woudenberg en nawoord rekenkamercommissie ............................... 25 4.1 Bestuurlijke reactie ............................................................................................................................25 4.2 Nawoord .............................................................................................................................................26 Bijlage 1 Bronnenlijst ........................................................................................................................ 28 Bijlage 2 Respondenten ....................................................................................................................

31 Bijlage 3 Gedetailleerde toelichting gebeurtenissen belastingsamenwerking Scherpenzeel -Woudenberg ........................................................................................................................................................ 32 Bijlage 4 Samenwerkingsovereenkomst op gebied van belastingen, gemeente Scherpenzeel -gemeente Woudenberg, 21 december 2010. ..................................................................................................... 38 Bijlage 5 Werkzaamheden belastingteam Scherpenzeel/Woudenberg ............................................... 42 Bijlage 6 Bevindingen onderzoeken Waarderingskamer 2015-2021 ................................................... 45 Bijlage 7 Bevindingen accountantscontroles 2014-2020..................................................................... 48 Bijlage 8 Motie “Onroerende Zaakbelasting 2019”, 21 maart 2019 .................................................... 50

-2-

1. Inleiding Samenwerking tussen gemeenten is aan de orde van de dag. Met name voor kleine gemeenten is samenwerken een manier om de dienstverlening aan inwoners op peil te houden. Zo werkt de gemeente Woudenberg op het gebied van de belastingen sinds 2011 samen met de gemeente Scherpenzeel. Eind 2018 besloten Scherpenzeel en Woudenberg om deze samenwerking voort te zetten met de gemeente Veenendaal. Mede omdat de drie gemeenten reeds op ICT gebied succesvol samenwerkten. Tijdens het voorbereidingstraject voor de definitieve belastingsamenwerking tussen de drie gemeenten kwamen diverse problemen in de belastingadministraties naar voren. Naar aanleiding daarvan heeft de gemeenteraad van Woudenberg de rekenkamercommissie gevraagd om een onderzoek, waarin gereflecteerd wordt op de oorzaken van de problemen en de rol die verschillende stakeholders hierin hebben gespeeld.

1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen Doelstelling onderzoek Doel van het rekenkameronderzoek is om inzicht te krijgen in wat er mis is gegaan bij de uitvoering van de belastingtaken en welke lessen de gemeente Woudenberg hieruit heeft geleerd, die meegenomen kunnen worden bij toekomstige samenwerkingen. Centrale onderzoeksvraag Om dit doel te bereiken zijn de volgende hoofdvraag en onderzoeksvragen geformuleerd: Hoe is de uitvoering van de belastingtaken van de gemeente Woudenberg verlopen in de periode 2011 tot 2020? Welke knelpunten zijn ontstaan? Onderzoeksvragen Om bovenstaande vraag te beantwoorden heeft de rekenkamercommissie de volgende subvragen geformuleerd: 1. Welke belastingtaken voerden de gemeenten Scherpenzeel en Woudenberg gezamenlijk uit en wat waren de afspraken hierover? 2. Welke instanties/organisaties hebben een rol bij de controle van de uitvoering van de belastingtaken en hoe hebben zij hun rol vervuld? Wat was de rol van de gemeente Woudenberg? 3. Welke knelpunten zijn geconstateerd bij de uitvoering van de belastingtaken? 4. Hoe zijn de knelpunten hersteld? 5. Op welke wijze heeft het college opvolging gegeven aan de raadsbesluiten, moties amendementen en toezeggingen in 2019 en 2020 inzake de belastinguitvoering? 6. Welke lessen heeft de gemeente Woudenberg geleerd voor toekomstige samenwerkingen?

1.3 Onderzoekaanpak In het onderzoek zijn documenten bestudeerd (zie bronnenlijst bijlage 1), vervolgens zijn interviews gehouden met (ex)-ambtenaren van de gemeente Woudenberg en de gemeente Scherpenzeel, de portefeuillehouders van beide gemeenten, een manager van de Waarderingkamer, een medewerker van een betrokken extern adviesbureau en accountants van de gemeente Woudenberg (zie bijlage 2).

-3-

Het onderzoek heeft geresulteerd in een rapport van bevindingen. Deze is voorgelegd voor een ambtelijk wederhoor voor een check op de feiten. Dit wederhoor heeft niet geleid tot aanpassingen van het rapport. Daarna zijn de conclusies en aanbevelingen toegevoegd aan het rapport. Het volledige rapport heeft de rekenkamercommissie vervolgens voorgelegd aan het college van B&W voor een bestuurlijke reactie. Deze reactie staat in hoofdstuk 4, evenals het nawoord van de rekenkamercommissie. Het eindrapport is aangeboden aan de gemeenteraad van Woudenberg.

1.4 Afbakening Het onderzoek heeft zich gericht op de gemeente Woudenberg en hoe de controle binnen Woudenberg heeft plaatsgevonden. Het onderzoek richtte zich niet op de gemeente Scherpenzeel. Scherpenzeel heeft wel meegewerkt aan het onderzoek door het aanleveren van informatie en deelname aan interviews. Op verzoek van de auditcommissie van Woudenberg is de financiële afwikkeling met Scherpenzeel in het onderzoek buiten beschouwing gelaten. Deze afwikkeling met Scherpenzeel is in 2021 gerealiseerd. Het onderzoek richtte zich niet op de afspraken die Woudenberg heeft gemaakt met de gemeente Veenendaal. Er is dus niet gekeken of de lessen, die het college heeft geleerd, meegenomen zijn in de nieuwe samenwerking met Veenendaal. In het onderzoek is uitsluitend gekeken naar wat er is gebeurd in het verleden.

-4-

2. Bevindingen In dit hoofdstuk gaan we in op de bevindingen en geven we in de afzonderlijke paragrafen antwoord op de onderzoeksvragen. Voordat we de vragen beantwoorden schetsen we in paragraaf 2.1 eerst overzicht van de meest relevante gebeurtenissen. Een meer gedetailleerde toelichting van de gebeurtenissen vindt u in bijlage 3.

2.1 Tijdlijn gebeurtenissen belastingsamenwerking Datum/ jaar

Gebeurtenis

Toelichting

1 jan 2011

Start belastingsamenwerking gemeente Woudenberg-Scherpenzeel.

Afspraken zijn vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. De gemeente Scherpenzeel neemt de uitvoering van de belastingtaken op zich voor beide gemeenten. Het team belastingen gaat werken bij de gemeente Scherpenzeel onder leiding van leidinggevende van de gemeente Scherpenzeel.

sep 2018

Gemeenteraad Scherpenzeel en de gemeenteraad Woudenberg besluiten om belastingtaken en werkzaamheden basisregistratie BAG en WOZ met ingang van 2020 over te dragen aan gemeente Veenendaal.

Raadsbesluit “samenwerking BAG en WOZ/Belastingen met de gemeente Veenendaal en omschakeling taxeren op basis van gebruiksoppervlakte (27 sep 2018) De raad stelt een krediet van € 170.000 beschikbaar voor implementatiekosten samenwerking met gemeente Veenendaal en een krediet van € 44.200 voor de andere wijze van taxeren als basis voor de belastingheffing. De samenwerking met Veenendaal kan worden voorbereid.

Augustus 2019

Uit een quickscan, uitgevoerd door Involon, komt naar voren dat er achterstanden zijn in de belastingadministratie, waardoor een deel van de belastingplichtigen in 2017-2019 geen OZB aanslag heeft ontvangen.

Door signalen vanuit het team belastingen heeft het MT van Scherpenzeel Involon opdracht gegeven om een quickscan uit te voeren. Uit de quickscan blijkt dat de mutaties uit de BAG administratie (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) sinds 2016 en mutaties uit de BRK (Basisregistratie Kadaster) sinds 2018 niet verwerkt werden in de belastingadministratie. De benodigde koppelingen tussen de administraties werken niet goed. Medewerkers waren volgens respondenten op de hoogte van de problemen, maar dachten dat ze deze

-5-

handmatig opgelost hadden. 2 jul 2020

Raad besluit om uitvoering m.i.v. 1 juli 2020 onder regie van Veenendaal te brengen en overgang per 1 januari 2021 naar Veenendaal voor te bereiden. Raad stelt krediet beschikbaar voor transitiefase

Raad stelt een krediet beschikbaar van € 390.166. Voorafgaand zijn in de commissievergadering van 23 juni 2020 door alle fracties diverse technische vragen gesteld die schriftelijk zijn beantwoord door het college. Enkele weken hiervoor heeft het college van Scherpenzeel meegedeeld dat zij het besluit om over te gaan naar Veenendaal willen opschorten. De gemeente Woudenberg gaat ondertussen door met het ingezette traject van overgang naar Veenendaal.

1 jan 2021

Overgang belastingtaken naar de gemeente Veenendaal.

De uitvoering van sommige werkzaamheden lopen nog door tot in het eerste kwartaal van 2021 doordat deze nog niet door Woudenberg of transitieteam volledig zijn afgerond. Bijvoorbeeld afhandeling bezwaarschriften, omzetting van inhoud naar oppervlakte. Meeste openstaande punten worden beschouwd als reguliere zogeheten “ijzeren werkvoorraad” en zijn volgens de laatste voortgangsrapportage (december 2020) geen achterstanden.

-6-

Figuur 2.1 Tijdlijn gebeurtenissen belastingsamenwerking Scherpenzeel-Woudenberg

-7-

2.2 Belastingtaken, samenwerking en afspraken Welke belastingtaken voerden de gemeenten Scherpenzeel en Woudenberg gezamenlijk uit en wat waren de afspraken hierover? 2.2.1 Samenwerkingsovereenkomst Woudenberg en Scherpenzeel en afspraken Begin 2011 zijn de gemeente Woudenberg en Scherpenzeel de belastingtaken samen gaan uitvoeren. De afspraken over deze samenwerking zijn vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst (13 jan 2011) (zie bijlage 4). Het doel van de samenwerking was om de belastingwerkzaamheden voor beide gemeenten op een effectieve en efficiënte manier uit te voeren. De belastingmedewerkers van beide gemeenten zijn gaan samenwerken op de locatie van de gemeente Scherpenzeel, onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd financiën en controlling van de gemeente Scherpenzeel. In de samenwerkingsovereenkomst staan afspraken over onder andere de kostenverdeling, wie de contactpersonen zijn, de aansprakelijkheid bij tekortkomingen en de termijn van opzegging. De overeenkomst is opgesteld voor twee jaar met als uitgangspunt dat verlenging mogelijk is. Ook is vastgelegd dat de samenwerking stilzwijgend wordt verlengd, telkens voor de duur van één jaar, indien niet zes maanden voor het verstrijken van de einddatum is opgezegd. De samenwerking is destijds stilzwijgend verlengd omdat duidelijk was dat de samenwerking een meerwaarde had.

Een uitgebreide evaluatie of discussie was niet nodig om dit te constateren, zo geven respondenten aan. Er staan in de samenwerkingsovereenkomst geen afspraken over ambtelijke en bestuurlijke overlegstructuren en geen afspraken over de voortgang en verantwoording van de uitvoering. Uit de interviews komt naar voren dat deze afspraken werden gemist. 2.2.2 Belastingtaken en knelpunten De taken van de gezamenlijke belastingafdeling staan nauwkeurig en uitgewerkt omschreven in de samenwerkingsovereenkomst (zie ook bijlage 4). Tijdens de samenwerkingsperiode zijn er geen onduidelijkheden tussen Scherpenzeel en Woudenberg over de uitvoering van het takenpakket. Het gaat om de volgende taken: 1. Uitvoering Wet Waardering onroerende Zaken Dit omvat met name het waarderen van woningen en niet-woningen ten behoeve van de belastingaanslagen. 2. Heffing gemeentelijke belastingen Dit betreft met name het opleggen en verzenden van de belastingaanslagen aan inwoners. 3. Invordering gemeentelijke belastingen Bij het invorderen gaat het om het bewaken van het invorderingstraject en het innen van de belastinggelden. 4. Overige processen Het gaat hier met name om de Basisregistratie Adressen en Gebouwen. Vanwege de invoering van deze basisregistratie dient er in nauwe samenwerking met de BAG-medewerker zaken afgestemd te worden volgens de samenwerkingsovereenkomst.

Zowel de BAG-medewerker van Scherpenzeel als die van Woudenberg zijn onderdeel van het belastingteam. Uit het onderzoek komt naar voren dat bij de uitvoering van de Wet Waardering onroerende zaken (nr. 1) en bij de BAG-administratie (nr. 4) knelpunten zijn ontstaan. Bij de uitvoering van de Wet WOZ zijn -8-

problemen ontstaan doordat de medewerkers van het belastingteam niet (tijdig) in de gaten hadden dat de mutatieverwerkingen van nieuwbouw niet goed verwerkt werden in de WOZ-administratie, waardoor deze WOZ-administratie niet actueel en volledig was. De BAG-administraties waren actueel in de onderzoeksperiode, maar de koppelingen vanuit de BAG-administratie naar de WOZ-administraties werkten niet , waardoor de WOZ-administratie niet actueel was. Deze problemen werkten door bij het heffen van de belastingen. De WOZ-waarde is de marktwaarde van een pand of woning in het economisch verkeer. Gemeenten stellen de WOZ-waarde vast op basis van de uitgangspunten in de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). Deze wet is in 1994 ingevoerd. De Waarderingskamer controleert gemeenten of deze de wet naleven en op de juiste manier de WOZ-waarden bepalen. (www.rijksoverheid.nl en www.Waarderingskamer.nl) De WOZ-waarde bepaalt hoeveel onroerendezaakbelasting (OZB) een inwoner of bedrijf moet betalen. Naast de bepaling van de OZB wordt de WOZ-waarde ook gebruikt voor het berekenen van onder andere de waterschapsbelasting en de inkomstenbelasting. Daarom heeft de gemeente ook de taak om de gegevens aan te leveren aan de Belastingdienst en het Waterschap. De WOZ-waarde wordt voor een deel ook gebruikt door woningcorporaties om de huurprijs te bepalen (bron: website gemeente Woudenberg).

2.2.3 Organisatie en personele bezetting Team belastingen Het team belastingen, dat de taken uit paragraaf 2.2.1 uitvoerde, bestond bij de start van de samenwerking (in 2011) uit vier medewerkers, twee van Scherpenzeel (1,45 fte) en twee van Woudenberg (1,5 fte). Het team werd aangestuurd door het hoofd van de afdelingen financiën en controlling van Scherpenzeel. Volgens respondenten verliep de uitvoering van de taken in de beginperiode tot 2014 goed en de afstemming met de afdeling financiën van Woudenberg was goed. De Waarderingskamer beoordeelde de uitvoering van de WOZ is deze periode positief. In 2014 werd het team belastingen in Scherpenzeel organisatorisch ondergebracht bij de Gemeentewinkel. Dit is een afdeling die zich bezighoudt met alle dienstverleningstaken, met uitzondering van de vergunningverlening die door de omgevingsdienst wordt uitgevoerd. Het team belastingen werd vanaf 2014 aangestuurd door het hoofd van de gemeentewinkel, die verantwoordelijk was voor een breed en divers takenpakket. Het afdelingshoofd had geen inhoudelijke kennis van het vakgebied gemeentelijke belastingen. Het is volgens respondenten duidelijk dat het team belastingen zowel qua kwantiteit als kwaliteit kwetsbaar was. Dat was ook een reden om de samenwerking met Veenendaal aan te gaan. -9-

In 2018 ging een medewerker met pensioen en werd het team belastingen nog kwetsbaarder. De samenwerking met de afdeling financiën van Woudenberg verliep in die periode niet soepel volgens respondenten, de communicatie verliep stroef en gevraagde informatie werd niet tijdig verstrekt. Vervolgens werd in 2019 een fulltime medewerker langdurig ziek en bleken er problemen met de administratie. Het was toen nog niet duidelijk wat er precies aan de hand was. Het MT van Scherpenzeel heeft vervolgens in augustus 2019 Involon opdracht gegeven om de problemen te onderzoeken. In korte tijd was het probleem duidelijk en onder leiding en met ondersteuning van Involon werden de herstelwerkzaamheden uitgevoerd (september 2019-mei 2020). Op dat moment bestond het team belastingen alleen nog uit de medewerkers van Woudenberg en externe ingehuurde medewerkers. In de zomer van 2020 is de samenwerking tussen Scherpenzeel en Woudenberg beëindigd. Het team belastingen werd vanaf dat moment in de transitiefase naar Veenendaal ondersteund en begeleid door het externe bureau ANG. Met ingang van 1 januari 2021 zijn de medewerkers van het belastingteam in dienst van de gemeente Veenendaal. Heffingsambtenaar Volgens de gemeentewet (artikel 230,231,232) moet iedere gemeente een eigen heffingsambtenaar hebben.

De heffingsambtenaar is de formele afzender van de belastingaanslagen of WOZ-beschikkingen en eventuele bezwaren moeten ingediend worden bij de heffingsambtenaar (Wat is fiscaal procesrecht? | VNG). Het hoofd financiën van Woudenberg is heffingsambtenaar van Woudenberg. In de praktische uitvoering verrichtte één van de medewerkers van het team belastingen voor Woudenberg de taken van de heffingsambtenaar. Deze medewerker was formeel nog in dienst van Woudenberg. De uitvoerende taken werden volledig uitgevoerd door de medewerkers van het team belastingen, alleen in specifieke gevallen werd de heffingsambtenaar van Woudenberg ingeschakeld.

2.3. Betrokken organisaties Welke organisaties hebben een rol bij de controle van de uitvoering van de belastingtaken en hoe hebben zij hun rol vervuld? In onderstaande figuur 2.2 staan schematisch de betrokken organisaties en de belastingtaken.

-10-

Figuur 2.2 Taken en betrokken organisaties uitvoering belastingwerkzaamheden Scherpenzeel-Woudenberg 2.3.1 Gemeente Scherpenzeel en gemeente Woudenberg Bij de uitvoering en de controle van de belastingwerkzaamheden zijn naast de gemeente Scherpenzeel als opdrachtnemer en de gemeente Woudenberg als opdrachtgever verschillende partijen betrokken. In de volgende paragrafen gaan we nader in op die partijen. De gemeente Scherpenzeel zorgt voor de uitvoering van de Wet WOZ en de heffing en inning van de belastingen (zie ook paragraaf 2.2). De gemeente Woudenberg is bij de uitvoering niet direct betrokken. De afdeling financiën van Woudenberg ontvangt vanuit het belastingteam informatie over de waardestijgingen van het onroerend goed en berekent op basis daarvan het tarief. De afdeling financiën van Woudenberg controleert voor Woudenberg, vergelijkt de ramingen van de opbrengsten met werkelijke opbrengsten, controleert de afhandelingstermijnen bezwaarschriften, de stand van zaken invordering. Daarnaast voert de gemeente Woudenberg interne controles uit bijvoorbeeld of verleende vergunningen verwerkt zijn in de belastingaanslagen (Beantwoording technische vragen 8 okt 2019). De afdeling financiën van Woudenberg stemt ambtelijk af met het belastingteam van Scherpenzeel. Zoals eerder vermeld verliep deze ambtelijke afstemming in de periode 2018-2019 niet soepel.

2.3.2 Taxatiebureau-Kondar De gemeente Scherpenzeel werd bij de uitvoering van de Wet WOZ ondersteunt door het externe taxatiebureau Kondar. Het taxatiebureau was betrokken is bij de bepaling van de WOZ-waarden van woningen. Het team belastingen Scherpenzeel/Woudenberg verzamelde informatie over waarde van woningen uit het Kadaster en van Funda aan de hand van woningverkopen. Zij voerden permanent een marktanalyse uit en beoordeelden verkooptransacties van woningen op diverse aspecten. Het -11-

taxatiebureau bepaalde vervolgens modelmatig de waarde van de woningen op basis van de gegevens van het team belastingen. 2.3.3 Waarderingskamer De Waarderingskamer controleert als toezichthouder of de WOZ juist wordt uitgevoerd. De Waarderingskamer controleert de kwaliteit van de WOZ-taxaties die gemeenten uit (laten) voeren. Deze controles voert de Waarderingskamer uit aan de hand van vragenlijsten op drie momenten in het jaar. De vragen hebben onder andere betrekking op het proces van bepaling van de WOZ-waarden, de marktanalyse, de bepaling van de taxatiewaarden, de verwachte data van aanslagoplegging, het proces van bekend maken van de WOZ-waarde, het aantal ingediende bezwaarschriften. De gemeente moet de vragenlijsten ingevuld hebben voordat ze toestemming krijgen om de beschikkingen te versturen. Naast deze vragenlijsten voeren de medewerkers van de Waarderingskamer inspecties uit op locatie, gemiddeld één keer per twee jaar. In Scherpenzeel en Woudenberg zijn deze inspecties in 2015, 2017, 2019, 2020 en 2021 uitgevoerd. In 2018 is geen inspectie ter plaatse uitgevoerd. De respondent van de Waarderingskamer geeft aan dat daardoor mogelijk signalen zijn gemist dat de administratie niet op orde was.

De vragenlijsten en de inspecties van de Waarderingskamer monden uit in een algemeen oordeel in vier oordeelscategorieën met sterren: goed (vier sterren), voldoende (drie sterren), moet op onderdelen verbeterd worden (twee sterren) en moet dringend verbeterd worden (één ster) (zie nadere toelichting in kader). Indien er verbeteringen noodzakelijk zijn, dan worden daar met de gemeente afspraken over gemaakt en de Waarderingskamer controleert of deze worden nagekomen. De waarderingen worden door de Waarderingskamer medegedeeld aan het college en gepubliceerd op de website van de Waarderingskamer.

Oordeelscategorieën van de Waarderingskamer (De Waarderingskamer - Waarderingskamer) Goed Dit algemeen oordeel is van toepassing op een gemeente die WOZ-taxaties van goede kwaliteit levert en daarnaast op alle onderdelen van het WOZ-werkproces voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. De gemeente heeft ook voldoende maatregelen getroffen voor adequate aansturing en kwaliteitsbeheersing van de werkzaamheden. Wanneer een gemeente of uitvoeringsorganisatie stabiel meerdere jaren aaneengesloten dit oordeel goed weet te handhaven, dan krijgt men een "extra ster" en luidt het oordeel "Goed, meerdere jaren". Voldoende Dit algemeen oordeel is van toepassing op een gemeente die WOZ-taxaties van voldoende kwaliteit levert en op de belangrijkste onderdelen van het WOZ-werkproces voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Moet op onderdelen verbeterd worden Dit algemeen oordeel is van toepassing op een gemeente die op één of meer belangrijke onderdelen van het WOZ-werkproces niet voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen.

-12-

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de tijdigheid van bekend maken van WOZ-waarde of de snelheid van afhandelen van bezwaren, de volledigheid van de gemeentelijke administratie, de kwaliteitszorg rond de bij de taxatie gebruikte objectkenmerken. Met deze gemeenten zijn concrete afspraken gemaakt over welke onderdelen verbeterd moeten worden en binnen welke termijn de verbeteringen zichtbaar resultaat moeten hebben opgeleverd. Om de voortgang en de resultaten van de genoemde verbeteracties te volgen, voert de Waarderingskamer bij deze gemeenten een intensiever toezicht uit. Moet dringend verbeterd worden Dit algemeen oordeel is van toepassing op een gemeente die WOZ-taxaties van onvoldoende kwaliteit levert en daarnaast op cruciale onderdelen van het WOZ-werkproces niet voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen en ook onvoldoende maatregelen treft voor adequate aansturing en kwaliteitsbeheersing van de werkzaamheden. Met deze gemeenten zijn afspraken gemaakt op bestuurlijk niveau over de verbeteringen. De voortgang en de resultaten van de genoemde verbeteracties worden door de Waarderingskamer intensief gevolgd. Zolang er geen sprake is van aantoonbare significante verbeteringen zal de Waarderingskamer niet instemmen met het versturen van de WOZ-beschikkingen.

In onderstaande figuur staan de waarderingen van de Waarderingskamer van de gemeente Scherpenzeel en Woudenberg over de jaren (www.Waarderingskamer.nl).

Figuur 2.3: Kwaliteitsbeoordeling door de Waarderingskamer van de uitvoering Wet WOZ in de gemeente Woudenberg en Scherpenzeel in 2014 t/m 2021. De rekenkamercommissie heeft de beschikbare inspectierapporten van de Waarderingskamer in de periode 2014 t/m 2021 van Scherpenzeel en Woudenberg bestudeerd. In bijlage 6 staat een samenvatting van de bevindingen.

-13-

In de jaren 2014-2017 beoordeelde de Waarderingskamer de uitvoering van de Wet WOZ in Scherpenzeel en Woudenberg als goed. Maar in de jaren vanaf 2015 gaf de Waarderingskamer wel diverse aandachtspunten mee. Zo adviseerde de Waarderingskamer al vanaf 2015 om de controle en vastlegging van de secundaire objectkenmerken te verbeteren. Vanaf 2018 is het oordeel nog voldoende, maar wel minder dan in de voorgaande jaren. In februari 2019 stuurde de Waarderingskamer een brief aan het college van de gemeente Woudenberg dat het belastingteam niet de benodigde informatie van de zelfevaluaties WOZ-waarden had aangeleverd en dat zij daarom niet konden instemmen met het bekend maken van de WOZ-waarden voor 2019. De gemeente kreeg twee weken de tijd om de gevraagde gegevens aan te leveren. Het belastingteam leverde de informatie vervolgens op tijd aan, waardoor het oordeel van de Waarderingskamer over 2019 nog steeds voldoende was. In het najaar van 2019 constateerde de Waarderingskamer in een inspectierapport dat de achterstanden in de WOZ administratie nog niet volledig in beeld zijn doordat de BAG en BRK mutaties nog niet volledig verwerkt waren. Op dat moment werden de achterstanden volgens de Waarderingskamer voortvarend aangepakt en weggewerkt. De Waarderingskamer was door Involon geïnformeerd over de achterstanden.

Bij controle van de Waarderingskamer begin 2020 stemden zij in met het versturen van de beschikkingen, maar sprak de Waarderingskamer met Woudenberg en met Scherpenzeel af dat ze nog een aantal controles uitvoeren en verbeteringen zouden doorvoeren. Het oordeel van de Waarderingskamer was toen twee sterren. In 2021 gaf de Waarderingskamer Woudenberg in eerste instantie nog steeds twee sterren, maar na controle medio 2021 constateerde de Waarderingskamer dat het proces was verbeterd en stelde het oordeel bij naar drie sterren.

2.3.4 Involon B.V. Involon is het externe bureau dat ingehuurd is in augustus 2019 om een quickscan op de belastingadministratie uit te voeren. Binnen korte tijd stelde Involon vast dat er achterstanden waren in de administratie en ontdekte Involon de oorzaken ervan (zie paragraaf 2.1 en 2.2.2). Opmerkelijk is dat de achterstanden niet bij controles door de accountant en de Waarderingskamer voor 2019 zijn opgemerkt. Na constatering van de achterstanden werd Involon ingehuurd door de gemeente Scherpenzeel en Woudenberg om de herstelwerkzaamheden uit te voeren (zie ook paragraaf 2.4.2). In juni 2020 presenteert Involon de bevindingen en resultaten aan de gemeenteraad van Woudenberg. 2.3.5 ANG Het externe bureau ANG heeft in opdracht van de gemeente Scherpenzeel en Woudenberg in 2019 het project Schoon door de Poort fase 1 uitgevoerd. De bedoeling van het project was dat alle data in de belastingadministratie werden gescreend en opgeschoond om ervoor te zorgen dat de data zonder problemen en fouten geconverteerd konden worden naar de administratie van Veenendaal (Raadsvoorstel ‘Krediet investeren in uitvoering en kwaliteitsverbetering WOZ/belastingtaken”, 2 juli 2020). Het betrof een technische exercitie. De data werden niet inhoudelijk gecontroleerd. Dit project heeft de achterstanden in de administratie niet zichtbaar gemaakt.

Het project is gestopt toen de achterstanden in de tweede helft van 2019 duidelijk werden en Involon met de herstelwerkzaamheden aan de slag is gegaan. In de zomer van 2020 is ANG opnieuw ingehuurd. Nu door de gemeente Woudenberg om de overgang naar Veenendaal per 1 jan 2021 te begeleiden en de benodigde werkzaamheden daarvoor uit te voeren, het zogeheten project Schoon door de Poort fase 2. De raad van Woudenberg ontving maandelijks

-14-

voortgangsrapportages over de voortgang van dit project en in juli 2021 een eindrapportage. (Eindrapportage project uitvoering en transitie belastingtaak 2020, 1 juli 2021). 2.3.6 Accountant van de gemeente Woudenberg en gemeente Scherpenzeel De accountant van de gemeente Woudenberg voert jaarlijks in het najaar een interimcontrole uit en na afsluiting van het kalenderjaar en na opmaak van de jaarrekening de zogeheten accountantscontrole. De accountant rapporteert hierover aan het college en de gemeenteraad via respectievelijk de managementletter en het accountantsverslag. In de managementletter, die gericht is aan het college, geeft de accountant verbeteradviezen voor de inrichting van de interne processen. In het accountantsverslag, gericht aan de raad, geeft de accountant op hoofdlijnen een oordeel over de interne beheersing van de gemeentelijke processen. Naast deze twee controles controleerde de accountant van Scherpenzeel op basis van een auditinstructie van de accountant van Woudenberg de belastingadministratie. Vervolgens rapporteerde de accountant van Scherpenzeel hierover in een controlememo aan de accountant van Woudenberg. Deze memo’s zijn voor de accountants interne documenten die niet gedeeld werden met het college en/of de gemeenteraad.

Het controlememo van 2019 (het jaar waarin de achterstanden zijn ontdekt) is wel gedeeld met het college en de gemeenteraad van Woudenberg. In 2014 heeft de accountant van Woudenberg erop aangedrongen dat de gemeente Woudenberg een controlememo zou krijgen over de uitvoering van de belastingen. Voor zover de rekenkamercommissie kan nagaan is pas in 2016 uitgebreid gecontroleerd en gerapporteerd in een controlememo over de uitvoering van de belastingen. In dat jaar constateerde de accountant van Scherpenzeel dat er twee risico’s aanwezig zijn: • Het risico op een foute tariefberekening. • Het risico dat niet alle objecten een WOZ-aanslag ontvangen. Ondanks de aanwezige risico’s constateerde de accountant bij de controle dat er geen daadwerkelijke tekortkomingen waren. Opmerkelijk is dat de accountant van zowel Woudenberg als Scherpenzeel over het jaar 2018 een positief oordeel hadden over de heffingen van de belastingen terwijl in september 2019 bleek dat er fouten zijn gemaakt bij de belastingheffing over de jaren 2017 t/m 2019. Respondenten geven als verklaring aan dat de controles op hoofdlijnen en steekproefsgewijs plaatsvinden. Bovendien kwamen achterstanden in de aanslagoplegging bij gemeenten vaker voor en mochten gemeenten drie jaar na dato nog een aanslag opleggen.

Daarnaast waren de afwijkingen volgens respondenten in termen van de accountant niet zodanig groot dat er sprake was van een materiële afwijking. Bij de controle over 2019 constateerde de accountant dat de volledigheidscontrole over de belastinginning over 2016 t/m 2019 niet juist was uitgevoerd en hierover is uitgebreid door de accountant van Scherpenzeel in het controlememo over gerapporteerd. Een uitgebreidere samenvatting van de bevindingen van de accountantscontroles over de uitvoering van de belastingtaken in de jaren 2014 t/m 2020 is opgenomen in bijlage 7.

2.4 Knelpunten in de uitvoering van belastingtaken Welke knelpunten zijn geconstateerd bij de uitvoering van de belastingtaken? Hoe zijn de knelpunten hersteld?

-15-

2.4.1 Tariefsberekening in 2019 Voor de OZB belastingheffing 2019 is een ‘onjuist’ tarief gehanteerd. Het OZB-tarief wordt jaarlijks door de gemeenteraad in de belastingverordening vastgesteld in december voorafgaand aan het belastingjaar. Dit tarief is gebaseerd op een ingeschatte stijging van de WOZ-waarden en wordt in een volgend jaar gecorrigeerd voor de werkelijke waardestijgingen. De stijging van de WOZ-waarden werd door het team belastingen doorgegeven aan het team financiën van Woudenberg, die op basis daarvan het OZB-tarief berekende. De waardestijging die in 2018 aan Woudenberg werd doorgegeven voor de berekening van het tarief in 2019 bleek in werkelijkheid lager dan een reguliere afwijking. De schatting van de waardestijging was te laag omdat de noodzakelijk werkzaamheden door het taxatiebureau nog niet waren afgerond. Het team financiën van Woudenberg was daar op dat moment niet van op de hoogte. Door de te lage WOZ-waardestijging was het OZB tarief 2019 feitelijk 0.0041% te hoog. Hierdoor betaalden inwoners te veel OZB. Onderstaande tabel geeft weer hoeveel inwoners (eigenaren) te veel betaalden bij verschillende WOZ-waarden van woningen. OZB in Woudenberg in 2019

Betaalde belasting o.b.v. vastgesteld tarief 2019 (0,1152%) Te veel betaalde belasting (0,0041%)

WOZ-waarden

€ 200.000

Gemiddelde WOZ-waarde in Woudenberg in 2019 € 310.000

€ 500.000

€ 230

€ 357

€ 576

€8

€ 13

€ 21

In maart 2019 kregen raadsleden signalen van inwoners over te hoge OZB-aanslagen. Naar aanleiding daarvan nam de raad in de vergadering van maart 2019 een motie aan (zie bijlage 8). In deze motie wordt het college opgedragen het proces tot vaststelling van het OZB-tarief grondig te evalueren en met een verbeterplan te komen. De ambtelijke organisatie is vervolgens aan de slag gegaan en heeft in mei 2019 een evaluatierapport aangeboden aan de raad (Rapport evaluatieproces WOZ-herwaardering tot vaststelling OZB-tarief 2019 (woningen) (23 mei 2019). In dit rapport is duidelijk toegelicht hoe het OZBtarief tot stand is gekomen en wat er fout is gegaan. In de evaluatie worden verbetervoorstellen gedaan, onder andere gericht op betere afstemming met het team belastingen en ICT Veenendaal en meer bewaking op het proces WOZ. Ook wordt een analyse van de stijgingspercentages van woningen toegezegd evenals een uitgebreide toelichting van het OZB-tarief bij de vaststelling van de belastingtarieven. De rekenkamercommissie stelt vast dat de gemeenteraad van Woudenberg na deze evaluatie vervolgens uitgebreide toelichtingen heeft ontvangen van het college over de vaststelling van het OZB-tarief door middel van memo’s, toelichtingen in de kadernota en in de belastingverordening.

(Kadernota 2020-2023, (11 juli 2019), Memo ‘beantwoording vraag over opties terugbetaling OZB 2019’, Raadsvoorstel en -besluit ‘Belastingverordening 2020’ (19 dec 2019), Memo toelichting berekening OZB-tarieven 2021 (3 dec 2020), Raadsvoorstel en -besluit ‘Belastingverordening 2021’ (17 dec 2020). De afdeling financiën controleert de volledigheid van inkomsten. Wat werkelijk opgelegd wordt aan belastingen wordt vergeleken met het bedrag aan begrote inkomsten in de begroting. Volgens de ambtelijke respondenten van Woudenberg hebben zij vanaf 2017 wel degelijk signalen gegeven aan het -16-

team belastingen van Scherpenzeel dat de inkomsten niet in lijn waren met de begroting. Er werd geen gehoor gegeven aan deze signalen. De ambtelijke contacten waren moeizaam in die periode. Opmerkelijk is dat de ophef over het OZB-tarief in 2019 alleen in de gemeente Woudenberg speelde. In de gemeenteraad van Scherpenzeel is dit niet aan de orde geweest, terwijl ook in Scherpenzeel het OZB tarief in 2019 te hoog was vastgesteld. De afhandeling in Scherpenzeel heeft op ambtelijk niveau plaatsgevonden en heeft geen politieke aandacht gekregen. 2.4.2 Onvolledige OZB oplegging 2017-2019 door achterstanden BAG en BRK In augustus 2019 zijn de achterstanden in de belastingadministratie door Involon duidelijk geworden. De problemen hadden te maken met niet werkende koppelingen van de BRK (Basisregistratie Kadaster) en de BAG (basisregistratie adressen en gebouwen) naar de WOZ-administratie. De administraties van BRK en BAG waren actueel. De BAG werd voor Scherpenzeel bijgehouden door een medewerker van Scherpenzeel en voor Woudenberg door een medewerker van Woudenberg die tot het belastingteam behoorden. De mutaties in de BRK werden bijgehouden door het Kadaster en gemeenten kunnen de registraties maandelijks downloaden.

De koppelingen werkten niet door de volgende oorzaken: 1) Het Kadaster is in 2018 overgegaan naar een ander systeem, waardoor alle gemeenten de BKRmutaties niet meer konden verwerken in hun belastingsystemen. Om dit probleem te herstellen was aangepaste software nodig. In Scherpenzeel-Woudenberg is deze software niet tijdig geïmplementeerd, maar pas in de periode dat Involon de herstelwerkzaamheden uitvoerde. 2) In november 2016 is de landelijke voorziening WOZ gestart. Informatie uit de gemeentelijke WOZadministraties worden via de landelijke voorziening beschikbaar gesteld aan bijvoorbeeld het CBS, de belastingdienst, het waterschap. Hiervoor was een nieuw belastingsysteem ontwikkeld waarbij het niet meer mogelijk was om zelf adressen in te voeren. Dit nieuwe belastingsysteem is in Scherpenzeel-Woudenberg niet tijdig operationeel geworden. Onder andere nieuwbouwobjecten kwamen daardoor niet goed in de WOZ-administratie. Medewerkers van het belastingteam waren volgens respondenten op de hoogte van de problemen, maar dachten dat ze deze handmatig opgelost hadden. De gevolgen van de problemen waren dat in de periode 2017-2019 niet alle OZB-aanslagen zijn opgelegd. In het najaar 2019 tot mei 2020 werden de herstelwerkzaamheden uitgevoerd en de achterstallige aanslagen opgelegd. Dit mag drie jaar na dato nog gebeuren.

Medio 2020 ging het om aanslagen voor een totaalbedrag van ruim € 231.549 (Presentatie Involon raadsinformatieavond, 11 juni 2020). OZB afvalstoffen heffing rioolheffing

aantal 235 491 1601

bedrag € 89.974 € 34.915 € 106.660

totaal

2327

€ 231.549

2.4.3 Kwetsbaarheid team belastingen De uitvoering van de belastingtaken is een proces dat de afgelopen jaren steeds complexer is geworden, bijvoorbeeld door eisen op het terrein van informatiebeveiliging. Dit stelt steeds hogere eisen aan de -17-

vakbekwaamheid van de medewerkers, met name ICT-vaardigheden zijn belangrijk. In de onderzoeksperiode zijn technische veranderingen in het belastingproces doorgevoerd die deskundigheid en veel inzet vragen van de belastingmedewerkers. Zo moesten gemeenten woningen taxeren op basis van gebruiksoppervlak (m2) in plaats van inhoud (m3). Gemeenten kregen vijf jaar om hiernaar toe te werken. Ook werd de landelijke voorziening WOZ in deze periode geïntroduceerd, de belastingadministratie moest hierop aangesloten worden. Het team belastingen kreeg in de onderzoeksperiode te maken met vertrek van medewerkers, interimvervanging, ziekte en wisselende leidinggevenden. De leidinggevende stond vanaf 2014 op afstand en was inhoudelijk niet direct betrokken. Dit alles heeft veel van het team gevraagd. Het team heeft lang geprobeerd om de problemen zelf op te lossen en dat is niet gelukt. Pas op het moment (in 2019) dat het management van Scherpenzeel ook doordrongen was van de problemen kreeg het team ondersteuning van Involon en kon er gewerkt worden aan het oplossen van de problemen. De kwetsbaarheid van het team was volgens respondenten mede een reden om de samenwerking met Veenendaal aan te willen gaan. Daarbij stellen respondenten dat interne controle in een kleine gemeente lastig is, fysieke functiescheidingen zijn niet altijd mogelijk. Systemen kunnen dit deels oplossen.

In een dergelijke situatie zijn goede relaties en onderling vertrouwen tussen medewerkers en leidinggevende, de zogeheten softcontrols, met name belangrijk. De softcontrols ontbraken in de periode 2015-2019 bij het team belastingen van Scherpenzeel. 2.4.4 Terugtrekking Scherpenzeel in 2020 uit samenwerkingstraject met Veenendaal In juni 2020 trok de gemeente Scherpenzeel zich terug uit het samenwerkingstraject met Veenendaal. Scherpenzeel besloot dit omdat er op dat moment veel onduidelijkheid was over de mogelijke herindeling met Barneveld. Een respondent van de gemeente Scherpenzeel gaf aan dat het op dat moment logisch was om te kijken wat Barneveld kon bieden. Na het besluit van Scherpenzeel moesten de belastingadministraties van Woudenberg en Scherpenzeel ontvlecht worden. Dit heeft de ambtelijke organisatie van Woudenberg veel energie en werk gekost. Vanaf de zomer van 2020 heeft Woudenberg onder regie en met ondersteuning van de gemeente Veenendaal en ANG de belastingtaken zelf uitgevoerd. Het management en het college van Woudenberg waren in dit traject nauw betrokken en werden regelmatig door de ambtenaren geïnformeerd over de voortgang.

2.5 Opvolging besluiten gemeenteraad Op welke wijze heeft het college opvolging gegeven aan de raadsbesluiten, moties amendementen en toezeggingen in 2019 en 2020 inzake de belastinguitvoering? De rekenkamercommissie constateert uit het onderzoek dat het college de besluiten van de raad heeft uitgevoerd en de raad gedurende het traject van de belastingtransitie uitgebreid heeft geïnformeerd. De vele technische vragen van de raad zijn door het college zorgvuldig beantwoord. Hieronder gaan we nader in op specifieke besluiten, moties, amendementen en toezeggingen in de betreffende periode.

-18-

Datum/ jaar

Besluit

Vervolg

sep 2018

De gemeenteraad van Scherpenzeel en de gemeenteraad van Woudenberg besluiten om belastingtaken en werkzaamheden basisregistratie BAG en WOZ met ingang van 2020 over te dragen aan gemeente Veenendaal.

Het bureau ANG gaat eind 2018 in opdracht van Scherpenzeel en Woudenberg aan de slag met het project Schoon door de Poort fase 1. Voordat dit project afgerond is blijken in augustus 2019 grote problemen en worden er herstelwerkzaamheden uitgevoerd.

21 mrt 2019

De raad verzoekt het college met een motie ‘vreemd aan de orde van de dag’ om het WOZproces te evalueren en om met een voorstel te komen hoe inwoners gecompenseerd gaan worden voor het onjuiste OZB-tarief 2019.

Het college voert een evaluatie uit WOZ-herwaardering tot vaststelling OZB-tarief (23 mei 2019) en doet het voorstel om het tarief 2019 te corrigeren met het OZB aanslag van 2020. Bij de vaststelling van de kadernota 2020 op 11 juli 2019 besluit de gemeenteraad van Woudenberg om het voorstel over te nemen.

12 nov 2019

In de raadscommissievergadering wordt de memo “ Belastingen: check basis op orde voor overstap naar Veenendaal” besproken”. Evenals het projectplan van Involon met een voorstel hoe de problemen op te lossen (Projectplan nieuwbouw gemeente Scherpenzeel en Woudenberg, Involon, 20 sep 2019).

Involon gaat in samenwerking met Scherpenzeel en Woudenberg bezig met de herstelwerkzaamheden. De gemeentesecretaris van Scherpenzeel is opdrachtgever. Er is een stuurgroep die maandelijks bij elkaar komt met gemeentesecretarissen en portefeuillehouders van beide gemeenten. Er is een projectgroep die tweewekelijks overleg met de gemeentesecretaris van Scherpenzeel, de heffingsambtenaren van Scherpenzeel en Woudenberg en de projectleider van Involon. Er is uitvoeringsteam met medewerkers van het belastingteam en Involon. Op 11 juni 2020 presenteert Involon de resultaten van het project aan de gemeenteraad van Woudenberg.

Het college zegt in de raadscommissievergadering dat de raad wordt meegenomen in het verbeterproces. Voorafgaand zijn diverse technische vragen gesteld die schriftelijk zijn beantwoord.

Uit de interviews blijkt dat het bestuur van Woudenberg in hoge mate betrokken is bij de uitvoering van het project.

-19-

2 jul 2020

Raad besluit om uitvoering miv 1 juli onder regie van Veenendaal te brengen en overgang per 1 januari 2021 naar Veenendaal voor te bereiden. Raad stelt krediet beschikbaar voor transitiefase. Voorafgaand zijn in de commissievergadering van 23 jun 2020 door alle fracties diverse technische vragen gesteld die schriftelijk zijn beantwoord door het college.

Gedurende het traject (juli t/m dec 2020) wordt maandelijks een voortgangsrapportage “uitvoering en transitie belastingtaak 2020” opgesteld. De raad ontvangt deze rapportages bij de ingekomen stukken van de raadscommissievergaderingen. De raadsfracties stellen meerdere keren technische vragen n.a.v. deze rapportages. Deze worden door het college uitgebreid beantwoord. De eindrapportage ontvangt de raad op 2 juli 2021. In deze rapportage wordt de financiële afwikkeling met Scherpenzeel toegelicht. Scherpenzeel is tegemoet gekomen in de frictiekosten.

Aan de raad wordt toegezegd dat zij op de hoogte worden gehouden van de voortgang.

2.6 Lessen voor toekomstige samenwerkingen van respondenten Welke lessen heeft de gemeente Woudenberg geleerd voor toekomstige samenwerkingen? In deze paragraaf gaan we met name in op de lessen die uit de interviews naar voren zijn gekomen. Maak afspraken over verantwoordings- en voortgangsinformatie In de samenwerkingsovereenkomst (zie bijlage 4) waren geen afspraken gemaakt over de verantwoording van de uitvoering. Om te kunnen sturen is verantwoordingsinformatie en voortgangsinformatie met kengetallen over de uitvoering van de belastingtaken nodig. Volgens respondenten is het van belang om hierover afspraken vast te leggen in de samenwerkingsovereenkomst, maar ook om vooraf goed na te denken welke soort informatie nodig is. Verantwoordelijkheden opdrachtgever/ opdrachtnemer vastleggen Een gemeente moet bij uitbesteding accepteren dat er geen volledig zicht meer is op het proces. Van belang is dan wel dat er goede verantwoordingsinformatie is en goede afspraken over ieders rolinvulling en taken. Bij uitbesteding blijft de gemeente zelf verantwoordelijk voor de uitbestede taken. Het is van belang om in samenwerkingsovereenkomst duidelijke afspraken te maken over de verantwoordelijkheid van de uitvoerende partij en de verantwoordelijkheid van de gemeente die uitbesteedt. Het opdrachtgeverschap (zowel ambtelijk als bestuurlijk) moet zorgvuldig ingericht worden.

Betere (interne) controle Er werd te veel gewerkt op basis van vertrouwen. De interne controle kon beter ingericht worden, maar ook de externe controle door de gemeente die uitbesteedt is belangrijk. Overigens zal bij controlewerkzaamheden altijd een belangenafweging gemaakt worden tussen de omvang van het -20-

(financieel) risico en de personele inzet/ kosten. 100% controle is niet mogelijk. Het maken van afspraken met de accountant over de controle van uitbestede taken is dan belangrijk en het is goed om daar met de accountant heldere afspraken over te maken.

Heb aandacht voor kwetsbare teams Met name bij de uitvoering van specialistische taken is deskundigheid van de medewerkers van groot belang. Voor kleine gemeenten is het lastig om de kwaliteit en kwantiteit van specialistische teams op peil te houden. Het is van belang om oog te hebben voor de kwetsbaarheid van een dergelijk team en te zorgen voor een goede aansturing. Vooral in tijden dat er veel externe ontwikkelingen spelen, die invloed hebben op de uitvoering van de taken, is dit van belang.

-21-

3. Conclusies en aanbevelingen 3.1 Conclusies Naar aanleiding van de bevindingen uit het vorige hoofdstuk geven we antwoord op de hoofdvragen “Hoe is de uitvoering van de belastingtaken van de gemeente Woudenberg verlopen in de periode 2011 tot 2020? Welke knelpunten zijn ontstaan?”. Daarnaast gaan we in op de lessen die zijn geleerd en de rol van het college en de raad. Belastingsamenwerking vanaf 2011 tot 2019 goed verlopen, daarna problemen met achterstanden in de administratie De belastingsamenwerking tussen Scherpenzeel en Woudenberg is in 2011 gestart. Scherpenzeel nam de uitvoering van de belastingtaken op zich. Twee medewerkers van Woudenberg werden toegevoegd aan het belastingteam van Scherpenzeel, dat toen bestond uit vier medewerkers (in totaal 3 fte). De afspraken waren vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. In deze samenwerkingsovereenkomst waren geen afspraken gemaakt over ambtelijke en bestuurlijke overlegstructuren en geen afspraken over verantwoordingsinformatie. In de jaren tot en met 2018 werd dat niet ervaren als een probleem, omdat de samenwerking goed verliep. Er waren geen uitvoeringsproblemen en de Waarderingskamer beoordeelde de uitvoering van de WOZ in Scherpenzeel en in Woudenberg tot en met 2019 als voldoende tot goed. In 2018 besloten de gemeenten Scherpenzeel en Woudenberg beiden te gaan samenwerken met de gemeente Veenendaal.

Men zag in dat het team belastingen zowel qua kwantiteit als kwaliteit kwetsbaar was. In 2019 tijdens de voorbereiding van dit samenwerkingstraject kwam naar voren dat er achterstanden waren in de belastingadministratie. De voorbereidingen van de samenwerking met Veenendaal kregen op dat moment geen prioriteit meer, de problemen moesten eerst opgelost worden. In de tweede helft van 2019 en begin 2020 zijn de problemen met behulp van gespecialiseerde externe bureaus aangepakt en opgelost. Pas in 2020 werd het traject van overgang naar Veenendaal weer opgepakt, maar niet veel later besloot Scherpenzeel om alsnog geen samenwerking aan te gaan met Veenendaal. Woudenberg is vervolgens alleen verder gegaan en per 1 januari 2021 werd de samenwerking met Veenendaal een feit. Knelpunten door niet goed functioneren belastingteam en weinig aandacht vanuit het management De rekenkamercommissie concludeert uit het onderzoek dat de knelpunten met name veroorzaakt werden door het feit dat het team belastingen niet goed functioneerde. Er was vanuit zowel het management van Scherpenzeel als Woudenberg onvoldoende aandacht voor het functioneren van het belastingteam. Door het niet goed functioneren ontstonden er vanaf 2017 achterstanden in de belastingadministratie.

Deze achterstanden kwamen doordat koppelingen tussen de BRK (Basisregistratie Kadaster) en de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) naar de belastingadministratie niet goed werkten. Hierdoor kwamen objecten (woningen en niet-woningen) niet in de administratie terecht. Daardoor waren in de jaren 2017 tot en met 2019 de OZB-aanslagen niet volledig en werden niet alle belastinginkomsten geïnd. Medewerkers dachten dat ze de niet-werkende koppelingen handmatig hadden opgelost, maar hebben zich niet gerealiseerd dat dit niet het geval was en zagen niet de noodzaak om dit te melden bij het management. Volgens de rekenkamercommissie hadden de achterstanden in de administratie eerder ontdekt kunnen worden als er meer aandacht zou zijn geweest vanuit zowel Scherpenzeel als Woudenberg voor de kwetsbaarheid en deskundigheid van het team belastingen in Scherpenzeel. De achterstanden in de belastingadministratie kwamen pas medio 2019 naar voren nadat medewerkers van het team belastingen aan de bel hadden getrokken bij het management van de gemeente Scherpenzeel. -22-

Hoewel de achterstanden laat ontdekt zijn, heeft de gemeente Woudenberg geen belastinginkomsten misgelopen. Dit dankzij het feit dat er in 2019 goed is ingegrepen en het voor gemeenten mogelijk is om tot drie jaar na dato nog de verschuldigde belasting te innen. Het OZB-tarief is in 2019 te hoog vastgesteld. De rekenkamercommissie ziet dit niet als een knelpunt. Het betrof slechts een geringe afwijking als gevolg van te laag ingeschatte waardestijging van de woningen. Dit komt vaker voor, ook bij andere gemeenten. Het college was snel op de hoogte van deze afwijking en de oorzaak ervan. De correctie kon eenvoudig doorgevoerd worden bij de aanslagoplegging van het volgende jaar. Voor inwoners ging het slechts om enkele euro’s teveel betaalde belasting, die dus in het volgende jaar gecorrigeerd is. Het college heeft de raad uitgebreid geïnformeerd over de handelswijze ten aanzien van de aanslagoplegging. Woudenberg heeft verschillende lessen geleerd uit de belastingsamenwerking Voor een kleinere gemeente als Woudenberg vindt de rekenkamercommissie het verstandig om samen te werken op het gebied van belastingen en het was dus verstandig dat de gemeente Woudenberg in 2011 ging samenwerken met Scherpenzeel. Het is heel lastig, zeker gezien de externe ontwikkelingen in dit vakgebied, om deze taken zelfstandig goed uit te voeren.

Ook het besluit in 2018 om aan te sluiten bij Veenendaal was verstandig, gezien de kwetsbaarheid van het belastingteam. Uit het onderzoek komt naar voren dat bij de belastingsamenwerking met Scherpenzeel vooral op basis van vertrouwen werd samengewerkt. De werkzaamheden werden onvoldoende gecontroleerd door de gemeente Woudenberg. Bij de controle van dergelijk werkzaamheden kan niet alleen vertrouwd worden op de controle van de accountant die vooral op hoofdlijnen controleert. Er moet meer aandacht zijn voor de interne controle. Daarnaast is het van belang dat de gemeente Woudenberg bij uitbesteden en samenwerking duidelijke afspraken maakt over verantwoordingsinformatie, taakverdeling en rolinvulling.

Zowel de raad als het college van Woudenberg hebben hun rol goed ingevuld De rekenkamercommissie heeft geconstateerd dat de raad vanaf 2019 veel aandacht had voor de belastingen. De raad vulde zijn controlerende rol goed in. Er werden bijvoorbeeld veel vragen gesteld aan het college. Dat heeft wellicht bijgedragen aan het beeld dat de belastingproblemen groter waren dan hoe ze nu door de rekenkamercommissie worden beoordeeld. Ook stelt de rekenkamercommissie vast dat het college de raad in deze periode goed en frequent informeerde. Het college beantwoordde de vele schriftelijke vragen naar het oordeel van de rekenkamercommissie zorgvuldig. Over de voortgang van het samenwerkingstraject met Veenendaal werd de raad maandelijks geïnformeerd. Daarnaast heeft de ambtelijke organisatie met ondersteuning van externe expertise de problemen binnen afzienbare tijd opgelost en is de overgang naar Veenendaal gerealiseerd.

3.2 Aanbevelingen Naar aanleiding van de conclusies adviseert de rekenkamercommissie de raad om het college op te dragen de volgende aanbevelingen uit te voeren:

-23-

1. Maak bij toekomstige samenwerkingen afspraken over de frequentie en inhoud van de verantwoordings- en voortgangsinformatie; 2. Leg verantwoordelijkheden opdrachtgever / opdrachtnemer goed vast in de samenwerkingsovereenkomst; 3. Verbeter de (interne) controle en leg in protocollen vast hoe de controle van de samenwerking plaats moet vinden; 4. Heb aandacht voor kwetsbare teams door periodiek na te gaan of er capaciteitsproblemen of andersoortige problemen spelen binnen de teams/afdelingen van de organisatie. De rekenkamercommissie adviseert de raad om bij nieuwe samenwerkingen goed na te gaan of het college bovenstaande aanbevelingen (1 t/m 3) heeft opgevolgd.

-24-

4. Bestuurlijke reactie college Woudenberg en nawoord rekenkamercommissie 4.1 Bestuurlijke reactie Geachte leden van de Rekenkamercommissie,

Op 31 augustus 2022 hebben wij de rapportage “Belastingsamenwerking gemeente Woudenberg” van de Rekenkamercommissie Vallei & Veluwerand (hierna: de Rekenkamercommissie) in goede orde ontvangen van uw secretaris. Graag maken wij gebruik van de mogelijkheid om een bestuurlijke reactie te geven op het rapport. Algemeen Allereerst wil het college de Rekenkamercommissie graag bedanken voor de grondige evaluatie en het opleveren van de rapportage. Het is een duidelijke rapportage met heldere inzichten.

In de rapportage trekt de Rekenkamercommissie een aantal conclusies (blz. 22/23) op de hoofdvragen “Hoe is de uitvoering van de belastingtaken van de gemeente Woudenberg verlopen in de periode 2011 tot 2020? Welke knelpunten zijn ontstaan?”. Daarnaast wordt ingegaan op de lessen die zijn geleerd en de rol van het college en de gemeenteraad. Hierna wordt specifiek ingegaan op de door u geformuleerde conclusies en aanbevelingen.

Conclusies en aanbevelingen De conclusie dat de belastingsamenwerking vanaf 2011 tot 2019 goed is verlopen en dat daarna problemen zijn ontstaan met achterstanden in de administratie Wij herkennen ons in het geschetste beeld en de weergave van de feiten. Vanaf 2017 waren er signalen dat de inkomsten niet in lijn waren met de begroting. Tegelijkertijd kwalificeerde de Waarderingskamer de uitvoering van de WOZ in Scherpenzeel en Woudenberg tot en met 2019 als voldoende tot goed. Om de kwantiteit en kwetsbaarheid van het team belastingen te verbeteren, is vervolgens samenwerking gezocht met een (grotere) partner in de vorm van de gemeente Veenendaal.

In de huidige samenwerking met Veenendaal zijn de gemaakte afspraken over sturing en verantwoording beter en gedetailleerder vastgelegd. Zo vindt er regulier overleg plaats op verschillend niveaus (bestuurlijk/ambtelijk) met Veenendaal waardoor we meer betrokken blijven bij de uitvoering van onze uitbestede belastingtaak. Ten slotte nemen we het inzicht mee dat als ambtelijk iets gesignaleerd wordt dit tot grote problemen kan leiden als dit niet tijdig op het juiste niveau wordt geadresseerd. Indien zich in voorkomende signalen of problemen lijken voor te doen, wordt dit met voorrang ambtelijk opgepakt.

De conclusie over de gerezen knelpunten door het niet goed functioneren van het belastingteam en te weinig aandacht vanuit het management Wij herkennen ons in uw conclusie en onderschrijven het belang van het hebben van voldoende aandacht voor de kwetsbaarheid en deskundigheid van het team belastingen. Dit is dan ook een van de terugkerende onderwerpen tijdens de reguliere (ambtelijke) overleggen met Veenendaal. Verder is in het voorjaar van 2022, toen zich wederom problemen met de koppeling met het BRP voordeden, direct opgeschaald en is hoge prioriteit gegeven aan het weer werkend maken van de benodigde koppelingen. Dit was effectief en al snel werkte alles weer naar behoren.