Jaarstukken ODNV 2023 & begeleidende brief van ODNV d.d. 29 maart 2024 aan raden
Tekst van het document
2.502.500
317.349
Totaal
Jaarstukken 2023
69
Programma 4 Stelseltaken Begroting Begrotingsprimair wijzigingen
Naam deelnemer
Totaal begroting
Aandeel in procenten
Verdeling saldo
Bijdrage boekjaar
Reeds betaald
Te verrekenen
gemeente Elburg
12.466
0
12.466
11,2%
3.050
9.416
12.466
3.050
gemeente Ermelo
18.253
0
18.253
16,4%
4.466
13.788
18.253
4.466
gemeente Harderwijk
18.698
0
18.698
16,8%
4.575
14.124
18.698
4.575
gemeente Nunspeet
14.580
0
14.580
13,1%
3.567
11.013
14.580
3.567
gemeente Putten
21.036
0
21.036
18,9%
5.146
15.889
21.036
5.146
gemeente Hattem
4.341
0
4.341
3,9%
1.062
3.279
4.341
1.062
gemeente Heerde
6.567
0
6.567
5,9%
1.607
4.960
6.567
1.607
gemeente Oldebroek
10.462
0
10.462
9,4%
2.560
7.903
10.462
2.560
provincie Gelderland
4.897
0
4.897
4,4%
1.198
3.699
4.897
1.198
111.300
0
111.300
100,0%
27.230
84.071
111.300
27.230
Begroting Begrotingsprimitief wijzigingen
Totaal begroting
Aandeel in procenten
Verdeling saldo
Bijdrage boekjaar
Reeds betaald
Te verrekenen
Totaal
Programma 5 Projecten Naam deelnemer gemeente Elburg
0
0
0
11,1%
7.062
-7.062
0
7.062
gemeente Ermelo
0
0
0
16,1%
10.269
-10.269
0
10.269
gemeente Harderwijk
0
0
0
22,7%
14.476
-14.476
0
14.476
gemeente Nunspeet
0
0
0
11,1%
7.049
-7.049
0
7.049
gemeente Putten
0
0
0
18,2%
11.636
-11.636
0
11.636
gemeente Hattem
0
0
0
4,0%
2.524
-2.524
0
2.524
gemeente Heerde
0
0
0
5,6%
3.565
-3.565
0
3.565
gemeente Oldebroek
0
0
0
8,9%
5.706
-5.706
0
5.706
provincie Gelderland
0
0
0
2,3%
1.484
-1.484
0
1.484
Totaal
0
0
0
100,0%
63.772
-63.772
0
63.772
Begroting Begrotingsprimair wijzigingen
Totaal begroting
Aandeel in procenten
Verdeling saldo
Bestemming rekeningsaldo Naam deelnemer gemeente Elburg
546.063
297.326
843.389
11,1%
0
gemeente Ermelo
950.561
275.779
1.226.340
16,1%
0
gemeente Harderwijk
1.296.693
432.096
1.728.789
22,7%
0
gemeente Nunspeet
591.813
250.044
841.857
11,1%
0
gemeente Putten
1.050.715
338.922
1.389.637
18,2%
0
gemeente Hattem
190.514
110.950
301.464
4,0%
0
gemeente Heerde
264.503
161.220
425.723
5,6%
0
gemeente Oldebroek
438.486
242.951
681.437
8,9%
0
provincie Gelderland
139.454
37.712
177.166
2,3%
0
5.468.800
2.147.000
7.615.800
100,0%
0
Totaal
Jaarstukken 2023
70
Bijlage 3 Controleverklaring De controleverklaring van De Jong & Laan Controle B.V. is opgenomen op de volgende pagina’s.
Jaarstukken 2023
71
Pascalweg 2 6662 NX Elst 0481-463534 elst@jonglaan.nl www.jonglaan.nl
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst NoordVeluwe
A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 Ons oordeel
Wij hebben de in de jaarstukken 2023, op pagina 38 tot en met 64, opgenomen jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Veluwe gecontroleerd. Naar ons oordeel: geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Veluwe per 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2023 met betrekking tot specifieke uitkeringen in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader. De jaarrekening bestaat uit: 1 de balans per 31 december 2023; 2 het overzicht van baten en lasten over 2023; 3 de toelichtingen met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; 4 de SiSa-bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (pagina 62); en 5 de rechtmatigheidsverantwoording (pagina 64).
De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het algemeen bestuur vastgestelde Controleprotocol en het Controleprotocol WNT 2023 vallen, alsmede volgens de voorschriften vanuit de kadernota rechtmatigheid (van de commissie BBV) aangaande de rechtmatigheidsverantwoording. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Veluwe zoals vereist zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
De Jong & Laan Controle B.V., gevestigd te Vroomshoop, KvK 06054458. Op al onze diensten en werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK onder nr. 08153431, zijn in te zien op www.jonglaan.nl, en worden op verzoek kosteloos toegezonden.
Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies.
Materialiteit
Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 78.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado en het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol. Op basis van hoofdstuk 4 van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023 hebben wij bij de controle van de SiSa-verantwoording dezelfde materialiteit toegepast als bij de controle van de jaarrekening. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2023. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen relevant zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 39.000 rapporteren en ook kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn.
Controleaanpak frauderisico’s Het risico op frauduleuze verslaggeving ten aanzien van de nauwkeurigheid van de verantwoording van baten en lasten van aanvullende activiteiten De omgevingsdienst ontvangt naast de vaste bijdragen voor de uit te voeren begrote taken overige bijdragen van het Rijk, provincies en deelnemende gemeenten, al dan niet via vooruitbetalingen. Met de overige bijdragen kan het jaarresultaat beïnvloed worden door de uit deze bijdragen voortvloeiende baten en hiermee samenhangende lasten niet aan de juiste verslaggevingsperiode toe te rekenen, dit met het doel om de realisatie beter aan te laten sluiten bij de begroting. Wij hebben aandacht besteed aan dit risico door het vaststellen van de opzet en het bestaan van de maatregelen van interne beheersing in de processen voor het opstellen van de begroting, factureren van de bijdrages, het aangaan van inkoopverplichtingen en het autoriseren van de inkopen, het genereren en verwerken van journaalposten, uitgaande van een risico op doorbreking van deze processen. Voorts hebben wij door middel van data-analyse een analyse uitgevoerd op de wijze waarop de omzet- en kostenboekingen tot stand komen en cijferanalyses uitgevoerd op de afwijkingen tussen de realisatie en de definitieve begroting over het boekjaar.
Naar aanleiding hiervan hebben wij detailcontroles uitgevoerd op de bijzonderheden die wij hebben geconstateerd om vast te stellen dat de boekingen zijn gebaseerd op daadwerkelijke bijdragen en lasten in het betreffende boekjaar, door vergelijking van verantwoorde bedragen met informatie over toegekende bedragen, opdrachtovereenkomsten en andere onderliggende informatie en ook andere informatie verkregen in de controle, waaronder de programmaverantwoording en rapportages aan de deelnemers. Als onderdeel van onze data-analysewerkzaamheden hebben wij de aansluiting tussen de bankmutaties en de verantwoording hiervan in de financiële administratie vastgesteld, waaronder een aansluiting tussen de ontvangen gelden en de verantwoorde baten en een aansluiting tussen uitgaande gelden en de verantwoorde lasten. Hierbij is ook informatie betrokken uit het volgende boekjaar om door middel van een voortgezette controle op inkopen en betalingen vast te stellen dat lasten in het juiste boekjaar zijn verantwoord. Uit onze controlewerkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen die duiden op frauduleuze verslaggeving ten aanzien van de verantwoording van baten.
Frauderisico’s die leiden tot onrechtmatige lasten Als gevolg van tekortkomingen in de administratieve organisatie en interne beheersing in het inkoopproces onderkennen wij het risico dat onrechtmatige facturen in de administratie worden verwerkt en worden betaald. Daarbij zien wij een specifiek onrechtmatigheidsrisico dat Europese aanbestedingsregels bewust niet worden nageleefd. Door dezelfde diensten bij meerdere aanbieders onder te brengen, waardoor de omvang van dienstverlening per aanbieder beneden de aanbestedingsnorm blijft, of door opdrachten in meerdere losse overeenkomsten vast te leggen, is het mogelijk om diensten, die naar verwachting boven de aanbestedingsnorm uitkomen, buiten de aanbestedingsprocedure om te contracteren. Wij hebben aandacht besteed aan dit risico door het vaststellen van de opzet en het bestaan van de
maatregelen van interne beheersing in de processen met betrekking tot het aangaan van inkoopverplichtingen (waaronder de aanbestedingsprocedure), autoriseren van de inkopen, autoriseren van betalingen en het genereren en verwerken van journaalposten, uitgaande van een risico op doorbreking van deze processen. Voorts hebben wij door middel van data-analyse een analyse uitgevoerd op de wijze waarop bankmutaties en kostenboekingen tot stand komen en cijferanalyses uitgevoerd op de in het boekjaar verantwoorde lasten in vergelijking tot de begroting en voorgaand jaar. Naar aanleiding hiervan hebben wij detailcontroles uitgevoerd op de bijzonderheden die wij hebben geconstateerd om vast te stellen dat boekingen zijn gebaseerd op daadwerkelijke lasten in het betreffende boekjaar en detailcontroles op bankmutaties gericht op bijzonderheden zoals meerdere namen per bankrekeningnummer, meerdere rekeningnummers per naam en controles op specifieke bankrekeningnummers. Onderdeel van deze controlewerkzaamheden was het beoordelen van de totale kosten per leverancier over een periode van 4 jaar om de totale omvang van dienstverlening te bepalen en het uitvoeren van detailcontrole op onderliggende contracten van kosten boven de aanbestedingsnorm, om te toetsen of aanbesteding (juist) heeft plaatsgevonden.
Uit onze controlewerkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen die duiden op onrechtmatige lasten als gevolg van fraude. Controleaanpak veronderstellingen over financiële risico’s in relatie tot de financiële positie Onze verantwoordelijkheden met betrekking tot het beoordelen van de door de gemeenschappelijke regeling gehanteerde veronderstellingen inzake haar financiële risico’s in relatie tot de financiële positie zijn beschreven in het hoofdstuk “Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening”. Bij het invullen van onze verantwoordelijkheden hebben wij, rekening houdend met de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole groot € 78.000, een aantal werkzaamheden uitgevoerd, waaronder:
Het kennis nemen van de financiële uitgangspunten zoals opgenomen in de gemeenschappelijke regeling. Het kennis nemen van de primaire begroting voor het aankomende jaar teneinde vast te stellen dat voldaan wordt aan de financiële bijdragen van de gemeenschappelijke regeling door de deelnemers. Het inwinnen van inlichtingen bij het dagelijks bestuur en het management over hun kennis van eventuele significante risico’s die zijn ontstaan na balansdatum tot aan het opmaken van de jaarrekening.
Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen bevindingen met betrekking tot de risicoinschattingen zoals opgenomen in de risicoparagraaf. Overeenkomstig de gemeenschappelijke regeling worden gerealiseerde resultaten verrekend met de deelnemende gemeenten. De aard en diepgang van de risico-paragraaf en risico-inschattingen achten wij vanuit dat perspectief passend voor de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Veluwe. Omgevingsdienst Noord-Veluwe is met ingang van 1 januari 2024 gefuseerd met Omgevingsdienst Veluwe IJssel tot Omgevingsdienst Veluwe. Bij onze werkzaamheden is rekening gehouden met deze fusie. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2023 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie
Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken het jaarverslag, bestaande uit de programmaverantwoording de verplichte paragrafen en overzichten, alsmede bijlagen. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat; alle informatie bevat die op grond van het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is vereist.
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten volgens de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur voor de jaarrekening
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV en de bepaling van en krachtens de WNT. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de Gemeenschappelijk Regeling in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het dagelijks bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het dagelijks bestuur het voornemen heeft om de Gemeenschappelijk Regeling te liquideren of de activiteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is.
Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de Gemeenschappelijk Regeling haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening
Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023, het controleprotocol vastgesteld door het algemeen bestuur, het controleprotocol WNT 2023, de voorschriften vanuit de kadernota rechtmatigheid (van de commissie BBV) aangaande de rechtmatigheidsverantwoording, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt
wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur gemaakte schattingen; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de jaarrekening de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft. Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Elst, 28 maart 2024 De Jong & Laan Controle B.V.
Origineel getekend door N.C. van der Wolf MSc RA
Bijlage 4 Portefeuilleverdeling Dagelijks Bestuur Het Dagelijks bestuur bestond op 31 december 2023 uit de volgende leden: De heer S. Nienhuis De heer B. Engberts De heer E. ‘t Jong
Jaarstukken 2023
77
Bijlage 5 Overzicht leden Algemeen Bestuur Het Algemeen bestuur bestond op 31 december 2023 uit de volgende leden: Elburg
De heer H. Wessel
Ermelo
De heer R. van Veen
Harderwijk
De heer M. Pijnenburg
Hattem
De heer K. Castelein
Heerde
De heer S. Nienhuis
Nunspeet
De heer J. Groothuis
Oldebroek
De heer B. Engberts
Putten
De heer E. ‘t Jong
Provincie Gelderland
De heer K. Ruitenberg
Jaarstukken 2023
78
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van Omgevingsdienst Noord-Veluwe op 27 juni 2024.
De voorzitter,
De secretaris,
De heer S. Nienhuis
De heer M. van Dam
Jaarstukken 2023
79
Omgevingsdienst NoordVeluwe Concept-accountantsverslag 2023 Aan het algemeen bestuur van Omgevingsdienst Noord-Veluwe
14 Maart 2024
2
Het algemeen bestuur van Omgevingsdienst Noord-Veluwe Postbus 271 3840 AG Harderwijk Datum
14 Maart 2024
Betreft
Accountantsverslag 2023
Geachte leden van het algemeen bestuur,
Wij hebben het genoegen ons accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023 aan u te presenteren. In dit verslag presenteren wij u onze bevindingen ten aanzien van uw organisatie vanuit de controleopdracht. Hierbij hebben wij onze kennis van uw organisatie verwerkt met de resultaten uit de jaarrekeningcontrole. Deze rapportage is uitgebracht met als doel de bevindingen met betrekking tot de jaarrekeningcontrole 2023 duidelijk met elkaar te bespreken en vast te leggen. Hierdoor worden verrassingen voorkomen en wordt een duidelijk overzicht gegeven van de uitkomsten.
Op 13 maart 2024 hebben wij de rapportage besproken met de voorzitter van het dagelijks bestuur, directeur van Omgevingsdienst Veluwe (de rechtsopvolger van ODNV) en de business-controller. De uitkomsten daarvan zijn verwerkt in deze rapportage. Graag bedanken wij u en uw betrokken medewerkers voor de plezierige samenwerking gedurende onze controle. Met vriendelijke groet, De Jong & Laan Controle B.V.
N.C. van der Wolf MSc RA
De Jong & Laan Controle B.V., gevestigd te Almelo, KvK 06054458. Op al onze diensten en werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK Oost Nederland te Enschede onder nr. 08153431, zijn in te zien op www.jonglaan.nl, en worden op verzoek kosteloos toegezonden.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
4
1.
Kernpunten uit onze rapportage
5
2.
Controleaanpak
6
Interne beheersing
7
3.
Interne beheersing
8
4.
AO/IB bevindingen
10
Risicoanalyse
11
5.
Risicoanalyse
12
6.
Risico’s en response
13
Overige
16
7.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
17
8.
Rechtmatigheid
20
Bijlagen
23
Bijlage 1: Materialiteit
24
Bijlage 2: SiSa-verantwoording
25
Managementsamenvatting
5
1. Kernpunten uit onze rapportage Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Conclusie van onze bevindingen
De door ons geconstateerde bevindingen (resultaat- en presentatiecorrecties) voor getrouwheid vallen binnen de controletolerantie. Wij hebben geen bevindingen met betrekking tot de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.
De jaarrekening voldoet aan de vereisten van het BBV
Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2023 van ODNV. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2023 zijn ingericht in overeenstemming met de Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en dat de in de jaarrekening opgenomen balans en toelichting en staat van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van ODNV. Overeenkomstig de vereisten vanuit de Provinciewet is in de jaarrekening met ingang van 2023 een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen die onder de strekking van ons getrouwheidsoordeel valt.
De baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn rechtmatig
De goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening ziet eveneens toe op de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2023 in overeenstemming zijn met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader van ODNV.
Financiële positie
Presentatie resultaat
De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico’s waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen, de capaciteit van middelen en mogelijkheden die ODNV heeft om niet geraamde kosten op te vangen. De deelnemers aan de regeling hebben bepaald dat ODNV geen reservepositie mag vormen anders dan door het Algemeen Bestuur bepaalde reserves. Zodoende is de feitelijke weerstandscapaciteit gelijk aan de post onvoorzien uit de jaarbegroting, gelijk aan 1% van de totale begroting. Over 2023 is een positief resultaat van € 1.324k gerealiseerd. In de aanbiedingsbrief aan het algemeen bestuur wordt een voorstel gedaan voor de verdeling van het resultaat.
Interne beheersing
Tussentijdse controle
Gemeente Nunspeet voert voor ODNV onder andere de financiële en de salarisadministratie. Bij onze tussentijdse controle hebben wij de administratieve organisatie en interne controle beoordeeld (opzet en bestaan), voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole (zie pagina 8).
6
2. Controleaanpak Opdracht
Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 van ODNV gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol en het Controleprotocol WNT 2023. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Opzet en reikwijdte Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Niet uitgesloten is dat afwijkingen voorkomen die voor de jaarrekening als geheel niet van belang zijn. Ons onderzoek richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de directie van de organisatie. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude.
Materialiteit Bij het uitvoeren van onze controle maken wij gebruik van het begrip materialiteit. In bijlage 1 geven wij aan hoe de materialiteit bepaald is.
Controleaanpak Wij hanteren een risicogerichte controleaanpak. Dit betekent dat wij eerst de risico’s op een afwijking in de jaarrekening bepalen, alvorens wij onze werkzaamheden bepalen en uitvoeren. De door ons onderkende risico’s hebben wij opgenomen in hoofdstuk 6. In het najaar 2023 hebben wij de administratieve organisatie en interne beheersing van uw organisatie in opzet en bestaan beoordeeld met daarbij de vaststelling of de werking van de maatregelen dienovereenkomstig is. Wij hebben gekozen voor een overwegend gegevensgerichte controleaanpak. Deze controleaanpak houdt in dat wij niet steunen op de procedures rond de interne beheersing van de basisgegevens voor de controle van de jaarrekening 2023. Wij hebben de processen beoordeeld ter kennisneming van de bedrijfsactiviteiten en hieruit mogelijk voortvloeiende risico’s voor de jaarrekening.
Andere informatie
Naast de jaarrekening omvat het jaarrapport andere informatie, namelijk de programmaverantwoording, de verplichte paragrafen en overige informatie en bijlagen. De andere informatie is onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgesteld en is door ons doorgenomen.
Interne beheersing
8
3. Interne beheersing (1) Administratieve organisatie en interne beheersing
Significante processen
Wij hebben werkzaamheden verricht om inzicht te krijgen in de interne beheersingsmaatregelen, processen en structuren die betrekking hebben op:
Het in kaart brengen van de AO/IB en het vaststellen van het bestaan van de ingestelde processen en procedures wordt voornamelijk tijdens de interim controle uitgevoerd. De controle heeft zich gericht op het volgende:
•
hoe de verantwoordelijkheden van het management om toezicht uit te oefenen worden uitgedragen;
•
bespreken van de opvolgingen gegeven aan de bevindingen vanuit het accountantsverslag van voorgaand jaar;
•
de toewijzing door de entiteit van bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
•
hoe de entiteit competente personen aantrekt, ontwikkelt en behoudt;
•
bespreken tussentijdse cijfers en de wijze van totstandkoming;
hoe de entiteit personen verantwoording laat afleggen over hun verantwoordelijkheden bij het nastreven van de doelstellingen van het interne beheersingssysteem;
•
bespreken van (wijzigingen in) de opzet van de AO/IB;
•
bespreken van (wijzigingen in) de opzet en inrichting van de IT-omgeving; en
wanneer de met governance belaste personen afgezonderd zijn van het management, de onafhankelijkheid van en toezicht op het interne beheersingssysteem van de entiteit door de met governance belaste personen.
•
uitvoeren lijncontroles ter vaststelling van het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing.
• •
Onze werkzaamheden zijn ook gericht op het verkrijgen van inzicht in het risicoinschattingsproces van de entiteit zelf, alsook de interne monitoring van het interne beheersingssysteem.
Bij de interim controle hebben we ons gericht op de volgende processen:
Daarnaast hebben wij werkzaamheden verricht om inzicht te krijgen in het informatiesysteem, voor zover relevant voor het opstellen van de financiële overzichten, en de communicatie hierover (intern en extern). Dit hebben wij gedaan door vast te stellen: •
hoe de informatie verwerkt wordt;
•
hoe de administratieve vastlegging plaatsvindt;
•
hoe de financiële verslaglegging verloopt, en
•
welke middelen hiervoor worden gebruikt, inclusief de IT-omgeving (zie volgende pagina).
Door bovenstaande werkzaamheden hebben wij inzicht verkregen in de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing (AO/IB).
•
Inkopen & betalingen;
•
Dienstverlening;
•
Personeel; en
•
IT-omgeving en general IT controls.
Wij hebben verschillende medewerkers geïnterviewd en verschillende lijncontroles uitgevoerd. Daarbij hebben wij inzicht verkregen in de opzet en het bestaan van de processen zoals hierboven benoemd.
9
3. Interne beheersing (2) IT-omgeving en general IT controls
Bevindingen
De posten in de jaarrekening komen veelal tot stand vanuit de IT-omgeving. Om een professioneel oordeel over de jaarrekening te kunnen vormen is kennis van de informatietechnologie bij Omgevingsdienst Noord-Veluwe nodig. Met onze IT-gerelateerde werkzaamheden willen wij inzicht verkrijgen in de systemen die worden gebruikt, de componenten van de systemen en de eventuele risico’s voor de jaarrekeningcontrole.
Op de volgende pagina’s volgt een opsomming van de verschillende observaties gedaan tijdens de beoordeling van de administratieve organisatie, interne beheersing en automatisering. De geaccepteerde en opgepakte bevindingen vanuit voorgaande jaren zijn niet opnieuw in het accountantsverslag opgenomen.
Tijdens de interim controle hebben wij werkzaamheden verricht om inzicht te krijgen in de IT-omgeving van de organisatie (opzet en bestaan van de IT-gerelateerde processen en procedures). De controle heeft zich gericht op het volgende: •
IT-omgeving, bestaande uit: ✓ IT-applicaties; ✓ ondersteunende IT-infrastructuur; en ✓ IT-processen en personeel betrokken bij die processen.
•
Interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de IT-processen (general IT controls per applicatie), bestaande uit: ✓ logische en fysieke toegangsbeheer; ✓ wijzigingsbeheer; en ✓ continuïteitsbeheer.
Automatisering Op grond van artikel 393 lid 4 BW2 rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij - voor zover noodzakelijk - de administratieve organisatie binnen uw onderneming, waartoe ook de geautomatiseerde gegevensverwerking behoort, beoordeeld. Er heeft derhalve geen beoordeling plaatsgevonden van de geautomatiseerde gegevensverwerking op zich.
10
4. AO/IB bevindingen (1) # Proces
Bevinding
Risico & aanbeveling
Reactie management
A
Bevinding vorig jaar:
Als gevolg van de te ruimte rechten binnen K2F ontstaat het risico dat er gelden ten onrechte worden onttrokken uit de organisatie zonder tegenprestatie. Dit als gevolg van het feit dat de mogelijkheid bestaat dat de AO/IB wordt doorbroken.
Reactie n.a.v. controle 2022: Naar aanleiding van het tijdens de interimcontrole opgeleverde autorisatieoverzicht is aan applicatiebeheerder opdracht gegeven de rechten van de controller te beperken tot de benodigde raadpleegfunctionaliteit en het indienen van mutatieverzoeken ter nadere goedkeuring door een andere functionaris. De rechtenstructuur wordt daarnaast – rekening houdend met functiescheiding – periodiek beoordeeld op basis van wat noodzakelijk is voor de uitoefening van de betreffende taak/functie, opdat waar dat nodig blijkt een teveel aan toegekende rechten wordt gecorrigeerd.
automatisering
Wij hebben geconstateerd dat de bevoegdheden van medewerkers van ODNV binnen K2F te ruim zijn ingeregeld. Zo beschikt de controller over het recht om facturen te boeken, betaalrekeningen van een crediteur aan te passen, het recht om de routing van facturen te bepalen alsmede het recht om een factuur te autoriseren (budgethouder rechten --> in lijn met de rechten die zijn toegewezen aan de directeur, de relatiemanager alsmede de programma- en resourcemanager).
Wij adviseren u de rechten binnen K2F op het niveau van de controller te beperken zodanig dat bovengenoemd risico niet meer optreedt alsmede de rechten binnen K2F nogmaals kritisch te beoordelen.
Daarnaast constateren wij dat de administratief medewerker bedrijfsbureau en managementassistent beschikken over budgethouder rechten. Hierbij dient de vraag gesteld te worden of dit gezien de functie wenselijk is.
Reactie n.a.v. controle 2023: De bevinding is meegenomen bij het samenvoegen van de processen van beide fusiepartners en leiden in 2024 tot concrete acties.
Update bevinding 2023: Uit onze analyse van de rechtenstructuur blijkt dat de controller nog beschikt over applicatiebeheerdersrechten. Eventuele beperking van rechten binnen de applicatie is daarmee mogelijk ongedaan te maken. B
automatisering
De IT-processen en -beheersing is beperkt formeel vastgelegd.
Risico hiervan is dat bij calamiteiten niet duidelijk is welke acties moeten worden ondernomen. Concrete aanbevelingen zien wij ten aanzien van het: - testen van de back-up omgeving - updaten van verouderde hardware die nog in gebruik is. Deze bevinding is gezien het fusieproces beperkt relevant.
Reactie n.a.v. controle 2023: De bevinding is meegenomen bij het samenvoegen van de processen van beide fusiepartners en leiden in 2024 tot concrete acties.
Risicoanalyse
12
5. Risicoanalyse Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Daarom hanteren wij een risicogerichte controleaanpak.
Risicoanalyse Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om risico’s op een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude of fouten in te schatten: •
verzoeken van inlichtingen;
•
uitvoeren van cijferanalyses; en
•
waarneming en inspectie.
In onze risicoanalyse behandelen wij o.a. de volgende vragen: •
Is de omvang van de jaarrekeningpost en/of onderliggende transactiestroom kwantitatief materieel?
•
Is de jaarrekeningpost of toelichting kwalitatief van materieel belang?
•
Is er sprake van een inherent risico?
•
Is er sprake van een intern beheersingsrisico?
Wij maken onderscheid tussen risico’s die de hele jaarrekening raken en risico’s die betrekking hebben op een specifieke post of toelichting. Een risico is inherent als deze voortkomt uit de aard en/of activiteiten. Wij spreken van een intern beheersingsrisico als het risico voortkomt uit leemtes in de interne beheersing.
Voor de geïdentificeerde risico’s schatten wij de waarschijnlijkheid (kans) en de orde van grootte (impact) van een afwijking in. Voor deze inschatting zijn inherente risicofactoren van belang. Dergelijke factoren kunnen kwalitatief of kwantitatief zijn en omvatten complexiteit, subjectiviteit, wijzigingen, onzekerheid of vatbaarheid voor afwijkingen als gevolg van tendentie bij het management of andere frauderisicofactoren voor zover ze het inherente risico beïnvloeden. Wij spreken van een significant risico als de inschatting van het inherente risico dicht bij de bovengrens van het spectrum is vanwege de combinatie van de kans en de impact van de potentiële afwijking (zie hieronder, vlak “1”) , of dat moet worden behandeld als een significant risico in overeenstemming met de vereisten van andere Standaarden.
Risico’s
Wij hebben aandacht besteed aan de volgende risico’s:
kans
Algemeen
2
4
1 1, 2 en 3
5
3
2 impact
13
6. Risico’s en response (1) #
Risico-omschrijving
Werkzaamheden en bevindingen
1
Frauduleuze verslaggevingsfraude - baten verantwoording (Fraude) Het risico bestaat dat resultaten van programma’s c.q. het jaarresultaat beïnvloed worden door baten, in het bijzonder baten uit specifieke uitkeringen, onjuist toe te rekenen, dit met het doel om de realisatie beter aan te laten sluiten bij de begroting.
•
Risico raakt de beweringen de nauwkeurigheid, afgrenzing en voorkomen.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen.
Frauduleuze verslaggevingsfraude - Lasten verantwoording (Fraude) Het risico bestaat dat resultaten van programma’s c.q. het jaarresultaat beïnvloed worden door lasten, in het bijzonder lasten uit specifieke uitkeringen, niet juist toe te rekenen aan het boekjaar.
•
2
Risico raakt de beweringen volledigheid, nauwkeurigheid, afgrenzing en voorkomen.
• •
• • •
Detailcontrole op nauwkeurigheid van de opgenomen baten, overlopende activa en passiva. Aansluiting tussen de bankmutaties en de verantwoordingen in de financiële administratie. Vergelijking begroting met realisatie.
Detailcontroles op volledigheid van de opgenomen lasten, overlopende activa en passiva. Aansluiting tussen de bankmutaties en de verantwoordingen in de financiële administratie. Een controle op inkopen en betalingen in 2023 om vast te stellen dat de lasten volledig zijn opgenomen in het juiste boekjaar. Vergelijking begroting met realisatie.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen. 3
Oneigenlijk toe-eigenen van gelden (Fraude) Door te ruime rechten in de financiële administratie onderkennen wij een risico dat onrechtmatige facturen en betalingen in de administratie verantwoord kunnen worden. Risico raakt de bewering nauwkeurigheid, afgrenzing en voorkomen.
• • • •
Detailcontroles op de nauwkeurigheid van de lasten met onderliggende overeenkomsten. Controle van de uitgaande gelden waaronder check op bijzondere Iban rekeningen of namen. Controle op de naleving van de Europese aanbestedingsprocedures. Vergelijking tussen de lasten boekjaar, de begroting en voorgaand jaar.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen.
14
6. Risico’s en response (2) #
Risico-omschrijving
Werkzaamheden en bevindingen
4
Naleving wet en regelgeving (significant) ODNV is actief in de (semi) publieke sector en dient zich derhalve te houden aan diverse wet- en regelgeving zoals de WNT, BBV, BADO en de wet gemeenschappelijke regelingen. Door de complexiteit van deze wetten een significant risico onderkend op het naleven van de wet en regelgeving.
• • • •
Risico raakt de beweringen rechten en verplichtingen en presentatie en classificatie. 5
Verwerking bestemmingsreserve (Normaal) In 2018 is voor het eerst een bestemmingsreserve gevormd. Wij onderkennen een risico dat de verwerking van bestemmingsreserves onjuist plaatsvindt, bijvoorbeeld doordat de specifieke bestedingen waartoe de bestemmingsreserves zijn gevormd direct in de reserve worden verwerkt en niet via de staat van baten en lasten. Risico raakt de beweringen waardering en toerekening en presentatie en toelichting.
Controle van de WNT-verantwoording. Consultatie WNT-verantwoording bij de afdeling Kwaliteit & Vaktechniek. Jaarrekening controleren aan de vereisten van de BBV en BADO. Wet- en regelgeving doornemen op wijzigingen ten opzichte van voorgaand jaar.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen.
• •
Controle op het bestaan van directe mutaties ten laste van de bestemmingsreserve. Vastellen dat de mutaties in de bestemmingsreserves juist in de staat van baten en lasten zijn verwerkt.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen.
15
6. Risico’s en response (3) Frauderisico’s in de controleverklaring Wij zijn van mening dat een gemeenschappelijke regeling op grond van de Wet Toezicht Accountantsorganisaties is aan te merken als een wettelijke controle, waardoor vanaf het boekjaar 2022 (boekjaren die aanvangen op of na 15 december 2021) een verplichting bestaat om in onze controleverklaring specifiek te rapporteren over de werkzaamheden die wij hebben verricht op het gebied van fraude. Deze verplichting is het gevolg van de behoefte aan informatie hierover van de gebruikers van de jaarrekening. Deze verplichting is opgenomen in NV COS 700 “Het vormen van een oordeel en het rapporteren over financiële overzichten”. Naast een schriftelijke analyse van de belangrijkste frauderisico’s en de bijbehorende maatregelen van fraudebeheersing in uw organisatie, vraagt deze verplichting ook om adequate toelichting over de risico’s in de jaarrekening. Voor de rapportage van de frauderisico’s nemen wij een aparte sectie op in onze controleverklaring, waarin we een beschrijving kunnen opnemen van onder andere: •
de aangelegenheden en frauderisico’s die (extra) aandacht vereisten bij de controle;
•
de toelichting in de jaarrekening over deze onderwerpen;
•
een korte beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden; en
•
een indicatie van de uitkomsten van onze werkzaamheden of belangrijke waarnemingen.
In de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van Omgevingsdienst Noord-Veluwe rapporteren wij over de volgende frauderisico’s •
frauduleuze verslaggevingsfraude – baten verantwoording;
•
frauduleuze verslaggevingsfraude – lasten verantwoording;
•
oneigenlijk toe-ëigenen van gelden;
Tevens wordt beschreven welke werkzaamheden zijn uitgevoerd om voldoende en geschikte controle informatie te verkrijgen met betrekking tot de geïdentificeerde frauderisico’s. Voor een samenvatting van de uitgevoerde werkzaamheden, de bevindingen en de uitkomsten wordt verwezen naar de tabel op de vorige pagina.
Overige