06 Bundel formats nieuw beleid begroting 2023

S/E

2023

Implementatie

E

€ 20.173

2024

2025

2026

Licenties, beheer en S € 6.794 € 6.794 € 6.794 € 6.794 onderhoud Waar kun je middelen vrij maken (cofinancering/ compensatie door rijksmiddelen/ bestaande reserves/ binnen bestaande begroting): Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

2026

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 Dekking DOWR egalisatiereserve …………………………..

E

- € 20.173

1 D4 Format nieuw beleid Budget verkiezingen.docx

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Nr. D4

Programma 9: Bestuur en dienstverlening

Onderwerp: Verkiezingsbudget Wat is het (wettelijk en/of beleids) kader voor het betreffende onderwerp? Kieswet, Tijdelijk experimentenbesluit stembiljetten en centrale stemopneming Welk doel(en)/ willen we bereiken (SMART geformuleerd)? We willen verkiezingen op een deugdelijke en betrouwbare manier organiseren. Hier hoort ook een budget bij waardoor dit mogelijk is. Wat levert het op/ is het effect/ hoe weten we dat we dat doel/effect gaan bereiken? Een deugdelijk en betrouwbaar verkiezingsproces, waarbij het budget niet tekort schiet. Wat gebeurt er als we dit nu niet doen (is het onderwerp onontkoombaar en/of onuitstelbaar)? Het bestaande verkiezingsbudget is niet toereikend. Mocht het budget niet verhoogd worden, kunnen we geen verkiezingen organiseren, of moeten we jaarlijks een tekort rapporteren in de zomernota en/of begroting, zoals dat afgelopen jaren ook is gebeurd. Geef een kernachtige inhoudelijke toelichting op het onderwerp: Verkiezingen zijn de hoeksteen van onze democratie. Daarom is het van belang deze zo te organiseren dat er geen twijfel kan bestaan over de juistheid en betrouwbaarheid van het verloop en resultaat ervan. Nagenoeg ieder jaar is er wel één verkiezing en al vele jaren is het verkiezingsbudget niet toereikend waardoor incidentele tekorten zijn gerapporteerd in de P&C cyclus.

Door het budget te verhogen zijn voldoende middelen aanwezig om verbruiksmaterialen aan te schaffen, vrijwilligers te trainen en de centrale stemopneming te organiseren. Vanuit het Rijk krijgen we jaarlijks een bijdrage voor het organiseren van de waterschapsverkiezingen. Deze middelen zijn afgelopen jaren overgeheveld waardoor eenmalig een voordeel ontstaat in 2023. Deze bijdrage kan in de toekomst als structurele dekking gebruikt worden. Gevraagde middelen (splitsen in externe budgetten en loonsombudgetten): Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

2026

Verkiezingsbudget

S

€ 6.000

€ 6.000

€ 6.000

€ 6.000

Verkiezingsbudget

E

€ 54.000

€ 54.000

€ 54.000

€ 54.000

Waar kun je middelen vrij maken (cofinancering/ compensatie door rijksmiddelen/ bestaande reserves/ binnen bestaande begroting): Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

2026

Rijksbijdrage waterschapsverkiezing Rijksbijdrage waterschapsverkiezing

S

€ 6.000

€ 6.000

€ 6.000

€ 6.000

E

€ 24.000

1 D5 Format nieuw beleid Uitbreiding formatie DOWR .docx

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Nr. D5

Paragraaf: Bedrijfsvoering

Onderwerp: DOWR begroting Wat is het kader voor het betreffende onderwerp? DOWR samenwerking De i-visie 2018-2022 DOWR is het strategisch kader voor onze informatieveiligheid. Welk doel(en) willen we bereiken (SMART geformuleerd)? De informatieveiligheid van een voldoende niveau kunnen blijven garanderen opdat de continuïteit van onze bedrijfsvoering en dienstverlening geborgd is. Het proces van werving en selectie en uitbetaling van de salarissen kunnen blijven garanderen. Voorkomen dat de gemeente een langzame betaler wordt doordat facturen lang blijven liggen. Wat levert het op/ hoe weten we dat we dat doel gaan bereiken? Geen inbraak in onze digitale systemen en/of onrechtmatig gebruik en verkrijging van onze gegevens (met mogelijke losgeldeis). Het proces werving en selectie wordt goed ondersteund. De salarissen worden op tijd en correct uitbetaald. We betalen als gemeente onze facturen op tijd. Geef een kernachtige inhoudelijke toelichting op het onderwerp: De aanhoudende groei van de klantorganisaties en de toenemende complexiteit van het werk betekent voor een aantal onderdelen van de DOWR werkorganisatie dat de grens bereikt is wat binnen de beschikbare formatie gedaan kan worden. Dat betekent dat met deze begroting een beperkte uitbreiding van de formatie wordt gevraagd.

DOWR-I: Extra structurele ondersteuning Technical Information Security Officer (TISO ) Informatieveiligheid is één van de speerpunten van DOWR-I. Hier is de afgelopen jaren veel op ingezet in lijn met het Informatieveiligheid plan. Wij constateren dat de huidige invulling van de functie van TISO (ontoereikend is en dat versterking noodzakelijk is om de werkzaamheden en maatregelen rond informatieveiligheid op een voldoende niveau uit te kunnen voeren. Dit vraagt een structurele aanvulling op het formatiebudget van € 86.000 vanaf 2023. Het Raalter aandeel hierin is € 20.592. Personeels en Salaris administratie De afgelopen jaren is het aantal medewerkers binnen de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte gestaag toegenomen. Ook is het aantal regelingen dat moet worden uitgevoerd is toegenomen en zijn de klantvragen steeds complexer geworden. Denk hierbij aan leasefiets regelingen,nieuwe belastingregelingen rond reiskosten, verlofregelingen. Daarnaast is, mede als gevolg van de krappe arbeidsmarkt, het aantal vacatures enorm togenomen. En daarmee ook de ondersteuning van de werving procedures. Voor de Helpdesk DOWR PSA is een structurele urenuitbreiding noodzakelijk van 0,5 fte en voor het onderdeel Salarisadministrateurs een structurele urenuitbreiding van 0.6 fte. Het Raalter aandeel hierin is € 23.068.

Financiële Administratie Uitbreiding door de groei van de taken en omvang van de gemeente, is ook het aantal administratieve handelingen (zoals bijvoorbeeld inkoopfacturen) enorm gestegen.. Doordat de informatiewaarde van een inkoopfactuur vaak tekortschiet is het steeds arbeidsintensiever geworden om de inkoopfactuur snel aan de juiste behandelaar toe te wijzen. De afgesproken normering rond deze gegevensverwerking staat steeds meer onder druk. Dit alles heeft een negatief effect op het imago van de gemeenten, de langere doorlooptijd heeft effect op het betaalgedrag van de gemeenten. Om dit alles beheersbaar te houden is uitbreiding van de formatie nodig met 1Fte. Het Raalter aandeel hierin is € 7.770.

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 Gevraagde middelen: Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

2026

Extra ondersteuning Informatieveiligheid DOWR PSA Formatieuitbreiding (0,5 fte/ 7+ 0,6 fte/ 8) DOWR FA Formatieuitbreiding (1,0 fte/ 6)

S

€ 20.592

€ 21.333

€ 22.101

€ 22.896

S

€ 23.068

€ 23.068

€ 23.068

€ 23.068

S

€ 7.770

€ 7.770

€ 7.770

€ 7.770

Waar kun je middelen vrij maken (”nieuw voor oud”): Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

2026

Dekking binnen DOWR I

S

€ 19.920

€ 19.920

€ 19.920

€ 19.920

1 D6 Format nieuw beleid Capaciteitsuitbreiding privacyteam.docx

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Nr. D6

Paragraaf Bedrijfsvoering

Onderwerp: Versterken privacyteam Wat is het (wettelijk en/of beleids) kader voor het betreffende onderwerp? Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Wet politiegegevens Welk doel(en)/ willen we bereiken (SMART geformuleerd)? Betere monitoring op en beheersing van risico’s rondom privacy (en informatieveiligheid bij privacyvraagstukken). Wat levert het op/ is het effect/ hoe weten we dat we dat doel/effect gaan bereiken? Voorkomen van risico’s op aantasting van de privacy van inwoners en ondernemers van de gemeente Raalte. Wat gebeurt er als we dit nu niet doen (is het onderwerp onontkoombaar en/of onuitstelbaar)? Is de kans op het schenden van de privacy van onze inwoners en ondernemers groter. Dat geeft een breuk in het vertrouwen van de inwoner in de gemeente en een risico op imagoschade. Geef een kernachtige inhoudelijke toelichting op het onderwerp: Sinds 2020 werken de DOWR gemeenten met een gezamenlijk privacy team. De omvang is in de drie DOWR-gemeenten afgesproken en bestuurlijk besloten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Na 2 jaar is een volgende stap nodig in de verdere professionalisering van het privacy team.

Uit de jaarrapportage van de Functionaris Gegevensbescherming van 2021 blijkt dat de huidige capaciteit binnen het privacyteam van DOWR onvoldoende is om alle noodzakelijke werkzaamheden op grond van de AVG en de Wet politiegegevens uit te voeren. Bij een aantal werkprocessen is sprake van een hoog risico op privacy aantasting. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de Jeugdzorg, de Participatiewet en de Wet inburgering. Voorkomen moet worden dat gegevens van en over (kwetsbare) inwoners ‘op straat komen te liggen’ en inwoners hier direct last van krijgen door misbruik van deze gegevens. Ook is het aannemelijk dat de inwoner de komende jaren kritischer wordt op de wijze waarop met zijn/haar gegevens wordt omgegaan en verantwoording vraagt van de gemeente hierover. De uitbreiding van de capaciteit is gericht op onder meer het uitvoeren van privacy risicoanalyses, het actueel houden van het verwerkingsregister en het inzetten op bewustwordingsactiviteiten en maatregelen die zijn gericht op het correct verwerken van persoonsgegevens. Om de werkzaamheden uit te kunnen voeren, is de volgende uitbreiding van capaciteit noodzakelijk. Functionaris Gegevensbescherminig (FG) Privacy Officer (PO) Informatie veiligheids adviseur (ISO) TOTAAL Dekking uit projecten Nog te financieren

Huidig 0,6 fte

Noodzakelijk 1,0 fte

Uitbreiding 0,4 fte

Kosten € 44.000

1,0 fte 1,0 fte

3,0 fte 2,6 fte

2,0 fte 1,6 fte

€ 196.000 € 157.000

2,6 fte

6,6 fte

4 fte

€ 397.000 € 160.000 € 237.000

De capaciteitsuitbreiding betreft de inzet voor de drie DOWR-gemeenten gezamenlijk. De kosten worden verdeeld op basis van de vastgestelde verdeelsleutel. Dit betekent voor Raalte een uiteindelijke verhoging van de structurele bijdrage van € 59.600. Wij willen dit gefaseerd doorvoeren. Voor de eerste stap vraagt dit een verhoging van de bijdragen van € 32.200.

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 Naast de structurele uitbreiding van capaciteit is een eenmalige inhaalslag nodig omdat in 2021 en 2022 werkzaamheden niet konden worden uitgevoerd die wel noodzakelijk zijn. Het gaat daarbij om het alsnog uitvoeren van 10 privacy risicoanalyses en het actualiseren van de verwerkingsregisters van de drie DOWR-gemeenten. Hiervoor wordt tijdelijke capaciteit ingezet. Gevraagde middelen (splitsen in externe budgetten en loonsombudgetten): Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

2026

Uitbreiding capaciteit privacy officer Uitbreiding capaciteit Functionaris Gegevensbescherming Uitbreiding capaciteit informatieveiligheidsadviseur Tijdelijke capaciteit inhaalslag

S

€ 15.000

€ 15.000

€ 15.000

€ 15.000

S

€ 5.200

€ 5.200

€ 5.200

€ 5.200

S

€ 12.000

€ 12.000

€ 12.000

€ 12.000

E

€ 60.000

-

-

-

Waar kun je middelen vrij maken (cofinancering/ compensatie door rijksmiddelen/ bestaande reserves/ binnen bestaande begroting): Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

2026

1 D7 Format nieuw beleid Aanbesteding en implementatie financieel systeem.docx

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Nr. D7

Programma: bedrijfsvoering

Onderwerp: Aanbesteding en implementatie financieel systeem Wat is het kader voor het betreffende onderwerp? Rechtmatige aanbesteding Welk doel(en) willen we bereiken (SMART geformuleerd)? Blijvend voldoen aan de wet en regelgeving Realiseren van een kwaliteitsverbetering in de bedrijfskritische financiele processen Eenvoudige ontsluiting van financiele data tbv een adequatie en flexibele informatievoorziening Wat levert het op/ hoe weten we dat we dat doel gaan bereiken? Een langjarig rechtmatig contract Een modern, gebruikersvriendelijk, flexibel, goed te onderhouden financieel systeem. Een verbetering van de informatie voorziening voor de planning en control cyclus. Geef een kernachtige inhoudelijke toelichting op het onderwerp: Dit jaar vindt de aanbesteding van het financieel systeem voor de DOWR-gemeenten plaats. De implementatie loopt vervolgens door in 2023, zodat het systeem vanaf 1 januari 2024 operationeel kan zijn. In het projectplan komen de verwachte uitgaven voor aanbesteding en implementatie uit op ca € 1.410.000 voor de drie gemeenten samen. Het aandeel van de gemeente Raalte daarin is ca € 360.000. In de begroting 2022, 2023 en 2024 is in totaal € 124.000 beschikbaar. Er is dus volgens de actuele raming ca € 236.000 meer nodig.

In de hogere raming van het projectplan is op grond van ervaringen met andere implementatietrajecten meer rekening gehouden met de benodigde interne uren en de vervangingskosten die daarvoor noodzakelijk zijn. Gevraagde middelen: Omschrijving

S/E

2023

2024

Aanbesteding en implementatie financieel systeem.

E

€ 194.000

€ 42.000

2025

2026

2025

2026

Waar kun je middelen vrij maken (”nieuw voor oud”): Omschrijving

S/E

2023

Dekking uit de egalisatie reserve DOWR

E

€ 100.000

2024

1 E1 Format nieuw beleid Onkruidbeheersing.docx

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Nr. E1

Programma 2 Integraal beheer van de openbare ruimte

Onderwerp: Onkruidbeheersing op verhardingen Wat is het (wettelijk en/of beleids) kader voor het betreffende onderwerp? Om de verhardingen goed bruikbaar te houden is het beheersen van onkruid noodzakelijk. De netheidseisen die we hieraan stellen zijn gebaseerd op de integrale visie op de openbare ruimte. Hierbij geldt dat het toepassen van chemische bestrijdingsmiddelen niet is toegestaan. Op 8 juli 2022 is door de Hoge Raad de uitspraak gedaan dat het gebruiksverbod van chemische middelen en biociden weer van kracht is voor de niet-landbouw sector. In beleidsmatig opzicht is verder het coalitieakkoord van toepassing, waarbij ingezet wordt op leefbare en toekomstbestendige dorpen en wijken. Welk doel(en)/ willen we bereiken (SMART geformuleerd)? Met de inzet van middelen willen wij bereiken dat het onkruid op verhardingen beheersbaar blijft en de verhardingen goed bruikbaar zijn. Wat levert het op/ is het effect/ hoe weten we dat we dat doel/effect gaan bereiken? Met het beschikbaar stellen van financiële middelen kan het huidige netheidsniveau van de verhardingen ook voor 2026 worden geborgd (dit sluit aan op de reeds beschikbare eenmalige middelen voor de 2023 tot en met 2025).

Wat gebeurt er als we dit nu niet doen (is het onderwerp onontkoombaar en/of onuitstelbaar)? Het onkruid op verhardingen zal extreem toenemen en een negatief effect hebben op de leefbaarheid en de bruikbaarheid van de openbare ruimte. Op termijn zal dit leiden tot het vervroegen van maatregelen als herstraten of vervangingen. Geef een kernachtige inhoudelijke toelichting op het onderwerp: Het beheersen van onkruid op verhardingen is nodig om de bruikbaarheid te waarborgen. Er is een wettelijke verbod op het gebruik van chemische bestrijdingsmiddelen bij onkruidbeheersing op verhardingen. Om tot een optimale aanpak te komen maakt de gemeente Raalte gebruik van verschillende alternatieve methoden en is een grotere inzet van middelen ten opzichte van het beschikbare structurele budget nodig. De middelen tot en met 2025 zijn eenmalig geraamd. Het voorstel is om ook voor 2026 eenmalige middelen te ramen, waarbij we op termijn streven naar een structurele dekking van deze opgave. Gevraagde middelen (splitsen in externe budgetten en loonsombudgetten): Omschrijving

S/E

Onkruidbeheersing op verhardingen

E

2023

2024

2025

2026 € 110.000

Waar kun je middelen vrij maken (cofinancering/ compensatie door rijksmiddelen/ bestaande reserves/ binnen bestaande begroting): Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

2026

1 E2 Format nieuw beleid Reparatie mismatch structurele taken eenmalige dekking.docx

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Nr. E2

Paragraaf Bedrijfsvoering

Onderwerp: Reparatie mismatch structurele taken eenmalige dekking Wat is het (wettelijk en/of beleids) kader voor het betreffende onderwerp? Begrotingsuitgangspunt: structurele taken financieren uit structurele middelen Welk doel(en)/ willen we bereiken (SMART geformuleerd)? Op structurele taken vast personeel aan nemen. Wat levert het op/ is het effect/ hoe weten we dat we dat doel/effect gaan bereiken? Medewerkers langjarig aan ons binden, zodat de structurele taken kunnen worden uitgevoerd en kennis en kunde behouden. Wat gebeurt er als we dit nu niet doen (is het onderwerp onontkoombaar en/of onuitstelbaar)? Door tijdelijke capaciteit in te zetten kan een structurele taak niet duurzaam uitgevoerd worden. De kosten zijn hoger, kennis verdwijnt uit de organisatie. Geef een kernachtige inhoudelijke toelichting op het onderwerp: Om een duurzaam personeelsbestand te realiseren is het noodzakelijk om structurele taken te kunnen bemensen met vaste formatie waarvoor ook structurele middelen in de begroting zijn opgenomen. In de kadernota/begroting 2022 is een aantal taken (voorlopig) ingevuld met eenmalige dekking. Inmiddels is gebleken dat deze taken grotendeels als structureel moeten worden aangemerkt. Dit geldt voor een breed scala aan taken, verspreid over verschillende beleidsvelden. In zijn totaliteit betreft het een formatie omvang van 7,2 fte.

Om dit te kunnen realiseren, wordt voorgesteld in totaal € 640.000 structureel toe te voegen aan het loonsom kader verhoogd met een opslag voor overhead van € 62.000. Hiervoor is € 280.000 beschikbaar binnen bestaande middelen. De omzetting van eenmalig naar structureel betekent ook een vrijval van in totaal € 507.000 aan eenmalige middelen gedurende de periode 2023-2025. Er resteert dan nog 1 fte, zijnde de functie van ruimtecoach, welke we voorlopig (dus ook voor het jaar 2026) als incidenteel willen blijven aanmerken. Dit in afwachting van hoe deze functie zich de komende periode verder gaat ontwikkelen. De ‘kale’ loonkosten hiervan zijn al tot en met 2025 in de begroting 2022 geraamd. Voorgesteld wordt de reguliere salarisontwikkeling tot en met 2026 verhoogd met de bijbehorende overheadkosten van deze functie nu eenmalig bij te ramen tot een bedrag van € 192.000 over de periode 2023-2026. Gevraagde middelen (splitsen in externe budgetten en loonsombudgetten): Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

2026

Loonsom ten behoeve van in totaal 7,2 fte, verdeeld over verschillende functies en taakvelden Bijbehorende opslag overheadkosten 3,1 FTE Aanvulling loonsom Ruimtecoach Bijbehorende opslag overheadkosten 1 FTE

S

€ 640.000

€ 640.000

€ 640.000

€ 640.000

S E

€ 62.000 € 4.000

€ 62.000 € 4.000

€ 62.000 € 4.000

€ 62.000 € 100.000

E

€ 20.000

€ 20.000

€ 20.000

€ 20.000

Nieuw beleid begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 Waar kun je middelen vrij maken (cofinancering/ compensatie door rijksmiddelen/ bestaande reserves/ binnen bestaande begroting): Omschrijving

S/E

2023

2024

2025

Vrijval toegekende tijdelijke middelen Bestaande middelen (grondexploitatie, overhead, reserve SPP)

E

€ 289.000

€ 109.000

€ 109.000

S

€ 280.000

€ 280.000

€ 280.000

2026

€ 280.000