Uitvoeringsbeleid evenementen Raalte 2026

Uitvoeringsbeleid evenementen

2026

Inhoudsopgave 1. Inleiding ..................................................................................................................................................................................................3 2. Visie ...........................................................................................................................................................................................................5 3. Evenementen ........................................................................................................................................................................................6 4. Procedure .............................................................................................................................................................................................10 5. Veiligheid & gezondheid ................................................................................................................................................................16 6. Toezicht en handhaving .................................................................................................................................................................20 7.

Gezichtspunten..................................................................................................................................................................................24 8. Juridisch kader ...................................................................................................................................................................................25 9. Spoorboekje ........................................................................................................................................................................................28

2

1. Inleiding De gemeente Raalte staat bekend als een echte evenementengemeente. Jaarlijks worden er tientallen evenementen georganiseerd, variërend van dorps- en buurtfeesten tot culturele, sportieve en culinaire activiteiten. Deze evenementen spelen een belangrijke rol in het versterken van noaberschap en lokale saamhorigheid. Het brede aanbod wordt gedragen door een groot netwerk van vrijwilligers, verenigingen en ondernemers, en vormt een wezenlijk onderdeel van het sociale en economische leven in de gemeente. Om evenementen blijvend de ruimte te geven, maar tegelijkertijd ook hun impact te kunnen beheersen, is gekozen voor een heldere koers met vier centrale thema’s. Deze thema’s zijn: ▪ ▪ ▪ ▪

Raalte geeft Ruimte: een levendige én leefbare gemeente; Goede dienstverlening en ondersteuning; Beschermen van leefbaarheid, veiligheid en economische waarde; Duurzaamheid en toegankelijkheid.

Elk thema vertaalt zich in concrete keuzes en maatwerk, zodat recht wordt gedaan aan de grote diversiteit van evenementen en de verschillende effecten die zij op de omgeving kunnen hebben. Dit uitvoeringsbeleid is gebaseerd op deze thema’s en vormt samen met de uitvoeringskaders de praktische vertaling ervan. Het geeft organisatoren, inwoners en de gemeente duidelijke richtlijnen om evenementen mogelijk te maken en tegelijkertijd te zorgen voor veiligheid, leefbaarheid en toekomstbestendigheid.

Aanleiding Het bestaande evenementenbeleid van de gemeente Raalte stamt uit 2009 en is sindsdien slechts deels aangepast. In de praktijk zijn al verbeteringen doorgevoerd, zoals meer maatwerk bij vergunningaanvragen, het faciliteren van praktische zaken en de invoering van de collectieve evenementenverzekering. Ook zijn landelijke regels strenger geworden en hebben organisatoren vaker moeite om te voldoen aan de eisen, onder meer door een tekort aan vrijwilligers en gespecialiseerde kennis. Daarnaast is het aantal bezoekers van evenementen toegenomen, waardoor de impact op veiligheid en leefomgeving groter is geworden. Deze ontwikkelingen maken het noodzakelijk om het beleid te actualiseren. De evenementenvisie zet de koers uit voor de toekomst; het uitvoeringsbeleid werkt deze visie uit in praktische en toetsbare kaders. Daarmee biedt dit uitvoeringsbeleid organisatoren, adviseurs en de gemeente een helder en actueel kader voor vergunningverlening, uitvoering, toezicht en handhaving. De beleidsregels evenementen uit 2009 vervallen bij vaststelling van dit uitvoeringsbeleid.

Doelstelling -

We blijven ruimte geven aan evenementen en stimuleren vernieuwing en innovatie. We verlenen goede gemeentelijke dienstverlening, ondersteuning en samenwerking. We beschermen leefbaarheid, veiligheid en economische waarde. We stimuleren duurzame en toegankelijke evenementen. We gaan voor een risicogerichte aanpak.

Leeswijzer Het uitvoeringsbeleid evenementen van de gemeente Raalte is bedoeld voor organisatoren van evenementen, inwoners, ondernemers en betrokken gemeentelijke en externe partners. Het document biedt een praktische uitwerking van de evenementenvisie en geeft inzicht in de kaders, procedures en verantwoordelijkheden rondom het organiseren van evenementen. Hoofdstuk 2 (Visie) beschrijft de uitgangspunten en ambities van de gemeente Raalte op het gebied van evenementen. Hierin wordt uiteengezet welke rol evenementen spelen in de leefbaarheid, economie en samenhang binnen de gemeente en hoe de vier centrale thema’s richting geven aan het beleid. In hoofdstuk 3 (Evenementen) wordt toegelicht wat onder een evenement wordt verstaan, welke activiteiten zijn uitgezonderd en hoe evenementen worden ingedeeld in categorieën A, B en C. Ook wordt ingegaan op

3

meldingsplichtige evenementen, meerjarenvergunningen en algemene vergunningsvoorschriften. Hoofdstuk 4 (Procedure) beschrijft stap voor stap het proces van aanvraag tot en met evaluatie. Aan bod komen onder andere de evenementenkalender, indieningstermijnen, de vergunningaanvraag, advisering, rolverdeling tussen betrokken partijen en communicatie met de omgeving. In hoofdstuk 5 (Veiligheid & gezondheid) zijn de belangrijkste aandachtspunten opgenomen om evenementen veilig en verantwoord te laten verlopen. Dit hoofdstuk gaat onder meer in op bereikbaarheid voor hulpdiensten, EHBO, beveiliging, alcohol en drugs, constructieve veiligheid, brandveiligheid, weersomstandigheden, verkeer en voorzieningen. Hoofdstuk 6 (Toezicht en handhaving) beschrijft hoe toezicht en handhaving zijn ingericht. Hierbij wordt uitgegaan van een risicogestuurde aanpak, samenwerking met partners en een duidelijke interventieladder, waarbij proportionaliteit en maatwerk centraal staan. Hoofdstuk 7 (Gezichtspunten) geeft aanvullende perspectieven vanuit verschillende beleidsvelden, zoals ruimtelijke ordening, economie, verkeer en duurzaamheid. Deze gezichtspunten helpen bij een integrale afweging van evenementen binnen de gemeente.

In hoofdstuk 8 (Juridisch kader) wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste wet- en regelgeving die van toepassing is op evenementen, zodat duidelijk is op welke wettelijke basis het uitvoeringsbeleid steunt. Tot slot biedt hoofdstuk 9 (Spoorboekje) een praktisch overzicht en hulpmiddel voor organisatoren en betrokkenen, waarin de belangrijkste stappen, termijnen en aandachtspunten overzichtelijk zijn samengevat. Samen vormen deze hoofdstukken een samenhangend geheel dat richting geeft aan de organisatie, beoordeling en uitvoering van evenementen in de gemeente Raalte.

4

2. Visie De gemeente Raalte ziet evenementen als een essentieel onderdeel van de leefbaarheid, verbondenheid en economische vitaliteit van de gemeenschap. In de evenementenvisie is vastgelegd dat evenementen niet alleen bijdragen aan ontmoeting, vermaak en trots, maar ook aan werkgelegenheid, toerisme en de promotionele waarde van de gemeente Raalte.

De visie legt nadruk op vier hoofdlijnen: 1. Het bieden van ruimte aan vernieuwende en bestaande evenementen Raalte wil ruimte blijven geven aan evenementen omdat zij bijdragen aan levendigheid, ontmoeting en identiteit van de gemeente. Tegelijk wordt oog gehouden voor de leefomgeving door maatwerk toe te passen, evenementen te spreiden in tijd en locatie en de impact op omwonenden mee te wegen. Vernieuwing in het aanbod wordt gestimuleerd, zolang evenementen passen bij de omgeving en het lokale draagvlak. 2. Het verlenen van goede gemeentelijke dienstverlening en ondersteuning De gemeente faciliteert en ondersteunt evenementenorganisatoren actief, met korte lijnen, persoonlijk contact en maatwerk. Door het vereenvoudigen en digitaliseren van procedures, het beperken van regeldruk en het laag houden van leges wordt het organiseren van evenementen zo toegankelijk mogelijk gemaakt. Daarnaast stimuleert Raalte samenwerking en kennisdeling tussen organisatoren. 3. Het beschermen van leefbaarheid, veiligheid en economische waarde Veiligheid vormt de ondergrens bij alle evenementen en aanvragen worden risicogericht beoordeeld. De gemeente bewaakt de leefbaarheid door aandacht te hebben voor geluid, drukte en verkeersimpact en door hierover in gesprek te gaan met organisatoren en omgeving.

Tegelijkertijd wordt de economische waarde van evenementen erkend en benut, onder meer voor toerisme, werkgelegenheid en lokale bedrijvigheid. 4. En het stimuleren van duurzame en toegankelijke evenementen Raalte stimuleert evenementen om duurzamer en toegankelijker te worden, zonder extra verplichtingen op te leggen boven landelijke wetgeving. De focus ligt op bewustwording, kennisdeling, samenwerking en het ondersteunen van vernieuwende initiatieven. Evenementen moeten zoveel mogelijk betaalbaar, bereikbaar en toegankelijk blijven voor alle inwoners. Tot slot wordt sterk ingezet op samenwerking en kennisdeling met organisatoren, digitalisering en vereenvoudiging van procedures, het objectiveren van belasting op de omgeving, en het bevorderen van duurzaamheid. Het uitvoeringsbeleid bouwt voort op deze uitgangspunten door de visie te vertalen naar concrete kaders en voorschriften. Waar de visie de koers en ambities schetst, geeft dit uitvoeringsbeleid praktische handvatten voor de uitvoering. Dit uitvoeringsbeleid gaat in op de procedure rondom het aanvragen van een evenementenvergunning welke voorschriften gelden, hoe toezicht en handhaving worden ingericht, hoe aanvragen worden behandeld en op welke wijze risicobeoordeling plaatsvindt. Daarmee vormt dit beleid de praktische vertaling van de evenementenvisie in de dagelijkse uitvoering.

5

3. Evenementen Een evenement is elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Er is dus sprake van een evenement wanneer de verrichting een openbaar karakter heeft en bezoekers of deelnemers welkom zijn. Evenementen kunnen plaatsvinden op het gebied van cultuur, sport, muziek, herdenking of recreatie. Voorbeelden zijn dorpsfeesten, braderieën, herdenkingsplechtigheden, optochten, sporttoernooien en festivals. De meeste evenementen vinden buiten plaats, vaak op openbaar terrein zoals pleinen, straten of sportvelden, maar soms ook op particuliere locaties. Daarnaast zijn er binnenlocaties die tijdelijk geschikt worden gemaakt voor evenementen, zoals horecagelegenheden, kerken, maneges of sporthallen. Zodra een activiteit het normale gebruik van een locatie overstijgt en effect heeft op de openbare orde, veiligheid of leefomgeving, is sprake van een evenement waarvoor een vergunning nodig is. Niet alles wat vermaak biedt wordt als evenement beschouwd. In artikel 2.24 lid 1 APV zijn bepaalde activiteiten uitgezonderd, zoals reguliere bioscoop- en theatervoorstellingen, kansspelen, markten in de zin van de Gemeentewet, betogingen en samenkomsten onder de Wet openbare manifestaties, en sportwedstrijden die behoren tot de reguliere activiteiten van sportaccommodaties.1 Deze activiteiten vallen onder andere wettelijke regimes.

Bijzondere of risicovolle wedstrijden of feesten op sportlocaties vallen daarentegen wél onder de evenementendefinitie, omdat deze extra inzet vergen van politie, beveiliging of verkeersregelaars, of omdat deze effect hebben op de openbare orde, veiligheid en leefomgeving. Samengevat: activiteiten die niet behoren tot de normale bedrijfsvoering en die een effect hebben op openbare orde, veiligheid of leefomgeving, worden in dit uitvoeringsbeleid beschouwd als evenementen en vallen onder de vergunningsplicht van de APV. “Voor publiek toegankelijk” betekent niet dat een evenement openbaar hoeft te zijn. Ook besloten activiteiten kunnen, afhankelijk van de omvang en het effect op de omgeving, als evenement worden aangemerkt. Voorbeelden hiervan zijn open dagen, bedrijfsfeesten en verenigingsfeesten. In geval van twijfel, kan men altijd contact leggen met de gemeente Raalte om samen te beoordelen van welke situatie sprake is.

Categorieën In de gemeente Raalte wordt onderscheid gemaakt tussen A-, B- en C-evenementen.2 Dit onderscheid wordt gemaakt om evenementen te kunnen beoordelen naar effect op de openbare orde, veiligheid en leefomgeving. •

A-evenementen zijn kleinschalige, laagdrempelige activiteiten met weinig risico voor openbare orde, veiligheid, of leefomgeving. Voorbeelden zijn buurtfeesten, kleine optochten of verenigingsactiviteiten.

•

B-evenementen zijn middelgrote activiteiten met een gemiddeld effect op openbare orde, veiligheid en leefomgeving. Voorbeelden zijn dorpsfeesten, braderieën of sporttoernooien waarbij verkeersmaatregelen en extra inzet van gemeente of hulpdiensten nodig zijn.

•

C-evenementen zijn grootschalige of risicovolle activiteiten die aanzienlijke impact hebben op openbare orde, veiligheid of leefomgeving. Voorbeelden zijn meerdaagse festivals, grote muziek- of sportevenementen of evenementen met veel bezoekers en complexe voorzieningen.

Deze indeling maakt het mogelijk om de procedure en de voorwaarden af te stemmen op het risico en de impact van het evenement. Hoe groter het risico, hoe zwaarder de eisen aan de aanvraag, de voorschriften en de benodigde maatregelen.

1 Zie artikel 2.24 lid 1 sub g APV 2 Zie artikel 2.25 lid 6 APV

6

In de brief bijgesloten bij de vergunning staat opgenomen hoe het evenement is geclassificeerd. Ook kan het herleid worden aan de hand van de betaalde leges.

Meldingsplichtige evenementen Daarnaast bestaan er ook evenementen die vergunningsvrij zijn. In artikel 2:25, tweede lid, is bepaald dat de burgemeester categorieën van evenementen kan aanwijzen waarvoor geen vergunningplicht geldt. Voor deze evenementen volstaat een melding, mits het evenement voldoet aan de volgende voorwaarden. • • • • • • • • • • • • • • •

De opbouw, het evenement en de afbouw vindt op één dag plaats; Het aantal bezoekers of deelnemers bedraagt maximaal 500 personen; Er zijn maximaal 150 personen gelijktijdig aanwezig; Het evenement vindt plaats op maandag t/m donderdag tussen 07:00 uur en 23:00 uur indien de volgende dag een werkdag is, of tussen 07:00 uur en 01:00 uur indien de volgende dag een officiële feestdag is; vrijdag en zaterdag tussen 07:00 uur en 01:00 uur; zondag tussen 13:00 uur en 23:00 uur indien de volgende dag een werkdag is, of tussen 13:00 uur en 01:00 uur indien de volgende dag een officiële feestdag is; er is geen versterkt (muziek)geluid buiten de tijden hierboven. De inzet van apparatuur/geluid moet passen bij de kleinschaligheid van de activiteit; er vindt geen bedrijfsmatige verstrekking van alcoholhoudende drank plaats; er worden geen doorgaande wegen afgesloten; er worden geen bouwsels groter dan 100 m2 geplaatst; het betreft geen gemotoriseerd evenement; er worden geen reclameobjecten geplaatst; er worden geen kansspelen georganiseerd of collectes gehouden; er is een organisator.

De bovengenoemde criteria met toelichting zijn terug te vinden in het Aanwijzingsbesluit meldingsplichtige evenementen. De melding dient uiterlijk vijftien werkdagen voorafgaand aan het evenementen te zijn gedaan. Binnen tien werkdagen na ontvangst kan de burgemeester naar het oordeel met opgaaf van redenen het evenement verbieden. Voor alle betrokkenen bij evenementen is een deelbaar stroomschema gemaakt om simpel en kort na te gaan of sprake is van een meldingsplichtig of vergunningsplichting evenement. Leg dat naast de beschrijving van de definitie van een evenement in het begin van dit hoofdstuk en een ieder kan nagaan wat van toepassing is. Het stroomschema is op de volgende pagina te vinden.

7

De opbouw, het evenement en de afbouw vindt op één dag plaats

Ja

Nee

Nee

Het aantal bezoekers of deelnemers bedraagt maximaal 500 personen

Ja

Nee

Er zijn maximaal 150 personen gelijktijdig aanwezig

Ja Het evenement vindt plaats op • maandag t/m donderdag tussen 07:00 uur en 23:00 uur indien de volgende dag een werkdag is, of tussen 07:00 uur en 01:00 uur indien de volgende dag een officiële feestdag is; • vrijdag en zaterdag tussen 07:00 uur en 01:00 uur; • zondag tussen 13:00 uur en 23:00 uur indien de volgende dag een werkdag is, of tussen 13:00 uur en 01:00 uur indien de volgende dag een officiële feestdag is

Nee

Ja er is geen versterkt (muziek)geluid buiten de tijden hierboven. De inzet van apparatuur/geluid moet passen bij de kleinschaligheid van de activiteit

Nee

Ja er vindt geen bedrijfsmatige verstrekking van alcoholhoudende drank plaats

Ja

Nee

Nee

er worden geen doorgaande wegen afgesloten

Ja Nee er worden geen bouwsels groter dan 100 m2 geplaatst

Ja Nee het betreft geen gemotoriseerd evenement

Ja Nee er worden geen reclameobjecten geplaatst

Ja Nee er worden geen kansspelen georganiseerd of collectes gehouden

Ja

Nee

er is een organisator

Meldingsplicht

Vergunningsplicht 8

Meerjaren evenementenvergunning De gemeente Raalte staat open voor een meer flexibele vergunningverlening dan enkel een jaarlijkse evenementenvergunning. De tijd die alle betrokkenen in een terugkerend evenement steken, kan op efficiënte wijze ingericht worden. Het middel daarvoor kan een meerjaren evenementenvergunning zijn, waarbij veiligheid en efficiënte dienstverlening gecombineerd wordt.

Vergunningsvoorschriften De burgemeester kan voorschriften en/of beperkingen verbinden aan een evenementenvergunning. De vergunningsvoorschriften of beperkingen zijn in het belang van de openbare orde, veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu. Vanuit de risico gestuurde gedachte in relatie tot een goede juridische basis, moeten voorschriften kloppen met de ingeschatte omvang. De ambitie om met minder voorschriften te gaan werken, is in lijn met dit uitgangspunt. Zodoende wordt ingezet op effectieve vergunningverlening, waarbij ingediende planvorming bij een vergunningaanvraag de basis vormt.

Eindtijden evenementen De sluitingstijden bij evenementen zijn als volgt: • 01.00 uur muziek/geluid uit (ook van de kermis) • 02.00 uur geen (alcoholische) dranken meer schenken • 03.00 uur geen eten meer serveren Zo vindt een natuurlijke afvloeiing plaats van de feestgangers. De samenkomst van vrijwilligers na het sluitingstijdstip valt niet onder het evenement. Wij kunnen ons hierin volledig achter de organisaties scharen als zij na afloop van het evenement de vrijwilligers nog wat willen aanbieden, bijvoorbeeld eten of ontspanning. Dit dient uiteraard wel besloten plaats te vinden waarbij rekening met de omgeving wordt gehouden door het geluidsniveau minimaal te houden.

Klic meldingen in de openbare ruimte Wanneer het noodzakelijk is om voor een evenement graafwerkzaamheden uit te voeren, kan dit de verplichting met zich meebrengen om een graafmelding te doen. Dit heet een KLIC-melding. KLIC staat voor Kabels en Leidingen Informatie Centrum. De organisator is verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de melding indien dit aan de orde is.

Uitgifte van terrein Indien een evenement wordt georganiseerd, is er maar één partij voor de gemeente. Er zal op de dag van een grootschalig evenement voor het gebied waar dat evenement plaatsvindt slechts één vergunning worden gegeven aan één organisatie in een bepaald dorp. Dus indien iemand of een andere organisatie wil deelnemen aan of profiteren van een evenement, dient deze bij de organisatie van het evenement te zijn. Dit geldt dus ook voor een terras. Als tijdens een evenement een horecaondernemer in dat betreffende gebied zijn of haar terras anders wil gebruiken dan terras (lees: stoelen met tafels), bijvoorbeeld muziek ten gehore brengen, dan dient men deze aanvullende vergunning via de organisatie van het evenement aan te vragen. De verantwoordelijkheid voor de activiteiten ligt bij de vergunning- of ontheffinghouder, dus bij de organisatie. De horecaondernemer blijft de zeggenschap over het eigen terras houden en blijft verantwoordelijk voor de normale invulling van het terras. Aan een horecaondernemer hoeft in ieder geval niet de verplichting te worden opgelegd om gecertificeerde beveiligers in te schakelen, zolang er geen sprake is van uitbreiding van de terrasvergunning met andere activiteiten.

9

4. Procedure Dit hoofdstuk beschrijf het gehele proces rondom het organiseren van een evenement, tot het evalueren op het verloop van het evenement.

Evenementenkalender De evenementenkalender van de gemeente Raalte is informatief. Op deze kalender worden de aangekondigde evenementen vermeld, zodat inwoners, ondernemers en bezoekers zicht hebben op wat er in de gemeente te doen is. De kalender wordt jaarlijks op de gemeentelijke website gepubliceerd. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de evenementenkalender. Organisatoren ontvangen enkele weken voorafgaand aan de uiterste indiendatum een herinnering. Op die manier worden zij tijdig gewezen op het belang van het op tijd indienen van hun aanvraag, omdat in de kalender staat dat hun evenement over een aantal weken gepland staat, en dat de uiterste indiendatum nadert. De burgemeester kan namelijk een evenementenvergunning geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer de aanvraag naar zijn oordeel niet op tijd is ingediend. Wanneer de aanvraag uiterlijk moet zijn ingediend verschilt per categorie en staat vastgelegd in de APV en in het spoorboekje (die op de website beschikbaar is). Binnen de kalender wordt onderscheid gemaakt tussen terugkerende evenementen en nieuwe evenementen. Terugkerende evenementen worden vaak eerder ingediend en hebben een vaste plek op de kalender, mits de ervaringen uit eerdere edities positief zijn. Voor nieuwe evenementen vindt meer afstemming en participatie plaats.

Hierbij worden belanghebbenden zoals omwonenden en lokale ondernemers actief betrokken. Dit bevordert niet alleen draagvlak, maar kan ook leiden tot betere ideeën en samenwerking rondom de uitvoering van het evenement. Lokale ondernemers worden waar mogelijk betrokken bij de voorbereiding van evenementen. Zij kunnen worden geïnformeerd over nieuwe initiatieven en ontwikkelingen rondom evenementen, zodat zij tijdig kennis kunnen nemen van de plannen. Ondernemers die geïnformeerd willen worden, kunnen hiervoor contact opnemen met de vergunningverleners evenementenvergunningen. Op deze wijze wordt gestreefd naar een goede afstemming tussen organisatoren, ondernemers en de gemeente.

Schaarse evenementen Wanneer er meerdere aanvragen zijn die elkaar uitsluiten, bijvoorbeeld doordat evenementen op hetzelfde moment en dezelfde locatie gepland staan, wordt eerst gezocht naar een oplossing die beide organisatoren in staat stelt hun evenement te organiseren. Daarbij kan worden gedacht aan het combineren van activiteiten of het verplaatsen van eén van de evenementen in overleg. Indien bovenstaande niet lukt, geldt dat er sprake is van een schaarse vergunning. In dat geval wordt de uitvraag tijdig en openbaar gepubliceerd. Een ieder die een volledige aanvraag indient, doet mee om door middel van loting te bepalen welke organisator de vergunning ontvangt.

Termijnen Voor het aanvragen van een evenementenvergunning gelden duidelijke indieningstermijnen. Een aanvraag voor een A-evenement moet ten minste acht weken voor aanvang worden ingediend, voor een Bevenement geldt een termijn van twaalf weken en voor een C-evenement zestien weken. Deze termijnen zijn vastgelegd om ervoor te zorgen dat de gemeente, samen met alle betrokken adviseurs, de aanvraag zorgvuldig kan behandelen. Het tijdig indienen van de aanvraag is in het belang van zowel de organisator als de gemeente. Alleen met voldoende voorbereidingstijd kunnen de benodigde adviezen van politie, GHOR, brandweer, verkeersdeskundigen en andere betrokken partijen worden ingewonnen. Dit maakt een goede communicatie mogelijk en geeft de gemeente de kans om samen met de organisator duidelijke afspraken te maken en waar nodig bij te sturen.

10

Door tijdig in te dienen ontstaat er ruimte om praktische oplossingen te zoeken wanneer bepaalde onderdelen van het evenement op advies niet wenselijk blijken. Zo kan bijvoorbeeld worden gekeken naar een alternatieve verkeersopstelling of aanvullende veiligheidsmaatregelen, zonder dat de planning van het evenement in gevaar komt. Daarnaast zorgt een vroege indiening ervoor dat de vergunning ruim op tijd kan worden verleend. Dit geeft de organisator eerder zekerheid over de doorgang van het evenement en voorkomt verrassingen in een laat stadium van de voorbereiding. In gesprek met de aanvrager kunnen de (on)mogelijkheden qua haalbaarheid meegenomen worden.

Aanvraag Een organisator die een evenement wil organiseren in de gemeente Raalte dient een vergunningaanvraag in via de gemeentelijke website. Hier is een digitaal aanvraagformulier beschikbaar dat volledig en naar waarheid moet worden ingevuld. Het is belangrijk dat het evenement uiteindelijk precies wordt uitgevoerd zoals in de aanvraag is omschreven. Afwijkingen van de aanvraag kunnen leiden tot extra voorschriften of, in het uiterste geval, tot het intrekken van de vergunning. Naast het aanvraagformulier moeten aanvullende documenten worden aangeleverd. Het gaat hierbij onder andere om een duidelijke plattegrond van het terrein, een veiligheidsplan, een overzicht van de benodigde verkeersmaatregelen en eventuele constructietekeningen. Deze documenten vormen een integraal onderdeel van de aanvraag en worden, wanneer de vergunning wordt verleend, als bijlagen aan de vergunning toegevoegd. De gemeente Raalte heeft een drietal voorbeeld concept-veiligheidsplannen op de website gepubliceerd om organisatoren te helpen. Verder staat de vergunningverlener klaar om een organisator te ondersteunen met zijn aanvraag. Tot slot wordt een spoorboekje beschikbaar gesteld ter duidelijkheid voor alle betrokkenen (zie hoofdstuk 9). Alles wat in deze bijlagen staat, geldt als vergunningsvoorschrift.

Dit betekent dat de organisator verplicht is het evenement te realiseren in overeenstemming met de ingediende stukken. De maatregelen uit het veiligheidsplan, het verkeersplan en de inrichting zoals vastgelegd op de situatietekening(en) moeten in de praktijk overeenkomen met de werkelijkheid. Indien een aanvraag van een vergunning onvolledig is en/of de benodigde bijlagen ontbreken kan de burgemeester op grond van artikel 4:5 lid 1 sub c Awb besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen. In beginsel wordt de aanvrager een hersteltermijn aangeboden voor het aanvullen van de ontbrekende gegevens en/of bijlagen. Indien de aanvrager binnen de hersteltermijn alsnog niet of niet correct de benodigde gegevens aanlevert, wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten.

Advies Bij de beoordeling van een evenementenaanvraag kunnen adviezen worden opgevraagd bij verschillende deskundigen. Deze adviezen zijn essentieel om de aanvraag zorgvuldig te kunnen beoordelen en om ervoor te zorgen dat het evenement veilig en verantwoord kan plaatsvinden. Een goede advisering helpt knelpunten vroegtijdig te signaleren, maakt duidelijke afspraken mogelijk en draagt bij aan een vlotte en transparante besluitvorming. Adviezen hebben betrekking op uiteenlopende aspecten van een evenement. De politie kijkt naar de gevolgen voor de openbare orde, de veiligheidsregio en de brandweer richten zich op de brandveiligheid en het beperken van risico’s. De GHOR geeft advies over gezondheidsaspecten, zoals medische voorzieningen en hygiëne. De omgevingsdienst beoordeelt onder meer de geluidsbelasting. Binnen de gemeente zelf leveren de afdelingen verkeer, ruimte en handhaving adviezen over respectievelijk verkeersmaatregelen, ruimtelijke inpassing en naleving van regels. Ook worden bereikbaarheid en beheer van de openbare ruimte betrokken bij de advisering. Waar nodig geven daarnaast de beleidsvelden duurzaamheid en economische zaken hun inbreng. De omvang en het gewicht van de adviezen verschillen per categorie evenement. Bij A-evenementen zijn de adviezen vaak kort en praktisch, gericht op kleinschalige maatregelen die eenvoudig uitvoerbaar zijn. B-

11

evenementen vragen om bredere advisering, waarbij meerdere thema’s samenkomen en meer samenhang tussen maatregelen nodig is. Bij C-evenementen is een integrale aanpak noodzakelijk: de verschillende adviezen moeten zorgvuldig worden afgestemd en afgewogen, zodat de veiligheid, gezondheid, leefbaarheid en uitvoerbaarheid in balans zijn. Dit verklaart ook de langere indieningstermijnen voor B- en Cevenementen: hoe groter en complexer het evenement, hoe meer tijd nodig is voor een vakkundige en samenhangende advisering. Adviezen worden aangevraagd wanneer aanvragen volledig zijn ingediend inclusief planvorming. En in geval van specifieke uitvragen worden die vermeld bij de uitvraag om advies.

Rolomschrijving Het organiseren van evenementen binnen de gemeente Raalte vraagt om een zorgvuldige samenwerking tussen verschillende gemeentelijke disciplines en de organisator. Iedere partij heeft daarbij een eigen rol, verantwoordelijkheid en expertise binnen het evenementenproces. Heldere rolafspraken dragen bij aan een efficiënt proces, duidelijke communicatie en een veilig, goed georganiseerd evenement. In dit hoofdstuk worden de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken gemeentelijke functies en de organisator beschreven. Deze rolverdeling vormt de basis voor een integrale en samenhangende aanpak, waarbij ruimte wordt geboden aan evenementen en tegelijkertijd wordt gestuurd op veiligheid, leefbaarheid en kwaliteit.

Gemeente Evenementencoördinator De evenementencoördinator vervult een centrale en zichtbare rol binnen het evenementenproces en is zowel intern als extern het aanspreekpunt en gezicht van de gemeente. De coördinator onderhoudt actief contact met organisatoren en interne en externe partners en draagt zorg voor een goede afstemming gedurende alle fasen van het proces. Naarmate een evenement in omvang en complexiteit toeneemt, wordt de rol van de evenementencoördinator nadrukkelijker en meer sturend. De evenementencoördinator stuurt op de kwaliteit en voortgang van de processen, signaleert knelpunten en initieert waar nodig verbeteringen. Daarnaast vervult de coördinator een bestuurlijk adviserende rol en fungeert hij als proactief en reactief klankbord voor organisatoren. De coördinator heeft een belangrijke rol in het onderhouden van het netwerk en de seizoencontacten en draagt bij aan de inventarisatie en uitwerking van knelpunten binnen het evenementenproces. Evaluaties worden uitgevoerd bij C-evenementen en in andere gevallen wanneer dit, op basis van het inzicht van de evenementencoördinator, wenselijk of noodzakelijk is. De evenementencoördinator vervult hiermee een integrale, verbindende rol, gericht op het verbeteren van het evenementenproces en het ondersteunen van organisatoren en interne en externe partners.

Beleidsmedewerker De beleidsmedewerker is met name verantwoordelijk voor beleidsmatige vraagstukken en de vertalingen van ontwikkelingen naar het beleid.

Vergunningverlener De vergunningverlener begeleidt het gehele traject van aanvraag tot en met de verlening van de evenementenvergunning. De vergunningverlener onderhoudt het contact met de organisator, vraagt de benodigde adviezen op en zorgt ervoor dat de aanvraag volledig en zorgvuldig wordt behandeld. Daarmee is de vergunningverlener het eerste aanspreekpunt voor organisatoren tijdens het vergunningsproces. Naarmate een evenement in omvang en complexiteit toeneemt, wordt de rol van de evenementencoördinator nadrukkelijker en meer sturend.

Adviseur OOV Adviseurs openbare orde en veiligheid hebben een adviserende rol in het vergunningenproces. Adviseurs OOV adviseren de burgemeester op het gebied van openbare orde en veiligheid. Zij zijn voornamelijk

12

betrokken bij evenementen met een verhoogd risico. Zij geven advies over de evenementenveiligheid, bijvoorbeeld door het opnemen van extra voorschriften of het adviseren op het verbeteren van het veiligheidsplan voor het evenement. Er vindt een intensieve samenwerking plaats tussen de adviseurs OOV en de vergunningverleners. Er wordt gewerkt vanuit 1 team waardoor er makkelijk geschakeld kan worden. Bij C evenementen vindt de samenwerking reeds vanaf de aanvraag plaats.

Juridisch De juridisch adviseurs van de gemeente Raalte ondersteunen bij juridische vraagstukken rondom de evenementenvergunning. Zij beoordelen waar nodig de juridische aspecten van de vergunning, geven advies bij complexe of uitzonderlijke situaties en begeleiden de behandeling van eventuele bezwaar- en beroepsprocedures. Daarmee zorgen zij voor een zorgvuldige en juridisch correcte besluitvorming.

Ruimte De afdeling Ruimte heeft in het proces een adviserende rol. Zij beoordelen of een evenement past binnen het omgevingsplan en adviseren over de geschiktheid van de gekozen locatie. Daarbij wordt gekeken naar aspecten zoals bestemming, gebruiksmogelijkheden, milieu en eventuele beperkingen die voortkomen uit de ruimtelijke regels. Verder heeft de afdeling Ruimte een kader stellende rol wanneer het gaat om ruimtelijke regels ten aanzien van evenementen op volledige en correcte wijze op te nemen in het ruimtelijk regime. De afdeling Ruimte heeft tot slot in geval van strijdigheid met het ruimtelijk regime ook de rol als vergunningverlener.

Economische zaken De afdeling Economische zaken heeft in het proces een adviserende rol. Zij beoordelen evenementen vanuit economisch perspectief en adviseren over de effecten op lokale ondernemers, werkgelegenheid en toerisme. Daarbij wordt gekeken naar de bijdrage van een evenement aan de economische vitaliteit van Raalte en naar mogelijke knelpunten of kansen voor het lokale bedrijfsleven. Economische zaken heeft daarnaast veel contact met lokale ondernemers en haalt hieruit waardevolle signalen op over de evenementen in de gemeente. Zij zijn daarom een waardevolle bron van informatie bij het evalueren van evenementen en bij het onderhouden van contacten met ondernemers en verenigingen.

Beheer De afdeling Beheer richt zich op de praktische invulling van evenementen in de openbare ruimte. Zij verzorgen onder andere de plaatsing van bebording, het afzetten van gebieden en het beschikbaar stellen van hekken. Ook zorgen zij ervoor dat locaties, zoals parkeerterreinen, tijdig leeg en bruikbaar zijn voor een evenement.

Verkeer De afdeling Verkeer heeft in het proces een adviserende rol. Zij beoordelen de gevolgen van een evenement voor de verkeersveiligheid en bereikbaarheid en adviseren over maatregelen zoals omleidingen, parkeervoorzieningen en de inzet van verkeersregelaars. Hun adviezen zorgen ervoor dat evenementen veilig kunnen plaatsvinden zonder dat de doorstroming en bereikbaarheid onevenredig worden aangetast.

Externe adviseurs De volgende externe adviseurs hebben bij de vergunningverlening een adviserende rol. • De Veiligheidsregio IJsselland bestaande uit: - De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) - De Regionale Brandweer • Politie Oost-Nederland, district IJsseland

13

Organisator De organisator is de natuurlijke of rechtspersoon die een evenement organiseert, dan wel als eerstverantwoordelijke leiding geeft aan de organisatie. In de meeste gevallen is de organisator ook de aanvrager van de evenementenvergunning. Wanneer dit niet zo is, bijvoorbeeld omdat een extern bureau het evenement uitvoert, is het van belang om in de vergunningprocedure duidelijk onderscheid te maken tussen aanvrager en organisator. Voor dit uitvoeringsbeleid wordt met de term ‘organisator’ de aanvrager van de evenementenvergunning bedoeld. Deze is eindverantwoordelijk en aansprakelijk voor het evenement: financieel, inhoudelijk en organisatorisch. De organisator draagt verantwoordelijkheid voor het beschermen van de openbare orde en veiligheid tijdens alle fasen van het evenement: van de opbouw tot en met de afbouw, zowel op het evenemententerrein als in de directe omgeving daarvan. De directe omgeving behelst het gebied om het evenemententerrein waar de operationele gevolgen van het evenement effect hebben, onder meer het beheersen van toestroom naar het evenement en uitstroom van het evenement; effecten van het evenement die buiten het terrein reiken zoals geluid. Hij of zij is de eerst aangewezen persoon om risico’s te analyseren en te beheersen, maatregelen te treffen en overlast of schadelijke effecten voor de omgeving zoveel mogelijk te beperken.

Binnen de geldende kaders van wet- en regelgeving (juridisch kader) moet de organisator de vergunningaanvraag volledig en tijdig indienen, voldoen aan de voorschriften en beperkingen die volgen uit de evenementenvergunning en eventuele omgevingsvergunningen, en rekening houden met de locatieprofielen en andere relevante verplichtingen. Daarnaast is het de verantwoordelijkheid van de organisator om de juiste maatregelen te treffen op het gebied van veiligheid, gezondheid, voorzieningen en communicatie met de omgeving. Hij of zij moet toezien op naleving van alle voorschriften door medewerkers, vrijwilligers en ingehuurde partijen, en zorgdragen voor een goede voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het evenement. Ook het afsluiten van passende verzekeringen, zoals een evenementenverzekering en een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (WA), behoort tot de verantwoordelijkheid van de organisator.

Evaluatie Na afloop van een evenement wordt zowel het evenement zelf als het doorlopen vergunningenproces op beoordeling van de gemeente Raalte geëvalueerd. Dit biedt organisatoren de mogelijkheid om feedback te geven op de procedure en het verloop van hun evenement, en geeft de gemeente de kans om de dienstverlening verder te verbeteren. Tijdens de evaluatie kunnen onderwerpen aan de orde komen zoals de uitvoering van het evenement, de indieningstermijnen, de gegeven adviezen en voorschriften en de communicatie tussen gemeente en organisator. De evaluatie vindt binnen een zo kort mogelijke en haalbare termijn, na het evenement plaats. De evenementencoördinator of de vergunningverlener neemt hierin het voortouw en betrekt de relevante expertise van interne gemeentelijke adviseurs, externe hulpdiensten en waar nodig andere partijen. Ook worden organisatoren gevraagd om hun ervaringen met de gemeentelijke dienstverlening voorafgaand en tijdens het evenement te delen. C-evenementen worden geëvalueerd en grote B-evenementen worden bij voorkeur waar mogelijk geëvalueerd. Waar dit van meerwaarde kan zijn, geldt dit ook voor A-evenementen en meldingsplichtige evenementen. Hierbij wordt tevens gekeken naar eventueel binnengekomen klachten.

Bij de evaluatie wordt beoordeeld hoe effectief de genomen maatregelen zijn geweest en worden conclusies getrokken om bij een volgende editie verbeterpunten door te voeren en kansen beter te benutten. De uitkomsten van de evaluatie worden betrokken bij de beoordeling van eventuele volgende edities van het evenement. Daarbij wordt nadrukkelijk gekeken naar het naleefgedrag van de organisator, de wijze waarop is omgegaan met voorschriften en afspraken, eventuele klachten uit de omgeving en (bijna)incidenten tijdens het evenement. Deze aspecten kunnen aanleiding geven om bij een volgende aanvraag aanvullende voorwaarden te stellen, het toezicht aan te passen of het evenement anders te positioneren binnen de risicoclassificatie.

14

Communicatie/promotie Een belangrijk onderdeel van het organiseren van een evenement is de communicatie naar de directe omgeving. Organisatoren zijn verantwoordelijk om inwoners en ondernemers in de buurt tijdig en duidelijk te informeren over het evenement. Dit gaat niet alleen om de aankondiging zelf, maar ook om de gevolgen die het evenement kan hebben, zoals tijdelijke verkeersmaatregelen, drukte en mogelijke geluidsoverlast. De gemeente publiceert eenmalig in het begin van het jaar de evenementenkalender. En worden de verleende vergunningen op correcte wijze gepubliceerd. De omgeving kan op verschillende manieren actief worden geïnformeerd. Organisatoren kunnen kiezen voor het verspreiden van flyers, het plaatsen van berichten op sociale media, een bericht in de lokale krant, of het direct aanspreken van buurtbewoners. Welke vorm wordt gekozen, hangt af van de omvang en aard van het evenement. Van organisatoren wordt verwacht dat zij hierin een bewuste keuze maken en dat de informatie volledig, correct en tijdig wordt gedeeld. Goede communicatie en promotie van een evenement heeft voordelen voor alle betrokkenen. Duidelijke en tijdige informatie voorkomt misverstanden en klachten, vergroot het draagvlak voor het evenement en verkleint de kans op langdurige bezwaar- en beroepsprocedures.

Bovendien draagt het bij aan een positief imago van het evenement en maakt het de organisatie van een volgende editie eenvoudiger. Zeker in geval van een nog te organiseren evenement met een grote artiest, dan is het aan te bevelen om voor mediaaandacht contact te leggen met de gemeente Raalte. De collega’s van de gemeente Raalte staan klaar om u te ondersteunen vanuit de beschreven rollen op pagina 12 tot en met 14.

Nadere uitwerking toetsingsprocedure Het bevoegd gezag stelt aanvullend op dit uitvoeringsbeleid, een beleidsregel vast waarin het operationele toetsingskader voor evenementenvergunningen wordt vastgelegd, met een praktische en uniforme werkwijze voor de beoordeling van aanvragen.

15

5. Veiligheid & gezondheid Bereikbaarheid hulpdiensten Bij ieder evenement moet de bereikbaarheid voor hulpdiensten te allen tijde gewaarborgd zijn. Dit betekent dat calamiteitenroutes vrijgehouden moeten worden en dat bij de inrichting van het evenement wordt nagedacht over aanrijroutes, parkeervoorzieningen en de inzet van verkeersregelaars waar dit noodzakelijk is. Daarnaast moet tijdens ieder evenement iemand worden aangewezen die hulpdiensten opvangt en begeleidt naar de plaats van het incident zodra zij het evenemententerrein bereiken.

Evenementenzorg Het is van groot belang dat bij een evenementen de zorgverlening wordt verzorgd door eerste hulp verleners die bevoegd en bekwaam zijn. Zij moeten in staat zijn om snel en adequaat te handelen bij incidenten en beschikken over de juiste materialen en kennis. Daarbij gelden regels rondom scholing, registratie en kwaliteitsborging. Het naleven van de Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ) en het inzetten van bevoegd en bekwaam personeel, heeft al doel effectieve zorg te verlenen eventueel in afwachting van reguliere zorgverleners en geeft bezoekers en organisatoren de zekerheid dat eerste hulp goed is geregeld. De VNEZ beschrijft welk zorgniveau aanwezig moet zijn, afhankelijk van de aard en omvang van het evenement. Deze norm geeft richtlijnen voor het zorgniveau, type zorgpost, de uitrusting die zij bij zich moeten hebben en de manier waarop de zorg georganiseerd moet zijn. Voor organisatoren betekent dit dat zij vooraf moeten inschatten welk zorgniveau nodig is en dit moeten opnemen in het veiligheidsplan onderdeel zorg.

Beveiliging De inzet van beveiliging bij evenementen wordt afgestemd op de omstandigheden en risico’s. Factoren zoals het aantal bezoekers, het soort activiteiten, het verwachte publiek, de locatie en het tijdstip van het evenement, en de aanwezigheid van alcoholhoudende dranken spelen hierbij een rol. Afhankelijk van deze elementen wordt bepaald hoeveel beveiligers noodzakelijk zijn om de orde en veiligheid te waarborgen. Hoewel cameratoezicht niet verplicht is, kan dit bij grotere evenementen een waardevol hulpmiddel zijn om het overzicht op het terrein te behouden en incidenten of risicovolle situaties in een vroegtijdig stadium te signaleren.

Alcoholhoudende drank en drugs Het gebruik van alcohol en drugs tijdens evenementen kan leiden tot risico’s voor zowel de volksgezondheid als de openbare orde en veiligheid. Denk hierbij aan medische problemen zoals bewustzijnsverlies, uitdroging of hartritmestoornissen, maar ook aan gedragsproblemen zoals agressie, desoriëntatie en paniek. Daarnaast kunnen alcohol en drugs bijdragen aan verkeersongevallen bij vertrek van het evenement, verstoring van de openbare orde en overlast voor de omgeving. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement wordt van organisatoren verwacht dat zij voorbereid zijn op de aanwezigheid van drugs op hun evenement. Dit kan door middel van een zero tolerance beleid, het uitvoeren van toegangscontroles en duidelijke communicatie over de huisregels. Tegelijkertijd moet ook aandacht zijn voor opvang en zorg wanneer bezoekers toch drugs gebruiken en in de problemen komen, bijvoorbeeld door het inrichten van een rustige opvangruimte en het instrueren van de hulpverleners van de evenementenzorgorganisatie en beveiliging. De GHOR IJsselland heeft hiervoor praktische tips opgesteld, die organisatoren kunnen benutten bij de voorbereiding van hun evenement. Ook bij het schenken en nuttigen van alcohol gelden duidelijke regels uit de Alcoholwet en uit de APV. Het is verboden om alcohol te verstrekken aan personen onder de 18 jaar.

Zwak alcoholhoudende drank mag alleen met ontheffing van de burgemeester worden verstrekt. Daarnaast moeten organisatoren maatregelen treffen om overmatig gebruik en misbruik te voorkomen, zoals leeftijdscontroles, het beperken van verkooppunten en het schenken in passende hoeveelheden. Overige, niet genoemde regel- en wetgeving over onder andere leidinggevenden, zijn onverkort van toepassing.

16

Constructies Wanneer bij een evenement tijdelijke constructies worden geplaatst, zoals podia, tenten, tribunes, attractietoestellen en andere bouwwerken is het voor de veiligheid van bezoekers en medewerkers belangrijk dat deze constructies voldoen aan de geldende eisen en voorschriften. Wanneer bij een evenement sprake is van dergelijke constructies, wordt een toezichthouder betrokken om te beoordelen of de opbouw veilig plaatsvindt. Bij de aanvraag voegt de aanvrager het tentboek in geval van een tent en technische tekeningen in geval van tijdelijke constructies. Voor kermisattractietoestellen geldt dat organisatoren verplicht zijn de bijbehorende RAS-nummers (Register Attractie- en Speeltoestellen) aan te leveren. Deze registratie dient als bewijs dat de toestellen zijn goedgekeurd en veilig gebruikt kunnen worden. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om ervoor te zorgen dat alle constructies veilig worden geplaatst en beheerd gedurende het evenement.

Brandveiligheid Brandveiligheid vormt een essentieel onderdeel van de voorbereiding en uitvoering van evenementen. De brandweer geeft advies bij de beoordeling van de vergunningaanvraag. De uitkomsten daarvan worden opgenomen in de voorschriften die aan de evenementenvergunning worden verbonden en moeten door de organisator strikt worden nageleefd. Daarnaast wordt van organisatoren verwacht dat zij in het veiligheidsplan aandacht besteden aan brandveiligheid. Dit betreft zowel brandveiligheid van vaste gebouwen als tijdelijke constructies op het evenemententerrein. Onderwerpen die hierbij een rol spelen zijn onder andere het gebruik van brandveilige materialen, het vrijhouden van vluchtwegen en nooduitgangen, en de aanwezigheid en toegankelijkheid van blusmiddelen.

Weersomstandigheden Natuurlijk hoopt iedere organisator op goed weer tijdens een evenement, maar rekening houden met extreme weersomstandigheden is onvermijdelijk. Organisatoren nemen in hun veiligheidsplan op hoe zij omgaan met situaties waarin het weer een risico vormt. Het gaat hierbij om omstandigheden zoals extreme hitte, harde windstoten, onweer, sneeuw, hevige regenval of anderszins, die de veiligheid van bezoekers en medewerkers in gevaar kunnen brengen of het doorgaan van het evenement kunnen beïnvloeden. Dit geldt alleen als sprake is van een aanvraag met veiligheidsplan. Om organisatoren hierbij te ondersteunen, wordt gebruikgemaakt van de weersapplicatie Weatherplaza. Deze applicatie werkt met kleurcodes om aan te geven of er risico’s zijn door weersomstandigheden. Wanneer een code geel of rood wordt afgegeven of de luchtvochtigheid is hoog, worden de risico’s zorgvuldig afgewogen. En wordt in overleg met betrokken partijen besloten welke maatregelen nodig zijn en of aanpassingen of beëindiging van het evenement noodzakelijk zijn.

Verkeersveiligheid Verkeersveiligheid is een belangrijk aandachtspunt bij de organisatie van evenementen. Adviseurs verkeer beoordelen de vergunningaanvraag en geven advies over de benodigde maatregelen om de verkeersveiligheid rondom een evenement te waarborgen. Hun adviezen worden opgenomen in de voorschriften bij de evenementenvergunning en dienen door de organisator te worden opgevolgd. Vooral bij grote B-evenementen en C-evenementen wordt in sommige gevallen aangeraden om professionele ondersteuning in te schakelen bij de inrichting en uitvoering van verkeersmaatregelen. Denk daarbij aan het opstellen van verkeersplannen en het regelen van parkeergelegenheid. Bij de inzet van verkeersregelaars wordt op basis van de regeling verkeersregelaars onderscheid gemaakt tussen evenementenverkeersregelaars en beroepsverkeersregelaars. Evenementenverkeersregelaars mogen op basis van de Regeling verkeersregelaars uitsluitend het verkeer begeleiden bij evenementen en krijgen daarvoor een tijdelijke aanstelling. Beroepsverkeersregelaars hebben een bredere bevoegdheid op grond van de Wegenverkeerswet en kunnen structureel en op meerdere locaties en complexe weggedeelten worden ingezet. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om te zorgen dat de juiste verkeersregelaars aanwezig zijn en dat zij goed zijn geïnstrueerd.

Voor meer informatie is het aan te raden om de website van de SVNL te raadplegen.

17

Voorzieningen Evenementenorganisatoren moeten zorgen voor een aantal basisvoorzieningen, waarbij ook veiligheidsaspecten een rol spelen. Hieronder staan enkele belangrijke voorzieningen en wat er in Raalte bekend is over de beschikbaarheid en verplichtingen. •

Water, vuilwaterlozing, stroom en netwerkverbinding Organisatoren dienen ervoor te zorgen dat voldoende schoon drinkwater beschikbaar is, dat vervuild water op verantwoorde wijze wordt opgevangen en afgevoerd, en dat tijdelijke stroomvoorzieningen veilig zijn aangelegd. In het aanvraagformulier voor evenementen in Raalte moet aangegeven worden of gemeentelijke stroom- of watervoorzieningen nodig zijn.

•

Toiletten en afvoer Er moet voldoende sanitaire voorzieningen zijn afgestemd op het aantal bezoekers, inclusief voorzieningen voor mindervaliden.

•

Tattoo-/piercing-stands en vergelijkbare tijdelijke voorzieningen Wanneer organisatoren besluiten om deze voorzieningen te plaatsen, moet worden voldaan aan hygiëneregels, goede materialen en deskundig personeel.

Wat betreft beschikbaarheid: de gemeente Raalte stelt niet standaard alle voorzieningen gratis ter beschikking. Voor toiletten, stroom en water is het vaak de organisator die deze faciliteiten moet organiseren of huren via externe partijen. Wel biedt de gemeente huurmogelijkheden voor materialen zoals hekken via de werf, en kan men bij de aanvraag aangeven welke voorzieningen nodig zijn, zodat bekeken wordt wat vanuit gemeentelijke infrastructuur of materieel gehuurd of geleend kan worden. In het kader van toegankelijkheid voor alle doelgroepen moet per evenement ingeschat worden wat de (on)mogelijkheden zijn. Het belang hiervan moet worden ingezien door de organisator en hij dient daar oog voor te hebben bij de inrichting van het evenement.

Overig Drones Voor het gebruik van drones geldt de landelijke luchtvaartwetgeving, vastgelegd in de Regeling op afstand bestuurde luchtvaartuigen. Daarbij moet onderscheid worden gemaakt tussen drones die door de organisator zelf worden ingezet en drones die door derden worden gebruikt. Wanneer een organisator drones wil inzetten voor bijvoorbeeld filmopnames of toezicht, moet dit passen binnen de geldende regelgeving en vooraf worden opgenomen in het veiligheidsplan. Voor drones van derden, zoals bezoekers of hobbyvliegers, geldt dat deze niet zijn toegestaan binnen het evenemententerrein. Het kan nodig zijn om een ontheffing tijdelijk en uitzonderlijk gebruik aan te vragen bij de provincie Overijssel. Komt u daar niet uit? U kunt via de website van de provincie uw vragen stellen en de ontheffing indienen.

Dieren Evenementen waarbij dieren een rol spelen, zoals de ponymarkt, een hondenshow of een vogelevenement, brengen specifieke risico’s met zich mee. Denk hierbij aan het ontsnappen van dieren, bijt- of trapincidenten, allergieën of stress bij dieren door drukte en geluid. Van organisatoren wordt verwacht dat zij in het veiligheidsplan beschrijven hoe met deze risico’s wordt omgegaan en welke maatregelen worden getroffen om de veiligheid van bezoekers, medewerkers en de dieren zelf te waarborgen. Relevante wet- en regelgeving hierbij zijn de Wet dieren.

Intochten en karren Bij evenementen waarbij sprake is van een intocht, zoals optochten met praalwagens, karren of andere voortbewegende objecten, gelden aanvullende aandachtspunten op het gebied van veiligheid en gezondheid. De organisator is verantwoordelijk voor een veilige opbouw, inrichting en voortbeweging van de karren en ziet erop toe dat deze constructief deugdelijk zijn en geen gevaar opleveren voor deelnemers, toeschouwers en omwonenden. Dit betekent onder andere dat uitstekende delen, scherpe randen en loshangende onderdelen worden voorkomen en dat de stabiliteit van karren, ook bij bochten en oneffenheden in het wegdek, is gewaarborgd.

18

Daarnaast moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over de route, snelheid en begeleiding van de intocht. Afhankelijk van de aard en omvang van de intocht kan de inzet van verkeersregelaars, begeleiders langs de route en aanvullende verkeersmaatregelen noodzakelijk zijn om de veiligheid te waarborgen en de bereikbaarheid voor hulpdiensten te garanderen. Wanneer sprake is van deelname van kinderen of dieren, of van gemotoriseerde voertuigen, worden extra veiligheidsmaatregelen verlangd. Deze aspecten dienen vooraf te worden uitgewerkt en opgenomen in het veiligheidsplan, zodat risico’s beheersbaar blijven en de intocht ordelijk en veilig kan verlopen.

19

6. Toezicht en handhaving De gemeente Raalte stimuleert en faciliteert evenementen, met behoud van veiligheid, leefbaarheid en duurzaamheid. De inzet is risicogestuurd en past de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit toe. Dit hoofdstuk is gebaseerd op de APV van Raalte, het VTH-uitvoeringsbeleid en de geactualiseerde visie op evenementen.

Werkingsbereik en juridische grondslag Dit hoofdstuk heeft betrekking op toezicht en handhaving op grond van de evenementenvergunning en aanverwante ontheffingen. De juridische grondslag is de APV van Raalte, waaronder de bepalingen over het verbod om zonder vergunning een evenement te houden, de weigeringsgronden en de gronden voor intrekking van vergunningen. Waar in dit hoofdstuk wordt gesproken over het weigeren of intrekken van vergunningen en over het stellen en handhaven van voorschriften, wordt aangesloten bij de APV van Raalte, waaronder in het bijzonder de artikelen inzake evenementen en de algemene artikelen over intrekking en weigering. Voor de inzet van herstelsancties gelden de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht.

Risicogestuurd toezicht Toezicht en handhaving zijn afgestemd op het risicoprofiel van het evenement. De landelijke indeling in A, B en C vormt het vertrekpunt. Vergunningsvrije evenementen en A evenementen worden steekproefsgewijs of signaleringsgestuurd gecontroleerd. Voor B en C evenementen wordt een risicoanalyse opgesteld die rekening houdt met de aard en omvang van het programma, de locatie, de bezoekersaantallen, het tijdstip, de cumulatie met andere activiteiten, eerdere ervaringen en naleefgedrag, het geluidsprofiel en de impact op verkeer en omgeving. Op basis hiervan bepaalt de gemeente de intensiteit van toezicht en de benodigde maatregelen. De inzet is om overlast te beperken, veiligheid te waarborgen en tegelijkertijd ruimte te bieden voor vernieuwing en innovatie.

Samenwerking met politie, brandweer en veiligheidsregio Voorafgaand aan C evenementen vindt een multidisciplinaire schouw plaats onder regie van de vergunningverlener, met betrokkenheid van de organisator en waar nodig aanvullende expertise. Bij C evenementen kan een coördinatieteam worden ingericht waarin de organisator, de evenementencoördinator, de vergunningverlener, politie, brandweer en geneeskundige hulpverlening zijn vertegenwoordigd. Tijdens het evenement wordt via korte lijnen afgestemd over scenario’s en aanvullende maatregelen. Deze samenwerking is ingebed in de regionale afspraken over evenementenveiligheid en sluit aan bij de APV en het VTH-uitvoeringsbeleid van Raalte. Voor de A en B evenementen wordt afhankelijk van de beschikbaarheid het aantal schouwen per jaar ingericht.

Klachten en meldingen De gemeente registreert en behandelt klachten en meldingen, met bijzondere aandacht voor geluid. De gemeente past het bestaande geluidskader toe en neemt deze op in de ruimtelijke regels van het Omgevingsplan. Tijdens grote evenementen is een meldpunt telefonisch bereikbaar. Toezichthouders ondernemen zo mogelijk direct actie, verrichten controles op locatie en geven terugkoppeling aan de melder. Na afloop worden klachten betrokken bij de evaluatie.

Toezicht en handhaving Toezicht is in de kern preventief en gericht op naleving. Gemeentelijke toezichthouders controleren onder meer op geluidsnormen, eindtijden, bezoekerscapaciteit, brandveiligheid, doorstroming en parkeergedrag, en naleving van de Alcoholwet. Politie en brandweer handelen vanuit hun eigen wettelijke bevoegdheden en taken. Het doel van optreden is herstel van de rechtmatige situatie en het voorkomen van herhaling. Indien de openbare orde of veiligheid in het geding is, kan de burgemeester bevelen geven of voorschriften aanscherpen. Waar passend worden maatregelen gekoppeld aan verbetering van organisatie en communicatie, met behoud van ruimte voor innovatie en experimenten binnen veilige kaders.

20

Interventieladder toezicht en handhaving De interventieladder geeft richting aan het optreden bij geconstateerde overtredingen. Afwijken is mogelijk indien de omstandigheden dat vereisen. De ladder wordt toegepast met inachtneming van de APV van Raalte en de Algemene wet bestuursrecht. Constateringen van geringe aard, zoals incidentele, kortdurende overschrijdingen die snel herstelbaar zijn, leiden tot een mondelinge aanwijzing met directe hersteltermijn. Bij uitblijven van herstel volgt een schriftelijke waarschuwing waarin is opgenomen dat bij herhaling een herstelsanctie wordt opgelegd. Herhaalde of voortgezette overtredingen van voorschriften, zoals herhaalde overschrijding van geluidsnormen binnen korte tijd, overschrijding van eindtijden of het niet beschikbaar hebben van een aanspreekpunt, leiden tot een last onder dwangsom met een passende begunstigingstermijn die kan ingaan tijdens hetzelfde evenement. De hoogte en het maximum van de dwangsom staan in verhouding tot de ernst en de duur van de overtreding en tot de risico’s voor veiligheid en leefbaarheid. Ongedaan maken van de overtreding die niet of niet tijdig plaatsvindt of situaties met direct gevaar voor veiligheid of ernstige overlast leiden tot een last onder bestuursdwang.

Dit kan inhouden dat het programma wordt stilgelegd, het geluidsniveau direct wordt verlaagd, delen van het terrein worden gesloten of het evenement tijdelijk wordt stilgezet. In spoedeisende gevallen kan bestuursdwang zonder voorafgaand voornemen worden toegepast. Zeer ernstige of structurele overtredingen of incidenten die de openbare orde en veiligheid aantasten, leiden tot gedeeltelijke of volledige intrekking van de vergunning op grond van de APV van Raalte. De burgemeester kan bevelen geven die noodzakelijk zijn voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Bij herhaalde overtredingen kan de APV grond bieden om een volgende aanvraag te weigeren, onder verwijzing naar eerdere klachten, meetgegevens en naleefgedrag. Het organiseren van een evenement zonder vereiste vergunning of in strijd met een expliciet verbod leidt tot onmiddellijke bestuursdwang en beëindiging van het evenement, kostenverhaal op de overtreder en, indien van toepassing, intrekking of weigering van toekomstige vergunningen op grond van de APV. Daarnaast past de gemeente Raalte een preventieve last onder dwangsom toe in geval een niet vergund evenementen dreigt plaats te vinden. Naast bestuursrechtelijk optreden kan strafrechtelijke handhaving plaatsvinden. Bestuursrecht en strafrecht kunnen na elkaar worden ingezet wanneer de situatie daarom vraagt.